คู่มือการใช้งาน การจัดทำ ทะเบียนคุมทรัพย์สินด้วย Google Sheet กรณีศึกษา : บริษัท เทพไทย โปรดัคท์ จำ กัด
โสรญา สุวสุรรณมณี บ ริ ษั ท เ ท พ ไ ท ย โ ป ร ดั ค ท์ จำ กั ด คำ นำ คู่มือฉบับนี้เป็นส่วนหนึ่งของรายวิชาสหกิจศึกษา จัดทำ ขึ้นเพื่อ ประกอบการจัดทำ ทะเบียนคุมทรัพย์สินด้วย Google Sheet ของบริษัท เทพไทย โปรดัคท์ จำ กัด โดยจะให้ข้อมูลและแสดงรายละเอียดขั้นตอนการ ใช้งาน Google Sheet วิธีการเข้าใช้งาน Google Sheet ตั้งแต่รายละเอียดของการสร้าง ชีตรายการต่าง ๆ ขั้นตอนการผูกสูตรให้ข้อมูลสามารถลิงก์ข้ามชีตกันได้ และขั้นตอนการผูกสูตรสำ หรับการค้นหารายการทรัพย์สิน ผู้จัดทำ หวังเป็นอย่างยิ่งว่า คู่มือฉบับนี้จะเป็นประโยชน์สูงสุดแก่ บริษัท เทพไทย โปรดัคท์ จำ กัด และผู้ที่สนใจ หากคู่มือฉบับนี้ผิดพลาด หรือบกพร่องประการใดต้องขออภัยไว้ ณ โอกาสนี้ ผู้จัดทำ อังคนา บุหงา - ก -
โสรญา สุวสุรรณมณี บ ริ ษั ท เ ท พ ไ ท ย โ ป ร ดั ค ท์ จำ กั ด สารบัญ เรื่อง หน้า คำ นำ ก สารบัญ ข ขั้นตอนการเข้าใช้งานโปรแกรม Google Sheet 1-6 ขั้นตอนการนำ ข้อมูลดิบจาก Express มาใส่ในชีต 7-8 ขั้นตอนการแยกรายการทรัพย์สินเป็นแผนกทั้ง 3 แผนก 9-10 ขั้นตอนการจัดทำ เมนูแบบเลื่อนลง 11-14 ขั้นตอนการผูกสูตรค้นหาทรัพย์สินโดยค้นหาจาก รหัสทรัพย์สินที่จัดทำ ขึ้นด้วยเมนูแบบเลื่อนลง 15-20 ขั้นตอนการทำ เครื่องหมายในช่องรายการทรัพย์สิน 21-22 ขั้นตอนการผูกสูตรสำ หรับการค้นหารายการทรัพย์สิน 23-32 - ข -
โสรญา สุวสุรรณมณี บ ริ ษั ท เ ท พ ไ ท ย โ ป ร ดั ค ท์ จำ กั ด ขั้นตอนการเข้าใช้งานโปรแกรม Google Sheet 1.ดับเบิ้ลคลิกที่ Google Chrome จะขึ้นหน้าต่างดังรูปภาพ - 1 -
โสรญา สุวสุรรณมณี 2. คลิกที่จุด 9 จุดมุมขวามือและดับเบิ้ลคลิกที่ Sheet - 2 - บ ริ ษั ท เ ท พ ไ ท ย โ ป ร ดั ค ท์ จำ กั ด
โสรญา สุวสุรรณมณี บ ริ ษั ท เ ท พ ไ ท ย โ ป ร ดั ค ท์ จำ กั ด 3. เมื่อดับเบิ้ลคลิกที่ Sheet จะขึ้นหน้าต่างดังรูป ให้ลงชื่อเข้าใช้ด้วย Gmail - 3 -
โสรญา สุวสุรรณมณี 4. เมื่อลงชื่อเข้าใช้เสร็จเรียบร้อยจะได้หน้าต่างดังรูป หลังจากนั้นให้คลิกที่ “เริ่มสเปรตชีตใหม่” ในช่องที่มีเครื่องหมาย + - 4 - บ ริ ษั ท เ ท พ ไ ท ย โ ป ร ดั ค ท์ จำ กั ด
โสรญา สุวสุรรณมณี บ ริ ษั ท เ ท พ ไ ท ย โ ป ร ดั ค ท์ จำ กั ด 5. เมื่อทำ ตามขั้นตอนข้อ 1-4 เสร็จเรียบร้อยแล้วจะได้หน้าต่างของ Google Sheet ดังรูป - 5 -
