PENGELOLAAN KEARSIPAN SEBAGAI DOKUMENTASI INFORMASI KANTOR

MODUL AJAR SMK MPLB FASE F kel a s x i PENGELOLAAN KEARSIPAN SEBAGAI DOKUMENTASI INFORMASI KANTOR TATA CARA PENGELOLAAN ARSIP KANTOR PADA BIDANG MANAJEMEN PERKANTORAN DAN LAYANAN BISNIS

Untuk SMK Kelas XI PENGELOLAAN KEARSIPAN SEBAGAI DOKUMENTASI INFORMASI KANTOR DI BIDANG MANAJEMEN PERKANTORAN DAN LAYANAN BISNIS 2 0 2 3 Direktorat Sekolah Menengah Kejuruan Direktorat Jenderal Pendidikan Vokasi Kementrian Pendidikan Kebudayaan dan Riset Teknologi Disusun oleh : Nama : Arba’in Naswa Adhania NIM : 7101421141 Rombel : Pendidikan Administrasi Perkantoran A.

DAFTAR ISI i Daftar Isi…………………………………………………………………… i BAB I. Informasi Umum…………………………………………………..1 A.Identitas Modul……………………………………………….....1 B.Kompetensi Awal……………………………………………......1 C.Profil Pelajar Pancasila……………………………………….....1 D.Sarana dan Prasarana…………………………………………...2 E.Target Peserta Didik……………………………………………..2 F.Model Pembelajaran……………………………………………..2 BAB II. Komponen Inti……………………………………………………3 A.Capaian Pembelajaran…………………………………………..3 B.Tujuan Pembelajaran Berdasarkan CP...................................3 C.Pemahaman Bermakna………………………………………….4 D.Pertanyaan Pemantik…………………………………………....4 E.Persiapan Pembelajaran………………………………………….5 F.Kegiatan Pembelajaran…………………………………………..7 G.Asesmen………………………………………………………….15 H.Pengayaan dan Remidial……………………………………….21 I.Refleksi……………………………………………………………21 BAB III. Lampiran………………………………………………………..23 A.Lembar Kerja Peserta Didik…………………………………....23 B.Bahan Bacaan Guru dan Peserta Didik………………………..24 Rangkuman………………………………………………………………..28 Glosarium……………………………………………………………….....28 Daftar Pustaka…………………………………………………………….29

A. Ident i tas Modul B. Kompe t ens i Awal C. Pr o fil Pe lajar Pancas ila I. INFORMASI UMUM Satuan Pendidikan : SMK Widya Praja Ungaran Bidang Keahlian : Bisnis Manajemen Program Keahlian : Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis Guru/Fasilitator : Arba’in Naswa Nadhania Tahun Pelajaran : 2023/2024 Elemen : Pengelolaan Kearsipan Alokasi Waktu : 4 Jam Pelajaran ( 2 Jam Pelajaran × 2 Pertemuan) Syarat kemampuan dasar awal siswa yang diharapkan dikuasai oleh peserta didik untuk memahami modul ini yaitu mempelajari mata pelajaran Bahasa Indonesia, sebagai dasar pengetahuan konsep-konsep dasar dan terminology (istilah kata) yang dipakai dalam kearsipan. Dan kompetensi menulis dengan baik menggunakan tata Bahasa yang baik dan benar untuk menyusun dokumen arsip. Sesudah menyelesaikan pembelajaran, profil pelajar Pancasila yang diharapkan tumbuh pada diri peserta didik yaitu : Dimensi 1 : Beriman, bertakwa kepada Tuhan YME dan berakhlak mulia Dimensi 2 : Berkebhinekaan global Dimensi 3 : Gotong royong Dimensi 4 : Mandiri Dimensi 5 : Bernalar kritis Dimensi 6 : Kreatif

D. Sarana dan Prasarana E. Targe t Pe s e r ta Didik F. Mode l Pembe lajaran ·Alat pelajaran berupa buku, alat tulis, penggaris, dan bahan praktikum ·Alat peraga berupa surat yang akan dijadikan arsip, buku agenda surat masuk dan surat keluar, kartu kendali, kartu pinjam arsip ·Media pembelajaran berupa video pembelajaran ·Ruang kelas ·Ruang Lab Arsip Berikut sarana dan prasarana yang diperlukan untuk keberlangsungan pembelajaran : Sarana (surat, stempel, perforator, snelhecter) Prasarana Kontekstual Demonstrasi Model Pembelajaran Pembelajaran ARCS (Attention, Relevance, Confidence, Satisfaction) Penggunaan model pembelajaran ini dimaksudkan untuk meningkatkan motivasi dan dorongan spiritual, hal ini berguna untuk memaksimalkan tujuan pembelajaran hasil akhir belajar peserta didik pada elemen pengelolaan kearsipan. Metode Pembelajaran ·Peserta didik tipikal/reguler pada kelas XI MPLB yang tidak memiliki kesulitan dalam memahami materi ajar ·Peserta didik dengan kesulitan belajar atau hanya menonjol di salah satu gaya belajar ·Peserta didik dengan pencapaian tinggi Modul ini dapat dipakai oleh guru SMK untuk mengajar di fase F kelas XI (sebelas) dengan jumlah peserta didik maksimal 36 anak. Program keahlian : Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis, pada bidang keahlian SMK Bisnis dan Manajemen. Terdapat tiga target peserta didik yaitu sebagai berikut : 2

