I n f o r m a t i k a M o d u l T e k n o l o g i I n f o r m a s i d a n K o m u n i k a s i S M A N 2 6 B A N D U N G F A S E E Novita Liani Dewi
TUJUAN PEMBELAJARAN 1. Menggunakan fitur mail merge untuk mengintegrasikan data dilembaran kerja Microsoft Exel dengan Dokumen Microsoft Word. 2. Mendemonstrasikan fitur mail merge untuk mengintegrasikan data dilembaran kerja Microsoft Exel dengan Dokumen Microsoft Word Teknologi Informasi dan Komunikasi
Mail merge adalah sebuah aplikasi surat menyurat yang disediakan oleh aplikasi pengolah kata di dalam komputer seperti Microsoft Word, yang memungkinkan penggunanya untuk membuat banyak surat dengan format dan isi yang sama dengan cepat.Dalam bahasa Indonesia, mail merge bisa juga disebut dengan surat massal.Disini pengertian mail merge adalah sebuah cara atau metode untuk membuat banyak tulisan atau terutama surat dengan format yang sama dengan mudah dan sangat cepat, hanya dengan mengubah sedikit pada bagian nama atau alamat si penerima surat. Fungsi mail merge dalam pengertian mail merge secara umum adalah untuk membantu mempermudah dalam pembuatan surat atau tulisan lain dalam jumlah yang banyak dengan format yang sama. Fungsi mail merge ini sangat membantu, karena dalam cara kerjanya kita hanya perlu membuat dua file. File pertama berupa spreadsheet atau database yang berisi data seperti nama,alamat, atau data lainnya yang akan diolah. Sedangkan file kedua adalah berupa isi dari surat yang akan mengolah data yang telah ada dari file yang satunya. i n f o r m a t i k 1. MAIL MERGE a Teknologi Informasi dan Komunikasi
2. HAL PENTING YANG ADA DALAM SUATU MAIL MERGE 02 03 06 07 09 Data Source / Sumber Data Main Document / Dokumen Utama Menu Mailings Pada Microsoft Word Dokumen inti atau dokumen utama yang tidak berubah atau tetap dari surat yang dibuat. Apabila diketikkan teks atau informasi lain pada dokumen utama, maka akan dijadikan format dasar dari surat yang akan dikirimkan. Sumber data sebagai data tujuan yang akan di merge kan di dokumen utama. Data Source berasal dari Microsoft Office Excel Worksheets. Berikut ini akan diuraikan Tab Mailings pada Microsoft Word lengkap dengan ikon-ikon yang terdapat pada group-group Ribbonnya.
a. Group Start Mail Merge MENU MAILINGS PADA MICROSOFT WORD Membuat surat dari mulai sampul isi dan kelengkapankelengkapan lainnya dapat kita lakukan secara baik dengan memanfaatkan Group Start Mail Merge. Ikon-ikon yang terdapat dalam group ini adalah: 1.Start Mail Merge, berfungsi untuk membuat surat yang dapat dikelola untuk banyak orang sekaligus. Surat yang dibuat berupa surat biasa ataupun surat elektronik (Email). 2.Select Recipients, berfungsi untuk membuat dan mengelola daftar penerima surat. 3.Edit Recipient List, befungsi untuk mengadakan perubahan pada daftar penerima surat
B. GROUP WRITE & INSERT FIELDS Group ini dapat digunakan ketika kita mengelola data indentitas penerima surat yang sedang buat. Berikut beberapa ikon yang terdapat pada Group Write & Insert Fields. 1.Highlight Merge Fields, berfungsi untuk mengetahui dan mengubah adanya informasi yang salah terkait surat yang sedang buat. 2.Address Block, berfungsi untuk memasukkan alamat tujuan pada surat yang dibuat. 3.Greeting Line, berfungsi untuk menambah nama sapaan dari penerima surat. 4.Insert Merge Field, berfungsi untuk memasukkan informasi tambahan tentang penerima surat. 5.Rules, berfungsi untuk menambah dan menggabungkan keputusan Tindakan pada surat dengan memanfaatkan penyimpanan awan/cloud yang tersedia. 6.Match Fields, berfungsi untuk memeriksa dan mencocokkan identitas penerima agar tidak terdapat penerima ganda. 7.Update Labels, befungsi Untuk memperbarui label surat sesuai dengan keadaan terkini.
Group Preview Results berguna untuk melihat hasil surat yang dibuat berserta keakuratan isi surat tersebut. Ikon-ikon dalam group ini adalah sebagai berikut: 1) Preview Results, berfungsi untuk melihat surat beserta daftar penerima yang telah dibuat. 2) Find Recipient, berfungsi untuk mencari identitas penerima surat sesuai dengan daftar penerima surat yang telah dibuat. 3) Auto Check for Errors, berfungsi Untuk memeriksa secara otomatis apakah ada kesalahan dalam surat yang telah dibuat. C. GROUP PREVIEW RESULTS
Group ini hanya terdiri dari satu ikon saja yaitu Finis Merge, berfungsi untuk melakukan tindakan lanjutan setelah surat yang dibuat sudah lengkap dan selesai D. GROUP FINISH
OUR LANGKAH LANGKAH MEMBUAT SERTIFIKAT DI MS. WORD
LANGKAH LANGKAH MEMBUAT SERTIFIKAT DI MS. WORD Membuat sertifikat menggunakan Microsoft Office Word relatif mudah karena pihak Microsoft telah menyediakan template otomatis dengan desain menarik, gratis dan bisa didownload atau mendesain ulang sesuai keinginan. Pada kesempatan ini tutorial membuat sertifikat, menggunakan Microsoft Office Word 2013. Meskipun demikian, pada umumnya tutorial ini juga bisa dipraktekkan pada jenis Microsoft Office Word 2007, 2010, atau 2016. Hanya saja syarat dalam membuatnya yaitu komputer/laptop harus terhubung dengan jaringan internet. Berikut langkah-langkah membuat sertifikat : a. Bukalah Microsoft Office Word 2013. Pastikan bahwa komputer/laptop Anda telah terhubung dengan jaringan internet. b. Kemudian pilih menu File lalu New, kemudian ketiklah Certificates lalu klik tombol search.
