คู่มือโปรแกรมบัญชีExpress

คู่มือการใช้งานโปรแกรม Express
จดั ทำโดย

นางสาวเกวลนิ ไชยเสนะ รหสั 64302010038
นางสาวนิติกานต์ วิเชียร รหัส 64302010049

กลมุ่ 64ปกบ.2
นำเสนอ

อาจารยณ์ ฐั ญา ชุมโชติ

ค่มู อื ฉบับนเี้ ป็นส่วนหนง่ึ ของรายวิชาโปรแกรมสำเร็จรปู เพ่ีองานบัญชี
รหัสวิชา 30201-2102
แผนกวิชาการบญั ชี
วทิ ยาลัยเทคนิคพทั ลงุ

ก

คำนำ

คู่มืออธิบายการทำงานของโปรแกรมบัญชี express เล่มนี้ได้รวบรวมการบวนการขั้นตอนการ
ทำงานต่าง ๆ ของโปรแกรม express ซึ่งผู้จัดทำหวังเป็นอย่างยิ่งว่าหนังสือคู่มือเล่มนี้จะให้ความรู้ความ
เข้าใจในข้ันตอนและกระบวนการทํางานบัญชตี ่าง ๆ ของโปรแกรมบญั ชี express จงึ ก่อใหเ้ กิดประโยชน์
กบั ผ้อู า่ นคู่มือเลม่ น้ี

หากคู่มือเลม่ น้มี ขี ้อผิดพลาดประการใดขออภัยมา ณ ทนี่ ี้

คณะผู้จดั ทำ
น.ส.เกวลิน ไชยเสนะ
น.ส.นติ ิกานต์ วเิ ชยี ร

แผนกการบญั ชี
วทิ ยาลยั เทคนคิ พัทลุง

สารบัญ ข

เรอ่ื ง หนา้
คำนำ ก
สารบญั ข
ขนั้ ตอนเข้าสูโ่ ปรแกรมบัญชี Express 1
3
1.การสร้างบริษัทใหม่ 3
2.การวางระบบโปรแกรม 15
3.บนั ทึกยอดยกมา 18
4.บันทกึ เช็ครบั ยกมา 18
5.บันทึกเช็คจ่ายล่วงหน้ายกมา 19
6.บันทกึ ยอดบัญชียกมา 19
7.บันทกึ เก่ยี วกบั การซ้ือ ขาย จา่ ยชำระหน้ี 25
8.บนั ทึกเกย่ี วกบั คา่ ใชจ้ ่ายอืน่ ๆ และภาษหี กั ณ ทจ่ี ่าย 28
9.บนั ทกึ เกี่ยวกับการขายสนิ ค้า รบั ชำรับหน้ี รายได้อืน่ ๆ 34
10.บนั ทึกการทำงานเกี่ยวกบั เชค็ 38
11.บนั ทึกรายการเคลื่อนไหวธนาคาร

1

ขั้นตอนเข้าสู่โปรแกรมบญั ชี Express

1. การเรยี กโปรแกรม Express ให้ดบั เบ้ลิ คลกิ ทีไ่ อคอน IS6 จะปรากฏเมนูท่ีจอภาพ จานั้นให้ ผใู้ ช้ป้อนรหัสผู้ใช้
และรหสั ผา่ น จากคลกิ ทีต่ กลง

รูปท่ี 1
2. ที่จอภาพจะปรากฏรายชื่อบริษัทที่มีการกำหนดไว้ในโปรแกรมขึ้นให้เลือก ให้ผู้ใช้ดับเบิ้ลคลิกเลือกบริษัทที่

ตอ้ งการ

รปู ที่ 2
3. ผู้ใชก้ ำหนดวันทีท่ ำการ แลว้ คลกิ ตกลง (ดังรูปท่ี 4)
4. ผู้ใชเ้ ขา้ สูเ่ มนูหลักของโปรแกรม Express (ดงั รปู ที่ 5)

2

รปู ที่ 4
รูปที่ 5

3

1. การสร้างบริษัทใหม่

1. คลกิ ท่ีเมนูเริ่มระบบ ขอ้ 8 กำหนดบรษิ ทั ใหม่

รปู ท่ี 6

2. คลิกท่ีเมนู  เพือ่ เพิ่มช่ือบริษัท (หรือ กด Alt – A)
3. ชอ่ งรหัสให้คลกิ ผา่ นไป (ช่องรหสั สัมพันธก์ ับระบบรักษาความปลอดภยั ซง่ึ สามารถใช้ชอ่ื กนั ได)้
4. ชอ่ งท่ีเกบ็ ข้อมูล ( Data Directory ) ให้ผู้ใชก้ ำหนดข้ึนใหม่เอง อาจใช้ช่ือย่อของกจิ การ เมื่อกำหนดเสรจ็

แล้วกด Enter สงิ่ ท่ีควรทราบนารกำหนด “ช่องที่เกบ็ ข้อมลู ”
• ห้ามเปน็ ภาษาไทย
• หา้ มเกนิ 8 ตัวอักษร
• ทำเมนูน้ีเพ่อื ล้างข้อมูล หรอื ทั้งหมดท้ิง เพื่อเร่ิมคีย์ใหม่ (ถา้ จะลบขอ้ มูลใด ให้คลิกเครื่องหมาย
ถกู ในหวั ข้อนั้น ๆ
• ควรตรวจสอบว่าจะล้างข้อมูลทแ่ี สดงไวด้ า้ นบนใชห่ รอื ไม่ (เพราะลา้ งแลว้ จะกู้คืนไม่ไดเ้ ลย เวน้
แตว่ า่ มขี ้อมูลสำรอง
• เมนนู ้ีท่ีอันตราย ไม่ควรเปิดใหพ้ นักงานทวั่ ไปท่ีไม่ทราบวธิ ีใชอ้ ยา่ งถ่องแท้มาเลน่ ได้ ( ควรเปิดให้
เลน่ ไดเ้ ฉพาะบางคนเท่านน้ั )

2. การวางระบบโปรแกรม

1. กำหนดคา่ เริ่มต้น เมนเู รมิ่ ระบบ / ขอ้ 1.กำหนดค่าเรมิ่ ต้นต่างๆ
1. รายละเอียดกจิ การ เมนู เร่ิมระบบ 1.1

4

รปู ท่ี 7
2. เรอ่ื งท่วั ไป เมนูเรม่ิ ระบบ 1.2

รูปท่ี 8
2. กำหนดรอบบัญชี เมนรู ะบบเร่ิม / ข้อ 3. รอบบัญชี

5

รปู ที่ 9
3. กำหนดตารางขอ้ มลู เมนเู ร่ิมระบบ / ตารางข้อมูล

รูปท่ี 10

6

4. ระบบบัญชี เมนูเรมิ่ ระบบ 1.7

รปู ท่ี 11
5. กำหนดผังบญั ชี เมนูบญั ชี ขอ้ 2 ผังบัญชี

สามารถกำหนดรปู แบบรหสั บญั ชีไดท้ ่ี เมนเู รมิ่ ระบบ / ข้อ 1.7 ระบบบัญชี (ตั้งความยาวรหัสได้สงู สุด 15 หลัก)

รปู ท่1ี 2
รูปท่ี 13

รายละเอยี ดผงั บัญชี 7

เลขทีบ่ ญั ชี กำหนดรปู แบบรหัสบัญชีท่ี เมนูเรม่ิ ระบบ ข้อ 1.7 ระบบบญั ชี
กำหนดชอ่ื บญั ชีตา่ งๆ ทใี่ ช้
ช่อื บญั ชี แบง่ เป็น 1 ถงึ 9 ระดับ ซงึ่ มีระดับ 1 เป็นระดบั สูงสดุ
ตอ้ งอยเู่ หนือขนึ้ ไป 1 ระดับ
ระดบั บญั ชี แบง่ ปัน 5 หมวด ไดแ้ ก่ สนิ ทรพั ย์ หนี้สิน ทุน รายได้ และค่าใชจ่ า่ ย
แบง่ ปนั เป็น 2 ประเภท ไดแ้ ก่ บัญชีคุม และบัญชียอ่ ย
เลขทีบ่ ญั ชีคุมยอด กำหนดรหสั แผนกทีเ่ มนูเร่มิ ระบบ ข้อ 7
หมวดบญั ชี ( M หมายถึง ตอ้ งระบแุ ผนกทุกคร้ัง หา้ มปล่อยวาง)
ประเภท
แยกประเภท

