MANUAL SPAR No Dokumen : FITEC-MSPAR Muka surat 1 daripada 39 Semakan : 0 Tarikh : 01 Oktober 2022 REKOD SEMAKAN NO SEMAKAN TARIKH BUTIRAN SEMAKAN
MANUAL SPAR No Dokumen : FITEC-MSPAR Muka surat 2 daripada 39 Semakan : 0 Tarikh : 01 Oktober 2022 KANDUNGAN 1.0 PENGENALAN MANUAL SISTEM PENGURUSAN ANTI-RASUAH 1.1 Tujuan 1.2 Objektif SPAR 1.3 Kawalan Manual SPAR 2.0 LATAR BELAKANG ORGANISASI 2.1 Visi 2.2 Misi 2.3 Objektif 2.4 Struktur Sistem Pengurusan Anti-Rasuah 2.5 Fungsi Jabatan 3.0 ISTILAH DAN TAKRIFAN 4.0 KONTEKS ORGANISASI 4.1 Memahami FITEC Dan Konteksnya 4.2 Memahami Kehendak dan Jangkaan Pemegang Taruh 4.3 Mengenalpasti Skop Sistem Pengurusan AntiRasuah 4.4 Sistem Pengurusan Anti-Rasuah 4.5 Pelan Pengurusan Risiko Rasuah 5.0 KEPIMPINAN 5.1 Kepimpinan Dan Komitmen 5.2 Polisi Anti-Rasuah 5.3 Peranan, Tanggungjawab dan Kuasa 6.0 PERANCANGAN 6.1 Tindakan Untuk Menangani Risiko Dan Peluang 6.2 Objektif Anti-Rasuah dan Perancangan Pencapaianya 7.0 SOKONGAN 7.1 Sumber 7.2 Kompetensi 7.3 Kesedaran Dan Lain-Lain
MANUAL SPAR No Dokumen : FITEC-MSPAR Muka surat 3 daripada 39 Semakan : 0 Tarikh : 01 Oktober 2022 7.4 Komunikasi 7.5 Dokumen Sistem Pengurusan Anti-Rasuah 8.0 OPERASI 8.1 Perancangan dan Kawalan Operasi 8.2 Ketekunan Wajar 8.3 Kawalan Kewangan 8.4 Kawalan Bukan Kewangan 8.5 Pelaksanaan Kawalan Anti-Rasuah 8.6 Komitmen Anti-Rasuah 8.7 Hadiah, Hospitaliti, Derma dan Lain-Lain 8.8 Menguruskan Kelemahan Kawalan Anti-Rasuah 8.9 Pengendalian Aduan 8.10 Siasatan dan Pengendalian Kes Rasuah 9.0 PENILAIAN PRESTASI 9.1 Pemantauan, Pengukuran, Analisa dan Penilaian 9.2 Audit Dalaman 9.3 Kajian Semula Pengurusan 9.4 Kajian Semula Fungsi Pematuhan Anti-Rasuah 10.0 PENAMBAHBAIKAN 10.1 Ketidakakuran dan Tindakan Pembetulan 10.2 Penambahbaikan Berterusan FITEC-SPAR-01: Struktur Sistem Pengurusan Anti-Rasuah FITEC-SPAR-02: Keperluan dan Harapan Pemegang Taruh FITEC-SPAR-03: Pemetaan SPAR FITEC-SPAR-04: Polisi Anti-Rasuah
MANUAL SPAR No Dokumen : FITEC-MSPAR Muka surat 4 daripada 39 Semakan : 0 Tarikh : 01 Oktober 2022 1.0 PENGENALAN SISTEM PENGURUSAN ANTI-RASUAH 1.1 TUJUAN F.I.T Center Sdn Bhd (FITEC) menerusi Unit Audit Dalam dan Integriti telah membangunkan Manual Sistem Pengurusan Anti-Rasuah (SPAR) untuk pengurusan pelaksanaan sistem menyeluruh bagi mencegah, mengesan dan memberi respon kepada kejadian atau risiko rasuah yang berlaku. Manual ini memaklumkan segala perjalanan pengurusan anti-rasuah yang diguna pakai di keseluruhan FITEC. 1.2 OBJEKTIF SPAR Objektif SPAR adalah seperti berikut: a) Membanteras segala bentuk rasuah, penyalahgunaan kuasa dan penyelewengan secara berterusan di kalangan anggota FITEC dengan meningkatkan kompetensi melalui aktiviti / program / latihan berkaitan pencegahan rasuah. b) Memastikan saluran aduan integriti dikendalikan dengan berkesan, mesra pengguna dan menjamin kerahsiaan maklumat pengadu bagi meningkatkan tahap kenyakinan orang awam untuk melaporkan aduan integriti melalui saluran-saluran yang disediakan. c) Memastikan SPAR ini dilaksanakan dan ditambah baik secara berterusan serta semakan semula dibuat pada setiap tahun. 1.3 KAWALAN MANUAL SPAR Manual SPAR ini adalah maklumat yang didokumenkan dan telah diluluskan oleh Pengurusan Atasan FITEC serta diedarkan kepada semua Jabatan / Bahagian / Unit FITEC untuk rujukan dan pelaksanaan. Pengendaliannya adalah tertakluk kepada keperluan yang didokumenkan dalam Prosedur Kawalan Dokumen. (dirujuk Bahagian 7.5).
