สำนักงานไร้กระดาษ - นส.เกศินี ประสาร

รายงาน เรื่อง สำนักงานไร้กระดาษ เสนอ อาจารย์สูไฮยา ปิยา จัดทำโดย นางสาวเกศินี ประสาร 66302150002 นายวทัญญู ธรรมโลกา 66302150021 ชั้น ปวส.1/2 รายงานเล่มนี้เป็นส่วนหนึ่งของ วิชางานสำนักงานเชิงปฏิบัติการ สาขาวิชา การจัดการ ภาคเรียนที่ 2 วิทยาลัยสารพัดช่างกระบี่

คำนำ ปัจจุบัน Paperless Office หรือ สำนักงานไร้กระดาษ จัดว่าเป็นอีกหนึ่งเทรนด์ที่องค์กรธุรกิจให้ ความสำคัญ ด้วยการลดการใช้เอกสารกระดาษแผ่นกระดาษ ที่สิ้นเปลืองเนื้อที่ในการจัดเก็บ เสี่ยงต่อการสูญ หาย และยากแก่การค้นหา เปลี่ยนมาใช้เป็นเอกสารในรูปแบบไฟล์คอมพิวเตอร์ ที่จัดเก็บง่ายไม่เปลืองเนื้อ ที่ค้นหาง่าย แบ่งปัน แจกจ่าย และประสานงานเอกสารได้ง่ายกว่าเราสามารถจัดการงานต่างๆ บนปลายนิ้ว ตัวอย่างที่ใกล้ตัว เช่น การทำธุรกรรมทางการเงินผ่านทาง Mobile Banking การสั่งซื้อสินค้าทาง Online หรือ การจัดการกับอุปกรณ์ต่างๆ ผ่านทาง Mobile Application การทำงานโดยไม่มีกระดาษ ( Paperless Work ) โดยเปลี่ยนเป็นการใช้ Electronic Request ผ่านทางคอมพิวเตอร์ หรือ อุปกรณ์ Smart Device ต่างๆ บน เครือข่ายที่มีความเร็วสูง เราสามารถทำธุรกรรมการเงินโดยไม่จำเป็นต้องกรอกเอกสารกระดาษ เราขายสินค้า ได้โดยไม่ต้องทำ Catalog หรือ Brochure ที่เป็นกระดาษ หรือแม้กระทั่งในการยื่นภาษีปัจจุบันยังเป็นรูปแบบ อิเล็คทรนิค การยื่นแบบ หรือ เอกสารประกอบก็ส่งในรูปแบบ Paperless เป็นต้น

สารบัญ สำนักงานไร้กระดาษ 1 PDF คือไฟล์เอกสารที่เหมาะสำหรับ การทำสำนักงานไร้กระดาษ 2 เทคนิคที่นำไปใช้งานได้จริง 2 สิ่งที่องค์กรต้องโฟกัส เพื่อมุ่งสู่การเป็นองค์กรไร้กระดาษ 5 ข้อดีของสำนักงานไร้กระดาษ 7 เทียบข้อดี-ข้อเสีย ของระบบ DMS กับการจัดการเอกสารแบบเดิม 8

สำนักงานไร้กระดาษ คือ สำนักงานไร้กระดาษ (หรือ สำนักงานปราศจากกระดาษ) เป็นสภาพแวดล้อม การทำงานที่ตัดการใช้ หรือ ลดการใช้กระดาษ ซึ่งสามารถทำได้ด้วยการแปลงเอกสารในรูปแบบกระดาษ เป็นในรูปแบบดิจิทัล และ ผ่านการดำเนินการในรูปแบบดิจิทัล การไปสู่สำนักงานไร้กระดาษจะช่วยให้ประหยัดเงิน เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และประหยัดพื้นที่จัดเก็บ ทั้งยังสามารถทำให้สะดวกรวดเร็ว สำนักงานไร้กระดาษ เริ่มต้นได้ง่าย ๆ แบบไม่ต้องลงทุนเยอะ บางองค์กรธุรกิจ (โดยเฉพาะธุรกิจขนาดเล็ก) อาจคิดว่า การปรับเปลี่ยนมาเป็นสำนักงานไร้กระดาษ เป็นเรื่องที่ต้องลงทุนเยอะ แต่ที่จริงแล้วเราสามารถเริ่มต้นได้จากสิ่งที่มีอยู่ หรือการลงทุนที่ไม่ได้ใช้เงินมากมาย อะไรโดยจุดเริ่มต้นที่ดีสำหรับการเปลี่ยนองค์กรของคุณให้ไปเป็นแบบ สำนักงานไร้กระดาษ (Paperless Office) นั้นเราอาจจะให้ฝ่ายเทคโนโลยีสารสนเทศ (ฝ่าย IT) สำรวจว่าเครื่องถ่ายเอกสาร หรือเครื่องพิมพ์มัลติ ฟังก์ชันที่มีอยู่ในบริษัท นั้นมีความสามารถในการสแกนเอกสารกระดาษ แล้วบันทึกให้เป็นไฟล์เอกสาร PDF หรือไฟล์เอกสารฟอร์แมตอื่น ๆ หรือไม่ ถ้าพบว่าทำได้ ก็จัดการนำเอกสารกระดาษต่าง ๆ นานา ที่มีอยู่ มาสแกนให้เป็นไฟล์ โดยเฉพาะอย่าง ยิ่งถ้า เครื่องถ่ายเอกสาร หรือเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชัน มีถาดสแกนที่ป้อนเอกสารได้ที่ละหลาย ๆ หน้ากระดาษ (Multiple Page Scanner) งานก็จะง่ายขึ้น เพราะป้อนเอกสารหลายแผ่นได้พร้อมกัน แล้วจัดการสร้างไดรฟ์ หรือ โฟลเดอร์ขึ้นมาจัดเก็บไฟล์เอกสารเหล่านี้ ก็จะลดปริมาณกระดาษในออฟฟิศลงได้ทันที แต่ก็มีเรื่องที่ควรใส่ใจคือ ไฟล์เอกสารควรจัดเก็บอยู่ในที่ที่เฉพาะผู้มีส่วนเกี่ยวข้องเท่านั้น จึงจะสามารถเปิดดู หรือแก้ไขเอกสารได้ เพื่อรักษาความเป็นส่วนตัวของข้อมูล และในส่วนของเอกสารกระดาษที่สแกนไฟล์เก็บไว้ เรียบร้อยแล้ว ก็ควรจะถูกลำลายทิ้งอย่างเหมาะสม อย่างเช่นการทำลายด้วยเครื่องย่อยกระดาษ เพื่อไม่ให้ ข้อมูลความลับของธุรกิจเกิดการรั่วไหล

