การใช้โปรแกรมประมวลผลคำเพื่อจัดทำเอกสารในงานสำนักงาน

เอกสารประกอบการเรียรีนการสอน การใช้โช้ปรแกรมประมวลผลคำ ครูภิญณภัทร ทัศนะภาค เพื่อ พื่ จัด จั ทำ เอกสารในงานสำ นัก นั งาน 20216-2101 พิมพิพ์ไพ์ ทยขั้นขั้พัฒพันาด้วยคอมพิวพิเตอร์

1 20216-2101 พิมพ์ไทยขั้นพัฒนาด้วยคอมพิวเตอร์ นางภิญณภัทร ทัศนะภาค สาระสำคัญ โปรแกรมประมวลผลคำ (Word Processor) คือ โปรแกรมที่ใช้สร้างงานเอกสาร แทนเครื่องพิมพ์ดีด และมีคุณสมบัติพิเศษ เช่น พิมพ์ตัวอักษรได้หลายรูปแบบ แทรกตาราง รูปภาพ รูปร่าง และแผนภูมิลงในเอกสาร ได้ นอกจากนี้ยังมีความสามารถในการตัดคำ ตรวจคำผิด รวมทั้งเครื่องมือที่จะช่วยสร้างเอกสารแบบต่าง ๆ จึงทำ ให้เราสามารถสร้างเอกสารได้อย่างมีคุณภาพ สำหรับโปรแกรมประมวลผลคำที่นิยมใช้กันอย่างแพร่หลาย ในประเทศไทย ได้แก่ โปรแกรม Microsoft Word สมรรถนะประจำหน่วย แสดงความรู้เกี่ยวกับการใช้โปรแกรมประมวลผลคำเพื่อจัดทำเอกสารในงานสำนักงาน สาระการเรียนรู้ 1. ความหมายของโปรแกรมประมวลผลคำ 2. ความสำคัญของโปรแกรมประมวลผลคำ 3. ประโยชน์ของโปรแกรมประมวลผลคำ 4. หน้าต่างโปรแกรม Microsoft Word 5. การเรียกใช้แถบคำสั่งต่าง ๆ (เครื่องมือในริบบอน) 6. การจัดการส่วนต่าง ๆ ของหน้าต่าง Microsoft Word 7. การสร้างเอกสาร การเปิดไฟล์ การปิดไฟล์ การบันทึก และการออกจากโปรแกรม 8. การกำหนดค่าเริ่มต้นในการสร้างเอกสาร 9. การจัดรูปแบบย่อหน้าและการกั้นระยะ 10. การบำรุงรักษาเครื่องคอมพิวเตอร์เบื้องต้น

2 20216-2101 พิมพ์ไทยขั้นพัฒนาด้วยคอมพิวเตอร์ นางภิญณภัทร ทัศนะภาค จุดประสงค์การเรียนรู้ 1. บอกความหมายของโปรแกรมประมวลผลคำได้ 2. บอกความสำคัญของโปรแกรมประมวลผลคำได้ 3. บอกประโยชน์ของโปรแกรมประมวลผลคำได้ 4. บอกส่วนประกอบหน้าต่างโปรแกรม Microsoft Word ได้ 5. เรียกใช้แถบคำสั่งต่าง ๆ (เครื่องมือในริบบอน) ได้ 6. จัดการส่วนต่าง ๆ ของหน้าต่าง Microsoft Word ได้ 7. สร้างเอกสาร เปิดไฟล์ ปิดไฟล์ บันทึก และออกจากโปรแกรมได้ 8. กำหนดค่าเริ่มต้นในการสร้างเอกสารได้ 9. จัดรูปแบบย่อหน้าและการกั้นระยะได้ 10. บำรุงรักษาเครื่องคอมพิวเตอร์เบื้องต้นได้

3 20216-2101 พิมพ์ไทยขั้นพัฒนาด้วยคอมพิวเตอร์ นางภิญณภัทร ทัศนะภาค ความหมายของโปรแกรมประมวลผลคำ โปรแกรมประมวลผลคำ (Word Processer) หรือเรียกกันว่า โปรแกรมเวิร์ดโปรเซสชิ่ง (Word Processing) เป็นโปรแกรมที่เน้นการจัดพิมพ์เอกสาร ปัจจุบันนิยมใช้โปรแกรมไมโครซอต์ฟเวิร์ด ซึ่งเป็นโปรแกรม ประมวลผลคำแบบพิเศษ ช่วยให้สร้างเอกสารแบบมืออาชีพอย่างมีประสิทธิภาพและประหยัด เช่น เหมาะกับงาน ด้านพิมพ์เอกสารทุกชนิด สามารถพิมพ์เอกสารออกมาเป็นชุด ๆ ซึ่งเอกสารเป็นจดหมาย บันทึกข้อความ รายงาน บทความ ประวัติย่อ ฯลฯ และยังสามารถตรวจสอบ ทบทวน แก้ไข ปรับปรุงความถูกต้องในการพิมพ์เอกสารได้ อย่างง่ายดาย สามารถตรวจสอบสะกดคำและหลักไวยากรณ์ เพิ่มตาราง เพิ่มกราฟิกในเอกสารได้อย่างง่ายดาย หรือเพิ่มเติมเอกสารได้ตลอดเวลา สร้างโบรชัวร์ (Brochures) สร้างงานด้านสื่อโฆษณา (Advertisements) และ จดหมายข่าว (Newsletters) เป็นต้น ความสำคัญของโปรแกรมประมวลผลคำ ปัจจุบันแนวโน้มความสำคัญของการใช้โปรแกรมประมวลผลคำเข้ามามีบทบาทในด้านการจัดการ เอกสารต่าง ๆ ในทุกสาขาอาชีพให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น เนื่องจากความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งการพัฒนาความสามารถของโปรแกรมชุดสำนักงาน ผู้ใช้สามารถใช้เพื่อสร้างเอกสารที่สวยงาม น่าประทับใจ มีฟังก์ชั่นใหม่ที่จะช่วยให้ค้นหาข้อมูล บริการอินเทอร์เน็ต หรือข้อมูลประเภทอื่น ๆ และช่วยให้ ทำงานร่วมกันได้ดีขึ้น ประโยชน์ของโปรแกรมประมวลผลคำ ปัจจุบันสำนักงานหรือหน่วยงานต่าง ๆ ทั้งภาครัฐและเอกชน มีการนำโปรแกรมประมวลผลคำมาใช้ใน การพิมพ์เอกสาร บทความ และรายงานต่าง ๆ เนื่องจากสามารถปรับปรุงแก้ไข เพิ่มเติม จัดข้อความ แทรก ข้อความ รวมข้อความ และรวมไปถึงการสร้างสีสันให้กับเอกสาร ให้สวยงามมากยิ่งขึ้นอีกด้วย ซึ่งมีประโยชน์ดังนี้ 1. ด้านการจัดเก็บเอกสาร เนื่องจากเป็นระบบคอมพิวเตอร์ ทำให้เอกสารที่จัดเก็บไม่ได้อยู่ในรูปแบบ ของกระดาษ แต่จัดเก็บในรูปแบบของไฟล์ข้อมูล ทำให้ข้อมูลอยู่ได้ครบถ้วนในสภาพดีและสมบูรณ์ 2. การเรียกใช้ข้อมูล ข้อมูลที่จัดเก็บจะเป็นลักษณะของไฟล์ข้อมูล ถ้ารู้ชื่อไฟล์ข้อมูลและตำแหน่ง ที่จัดเก็บ ก็สามารถหาและเปิดใช้งานได้อย่างรวดเร็ว 3. การทำสำเนา เมื่อผู้ใช้ทำเอกสารขึ้นมาแล้ว สามารถพิมพ์ (Print) ทางเครื่องพิมพ์ได้ ตามจำนวน ที่ต้องการ สามารถนำไปใช้เป็นสำเนาได้อย่างมีประสิทธิภาพ