โสรญา สุวสุรรณมณี 6. Google Sheetจะไม่มีคำ สั่งบันทึก (Save) หรือบันทึกเป็น (Save as) เหมือนโปรแกรม Microsoft Excel เพราะ Google จะบันทึกเอกสาร อัตโนมัติ ตลอดเวลา - 6 - บ ริ ษั ท เ ท พ ไ ท ย โ ป ร ดั ค ท์ จำ กั ด
โสรญา สุวสุรรณมณี บ ริ ษั ท เ ท พ ไ ท ย โ ป ร ดั ค ท์ จำ กั ด ขั้นตอนการนำ ข้อมูลดิบจาก Express มาใส่ในชีต 1. ข้อมูลที่ใช้เป็นข้อมูลดิบที่ได้มาจากโปรแกรม Express ซึ่งเป็นข้อมูลรวม ทั้งหมดของทุกแผนก - 7 -
โสรญา สุวสุรรณมณี 2. สร้างชีต “รายการทรัพย์สินทั้งหมดปี 64-65” โดยนำ ข้อมูลดิบที่ได้มาจาก โปรแกรม Express มาทำ การแยกรายการทรัพย์สินทั้งหมดที่มีการซื้อมาในปี 64-65 จะได้ดังรูป - 8 - บ ริ ษั ท เ ท พ ไ ท ย โ ป ร ดั ค ท์ จำ กั ด
โสรญา สุวสุรรณมณี บ ริ ษั ท เ ท พ ไ ท ย โ ป ร ดั ค ท์ จำ กั ด ขั้นตอนการแยกรายการทรัพย์สินเป็นทั้ง 3 แผนก 1. ทำ การแยกรายการทรัพย์สินเป็นแผนกทั้ง 3 แผนก และสร้างชีต Checkของแต่ละแผนก ได้แก่ ชีต Checkแผนกสำ นักงาน Checkแผนก ควบคุมคุณภาพ และ Checkแผนกผลิต - 9 -
โสรญา สุวสุรรณมณี - 10 - บ ริ ษั ท เ ท พ ไ ท ย โ ป ร ดั ค ท์ จำ กั ด
โสรญา สุวสุรรณมณี บ ริ ษั ท เ ท พ ไ ท ย โ ป ร ดั ค ท์ จำ กั ด ขั้นตอนการจัดทำ เมนูแบบเลื่อนลง 1. ยกตัวอย่างชีต “Checkแผนกสำ นักงาน” ในช่อง “รหัสทรัพย์สิน” เป็นการจัดทำ เมนูแบบเลื่อนลง เพื่อให้สะดวกต่อการค้นหารหัสทรัพย์สิน - 11 -
โสรญา สุวสุรรณมณี 2. คลิกที่ “แทรก” และคลิกเลือก “เมนูแบบเลื่อนลง” - 12 - บ ริ ษั ท เ ท พ ไ ท ย โ ป ร ดั ค ท์ จำ กั ด
โสรญา สุวสุรรณมณี บ ริ ษั ท เ ท พ ไ ท ย โ ป ร ดั ค ท์ จำ กั ด 3. เมื่อคลิกเลือก “เมนูแบบเลื่อนลง” จะได้หน้าต่างดังรูปหลังจากนั้นให้ใส่ “รหัสทรัพย์สิน” ทั้งหมดลงในช่องสี่เหลี่ยมที่ 2 หลังจุด 6 จุด และคลิก “เสร็จสิ้น” - 13 -
โสรญา สุวสุรรณมณี 4. เมื่อเสร็จเรียบร้อยแล้วจะได้หน้าต่างของช่อง “รหัสทรัพย์สิน” ดังรูป - 14 - บ ริ ษั ท เ ท พ ไ ท ย โ ป ร ดั ค ท์ จำ กั ด
โสรญา สุวสุรรณมณี บ ริ ษั ท เ ท พ ไ ท ย โ ป ร ดั ค ท์ จำ กั ด ขั้นตอนการผูกสูตรค้นหารายการทรัพย์สินโดยค้นหาจาก รหัสทรัพย์สินที่จัดทำ ขึ้นด้วยเมนูแบบเลื่อนลง 1. การผูกสูตรในช่องประเภททรัพย์สินเป็นการผูกสูตรระหว่างชีต “รายการ ทรัพย์สินทั้งหมดปี 64-65” กับช่อง “รหัสทรัพย์สิน” เมื่อป้อนรหัสทรัพย์สิน ข้อมูลจะลิงก์ไปยังช่องประเภททรัพย์สินจนถึงช่องยอดยกไปที่ได้ทำ การผูก สูตรเอาไว้ ดังรูป - 15 -
