ระเบียบงานสารบรรณ

ระเบียบสำนกั นำยกรฐั มนตรี

วำ่ ดว้ ย

งานสารบรรณ

พร้อมดว้ ย  พฒั นาการของระเบยี บสานกั นายกรัฐมนตรวี า่ ดว้ ยงานสารบรรณ

 ระเบยี บสานกั นายกรฐั มนตรวี ่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2497

 ระเบยี บสานักนายกรฐั มนตรี วา่ ดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ.2506
 ระเบยี บสานักนายกรฐั มนตรี ว่าดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ.2526
 ระเบยี บสานกั นายกรฐั มนตรวี ่าดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๖๐
 ระเบยี บสานักนายกรัฐมนตรี วา่ ด้วยการพฒั นานวัตกรรมตามความตอ้ งการของภาครัฐ พ.ศ. ๒๕6๒

เหมาะสาหรบั  ใช้เป็นหลกั เกณฑใ์ นการปฏบิ ตั ิราชการ ในสว่ นราชการ หนว่ ยงานของรัฐ

และรัฐวิสาหกจิ รวมท้งั ในหนว่ ยงานเอกชนทัว่ ไป
 ใชเ้ ป็นคู่มือในการสอบบรรจเุ ขา้ รบั ราชการในทุกกระทรวง ทบวง กรม
 ใช้เปน็ คูม่ อื ในการสอบเพ่ือเลื่อนตาแหน่งของขา้ ราชการ พนกั งานของรัฐ พนักงาน

องคก์ รปกครองส่วนท้องถ่ิน และเจ้าหน้าทีใ่ นทุกหน่วยงานของรฐั

รวบรวมแหละเรยี บเรยี งโดย...... นางสาวณัฎฐา แพงคาตา,นางสาวศุภรดา เสียงเสนาะ
นกั ศึกษาสาขารัฐประศาสนศาสตร์ มหาวทิ ยาลยั ราชภฎั บุรรี มั ย์

คานา
เอกสารวิชาการฉบับน้ีน้ีจัดทาข้ึนเพ่ือเป็นคู่มือเตรียมฝึกประสบการณ์วิชาชีพสาขาวิชารัฐ
ประศาสนศาสตร์ ให้ได้ศึกษาหาความรู้เพ่ิมเติมในเรื่องเก่ียวกับ ระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วย
งานสารบรรณ และได้ศึกษาเรียบเรียงเน้ือหาเพ่ือเป็นประโยชน์กับการเรียนและผู้ที่สนใจศึกษาเรื่อง
ระเบยี บสานักนายกรัฐมนตรวี า่ ด้วยงานสารบรรณ
ผู้จัดทาหวังว่า รายงานเล่มน้ีจะเป็นประโยชน์กับผู้อ่าน หรือนักเรียน นักศึกษา ที่กาลังหา
ข้อมูลเรื่องนี้อยู่ หากมีข้อแนะนาหรือข้อผิดพลาดประการใด ผู้จัดทาขอน้อมรับไว้และขออภัยมา ณ
ทน่ี ี้ด้วย

ผ้จู ดั ทา
ณัฎฐา แพงคาตา
ศภุ รดา เสยี งเสนาะ
วนั ท่ี 23 มีนาคม 2564

พัฒนาการของระเบียบสานักนายกรฐั มนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ

เนือ่ งจากระบบการจดั เก็บเอกสารของหน่วยงานรัฐของไทยได้ถือปฏิบัติตามระเบียบ สานกั นายกรฐั มนตรี
ว่าด้วยงานสารบรรณ ในการศึกษาระบบการจัดเก็บเอกสารของหน่วยงานรัฐ จึงได้ศึกษาเบ้ืองต้นจากระเบียบ
สานักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ โดยมุ่งเน้นการศึกษา ในด้านการจัดเก็บเอกสารเป็นสาคัญ จาก
การศึกษาในข้ันต้นพบว่า ระเบียบงานสารบรรณฉบับ แรกท่ีรัฐบาลจัดท่าและประกาศให้ใช้เป็นแนวทางในการ
ปฏิบัติงานสารบรรณของทุกกระทรวง ทบวงกรม ได้ประกาศใช้ในปี พ.ศ.2496 - 2497 และเป็นรากฐานของ
ระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณฉบับต่อ ๆ มาซึ่งมมีการแก้ไขปรับปรุงเรื่อยมาจนถึงปัจจุบัน
พบว่ามี อยู่ 3 ฉบบั ด้วยกนั คือ

1. ระเบียบสานักนายกรฐั มนตรี ว่าดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ.2497

2. ระเบียบสานกั นายกรฐั มนตรี วา่ ดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ.2506

3. ระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 โดยระเบียบแต่ละฉบบั มีรายละเอียด
ดงั ต่อไปน้ี

ระเบียบสานักนายกรฐั มนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2497

ก่อนปี พ.ศ.2497 อาจกล่าวได้ว่าส่วนราชการไทยยังไม่มีการกาหนดระเบียบงานสาร บรรณข้ึน
โดยเฉพาะ แต่ละส่วนราชการต่างมีระเบียบเก่ียวกับงานหนังสือราชการหรือเอกสารเป็น ของตนเอง ไม่มีหลักใน
การปฏิบัติท่ีแน่นอน ท้ังในขั้นตอนการร่างหนังสือ การรับ-ส่งหนังสือ การเก็บและการค้นหาตลอดจนการทาลาย
เอกสาร ทาให้งานหนังสือท่ตี ิดต่อในระหวา่ งกระทรวง ทบวงกรมไมเ่ ป็นระเบียบ

รัฐบาลในขณะนั้นได้มองเห็นถึงปญั หาในการบริหารงานสารบรรณของส่วนราชการ คณะรัฐมนตรีจึงได้มี
มติให้จัดต้ังคณะอนุกรรมการเพื่อพิจารณาประมวลร่างระเบียบงานสารบรรณ โดยมีพลเรือเอกหลวงชลธารพฤฒิ
ไกร เป็นประธานคณะอนุกรรมการ และได้ยกร่างระเบียบใน การปฏิบัติเกี่ยวกับงานสารบรรณขึ้น โดยจัดแบ่ง
ออกเป็น 3 ตอน คอื

ตอนท่ี 1 ว่าด้วยการรับ เสนอ ส่ง และระบบการเก็บค้น ซ่ึงคณะรัฐมนตรีมีมติเห็นชอบ เมื่อวันท่ี 10
มิถนุ ายน พ.ศ. 2496 และประกาศใชบ้ ังคบั ต้ังแตว่ นั ที่ 1 มกราคม พ.ศ. 2497

ตอนที่ 2 วา่ ด้วยแบบหนังสือในราชการ และมาตรฐานแบบพิมพ์ ซึ่งคณะรัฐมนตรีมีมติ เห็นชอบเม่ือวันท่ี
14 ธันวาคม พ.ศ. 2496 และประกาศใช้บังคบั ตง้ั แต่วันท่ี 1 มกราคม พ.ศ. 2497

"บุญชู เจนพนัส , สมศรี พนมวัน ณ อยุธยา พ.ศ.2518 ประวัติระเบียบงานสารบรรณ คาอธิบาย ระเบียบสานัก
นายกรัฐมนตรีวา่ ด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2506. กรงุ เทพฯ: บริการสวัสดกิ าร ก.พ.

