คู่มือการปิดบัญชีเพื่อจัดทำงบการเงินในโปรแกรม Express

E-BOOK

คานา
คู่มือการปิดงบการเงินในโปรแกรม Experss นาเสนอเก่ียวกับเรื่องการปิดงบ
การเงนิ ผา่ นโปรแกรม Experss มีเนื้อหาประกอบด้วย ขั้นตอนการรวบรวมเอกสาร การ
บนั ทึกบัญชี ไปจนถงึ การออกงบการเงินและจัดทางบการเงนิ ให้ถูกตอ้ ง
ผ้จู ดั ทาคาดหวังเป็นอย่างยิ่งว่าการจัดทาคู่มือฉบับน้ีจะเป็นประโยชน์ต่อผู้ท่ีสนใจ
ศึกษาเปน็ อยา่ งยิ่ง

คณะผู้จัดทา

สารบญั หนา้
เรื่อง
1. ขน้ั ตอนการปฏิบัติงาน 1
2
1.1. ทาความเขา้ ใจเอกสารทางธรุ กิจ 2
1.2. จดั เรยี งเอกสาร แยกเอกสาร 4
1.3. รายละเอยี ดเอกสาร 4
1.4. เรยี นรู้และทาความเข้าใจโปรแกรม 4
1.5. ทาการบันทึกรายการทางบัญชี
1.6. ทาการปดิ บญั ชีเพื่อจดั ทางบการเงนิ 5
2. ขน้ั ตอนการปิดงบการเงิน 6
2.1. รวบรวมเอกสารทง้ั หมด 13
2.2. ตวั อยา่ งเอกสารที่ใชใ้ นการปิดงบ 13
2.3. การบันทกึ บญั ชใี นโปรแกรม Express 14
2.4. การบนั ทกึ ขอ้ มลู ยอดยกมา 16
2.5. การโอนปิดภาษซี อื้ -ขายใหเ้ ป็นศนู ย์ 18
2.6. บนั ทึกข้อมูล ตามแบบ ภ.ง.ด.3 20
2.7. บนั ทึกข้อมูล ตามแบบ ภ.ง.ด.53 22
2.8. บนั ทึกขอ้ มูลประกันสงั คม 24
2.9. บนั ทกึ ฝาก/ถอน ข้อมลู จานวนเงนิ ใน Statement 25
2.10. บันทกึ คา่ เส่ือมราคา 26
2.11. บันทึกค่าใช้จ่ายอน่ื ๆ 27
2.12. ทาการตรวจสอบงบทดลอง 34
2.13. นางบทดลองไปจัดทางบการเงนิ 35
2.14. นาส่งเอกสารใหก้ ับทางผ้สู อบบัญชี
บรรณานกุ รม

1

1.ขนั้ ตอนการปฏบิ ตั งิ าน

1.1. ทาความเข้าใจเอกสารทางธุรกจิ
เนื่องจากเอกสารทางธุรกิจมีหลายประเภท และเอกสารทางธุรกิจของแต่ละธุรกิจ

หรือกิจการ อาจมีความแตกต่างกันออกไป เพราะอาจเป็นเอกสารที่กิจการจัดทาขึ้นเอง
เพอื่ ใชใ้ นกจิ การ หรือเพ่ือออกให้แก่บุคคลภายนอกภายใต้ข้อกาหนดของกฎหมาย ดังน้ัน
การเรียนรูแ้ ละทาความเข้าใจเก่ยี วกบั เอกสารทางธรุ กจิ จึงเปน็ เรือ่ งท่สี าคญั

2

1.2. ก่อนการทาบัญชี ควรจัดเรียงเอกสาร แยกเอกสารและจัดแฟ้มเอกสารให้
เรียบร้อย เพ่ือง่ายต่อการบันทึกบัญชีและการค้นหาเพ่ือใช้งานในภายหลัง เอกสาร
หลกั ๆ ควรมดี งั นี้

