GAFE PART 1_GOOGLE DOCUMENT

Google Apps For Education (GAFE) Cikgu Zhaf Fharul

Sebelum ni saya pernah share tutorial video tentang feature google translate ini juga
merupakan tutorial ke-6 dalam group ni. Pengenalan ringkas Google Apps For Education
GAFE. ​Dalam​ GAFE ​ada​ Google Drive, Doc, Slide dan Sheet

GAFE = Microsoft Office
Drive = Onedrive (ruang simpanan online)
Doc = Word (pemproses kata)
Slide = PowerPoint (Persembahan)
Sheet = Excel (Hamparan)

Ada banyak perbezaan antara Microsoft office dengan GAFE antaranya ialah GAFE lebih
banyak digunakan secara online walaupun sebenarnya boleh juga digunakan secara offline.
Office juga telah mula melangkah ke arah online dgn Office 365. GAFE meluas cuma secara
asasnya kita banyak guna yang 4 ini sahaja. Kali inii saya akan ajar secara basic penggunaan
Google Doc sebagai permulaan dan ciri-ciri asas yang perlu kita tahu...

Ada 2 cara untuk akses Google Doc.
1-Melalui browser secara online...
2-Melalui apps sama ada di smartphone atau pc... boleh digunakan secara online & offline..

Kita mulakan tutorial Gdoc (singkatan google doc) dengan menggunakan cara pertama iaitu
melalui browser (optimised Google Chrome)

​Klik pada ikon​ 9 titik​ itu.

1

Klik ikon ​Google Drive.​ Kita akan masuk ke ruangan home pada gdrive.

. ​Klik pada ​+ New​ Saya akan share adds-on yang sangat membantu dan memudahkan kerja

kita. Google Docs lagi bagus berbanding MS Word sebab boleh ​Add on.​ Ia memudahkan

kerja.
2

Klik pada​ ​Google Docs.

Akan ada 2 opsyen untuk kita pilih.

Blank Document​ -​ untuk document biasa sahaja (kosong hanya teks sahaja)
From a template - j​ ika kita ingin membina dokumen dari template yang sedia ada boleh

explore sendiri ye...
3

Tutorial malam ini kita klik pada​ ​blank template​.

Ini muka depan standard untuk Google Docs... tidak terlalu kompleks dan agak menyerupai
Microsoft Word.

4

Ciri-ciri (Features) yang ada pada Gdoc

1 - Button U​ NDO & REDO​, ​Paint Format (​ Roller Cat)
2 - Z​ oom​ (untuk besarkan atau kecilkan dokumen)
3 - F​ ormatting​ (untuk setkan formatting bagi teks kita seperti headline dll)
4 - F​ ont​ (untuk pilih jenis font atau bentuk teks yang kita ingini)
5 - ​Font Size ​(untuk tentukan size font)
6 - ​Bold, Italic, Underline, Text Color, Highlight color (​ untuk efek pada teks)
7 - H​ yperlink​ (masukkan link dari luar), ​add comment ​(untuk masukkan komen orang luar),

​Image ​(untuk masukkan imej yang berkaitan)
8 - Untuk t​ ext allignment​ (justify, left, right, centre)
9 - L​ ine Spacing ​(untuk tentukan jarak antara baris teks)
10- ​Bullets & Numbering, Indent​ (Jarakkan permulaan teks atau keseluruhan teks)
11- C​ lear formatting​ (buang semua formatting yang telah di tetapkan sebelum ini),

Collaboration tools​ (editing, commenting & view only)

Antara kelebihan pada Google Docs ialah tak perlu cari button/ikon d​ isket ​untuk ​save
dokumen yang telah ditaip semua adalah auto saved. Andaikata tengah-tengah taip tu line
terputus kita tak perlu risau... semua telah ​AUTOSAVED​…

Klik pada bahagian bulatan merah untuk​ rename​ dokumen kita.

5

Cikgu2 boleh menaip dlm Google Docs menggunakan smartphone. Kena download dulu
Google Docs dari Play Store @ Apps Store.