MANUAL SPAR No Dokumen : FITEC-MSPAR Muka surat 5 daripada 39 Semakan : 0 Tarikh : 01 Oktober 2022 2.0 LATAR BELAKANG ORGANISASI FITEC atau F.I.T Center Sdn Bhd (No. Pendaftaran Syarikat 288508-T), adalah anak syarikat hak milik penuh Majlis Amanah Rakyat (MARA) sebagai agensi di bawah Kementerian Kemajuan Desa dan Wilayah (KKDW). FITEC beroperasi di bawah Bahagian Pelaburan dan Pembangunan Subsidiari (BPPS). FITEC telah didaftarkan pada 28 Januari 1994 di bawah Akta Syarikat 1965 dan beroperasi sepenuhnya pada tahun 1995. Penubuhan FITEC adalah hasil kajian mengenai industri perabot dan tanggam bumiputera di Malaysia oleh Agensi Kerjasama Antarabangsa Jepun (JICA), Technonet Asia dan Majlis Amanah Rakyat (MARA). Pusat itu ditubuhkan dengan bantuan kepakaran dan kewangan daripada United Nations Development Programme (UNDP) dan Kerajaan Malaysia melalui MARA. FITEC kini merupakan agensi pelaksana dalam meningkatkan pembangunan industri perabot Bumiputera di Malaysia. 2.1 VISI Menjadi organisasi korporat yang unggul dan diberkati untuk mengangkat martabat bangsa. 2.2 MISI Menerajui bidang keusahawanan, latihan dan perniagaan untuk penguasaan ekuiti Bumiputera. 2.3 OBJEKTIF a) Menerajui industri perabot Bumiputera yang berjaya dan berinovasi. b) Melahirkan modal insan yang berkualiti dan berintegriti. c) Meningkatkan daya saing usahawan perabot Bumiputera. d) Menyumbang kepada peningkatan pemilikan ekuiti Bumiputera
MANUAL SPAR No Dokumen : FITEC-MSPAR Muka surat 6 daripada 39 Semakan : 0 Tarikh : 01 Oktober 2022 2.4 STRUKTUR SISTEM PENGURUSAN ANTI-RASUAH Struktur Sistem Pengurusan Anti-Rasuah FITEC adalah seperti di FITEC-SPAR01. Struktur ini menunjukkan fungsi dan hiraki SPAR di dalam organisasi. Semasa ketiadaan mana-mana individu dalam organisasi, tanggungjawab akan diberikan kepada pegawai setaraf yang berkenaan ataupun kakitangannya. Rujukan: FITEC-SPAR-01: Struktur Sistem Pengurusan Anti-Rasuah FITEC 2.5 FUNGSI JABATAN Fungsi jabatan FITEC adalahJABATAN FUNGSI Khidmat Pengurusan - Pentadbiran dan Sumber Manusia - Kewangan dan Akaun - Pengurusan Laman Acara - Sewaan prasarana - Promosi dan pemasaran Pembangunan Usahawan - Latihan Teknikal - Pembangunan Module - Pembangunan Vendor - Pengujian Perabot - Konsultansi Pembangunan Komersial dan Rekabentuk - Pembangunan Projek Sivil - Pembangunan Pasaran Terbuka - Pembangunan Rekabentuk
MANUAL SPAR No Dokumen : FITEC-MSPAR Muka surat 7 daripada 39 Semakan : 0 Tarikh : 01 Oktober 2022 3.0 ISTILAH DAN TAKRIFAN 3.1 Rasuah (bribery) Merujuk kepada penerimaan atau pemberian suapan sebagai upah atau dorongan untuk seseorang individu kerana melakukan atau tidak melakukan sesuatu perbuatan yang berkaitan dengan tugas rasmi. Kesalahan ini dinyatakan pada Seksyen 16 dan 17 Akta SPRM. Suapan terdiri daripada wang, hadiah, bonus, undi, perkhidmatan, jawatan, upah, diskaun. Selain itu, pemalsuan dokumen juga dikategorikan sebagai kesalahan rasuah seperti dinyatakan pada Seksyen 18 Akta SPRM. Salahguna kuasa dan kedudukan juga dikategorikan sebagai rasuah sebagaimana dinyatakan pada Seksyen 23 Akta SPRM. 3.2 Organisasi (organization) Merujuk kepada F.I.T Center Sdn Bhd (FITEC) yang mempunyai fungsi, tanggungjawab, kuasa dan hubungan yang tersendiri untuk mencapai objektifnya. 3.3 Pihak Yang Berkepentingan (interested party/stakeholder) Seseorang atau organisasi yang boleh menjejaskan atau terjejas atau merasakan dirinya terjejas dengan sesuatu keputusan atau aktiviti. 3.4 Keperluan (requirement) Kehendak yang dinyatakan dan perlu dipatuhi. 3.5 Sistem Pengurusan (management system) Merujuk kepada SPAR FITEC yang mempunyai elemen saling berkaitan dan berinteraksi di dalam organisasi untuk mewujdukan polisi, objektif dan proses untuk mencapai objektif tersebut. 3.6 Pengurusan Atasan (top management) Merujuk kepada Ketua Pegawai Eksekutif FITEC iaitu orang yang mengarah dan mengawal organisasi pada tahap tertinggi.
MANUAL SPAR No Dokumen : FITEC-MSPAR Muka surat 8 daripada 39 Semakan : 0 Tarikh : 01 Oktober 2022 3.7 Badan Pentadbir (governing body) Merujuk kepada Majlis Amanah Rakyat yang mempunyai tanggungjawab dan kuasa mutlak untuk mengawal aktiviti, tadbir urus dan polisi organisasi, di mana pengurusan atasan perlu lapor dan perlu dipertanggungjawabkan. 3.8 Fungsi Pematuhan Anti-Rasuah (anti – bribery compliance function) Merujuk kepada Pegawai Integriti yang diberi tanggungjawab dan peranan untuk mengendalikan SPAR FITEC. 3.9 Keberkesanan (effectiveness) Aktiviti yang dirancang mencapai keputusan sebagaimana yang dirancang. 3.10 Polisi (policy) Merujuk kepada Polisi Anti-Rasuah, Polisi Tiada Hadiah Dan Polisi Pemberi Maklumat pejabat FITEC yang telah dipersetujui oleh pengurusan tertinggi dan badan pentadbir. 3.11 Objektif (objective) Keputusan yang hendak dicapai di dalam SPAR FITEC. 3.12 Risiko (risk) Kesan ketidakpastian yang boleh menghalang atau menjejaskan pencapaian objektif pelaksanaan SPAR FITEC. 3.13 Kompetensi (competency) Keupayaan untuk menggunakan pengetahuan dan kemahiran bagi mencapai keputusan yang diharapkan. 3.14 Maklumat Yang Didokumenkan (documented information) Maklumat yang perlu dikawal dan dikekalkan oleh organisasi dan perantaraan yang terkandung di dalamnya.
MANUAL SPAR No Dokumen : FITEC-MSPAR Muka surat 9 daripada 39 Semakan : 0 Tarikh : 01 Oktober 2022 3.15 Proses (process) Set aktiviti yang saling berkaitan atau berinteraksi yang mengubah input atau output. 3.16 Prestasi (performance) Keputusan yang boleh diukur. 3.17 Sumber Tenaga Luar (outsource) Membuat susunan di mana organisasi luar menjalankan sebahagian daripada fungsi atau proses organisasi. 3.18 Pemantauan (monitoring) Menentukan status pelaksanaan sistem, proses atau aktiviti. 3.19 Pengukuran (measurement) Proses untuk menentukan nilai. 3.20 Audit (audit) Proses sistematik, bebas dan didokumenkan untuk mendapatkan bukti audit dan menilai secara objektif untuk menentukan sejahmana kriteria audit dipenuhi. 3.21 Pematuhan (conformity) Memenuhi keperluan. 3.22 Ketakakuran (noncomformity) Tidak memenuhi keperluan. 3.23 Tindakan Pembetulan (corrective action) Tindakan untuk menghapuskan punca ketidakpatuhan dan untuk mencegah supaya tidak berulang. 3.24 Penambahbaikan Berterusan (continual improvement) Peningkatan prestasi yang dilaksanakan secara berterusan.
MANUAL SPAR No Dokumen : FITEC-MSPAR Muka surat 10 daripada 39 Semakan : 0 Tarikh : 01 Oktober 2022 3.25 Anggota (personnel) Merujuk kepada warga kerja FITEC. 3.26 Rakan Perniagaan (business associate) Pihak luar yang mempunyai hubungan perniagaan dengan organisasi. 3.27 Pegawai Awam (public official) Orang yang menduduki pejabat perundangan, pentadbiran atau kehakiman, sama ada melalui pelantikan, pemilihan atau penggantian, atau mana-mana orang yang menjalankan fungsi awam, termasuk bagi agensi awam atau orang awam, atau mana-mana pegawai atau ejen sesuatu organisasi domestik atau antarabangsa awam, atau mana- mana calon untuk jawatan awam. 3.28 Pihak Ketiga (third party) Orang atau badan luar yang tidak terikat dengan organisasi. 3.29 Konflik Kepentingan (conflict of interest) Situasi di mana kepentingan perniagaan, kewangan, keluarga, politik atau peribadi boleh mengganggu seseorang membuat keputusan semasa menjalankan tugas kepada organisasi. 3.30 Ketekunan Wajar (due diligence) Proses untuk menyemak lebih mendalam tahap risiko rasuah dan membantu organisasi dalam membuat keputusan berhubung dnegan urus niaga tertentu, projek, aktiviti, rakan niaga perniagaan dan anggota.