PDF คือไฟล์เอกสารที่เหมาะสำหรับ การทำสำนักงานไร้กระดาษ ไฟล์เอกสาร PDF เป็นฟอร์แมตที่เหมาะสำหรับสำนักงานไร้กระดาษ มากกว่าฟอร์แมตไฟล์เอกสาร ของ โปรแกรม Microsoft Office (อาทิ Microsoft Word, Excel, PowerPoint) ด้วยคุณลักษณะของไฟล์ PDF ซึ่งเป็นมาตรฐานที่เปิดอ่านได้ง่าย ด้วย เว็บเบราว์เซอร์ (Web Browser) (อาทิ โปรแกรม Google Chrome และ Microsoft Edge) ที่มีติดตั้งใช้งานเป็นมาตรฐานอยู่แล้ว ทำให้ไม่จำเป็นต้องติดตั้งโปรแกรม พิเศษใด ๆ เพื่อเปิดอ่านแต่อย่างไรก็ดี สำหรับองค์กรธุรกิจที่ต้องการให้พนักงานสามารถ สร้างไฟล์เอกสาร PDF รวมทั้งการแก้ไขข้อความ รูปภาพในเอกสาร หรือแม้แต่การสร้างแบบฟอร์มในรูปแบบ PDF เพื่อทดแทน เอกสารใบลา หรือเพื่อเก็บรวบรวมข้อมูลจากพนักงาน แทนการกรอกเอกสารกระดาษ ก็มีความจำเป็นต้องใช้งาน โปรแกรมจัดการเอกสาร PDF ที่มีประสิทธิภาพ นอกจากการเลือกใช้โปรแกรมจัดการงานเอกสารที่เหมาะสม แล้ว การทำ Paperless Office ให้ประสบความสำเร็จอย่างยั่งยืน และเป็นผลดีกับธุรกิจ ยังเป็นเรื่องที่ เกี่ยวข้องกับการกำหนดเป้าหมาย วางนโยบาย และการจัดการเรื่องแนวคิดต่าง ๆ เทคนิคที่นำไปใช้งานได้จริง 1. กำหนดเป้าหมาย สู่ความเป็นสำนักงานไร้กระดาษ อย่างชัดเจน จัดทำนโยบายการเป็นสำนักงานไร้กระดาษ และประกาศให้พนักงานทุกระดับได้รับรู้ถึงแนวทางการ ทำงานแบบลดการใช้กระดาษ รวมถึงกำหนดเป้าหมายในการลดจำนวนการใช้งานกระดาษ กำหนดยอด จำนวนกระดาษที่พนักงานแต่ละคนหรือแต่ละแผนกสามารถใช้ได้ กำหนดจำนวนยอดการพิมพ์ของแต่ละเดือน สำหรับการพิมพ์ทุกรูปแบบ อาทิ การพิมพ์เอกสารเพื่อใช้เป็นการภายใน การพิมพ์เพื่องานโฆษณาประชาสัมพันธ์ การพิมพ์เพื่อส่งจดหมายกระดาษและถ้าจะให้ดียิ่งขึ้นก็ควรมีการแต่งตั้งใครสักคนให้เป็น Paperless Champion ที่เป็นผู้นำในเรื่องการทำสำนักงานไร้กระดาษ เพื่อสร้างความเคลื่อนไหว และทำให้ไปสู่เป้าหมายได้เร็วขึ้น เป็นคนที่ดูแลการทำ Paperless Office ในภาพรวมและทำรายงานสรุปความคืบหน้า ทำให้การขับเคลื่อน เป้าหมายสู่ความเป็นสำนักงานไร้กระดาษกลายเป็นเรื่องที่มีชีวิตชีวาขึ้นมา 2. เปลี่ยนระบบลงทะเบียนแขกผู้มาเยือน ให้เป็นแบบไร้กระดาษ แผนกต้อนรับ หรือ Reception เป็นหน้าเป็นตาขอธุรกิจ และยังสามารถส่งข้อความสำคัญไปยัง พนักงาน และผู้ที่มาติอต่อธุรกิจว่า องค์กรของเราให้ความสำคัญกับเรื่องสำนักงานไร้กระดาษ ด้วยการเปลี่ยน จากลงชื่อแขกผู้มาเยือนด้วยการเขียนชื่อลงบนกระดาษแบบเดิม ๆ มาเป็นการจัดตั้ง Kiosk (อาจจะใช้เครื่อง คอมพิวเตอร์ หรือแท็บเล็ตเป็น Kiosk) เพื่อให้ผู้มาเยือน่ได้พิมพ์ ชื่อ นามสกุล และรายละเอียดต่าง ๆ ด้วยตัวเองลงใน Google Form สำหรับการลงทะเบียนที่เราได้จัดเตรียมไว้ให้ 2