6. กำหนดการเช่ือมตอ่ บัญชี เมนูเรม่ิ ระบบ / ข้อ 5 กำหนดการเชื่อมต่อบัญชี

รูปท่ี 14

8

รปู ที่ 15
บัญชพี ัก จะถูกโปรมแกรมนำไปใช้ เพ่ือให้การลงบัญชใี นสมดุ รายวนั ถูกต้องยิ่งขน้ึ ( เป็นเทคนิคภายในโปรแกรม )
ดงั นนั้ คุณจะต้องสรา้ งบัญชีพักนี้ในผังบัญชี ( โดยให้อย่ใู นระดบั 1 หมวดบัญชี คา่ ใช้จา่ ย, ประเภทบัญชียอ่ ย และไม่
แยกแผนก) และไม่ควรนำไปใช้ในการบนั ทกึ บัญชีใด ๆ ดงั น้ันหากคณุ ตรวจสอบพบวา่ บัญชพี กั นีม้ ีมูลคา่ คงเหลืออยู่ ก็
แสดงว่าเกิดปญั หาขน้ึ ทบี่ ญั ชีน้ี วิธแี ก้ไขให้ไปพิมพ์แยกประเภทบญั ชีพกั จะพบว่ามีเอกสารใดบ้างท่ีจะตอ้ งสงั่ ให้
ลงบัญชีใหม่
7. กำหนดเลขท่ีเอกสาร เมนเู ริ่มระบบ / ข้อ 4 กำหนดเลขทีเ่ อกสาร

รูปที่ 16

9

หมายเหตุ :

• ถ้าต้องการเอกสารหมวดใดเพิ่มเติม ใหค้ ลิกทบี่ รรทดั นัน้ แล้วคลิกที่ป่มุ  เพ่ือเพ่มิ เมนใู นช่องถดั ไป:-
• อักษรนำหนา้ 2 ตัวแรก จะเปลี่ยนในภายหลังไมไ่ ด้
• ตัวเลขไดส้ ูงสุด 7 หลกั แล้วจะวนกลบั มาเป็น 1 ใหมถ่ ้าต้องการให้เรียงแยกปี เดือน แล้วตามดว้ ยลำดับเลขที่

เอกสาร ควรใช้รูปแบบดังน้ี

YYMMXXX 481001 ( ถ้าเอกสารไมเ่ กนิ 999 ตอ่ เดือน )

YMMXXXX 8010001 ( ถา้ เอกสารไมเ่ กิน 9,999 ต่อเดือน )

8. กำหนดรายละเอียดพนักงานขาย เมนูขาย / ข้อ 8 รายละเอียดพนักงานขาย

- กำหนดเฉพาะรหัส และ ชื่อพนกั งานขาย

- ส่วนชอ่ งอ่ืนๆ มไี ว้ประยุกตใ์ ชต้ อนแกร้ ายงาน หรอื

แบบฟอร์ม

รปู ที่ 17
9. กำหนดค่าเร่ิมตน้ ระบบขาย และลูกค้า เมนูเร่มิ ระบบ / ขอ้ 1.4.1

รูปที่ 18

10

สามารถกำหนดวธิ กี ารรบั ชำระหนไี้ ด้หลายวธิ จี ากเมนูเร่ิมระบบ/ข้อ 1.4.2 (ดังรปู 19 ) ให้สังเกตค่าในตาราง ดังนี้
• รายการใดเป็นเชค็ รับ หรอื ต๋ัวเงินรับ (ทจี่ ะต้องทำรายการนำฝาก หรอื นำไปขนึ้ เงนิ อีกครง้ั ) ใหต้ อบ Y
ในช่อง เชค็ ?
• รายการใดจะให้ไปปรากฏใน Bank Statementให้ปอ้ นรหัสธนาคารในชอ่ ง ธ .(คลิกที่ป่มุ หรือกด
F6 ในช่องนัน้ เพื่อเลือกธนาคารกไ็ ด้
• สำหรบั ชอ่ งเลขที่บญั ชี ใหค้ ลิกที่ปมุ่ หรอื กด F6 เพอื่ เลอื กเลขทบ่ี ัญชใี หต้ รงตามผงั บัญชี (รายการ
ใดท่มี ีรหสั ธนาคาร โปรแกรมจะใช้เลขท่ีบัญชีทร่ี ายละเอียดของธนาคารนั้น)

รปู ที่ 19

10. กำหนดรายละเอียดลูกคา้ เมนขู าย / ข้อ 6 รายละเอียดลกู ค้า

11

รปู ที่ 20

• รหัสยาวสงู สุด 10 ตวั อักษร
• ควรคำนำหน้าชอ่ื ออกมาเพ่อื ใหค้ ้นหาตามชอ่ื สะดวกขึ้น
• ยอดต้นปจี ะเกิดจากการบนั ทึกยอดลกู หนี้คงค้าง หรอื การปิดประมวลผลสน้ิ ปี

11. กำหนดคา่ เริ่มต้นระบบซื้อ และเจ้าหนี้ เมนเู ริ่มระบบ / ข้อ 1.5.1

รูปที่ 21
สามารถกำหนดวิธกี ารจ่ายชำระหน้ีไดห้ มดหลายวิธีจากเมนูเร่มิ ระบบ / ข้อ 1.5.2 (ดังรปู ที่ 22 ) วิธกี ารใช้งาน
เหมอื นกับรับชำระหน้ี

รูปท่ี 22

12

12. กำหนดรายละเอยี ดเจ้าหนี้ เมนซู ้อื / ข้อ 6 รายละเอียดผู้จำหนา่ ย

รูปท่ี 23
13. กำหนดค่าเริ่มต้นระบบสินคา้ เมนูเรม่ิ ระบบ / ขอ้ 1.3.1

รูปท่ี 24
จากนน้ั ใหก้ ำหนดกลุ่มบัญชสี ินคา้ ท่เี มนูเรม่ิ เมนู / ขอ้ 1.3.2

13

รูปที่ 25
14. กำหนดรายละเอียดสินค้า / วัตถดุ ิบ เมนูสินค้า / ข้อ 2 รายละเอียดสินค้า

รปู ที่ 26
15. กำหนดรายละเอยี ดสนิ คา้ บริการเมนสู ินคา้ / ข้อ 4. สินค้าบรกิ าร

14

รูปที่ 27
16. กำหนดรายละเอียดสินค้าชุด เมนูสนิ ค้า / ขอ้ 3. รายละเอียดสนิ คา้ ชดุ

รปู ที่ 28
ประเภทของสินค้าชดุ มี 2 ประเภท
• ประเภทท่ี 1 สนิ คา้ ชุดธรรมดา เวลาขายจะเลือกสินคา้ ทจ่ี ะขายไม่ได้ โปรแกรมจะตัดสินค้าประกอบทุกตวั
• ประเภทท่ี 2 สนิ คาชดุ พิเศษ เวลาขายสามารถเลอื กสนิ คา้ ท่ีขายได้ จะมสี ินค้าประกอบขน้ึ มาให้เลือก
17. กำหนดรายละเอียดบัญชเี งนิ ฝาก เมนกู ารเงิน / ขอ้ 3 ธนาคาร / ข้อ 7. รายละเอียดบญั ชเี งนิ ฝาก

รปู ท่ี 29

15

การบนั ทกึ ยอดยกมา

กอ่ นจะเร่ิมใช้โปรมแกรม Express ผู้ใชค้ วรจะทำการรวบรวมขอ้ มูลเก่ยี วกบั ยอดคงเหลือของระบบบญั ชยี อ่ ย
ระบบตา่ งๆ

เพ่อื นำมาบันทึกเปน็ ยอดยกมาในงวดปปี จั จุบัน

**หมายเหตุ** สามารถทำไปพรอ้ มกับการเดนิ รายการปจั จุบนั ได้

1. บนั ทกึ ยอดลกู หนี้คงค้าง
หมายถึง ยอดหนี้คงคา้ งซึ่งเกิดจากการจำหนา่ ยสินค้า / บรกิ ารแก่สินค้า แต่ยังไมไ่ ดร้ บั ชำระหนี้

การรวบรวมเอกสารลกู หนี้คงค้าง ควรจัดเก็บเอกสาร เรยี งตามหมายเลขใบกำกบั ภาษี (ขาย) ทีย่ ังค้างชำระ
จะได้สะดวกเม่ือนำมาบันทึกในโปรแกรม Express

เมนทู ีใ่ ช้บนั ทึก เมนูการเงิน / 1.รับเงิน / 6. บันทึกรายการลูกหน้คี งคา้ ง – ยกมา

รูปที่ 30
2. บันทึกยอดเจา้ หนี้คงค้าง

หมายถึง ยอดหนค้ี งค้างซง่ึ เกิดจากการซื้อสนิ ค้า / บรกิ ารจากผู้จำหน่าย (เจา้ หน)้ี แต่กจิ การยังไม่ได้
จา่ ยชำระ

หน้ี การรวบรวมเอกสารเจ้าหนี้คงค้าง ควรจดั เก็บเอกสารเรียงตามหมายเลขใบกำกับภาษี (ซ้ือ) ท่ียังค้างจ่าย
ชำระ จะได้สะดวกเมื่อนำยอดคงค้างมาบันทึกในโปรแกรม Express