4 20216-2101 พิมพ์ไทยขั้นพัฒนาด้วยคอมพิวเตอร์ นางภิญณภัทร ทัศนะภาค 4. การค้นหาและแก้ไขเอกสาร เมื่อพิมพ์เอกสารแล้วสามารถค้นหาคำที่ต้องการในเอกสารได้ และหาก ต้องการแก้ไขคำในเอกสารก็สมารถแก้ไขได้ทันที หรืออาจใช้เครื่องมือแก้ไขคำที่เมหือนกัน โดยแทนที่คำที่ เหมือนกันด้วยคำใหม่ที่กำหนดขึ้นมาได้ทันที 5. การจัดรูปแบบเอกสาร สามารถจัดรูปแบบของเอกสารได้ดีและมีประสิทธิภาพ เช่น ตั้งระยะ ด้านหน้า ด้านหลัง ด้านบน ด้านล่าง การจัดคอลัมน์ หรือใส่ข้อความ หรือตัวเลขที่หัวกระดาษ และท้ายกระดาษ ของแต่ละหน้าอัตโนมัติ 6. การใช้รูปแบบที่จัดไว้แล้ว สามารถใช้การจัดรูปแบบของเอกสารที่มีไว้ให้ เพื่อช่วยให้การสร้าง เอกสารเกิดความสะดวกและเป็นมาตรฐาน โดยใช้แม่แบบสำเร็จรูปในการสร้างเอกสาร เช่น หัวกระดาษ ท้าย กระดาษ เป็นต้น ซึ่งหลังจากใช้รูปแบบแล้ว สามารถเปลี่ยนเป็นแบบที่ต้องการก็ได้ ทั้งนี้ผู้ใช้ก็สร้างเองได้ด้วย เช่น รายงานการประชุม 7. การตรวจสอบคำผิดลักษณะใหม่ เครื่องมือในการตรวจสอบการสะกด มีการปรับปรุงให้มีความ สอดคล้องกันมากขึ้น ซึ่งช่วยให้มีการแก้ไขและแทนคำที่พิมพ์ผิดด้วยคำที่ใกล้เคียง หรือถูกต้องโดยอัตโนมัติ หลีกเลี่ยงคำที่ไม่สุภาพ และตรวจสอบคำผิดนั้นเป็นพจนานุกรมแยกคำ จึงช่วยให้การตรวจตัวสะกดมีความ ละเอียดมากขึ้น 8. การใช้เอกสารร่วมกัน Microsoft Office Word จะช่วยรวบรวมและจัดการตรวจทานแก้ไข ข้อคิดเห็นของผู้ร่วมงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ 9. สามารถบันทึกเอกสารต่าง ๆ และเรียกใช้งานแฟ้มข้อมูลที่เก็บบันทึกไว้ขึ้นมาใช้งานในภายหลังได้ ซึ่งมีประโยชน์ดังนี้ 9.1 ช่วยให้งานเอกสารสะดวกขึ้น เช่น การเพิ่ม ลบ แทรกข้อความ การทำสำเนา เป็นต้น 9.2 ช่วยให้การค้นหาเอกสารและการจัดเก็บเอกสารง่ายขึ้น 9.3 ช่วยลดขั้นตอนการปฏิบัติงาน เช่น การทำจดหมายเวียน 9.4 ด้านการสร้างสีสัน ช่วยสร้างเอกสารให้มีความสวยงามด้วยกราฟิก รูปวาด รูปภาพ ตามที่ต้องการได้ 9.5 ลดความผิดพลาดของเอกสาร เนื่องจากลบหรือเพิ่ม โดยตรวจสอบความถูกต้องทางหน้าจอ ก่อนพิมพ์ หรืออาจใช้ระบบตรวจคำผิดอัตโนมัติ จึงช่วยให้เอกสารสมบูรณ์ 9.6 สามารถค้นหาและเรียกใช้ข้อมูลได้ง่าย

5 20216-2101 พิมพ์ไทยขั้นพัฒนาด้วยคอมพิวเตอร์ นางภิญณภัทร ทัศนะภาค หน้าต่างโปรแกรม Microsoft Word โปรแกรม Microsoft Word ปรับปรุงความสามารถให้มีประสิทธิภาพดีขึ้นกว่าเดิม มีหน้าต่างส่วนติดต่อ ผู้ใช้งาน (Interface) ที่มุ่งเน้นผลลัพธ์แบบใหม่จะแสดงเครื่องมือเมื่อผู้ใช้ต้องการในลักษณะที่มีการจัดเรียงและ ชัดเจน การแสดงตัวอย่างเป็นภาพ คลังข้อมูล หรือภาพ (Gallery) รูปแบบตารางอัตโนมัติเนื้อหาอื่น ๆ จะช่วยให้ ใช้งานมีประสิทธิภาพดียิ่งขึ้น สามารถเลือกข้อความ ตาราง ลักษณะกราฟิก แบบอักษร หรือแม้แต่องค์ประกอบ ของเนื้อหาที่ใช้งานบ่อย ๆ ได้อย่างง่ายดาย การเริ่มต้นและรู้จักส่วนประกอบของโปรแกรม หมายเลข 1 แถบเครื่องมือด่วน (Quick Access Toolbar) เป็นปุ่มคำสั่งที่ใช้งานบ่อย เพื่อสะดวก ในการใช้งานได้รวดเร็วและสามารถเพิ่มเข้ามาใช้งานได้ หมายเลข 2 ปุ่มกำหนดแถบเครื่องมือด่วน (Customize Quick Access) เป็นปุ่มคำสั่งที่ใช้กำหนด เครื่องมือด่วนมาแสดงที่แถบเครื่องมือด่วน หมายเลข 3 แถบชื่อเรื่อง (Title Bar) แสดงชื่อไฟล์ที่เปิดใช้งานอยู่ในปัจจุบัน หมายเลข 4 ส่วนแสดง/ซ่อน ริบบอน (Ribbon Display) ให้ผู้ใช้สามารถเลือกได้ 3 ตัวเลือก คือ ส่วน Ribbon ที่ซ่อนโดนอัตโนมัติ ส่วนแสดงแท็บ และส่วนแสดงแท็บและคำสั่ง หมายเลข 5 ปุ่มควบคุมหน้าต่างเอกสาร (Control Button) ใช้เพื่อย่อหน้าต่างเอกสาร ขยายหน้าต่าง และปิดหน้าต่างเอกสาร หมายเลข 6 แถบแฟ้ม (File Tab) แสดงคำสั่งสร้าง เปิด บันทึก แสดงตัวอย่างและพิมพ์ เอกสาร จัดเตรียมเอกสารสำหรับการกระจาย ส่งสำเนาเอกสารให้กับผู้อื่น กระจายเอกสารไปยังบุคคลอื่น สามารถ กำหนดค่าพื้นฐานต่าง ๆ ของตัวเลือกของโปรแกรม และปิดโปรแกรม หมายเลข 7 แถบเมนู(Menu Tab) เป็นส่วนที่แสดงคำสั่งเป็นรายการรายละเอียดที่ต้องเปิดใช้งาน ประกอบด้วยแท็บหน้าแรก แทรก ออกแบบ เค้าโครง การอ้างอิง การส่งจดหมาย รีวิว และมุมมอง