A. Capaian Pembe lajaran B.Tujuan Pembe lajaran Be rdasarkan CP (Capaian Pembe lajaran) II. KOMPONEN INTI 3

C. Pemahaman Be rmakna D. Pe r tanyaan Pemant ik Arsip sebagai dokumentasi informasi kantor dapat diartikan sebagai rekaman kegiatan termuat di berbagai bentuk serta media sesuai perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterapkan oleh organisasi, arsip ini tertata rapi dan dapat ditemukan kembali dengan mudah. Pada sebuah organisasi atau kantor, arsip berperan sebagai rekaman informasi semua kegiatan organisasi, sebagai pusat ingatan, alat bantu pengambilan keputusan, bukti eksistensi organisasi serta sebagai kepentingan organisasi lain. 1. 2. Manfaat apa yang saudara dapatkan setelah melakukan pengamatan pengelolaan kearsipan ke Dinas Arsip dan Perpustakaan Kota Semarang? 4

E . P e r s i a p a n P e m b e l a j a r a n 5

6

F. Kegiatan Pembe lajaran 7 Guru melakukan pembukaan untuk memulai kegiatan kunjungan dengan salam pembuka dan berdoa kepadaTuhan YME Guru menyapa peserta didik selanjutnya melakukan absen pemeriksaan kehadiran peserta didik sebagai upaya pendisiplinan Guru mempersiapkan peserta didik secara fisik serta psikis Guru memberikan perkenalan mengenai tujuan kunjungan ke Dinas Arsip dan Perpustakaan Kota Semarang, dan menjelaskan gambaran umum kegiatan yang akan dilakukan Guru memberikan pertanyaan pemantik mengenai pengelolaan kearsipan di Dinas Arsip dan Perpustakaan Kota Semarang a. Kegiatan Awal(45 menit) 1. 2. 3. 4. 5. Pertemuan 1 : 5 × 45 menit = 225 menit Kegiatan kunjungan ke Dinas Arsip & Perpustakaan Kota Semarang Guru mengarahkan perhatian peserta didik mengenai hal-hal penting yang harus diperhatikan, diamati, dicatat, dan didokumentasikan selama kegiatan kunjungan berlangsung Peserta didik dapat mengajukan pertanyaan seputar pengelolaan kearsipan di Dinas Arsip dan Perpustakaan Kota Semarang Peserta didik diminta untuk berbagi hasil pengamatan dengan teman sekelas serta guru b. Kegiatan Inti(140 menit) Kegiatan inti pembelajaran dilaksanakan berdasarkan tahapan-tahapan dari model pembelajaran ARCS (Attention, Relevance, Confidence, Satisfaction), yaitu sebagai berikut: 1. 2. 3.

8 Peserta diminta untuk merefleksikan pengalaman kunjungan dan menulisnya kedalam laporan Guru memberikan umpan balik positif kepada peserta didik mengenai kemampuan mereka atas pemahaman konsep kearsipan di Dinas Arsip dan Perpustakaan Kota Semarang Guru menyampaikan materi yang akan di bahas pada pertemuan selanjutnya di kelas .Guru menutup kegiatan kunjungan dengan salam, dan berdoa bersama peserta didik c. Kegiatan Akhir(40 menit) 1. 2. 3. 4.

F. Kegiatan Pembe lajaran 9 Guru melakukan pembukaan untuk memulai pembelajaran dengan salam pembuka dan berdoa kepadaTuhan YME Guru menyapa peserta didik selanjutnya melakukan absen pemeriksaan kehadiran peserta didik sebagai upaya pendisiplinan Guru mempersiapkan peserta didik secara fisik serta psikis Guru dan peserta didik melakukan diskusi mengenai kesepakatan yang akan diterapkan dalam pembelajaran Guru menyampaikan kepada peserta didik mengenai tujuan serta metode pembelajaran Guru memberikan pertanyaan pemantik mengenai pengelolaan kearsipan di kehidupan sehari hari a. Kegiatan Awal(30 menit) 1. 2. 3. 4. 5. 6. Pertemuan 2 : 4 × 45 menit = 180 menit Konsep dasar arsip dan jenis-jenis arsip Guru memberikan pemaparan materi mengenai konsep dasar arsip dan jenisjenis arsip Guru menyampaikan tujuan pembelajaran kepada siswa mengenai pentingnya mengelola arsip dengan baik dan benar Guru memberikan kesempatan kepada peserta didik untuk mengemukakan pendapatnya mengenai konsep arsip Peserta didik dapat menanyakan mengenai materi yang belum dipahami kepada guru b. Kegiatan Inti(120 menit) Kegiatan inti pembelajaran dilaksanakan berdasarkan tahapan-tahapan dari model pembelajaran ARCS (Attention, Relevance, Confidence, Satisfaction), yaitu sebagai berikut: 1. 2. 3. 4.