เมนทู ่ใี ช้บนั ทึก เมนกู ารเงิน / 2. จา่ ยเงิน / 5. บนั ทกึ รายการเจ้าหนี้คงคา้ ง – ยกมา

16

รปู ท่ี 31

3. บันทกึ ยอดสินค้า / วตั ถุดิบคงเหลอื
หมายถงึ ยอดคงเหลอื ของสินค้าแต่ละรายการ ผใู้ ชจ้ ะต้องทำการตรวจนับยอดคงเหลือของสนิ ค้า
แต่ละรหัสวา่

เหลอื เท่าไร ราคาต่อหนว่ ย และมลู ค่ารวมของสนิ ค้าแตล่ ะรายการ ซง่ึ ยอดท่ีตรวจนับได้นี้จะนำมาบันทกึ เปน็
ยอดสินค้า/ วตั ถุดิบยกมา

เมนูทใี่ ช้บนั ทึก เมนสู นิ ค้า / 2. รายละเอยี ดสินค้า

## กรณีผู้ใช้กำหนดวธิ บี นั ทึกตน้ ทนุ แบบเข้าก่อน-อออกก่อน บนั ทึกดังน้ี

1. เรียกรหัสสินค้าที่จะบนั ทึกยอดยกมาแสดงทจี่ อภาพ โดยคลิก เพอื่ ค้นหาตามรหัสสนิ ค้า (Ctrl-L,Alt-L,Page-

up,Page-Down)

2. คลกิ ทแี่ ทป็ “ล็อตสนิ ค้ายกมา <F7>” หรือ กด F7 เลยกไ็ ด้

3. กด Alt-A วันที่ ให้คลกิ ผา่ น

คลัง สามารถระบุคลงั ได้ เช่น คลังสำนักงานใหญ่

เอกสาร พิมพ์ข้อความ “ยกมา” หรือ “B/F” ก็ได้ แลว้ กด Enter

ลำดับ สามารถลำดบั ล็อตคงเหลือได้ เช่น 1,2,...(กรณีมีหลายล็อต)

จำนวนเดมิ บันทึกยอดคงเหลือตามทตี่ รวจนบั ได้ แลว้ กด Enter

มูลค่าเดิม บนั ทึกยอดผลคูณระหว่างจำนวนคงเหลอื x ราคาต่อหน่วย แล้วกด Enter

4. โปรแกรมจะข้นึ บรรทัดใหม่ให้ เพอ่ื ให้กรอกยอดยกมาล็อตที่ 2 ถ้ามลี อ็ ตเดียว ให้กด Enter

5. เม่ือบันทึกยอดยกมาเสรจ็ แลว้ หากตอ้ งการบันทึกสินค้ารหัสอน่ื ตอ่ ให้คลิกที่  เพื่อยกเลิกการเพมิ่ แก้ไข้ เพม่ิ

เต่มิ หรือใหก้ ด ESC จากน้นั ทำตามขั้นตอนข้อ 1-5

17

รูปที่ 32
## กรณผี ูใ้ ชก้ ำหนดวิธบี นั ทกึ ต้นทุนถัวเฉล่ีย (ดังรปู 33 ) บนั ทึกดังนี้

1. เรยี กรหัสสนิ คา้ ท่ีจะบันทึกยอดยกมาแสดงท่จี อภาพ โดยคลิก เพ่ือค้นหาตามรหสั สนิ ค้า (Ctrl-L,Alt-
L,Page-up,Page-Down)

2. กด F8 (เพื่อเขา้ ไปในตารางคลงั สนิ ค้า)
3. กด Alt + E ในบรรทัดของคลังที่จะเป็นยอดยกมา (กรณจี ะสรา้ งคลังเพมิ่ ให้กด Alt + A )

ยอดยกมา บนั ทกึ ตามท่ตี รวจนบั ได้ แล้วกด Enter
มลู คา่ ยกมา บนั ทึกยอดผลคณู ระหวา่ งจำนวนคงเหลอื กบั ราคาต่อหน่วย แลว้ กด Enter

รปู ท่ี 33

18

4. บนั ทึกเช็ครบั ล่วงหนา้ ยกมา
หมายถึง รายการเช็ครับที่รับจากลูกค้า ซึ่งเกิดขึ้นก่อนจะใช้โปรแกรม Express แต่เช็ครับดังกล่าวยังไม่ครบ

กำหนดตามที่ระบุในเช็ครับ หรือยังไม่ได้นำไปขึ้นเงิน ควรรวบรวมเช็ครับล่วงหนา้ ตามเลขที่เช็ค จะได้สะดวกต่อ
การนำมาบนั ทกึ ในโปรแกรม

เมนทู ี่ใช้บันทึก เมนูการเงิน / 3. ธนาคาร / 3. ทะเบยี นเชค็ รับ

รูปที่ 34
5. บันทึกเชค็ จา่ ยลว่ งหนา้ ยกมา

หมายถึง รายการเช็คจา่ ยทก่ี ิจการได้จ่ายให้เจ้าหนี้ ซ่ึงเกิดขนึ้ จะใช้โปรแกรม Express แต่เชค็ จา่ ย
ดงั กล่าวยังไม่ครบกำหนดตามที่ระบใุ นเชค็ จ่าย ควรรวบรวมเช็คจา่ ยล่วงหนา้ ตามเลขที่เช็ค จะไดส้ ะดวกต่อ
การนำมาบันทกึ ในโปรแกรม

เมนูทใี่ ชบ้ ันทึก เมนกู ารเงิน / 3. ธนาคาร / 5. ทะเบียนจ่าย

รูปท่ี 35

19

6. บันทกึ ยอดบัญชยี กมา
หมายถงึ การที่ผ้ใู ช้นำยอดงบดลุ หรืองบทดลอง ที่แสดงยอดคงเหลอื ของบัญชตี ่างๆ ของทรพั ยส์ นิ

หน้สี นิ และส่วนของเจา้ ของ มาบนั ทกึ เป็นยอดตน้ งวดทางด้านบัญชีของรอบปปี ัจจุบนั
เมนทู ่ีใช้บันทึก เมนบู ญั ชี / 3. ยอดยกมา/ยอดปีทแี่ ลว้ / 1. บันทกึ ยอดยกมา

หมายเหตุ : กรณเี รมิ่ ใช้โปรแกรมระหว่างปี นำตวั เลขจากงบทดลองไปท่เี มนบู ญั ชี / 1.ลงประจำวนั /

1.สมุดรายวนั ทว่ั ไป (ก็ได)้

รปู ท่ี 36

**ยอดเครดติ ใหใ้ สเ่ ลขติดลบ**

การบนั ทึกรายการประจำวัน

ขั้นตอนการปฏบิ ตั งิ านในวงจรซอ้ื และการจ่ายเงิน

1. การรับสินค้า โดยการบนั ทึกซ้ือสด
2. การสง่ ซ้ือสนิ ค้า
3. การบนั ทกึ จ่ายเงนิ มดั จำ
4. การรับสินคา้ โดยการบนั ทึกซื้อเช่ือ
5. การสง่ คนื /ลดหนี้
6. การจ่ายชำระหนี้
7. บันทกึ คา่ ใชจ้ ่ายอนื่ ๆ

20

การซ้อื สด

เปน็ รายการซือ้ ท่ีกิจการเราไดต้ กลงกับผจู้ ดั จำหน่าย เมื่อส่งมอบสินค้า / บริการใหก้ ับกจิ การแลว้ ตอ้ งจ่าย
เปน็ เงินสด หรอื เชค็ ทันที ไม่มีการใหเ้ ครดิต ซ่ึงมักเป็นการซ้ือปลกี มีจำนวนสนิ คา้ และมลู ค่าไมส่ ูงมาก

เมนูที่ใชบ้ ันทึก เมนูซ้ือ / 2. ซอื้ เงินสด

เอกสารที่ใชบ้ นั ทึก บิลซอ้ื สด / ใบกำกบั ภาษีซ้ือท่ีได้รบั จากผู้จำหน่าย

รูปที่ 37

รปู ท่ี37
ผลการทำงาน

หลังจากได้บันทึกรับสินค้าผ่านโปรแกรมแล้ว เราสามารถตรวจสอบผลการทำงานได้ โดยโปรแกรมจะส่ง
ข้อมลู ไปยังระบบบัญชีย่อยต่าง ๆ ท่ีเกีย่ วขอ้ ง ดังนี้

1.ลงรายการทส่ี มดุ รายวนั ซ้อื ที่เมนูบญั ชี/ขอ้ 1/สมดุ รายวันซื้อ (เอกสารข้นึ ต้นดว้ ย HP)