ตอนท่ี 3 ว่าด้วยหลักงานสารบรรณท่ัวไป ระบบการเก็บค้นแบบดชั นี การออกแบบ บตั รให้ เหมาะสมกับ
งานเพื่อหาตัวเลข สถิติและการเขียนกราฟ ซ่ึงคณะรัฐมนตรีมีมติเห็นชอบ และประกาศใช้บังคับตั้งแต่วันท่ี 3
มกราคม พ.ศ. 2498

โดยก่อนท่ีจะมีการประกาศใช้ระเบียบงานสารบรรณใหม่ คณะอนุกรรมการฯ ได้มีการ ประชุม ช้ีแจงแก่
ส่วนราชการและเจ้าหน้าที่ผู้เก่ียวข้องเพ่ือให้เกิดความเข้าใจร่วมกัน ต่อมาแม้ จะได้ประกาศใช้ระเบียบสารบรรณ
ฉบับน้ีแล้วก็ตาม คณะอนุกรรมการฯ ก็ยังเปิดโอกาสให้ส่วน ราชการออกความเห็นเพื่อเสนอแก้ไข ปรับปรุง เพ่ือ
ความสะดวกในทางปฏิบัติได้อีก โดยให้ส่วน ราชการตา่ งๆ จัดส่งความเห็นมายังคณะอนุกรรมการฯ ที่ร่างระเบยี บ
งานสารบรรณน้ีได้โดยตรง หรอื ท่ีเลขาธกิ ารคณะรฐั มนตรีฝ่ายบรหิ าร เพ่ือรวบรวมปัญหาและพิจารณาแก้ไขตอ่ ไป

ระเบยี บสานกั นายกรฐั มนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2506

ในปี พ.ศ. 2502 หลังจากที่ได้ใช้ระเบียบงานสารบรรณ พ.ศ. 2497 มาเป็นเวลา 4 ปีเศษ
คณะอนุกรรมการก็ไดม้ ีการรวบรวมปัญหาต่าง ๆ ท่ีเกิดข้ึนในการทางานภายใตร้ ะเบียบงานสาร บรรณฉบับแรกน้ี
และคณะรัฐมนตรี จึงได้มีมติให้แต่งต้ังคณะกรรมการฯ ขึ้นมาเพ่ือพิจารณา ปัญหาต่าง ๆ เพ่ือแก้ไขปรับปรุง
ระเบียบงานสารบรรณใหม่อีกคร้ัง โดยมีคณะกรรมการ 2 ชดุ คือ คณะกรรมการร่างระเบียบงานสารบรรณ โดยมี
พลเรือเอกหลวงชลธาร พฤฒิไกร เป็น ประธานคณะกรรมการ และ คณะกรรมการพิจารณาร่างระเบียบงานสาร
บรรณ โดยมีพลเอก ประภาส จารเุ สถยี ร เปน็ ประธานกรรมการดาเนนิ การ

ในการพิจารณาแก้ไขคร้ังน้ี คณะอนุกรรมการฯ ได้เปิดโอกาสให้ผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับ การใช้ระเบียบได้
ออกความเห็นกันอย่างกว้างขวาง โดยผู้ท่ีปฏิบัติงานสารบรรณได้เข้าร่วมสัมมนา และแลกเปล่ียนความคิดเห็นกัน
หลายคร้ัง จนได้ข้อสรุปที่แน่นอน จากนั้นคณะอนุกรรมการร่าง ๆ จึงได้จัดทาต้นฉบับ และจัดพิมพ์ข้ึนเป็น โดย
ระเบียบงานสารบรรณฉบับใหมน่ ีไ้ ดก้ าหนดใหม้ ี การจดั กลมุ่ หนงั สอื ข้ึนจานวน 23 กลุ่ม 269 หมวด และ 1,610
หมู่ ในภาคผนวกของระเบียบ เพ่อื เป็นแนวทางให้ส่วนราชการและเจ้าหน้าท่ีสามารถจัดเก็บ และค้นหาได้สะดวก
และรวดเร็ว

การแก้ไขระเบยี บงานสารบรรณใหมน่ ้ีใชเ้ วลาถึง 4 ปี โดยแล้วเสร็จในปี พ.ศ. 2506 ซ่ึง คณะรัฐมนตรีได้
มมี ตเิ ห็นชอบใน “ระเบยี บสานักนายกรัฐมนตรี วา่ ดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. 2506” เมือ่ วนั ที่ 24 ธนั วาคม 2506
และไดป้ ระกาศใช้ตงั้ แตว่ ันท่ี 1 มกราคม 2507

ระเบียบสานกั นายกรฐั มนตรี วา่ ด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2506 มีโครงสรา้ ง ประกอบดว้ ย 3 เร่ือง คอื

1. ชนิดและแบบหนังสอื ราชการ

2. การรบั และส่งหนงั สอื

3. การเกบ็ รกั ษา ยมื และทาลายหนงั สือราชการ

เรื่องที่ 1 ชนดิ และแบบหนังสอื ราชการ

ในระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี วา่ ด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2506 ได้ให้ความหมายของ หนังสือราชการ
ไว้ว่า เป็นเอกสารที่เป็นหลักฐานในราชการ คือหนังสือที่อาจใช้อ้างอิงเป็นหลัก ฐานยืนยันในราชการได้ และมิได้

หมายความเฉพาะเอกสารที่ทางราชการเป็นเจ้าของเท่านั้น แต่ หมายความถึงเอกสารอ่ืน ๆ ท่ีเจ้าหน้าที่รับไว้เป็น
หลกั ฐาน ใหถ้ ือเป็นหนงั สือราชการทั้งส้ินและ แบ่งชนิดของหนงั สือราชการออกเปน็ 5 ชนดิ คอื

1. หนังสือภายนอก หมายถงึ หนังสือทม่ี ไี ปมาระหว่างกระทรวง หรอื ส่วนราชการตา่ ง

กระทรวง หรือส่วนราชการถึงบุคคลภายนอก

2. หนงั สอื ภายใน หมายถึง หนงั สือทม่ี ีไปมาระหวา่ งสว่ นราชการในกระทรวงเดียวกนั

3. หนังสือประทับตราแทนการลงชอ่ื หมายถงึ หนงั สือที่ใช้ประทับตราแทนการลงชือ่

ของหัวหน้าสว่ นราชการ

4. หนังสอื ส่งั การและโฆษณา หมายถงึ หนังสอื ทจ่ี ดั ทาข้นึ เพ่อื การสั่งการและโฆษณาต่อ

บคุ คลภายนอกหรอื ขา้ ราชการ

5. หนงั สอื ทเ่ี จ้าหนา้ ที่ทาข้นึ หรือรับไวเ้ ปน็ หลกั ฐานในราชการ หมายถึงเอกสารที่เกิดขึ้น

เนอ่ื งจากการปฏิบัตงิ านของเจ้าหน้าที่ หรือบุคคลภายนอกยืน่ ตอ่ เจ้าหน้าท่ี และเจ้า หน้าทรี่ ับเขา้
ทะเบียนทางราชการแล้ว

เรื่องท่ี 2 การรับและส่งหนงั สอื

ระเบยี บสานักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2506 ได้วางระเบียบเกี่ยวกับ การรับหนังสือไว้
โดยกาหนดวิธีปฏิบตั ิให้ผ้รู ับหนังสอื เปิดผนึกและตรวจสอบหนังสือทร่ี ับมา แล้ว ลงชื่อรับหรือทาหลักฐานในการรับ
ให้ถูกตอ้ ง โดยประทับตรารับหนังสือที่มุมบนดา้ นขวา ลงวันที่ เดือน พ.ศ. ในตรารับ ถ้าเป็นหนังสือด่วนให้ลงเวลา
ด้วย ลงทะเบียนรับหนังสือท่ีสาคัญและลง เลขที่ทะเบียนรับท่ีตรารับ ถ้าเป็นหนังสือที่เคยลงทะเบียนแล้วไม่ต้อง
ลงทะเบียนอีก ในสว่ นของ หนงั สือส่ง ระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2506 ไดก้ าหนดให้
การส่ง หนังสือจะตอ้ งลงทะเบียนในทะเบยี นส่งทุกฉบับในการลงรายการให้หมายเหตใุ นทะเบยี นด้วยวา่ หนังสอื ส่ง
ฉบบั นน้ั เป็นเร่ืองเดมิ ลงรับท่เี ทา่ ใด

สาหรับทะเบียนรับ - ส่งหนังสือ (รูปในภาคผนวก1-1) ซ่ึงใช้ลงรายการหนังสือราชการ ต่าง ๆ ท่ีได้รับมา
และลงรายการหนังสือท่ีจะส่งออกไปจากกระทรวงระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2506
กาหนดให้มีหมายเหตุไว้ด้วยเพ่ือ ให้มีการบันทึก และสามารถติด ตามได้ว่าหนังสือได้มีการปฏิบัติหรือโต้ตอบไป
แลว้ หรอื ไม่อย่างไร

