PELAN TINDAKAN QEC TAHUN 2023-2024 [email protected] PELAN TINDAKAN QEC TAHUN 2023-2024 PKD BESUT
PELAN TINDAKAN QEC TAHUN 2023-2024 [email protected] ISI KANDUNGAN 1.0 Key Performance Index (KPI) & QAP 2.0 MS ISO 9001:2015 3.0 EKSA 4.0 Projek Inisiatif Kualiti (INOVASI / KIK / QA) 5.0 Health Service Research (HSR) 6.0 Pengurusan Aduan dan Maklumbalas Pelanggan 7.0 BKC dan 3S Plus
PELAN TINDAKAN QEC TAHUN 2023-2024 [email protected] ___________________________ PROGRAM: MS ISO 9001:2015 ____________________________
PELAN TINDAKAN QEC TAHUN 2023-2024 [email protected] PELAN TINDAKAN MS ISO 9001:2015 Objektif Umum: Mengekalkan perkhidmatan yang berkualiti di PKD Besut melalui perlaksanaan pensijilan MS ISO 9001:2015. Objektif Khusus: 1) Meningkatkan kesedaran , pengetahuan dan kepentingan ISO di kalangan anggota kesihatan. 2) Memperkukuhkan Sistem Pengurusan Kualiti melalui pemantauan secara berkala. 3) Mengemaskini rekod dan dokumentasi Sistem Pengurusan Kualiti. 4) Mengurangkan risiko yang memberi kesan ke atas pencapaian perkhidmatan.
PELAN TINDAKAN QEC TAHUN 2023-2024 [email protected] PROGRAM AKTIVITI INDIKATOR SASARAN TEMPOH TANGGUNGJAWAB CATATAN PENCAPAIAN 2022 1) Meningkatkan kesedaran, pengetahuan dan kepentingan ISO di kalangan anggota kesihatan. 1.1 Memberi latihan dan kesedaran secara berterusan kepada i JawatanKuasa Pemandu/Auditor ii anggota baru Kesihatan PKD Besut. i. % kehadiran anggota (Bil Kehadiran AJK/ Jumlah AJK X 100% ) ii. % kehadiran anggota baru (Bil Kehadiran Anggota baru/ Jumlah Anggota baru X 100% ) 75% Setahun AJK Pemandu ISO / Pegawai Kesihatan Daerah Dipantau melalui senarai kehadiran latihan yang dijalankan. CME kesedaran ISO di peringkat klinik dilaksanakan oleh AJK Pemandu ISO *secara VC, penilaian melalui google form (pre test & post test) i) 100% ii) 100% -kursus kesedaran : 26.1, 29.5, 13.10 -iso kursus2 (kalibrasi,bengkel pemurnian MK, pengawal dokumen & bengkel auditor) : 22.3,9-11.5, 13.6, 20-21.6 *anggota baru 76/76 *indikator baru bagi 2023
PELAN TINDAKAN QEC TAHUN 2023-2024 [email protected] 2.Memperkukuh kan Sistem Pengurusan Kualiti melalui pemantauan secara berkala. 2.1. Melaksanakan audit dalaman secara berkesan Melaksanakan pembetulan audit dalam masa 14 hari 100 % Setahun Pegawai Kesihatan Daerah Pemantauan melalui laporan Audit Dalam, Audit Verifikasi & Audit Susulan. 2.2. Melaksanakan Audit Luar (Audit SIRIM) Mengekalkan pensijilan ISO 100 % sekali setahun Pegawai Kesihatan Daerah Laporan Audit SIRIM 100% 14-16.2.22 audit SIRIM 2.3 Melaksanakan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan(MKSP) Bilangan MKSP yang dijalankan sekali setahun. 100 % Setahun Pegawai Kesihatan Daerah AJK Pemandu Laporan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan(MKSP) 100% 6.2.22-mesy MKSP 3. Mengenalpasti dan mengurangkan risiko yang memberi kesan ke atas pencapaian perkhidmatan. Pengurusan risiko secara berkala 2 kali setahun 100 % 6 bulan Pegawai kesihatan daerah, ketua unit dan penyelia Pemantauan dari mesyuarat MKSP 100% bengkel risiko : 9-11.5.22 mesy jk risiko: 25.7.22
PELAN TINDAKAN QEC TAHUN 2023-2024 [email protected] ___________________________ BAHAGIAN: PROGRAM KEPASTIAN KUALITI [KPI / QAP (NIA/SSA/DSA)] ____________________________
PELAN TINDAKAN QEC TAHUN 2023-2024 [email protected] PELAN TINDAKAN QAP/KPI KESIHATAN AWAM Objektif Umum: Mengekalkan penyampaian perkhidmatan yang berkualiti di PKD Besut melalui pemantauan program kepastian kualiti(QAP). Objektif Khusus: 1) Meningkatkan kesedaran,pengetahuan dan kepentingan Program Kepastian Kualiti di kalangan anggota kesihatan. 2) Memperkukuhkan pengurusan data melalui verifikasi dan pemantauan secara berkala. 3) Memastikan siasatan menyeluruh dan penambahbaikan dilakukan ke atas indikator yang mengalami SIQ. 4) Mengurus risiko yang dikenalpasti dalam penyampaian program kepastian kualiti.
