บทที่ ๑
ความรเู กยี่ วกับหนงั สือราชการ
ความหมายและชนิดของหนังสอื ราชการ
ตามระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรี วาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ไดกําหนด
ความหมายและชนิดของหนังสือราชการไววา หนังสือราชการ คือ เอกสารท่ีเปนหลักฐานใน
ราชการ ไดแก หนังสอื ทม่ี ไี ปมาระหวางสวนราชการ หนังสือท่ีสวนราชการมีไปถึงหนวยงานอื่นที่
มิใชสวนราชการ หรือที่มีไปถึงบุคคลภายนอก หนังสือท่ีหนวยงานอื่นใด ซ่ึงมิใชสวนราชการหรือ
บุคคลภายนอกมีมาถึงสวนราชการ รวมทั้งเอกสารท่ีทางราชการจัดทําขึ้นเพ่ือเปนหลักฐานใน
ราชการ และเอกสารท่ีทางราชการจัดทําข้ึนตามกฎหมาย ระเบียบ หรือขอบังคับ หนังสือราชการ
แบงเปน ๖ ชนิด คือหนังสือภายนอก หนังสือภายใน หนังสือประทับตรา หนังสือสั่งการ หนังสือ
ประชาสัมพันธ และหนงั สือท่ีเจาหนาท่ที ําขึ้น หรอื รบั ไวเปนหลักฐานในราชการ
วธิ ีการใชแ ละแบบของหนังสือราชการ
๑. หนังสือภายนอก ใชเปนหนังสือติดตอราชการท่ีเปนแบบพิธีระหวางสวนราชการ
(ตางกระทรวง ทบวง กรม) หรือสวนราชการมีถึงหนวยงานอ่ืนใด ซึ่งมิใชสวนราชการ หรือท่ีมีถึง
บุคคลภายนอก กําหนดใหใชกระดาษตราครุฑขนาด เอ ๔ พิมพครุฑขนาดครุฑสูง ๓ เซนติเมตร
ดวยหมกึ สีดําครุฑดนุ ทีก่ ึ่งกลางสว นบนของกระดาษ ซงึ่ มสี วนประกอบ ดงั นี้
- ที่ ใหลงรหัสพยัญชนะและเลขประจําของเจาของเรื่อง ตามที่กําหนดไวใน
ภาคผนวก ๑ ของระเบียบงานสารบรรณทับเลขทะเบียนหนังสือสง สําหรับหนังสือของ
คณะกรรมการใหก ําหนดรหสั ตวั พยญั ชนะเพ่มิ ขึน้ ไดต ามความจําเปน
- สวนราชการเจา ของหนงั สือ ใหล งชอ่ื สว นราชการ สถานทรี่ าชการ หรือคณะ
กรรมการซ่ึงเปน เจา ของหนงั สือนนั้ และโดยปกตใิ หลงทต่ี ้งั ไวด วย
- วันเดอื นป ใหล งเลขของวันที่ ชือ่ เตม็ ของเดอื น และตัวรหัสของปพทุ ธศักราชท่ี
ออกหนังสือ โดยไมตอ งใสคาํ วา “วันที”่ “พ.ศ.”
- เรอื่ ง ใหล งเร่ืองยอทีเ่ ปน ใจความส้นั ทส่ี ุดของหนงั สือฉบับน้ัน ในกรณที ่เี ปน
หนังสอื ตอ เนื่องโดยปกติใหลงชื่อของหนงั สอื ฉบบั เดมิ
- คาํ ขน้ึ ตน ใหใ ชค าํ ขึ้นตน ของผรู ับหนังสอื ตามตารางการใชค าํ ข้ึนตน สรรพนาม
คาํ ลงทา ยท่ีกําหนดไวในภาคผนวก ๒ ของระเบียบงานสารบรรณ แลวลงตําแหนงของผูท่ีหนังสือมี
ถงึ หรือช่อื บุคคลกรณีทีม่ ีถึงตัวบุคคลไมเ กีย่ วกบั ตาํ แหนง หนาท่ี
๖
- อางถงึ (ถา ม)ี ใหอางถึงหนงั สือทีม่ ีติดตอกันเฉพาะหนังสือทส่ี ว นราชการผูรบั
หนังสือไดรับมากอนแลวจะจากสวนราชการใดก็ตาม ใหลงช่ือสวนราชการเจาของหนังสือและ
เลขท่ีหนังสือ วันท่ี เดือน ปพุทธศักราชของหนังสือน้ัน ถาหากหนังสือที่อางถึงมีช้ันความลับ และ
ชนั้ ความเร็วในฉบบั เดยี วกนั ใหร ะบุชนั้ ความลับกอ นช้ันความเร็ว การอางถึงใหอางถึงหนังสือฉบับ
สุดทายท่ีติดตอกันเพียงฉบับเดียว เวนแตเร่ืองอื่นที่เปนสาระสําคัญตองนํามาพิจารณาจึงอางถึง
หนงั สอื ฉบบั อืน่ ๆ ที่เกี่ยวกับเร่อื งนั้นโดยเฉพาะใหท ราบดว ย
การที่ตองอางถึงเพื่อแสดงหลักฐานใหเจาหนาที่ของสวนราชการผูรับหนังสือ
คนหาเรอ่ื งเดิมท่ปี ระกอบการพจิ ารณาไดโดยงาย ถาไมม ีการอา งถงึ ไมตองพิมพเ อาไว
- สิง่ ที่สงมาดว ย (ถาม)ี ใหลงช่อื สิ่งของ เอกสาร หรือบรรณาสารทีส่ ง ไปพรอ ม
กบั หนังสอื นั้น ในกรณที ไี่ มสามารถสง ไปในซองเดยี วกันไดใ หแจงดว ยวา สง ไปโดยทางใด
สิง่ ท่สี งมาดว ย ถา ไมม กี ไ็ มต อ งพิมพไ วเชน เดยี วกบั อา งถงึ
- ขอ ความ ใหลงสาระสาํ คญั ของเรื่องใหช ดั เจน เขา ใจงา ย หากมคี วามประสงค
หลายประการใหแ ยกเปนขอ ๆ
- คาํ ลงทาย ใหใ ชค าํ ลงทา ยตามฐานะของผูร ับหนงั สือตามตารางการใชค ําขึ้นตน
สรรพนาม และคาํ ลงทายของระเบียบงานสารบรรณ
- ลงชื่อ ใหลงลายมือเจาของหนังสือ และใหพิมพชื่อเต็มของเจาของลายมือช่ือ
ไวใ ตลายมอื ชอ่ื ตามภาคผนวก ๓ ของระเบยี บงานสารบรรณ
- ตาํ แหนง ใหล งตําแหนงของเจา ของหนังสือ การลงชอ่ื ตาํ แหนง ในหนงั สอื ราชการ
ไดกําหนดรายละเอียดไวในภาคผนวก ๓ ของระเบียบงานสารบรรณ
- สวนราชการเจา ของเร่อื ง ใหล งชอื่ สวนราชการเจาของเรอื่ ง หรอื หนว ยงานที่
ออกหนงั สอื ถา สว นราชการท่ีออกหนังสอื อยใู นระดบั กระทรวงหรือทบวง ใหล งชอ่ื สว นราชการ
เจา ของเรอ่ื งทงั้ ระดับกรมและกอง ถาสว นราชการท่ีออกหนงั สือยใู นระดบั กรมลงมา ใหลงช่อื สว น
ราชการเจา ของเรอ่ื งท้งั ระดับกรมและกอง ถา สว นราชการท่อี อกหนงั สืออยใู นระดับกรมลงมา ให
ลงช่อื สวนราชการเจา ของเรื่องเพยี งระดบั กองหรือหนว ยงานท่ีรับผดิ ชอบ
- โทร. ใหลงหมายเลขโทรศพั ทของสว นราชการเจาของเรอ่ื ง หรือหนวยงานที่ออก
หนงั สือและหมายเลขภายในตสู าขา (ถาม)ี
- สําเนาสง (ถา มี) ในกรณีทผี่ สู ง จัดทาํ สําเนาสงไปใหสว นราชการหรอื บุคคลอื่น
ทราบ และประสงคจะใหผูรับทราบวาไดมีสําเนาสงไปใหผูใดแลว ใหพิมพชื่อเต็มหรือช่ือยอของ
สวนราชการหรือช่ือบุคคลที่สงสําเนาไปให เพ่ือใหเปนที่เขาใจระหวางผูสงและผูรับ ถาหากมี
รายชอื่ ท่ีสง มากใหพ ิมพสงวา สงไปตามรายชื่อทีแ่ นบและแนบรายชอื่ ไปดวย
๗
รูปแบบหนังสอื ภายนอก
ชัน้ ความลบั (ถา ม)ี
ชนั้ ความเรว็ (ถามี) สวนราชการเจา ของหนังสอื
ท่ี ………/……….
วนั ท่ี เดือน พ.ศ.
เรื่อง ……………………………………………………………….
คาํ ขึ้นตน …………………………………………………………… …
อางถึง (ถา มี) ……………………………………………………………..
ส่ิงท่สี ง มาดวย (ถา มี) ……………………………………………………………
ขอ ความ……………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………..……………
…………………………………………………………………………………………
คาํ ลงทา ย
ลงช่อื
( พมิ พชอ่ื เต็ม )
ตาํ แหนง ……………….
สวนราชการเจา ของเรือ่ ง
โทร…………….
โทรสาร……………..