MANUAL SPAR No Dokumen : FITEC-MSPAR Muka surat 11 daripada 39 Semakan : 0 Tarikh : 01 Oktober 2022 4.0 KONTEKS ORGANISASI 4.1 MEMAHAMI FITEC DAN KONTEKS FITEC telah mengenalpasti faktor dalaman dan luaran yang berkaitan dengan tujuan dan yang memberi kesan ke atas pencapaian objektif Sistem Pengurusan Anti-Rasuah. Faktor dan isu yang berkaitan dengan konteks dalaman dan luaran FITEC adalah seperti di Risiko rasuah yang telah dikenalpasti diuruskan di dalam Pelan Pengurusan Risiko Rasuah FITEC (yang akan diguna pakai sebagai PPRR dalam dokumen ini). Rujukan: Pelan Pengurusan Risiko Rasuah 4.2 MEMAHAMI KEHENDAK DAN JANGKAAN PEMEGANG TARUH FITEC telah menentukan: a. Pihak pemegang taruh yang relevan dengan SPAR; dan b. kehendak dan jangkaan pihak pemegang taruh tersebut yang membawa kepada risiko rasuah. Setiap Bahagian telah mengenalpasti pihak pemegang taruh dan memahami kehendak dan jangkaan mereka yang boleh membawa kepada risiko rasuah. Risiko Rasuah yang telah dikenalpasti diuruskan di dalam PPRR. Rujukan: FITEC-SPAR-02: Keperluan dan Harapan Pemegang Taruh 4.3 MENGENALPASTI SKOP SPAR FITEC memutuskan skop SPAR adalah penyedia Perkhidmatan Latihan Keusahawan Perabot 4.4 SISTEM PENGURUSAN ANTI-RASUAH SPAR FITEC diwujud, didokumen, dilaksana, diselenggara, dan disemak secara berterusan serta ditambahbaik mengikut keperluan dengan cara yang
MANUAL SPAR No Dokumen : FITEC-MSPAR Muka surat 12 daripada 39 Semakan : 0 Tarikh : 01 Oktober 2022 sistematik. Keberkesanan SPAR sentiasa dipertingkat selaras dengan kehendak ISO 37001:2016. FITEC sentiasa memastikan proses yang diperlukan bagi pelaksanaan SPAR diwujudkan, mengenal pasti dan menilai risiko rasuah serta mencegah, mengesan dan respon ke atas sebarang bentuk amalan rasuah. FITEC telah mewujudkan Pelan Antirasuah FITEC (OACP) bagi tujuan tersebut yang bermula dari tahun 2022 hingga 2026. Selain itu, FITEC juga menyediakan sumber dan maklumat yang diperlukan untuk pelaksanaan dan pemantauan proses tersebut, dan melaksanakan tindakan-tindakan yang perlu bagi memastikan pencapaian matlamat yang dirancang dan membuat penambahbaikan yang berterusan ke atas proses tersebut. Rujukan: FITEC-SPAR-03: Pemetaan Sistem Pengurusan Anti-Rasuah 4.5 PELAN PENGURUSAN RISIKO RASUAH 4.5.1 FITEC telah melaksanakan penilaian risiko rasuah secara berterusan seperti: a. mengenal pasti risiko rasuah seperti para 4.1 dan 4.2; b. menganalisis, menilai dan menentukan keutamaan risiko-risiko yang telah dikenal pasti; c. mengkaji keberkesanan kaedah kawalan sedia ada untuk mengurangkan risiko rasuah. 4.5.2 FITEC menetapkan kriteria untuk menilai tahap risiko rasuah dengan mengambil kira dasar dan objektif semasa FITEC. 4.5.3 Penilaian risiko rasuah sentiasa dikaji semula: a. sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh dua belas bulan supaya sebarang bentuk perubahan dan maklumat baru dapat
MANUAL SPAR No Dokumen : FITEC-MSPAR Muka surat 13 daripada 39 Semakan : 0 Tarikh : 01 Oktober 2022 dinilai berdasarkan masa dan kekerapan yang ditetapkan oleh FITEC; dan b. apabila terdapat sebarang perubahan yang signifikan terhadap struktur atau aktiviti FITEC. 4.5.4 FITEC turut menyimpan dokumen maklumat yang menunjukkan penilaian risiko rasuah yang telah dilaksanakan serta digunakan untuk mempertingkatkan kualiti SPAR. Rujukan: Pelan Pengurusan Risiko Rasuah
MANUAL SPAR No Dokumen : FITEC-MSPAR Muka surat 14 daripada 39 Semakan : 0 Tarikh : 01 Oktober 2022 5.0 KEPIMPINAN 5.1 KEPIMPINAN DAN KOMITMEN 5.1.1 Badan Tadbir Urus FITEC Ahli Lembaga Pengarah FITEC bertindak sebagai Badan Tadbir Urus yang memberi komitmen dalam membangun, melaksana dan menambah baik secara berterusan keberkesanan SPAR dengan cara: a. Memperakui Polisi Anti-Rasuah FITEC; b. Memastikan penjajaran di antara strategi organisasi dan Polisi Anti-Rasuah; c. Menerima, mengkaji dan menilai maklumat berkaitan dengan kandungan dan operasi SPAR FITEC secara berkala; d. Memastikan sumber yang mencukupi disediakan bagi pelaksanaan operasi SPAR yang berkesan; dan e. Memastikan pengurusan atasan membuat pemantauan ke atas pelaksanaan SPAR. Rujukan: FITEC-SPAR-01: Struktur Sistem Pengurusan Anti-Rasuah FITEC Minit Mesyuarat Lembaga Pengarah 5.1.2 Pengurusan Atasan Ketua Pegawai Eksekutif FITEC merupakan Pengurusan Atasan yang mempamerkan kepimpinan dan komitmen terhadap SPAR dengan: a. Memastikan dasar dan objektif SPAR ditetapkan, dilaksana dan sentiasa dikemaskini untuk menangani risiko rasuah; b. Memastikan integrasi di antara SPAR dan proses kerja; c. Mengagihkan sumber yang mencukupi untuk memastikan keberkesanan operasi SPAR; d. Membuat hebahan Polisi Anti-Rasuah secara dalaman dan luaran; e. Membuat hebahan secara dalaman berhubung kepentingan pengurusan anti-rasuah berkesan dan pematuhan terhadap keperluan SPAR; f. Memastikan objektif SPAR yang dibangunkan tercapai;
MANUAL SPAR No Dokumen : FITEC-MSPAR Muka surat 15 daripada 39 Semakan : 0 Tarikh : 01 Oktober 2022 g. Menetapkan hala tuju dan memberi sokongan kepada pegawai bagi memastikan keberkesanan pelaksanaan SPAR; h. Mempromosi budaya anti-rasuah dalam FITEC; i. Menggalakkan penambahbaikan yang berterusan; j. Menggalakkan pihak pengurusan memainkan peranan yang berkesan mengikut bidang tanggungjawab masing-masing dalam mencegah dan mengesan rasuah; k. Menggalakkan penggunaan prosedur pelaporan bagi kes-kes rasuah yang telah berlaku atau yang disyaki; l. Memastikan tiada pegawai yang mengalami tindakbalas (suffer retaliation), didiskriminasi, atau diambil tindakan disiplin bagi laporan yang dibuat dengan niat baik, atau berdasarkan kepada kepercayaan berlakunya pelanggaran terhadap Polisi AntiRasuah, atau kerana enggan untuk terlibat dalam rasuah walaupun keengganan itu akan menyebabkan FITEC mengalami kerugian; m. Melaporkan tentang SPAR dan pertuduhan rasuah kepada Lembaga Pengarah secara berkala. 5.2 Polisi Anti-Rasuah FITEC FITEC komited dalam melaksanakan semua polisi dan prosedur bagi mencegah, memantau dan menghapuskan sebarang bentuk rasuah kepada semua anggota kerja dan aktiviti FITEC dan perhubungannya dengan pihakpihak yang berkepentingan ke arah penyampaian perkhidmatan yang cekap dan berintegriti selaras dengan visi dan misi FITEC serta aspirasi negara. Polisi Anti-Rasuah FITEC: disimpan dalam bentuk dokumen; disampaikan dalam bahasa yang mudah difahami dalam FITEC dan rakan strategik yang mempunyai risiko rasuah tahap lebih dari rendah, dan sedia dirujuk oleh pihak berkepentingan apabila diperlukan.