3. ลดความสำคัญของการพิมพ์ลง ลดความสำคัญในการเพิ่มจำนวนเครื่องพิมพ์ รวมถึงมีความพยายามในการลดการใช้งานเครื่องพิมพ์ใน องค์กรธุรกิจ สนับสนุนการแบ่งปันข้อมูล หรือเอกสารกันด้วยฟอร์แมตไฟล์ที่เข้าถึงได้ง่ายอย่าง ไฟล์เอกสาร PDF ที่สามารถเปิดอ่านได้บนทุกอุปกรณ์ ไม่ว่าจะเป็น เครื่องเดสก์ทอป โน้ตบุ๊ก แท็บเล็ต สมาร์ทโฟน ขอแค่มีเพียงแค่ เว็บเบราว์เซอร์ ติดตั้งอยู่ในเครื่องและสำหรับองค์กรธุรกิจที่ยังใช้การแปะบอร์ดเพื่อประชาสัมพันธ์ข่าวสารต่าง ๆ หรือมีการพิมพ์ตารางเวลาการใช้งานห้องประชุม อาจลองเปลี่ยนมาใช้การแสดงข้อมูลผ่านหน้าจอที่ติดตั้งอยู่ ตามห้องต่าง ๆ รวมถึงใช้ระบบการจองห้องประชุมแบบออนไลน์ ก็จะช่วยลดการใช้กระดาษได้อย่างมากมาย และยังทำให้สภาพแวดล้อมในออฟฟิศดูทันสมัยน่าทำงาน และทำให้การประชาสัมพันธ์ข่าวสารต่าง ๆ มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น 4. ย้ายไปสู่เอกสารทางการเงิน แบบดิจิทัล ผลักดันความร่วมมือกับธนาคาร คู่ค้าทางธุรกิจ และลูกค้า เพื่อเปลี่ยนจากการประสานงานเรื่องการเงิน ที่เคยทำผ่านเอกสารกระดาษ ให้เป็นการทำธุรกรรมออนไลน์ การออกใบแจ้งหนี้ในรูปแบบไฟล์เอกสารแล้ว ส่งผ่านอีเมล หรือบนระบบออนไลน์ การประสานงานกันภายในองค์กรผ่านการส่งไฟล์เอกสาร รวมถึงการใช้ใบ แจ้งยอดเงินในบัญชีธนาคารในรูปแบบไฟล์ดิจิทัล (Paperless Bank Statements) ซึ่งจะช่วยลดการใช้กระดาษ รวมถึงการใช้ซองจดหมาย ลดค่าใช้จ่ายและความเสียเวลาในการเดินเอกสารกระดาษ และแน่นอนว่าช่วยเพิ่ม ประสิทธิภาพในการดำเนินงานของธุรกิจได้อย่างมากมาย 5. สนับสนุนการใช้กระดาษรีไซเคิล และการใช้ซ้ำ การที่หน่วยงานให้การสนับสนุน หรือมีนโยบายให้นำกระดาษที่ผ่านการพิมพ์ หรือผ่านการเขียนจดโน้ต มาแล้วด้านหนึ่งมาใช้ซ้ำ จะช่วยทำให้พนักงานมีทัศนคติในการขับเคลื่อนเป้าหมายเรื่องสำนักงานไร้กระดาษ อาจมีการวางถาดกระดาษรีไซเคิลเอาไว้ข้างเครื่องพิมพ์ หรือวางไว้ในสถานที่ที่เห็นได้อย่างเด่นชัด รวมถึงมีการ เขียนโน้ตติดเอาไว้ว่า "กระดาษรีไซเคิลสำหรับพิมพ์ หรือจดโน้ต" เพื่อกระตุ้นให้เกิดการนำกระดาษรีไซเคิลไป ใช้งานแต่ก็มีข้อควรระวังคือไม่ควรนำกระดาษที่มีการพิมพ์ข้อมูลความลับของธุรกิจ เอกสารที่เป็นความลับ หรือเอกสารที่เคยผ่านการพิมพ์ข้อมูลส่วนตัวของลูกค้ามาทำการรีไซเคิล เพื่อรักษาความเป็นส่วนตัวของข้อมูล 6. หาสิ่งอื่นทดแทนกระดาษ นอกจากการใช้กระดาษรีไซเคิล และการเปลี่ยนมาใช้ไฟล์เอกสารแทนเอกสารกระดาษแล้ว ในสำนักงานก็ยังมีข้าวของเครื่องใช้อื่น ๆ ที่เป็นกระดาษ และเราสามารถเปลี่ยนไปใช้สิ่งอื่นทดแทนได้เพื่อลด ผลกระทบกับสิ่งแวดล้อม และทำให้พนักงานมีทัศนคติในเรื่องสำนักงานไร้กระดาษเด่นชัดขึ้นอีก อาทิ การ เปลี่ยนจากม้วนกระดาษที่ใช้เช็ดมือหลังจากการล้างมือในห้องน้ำ (Paper Towel) มาเป็นการใช้ผ้าเช็ดมือ หรือเครื่องเป่ามือรวมถึงลดการใช้ ถ้วยกระดาษ จานกระดาษ โดยจัดให้มีถ้วยหรือแก้วดื่มน้ำ จานชาม จัดเตรียมไว้ให้เป็นของส่วนกลางที่พนักงานทุกคนสามารถหยิบใช้ได้ หรือส่งเสริมให้พนักงานนำแก้วน้ำสวย ๆ ของตัวเองมาใช้ในที่ทำงาน ก็จะทำให้การจัดทำสำนักงานไร้กระดาษกลายเป็นเรื่องที่มีสัน และสัมผัสได้ใน ชีวิตประจำวัน 3

7. ทำการตลาดแบบไร้กระดาษ บางธุรกิจอาจยังยึดติดกับการส่งข่าวสาร หรือการโฆษณาประชาสัมพันธ์ในรูปแบบของสื่อกระดาษ ไม่ว่าจะเป็นจดหมาย ใบปลิว แผ่นพับโปรโมชันต่าง ๆ ด้วยความที่เป็นช่องทางการสื่อสารที่ยังคงมีประสิทธิภาพ ก็คงจะไม่มีอะไรเสียหายที่จะลองปรับเปลี่ยนมาใช้การสื่อสารรูปแบบอื่นที่ไม่ใช่กระดาษ ไม่ว่าจะเป็นการทำ การตลาดผ่านอีเมล การจัดทำอีบุ๊ก การโพสต์ข่าวสารขึ้นเว็บบล็อก ทำการตลาดผ่านโซเชียลมีเดีย การทำคลิป วิดีโอ การลงแบนเนอร์โฆษณาบนเว็บไซต์ต่าง ๆ ก็เป็นช่องทางการทำตลาดของโลกยุคใหม่ที่น่าลอง น่าเรียนรู้ และช่วยลดต้นทุนการจัดพิมพ์สื่อโฆษณาแบบกระดาษ รวมถึงลดต้นทุนในการจัดส่งเอกสารไปได้อย่างมากมาย แต่หากไม่รู้ว่าจะเริ่มต้นอย่างไรกับการทำการตลาดผ่านโซเชียลมีเดีย เว็บไซต์ การจัดทำบทความ หรือคลิป วิดีโอเพื่อโปรโมทสินค้า โปรโมทบริการของธุรกิจ ก็สามารถขอคำปรึกษา หรือใช้บริการด้านงานวางแผน การตลาดดิจิทัลได้ที่แพลตฟอร์ม Thaiware Digital Agency 8. ถึงเวลาของ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (E-Signature) การเปลี่ยนจากวิธีลงลายเซ็นบนเอกสารกระดาษ มาใช้ ระบบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ จะช่วยลดความ ยุ่งยาก ลดการเสียเวลา และช่วยลดต้นทุนในการเดินเอกสารให้กับองค์กรธุรกิจได้เป็นอย่างดี โดยที่ระบบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ เปิดโอกาสให้พนักงานสร้างเอกสารที่ต้องการขอลายเซ็นได้บน ระบบอินเทอร์เน็ต ทำให้สามารถสร้างเอกสารได้ทุกที่ทุกเวลา เมื่อสร้างเอกสารเสร็จแล้ว ก็ส่งเอกสารไปหาผู้ลง ลายเซ็นผ่านอีเมล หรือระบบออนไลน์ ทำให้ไม่มีค่าใช้จ่ายในการเดินเอกสาร และผู้ลงลายเซ็นก็สามารถลง ลายเซ็นได้จากทุกสถานที่ผ่านอินเทอร์เน็ตเช่นเดียวกัน โดยมีระบบการยืนยันตัวตนของผู้ลงลายเซ็นชัดเจน ป้องกันการปลอมแปลงลายเซ็นได้เป็นอย่างดี เมื่อลงลายเซ็นเรียบร้อยแล้ว เอกสารก็จะถูกส่งกลับมายังผู้ออกเอกสารทันที ทำให้สะดวกรวดเร็ว ไม่เสียเวลารอคอย เหมาะมากสำหรับองค์กรธุรกิจที่มีการ ให้พนักงานทำงานจากที่บ้าน (Work form Home) ที่พนักงานหรือผู้มีอำนาจลงลายเซ็นไม่ได้เข้าออฟฟิศทุกวัน โดยระบบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่น่าสนใจใช้งานก็มี อาทิ - Foxit eSign : โปรแกรมเซ็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ รวบรวมลายเซ็น ติดตามการเซ็นชื่อ ครบวงจร - Adobe Sign : โปรแกรมเซ็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ปรับแต่งยืดหยุ่น สำหรับองค์กรธุรกิจ - Nitro Sign : โปรแกรมเซ็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ รวดเร็ว ปลอดภัย ลดการใช้กระดาษ 9. เลิกใช้กระดาษในการประสานงาน สำหรับองค์กรธุรกิจที่ใช้งานเอกสารกระดาษเป็นส่วนหนึ่งในการติดตามรายงาน ติดความคืบหน้าใน โปรเจกต์งานต่าง ๆ หรืองานบริหารโครงการ (Project management) หรือแม้แต่การใช้กระดาษเพื่อจดโน้ต หรือ Memo ต่าง ๆ ก็สามารถเปลี่ยนไปใช้งานโซลูชันด้านงานเอกสาร อาทิเช่น - Trello : โปรแกรมจัดการโปรเจกต์งาน จัดระเบียบงาน อย่างเป็นระบบ - Asana : โปรแกรมจัดการโปรเจกต์งาน วางแผน ติดตามความคืบหน้าของงาน - Slack : โปรแกรมการสื่อสารในองค์กรธุรกิจ ใช้แทนการแชท แทนการส่งอีเมลอย่างมีประสิทธิภาพ - Microsoft Teams : โปรแกรมการสื่อสาร การนัดหมำย การประชุม การรจัดการโปรเจกต์งาน 4

10. ใช้เครื่องใช้สำนักงานที่เป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อม วางแนวทางการคัดเลือกข้าวของเครื่องใช้ในสำนักงาน โดยคำนึงถึงเรื่องการลดปริมาณขยะ ความทนทาน สามารถใช้ซ้ำได้ เป็นวัสดุที่รองรับการรีไซเคิล เลือกใช้ผลิตภัณฑ์จากวัสดุที่มีคุณภาพเพื่อให้มีอายุการใช้งาน ยาวนาน ไม่ต้องซื้อซ้ำบ่อย ๆ และไม่กลายเป็นขยะก่อนเวลาอันควร ติดตามผลการใช้งานว่าข้าวของแต่ละชิ้น เหมาะกับการใช้งานหรือไม่ เพื่อที่จะได้ปรับปรุงกระบวนการจัดซื้อของเข้าออฟฟิศให้มีประสิทธิภาพ และตอบ โจทย์การใช้งานได้เหมาะสมที่สุด สิ่งที่องค์กรต้องโฟกัส เพื่อมุ่งสู่การเป็นองค์กรไร้กระดาษ สำหรับองค์กรที่ต้องการมุ่งสู่การเป็นธุรกิจแบบไร้กระดาษนั้น ทาง BeeECM แนะนำให้ทำการ ตั้งเป้าหมายหลัก ๆ ในการออกแบบระบบธุรกิจแบบไร้กระดาษนี้ด้วยกัน 3 ประเด็น ได้แก่ 1. การรวบรวมข้อมูล องค์กรควรจะต้องประเมินก่อนว่าเดิมนั้นเอกสารและข้อมูลต่างๆ ถูกส่งเข้ามายังองค์กรในช่องทาง ใดบ้าง ไม่ว่าจะเป็น Email, Fax จดหมาย แบบฟอร์ม และอื่นๆ อีกมากมาย ซึ่งข้อมูลเหล่านี้ทั้งในรูปแบบของ กระดาษและไฟล์ดิจิทัล จะต้องสามารถถูกนำเข้าสู่โปรแกรมจัดเก็บเอกสารทั้งหมดได้ และต้องมีการกำหนด ช่องทางเพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถเลือกได้ว่าจะนำเฉพาะสิ่งที่เกี่ยวข้องกับการทำงานส่งต่อไปยังโปรแกรมจัดเก็บ เอกสารเท่านั้น ทำให้ข้อมูลในระบบไม่สับสนและมีขยะมากเกินจำเป็น 2. เส้นทางการส่งต่อข้อมูล เมื่อข้อมูลถูกจัดเก็บเข้าสู่โปรแกรมจัดเก็บเอกสารแล้ว ข้อมูลเอกสารแต่ละชุดก็ควรจะถูกส่งต่อไป ประมวลผลและดำเนินการในรูปแบบที่แตกต่างกันออกไป เพื่อให้สามารถนำไปทำงานต่อได้ ทดแทนระบบเดิม ที่เคยใช้เอกสารกระดาษในการดำเนินงานได้ ไม่ว่าจะเป็นการตรวจสอบเอกสาร การอนุมัติ หรือการค้นหา เอกสารก็ตาม 3. การจัดเก็บข้อมูล ข้อมูลเอกสารที่ถูกนำไปประมวลผลในแต่ละขั้นตอนนั้นจะต้องถูกจัดเก็บและควบคุมให้มีการเข้าถึงได้ จากเฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้องหรือมีสิทธิ์เท่านั้น ในขณะที่ยังคงต้องเข้าถึงได้ง่าย บริหารจัดการได้ง่าย และค้นหาได้ อย่างรวดเร็ว 5

วิธีที่จะทำให้องค์กรของคุณเป็น “สำนักงานไร้กระดาษ” มีหลายสิ่งที่บริษัทสามารถทำได้ ในการพยายามที่จะเป็นสำนักงานไร้กระดาษ (Paperless) สิ่งเหล่านี้ ยังหมายรวมถึงกลยุทธ์ที่อาศัยสามัญสำนึก (Common Sense) เช่น การให้ความรู้แก่พนักงานมากขึ้น หรือ การเลือกใช้เครื่องพิมพ์อัจฉริยะ (Smart Printers) ที่สามารถเปิดเผยในแง่ของค่าใช้จ่ายแก่พนักงานทุกๆ ครั้งที่ มีพิมพ์ หรือแม้แต่เครื่องพิมพ์ที่สามารถเข้าถึงได้ด้วยบัตรประจำตัวประชาชนเท่านั้น “หลังจากที่มีการกำหนดวัตถุประสงค์และเป้าหมายที่ชัดเจนรวมทั้งดึงดูดให้พนักงานเข้ามามีส่วนร่วมแล้ว จากนั้นเมื่อเป้าหมายเหล่านี้ประสบความสำเร็จ มาตรการต่างๆ เช่น การลดต้นทุน ก็ควรที่จะปฏิบัติตาม” ธุรกิจไร้กระดาษ เป้าหมายขององค์กรยุคใหม่ พนักงานในองค์กรกว่า 92% ต้องเสียเวลาถึง 8 ชั่วโมง/สัปดาห์ ในการค้นหาเอกสารจากแฟ้มเอกสาร หรือในตู้จัดเก็บเอกสาร ส่งผลให้การทำงานเกิดความล่าช้า ไม่มีประสิทธิภาพ อีกทั้งต้องเผชิญปัญหาข้อมูลตก หล่น สูญหาย หรือซ้ำซ้อนด้วยสาเหตุมาจากการจัดเก็บเอกสารไม่เป็นระบบ ระเบียบ ส่งผลให้เกิดต้นทุน สิ้นเปลืองทั้งเวลา และค่าใช้จ่ายในกรณีเอกสารเกิดข้อผิดพลาดหลาย ๆ องค์กรมองเห็นปัญหาตรงนี้ จึงหันมา ให้ความสำคัญในการหาแนวทางแก้ไขปัญหาเรื้อรังจากเอกสารกระดาษ และเริ่มวางเป้าหมายพัฒนาระบบการ ทำงานให้กลายเป็น ธุรกิจไร้กระดาษ หรือที่หลาย ๆ คนรู้จักกันในชื่อ Paperlessแต่ก็ยังมีองค์กรหลาย ๆ องค์กรยังคงคิดว่าการเปลี่ยนไปดำเนินงานในองค์กรแบบไร้กระดาษ เป็นสิ่งที่เกิดขึ้นได้ยาก หรือยังคงสับสนอยู่ ว่าควรเริ่มจากตรงไหน จึงจะเห็นผล และประสบความสำเร็จได้ โดยไม่เสียเวลา วันนี้เรามีแนวทางการสร้าง ธุรกิจไร้กระดาษ เพื่อให้ธุรกิจได้นำไปปรับใช้ในองค์กร ขั้นตอนการเริ่มสร้างธุรกิจไร้กระดาษ 1. เลือกกระบวนการที่สามารถดำเนินการใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้ (e-Document) ในการเริ่มต้นองค์กรควรมองภาพรวมของทุกฝ่ายภายในองค์กร ไม่ว่าเป็น ฝ่ายบัญชี ฝ่ายการตลาด ฝ่ายการขาย และฝ่าย HR หรือแม้กระทั่งฝ่ายอื่น ๆ ในองค์กร แล้วสำรวจจุดที่เกิดปัญหาในงานเอกสารบ่อยครั้ง หลังจากการวิเคราะห์กระบวนการทั้งหมด จากนั้นจึงค่อย ๆ ลงรายละเอียดว่า ข้อมูลชนิดใดที่สามารถเปลี่ยน รูปแบบจากการพิมพ์เอกสาร มาเป็นเอกสารในรูปแบบไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ หรือไฟล์ดิจิทัลได้บ้าง ยกตัวอย่าง เช่น เปลี่ยนใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงิน ไปเป็น e-Tax Invoice เป็นต้น 2. ใช้ระบบซอฟต์แวร์เข้ามาช่วยเก็บข้อมูลส่วนกลาง หลังจากทำความเข้าใจว่าเอกสารของฝ่ายไหนบ้างที่สามารถปรับเปลี่ยนได้ สิ่งสำคัญต่อมาก็คือแหล่ง จัดเก็บไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ เพราะข้อมูลประเภทนี้ไม่สามารถเก็บไว้ในตู้ หรือแฟ้มเอกสารได้ องค์กรจึงจำเป็นต้อง มองหาเทคโนโลยีอย่าง ระบบจัดการเอกสาร (Document Management System) เข้ามาช่วยในการจัดเก็บ จัดการ เรียกใช้ และค้นหาข้อมูลได้ง่ายขึ้น ทุกที่ทุกเวลา ช่วยให้มั่นใจว่าเอกสารพร้อมใช้งานได้ทุกเมื่อ 3. หาแรงแรงจูงใจให้บุคลากรหันมาใช้งานระบบจัดการเอกสารเพิ่มมากขึ้น 6

ช่วงแรกของการเปลี่ยนแปลง อาจทำให้บุคลากรบางคนเกิดข้อสงสัย หรือปรับพฤติกรรมการใช้งาน ระบบไม่ทัน หรือบางคนก็ชินกับการทำงานในรูปแบบเดิม ๆ ดังนั้นองค์กรควรค่อย ๆ ปรับรูปแบบการจัดการ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไปทีละฝ่าย โดยทุกครั้งที่มีการปรับทางทีมผู้บริหาร หรือทีมที่มีหน้าที่จัดการจำเป็นต้อง แจ้งล่วงหน้า และมีการจัดฝึกอบรมวิธีการใช้งานระบบ เพื่อสื่อสารให้บุคลากรเข้าใจถึงความแตกต่างระหว่าง การจัดการเอกสารแบบเดิม และการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์แบบใหม่ 4. จัดการอุปกรณ์สำนักงานที่ไม่จำเป็น องค์กรที่มีการเริ่มการเปลี่ยนแปลงไปใช้งานเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ แน่นอนว่าในองค์กรยังมีอุปกรณ์ สำหรับเอกสารกระดาษวางเรียงรายอยู่ภายในสำนักงาน แม้ว่าสิ่งเหล่านี้อาจจะไม่ได้ส่งผลกระทบอะไรมากนัก แต่คงจะเป็นการดีกว่าหากว่าองค์กรนำอุปกรณ์ที่เลิกใช้งานเหล่านี้ไปใช้ให้เกิดประโยชน์ ไม่ว่าจะเป็นการขาย การบริจาค หรือส่งต่อให้กับองค์กรที่มีความจำเป็นต้องใช้สิ่งเหล่านี้ หรือแม้กระทั่งเอกสารกระดาษที่นำเข้าสู่ ระบบแล้ว ก็จำเป็นต้องทำลายอย่างถูกวิธี เพื่อรักษาข้อมูลความลับขององค์กรไม่ให้รั่วไหล จะเห็นว่าขั้นตอนพื้นฐานสู่ธุรกิจไร้กระดาษที่เรานำมาฝากกันนั้น เป็นวิธีที่ไม่ได้ยุ่งยาก แต่เน้นการ พัฒนาแบบค่อยเป็นค่อยไป แต่ยั่งยืน เพราะปัจจัยสำคัญของการเปลี่ยนแปลงในองค์กร ก็คือให้เวลาให้ บุคลากรได้ปรับตัว แล้วองค์กรจะเดินหน้าต่อไปได้อย่างมั่นคง ข้อดีของสำนักงานไร้กระดาษ ธุรกิจไร้กระดาษนั้นมีข้อดี มากกว่าข้อเสียอยู่หลายข้อ ทำให้การลงทุนเกี่ยวกับระบบนั้นเป็นเรื่องที่ คุ้มค่าต่อการลงทุนทั้งในระยะยาว และในอนาคต 1. ลดต้นทุน การลดการใช้งานกระดาษ และการพิมพ์สามารถช่วยลดต้นทุนขององค์กรลงไปได้อย่างมาก 2. ประสิทธิภาพเพิ่มมากขึ้น เอกสารที่เป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์แล้วนั้น จะจัดเก็บ ค้นหา และแชร์ได้ง่ายกว่า เอกสารที่อยู่ในรูปแบบเอกสารกระดาษ ส่งผลให้งานนั้นมีประสิทธิภาพเพิ่มมากขึ้น 3. ประโยชน์ต่อสิ่งแวดล้อม การลดการใช้กระดาษจะส่งผลดีต่อสิ่งแวดล้อม