• เอกสารซ้อื เช่น ซื้อสนิ คาวัตถดุ บิ ทรพั ย์สนิ หรือบริการตา่ งๆ
• รายงานภาษีซอ้ื + ตน้ ฉบับ ใบกากับภาษี
• เอกสารขาย หรอื แฟม้ รายงานภาษขี าย
• แบบเอกสารภาษี
• เอกสารภาษถี ูกหัก ณ ที่จ่าย (สาหรบั ธุรกิจบริการ)
• เอกสารเงนิ เดือนพนกั งาน แบบยนื่ ประกันสงั คม ประวตั พิ นกั งาน
• ทะเบยี นทรพั ย์สิน
• เอกสารอน่ื ๆ เบด็ เตล็ด เชน่ Statement , สรปุ คา่ งวดรถ

1.3. รายละเอยี ดเอกสาร

เอกสารซือ้ ประกอบด้วย
• ใบขอซอ้ื –Purchase Request (PR)
• ใบสงั่ ซือ้ –Purchase Order (PO) หรอื ใบเสนอราคาผมู้ อี านาจอนุมัติ
• สาเนาใบแจง้ หนี้ / ใบส่งของ / ใบกากับภาษี
• สาเนาใบลดหนี้ กรณีราคาผดิ หรือคนื สินค้า
• สัญญาการจา้ ง การรบั ประกนั
• จดหมายหรืออเี มลส์ นทนาสัง่ ซอ้ื สัง่ จ้าง เป็นตน้

ภาษซี อ้ื ประกอบด้วย
• ตน้ ฉบับใบกากับภาษซี ือ้
• รายงานภาษซี ้ือ

ภาษีขาย ประกอบด้วย
• สาเนาใบกากับภาษีขาย
• รายงานภาษีขาย

3

• ตน้ ฉบับใบเสร็จรบั เงนิ
• หลกั ฐานการจา่ ยเงนิ สลปิ โอน สาเนาเช็ค
• หนังสอื รับรองภาษหี กั ณ ท่ีจ่าย (50ทวิ)
• สาเนาบัตรประชาชน (กรณีจ้างบุคคล)
• ใบรบั เงินหรอื ใบแทนใบเสรจ็ รับเงนิ (กรณี ผู้ขายหรอื ผู้ให้บริการ”ไมย่ อมออก
ใบเสรจ็ รบั เงนิ ”)
• อนื่ ๆ เชน่ ใบสง่ั ซ้อื หนังสอื จดั ซ้ือจดั จา้ ง (ไมม่ ีก็ได้)

เอกสารรบั ชาระหน้ี เอกสารในชุดประกอบดว้ ย
• ใบสาคัญรบั เงนิ Receipt Voucher
• สาเนาใบเสร็จรบั เงนิ
• สาเนาใบแจง้ หน้ี/ใบสง่ ของ/ใบกากบั ภาษีขาย
• สาเนาใบลดหน้ขี าย กรณรี าคาผิด คืนสินคา้
• หลกั ฐานการรบั ชาระเงิน สาเนาเช็ครับ สลปิ โอนเงนิ
• ธรุ กิจบริการ สาเนาหนังสือหักภาษี ณ ทจี่ า่ ย (50ทวิ)
• อน่ื ๆ เชน่ ใบส่ังซอ้ื (ถา้ มี)
แบบเอกสารภาษหี ลักๆประกอบด้วย
• แบบยื่นภาษีเงนิ ได้ ภ.ง.ด.1
• แบบยื่นภาษเี งนิ ได้ ภ.ง.ด.3
• แบบยืน่ ภาษีเงนิ ได้ ภ.ง.ด.53
• แบบยื่นภาษีเงนิ ได้ ภ.ง.ด.51
• แบบย่ืนภาษเี งนิ ได้ ภ.ง.ด.50
• แบบย่ืนภาษีมูลค่าเพ่ิม ภ.พ.30