MANUAL SPAR No Dokumen : FITEC-MSPAR Muka surat 16 daripada 39 Semakan : 0 Tarikh : 01 Oktober 2022 Rujukan: FITEC-SPAR-04: Polisi Anti-Rasuah 5.3 Peranan, Tanggungjawab dan Kuasa FITEC 5.3.1 Peranan dan Tanggungjawab Ketua Pegawai Eksekutif FITEC bertanggungjawab sepenuhnya ke atas pelaksanaan dan pematuhan terhadap SPAR seperti yang dinyatakan di perenggan 5.1.2. Ketua Pegawai Eksekutif FITEC memastikan bahawa tanggungjawab dan bidang kuasa bagi jawatan-jawatan tertentu ditetapkan dan dimaklumkan kepada seluruh warga FITEC. Ketua di setiap Bahagian/ Pejabat/ Unit bertanggungjawab bagi memastikan keperluan SPAR dilaksana dan dipatuhi di dalam Bahagian/ Pejabat/ Unit masing-masing. Ahli Lembaga Pengarah FITEC, Ketua Pegawai Eksekutif dan seluruh warga FITEC adalah bertanggungjawab bagi memahami, mematuhi dan menggunapakai keperluan SPAR, bersesuaian dengan peranan masing-masing di FITEC. Rujukan: Fail Meja 5.3.2 Fungsi Pematuhan Anti-rasuah Pengurusan Atasan melantik Pengurus Unit Audit Dalam dan Integriti FITEC bagi menjalankan fungsi pematuhan anti-rasuah. Pengurus Unit Audit Dalam dan Integriti FITEC bertanggungjawab dan mempunyai autoriti dalam: a. menyelia perancangan dan pelaksanaan SPAR FITEC. b. menasihati dan memberi panduan kepada warga FITEC tentang SPAR dan isu berkaitan rasuah;
MANUAL SPAR No Dokumen : FITEC-MSPAR Muka surat 17 daripada 39 Semakan : 0 Tarikh : 01 Oktober 2022 c. memastikan pelaksanaan SPAR di FITEC memenuhi keperluan dokumen ini; d. melaporkan prestasi SPAR kepada Badan Tadbir Urus dan Pengurusan Atasan mengikut keperluan. e. Unit Integriti perlu membuat semakan secara berterusan sama ada SPAR: mencukupi bagi menguruskan risiko rasuah yang dihadapi oleh FITEC secara efektif; dilaksanakan secara berkesan. Unit Integriti perlu melaporkan sekurang-kurangnya sekali dalam setahun atau bila wujud keperluan secara ad hoc kepada Badan Tadbir Urus dan Pengurusan Atasan berhubung kecukupan dan pelaksanaan SPAR termasuk keputusan audit dan siasatan. Anggota kerja Unit Integriti yang dilantik adalah mencukupi dan ditugaskan kepada individu / kumpulan yang kompeten, berkedudukan (status), diberi kuasa (authority), dan bebas daripada pengaruh manamana pihak (independence). Unit Integriti boleh melapor secara terus kepada Lembaga Pengarah (Badan Tadbir Urus) atau / dan Ketua Pegawai Eksekutif (Pengurusan Atasan) sekiranya berlaku sebarang isu yang berkaitan dengan rasuah atau SPAR. Rujukan: Surat Pelantikan Pegawai Integriti 5.3.3 Penurunan Kuasa FITEC mewujudkan dan menetapkan kaedah membuat keputusan dan sistem kawalan yang bersesuaian serta bebas dari sebarang konflik kepentingan, sekiranya penurunan kuasa diberikan kepada mana-mana warga FITEC bagi membuat keputusan yang mempunyai risiko rasuah
MANUAL SPAR No Dokumen : FITEC-MSPAR Muka surat 18 daripada 39 Semakan : 0 Tarikh : 01 Oktober 2022 tahap lebih dari rendah. Ketua Pegawai Eksekutif memastikan proses tersebut dikaji semula secara berkala sebagai sebahagian daripada peranan dan tanggungjawab untuk melaksanakan serta mematuhi SPAR seperti yang terdapat pada Perenggan 5.3.1. Rujukan: Surat Penurunan Kuasa
MANUAL SPAR No Dokumen : FITEC-MSPAR Muka surat 19 daripada 39 Semakan : 0 Tarikh : 01 Oktober 2022 6.0 PERANCANGAN UNTUK SPK 6.1 Tindakan untuk Menangani Risiko dan Peluang FITEC mengambil kira faktor dalaman dan luaran (perenggan 4.1), keperluan dan harapan pemegang taruh (perenggan 4.2), dan PPRR (perenggan 4.5) serta ruang penambahbaikan yang boleh diambil dalam merangka perancangan SPAR untuk: a. memberi jaminan bahawa objektif SPAR tercapai; b. mencegah atau mengurangkan kesan yang tidak diingini berkaitan Polisi Anti-Rasuah dan objektifnya; c. memantau keberkesanan SPAR; dan d. memperolehi penambahbaikan secara berterusan. Bagi tujuan itu, FITEC telah merancang: a. Tindakan-tindakan bagi menangani risiko rasuah yang telah dikenalpasti serta ruang penambahbaikan; dan b. kaedah untuk: i. menggabung dan melaksanakan tindakan-tindakan yang telah dikenalpasti ke dalam proses SPAR; dan ii. menilai keberkesanan tindakan yang telah diambil. Rujukan: Pelan Pengurusan Risiko Rasuah 6.2 Objektif Anti-Rasuah dan Perancangan Pencapaiannya FITEC menetapkan objektif Anti-rasuah FITEC berikut: a. Konsisten dengan Polisi Anti-Rasuah b. Boleh diukur pencapaiannya c. Mengambil kira faktor yang dinyatakan dalam perenggan 4.1, keperluan dalam perenggan 4.2 dan risiko rasuah yang dikenal pasti dalam perenggan 4.5 mampu dicapai d. Boleh dipantau e. Dimaklumkan seperti perenggan 7.4 dan f. Dikemaskini mengikut kesesuaian
MANUAL SPAR No Dokumen : FITEC-MSPAR Muka surat 20 daripada 39 Semakan : 0 Tarikh : 01 Oktober 2022 Objektif anti-rasuah didokumenkan di dalam Pelan Integriti Organisasi FITEC. Dalam membuat perancangan bagi memastikan objektif anti-rasuah tercapai, FITEC mengambil kira perkara-perkara berikut: a. sumber yang diperlukan; b. tugas dan tanggungjawab bagi setiap tindakan; c. tempoh objektif dapat dicapai; d. kaedah penilaian dan pelaporan; e. kuasa untuk mengenakan hukuman atau penalti. Rujukan: Pelan Antirasuah Organisasi (OACP)
MANUAL SPAR No Dokumen : FITEC-MSPAR Muka surat 21 daripada 39 Semakan : 0 Tarikh : 01 Oktober 2022 7.0 SOKONGAN 7.1 Sumber 7.1.1 Pengurusan Sumber Manusia Bahagian Pengurusan Sumber Manusia FITEC memastikan jumlah tenaga kerja yang dibekalkan bagi menjalankan fungsi pencegahan rasuah adalah mencukupi dan memastikan tenaga kerja yang dibekalkan sentiasa kompeten melalui pemberian latihan, kemahiran dan pengalaman yang bersesuaian oleh pihak FITEC. Perkara ini bagi memastikan kelancaran pelaksanaan SPAR. 7.1.2 Infrastruktur FITEC memastikan infrastruktur asas dan khusus yang diperlukan dalam organisasi adalah mencukupi, termasuk kemudahan yang diperlukan oleh Unit Integriti bagi menjalankan fungsi pematuhan Anti-rasuah seperti ruang kerja, komputer dan perisian, sambungan internet, pengangkutan, sistem maklumat, dan komunikasi. 7.1.3 Kewangan Bahagian Kewangan FITEC menyediakan peruntukan yang mencukupi termasuk untuk kegunaan Unit Integriti dalam menjalankan fungsi pematuhan anti-rasuah, bagi membolehkan SPAR berfungsi dengan berkesan. Rujukan: FITEC/MOJ/JKP/PU/002: Prosedur Perjawatan FITEC/MOJ/JKP/PU/004: Prosedur Senggaraan Bajet Tahunan
MANUAL SPAR No Dokumen : FITEC-MSPAR Muka surat 22 daripada 39 Semakan : 0 Tarikh : 01 Oktober 2022 7.2 Kompetensi 7.2.1 Umum FITEC telah: a. mengenalpasti kompetensi yang diperlukan bagi setiap perjawatan dalam melaksanakan tugasannya yang memberi kesan terhadap prestasi anti-rasuah; b. memastikan setiap pekerja adalah kompeten berdasarkan pendidikan, latihan atau pengalaman yang dimiliki; c. mengambil tindakan yang bersesuaian bagi memperoleh dan mengekalkan kompetensi yang diperlukan dan menilai keberkesanan tindakan; dan d. menyimpan rekod yang berkaitan sebagai bukti kompetensi. 7.2.2 Proses Pengambilan 7.2.2.1 FITEC melaksanakan prosedur berikut terhadap semua pekerja: a. syarat pelantikan menetapkan semua pekerja perlu mematuhi Polisi Anti-Rasuah dan SPAR. FITEC berhak untuk mendisiplinkan pekerja sekiranya berlaku ketidakpatuhan; b. dalam tempoh yang munasabah (bermula dari tarikh mula berkhidmat), pekerja yang dilantik akan diberikan salinan/ akses kepada Polisi Anti-Rasuah FITEC atau/ dan mana-mana latihan berkaitan anti-rasuah; c. FITEC mempunyai prosedur yang membolehkannya mengambil tindakan tatatertib yang bersesuaian terhadap pekerja yang melanggar Polisi Anti-Rasuah atau SPAR; d. Warga FITEC tidak akan dikenakan hukuman, diskriminasi atau tindakan tatatertib sekiranya: i. menolak untuk mengambil bahagian atau terlibat apa-apa aktiviti yang mempunyai potensi risiko rasuah; atau ii. laporan dibuat atas niat baik bahawa wujudnya cubaan pelanggaran Polisi Anti-Rasuah atau ketetapan SPAR (kecuali individu tersebut benar-benar terlibat dalam pelanggaran).
MANUAL SPAR No Dokumen : FITEC-MSPAR Muka surat 23 daripada 39 Semakan : 0 Tarikh : 01 Oktober 2022 7.2.2.2 FITEC melaksanakan prosedur-prosedur berikut bagi semua perjawatan yang terdedah kepada tahap risiko rasuah yang tinggi, seperti yang ditentukan dalam penilaian risiko rasuah (perenggan 4.5) dan jawatan di bawah Unit Integriti: a. ketekunan wajar (due diligence) dibuat ke atas bakal pekerja sebelum mereka diambil bekerja dan dilakukan terhadap pekerja sedia ada sebelum mereka ditukarkan atau dinaikkan pangkat bagi memastikan mereka mematuhi Polisi Anti-Rasuah dan keperluan SPAR; b. pemberian imbuhan seperti Anugerah Perkhidmatan Cemerlang, Pingat dan Darjah Kebesaran sentiasa dikaji semula secara berkala bagi mencegah wujudnya unsur rasuah; c. pekerja, Pengurusan Atasan dan Badan Tadbir Urus perlu membuat pengisytiharan bagi mengesahkan pematuhan mereka terhadap Polisi Anti-Rasuah. Rujukan: FITEC/MOJ/JKP/PU/002: Prosedur Perjawatan 7.3 Kesedaran Dan Latihan FITEC secara berterusan membuat hebahan dan memberi latihan bagi memastikan setiap warga FITEC memahami, dan sedar tentang perkaraperkara berikut: a. Polisi Anti-Rasuah, prosedur dan SPAR serta keperluan bagi mematuhinya; b. Risiko rasuah dan kesan penglibatan dalam amalan rasuah kepada warga FITEC; c. Memaklumkan keadaan di mana rasuah boleh berlaku dalam pekerjaan dan cara untuk mengenalpasti keadaan tersebut; d. kaedah untuk mengenalpasti dan bertindak terhadap tawaran rasuah; e. cara-cara menghalang dan mengelak rasuah dan petunjuk utama risiko rasuah;
MANUAL SPAR No Dokumen : FITEC-MSPAR Muka surat 24 daripada 39 Semakan : 0 Tarikh : 01 Oktober 2022 f. sumbangan warga FITEC terhadap keberkesanan SPAR termasuk manfaat yang diperolehi daripada penambahbaikan prestasi anti-rasuah dan kaedah pelaporan amalan rasuah; g. kesan dan akibat daripada ketidakpatuhan terhadap keperluan SPAR; h. tatacara melaporkan kes-kes rasuah sekiranya berlaku (perenggan 8.9); dan i. maklumat berkenaan latihan yang disediakan untuk rujukan. Warga FITEC diberikan kesedaran dan latihan anti-rasuah secara berterusan, menghadiri kursus integriti, ceramah penerapan nilai-nilai murni dan programprogram motivasi mengikut kompetensi dan keperluan pegawai yang telah dikenalpasti oleh Pengurusan Atasan. FITEC turut melaksanakan kempen kesedaran anti-rasuah kepada rakan strategik, berdasarkan analisa risiko rasuah yang telah dikenalpasti di perenggan 4.5. Dokumen berhubung prosedur latihan dan kandungan latihan anti-rasuah turut disimpan untuk rujukan warga FITEC. Rujukan: FITEC/MOJ/JKP/PU/003: Prosedur Latihan Kakitangan 7.4 Komunikasi 7.4.1 FITEC telah menetapkan komunikasi dalaman dan luaran yang berkaitan dengan SPAR. 7.4.2 Polisi Anti-Rasuah diedar, dihebah dan diterbitkan menggunakan saluran komunikasi dalaman dan luaran kepada warga FITEC dan rakan strategik menerusi Pelan Komunikasi Anti-rasuah.