เรอื่ งท่ี 3 การเก็บรักษา ยมื และทาลายหนงั สือราชการ

ระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ ได้แบง่ การจัดเกบ็ หนังสือแบง่ ออกเปน็ 2 ประเภท คอื

1. การเกบ็ ในระหวา่ งปฏบิ ัติ คือ การเกบ็ หนังสือที่ปฏิบัติยงั ไม่เสร็จ ให้อยู่ในความรับ ผิดชอบของเจ้าของ
เรอ่ื ง

2. การเก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแล้ว คือ การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติเสร็จเรียบร้อยแล้ว ให้เก็บที่ แผนกเก็บ
กองกลางของส่วนราชการ สานกั งานปลัดกระทรวง หรือท่ีแผนกสารบรรณกรม โดย เจ้าหนา้ ที่เกบ็ ตอ้ งทาทะเบยี น
หนังสือเก็บ (รูปในภาคผนวก1-2) ไว้เป็นหลักฐานว่า วัน เดือน พ.ศ.ใด มีหนังสือส่งมาเก็บท่ีเรื่อง อะไรบ้าง ทา

บัญชีหน้าเรื่อง (รูปในภาคผนวก1-3) และทา บัญชีเรื่องประจาแฟม้ (รูปในภาคผนวก1-4) ด้วย ในการเก็บให้เก็บ
เปน็ หมวดหมู่ ตามวิธกี าร จดั กล่มุ เร่ืองหนงั สือ เพอื่ ความสะดวกรวดเร็วในการคน้ หา

3. สาหรับการรักษา ระเบียบกาหนดให้เจา้ หนา้ ท่ีใช้ความระมัดระวังในการรักษาหนงั สือ ให้อยู่ในสภาพท่ี
ดีเรียบร้อยเพ่ือสามารถใช้ในงานราชการได้ทุกโอกาส ถ้าหนังสือชารุดเสียหายก็ ต้องรีบซ่อมให้ใช้การได้เหมือน
สภาพเดิม หากสญู หายตอ้ งหาสาเนามาแทนให้ครบบริบูรณ์

ในส่วนของการยืมหนังสือท่ีส่งเก็บแล้ว : ระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสาร บรรณ พ.ศ.2506
ได้กาหนดให้ผู้ยืมจะต้องมอบหลักฐานให้แก่เจ้าหน้าท่ีผู้เก็บหนังสือในขณะยืม แต่ไม่ได้มีการกาหนดรูปแบบของ
หลักฐานการยมื ไวเ้ ป็นการเฉพาะ โดยระเบยี บกาหนดใหแ้ ต่ละ ส่วนราชการน้นั จดั ทาข้ึนเองตามความเหมาะสม

สาหรับระยะเวลาการเก็บหนังสือ ระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2506 ได้
กาหนดระยะเวลาในการเก็บเอกสารที่ปฏิบัติเสร็จแล้วไว้ไม่น้อยกว่า 10 ปี ยกเว้น หนังสือท่ีต้องเก็บไว้เป็น
หลักฐานทางราชการตลอดไป และหนังสือที่เป็นหลักฐานทางอรรถคดี หรือสานวนของศาล อัยการ หลักฐานทาง
การเงนิ ฯลฯ ใหเ้ กบ็ ตามระเบียบวา่ ดว้ ยเรือ่ งนนั้ ๆ

ในส่วนของการจัดกลุ่มหนังสือ ระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2506 กาหนดให้
มีการจัดกลุ่มหนังสือไว้โดยมีความมุ่งหมายเพื่อต้องการให้เกิดความสะดวก ในการเก็บ และค้นหาได้ง่ายและ
รวดเร็ว โดยจาแนกออกเปน็ หมวดหมู่ ออกเปน็ 23 กลมุ่ 269 หมวด 1,610 หมู่ (ภาคผนวก2)

กล่มุ หนงั สอื 23 กลมุ่ พรอ้ มทงั้ อักษรย่อ จดั เรยี งตามลาดับอกั ษรไว้ ดงั ต่อไปนี้

กลมุ่ อกั ษรย่อ

1. กฎหมาย กม

2. การเงนิ กง

3. การต่างประเทศ กต

4. เกษตร กษ

5. คมนาคม คค

6. ตลุ าการ ตก

7. ทรพั ยากรธรรมชาติ ทธ

8. การปกครอง ปค

9. ปรากฏการ(ธรรมชาต)ิ ปก

10. ปราบปราม ปป

11. พาณชิ ย์ พณ

12. ราชสานกั รส

13. วฒั นธรรม วธ

14. วสั ดุ วส
15. วิศวกรรม วศ
16. ศาสนา วน
17. ศกึ ษา ศษ
18. สรรพาวธุ สพ
19. สหกรณ์ สก
20. สาธารณสขุ สส
21.อาคารสถานท่ี อส
22. อุตสาหกรรม อก
23. เบด็ เตลด็ บต

ระเบยี บสานกั นายกรฐั มนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526

ถึงแม้ว่าจะได้ปรับปรุงแก้ไขระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2506 แล้ว การ
ปฏิบัติงานภายใต้ระเบียบดังกล่าวก็ไม่ได้ครอบคลุมถึงงานสารบรรณท่ีปฏิบัติอยู่ ทั้งหมด ในปี 2518 สานัก
นายกรัฐมนตรจี ึงได้เสนอพิจารณาแตง่ ตัง้ คณะกรรมการพิจารณาปรับ ปรุงและพฒั นาระเบยี บสานกั นายกรัฐมนตรี
โดยมีปลัดสานักนายกรัฐมนตรีเป็นประธานกรรมการ คณะกรรมการพิจารณาปรับปรุงและพัฒนาระเบียบสานัก
นายกรัฐมนตรีได้แต่งตั้งคณะกรรมการ วิชาการซึ่งต่อมาได้เปล่ียนชื่อเป็นคณะอนุกรรมการปรับปรุงระเบียบงาน
สารบรรณ พ.ศ. 2506 ในปเี ดียวกนั เพ่ือปรับปรุงระเบียบงานสารบรรณโดยเฉพาะและคณะอนุกรรมการดงั กล่าว
ได้เสนอร่างระเบียบงานสารบรรณขึ้นมาใหม่เพื่อให้คณะกรรมการพิจารณาปรับปรุงและพัฒนา ระเบียบสานัก
นายกรัฐมนตรีพิจารณา เม่ือเดือนเมษายน 2526 ซ่ึงคณะรัฐมนตรีได้มีมติเห็นชอบ และประกาศให้ “ระเบียบ
สานกั นายกรฐั มนตรี วา่ ดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526" มีผลใช้ บงั คับต้งั แต่วันท่ี 1 มิถนุ ายน 2526 เปน็ ต้นมา

ระเบยี บสานักนายกรัฐมนตรี วา่ ด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 ประกอบด้วย 4 หมวด ใหญ่ คือ หมวดที่
1 ชนิดของหนงั สอื จะประกอบดว้ ย 7 ส่วนใหญ่ ๆ คอื

สว่ นที่ 1 หนังสอื ภายนอก หมายถงึ หนงั สอื ตดิ ต่อราชการทเี่ ปน็ แบบพิธี โดยใชก้ ระดาษ

ตราครุฑ

สว่ นท่ี 2 หนังสือภายใน หมายถึงหนงั สอื ตดิ ตอ่ ราชการทเ่ี ป็นพธิ ีนอ้ ยกวา่ หนงั สือภายใน

สว่ นท่ี 3 หนงั สือประทบั ตรา หมายถงึ หนงั สือทใ่ี ช้ประทบั ตราแทนการลงช่อื ของหัวหน้า ส่วนราชการ

สว่ นท่ี 4 หนงั สอื สง่ั การ มี 3 ชนิด ไดแ้ ก่ คาสง่ั ระเบยี บ และข้อบงั คับ
สว่ นท่ี 5 หนังสอื ประชาสมั พนั ธ์ มี 3 ชนดิ คอื ประกาศ แถลงการณ์ และข่าว
ส่วนท่ี 6 หนงั สือท่เี จา้ หนา้ ท่ที าข้นึ หรอื รบั ไว้เป็นหลกั ฐานในราชการ