6 20216-2101 พิมพ์ไทยขั้นพัฒนาด้วยคอมพิวเตอร์ นางภิญณภัทร ทัศนะภาค หมายเลข 8 แถบชุดคำสั่ง (Ribbon) แสดงเครื่องมือและเมนูคำสั่งต่าง ๆ ให้เลือกใช้งานได้อย่างรวดเร็ว หมายเลข 9 ระยะขอบซ้าย (Left Margin) เป็นแท็บสำหรับกำหนดระยะห่างของขอบกระดาษด้าน ซ้ายมือกับพื้นที่สำหรับพิมพ์ข้อความ หมายเลข 10 ระยะขอบขวา (Right Margin) เป็นแท็บสำหรับกำหนดระยะห่างของขอบกระดาษด้าน ขวามือกับพื้นที่สำหรับพิมพ์ข้อความ หมายเลข 11 ระยะขอบบน (Top Margin) เป็นแท็บสำหรับกำหนดระยะห่างของขอบกระดาษด้านบน กับพื้นที่สำหรับพิมพ์ข้อความ หมายเลข 12 ไม้บรรทัด (Ruler) เป็นส่วนที่แสดงมาตราส่วนเพื่อบอกระยะของข้อความในเอกสาร มีทั้งแนวนอนและแนวตั้งมีหน่วยเป็นนิ้ว เซนติเมตร หรือมิลลิเมตร เป็นต้น หมายเลข 13 แถบสถานะ (Status Bar) แสดงสถานะการทำงานของโปรแกรม เช่น จำนวนหน้า การนับจำนวนคำ ภาษาที่ใช้บนแป้นพิมพ์ หมายเลข 14 มุมมองเอกสาร (View Bar) มีหน้าที่ในการแสดงมุมมองในรูปแบบต่าง ๆ รูปแบบการ แสดงผลจอภาพ การทำงานด้านเอกสารบนจอภาพของ Word มีโหมดการทำงานหลายลักษณะ โดยควบคุมจาก เมนูคำสั่ง View รวมทั้งปุ่มเครื่องมือ View Tools ที่ปรากฎใน Status bar มีรายละเอียดดังนี้ ➢ มุมมองการอ่านแบบเต็มหน้าจอ (Read Mode) สามารถอ่านข้อมูลภายในเอกสารคล้ายกับ หน้าหนังสือ โดยมีการแบ่งออกเป็น 2 หน้าและจัดเอกสารโดยอัตโนมัติ ให้มีข้อความขนาดใหญ่ เพื่อให้สามารถ อ่านได้อย่างสะดวก ➢ มุมมองเค้าโครงเหมือนพิมพ์ (Print Layout) การเปิดเอกสารครั้งแรก จะพบกับมุมมองนี้ ที่แสดงผลลัพธ์เหมือนกับเอกสารที่พิมพ์ออกจากเครื่องพิมพ์จริง ๆ โดยจะแสดงรูปภาพ เลขที่หน้า หรือหัว กระดาษ ระยะเว้นระหว่างข้อความกับขอบกระดาษที่กำหนดไว้ ➢ มุมมองเค้าโครงเว็บ (Web Layout) สามารถอ่านและค้นหาหัวข้อในเอกสารได้ง่าย ซึ่งคล้ายกับมุมมอง Page Layout แต่มีขนาดข้อความ ความยาวหน้ากระดาษที่ใช้แสดงข้อความจะต่างกัน เพื่อให้ อ่านง่ายขึ้น เหมาะสำหรับการอ่านเอกสารในลักษณะเดียวกันกับที่ปรากฎอยู่บนโปรแกรมเบราว์เซอร์ ➢ มุมมองเค้าร่าง (Outline) มุมมองแสดงเฉพาะข้อความในเอกสารเท่านั้น แสดงเป็น โครงสร้างของเอกสารว่าประกอบด้วยหัวข้ออะไรบ้าง และแต่ละหัวข้อนั้นมีหัวข้อย่อยลงไปอีกกี่ระดับ มุมมองนี้ เหมาะสำหรับใช้จัดลำดับการนำเสนอเนื้อหา ➢ มุมมองแบบร่าง (Draft) แสดงเอกสารแบบร่าง เพื่อแก้ไขได้อย่างรวดเร็ว โดยซ่อน องค์ประกอบบางส่วน เช่น หัวกระดาษ/ท้ายกระดาษ หมายเลข 15 แถบการย่อและขยายเอกสาร (Zoom) ใช้โดยการคลิกเมาส์เลื่อนสไลเดอร์เพื่อย่อหรือ ขยายเอกสาร หรือคลิกที่ปุ่มลบหรือบวก หมายเลข 16 หน้ากระดาษ (Document Windows) เป็นพื้นที่ใช้สำหรับพิมพ์ข้อความ รูปภาพ วัตถุ ต่าง ๆ และเพิ่มข้อมูลอื่น ๆ ที่ต้องการลงบนเอกสาร

7 20216-2101 พิมพ์ไทยขั้นพัฒนาด้วยคอมพิวเตอร์ นางภิญณภัทร ทัศนะภาค การเรียกใช้แถบคำสั่งต่าง ๆ (เครื่องมือในริบบอน) ริบบอนเป็นแถบเครื่องมือเก็บคำสั่งที่ใช้งาน จะแบ่งออกเป็นหมวดหมู่ มีหน้าที่การใช้งานที่แตกต่างกัน ช่วยให้การใช้งานโปรแกรม Microsoft Word ใช้งานได้ง่าย สะดวก โดยในแต่ละริบบอนจะมีเครื่องมือพร้อม รายละเอียดต่าง ๆ ดังนี้ 1. แถบแฟ้ม (File) รวมคำสั่งเกี่ยวกับแฟ้มเอกสาร เช่น คำสั่ง ใหม่ (New) เปิด (Open) บันทึก (Save) บันทึกเป็น (Save as) พิมพ์ (Print) เป็นต้น 2. แถบหน้าแรก (Home) เป็นแท็บเครื่องมือจัดรูปแบบเนื้อหาข้อความ ตำแหน่ง ย่อหน้า สไตล์ ข้อความ เส้นขอบ สีพื้น และค้นหาข้อความ เป็นต้น 3. แถบแทรก (Insert) แท็บเครื่องมือกลุ่มแทรกออบเจ๊กต่าง ๆ เช่น หน้า ตาราง รูปภาพรูปร่าง SmartArt แผนภูมิ รูปภาพ รูปวาด หัวกระดาษ ท้ายกระดาษ หมายเลขหน้า กล่องข้อความ และสัญลักษณ์ 4. แถบออกแบบ (Design) แท็บเครื่องมือออกแบบ รวมคำสั่งในการออกแบบต่าง ๆ เช่น ชุดธีม เอกสาร ชุดการจัดรูปแบบเอกสาร ชุดสี ชุดฟอนต์ เอฟเฟ็กต์ ลายน้ำ สีของหน้า และเส้นขอบของหน้า เป็นต้น