MANUAL SPAR No Dokumen : FITEC-MSPAR Muka surat 25 daripada 39 Semakan : 0 Tarikh : 01 Oktober 2022 7.5 Dokumen Sistem Pengurusan Anti-Rasuah 7.5.1 Umum Dokumen SPAR FITEC merangkumi: a. manual SPAR; dan b. lain-lain dokumen (sekiranya berkaitan) 7.5.2 Mewujudkan dan Mengemaskini Dokumen anti-rasuah yang baharu diwujudkan atau dikemaskini dikawal mengikut kesesuaian melalui perkara berikut: a. pengenalan dan deskripsi (contoh: tajuk, tarikh, disediakan, disemak, diluluskan atau nombor rujukan); b. format (contoh: bahasa, versi perisian, grafik) dan media (contoh: cetakan, elektronik); c. semakan dan kelulusan oleh pihak-pihak yang dilantik bagi memastikan ketepatan dan kecukupan maklumat. 7.5.3 Kawalan Rekod Rekod anti-rasuah yang diperlukan oleh SPAR dikawal bagi memastikan: a. ianya sedia untuk diperolehi dan sesuai untuk digunapakai, di lokasi dan di waktu ianya diperlukan; dan b. ianya dipelihara sebaiknya (contoh: terlepas kepada pihak yang tidak sepatutnya {dokumen berperingkat}, penggunaan tanpa mengikut tatacara yang betul, hilang integriti). FITEC melaksanakan langkah-langkah kawalan bagi aktiviti-aktiviti berikut: a. pengedaran, akses, pengambilan dan penggunaan; b. penyimpanan dan pemeliharaan, termasuk pemeliharaan kualiti supaya sentiasa boleh dibaca; c. kawalan terhadap pindaan atau perubahan versi dokumen; dan d. penyimpanan dan pelupusan.
MANUAL SPAR No Dokumen : FITEC-MSPAR Muka surat 26 daripada 39 Semakan : 0 Tarikh : 01 Oktober 2022 FITEC juga telah menetapkan kawalan bagi dokumen dari pihak luar yang dirasakan perlu bagi tujuan perancangan dan kawalan operasi SPAR. Rujukan: FITEC/MOJ/PW/003: Prosedur Maklumat Didokumenkan
MANUAL SPAR No Dokumen : FITEC-MSPAR Muka surat 27 daripada 39 Semakan : 0 Tarikh : 01 Oktober 2022 8.0 OPERASI 8.1 Perancangan dan Kawalan Operasi FITEC merancang, melaksana, memantau dan mengawal proses-proses yang diperlukan bagi memenuhi keperluan SPAR, dan melaksanakan tindakantindakan yang digariskan di perenggan 6.1: a. menetapkan kriteria untuk setiap proses; b. melaksanakan kawalan kepada proses selari dengan kriteria yang ditetapkan; c. menyimpan maklumat yang didokumentasikan mengikut proses-proses yang ditetapkan. Proses-proses yang dibangunkan ini turut melibatkan kawalan spesifik seperti yang terkandung di perenggan 8.2 hingga 8.10. FITEC mengawal sebarang perubahan terhadap perancangan, dan mengkaji semula kesan dan akibat daripada perubahan yang tidak diingini, serta mengambil tindakan sekiranya perlu bagi mencegah kesan sampingan dari perubahan tersebut. FITEC juga memastikan proses yang ditetapkan oleh pihak luar adalah terkawal dan bersesuaian dengan operasi FITEC. Rujukan: Pelan Pengurusan Risiko Rasuah Prosedur-Prosedur Kerja Operasi 8.2 Ketekunan wajar (Due Diligence) FITEC telah mengenalpasti semua proses yang mempunyai tahap risiko lebih dari rendah menerusi Penilaian risiko rasuah (perenggan 4.5) berkait dengan: a. transaksi, projek dan aktiviti dalam skop SPAR; b. tindakan yang dirancang atau hubungan sedia ada yang khusus dengan rakan strategik; dan c. warga FITEC yang memegang jawatan berisiko (perenggan 7.2.2.2).
MANUAL SPAR No Dokumen : FITEC-MSPAR Muka surat 28 daripada 39 Semakan : 0 Tarikh : 01 Oktober 2022 FITEC membuat penilaian terhadap keadaan dan jangkaan risiko rasuah bagi sesuatu transaksi, projek, aktiviti, rakan strategik dan warga FITEC yang berkaitan. Penilaian ini termasuk sebarang ketekunan wajar yang perlu dijalankan untuk mendapatkan maklumat yang mencukupi Pelaksanaan ketekunan wajar dikemaskini secara berterusan bagi memastikan perubahan dan maklumat baru diambil kira dalam penentuan tahap risiko. Rujukan: FITEC/MOJ/JKP/PU/001: Prosedur Perolehan FITEC/MOJ/JKP/PU/002: Prosedur Perjawatan Dokumen Perjanjian 8.3 Kawalan Kewangan FITEC melaksanakan kawalan kewangan bagi mengelak risiko rasuah bagi memastikan pengurusan kewangan diurus dengan betul, direkodkan dengan tepat dan teratur. Antara tindakan yang dilaksanakan adalah: a. pengasingan tugas di setiap peringkat proses kerja; b. kawalan kelulusan secara berperingkat di mana pegawai penyedia, penyokong dan pelulus adalah pegawai yang berbeza; c. mengesahkan kerja dan perkhidmatan yang dijalankan diberi kelulusan; d. memerlukan sekurang-kurangnya dua pegawai menurunkan tandatangan bagi kelulusan pembayaran; e. memerlukan dokumen-dokumen sokongan disertakan bersama dengan permohonan kelulusan bayaran; f. Mengelakkan pembayaran secara tunai dan melaksanakan kaedah kawalan tunai yang efektif; g. Memerlukan pengkategorian dan deskripsi bayaran yang tepat dan jelas; h. Melaksanakan semakan secara berkala bagi pengurusan transaksi kewangan; dan i. Melaksanakan audit kewangan secara berkala oleh Jabatan Audit Negara.
MANUAL SPAR No Dokumen : FITEC-MSPAR Muka surat 29 daripada 39 Semakan : 0 Tarikh : 01 Oktober 2022 Rujukan: FITEC/MOJ/JKP/PU/001: Prosedur Perolehan 8.4 Kawalan Bukan Kewangan FITEC memastikan proses-proses perolehan dan operasi dilaksanakan berdasarkan amalan tadbir urus baik (good governance) dan dilaksanakan mengikut peraturan dan ketetapan yang berkuatkuasa. Proses yang dilaksanakan bagi kawalan bukan kewangan termasuk: a. menetapkan kriteria pembekal/vendor yang layak menyertai perolehan; b. melantik jawatankuasa yang berkaitan perolehan; c. melaksanakan proses penilaian perolehan: sekurang-kurangnya tiga orang pegawai mengikut keperluan penilaian perolehan. d. menyediakan surat setuju terima dan kontrak; e. membuat pengasingan tugas di setiap peringkat proses kerja: kawalan kelulusan secara berperingkat di mana pegawai penyedia, penyokong dan pelulus adalah pegawai yang berbeza f. melaksanakan pusingan kerja. Rujukan: FITEC/MOJ/JKP/PU/001: Prosedur Perolehan FITEC/MOJ/JPU/PU/005: Prosedur Pengagihan Kontrak 8.5 Pelaksanaan Kawalan Anti-Rasuah 8.5.1 FITEC memastikan prosedur kawalan anti-rasuah secukupnya dilaksanakan oleh Agensi lain di bawah kawalan FITEC dengan: a. mematuhi SPAR FITEC; atau b. melaksanakan kawalan anti-rasuah sendiri. 8.5.2 FITEC memastikan rakan strategik yang mempunyai tahap risiko lebih dari rendah, melaksanakan inisiatif anti-rasuah di organisasi masingmasing. Sekiranya inisiatif ini belum diwujudkan, SPAR FITEC dijadikan sebagai rujukan.