Klu dgn phone... Nak mulakan new Document.... ​Klik +

6

Pada menu F​ ile :

1 - S​ hare​ ( untuk berkongsi dokumen dengan pihak lain)
2 - N​ ew​ (untuk buat dokumen baru)
3 - O​ pen.​.. (buka dokumen yang pernah dibuat sebelum ini)
4 - ​Make a Copy ​(untuk buat salinan dokumen yang sama seperti asal)
5 - D​ ownload as (​ untuk muat turun dokumen sama ada dalam format word, pdf atau lain-lain)
6 - E​ mail as attachment.​.. ( untuk attach dokumen yang sedang dibuka terus pada email)
7 - ​Version history​ (untuk lihat semula sejarah versi dokumen jika banyak kali perubahan versi)
8 -R​ ename (​ namakan semula dokumen, juga boleh dibuat dengan hanya klik pada nama

dokumen di ruangan atas)
9 - M​ ove to​ (untuk pindahkan dokumen ke folder lain di GDrive)
10-​Move to Trash​ (jika ingin delete dokumen)
11-​Publish to the web​... (tekan ini jika ingin berkongsi dokumen ini dengan pihak lain atau

disebarkan, anda akan diberikan link)
12-​Email collaborators (​jika ingin inform sebarang info kepada pihak lain yang diberikan

kebenaran untuk edit dokumen)
13-​Document details.​.. (maklumat dokumen)
14 -​Language ​(untuk tetpkan bahasa teks dalam dokumen)
15- ​Page Setup​ ( untuk buat tetapan pada muka surat dokument seperti saiz muka surat,

orientasi muka surat, margin dan warna muka surat)
16- ​Print (u​ ntuk cetak sama ada printer yang disambung dengan laptop atau printer di tempat

lain yang jauh dgn function cloudprint)

7

Sekarang kita skip ke menu - Tab insert

Pada menu ​Insert
1 - ​Image​ (untuk masukkan imej ke dalam dokumen)
2 - ​Table​ ( untuk masukkan jadual ke dalam dokumen)
3 - ​Drawing ​(untuk masukkan lukisan ke dalam dokumen, bila pilih opsyen ini, akan keluar satu

ruangan untuk melukis, sangat optimised untuk touch screen laptop atau tablet yang ada
stylus, boleh juga guna mouse je)
4 - ​Chart (​ untuk masukkan carta)
5 - H​ orizontal Line (​ untuk masukkan garisan melintang kedalam dokumen)k2i8
6 - ​Footnote​ (untuk masukkan nota kaki di bawah dokumen)
7 - ​Special Character.​.. ( untuk masukkan simbol-simbol khas)
8 - ​Equation (​ untuk masukkan simbol dan persamaan yang melibatkan matematik)
9 - H​ eader & Page number ​(untuk masukkan header dan juga nombor muka surat)
10-B​ reak​ (untuk masukkan ruangan break/pemisah pada dokumen)
11-​Link (​untuk masukkan hyperlink)
12-​Bookmark (untuk melatkkan tanda bookmark pada ruangan yang dikehendaki supaya
memudahkan proses editing di kemudian)
13-​Table of content​ (untuk membuat senarai kandungan dokumen)

8

Saya skip tab format sebab sama seperti word yang biasa kita gunakan. Kita ke tab menu
seterusnya iaitu​ Tools.

Pada menu​ Tools.

1 - S​ pelling​ (untuk semak ejaan jika kita telah setkan language)
2 - W​ ord count (​untuk bilangan patah perkataan di dalam dokumen)
3 - ​Review suggested edits ​(untuk melihat cadangan editing jika kita berkolaborasi dengan
pihak lain)
4 - E​ xplore (fungsi yang sangat best... untuk mencari maklumat lanjut atau rujukan tentang isi
dokumen yang kita kehendaki terus dari dokumen)
5 - D​ ictionary ​(untuk fungsi kamus seperti thesaurus, definisi atau sinonim sesuatu perkataan
dalam dokumen.. hanya perlu highlight kan perkataan tersebut dan pilih fungsi dictionary)
6 - T​ ranslate document.​. ( untuk menterjemah seluruh dokumen ke bahasa yang kita ingini...
tapi hasil tidaklah perfect ye... guna google translate)
7 - V​ oice Typing..​ . (feature yang viral baru-baru ini... kalau rasa malas nak menaip.. boleh cuba
gunakan feature ini... anda hanya perlu sebut sahaja ayat yang dikehendaki dan google akan
cuba capture suara anda dan taipkan untuk anda... hehehe)
8 - S​ cript Editor (​ untuk masukkan script jika ada, juga jika menggunakan adds-on)
9 - P​ reference​ (tetapan untuk dokumen)