8 20216-2101 พิมพ์ไทยขั้นพัฒนาด้วยคอมพิวเตอร์ นางภิญณภัทร ทัศนะภาค 5. แถบเค้าโครง (Layout) รวมคำสั่งต่าง ๆ ที่ใช้ในการจัดแต่งเลย์เอาต์หรือเค้าโครงของหน้ากระดาษ เช่น กำหนดระยะขอบ การจัดคอลัมน์ ลายน้ำ เป็นต้น 6. แถบการอ้างอิง (References) แท็บเครื่องมือแทรกข้อมูลอ้างอิง เช่น การสร้างสารบัญ เชิงอรรถ ข้อมูลอ้างอิง และบรรณานุกรม คำบรรยายภาพ และดัชนี เป็นต้น 7. แถบการส่งจดหมาย (Mailings) แท็บเครื่องมือสำหรับการสร้างและส่งจดหมาย สร้างซองจดหมาย จดหมายเวียน การจ่าหน้าซองจดหมาย การเขียนและแทรกข้อมูล เป็นต้น 8. แถบรีวิว (Review) แท็บรีวิวเอกสาร เช่น การแปลภาษา ตรวจสอบคำสะกด เปรียบเทียบเอกสาร และแสดงข้อคิดเห็น เป็นต้น 9. แถบมุมมอง (View) แท็บเครื่องมือกำหนดรูปแบบมุมมองเอกสาร เช่น การแสดงเค้าโครง เหมือนพิมพ์ การแสดงเส้นบรรทัด การย่อ/ขยายมุมมอง และการจัดรูปแบบหน้าต่าง เป็นต้น 10. แถบเครื่องมือตามบริบท (Contextual Tab) เป็นแท็บเครื่องมือพิเศษที่สัมพันธ์กับการเลือก ออบเจ็กต์ เช่น รูปภาพ ชาร์ต สมาร์ทอาร์ท และตาราง ดังนี้

9 20216-2101 พิมพ์ไทยขั้นพัฒนาด้วยคอมพิวเตอร์ นางภิญณภัทร ทัศนะภาค 10.1 เมื่อเลือกรูปภาพจะแสดงแท็บรูปแบบ (Format) ที่มีเครื่องมือในการปรับแต่งรูปภาพ เช่น การเอาพื้นหลังออก ปรับแสง เอฟเฟ็กต์แนวศิลป์ สไตล์รูปภาพ การจัดเรียงรูปภาพ การปรับขนาดรูปภาพ เป็นต้น 10.2 เมื่อเลือกสมาร์ทอาร์ท (SmartArt) จะแสดงแท็บออกแบบ (Design) ที่มีเครื่องมือในการ ออกแบบที่หลากหลายลักษณะ เช่น การเปลี่ยนเค้าโครง เปลี่ยนสี และรูปแบบของกราฟิก เป็นต้น 10.3 เมื่อเลือกวัตถุที่สร้างจากเครื่องมือรูปร่าง จะแสดงแท็บรูปแบบ (Format) ที่มีเครื่องมือใน การแทรกรูปร่าง สไตล์รูปร่าง สไตล์อักษรศิลป์ และข้อความ เป็นต้น 10.4 เมื่อเลือกแผนภูมิจะแสดงแท็บออกแบบ (Design) ที่มีเครื่องมือในการเลือกเค้าโครงแผนภูมิ สไตล์แผนภูมิ และการเปลี่ยนชนิดแผนภูมิ เป็นต้น การจัดการส่วนต่าง ๆ ของหน้าต่าง Microsoft Word การจัดการส่วนต่าง ๆ ของหน้าต่าง เพื่อให้การทำงานของ Microsoft Word ทำงานได้รวดเร็วขึ้น สะดวกต่อการใช้งานมากยิ่งขึ้น ประกอบด้วยการซ่อน หรือแสดงแท็บริบบอน (Ribbon) การเพิ่มปุ่มเครื่องมือบน แถบเครื่องมือด่วน (Quick Access) การเปลี่ยนหน่วยวัดเป็นต้น 1. การซ่อน หรือแสดงแถบริบบอน (Ribbon) การซ่อนหรือยุบแท็บริบบอนจะใช้ในกรณีที่ไม่มีความจำเป็นที่ต้องใช้เครื่องมือต่าง ๆ ในริบบอน หรือต้องการให้แสดงพื้นที่ของงานเอกสารมากขึ้น ซึ่งการซ่อนและแสดงแท็บริบบอน มี 3 วิธีดังนี้

10 20216-2101 พิมพ์ไทยขั้นพัฒนาด้วยคอมพิวเตอร์ นางภิญณภัทร ทัศนะภาค วิธีที่ 1 ซ่อนและแสดงแท็บริบบอนโดยการคลิกปุ่มตัวเลือกการแสดงริบบอน มีขั้นตอนดังนี้ 1. คลิกที่ปุ่ม (ตัวเลือกการแสดง Ribbon) 2. คลิกเลือก Ribbon ที่ซ่อนโดยอัตโนมัติ หรือแสดงแท็บ หรือแสดงแท็บและคำสั่ง วิธีที่ 2 ซ่อนและแสดงแท็บริบบอนโดยการคลิกขวาแท็บเมนู มีขั้นตอนดังนี้ 1. คลิกขวา ที่แท็บเมนู 2. คลิกคำสั่ง (ยุบ Ribbon) เพื่อทำการซ่อนแท็บริบบอน 3. คลิกคำสั่ง (✓ ยุบ Ribbon) เพื่อทำการแสดงแท็บริบบอน วิธีที่ 3 วิธีสุดท้ายนี้เป็นวิธีการซ่อนหรือแสดงแท็บริบบอนโดยการกดปุ่มที่แป้นพิมพิมพ์ ดังนี้ 1. กดปุ่ม Ctrl + F1 เพื่อซ่อนริบบอน 2. กดปุ่ม Ctrl + F1 อีกครั้งเพื่อแสดงริบบอน 2. การเพิ่มปุ่มเครื่องมือบนแถบเครื่องมือด่วน (Quick Access) แถบเครื่องมือด่วนเป็นส่วนที่ช่วยใช้การเรียกใช้เครื่องมือต่าง ๆ สะดวก รวดเร็วมากยิ่งขึ้น โดยเฉพาะ เครื่องมือที่เรียกใช้งานบ่อย ๆ แถบเครื่องมือด่วนที่แสดงเบื้องต้น คือ ปุ่มบันทึก ปุ่มเลิกทำ และปุ่มทำซ้ำ แต่ถ้า ต้องการเพิ่มปุ่มเครื่องมือด่วนอื่น ๆ สามารถทำได้ตามขั้นตอนต่อไปนี้ 1. คลิกเลือกที่ปุ่ม (กำหนดแถบเครื่องมือด่วนเอง) 2. คลิกเลือกปุ่มเครื่องมือที่ต้องการ 3. จะปรากฏปุ่มเครื่องมือที่เลือกปรากฏขึ้นที่แถบเครื่องมือด่วน และปรากฏเครื่องหมาย ✓ หน้าข้อความที่เลือก