10 Guru meminta salah satu peserta didik untuk mengulangi atau menjelaskan kembali materi yang telah disampaikan dengan bahasa mereka sendiri(closing statement) Peserta didik maju ke depan kelas untuk memberikan closing statement Guru memberikan pujian kepada peserta didik yang telah berani maju ke depan memberikan closing statement Guru menyampaikan materi yang akan di bahas pada pertemuan selanjutnya Guru menutup kegiatan pembelajaran dengan salam, dan berdoa bersama peserta didik c. Kegiatan Akhir(30 menit) 1. 2. 3. 4. 5.

Guru melakukan pembukaan dengan salam pembuka kemudian diteruskan dengan berdoa kepada Tuhan YME yang dipimpin oleh ketua kelas. Guru menyapa peserta didik selanjutnya melakukan absen pemeriksaan kehadiran peserta didik sebagai upaya pendisiplinan Guru menyapa peserta didik dan menanyakan kabar Guru memberikan pertanyaan mengenai materi sebelumnya yang akan dikaitkan dengan materiselanjutnya Guru menyampaikan kepada peserta didik mengenai tujuan serta metode pembelajaran Guru memberikan motivasi kepada peserta didik mengenai pentingnya mengetahui kegunaan dan fungsi arsip a. Kegiatan Awal(30 menit) 1. 2. 3. 4. 5. 6. Pertemuan 3 : 4 × 45 menit = 180 menit Kegunaan dan fungsi arsip di kantor Guru memberikan pemaparan materi kegunaan dan fungsi arsip di kantor Peserta didik diminta menyampaikan pendapatnya mengenai salah satu contoh kegunaan dan fungsi arsip di kantor Guru memberikan nilai langsung di papan tulis setelah siswa menjawab pertanyaan dengan benar, hal ini supaya menumbuhkan rasa percaya diri siswa Peserta didik dapat menanyakan mengenai materi yang belum dipahami kepada guru b. Kegiatan Inti(120 menit) Kegiatan inti pembelajaran dilaksanakan berdasarkan tahapan-tahapan dari model pembelajaran ARCS (Attention, Relevance, Confidence, Satisfaction), yaitu sebagai berikut: 1. 2. 3. 4. 11

Guru meminta salah satu peserta didik untuk mengulangi atau menjelaskan kembali materi yang telah disampaikan dengan bahasa mereka sendiri(closing statement) Peserta didik maju ke depan kelas untuk memberikan closing statement Guru memberikan pujian kepada peserta didik yang telah berani maju ke depan memberikan closing statement Guru menyampaikan materi yang akan di bahas pada pertemuan selanjutnya Guru menutup kegiatan pembelajaran dengan salam, dan berdoa bersama peserta didik c. Kegiatan Akhir(30 menit) 1. 2. 3. 4. 5. 12

Guru melakukan pembukaan dengan salam pembuka kemudian diteruskan dengan berdoa kepada Tuhan YME yang dipimpin oleh ketua kelas. Guru menyapa peserta didik selanjutnya melakukan absen pemeriksaan kehadiran peserta didik sebagai upaya pendisiplinan Guru menyapa peserta didik dan menanyakan kabar Guru memberikan pertanyaan mengenai materi sebelumnya yang akan dikaitkan dengan materiselanjutnya Guru menyampaikan kepada peserta didik mengenai tujuan serta metode pembelajaran Guru memberikan motivasi kepada peserta didik mengenai pentingnya mengetahui cara pengarsipan horizontal, vertikal dan lateral a. Kegiatan Awal(30 menit) 1. 2. 3. 4. 5. 6. Pertemuan 4 : 4 × 45 menit = 180 menit Cara pengarsipan horizontal, vertikal dan lateral Guru memberikan pemaparan materi cara pengarsipan horizontal, vertikal dan lateral Guru memberikan kesempatan kepada peserta didik untuk mengemukakan pendapatnya mengenai bagaimana cara mengarsip menggunakan cara horizontal, vertikal dan lateral Guru mendemonstrasikan cara mengarsip menggunakan cara horizontal, vertikal dan lateral Peserta didik dapat menanyakan mengenai materi yang belum dipahami kepada guru. b. Kegiatan Inti(120 menit) Kegiatan inti pembelajaran dilaksanakan berdasarkan tahapan-tahapan dari model pembelajaran ARCS (Attention, Relevance, Confidence, Satisfaction), yaitu sebagai berikut : 1. 2. 3. 4. 13