หากใชโ้ ปรแกรมชดุ บริหารภายใน (เวอรช์ ่ัน 1.0) โปรแกรมจะส่งรายการจากสมดุ รายวันไปยังระบบ
บัญชีแยกประเภทเลย (สามารถพิมพ์รายงานงบการเงินได้ทันที) แต่ถ้าใช้โปรแกรมชุดสรรพากร (เว อร์ชั่น 1.5)
โปรแกรมจะนำรายการไปเก็บรวบรวมไว้ในเมนูสมุดรายวันที่ยังไม่ผา่ นบญั ชี (ซ่งึ จะยงั พิมพง์ บการเงนิ ไมไ่ ด้ แตส่ ามารถ
แกไ้ ขรายการต่าง ๆ ได้

การลงบัญชซี ้ือสินคา้ เป็นเงินสด โปรแกรมจะทำให้โดยอัตโนมตั ิ ตามรปู แบบวธิ ีท่ไี ด้กำหนดในคา่ เร่ิมต้น (เมนู
เรมิ่ ระบบ / ข้อ 1.3.1 ข้อ4 บันทกึ บญั ชสี ินคา้ แบบ Perpetual หรอื Periodic)

แบบ Perpetual แบบ Periodic

Dr.สนิ ค้าคงเหลอื 102,410.- Dr.ซอ้ื สนิ ค้า 102,410.-

ภาษีซ้ือ 7,168.70 ภาษซี ้ือ 7,168.70

Cr.เงนิ สด/เชค็ 109,578.70 Cr.เงินสด/เช็ค 109,578.70

21

2.เพมิ่ ยอดสินค้าในแฟม้ หลัก รายละเอยี ดสินค้า ใหต้ รวจสอบข้อมลู ทเ่ี มนูสินค้า ขอ้ 2 หรืออาจพิมพ์รายงาน 411 หรอื
415 เพอ่ื ตรวจสอบยอดรับสินค้า
3.รายงานภาษซี ื้อ ซ่งึ ตรวจสอบไดท้ ี่เมนกู ารเงิน/4.ภาษีมลู คา่ เพมิ่ /1.แฟ้มภาษีซ้ือ
4.พิมพ์รายงานวิเคราะหก์ ารซ้ือต่าง ๆ ไดท้ นั ที

การสง่ั ซื้อสินค้า
เป็นกระบวนการทำงานที่เกิดขึ้นเมื่อพบว่าในคลังสินค้ามีปริมาณสินค้าไม่พอขาย จำเป็นจะต้องสั่งซื้อสินค้า

เพิ่มเพ่ือให้เพียงพอกับความต้องการของลูกค้า หรือการเบิกใช้ภายใน จึงจัดทำใบสั่งซื้อ (Purchase Order) เพื่อส่ง
ให้กบั ผจู้ ำหน่าย

เมนทู ี่ใชบ้ ันทึก เมนซู ื้อ/ข้อ3 ใบสง่ั ซอ้ื
เอกสารทีใ่ ชก้ ารบันทึก ใบอนมุ ตั ิคำสงั่ ซ้อื (Purchase Request)

รปู ที่ 38

ผลการทำงาน
การทำใบสั่งซื้อจะยังไม่ส่งผลกระทบต่อระบบบัญชีย่อยต่าง ๆ เพียงแต่โปรแกรมจะนำยอดรายการในใบสั่ง

ซอื้ สนิ ค้า ไปเก็บเปน็ ยอดค้างรบั ในแฟ้มหลักรายละเอยี ดสนิ คา้ (lnventory Master File) และสามารถพมิ พ์ได้ในเมนู
รายงาน/2.รายงานเจ้าหน้/ี 3.ใบสั่งซอื้

22

การรบั สนิ ค้า

หลังจากได้สั่งใบสั่งซื้อให้ผู้จำหน่ายแล้ว เมื่อผู้จัดจำหน่ายได้จัดส่งสินค้าตามใบสั่งซื้อและ พนักงานที่
รบั ผดิ ชอบได้ทำการตรวจรับสินค้า โดยพจิ ารณาเปรียบเทียบจากสำเนาเอกสารใบส่งั ซื้อ กับใบสง่ สินค้า หรือใบกำกับ
ภาษีของผู้จำหน่ายว่าข้อมูลตรงกันหรือไม่ เช่น ราคา จำนวน และตรวจสภาพสินค้าว่าอยู่ในสภาพดี ถูกต้องตามที่
ส่ังซื้อหรือไม่ เมื่อตรวจนับสินค้าเรยี บรอ้ ยแล้ว พนักงานที่รับสินค้าจะทำการป้อนข้อมูลใบส่งของ/ใบกำกับภาษี และ
จำนวนท่ตี รวจรบั จรงิ เขา้ สู่โปรแกรม

เมนูท่ีใช้บันทกึ เมนูซอื้ /ขอ้ 4 ซอ้ื เงินเชื่อ
เอกสารท่ใี ช้บันทึก ใบกำกบั ภาษซี ้ือ/ใบสง่ สนิ ค้า/วตั ถุดิบ/บรกิ ารจากผูจ้ ำหน่าย (เจ้าหน้ี)

รูปท่ี 39

ผลการทำงาน

1.ลงรายการทส่ี มดุ รายวนั ซื้อ เมนบู ญั ช/ี ขอ้ 1/สมุดรายวนั ซอ้ื (เอกสารขน้ึ ตน้ ดว้ ย RR)

แบบ Perpetual แบบ Periodic

Dr.สินค้าคงเหลือ 239,120.- Dr.ซื้อสนิ คา้ 239,120.-

ภาษซี ือ้ 16,738.40 ภาษีซือ้ 16,738.40

Cr.เงินสด/เชค็ 255,858.40 Cr.เงินสด/เชค็ 255,858.40

2. เพิ่มยอดสินค้าในแฟ้มหลักรายละเอียดสินค้า ให้ตรวจสอบข้อมูลที่เมนูสินค้า/ข้อ 2 หรืออาจพิมพ์รายงาน 411
หรือ 415 เพื่อตรวจสอบยอดรับสินค้า
3. เพิ่มยอดเจ้าหนี้ในแฟ้มหลักผู้จำหน่าย ให้ตรวจสอบข้อมูลที่เมนูซื้อ/ข้อ 6 หรืออาจพิมพ์รายงานเจ้าหนี้ 2. Dเพื่อ
ตรวจสอบยอดเคล่อื นไหวผจู้ ำหน่าย
4. ลดยอดค้างรบั ในใบสงั่ ซือ้ ตรวจสอบโดยสังเกตตรงช่องค้างรับ ในใบสัง่ ซ้ือหรอื ทไ่ี ดอ้ ้างถึงในซอ้ื เช่อื
5. รายงานภาษซี ้ือ
6. พมิ พ์รายงานวิเคราะหก์ ารซือ้ ได้ทันที

23

การลดหน้ี/ส่งคนื สนิ คา้

เมื่อพบวา่ รายการสนิ ค้าท่ีซื้อมีคุณสมบัติไม่ตรงกับท่ีระบุในใบส่ังซื้อ สนิ ค้าชำรุดแตกหัก ไม่อยู่ในสภาพใช้งาน
ได้หรืออาจเกิดสาเหตุอื่น ๆ เช่น ผู้จำหน่ายคิดราคาสินค้าไว้สูงเกินไป จะต้องมีการขอลดหนี้จากผู้จำหน่าย การทำ
รายการใบลดหนี้/ส่งคืน โปรแกรมจะนำยอดไปตดั จากบิลซื้อ หรอื จะเกบ็ ไวต้ ดั กับการจ่ายชำระหนี้ก็ได้ โดยกำหนดท่ี
เมนูเร่ิมระบบ/ขอ้ 1.5.1 /ข้อยอ่ ยที่ 4

เมนูทใ่ี ช้บนั ทกึ เมนกู ารเงิน / 2 จา่ ยเงนิ / 3 ใบลดหนีใ้ บส่งคืน
เอกสารทีใ่ ช้บันทกึ ใบสง่ คืนสนิ คา้

รูปท่ี 40

• ขณะอยูส่ ถานะเพ่มิ หรือแก้ไขข้อมลู ให้คลิก เพือ่ เลอื กใบซ้ือสินค้าที่ยังค้างชำระเงินมาทำใบลดหนี้ (หากจะ
อา้ งถึงบิลซ้อื สดหรอื ซื้อเช่อื ทชี่ ำระเงินไปแลว้ ใหป้ ้อนเลขที่เอกสารลงไปเอง)

• ขณะอยใู่ นสถานะพร้อมและตอ้ งการเลือกรายการจากใบรบั สนิ คา้ เพือ่ มาลดหนี้ หรอื ส่งคนื เพ่มิ อกี ใหก้ ด F6

รูปท่ี 41

24

• ประเภทใบลดหนี้ จะถูกกำหนดจากเมนูเริ่มระบบ ข้อ 1.5.1 หัวข้อ 4 ซึ่งก็สามารถเปลี่ยนแปลงประเภทเอง
ไดเ้ ลย