สาํ เนาสง (ถา ม)ี ………………
ชนั้ ความลบั (ถา ม)ี
๘
๒. หนังสือภายใน ใชเปนหนังสือติดตอราชการที่เปนแบบพิธีนอยกวาหนังสือภายนอก
เปนหนังสือราชการท่ีติดตอกันภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน กําหนดใหใช
กระดาษบันทึกขอความขนาด เอ ๔ พิมพครุฑขนาดสูง ๑.๕ เซนติเมตรดวยหมึกสีดําท่ีมุมบน
ดานซาย แตถาหนังสือมีสาระสําคัญ ถึงแมจะติดตอภายในกระทรวง ทบวงเดียวกัน ก็อาจใช
หนงั สือภายนอกได ซงึ่ มสี วนประกอบดงนี้
- สว นราชการ ใหล งชื่อสว นราชการเจาของเรอ่ื ง หรอื หนว ยงานทอ่ี อกหนงั สือ
โดยมีรายละเอียดพอสมควร โดยปกติถาสวนราชการท่ีออกหนังสืออยูในระดับกรมข้ึนไป ใหลงช่ือ
สว นราชการเจาของเร่ืองทั้งระดบั กรมและกอง ถา สวนราชการทอี่ อกหนังสืออยูในระดับต่ํากวา กรม
ลงมา ใหลงช่ือสวนราชการเจาของเร่ืองเพียงระดับกอง หรือสวนราชการเจาของเร่ืองพรอมท้ัง
หมายเลขโทรศัพท (ถามี) ถาสวนราชการระดับกระทรวงเปนผูออกหนังสือภายใน ใหระบุช่ือ
กระทรวง ทบวง กรม และหมายเลขโทรศัพท เพอ่ื ใหท ราบวาเปนหนังสอื กระทรวงใด
- ท่ี ใหล งรหัสพยัญชนะและเลขประจําของเจาของเรอ่ื ง ตามท่กี าํ หนดไวใ นภาค
ผนวก 1 ของระเบียบงานสารบรรณทับเลขทะเบยี นหนงั สือสง สาํ หรบั หนงั สอื ของคณะกรรมการให
กําหนดรหัสตัวพยัญชนะเพิ่มขึ้นไดตามความจําเปน ซึ่งมีลักษณะเชนเดียวกับหนังสือภายนอก
โดยมีหลักเกณฑการกําหนดรหัสตัวพยัญชนะ และเลขประจําเจาของเรื่องเชนเดียวกับหนังสือ
ภายนอก
- วันท่ี ใหลงเลขของวันที่ ช่ือเต็มของเดือน และตัวรหัสของปพุทธศักราชที่ออก
หนังสอื โดยไมต อ งพมิ พคําวา “วันท”ี่ และ “พ.ศ.”
- เร่อื ง ใหลงเรือ่ งยอที่เปน ใจความสน้ั ท่ีสุดของหนังสอื ฉบับนั้น ในกรณีที่เปน
หนังสอื ตอ เนอื่ งโดยปกติใหล งเรือ่ งของหนังสอื ฉบบั เดมิ
- คาํ ข้นึ ตน ใหใ ชค ําข้นึ ตน ของผูรบั หนงั สือตามตารางการใชค าํ ขนึ้ ตน สรรพนาม
คําลงทา ยท่ีกําหนดไวในภาคผนวก ๒ ของระเบียบงานสารบรรณ แลวลงตําแหนงของผูที่หนังสือมี
ถึง หรือชื่อบุคคลกรณีท่ีมีถึงตัวบุคคลไมเก่ียวกับตําแหนงหนาท่ี ซ่ึงมีลักษณะการใชเชนเดียวกับ
หนังสือภายนอก จะใหคําวาเสนอ หรือประทานเสนอเปนคําข้ึนตนไมได เพราะมิไดกําหนดไวใน
ระเบยี บสารบรรณ
- ขอความ ใหล งสาระสําคญั ของเรื่องใหช ดั เจน เขา ใจงาย หากมคี วามประสงค
หลายประการใหแยกเปนขอ ๆ ในกรณีที่มีการอางถึงหนังสือที่เคยมีติดตอกันหรือมีส่ิงท่ีสงมา
ดว ย ใหร ะบไุ วใ นขอความ
ขอความขางตนนี้มีสวนที่แตกตางไปจากหนังสือภายนอก ที่ระบุ “อางถึง” “สิ่งท่ี
สงมาดว ย” ไวเปน หวั ขอ แตใ นหนงั สอื ภายในทีเ่ คยมตี ดิ ตอ กนั หรือสงิ่ ท่สี ง มาดวย ใหระบุไวในสวน
ของขอ ความ หรือเนอื้ เร่อื งเลย มิไดกําหนดเปนหวั ขอ ตางหากแบบหนงั สอื ภายนอก
๙
- ลงช่ือและตําแหนง ใหลงลายมือช่ือเจาของหนังสือ และใหพิมพช่ือเต็มตาม
เจาของลายมือชื่อไวใตลายมือช่ือ แลวลงตําแหนงของเจาของหนังสือไวใตช่ือเต็มของเจาของ
ลายมือ ทั้งน้ีมิไดมีคําลงทาย ซ่ึงแตกตางจากหนังสือภายนอกที่ตองมีคําลงทาย การลงชื่อและ
ตําแหนง มลี ักษณะการใชเ ชน เดียวกบั หนงั สอื ภายนอก
ในกรณที กี่ ระทรวง ทบวง กรม หรือจงั หวัดใดประสงคจ ะกาํ หนดแบบการเขยี นโดย
เฉพาะ เพอื่ ใชต ามความเหมาะสมก็ใหก ระทาํ ได
ชนั้ ความเร็ว (ถาม)ี ๑๐
รปู แบบหนงั สอื ภายใน
ชน้ั ความลับ (ถาม)ี
บนั ทึกขอความ
สว นราชการ ……………………………………..โทร...……………โทรสาร
............………………
ที่ …………../……….. …… เดือน…….พ.ศ……….
เรอ่ื ง …………………………………………………………………………………………………
คําขึ้นตน ……………………………………………………………………………………………
ขอความ……………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………
...…….………………………………………………………………………………
ลงชื่อ
( พิมพช ื่อเตม็ )
ตําแหนง ……………….
สาํ เนาเสนอ (ถา ม)ี ………………………
ชนั้ ความลบั (ถา ม)ี
๑๑
๓. หนังสือประทับตรา ใชเปนหนังสือติดตอราชการระหวางสวนราชการกับสวน
ราชการ และระหวางสวนราชการกับบุคคลภายนอก ท่ีเปนการติดตอท่ีมิใชเร่ืองสําคัญ ไดแก เร่ือง
การขอรายละเอียดเพิ่มเติม เรื่องการสงสําเนาหนังสือส่ังของเอกสารหรือบรรณสาร เร่ืองการ
ตอบรับทราบท่ไี มเก่ยี วกบั ราชการสําคญั หรือการเงนิ เร่ืองการแจงผลงานท่ไี ดดําเนนิ การไปแลว ให
สว นราชการที่เก่ียวของทราบ เรื่องการเตือนที่คาง และเรื่องซ่ึงหัวหนาสวนราชการระดับกรมขึ้นไป
กําหนด โดยทําเปนคําสงั่ ใหใชหนังสอื ประทบั ตรา หนงั สือดงั กลา วใหใชวิธีการประทับตราแทนการ
ลงชื่อของหัวหนาสวนราชการระดับกรมขึ้นไป ท้ังน้ีใหหัวหนาสวนราชการระดับกอง หรือผูไดรับ
มอบหมายจากหัวหนาสวนราชการระดับกรมข้ึนไปเปนผูรับผิดชอบลงชื่อยอกํากับตรา กําหนดให
ใชกระดาษตราครุฑ ขนาด เอ ๔ พิมพครุฑขนาดสูง ๓ เซนติเมตร ดวยหมึกสีดําซ่ึงมีสวนประกอบ
ดังนี้
- ที่ ใหลงรหสั พยญั ชนะและเลขประจําของเจา ของเรอ่ื ง ตามทก่ี าํ หนดไวใ นภาค
ผนวก 1 ของระเบียบงานสารบรรณ ทับเลขทะเบียนหนงั สือสง
- ถึง ใหล งช่ือสวนราชการ หนวยงาน หรือบุคคลที่หนงั สือน้นั มีถึง
- ขอ ความ ใหลงสาระสาํ คญั ของเรอื่ งใหชัดเจนและเขาใจงา ย
- สวนราชการที่สงหนังสือออก ใหลงช่ือสวนราชการที่สงหนังสือออกใหพิมพไว
ระดับตา่ํ ลงมาอีกหน่งึ บรรทัด จากบรรทดั สุดทายของหนังสือทางรมิ กระดาษซายมอื
- วนั เดอื นป ใหล งตัวเลขของวนั ที่ ชอ่ื เต็มของเดือนและตัวเลขของปพ ทุ ธศกั ราชที่
ออกหนงั สอื
- ตราชื่อสว นราชการ ใหประทบั ตราสวนราชการดว ยหมกึ แดง และผูรับผดิ ชอบ
ลงช่ือยอกํากับตรา ประทับตราดวยหมึกสีแดง ตรามีรูปวงกลมซอนกันสองวง เสนผาศูนยกลาง
รอบวงนอก ๔.๕ วงใน ๓ เซ็นติเมตร ลอมรอบตัวครุฑขนาดสูง ๓ เซนติเมตร ระหวางวงนอกและ
วงในมีอักษรไทยช่ือกระทรวง ทบวง กรม หรือสวนราชการท่ีเรียกช่ืออยางอื่นท่ีมีฐานะเปนกรม
หรือจังหวัดอยูต อนลา งของตรา
- สวนราชการเจาของเร่ือง ใหล งช่ือสวนราชการเจาของเรอ่ื งหรือหนวยงานท่ี
ออกหนังสือ ใหพิมพไวระดับต่ําลงมาอีกหนึ่งบรรทัด จากบรรทัดสุดทายของหนังสือทางริม
กระดาษซา ยมอื
- โทร. หรือท่ตี ้งั ใหล งหมายเลขโทรศพั ทห รือของสวนราชการเจา ของเร่อื ง และ
หมายเลขภายในตูสาขา (ถาม)ี ดว ย ในกรณีทไ่ี มม โี ทรศัพท ใหล งที่ตั้งของสวนราชการเจา ของเรื่อง
โดยใหล งตาํ บลที่อยตู ามความจําเปน และแขวงไปรษณยี (ถาม)ี
๑๒
รปู แบบหนังสอื ประทับตรา
ชนั้ ความลับ (ถาม)ี
ชน้ั ความเรว็ (ถาม)ี
ที่ ..........................................
