คู่มือการพิมพ์หนังสือราชการ

3 OFFICIAL หนัง นั สือ สื ราชการ คู่มืคู่ อ มื การพิม พิ พ์ LETTER ทวิศึวิกศึษาบัวบังามวิทวิยา

คำ นำ คู่มืคู่อมืการปฏิบัติบั ติงานการพิมพิพ์หพ์นังนัสือสืราชการ3ประเภทซึ่งซึ่ประกอบด้วด้ย หนังนัสือสื ภายนอก หนังนัสือสืภายใน หนังนัสือสืประทับตราซึ่งซึ่จัดจัทำ ขึ้นขึ้เพื่อพื่เป็นป็การแนะนำ ให้ ความรู้ ความเข้าข้ใจเกี่ยวกับ ชนิดนิของหนังนัสือสืราชการ แนวทางในการปฏิบัติบั ติการ พิมพิพ์หพ์นังนัสือสืราชการการตั้งตั้ค่าหน้าน้กระดาษในการพิมพิพ์หพ์นังนัสือสืราชการการตั้งตั้ ขอบเขตข้อข้ความขนาดตัวครุฑรุการตั้งตั้ค่าระยะห่าห่งระหว่าว่งบรรทัดแบบฟอร์มร์และ ตัวอย่าย่งหนังนัสือสืราชการคู่มืคู่อมืการปฏิบัติบั ติงานการพิมพิพ์หพ์นังนัสือสืราชการ ผู้จัผู้ ดจัทำ หวังวัเป็นป็อย่าย่งยิ่งยิ่ว่าว่คู่มืคู่อมืเล่มนี้จ นี้ ะให้คห้วามรู้แรู้ละประโยชน์แน์ก่ผู้ปผู้ ฏิบัติบั ติงาน ซึ่งซึ่เป็นป็แนวทางในการปฏิบัติบั ติงานได้อด้ย่าย่งถูกถูต้องตามระเบียบีบงานสารบรรณเพื่อพื่ ให้เห้กิดมีปมีระสิทสิธิภธิาพและประสิทสิธิผธิลมากยิ่งยิ่ขึ้นขึ้

ชนิดนิหนังนัสือสืราชการ 1 แนวทสงในการพิมพิพ์ 2 เครื่อรื่งมือมืและเมนูที่นูที่ ต้องใช้ 3 การตั้งตั้ขอบเขตข้อข้ความ 4-5 ครุฑรุและวิธีวิวธีางครุฑรุ 6-7 การตั้งตั้ระยะห่าห่งระหว่าว่งบรรทัด 8 แบบฟอร์มร์และตัวอย่าย่ง 9-12 บรรณานุกนุรม 13 สารบัญ บั คู่มืคู่อมืการพิมพิพ์หพ์นังนัสือสืราชการ

คือ หนังนัสือสืที่ใช้ปช้ระทับตราแทนการลงชื่อชื่ของหัวหัหน้าน้ส่วส่นราชการ ระดับดักรมขึ้นขึ้ ไปโดยให้หัห้วหัหน้าน้ส่วส่นราชการระดับดักองหรือรืผู้ที่ผู้ ที่ได้รัด้บรั มอบหมายจากหัวหัหน้าน้ส่วส่นราชการ ระดับดักรมขึ้นขึ้ ไปเป็นป็ผู้รัผู้ บรัผิดผิ ชอบลงชื่อชื่ย่อย่ก ากับตราหนังนัสือสืประทับตราให้ให้ช้ไช้ด้ทั้ด้ ทั้งทั้ระหว่าว่งส่วส่น ราชการกับ ส่วส่นราชการและระหว่าว่งส่วส่นราชการกับบุคคล ภายนอก เฉพาะกรณีที่ณี ที่ไม่ใม่ช่เช่รื่อรื่งส าคัญ ได้แด้ก่ 3.หนังนัสือสืประทบตรา การขอรายละเอียดเพิ่มพิ่เติม การส่งส่สำ เนาหนังนัสือสืสิ่งสิ่ของ เอกสาร การตอบรับรัทราบที่ไม่เม่กี่ยวกับราชการ การเตือนเรื่อรื่งที่ค้าง เรื่อรื่งซึ่งซึ่หัวหัหน้าน้ส่วส่นราชการระดับดักรมขึ้นขึ้ ไปกำ หนดโดยทำ เป็นป็คำ สั่งสั่ ให้ให้ช้หช้นังนัสือสื ประทับตรา ชนิดนิของหนัง นั สือ สื ราชการ3 ชนิดนิ คือ หนังนัสือสืติดต่อราชการที่เป็นป็แบบพิธีพิ ธีโดยใช้กช้ระดาษตราครุฑรุเช่นช่หนังนัสือสืติดต่อราชการ ระหว่าว่งส่วส่นราชการ หรือรืส่วส่นราชการที่มีถึมี ถึงหน่วน่ยงานอื่นใด ซึ่งซึ่มิใมิช่ส่ช่วส่นราชการ หรือรืที่มีถึมี ถึง บุคคลภายนอก 1.หนังนัสือสืภายนอก คือ หนังนัสือสืติดต่อราชการที่เป็นป็แบบพิธีพิน้ธีอน้ยกว่าว่หนังนัสือสืภายนอก เป็นป็หนังนัสือสืติดต่อภายใน กระทรวง ทบวง กรม หรือรืจังจัหวัดวัเดียดีวกัน โดยใช้กช้ระดาษบันบัทึกข้อข้ความ 2.หนังนัสือสืภายใน คู่มืคู่อมืการพิมพิพ์หพ์นังนัสือสืราชการ 1