สว่ นที่ 7 บทเบ็ดเตล็ด
หมวดท่ี 2 การรับและส่งหนงั สอื
จะประกอบดว้ ย 3 สว่ น คือ

ส่วนท่ี 1 การรบั หนงั สือ

ระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 ได้กาหนดให้หนังสือรับ ทุกฉบับต้อง
ลงทะเบียนในทะเบียนหนังสือรับ (รูปในภาคผนวก1-5) หน่วยงานที่มีหน้าท่ีรับ หนังสือ ได้แก่แผนกสารบรรณ
โดยมีเจ้าหน้าท่ีรับผิดชอบโดยเฉพาะ เมื่อเจ้าหน้าที่รับหนังสือแล้ วจะต้องพิจารณาความสาคัญและความถูกต้อง
สมบูรณข์ องหนังสือท่ีรับมาว่ามสี ่ิงที่สง่ มาด้วยครบ หรอื ไม่

เม่ือผู้รับตรวจสอบแล้วพบว่าหนังสือที่รับน้ันถูกต้องสมบูรณ์ก็จะประทับตรารับหนังสือท่ี มุมขวาด้านบน
ให้เรียบร้อยจึงลงทะเบียนรับในทะเบียนหนังสือรับ พร้อมกับนาเลขที่รับหนังสือ น้ันมาเขียนลงในตรารับหนังสือ
กอ่ นที่จะจัดแยกหนงั สือตามความรบั ผดิ ชอบของแต่ละสว่ นราช การ เพอ่ื จัดสง่ ใหแ้ ต่ละหน่วยงานรับไปดาเนนิ การ

ส่วนท่ี 2 การสง่ หนงั สอื

การส่งหนังสือ มีหน่วยงานรับผิดชอบคือ หน่วยงานสารบรรณ หรือหน่วยงานรับส่งของ ส่วนราชการ มี
หน้าท่ีรับผิดชอบด้านนี้โดยเฉพาะ ซึ่งจะมีหน้าท่ีในการตรวจสอบความถูกต้อง แล้ว จึงนาหนังสือน้ันลงทะเบียน
หนังสือส่ง (รูปในภาคผนวก1-6) ทั้งต้นฉบบั และสาเนาค่ฉู บบั แล้วจึงดาเนินการจัดส่งหนังสอื น้ันออกไป หนังสือท่ี
สง่ ออกไปน้ันถา้ เปน็ การตอบหนังสือทร่ี ับเขา้ มา ใหล้ งทะเบียนด้วยวา่ ไดต้ อบตามหนังสอื รบั ทเี่ ทา่ ใด วันเดอื นปใี ด

สว่ นท่ี 3 บทเบด็ เตล็ด
ให้ส่วนราชการกาหนดหนา้ ที่และแนวให้ผู้ปฏิบัติ ปฏบิ ัตงิ านใหเ้ ปน็ ไปโดยเรยี บร้อย

หมวดที่ 3 การเกบ็ รกั ษา ยืม และทาลาย
จะประกอบด้วย 3 ส่วนคือ

สว่ นท่ี 1 การเก็บรักษา

ระเบยี บสานักนายกรัฐมนตรี วา่ ด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 ได้กล่าวถึงการปฏิบตั ิใน การเก็บรักษาไว้
ดังนี้

ก) วธิ ีการเก็บหนงั สอื

โดยการเก็บหนังสือน้ันกาหนดให้เจ้าหน้าท่ีเจ้าของเร่ืองจะต้องจัดทาบัญชหี นังสือ ส่งเก็บ (รูป
ในภาคผนวก1-7) เพ่ือเป็นหลักฐานการส่งหนังสือไปเก็บยังหน่วยเก็บหนังสือท่ีแต่ละ ส่วนราชการกาหนด หน่วย
เก็บจะต้องลงทะเบียนเก็บหนังสือ (รูปในภาคผนวก1-8) ในการจัด เก็บหนังสือสามารถแบ่งออกได้ 3 ลักษณะ
ตามลกั ษณะและจุดมุ่งหมายของการเก็บ คือ

1. การเก็บระหว่างปฏิบัติ คือ การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติยังไม่แล้วเสร็จ ให้อยู่ใน ความ
รับผดิ ชอบของเจา้ ของเร่อื ง ใหก้ าหนดวธิ ีการเกบ็ ให้เหมาะสมตามขนั้ ตอนการปฏิบัตงิ าน

2. การเก็บเม่ือปฏบิ ัติเสร็จแล้ว คือ การเก็บหนังสือที่ปฏิบตั ิเสร็จเรียบร้อยแล้ว และไม่มีอะไร
ตอ้ งปฏบิ ัตไิ ปอีก

3. การเก็บไว้เพื่อใช้ในการตรวจสอบ คือ การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติเสร็จเรียบ ร้อยแล้ว แต่
จาเป็นจะต้องใช้ในการตรวจสอบเป็นประจา ไม่สะดวกในการส่งไปเก็บยังหน่วยเก็บ ของส่วนราชให้เจ้าของเรื่อง
เกบ็ เป็นเอกเทศ โดยแต่งต้ังเจ้าหน้าท่ีขึ้นรบั ผิดชอบ เมื่อหมดความ จาเปน็ ที่จะตอ้ งใช้ในการตรวจสอบแล้วให้จดั ส่ง
หนังสือไปเกบ็ ยงั หน่วยเก็บของส่วนราชการ

ข) อายุการเก็บหนังสือโดยปกติระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526
ให้เก็บไว้ไม่น้อยกว่า 10 ปี ยกเว้นหนังสือท่ีต้องเก็บไว้เป็นหลักฐานทางราชการ ตลอดไป และหนังสือที่เป็น
หลกั ฐานทางอรรถคดีหรือสานวนของศาล อยั การ หลกั ฐานทางการ เงนิ ฯลฯ ให้เก็บตามระเบยี บว่าดว้ ยเรอ่ื งนน้ั ๆ

ค) การเก็บหนังสือท่ีมีอายุครบ 25 ปี นอกจากน้ีระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี ว่า ด้วยงานสาร
บรรณ พ.ศ.2526 ได้กาหนดหลักการใหม่เพ่ือคุ้มครองหนังสือราชการที่มีอายุครบ 25 ปีขึ้นโดยกาหนดให้ส่วน
ราชการต้องมีการสารวจทุกปีปฏิทินว่ามีหนังสือที่สาคัญใดบ้างที่มีอายุ ครบ 25 ปี นับจากวันที่จัดทาขึ้น แล้วให้
สว่ นราชการทาบัญชสี ง่ มอบใหก้ องจดหมายเหตุ

ง) การรักษาหนงั สือ ให้เจ้าที่ระมัดระวงั รักษาหนงั สือให้อยใู่ นสภาพทีส่ ามารถใช้ ในราชการได้ทุก
โอกาส หากชารุดเสียหายรีบซ่อมให้ใช้ราชการได้เหมือนเดิม หากสูญหายต้องหา สาเนามาแทน ถ้าชารุดเสียหาย
จนไม่สามารถซ่อมแซมได้ให้รายงานผู้บังคับบัญชาทราบและหมายเหตุไว้ในทะเบียนเก็บด้วย ถ้าหนังสือท่ีสูญหาย
เปน็ เอกสารสิทธิตามกฎหมายให้ดาเนินการแจ้ง ความต่อ พนกั งานสอบสวน

สว่ นท่ี 2 การยืม

เนื่องจากส่วนราชการมีเอกสารจานวนมากและมีหลายประสาท ระเบยี บจึงได้กาหนด หลักเกณฑ์การยืม
หนังสือไวเ้ พือ่ มิใหส้ ูญหาย และเพอื่ ใชเ้ ป็นหลกั ฐานแลว้ ลงช่ือรับไวใ้ นบตั รยืม หนังสอื (รูปในภาคผนวก1-9) ในการ
ตดิ ตามทวงถาม

ส่วนท่ี 3 การทาลาย

ในระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 ไดก้ าหนดวธิ ีปฏบิ ัติ ไว้ ว่า “ภายใน60
วนั หลังจากวนั ส้ินปปี ฏทิ ิน ให้เจ้าหน้าท่ีผู้รับผิดชอบการเก็บหนังสือสารวจ หนังสือ ท่ีครบกาหนดอายุการเก็บในปี
นั้น จัดทาบัญชีหนังสือขอทาลาย เสนอหัวหน้าส่วนราชการระดับ กรมเพื่อพิจารณาแต่งตั้งคณะกรรมการทาลาย
หนงั สือ