11 20216-2101 พิมพ์ไทยขั้นพัฒนาด้วยคอมพิวเตอร์ นางภิญณภัทร ทัศนะภาค 3. การเปลี่ยนหน่วยวัด การแสดงหน่วยวัดบนแถบไม้บรรทัด สามารถกำหนดหน่วยการวัดหน่วยเซนติเมตร หรือนิ้ว ได้ตาม ความต้องการ โดยปฏิบัติดังนี้ 1. คลิกปุ่ม (กำหนดแถบเครื่องมือด่วนเอง) 2. คลิกแถบคำสั่งเพิ่มเติม 3. ปรากฏหน้าต่าง ตัวเลือกของ Word แล้วคลิก แถบขั้นสูง 4. เลื่อนคำสั่งลงมาที่แถบการแสดงผล แล้วคลิกเลือกที่หน่วยวัด นิ้ว หรือเซนติเมตร เป็นต้น 5. คลิกปุ่ม ตกลง การสร้างเอกสาร การเปิดไฟล์ การปิดไฟล์ การบันทึก และการออกจากโปรแกรม ในแท็บเมนูไฟล์ (File) จะเป็นคำสั่งที่ใช้จัดการเกี่ยวกับแฟ้มเอกสาร เช่น การสร้างเอกสารใหม่ การเปิด ไฟล์งาน การปิดไฟล์งาน การบันทึกเอกสาร และการออกจากโปรแกรม เป็นต้น 1. การสร้างเอกสารใหม่ โดยปกติเมื่อเปิดโปรแกรม Microsoft Word ขึ้นมา จะมีหน้าเอกสารเปล่ามาให้ใช้งาน 1 หน้ากระดาษ ซึ่งโปรแกรม Microsoft Word จะตั้งชื่อในเบื้องต้นให้คือ “Document 1” ในขณะที่กำลังพิมพ์ เอกสารอื่น ๆ อยู่แล้วต้องการสร้างเอกสารใหม่ สามารถสร้างได้ 2 แบบ

12 20216-2101 พิมพ์ไทยขั้นพัฒนาด้วยคอมพิวเตอร์ นางภิญณภัทร ทัศนะภาค แบบที่ 1 การสร้างเอกสารเปล่า (Blank document) 1. คลิกแท็บ (ไฟล์) 2. จะปรากฏกล่องโต้ตอบเอกสาร คลิกเลือกคำสั่ง (ใหม่) 3. คลิกเลือก เอกสารเปล่า จะปรากฏหน้าเอกสารเปล่าขึ้นมา แบบที่ 2 การสร้างเอกสารจากแม่แบบ (Templates) Microsoft Word ยังมีหน้าเอกสารที่ตกแต่งไว้ให้เรียบร้อยแล้ว สามารถเลือกใช้งานตามสถานการณ์ ต่าง ๆ ได้ เช่น ทำจดหมาย หรือเอกสารสมัครงาน เป็นต้น มีขั้นตอนเหมือนการสร้างเอกสารเปล่า แต่ให้คลิกเลือก ที่แม่แบบที่ต้องการที่โปรแกรมเตรียมมาให้ หรือสามารถค้นหาเทมเพลตออนไลน์ได้ 1. คลิกแท็บ (ไฟล์) 2. จะปรากฏกล่องโต้ตอบเอกสาร คลิกเลือกคำสั่ง (ใหม่) 3. คลิกเลือกแม่แบบตามต้องการ หรืออาจจะค้นหาแม่แบบเพิ่มเติมได้ที่กลุ่มเทมเพลตต่าง ๆ หรือ ค้นหาในเทมเพลตออนไลน์

13 20216-2101 พิมพ์ไทยขั้นพัฒนาด้วยคอมพิวเตอร์ นางภิญณภัทร ทัศนะภาค 2. การเปิดไฟล์งาน การเปิดไฟล์งานที่บันทึกไว้แล้วขึ้นมาแก้ไขหรือพิมพ์เพิ่มเติมของโปรแกรม Microsoft Word มีหลายแหล่งตามที่จัดเก็บเอาไว้ เช่น ในเครื่องคอมพิวเตอร์ จาก OneDrive จากตำแหน่งอื่น ๆ บน Cloud จาก โฟลเดอร์ล่าสุด หรือไฟล์งานที่เปิดใช้ล่าสุด มีขั้นตอนดังนี้ 1. คลิกแท็บ (ไฟล์) 2. เลือกคำสั่ง (เปิด) 3. เลือกคำสั่ง เรียกดู 4. ปรากฏหน้าต่าง เปิด แล้วเลือกไฟล์เอกสารตามที่ต้องการ 5. คลิกปุ่ม เปิด

14 20216-2101 พิมพ์ไทยขั้นพัฒนาด้วยคอมพิวเตอร์ นางภิญณภัทร ทัศนะภาค 3. การปิดไฟล์งาน เมื่อต้องการปิดแฟ้มงานที่ทำเสร็จหรือแก้ไขเรียบร้อยแล้ว มีขั้นตอนดังนี้ 1. คลิกแท็บ (ไฟล์) 2. จะปรากฏกล่องโต้ตอบเอกสาร คลิกเลือกคำสั่ง (ปิด) 3. หากแฟ้มงานยังไม่มีการบันทึก โปรแกรมจะถามว่าจะบันทึกข้อมูลหรือไม่ 4. การบันทึกเอกสาร เมื่อต้องการปิดแฟ้มงานที่ทำเสร็จหรือแก้ไขเรียบร้อยแล้ว มี3 วิธีดังนี้ วิธีที่ 1 คลิกปุ่ม (บันทึก) บนแถบเครื่องมือด่วน วิธีที่ 2 1. คลิกแท็บ (ไฟล์) 2. จะปรากฏกล่องโต้ตอบเอกสาร คลิกเลือกคำสั่ง (บันทึก) หรือ (บันทึกเป็น : เปลี่ยนชื่อ เอกสาร) วิธีที่ 3 กดปุ่มที่คีย์บอร์ด Ctrl + S (บันทึกเอกสารปกติ) หรือกดปุ่มที่คีย์บอร์ด F12 (บันทึกเอกสาร ที่ต้องการเปลี่ยนชื่อ) 5. การออกจากโปรแกรม การออกจากโปรแกรม Microsoft Word มี2 วิธีดังนี้ วิธีที่ 1 1. คลิกแท็บ (ไฟล์) 2. จะปรากฏกล่องโต้ตอบเอกสาร คลิกเลือกคำสั่ง (ปิด) วิธีที่ 2 1. คลิกปุ่มปิด หรือ Exit มุมบนด้านขวามือ 2. กรณีไม่ได้บันทึกเอกสารจะปรากฎข้อความเตือนบันทึกเอกสารก่อน Save ถ้าต้องการบันทึกเอกสารนี้ Don’t save ถ้าไม่ต้องการบันทึกเอกสาร Cancel เพื่อยกเลิกคำสั่งปิดเอกสาร