โสรญา สุวสุรรณมณี 2. การผูกสูตรในช่อง “ประเภททรัพย์สิน” จนถึงช่อง “ยอดยกไป” ใช้สูตร =IFERROR(VLOOKUP(B5,‘รายการทรัพย์สินทั้งหมดปี 64-65’!B:C,2,0), “”) ยกตัวอย่างช่อง “ประเภททรัพย์สิน” - 16 - บ ริ ษั ท เ ท พ ไ ท ย โ ป ร ดั ค ท์ จำ กั ด
โสรญา สุวสุรรณมณี บ ริ ษั ท เ ท พ ไ ท ย โ ป ร ดั ค ท์ จำ กั ด 3. จากสูตรข้างต้น “B5” เป็นชื่อคอลัมน์และลำ ดับแถวของช่องรหัสทรัพย์สิน เมื่อป้อนรหัสทรัพย์สินในช่องนั้นจะทำ ให้ข้อมูลในชีต“รายการทรัพย์สินทั้งหมด ปี 64-65” ลิงก์มายังชีต “Checkแผนกสำ นักงาน” ในช่องประเภททรัพย์สิน - 17 -
โสรญา สุวสุรรณมณี 4. จากสูตรข้างต้น “B:C” เป็นชื่อคอลัมน์ของช่องรหัสทรัพย์สินและ ประเภททรัพย์สินในชีต “รายการทรัพย์สินทั้งหมดปี 64-65” และ เลข 2 เป็นลำ ดับคอลัมน์ของช่องประเภททรัพย์สินนับจากคอลัมน์ B หากต้องการผูกสูตรในช่องถัดไปให้จากคอลัมน์ C เป็นคอลัมน์ D ตามลำ ดับ โดยจะยึดคอลัมน์ B เป็นหลัก ยกตัวอย่าง การผูกสูตรใน ช่องรายการทรัพย์สิน =IFERROR(VLOOKUP(B5,‘รายการทรัพย์สิน ทั้งหมดปี 64-65’!B:D,2,0), “”) - 18 - บ ริ ษั ท เ ท พ ไ ท ย โ ป ร ดั ค ท์ จำ กั ด
โสรญา สุวสุรรณมณี บ ริ ษั ท เ ท พ ไ ท ย โ ป ร ดั ค ท์ จำ กั ด 5. เมื่อทำ การผูกสูตรเสร็จเรียบร้อยแล้วจะหน้าต่างดังรูป - 19 -
โสรญา สุวสุรรณมณี - 20 - บ ริ ษั ท เ ท พ ไ ท ย โ ป ร ดั ค ท์ จำ กั ด
โสรญา สุวสุรรณมณี บ ริ ษั ท เ ท พ ไ ท ย โ ป ร ดั ค ท์ จำ กั ด ขั้นตอนการทำ เครื่องหมายในช่องรายการทรัพย์สิน 1. การทำ เครื่องหมายในช่อง “รายการทรัพย์สินใช้อยู่หรือไม่ได้ใช้” ให้คลิก “แทรก” และคลิกเลือก “ช่องทำ เครื่องหมาย” - 21 -
โสรญา สุวสุรรณมณี 2. เมื่อทำ ตามขั้นตอนเสร็จเรียบร้อยจะได้หน้าต่างดังรูป - 22 - บ ริ ษั ท เ ท พ ไ ท ย โ ป ร ดั ค ท์ จำ กั ด
โสรญา สุวสุรรณมณี บ ริ ษั ท เ ท พ ไ ท ย โ ป ร ดั ค ท์ จำ กั ด ขั้นตอนการผูกสูตรสำ หรับการค้นหารายการทรัพย์สิน 1. สร้างชีต “รวมรายการทรัพย์สินปี 64-65” โดยในชีตนี้จะเป็นชีตข้อมูล ที่ลิงก์มาจากชีต Checkทั้ง 3 แผนก ซึ่งในการผูกสูตรจะเป็นการผูกสูตร เช่นเดียวกับ “ขั้นตอนการผูกสูตรให้ข้อมูลสามารถลิงก์ข้ามชีตกันได้” - 23 -