Guru memberikan kesempatan kepada siswa yang mampu mempraktikkan tata cara horizontal, vertikal dan lateral Kemudian salah satu peserta didik mempraktikkan cara pengarsipan horizontal, vertikal dan lateral didepan lab arsip Guru memberikan pujian kepada peserta didik yang telah berani maju ke depan memberikan contoh cara pengarsipan horizontal, vertikal dan lateral Guru menyampaikan materi yang akan di bahas pada pertemuan selanjutnya Guru menutup kegiatan pembelajaran dengan salam dan berdoa bersama peserta didik c. Kegiatan Akhir(30 menit) 1. 2. 3. 4. 5. 14

G. As e smen 1 . Bentuk As e smen 2. J eni s As e smen ·Disiplin dan tanggung jawab atas tugas yang diberikan dan menyelesaikannya tepat waktu ·Santun kepada guru dan teman sejawat Tertulis Tes objektif mengukur kemampuan kognitif menggunakan pilihan ganda Performa Penilaian didasarkan hasil observasi guru kepada peserta didik, dilihat dari kinerja peserta didik yang dilihat dari aspek hasil kinerja, dan kelengkapan, serta tingkah laku atau interaksi peserta didik. Sikap a. Asesmen sebelum pembelajaran (asesmen awal) Asesmen pra pelaksanaan pembelajaran didalam kelas secara formal yang memiliki tujuan untuk mengetahui tingkat kompetensi serta kemampuan peserta didik dalam memahami materi. Terdiri atas dua asesmen, diantaranya asesmen diagnostik nonkognitif dan asesmen diagnostic kognitif. 1) Asesmen diagnostic non-kognitif Digunakan oleh guru untuk mengetahui kondisi psikologi, emosi dan sosial peserta didik. Seperti gaya belajar, karakter dan minat peserta didik. Peserta didik dapat memberikan tanda ceklis pada jawaban atas pertanyaan di bawah ini : 15

Keterangan : A : Sangat Sesuai B : Sesuai C : Sedang D : Tidak Sesuai E : Sangat Tidak Sesuai 16

·Menurut saudara, mengapa pengelolaan arsip di anggap sebagai hal yang penting di sebuah organisasi/kantor? ·Bagaimana cara menyimpan arsip sesuai dengan SOP (Standar Prosedur Operasional)? ·Apakah arsip perlu di musnahkan saat sudah tidak memiliki nilai guna lagi? 2) Asesmen diagnostic kognitif Untuk memperjelas pemahaman peserta didik lebih lanjut mengenai konsep pengelolaan kearsipan di kantor sebagai dokumentasi informasi di kantor, maka perlu dilakukan asesmen mandiri seperti di bawah ini : b. Asesmen selama proses pembelajaran (Formatif) Dilakukan oleh guru untuk melakukan observasi secara komprehensif melalui proses KBM (Kegiatan Belajar Mengajar) baik dari keaktifan maupun dari sikap. Keterangan : 1 = Peserta didik tidak aktif selama KBM 2 = Peserta didik kurang aktif selama KBM 3 = Peserta didik aktif selama KBM 4 = Peserta didik sangat aktif selama KBM 17

c. Asesmen Pada Akhir Proses Pembelajaran (Sumatif) Dilakukan oleh guru pada akhir pembelajaran unit/bab/kompetensi tertentu yang bertujuan untuk mengetahui pencapaian belajar peserta didik dari KBM yang telah berakhir PILIHAN GANDA Silahkan beri tanda silang (x) pada pilihan jawaban a, b, c, d atau e yang saudara anggap benar! 1. Istilah kearsipan diambil dari kata “arsip” dalam Bahasa Yunani “Archeon” yang artinya… a. Milik sebuah kantor b. Milik sebuah lembaga c. Milik sebuah instansi d. Milik sebuah pemerintahan e. Milik sebuah badan 18