9

Seterusnya, saya perkenalkan ciri (feature) yang ​paling best dalam google docs selain voice
typing iaitu ​feature collaboration​. Iaitu satu dokumen tapi kita boleh edit beramai-ramai secara
online... sangat berguna jika kita gunakan di dalam kelas, buat satu dokumen template dan
biarkan murid edit dokumen itu atau jika kita diberikan tugas untuk membuat kertas kerja
disekolah share bersama pentadbir untuk memudahkan mereka semak terus kertas kerja kita..
takdela jenuh nak print berkali-kali kan.

Klik pada button S​ HARE

10

Masukkan email individu yang kita kehendaki, kalau nak share pada pentadbir.Masukkan
email mereka... YesID tu pun boleh ye...

tekan pada button pensel ni... akan keluar 3 opsyen yang boleh dipilih.
Pilihan O​ PSYEN

1. can edit ​- individu yang email nya dimasukkan akan boleh edit keseluruhan dokumen.
2. can comment ​- individu yang emailnya dimasukkan hanya boleh comment sahaja...

tidak boleh edit... dokumen asal tidak akan berubah.
3. can view - individu yang emailnya dimasukkan hanya boleh melihat dokumen ini

sahaja... tidak boleh edit atau comment langsung.
jadi.. pilih ikut pada situasi kita
in4*, [06.12.18 22:56]
Pastu bila depa dpat...depa edit...pastu leh antaq la kt kita blk kan...
xyah antaq kita boleh view secara realtime... tang tang tu jugak... hahaha..kalau masa tu bos
kita tgh edit atau komen kita boleh terus komen ke dia... jangan sergah lak hahaha sembang
terus dengan dia untuk tahu apa kehendak dia, mudah kan.

11

Reema71, [06.12.18 23:00]
Klu share fail dgn kawan elok share Can View. Bila dia nak edit,
- klik File
- klik Make a Copy
- klik OK
Ada 3 view bergantung kepada level of sharing kita, ni view untuk e​ diting mode.
File akan disalin dan save dlm GDrive kawan tersebut.

Ini view untuk ​commenting.​.

12

Ini view untuk view sahaja. ​Reema71, [06.12.18 23:03] ​Utk View... Kena ingat Logo mata ​

Ada perbezaan antara ketiga-tiga itu. Untuk share dokumen dengan pihak lain... tekan pada
button share

Pilih G​ et s​ hareable link

13

Kalau guna laptop... S​ hare Can Edit dgn kawan2.... Boleh sambil chatting. Pada anak panah tu
pilih ikut kesesuaian kita.
Opsyen Pilihan

1. can edit​ - individu yang email nya dimasukkan akan boleh edit keseluruhan dokumen.
2. can comment - individu yang emailnya dimasukkan hanya boleh comment sahaja...

tidak boleh edit... dokumen asal tidak akan berubah.
3. can view - individu yang emailnya dimasukkan hanya boleh melihat dokumen ini

sahaja... tidak boleh edit atau comment langsung
Sekarang saya share lak cara untuk commenting jika kita di beri permission untuk commenting
sahaja.

14

Bawa (drag) cursor mouse kita ke baris ayat yang kita ingin komen.. yang mungkin memerlukan
pembetulan dihujung tepi kanan muka surat tu nanti akan keluar satu ikon dengan s​ imbol +
seperti imej di atas. (petak garisan merah). Tekan ikon tu dan nanti akan keluar satu popup
seperti ini. komen la apa yg kita suka kemudian tekan c​ omment ​untuk s​ ubmit ​komen kita... kita
boleh komen setiap baris ayat

Bgaimana pula untuk tuan punya dokumen nak tengok comment yang telah diberikan oleh
pihak lain... senang je.

Tekan button open comment history kat atas tu.ok semua. Sekian tutorial google docs dari saya
malam ni. Esok sharing berkaitan add-ons best yang boleh kita gunakan dalam google docs...
ada beribu add-ons yang boleh kita pilih ikut pada kegunaan kita dan ada yg mmg sangat
memudahkan kerja kita.