โสรญา สุวสุรรณมณี 2. สร้างชีต “ค้นหารายการทรัพย์สินปี 64-65” โดยการผูกสูตรการคัดลอกข้อมูล จากชีต “รวมรายการทรัพย์สินปี 64-65” ไปยังชีตค้นหารายการทรัพย์สินปี 64- 65 ให้ใช้สูตร =QUERY(‘รวมรายการทรัพย์สินปี 64-65’!A:R,A1) ซึ่งจะใช้ช่อง A2 ในการผูกสูตรการคัดลอกข้อมูล - 24 - บ ริ ษั ท เ ท พ ไ ท ย โ ป ร ดั ค ท์ จำ กั ด
โสรญา สุวสุรรณมณี บ ริ ษั ท เ ท พ ไ ท ย โ ป ร ดั ค ท์ จำ กั ด 3. จากสูตรข้างต้น “A:R” เป็นชื่อคอลัมน์ข้อมูลในชีต “รวมรายการทรัพย์สินปี 64-65” ที่ต้องการคัดลอกข้อมูลไปยังชีต “ค้นหารายการทรัพย์สินปี 64-65” - 25 -
โสรญา สุวสุรรณมณี 4. จากสูตร “A1” เป็นชื่อคอลัมน์ที่ใช้สำ หรับการผูกสูตรใน การค้นหารายการทรัพย์สินทั้งหมดในปี 64-65 - 26 - บ ริ ษั ท เ ท พ ไ ท ย โ ป ร ดั ค ท์ จำ กั ด
โสรญา สุวสุรรณมณี บ ริ ษั ท เ ท พ ไ ท ย โ ป ร ดั ค ท์ จำ กั ด 5. การผูกสูตรสำ หรับค้นหารายการทรัพย์สินจะผูกสูตรในช่อง A1 และสำ หรับการพิมพ์ค้นหารายการทรัพย์สินต่าง ๆ จะใช้ช่อง C1 ในการค้นหารายการทรัพย์สิน - 27 -
โสรญา สุวสุรรณมณี 6. การค้นหารายการทรัพย์สินจะผูกสูตรในช่อง A1 โดยใช้สูตร ="SELECT B,C,D,E,F,G,H,I,J,K,L,M,N,O,P,Q,R WHERE D LIKE '%"&C1&"%' OR B LIKE '%"&C1&"%' OR K LIKE '%"&C1&"%' OR C LIKE '%"&C1&"%’” - 28 - บ ริ ษั ท เ ท พ ไ ท ย โ ป ร ดั ค ท์ จำ กั ด
โสรญา สุวสุรรณมณี บ ริ ษั ท เ ท พ ไ ท ย โ ป ร ดั ค ท์ จำ กั ด 7. จากสูตรข้อ “B,C,D,E,F,G,H,I,J,K,L,M,N,O,P,Q,R” เป็นชื่อคอลัมน์ของ ข้อมูลในชีต “รวมรายการทรัพย์สินปี 64-65” โดยในสูตรหากต้องการให้ ช่องรายการใดขึ้นก่อนให้ใส่ชื่อของคอลัมน์นั้นก่อนตามลำ ดับที่ต้องการ - 29 -
โสรญา สุวสุรรณมณี 8. จากสูตร “WHERE D LIKE '%"&C1&"%' OR B LIKE '%"&C1&"%' OR K LIKE '%"&C1&"%' OR C LIKE '%"&C1&"%’” คือการใส่ชื่อคอลัมน์ของช่องที่ ต้องการค้นหารายการทรัพย์สินต่าง ๆ ในชีตค้นหารายการทรัพย์สินปี 64-65 - 30 - บ ริ ษั ท เ ท พ ไ ท ย โ ป ร ดั ค ท์ จำ กั ด
โสรญา สุวสุรรณมณี บ ริ ษั ท เ ท พ ไ ท ย โ ป ร ดั ค ท์ จำ กั ด 9. จากสูตร C1 เป็นช่องที่ใช้สำ หรับค้นหารายการทรัพย์สิน เช่น หากต้องการค้นหาช่องรายการทรัพย์สินให้แทนในสูตร “WHERE D LIKE '%"&C1&"%’ ” หากต้องการจะค้นหาหลาย ๆ ช่องให้แทนใน สูตร “OR B LIKE '%"&C1&"%’” ไปเรื่อย ๆ ตามที่ต้องการ สามารถค้นหารายการทรัพย์สินทั้งหมดได้ดังรูป - 31 -
โสรญา สุวสุรรณมณี 10. หน้าต่างของชีต “ค้นหารายการทรัพย์สินปี 64-65” - 32 - บ ริ ษั ท เ ท พ ไ ท ย โ ป ร ดั ค ท์ จำ กั ด