ถึง ..................................................
ขอ ความ……………………………………………………………………...........
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
ชื่อสวนราชการทสี่ งหนังสอื ออก
ตราช่ือสว นราชการ
วนั เดือน ป
ช่อื ยอกํากบั ตรา
สว นราชการเจาของเรือ่ ง
โทร หรือ ที่ตงั้
ชนั้ ความลบั (ถา ม)ี
๑๓
๔. หนังสือส่ังการ มี ๓ ชนิด ไดแก คําสั่ง ระเบียบ และขอบังคับ โดยใหใชตามแบบที่
กําหนด เวน แตจ ะมกี ฎหมายกาํ หนดไวเฉพาะ ไดแก
๔.๑ สั่ง คือบรรดาขอความท่ีผูบังคับบัญชาส่ังการใหปฏิบัติโดยชอบดวยกฎหมาย
กําหนดใหใ ชกระดาษตราครฑุ ซ่ึงมสี ว นประกอบดงั น้ี
- คาํ สัง่ ใหลงช่ือสวนราชการหรือตาํ แหนง ของผมู ีอํานาจท่ีออกคาํ สัง่
- ที่ ใหล งเลขทท่ี ่ีออกคําส่ัง โดยเริม่ ฉบับแรกจากเลข 1 เรยี งเปนลาํ ดบั ไปจนสิน้ ป
ปฏทิ นิ ทับเลขปพ ุทธศักราชท่ีออกคําสั่ง
- เรือ่ ง ใหล งช่ือเรอ่ื งท่ีออกคาํ สั่ง
- ขอ ความ ใหอางเหตทุ ่อี อกคําสงั่ และอา งถงึ อาํ นาจที่ออกคาํ สัง่ (ถาม)ี ไวดว ย
แลว จึงลงขอความท่สี ่งั และวันใชบังคับ
- สง่ั ณ วันท่ี ใหล งเลขของวนั ที่ ช่ือเตม็ ของเดือน และตัวเลขของปพ ุทธศักราชที่
ออกคาํ ส่งั โดยไมมคี าํ วา “เดือน”
- ลงชอื่ ใหล งลายมอื ชอ่ื ผอู อกคาํ สงั่ และพิมพช ่ือเต็มของเจา ของลายมอื ชอื่ ไวใ ต
ลายมือช่อื
- ตําแหนง ใหลงตาํ แหนงของผูออกคาํ ส่ัง
๑๔
รปู แบบคาํ สัง่
คาํ สั่ง ช่อื สวนราชการหรือตาํ แหนง ของผูมอี าํ นาจทอ่ี อกคาํ สง่ั
ท.ี่ ..................../ เลขปพ ุทธศักราชทีอ่ อกคําสัง่
เรอ่ื ง .......................................
-----------------------------------
ขอความ……………………………………………………………………...............
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
ท้ังน้ีต้งั แต…………………………………………………………….
สั่ง ณ วนั ที่..........เดอื น.........................พ.ศ..........................
ลงชอื่
( พมิ พช ่อื เต็ม )
ตาํ แหนง……………….
๑๕
๔.๒ ระเบียบ คือบรรดาขอความที่ผูมีอํานาจหนาท่ีไดวางไว โดยจะอาศัย
อํานาจของกฎหมายหรือไมก็ได เพื่อถือเปนหลักปฏิบัติงานเปนการประจํา กําหนดใหใชกระดาษ
ตราครุฑ ซ่งึ มสี ว นประกอบดงั นี้
- ระเบียบ ใหล งช่ือสวนราชการทอ่ี อกระเบยี บ
- วา ดว ย ใหลงชือ่ ของระเบียบ
- ฉบบั ท่ี ถา เปน ระเบียบทีก่ ลาวถึงเปนครง้ั แรกในเร่ืองนัน้ ไมต อ งลงวาเปน
ฉบับท่ีเทาใด แตถาเปนระเบียบเร่ืองเดียวกันท่ีมีการแกไขเพิ่มเติมใหลงเปน ฉบับที่ ๒ และท่ีถัด ๆ
ไปตามลําดบั
- พ.ศ. ใหล งตัวเลขของปพ ุทธศักราชทอ่ี อกระเบียบ
- ขอ ความ ใหอ า งเหตุผลโดยยอ เพื่อแสดงจดุ มงุ หมายในการออกระเบยี บ
และอางถงึ กฎหมายทใี่ หอ าํ นาจออกระเบียบ
- ขอ ใหเรียงขอความท่ีเปนระเบียบเปน ขอ ๆ โดยใหขอ 1 เปน ชือ่ ระเบียบ
ขอ 2 เปนวันที่ใชบังคับกําหนดวาใหใชบังคับตั้งแตเม่ือใด และขอสุดทาย เปนขอผูรักษาการ
ระเบียบใดถามีมากขอหรือหลายเรื่องจะแบงเปนหมวดก็ได โดยใหยายขอผูรักษาการไปเปนขอ
สุดทายกอ นทจี่ ะขนึ้ หมวดท่ี ๑
- ประกาศ ณ วนั ที่ ใหลงตัวเลขของวันท่ี ชอ่ื เตม็ ของเดอื น และตวั เลขของ
ปพทุ ธศักราชท่ีออกระเบียบ
- ลงชื่อ ใหลงลายมือชือ่ ผูอ อกระเบยี บ และพิมพชอื่ เต็มของเจา ของ
ลายมอื ชอื่ ไวใตลายมือช่อื
- ตําแหนง ใหล งตาํ แหนง ของผอู อกระเบียบ
๑๖
รปู แบบระเบียบ
ระเบียบ ชื่อสว นราชการท่อี อกระเบยี บ
วาดวย.........................................................................
ฉบบั ที่ ........ (ถา มเี รอื่ งเดยี วกันเกนิ กวา ๑ ฉบับ)
พ.ศ....................................
-----------------------------------
(ขอความ) ใหอางเหตุผลโดยยอเพ่ือแสดงถึงความมุงหมายท่ีตองการออก
ระเบียบ และอา งถงึ กฎหมายท่ใี หอ าํ นาจออกระเบยี บ (ถา ม)ี
ขอ ๑ ระเบียบน้ีเรียกวา “ระเบียบ.................................................................
พ.ศ....................”
ขอ ๒ ระเบยี บนีใ้ หใชต งั้ แต.................................................เปน ตนไป
..............................................................................................................................................
.........…………………………………………………………………………………………………
..............................................................................................................................................
.........…………………………………………………………………………………………………
ขอ (สุดทา ย) ผูรักษาการตามระเบยี บ (ถา มีการแบงหมวดใหน าํ ขอ ผูร กั ษาการ
ตามระเบยี บไปกําหนดเปน ขอสดุ ทายกอนทจ่ี ะขึน้ หมวด ๑)........................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
ประกาศ ณ วนั ท.่ี .........เดือน...................พ.ศ..................
ลงชอ่ื
( พมิ พช อื่ เตม็ )
ตาํ แหนง ……………….
๑๗
๔.๓ ขอบังคับ คือบรรดาขอความที่ผมู อี ํานาจหนา ที่กาํ หนดใหใ ช โดยอาศยั
อํานาจของกฎหมายท่ีบัญญัตใิ หก ระทาํ ได กาํ หนดใหใ ชกระดาษตราครุฑ ซง่ึ มสี วนประกอบดังน้ี
- ขอบงั คบั ใหล งชอ่ื สว นราชการท่ีออกขอบงั คับ
- วาดว ย ใหล งชอื่ ขอบงั คับ
- ฉบบั ท่ี ถา เปนขอ บงั คบั ทีก่ ลาวถงึ เปน ครง้ั แรกในเรื่องนน้ั ไมตองลงวา เปน
ฉบับท่ีเทาใด แตถาเปนขอบังคับเรื่องเดียวกันที่มีการแกไขเพ่ิมเติมใหลงเปนฉบับที่ ๒ และที่ถัด ๆ
ไป ตามลาํ ดับ
- พ.ศ. ใหล งตวั เลขของปพทุ ธศักราชทีอ่ อกขอบังคับ
- ขอความ ใหอ างเหตผุ ลโดยยอ เพอ่ื แสดงถึงความมงุ หมายทต่ี องการออก
ขอบังคบั และอา งกฎหมายทีใ่ หอํานาจออกขอ บังคับ
- ขอ ใหเรียงขอความท่ีเปน ขอบังคับเปนขอ ๆ โดยใหขอ ๑ เปน ช่ือ
ขอบังคับ ขอ 2 เปนวันที่ใชบังคับกําหนดวาใหใชบังคับต้ังแตเม่ือใด และขอสุดทายเปนขอผู
รักษาการ ขอบังคับใดถามีมากขอหรือหลาย เร่ืองจะแบงเปนหมวดก็ได โดยใหยายขอผูรักษาการ
ไปเปน ขอ สดุ ทายกอ นทีจ่ ะขนึ้ หมวด ๑
- ประกาศ ณ วนั ที่ ใหล งตวั เลขของวันที่ ช่อื เต็มของเดือน และตัวเลขของ
ปพ ุทธศกั ราชท่ีออกขอ บังคบั
ระเบียบและขอบังคับมีสวนแตกตางที่สําคัญอยางหนึ่งคือ ระเบียบน้ันจะ
ออกโดยอาํ นาจของกฎหมายหรอื ไมกไ็ ด แตถาเปนขอ บังคับแลว ตอ งออกโดยอาํ นาจของกฎหมาย
เทา นั้น เหตุท่ตี องมขี อบังคบั เนอ่ื งจากฎหมายบางฉบบั ไดกําหนดใหส วนราชการออกเปนขอบงั คบั
- ลงช่อื ใหลงลายมอื ช่อื ผูออกขอ บงั คับ และพมิ พช่อื เตม็ ของเจาของ
ลายมอื ชือ่ ไวใตลายมอื ช่อื
- ตําแหนง ใหล งตําแหนง ของผอู อกขอบังคับ
๑๘
รปู แบบขอ บังคบั
ขอบังคบั ชือ่ สวนราชการทอี่ อกขอ บังคับ
วา ดวย.........................................................................