โดยการลดการตัดต้นไม้ ทำลายป่า และลดการเกิดขยะได้ 4. การทำงานร่วมกัน และการสื่อสารที่ดีขึ้น เอกสารอิเล็กทรอนิกส์สามารถแชร์ และเข้าถึงได้ง่ายโดยหลายฝ่าย ทำให้ทีมทำงานร่วมกันง่ายขึ้น และสื่อสารกันได้ดียิ่งขึ้น 5. ปรับปรุงการรักษาความปลอดภัย เอกสารอิเล็กทรอนิกส์สามารถป้องกันได้โดยการเข้ารหัส และสำรอง ข้อมูลเป็นประจำ ทำให้ความเสี่ยงที่จะเกิดความเสียหาย จากเอกสารสูญหาย หรือแม้กระทั่งเกิดการชำรุด นั้น น้อยลงกว่าเอกสารที่เป็นกระดาษ 6. เอกสารเป็นระบบ และจัดการให้เป็นระเบียบมากขึ้น บันทึกเอกสารอิเล็กทรอนิกส์สามารถติดตาม และ ตรวจสอบได้ง่าย ทำให้ธุรกิจปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านกฎระเบียบได้ง่ายขึ้น ข้อดีของธุรกิจไร้กระดาษมีอะไรการดำเนินชีวิตในปัจจุบัน กำลังถูกขับเคลื่อนไปภายใต้การพัฒนาของ เทคโนโลยีสมัยใหม่ โดยเฉพาะวิธีการสื่อสารที่ใช้เครือข่ายไร้สาย เข้ามาเป็นตัวเชื่อมระหว่างบุคคล ให้สามารถ ติดต่อ หรือส่งข้อมูลได้อย่างไร้ขีดจำกัด 7

กระบวนการทำงานในองค์กรก็เหมือนกัน ที่มีความจำเป็นต้องเปลี่ยนวิธีการทำงานให้มีความยืดหยุ่น และใช้รูปแบบข้อมูลที่ทันสมัยมากขึ้น หลาย ๆ องค์กรหันมาใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์เข้ามาแทนกระดาษมาก ขึ้น ตัวอย่างเช่น ไฟล์เอกสาร ไฟล์รูปภาพ เป็นต้น เทียบข้อดี-ข้อเสีย ของระบบ DMS กับการจัดการเอกสารแบบเดิม ในยุคที่เทคโนโลยีเข้ามามีบทบาทสำคัญในชีวิตประจำวันของเรามากขึ้นทุกวัน อะไรที่เคยเป็นเรื่อง ยาก ก็ดูจะกลายเป็นเรื่องง่ายขึ้นมาทันตา โดยเฉพาะในโลกของการทำงานที่เทคโนโลยีถูกพัฒนาอย่างไม่หยุด นิ่งเพื่ออำนวยความสะดวกในทุกมิติ ทำให้เกิดความราบรื่น อีกทั้งยังสามารถช่วยเสริมประสิทธิภาพการทำงาน ได้อย่างต่อเนื่อง ซึ่งเทคโนโลยีที่กำลังพูดถึงอยู่นี้ คงจะต้องรวมระบบจัดการเอกสารเอาไว้ด้วย เพราะแทบทุกองค์กร จะต้องเผชิญกับการจัดเก็บเอกสารในรูปแบบกระดาษจำนวนมาก ทำให้ต้องใช้เวลานานในการจัดเก็บและแยก หมวดหมู่ ไม่ว่าจะเป็นเอกสารบัญชี เอกสารข้อมูลพนักงาน เอกสารเกี่ยวกับลูกค้า และเอกสารอื่น ๆ อีก มากมาย ซึ่งปัจจุบัน ได้มีนวัตกรรม “ระบบจัดการเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์” เข้ามาช่วยจัดการให้เกิดความ ราบรื่นมากขึ้น ซึ่งองค์กรชั้นนำหลายแห่งในประเทศไทยได้เริ่มหันมาใช้ระบบนี้แทนที่การจัดการเอกสารใน รูปแบบดั้งเดิมมากขึ้น แต่สำหรับองค์กรหรือผู้ประกอบการท่านใดที่ต้องการนำระบบจัดการเอกสารแบบ อิเล็กทรอนิกส์เข้าไปปรับใช้ แต่ยังขาดข้อมูลเพื่อใช้ประกอบการตัดสินใจ การจัดการเอกสารแบบเดิม การจัดการเอกสารแบบดั้งเดิมขององค์กรเกือบทุกแห่งนั้น จะอยู่ในรูปแบบของการใช้กระดาษ ซึ่งหาก มองแบบผิวเผินแล้ว หลาย ๆ คนอาจเข้าใจว่าวิธีนี้ง่ายต่อการหยิบใช้หากต้องการนำเสนอให้กับผู้บริหารหรือ นำไปทำสำเนาต่อ แต่ในความเป็นจริงแล้ว การจัดเอกสารรูปแบบนี้มีข้อควรระวังอีกหลายประการ สามารถ สรุปได้ดังนี้ 1. จัดการเอกสารในรูปแบบกระดาษ ใช้พื้นที่จัดเก็บค่อนข้างมาก เมื่อเอกสารทั้งหมดขององค์กรอยู่ในรูปแบบกระดาษ จำเป็นต้องมีพื้นที่จัดเก็บให้เพียงพอต่อเอกสารที่ ใช้งานในแต่ละปี ทำให้องค์กรหลายแห่งต้องมีตู้เก็บเอกสารขนาดใหญ่ กินพื้นที่ภายในสำนักงานไป ค่อนข้างมาก ถือเป็นการสิ้นเปลืองพื้นที่โดยใช่เหตุ และยากต่อการขนย้าย 2. เอกสารเสี่ยงต่อการสูญหายหรือชำรุด ปฏิเสธไม่ได้เลยว่ากระดาษเป็นวัสดุที่ค่อนข้างเปราะบาง การจัดเก็บจึงต้องทำอย่างถูกวิธี เพื่อป้องกัน เอกสารเกิดการชำรุด ที่อาจมีสาเหตุมาจากความร้อน ความชื้น ปลวก และปัจจัยอื่น ๆ รวมทั้งหากจัดเก็บไม่ เรียบร้อย เอกสารอาจสูญหาย หากไม่ได้ทำการสำรองไฟล์ไว้ อาจส่งผลต่อการทำธุรกิจได้ 8