1. การเขียขีนถูกถูแบบ ต้องวิเวิคราะห์ชห์นิดของหนังสือสื 1.1 เรื่อรื่ง ต้องเขียขีนในหนังสือสืภายใน และหนังสือสืภายนอก ยกเว้นว้ ใน หนังสือสืประทับตรา ไม่ต้ม่ ต้องเขียขีนเรื่อรื่ง 1.2 คำ ขึ้นขึ้ต้น ใช้คำช้ คำตามระเบียบีบส านักนายกรัฐรัมนตรีว่รีาว่ด้วยงาน สารบรรณ 1.3 คำ ลงท้าย ใช้คำช้ คำลงท้ายตามระเบียบีบสำ นักนายกรัฐรัมนตรีว่รีาว่ด้วย งานสารบรรณ - เขียขีนเฉพาะหนังสือสืภายนอก - ส่วส่นหนังสือสืภายใน และ หนังสือสืประทับตรา ไม่มีม่คำมี คำลงท้าย 2. การเขียขีนให้ถูห้กถูเนื้อหา เนื้อหาต้องประกอบด้วย 2.1 เหตุที่ตุที่ มีหมีนังสือสื ไปซึ่งซึ่อาจเป็นเหตุมตุาจากผู้มีผู้ หมีนังสือสื ไปหรือรืเหตุจตุาก บุคคลภายนอก หรือรืเหตุจตุากเหตุกตุารณ์ปณ์รากฏ ขึ้นขึ้หรือรืเหตุจตุากผู้รัผู้ บรัหนังสือสื และอาจเป็นป็เหตุที่ตุที่ เกิดขึ้นขึ้ ใหม่ หรือรืเหตุที่ตุที่ มีเมีรื่อรื่งเดิมที่เคยติดต่อกันมา และ อาจจะมีเมีรื่อรื่งสืบสืเนื่อง หรือรืเรื่อรื่งที่เกี่ยวข้อข้งด้วยก็ได้ 2.2 จุดประสงค์ของการเขียขีนหนังสือสื ไป คือจะให้ผู้ห้รัผู้ บรัหนังสือสืทำ อะไร หรือรืทำ อย่าย่งไร 2.3 ส่วส่นสรุปความ การพิมพิพ์หพ์นังสือสืราชการให้ถูห้กถูต้องตามระเบียบีบ งานสารบรรณ ควรที่จะให้มีห้กมีารตรวจสอบ ในเรื่อรื่งของตัวอักษร ชนาดตัว อักษร ให้เห้ป็นป็ชนิดเดียวกัน และการใช้ตัช้ ตัวเลข (เลขไทย หรือรืเลขอาราบิกบิ ) โดย เลือกใช้อช้ย่าย่งใดอย่าย่งหนึ่ง ตรวจการย่อย่หน้า การเว้นว้วรรค การตั้งตั้ค่า กระดาษ (ขอบบน-ล่าง/ซ้าซ้ย-ขวา) การเว้นว้ช่วช่งให้ผู้ห้ลผู้ งนาม ให้สห้วยงาม คมชัดชั เรียรีบร้อร้ย ถูกถูต้องตามระเบียบีบงานสารบรรณ แนวทางในการปฏิบัติ บั ติการพิมพิพ์ห พ์ นัง นั สือ สื ราชการ คู่มืคู่อมืการพิมพิพ์หพ์นังนัสือสืราชการ 2

1. การตั้งตั้ค่าหน้ากระดาษในการพิมพิพ์หพ์นังนัสือสืราชการ ในการพิมพิพ์หพ์นังนัสือสืราชการทั้งทั้ 6 ชนิดนิการตั้งตั้ค่ากระดาษ ให้ตั้ห้ ตั้งตั้ตาม ตัวอย่าย่ง ระยะขอบ ก าหนดเอง ดังดั ปรากฏในภาพที่ 1 เครื่อ รื่ งมือ มื หรือ รื เมนูที่ นู ที่ ต้องใช้ก ช้ ารพิมพิพ์ หนัง นั สือ สื ราชการ 1) หน้าน้ต่าง WORD เลือก คู่มืคู่อมืการพิมพิพ์หพ์นังนัสือสืราชการ 3

