unit03-01

สาระสำ�คญั
เมือ่ ทำ�การออกแบบฐานข้อมลู ดว้ ยแผนภาพทีเ่ รียกวา่ แบบจำ�ลองอ-ี อารแ์ ละท�ำ การนอร์มลั
ไลเซชันแล้ว จึงน�ำ ฐานข้อมลู ทอ่ี อกแบบไวน้ ั้นมาสรา้ งใหใ้ ช้งานไดจ้ รงิ ดว้ ย โปรแกรมสำ�เร็จรปู ในการ
จัดการฐานข้อมลู ซ่ึงกค็ อื โปรแกรม Microsoft Access ท่ีเลือกโปรแกรมนี้ เนือ่ งจากเปน็ โปรแกรม
ทส่ี ามารถฝกึ ใชง้ านไดง้ า่ ยและเครอ่ื งคอมพวิ เตอรส์ ว่ นใหญจ่ ะมโี ปรแกรมนอ้ี ยแู่ ลว้ เพราะเปน็ โปรแกรม
หนงึ่ ในชุด Microsoft Office ซึ่งสามารถศกึ ษาการใช้งานเบ้ืองตน้ ได้ดว้ ยตนเองต้ังแต่การสรา้ งตาราง
ฟอรม์ แบบสอบถาม และรายงาน เปน็ ต้น

สาระการเรยี นรู้
1. โครงสร้างของโปรแกรม Ms Access
2. เร่มิ ตน้ ใช้งานโปรแกรม MS Access 2016
3. ส่วนประกอบของหนา้ ต่างโปรแกรม MS Access 2016
4. การทำ�งานของเมนแู บบริบบอน (Ribbon)
5. การแปลงไฟล์ .mdb ให้เป็ นไฟล์ .accdb
6. การจัดเก็บไฟลฐ์ านขอ้ มูล

สมรรถนะประจำ�หนว่ ย
แสดงความร้เู กย่ี วกบั สว่ นประกอบของโปรแกรม MS Access 2016

จุดประสงค์การเรียนรู้
1. บอกโครงสร้างของโปรแกรม Ms Access ได้
2. อธิบายเรมิ่ ตน้ ใชง้ านโปรแกรม MS Access 2016 ได้
3. บอกสว่ นประกอบของหน้าตา่ งโปรแกรม MS Access 2016 ได้
4. อธบิ ายการท�ำ งานของเมนแู บบรบิ บอน (Ribbon) ได้
5. อธิบาย การแปลงไฟล์ .mdb ให้เปน็ ไฟล์ .accdb และ การจัดเก็บไฟลฐ์ านขอ้ มูลได้
6. ปฏบิ ตั ิงานได้อย่างถกู ตอ้ ง และสําเรจ็ ภายในเวลาท่กี ําหนด
7. มเี จตคตทิ ดี่ ีในการเรยี น เร่ือง ชนิดและลักษณะของขอ้ มลู และรักษค์ า่ นยิ มหลัก

2

กจิ กรรมการเรียนการสอนมี 7 ข้นั ตอน ดงั นี้

1. ขั้นน�ำ เข้าส่บู ทเรยี นและขน้ั สอนโดยการทบทวนความร้เู ดมิ
2. ขั้นสอนโดยการแสวงหาความรใู้ หม่
3. ขัน้ ทดสอบโดยการศึกษาท�ำ ความเขา้ ใจ
4. ขนั้ ปฏบิ ัตแิ ลกเปล่ียนความรู้
5. ขั้นตรวจผลงานการนำ�เสนอผลงาน
6. ขั้น สรปุ ประสานความรู้
7. ขน้ั การน�ำ ไปใช้
สือ่ การเรียนการสอน

1. ใบงานท่ี 1
2. ใบงานที่ 2 ความเขา้ ใจเน้อื หา
3. สื่อ Power point
4. สอื่ วิดที ัศน์
5. สอื่ ของจรงิ
การวัดและประเมนิ ผล

1. แบบทดสอบ
2. แบบประเมินผลการปฏบิ ตั งิ าน
3. สงั เกตพฤติกรรมระหว่างการเรยี น
4. ผู้เรียนต้องไดค้ ะแนน ไมต่ ำ�่ กว่า 60 %