PELAN TINDAKAN QEC TAHUN 2023-2024 [email protected] PROGRAM AKTIVITI INDIKATOR SASARAN TEMPOH TANGGUNGJAWAB 1.Meningkatkan kesedaran , pengetahuan tentang Program Kepastian Kualiti di kalangan anggota kesihatan 1.1 Memberi kesedaran secara berterusan kepada penyelaras indikator dan Ketua Unit melalui Mesyuarat Prestasi melibatkan QEC dalam pembentangan pencapaian KPI bersama dengan Kamus KPI (Primer/Inspektorat) % kehadiran anggota (Bil Kehadiran penyelaras indikator dan Ketua Unit KPI & QAP / Jumlah penyelaras indikator dan Ketua Unit KPI & QAP X 100% ) 90% Setahun QEC / Pegawai Kesihatan Daerah 2.Memperkukuhkan pengurusan data melalui verifikasi dan pemantauan secara berkala. 2.1Melaksanakan audit dalaman secara berkesan & membentangkan penemuan audit di mesyuarat pencapaian KPI / QAP Bil Audit dijalankan 1) Jan-Jun 2) Jul-Sept 2 kali Setahun QEC / Pegawai Kesihatan Daerah 2.2Menghantar pencapaian KPI / QAP bersama Laporan SIQ (yang telah dibincangkan bersama FMS) kepada sekretariat QEC setiap 6 bulan 1) Jan-Jun:5hb Jul 2) Jan-Dis:5hb Jan 2 kali Setahun Penyelaras indikator / Ketua Unit KPI / QEC / FMS / PKD 2.3 Mengadakan mesyuarat Pencapaian QAP mengikut kitaran Jan-Jun dan Jul-Dis Bilangan mesyuarat diadakan 2 kali Setahun QEC / Pegawai Kesihatan Daerah
PELAN TINDAKAN QEC TAHUN 2023-2024 [email protected] 2.4. Memastikan data KPI yang telah diverifikasi oleh QEC sebagai sumber rujukan di peringkat daerah atau JKNT Bil laporan KPI diedarkan kepada Ketua Unit 100 % Setahun Unit Kualiti/Pegawai Kesihatan Daerah 3.Memastikan siasatan menyeluruh dan penambahbaikan dilakukan ke atas indikator yang mengalami SIQ 3.1 Pembentangan oleh penyelaras indikator @ Ketua Unit KPI yang mengalami SIQ di peringkat Unit bersama FMS (akhir Jun/Dis) Bil Pembentangan diadakan 100 % Setahun Penyelaras indikator / Ketua Unit KPI / QEC / FMS / PKD 3.2 Pembentangan di peringkat daerah bersama PKD semasa mesyuarat QAP(Jan&Jul) Bil Pembentangan diadakan 100 % Setahun Ketua Unit KPI / QEC / FMS / PKD 3.3 Menghantar laporan SIQ yang telah dipersetujui di peringkat daerah ke JKNT Bil laporan dihantar 100 % Setahun QEC / Pegawai Kesihatan Daerah 3.4 Mengadakan Bengkel latihan penyediaan laporan SIQ % kehadiran anggota (Bil Kehadiran Penyelaras Indikator & Ketua Unit KPI / Jumlah Penyelaras Indikator & Ketua Unit KPI X 100% ) 90 % Setahun QEC / Pegawai Kesihatan Daerah
PELAN TINDAKAN QEC TAHUN 2023-2024 [email protected] ___________________________ BAHAGIAN: EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA) DIY ____________________________