15 20216-2101 พิมพ์ไทยขั้นพัฒนาด้วยคอมพิวเตอร์ นางภิญณภัทร ทัศนะภาค การกำหนดค่าเริ่มต้นในการสร้างเอกสาร ก่อนเริ่มต้นพิมพ์งานเอกสารในโปรแกรมประมวลผลคำ ควรมีการกำหนดรูปแบบของเอกสารให้ตรงกับ งานที่ต้องการ ได้แก่ กำหนดขนาดของเอกสาร การกำหนดระยะขอบกระดาษ การปรับกระดาษแนวตั้ง หรือ แนวนอน และการตั้งค่าตัวอักษรเริ่มต้น เป็นต้น 1. การกำหนดขนาดเอกสาร โดยปกติแล้ว ส่วนใหญ่มักจะใช้กระดาษขนาด A4 ในการทำงาน โปรแกรม Microsoft Word ทุกเวอร์ชันจึงได้ตั้งค่ากระดาษมาตรฐานในเบื้องต้นมาเป็นขนาด A4 แต่ก็สามารถที่จะปรับเปลี่ยนขนาด ของกระดาษให้เหมาะสมกับงานเอกสารที่ต้องการได้ โดยการกำหนดขนาดเอกสาร (Page Setup) สามารถทำได้ ดังขั้นตอนต่อไปนี้ 1. คลิกแท็บ เค้าโครง (Layout) 2. คลิกที่ปุ่ม ขนาด (Size) 3. คลิกเลือกขนาดกระดาษที่ต้องการ หลังจากนั้นจะได้หน้าเอกสารตามขนาดที่กำหนด 2. การกำหนดระยะขอบกระดาษ การกำหนดระยะขอบ (Margins) ของกระดาษที่ใช้มีความจำเป็นอย่างยิ่งในการพิมพ์เอกสาร เนื่องจากเอกสารมีอยู่หลายรูปแบบ จึงต้องกำหนดให้เหมาะสม มีขั้นตอนดังนี้ 1. คลิกแท็บ เค้าโครง (Layout) 2. แล้วคลิกปุ่ม ระยะขอบ (Margins) 3. เลือกรูปแบบของระยะขอบที่ต้องการ

16 20216-2101 พิมพ์ไทยขั้นพัฒนาด้วยคอมพิวเตอร์ นางภิญณภัทร ทัศนะภาค หรือกำหนดระยะขอบแบบกำหนดเอง โดย 1. เลือกระยะขอบแบบกำหนดเอง 2. กำหนดขอบกระดาษที่ต้องการที่แถบตั้งค่าหน้ากระดาษ > ระยะขอบ 3. คลิกตกลง 3. การปรับกระดาษแนวตั้ง หรือแนวนอน เอกสารที่เปิดขึ้นมาครั้งแรกส่วนใหญ่โปรแกรมจะกำหนดในเบื้องต้นให้เป็นแนวตั้ง แต่สามารถ ปรับเปลี่ยนหน้าเอกสารให้เป็นแนวนอนได้เช่นกัน โดยการปรับกระดาษแนวตั้งและแนวนอน (Portrait/Landscape) สามารถทำได้ดังขั้นตอนต่อไปนี้ 1. คลิกแท็บ เค้าโครง (Layout) 2. คลิกปุ่ม การวางแนว (Orientation) 3. เลือกรูปแบบของกระดาษแนวตั้งหรือแนวนอนตามต้องการ 4. การตั้งค่าแบบอักษรเริ่มต้น การตั้งค่าแบบอักษรเริ่มต้นนั้น คือทุกครั้งที่เปิดใช้งานโปรแกรม ผู้ใช้ต้องกำหนดรูปแบบ ขนาด ฟอนต์ที่ต้องการทุกครั้งที่ใช้ ซึ่งสามารถแก้ปัญหานี้โดยให้โปรแกรม Microsoft Word จำค่าฟอนต์ที่คุณต้องการ เป็นค่าเริ่มต้น ทุกครั้งที่เปิดใช้งาน Word ก็สามารถทำได้ดังนี้ 1. คลิกแท็บ หน้าแรก (Home) 2. คลิกปุ่ม ฟอนต์(Font)

17 20216-2101 พิมพ์ไทยขั้นพัฒนาด้วยคอมพิวเตอร์ นางภิญณภัทร ทัศนะภาค 3. เลือกรายละเอียดคำสั่ง ประกอบด้วย รูปแบบฟอนต์ ลักษณะฟอนต์ ขนาดฟอนต์ สีฟอนต์ เส้นใต้ สีเส้นใต้ และเอฟเฟ็กต์เป็นต้น 4. คลิกปุ่ม ตั้งเป็นค่าเริ่มต้น 5. คลิกปุ่ม ตกลง 5. การจัดระยะห่างระหว่างบรรทัด การจัดรูปแบบเอกสาร ควรศึกษาการเลือกตัวอักษร ข้อความ หรือเอกสารก่อนแล้วจึงศึกษาวิธีการ จัดรูปแบบเอกสาร เพื่อกำหนดรูปแบบให้ถูกต้อง 1. การปรับระยะห่างกลุ่มคำสั่ง “ย่อหน้า” (Paragraph) การปรับค่ากลุ่มคำสั่งพารากราฟ โดยเลือกระยะห่างที่ต้องการ 1. ลากเมาส์ (Drag Mouse) คลุมพื้นที่ข้อความที่ต้องการจัดระยะห่างระหว่างบรรทัด 2. เลือกริบบอนหน้าแรก (Home) 3. คลิกปุ่มคำสั่งระยะหว่างระหว่างบรรทัด 4. เลือกระยะบรรทัดที่ต้องการ