3

4

3.1 โครงสร้างของโปรแกรม Ms Access 2016
โปรแกรม Microsoft Access เปน็ โปรแกรมท่ีใช้ในการจัดการฐานขอ้ มลู อย่างหนึง่ เร่มิ ตั้งแต่
จดั เกบ็ ขอ้ มลู ประมวลผล และออกสารสนเทศ ท่สี ามารถน าไปใช้ประโยชน์ได้อย่างมี ประสิทธภิ าพ

1. ตาราง (table) ใชส้ ำ�หรบั เกบ็ ขอ้ มลู ต่างๆ ซ่งึ แตล่ ะตารางจะประกอบไปดว้ ยเขตขอ้ มลู
(Field) และระเบยี น (Record)

2. แบบสอบถาม (queries) ใช้สำ�หรับดูข้อมูล ค้นหาข้อมูล ตรวจสอบแก้ไข
เพ่ิมเติมหรือลบข้อมลู ท่ีตอ้ งการ

3. ฟอรม์ (form) ออกแบบมาเพอ่ื เปน็ สว่ นตดิ ตอ่ กบั ผใู้ ชส้ าหรบั ปอ้ นขอ้ มลู และแสดงขอ้ มลู
4. รายงาน (report)ออกแบบมาให้มีการจัดรูปแบบ มีการคำ�นวณและพิมพ์ออกมาเป็น
รายงานได้ รวมทัง้ มีการสรุปผลของข้อมลู ทีเ่ ลือก ซง่ึ สามารถดรู ายงานก่อนพมิ พ์ได้
5. มาโคร (macro)เป็นภาษาโปรแกรมงา่ ยๆ เพ่อื การก�ำ หนดโครงสรา้ งลำ�ดับข้นั ตอนให้
ปฏิบตั งิ านตามที่ต้องการเพอื่ ตอบสนองกบั เหตกุ ารณ์ท่กี ำ�หนดขน้ึ
6. โมดูล (module) เป็ นการเขียนโปรแกรมด้วยภาษา VBA (Visual Basic for
Application)ซึ่งใช้ในการทำ�งานที่ค่อนข้างซับซ้อนกว่าการใช้แมโคร เพ่ือให้ได้ฟอร์มหรือรายงานตาม
ความต้องการของผู้ใช้
3.2 เร่ิมตน้ ใช้งานโปรแกรม MS Access 2016
เรยี กใชง้ าน Microsoft Access 2016 ได้โดยการคลิกท่ีป่มุ Start-->All Programs-->
Microsoft Access 2016 หรอื คลกิ ท่ี icon จะปรากฏหน้าจอดังภาพท่ี 3.1

รูปท่ี 3.1 หน้าจอเมือ่ เปดิ โปรแกรม Microsoft Access 2016

5

วธิ กี ารสร้างฐานขอ้ มลู มี 2 แบบ คอื
1. สร้างฐานขอ้ มลู เปล่า (Blank database) เพื่อกาหนดรปู แบบของโครงสรา้ งฐานข้อมลู
ดว้ ยตนเอง โดยการคลกิ เลอื ก Blank database ตงั ้ ชอ่ื ฐานขอ้ มลู ทจี่ ะสรา้ งขน้ึ ้ ใหม่ และคลกิ ปมุ่ Create
เพื่อสรา้ งฐานขอ้ มลู ดังภาพที่ 3.2 จะปรากฏภาพท่ี 3.3

รปู ที่ 3.2 วิธกี ารสร้างฐานขอ้ มลู เปล่า (blank database)
รปู ท่ี 3.3 ฐานข้อมลู เปล่า (blank database)