ฉบับท่ี ........ (ถา มเี รือ่ งเดียวกันเกนิ กวา ๒ ฉบบั )
พ.ศ....................................
-----------------------------------
(ขอความ) ใหอางเหตุผลโดยยอเพ่ือแสดงถึงความมุงหมายท่ีตองการออก
ขอ บังคับ และอา งถึงกฎหมายทใ่ี หอํานาจออกขอ บังคับ (ถา ม)ี
ขอ ๑ ขอ บังคับน้ีเรียกวา “ขอบังคับ.................................................................
พ.ศ....................”
ขอ ๒ ขอบังคับนใี้ หใ ชบ งั คบั ต้งั แต. ................................................เปนตน ไป
..............................................................................................................................................
.........…………………………………………………………………………………………………
..............................................................................................................................................
.........…………………………………………………………………………………………………
ขอ (สดุ ทา ย) ผูร ักษาการตามขอบังคับ (ถา มีการแบง หมวดใหน ําขอผูรักษาการ
ตามขอบงั คบั ไปกาํ หนดเปน ขอ สุดทา ยกอนท่ีจะขนึ้ หมวด ๑).......................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
ประกาศ ณ วนั ท.ี่ .........เดือน...................พ.ศ..................
ลงชอ่ื
( พิมพช อ่ื เตม็ )
ตาํ แหนง……………….
๑๙
๕. หนังสอื ประชาสัมพันธ มี ๓ ชนดิ ไดแก ประกาศ แถลงการณ และขาว
๕.๑ ประกาศ คือบรรดาขอความที่ทางราชการประกาศ หรือชี้แจงใหทราบ หรือ
แนะแนวทางใหป ฏบิ ตั ิ กาํ หนดใหใชกระดาษตราครฑุ ซงึ่ มีสว นประกอบดงั น้ี
- ประกาศ ใหลงชอ่ื สวนราชการทีอ่ อกประกาศ
- เรอื่ ง ใหล งช่ือเรือ่ งท่ีประกาศ
- ขอความ ใหอา งเหตุผลทต่ี องออกประกาศและขอความท่ีประกาศ
- ประกาศ ณ วันท่ี ใหลงตวั เลขของวันที่ ชอื่ เตม็ ของเดอื น และตัวเลขของ
ปพ ุทธศกั ราชทอ่ี อกประกาศ
- ลงช่ือ ใหล งลายมือชือ่ ผูออกประกาศ และพิมพช ื่อเตม็ ของเจา ของลายมือช่ือ
ไวใ ตลายมอื ช่ือ
- ตาํ แหนง ใหลงตําแหนงของผอู อกประกาศ
ในกรณที ่ีกฎหมายกาํ หนดใหทาํ เปนแจงความ ใหเ ปล่ยี นคําวาประกาศ เปน แจงความ
๒๐
รปู แบบประกาศ
ประกาศ ชื่อสวนราชการทอี่ อกประกาศ
เร่อื ง…………………………………………………………………
-----------------------------------
(ขอความ) ......................................................................................................
..............................................................................................................................................
........................................………………………………………………………………………….
..............................................................................................................................................
.........…………………………………………………………………………………………………
..............................................................................................................................................
........................................………………………………………………………………………….
..............................................................................................................................................
.........…………………………………………………………………………………………………
ประกาศ ณ วนั ท.ี่ .........เดอื น...................พ.ศ..................
ลงช่อื
( พิมพช่ือเตม็ )
ตาํ แหนง……………….
๒๑
๕.๒ แถลงการณ คือบรรดาขอความที่ทางราชการแถลงเพ่อื ทําความเขา ใจในกจิ การ
ของทางราชการ หรือเหตุการณ หรอื กรณใี ด ๆ ใหทราบชดั เจนโดยทัว่ กนั กาํ หนดใหใ ชก ระดาษตรา
ครุฑ ซ่ึงมสี วนประกอบดงั นี้
- แถลงการณ ใหล งชื่อสวนราชการท่อี อกแถลงการณ
- เรอื่ ง ใหล งชอื่ เร่อื งท่อี อกแถลงการณ
- ฉบบั ที่ ใชในกรณที ต่ี อ งออกแถลงการณหลายฉบบั ในเร่อื งเดยี วกนั ทต่ี อเนอ่ื งกนั
ใหล งฉบบั ท่เี รยี งตามลาํ ดบั ไวด วย
- ขอ ความ ใหอ างเหตผุ ลท่ีออกแถลงการณและขอ ความท่แี ถลงการณ
- สวนราชการท่ีออกแถลงการณ ใหล งชือ่ สวนราชการที่ออกแถลงการณ
- วันเดอื นป ใหลงตัวเลขของวันที่ ชอื่ เตม็ ของเดือน และตวั เลขของปพุทธศกั ราช
ท่อี อกแถลงการณ
๒๒
รปู แบบแถลงการณ
แถลงการณ ชอ่ื สวนราชการที่ออกแถลงการณ
เรอื่ ง…………………………………………………………………
ฉบับท.ี่ .......................(ถา ม)ี
-----------------------------------
(ขอความ) ......................................................................................................
..............................................................................................................................................
........................................………………………………………………………………………….
..............................................................................................................................................
.........…………………………………………………………………………………………………
..............................................................................................................................................
........................................………………………………………………………………………….
..............................................................................................................................................
.........…………………………………………………………………………………………………
สว นราชการท่อี อกแถลงการณ
วัน เดอื น ป
๒๓
๕.๓ ขาว คือบรรดาขอความที่ทางราชการเห็นสมควรเผยแพรใหทราบ ซึ่งมี
สวนประกอบดงั น้ี
- ขาว ใหล งชือ่ สวนราชการทอี่ อกขาว
- เรือ่ ง ใหล งช่ือเรือ่ งที่ออกขา ว
- ฉบับท่ี ใชใ นกรณที จี่ ะตองออกขาวหลายฉบับในเรื่องเดียวทีต่ อเนอื่ งกนั ใหล ง
ฉบบั ที่เรยี งลําดับไวด ว ย
- ขอ ความ ใหล งรายละเอยี ดเกี่ยวกับเรือ่ งของขา ว
- สว นราชการทอ่ี อกขา ว ใหล งชื่อสว นราชการที่ออกขาว
- วนั เดือนป ใหลงตวั เลขของวันที่ ช่ือเต็มของเดือน และตวั เลขของปพ ทุ ธศกั ราช
ที่ออกขา ว
๒๔
รปู แบบขา ว
ขาว ชอ่ื สว นราชการท่อี อกขา ว
เรอ่ื ง…………………………………………………………………
ฉบบั ท.่ี .......................(ถา ม)ี
-----------------------------------
(ขอ ความ) ......................................................................................................
..............................................................................................................................................
........................................………………………………………………………………………….
..............................................................................................................................................
.........…………………………………………………………………………………………………
..............................................................................................................................................
........................................………………………………………………………………………….
..............................................................................................................................................