หมวดที่ 4 มาตรฐานตรา แบบพิมพ์ และซอง

เปน็ หมวดทีก่ ล่าวถึงมาตรฐานแบบพมิ พ์และซอง ต่าง ๆ

การเปรียบเทียบระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2506 และ พ.ศ.2526 กรณี
การจัดเกบ็ หนังสือหรือเอกสาร

จากการศึกษาพัฒนาการของระเบยี บงานสารบรรณ ในระเบียบสานักนายกรฐั มนตรี วา่ ด้วยงานสารบรรณ
พ.ศ.2506 และ พ.ศ.2526 พบว่าในระเบียบทั้งสองฉบับนั้นมีข้อแตกต่าง กันอยู่หลายประการ สถาบันฯจึงได้
ทาการศึกษาถึงความแตกต่างของระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณพ.ศ.2526และระเบียบ

สานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2506 ในด้านการจัดเก็บเอกสาร ซึ่งข้อแตกต่างดังกล่าวสามารถ
สรปุ ได้ ดังน้ี

1. การแบง่ ประเภทในการจดั เก็บเอกสาร

ระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2506 ไดม้ ีการแบ่งการ ประเภทของเอกสาร
เพ่ือจัดเก็บไว้ 2 ประเภท คือ

1. การเกบ็ เอกสารทอี่ ยูใ่ นระหว่างปฏบิ ตั ิ

2. การเก็บเอกสารที่ไดป้ ฏิบัตเิ สรจ็ เรยี บรอ้ ยแล้ว

ในขณะท่ี ระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 ได้แบง่ การ จัดเก็บเอกสาร
เปน็ 3 ประเภท คอื

1. การเก็บเอกสารท่อี ยรู่ ะหวา่ งปฏบิ ตั ิ
2. การเก็บเอกสารที่ปฏบิ ัตเิ สรจ็ แล้ว
3. การเก็บเอกสารทเี่ ก็บไวเ้ พือ่ การตรวจสอบ

เม่ือพิจารณาแล้วจะเห็นได้ว่าระเบียบฯ พ.ศ. 2526 ได้มีการเพมิ่ เติมในเรื่องของ การ เก็บเอกสารท่ีเก็บ
ไว้เพื่อการตรวจสอบซ่ึงเป็นเอกสารท่ีใช้เสร็จเรียบร้อยแล้ว แต่ยังมีความจาเป็น ต้องใช้ในการตรวจสอบหรอื อ้างองิ
อยู่เสมอ เม่ือนามาแยกเก็บจากเอกสารใช้เสร็จแล้วท่ัวไป ทาให้ การค้นหาเอกสารเหล่านั้นเป็นไปได้ง่าย สะดวก
และรวดเร็วข้ึน เพราะเอกสารเหล่านั้นจะไม่ถูกนา ไปเก็บปะปนกับเอกสารท่ีปฏิบัติเสร็จแล้วอื่น ๆ หรืออาจจะถูก
นาไปเกบ็ ท่ีส่วนกลาง ซง่ึ จะมี เอกสารจานวนมาก ซ่ึงจะทาใหย้ ากตอ่ การคน้ หาหรืออาจสูญหายได้

2. วิธีการจดั เก็บเอกสาร

ระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี วา่ ด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2506 ได้กาหนดวิธกี ารจดั เกบ็ เอกสารทง้ั 2
ประเภท ไวด้ ังน้ี

1. กาหนดให้จัดเก็บเป็นหมวดหมู่ตามวิธีการจัดกลุ่มเรื่องหนังสือ โดยจาแนกเป็น 23 กลุ่ม 269 หมวด
1,610 หมู่ (ตามที่กาหนดไว้ในภาคผนวกของระเบียบ)

2. จัดทาทะเบียนหนังสือเก็บ ซึ่งทะเบียนนี้จะทาให้ทราบวา่ มีหนังสือเก็บอยู่จานวน เท่าไร มีหนังสือเร่ือง
อะไรบ้าง ส่งเก็บเมอื่ ใด และเกบ็ ไวท้ ่ีแฟ้มไหน มีรายละเอยี ดดังนี้

2.1 สาดับ ลาดับเรื่องหนังสอื

2.2 เรอื่ ง เรื่องยอ่ ของหนังสือ

2.3 หมวดหมู่หนังสือ ลงหมวดหมหู่ นงั สือ

2.4 หมายเหตุ

3. จัดทาบญั ชหี นา้ เรอื่ ง โดยบญั ชีนีจ้ ะเปน็ สารบรรณเอกสารในเร่ืองนน้ั ๆ มีราย ละเอียดดังนี้

3.1 บัญชีหนา้ เรอ่ื ง กลุ่ม ร.เรอ่ื ง.....ลงกลุ่มและเรอ่ื งหนังสอื
3.2 ฉบบั ท่ี ลงเลขทหี่ นงั สือแต่ละฉบับ

3.3 ลงวันท่ี ลงวนั ที่ เดือน พ.ศ. ของหนงั สือแต่ละฉบบั
3.4 จาก ตาแหน่งของเจา้ ของหนงั สอื
3.5 ถึง ตาแหนง่ ของเจ้าของหนงั สอื
3.6 ขอ้ ความ ข้อความโดยยอ่

4. จัดทาบัญชีเรื่องประจาแฟ้ม เป็นบญั ชีท่ีติดอยู่ท่ีหน้าแฟ้มแตล่ ะแฟ้ม ทาให้ทราบ ว่าในแฟ้มนั้น ๆ เก็บ
เรื่องอะไรไวบ้ ้าง และให้ทารายการหมวดหมู่เรื่องในแฟ้มติดไว้ทส่ี ันแฟ้ม เพื่อความสะดวกและรวดเร็วในการค้นหา
โดยบัญชีเรือ่ งประจาแฟ้ม มรี ายละเอยี ดดังนี้

4.1 บญั ชีเรื่องประจาแฟ้ม.. ลงกลุ่มหนงั สือและหมายเลขประจาแฟม้
4.2 ลาดับ สาดบั เรือ่ งของหนังสอื
4.3 หมวด หมู่ หนงั สือ ลงหมวดหมหู่ นังสอื

4.4 หมายเหตุ

ระเบียบสานักนายกรฐั มนตรี ว่าดว้ ยงานสารบรรณ ฉบบั พ.ศ.2526

ได้กาหนดระเบยี บเกย่ี วกับการจัดเกบ็ เอกสาร โดยหนังสือท่ีอยู่ระหว่างปฏบิ ตั ิและหนงั สอื ท่เี ก็บไว้เพ่อื การ
ตรวจสอบ ให้อยู่ในความรับผิดชอบของเจ้าของเรื่องโดยให้กาหนดวิธีการเก็บให้ เหมาะสมตามขั้นตอนการ
ปฏบิ ัตงิ าน สว่ นหนงั สอื ทปี่ ฏิบตั ิเสร็จเรยี บร้อยแล้วให้ปฏิบตั ดิ งั น้ี

1. จัดทาบัญชีหนังสือส่งเก็บ ให้เจ้าหน้าที่เจ้าของเรื่องจัดทาเพ่ือเป็นหลักฐานในการ ส่งเอกสารเก็บ (รูป
ในภาคผนวก 1-7) สาเนาและสง่ คฉู บับใหก้ บั หนว่ ยเกบ็ เอกสาร โดยในบัญชี หนงั สือส่งเกบ็ มรี ายละเอียด ดงั น้ี

1.1 ลาดับท่ี ให้ลงเลขลาดบั เรื่องของของหนงั สอื ท่เี กบ็
1.2 ท่ี ให้ลงเลขท่ีของหนงั สือแตล่ ะฉบบั
1.3 ลงวนั ท่ี ให้ลงวนั เดือนปี ของหนงั สอื แตล่ ะฉบบั
1.4 เรือ่ ง ใหล้ งชอ่ื เรือ่ งหรอื เรอ่ื งยอ่ ของหนังสือแต่ละฉบบั
1.5 อายุการเกบ็ ให้ลงวันเดอื นปที ี่เก็บถึง
1.6 หมายเหตุ บันทกึ ขอ้ ความอ่นื ๆ ถา้ มี