ผลการทำงาน
1.ลงรายการประจำวนั ที่สมุดรายวันซือ้ (เอกสารข้นึ ตน้ ดว้ ย GR)

แบบ Perpetual 22,900.- แบบ Periodic 22,900.-
1,603.- 1,603.-
Dr.เจ้าหนี/้ เงินสด 24,503.- Dr.เจ้าหน/ี้ เงินสด 24,503.-
Cr.สินคา้ คงเหลือ Cr.สง่ คืนสนิ ค้า
ภาษีซ้อื ภาษซี ือ้

2. ตัดยอดสนิ ค้า (กรณีส่งคนื สินคา้ ดว้ ย ? ตอบเปน็ y)
3. ลดยอดเจ้าหนี้ในแฟ้มหลัก (กรณีคลิกเลือกประเภทใบลดหน้ี/ส่งคืนเป็น 1 หรือ 2) ให้ตรวจสอบข้อมูลที่
เมนซู อ้ื ขอ้ 6 หรอื อาจพิมพร์ ายงานเจ้าหนี้ เพื่อตรวจสอบยอดเคลื่อนไหวผ้จู ำหน่าย
4. ในรายงานภาษซี ้อื จะแสดงเป็นยอดติดลบ

การจ่ายชำระหนี้

หลังจากได้รับสินค้าเรียบร้อยแล้ว และใกล้ครบกำหนดชำระเงิน ผู้จำหน่ายอาจจะทำใบวางบลิ ส่งมาให้ เพื่อ
เรียกเก็บเงินค่าสินค้าหรือบริการ ก็ให้ตรวจสอบกับเอกสารจริงอีกครั้ง เพื่อดูว่าถูกต้องหรือไม่เมื่อครบกำหนดจ่ายก็
ป้อนข้อมูลไปจ่ายเงินเข้าสโู่ ปรแกรม เพ่อื ให้โปรแกรมทำการปรับปรุงแฟ้มข้อมูลทีเ่ กี่ยวข้อง การจ่ายชำระหนี้สามารถ
จ่ายเตม็ ยอดหน้ีหรือจะบนั ทึกจา่ ยเพียงบางสว่ นกไ็ ด้

เมนทู ่ีใชบ้ นั ทึก เมนกู ารเงนิ / 2 จ่ายเงิน /4 จา่ ยชำระเงิน
เอกสารท่ใี ช้บันทึก ใบสําคญั จา่ ย

(1)

(2)
(3)

รปู ที่ 42

25

1. ดับเบิ้ลทีพ่ ื้นทว่ี ่าง เพอื่ เลอื กบิลซือ้ หรือใบลดหนี้มาจา่ ยชำระ
2. ดบั เบล้ิ คลกิ ทช่ี อ่ งเงนิ ทต่ี อ้ งการกรอก
3. ดบั เบล้ิ คลกิ ชอ่ งชำระโดยอ่นื ๆ เพือ่ ปอ้ นรายการชำระโดยอืน่ ๆ

ผลการทำงาน

1.ลงรายการทส่ี มดุ รายวนั จา่ ย เมนูบัญชี/ขอ้ 1 /สมดุ รายวันจา่ ย (เอกสารขึน้ ต้นด้วยPs)

แบบ Perpetual แบบ Periodic
ลงบัญชเี หือนกนั
Dr.เจา้ หน้ี 229,247.07

Cr.เงนิ สด 30,000.-
199,247.07
เช็คจา่ ยลว่ งหนา้

2. ลดยอดเจ้าหนี้ในแฟ้มหลัก ให้ตรวจสอบข้อมูลที่เมนูซื้อ/ข้อ 6 หรือพิมพ์รายงานเจ้าหนี้ เพ่ือตรวจสอบ
ความเคลอื่ นไหว
3. ตดั ยอดหนี้ในบลิ ซือ้ เชอ่ื รายการจา่ ยชำระ (f7)
4. นำรายละเอียดเชค็ จ่าย ไปเกบ็ ในทะเบียนเช็คจ่าย (เมนูการเงิน /3 ธนาคาร/ 5 ทะเบยี นเชค็ จ่าย)

บนั ทึกคา่ ใชจ้ ่ายอน่ื ๆ

เมนูท่ใี ชบ้ นั ทึก เมนซู อ้ื /5บันทึกค่าใชจ้ า่ ยอื่น ๆ (ตอ้ งกำหนดรายละเอยี ดคา่ ใชจ้ า่ ยทเ่ี มนูซ้อื /ข้อ 7 กอ่ น)

รปู ท่ี 43
เอกสารทีใ่ ชบ้ นั ทึก ใบกำกบั ภาษี,บิลเงนิ สด

ตัวอย่าง จ่ายค่าเช่าพื้นที่ขาย ให้นายร่ำรวย ทรัพย์มาก เป็นเงินสด ดังนี้ ค่าเช่า ได้รับใบกำกับภาษี/ใบแจ้ง
หนี้/ใบเสร็จรับเงิน เลขที่ 238 เป็นเงิน 20,000 บาท (ไม่รวม VAT 7%) หักภาษี ณ ที่จ่ายไว้ตามอัตราที่กฎหมาย
กำหนด

26

รูปที่ 44

ผลการทำงาน

1.รายการท่ีสมุดรายวันจ่าย เมนูบัญชี /ขอ้ 1/ สมุดรายวันจา่ ย (เอกกสารขน้ึ ตน้ ด้วย OE)

แบบ Perpetual แบบ Periodic
ลงบญั ชีเหมอื นกัน
Dr.ค่าเชา่ 20,000.-

ภาษีซ้อื 1,400.-

Cr.เงนิ สด 20,400.-
1,000.-
ภาษีหัก ณ ทจ่ี า่ ยค้างจา่ ย

2.รายงานภาษีซอื้
3.สามารถพิมพ์หนังสือรบั รองการหัก ณ ทีจ่ ่ายได้
4 รายงานใบต่อ ภ.ง.ด. โดยแบ่งตามประเภทต่าง ๆ เชน่ ภงด. 53 ภงด.3 เป็นตน้

การหักภาษี ณ ท่ีจ่าย

การบันทึกใบรับรองหักภาษี ณ ที่จ่าย สามารถบันทึกได้ในเมนูที่เกี่ยวกับการจ่ายเงิน เช่น เมนูซื้อ / บันทึก
คา่ ใชจ้ ่ายอน่ื ๆ หรือ เมนูการเงนิ / 2 จา่ ยเงิน /4 จา่ ยชำระหน้ี หรอื ที่เมนบู ญั ชี/ 1 ลงประจำวนั เป็นต้น

วิธีการบันทึก ให้คลิกที่รายการภาษีหัก ณ ที่จ่าย (Ctrl+F10) โปรแกรมจะเข้ามาในตารางใบหักภาษี ณ ท่ี
จา่ ยใหด้ บั เบิ้ลคลกิ ท่ีบรรทดั วา่ ง หรือกด Alt+A

27

รปู ที่ 45

การกำหนดประเภทเงินไดท้ ีจ่ า่ ย

สามารถกำหนดข้อมูลเก่ียวกับประเภทเงนิ ได้ทจี่ า่ ย ได้ทเี่ มนเู ร่มิ ระบบ / 9 รายการข้อความ / 8 ระบบบัญชี /
75- ประเภทเงนิ ได้ที่จ่าย ตวั อย่างเชน่ 5 คา่ จา้ งทำของ มีความหมาย ดงั นี้

t = Type ประเภท ภ.ง.ด. เชน่ S53 ( นติ ิบคุ คล ), S03 ( หักที่จ่ายบคุ คลธรรมดา )
c = Condition เงอื่ นไขการหักภาษี เชน่ 1 = ภาษี ณ ท่ีจา่ ย, 2 เท่ากบั ออกใหห้ มด, 3 = ออกให้ครง้ั เดียว
r = Rate อตั ราภาษีที่หัก เชน่ R3 หมายถึง หักร้อยละ 3
ขอ้ สงั เกต แตล่ ะสว่ นคน่ั ดว้ ยเครือ่ งหมายจลุ ภาค ( , ) ยกเว้นหน้าตัว t ให้ท่านตน้ ด้วยเซมิโคลอน ( ; )