PELAN TINDAKAN QEC TAHUN 2023-2024 [email protected] PELAN TINDAKAN EKSA DIY Objektif Umum: Memupuk dan menyemarakkan budaya kreatif dan inovatif dalam cara bekerja yang diamalkan. Objektif Khusus: 1) Mewujudkan persekitaran tempat kerja yang berkualiti (bersih,kemas dan rapi) 2) Meningkatkan kecekapan dan keberkesanan pengurusan organisasi 3) Mengenalpasti,mengurang dan menghapuskan pembaziran 4) Meningkatkan imej agensi sektor awam 5) Menjana idea kreatif dikalangan warga agensi
PELAN TINDAKAN QEC TAHUN 2023-2024 [email protected] PROGRAM AKTIVITI INDIKATOR SASARAN TEMPOH CATATAN PENCAPAIAN 2022 1) Meningkatkan kesedaran, pengetahuan dan kepentingan EKSA di kalangan anggota kesihatan. Memberi latihan dan kesedaran secara berterusan kepada i)JawatanKuasa Pemandu ii)Anggota Baru Kesihatan PKD Besut. i)%kehadiran anggota (Bil Kehadiran AJK/ Jumlah AJK X 100%) ii. % kehadiran anggota baru (Bil Kehadiran Anggota Baru/ Jumlah Anggota Baru X 100%) 80% Setahun Dipantau melalui senarai kehadiran latihan yang dijalankan. i) 12 Jawatankuasa Pemandu Kehadiran:100% ii)Bilangan anggota baru 2022: 2.Memperkukuhkan aktiviti EKSA melalui pemantauan secara berkala. 2.1 Melaksanakan audit dalaman setiap 6 bulan 100% Setahun Laporan Audit Dalaman EKSA 2 kali audit dalaman telah dibuat. Pencapaian: 100% 2.2 Mengadakan pertandingan sudut EKSA DIY terbaik di PKD Besut sebagai model/contoh Setiap 6 bulan 100% Setahun Mengikut pemarkahan audit dalaman yang dijalankan setiap 6 bulan Pada tahun 2022, 1 Pertandingan sudut EKSA DIY terbaik telah dibuat . Pencapaian: 50%
PELAN TINDAKAN QEC TAHUN 2023-2024 [email protected] 2.3. Mempromosikan aktiviti EKSA DIY secara berkala Setiap 6 bulan 100% Sepanjang tahun 1.Melalui memo dalaman jawatankuasa promosi yang dikeluarkan kepada setiap zon 2.Bukti aktiviti promosi EKSA DIY setiap zon dilaksanakan . Pada tahun 2022, 1 promosi telah dibuat melalui aktiviti promosi yang dibuat dalam facebook PKD Besut Pencapaian: 50% 2.4. Melaksanakan Audit Luar (Audit MAMPU) Persijilan EKSA oleh MAMPU 100% Setiap 2 tahun Bermula 2023
PELAN TINDAKAN QEC TAHUN 2023-2024 [email protected] ___________________________ BAHAGIAN: HEALTH SISTEM RESEARCH (HSR) ____________________________
PELAN TINDAKAN QEC TAHUN 2023-2024 [email protected] PELAN TINDAKAN HSR Objektif umum: Memastikan penghasilan kajian yang berdaftar dengan National Medical Research Register dalam tempoh 2 tahun sekali. Objektif khusus: Memastikan penglibatan unit-unit pengurusan dan professional dalam penglibatan penghasilan kajian.