2. จัดทาทะเบยี นหนังสือเก็บ โดยเป็นหน้าที่ของเจ้าหน้าท่ีเก็บเอกสาร (รูปในภาค ผนวก 1-8) จัดทาข้ึน
เพอื่ เปน็ หลกั ฐานในการเกบ็ เอกสารโดยมีรายระเอียด ดงั น้ี

2.1 ลาดับที่ ใหล้ งเลขลาดับเรือ่ งของหนังสอื ทเ่ี ก็บ
2.2 วนั เกบ็ ใหล้ งวันเดือนปที ีน่ าหนังสอื น้ันเข้าทะเบยี นเกบ็
2.3 เลขทะเบียนรับ ใหล้ งเลขทะเบียนรับของหนังสอื แตล่ ะฉบบั
2.4 ที่ ใหล้ งเลขที่ของหนงั สอื แต่ละฉบบั
2.5 เรอื่ ง ให้ลงช่ือเรือ่ งของหนงั สอื แตล่ ะฉบับ ถา้ ไมม่ ชี ือ่ ใหส้ รปุ เรอ่ื งยอ่
2.6 รหสั แฟม้ ให้ลงหมายเลขลาดับหมูข่ องการจัดแฟ้มเก็บหนงั สอื
2.7 กาหนดเวลาเกบ็ ให้ลงระยะเวลาการเก็บตามที่กาหนด
2.8 หมายเหตุ ใหบ้ ันทึกข้อความอนื่ ๆ( ถา้ มี)

จะเห็นได้ว่าระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณปี พ.ศ.2506 ได้กาหนด เก่ียวกับการจัด
กลุ่มเร่ืองหนังสือไว้ ทาให้ง่ายต่อการนาเข้าเรื่องและการจัดเก็บในแฟ้ม และมี ทะเบียนในการจัดเก็บโดยละเอียด
ทาให้สะดวกต่อการค้นหา ซ่ึงต่างจากระเบียบสานักนายกรัฐ มนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ไม่ได้
กาหนดหลักการจัดกลุ่มเร่ืองหนังสือไว้ ดังนั้นการ เก็บเอกสารจึงเป็นการจัดเก็บตามแนวทางหรือหลักเกณฑ์ท่ีแต่
ละส่วนราชการจะเป็นผู้กาหนด โดยส่วนใหญ่การจัดเก็บจะเก็บเรียงตามวันที่ส่งเก็บและเลขทะเบียนรับ ซึ่งหาก
ตอ้ งการค้นหาแต่ ไม่ทราบเลขทะเบียนรับของเอกสารหรือวันที่รับมาของเอกสารน้ันแล้ว การค้นหาจะเปน็ เรื่องท่ี
ยากเพราะทะเบียนหนังสือเก็บจะจัดเก็บโดยเรียงลาดับตามวันที่รับเข้าทะเบียนเก็บและเลข ทะเบียนรับของ
หนังสือหรือเอกสาร และระบุรหัสแฟ้มที่จะนาเข้าเก็บไว้ในทะเบียนก็ตาม การจัด เก็บวิธีน้ีจะมีเอกสารหลายเรื่อง
ปะปนกัน ต้องเสียเวลาในการค้นหามากและถ้าเป็นหนังสือที่ส่ง เก็บนานแล้วจะเป็นการยากมากยิ่งข้ึนเพราะจะมี
หนงั สือจานวนมาก

จากการเปรียบเทียบขา้ งตน้ จะเห็นได้ว่า ระเบียบงานสารบรรณทั้ง 2 ฉบบั มีระบบใน การจัดเก็บเอกสาร
ที่แตกต่างกัน ซ่งึ ตา่ งก็มที ั้งขอ้ ดแี ละข้อเสียทแ่ี ตกตา่ งกนั และหากไดพ้ ิจารณา ในรายละเอยี ดแล้วสรปุ ไดด้ งั น้ี

ระเบยี บสํานักนายกรัฐมนตรีวา่ ด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2506

ขอ้ ดี

1. มีการจัดกลุ่มหมวดหมู่หนังสือออกเป็น 23 กลุ่ม 269 หมวด 1,610 หมู่ ทา ให้มีความ
ชัดเจนในการจัดเก็บและสืบค้น ซึ่งเป็นระบบท่ีสามารถช่วยให้งานจัดเก็บเอกสารมี ความเป็นระเบียบ และการ
กาหนดให้ทาทะเบียนควบคุมการจัดเก็บอย่างละเอียดและรัดกุม จะ ช่วยให้การจัดเก็บและการค้นหาเอกสารได้
อย่างเปน็ ระบบ

2. มกี ารสร้างรหัส(Code) กากับประจาหมวดหมู่ ทาให้สามารถคน้ หาได้ง่าย และสามารถพัฒนา
เขา้ สู่ระการจัดเกบ็ ขอ้ มลู ดว้ ยคอมพิวเตอรไ์ ดส้ ะดวก

ขอ้ เสีย

1. ในเร่ืองการจัดหนังสือหรือเอกสารเข้ากลุ่มเร่ือง หรือหมวดหมู่น้ัน บางครั้ง อาจเกิดปัญหาได้
ว่าควรจะจดั เข้าทกี่ ลุม่ ใดหรอื หมวดใด ซง่ึ เจา้ หนา้ ท่ีแตล่ ะคนกจ็ ะมีวิจาณญานใน การพิจารณาท่แี ตกตา่ งกันออกไป

2. เม่ือมกี ารจัดกลมุ่ ที่ชดั เจนแล้วหากมีความต้องการเพ่ิมเตมิ หรือขยายการจัด หมวดหมู่ออกไป
ทาได้ค่อนข้างยาก

ระเบียบสํานกั นายกรัฐมนตรี ว่าดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ.2526

ขอ้ ดี

1. สะดวกต่อการดาเนินงานของหน่วยงาน เนื่องจากกาหนดรูปแบบการเก็บ เอกสารไว้อย่าง
กว้าง ๆ โดยแบ่งออกเป็นประเภทของเอกสารออกเป็น 3 ประเภท คือ เอกสาร สารที่อยู่ระหว่างการปฏิบัติงาน
เอกสารท่ีปฏิบัติเสร็จแล้ว เอกสารท่ีปฏบิ ัติเสร็จแล้วแต่ต้องใช้ใน การตรวจสอบอยู่เป็นประจา ซ่ึงการเก็บเอกสาร
ในลักษณะน้ีเปน็ การลดภาระของเจา้ หน้าทเี่ กบ็ เอกสาร

2. การกาหนดหัวข้อกว้าง ๆ ทาให้งา่ ยตอ่ การกาหนดระบบการจัดเก็บ และการ เพ่มิ เติมรูปแบบ
ในการจดั เก็บเอกสาร

ขอ้ เสีย

1. จากการที่กาหนดหลักการในการจัดเก็บเอกสารไว้อย่างกว้าง ๆ ไม่มีหลัก เกณฑ์ที่ชัดเจน
กาหนดเพียงให้มีทะเบียนเพียงเล่มเดียว และให้แต่ละส่วนราชการกาหนดระบบ ในการจัดเก็บใช้เองภายใน
หน่วยงาน ซึ่งถ้าส่วนราชการใด หรือเจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบในการจัด เก็บเอกสารละเลยต่อระบบและความเป็น
ระเบียบในการจัดเก็บเอกสาร จะทาให้ระบบการจัดเก็บ เอกสารของส่วนราชการนั้น ๆ เกิดความหละหลวม ไม่
รดั กมุ อนั จะสง่ ผลทาใหก้ ารจัดเกบ็ เอกสาร ไมเ่ ปน็ ระเบยี บ ทาให้การค้นหา เอกสารเกิดความล่าช้า ไม่สะดวก หรือ
อาจเกดิ การสูญหายของ เอกสารสาคัญได้