3. ใช้เวลานานในการจัดเก็บและแยกประเภทเอกสาร อย่างที่บอกไปข้างต้นว่าแต่ละปี องค์กรมีเอกสารที่ต้องใช้จำนวนมาก กว่าจะแยกประเภทและจัดเก็บ ได้อย่างเสร็จสมบูรณ์เพื่อให้ง่ายต่อการหยิบใช้จึงต้องใช้เวลานาน และต้องทำโดยคนที่มีความเชี่ยวชาญ เพื่อป้องกัน ความผิดพลาดและเอกสารเสียหาย 4. ขาดความปลอดภัย บุคคลอื่นเข้าถึงเอกสารได้ง่าย การจัดการเอกสารแบบเดิมอาจเสี่ยงต่อปัญหาข้อมูลรั่วไหล เพราะบุคคลอื่นสามารถเข้าถึงเอกสารได้ ง่าย แค่เปิดตู้หรือเปิดแฟ้มก็สามารถนำเอกสารสำคัญไปทำสำเนาได้อย่างง่ายดาย อีกทั้งการใช้วิธีเดิม ๆ ในยุค ดิจิทัลยังทำให้ภาพลักษณ์ขององค์กรขาดความทันสมัยและขาดความน่าเชื่อถืออีกด้วย การจัดการเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์หรือระบบ DMS ระบบ DMS ย่อมาจาก Document Management System เป็นเทคโนโลยีระบบจัดการเอกสารใน รูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ช่วยให้คุณสามารถบริหารจัดการงานเอกสารขององค์กรได้อย่างครบวงจรผ่านระบบ ดิจิทัล ตอบโจทย์ทั้งการจัดเก็บ การจัดการ และการติดตามงานเอกสาร โดยมีจุดเด่นในการใช้งาน ดังนี้ 1. เปลี่ยนเอกสารให้อยู่ในรูปแบบไฟล์ จัดการง่ายทุกที่ ทุกเวลา ระบบ DMS จะช่วยเปลี่ยนเอกสารที่กองเต็มตู้ให้มาอยู่ในรูปแบบของไฟล์เอกสาร และสามารถเปิดใช้ งานได้สะดวกผ่านคอมพิวเตอร์ แท็บเลต หรือโทรศัพท์มือถือ ทำให้คุณสามารถบริหารจัดการเอกสารของ องค์กรได้ทุกที่ ทุกเวลา หรือจะส่งต่อให้ผู้เกี่ยวข้องคนอื่นก็ทำได้อย่างสะดวกรวดเร็ว ไม่ต้องเสียเวลาให้แมสเซน เจอร์วิ่งไปวิ่งมาเหมือนการจัดการเอกสารแบบเดิม 2. จัดหมวดหมู่ด้วยระบบอัตโนมัติ ง่ายต่อการค้นหา การใช้ระบบ DMS จะช่วยให้คุณสามารถจัดเรียงไฟล์ได้แบบอัตโนมัติตามที่ตั้งค่าไว้ ง่ายต่อการจัดเก็บ การค้นหา และการนำมาใช้งานต่อ ไม่ต้องเสียเวลาค้นแฟ้มปึกใหญ่ก็ได้เอกสารที่ต้องการภายในไม่กี่คลิก 3. อัปเดตข้อมูลได้แบบ Real time ไม่ว่าจะเป็นการเพิ่ม แก้ไข หรือลบข้อมูล ระบบจัดการเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์ก็ช่วยให้คุณสามารถ อัปเดตข้อมูลเอกสารได้แบบ Real time ทุกคนที่มีสิทธิ์เข้าถึงเอกสารจะได้รับรู้การเปลี่ยนแปลงพร้อมกัน รับรองว่าไม่พลาดทุกความเคลื่อนไหวในระบบ 4. ประหยัดค่าใช้จ่ายและพื้นที่ในการจัดเก็บ การจัดเก็บเอกสารในรูปแบบไฟล์ ยังจะทำให้คุณไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายในการพรินต์เอกสารออกมาเป็น แผ่น รวมถึงช่วยลดค่าใช้จ่ายในการซื้อตู้เก็บเอกสาร ค่าแฟ้ม และค่าใช้จ่ายจิปาถะอื่น ๆ นอกจากนี้ยังจะช่วย ประหยัดพื้นที่ เพราะไฟล์เอกสารจะอยู่บนระบบ Cloud รวมทั้งช่วยรักษาสิ่งแวดล้อม ลดการสิ้นเปลืองของ กระดาษอีกด้วย 9

5. เพิ่มความปลอดภัยและความน่าเชื่อถือให้กับองค์กร ข้อสุดท้าย ถือเป็นสิ่งสำคัญที่สุดสำหรับทุกองค์กร นั่นก็คือการเพิ่มความปลอดภัยให้กับเอกสารของคุณ เพราะระบบ DMS สามารถจำกัดผู้เข้าถึงเอกสารได้ ช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือให้ลูกค้าและหุ้นส่วนว่าจะไม่มีใคร เห็นเอกสารสำคัญหรือเอกสารที่เป็นความลับได้อย่างแน่นอน 10

แหล่งอ้างอิง - sbuyscan.com - tips.thaiware.com - wolftcb.com - aigencorp.com