The words you are searching are inside this book. To get more targeted content, please make full-text search by clicking here.
Discover the best professional documents and content resources in AnyFlip Document Base.
Search
Published by kanyarat sriwattanakul, 2019-10-29 21:29:30

123

123

บทที่ ๑
ความรเู กยี่ วกับหนงั สือราชการ

ความหมายและชนิดของหนังสอื ราชการ

ตามระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรี วาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ไดกําหนด
ความหมายและชนิดของหนังสือราชการไววา หนังสือราชการ คือ เอกสารท่ีเปนหลักฐานใน
ราชการ ไดแก หนังสอื ทม่ี ไี ปมาระหวางสวนราชการ หนังสือท่ีสวนราชการมีไปถึงหนวยงานอื่นที่
มิใชสวนราชการ หรือที่มีไปถึงบุคคลภายนอก หนังสือท่ีหนวยงานอื่นใด ซ่ึงมิใชสวนราชการหรือ
บุคคลภายนอกมีมาถึงสวนราชการ รวมทั้งเอกสารท่ีทางราชการจัดทําขึ้นเพ่ือเปนหลักฐานใน
ราชการ และเอกสารท่ีทางราชการจัดทําข้ึนตามกฎหมาย ระเบียบ หรือขอบังคับ หนังสือราชการ
แบงเปน ๖ ชนิด คือหนังสือภายนอก หนังสือภายใน หนังสือประทับตรา หนังสือสั่งการ หนังสือ
ประชาสัมพันธ และหนงั สือท่ีเจาหนาท่ที ําขึ้น หรอื รบั ไวเปนหลักฐานในราชการ

วธิ ีการใชแ ละแบบของหนังสือราชการ

๑. หนังสือภายนอก ใชเปนหนังสือติดตอราชการท่ีเปนแบบพิธีระหวางสวนราชการ
(ตางกระทรวง ทบวง กรม) หรือสวนราชการมีถึงหนวยงานอ่ืนใด ซึ่งมิใชสวนราชการ หรือท่ีมีถึง
บุคคลภายนอก กําหนดใหใชกระดาษตราครุฑขนาด เอ ๔ พิมพครุฑขนาดครุฑสูง ๓ เซนติเมตร
ดวยหมกึ สีดําครุฑดนุ ทีก่ ึ่งกลางสว นบนของกระดาษ ซงึ่ มสี วนประกอบ ดงั นี้

- ที่ ใหลงรหัสพยัญชนะและเลขประจําของเจาของเรื่อง ตามที่กําหนดไวใน
ภาคผนวก ๑ ของระเบียบงานสารบรรณทับเลขทะเบียนหนังสือสง สําหรับหนังสือของ
คณะกรรมการใหก ําหนดรหสั ตวั พยญั ชนะเพ่มิ ขึน้ ไดต ามความจําเปน

- สวนราชการเจา ของหนงั สือ ใหล งชอ่ื สว นราชการ สถานทรี่ าชการ หรือคณะ
กรรมการซ่ึงเปน เจา ของหนงั สือนนั้ และโดยปกตใิ หลงทต่ี ้งั ไวด วย

- วันเดอื นป ใหล งเลขของวันที่ ชือ่ เตม็ ของเดอื น และตัวรหัสของปพทุ ธศักราชท่ี
ออกหนังสือ โดยไมตอ งใสคาํ วา “วันที”่ “พ.ศ.”

- เรอื่ ง ใหล งเร่ืองยอทีเ่ ปน ใจความส้นั ทส่ี ุดของหนงั สือฉบับน้ัน ในกรณที ่เี ปน
หนังสอื ตอ เนื่องโดยปกติใหลงชื่อของหนงั สอื ฉบบั เดมิ

- คาํ ขน้ึ ตน ใหใ ชค าํ ขึ้นตน ของผรู ับหนังสอื ตามตารางการใชค าํ ข้ึนตน สรรพนาม
คาํ ลงทา ยท่ีกําหนดไวในภาคผนวก ๒ ของระเบียบงานสารบรรณ แลวลงตําแหนงของผูท่ีหนังสือมี
ถงึ หรือช่อื บุคคลกรณีทีม่ ีถึงตัวบุคคลไมเ กีย่ วกบั ตาํ แหนง หนาท่ี



- อางถงึ (ถา ม)ี ใหอางถึงหนงั สือทีม่ ีติดตอกันเฉพาะหนังสือทส่ี ว นราชการผูรบั
หนังสือไดรับมากอนแลวจะจากสวนราชการใดก็ตาม ใหลงช่ือสวนราชการเจาของหนังสือและ
เลขท่ีหนังสือ วันท่ี เดือน ปพุทธศักราชของหนังสือน้ัน ถาหากหนังสือที่อางถึงมีช้ันความลับ และ
ชนั้ ความเร็วในฉบบั เดยี วกนั ใหร ะบุชนั้ ความลับกอ นช้ันความเร็ว การอางถึงใหอางถึงหนังสือฉบับ
สุดทายท่ีติดตอกันเพียงฉบับเดียว เวนแตเร่ืองอื่นที่เปนสาระสําคัญตองนํามาพิจารณาจึงอางถึง
หนงั สอื ฉบบั อืน่ ๆ ที่เกี่ยวกับเร่อื งนั้นโดยเฉพาะใหท ราบดว ย

การที่ตองอางถึงเพื่อแสดงหลักฐานใหเจาหนาที่ของสวนราชการผูรับหนังสือ
คนหาเรอ่ื งเดิมท่ปี ระกอบการพจิ ารณาไดโดยงาย ถาไมม ีการอา งถงึ ไมตองพิมพเ อาไว

- สิง่ ที่สงมาดว ย (ถาม)ี ใหลงช่อื สิ่งของ เอกสาร หรือบรรณาสารทีส่ ง ไปพรอ ม
กบั หนังสอื นั้น ในกรณที ไี่ มสามารถสง ไปในซองเดยี วกันไดใ หแจงดว ยวา สง ไปโดยทางใด

สิง่ ท่สี งมาดว ย ถา ไมม กี ไ็ มต อ งพิมพไ วเชน เดยี วกบั อา งถงึ
- ขอ ความ ใหลงสาระสาํ คญั ของเรื่องใหช ดั เจน เขา ใจงา ย หากมคี วามประสงค
หลายประการใหแ ยกเปนขอ ๆ
- คาํ ลงทาย ใหใ ชค าํ ลงทา ยตามฐานะของผูร ับหนงั สือตามตารางการใชค ําขึ้นตน
สรรพนาม และคาํ ลงทายของระเบียบงานสารบรรณ
- ลงชื่อ ใหลงลายมือเจาของหนังสือ และใหพิมพชื่อเต็มของเจาของลายมือช่ือ
ไวใ ตลายมอื ชอ่ื ตามภาคผนวก ๓ ของระเบยี บงานสารบรรณ
- ตาํ แหนง ใหล งตําแหนงของเจา ของหนังสือ การลงชอ่ื ตาํ แหนง ในหนงั สอื ราชการ
ไดกําหนดรายละเอียดไวในภาคผนวก ๓ ของระเบียบงานสารบรรณ
- สวนราชการเจา ของเร่อื ง ใหล งชอื่ สวนราชการเจาของเรอื่ ง หรอื หนว ยงานที่
ออกหนงั สอื ถา สว นราชการท่ีออกหนังสอื อยใู นระดบั กระทรวงหรือทบวง ใหล งชอ่ื สว นราชการ
เจา ของเรอ่ื งทงั้ ระดับกรมและกอง ถาสว นราชการท่ีออกหนงั สือยใู นระดบั กรมลงมา ใหลงช่อื สว น
ราชการเจา ของเรอ่ื งท้งั ระดับกรมและกอง ถา สว นราชการท่อี อกหนงั สืออยใู นระดับกรมลงมา ให
ลงช่อื สวนราชการเจา ของเรื่องเพยี งระดบั กองหรือหนว ยงานท่ีรับผดิ ชอบ
- โทร. ใหลงหมายเลขโทรศพั ทของสว นราชการเจาของเรอ่ื ง หรือหนวยงานที่ออก
หนงั สือและหมายเลขภายในตสู าขา (ถาม)ี
- สําเนาสง (ถา มี) ในกรณีทผี่ สู ง จัดทาํ สําเนาสงไปใหสว นราชการหรอื บุคคลอื่น
ทราบ และประสงคจะใหผูรับทราบวาไดมีสําเนาสงไปใหผูใดแลว ใหพิมพชื่อเต็มหรือช่ือยอของ
สวนราชการหรือช่ือบุคคลที่สงสําเนาไปให เพ่ือใหเปนที่เขาใจระหวางผูสงและผูรับ ถาหากมี
รายชอื่ ท่ีสง มากใหพ ิมพสงวา สงไปตามรายชื่อทีแ่ นบและแนบรายชอื่ ไปดวย



รูปแบบหนังสอื ภายนอก

ชัน้ ความลบั (ถา ม)ี

ชนั้ ความเรว็ (ถามี) สวนราชการเจา ของหนังสอื
ท่ี ………/……….

วนั ท่ี เดือน พ.ศ.

เรื่อง ……………………………………………………………….
คาํ ขึ้นตน …………………………………………………………… …
อางถึง (ถา มี) ……………………………………………………………..

ส่ิงท่สี ง มาดวย (ถา มี) ……………………………………………………………

ขอ ความ……………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………

…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………..……………

…………………………………………………………………………………………

คาํ ลงทา ย

ลงช่อื

( พมิ พชอ่ื เต็ม )

ตาํ แหนง ……………….