PELAN TINDAKAN QEC TAHUN 2023-2024 [email protected] PROGRAM AKTIVITI INIDIKATOR SASARAN TEMPOH CATATAN 1.0 Memastikan penglibatan unit- unit pengurusan dan profesional dalam penglibatan penghasilan kajian 1.1 Memberi pendedahan tentang perjalanan dalam penghasilan kajian melalui taklimat dan kursus di peringkat daerah Bilangan peserta yang menghadiri kursus / bilangan peserta yang dicalonkan x 100% 100% Sepanjang tahun 1.2 Memastikan penghasilan kajian yang berdaftar dengan NMRR dalam tempoh 2 tahun sekali Bilangan kajian 2 kajian 2 tahun Sasaran kadar kajian adalah sebanyak 1% dari jumlah penjawatan di PKD (7 kajian) 2) Meningkatkan komitmen anggota dalam menyiapkan projek Memberi pengiktirafan kepada anggota yang terlibat Menyediakan kemudahan "protected time" kepada anggota yang menjalankan kajian Jumlah "protected time" yang dibenarkan 2 kali sebulan Surat arahan dikeluarkan oleh Pihak PKD bagi setiap anggota yang terlibat dengan projek kepada ketua unit masing-masing.
PELAN TINDAKAN QEC TAHUN 2023-2024 [email protected] ___________________________ BAHAGIAN: PROGRAM INISIATIF KUALITI (KIK / INOVASI / QA) ____________________________
PELAN TINDAKAN QEC TAHUN 2023-2024 [email protected] PELAN TINDAKAN PROGRAM INISIATIF KUALITI Objektif Umum: Memupuk dan menyemarakkan budaya kreatif dan inovatif dikalangan anggota kesihatan bagi meningkatkan kualiti dalam mutu perkhidmatan. Objektif Khusus: Merealisasikan objektif umum dengan cara menggalakkan anggota kesihatan membuat projek-projek kualiti.
PELAN TINDAKAN QEC TAHUN 2023-2024 [email protected] PROGRAM AKTIVITI INDIKATOR SASARAN TEMPOH CATATAN PENCAPAIAN 2022 1) Memperkukuhkan kefahaman anggota dalam perlaksanaan projek 1.1 Latihan/bengkel 1.11 Jumlah peserta/kumpulan yang menyertai 1 kumpulan per kategori 1 tahun Dipantau melalui senarai kehadiran latihan yang dijalankan. INOVASI- 2 KUMPULAN KIK- 2 KUMPULAN QA- 3 KUMPULAN 1.12 Bilangan bengkel/latihan yang diadakan 2 sesi 1 tahun Dipantau mealui bengkel yang dijalankan 3 BENGKEL 1.2 Melantik fasilitator Bilangan fasilitator yang dilantik 1 fasi setiap kategori 1 tahun PELAN TINDAKAN BARU TIDAK BERKENAAN 1.3 Melantik AJK Projek Inisiatif Kualiti Bilangan ajk yang dilantik 1 ajk/projek 1 tahun PELAN TINDAKAN BARU TIDAK BERKENAAN 2) Meningkatkan komitmen anggota dalam menyiapkan projek 2.1 Memberi pengiktirafan kepada anggota yang terlibat 2.11 Peratus anggota yang terlibat 100% 1 tahun Diberi sijil pengiktirafan Pasukan semasa program Perhimpunan Penyayang PELAN TINDAKAN BARU- TIDAK BERKENAAN