2. การพัฒนาระบบการจัดเก็บเอกสารให้เข้าสู่ฐานข้อมูลในคอมพิวเตอร์ จะต้อง มีการแก้ไข
ปรับปรุงระบบอีกมาก เน่ืองจากแต่ละส่วนราชการยังมีระบบการจัดเก็บเอกสารท่ีไม่เป็นมาตรฐานเดียวกัน การ
กาหนดหมวดหมู่ หรอื รหัส(Code) ประจาหมวดหมู่ ของเอกสารยงั ไมช่ ัดเจน และไม่เป็นระบบเดียวกนั

บทสรุปการเปรียบเทียบระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2506 และ พ.ศ.
2526

จากการพิจารณาข้อดีข้อเสียของระเบียบฯ ทั้ง 2 ฉบับแล้วน้ัน พบว่า ข้อดี และข้อเสีย ดังกล่าว เป็นผล
มาจากการกาหนดให้มีหรือไม่มีการกาหนดหมวดหมู่ในการจัดเก็บเอกสารไว้ใน ระเบียบงานสารบรรณ ซึ่ง
หมวดหมู่ในการจัดเก็บเอกสารได้ถูกกาหนดไว้ในระเบียบสานักนายก รัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2506
แต่ในระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสาร บรรณ พ.ศ.2526 ได้ตัดเร่ืองการกาหนดหมวดหมู่ในการ
จัดเก็บเอกสารออกไปมีเพียงการแบง่ ประเภทเอกสารเพื่อการจัดเก็บไว้เท่าน้ัน แม้ว่าสานักงบประมาณจะกาหนด
หมวดหมู่ในการจัด เก็บเอกสารไว้เป็นแนวทางก็ตาม แต่ก็เป็นเพียงข้อเสนอแนะเท่านั้น ขึ้นอยู่กับแต่ละส่วน
ราชการ วา่ จะพิจารณานาไปใช้หรือไม่ ทาใหร้ ะบบการจัดหมวดหมู่เอกสารของราชการต่างๆ ในปัจจุบัน ไม่เปน็ ไป
ในแนวทางเดยี วกัน จะเหน็ ไดว้ า่ การท่ีระเบยี บฯ พ.ศ.2526 ตดั เรอ่ื งการจัดหมวดหมู่ เอกสารออกไปนัน้ ทาให้การ
พัฒนาระบบการจาแนกหมวดหมู่ในการจัดเก็บเอกสารขาดความ ต่อเน่ือง ดังน้ัน หากในระเบียบสานัก
นายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 ยังยึดแนว ทางในการกาหนดหมวดหมู่ในการจัดเก็บเอกสารไว้
ตามในระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วย งานสารบรรณ พ.ศ.2506 ก็อาจทาให้การจัดกลุ่มหรือกาหนด
หมวดหม่ใู นการจดั เกบ็ เอกสารมี การพัฒนาหรือปรับปรุงให้เหมาะสมยงิ่ ขน้ึ

จากขอ้ สรปุ เบื้องต้น คณะผ้วู ิจัยเห็นวา่ ระบบการจัดเก็บเอกสารของสว่ นราชการในปจั จบุ นั ยังไม่เป็นไปใน
แนวทางเดียวกัน เน่ืองจากระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 ไม่มีข้อกาหนดระบบ
การจัดเก็บท่ีชัดเจนนั่นเอง คณะผู้วิจัยจึงได้ทาการสารวจรูป แบบการจัดเก็บเอกสารของส่วนราชการ โดยได้
คัดเลือกจากหน่วยงานต่าง ๆ ในแต่ละกระทรวง ทบวงกรม เพือ่ เป็นการศึกษาในช้นั ต้นนี้ โดยรายละเอียดของการ
สารวจได้กลา่ วไวใ้ นบทต่อไป

ระเบียบสานักนายกรฐั มนตรี

วา่ ด้วยงานสารบรรณ

พ.ศ. ๒๕๒๖

โดยท่ีเปน็ การสมควรปรับปรงุ ระเบยี บสานักนายกรฐั มนตรีวา่ ดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๐๖ เสยี ใหม่ให้
เหมาะสมยิง่ ข้นึ คณะรฐั มนตรีจงึ วางระเบียบไว้ ดังตอ่ ไปน้ี

ข้อ ๑ ระเบียบนเ้ี รยี กวา่ “ระเบยี บสานกั นายกรัฐมนตรี ว่าดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖”
ข้อ ๒ ระเบยี บน้ใี หใ้ ชบ้ ังคบั ตัง้ แตว่ นั ท่ี 9 มถิ นุ ายน ๒๕๒๖ เป็นตน้ ไป
ขอ้ ๓ ให้ยกเลกิ

๓.๑ ระเบียบสานักนายกรฐั มนตรวี า่ ดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๐๖
๓.๒ ระเบยี บสานักนายกรัฐมนตรีว่าดว้ ยการลงชื่อในหนงั สือราชการ พ.ศ. ๒๕๐6)

๓.๓ ระเบียบสานกั นายกรัฐมนตรีว่าด้วยการลงชือ่ ในหนังสือราชการ (ฉบบั ที่ ๒)พ.ศ. ๒๕๑๖

บรรดาระเบยี บ ข้อบังคบั มตขิ องคณะรฐั มนตรี และคาสงั่ อ่นื ใด ในสว่ นท่กี าหนดไวแ้ ลว้ ในระเบียบน้ี หรอื
ซึง่ ขดั หรอื แยง้ กับระเบียบนี้ ใหใ้ ชร้ ะเบยี บนี้แทน เวน้ แตก่ รณีทกี่ ล่าวในข้อ ๕

ข้อ ๔ ระเบียบนีใ้ หใ้ ช้บงั คับแกส่ ่วนราชการ

สว่ นราชการใดมคี วามจาเป็นทีจ่ ะต้องปฏบิ ัติงานสารบรรณนอกเหนือไปจากที่ได้กาหนดไว้ ในระเบยี บน้ีให้
ขอทาความตกลงกบั ผู้รกั ษาการตามระเบียบนี้

ขอ้ ๕ ในกรณที กี่ ฎหมาย หรอื ระเบียบวา่ ด้วยการรกั ษาความปลอดภยั แหง่ ชาติ กาหนดวธิ ี ปฏิบตั ิเกย่ี วกบั
งานสารบรรณ ไวเ้ ป็นอยา่ งอนื่ ใหถ้ ือปฏบิ ตั ิตามกฎหมาย หรือระเบยี บว่าดว้ ยการนั้น

ขอ้ ๖ ในระเบียบนี้

“งานสารบรรณ” หมายความว่า งานท่ีเกย่ี วกบั การบริหารงานเอกสาร เริม่ ต้ังแตก่ ารจดั ทา การรบั การส่ง
การเกบ็ รักษา การยืม จนถงึ การทาลาย

“หนังสือ” หมายความวา่ หนงั สอื ราชการ

“ส่วนราชการ” หมายความวา่ กระทรวง ทบวง กรม สานกั งาน หรอื หน่วยงานอน่ื ใดของรัฐ ท้ังในราชการ
บริหารส่วนกลาง ราชการบรหิ ารสว่ นภมู ภิ าค ราชการบริหารสว่ นทอ้ งถิ่น หรือในต่างประเทศ และให้หมายความ
รวมถงึ คณะกรรมการดว้ ย

“คณะกรรมการ” หมายความว่า คณะบคุ คลทไ่ี ดร้ ับมอบหมายจากทางราชการใหป้ ฏิบัติงาน ในเร่ืองใด ๆ
และให้หมายความรวมถึงคณะอนุกรรมการ คณะทางาน หรือคณะบุคคลอ่นื ทป่ี ฏิบัตงิ าน ในลกั ษณะเดียวกัน

ข้อ 7 คาอธบิ ายซงึ่ กาหนดไว้ท้ายระเบียบ ให้ถือวา่ เปน็ ส่วนประกอบที่ใช้ในงานสารบรรณ และให้ใช้เปน็
แนวทางในการปฏบิ ตั ิ

ขอ้ 8 ให้ปลัดสานกั นายกรัฐมนตรีรักษาการตามระเบียบน้ี และให้มอี านาจตคี วามและ วินจิ ฉยั ปัญหา
เกี่ยวกับการปฏบิ ตั ิตามระเบยี บน้ี รวมท้งั การแก้ไขเพม่ิ เติมภาคผนวกและจัดทาคาอธิบาย กับให้มหี นา้ ทด่ี าเนินการ
ฝกึ อบรมเกี่ยวกับงานสารบรรณ