สวนราชการเจา ของเรือ่ ง
โทร…………….
โทรสาร……………..
สาํ เนาสง (ถา ม)ี ………………

ชนั้ ความลบั (ถา ม)ี



๒. หนังสือภายใน ใชเปนหนังสือติดตอราชการที่เปนแบบพิธีนอยกวาหนังสือภายนอก
เปนหนังสือราชการท่ีติดตอกันภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน กําหนดใหใช
กระดาษบันทึกขอความขนาด เอ ๔ พิมพครุฑขนาดสูง ๑.๕ เซนติเมตรดวยหมึกสีดําท่ีมุมบน
ดานซาย แตถาหนังสือมีสาระสําคัญ ถึงแมจะติดตอภายในกระทรวง ทบวงเดียวกัน ก็อาจใช
หนงั สือภายนอกได ซงึ่ มสี วนประกอบดงนี้

- สว นราชการ ใหล งชื่อสว นราชการเจาของเรอ่ื ง หรอื หนว ยงานทอ่ี อกหนงั สือ
โดยมีรายละเอียดพอสมควร โดยปกติถาสวนราชการท่ีออกหนังสืออยูในระดับกรมข้ึนไป ใหลงช่ือ
สว นราชการเจาของเร่ืองทั้งระดบั กรมและกอง ถา สวนราชการทอี่ อกหนังสืออยูในระดับต่ํากวา กรม
ลงมา ใหลงช่ือสวนราชการเจาของเร่ืองเพียงระดับกอง หรือสวนราชการเจาของเร่ืองพรอมท้ัง
หมายเลขโทรศัพท (ถามี) ถาสวนราชการระดับกระทรวงเปนผูออกหนังสือภายใน ใหระบุช่ือ
กระทรวง ทบวง กรม และหมายเลขโทรศัพท เพอ่ื ใหท ราบวาเปนหนังสอื กระทรวงใด

- ท่ี ใหล งรหัสพยัญชนะและเลขประจําของเจาของเรอ่ื ง ตามท่กี าํ หนดไวใ นภาค
ผนวก 1 ของระเบียบงานสารบรรณทับเลขทะเบยี นหนงั สือสง สาํ หรบั หนงั สอื ของคณะกรรมการให
กําหนดรหัสตัวพยัญชนะเพิ่มขึ้นไดตามความจําเปน ซึ่งมีลักษณะเชนเดียวกับหนังสือภายนอก
โดยมีหลักเกณฑการกําหนดรหัสตัวพยัญชนะ และเลขประจําเจาของเรื่องเชนเดียวกับหนังสือ
ภายนอก

- วันท่ี ใหลงเลขของวันที่ ช่ือเต็มของเดือน และตัวรหัสของปพุทธศักราชที่ออก
หนังสอื โดยไมต อ งพมิ พคําวา “วันท”ี่ และ “พ.ศ.”

- เร่อื ง ใหลงเรือ่ งยอที่เปน ใจความสน้ั ท่ีสุดของหนังสอื ฉบับนั้น ในกรณีที่เปน
หนังสอื ตอ เนอื่ งโดยปกติใหล งเรือ่ งของหนังสอื ฉบบั เดมิ

- คาํ ข้นึ ตน ใหใ ชค ําข้นึ ตน ของผูรบั หนงั สือตามตารางการใชค าํ ขนึ้ ตน สรรพนาม
คําลงทา ยท่ีกําหนดไวในภาคผนวก ๒ ของระเบียบงานสารบรรณ แลวลงตําแหนงของผูที่หนังสือมี
ถึง หรือชื่อบุคคลกรณีท่ีมีถึงตัวบุคคลไมเก่ียวกับตําแหนงหนาท่ี ซ่ึงมีลักษณะการใชเชนเดียวกับ
หนังสือภายนอก จะใหคําวาเสนอ หรือประทานเสนอเปนคําข้ึนตนไมได เพราะมิไดกําหนดไวใน
ระเบยี บสารบรรณ

- ขอความ ใหล งสาระสําคญั ของเรื่องใหช ดั เจน เขา ใจงาย หากมคี วามประสงค
หลายประการใหแยกเปนขอ ๆ ในกรณีที่มีการอางถึงหนังสือที่เคยมีติดตอกันหรือมีส่ิงท่ีสงมา
ดว ย ใหร ะบไุ วใ นขอความ

ขอความขางตนนี้มีสวนที่แตกตางไปจากหนังสือภายนอก ที่ระบุ “อางถึง” “สิ่งท่ี
สงมาดว ย” ไวเปน หวั ขอ แตใ นหนงั สอื ภายในทีเ่ คยมตี ดิ ตอ กนั หรือสงิ่ ท่สี ง มาดวย ใหระบุไวในสวน
ของขอ ความ หรือเนอื้ เร่อื งเลย มิไดกําหนดเปนหวั ขอ ตางหากแบบหนงั สอื ภายนอก



- ลงช่ือและตําแหนง ใหลงลายมือช่ือเจาของหนังสือ และใหพิมพช่ือเต็มตาม
เจาของลายมือชื่อไวใตลายมือช่ือ แลวลงตําแหนงของเจาของหนังสือไวใตช่ือเต็มของเจาของ
ลายมือ ทั้งน้ีมิไดมีคําลงทาย ซ่ึงแตกตางจากหนังสือภายนอกที่ตองมีคําลงทาย การลงชื่อและ
ตําแหนง มลี ักษณะการใชเ ชน เดียวกบั หนงั สอื ภายนอก

ในกรณที กี่ ระทรวง ทบวง กรม หรือจงั หวัดใดประสงคจ ะกาํ หนดแบบการเขยี นโดย
เฉพาะ เพอื่ ใชต ามความเหมาะสมก็ใหก ระทาํ ได

ชนั้ ความเร็ว (ถาม)ี ๑๐

รปู แบบหนงั สอื ภายใน

ชน้ั ความลับ (ถาม)ี

บนั ทึกขอความ

สว นราชการ ……………………………………..โทร...……………โทรสาร

............………………

ที่ …………../……….. …… เดือน…….พ.ศ……….

เรอ่ื ง …………………………………………………………………………………………………

คําขึ้นตน ……………………………………………………………………………………………

ขอความ……………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………

………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………

...…….………………………………………………………………………………

ลงชื่อ

( พิมพช ื่อเตม็ )

ตําแหนง ……………….

สาํ เนาเสนอ (ถา ม)ี ………………………

ชนั้ ความลบั (ถา ม)ี

๑๑

๓. หนังสือประทับตรา ใชเปนหนังสือติดตอราชการระหวางสวนราชการกับสวน
ราชการ และระหวางสวนราชการกับบุคคลภายนอก ท่ีเปนการติดตอท่ีมิใชเร่ืองสําคัญ ไดแก เร่ือง
การขอรายละเอียดเพิ่มเติม เรื่องการสงสําเนาหนังสือส่ังของเอกสารหรือบรรณสาร เร่ืองการ
ตอบรับทราบท่ไี มเก่ยี วกบั ราชการสําคญั หรือการเงนิ เร่ืองการแจงผลงานท่ไี ดดําเนนิ การไปแลว ให
สว นราชการที่เก่ียวของทราบ เรื่องการเตือนที่คาง และเรื่องซ่ึงหัวหนาสวนราชการระดับกรมขึ้นไป
กําหนด โดยทําเปนคําสงั่ ใหใชหนังสอื ประทบั ตรา หนงั สือดงั กลา วใหใชวิธีการประทับตราแทนการ
ลงชื่อของหัวหนาสวนราชการระดับกรมขึ้นไป ท้ังน้ีใหหัวหนาสวนราชการระดับกอง หรือผูไดรับ
มอบหมายจากหัวหนาสวนราชการระดับกรมข้ึนไปเปนผูรับผิดชอบลงชื่อยอกํากับตรา กําหนดให
ใชกระดาษตราครุฑ ขนาด เอ ๔ พิมพครุฑขนาดสูง ๓ เซนติเมตร ดวยหมึกสีดําซ่ึงมีสวนประกอบ
ดังนี้

- ที่ ใหลงรหสั พยญั ชนะและเลขประจําของเจา ของเรอ่ื ง ตามทก่ี าํ หนดไวใ นภาค
ผนวก 1 ของระเบียบงานสารบรรณ ทับเลขทะเบียนหนงั สือสง

- ถึง ใหล งช่ือสวนราชการ หนวยงาน หรือบุคคลที่หนงั สือน้นั มีถึง
- ขอ ความ ใหลงสาระสาํ คญั ของเรอื่ งใหชัดเจนและเขาใจงา ย
- สวนราชการที่สงหนังสือออก ใหลงช่ือสวนราชการที่สงหนังสือออกใหพิมพไว
ระดับตา่ํ ลงมาอีกหน่งึ บรรทัด จากบรรทดั สุดทายของหนังสือทางรมิ กระดาษซายมอื
- วนั เดอื นป ใหล งตัวเลขของวนั ที่ ชอ่ื เต็มของเดือนและตัวเลขของปพ ทุ ธศกั ราชที่
ออกหนงั สอื
- ตราชื่อสว นราชการ ใหประทบั ตราสวนราชการดว ยหมกึ แดง และผูรับผดิ ชอบ
ลงช่ือยอกํากับตรา ประทับตราดวยหมึกสีแดง ตรามีรูปวงกลมซอนกันสองวง เสนผาศูนยกลาง
รอบวงนอก ๔.๕ วงใน ๓ เซ็นติเมตร ลอมรอบตัวครุฑขนาดสูง ๓ เซนติเมตร ระหวางวงนอกและ
วงในมีอักษรไทยช่ือกระทรวง ทบวง กรม หรือสวนราชการท่ีเรียกช่ืออยางอื่นท่ีมีฐานะเปนกรม
หรือจังหวัดอยูต อนลา งของตรา
- สวนราชการเจาของเร่ือง ใหล งช่ือสวนราชการเจาของเรอ่ื งหรือหนวยงานท่ี
ออกหนังสือ ใหพิมพไวระดับต่ําลงมาอีกหนึ่งบรรทัด จากบรรทัดสุดทายของหนังสือทางริม
กระดาษซา ยมอื
- โทร. หรือท่ตี ้งั ใหล งหมายเลขโทรศพั ทห รือของสวนราชการเจา ของเร่อื ง และ
หมายเลขภายในตูสาขา (ถาม)ี ดว ย ในกรณีทไ่ี มม โี ทรศัพท ใหล งที่ตั้งของสวนราชการเจา ของเรื่อง
โดยใหล งตาํ บลที่อยตู ามความจําเปน และแขวงไปรษณยี  (ถาม)ี

๑๒

รปู แบบหนังสอื ประทับตรา

ชนั้ ความลับ (ถาม)ี

ชน้ั ความเรว็ (ถาม)ี
ที่ ..........................................
ถึง ..................................................