2. Arsip terbagi menjadi 7 jenis, diantaranyaarsip dinamis, arsip statis, arsip vital, arsip aktif, arsip terjaga dan arsip umum. Hal ini sesuai menurut ... a. Undang-Undang No.41 Tahun 2009 b. Undang-Undang No.42 Tahun 2009 c. Undang-Undang No.43 Tahun 2009 d. Undang-Undang No.44 Tahun 2009 e. Undang-Undang No.45 Tahun 2009 3. Pengelolaan arsip harus dilakukan dengan baik dan benar, karena arsip memiliki fungsi seperti di bawah ini, kecuali… a. Arsip berfungsi sebagai sumber ingatan atau memori informasi b. Arsip berfungsi sebagai bahan pengambilan keputusan pimpinan c. Arsip sebagai bukti atau legalitas organisasi ketika dibutuhkan d. Arsip sebagai kumpulan warkat dapat diakses oleh siapapun e. Arsip sebagai rujukan historis untuk masa yang akan datang 4. Di bawah ini yang bukan fungsi peralatan kearsipan yaitu… a. Sebagai alat untuk menjaga supaya arsip bertahan lama b. Sebagai alat untuk bantu mempersingkat pencarian arsip c. Mempermudah arsiparis dalam pencarian arsip d. Berfungsi untuk menjaga kerahasiaan isi arsip e. Berfungsi untuk meringankan pekerjaan karyawan kantor 5. Jenis arsip yang secara langsung digunakan oleh kantor untuk kegiatan seharihari yaitu… a. Arsip statis b. Arsip inaktif c. Arsip aktif d. Arsip dinamis e. Arsip vital 6. Arsip asli dan bukan merupakan salinan, copy, tembusan atau tindasan dinamakan… a. Arsip primer b. Arsip sekunder c. Arsip sentral d. Arsip unit e. Arsip tertulis 19

7. Tata cara menyimpan arsip yang dilakukan dengan cara mendatar serta saling menumpuk di rak atau laci yang tidak terlalu dalam dinamakan… a. Korporit b. Lateral c. Horizontal d. Vertikal e. Literer 8. Folder yang memiliki besi penggantung dan dipasang di gawang filling cabinet disebut… a. Snelhecter b. Ordner c. Guide d. Hanging folder e. Map 9. Alat pembantu untuk melubangi kertas disebut… a. Stapler b. Numerator c. Perforator d. Rotary e. Stempel 10. Arsip yang ditata dengan cara berdiri atau berderet menyamping pada rak-rak disebut dengan… a. Korporit b. Lateral c. Horizontal d. Vertikal e. Literer URAIAN 1. Jelaskan pengertian dari arsip dan kearsipan! 2. Uraikan fungsi dari arsip di kantor! 3. Jelaskan perbedaan dari arsip dinamis dan arsip statis! 4. Sebutkan alat yang digunakan untuk menyimpan arsip! 5. Jelaskan langkah-langkah menyimpan arsip dengan cara lateral! 20

1 Pengayaan Diberikan kepada peserta didik yang mempunyai kemampuan pencapaian tinggi dan sedang ingin memperdalam pengetahuan serta keterampilan peserta didik -Bagaimana cara menerapkan prinsip-prinsip pengelolaan arsip untuk membantu kantor meminimalisir risiko kerusakan dokumen? -Bagaimana cara yang dapat dipakai untuk melindungi keotentikan arsip digital? -Manfaat apa yang saudara dapatkan setelah mempelajari pengelolaan arsip secara mendalam? 2. Remidial Diberikan kepada peserta didik yang memiliki pencapaian rendah menggunakan soal-soal Latihan supaya peserta didik bisa memahami materi dengan lebih baik. -Apa yang menjadi hambatan utama dalam memahami konsep dasar pengelolaan arsip? -Bagaimana langkah nyata yang dapat saudara ambil untuk meningkatkan pemahaman mengenai konsep dasar pengelolaan arsip? -Bagaimana anda menerapkan prinsip-prinsip pengelolaan arsip dalam kehidupan nyata? I. Refleksi 1 Refleksi Guru a. Apakah semua peserta didik berpartisipasi aktif dalam KBM (Kegiatan Belajar Mengajar)? b. Apa saja kendala yang dihadapi peserta didik saat KBM (Kegiatan Belajar Mengajar)? c. Apakah peserta didik yang mengalami kesulitan saat KBM (Kegiatan Belajar Mengajar) sudah diatasi dengan baik? d. Apakah kompetensi yang dicapai peserta didik sudah sesuai dengan capaian pembelajaran modul? e. Apakah semua peserta didik dapat dikatakan tuntas dalam penyelesaian aktualisasi pembelajaran? H. Pengayaan dan Remidial I . Re fl eks i 21

22 2 Refleksi Peserta didik a. Apakah saudara merasa nyaman dan senang mengikuti pembelajaran ini? b. Apa saja yang telah saudara pelajari setelah mengikuti kegiatan pembelajaran ini? c. Apakah metode pembelajaran yang digunakan oleh guru pengampu sesuai dengan gaya belajar saudara? d. Apakah saudara mengalami kesulitan dalam memahami materi yang disampaikan guru pengampu