4

เอกสารภาษีถกู หกั ณ ทจี่ ่าย
สาหรับธุรกิจบริการ ลูกค้าจ่ายชาระหน้ีค่าบริการจะต้องหักภาษีเราไว้ 1%, 2%,

3%หรือ 5% ขน้ึ อยู่กบั ประเภทธรุ กจิ ทเ่ี ราให้บรกิ ารลกู คา้ ให้ต้นฉบบั กบั สาเนาหนงั สอื หกั
ภาษี ณ ทจ่ี า่ ย (50ทวิ)
• ต้นฉบบั เก็บเขา้ แฟม้ ภาษถี ูกหกั ณ ทีจ่ ่าย
• สาเนาแนบชุดใบสาคญั รับชาระหน้ี
เอกสารเงนิ เดอื นและประกันสังคม

ฝ่ายบุคคลจะเป็นผู้จัดทาสรุปการจ่ายเงินเดือนของพนักงาน พร้อมทั้งทา
แบบภ.ง.ด.1 และแบบนาสง่ เงินสมทบประกนั สังคม(สปส.1-10) หลงั จากกรรมการหรือผู้
มอี านาจลงนามในแบบเรียบร้อย ทาสาเนาเก็บเขา้ แฟ้มทุกครงั้
• แบบยืน่ ภาษเี งินได้ ภ.ง.ด.1
• แบบนาสง่ เงนิ สมทบประกนสังคม (สปส.1-10)
• ตารางสรปุ การจา่ ยเงนิ เดอื น

1.4. เรียนรู้และทาความเขา้ ใจโปรแกรมที่จะใชใ้ นการบนั ทกึ ขอ้ มลู ทางบญั ชี

1.5. ทาการบนั ทกึ รายการทางบัญชี

1.6. ทาการปิดบญั ชเี พื่อจดั ทางบการเงิน
ในการจัดทาบัญชีนั้น เม่ือได้มีการบันทึกรายการคร้ังแรกแล้วก็จะมีรายการที่เกิดข้ึน
ต่อเน่ืองกัน จึงต้องมีการบันทึกรายการต่อเนื่องกันไปเรื่อยๆ จากนั้นจะมีการปิดบัญชี
ซ่ึงบางบริษัทจะมีการปิดบัญชีทุกเดือน ทุกไตรมาส หรือทุกสิ้นรอบบัญชี ซึ่งข้ึนอยู่กับ
นโยบายของแตล่ ะบรษิ ทั

5

2.1. รวบรวมเอกสารทั้งหมดของบริษัทที่จะทาการปิดบัญชี จากน้ันนาเอกสาร
ทั้งหมดมาตรวจสอบความครบถ้วน,ความถูกต้องสมบูรณ์ของเอกสารและคัดแยก
เอกสารเปน็ ส่วนๆ
โดยเอกสารทีใ่ ชใ้ นการทาการปิดงบการเงนิ หลักๆประกอบด้วย
1. แบบภ.ง.ด.50
2. แบบภ.ง.ด.1-3-53
3. แบบภ.ง.ด.51
4. แบบภ.พ.30
5. หนงั สอื รบั รองการหกั ณ ทีจ่ ่าย / รายละเอียดภาษีถูกหัก ณ ท่จี า่ ย
6. แบบประกันสงั คม
7. ใบกากบั ภาษีซื้อ-ขาย หรือ รายงานภาษีซือ้ -ขาย
8. Statements ทุกธนาคาร
*หากมีเอกสารขาดหายไปใหท้ างสานักงานบญั ชดี าเนนิ การขอเอกสารกับทางบรษิ ทั

6

2.2. ตวั อยา่ งเอกสารท่ใี ชใ้ นการปดิ บญั ชี
เอกสารทใี่ ช้ในการปดิ บัญชีได้นาเสนอตัวอย่าง
เอกสาร ตามลาดับดงั น้ี
• แบบภ.ง.ด.50