.........…………………………………………………………………………………………………
สวนราชการท่อี อกขา ว
วนั เดือน ป
๒๕
๖. หนังสือท่ีเจาหนาท่ีทําขึ้นหรือรับไวเปนหลักฐานในราชการ เปนหนังสือท่ีทาง
ราชการทําข้ึนนอกเหนอื จาก ๕ ชนิดขางตน หรือหนังสือท่ีหนวยงานอ่ืนใด ซ่ึงมิใชสวนราชการหรือ
บุคคลภายนอกมมี าถงึ สวนราชการ และสวนราชการรบั ไวเ ปนหลกั ฐานของทางราชการ มี ๔ ชนิด
คอื หนังสือรบั รอง รายงานการประชมุ บันทึก และหนงั สืออืน่
๖.๑ หนังสอื รับรอง เปนหนงั สอื ทส่ี วนราชการออกใหเ พ่อื รบั รองแกบคุ คล นติ -ิ
บุคคล หรือหนวยงาน เพื่อวตั ถปุ ระสงคอยางหน่ึงอยางใด ใหปรากฏแกบุคคลโดยท่ัวไปไมจําเพาะ
เจาะจง กาํ หนดใหใ ชก ระดาษตราครุฑ และมีสวนประกอบดังนี้
- เลขที่ ใหลงเลขที่ของหนังสือรับรองโดยเฉพาะ เริ่มตั้งแตเลขที่ ๑ เรียงเปน
ลาํ ดบั
- สว นราชการเจาของหนังสือ ใหล งชอื่ สวนราชการซ่ึงเปน เจาของหนงั สือน้ัน
และจะลงสถานท่ีตั้งของสวนราชการเจา ของหนังสอื ดวยกไ็ ด
- ขอความ ใหลงขอความข้นึ ตนวา หนังสือฉบับนใ้ี หไวเพ่ือรับรองวา แลว ตอ
ดวยช่อื บุคคล นติ ิบคุ คล หรือหนวยงานท่ีทางราชการรับรอง ในกรณีเปนบุคคลใหพิมพชื่อเต็ม โดย
มีคํานําหนานาม ชื่อ นามสกุล ตําแหนงหนาท่ี และสังกัดหนวยงานที่ผูน้ันทํางานอยูอยางชัดแจง
แลวจึงลงขอ ความท่ีรบั รอง
- ใหไว ณ วันท่ี ใหล งตัวเลขของวนั ท่ี ชอื่ เตม็ ของเดอื น และตัวเลขของป
พทุ ธศักราชทอี่ อกหนงั สือรับรอง
- ลงชื่อ ใหล งลายมอื ชือ่ หวั หนาสวนราชการผอู อกหนังสือหรอื ผูที่ไดร บั
มอบหมาย และพิมพช ่ือเตม็ ของเจา ของลายมอื ชอื่ ไวใตล ายมือชือ่
- ตาํ แหนง ใหล งตําแหนง ของผูลงลายมอื ช่ือในหนงั สอื
- รปู ถาย และลายมือชอ่ื ของผูไดร ับการรบั รอง ในกรณีทกี่ ารรับรองเปน
เรื่องสําคัญท่ีออกใหแกบุคคลใหติดรูปถายของผูท่ีไดรับการรับรอง ขนาด ๔ x ๖ เซนติเมตร หนา
ตรงไมส วมหมวก ประทบั ตราช่ือสวนราชการทีอ่ อกหนังสือบนขอบลางดานขวาของรูปถายคาบตอ
ลงบนแผนกระดาษและใหผูนั้นลงลายมือชื่อไวใตรูปถายพรอมทั้งพิมพชื่อเต็มของเจาของลายมือ
ชอ่ื ไวใตลายมือช่ือดว ย
หนังสอื รับรอง อาจไมตองติดรูปถายทุกกรณี จะตองติดเฉพาะเร่ืองสําคัญเทานั้น การ
พิจารณาวากรณีใดเปน เรือ่ งสาํ คญั หรอื ไมนัน้ ใหอยูใ นดุลพินจิ ของหัวหนา สวนราชการ
การออกหนังสือรับรองในนามคณะกรรมการ จะสามารถกระทําได โดยใหลงชื่อ
คณะกรรมการที่สวนราชการของหนังสือ โดยออกเลขท่ีหนังสือเชนเดียวกับการออกเลขที่หนังสือ
ภายนอกในนามของคณะกรรมการ การลงชื่อใหลงชื่อประธานกรรมการ หรือผูไดรับมอบหมาย
จากคณะกรรมการใหลงช่ือในนามของคณะกรรมการ ในกรณีท่ีรับรองเปนเรื่องสําคัญให
ประทบั ตราช่ือสวนราชการระดับกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเจาของเรื่อง เวนแตจะมีตราของ
คณะกรรมการ
๒๖
รปู แบบหนงั สือรบั รอง
เลขท่ี................................ สวนราชการเจาของหนังสอื
(ขอความ) หนงั สือฉบับน้ีใหไวเพื่อรับรองวา (ระบุช่ือบุคคล นิติบุคคลหรือ หนวยงานที่จะ
ใหก ารรบั รองพรอ มทัง้ ตําแหนงและสังกดั หรอื ท่ตี ัง้ แลว ตอ ดวยขอความทร่ี บั รอง)…………………
..............................................................................................................................................
........................................………………………………………………………………………….
..............................................................................................................................................
.........…………………………………………………………………………………………………
..............................................................................................................................................
........................................………………………………………………………………………….
..............................................................................................................................................
.........…………………………………………………………………………………………………
ใหไ ว ณ วันท.่ี ............เดือน......................พ.ศ....................
ลงช่อื
( พิมพช ื่อเต็ม )
ตําแหนง ......……………….
(สว นนใ้ี ชส ําหรับเรื่องสําคัญ)
รูปถาย
(ถามี)
ประทบั ตราชอื่ สวนราชการ
ลงช่อื ผทู ่ไี ดร ับการรบั รอง
พิมพชือ่ เต็ม
๒๗
๖.๒ รายงานการประชุม เปนการบันทึกความคิดเห็นของผูมาประชุม ผูเขารวม
ประชุม และมตขิ องทีป่ ระชุมไวเปน หลักฐาน ซง่ึ มสี ว นประกอบดังน้ี
- รายงานการประชุม ใหลงชื่อคณะที่ประชุม หรอื ชือ่ การประชุมนั้น
- ครัง้ ที่ ใหล งครั้งทีป่ ระชมุ
- เมื่อ ใหลงวนั เดือน ปท่ีประชมุ
- ณ ใหล งสถานที่ประชมุ
- ผูมาประชุม ใหล งชอ่ื และหรอื ตําแหนงของผไู ดรับแตง ตง้ั เปนคณะที่ประชุม ซึ่ง
มาประชมุ ในกรณีทมี่ ผี ูมาประชุมแทนใหลงชื่อผูมาประชุมแทน และลงวามาประชุมแทนผูใด หรือ
ตาํ แหนง ใด
- ผไู มม าประชมุ ใหลงชื่อ และ หรอื ตาํ แหนง ของผทู ่ีไดร ับแตงตั้งเปนคณะท่ี
ประชุมซ่งึ มไิ ดม าประชมุ พรอ มท้ังเหตุผล (ถามี)
- ผเู ขา รวมประชมุ ใหล งชอ่ื และหรอื ตาํ แหนง ของผทู ม่ี ไิ ดร บั การแตงตง้ั เปน คณะ
ท่ีประชมุ ซึ่งไดเขา รวมประชมุ (ถามี)
- เรม่ิ ประชุมเวลา ใหล งเวลาท่เี ร่มิ ประชมุ
- ขอความ ใหบันทึกขอ ความทปี่ ระชุม โดยปกตใิ หเริม่ ตนดว ยประธานกลา ว
เปดประชุมและเรอ่ื งทปี่ ระชมุ กบั มตหิ รอื ขอสรปุ ท่ีประชุมในแตละเรอ่ื งเรียงตามลาํ ดบั
- เลกิ ประชุม เวลา ใหลงเวลาทีเ่ ลิกประชุม
- ผูจดรายงานการประชมุ ใหล งช่อื ผูจ ดรายงานการประชุมครง้ั นั้น
๒๘
รปู แบบรายงานการประชมุ
รายงานการประชมุ ......................................
ครั้งท.ี่ ...........................
เมื่อ.................................................
ณ..................................................
-------------------------------------
ผูม าประชุม
ผไู มมาประชุม (ถาม)ี
ผเู ขา รวมประชุม (ถา ม)ี
เร่มิ ประชมุ เวลา
(ขอความ)...................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
เลกิ ประชุม เวลา
ผูจดรายงานการประชุม
๒๙