6

2. สร้างฐานขอ้ มูลจากแม่แบบ (Sample templates) ที่โปรแกรมเตรียมไว้หลายรูปแบ
บสาหรับการใช้งานในด้านตา่ งๆ เช่น ฐานขอ้ มูลบคุ ลากร (Personal) ฐานข้อมลู ทำ�งการศึกษา (Edu-
cation) และฐานข้อมูลการเงิน (Finance) เปน็ ตน้ โดยท�ำ ตามขนั ้ ตอนไปทลี ะขนั ้เม่อื เสร็จแล้วจะไดไ้
ฟลฐ์ านข้อมูลท่ีนาไปใชง้ านได้ทนั ที ถ้าต้องการแก้ไขปรบั ปรงุ กส็ ามารถท�ำ ได้ในภายหลัง ซึ่งมีวธิ ีการสร้
างโดยการคลกิ เลือก Sample templates จะปรากฏภาพที่ 3.4 แต่ตอ้ งมกี ารเชือ่ มต่ออินเทอร์เน็ตด้
วย เพ่อื เชอ่ื มตอ่ กบั เวบ็ Office.com

รปู ท่ี 3.4 วธิ ีการสรา้ งฐานขอ้ มูลจากแม่แบบ (Sample templates)
3.3 ส่วนประกอบของหน้าต่างโปรแกรม MS Access 2016

เรียกใช้งาน Microsoft Access 2016 ได้โดยการคลกิ ที่ปุม่ Start-->All Programs-->
Microsoft Access 2016 หรือคลกิ ที่ icon จะปรากฏหน้าจอดงั ภาพที่ 3.1

รปู ที่ 3.5 สว่ นประกอบของหนา้ ต่างโปรแกรม Microsoft Access 2016

7

ตารางที่ 3.1 หนา้ ท่ีของส่วนประกอบของหน้าต่างโปรแกรม Microsoft Access 2016

สว่ นประกอบ หนา้ ทก่ี ารทำ�งาน

Tab File รวบรวมชดุ คำ�สัง่ ในการจดั การฐานขอ้ มูล เชน่ การสรา้ ง การบนั ทกึ
การพมิ พ์ การสำ�รอง การตง้ั ค่า Access 2016

Quick Access Toolbar แถบเครอ่ื งมือทีไ่ ดร้ วบรวมป่มุ ท่ใี ชง้ านบ่อยๆเอาไว้ เพื่อชว่ ยให้ท�ำ งาน
สะดวกรวดเร็วขน้ึ และสามารถเพิม่ หรอื ลดปุ่มเครือ่ งมือเหลา่ นไี้ ด้

แถบชือ่ เร่ือง (Title Bar) แถบแสดงชื่อเรอ่ื งและเวอร์ชัน่ ของโปรแกรม

รบิ บอน (Ribbon) แบ่งกลมุ่ การท�ำ งานหลักๆ ไวด้ ้วยกัน มีริบบอน Home, Create,
External Data, Database Tools, Fields, Tables

บานหนา้ ต่างนาทำ�ง แสดงสิ่งต่างๆ ทีไ่ ดม้ กี ารสรา้ งขนึ้ ้ เช่น Table, Query, Form, Report
(Navigation Pane) เป็นตน้ สามารถซอ่ นและเปดิ ใหม่ได้

Document Window พนื ้ ทหี่ ลกั ทใี่ ชใ้ นการทำ�งาน

3.4 การทำ�งานของเมนูแบบรบิ บอน (Ribbon)
คำ�ส่ังท้ังหมดท่ีใช้ งานจะอยู่บนแถบส่ีเหล่ียมผืนผ้าตรงส่วนบนที่เรียกว่าริบบอน

(Ribbon) ซง่ึ ในการเรยี กใชง้ านคาสง่ั ตา่ งๆ จะสะดวกและรวดเรว็ กวา่ การเรยี กใชค้ าสง่ั ในเมนแู บบล�ำ ดบั
ชนั้ หรือเมนแู บบ pull down

3.4.1 Tab Home

รูปท่ี 3.6 คาสงั่ ใน Tab Home
Tab Home เป็นแท็บที่รวบรวมคาส่ังเกี่ยวกับการจัดการข้อมูลบนหน้าจอ
ซ่งึ แบง่ ออกเปน็ กลุ่มต่างๆ ดงั น้ี
- View: ใชแ้ สดงมมุ มองตา่ งๆ เชน่ มมุ มองการแสดงขอ้ มลู และมมุ มองการออกแบบ เปน็ ตน้
- Clipboard: คดั ลอก เคลื่อนย้าย และวางข้อมลู ในตาแหน่งทีต่ อ้ งการ
- Sort & Filter: เรียงข้อมลู และกรองขอ้ มูลตามเงอื่ นไขทีก่ าหนด
- Record: กลมุ่ คาสงั่ ทำ�งานกบั เรคคอรด์
- Find: ค้นหาและแทนที่ข้อมูล
- Text Formatting: จัดแบบตวั อกั ษร ยอ่ หน้า เปน็ ตน้