7

• แบบภ.ง.ด.1

8

• แบบภ.ง.ด.3

• แบบภ.ง.ด.53

9

• แบบภ.ง.ด.51

• แบบภ.พ.30

10

• หนงั สอื รับรองการหกั ณ ทจ่ี า่ ย / รายละเอียดภาษถี กู หกั ณ ที่จ่าย

• แบบประกนั สงั คม

11

• ใบกากบั ภาษซี ้อื -ขาย หรอื รายงานภาษซี อื้ -ขาย บลิ เงินสด/ใบกากับภาษอี ย่างยอ่

12

• Statements ทกุ ธนาคาร

13

2.3. การบันทกึ ขอ้ มูล ในโปรแกรม Express
การบันทึกข้อมลู ในโปรแกรม Express โดยใช้ฐานข้อมูลที่เกิดจากการประมวลผลแล้ว
ซึง่ ฐานขอ้ มลู จะเปน็ ปที จ่ี ะใช้สาหรับจัดทาบัญชี

2.4. การบันทึกข้อมูลยอดยกมา โดยการนาข้อมูลในส่วนของสินทรัพย์หนี้สิน
และสว่ นของผู้ถือหุน้ จากงบการเงินของปีก่อน มาทาการบันทึกในโปรแกรม โดยจะต้อง
ใส่เครื่องหมายลบในการบันทึกข้อมูลที่อยู่ด้านเครดิตด้วย เม่ือทาการบันทึกยอดยกมา
ครบถ้วนแล้ว ในงบทดลองของยอดยกมาท้ัง ด้านเดบิตและด้านเครดิตจะต้องมีจานวน
เท่ากัน

14

2.5. การโอนปิดภาษซี ้อื -ขายใหเ้ ป็นศูนย์ โดยจะโอนปิดตามแบบภ.พ.30 โดยจะมี 2

กรณี คอื

กรณีท่ี 1 ภาษีขายมากกว่าภาษซี ้ือ การโอนปดิ โดยการบันทึกในสมุดรายวนั ทว่ั ไป (JV)

บนั ทึก Dr. ภาษีขาย xxx

Cr. ภาษีซ้ือ xxx

Cr.เจา้ หนีก้ รมสรรพากร xxx

15

กรณที ่ี 2 ภาษซี ้อื มากกว่าภาษขี าย การโอนปดิ โดยการบันทกึ ในสมดุ รายวนั ท่วั ไป (JV)

บนั ทกึ Dr. ภาษีขาย xxx

Dr. ลกู หน้กี รมสรรพากร xxx

Cr. ภาษซี ื้อ xxx

16

2.6. บนั ทึกข้อมูล ตามแบบ ภ.ง.ด.3 เป็นแบบหัก ณ ที่จ่ายสาหรับผู้ถูกหักเป็นบุคคล

ธรรมดาโดยการบันทึกในสมุดรายวันจ่าย (PV) ดงั นี้

บนั ทึก Dr. ค่าขนสง่ xxx

Cr. เงนิ สด/เงินฝากธนาคาร xxx

Cr. ภาษีหัก ณ ท่ีจ่ายคา้ งจา่ ย ภ.ง.ด.3 xxx

17

การจ่ายชาระ บันทึกการจ่ายชาระให้กับกรมสรรพากรตามใบเสร็จการจ่ายชาระ

ภ.ง.ด.3 โดยการบันทกึ ในสมุดรายวันจา่ ย (PV) ดงั น้ี

บันทึก Dr. ภาษหี ัก ณ ท่จี า่ ยคา้ งจา่ ย ภ.ง.ด.3 xxx

Cr. เงินสด/เงินฝากธนาคาร xxx

18

2.7. บนั ทึกข้อมูล ตามแบบ ภ.ง.ด.53 เปน็ แบบหัก ณ ท่ีจ่ายสาหรบั ผู้ถกู หักเป็นนิติ