๖.๓ บันทึก คือบรรดาขอความซึ่งผูใตบังคับบัญชาเสนอตอผูบังคับบัญชา หรือ
ผูบังคับบัญชาสั่งการแกผูใตบังคับบัญชา หรือขอความท่ีเจาหนาที่ หรือหนวยงานระดับตํ่ากวา
สวนราชการระดับกรม ติดตอกันในการปฏิบัติราชการ กําหนดใหใชกระดาษบันทึกขอความ ซ่ึงมี
สว นประกอบดังน้ี
- ช่ือ หรือตําแหนงท่ีบันทึกถึง โดยใชคําข้ึนตนตามกําหนดไวในภาคผนวก ๒
ของระเบียบสารบรรณ
- สาระสําคัญของเรือ่ ง ใหล งใจความของเร่อื งทบ่ี ันทึก ถามีเอกสารประกอบกใ็ ห
ระบุไวดวย
- ช่ือและตาํ แหนง ใหล งลายมอื และตาํ แหนงของผูบันทกึ และในกรณีที่ไมใ ช
กระดาษบันทึกขอความ ใหลงวันเดือนปท่ีบันทึกไวดวย ซ่ึงจะกลาวโดยละเอียดในเรื่อง
“การเกษียน” ในบทท่ี ๘
การบนั ทกึ ตอ เน่อื ง โดยปกตใิ หผ ูบันทึกระบุคําข้ึนตน ใจความบันทกึ และลงช่ือ
เชนเดียวกับที่ไดกลาวไวขางตน และใหลงวัน เดือน ป กํากับใตัลายมือชื่อผูบันทึก หากไมมี
ความเห็นใดเพมิ่ เติมใหล งช่ือ และวัน เดอื น ป กาํ กับเทาน้นั
ความแตกตา งระหวา งหนงั สอื ภายในกบั บนั ทึก
รายการ หนังสือภายใน บันทึก
ความหมาย เปน หนงั สอื ตดิ ตอ ราชการทเี่ ปน แบบ เปน ขอความซง่ึ ผูใตบงั คับบญั ชาเสนอตอ
พิธนี อยกวา หนังสอื ตดิ ตอ ภายใน ผูบ งั คบั บญั ชา หรือผูบ ังคบั บญั ชาส่งั การ
กระทรวง ทบวง กรม หรอื จงั หวดั แกผใู ตบังคับบัญชา หรือขอความที่
เดยี วกนั เจาหนาทห่ี รอื หนว ยงานระดบั ต่ําวา สว น
ราชการระดบั กรมติดตอกันในการปฏบิ ตั ิ
กระดาษท่ีใช ใชก ระดาษบนั ทกึ ขอ ความเทา นนั้ ราชการ
สวนราชการ ตองระบุวา สว นราชการใดเปน ใชกระดาษบนั ทึกขอ ความหรือไมก ็ได
เจาของหนงั สอื ไมจําเปน ตองระบุ
ที่ ตอ งลงรหสั และเลขประจาํ ของ
เจาของเร่ืองกบั ตวั เลขทะเบยี น ไมจ ําเปนตอ งระบุ
หนงั สือสง (ออก)
๓๐
รายการ หนงั สือภายใน บนั ทกึ
วันท่ี
ใหลงวนั ท่ี ชอื่ เต็มของเดอื นและ ถา ใชกระดาษบนั ทกึ ขอ ความ กใ็ หล งวนั ท่ี
เร่ือง
คาํ ขึ้นตน ตัวเลขของปพทุ ธศกั ราชทอ่ี อกหนงั สอื เชนเดียวกนั แตถ า หากวามิไดใ ชกระดาษ
ขอ ความ บันทกึ ขอ ความ ใหเขยี นวนั เดือน ป ท่ี
ลงช่ือและ
ตาํ แหนง บนั ทกึ ไวใ ตล ายมือช่อื ผบู นั ทกึ
เจา ของ ใหลงช่อื ยอ ทเี่ ปนใจความสน้ั ท่ีสดุ ของ ไมจําเปนตองระบุ
หนงั สือ
หนงั สือฉบับนนั้
ใชคาํ ข้ึนตน ตามฐานะของผรู ับหนงั สอื เหมือนหนงั สอื ภายใน
ตามตารางการใชค าํ ขึ้นตน สรรพนาม
และคําลงทา ย
ใหล งสาระสําคญั ของเรอื่ งใหชัดเจน ลักษณะเดยี วกนั แตไ มเ รยี กวา ขอความ
และเขา ใจงา ย เรยี กวา สาระสาํ คัญของเรื่อง
ใหลงลายมือชอ่ื เจา ของหนงั สอื และให ใหล งลายมอื ชอื่ และตําแหนง ของผูบันทกึ
พิมพชื่อเตม็ ของเจาของลายมอื ช่อื ไว โดยไมจาํ เปน ตอ งพิมพช่อื เตม็ ของเจาของ
ใตลายมอื ชอ่ื และลงตําแหนงของ ลายมอื ช่อื ไวใ ตลายมือชื่อ
เจา ของหนงั สอื
ออกในนามของสว นราชการ ออกในนามของบุคคลถงึ บคุ คล
๖.๔ หนังสืออ่ืน เปนหนังสือหรือเอกสารอื่นใดที่เกิดขึ้น เนื่องจากการปฏิบัติงานของ
เจาหนา ทเี่ พื่อเปนหลกั ฐานในทางราชการ ซ่งึ รวมถึง ภาพถา ย ฟลม แถบบันทึกเสียง หรือหนังสือ
ของบุคคลภายนอกท่ียื่นตอเจาหนาที่และเจาหนาที่ไดรับเขาทะเบียนรับหนังสือของทางราชการ
แลว มีรูปแบบตามท่ีกระทรวง ทบวง กรม จะกําหนดข้ึนใชตามความเหมาะสม เวนแตมีแบบตาม
กฎหมายเฉพาะเร่ืองใหทําตามแบบ เชน โฉนด แผนที่ แบบ แผนผัง สัญญา หลักฐานการสืบสวน
และสอบสวนและคํารอง เปน ตน
๓๑
ชั้นความเร็ว และช้ันความลับใน หนงั สือราชการ
หนังสือราชการท้ังชนิดหนังสือภายนอก และหนังสือภายใน ถามีช้ันความเร็ว และชั้น
ความลับ หมายถึง ตองการความรวดเร็ว และเปนความลับในการติดตอราชการมากนอยเพียงใด
ก็ใหระบุดวย ช้ันความเร็วเขียนไวในแนวเดียวกับท่ีแตใหอยูเหนือ หนังสือภายนอก เชนเดียวกัน
กับหนังสอื ประทับตรา สว นหนังสือภายใน ใหเขียนชั้นความเร็วไวดานซายมือติดกับครุฑ แตใหอยู
เหนือสวนราชการ
ชน้ั ความเรว็ ในหนงั สอื ราชการมี ๓ ช้นั คือ
๑. ดว นที่สดุ (Top Secret) ใหเจาหนา ทปี่ ฏิบัตทิ ันทีที่ไดรบั หนังสือนั้น
๒. ดวนมาก (Secret) ใหเ จา หนา ทปี่ ฏิบัติโดยเร็ว
๓. ดวน (Confidential) ใหเจาหนา ที่ปฏิบตั ิเรว็ กวา ปกติเทาที่จะทําได
ชั้นความลับ ในหนังสือราชการมีหนังสือภายนอก หนังสือภายใน และหนังสือ
ประทับตรา ใหเขียนไวตรงกลางกระดาษเหนือครุฑ และสวนลางสุดของหนากระดาษ ชั้น
ความลบั ในหนงั สือราชการตามระเบยี บวาดวยการรักษาความลับของทางราชการ พ.ศ. ๒๕๔๔ มี
๓ ช้ัน คอื
๑. ลบั ทีส่ ดุ เปนเรือ่ งท่ีเก่ียวกับความม่นั คง ความปลอดภยั และความสงบ
๒. ลับมาก เปน เร่อื งสาํ คญั ทเ่ี กย่ี วกบั ขา วสาร วัตถุ หรอื บุคคล
๓. ลับ เปน เร่อื งท่ีเกี่ยวกับขาวสาร วตั ถหุ รอื บคุ คล แตส าํ คัญนอ ยกวา ลับมาก
มใิ หรั่วไหลไปยังบคุ คลอ่นื ทไี่ มม ีหนาท่ี
การกําหนดเลขทห่ี นังสอื ออก
รหัสตัวพยัญชนะและเลขประจําของเจาของเรื่องตามระเบียบขอ ๑๑.๑ ขอ ๑๒.๒ และ
ขอ ๑๔.๑ ประกอบดวยรหัสตวั พยญั ชนะสองตวั แลวตอ ดว ยเลขประจําของเจา ของเร่ือง
๑. รหัสตัวพยญั ชนะสองตัว ใชแทนช่อื กระทรวง ทบวง กรม หรอื สวนราชการที่ไมส ังกัด
สาํ นักนายกรฐั มนตรี กระทรวง ทบวง หรอื จงั หวดั การกาํ หนดรหัสพยัญชนะ ตัวพยญั ชนะนอกจาก
ที่กําหนดไวน้ี ใหปลัดสํานักนายกรัฐมนตรีซึ่งเปนผูรักษาการตามระเบียบเปนผูกําหนดรหัส
พยัญชนะ สําหรับจังหวัดใหกําหนดโดยหารือกระทรวงมหาดไทย เพื่อมิใหการกําหนดอักษรสอง
ตัวน้มี กี ารซ้ํากนั
ตอ ไปนเ้ี ปน การยกตวั อยา งเพือ่ ประกอบเพยี งบางสว น ทั้งน้ไี ดระบทุ ง้ั หมดไวในภาคผนวก
๑ แลว
๓๒
๑.๑ รหัสตัวพยัญชนะประจํากระทรวง ทบวง และสวนราชการท่ีไมสังกัดสํานัก
นายกรฐั มนตรี กระทรวง หรอื ทบวง ใหกําหนดไว เชน
สํานักนายกรฐั มนตรี นร
กระทรวงการคลัง กค
กระทรวงเกษตรและสหกรณ กษ
กระทรวงมหาดไทย มท
กระทรวงแรงงานและสวัสดกิ ารสังคม รส
กระทรวงศึกษาธกิ าร ศธ
กระทรวงสาธารณสุข สธ
สํานกั พระราชวัง พว
สาํ นกั งานตรวจเงนิ แผน ดนิ ตผ
สํานกั งานอัยการสูงสดุ อส
๑.๒ รหัสตวั พยัญชนะประจาํ จงั หวัด และกรงุ เทพมหานคร ใหกาํ หนดไว เชน
กระบี่ กบ
กาญจนบุรี กจ
ขอนแกน ขก
ชลบุรี ชบ
ชุมพร ชพ
ตรัง ตง
ตราด ตร
นครสวรรค นว
นาน นน
พระนครศรอี ยุธยา อย
นนทบรุ ี นบ
นราธิวาส นธ
เลย ลย
สกลนคร สน
แพร พร
มหาสารคาม มค