สรปุ การทำงานวงจรซ้อื และจา่ ยเงินโดยใชโ้ ปรแกรม Express

1 การทำใบสัง่ ซือ้ เมนซู อ้ื / 2 ใบสงั่ ซ้อื

2 การทำใบรบั สินคา้ เมนูซอื้ / 4 ซ้อื เงินเช่อื

3 การทำใบลดหน้สี ่งคนื สนิ ค้า เมนกู ารเงนิ / 2 จ่ายเงนิ / 3 ลดหนี้-สง่ คืน

4 การทำใบจ่ายชำระหนี้ เมนกู ารเงิน / 2 จ่ายเงิน / 4 จ่ายชำระหนี้

5 บนั ทึกค่าใช้จ่ายอื่น ๆ เมนูซอ้ื / 5 บนั ทกึ คา่ ใช้จา่ ยอืน่ ๆ

ขนั้ ตอนการปฏิบตั ิงานในวงจรขายและรับชำระหน้ี

1 รบั จองสินค้าจากลกู คา้ (ใบสั่งขาย)
2 การขายเงินสด
3 การทำใบส่งสินค้า (ขายเงินเชื่อ)
4 การรับคนื ลดหน้ี
5 การรบั ชำระหนี้
6 การขายเงินเชอื่ สินค้าบรกิ าร

28

7 การรบั ชำระหน้ีกรณีสนิ ค้าบริการ
8 บันทกึ รายได้อนื่ ๆ

ใบส่งั ขาย

หากลูกค้าติดต่อขอซื้อสินค้า หรือบริการจากกิจการ แต่อาจยังไม่ได้ส่งมอบทันทีเพราะไม่มีสินค้าถึงที่ลูกค้า
ต้องการ หรือลูกค้านดั วันสง่ ของ จะต้องมีการทำเอกสารจองสินค้าของลูกค้าไวก้ ่อน จะได้ทราบว่ามีการส่ังสินค้าของ
ลูกคา้ เท่าไร อะไรบา้ งและตอ้ งจัดเตรยี มไปสง่ สินคา้ /บรกิ ารเมื่อไร

เมนทู ีใ่ ช้บนั ทกึ เมนูขาย 3 ใบสั่งขาย
เอกสารที่ใชบ้ ันทึก ใบส่งั ซ้อื ของลูกคา้ หรือลูกค้าตดิ ต่อโดยตรง

รปู ท่ี 46

ผลการทำงาน
การบันทึกรายการใบสั่งขายจะยังไม่มีผลกระทบกับบัญชีย่อยใด ๆ เพียงแต่โปรแกรมจะนำยอด

สนิ ค้าท่เี ราบันทึกในใบสงั่ ขายใบแสดงเป็นยอดคา้ งสง่ โดยสามารถพิมพ์ข้อมูลได้ทเ่ี มนูรายงาน / 1 รายงานลูกหน้ี / 3
ใบสัง่ ขาย

ขายเงนิ สด
เป็นรายการขายที่กิจการเราได้ตกลงกับลกู ค้าเมื่อเราสง่ มอบสินค้า / บริการให้กับลูกค้าแล้วจะเรียกเก็บเงิน

ทนั ที ( ไม่ให้เครดติ ) ซงึ่ มกั จะเป็นการขายปลีก มจี ำนวนสนิ ค้าและมูลค่าไม่สงู มาก

เมนูทีใ่ ช้บันทกึ เมนขู าย 2 ขายเงินสด
เอกสารทใ่ี ช้บันทึก ใบสง่ั ซื้อของลูกคา้ หรอื ลูกค้าติดตอ่ โดยตรง

รูปที่ 47

29

ผลการทำงาน
1. ลงรายการทีส่ มดุ รายวนั ขาย เมนูบญั ชี / ข้อ 1 / สมุดรายวนั ขาย ( เอกสารขึน้ ตน้ ดว้ ย HS )

หากใช้โปรแกรมชุดบริหารภายใน ( เวอร์ชั่น 1.0 ) โปรแกรมจะส่งรายการจัดสมุดรายวันไปยัง
ระบบบญั ชีแยกประเภทเลย ( สามารถพิมพ์รายงานงบการเงนิ ได้ทันที ) แต่ถ้าใชโ้ ปรแกรมชดุ สรรพากร ( เวอร์ช่ัน 1.5
)โปรแกรมจะนำรายการไปเก็บรวบรวมไว้ในเมนูรายการที่ยังไม่ผ่านบัญชี ซึ่งจะยังไม่สามารถพิมพ์งบการเงินได้แต่
รายการตา่ ง ๆ กย็ ังสามารถแก้ไขได้

การลงบัญชีขายสินค้าเป็นเงินสด โปรแกรมจะบันทึกรายการให้โดยอัตโนมัติ ตามรูปแบบวิธีที่ได้
กำหนดในค่าเรม่ิ ตน้ ( เมนเู รม่ิ ระบบ / ข้อ 1.3.1 ในข้อ 4 บนั ทึกบญั ชแี บบ ? Periodic หรือ Perpetual )

แบบ Perpetual แบบ Periodic

Dr.เงินสด/เชค็ 6,420.- Dr.เงนิ /เชค็ 6,420.-

Cr.รายได้จากการขาย 6,000.- Cr.รายได้จากการขาย 6,000.-
420.- 420.-
ภาษขี าย ภาษขี าย
0.-
Dr.ตน้ ทนุ ขาย 0.- ไมบ่ ันทึกบัญชีคู่ต้นทุน

Cr.สินคา้ คงเหลือ

2. ลดยอดสินค้าในแฟ้มหลักรายละเอียดสินค้า ให้ตรวจสอบข้อมูลที่เมนูสินค้าข้อ 2 หรืออาจพิมพ์รายงาน
411หรอื 415 เพอ่ื ตรวจสอบยอดขายสินคา้
3 รายงานภาษขี าย
4 พิมพร์ ายงานวเิ คราะห์การขายได้ทนั ที

ขายเงนิ เชือ่

เพื่อให้ยอดขายของกิจการเพิ่มมากขึ้น บางครั้งกิจการอาจส่งเสริมการขายโดยส่งมอบสินค้าไปก่อนและจะมี
การกำหนดเงื่อนไขระยะเวลาการชำระหนี้ของลูกค้า เช่น การให้กำหนดเวลาการชำระหนี้ภายใน 30 วัน เป็นต้น ซ่ึง
โดยทว่ั ไปการขายสินค้ามักจะนิยมขายเปน็ แบบเงินเชอ่ื เพราะต้องแข่งขนั ทางการตลาดกับบริษัทคู่คา้

เมนูที่ใชบ้ นั ทึก เมนูขาย / 4 ขายเงนิ เชื่อ
เอกสารที่ใชบ้ นั ทึก ใบสั่งขาย / ใบส่งั ซ้ือ / ลูกคา้ ตดิ ตอ่ โดยตรง

รูปที่ 48

30

ผลการทำงาน
1. ลงรายการท่สี มดุ รายวนั ขาย เมนูบัญชี / ขอ้ 1 / สมดุ รายวนั ขาย ( เอกสารข้นึ ตน้ ด้วย IV )

แบบ Perpetual แบบ Periodic

Dr. ลูกหนี้ 51,360.- Dr. ลูกหนี้ 51,360.-

Cr. รายไดจ้ ากการขาย 48,000.- Cr. รายไดจ้ ากการขาย 48,000.-
3,360.-
ภาษขี าย ภาษขี าย 3,360.-
0.-
Dr. ตน้ ทุนขาย 0.-

Cr. สนิ ค้าคงเหลือ ไม่บนั ทึกบญั ชีคู่ต้นทุน

2. ลดยอดสินค้าในแฟ้มหลักรายละเอียดสินค้า ให้ตรวจสอบข้อมูลที่เมนูสินค้า ข้อ 2 หรืออาจพิมพ์รายงาน
411 หรอื 415 เพ่ือตรวจสอบยอดขายสนิ คา้
3. เพิ่มยอดลูกหนี้ในแฟ้มหลักลูกค้า ให้ตรวจสอบข้อมูลที่เมนูขาย ข้อ 6 หรืออาจพิมพ์รายงาน 1. D เพ่ือ
ตรวจสอบยอดเคลอ่ื นไหวลูกหนี้
4. ลดยอดคา้ งส่งในใบส่งั ขาย ตรวจสอบโดยสังเกตตรงชอ่ งค้างส่งในใบสั่งขาย

5. รายงานภาษขี าย
6. พมิ พ์รายงานวเิ คราะห์การขายไดท้ ันที

ลดหน/้ี รับคืนสนิ คา้

หลังจากที่กิจการจำหน่ายสินคา้ / บริการ โดยมีการส่งมอบสินค้าให้กับลูกค้าแล้ว บางครั้งลูกค้าอาจมีความ
จำเป็นที่จะส่งคืนสินค้า เช่น สินค้าไม่ได้มาตรฐาน ชำรุด หรือ ไม่ตรงกับที่ลูกค้าต้องการ ทางกิจการก็จะบันทึกรบั คืน
สนิ ค้าจากลูกค้าในกรณที ่ียน่ื ราคาสนิ คา้ ไว้สงู เกินไป ก็ตอ้ งออกใบลดหน้ีให้กบั ลกู ค้าเช่นกนั