บุคคลโดยการบันทกึ ในสมุดรายวนั จา่ ย (PV) ดังนี้

บันทกึ Dr. ค่าบรกิ าร/คา่ ขนสง่ ฯลฯ xxx

Cr. เงนิ สด/เงนิ ฝากธนาคาร xxx

Cr. ภาษหี ัก ณ ท่จี ่ายคา้ งจ่ายภ.ง.ด.53 xxx

19

การจา่ ยชาระ บันทกึ การจา่ ยชาระให้กบกรมสรรพากรตามใบเสร็จการจ่ายชาระ

ภ.ง.ด.53 โดยการบันทึกในสมดุ รายวันจ่าย(PV) ดงั น้ี

บนั ทึก Dr.ภาษหี ัก ณ ทจ่ี า่ ยค้างจ่าย ภ.ง.ด.53 xxx

Cr.เงนิ สด/เงินฝากธนาคาร xxx

20

2.8. บันทึกข้อมูลประกันสังคม โดยจะมีข้อมูลที่เก่ียวกับจานวนเงินเดือน, เงิน

ประกันสงั คม, เงนิ สมทบกองทนุ ประกันสงั คม โดยการบนั ทกึ ในสมดุ รายวนั จา่ ย(PV) ดังน้ี

บนั ทกึ Dr. เงนิ เดอื น xxx

Dr. เงินสมทบกองทนุ ประกนสงั คม xxx

Cr. เงนิ สด xxx

Cr. เงินประกนั สังคมรอนาสังคม xxx

21

การจ่ายชาระ บันทึกการจ่ายชาระเงินประกันสังคมท้ังส่วนของนายจ้างและลูกจ้าง
ให้กับสานกั งานประกนั สงั คมตามใบเสรจ็ โดยการบนั ทึกในสมุดรายวันจ่าย(PV) ดังน้ี
บันทึก Dr. เงินประกันสงั คมรอนาส่ง xxx

Cr. เงนิ สด/เงนิ ฝากธนาคาร xxx

22

2.9. บนั ทึกฝาก/ถอน ข้อมลู จานวนเงนิ ใน Statement ให้ครบถว้ นกรณี บนั ทกึ การ

ฝากเงิน โดยการบันทึกในสมดุ รายวันทัว่ ไป ( JV) ดงั นี้

บันทกึ Dr. เงินฝากธนาคาร xxx

Cr. เงนิ สด xxx

23

กรณี บันทกึ การถอนเงนิ โดยการบนั ทกึ ในสมุดรายวันท่ัวไป ( JV) ดงั น้ี

บันทึก Dr. เงนิ สด xx

Cr. เงินฝากธนาคาร xxx

24

2.10. บันทกึ ค่าเสื่อมราคาและค่าเส่ือมราคาสะสมจากสินทรัพย์ท่ีมีอยู่โดยจัดทาตาราง

คา่ เสอื่ มราคาของสินทรัพย์ต่างๆ คานวณออกมาแล้วจึงนามาบันทึกในโปรแกรม Express โดย

การบนั ทกึ ในสมุดรายวนั ทั่วไป (JV) ดังน้ี

บันทกึ Dr. ค่าเสอ่ื มราคา xxx

Cr. ค่าเสอ่ื มราคา-สะสม xxx

25

2.11. บันทึกคา่ ใชจ้ า่ ยอน่ื ๆที่เกีย่ วขอ้ งกับกิจการเช่น ค่าไฟ ค่านา้ คา่ โทรศัพท์ ค่านา้ มัน