15

Tutorial GDocs _ Add-Ons

Hari ni saya akan memperkenalkan satu lagi feature menarik pada Google Docs iaitu ​Add-ons.
Ada beribu add-ons yang boleh kita install secara percuma dan sangat-sangat membantu kerja
kita. Tips dari saya jika nak gunakan Google Docs, terbaik dengan menggunakan browser...
sama ada di laptop atau di smartphone... cuma di smartphone... view nya kecik la sikit utk
besar sikit... guna di tab…
#1. O​ pen browser ​> p​ ilih 9 titik ajaib tu > ​google drive > ​+ new > ​Google Docs > b​ lank
document (​ boleh rujuk tutorial atas)

#2. klik pada ​Add-ons.
Bila klik pada a​ dd-ons​ akan keluar menu sebegini klik pada G​ et Add-ons.

16

Akan terpapar la satu pop-up Add-ons... dulu kita panggil chromestore... sekarang
cuma Add-ons je.

Dalam Add-ons store ni ada beribu add-ons yang boleh kita tambah ke Google Docs
kita jangan risau sebab add-ons ini diinstall secara cloud pada akaun kita. Kita boleh
explore ikut kemahuan kita tengok satu-satu kalau rajin, baca dulu description nya
sebelum add.

17

Q&A :​ Tawfiq Rahmat, [07.12.18 16:15]

ada apa2 isu ke bila ada install byk2 addon ni?
[In reply to Tawfiq Rahmat]
Takde masalah setakat ni cikgu add-ons ni mmg akan minta permission untuk access
dokumen kita... dan google secara automatik mmg akan notify kita untuk ingatan kita
Antara add-ons yang saya sendiri gunakan ialah ​Mindmeister u​ ntuk buat mind-maps.​..
yang best nya boleh collaborate dengan user lain contohnya dengan murid kita cuma
tetapkan topik nya dan murid yang akan sumbangkan isi peta minda kita tu ​dipanggil
Online collaboration ​murid seriously suka selain dari mindmeister, lucidchart ​untuk
bina mcm2 carta... siap ada mockup telefon lagi... boleh explore. Online colaboration..
dimana-mana pun boleh selagi ada internet.

18

Cikgu2 maths wajib Add on MathType ​..senang nak menaip untuk masukkan
persamaan matematik. Simbol integration..differiantion..sumation..dll..mana ada kat key
board

Wajib letak add on..dlm google doc..
Cikgu bahasa inggeris wajib add G​ rammarly.​... automatik akan check dokumen cikgu
untuk kesalahan ejaan, tatabahasa dan laras bahasa...

19

Q&A: s​ hima hashim, [07.12.18 16:39]
Salam en zhaf klu nak buat borang mcmana? Kat spread atau kat google doc.? Yg
mudah... Klu dah buat borang mcmana nak tgk balik.. Cont nak buat borang segak utk
setiap tingkatan...dah buat n cikgu cikgu dah isi n save... Mcmana kita nak semak
semula kelas yg blm isi
[In reply to shima hashim]
ada banyak cara nak buat borang.. paling mudah guna Google Form dan kita link kan
dengan Google Docs atau sheet...
shima hashim, [07.12.18 16:43]
En zhaf klu dah buat n nak semak g mana?
[In reply to shima hashim]
ada add-ons yang boleh kita install dan akan notify kita siapa yang isi dan siapa yang
belum isi... cuma saya belum buat lagi tutorial nya sbb saya mulakan satu-satu dulu..
dah habis Docs, Slide & Sheets.. baru saya mulakan Forms lak...
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~
Cara mudah tak nak pening cari Add-ons.. Just tekan kat sini... pilih ikut kategori je...
kang pening lalat lak skrol satu-satu... hahaha..

20

Ni pula kalau guna add-ons ​Lucidchart Diagram​. Add-ons lucidchart diagrams lak
untuk bina mcm2 carta... siap ada mockup telefon lagi... boleh explore

jika cikgu nak buat kolaborasi bersama murid.. boleh install add-ons ​KAIZENA​... boleh
buat​ voice comment​ pada hasil murid…

21

Q&A:Jem, [07.12.18 17:46]
Nak masukkan nama dll dlm satu kotak lagu mana
removed you from group, [07.12.18 17:50] manage field
Cikgu Saripah, [07.12.18 17:52][In reply to Jem] Dubble klik jadi aje.
Kalau ada cikgu yang buat lesson plan guna google docs (erph).. boleh install add-ons
ni.. mudah untuk submit erph... hehehe...