ขอ ความ……………………………………………………………………...........
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………

ชื่อสวนราชการทสี่ งหนังสอื ออก
ตราช่ือสว นราชการ
วนั เดือน ป
ช่อื ยอกํากบั ตรา

สว นราชการเจาของเรือ่ ง
โทร หรือ ที่ตงั้

ชนั้ ความลบั (ถา ม)ี

๑๓

๔. หนังสือส่ังการ มี ๓ ชนิด ไดแก คําสั่ง ระเบียบ และขอบังคับ โดยใหใชตามแบบที่
กําหนด เวน แตจ ะมกี ฎหมายกาํ หนดไวเฉพาะ ไดแก

๔.๑ สั่ง คือบรรดาขอความท่ีผูบังคับบัญชาส่ังการใหปฏิบัติโดยชอบดวยกฎหมาย
กําหนดใหใ ชกระดาษตราครฑุ ซ่ึงมสี ว นประกอบดงั น้ี

- คาํ สัง่ ใหลงช่ือสวนราชการหรือตาํ แหนง ของผมู ีอํานาจท่ีออกคาํ สัง่
- ที่ ใหล งเลขทท่ี ่ีออกคําส่ัง โดยเริม่ ฉบับแรกจากเลข 1 เรยี งเปนลาํ ดบั ไปจนสิน้ ป
ปฏทิ นิ ทับเลขปพ ุทธศักราชท่ีออกคําสั่ง
- เรือ่ ง ใหล งช่ือเรอ่ื งท่ีออกคาํ สั่ง
- ขอ ความ ใหอางเหตทุ ่อี อกคําสงั่ และอา งถงึ อาํ นาจที่ออกคาํ สัง่ (ถาม)ี ไวดว ย
แลว จึงลงขอความท่สี ่งั และวันใชบังคับ
- สง่ั ณ วันท่ี ใหล งเลขของวนั ที่ ช่ือเตม็ ของเดือน และตัวเลขของปพ ุทธศักราชที่
ออกคาํ ส่งั โดยไมมคี าํ วา “เดือน”
- ลงชอื่ ใหล งลายมอื ชอ่ื ผอู อกคาํ สงั่ และพิมพช ่ือเต็มของเจา ของลายมอื ชอื่ ไวใ ต
ลายมือช่อื
- ตําแหนง ใหลงตาํ แหนงของผูออกคาํ ส่ัง

๑๔

รปู แบบคาํ สัง่

คาํ สั่ง ช่อื สวนราชการหรือตาํ แหนง ของผูมอี าํ นาจทอ่ี อกคาํ สง่ั
ท.ี่ ..................../ เลขปพ ุทธศักราชทีอ่ อกคําสัง่
เรอ่ื ง .......................................

-----------------------------------

ขอความ……………………………………………………………………...............
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………

ท้ังน้ีต้งั แต…………………………………………………………….

สั่ง ณ วนั ที่..........เดอื น.........................พ.ศ..........................

ลงชอื่

( พมิ พช ่อื เต็ม )

ตาํ แหนง……………….

๑๕

๔.๒ ระเบียบ คือบรรดาขอความที่ผูมีอํานาจหนาท่ีไดวางไว โดยจะอาศัย
อํานาจของกฎหมายหรือไมก็ได เพื่อถือเปนหลักปฏิบัติงานเปนการประจํา กําหนดใหใชกระดาษ
ตราครุฑ ซ่งึ มสี ว นประกอบดงั นี้

- ระเบียบ ใหล งช่ือสวนราชการทอ่ี อกระเบยี บ
- วา ดว ย ใหลงชือ่ ของระเบียบ
- ฉบบั ท่ี ถา เปน ระเบียบทีก่ ลาวถึงเปนครง้ั แรกในเร่ืองนัน้ ไมต อ งลงวาเปน
ฉบับท่ีเทาใด แตถาเปนระเบียบเร่ืองเดียวกันท่ีมีการแกไขเพิ่มเติมใหลงเปน ฉบับที่ ๒ และท่ีถัด ๆ
ไปตามลําดบั
- พ.ศ. ใหล งตัวเลขของปพ ุทธศักราชทอ่ี อกระเบียบ
- ขอ ความ ใหอ า งเหตุผลโดยยอ เพื่อแสดงจดุ มงุ หมายในการออกระเบยี บ
และอางถงึ กฎหมายทใี่ หอ าํ นาจออกระเบียบ
- ขอ ใหเรียงขอความท่ีเปนระเบียบเปน ขอ ๆ โดยใหขอ 1 เปน ชือ่ ระเบียบ
ขอ 2 เปนวันที่ใชบังคับกําหนดวาใหใชบังคับตั้งแตเม่ือใด และขอสุดทาย เปนขอผูรักษาการ
ระเบียบใดถามีมากขอหรือหลายเรื่องจะแบงเปนหมวดก็ได โดยใหยายขอผูรักษาการไปเปนขอ
สุดทายกอ นทจี่ ะขนึ้ หมวดท่ี ๑
- ประกาศ ณ วนั ที่ ใหลงตัวเลขของวันท่ี ชอ่ื เตม็ ของเดอื น และตวั เลขของ
ปพทุ ธศักราชท่ีออกระเบียบ
- ลงชื่อ ใหลงลายมือชือ่ ผูอ อกระเบยี บ และพิมพชอื่ เต็มของเจา ของ
ลายมอื ชอื่ ไวใตลายมือช่อื
- ตําแหนง ใหล งตาํ แหนง ของผอู อกระเบียบ

๑๖

รปู แบบระเบียบ

ระเบียบ ชื่อสว นราชการท่อี อกระเบยี บ
วาดวย.........................................................................

ฉบบั ที่ ........ (ถา มเี รอื่ งเดยี วกันเกนิ กวา ๑ ฉบับ)
พ.ศ....................................

-----------------------------------

(ขอความ) ใหอางเหตุผลโดยยอเพ่ือแสดงถึงความมุงหมายท่ีตองการออก
ระเบียบ และอา งถงึ กฎหมายท่ใี หอ าํ นาจออกระเบยี บ (ถา ม)ี

ขอ ๑ ระเบียบน้ีเรียกวา “ระเบียบ.................................................................
พ.ศ....................”

ขอ ๒ ระเบยี บนีใ้ หใชต งั้ แต.................................................เปน ตนไป
..............................................................................................................................................
.........…………………………………………………………………………………………………
..............................................................................................................................................
.........…………………………………………………………………………………………………

ขอ (สุดทา ย) ผูรักษาการตามระเบยี บ (ถา มีการแบงหมวดใหน าํ ขอ ผูร กั ษาการ
ตามระเบยี บไปกําหนดเปน ขอสดุ ทายกอนทจ่ี ะขึน้ หมวด ๑)........................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................

ประกาศ ณ วนั ท.่ี .........เดือน...................พ.ศ..................

ลงชอ่ื

( พมิ พช อื่ เตม็ )

ตาํ แหนง ……………….

๑๗

๔.๓ ขอบังคับ คือบรรดาขอความที่ผมู อี ํานาจหนา ที่กาํ หนดใหใ ช โดยอาศยั
อํานาจของกฎหมายท่ีบัญญัตใิ หก ระทาํ ได กาํ หนดใหใ ชกระดาษตราครุฑ ซง่ึ มสี วนประกอบดังน้ี

- ขอบงั คบั ใหล งชอ่ื สว นราชการท่ีออกขอบงั คับ
- วาดว ย ใหล งชอื่ ขอบงั คับ
- ฉบบั ท่ี ถา เปนขอ บงั คบั ทีก่ ลาวถงึ เปน ครง้ั แรกในเรื่องนน้ั ไมตองลงวา เปน
ฉบับท่ีเทาใด แตถาเปนขอบังคับเรื่องเดียวกันที่มีการแกไขเพ่ิมเติมใหลงเปนฉบับที่ ๒ และที่ถัด ๆ
ไป ตามลาํ ดับ
- พ.ศ. ใหล งตวั เลขของปพทุ ธศักราชทีอ่ อกขอบังคับ
- ขอความ ใหอ างเหตผุ ลโดยยอ เพอ่ื แสดงถึงความมงุ หมายทต่ี องการออก
ขอบังคบั และอา งกฎหมายทีใ่ หอํานาจออกขอ บังคับ
- ขอ ใหเรียงขอความท่ีเปน ขอบังคับเปนขอ ๆ โดยใหขอ ๑ เปน ช่ือ
ขอบังคับ ขอ 2 เปนวันที่ใชบังคับกําหนดวาใหใชบังคับต้ังแตเม่ือใด และขอสุดทายเปนขอผู
รักษาการ ขอบังคับใดถามีมากขอหรือหลาย เร่ืองจะแบงเปนหมวดก็ได โดยใหยายขอผูรักษาการ
ไปเปน ขอ สดุ ทายกอ นทีจ่ ะขนึ้ หมวด ๑
- ประกาศ ณ วนั ที่ ใหล งตวั เลขของวันที่ ช่อื เต็มของเดือน และตัวเลขของ
ปพ ุทธศกั ราชท่ีออกขอ บังคบั

ระเบียบและขอบังคับมีสวนแตกตางที่สําคัญอยางหนึ่งคือ ระเบียบน้ันจะ
ออกโดยอาํ นาจของกฎหมายหรอื ไมกไ็ ด แตถาเปนขอ บังคับแลว ตอ งออกโดยอาํ นาจของกฎหมาย
เทา นั้น เหตุท่ตี องมขี อบังคบั เนอ่ื งจากฎหมายบางฉบบั ไดกําหนดใหส วนราชการออกเปนขอบงั คบั

- ลงช่อื ใหลงลายมอื ช่อื ผูออกขอ บงั คับ และพมิ พช่อื เตม็ ของเจาของ
ลายมอื ชือ่ ไวใตลายมอื ช่อื

- ตําแหนง ใหล งตําแหนง ของผอู อกขอบังคับ

๑๘

รปู แบบขอ บังคบั

ขอบังคบั ชือ่ สวนราชการทอี่ อกขอ บังคับ
วา ดวย.........................................................................