เมนูทใี่ ชบ้ ันทกึ เมนูการเงนิ / 1 รับเงิน / 4 ลดหนี้ - รับคืนสินค้า
เอกสารทีใ่ ชบ้ นั ทึก ใบสง่ คนื สินคา้ ( ของลกู ค้า )

รปู ท่ี 49

31

ผลการทำงาน
1. สง่ รายการประจำวันทสี่ มดุ รายวนั ขาย ( เอกสารขน้ึ ต้นดว้ ย SR )

แบบ Perpetual แบบ Periodic

Dr. รับคืนสนิ ค้า 23,000.- Dr. รับคืนสินค้า 23,000.-

ภาษีขาย 1,610.- ภาษีขาย 1,610.-

Cr. ลูกหน้ี / เงนิ สด 24,610.- Cr. ลกู หนี้ / เงินสด 24,610.-
0.-
Dr. สนิ คา้ คงเหลอื 0.- ไม่บนั ทึกบญั ชีค่ตู น้ ทนุ

Cr. ต้นทนุ ขาย

2. เพมิ่ ยอดสินคา้ ( กรณีรบั คนื สนิ ค้าดว้ ย ? ตอบเป็น Y )
3. ลดยอดลูกพ่ีในแฟ้มหลัก ( กรณีเลอื กประเภทใบลดหน้ี / รบั คนื เปน็ 1 หรอื 2 ) ใหต้ รวจสอบข้อมูลที่เมนู
ขาย / ข้อ 6 หรืออาจพิมพร์ ายงานลกู หน้ี 1.D เพ่ือตรวจสอบยอดเคล่ือนไหวลูกหน้ี
4. ในรายงานภาษีขายจะแสดงเป็นยอดติดลบ

รบั ชำระหน้ี

กรณีให้เครดิตกับลูกค้า เมื่อครบกำหนดตามที่ตกลงกับลูกค้า ทางกิจการก็จะจัดเตรียมใบเสร็จรับเงินเพื่อ
นำไปเรียกเก็บเงินจากลกู คา้ ( บางกจิ การอาจทำใบวางบลิ ก่อนก็ได้ )

เมนทู ีใ่ ช้บันทึก เมนกู ารเงิน / 1 รบั เงนิ / 5 รบั ชำระหนี้
เอกสารทีใ่ ช้บนั ทึก บลิ ขายเงนิ เช่ือ หรอื ใบวางบลิ ทกี่ ำหนดเกบ็ เงนิ

รปู ที่ 50

32

ผลการทำงาน
1. ลงรายการท่ีสมุดรายวันรับ ( เอกสารขน้ึ ตน้ ดว้ ย RE )

แบบ Perpetual แบบ Periodic

Dr. เชค็ รับลว่ งหนา้ 68,226.-

เงนิ สด 30,000.- ลงบัญชีเหมอื นกนั

Cr. ลูกหนี้ 98,226.-

2. ลดยอดลูกค้าในแฟ้มหลักของลูกค้า ให้ตรวจสอบข้อมูลที่เมนูขาย / ข้อ 6 หรือพิมพ์รายงานลูกหนี้ 1 D

เพือ่ ตรวจสอบยอดเคลือ่ นไหวลูกหน้ีมาตรวจสอบ

3. ตดั ยอดหนี้ในบิลขายเชอ่ื ในรายการรบั ชำระ < F7 >

4. นำรายการเช็ครบั ไปเก็บในทะเบียนเช็ครับ ( เมนกู ารเงนิ / 3 ธนาคาร / 3 ทะเบยี นเช็ครับ )

หมายเหตุ

• กรณรี บั เงินขาดจากลูกค้า ( รบั น้อยกวา่ ยอดหนี้ ) อาจเนื่องจากให้ส่วนลดกบั ลกู คา้ หรือลูกคา้ ชำระเงนิ เร็วกว่า
ทีก่ ำหนดไว้ จากตัวอยา่ งข้างตน้ สมมตุ วิ า่ ใหส้ ว่ นลดเงนิ สด 2,000 บาท

รปู ที่ 51 ดบั เบล้ิ คลกิ
ใสส่ ่วนขาด

ที่ ช่อง
ส่วนลด เงนิ

สด

ขายเงินเชื่อ กรณรี ับเขา้ บรกิ าร

หากกิจการมีรายได้จากการให้บริการ เช่น รายได้จากการซ่อม, รายได้ค่าขนส่ง เป็นต้น เมื่อคุณกำหนด
รายละเอียดสินค้าบริการที่เมนูสินค้า / 4 รายละเอียดสินค้าบริการ เรียบร้อยแลว้ สามารถนำรหสั ดงั กล่าว มาอ้างอิง
ในบิลขายได้ สว่ นภาษขี ายใหก้ รอกตามปกติ

รูปที่ 52

33

รับชำระหนี้ กรณรี ับคา่ บริการ
เมื่อคลิกเลือกเลขที่ใบกำกับภาษีที่ต้องการจะรับชำระหนี้แล้ว โปรแกรมจะแสดงหน้าจอเพื่อให้ กรอกยอด

ภาษมี ลู ค่าเพิ่ม

รูปท่ี 53

ผลการทำงาน

รูปที่ 54

1.ลงรายการที่สมุดรายวนั รับ ( เอกสารขน้ึ ตน้ ดว้ ย RE )

แบบ Perpetual แบบ Periodic
ลงบญั ชีเหมอื นกนั
Dr. เงนิ สด 100,000.-

ภาษีรอเรียกเกบ็ 0.-

Cr. ลูกหน้ีการค้า 100,000.-

ภาษขี าย 0.-

34

2. ลดยอดลูกหนี้ในแฟ้มหลักของลูกค้า ให้ตรวจสอบข้อมูลที่เมนูขาย / ข้อ 6 หรือพิมพ์รายงานลูกหนี้ 1.D
เพื่อตรวจสอบยอดเคล่อื นไหวลกู หนี้ มาตรวจสอบ
3. ตัดยอดหนีใ้ นใบบิลขายเชอ่ื ในรายการรบั ชำระ < F7 >
4. ออกรายงานภาษีขาย

บันทึกรายได้อนื่ ๆ เมนขู าย/ 5 บันทึกรายไดอ้ ่นื ๆ
เมนทู ีใ่ ช้บันทึก เมนูขาย / 5 บนั ทกึ รายได้อ่ืน ๆ ( ต้องกำหนดรายละเอียดรายได้ท่ีเมนูขาย / ข้อ 7ก่อน )

รปู ท่ี 55
สรุป การทำงานวงจรรายได้โดยใชโ้ ปรแกรม Express

1. การทำใบสง่ั ขาย เมนูขาย / 3 ใบส่ังขาย
2. การทำขายสด เมนูขาย / 2 ขายเงินสด
3. การทำใบกำกับภาษี / ใบสง่ คนื สินค้า เมนขู าย / 4 เงินเชื่อ
4. การทำใบลดหน้ี / รบั คนื สินคา้ เมนูการเงนิ / 1 รับเงนิ / 4 ใบลดหนี้-รับคืน
5. การทำใบรบั ชำระหน้ี เมนูการเงนิ / 1 รับเงิน / 5 รบั ชำระหน้ี
6. บนั ทกึ รายได้อนื่ ๆ เมนขู าย / 5 บันทกึ รายไดอ้ ่ืน ๆ

การทำงานเกย่ี วกบั เช็ครับ

หลังจากเราได้บนั ทกึ รายการเก่ียวกับเช็ครับ โปรแกรมจะนำรายการเช็คทุกใบ ไปเก็บรวบรวมที่ทะเบียนเช็ค
รับ เมนูการเงิน / ข้อ 3 ธนาคาร / ข้อ 3 ทะเบียนเช็ครับ ( ถ้าเปรียบเทียบกับการทำงานในระบบมือ ก็คือการทำ
ทะเบียนเชค็ รบั น่นั เอง )

รูปที่ 56

35

การลงบญั ชีในตอนรับชำระหนี้

Dr. เชค็ รับล่วงหน้า xxx
Cr.ลูกหนี้ xxx

สถานะเช็ค ในช้ันแรกจะเป็น เชค็ ในมอื

เมื่อเรานำเช็คไปนำฝากธนาคาร โปรแกรม Express จะมีเมนูให้เราสามารถบันทึกรายการนำเช็ค
ฝาก โดยคลิกเลอื ก เมนกู ารเงนิ / 3 ธนาคาร / 1 บนั ทกึ เชค็ นำฝาก แบบใช้ใบนำฝากเชค็