PELAN TINDAKAN QEC TAHUN 2023-2024 [email protected] 2.12 Menyediakan kemudahan "protected time" kepada anggota yang menjalankan projek Jumlah "protected time" yang dibenarkan dua sesi sebulan (3jam per sesi) Surat arahan dikeluarkan oleh Pihak PKD bagi setiap anggota yang terlibat dengan projek kepada ketua unit masing-masing. PELAN TINDAKAN BARU- TIDAK BERKENAAN 3) Pemantauan secara berkala untuk setiap projek yang dijalankan 3.1 Meminta maklumbalas berkenaan projek melalui aplikasi whats app kepada setiap kumpulan projek 3.11 Bilangan maklumbalas 3 kali maklumbalas 1 tahun 3 kali sebelum tarikh konvensyen (julai) 3 KALI 4) Menyertai pertandingan Konvesyen Inovasi,QA, KIK JKNT 4.1 Menetapkan sasaran projek yang perlu disiapkan 4.11 Bilangan projek yang disiapkan 1 projek per kategori setiap tahun 1 tahun 4.1 Menetapkan sasaran projek yang perlu menyertai konvesyen 4.12 Bilangan projek yang menyertai konvesyen 1 projek per kategori setiap tahun 1 tahun KIK - 1 KUMPULAN QA -1 KUMPULAN INOVASI - 2 KUMPULAN
PELAN TINDAKAN QEC TAHUN 2023-2024 [email protected] ___________________________ BAHAGIAN: PENGURUSAN ADUAN & MAKLUMBALAS PELANGGAN ____________________________
PELAN TINDAKAN QEC TAHUN 2023-2024 [email protected] PELAN TINDAKAN PENGURUSAN ADUAN & MAKLUMBALAS PELANGGAN Objektif: 1- Memberi kefahaman asas pengurusan aduan awam meliputi dasar, proses,prosedur dan kemahiran dalam mengurus aduan awam. 2- Memahami standard kualiti dan amalan-amalan terbaik dalam pengurusan aduan serta menguasai kemahiran pengauditan kendiri. 3- Menimbulkan kesedaran dan kefahaman kepada penjawat awam tentang pentingnya aduan ditangani dengan baik dan berkesan. 4- Memastikan pengurusan maklumbalas pelanggan PKD Besut dikendalikan dengan cekap, teratur dan berkesan.
PELAN TINDAKAN QEC TAHUN 2023-2024 [email protected] ISU 1: PELAKSANAAN SISTEM PERHUBUNGAN AWAM YANG TIDAK SERAGAM DI ANTARA FASILILTI-FASILITI KESIHATAN. Strategi Aktiviti Time frame Indikator Sasaran/Standard Pencapaian 2023 1.Memperkukuh Sistem Perhubungan Awam sedia ada 1.Memberi kesedaran kepada anggota tentang Polisi Perhubungan Awam Berterusan Jum. anggota yang diberi taklimat kesedaran x 100 Jum. anggota keseluruhan 2017 – 50% 2018 – 80% 2. MemperkukuhSistem Pengurusan Aduan dan Maklumbalas Pelanggan. (Rujuk Garis Panduan Bil 1 Tahun 2020 – Penambahbaikan Pengurusan Aduan di Agensi Sektor Awam Malaysia) Kementerian Kesihatan Malaysia 1. Melantik Penyelaras Maklumbalas Pelanggan kategori jawatan P&P di peringkat PKD dan urusetia. Berterusan Penyelaras Maklumbalas Pelanggan yang dilantik. Seorang Penyelaras Maklumbalas Pelanggan dilantik dari kategori P&P. Dr Silawati Abd Rashid dilantik sebagai Penyelaras 2. Mewujudkan kumpulan Pegawai Penyiasat yang terlatih (multi- disiplin). yang terlatih berjawatan p&p Berterusan Jawatankuasa Penyiasat Aduan wujud disetiap hospital, PKD dan PPD. PKD 10 orang 3. Audit Kendiri Sistem Pengurusan Aduan dan Maklumbalas Pelanggan dijalankan dan dilaporkan. Liason Officer) Berterusan Bilangan Audit dijalankan. Audit 1 kali setahun.