ฉบับท่ี ........ (ถา มเี รือ่ งเดียวกันเกนิ กวา ๒ ฉบบั )
พ.ศ....................................

-----------------------------------

(ขอความ) ใหอางเหตุผลโดยยอเพ่ือแสดงถึงความมุงหมายท่ีตองการออก
ขอ บังคับ และอา งถึงกฎหมายทใ่ี หอํานาจออกขอ บังคับ (ถา ม)ี

ขอ ๑ ขอ บังคับน้ีเรียกวา “ขอบังคับ.................................................................
พ.ศ....................”

ขอ ๒ ขอบังคับนใี้ หใ ชบ งั คบั ต้งั แต. ................................................เปนตน ไป
..............................................................................................................................................
.........…………………………………………………………………………………………………
..............................................................................................................................................
.........…………………………………………………………………………………………………

ขอ (สดุ ทา ย) ผูร ักษาการตามขอบังคับ (ถา มีการแบง หมวดใหน ําขอผูรักษาการ
ตามขอบงั คบั ไปกาํ หนดเปน ขอ สุดทา ยกอนท่ีจะขนึ้ หมวด ๑).......................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................

ประกาศ ณ วนั ท.ี่ .........เดือน...................พ.ศ..................

ลงชอ่ื

( พิมพช อ่ื เตม็ )

ตาํ แหนง……………….

๑๙

๕. หนังสอื ประชาสัมพันธ มี ๓ ชนดิ ไดแก ประกาศ แถลงการณ และขาว
๕.๑ ประกาศ คือบรรดาขอความที่ทางราชการประกาศ หรือชี้แจงใหทราบ หรือ

แนะแนวทางใหป ฏบิ ตั ิ กาํ หนดใหใชกระดาษตราครฑุ ซงึ่ มีสว นประกอบดงั น้ี
- ประกาศ ใหลงชอ่ื สวนราชการทีอ่ อกประกาศ
- เรอื่ ง ใหล งช่ือเรือ่ งท่ีประกาศ
- ขอความ ใหอา งเหตุผลทต่ี องออกประกาศและขอความท่ีประกาศ
- ประกาศ ณ วันท่ี ใหลงตวั เลขของวันที่ ชอื่ เตม็ ของเดอื น และตัวเลขของ

ปพ ุทธศกั ราชทอ่ี อกประกาศ
- ลงช่ือ ใหล งลายมือชือ่ ผูออกประกาศ และพิมพช ื่อเตม็ ของเจา ของลายมือช่ือ

ไวใ ตลายมอื ช่ือ
- ตาํ แหนง ใหลงตําแหนงของผอู อกประกาศ
ในกรณที ่ีกฎหมายกาํ หนดใหทาํ เปนแจงความ ใหเ ปล่ยี นคําวาประกาศ เปน แจงความ

๒๐

รปู แบบประกาศ

ประกาศ ชื่อสวนราชการทอี่ อกประกาศ
เร่อื ง…………………………………………………………………

-----------------------------------

(ขอความ) ......................................................................................................
..............................................................................................................................................
........................................………………………………………………………………………….
..............................................................................................................................................
.........…………………………………………………………………………………………………
..............................................................................................................................................
........................................………………………………………………………………………….
..............................................................................................................................................
.........…………………………………………………………………………………………………

ประกาศ ณ วนั ท.ี่ .........เดอื น...................พ.ศ..................

ลงช่อื

( พิมพช่ือเตม็ )

ตาํ แหนง……………….

๒๑

๕.๒ แถลงการณ คือบรรดาขอความที่ทางราชการแถลงเพ่อื ทําความเขา ใจในกจิ การ
ของทางราชการ หรือเหตุการณ หรอื กรณใี ด ๆ ใหทราบชดั เจนโดยทัว่ กนั กาํ หนดใหใ ชก ระดาษตรา
ครุฑ ซ่ึงมสี วนประกอบดงั นี้

- แถลงการณ ใหล งชื่อสวนราชการท่อี อกแถลงการณ
- เรอื่ ง ใหล งชอื่ เร่อื งท่อี อกแถลงการณ
- ฉบบั ที่ ใชในกรณที ต่ี อ งออกแถลงการณหลายฉบบั ในเร่อื งเดยี วกนั ทต่ี อเนอ่ื งกนั
ใหล งฉบบั ท่เี รยี งตามลาํ ดบั ไวด วย
- ขอ ความ ใหอ างเหตผุ ลท่ีออกแถลงการณและขอ ความท่แี ถลงการณ
- สวนราชการท่ีออกแถลงการณ ใหล งชือ่ สวนราชการที่ออกแถลงการณ
- วันเดอื นป ใหลงตัวเลขของวันที่ ชอื่ เตม็ ของเดือน และตวั เลขของปพุทธศกั ราช
ท่อี อกแถลงการณ

๒๒

รปู แบบแถลงการณ

แถลงการณ ชอ่ื สวนราชการที่ออกแถลงการณ
เรอื่ ง…………………………………………………………………

ฉบับท.ี่ .......................(ถา ม)ี

-----------------------------------

(ขอความ) ......................................................................................................
..............................................................................................................................................
........................................………………………………………………………………………….
..............................................................................................................................................
.........…………………………………………………………………………………………………
..............................................................................................................................................
........................................………………………………………………………………………….
..............................................................................................................................................
.........…………………………………………………………………………………………………

สว นราชการท่อี อกแถลงการณ
วัน เดอื น ป

๒๓

๕.๓ ขาว คือบรรดาขอความที่ทางราชการเห็นสมควรเผยแพรใหทราบ ซึ่งมี
สวนประกอบดงั น้ี

- ขาว ใหล งชือ่ สวนราชการทอี่ อกขาว
- เรือ่ ง ใหล งช่ือเรือ่ งที่ออกขา ว
- ฉบับท่ี ใชใ นกรณที จี่ ะตองออกขาวหลายฉบับในเรื่องเดียวทีต่ อเนอื่ งกนั ใหล ง
ฉบบั ที่เรยี งลําดับไวด ว ย
- ขอ ความ ใหล งรายละเอยี ดเกี่ยวกับเรือ่ งของขา ว
- สว นราชการทอ่ี อกขา ว ใหล งชื่อสว นราชการที่ออกขาว
- วนั เดือนป ใหลงตวั เลขของวันที่ ช่ือเต็มของเดือน และตวั เลขของปพ ทุ ธศกั ราช
ที่ออกขา ว

๒๔

รปู แบบขา ว

ขาว ชอ่ื สว นราชการท่อี อกขา ว
เรอ่ื ง…………………………………………………………………

ฉบบั ท.่ี .......................(ถา ม)ี

-----------------------------------

(ขอ ความ) ......................................................................................................
..............................................................................................................................................
........................................………………………………………………………………………….
..............................................................................................................................................
.........…………………………………………………………………………………………………
..............................................................................................................................................
........................................………………………………………………………………………….
..............................................................................................................................................
.........…………………………………………………………………………………………………

สวนราชการท่อี อกขา ว
วนั เดือน ป

๒๕

๖. หนังสือท่ีเจาหนาท่ีทําขึ้นหรือรับไวเปนหลักฐานในราชการ เปนหนังสือท่ีทาง
ราชการทําข้ึนนอกเหนอื จาก ๕ ชนิดขางตน หรือหนังสือท่ีหนวยงานอ่ืนใด ซ่ึงมิใชสวนราชการหรือ
บุคคลภายนอกมมี าถงึ สวนราชการ และสวนราชการรบั ไวเ ปนหลกั ฐานของทางราชการ มี ๔ ชนิด
คอื หนังสือรบั รอง รายงานการประชมุ บันทึก และหนงั สืออืน่

๖.๑ หนังสอื รับรอง เปนหนงั สอื ทส่ี วนราชการออกใหเ พ่อื รบั รองแกบคุ คล นติ -ิ
บุคคล หรือหนวยงาน เพื่อวตั ถปุ ระสงคอยางหน่ึงอยางใด ใหปรากฏแกบุคคลโดยท่ัวไปไมจําเพาะ
เจาะจง กาํ หนดใหใ ชก ระดาษตราครุฑ และมีสวนประกอบดังนี้

- เลขที่ ใหลงเลขที่ของหนังสือรับรองโดยเฉพาะ เริ่มตั้งแตเลขที่ ๑ เรียงเปน
ลาํ ดบั

- สว นราชการเจาของหนังสือ ใหล งชอื่ สวนราชการซ่ึงเปน เจาของหนงั สือน้ัน
และจะลงสถานท่ีตั้งของสวนราชการเจา ของหนังสอื ดวยกไ็ ด

- ขอความ ใหลงขอความข้นึ ตนวา หนังสือฉบับนใ้ี หไวเพ่ือรับรองวา แลว ตอ
ดวยช่อื บุคคล นติ ิบคุ คล หรือหนวยงานท่ีทางราชการรับรอง ในกรณีเปนบุคคลใหพิมพชื่อเต็ม โดย
มีคํานําหนานาม ชื่อ นามสกุล ตําแหนงหนาท่ี และสังกัดหนวยงานที่ผูน้ันทํางานอยูอยางชัดแจง
แลวจึงลงขอ ความท่ีรบั รอง