The Plew 1) หน้าต่าง Word เลือก 2. การตั้ง ตั้ ขอบเขตข้อ ข้ ความ คู่มืคู่อมืการพิมพิพ์หพ์นังนัสือสืราชการ 4 1.เปิด MS Word จากนั้นคลิกที่ File (แฟ้ม 2.แล้วให้เข้าที่ Options (ตัวเลือก) 3.จากนั้นคลิกที่หัวข้อ Advance (ขั้นสูง) แล้วเลือกถูกที่ช่อง Show text bounderies (แสดงขอบเขตข้อความ) เสร็จแล้วคลิกที่ปุ่ม OK

การตั้ง ตั้ ค่า ค่ ระยะขอบกระดาษ และขอบเขตข้อ ข้ ความ คู่มืคู่อมืการพิมพิพ์หพ์นังนัสือสืราชการ 5

3.ตัวครุฑ ตัวครุฑรุมี 2 ชนิดนิ (“รูปรูแบบการพิมพิพ์หพ์นังนัสือสืราชการด้วด้ย โปรแกรมคอมพิวพิเตอร์ Microsoft Word 2007”, (2555) คือ 1. ขนาด 3 ซม. (จัดจัวางกึ่งกลางกระดาษ) ใช้สำช้สำหรับรัหนังนัสือสื 1. หนังนัสือสืภายนอก 2. หนังนัสือสืประทับตรา 3. หนังนัสือสืสั่งสั่การที่เป็นป็คำ สั่งสั่ระเบียบีบ และข้อข้บังบัคับ 4. หนังนัสือสืประชาสัมสัพันพัธ์ที่ธ์ ที่ เป็นป็ ประกาศ และแถลงการณ์ 5. หนังนัสือสืที่เจ้าจ้หน้าน้ที่ทำ ขึ้นขึ้หรือรืรับรัไว้เว้ป็นป็หลักฐานใน ราชการที่เป็นป็หนังนัสือสืรับรัรอง 2. ขนาด 1.5 ซม. (จัดจัวางชิดชิขอบซ้าซ้ยกระดาษ) ใช้สำช้สำหรับรัหนังนัสือสื 1. หนังนัสือสืภายใน 2. หนังนัสือสืที่เจ้าจ้ที่ทำ ขึ้นขึ้หรือรืรับรัไว้เว้ป็นป็หลักฐาน ในราชการที่ใช้กัช้ กับหนังนัสือสืรับรัรอง รายงานการ ประชุม บันบัทึก และหนังนัสือสือื่น คู่มืคู่อมืการพิมพิพ์หพ์นังนัสือสืราชการ 6

วิธีการวางครุฑ 1. คลิ๊กที่ตัวครุฑรุ 2. ใช้ เมาส์ นำ ครุฑรุไปวางตำ แหน่งน่ที่ต้องการ 3. กดปุ่มปุ่ Ctrl + ลูกลูศรชี้ (ขึ้นขึ้ลง ซ้าซ้ย ขวา) เพื่อพื่เลื่อนตัวครุฑรุ ตัวอย่าย่งการจัดจัวางตัวครุฑรุ (กึ่งกลางกระดาษ) คู่มืคู่อมืการพิมพิพ์หพ์นังนัสือสืราชการ 7

1) คลิกเม้าม้ส์ซ้ส์าซ้ยมือมืเลือก ย่อย่หน้าน้ ปรากฏหน้าน้ต่าง ดังดัภาพที่ 4 2) เลือก การเยื้อยื้งและระยะห่าห่ง ให้ตั้ห้ ตั้งตั้ค่าระยะห่าห่งของ เป็นป็ (1 Enter+Before 6 px) ปรากฎภาพที่ 4 4. การตั้ง ตั้ ค่าระยะห่า ห่ งระหว่า ว่ งบรรทัด คู่มืคู่อมืการพิมพิพ์หพ์นังนัสือสืราชการ 8

3 ชนิดนิ 5. แบบฟอร์ม ร์ และตัวอย่าง หนังนัสือ สื ภายนอก หนังนัสือ สื ภายใน หนังนัสือ สื ประทับทัตรา คู่มืคู่อมืการพิมพิพ์หพ์นังนัสือสืราชการ 9

1) หนัง นั สือ สื ภายนอก คู่มืคู่อมืการพิมพิพ์หพ์นังนัสือสืราชการ 10

คู่มืคู่อมืการพิมพิพ์หพ์นังนัสือสืราชการ 11 Use these charts and graphs to present data 2) หนัง นั สือ สื ภายใน (บัน บั ทึกข้อ ข้ ความ)

คู่มืคู่อมืการพิมพิพ์หพ์นังนัสือสืราชการ 12 3) หนัง นั สือ สืประทับตรา

บรรณนานุกรม คู่มืคู่อมืการพิมพิพ์หพ์นังนัสือสืราชการ 13 http://planning.pn.psu.ac.th/info rmation/doc/formalnote.pdf https://uthaihealth.moph.go.th/u thaihealth/uploadfile/341.pdf