อุตรดิตถ อต
อทุ ยั ธานี อน
อบุ ลราชธานี อย
๓๓ ประกอบดวยตัวเลขส่ีตัว ให
๒. เ ล ข ป ร ะ จํ า ข อ ง เ จ า เ ร่ื อ ง
กาํ หนดดังนี้
๒.๑ สําหรับราชการบรหิ ารสว นกลาง
๒.๑.๑ ตัวเลขสองตัวแรก สาํ หรับกระทรวง หรือทบวง หมายถงึ สว นราชการ
ระดบั กรม โดยเร่มิ จากตวั เลข ๐๑ เรยี งไปตามลําดับสวนราชการตามกฎหมายวา ดวยการปรบั ปรุง
กระทรวง ทบวง กรม หากมีการเปลย่ี นแปลงโดยยบุ สว นราชการใดใหปลอ ยตัวเลขน้ันวาง หากมี
การจดั ต้งั สวนราชการข้ึนใหมใ หใชเ รียงลําดบั ถดั ไป
ในกรณกี ระทรวง หรอื ทบวงใดมีกรม หรอื สว นราชการท่เี รยี กชือ่ อยา งอ่นื
ทม่ี ีฐานะเปนกรมตัง้ แต ๑๐๐ สว นราชการข้ึนไป ใหใ ชเลขไดต ามตัวโดยเรมิ่ จาก ๐๐๑ เรยี งไป
ตามลาํ ดับ
สําหรับสวนราชการท่ีไมส งั กดั สาํ นกั นายกรัฐมนตรี กระทรวง หรือทบวง
ใหใ ชต วั เลข 00
๒.๑.๒ ตวั เลขสองตวั หลงั หมายถงึ สํานัก กอง หรอื สวนราชการทม่ี ฐี านะ
เทยี บเทา กอง โดยเริ่มจากตวั เลข ๐๑ เรยี งไปตามลําดบั สว นราชการ ตามกฎหมาย วาดวยการแบง
สว นราชการ หากมีการเปลยี่ นแปลงโดยยบุ สวนราชการใดใหป ลอ ยเลขนัน้ วา ง หากมีสว นราชการ
ใหมใ หเรียงลาํ ดบั ถดั ไป
ในกรณที ีม่ สี าํ นกั กอง สว นราชการท่มี ฐี านเทยี บกอง หรอื หนว ยงาน
ระดบั กอง ตง้ั แต ๑๐๐ สว นราชการขึ้นไป ใหใชเ ลขไดส ามตวั โดยเร่ิมจาก ๐๐๑ เรยี งไปตามลําดบั
ถา มีกองหรอื หนว ยงานระดับกองทมี่ ไิ ดจัดต้งั โดยกฎหมายวาดว ยการ
แบงสวนราชการ ใหหวั หนา สว นราชการระดบั กรมเปนผกู ําหนดตัวเลขสองตัวหลงั โดยใชตวั เลขใน
ลาํ ดบั ตอ จากกองหรือหนว ยงานระดับกอง ตามกฎหมายวา ดวยการแบง สว นราชการ เชน
สํานกั งานปลดั สาํ นกั นายกรัฐมนตรี
กองกลาง นร ๑๒๐๑
สาํ นักงานตรวจเงนิ แผน ดนิ
สํานักงานเลขานกุ ารกรม ตผ ๐๐๐๑
สําหรบั หนว ยงานในราชการสวนภูมภิ าคทข่ี ้นึ กับจงั หวดั โดยตรง ตัวเลข
สองตัวแรกใหใ ชต ัวเลข ๐๐
๓๔
๒.๒.๒ ตัวเลขสองตัวหลงั หมายถึง หนวยงานในราชการสว นภูมภิ าคทสี่ งั กัด
จังหวดั หรืออาํ เภอ โดยกาํ หนดให ดงั นี้
สํานกั นายกรัฐมนตรี กระทรวงมหาดไทย
ประชาสมั พนั ธ ๐๑ สาํ นกั งานจงั หวดั ๑๗
สถติ ิ ๐๒ ปกครอง ๑๘
กระทรวงกลาโหม พัฒนาชุมชน ๑๙
สัสดี ๐๓ ตํารวจภธู ร ๒๐
กระทวงการคลัง ตรวจคนเขา เมอื ง ๒๑
ราชพัสดุ ๐๔ ที่ดนิ ๒๒
คลงั ๐๕ โยธาธกิ าร ๒๓
สรรพสามิต ๐๖ เรอื นจาํ ๒๔
สรรพากร ๐๗ เรงรัดพฒั นาชนบท ๒๕
กระทรวงเกษตรและสหกรณ ผังเมอื ง ๒๖
เกษตรและสหกรณ ๐๘ กระทรวงแรงงานและสวสั ดิการสงั คม
ประมง ๐๙ แรงงานและสวสั ดิการสังคม ๒๗
ปศสุ ัตว ๑๐ จดั หางาน ๒๘
ปาไม ๑๑ ประชาสงเคราะห ๒๙
เกษตร ๑๒ ประกันสังคม ๓๐
สหกรณ ๑๓ สวัสดกิ ารและคุม ครองแรงงาน ๓๑
ปฏิรูปทด่ี นิ ๑๔ กระทรวงศึกษาธิการ
กระทรวงคมนาคม ศกึ ษาธกิ าร ๓๒
ขนสง ๑๕ กระทรวงสาธารณสขุ
กระทรวงพาณชิ ย สาธารณสขุ ๓๓
พาณิชยจ ังหวดั ๑๖ กระทรวงอุตสาหกรรม
อุตสาหกรรม ๓๔
สาํ นักงานอยั การสูงสดุ
อัยการจงั หวัด ๓๕
อยั การประจาํ ศาลจังหวดั ๓๖
อัยการประจาํ ศาลแขวง ๓๗
อัยการประจาํ ศาลเดก็ และเยาวชน๓๘
๓๕
ในกรณีท่ีมีการเปล่ียนแปลงอําเภอ ก่ิงอําเภอแผนกงานตาง ๆ ของจังหวัดหรือ
หนว ยงานในราชการสว นภูมิภาคที่ขึ้นกับจังหวัดโดยตรงใหยุบหนวยงานใดใหปลอยตัวเลขน้ันวาง
หากมกี ารจัดตง้ั หนวยงานขน้ึ ใหมใหเรียงลําดบั ถดั ไป เชน
จังหวดั กระบี่ กบ
สํานักงานศกึ ษาธกิ ารจังหวดั กระบี่ กบ ๐๐๓๒
สาํ นกั งานศกึ ษาธกิ ารอาํ เภอเมอื งกระบ่ี กบ ๐๑๓๒
๒.๓ ใหมีการปรับปรุงเลขประจําของเจาของเรื่องใหเปนไปตามลําดับตาม
กฎหมายวาดวยการปรับปรุงสวนราชการ ทบวง กรม และกฎหมายวาดวยการแบงสวนราชการ
ทุก ๆ ๕ ป โดยถอื เอาปพทุ ธศกั ราชทลี่ งทา ยดวยเลข ๕ และเลข ๐ เปน หลัก
๒.๔ในกรณีท่ีกระทรวง ทบวง สวนราชการท่ีไมสังกัดสํานักนายกรัฐมนตรี
กระทรวง ทบวง จังหวัด ประสงคจะใหรัฐวิสาหกิจ หรือหนวยงานอื่นใดที่มิไดเปนสวนราชการซ่ึง
อยูในสังกัดใหรหัสตัวพยัญชนะของกระทรวง ทบวง สวนราชการที่ไมสังกัดสํานักนายกรัฐมนตรี
กระทรวง ทบวง หรอื จังหวดั แลวแตก รณใี หใชตวั เลขสองตัวแรกเรม่ิ จาก ๕๑ เรียงไปตามลําดับ
หากกระทรวง หรือทบวงหรือทบวงมีสวนราชการระดับกรม หรือสวนราชการท่ี
เรียกชื่ออยางอ่ืนท่ีมีฐานะเปนกรม ตั้งแต ๑๐๐สวนราชการข้ึนไป การกําหนดตัวเลขประจําของ
รัฐวิสาหกิจ หรือหนวยงานอื่นใดที่มิไดเปนสวนราชการตามวรรคหน่ึง ใหใชตัวเลขสามตัว โดยเร่ิม
จาก ๕๑๐ เรียงไปตามลาํ ดบั
๓. เลขประจําของเจาของเร่ืองซึ่งสวนราชการใดกําหนดขึ้นเพ่ิมเติมจากที่กําหนดไวใน ๑
และ ๒ ใหแจงใหปลดั สํานกั นายกรฐั มนตรีทราบ
๔. การกําหนดเลขทีห่ นังสือออกของคณะกรรมการ ใหลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจํา
ของเจาของเร่อื ง ในกรณีที่คณะกรรมการประสงคจะกําหนดรหัสตัวพยัญชนะเพิ่มข้ึน ใหกําหนด
ไดไมเกินสี่ตัว โดยใหอยูในวงเล็บตอจากรหัสตัวพยัญชนะของเจาของเร่ือง และรหัสตัวพยัญชนะ
ดงั กลา วจะตอ งไมซํ้ากับรหัสตัวพยัญชนะท่ีกาํ หนดไว แลวตอดวยเลขประจําของเจา ของเรื่อง
๕. สําหรบั สว นราชการตํ่ากวาระดับกรม หรือจังหวัด หากจําเปนตองออกหนังสือราชการ
เอง หรือเพื่อประโยชนแกการปฏิบัติงานสารบรรณ ใหสวนราชการระดับกรมเจาสังกัดหรือจังหวัด
กําหนดเลขรหสั ใหไ มเ กนิ สามตาํ แหนง โดยใหใสจุดหลังเลขประจําของเจาของเร่ืองตาม ๒ แลวตอ
ดว ยเลขรหสั ท่ีกาํ หนดขึน้ ดงั กลา ว
การใหเลขรหัสตามวรรคหนึ่งถาสามารถจัดเรียงสวนราชการตามลําดับพยัญชนะไดก็ให
เรียงตามนัน้
๓๖
สรปุ
หนังสือราชการคือเอกสารที่เปนหลักฐานในราชการ แบงเปน ๖ ชนิด ไดแก หนังสือ
ภายใน หนังสือภายนอก หนงั สอื ประทบั ตรา หนงั สือส่ังการ หนงั สือประชาสมั พนั ธ และหนงั สอื ท่ี
เจาหนาท่ีทําขึ้นหรือรับไวเปนหลักฐานในราชการ ซ่ึงมีรูปแบบท่ีใชกันตามระเบียบสํานัก
นายกรัฐมนตรี วาดวย งานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ โดยหนังสือราชการบางคร้ังมีช้ันที่แสดง
ความลบั จํานวน ๓ ช้ัน ไดแก ลับที่สุด ลับมาก และลับ นอกจากน้ียังแสดงความเร็วของหนังสือ
๓ ชั้น ไดแก ดวนท่ีสุด ดวนมาก และดวน เพื่อใหผูท่ีเก่ียวของสามารถปฏิบัติไดตรงตามท่ีกําหนด
ไวตามชน้ั ในหนงั สือไดอ ยา งถูกตอ ง
ขอ จํากดั
เน่ืองจากการเขียนหนังสือราชการคือการติดตอส่ือสารระหวาง หนวยงานกับหนวยงาน