- ใหไว ณ วันท่ี ใหล งตัวเลขของวนั ท่ี ชอื่ เตม็ ของเดอื น และตัวเลขของป
พทุ ธศักราชทอี่ อกหนงั สือรับรอง

- ลงชื่อ ใหล งลายมอื ชือ่ หวั หนาสวนราชการผอู อกหนังสือหรอื ผูที่ไดร บั
มอบหมาย และพิมพช ่ือเตม็ ของเจา ของลายมอื ชอื่ ไวใตล ายมือชือ่

- ตาํ แหนง ใหล งตําแหนง ของผูลงลายมอื ช่ือในหนงั สอื
- รปู ถาย และลายมือชอ่ื ของผูไดร ับการรบั รอง ในกรณีทกี่ ารรับรองเปน
เรื่องสําคัญท่ีออกใหแกบุคคลใหติดรูปถายของผูท่ีไดรับการรับรอง ขนาด ๔ x ๖ เซนติเมตร หนา
ตรงไมส วมหมวก ประทบั ตราช่ือสวนราชการทีอ่ อกหนังสือบนขอบลางดานขวาของรูปถายคาบตอ
ลงบนแผนกระดาษและใหผูนั้นลงลายมือชื่อไวใตรูปถายพรอมทั้งพิมพชื่อเต็มของเจาของลายมือ
ชอ่ื ไวใตลายมือช่ือดว ย
หนังสอื รับรอง อาจไมตองติดรูปถายทุกกรณี จะตองติดเฉพาะเร่ืองสําคัญเทานั้น การ
พิจารณาวากรณีใดเปน เรือ่ งสาํ คญั หรอื ไมนัน้ ใหอยูใ นดุลพินจิ ของหัวหนา สวนราชการ
การออกหนังสือรับรองในนามคณะกรรมการ จะสามารถกระทําได โดยใหลงชื่อ
คณะกรรมการที่สวนราชการของหนังสือ โดยออกเลขท่ีหนังสือเชนเดียวกับการออกเลขที่หนังสือ
ภายนอกในนามของคณะกรรมการ การลงชื่อใหลงชื่อประธานกรรมการ หรือผูไดรับมอบหมาย
จากคณะกรรมการใหลงช่ือในนามของคณะกรรมการ ในกรณีท่ีรับรองเปนเรื่องสําคัญให
ประทบั ตราช่ือสวนราชการระดับกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเจาของเรื่อง เวนแตจะมีตราของ
คณะกรรมการ

๒๖

รปู แบบหนงั สือรบั รอง

เลขท่ี................................ สวนราชการเจาของหนังสอื

(ขอความ) หนงั สือฉบับน้ีใหไวเพื่อรับรองวา (ระบุช่ือบุคคล นิติบุคคลหรือ หนวยงานที่จะ
ใหก ารรบั รองพรอ มทัง้ ตําแหนงและสังกดั หรอื ท่ตี ัง้ แลว ตอ ดวยขอความทร่ี บั รอง)…………………
..............................................................................................................................................
........................................………………………………………………………………………….
..............................................................................................................................................
.........…………………………………………………………………………………………………
..............................................................................................................................................
........................................………………………………………………………………………….
..............................................................................................................................................
.........…………………………………………………………………………………………………

ใหไ ว ณ วันท.่ี ............เดือน......................พ.ศ....................

ลงช่อื

( พิมพช ื่อเต็ม )

ตําแหนง ......……………….

(สว นนใ้ี ชส ําหรับเรื่องสําคัญ)

รูปถาย
(ถามี)

ประทบั ตราชอื่ สวนราชการ
ลงช่อื ผทู ่ไี ดร ับการรบั รอง

พิมพชือ่ เต็ม

๒๗

๖.๒ รายงานการประชุม เปนการบันทึกความคิดเห็นของผูมาประชุม ผูเขารวม
ประชุม และมตขิ องทีป่ ระชุมไวเปน หลักฐาน ซง่ึ มสี ว นประกอบดังน้ี

- รายงานการประชุม ใหลงชื่อคณะที่ประชุม หรอื ชือ่ การประชุมนั้น
- ครัง้ ที่ ใหล งครั้งทีป่ ระชมุ
- เมื่อ ใหลงวนั เดือน ปท่ีประชมุ
- ณ ใหล งสถานที่ประชมุ
- ผูมาประชุม ใหล งชอ่ื และหรอื ตําแหนงของผไู ดรับแตง ตง้ั เปนคณะที่ประชุม ซึ่ง
มาประชมุ ในกรณีทมี่ ผี ูมาประชุมแทนใหลงชื่อผูมาประชุมแทน และลงวามาประชุมแทนผูใด หรือ
ตาํ แหนง ใด
- ผไู มม าประชมุ ใหลงชื่อ และ หรอื ตาํ แหนง ของผทู ่ีไดร ับแตงตั้งเปนคณะท่ี
ประชุมซ่งึ มไิ ดม าประชมุ พรอ มท้ังเหตุผล (ถามี)
- ผเู ขา รวมประชมุ ใหล งชอ่ื และหรอื ตาํ แหนง ของผทู ม่ี ไิ ดร บั การแตงตง้ั เปน คณะ
ท่ีประชมุ ซึ่งไดเขา รวมประชมุ (ถามี)
- เรม่ิ ประชุมเวลา ใหล งเวลาท่เี ร่มิ ประชมุ
- ขอความ ใหบันทึกขอ ความทปี่ ระชุม โดยปกตใิ หเริม่ ตนดว ยประธานกลา ว
เปดประชุมและเรอ่ื งทปี่ ระชมุ กบั มตหิ รอื ขอสรปุ ท่ีประชุมในแตละเรอ่ื งเรียงตามลาํ ดบั
- เลกิ ประชุม เวลา ใหลงเวลาทีเ่ ลิกประชุม
- ผูจดรายงานการประชมุ ใหล งช่อื ผูจ ดรายงานการประชุมครง้ั นั้น

๒๘

รปู แบบรายงานการประชมุ

รายงานการประชมุ ......................................
ครั้งท.ี่ ...........................

เมื่อ.................................................
ณ..................................................

-------------------------------------

ผูม าประชุม

ผไู มมาประชุม (ถาม)ี

ผเู ขา รวมประชุม (ถา ม)ี

เร่มิ ประชมุ เวลา

(ขอความ)...................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
..............................................................................................................................................
เลกิ ประชุม เวลา

ผูจดรายงานการประชุม

๒๙

๖.๓ บันทึก คือบรรดาขอความซึ่งผูใตบังคับบัญชาเสนอตอผูบังคับบัญชา หรือ
ผูบังคับบัญชาสั่งการแกผูใตบังคับบัญชา หรือขอความท่ีเจาหนาที่ หรือหนวยงานระดับตํ่ากวา
สวนราชการระดับกรม ติดตอกันในการปฏิบัติราชการ กําหนดใหใชกระดาษบันทึกขอความ ซ่ึงมี
สว นประกอบดังน้ี

- ช่ือ หรือตําแหนงท่ีบันทึกถึง โดยใชคําข้ึนตนตามกําหนดไวในภาคผนวก ๒
ของระเบียบสารบรรณ

- สาระสําคัญของเรือ่ ง ใหล งใจความของเร่อื งทบ่ี ันทึก ถามีเอกสารประกอบกใ็ ห
ระบุไวดวย

- ช่ือและตาํ แหนง ใหล งลายมอื และตาํ แหนงของผูบันทกึ และในกรณีที่ไมใ ช
กระดาษบันทึกขอความ ใหลงวันเดือนปท่ีบันทึกไวดวย ซ่ึงจะกลาวโดยละเอียดในเรื่อง
“การเกษียน” ในบทท่ี ๘

การบนั ทกึ ตอ เน่อื ง โดยปกตใิ หผ ูบันทึกระบุคําข้ึนตน ใจความบันทกึ และลงช่ือ
เชนเดียวกับที่ไดกลาวไวขางตน และใหลงวัน เดือน ป กํากับใตัลายมือชื่อผูบันทึก หากไมมี
ความเห็นใดเพมิ่ เติมใหล งช่ือ และวัน เดอื น ป กาํ กับเทาน้นั

ความแตกตา งระหวา งหนงั สอื ภายในกบั บนั ทึก

รายการ หนังสือภายใน บันทึก
ความหมาย เปน หนงั สอื ตดิ ตอ ราชการทเี่ ปน แบบ เปน ขอความซง่ึ ผูใตบงั คับบญั ชาเสนอตอ
พิธนี อยกวา หนังสอื ตดิ ตอ ภายใน ผูบ งั คบั บญั ชา หรือผูบ ังคบั บญั ชาส่งั การ
กระทรวง ทบวง กรม หรอื จงั หวดั แกผใู ตบังคับบัญชา หรือขอความที่
เดยี วกนั เจาหนาทห่ี รอื หนว ยงานระดบั ต่ําวา สว น
ราชการระดบั กรมติดตอกันในการปฏบิ ตั ิ
กระดาษท่ีใช ใชก ระดาษบนั ทกึ ขอ ความเทา นนั้ ราชการ
สวนราชการ ตองระบุวา สว นราชการใดเปน ใชกระดาษบนั ทึกขอ ความหรือไมก ็ได
เจาของหนงั สอื ไมจําเปน ตองระบุ
ที่ ตอ งลงรหสั และเลขประจาํ ของ
เจาของเร่ืองกบั ตวั เลขทะเบยี น ไมจ ําเปนตอ งระบุ
หนงั สือสง (ออก)

๓๐

รายการ หนงั สือภายใน บนั ทกึ
วันท่ี
ใหลงวนั ท่ี ชอื่ เต็มของเดอื นและ ถา ใชกระดาษบนั ทกึ ขอ ความ กใ็ หล งวนั ท่ี
เร่ือง
คาํ ขึ้นตน ตัวเลขของปพทุ ธศกั ราชทอ่ี อกหนงั สอื เชนเดียวกนั แตถ า หากวามิไดใ ชกระดาษ