รูปที่ 57
หลังการนำฝาก
สถานะเช็ค เปล่ียนสถานะจาก เช็คในมือ เปน็ เชค็ รอเรียกเก็บ
การลงบญั ชี ไม่ลงบญั ชี
หมายเหตุ ถ้ากจิ การใดมเี ช็คทต่ี อ้ งนำฝากไม่มาก อาจจะข้ามข้นั ตอนการนำพาไปเลยก็ได้
หลังจากเรานำเช็ครับฝากธนาคารแล้ว หากยอดเช็คดังกล่าวสามารถขึ้นเงินได้โดยไม่มีปัญหา เราจะบันทึก
การผ่านเชค็ รบั ทีห่ น้าจอใบนำฝากเชค็ โดยกด F10 แลว้ คลิกเมนูบนั ทึกเช็คผา่ น ( ทั้งใบนำฝาก ) หรือในกรณที ี่ไม่ได้ใช้
ใบนำฝาก ใหท้ ำท่ี เมนกู ารเงนิ / 3 ธนาคาร / 2 บันทกึ เช็คผ่าน

รูปที่ 58

36

หลังจากการผ่านเช็ครบั เปลย่ี นเปน็ เชค็ ผ่าน
Dr. ธนาคาร xxx
สถานะเชค็
การลงบัญชี (เอกสาร QR) Cr. เช็ครับลว่ งหน้า

xxx

การทำงานเกีย่ วกับรายการเชค็ คนื

1. เมื่อผ่านเช็คไปแล้ว จะทำการยกเลิกการผ่านเช็ค ที่เมนูการเงิน / ธนาคาร / ทะเบียนเช็ค โดยรียกเลขที่
เช็คที่ต้องการทำรายการ (ค้นหาโดยคลิกที่ หรือกด Alt-S) แล้วเลือก เพื่อ ยกเลิกการผ่านเช็คใบนี้
( สงั เกต สถานะเช็ค จะเปล่ยี นจาก เชค็ ผ่าน เป็น เชค็ ในมอื เหมอื นเดิม )

2. บันทึกรายการเช็คคืน โดยคลิก บันทึกประวัติเช็คใบนี้เป็นเช็คคืน โปรแกรมจะขึ้นข้อความดังภาพที่ 65
ให้คลิกท่ีตกลง จากนั้นโปรแกรมกจ็ ะขึน้ ข้อความดังภาพที่ 63 ให้คลิกที่ตกลง โปรแกรมจะเปล่ียนสถานะเช็ค
จากเชค็ ในมอื หรือรอเรยี กเก็บ เปน็ เช็คคืนยน่ื ใหม่ พร้อมทง้ั สรา้ งประวตั เิ ชค็ ใบท่ีคนื ขน้ึ มาอีก 1 รายการ

( รายการทเ่ี ป็นสถานะ เชค็ คืน โปรแกรมจัดเกบ็ ประวตั ไิ ว้วา่ ลกู คา้ เคยมีเช็คคืน )

การทำงานเกี่ยวกับเช็คคนื ยน่ื ใหม่

• กรณลี กู คา้ นำเช็คใบใหม่และเปลย่ี น
- เลือกเลขที่เช็คใบเดิมที่ต้องการ (คลิก หรือกด Alt-S ) สังเกตสถานะต้องเป็น เช็คคืนยื่นใหม่แล้ว
ดบั เบล้ิ คลกิ ทเ่ี ลขทเ่ี ชค็ เพื่อแก้ไขเลขทเ่ี ชค็ ให้เปน็ เลขทีใ่ หม่ท่ีลกู ค้านำมาเปลย่ี น (กรณียอดเงินเท่ากัน )
- ให้ไปผา่ นเชค็ รับใหมอ่ ีกครงั้ สถานะจะเปล่ยี นเปน็ เช็คผ่าน

• กรณีลกู คา้ นำเงินสดมาชำระแทนเค้กทมี่ ีปัญหา
- ให้กำหนดรายละเอียดธนาคารเพิ่มอีกรหัส ที่เมนูการเงิน / 3 ธนาคาร / 7 รายละเอียดบัญชีเงินฝาก
(คลกิ  หรือกด Alt-A ) โดยอาจตั้งชือ่ ธนาคารว่าเงนิ สด ( คำยอ่ CASH ) ชอ่ งเลขทบี่ ญั ชีใหก้ ำหนดเป็น
เลขทบ่ี ัญชี เงินสด
- จากนั้น ให้ผ่านเช็คใบนั้นใหม่อีกครั้ง โดยให้เลือกเข้าธนาคารกดรหัสใหม่ที่เพิ่ม หลังจากผ่านเช็ครับ
สถานะจะเปลยี่ นจาก เช็คคืนยนื่ ใหม่ เป็น เชค็ ผ่าน การลงบัญชีโปรแกรมจะลงให้ดังนี้

Dr. เงินสด xxx

Cr. เช็ครับล่วงหน้า xxx

การทำงานเกีย่ วกบั เชค็ จ่าย

หลังจากเราได้บันทึกรายการเกี่ยวกับเช็คจ่าย โปรแกรมจะนำรายการจ่ายทุกใบ ไปเก็บรวบรวมที่ทะเบียน
เช็คจ่าย เมนูการเงิน / 3 ธนาคาร / 5 ทะเบียนเช็คจ่าย ( ถ้าเปรียบเทียบกับการทำงานในระบบมือ ก็คือการทำ
ทะเบยี นเช็คจา่ ยนั่นเอง )

37

รปู ที่ 59

การลงบัญชีในตอนจา่ ยชำระหน้ี

Dr. เจา้ หน้กี ารค้า xxx

Cr. เชค็ จ่ายลว่ งหน้า xxx

สถานะเช็ค ตอนจ่ายชำระหนีจ้ ะเป็น เช็คจ่าย

เมอ่ื เช็คจ่ายท่ีกิจการไดจ้ ่ายไป ครบกำหนดตามทีร่ ะบุในเช็ค เราจะตอ้ งผา่ นเช็คจ่ายเพ่ือให้โปรแกรม
จะได้ตัดยอดเงินออกจากบญั ชธี นาคาร โดยใช้เมนูการเงิน / 3 ธนาคาร / 4 จา่ ยผา่ นเช็คจ่าย

หลังการผา่ นเชค็ จ่าย รูปท่ี 60
เปล่ียนเปน็ เช็คผ่าน
สถานะเชค็
xxx
การลงบัญชี ( เอกสาร QP )

Dr. เช็คจ่ายล่วงหน้า xxx

Cr. ธนาคาร

38

บนั ทึกรายการเคล่อื นไหวธนาคาร
เมนูการเงิน / 3 ธนาคาร / 6 บันทึกการเคลือ่ นไหวบัญชเี งนิ ฝาก / 1 ฝากเงินสด

ตัวอย่าง กิจการ ได้ฝากเงินสดเข้าธนาคารกรุงเทพบัญชีออมทรัพย์ รหสั S1 จำนวน 5,000 บาท

รปู ท่ี 61

การพิมพ์ความเคลอ่ื นไหวธนาคาร
เมื่อต้องพิมพ์ความเคลื่อนไหวของธนาคารแต่ละธนาคารที่ได้บันทึกในโปรแกรม เพื่อจะได้นำไปเปรียบเทยี บ

และปรับปรุงให้ตรงกับยอดความเคล่ือนไหวของธนาคาร สามารถพิมพ์รายงานดังกล่าวท่เี มนูการเงนิ / 3 ธนาคาร / 7
รายละเอียดบัญชีเงินฝาก โดยคลิก ทหี่ รอื กด Alt+P

รูปท่ี 62

การลงประจำวันทีส่ มุดรายวัน
เมนูบัญชี 1 ลงประจำวนั / 1 รายการที่ยงั ไมผ่ า่ นบัญชี / สมดุ รายวนั ท่ตี อ้ งการ
เหมาะสำหรบั ผทู้ ีต่ อ้ งการลงบัญชโี ดยตรงหรือในกรณีท่ตี อ้ งการปรับปรงุ บญั ชี

หมายเหตุ : การกำหนดรูปแบบ ลำดบั เลขที่ใบสำคัญ สามารถกำหนดได้ทเ่ี มนูเร่ิมระบบ/1กำหนดค่าเริ่มต้นต่าง ๆ /
7 ระบบบญั ชี / 2 ลำดับเลขทใ่ี บสำคญั

39

รปู ท่ี 63
การผา่ นรายการไประบบบัญชแี ยกประเภทสำหรับ v1.5 ( ก่อนผ่านบัญชีตอ้ งสำรองขอ้ มูลกอ่ นทกุ คร้ัง )

1. เม่ือผา่ นทลี ะรายการคลิกเมนูบัญชีขอ้ 1 ลงประจำวนั
• คลกิ เลอื กเมนบู ัญชี ข้อ 1 ลงประจำวนั
• คลกิ ข้อ 1 รายการทย่ี งั ไม่ผา่ นบัญชี
• คลิกสมดุ รายวันเล่มทต่ี อ้ งการผ่าน
• เลอื กใบสำคญั ทต่ี ้องการผา่ น ( คลิก หรือกด Alt-S )
• คลิกปุ่มผ่านบญั ชรี ายการนี้