MANUAL SPAR No Dokumen : FITEC-MSPAR Muka surat 30 daripada 39 Semakan : 0 Tarikh : 01 Oktober 2022 FITEC memastikan rakan strategik yang berkenaan menandatangani Integrity Pact sebagai menunjukkan komitmen anti-rasuah. Rujukan: Integrity PACT 8.6 Komitmen Anti-Rasuah FITEC menetapkan: a. rakan strategik yang mempunyai tahap risiko lebih dari rendah supaya komited untuk mencegah rasuah dalam projek, transaksi, aktiviti atau perjanjian yang mana mereka terlibat. b. penamatan projek, transaksi, aktiviti atau perjanjian dengan pihak luar boleh diambil apabila wujudnya elemen rasuah dalam projek, transaksi, aktiviti atau perjanjian tersebut. Sekiranya tindakan bagi perkara (a) dan (b) tidak dapat dipenuhi, maka FITEC perlu mengambil kira faktor ini di dalam penilaian risiko rasuah terhadap rakan strategik tersebut. Rujukan: Integrity PACT Ikrar Bebas Rasuah 8.7 Hadiah, Hospitaliti, Derma dan Lain-Lain Manfaat FITEC melaksanakan Dasar Pemberian dan Penerimaan Hadiah berdasarkan kepada Garis Panduan Polisi Penerimaan dan Pemberian Hadiah Kakitangan Kumpulan FITEC. Rujukan: Polisi Pengurusan Hadiah
MANUAL SPAR No Dokumen : FITEC-MSPAR Muka surat 31 daripada 39 Semakan : 0 Tarikh : 01 Oktober 2022 8.8 Menguruskan Kelemahan Kawalan Anti-Rasuah FITEC memastikan sekiranya hasil daripada ketekunan wajar (due diligence) ke atas projek, transaksi, aktiviti atau perjanjian dengan rakan strategik menunjukkan risiko anti-rasuah tidak dapat diurus dengan baik melalui kawalan anti-rasuah sedia ada dan FITEC tidak berhasrat untuk mengadakan kawalan tambahan, maka FITEC akan: a. melaksanakan proses penamatan bagi projek, transaksi, aktiviti atau hubungan sedia ada; dan b. sekiranya ia adalah projek transaksi, aktiviti atau hubungan sedia ada baharu, ia akan ditangguh, atau dibatalkan. Rujukan: Dokumen Perjanjian 8.9 Pengendalian Aduan FITEC melaksanakan prosedur-prosedur berikut: a. menggalak dan membenarkan individu bagi melaporkan kepada Unit Integriti dengan niat yang baik, atau dipercayai mempunyai asas yang munasabah bahawa wujudnya cubaan mengesyaki berlakunya rasuah atau apa jua kelakuan tidak wajar atau wujudnya kelemahan dalam SPAR melalui saluran berikut: i. telefon ii. e-mel/dalam talian iii. surat b. memastikan semua proses penyiasatan dilakukan dengan penuh kerahsiaan termasuk melindungi pegawai yang dilaporkan dan identiti orang yang membuat laporan; c. menerima surat layang juga hendaklah satu bentuk aduan; d. menjamin perlindungan terhadap individu yang melaporkan kelakuan tidak wajar dengan anggapan ianya telus atau berasaskan alasan yang munasabah sebagaimana termaktub di dalam Akta Perlindungan Pemberi Maklumat 2010 (Akta 711);
MANUAL SPAR No Dokumen : FITEC-MSPAR Muka surat 32 daripada 39 Semakan : 0 Tarikh : 01 Oktober 2022 e. membolehkan warga FITEC untuk menerima khidmat nasihat daripada pihak yang berkelayakan jika berhadapan dengan apa-apa perkara berkaitan dengan rasuah. FITEC memastikan semua warga FITEC memahami tentang prosedur aduan dan sedia maklum hak dan perlindungan yang diperuntukan. Rujukan: Polisi Perlindungan Pemberi Maklumat Akta Perlindungan Pemberi Maklumat 2010 (Akta 711) 8.10 Siasatan dan Pengendalian Kes Rasuah FITEC melaksanakan prosedur yang memenuhi kriteria-kriteria berikut: a. menjalankan penilaian dan sekiranya perlu penyiasatan terhadap manamana salahlaku rasuah atau pelanggaran Polisi Anti-Rasuah atau SPAR, yang dilaporkan, dikesan atau disyaki; b. mengambil tindakan yang bersesuaian sekiranya penyiasatan menunjukkan berlakunya kegiatan rasuah atau pelanggaran Polisi AntiRasuah atau SPAR; c. memberi kuasa dan membenarkan pegawai di Unit Integriti menjalankan penyiasatan; d. memerlukan kerjasama daripada mana-mana pihak yang berkaitan dalam penyiasatan; e. memerlukan perkembangan dan hasil siasatan dilaporkan kepada Unit Integriti dan agensi penguatkuasa yang lain; f. memerlukan siasatan yang dijalankan secara tertutup dan hasil siasatan adalah sulit. Siasatan hendaklah dilaksanakan oleh warga FITEC yang tidak mempunyai kepentingan ke atas peranan dan bahagian yang disiasat. Rujukan: Polisi Perlindungan Pemberi Maklumat
MANUAL SPAR No Dokumen : FITEC-MSPAR Muka surat 33 daripada 39 Semakan : 0 Tarikh : 01 Oktober 2022 9.0 PENILAIAN PRESTASI 9.1 Pemantauan, Pengukuran, Analisis dan Penilaian FITEC merancang dan melaksana aktiviti pemantauan, pengukuran, analisis serta membuat penilaian ke atas SPAR. Berdasarkan kawalan yang telah dikenalpasti menerusi penilaian risiko rasuah di perenggan 4.5, FITEC memantau perkara-perkara berikut: a. Pematuhan proses kerja yang ditetapkan; b. Semakan dokumen bagi proses kerja yang terdedah kepada risiko Rasuah; c. bilangan kes rasuah yang dilaporkan kepada Unit Integriti; d. penglibatan warga FITEC dalam latihan berkaitan anti-rasuah / Integriti; e. Pemantauan akan diketuai oleh Unit Audit Dalam dan Integriti FITEC; f. Pemantauan secara mengejut dan semakan dokumen akan dijalankan secara rawak di Bahagian / Unit terlibat; g. Pemantauan akan dibuat pada setiap suku tahun manakala penilaian pula akan dibuat tiga kali setahun; h. Keputusan pemantauan dan penilaian bagi tahun sebelumnya akan dinilai pada awal tahun pada tahun semasa; i. Hasil daripada analisis yang dijalankan akan dibentang kepada pengurusan atasan menggunakan platform Mesyuarat Jawatankuasa Anti Rasuah. 9.2 Audit Dalaman 9.2.1 FITEC mengadakan audit dalaman secara berkala atau lebih kerap mengikut keperluan untuk mendapatkan maklumat dan menentukan sama ada SPAR: a. memenuhi: i. keperluan yang telah ditetapkan oleh FITEC bagi SPAR; ii. keperluan standard MS ISO 37001, b. telah dilaksanakan dan disenggara dengan berkesan.