ขอ ความ บันทกึ ขอ ความ ใหเขยี นวนั เดือน ป ท่ี
ลงช่ือและ
ตาํ แหนง บนั ทกึ ไวใ ตล ายมือช่อื ผบู นั ทกึ

เจา ของ ใหลงช่อื ยอ ทเี่ ปนใจความสน้ั ท่ีสดุ ของ ไมจําเปนตองระบุ
หนงั สือ
หนงั สือฉบับนนั้

ใชคาํ ข้ึนตน ตามฐานะของผรู ับหนงั สอื เหมือนหนงั สอื ภายใน

ตามตารางการใชค าํ ขึ้นตน สรรพนาม

และคําลงทา ย

ใหล งสาระสําคญั ของเรอื่ งใหชัดเจน ลักษณะเดยี วกนั แตไ มเ รยี กวา ขอความ

และเขา ใจงา ย เรยี กวา สาระสาํ คัญของเรื่อง

ใหลงลายมือชอ่ื เจา ของหนงั สอื และให ใหล งลายมอื ชอื่ และตําแหนง ของผูบันทกึ

พิมพชื่อเตม็ ของเจาของลายมอื ช่อื ไว โดยไมจาํ เปน ตอ งพิมพช่อื เตม็ ของเจาของ

ใตลายมอื ชอ่ื และลงตําแหนงของ ลายมอื ช่อื ไวใ ตลายมือชื่อ

เจา ของหนงั สอื

ออกในนามของสว นราชการ ออกในนามของบุคคลถงึ บคุ คล

๖.๔ หนังสืออ่ืน เปนหนังสือหรือเอกสารอื่นใดที่เกิดขึ้น เนื่องจากการปฏิบัติงานของ
เจาหนา ทเี่ พื่อเปนหลกั ฐานในทางราชการ ซ่งึ รวมถึง ภาพถา ย ฟลม แถบบันทึกเสียง หรือหนังสือ
ของบุคคลภายนอกท่ียื่นตอเจาหนาที่และเจาหนาที่ไดรับเขาทะเบียนรับหนังสือของทางราชการ
แลว มีรูปแบบตามท่ีกระทรวง ทบวง กรม จะกําหนดข้ึนใชตามความเหมาะสม เวนแตมีแบบตาม
กฎหมายเฉพาะเร่ืองใหทําตามแบบ เชน โฉนด แผนที่ แบบ แผนผัง สัญญา หลักฐานการสืบสวน
และสอบสวนและคํารอง เปน ตน

๓๑

ชั้นความเร็ว และช้ันความลับใน หนงั สือราชการ

หนังสือราชการท้ังชนิดหนังสือภายนอก และหนังสือภายใน ถามีช้ันความเร็ว และชั้น

ความลับ หมายถึง ตองการความรวดเร็ว และเปนความลับในการติดตอราชการมากนอยเพียงใด

ก็ใหระบุดวย ช้ันความเร็วเขียนไวในแนวเดียวกับท่ีแตใหอยูเหนือ หนังสือภายนอก เชนเดียวกัน

กับหนังสอื ประทับตรา สว นหนังสือภายใน ใหเขียนชั้นความเร็วไวดานซายมือติดกับครุฑ แตใหอยู

เหนือสวนราชการ

ชน้ั ความเรว็ ในหนงั สอื ราชการมี ๓ ช้นั คือ

๑. ดว นที่สดุ (Top Secret) ใหเจาหนา ทปี่ ฏิบัตทิ ันทีที่ไดรบั หนังสือนั้น

๒. ดวนมาก (Secret) ใหเ จา หนา ทปี่ ฏิบัติโดยเร็ว

๓. ดวน (Confidential) ใหเจาหนา ที่ปฏิบตั ิเรว็ กวา ปกติเทาที่จะทําได

ชั้นความลับ ในหนังสือราชการมีหนังสือภายนอก หนังสือภายใน และหนังสือ

ประทับตรา ใหเขียนไวตรงกลางกระดาษเหนือครุฑ และสวนลางสุดของหนากระดาษ ชั้น

ความลบั ในหนงั สือราชการตามระเบยี บวาดวยการรักษาความลับของทางราชการ พ.ศ. ๒๕๔๔ มี

๓ ช้ัน คอื

๑. ลบั ทีส่ ดุ เปนเรือ่ งท่ีเก่ียวกับความม่นั คง ความปลอดภยั และความสงบ

๒. ลับมาก เปน เร่อื งสาํ คญั ทเ่ี กย่ี วกบั ขา วสาร วัตถุ หรอื บุคคล

๓. ลับ เปน เร่อื งท่ีเกี่ยวกับขาวสาร วตั ถหุ รอื บคุ คล แตส าํ คัญนอ ยกวา ลับมาก

มใิ หรั่วไหลไปยังบคุ คลอ่นื ทไี่ มม ีหนาท่ี

การกําหนดเลขทห่ี นังสอื ออก

รหัสตัวพยัญชนะและเลขประจําของเจาของเรื่องตามระเบียบขอ ๑๑.๑ ขอ ๑๒.๒ และ
ขอ ๑๔.๑ ประกอบดวยรหัสตวั พยญั ชนะสองตวั แลวตอ ดว ยเลขประจําของเจา ของเร่ือง

๑. รหัสตัวพยญั ชนะสองตัว ใชแทนช่อื กระทรวง ทบวง กรม หรอื สวนราชการที่ไมส ังกัด
สาํ นักนายกรฐั มนตรี กระทรวง ทบวง หรอื จงั หวดั การกาํ หนดรหัสพยัญชนะ ตัวพยญั ชนะนอกจาก
ที่กําหนดไวน้ี ใหปลัดสํานักนายกรัฐมนตรีซึ่งเปนผูรักษาการตามระเบียบเปนผูกําหนดรหัส
พยัญชนะ สําหรับจังหวัดใหกําหนดโดยหารือกระทรวงมหาดไทย เพื่อมิใหการกําหนดอักษรสอง
ตัวน้มี กี ารซ้ํากนั

ตอ ไปนเ้ี ปน การยกตวั อยา งเพือ่ ประกอบเพยี งบางสว น ทั้งน้ไี ดระบทุ ง้ั หมดไวในภาคผนวก
๑ แลว

๓๒

๑.๑ รหัสตัวพยัญชนะประจํากระทรวง ทบวง และสวนราชการท่ีไมสังกัดสํานัก

นายกรฐั มนตรี กระทรวง หรอื ทบวง ใหกําหนดไว เชน

สํานักนายกรฐั มนตรี นร

กระทรวงการคลัง กค

กระทรวงเกษตรและสหกรณ กษ

กระทรวงมหาดไทย มท

กระทรวงแรงงานและสวัสดกิ ารสังคม รส

กระทรวงศึกษาธกิ าร ศธ

กระทรวงสาธารณสุข สธ

สํานกั พระราชวัง พว

สาํ นกั งานตรวจเงนิ แผน ดนิ ตผ

สํานกั งานอัยการสูงสดุ อส

๑.๒ รหัสตวั พยัญชนะประจาํ จงั หวัด และกรงุ เทพมหานคร ใหกาํ หนดไว เชน

กระบี่ กบ

กาญจนบุรี กจ

ขอนแกน ขก

ชลบุรี ชบ

ชุมพร ชพ

ตรัง ตง

ตราด ตร

นครสวรรค นว

นาน นน

พระนครศรอี ยุธยา อย

นนทบรุ ี นบ

นราธิวาส นธ

เลย ลย

สกลนคร สน

แพร พร

มหาสารคาม มค

อุตรดิตถ อต

อทุ ยั ธานี อน

อบุ ลราชธานี อย

๓๓ ประกอบดวยตัวเลขส่ีตัว ให

๒. เ ล ข ป ร ะ จํ า ข อ ง เ จ า เ ร่ื อ ง

กาํ หนดดังนี้

๒.๑ สําหรับราชการบรหิ ารสว นกลาง

๒.๑.๑ ตัวเลขสองตัวแรก สาํ หรับกระทรวง หรือทบวง หมายถงึ สว นราชการ

ระดบั กรม โดยเร่มิ จากตวั เลข ๐๑ เรยี งไปตามลําดับสวนราชการตามกฎหมายวา ดวยการปรบั ปรุง

กระทรวง ทบวง กรม หากมีการเปลย่ี นแปลงโดยยบุ สว นราชการใดใหปลอ ยตัวเลขน้ันวาง หากมี

การจดั ต้งั สวนราชการข้ึนใหมใ หใชเ รียงลําดบั ถดั ไป

ในกรณกี ระทรวง หรอื ทบวงใดมีกรม หรอื สว นราชการท่เี รยี กชือ่ อยา งอ่นื

ทม่ี ีฐานะเปนกรมตัง้ แต ๑๐๐ สว นราชการข้ึนไป ใหใ ชเลขไดต ามตัวโดยเรมิ่ จาก ๐๐๑ เรยี งไป

ตามลาํ ดับ

สําหรับสวนราชการท่ีไมส งั กดั สาํ นกั นายกรัฐมนตรี กระทรวง หรือทบวง

ใหใ ชต วั เลข 00

๒.๑.๒ ตวั เลขสองตวั หลงั หมายถงึ สํานัก กอง หรอื สวนราชการทม่ี ฐี านะ

เทยี บเทา กอง โดยเริ่มจากตวั เลข ๐๑ เรยี งไปตามลําดบั สว นราชการ ตามกฎหมาย วาดวยการแบง

สว นราชการ หากมีการเปลยี่ นแปลงโดยยบุ สวนราชการใดใหป ลอ ยเลขนัน้ วา ง หากมีสว นราชการ