PELAN TINDAKAN QEC TAHUN 2023-2024 [email protected] 4. Mengadakan mesyuarat maklumbalas pelanggan secara berkala Berterusan Bilangan mesyuarat dijalankan Sekurang – kurangnya 2 kali setahun 5. Menjalankan pemantauan status tindakan penambahbaikan secara berkala Berterusan Bilangan pemantauan yang dijalankan 3 bulan sekali 6. Menyediakan kemudahan dan persekitaran yang kondusif dan selesa kepada pelanggan: i. Bahan bacaan bersesuaian. ii. Kemudahan multimedia seperti television. iii. Tempat duduk mencukupi. Berterusan Bil. tempat menunggu yg disediakan kemudahan x 100 Bil. jumlah fasiliti 100%
PELAN TINDAKAN QEC TAHUN 2023-2024 [email protected] ___________________________ BAHAGIAN: BUDAYA KERJA CEMERLANG (BKC) & 3S PLUS ____________________________
PELAN TINDAKAN QEC TAHUN 2023-2024 [email protected] PELAN TINDAKAN BUDAYA KERJA CEMERLANG (BKC) & 3S PLUS. Objektif: 1. Meningkatkan kualiti perhubungan anggota dengan pelanggan dan sesama anggota 2. Meningkatkan kualiti perkhidmatan secara keseluruhan 3. Mengurangkan jumlah aduan yang berkaitan layanan dan komunikasi
PELAN TINDAKAN QEC TAHUN 2023-2024 [email protected] STRATEGI AKTIVITI INDIKATOR SASARAN KERJA TANGGUNG JAWAB 1. Melaksanakan Amalan 3S Plus dengan lebih berkesan 1. Melantik Pegawai penyelaras Bil. Penyelaras yang dilantik 1 per PTJ Ketua PTJ 2. Memastikan setiap klinik mempunyai Pegawai Perhubungan Pelanggan (PPP) yang dilantik Peratus klinik/hosp. yang mempunyai PPP dilantik di PTJ Bil klinik/hosp. mempunyai PPP yang dilantik ----------------------- Jum Klinik/ hosp. yang ada di PTJ 100% Ketua PTJ 3. Melatih anggota frontliner dengan Amalan 3S plus i) Peratus anggota frontliner yang dilatih Bil. Anggota frontliner yang dilatih ---------------------- Jum. anggota frontliner 100% Ketua PTJ ii) Bil latihan yang dijalankan Bil latihan yang dijalankan Jan-Dis – 1x 4. Memberi latihan 3S Plus kepada semua anggota di PTJ Peratus anggota yang dilatih dengan Amalan 3S plus di PTJ Bil. Anggota yang dilatih dengan Amalan 3S plus ----------------------- Jum. Bil anggota di PTJ 30% Ketua PTJ
PELAN TINDAKAN QEC TAHUN 2023-2024 [email protected] 2. Meningkatkan promosi Amalan 3S Plus 1. Bil perhimpunan bulanan yang dijalankan di PTJ Peratus bilangan perhimpunan yang dijalankan Bil perhimpunan yang dijalankan 12 bulan > 60% 2. Memilih ‘icon 3S plus of the month’ di PTJ Icon 3S plus of the month yang dipilih setiap bulan di PTJ 1 icon setiap bulan 100% 3. Pemakaian button batch 3S kepada semua frontliners Peratus frontliners yang memakai button batch secara berterusan semasa pengauditan Bil anggota frontliners yang memakai button batch semasa pengauditan ----------------- Jumlah frontliners 100% 4. Memastikan bunting 3S plus dipamerkan di pintu masuk fasiliti Peratus fasiliti yg mempamerkan bunting amalan 3S Plus semasa pengauditan Bil. fasiliti yang mempamerkan bunting semasa pengauditan ------------------------ Jumlah fasiliti 100% 3.Pemantauan dan penilaian 1. Menjalankan cross audit Amalan 3S Plus Peratus fasiliti yang diaudit Bil fasiliti yang diaudit (1x setahun) Jumlah fasiliti 100% STRATEGI AKTIVITI INDIKATOR SASARAN KERJA
PELAN TINDAKAN QEC TAHUN 2023-2024 [email protected] 3. Penambahbaikan terhadap penemuan audit Peratus laporan penambahbaikan terhadap penemuan audit yang dihantar Bil. Laporan penambahbaikan terhadap penemuan audit yang dihantar ------------------ Jum penemuan audit yang perlu penambahbaikan 1 0 0 % 4. Mystery Shopping Peratus fasiliti yang dijalankan mystery shopping Bil. fasiliti yang dijalankan mystery shopping 1 0 0 Jum. fasiliti yang dirancang % 4.Penilaian Keberkesanan Aduan yang diterima berkaitan amalan 3S Plus Peratus aduan berkaitan Amalan 3S Plus Bil aduan yang diterima berkaitan Amalan 3S Plus < 3 5 Jumlah aduan %