8

3.4.2 Tab Create

รูปท่ี 3.7 คำ�ส่งั ใน Tab Create
Tab Create ประกอบดว้ ยคาสง่ั ท่ใี ชง้ านการเร่มิ ตน้ สร้างส่วนตา่ งๆ ของฐานข้อมลู ไดแ้ ก่
- Tables: เป็นกลมุ่ คาสง่ั ในการสรา้ งตารางข้อมลู
- Queries: เปน็ กลุ่มคาสง่ั ในการสร้างแบบสอบถามขอ้ มูล
- Forms: เป็นกลมุ่ คาสงั่ ในการสรา้ งฟอรม์
- Reports: เปน็ กลุ่มคาสง่ั ในการสรา้ งรายงาน
- Macro & Module: เป็นกลุ่มคาสง่ั ในการสร้าง Macro และ Module

3.4.3 Tab External Data

รูปท่ี 3.8 คำ�สงั่ ใน Tab External Data

Tab External Data รวบรวมคาสง่ัในการนาเขา้ หรอื สง่ ออกขอ้ มลู ซง่ึแบง่ ออกเปน็ กลมุ่ ตา่ งๆ ดงั นี่้
- Import & Link: นาเข้าข้อมูลจากฐานขอ้ มลู Microsoft Access หรือ MicrosoftExcel
- Export: สง่ ฐานขอ้ มูลออกเปน็ Microsoft Access, Microsoft Excel, HTML เปน็ ตน้
- Collect Data: สร้างและจดั การ E-mail รว่ มกับโปรแกรม Microsoft Outlook
3.4.4 Tab External Data

รปู ท่ี 3.9 คำ�สัง่ ใน Tab Database Tools
Tab Database Tools รวบรวมค�ำ สง่ั ในการจดั การฐานขอ้ มลู ไดแ้ ก่
- Tools: คาสง่ั ทใ่ี ชใ้ นการบบี อัดและซ่อมแซมฐานข้อมลู
- Macro: คาส่งั ท่ใี ช้ร่วมกับ Macro การแปลง Macro ให้เปน็ คาสัง่ ในภาษา Visual Basic
- Relationships: สรา้ งความสัมพนั ธร์ ะหวา่ งตาราง
- Analyze: ท�ำ หนา้ ทต่ี รวจสอบและวิเคราะหป์ ระสทิ ธิภาพในการทำ�งานของฐานข้อมูล
- Move Data: คาสงั่ ท่ีใชใ้ นการตดิ ตอ่ ระหวา่ ง Access กับ SQL Server
- Add-Ins: ท�ำ หนา้ ที่เพมิ่ คาสง่ั แบบกาหนดเองและคุณลกั ษณะใหมๆ่ เพ่ือปรบั ปรุงและเ
พิ่มประสิทธภิ าพในการทำ�งานร่วมกบั โปรแกรม Access

9

3.5 การแปลงไฟล์ .mdb ใหเ้ ป็ นไฟล์ .accdb
ไฟล์ฐานข้อมูลเวอร์ชนั่ เก่า เช่น Access 97, 2000, 2002-2003 (ไฟล์ .mdb)

จะเปดิ ใชใ้ นโปรแกรม Access 2016 ได้ แตจ่ ะทำ�งานร่วมกับความสามารถใหม่ๆ ของ Access 2016
ไมไ่ ด้ จึงตอ้ งแปลงใหเ้ ป็นไฟล์ .accdb (Access 2007) กอ่ น โดย