ใหมใ หเรียงลาํ ดบั ถดั ไป

ในกรณที ีม่ สี าํ นกั กอง สว นราชการท่มี ฐี านเทยี บกอง หรอื หนว ยงาน

ระดบั กอง ตง้ั แต ๑๐๐ สว นราชการขึ้นไป ใหใชเ ลขไดส ามตวั โดยเร่ิมจาก ๐๐๑ เรยี งไปตามลําดบั

ถา มีกองหรอื หนว ยงานระดับกองทมี่ ไิ ดจัดต้งั โดยกฎหมายวาดว ยการ

แบงสวนราชการ ใหหวั หนา สว นราชการระดบั กรมเปนผกู ําหนดตัวเลขสองตัวหลงั โดยใชตวั เลขใน

ลาํ ดบั ตอ จากกองหรือหนว ยงานระดับกอง ตามกฎหมายวา ดวยการแบง สว นราชการ เชน

สํานกั งานปลดั สาํ นกั นายกรัฐมนตรี

กองกลาง นร ๑๒๐๑

สาํ นักงานตรวจเงนิ แผน ดนิ

สํานักงานเลขานกุ ารกรม ตผ ๐๐๐๑

สําหรบั หนว ยงานในราชการสวนภูมภิ าคทข่ี ้นึ กับจงั หวดั โดยตรง ตัวเลข
สองตัวแรกใหใ ชต ัวเลข ๐๐

๓๔

๒.๒.๒ ตัวเลขสองตัวหลงั หมายถึง หนวยงานในราชการสว นภูมภิ าคทสี่ งั กัด

จังหวดั หรืออาํ เภอ โดยกาํ หนดให ดงั นี้

สํานกั นายกรัฐมนตรี กระทรวงมหาดไทย

ประชาสมั พนั ธ ๐๑ สาํ นกั งานจงั หวดั ๑๗

สถติ ิ ๐๒ ปกครอง ๑๘

กระทรวงกลาโหม พัฒนาชุมชน ๑๙

สัสดี ๐๓ ตํารวจภธู ร ๒๐

กระทวงการคลัง ตรวจคนเขา เมอื ง ๒๑

ราชพัสดุ ๐๔ ที่ดนิ ๒๒

คลงั ๐๕ โยธาธกิ าร ๒๓

สรรพสามิต ๐๖ เรอื นจาํ ๒๔

สรรพากร ๐๗ เรงรัดพฒั นาชนบท ๒๕

กระทรวงเกษตรและสหกรณ ผังเมอื ง ๒๖

เกษตรและสหกรณ ๐๘ กระทรวงแรงงานและสวสั ดิการสงั คม

ประมง ๐๙ แรงงานและสวสั ดิการสังคม ๒๗

ปศสุ ัตว ๑๐ จดั หางาน ๒๘

ปาไม ๑๑ ประชาสงเคราะห ๒๙

เกษตร ๑๒ ประกันสังคม ๓๐

สหกรณ ๑๓ สวัสดกิ ารและคุม ครองแรงงาน ๓๑

ปฏิรูปทด่ี นิ ๑๔ กระทรวงศึกษาธิการ

กระทรวงคมนาคม ศกึ ษาธกิ าร ๓๒

ขนสง ๑๕ กระทรวงสาธารณสขุ

กระทรวงพาณชิ ย สาธารณสขุ ๓๓

พาณิชยจ ังหวดั ๑๖ กระทรวงอุตสาหกรรม

อุตสาหกรรม ๓๔

สาํ นักงานอยั การสูงสดุ

อัยการจงั หวัด ๓๕

อยั การประจาํ ศาลจังหวดั ๓๖

อัยการประจาํ ศาลแขวง ๓๗

อัยการประจาํ ศาลเดก็ และเยาวชน๓๘

๓๕

ในกรณีท่ีมีการเปล่ียนแปลงอําเภอ ก่ิงอําเภอแผนกงานตาง ๆ ของจังหวัดหรือ

หนว ยงานในราชการสว นภูมิภาคที่ขึ้นกับจังหวัดโดยตรงใหยุบหนวยงานใดใหปลอยตัวเลขน้ันวาง

หากมกี ารจัดตง้ั หนวยงานขน้ึ ใหมใหเรียงลําดบั ถดั ไป เชน

จังหวดั กระบี่ กบ

สํานักงานศกึ ษาธกิ ารจังหวดั กระบี่ กบ ๐๐๓๒

สาํ นกั งานศกึ ษาธกิ ารอาํ เภอเมอื งกระบ่ี กบ ๐๑๓๒

๒.๓ ใหมีการปรับปรุงเลขประจําของเจาของเรื่องใหเปนไปตามลําดับตาม

กฎหมายวาดวยการปรับปรุงสวนราชการ ทบวง กรม และกฎหมายวาดวยการแบงสวนราชการ

ทุก ๆ ๕ ป โดยถอื เอาปพทุ ธศกั ราชทลี่ งทา ยดวยเลข ๕ และเลข ๐ เปน หลัก

๒.๔ในกรณีท่ีกระทรวง ทบวง สวนราชการท่ีไมสังกัดสํานักนายกรัฐมนตรี

กระทรวง ทบวง จังหวัด ประสงคจะใหรัฐวิสาหกิจ หรือหนวยงานอื่นใดที่มิไดเปนสวนราชการซ่ึง

อยูในสังกัดใหรหัสตัวพยัญชนะของกระทรวง ทบวง สวนราชการที่ไมสังกัดสํานักนายกรัฐมนตรี

กระทรวง ทบวง หรอื จังหวดั แลวแตก รณใี หใชตวั เลขสองตัวแรกเรม่ิ จาก ๕๑ เรียงไปตามลําดับ

หากกระทรวง หรือทบวงหรือทบวงมีสวนราชการระดับกรม หรือสวนราชการท่ี

เรียกชื่ออยางอ่ืนท่ีมีฐานะเปนกรม ตั้งแต ๑๐๐สวนราชการข้ึนไป การกําหนดตัวเลขประจําของ

รัฐวิสาหกิจ หรือหนวยงานอื่นใดที่มิไดเปนสวนราชการตามวรรคหน่ึง ใหใชตัวเลขสามตัว โดยเร่ิม

จาก ๕๑๐ เรียงไปตามลาํ ดบั

๓. เลขประจําของเจาของเร่ืองซึ่งสวนราชการใดกําหนดขึ้นเพ่ิมเติมจากที่กําหนดไวใน ๑

และ ๒ ใหแจงใหปลดั สํานกั นายกรฐั มนตรีทราบ

๔. การกําหนดเลขทีห่ นังสือออกของคณะกรรมการ ใหลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจํา

ของเจาของเร่อื ง ในกรณีที่คณะกรรมการประสงคจะกําหนดรหัสตัวพยัญชนะเพิ่มข้ึน ใหกําหนด

ไดไมเกินสี่ตัว โดยใหอยูในวงเล็บตอจากรหัสตัวพยัญชนะของเจาของเร่ือง และรหัสตัวพยัญชนะ

ดงั กลา วจะตอ งไมซํ้ากับรหัสตัวพยัญชนะท่ีกาํ หนดไว แลวตอดวยเลขประจําของเจา ของเรื่อง

๕. สําหรบั สว นราชการตํ่ากวาระดับกรม หรือจังหวัด หากจําเปนตองออกหนังสือราชการ

เอง หรือเพื่อประโยชนแกการปฏิบัติงานสารบรรณ ใหสวนราชการระดับกรมเจาสังกัดหรือจังหวัด

กําหนดเลขรหสั ใหไ มเ กนิ สามตาํ แหนง โดยใหใสจุดหลังเลขประจําของเจาของเร่ืองตาม ๒ แลวตอ

ดว ยเลขรหสั ท่ีกาํ หนดขึน้ ดงั กลา ว

การใหเลขรหัสตามวรรคหนึ่งถาสามารถจัดเรียงสวนราชการตามลําดับพยัญชนะไดก็ให

เรียงตามนัน้

๓๖

สรปุ

หนังสือราชการคือเอกสารที่เปนหลักฐานในราชการ แบงเปน ๖ ชนิด ไดแก หนังสือ
ภายใน หนังสือภายนอก หนงั สอื ประทบั ตรา หนงั สือส่ังการ หนงั สือประชาสมั พนั ธ และหนงั สอื ท่ี
เจาหนาท่ีทําขึ้นหรือรับไวเปนหลักฐานในราชการ ซ่ึงมีรูปแบบท่ีใชกันตามระเบียบสํานัก
นายกรัฐมนตรี วาดวย งานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ โดยหนังสือราชการบางคร้ังมีช้ันที่แสดง
ความลบั จํานวน ๓ ช้ัน ไดแก ลับที่สุด ลับมาก และลับ นอกจากน้ียังแสดงความเร็วของหนังสือ
๓ ชั้น ไดแก ดวนท่ีสุด ดวนมาก และดวน เพื่อใหผูท่ีเก่ียวของสามารถปฏิบัติไดตรงตามท่ีกําหนด
ไวตามชน้ั ในหนงั สือไดอ ยา งถูกตอ ง

ขอ จํากดั

เน่ืองจากการเขียนหนังสือราชการคือการติดตอส่ือสารระหวาง หนวยงานกับหนวยงาน
หนวยงานกับบุคคล หรือบุคคลกับหนวยงาน ซ่ึงมักพบปญหาในทางปฏิบัติอยูเปนประจํา
โดยเฉพาะการเขียนหนังสือติดตอราชการที่มีรูปแบบภาษา วัฒนธรรมองคกรท่ีใชสืบทอดกันมา
นาน จึงมีการกําหนดรูปแบบ คําขึ้นตน คําลงทาย และกระบวนการใชถอยคําภาษาในการเขียน
ตาง ๆ มากมาย อาทิ การเขียนหนังสือราชการท่ีผูบริหารหรือหัวหนางานจะมีความรูสึกวา ไมได
ดงั ใจกับตน รางเดิม สวนลูกนองกไ็ มเขา ใจเชนเดียวกันวา ตน รา งท่ีผานกระบวนการคิดแลวคิดอีก
ผา นการพิจารณาหลายรอบแลวกวา ทจ่ี ะผานข้นึ ไปสูกระบวนการพิจารณาของผูบังคับบัญชา เหตุ
ใดจึงถกู แกบอ ยครั้ง โดยไมท ราบวาแกไขเพราะอะไร และทาํ ไมจงึ ตองแกไข