·Alat Tulis ·Smartphone ·Lembar pengamatan yang diperoleh dari guru ·25% partisipasi dalam pengerjaan tugas ·25% rencana pokok-pokok yang akan digunakan saat melakukan pengamatan di perpustakaan ·40% hasil laporan pengamatan ·10% ketepatan waktu pengumpulan laporan Lembar Kerja Peserta Didik Pengelolaan Kearsipan Sebagai Dokumentasi Informasi Kantor Di Bidang Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis a. Judul Kendala dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif di Perpustakaan Sekolah SMK Widya Praja Ungaran b. Soal Praktik Lakukanlah studi Pustaka di Perpustakaan Sekolah SMK Widya Praja Ungaran, lalu lakukan pengamatan terhadap pengelolaan arsip dinamis inaktif di perpustakaan tersebut c. Alat dan Bahan d. Langkah Kerja 1. Bentuklah kelompok bersama teman anda sejumlah 4 orang 2. Buatlah daftar pokok-pokok yang akan diamati nantinya, serta diskusikan terlebih dahulu dengan guru pengampu mata pelajaran 3. Kerjakan pengamatan di lapangan dengan dasar pokok-pokok yang sudah di setujui guru. 4. Buatlah laporan dari hasil pengamatan tersebut sesuai dengan format yang telah diberikan oleh guru pengampu mata pelajaran 5. Laporan di print out dan dikumpulkan di meja guru pengampu mata pelajaran sesuai batas waktu yang telah ditetapkan. e. Penilaian A. Lembar Ke r ja Pe s e r ta Didik III. LAMPIRAN 23

B. Bahan Bacaan Guru dan Pe s e r ta Didik ·Bahasa latin, “felum” (bundel) yang berarti benang atau tali ·Bahasa Inggris “archieve” yang berarti kumpulan warkat, dan “record” yang berarti catatan ·Bahasa Yunani “archium” yang berarti peti digunakan menyimpan sesuatu ·Bahasa Jerman “archivalen” yang berarti warkat ·Bahasa Belanda “archief” yang berarti warkat ·Arsip berupa lembaran, contohnya : surat, kwitansi, faktur dan foto ·Arsip berupa bukan lembaran, contohnya : disket, flaskdisk, mikrofilm, serta rekaman di pita kaset Secara etimologi arsip berasal dari satu Bahasa, yaitu : Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, arsip diartikan sebagai kumpulan warkat yang nantinya disimpan dengan teratur dan berencana dikarenakan memiliki kegunaan supaya setiap kali diperlukan bisa dengan cepat ditemukan Kembali. Sedangkan menurut Undang-undang No.43 Tahun 2009 mengenai kearsipan, arsip didefinisikan sebagai rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk serta media yang sesuai perkembangan TIK yang dibuat serta diterima oleh instansi negara, pemerintah daerah, Lembaga Pendidikan, perusahaan, lembaga politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam mewujudkan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Dari berbagai pengertian yang telah disebutkan, dapat disimpulkan bahwa arsip merupakan catatan/warkat yang tertulis, yang dipakai sebagai rekaman informasi baik itu tercatat dengan cara tekstual, gambar ataupun audio visual dan dibuat oleh organisasi baik itu instansi publik/privat serta disimpan menggunakan berbagai media. Surat dapat dikatakan sebagai arsip apabila memenuhi syarat memiliki arti, memiliki kegunaan dan disimpan secara teratur a. Jenis-jenis arsip menurut bentuk fisiknya Dilihat dari bentuk fisiknya, arsip dibagi menjadi : Pengelolaan Kearsipan Sebagai Dokumentasi Informasi Kantor 1. Definisi Arsip 2. Klasifikasi Jenis Arsip 24

·Financial record, merupakan arsip yang memuat catatan masalah keuangan, contohnya : kuitansi, giro, cek serta kartu kredit ·Inventory record, merupakan arsip yang memiliki hubungan dengan masalah barang inventaris, contohnya : pencatatan mengenai jumlah barang, merek, ukuran dan harga ·Personal record, merupakan arsip yang berisi seputar masalah kepegawaian, contohnya : surat lamaran kerja, kurikulum vitae, absensi pegawai serta surat keputusan ·Sales record, merupakan arsip yang mencatat masalah menjualan, contohnya data penjualan serta daftar nama agen/distributor ·Production record, merupakan arsip yang memuat masalah produksi, contohnya arsip mengenai jenis bahan baku, jenis atau alat mesin yang dipakai serta kualitas barang. ·Instansi pemerintahan ·Instansi pemerintah atau swasta ·Arsip tidak penting, merupakan arsip yang sekadar memiliki kegunaan informasi, contohnya surat undangan serta surat pemberitahuan ·Arsip biasa, diartikan sebagai arsip yang awalnya dinilai penting, lalu akhirnya tidak memiliki kegunaan lagi ketika arsip yang telah di informasikan telah selesai, contohnya surat lamaran kerja serta surat invoice ·Arsip penting, merupakan arsip yang memiliki hubungan dengan masa lalu serta masa depan, dan perlu disimpan dalam waktu yang lama, contohnya surat perjanjian dan surat kontrak ·Arsip sangat penting (vital), diartikan sebagai arsip yang bisa digunakan sebagai alat pengingat selamanya atau memiliki nilai sejarah/ilmiah, contohnya naskah Proklamasi dan surat keputusan hasil penelitian ilmiah ·Arsip rahasia, diartikan sebagai arsip yang isinya hanya dapat diketahui oleh orangorang tertentu dalam organisasi, contohnya hasil penilaian pegawai serta strategi pemasaran. b. Jenis-jenis arsip menurut masalahnya Dilihat dari masalahnya, arsip terbagi atas : c. Jenis-jenis arsip menurut pemiliknya Dari segi pemilik, arsip terbagi atas : -Arsip Nasional pada Indonesia disebut Arsip Nasional RI -Arsip Nasional pada setiap ibukota daerah tingkat 1 disebut Arsip Nasional Daerah -Arsip primer dan arsip sekunder. Arsip primer merupakan arsip asli, sedangkan arsip sekunder merupakan arsip berbentuk karbom copy Arsip sentral dan arsip unit. Arsip sentral merupakan arsip yang disimpan di pusat arsip, sedangkan arsip unit merupakan arsip yang disebarluaskan penyimpanannya di setiap bagian organisasi. d. Jenis-jenis arsip menurut sifatnya Dilihat dari sifatnya, arsip terbagi atas : 25