1. เลอื ก Open จากเมนู File
2. เลือกไฟลท์ ต่ี อ้ งการจะแปลง
3. เลอื ก Save & Publish จากเมนู File
4. เลือก Access Database
5. คลิก Save As
6. หลงั จากแปลงไฟล์เสร็จแลว้ จะมีขอ้ ความแจ้งวา่ ไฟล์ท่ีแปลงแลว้ จะใชก้ บั โปรแกรม
Access เวอร์ชนั่ เก่าไมไ่ ด้ ใหค้ ลกิ OK
7. เขา้ สูว่ ินโดว์ Database ของไฟลใ์ หม่ ท่หี วั วนิ โดว์จะบอกวา่ รูปแบบไฟล์ คือ Access
2007 ซึ่งเป็นไฟลแ์ บบ .accdb

รปู ที่ 3.10 เปดิ ไฟล์ท่ตี ้องการจะแปลงไฟล์

10

รปู ท่ี 3.11 ขนั ้ ตอนการแปลงไฟล.์ mdb ใหเ้ ปน็ ไฟล์ .accdb
3.6 การจัดเก็บไฟล์ฐานขอ้ มลู

3.6.1 การจดั เกบ็ ไฟล์เปน็ .accdb และ .mdb
ถ้าจะเกบ็ ไฟลแ์ ทนทีไ่ ฟลเ์ ดมิ ให้ใช้คาสั่ง Save ถา้ จะเก็บไฟลใ์ หม่โดยชนิดไฟลเ์ หมือนเดิม
ใช้ Save Database As แตถ่ ้าจะเลือกชนิดไฟลต์ า่ งจากเดิม ใชค้ าสัง่ Save & Publish
- Access Database จะจัดเกบ็ เปน็ ไฟล์ .accdb (Access2007)
- Access 2002-2003 Database จะจัดเก็บเป็นไฟล์ .mdb
- Access 2000 Database จะจัดเกบ็ เปน็ ไฟล์ .mdb
3.6.2 การจัดเกบ็ ไฟลเ์ ป็น .accdt (template)
ไ ฟ ล์ ฐ า น ข้ อ มู ล ท่ี จ ะ น า ม า ส ร้ า ง t e m p l a t e ต้ อ ง เ ป็ น ไ ฟ ล์ . a c c d b
เท่านัน้ ในการจัดเก็บไฟล์ให้ใช้คาสง่ั Save & Publish แล้วคลิกเลือกรูปแบบ Template
โปรแกรมจะจดั เก็บเป็นไฟล์ .accdt

รูปที่ 3.12 ประเภทของไฟลฐ์ านข้อมูล

11

สรุป
....

12

แบบทดสอบกอ่ นเรยี นและหลังเรยี น
หน่วยที่ 3 การใช้งานโปรแกรม MS Access 2016

คำ�ชแ้ี จง จงท�ำ เครอ่ื งหมายกากบาท x ทบั ขอ้ ที่ถกู ตอ้ งทสี่ ุดเพยี งข้อเดียว (คะแนนเตม็ 10 คะแนน)
1. โปรแกรม Access 2016 เหมาะสมกบั งานใด ?

ก. งานเอกสาร
ข. งานด้านการคาํ นวณ
ค. งานดา้ นการนาํ เสนอ
ง. งานทางดา้ นกราฟิก
จ. งานดา้ นระบบฐานขอ้ มูล
2. ขอ้ ใดคอื สว่ นขยายของโปรแกรม Microsoft Access 2016 ก. DOCX ?
ข. ACCDB
ค. DBFX
ง. XLSX
จ. PPTY
3.ข้อใดคือข้นั ตอนการเรยี กใช้โปรแกรม Microsoft Access 2016 ?
ก. คลิกป่มุ Start --> All Programs --> Microsoft Office --> Microsoft Access 2016
ข. คลกิ ปุ่ม Start --> Microsoft Office --> Microsoft Access 2016
ค. คลิกปมุ่ Start --> All Programs --> Microsoft Access 2016
ง. คลกิ ป่มุ Start --> All Programs --> Microsoft Office
จ. คลิกปมุ่ Start --> Microsoft Access 2016
4. ข้อใดคอื ความหมายของแถบเมนู ?
ก. ใชแ้ สดงช่ือโปรแกรม และชื่อไฟลฐ์ านขอ้ มูลทเ่ี ปดิ ใชง้ าน
ข. แสดงเมนูคําสงั่ ทใ่ี ช้ในโปรแกรม
ค. แสดงไอคอนเครื่องมอื ท่ตี อ้ งใช้งานบอ่ ยๆ
ง. แสดงรายการทํางานต่างๆ ในฐานขอ้ มูล
จ. แสดงสถานการณ์ทาํ งานในช่วงปจั จบุ นั
5. Quick Access Toolbar คอื ขอ้ ใด ?
ก. ปุม่ รวมคาํ สงั่ ทัง้ หมด
ข. ปุม่ จดั การหน้าตา่ งทเี่ ปิดอยู่
ค. ปุ่มคาํ สั่งด่วนหรือคําสั่งท่ีใชบ้ ่อย
ง. ปมุ่ แสดงชื่อไฟล์ฐานข้อมูลทก่ี าํ ลงั เปดิ ใชง้ านอยู่
จ. ปมุ่ คําสั่งแสดงช่ือไฟล์และประเภทของไฟล์