ปญ หาตาง ๆ เหลานี้พอจะประมวลไดอ อกเปน 2 ประเด็นใหญ ๆ คือ
๑. สภาพปญ หาภายใน
๒. สภาพปญ หาภายนอก
๑. สภาพปญหาภายใน คือสภาพปญหาที่เกิดจากตัวผูเขียนเอง ท่ีอาจจะยังไมมี
ความรูหรือความเขาใจเก่ียวกับเรื่องที่จะเขียน หรือเลือกใชถอยคําภาษา ตลอดจนไมทราบ
รูปแบบมาตรฐาน และการจดั รปู แบบใหส วยงามตามความเหมาะสม จึงรางโดยใชค วามคดิ ภาษา
ตลอดจนรูปแบบของตนเองตามท่ีเขาใจ โดยไมสามารถจัดระเบียบความคิดได ซึ่งผูท่ีไมมี
ประสบการณใ นเร่อื งทจี่ ะเขียน จงึ เปนการยากที่จะเขียนใหเปนที่ถูกตอง และถูกใจหัวหนาได จึงมี
การแกไ ขซํ้าแลว ซ้าํ อีก สวนผูเปนหัวหนาก็ยอมรูสึกลําบากใจวาตองอาน และตองแกไขตนรางนั้น
เพ่ือใหงานเขียนที่ผานมาถึงตนเปนงานเขียนที่ดีที่สุด ตรงประเด็น แตส่ิงท่ีหัวหนางานมักจะไม
คอ ยคดิ ถงึ เทา ใดนักคอื ความรูสึกของลกู นองผูท ีถ่ กู แกไ ขงานนน้ั

๓๗

๒. สภาพปญหาภายนอก คือปจจัยตาง ๆ ภายนอกท่ีทําใหผูรางหนังสือรูสึกวาเปน
ปญหา อาทิ หัวหนางาน หรือผูบังคับบัญชาระดับเหนือข้ึนไป รูปแบบหนังสือราชการ การใช
ถอยคําภาษา แหลงขอมูล การจัดระบบความคิดในการที่จะเขียน ปจจัยภายนอกนี้สวนใหญเกิด
จากการที่ผูเขียนไมมีความรูเรื่องระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยงานสารบรรณ ไมมีการสง
เขารับการฝกอบรมในเรื่องการรางหนังสือ ตลอดจนไมสามารถจัดระบบความคิดใหเปนข้ันเปน
ตอน เปนเหตุเปนผลกอนการลงมือเขียน ขาดการเอาใจใสการศึกษารูปแบบสํานวนภาษา
ตลอดจนโดยเฉพาะเยาวชนรุนใหม ๆ มักสนใจอานหนังสือนอยลง การเรียนการสอน การสอบที่
นยิ มใชปรนยั มากกวาอตั นยั จึงไมส ามารถทีจ่ ะจดั เรียงถอ ยคําภาษา การคดิ วเิ คราะหเชิงเหตุผลได
และบางหนว ยงานพบวา หวั หนา งานบางงานแกไ ขงานโดยยึดหลกั การเขียนตาม Style ของตนเอง
เทานน้ั

นอกจากน้ียังพบปญหาที่สืบทอดกันมาอยางผิด ๆ โดยคิดวาสิ่งที่สืบทอดกันมา
ถูกตองแลว ทุกประการ อาทิ

๒.๑ บันทึกขอความ จะไมมี “อางถึง” และ ”ส่ิงที่สงมาดวย” ซึ่งจะระบุไวใน
ขอความในบันทึกดังกลาวแลว แตสวนราชการบางหนวยงานถือวา การระบุ “อางถึง” และ “สิ่งท่ี
สงมาดวย” จะชวยใหมองเห็นไดชัดเจนงายตอการอาน และการติดตอ จึงปฏิบัติและสืบทอดมา
เปนเวลานับสิบป

๒.๒ บนั ทึกขอ ความ จะไมมเี สนขีดก้ันระหวา ง “เรื่อง” และ ”เรยี น” แตปจ จบุ นั
พบวา แทบทุกหนว ยงานจะมเี สน ขีดแบงระหวาง “เร่ือง” และ ”เรียน” เปนตน

๒.๓ ประกาศ หรือคําส่ังแตงตั้งคณะทํางานหรือคณะกรรมการตาง ๆ มักจะระบุวา
“ท้ังนี้ตั้งแตบัดนี้เปนตนไป จนกวาจะมีการเปลี่ยนแปลง” ซึ่งการออกประกาศหรือคําสั่งใดก็ตาม
ยอมเปนเอกสารที่สําคัญที่ชอบดวยกฎหมายแลวท้ังส้ิน การเติมขอความ “จนกวาจะมีการ
เปลี่ยนแปลง” เปนการทําใหประกาศ หรือคําสั่งน้ัน ๆ หมดความสําคัญลงไป เพราะหากมีการ
เปลยี่ นแปลงจะตอ งมกี ารยกเลกิ ประกาศ หรอื คาํ สั่งเดิมเปนปกตอิ ยูแลว จงึ ไมควรใสไวในประกาศ
หรอื คําสั่งทยี่ งั มีผลการบงั คับใชอ ยู

ขอ เสนอแนะ

๑. หัวหนาควรที่จะใชวิธีการสอน ควบคูไปกับการแกตนราง และหมั่นถามถึงความรูสึก
นึกคิดวา เขาคิดอยางไร มีเหตุผลอยางไร ทําไมจึงรางอยางน้ัน ทั้งนี้อาจจะเปนเพราะลูกนองไม
ทราบขอมูลที่จะราง ไมทราบท่ีมาที่ไป ไมทราบวัตถุประสงคท่ีจะเขียนหนังสือดังกลาว ประกอบ
กับไมมีประสบการณในเรื่องตาง ๆ ท่ีเกี่ยวของที่จะนํามาเชื่อมโยงกับภาษาในหนังสือราชการใหมี
ความสมบูรณ สมเหตสุ มผล และใชภาษาที่สุภาพอานแลวใหค วามรสู กึ ทด่ี ีตอ หนว ยงานนนั้ ๆ

๓๘

นอกจากสอนแลวยังควรท่จี ะหาแหลง ท่ีมาของการเรยี นรใู นเรือ่ งการเขียน อาทิ การเรยี นรู
จากแฟม เอกสารเร่ืองเดิม (file ขอมูลเดิม) การแสวงหาเพ่ิมเติมดวยตนเอง (จากหนังสือฉบับอ่ืน ๆ
ท่ีเปน งานเขียนทีด่ ี หรือจากคมู อื การรางหนังสือ) นอกจากนีย้ ังควรเสรมิ กาํ ลังใจใหแกล ูกนอ งดว ย
โดยการกลาวคําชมเชยเม่ือรางหนังสือมีพัฒนาการข้ึน หรือบอกใหนําหนังสือดังกลาวไวเปน
ตัวอยา งในการรางหนงั สือครั้งตอ ๆ ไป อกี ประการหน่งึ หวั หนาควรที่จะถายทอดการใชภาษาให
เหมาะสมกบั การรางหนงั สือราชการ ไมใชภ าษาพดู ในการรา งหนังสอื ราชการ

๒. ควรจัดสงหัวหนางานเขารับการฝกอบรม และสงบุคลากรทุกสวนเขารับการฝกอบรม
ดวย เน่ืองจากการปฏิบัติงานในราชการใดก็ตามยอมตองอาศัยการสื่อสารดวยภาษาท้ังสิ้น
องคกรทุกองคกรจึงควรตระหนักที่จะใหมีการจัดอบรมเชิงปฏิบัติการใหความรูในดานน้ีเพ่ือให
เขาใจกระจางย่ิงขึ้น นอกจากนี้ยงั พบวา การเขยี นหนังสือราชการ จําตองอาศัยทักษะในการเขียน
ซึ่งเกิดจากการสั่งสมประสบการณในการเขียน ตลอดจนเร่ืองและเน้ือหาตาง ๆ ที่เกี่ยวของกับการ
เขียน ซึ่งการเขียนนับเปน Style ของแตละบุคคล และเปนเอกลักษณเฉพาะบุคคลดวย หาก
สํานวนภาษาที่เขียนมาตรงประเด็น ไมมีความหมายที่จะตีความไดหลายนัย และไมมีขอมูลสวน
ใดผิดพลาด นาจะถือวาใชได การแกไขโดยไมสามารถแจงวาแกไขเพราะเหตุใด จึงไมเปนการ
สมควร เพราะนอกจากจะบั่นทอนความคิด ความรูสึกของลูกนองแลว ยังเสียเวลา และเปลือง
ตนทุนในการดาํ เนนิ งานอีกดวย

๓. ในการสอบคัดเลือกบุคคลเขาปฏิบัติงานในองคกร โดยเฉพาะองคกรสวนราชการควร
จะไดมีการจัดสอบวัดความรูความสามารถในการรางหนังสือราชการใหถูกตองตามรูปแบบของ
ระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรี วาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๒๖ และควรมีการทดสอบความรู
ความสามารถในการใชคอมพิวเตอรดวย ซ่ึงเมื่อผานการคัดเลือกแลวจะสะดวกในการถายทอด
งาน เนอ่ื งจากไดผ านการอา นเพ่อื เตรียมตวั สอบ และการฝก ทักษะมาระดับหนึ่งแลว


Click to View FlipBook Version