การเก็บค้นเอกสารประเภทต่างๆ การรัก รั ษาและทำ ลายเอกสาร หน่วยที่ 6
หนังสือราชการที่ได้ปฏิบัติยังไม่เสร็จหรือปฏิบัติแล้ว แต่ก็ ยังมีความจำ เป็นจะต้องใช้เพื่ออ้างอิงหรือใช้ประกอบการวางแผน การปฏิบัติงานได้ในอนาคต เหตุผลสำ คัญที่จะต้องจัดเอกสารและเก็บเอกสารมีดังต่อไปนี้ 1.เพื่อให้เอกสารราชการมีแหล่งเก็บที่ดีมีระเบียบ เมื่อมีความจำ เป็น จะนำ เอกสารกลับมาใช้ประโยชน์ก็สามารถค้นหาได้ง่ายในทันทีที่ ต้องการ 2.เพื่อเป็นการรวบรวมหมวดหมู่ เรื่องราว หรือขั้นตอนในการจัด เอกสารเข้าไว้ด้วยกัน สะดวกในการค้นคว้าหรือหยิบใช้ได้สะดวก 3.เพื่อให้มีแหล่งเก็บเอกสารที่ปลอดภัย เอกสารบางชนิดอาจเป็น ความลับของทางราชการ 4.เพื่อประโยชน์ในการบริหารงานราชการ เพราะงานราชการนั้น เอกสารถือเป็นเรื่องสำ คัญมากหลักฐานในการปฏิบัติงาน 5.เอกสารของราชการมีมากเกินไป หากไม่เก็บหรือแยกเอกสารออก เป็นกลุ่มหรือพวก โดยอาศัยแหล่งเก็บเอกสารต่าง ๆ 6.ช่วยให้สามารถประหยัดค่าใช้จ่าย เพราะเอกสารหลายชนิดต้อง เก็บไว้เป็นสิบ ๆ ปี หากมีการสูญหายหรือชำ รุด ก็จำ เป็นจัดทำ ใหม่ วัต วั ถุป ถุ ระสงค์ของการเก็บเอกสารราชการ
1. ข้ั้นการรับเอกสาร 1.1) เมื่อได้รับหนังสือหรือเมื่อเปิดซองหนังสือออก 1.2) ให้ลงทะเบียนรับหนังสือในทะเบียนหนังสือรับ 1.3) จัดแยกหนังสือที่จะส่งให้หน่วยงานต่อไป 2.การใช้บัตรครวจค้นเข้าช่วย บัตรตรวจค้น เป็นบัตรกำ กับหนังสือแต่ละรายการ เพื่อให้ทาบว่า หนังสือนั้นได้มีการดำ เนินการตามลำ ดับขั้นตอนอย่างใดจน กระทั่งเสร็จสิ้น ขั้น ขั้ การเก็บค้นหนัง นั สือ สื ราชการ
การเก็บเอกสารในระยะเวลาต่าง ๆ ขั้นตอนของการเก็บเอกสารของทางราชการมีอยู่ด้วยกัน 3 ขั้นตอนหรือ 3 ระยะ คือ 1.การเก็บระหว่างปฏิบัติ 2.การเก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแล้ว 3.การเก็บเพื่อใช้ในการตรวจสอบ 1.การเก็บระหว่างปฏิบัติ เป็นการเก็บเอกสารที่ไม่สู้จะสลับซับช้อนหรือยุ่งยากมากนัก กล่าวคือ มีเอกสารที่ส่งเข้ามาใน หน่วยงานสารบรรณหรือหน่วยปฏิบัติงานเดียวกับหนังสือราชการ
2. การเก็บหนังสือเมื่อปฏิบัติเสร็จแล้ว หน่วยงานที่มีหน้าที่เก็บหนังสือที่ปฏิบัติเสร็จแล้วควรมีเป้าหมายของการเก็บ ตลอดจนการวางแผนในการเก็บเอกสารให้ได้ผลดีแลัมีประสิทธิภาพ นั่นก็คือ จัต้องจัดสถานที่เก็บให้เหมาะสม เลือกอุปกรณ์เครื่องมือเครื่องใช้ที่ทันสมัย ประสานงานกับหน่วยปฏิบัติอยู่เสมอ พร้อมทั้งร่วมมือประสานงานการทำ งาน ร่วมกันอย่างถูกต้อง 3. การเก็บไว้เพื่อใช้ในการตรวจสอบ เป็นการเก็บที่ปฏิบัติเสร็จ แต่จะไช้เป็นหนังสือเพื่อตรวจสอบเสมอๆ เจ้าหน้าที่ จัดการหนังสือราชการจะต้องจัดหาอุปกรณ์ที่จำ เปีน เช่น ตู้เก็บเอกสารชนิด 2 บาน แพ้มสันหนาชนิดเจาะรู้ร้อยเอกสาร บัญชีควบคุมเอกสารที่เก็บ เพื่อสะดวกในการตรวจสอบหรือดันหาได้ง่ย เ
หนังสือส่ง คือ หนังสือที่ส่งออกไปภายนอ ให้ปฏิบัติตาม ที่กำ หนดไว้ในส่วนนี้ โดยให้เจ้าของเรื่องตรวจความเรียบร้อย ของหนังสือ รวมทั้งสิ่งที่จะส่งไปด้วยให้ครบถ้วน แล้วส่ง เรื่องให้เจ้าหน้าที่ของหน่วยงานสารบรรณกลางเพื่อส่งออก เมื่อเจ้าหน้าที่ของหน่วยงานสารบรรณกลางได้รับเรื่องแล้ว ให้ปฏิบัติดังนี้คือ ลงทะเบียนส่งหนังสือในทะเบียนหนังสือส่ง ตามแบบ โดยกรอกรายละเอียดตามที่ได้กรอกรายการตาม ทะเบียนหนังสือส่ง การส่ง ส่ หนัง นั สือ สื
การรักษาหนังสือราชการ ตามระเบียบสำ นักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 กำ หนดให้ เจ้าหน้าที่ระมัดระวังรักษาหนังสือให้อยู่ในสภาพใช้ราชการไต้ทุกโอกาส ถ้าเกิดการชำ รุดเสียหาย ต้องรีบซ่อมแซมให้เหมือนเดิมหากสูญหายต้องหาสำ เนา มาทดแทน ถ้าสูญหายหรือชำ รุดซ่อมแซมอีกไม่ได้แล้ว ต้องรีบรายงานผู้บังคับ บัญชาให้ทราบและต้องหมายเหตุในทะเบียนด้วย การทำ ลายหนังสือ การทำ ลายหนังสือ ก็คือ การที่เจ้าหน้าที่พิจารณาเห็นว่าหนังสือ บางชนิดหมดความจำ เป็นระใช้อีกต่อไป หากเก็บไว้จะทำ ให้สิ้น เปลืองสถานที่เก็บและอาจเป็นแหล่งสะสมวัสดุสิ้นเปลืองโดยไม่ จำ เนป็น
หนังสืออิเล็กทรอนิกส์เล่มนี้ นี้ เป็นส่วนหนึ่งของ วิชาหลักการจัดการเอกสาร รหัสวิชา 30216-2004 การเรียนที่ 1 ปีการศึกษา 2566 วิทยาลัยอาชีวศึกษาเลย เสนอ คุณครูวาสนา หล่อนน้อย จัดทำ โดย นางสาวอรสินี ประเสริฐศิลป์ เลขที่ 15 สาขาการจัดการสำ นัก