·Arsip dinamis, merupakan arsip yang digunakan secara langsung oleh organisasi, seperti dalam perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau digunakan secara langsung di penyelenggaraan administrasi negara. Arsip dinamis dibedakan lagi menjadi : ·Arsip statis, diartikan sebagai arsip yang sudah tidak digunakan lagi secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau di penyelenggaraan administrasi negara a. Jenis-jenis arsip menurut fungsinya Dilihat dari fungsinya arsip terbagi atas : -Arsip aktif, merupakan arsip yang digunakan berkesinambungan di kegiatan kantor.Arsip ini sering dikeluarkan untuk dipergunakan dalam situasi tertentu -Arsip semi aktif merupakan arsip yang mempunyai frekuensi penggunaannya yang sudah menurun akan tetapi terkadang masih digunakan -Arsip inaktof, merupakan arsip yang jarang dipergunakan, arsip ini hanya dipergunakan untuk referensi atau pemberi keterangan sementara. Nilai guna dari arsip yaitu antara lain : a. Nilai penerangan Arsip memiliki fungsi sebagai pemberitahuan informasi, contohnya surat pengumuman. b. Nilai yuridis Dipakai sebagai alat dan bahan pembuktian peristiwa hukum, contohnya surat perjanjian dan kuitansi c. Nilai historis Arsip yang menjabarkan kejadian atau peristiwa di masa lalu, contohnya teks proklamasi d. Nilai ilmiah Arsip yang dipakai untuk mengembangkan ilmu pengetahuan dan penyelidikan, contohnya hasil karya tulis e. Nilai fiskal Arsip yang memiliki fungsi di berhubungan keuangan, kuitansi dan bukti pembayaran pajak 3. Nilai Guna Arsip 26

Peralatan kearsipan biasanya dapat digunakan dalam jangka waktu yang lama bahkan sampai bertahun-tahun, hal ini dikarenakan peralatan kearsipan dibuat dengan bahanbahan yang kuat seperti logam, kayu, aluminium, besi, plastic dan lainnya. Contoh dari peralatan arsip seperti : filling cabinet, rotary, lemari arsip, rak arsip, map arsip, guide, ordner, stapler, perforator, numerator, kotak/box, alat sortir, label, tickler file, cardex, rak, alat penyimpanan khusus. ·Supaya arsip dapat terjaga dengan baik, teratur dan aman. ·Supaya arsip dapat dengan mudah ditemukan Kembali saat dibutuhkan ·Menghemat waktu dan tenaga dalam mencari arsip yang sedang dibutuhkan. ·Dapat menghemat tempat penyimpanan ·Menjaga kerahasiaan arsip ·Menjaga kelestarian arsip ·Digunakan untuk menyelamatkan arsip yang berisi mengenai informasi pertanggungjawaban, perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kegiatan kemasyarakatan Kearsipan diartikan sebagai proses kegiatan bermula dari penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pemeliharaan, dan penyimpanan. Kearsipan disimpan menggunakan sistem tertentu sehingga dapat ditemukan Kembali dengan mudah. Tujuan pengelolaan kearsipan yaitu : 4. Definisi Kearsipan 5. Peralatan Kearsipan 6. Perlengkapan Kearsipan Perlengkapan kearsipan dapat diartikan sebagai bahan pendukung yang dipakai dalam kegiata kearsipan, namun biasanya tidak bertahan lama dan relatif singkat, artinya bahanbahan perlengkapan kearsipan disediakan secara terus-menerus. Contoh dari perlengkapan arsip seperti : Kartu tunjuk silang, kartu indeks, lemari pinjam arsip (out slip), map pengganti (out folder), buku arsip 27