13

6. Rich Text คือข้อใด ?
ก. ค้นหาและแทนทข่ี ้อมูล
ข. จดั รูปแบบให้กับขอ้ มลู แบบข้อความ :
ค. คดั ลอก ตดั วาง ขอ้ มูลในตาํ แหนง่ ที่ต้องการ
ง. เรียงลําดบั และกรองข้อมลู ตามเงอื่ นไขทก่ี าํ หนด
จ. จดั การขอ้ มูลหรอื เรคอรด์ เช่น การเพ่มิ การลบ การหาผลรวมของเรคอร์ด เปน็ ต้น

7. คาํ สั่งใดทาํ หนา้ ทใ่ี นการสร้างและจัดการ E-mail ร่วมกับโปรแกรม Outlook ?
ก. Analyze
ข. Import ค. Export
ง. SharePoint Lists
จ. Collect Data

8. คาํ สั่งท่ีใชใ้ นการทาํ งานรว่ มกับ Macro เช่น การสรา้ งเมนูลัด การแปลง Macro ใหเ้ ปน็ คําส่ังใน
ภาษา Visual Basic ?

ก. Analyze
ข. Import
ค. Export
ง. SharePoint Lists
จ. Macro
9. คาํ สัง่ ใดทาํ หน้าที่ตรวจสอบและวเิ คราะหป์ ระสทิ ธิภาพในการทํางานของฐานข้อมลู ?
ก. Analyze
ข. Import ค. Export
ง. SharePoint Lists
จ. Collect Data
10. ขอ้ ใดไมใ่ ช่วิธอี อกจากโปรแกรม Access 2010 ?
ก คลกิ ทปี่ มุ่ Close
ข. คลิกท่ีปุม่ Office เลือก Close
ค. คลกิ เลือก เมนูแฟ้ม เลอื ก จบการทาํ งาน
ง. Ctrl + F4
จ. Ctrl + F12

เฉลยแบบทดสอบกอ่ นเรียนและหลงั เรยี น
หนว่ ยท่ี 3 การใชง้ านโปรแกรม MS Access 2016

ข้อ 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
เฉลย x x x x x x x x x x

14

โปรแกรมฐานขอ้ มลู 20204-2105 ใบงานท่ี 2 สอนครั้งท่ี 2

หน่วยที่ 3 เรอ่ื ง ความเขา้ ใจเนอื้ หา เวลา 3 ช่ัวโมง

1. จงอธบิ ายความสามารถใหมท่ ี่เพม่ิ ข้ึนของโปรแกรม MS Access 2016 ?
2. จงอธิบายวธิ ีเปดิ และปิดการใชง้ านโปรแกรม MS Access 2016 ?
3. จงอธิบายสว่ นประกอบของโปรแกรม MS Access 2016 ?
4. จงอธิบายวิธีการเพ่มิ แถบเคร่ืองมอื ในรบิ บอน ?
5. จงอธิบายแถบเมนูดังต่อไปนี้ ?
5.1 แฟม้
5.2 หนา้ แรก
5.3 สรา้ ง
5.4 ขอ้ มลู ภายนอก
55 เครอื่ งมอื ฐานขอ้ มลู
5.6 เขตข้อมูล
5.7 ตาราง

15

เฉลยแบบใบงานที่ 2
เรื่อง ความเขา้ ใจเนอ้ื หา