MANUAL SPAR No Dokumen : FITEC-MSPAR Muka surat 34 daripada 39 Semakan : 0 Tarikh : 01 Oktober 2022 9.2.2 FITEC: a. merancang, mewujudkan dan melaksanakan program audit termasuk kekerapan, kaedah, tanggungjawab, keperluan perancangan dan pelaporan, yang mengambil kira kepentingan proses, perubahan yang telah berlaku di FITEC dan juga keputusan audit yang lepas berdasarkan prosedur audit dalaman; b. menentukan kriteria audit dan skop bagi setiap audit; c. memilih juruaudit yang kompeten dan pelaksanaan audit bagi memastikan objektif dan keadilan proses audit; d. memastikan keputusan audit dilaporkan kepada pelaksana / pemilik proses, Unit Integriti, Pengurusan Atasan dan Badan Tadbir Urus; dan e. menyimpan rekod berkaitan audit sebagai bukti pelaksanaan program audit dan keputusan audit. 9.2.3 Proses audit dalaman dilaksanakan berasaskan kepada penilaian risiko yang munasabah. Proses auditan dilaksanakan secara terperinci yang merangkumi semakan terhadap prosedur, kawalan dan sistem pengauditan sedia ada yang berkaitan sekiranya berlaku: a. rasuah atau disyaki rasuah; b. pelanggaran Polisi Anti-Rasuah atau keperluan SPAR; c. kegagalan rakan strategik dalam mematuhi keperluan SPAR; d. wujud kelemahan atau peluang penambahbaikan kepada SPAR. 9.2.4 Bagi memastikan keberkesanan dan objektif program audit, FITEC memastikan audit yang dilaksanakan menepati salah satu daripada kriteria berikut: a. dilaksanakan oleh individu yang bebas dan berkecuali atau individu berkelayakan atau individu yang dilantik menghadiri Kursus Audit Dalaman; atau b. fungsi pematuhan anti-rasuah; atau c. individu yang bersesuaian daripada sesebuah jabatan atau yang melaksanakan tugas yang berbeza; atau
MANUAL SPAR No Dokumen : FITEC-MSPAR Muka surat 35 daripada 39 Semakan : 0 Tarikh : 01 Oktober 2022 d. rakan strategik yang bersesuaian; atau e. kumpulan yang memenuhi mana-mana kriteria (a) hingga (d) di atas. Rujukan: Prosedur Audit Dalaman 9.3 Kajian Semula Pengurusan FITEC membuat penilaian terhadap prestasi dan keberkesanan SPAR semasa: a. Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan Atasan; dan b. Memo bertulis kepada Badan Tadbir Urus 9.3.1 Kajian Semula Pengurusan Atasan Pengurusan Atasan bertanggungjawab untuk mengkaji semula SPAR bagi memastikan keberkesanan dan kesesuaian sekurang-kurangnya setahun sekali. Kajian semula pengurusan mempertimbangkan perkara berikut: a. maklum balas terhadap topik perbincangan mesyuarat yang lalu termasuk status tindakan yang telah diputuskan; b. perubahan yang telah berlaku berkaitan isu luaran dan dalaman yang relevan kepada SPAR; c. maklumat tentang prestasi dan keberkesanan SPAR termasuk arah aliran: i. ketidakakuran dan tindakan pembetulan; ii. keputusan pemantauan dan pengukuran objektif antirasuah; iii. keputusan audit; iv. laporan rasuah; v. siasatan; vi. jenis dan perubahan tahap risiko rasuah yang dihadapi oleh FITEC
MANUAL SPAR No Dokumen : FITEC-MSPAR Muka surat 36 daripada 39 Semakan : 0 Tarikh : 01 Oktober 2022 d. keberkesanan tindakan yang telah diambil bagi menangani risiko rasuah; e. peluang penambahbaikan terhadap SPAR (rujuk perenggan 10.2). Hasil daripada Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan Atasan menyatakan keputusan berkaitan peluang penambahbaikan dan apa juga keperluan perubahan terhadap SPAR. Ringkasan keputusan Mesyuarat Kajian Semula Jawatankuasa Antirasuah seterusnya dilaporkan kepada Badan Tadbir Urus. FITEC menyimpan dan memelihara rekod sebagai bukti berkaitan dengan keputusan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan Atasan. Rujukan: Minit Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan Atasan 9.3.2 Kajian Semula Badan Tadbir Urus Jawatankuasa Badan Tadbir Urus melaksanakan kajian semula terhadap SPAR berdasarkan fungsi pematuhan anti-rasuah, maklumat yang disalurkan oleh Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan Atasan dan apa juga maklumat yang diperlukan atau permintaan oleh Lembaga Pengarah sekurang-kurangnya setahun sekali. Makluman keputusan mesyuarat semakan pengurusan diangkat kepada Badan Tadbir Urus melalui memo. FITEC menyimpan dan memelihara rekod sebagai bukti berkaitan dengan keputusan Badan Tadbir Urus. Rujukan: Minit Mesyuarat Ahli Lembaga Pengarah
MANUAL SPAR No Dokumen : FITEC-MSPAR Muka surat 37 daripada 39 Semakan : 0 Tarikh : 01 Oktober 2022 9.4 Kajian Semula Fungsi Pematuhan Anti-rasuah Unit Integriti perlu membuat semakan secara berterusan sama ada SPAR: a. mencukupi bagi menguruskan risiko rasuah yang dihadapi oleh FITEC secara efektif; b. dilaksanakan secara berkesan. Unit Integriti perlu melaporkan sekurang-kurangnya sekali dalam setahun atau bila wujud keperluan secara ad hoc kepada Badan Tadbir Urus dan Pengurusan Atasan berhubung kecukupan dan pelaksanaan SPAR termasuk keputusan audit dan siasatan. Rujukan: Minit Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan Atasan
MANUAL SPAR No Dokumen : FITEC-MSPAR Muka surat 38 daripada 39 Semakan : 0 Tarikh : 01 Oktober 2022 10.0 PENAMBAHBAIKAN 10.1 Ketidakakuran dan Tindakan Pembetulan Apabila ketidakakuran berlaku, FITEC: a. bertindak balas terhadap ketidakakuran dan mengambil tindakan berikut, mengikut kesesuaian: i. mengambil tindakan untuk mengawal dan memperbaiki ketidakakuran tersebut; ii. menguruskan akibatnya; b. menilai sama ada perlu mengambil tindakan untuk menghilangkan punca ketidakakuran bagi memastikan ianya tidak berulang atau berlaku ditempat lain, dengan cara: i. menyemak ketakakuran; ii. menentukan punca ketidakakuran; iii. menentukan kewujudan ketidakakuran yang hampir sama atau berkemungkinan berlaku; c. melaksanakan tindakan yang diperlukan; d. menilai keberkesanan tindakan pembetulan yang telah diambil; e. membuat perubahan kepada SPAR, mengikut keperluan; Tindakan pembetulan hendaklah bersesuaian dengan kesan ketidakakuran yang dikesan. FITEC menyimpan dan memelihara rekod sebagai bukti: a. ciri-ciri ketakakuran dan tindakan yang telah diambil; b. keputusan atau hasil tindakan pembetulan yang telah diambil. Rujukan: Prosedur Ketakakuran
MANUAL SPAR No Dokumen : FITEC-MSPAR Muka surat 39 daripada 39 Semakan : 0 Tarikh : 01 Oktober 2022 10.2 Penambahbaikan Berterusan FITEC secara berterusan menambahbaik SPAR mengikut kesesuaian, kecukupan dan keberkesanan. Rujukan: Prosedur Ketakakuran