18 20216-2101 พิมพ์ไทยขั้นพัฒนาด้วยคอมพิวเตอร์ นางภิญณภัทร ทัศนะภาค 2. การกำหนดค่าตัวเลือกระยะห่างบรรทัด การกำหนดระยะห่างบรรทัด หรือคลิก จากไดอะล็อกบ็อกซ์ Paragraph สามารถกำหนด ระยะห่างบรรทัด โดยมีตัวเลือกดังนี้ ระยะห่าง เว้นระยะห่างก่อน (Before) คือ กำหนดระยะห่างของข้อความกับบรรทัดด้านบน เว้นระยะห่างหลัง (After) คือ กำหนดระยะห่างของข้อความกับบรรทัดด้านล่าง การจัดรูปแบบย่อหน้าและการกั้นระยะ ในการจัดพิมพ์เอกสารบางครั้งต้องการกำหนดย่อหน้าให้ตรงกันและให้อักษรหรือข้อความ หรือตัวเลข อยู่ในตำแหน่งที่เราต้องการในหน้ากระดาษ เช่น ชิดซ้าย ชิดขวา กึ่งกลาง หรือทศนิยมตรงกัน เป็นต้น โดยการ กำหนดบนเส้นไม้บรรทัด ดังนี้ 1. การจัดย่อหน้า การกำหนดย่อหน้าให้ตรงกันแบ่งออกเป็น 3 ส่วน คือ กำหนดตำแหน่งย่อหน้าบรรทัดแรก กำหนด ตำแหน่งย่อหน้าบรรทัดอื่น ๆ และกำหนดตำแหน่งย่อหน้าจากขอบด้านขวา ทำได้ 2 วิธี ดังนี้

19 20216-2101 พิมพ์ไทยขั้นพัฒนาด้วยคอมพิวเตอร์ นางภิญณภัทร ทัศนะภาค วิธีที่ 1 จัดทำย่อหน้าโดยกำหนดจากเส้นไม้บรรทัด (Ruler) ทำได้ดังนี้ 1. เลือกช่วงข้อมูลที่ต้องการจัดรูปแบบ 2. นำเมาส์ไปชี้ที่สัญลักษณ์บนไม้บรรทัดแล้วลาก (Drag) ไปวางตำแหน่งที่ต้องการ ตัวอย่าง การจัดรูปแบบย่อหน้า (First Line Indent) ตัวอย่าง การจัดรูปแบบแบบกั้นหน้าลอย (Hanging Indent)

20 20216-2101 พิมพ์ไทยขั้นพัฒนาด้วยคอมพิวเตอร์ นางภิญณภัทร ทัศนะภาค วิธีที่ 2 การจัดย่อหน้าโดยใช้เมนู คำสั่ง ทำได้ดังนี้ 1. เลือกช่วงข้อมูลที่ต้องการจัดรูปแบบ 2. เลือกแท็บ เค้าโครง 3. คลิกปุ่ม การตั้งค่าย่อหน้า 4. ปรากฏกล่องโต้ตอบการย่อหน้า แล้วกำหนดค่าการย่อหน้าตามต้องการ 5. กำหนดค่าต่าง ๆ ในการย่อหน้า จากนั้นคลิกตกลง 2. การกั้นระยะด้วย Tab การกำหนดย่อหน้าหรือตำแหน่งแท็บหยุด เพื่อเลื่อนเคอร์เซอร์ไปยังตำแหน่งที่ตั้งไว้ การกำหนดแท็บ เป็นการเพิ่มความสะดวกในการจัดระยะของข้อมูลในแต่ละบรรทัดให้ตรงกัน การกดแท็บ (Tab) 1 ครั้ง จะทำให้ เลื่อนเคอร์เซอร์ไปตามระยะของแท็บที่กำหนด สามารถทำได้ 2 วิธีดังต่อไปนี้ วิธีที่ 1 กำหนดแท็บโดยใช้ไม้บรรทัด ทำได้ดังนี้ 1. การวางแท็บ ให้คลิกที่ไม้บรรทัดตามตำแหน่งที่ต้องการ 2. การย้ายตำแหน่ง หลังจากที่วางแล้ว ให้ลากแท็บที่วางไปแล้วย้ายไปตำแหน่งที่ต้องการ 3. การลบแท็บ ให้คลิกแล้วลากแท็บนั้นมาวางบนหน้ากระดาษ แท็บนั้นก็จะหายไป 4. การปรับแต่งแท็บทั้งงาน ให้คลุมข้อความทั้งหมดก่อน (โดยกดปุ่มแป้นพิมพ์Ctrl + A) แล้วทำการลาก หรือย้ายแท็บ 5. การใช้แท็บ ให้กดปุ่มแท็บ (Tab) เคอร์เซอร์จะย้ายไปตำแหน่งแท็บที่กำหนดไว้

21 20216-2101 พิมพ์ไทยขั้นพัฒนาด้วยคอมพิวเตอร์ นางภิญณภัทร ทัศนะภาค วิธีที่ 2 กำหนดแท็บด้วยการ พิมพ์ค่าแท็บ ทำได้ดังนี้ 1. ดับเบิลคลิกที่ไม้บรรทัด 2. จะปรากฏกล่องโต้ตอบของแท็บขึ้นมา 3. ความหมายของชนิด Tab (แท็บ) บนไม้บรรทัด ชื่อแท็บ สัญลักษณ์ ความหมาย แท็บซ้าย (Left Tab) กำหนดให้แนวซ้ายของข้อความตรงกัน แท็บกึ่งกลาง (Center Tab) กำหนดให้แนวกึ่งกลางของข้อความตรงกัน แท็บขวา (Right Tab) กำหนดให้แนวขวาของข้อความตรงกัน แท็บทศนิยม (Decimal Tab) กำหนดให้แนวของจุดทศนิยมของตัวเลขตรงกัน แท็บแถบ (Bar Tab) กำหนดให้แนวดังกล่าวมีเส้นคั่น กรณีต้องการทราบว่ามีการกดแป้น Tab หรือกดแป้น Enter ขึ้นย่อหน้าใหม่ที่ใดบ้างในเอกสาร ให้คลิกปุ่ม ที่แถบหน้าแรก กลุ่มคำสั่งย่อหน้า จะแสดงสัญลักษณ์ เมื่อต้องการกลับสู่การแสดงข้อความแบบ ปกติ ให้คลิกปุ่ม อีกครั้ง สัญลักษณ์ ความหมาย แทนการกดคีย์ Enter ขึ้นย่อหน้าใหม่ แทนการกดคีย์ Tab เคาะย่อหน้า . แทนการเว้นวรรคในข้อความ