ค่าซ่อมแซมตา่ งๆ โดยบนั ทกึ ในสมดุ รายวันซื้อ (UV) ดังน้ี

บันทกึ Dr. ภาษีซ้ือ xxx

Dr. ค่าใช้จา่ ยเบ็ดเตล็ด xxx

Cr. เงนิ สด xxx

26

2.12. ทาการตรวจสอบงบทดลอง

งบทดลอง

27

2.13. นางบทดลองไปจัดทางบการเงิน
นางบทดลองไปจัดทางบการเงิน ซ่ึงประกอบไปด้วย งบแสดงฐานะการเงิน งบกาไร
ขาดทุนงบแสดงการเปลี่ยนแปลงของผู้ถือหุ้น งบกระแสเงินสด และหมายเหตุ
ประกอบงบการเงนิ

งบแสดงฐานะการเงิน : สินทรัพย์

28

งบแสดงฐานะการเงนิ : หนี้สนิ และสว่ นของผ้ถู ือห้นุ

29

งบกาไรขาดทนุ เบ็ดเสรจ็

30

งบแสดงการเปล่ยี นแปลงส่วนของผ้ถู ือห้นุ

31

หมายเหตุประกอบงบการเงิน : ขอ้ มูลท่วั ไป,เกณฑใ์ นการจดั ทางบการเงนิ

32

หมายเหตุประกอบงบการเงิน : เงินสดและรายการเทียบเท่าเงินสด,
อาคารและเคร่ืองตกแตง่ -สทุ ธิ,หนี้สนิ หมนุ เวยี นอน่ื

33

หมายเหตุประกอบงบการเงิน:ตน้ ทนุ ขาย:คา่ ใชจ้ า่ ยในการขายและบรกิ าร

34

2.14. นาส่งเอกสารให้กบั ทางผ้สู อบบญั ชี เพ่ือทาการตรวจสอบ

หนา้ รายงานของผู้สอบบัญชีรบั อนุญาต

35

บรรณานกุ รม

บริษทั โปรซอฟท์ คอมเทค จากัด.(2018).การปิดบญั ชีและการจัดทางบการเงนิ ,
สบื ค้นเมอ่ื 22 สิงหาคม 2564. จาก
https://www.prosoft.co.th/Article/Detail/133406

ไอรดา พวงประเสรฐิ .(2561). รายงานการปฏบิ ตั ิงานสหกิจศกึ ษาขนั้ ตอนการ
ปิดงบการเงิน , สืบค้นเมอ่ื 19 สิงหาคม 2564. จาก
https://eresearch.siam.edu/wpcontent/uploads/2020/02/business-
accounting-2018-coop-The-Process-of-Closing-Financial-Statements1-
compressed.pdf

คณะผ้จู ัดทา
1. นางสาวกรรณิการ์ สภุ าพ
2. นางสาวสดุ ารัตน์ ประดจุ ชนม์
3. นางสาวศรสี ุดา ทอนทอง

นกั ศึกษาสาขาการบัญชี คณะเทคโนโลยกี ารจัดการ
มหาวิทยาลยั เทคโนโลยรี าชมงคลอีสาน วทิ ยาเขตสรุ นิ ทร์

คณะทีป่ รกึ ษา อาจารย์ประจาสาขาการบญั ชี
1. อาจารย์ทิฆมั พร โคตรทศั น์ อาจารยป์ ระจาสาขาการบญั ชี
2. อาจารย์วิชชุตา ชริ ะกลุ พนกั งานท่ีปรึกษาในสถานประกอบการ
3. นางสาวกนกกาญจน์ ตรงกง่ิ ตอน พนักงานทป่ี รึกษาในสถานประกอบการ
4. นางสาวธัญยานี ทาทอง พนักงานที่ปรกึ ษาในสถานประกอบการ
5. นางสาวตรีรตั น์ พิลางาม พนกั งานทปี่ รึกษาในสถานประกอบการ
6. นางสาวนารรี ัตน์ ทองหล่อ พนักงานทป่ี รกึ ษาในสถานประกอบการ
7. นางสาวณัฐณชิ า พาลรี กั ษ์