Arsip merupakan catatan/warkat yang tertulis, yang dipakai sebagai rekaman informasi baik itu tercatat dengan cara tekstual, gambar ataupun audio visual dan dibuat oleh organisasi baik itu instansi publik/privat serta disimpan menggunakan berbagai media. Klasifikasi jenis arsip dibedakan menjadi 5 diantaranya arsip menurut bentuk fisiknya, jenis masalahnya, menurut pemiliknya, menurut sifatnya, menurut fungsinya. Arsip juga memiliki nilai guna diantaranya yaitu nilai penerangan, nilai yuridis, nilai historis, nilai ilmiah, nilai fiskal. Kearsipan diartikan sebagai proses kegiatan bermula dari penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pemeliharaan, dan penyimpanan. Kearsipan disimpan menggunakan sistem tertentu sehingga dapat ditemukan Kembali dengan mudah. Peralatan kearsipan contohnya yaitu Kartu tunjuk silang, kartu indeks, lemari pinjam arsip (out slip), map pengganti (out folder), buku arsip. Sedangkan perlengkapan kearsipan contohnya yaitu Kartu tunjuk silang, kartu indeks, lemari pinjam arsip (out slip), map pengganti (out folder), buku arsip. Cara Pengarsipan dibagi menjadi tiga, diantaranya pengarsipan horizontal, pengarsipan vertikal, pengarsipan lateral a. Pengarsipan horizontal Penyimpanan yang dilakukan dengan cara mendatar atau horizontal, penempatan arsip atau dokumen saling bertumpuk di rak/laci yang tidak terlalu dalam b. Pengarsipan vertikal Pengarsipan dokumen yang dilakukan dengan cara tegak lurus atau vertikal, arsip disusun secara berderet ke belakang. c. Pengarsipan lateral Pengarsipan yang dilakukan secara berdiri atau lateral, arsip disusun dengan cara berderet menyamping. 7. Cara Penyimpanan arsip menggunakan cara horizontal, vertikal dan lateral RANGKUMAN GLOSARIUM Cardex : alat untuk menyimpan kartu indeks memakai laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang, cardex dapat berupa kantong plasting untuk menyimpan kartu indeks Duplikasi : Sakinan atau tembusan surat yang serupa dengan surat asli 28

Asiani, A. H., & Nugroho, J. A. (2017). Penerapan model attention, relevance, confidence, and satisfaction (ARCS) untuk meningkatkan motivasi dan hasil belajar siswa kelas X pemasaran 1 Smk Negeri 1 surakarta tahun Pelajaran 2016/2017. Pendidikan Ekonomi, FKIP Universitas Sebelas Maret, 3(1), 1–11. Fathurrahman, M. (2018). PENTINGNYA ARSIP SEBAGAI SUMBER INFORMASI Muslih Fathurrahman. Jurnal Ilmu Perpustakaan Dan Informasi, 3(2), 215–225. Hamdani Fajri, & Syahyuman. (2012). Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif Di Kantor Perpustakaan, Arsip, Dan Dokumentasi Kabupaten Pesisir Selatan. Jurnal Ilmu Perpustakaan Dan Kearsipan, 1(1), 411–412 Kemendikbudristek. (2022). Dimensi, Elemen, dan Subelemen Profil Pelajar Pancasila pada Kurikulum Merdeka. 1–37. Kostania, O. G., St, S., & Kes, M. (n.d.). ( Untuk Soal Tes Tertulis ). 1–18. Sambodo, D. (2019). Pengelolaan Sarana dan Prasaran Sekolah (MPKKS-SAR). In Modul Pelatihan Penguatan Kepala Sekolah. Setiawan, D., Kabibullah, N., & Wadi, I. S. (2020). Penerapan Model Arcs (Attention, Relevance, Confidence, Satisfaction) Dalam Proses Pembelajaran Pendidikan Agama Islam (Pai) Di Smk Muara Ilmu Depok”. Mozaic : Islam Nusantara, 6(1), 61–78. https://doi.org/10.47776/mozaic.v6i1.158 Solikhin, M. (2020). Implementasi Model Pembelajaran Arcs (Attention, Relevance, Confidence, and Satisfaction) Pada Mata Pelajaran Pekerjaan Dasar Teknik Otomotif (Pdto) Untuk Meningkatkan Keaktifan Dan Hasil Belajar Siswa Kelas X Tkr a Teknik Kendaraan Ringan Di Smk Nasional Berbah Tahun Ajaran 2019/2020. Jurnal Pendidikan Vokasi Otomotif, 3(1), 73–84. https://doi.org/10.21831/jpvo.v3i1.34990 Rosalin, S. (2017). Manajemen arsip dinamis. Universitas Brawijaya Press DAFTAR PUSTAKA 29

"Setiap orang menjadi guru, setiap rumah menjadi sekolah." -Ki Hajar Dewantara