22 20216-2101 พิมพ์ไทยขั้นพัฒนาด้วยคอมพิวเตอร์ นางภิญณภัทร ทัศนะภาค การบำรุงรักษาเครื่องคอมพิวเตอร์เบื้องต้น 1. วิธีการดูแลรักษาตัวเครื่องคอมพิวเตอร์ (Case) 1.1 เครื่องจ่ายสำรองไฟ (UPS) ควรติดตั้งร่วมกับตัวเครื่องคอมพิวเตอร์ด้วย เพราะเครื่องสำรองไฟ จะช่วยป้องกันและแก้ปัญหาทางไฟฟ้า ไม่ว่าจะเป็นไฟตก ไฟเกิน หรือไฟกระชาก ซึ่งเป็นสาเหตุที่จะทำให้เกิด ความเสียหายของข้อมูลและชิ้นส่วนอื่น ๆ 1.2 การติดตั้งตัวเครื่องคอมพิวเตอร์ ควรติดตั้งในห้องที่มีเครื่องปรับอากาศหรือถ้าไม่มี เครื่องปรับอากาศ ควรเลือกห้องที่ปลอดฝุ่นมากที่สุดและการติดตั้งตัวเครื่องควรห่างจากผนังพอสมควร เพื่อการ ระบายความร้อนที่ดี 1.3 การต่อสาย Cable ระหว่างเครื่องคอมพิวเตอร์กับอุปกรณ์ต่าง ๆ เช่น เครื่องพิมพ์ เครื่องสำรอง ไฟ หรือส่วนอื่น ๆ จะต้องกระทำเมื่อ Power off (ปิดเครื่อง) เท่านั้น 1.4 อย่าปิด - เปิดเครื่องบ่อย ๆ เกินความจำเป็น เพราะจะทำให้เกิดความเสียหายแก่โปรแกรม ที่กำลังทำงานอยู่ 1.5 ไม่เคลื่อนย้ายเครื่องคอมพิวเตอร์ขณะที่เครื่องทำงานอยู่ เพราะจะทำให้อุปกรณ์เกิดความ เสียหายได้ 1.6 อย่าเปิดฝาเครื่องขณะใช้งานอยู่ ถ้าต้องการเปิดต้อง Power off (ปิดเครื่อง) และถอดปลั๊กไฟก่อน 1.7 ควรศึกษาจากคู่มือก่อน หรือการอบรมการใช้งาน Software ก่อนการใช้งาน 1.8 ไม่ควรทำน้ำหรืออาหารหกใส่เครื่อง 1.9 จัดการไฟล์ที่ไม่ได้ใช้แล้วหรือไม่สำคัญ ไฟล์ต่าง ๆ ที่ดาวน์โหลดมาหรือเก็บไว้ในเครื่อง คอมพิวเตอร์ หากไม่ได้ใช้งานแล้ว หรือไม่สำคัญก็ควรลบทิ้งจากเครื่องคอมพิวเตอร์ เพราะจะทำให้เสียเนื้อที่ในการ จัดเก็บและมีเนื้อที่ว่างจัดเก็บข้อมูลใหม่ เปิดไฟล์หรือค้นหาไฟล์จะได้รวดเร็ว 1.10 จัดระเบียบโฟลเดอร์ต่าง ๆ ช่วยประหยัดเวลาและช่วยในเรื่องการทำงาน เพราะหาก ไม่จัดการไฟล์และโฟลเดอร์ต่าง ๆ ให้เป็นระเบียบเรียบร้อย เวลาที่ค้นหาไฟล์ต่าง ๆ ก็จะสะดวกมากขึ้น เครื่องก็จะ ทำงานไม่ช้า 1.11 การจัดการสแกนไวรัสในคอมพิวเตอร์อาจต้องใช้เวลา เพราะสำหรับคนที่ใช้คอมพิวเตอร์ มานาน ข้อมูลต่าง ๆ รูปภาพ ไฟล์เพลง ฯลฯ ข้อมูลมากอาจใช้เวลาสแกนนานมากขึ้น การสแกนไวรัส ในคอมพิวเตอร์ เพื่อให้การใช้งานคอมพิวเตอร์ไม่มีปัญหา 2. วิธีการดูแลรักษาจอภาพ (Monitor) ในส่วนของจอภาพนั้นอาจเสียหายได้ เช่น อาการเลื่อนไหล ภาพล้ม ภาพเต้น หรือไม่มีภาพเลย โดย ปฏิบัติดังนี้ 2.1 อย่าให้วัตถุหรือน้ำไปกระทบหน้าจอคอมพิวเตอร์ 2.2 ควรเปิดไฟที่จอก่อนเปิด CPU เพื่อ Boot เครื่อง 2.3 ไม่ควรปิด ๆ เปิด ๆ เครื่องติด ๆ กัน เมื่อปิดเครื่องแล้วทิ้งระยะไว้เล็กน้อยก่อนเปิดใหม่

23 20216-2101 พิมพ์ไทยขั้นพัฒนาด้วยคอมพิวเตอร์ นางภิญณภัทร ทัศนะภาค 2.4 ควรปรับความสว่างของจอภาพให้เหมาะสมกับสภาพของห้องทำงาน เพราะถ้าสว่างมากเกินไป ย่อมทำให้จอภาพอายุสั้นลง 2.5 อย่าเปิดฝาหลัง Monitor ซ่อมเอง เพราะจะเป็นอันตรายจากกระแสไฟฟ้าแรงสูง 2.6 เมื่อมีการเปิดจอภาพทิ้งไว้นาน ๆ ควรจะมีการเรียกโปรแกรมถนอมจอภาพ (Screen Sever) ขึ้นมาทำงานเพื่อยืดอายุการใช้งานของจอภาพ 2.7 ไม่ควรเอานิ้วหรือสิ่งของอื่น ๆ ไปจิ้มหรือสัมผัสกับส่วนจอแสดงผล 2.8 เช็ดอย่างเบามือโดยเช็ดไปทิศทางเดียวกัน คือ จากซ้ายไปขวา หรือบนลงล่าง กดน้ำหนักมือ เล็กน้อย อย่าวนไปวนมา และอย่าหนักมือเกินไป อาจทำให้จอเสียหายได้ 3. วิธีการดูแลรักษาซอฟต์แวร์ (Software) 3.1 ลบไฟล์ที่ไม่จำเป็นด้วย Disk Cleanup 3.2 ลบไฟล์จาก Recycle Bin 3.3 ซ่อมแซมดิสก์ด้วย Scan Disk 3.4 จัดเรียงข้อมูลในดิสก์ด้วย Disk Defragment 3.5 ทำการ Backup ข้อมูลอยู่เสมอ อย่างน้อยเดือนละ 1 ครั้ง ไม่ว่าจะ Backup ไว้ในแผ่น CD หรือ ถ่ายข้อมูลไปไว้ในแหล่งเก็บข้อมูลอื่น

24 20216-2101 พิมพ์ไทยขั้นพัฒนาด้วยคอมพิวเตอร์ นางภิญณภัทร ทัศนะภาค เอกสารอ้างอิง เพียงภรณ์ หิรัญวงศ์. พิมพ์ไทยเบื้องต้น. กรุงเทพฯ : บริษัท สำนักพิมพ์เอมพันธ์ จำกัด, 2562. มนัสชัย กีรติผจญ. โปรแกรมประมวลผลคำ (Word Processor). นนทบุรี : สำนักพิมพ์เอมพันธ์ จำกัด, 2563. อำภา กุลธรรมโยธิน. โปรแกรมประมวลผลคำ. กรุงเทพฯ : ศูนย์ส่งเสริมวิชาการ, 2562. อัญชลีพร ลาบุญ. โปรแกรมประมวลผลคำ. กรุงเทพฯ : สำนักพิมพ์ศูนย์ส่งเสริมอาชีวะ, 2562.

การใช้โช้ปรแกรมประมวลผลคำ เพื่อ พื่ จัด จั ทำ เอกสารในงานสำ นัก นั งาน