22

Q&A: Reema71, [07.12.18 18:15] Apa trick dan kelebihan.Cer citer add onn submit
erph?
Lebih kurang macam GC.. tapi ni add-ons je... submit terus ke yang menyemak terus
dari Gdoc je... ada self assessment untuk perhatian tukang semak.

23

Q&A: Sifu Zaf, ini saya guna Mindmeister. Macam mana nak kasi edit supaya
Malaysia pecah kat negeri, then negeri pecah ke daerah-daerah?
[In reply to Nur Farhana Ramli] ….indent kan lagi.

24

lagi banyak indent... lagi banyak pecahan peta minda kita

25

26

Antara add-ons terakhir hari ni... ​WOLFRAM ALPHA.​ .. terbaik untuk semua... termasuk
la cikgu matematik... add-ons paling power.... untuk cari detail tentang apa yang kita
taip... cari rujukan atau maklumat tambahan... juga untuk guru matematik... boleh terus
selesaikan masalah matematik
.

27

akan keluar segala maklumat berkaitan perkataan yang kita copy tu... maklumatnya
sangat ilmiah... bukan picisan... hahaha

28

untuk persamaan matematik lak...

29

30

Add-ons YOB - GRAPH EDITOR.. sesuai untuk guru matematik SM.... untuk bina
segala mcm bentuk graf matematik.... add-ons ni mesti buatan orang PERAK...
apekehei yob.... hahaha

Add-ons FLAT FOR DOCS... sesuai untuk guru muzik... nak buat lembaran not-not
muzik..

31

Add-ons HELLOSIGN... sesuai untuk memasukkan tandatangan digital ke dalam
dokumen yang dibina menggunakan Google Docs... juga buat pentadbir2... takde
la nanti surat atau dokumen tak bertandatangan... hehehe...

Add-ons DOCSECRETS... kadang-kadang dalam dokumen yang kita sediakan...
mengandungi maklumat-maklumat peribadi tetapi kita ingin pihak lain semakkan
dokumen tersebut... kita gunakan DocSecrets... kita boleh tutup
maklumat-maklumat rahsia tersebut dan pada masa yang sama kita boleh
berkolaborasi dengan pihak lain untuk semak atau edit dokumen tersebut...

32

dan yang terakhir... sesuai untuk mereka yang sambung belajar... buat tesis atau
research paper... pening kepala nak buat citation atau bibliografi... format APA la..
MLA la... kejadahnya...xpun tetiba kene buat kajian tindakan... nah.. boleh install
add-ons ni... EASYBIB BIBLIOGRAPHY CREATOR... kerja jadi mudah... hasil
tiptop..

sekian, sharing Google Docs dari saya untuk hari ini... hahaha...
Add on Gliffy... untuk carta alir dan peta minda yang disukai

https://www.youtube.com/watch?v=j-RXVsvH_m8
M.Shahrul Hafez Mokhatar, [07.12.18 21:24]
[In reply to Reema71] yang ini ok utk buat crta organisasi

33

Q&A: Nor Hanina Sulaiman, [07.12.18 23:55] Knp bl sy nk open gliffy dia kuar
merah mcm ni?
[In reply to Nor Hanina Sulaiman] Aah! Warna merah. Tak boleh add on dlm G
Docs. Buat dlm gliffy terus. Dah siap carta alir copy n paste masuk G Docs

Google Forms-Tutorial 02- AutoResponses or Certificates
https://youtu.be/vF1ivRxAnB0
Ni cara buat sijil autofill terus dlm pdf dan send kat email responder.

removed you from group, [08.12.18 11:41]
[In reply to Alif.Lam.Ya.Zai.Alif.]
Google form insyaAllah tutorial yang ke-4.... lepas docs, slide & sheet... kena
kenal dulu yg lain sebab semua ade perkaitan... terutama google form & google
sheet... sbb data dalam gsheet

34