LANGKAH LANGKAH MEMBUAT SERTIFIKAT DI MS. WORD Setelah diklik akan muncul jendela baru yang menampilkan sebuah perintah yaitu Create. Setelah memilih template silahkan klik Create.
LANGKAH LANGKAH MEMBUAT SERTIFIKAT DI MS. WORD Selanjutnya template yang Anda pilih akan didownload dan ditampilkan dihalaman kerja. Setelah itu, lakukan pengeditan sesuai yang keiinginkan.
LANGKAH LANGKAH MEMBUAT SERTIFIKAT DI MS. WORD Salah satu hasil contoh yang sudah di edit yaitusebagai berikut :
LANGKAH LANGKAH MEMBUAT SERTIFIKAT DI MS. WORD . Setelah itu silahkan di simpan dengan cara klik File, lalu Save As, kemudian pilih lokasi penyimpanan dan ketiklah nama file sesuai keinginan, terakhir klik OK.
LANGKAH LANGKAH MEMBUAT MAIL MERGE a.Buka Excel b. Buatlah tabel yang berisi data nama penerima sertifikat dan no peserta. Kurang lebih seperti contoh di bawah ini.
LANGKAH LANGKAH MEMBUAT MAIL MERGE a.Buka Excel b. Buatlah tabel yang berisi data nama penerima sertifikat dan no peserta. Kurang lebih seperti contoh di bawah ini.
LANGKAH LANGKAH MEMBUAT MAIL MERGE c. Simpanlah file Excel tersebut. d. Buka dokumen sertifikat yang sebelumnya sudah dibuat Microsoft Word. Contoh :
LANGKAH LANGKAH MEMBUAT MAIL MERGE e. Klik Mailings Select recipients Use an existing list. f. Carilah file excel yang telah dibuat sebelumnya pada langkah a-c. g. Klik Open pilih sheet yang sesuai klik OK.
LANGKAH LANGKAH MEMBUAT MAIL MERGE h. Letakan terlebih Letakkan kursor pada sebelah kanan “Zaskia Mecca" Klik Insert Merge Field pilih Nama
LANGKAH LANGKAH MEMBUAT MAIL MERGE i. Setelah “Nama” sudah muncul, silahkan hapus nama Zaskia Mecca agar tidak ada penumpukan nama
LANGKAH LANGKAH MEMBUAT MAIL MERGE j. Ulangi langkah 8 dan 10 untuk no. peserta di sertifikat. k. Untuk melihat hasilnya, klik Preview Result l. Gerakkan panah ke kiri dan ke kanan untuk melihat tampilan data lainnya. Data pada setiap baris akan ditampilkan satu per satu.
LANGKAH LANGKAH MEMBUAT MAIL MERGE j. Ulangi langkah 8 dan 10 untuk no. peserta di sertifikat. k. Untuk melihat hasilnya, klik Preview Result l. Gerakkan panah ke kiri dan ke kanan untuk melihat tampilan data lainnya. Data pada setiap baris akan ditampilkan satu per satu.
i n f o r m a t i k a Azizah, Leli. Apa itu Database? Jenis, Fungsi dan Manfaatnya. https://www.gramedia.com/best-seller/apa-itu-database/. Diakses pada 26 september 2022 pukul 13:38 Hernawati, Kuswari. Membuat Mail merge Menggunakan Microsoft Office. http://staffnew.uny.ac.id/upload/132309677/pengabdian/membuat- mail- merge.pdf. Diakses pada 26 September 2022 pukul 10:34 Musthofa dkk.2021.Informatika. Jakarta : Pusat Kurikulum dan Perbukuan Badan Penelitian dan Pengembangan dan Perbukuan Kementrian Pendidikan, Kebudayaan, Riset dan Teknologi Nasol, Rahma Rizania. Integrasi Antar Aplikasi Office https://issuu.com/rahmappg2021/docs/2._modul_kd_3.1_rahma_riza nia_nasol. Diaksespada 26 September 2022 pukul 10:59 Novianto, Andi. 2018.Simulasi dan Komunikasi Digital.Jakarta : ErlanggaSaputra dkk. 2019.Pembuatan Surat-Menyurat Dengan Mail Merge Menggunakan Microsoft Office Word dan Microsoft Office Excel Versi 2019. Jurnal Abdimas Budi Darma. Vol. 2 No. 2 Februari 2022 Hal. 93-97. https://www.ejurnal.stmikbudidarma.ac.id/index.php/abdimas/article/view/3711. Diakses pada 24 September 2022 pukul 19.44 DAFTAR PUSTAKA Teknologi Informasi dan Komunikasi Fase E
THANK YOU f o r r e a d i n g