หนวยงานกับบุคคล หรือบุคคลกับหนวยงาน ซ่ึงมักพบปญหาในทางปฏิบัติอยูเปนประจํา
โดยเฉพาะการเขียนหนังสือติดตอราชการที่มีรูปแบบภาษา วัฒนธรรมองคกรท่ีใชสืบทอดกันมา
นาน จึงมีการกําหนดรูปแบบ คําขึ้นตน คําลงทาย และกระบวนการใชถอยคําภาษาในการเขียน
ตาง ๆ มากมาย อาทิ การเขียนหนังสือราชการท่ีผูบริหารหรือหัวหนางานจะมีความรูสึกวา ไมได
ดงั ใจกับตน รางเดิม สวนลูกนองกไ็ มเขา ใจเชนเดียวกันวา ตน รา งท่ีผานกระบวนการคิดแลวคิดอีก
ผา นการพิจารณาหลายรอบแลวกวา ทจ่ี ะผานข้นึ ไปสูกระบวนการพิจารณาของผูบังคับบัญชา เหตุ
ใดจึงถกู แกบอ ยครั้ง โดยไมท ราบวาแกไขเพราะอะไร และทาํ ไมจงึ ตองแกไข
ปญ หาตาง ๆ เหลานี้พอจะประมวลไดอ อกเปน 2 ประเด็นใหญ ๆ คือ
๑. สภาพปญ หาภายใน
๒. สภาพปญ หาภายนอก
๑. สภาพปญหาภายใน คือสภาพปญหาที่เกิดจากตัวผูเขียนเอง ท่ีอาจจะยังไมมี
ความรูหรือความเขาใจเก่ียวกับเรื่องที่จะเขียน หรือเลือกใชถอยคําภาษา ตลอดจนไมทราบ
รูปแบบมาตรฐาน และการจดั รปู แบบใหส วยงามตามความเหมาะสม จึงรางโดยใชค วามคดิ ภาษา
ตลอดจนรูปแบบของตนเองตามท่ีเขาใจ โดยไมสามารถจัดระเบียบความคิดได ซึ่งผูท่ีไมมี
ประสบการณใ นเร่อื งทจี่ ะเขียน จงึ เปนการยากที่จะเขียนใหเปนที่ถูกตอง และถูกใจหัวหนาได จึงมี
การแกไ ขซํ้าแลว ซ้าํ อีก สวนผูเปนหัวหนาก็ยอมรูสึกลําบากใจวาตองอาน และตองแกไขตนรางนั้น
เพ่ือใหงานเขียนที่ผานมาถึงตนเปนงานเขียนที่ดีที่สุด ตรงประเด็น แตส่ิงท่ีหัวหนางานมักจะไม
คอ ยคดิ ถงึ เทา ใดนักคอื ความรูสึกของลกู นองผูท ีถ่ กู แกไ ขงานนน้ั
๓๗
๒. สภาพปญหาภายนอก คือปจจัยตาง ๆ ภายนอกท่ีทําใหผูรางหนังสือรูสึกวาเปน
ปญหา อาทิ หัวหนางาน หรือผูบังคับบัญชาระดับเหนือข้ึนไป รูปแบบหนังสือราชการ การใช
ถอยคําภาษา แหลงขอมูล การจัดระบบความคิดในการที่จะเขียน ปจจัยภายนอกนี้สวนใหญเกิด
จากการที่ผูเขียนไมมีความรูเรื่องระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยงานสารบรรณ ไมมีการสง
เขารับการฝกอบรมในเรื่องการรางหนังสือ ตลอดจนไมสามารถจัดระบบความคิดใหเปนข้ันเปน
ตอน เปนเหตุเปนผลกอนการลงมือเขียน ขาดการเอาใจใสการศึกษารูปแบบสํานวนภาษา
ตลอดจนโดยเฉพาะเยาวชนรุนใหม ๆ มักสนใจอานหนังสือนอยลง การเรียนการสอน การสอบที่
นยิ มใชปรนยั มากกวาอตั นยั จึงไมส ามารถทีจ่ ะจดั เรียงถอ ยคําภาษา การคดิ วเิ คราะหเชิงเหตุผลได
และบางหนว ยงานพบวา หวั หนา งานบางงานแกไ ขงานโดยยึดหลกั การเขียนตาม Style ของตนเอง
เทานน้ั
นอกจากน้ียังพบปญหาที่สืบทอดกันมาอยางผิด ๆ โดยคิดวาสิ่งที่สืบทอดกันมา
ถูกตองแลว ทุกประการ อาทิ
๒.๑ บันทึกขอความ จะไมมี “อางถึง” และ ”ส่ิงที่สงมาดวย” ซึ่งจะระบุไวใน
ขอความในบันทึกดังกลาวแลว แตสวนราชการบางหนวยงานถือวา การระบุ “อางถึง” และ “สิ่งท่ี
สงมาดวย” จะชวยใหมองเห็นไดชัดเจนงายตอการอาน และการติดตอ จึงปฏิบัติและสืบทอดมา
เปนเวลานับสิบป
๒.๒ บนั ทึกขอ ความ จะไมมเี สนขีดก้ันระหวา ง “เรื่อง” และ ”เรยี น” แตปจ จบุ นั
พบวา แทบทุกหนว ยงานจะมเี สน ขีดแบงระหวาง “เร่ือง” และ ”เรียน” เปนตน
๒.๓ ประกาศ หรือคําส่ังแตงตั้งคณะทํางานหรือคณะกรรมการตาง ๆ มักจะระบุวา
“ท้ังนี้ตั้งแตบัดนี้เปนตนไป จนกวาจะมีการเปลี่ยนแปลง” ซึ่งการออกประกาศหรือคําสั่งใดก็ตาม
ยอมเปนเอกสารที่สําคัญที่ชอบดวยกฎหมายแลวท้ังส้ิน การเติมขอความ “จนกวาจะมีการ
เปลี่ยนแปลง” เปนการทําใหประกาศ หรือคําสั่งน้ัน ๆ หมดความสําคัญลงไป เพราะหากมีการ
เปลยี่ นแปลงจะตอ งมกี ารยกเลกิ ประกาศ หรอื คาํ สั่งเดิมเปนปกตอิ ยูแลว จงึ ไมควรใสไวในประกาศ
หรอื คําสั่งทยี่ งั มีผลการบงั คับใชอ ยู
ขอ เสนอแนะ
๑. หัวหนาควรที่จะใชวิธีการสอน ควบคูไปกับการแกตนราง และหมั่นถามถึงความรูสึก
นึกคิดวา เขาคิดอยางไร มีเหตุผลอยางไร ทําไมจึงรางอยางน้ัน ทั้งนี้อาจจะเปนเพราะลูกนองไม
ทราบขอมูลที่จะราง ไมทราบท่ีมาที่ไป ไมทราบวัตถุประสงคท่ีจะเขียนหนังสือดังกลาว ประกอบ
กับไมมีประสบการณในเรื่องตาง ๆ ท่ีเกี่ยวของที่จะนํามาเชื่อมโยงกับภาษาในหนังสือราชการใหมี
ความสมบูรณ สมเหตสุ มผล และใชภาษาที่สุภาพอานแลวใหค วามรสู กึ ทด่ี ีตอ หนว ยงานนนั้ ๆ
๓๘
นอกจากสอนแลวยังควรท่จี ะหาแหลง ท่ีมาของการเรยี นรใู นเรือ่ งการเขียน อาทิ การเรยี นรู
จากแฟม เอกสารเร่ืองเดิม (file ขอมูลเดิม) การแสวงหาเพ่ิมเติมดวยตนเอง (จากหนังสือฉบับอ่ืน ๆ
ท่ีเปน งานเขียนทีด่ ี หรือจากคมู อื การรางหนังสือ) นอกจากนีย้ ังควรเสรมิ กาํ ลังใจใหแกล ูกนอ งดว ย
โดยการกลาวคําชมเชยเม่ือรางหนังสือมีพัฒนาการข้ึน หรือบอกใหนําหนังสือดังกลาวไวเปน
ตัวอยา งในการรางหนงั สือครั้งตอ ๆ ไป อกี ประการหน่งึ หวั หนาควรที่จะถายทอดการใชภาษาให
เหมาะสมกบั การรางหนงั สือราชการ ไมใชภ าษาพดู ในการรา งหนังสอื ราชการ
๒. ควรจัดสงหัวหนางานเขารับการฝกอบรม และสงบุคลากรทุกสวนเขารับการฝกอบรม
ดวย เน่ืองจากการปฏิบัติงานในราชการใดก็ตามยอมตองอาศัยการสื่อสารดวยภาษาท้ังสิ้น
องคกรทุกองคกรจึงควรตระหนักที่จะใหมีการจัดอบรมเชิงปฏิบัติการใหความรูในดานน้ีเพ่ือให
เขาใจกระจางย่ิงขึ้น นอกจากนี้ยงั พบวา การเขยี นหนังสือราชการ จําตองอาศัยทักษะในการเขียน
ซึ่งเกิดจากการสั่งสมประสบการณในการเขียน ตลอดจนเร่ืองและเน้ือหาตาง ๆ ที่เกี่ยวของกับการ
เขียน ซึ่งการเขียนนับเปน Style ของแตละบุคคล และเปนเอกลักษณเฉพาะบุคคลดวย หาก
สํานวนภาษาที่เขียนมาตรงประเด็น ไมมีความหมายที่จะตีความไดหลายนัย และไมมีขอมูลสวน
ใดผิดพลาด นาจะถือวาใชได การแกไขโดยไมสามารถแจงวาแกไขเพราะเหตุใด จึงไมเปนการ
สมควร เพราะนอกจากจะบั่นทอนความคิด ความรูสึกของลูกนองแลว ยังเสียเวลา และเปลือง
ตนทุนในการดาํ เนนิ งานอีกดวย
๓. ในการสอบคัดเลือกบุคคลเขาปฏิบัติงานในองคกร โดยเฉพาะองคกรสวนราชการควร
จะไดมีการจัดสอบวัดความรูความสามารถในการรางหนังสือราชการใหถูกตองตามรูปแบบของ
ระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรี วาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๒๖ และควรมีการทดสอบความรู
ความสามารถในการใชคอมพิวเตอรดวย ซ่ึงเมื่อผานการคัดเลือกแลวจะสะดวกในการถายทอด
งาน เนอ่ื งจากไดผ านการอา นเพ่อื เตรียมตวั สอบ และการฝก ทักษะมาระดับหนึ่งแลว