การตคี วาม การวินิจฉัยปญั หา และการแก้ไขเพม่ิ เติมภาคผนวก และคาอธิบายตามวรรคหนึ่ง ปลัดสานัก
นายกรฐั มนตรจี ะขอความเห็นจากคณะกรรมการพจิ ารณาปรับปรงุ และพฒั นาระเบียบ สานักนายกรัฐมนตรเี พื่อ
ประกอบการพิจารณาก็ได้

หมวด ๑

ชนิดของหนงั สอื

ขอ้ 9 หนังสอื ราชการ คือ เอกสารทเ่ี ป็นหลักฐานในราชการ ได้แก่

9.1 หนังสือทม่ี ีไปมาระหวา่ งสว่ นราชการ

9.๒ หนังสือทส่ี ่วนราชการมีไปถึงหนว่ ยงานอื่นใดซ่ึงมิใชส่ ว่ นราชการ หรือทม่ี ีไปถงึ
บุคคลภายนอก

9.๓ หนังสอื ทห่ี นว่ ยงานอน่ื ใดซงึ่ มใิ ช่สว่ นราชการ หรอื ที่บุคคลภายนอกมีมาถึง พ่ิส่วนราชการ

9.๔ เอกสารทที่ างราชการจัดทาข้นึ เพือ่ เปน็ หลักฐานในราชการ

9.๕ เอกสารทท่ี างราชการจัดทาขนึ้ ตามกฎหมาย ระเบียบ หรือข้อบงั คับ

ข้อ ๑๐ หนงั สอื มี 5 ชนิด คอื

๑๐.๑ หนังสือภายนอก
๑๐.๒ หนังสือภายใน
๑๐.๓ หนงั สอื ประทบั ตรา
๑๐.๔ หนังสอื ส่งั การ
๑๐.๕ หนงั สือประชาสัมพนั ธ์
๑๐.๖ หนงั สอื ทเี่ จา้ หน้าทีท่ าขนึ้ หรอื รบั ไว้เปน็ หลักฐานในราชการ

ส่วนที่ ๑

หนังสือภายนอก

ข้อ ๑๑ หนังสอื ภายนอก คือ หนงั สอื ตดิ ต่อราชการทีเ่ ปน็ แบบพธิ โี ดยใช้กระดาษตราครุฑ เปน็ หนังสอื
ติดตอ่ ระหว่างส่วนราชการ หรือสว่ นราชการมีถึงหน่วยงานอนื่ ใดซง่ึ มใิ ชส่ ่วนราชการ หรือ ที่มถี งึ บุคคลภายนอก ให้
จดั ทาตามแบบที่ ๑ ทา้ ยระเบยี บ โดยกรอกรายละเอียดดังน้ี

๑๑.๑ ท่ี ใหล้ งรหสั ตัวพยัญชนะและเลขประจาของเจ้าของเรอื่ ง ตามที่กาหนดไว้ ในภาคผนวก ๑
ทับเลขทะเบยี นหนังสือสง่ สาหรบั หนังสือของคณะกรรมการใหก้ าหนดรหัสตัวพยญั ชนะ เพ่ิมขน้ึ ได้ตามความ
จาเป็น

๑๑.๒ สว่ นราชการเจ้าของหนังสือ ใหล้ งชอ่ื สว่ นราชการ สถานทร่ี าชการ หรือ คณะกรรมการซึ่ง
เป็นเจา้ ของหนังสือนนั้ และโดยปกติให้ลงท่ีต้ังไวด้ ้วย

๑๑.๓ วนั เดือน ปี ให้ลงตวั เลขของวันที่ ชือ่ เต็มของเดือน และตวั เลขของปี พุทธศักราชที่ออก

หนงั สอื

๑๑.๔ เร่ือง ให้ลงเรอ่ื งย่อที่เป็นใจความสนั้ ทสี่ ดุ ของหนังสือฉบบั น้ัน ในกรณที ี่ เป็นหนงั สอื
ตอ่ เนือ่ ง โดยปกตใิ หล้ งเร่อื งของหนังสือฉบับเดิม

๑๑.๕ คาข้ึนตน้ ใหใ้ ชค้ าขน้ึ ตน้ ตามฐานะของผู้รับหนังสือตามตารางการใชค้ าขนึ้ ตน้ สรรพนาม
และคาลงทา้ ย ที่กาหนดไว้ในภาคผนวก ๒ แล้วลงตาแหนง่ ของผู้ที่หนงั สอื น้นั มีถึง หรอื ชอื่ บคุ คลในกรณที มี่ ีถึงตัว
บคุ คลไม่เกย่ี วกบั ตาแหนง่ หน้าที่

๑๑.๖ อา้ งถงึ (ถา้ ม)ี ใหอ้ า้ งถึงหนังสือทีเ่ คยมตี ดิ ต่อกนั เฉพาะหนังสอื ทีส่ ว่ นราชการ ผรู้ ับหนงั สอื
ได้รบั มากอ่ นแลว้ จะจากส่วนราชการใดก็ตาม โดยใหล้ งชื่อสว่ นราชการเจา้ ของหนังสอื และเลขทหี่ นังสือ วนั ท่ี
เดอื น ปีพทุ ธศกั ราช ของหนงั สอื นัน้

การอา้ งถึง ใหอ้ ้างถงึ หนงั สือฉบบั สุดท้ายทต่ี ิดตอ่ กนั เพียงฉบบั เดยี ว เว้นแต่ มีเรอื่ งอน่ื ทเ่ี ปน็ สาระสาคัญ
ต้องนามาพิจารณา จงึ อา้ งถึงหนงั สือฉบบั อืน่ ๆ ทีเ่ กยี่ วกบั เรอื่ งนัน้ โดยเฉพาะ ให้ทราบด้วย

๑๑.7 สงิ่ ทส่ี ่งมาดว้ ย (ถ้ามี) ให้ลงชอื่ สง่ิ ของ เอกสาร หรอื บรรณสารทส่ี ง่ ไปพร้อมกับ หนังสือนั้น
ในกรณที ไี่ มส่ ามารถส่งไปในซองเดียวกนั ได้ ใหแ้ จง้ ดว้ ยว่าสง่ ไปโดยทางใด

๑๑.๘ ข้อความ ใหล้ งสาระสาคญั ของเรื่องให้ชัดเจนและเข้าใจงา่ ย หากมคี วามประสงค์ หลาย
ประการให้แยกเป็นขอ้ ๆ

๑๑.9 คาลงทา้ ย ให้ใช้คาลงท้ายตามฐานะของผู้รับหนงั สอื ตามตารางการใชค้ าขึ้นต้น สรรพนาม
และคาลงทา้ ย ทีก่ าหนดไว้ในภาคผนวก ๒

๑๑.๑๐ ลงช่อื ให้ลงลายมอื ชอ่ื เจ้าของหนังสอื และใหพ้ มิ พ์ชอ่ื เตม็ ของเจ้าของ ลายมอื ช่ือไวใ้ ต้
ลายมือช่อื ตามรายละเอียดท่ีกาหนดไว้ในภาคผนวก ๓

๑๑.๑๑ ตาแหนง่ ใหล้ งตาแหนง่ ของเจ้าของหนงั สอื

๑๑.๑๒ ส่วนราชการเจา้ ของเรอ่ื ง ใหล้ งช่ือสว่ นราชการเจ้าของเรอื่ ง หรือหนว่ ยงาน ท่อี อก
หนังสอื ถ้าสว่ นราชการที่ออกหนังสืออยู่ในระดับกระทรวง หรือทบวง ให้ลงชื่อส่วนราชการ \จ้าของเร่อื งท้งั ระดบั
กรมและกอง ถา้ สว่ นราชการทอี่ อกหนงั สืออย่ใู นระดบั กรมลงมา ใหล้ งช่อื สว่ นราชการ เจ้าของเร่ืองเพียงระดับกอง
หรือหน่วยงานที่รับผดิ ชอบ

๑๑.๑๓ โทร. ใหล้ งหมายเลขโทรศพั ท์ของสว่ นราชการเจา้ ของเรอื่ ง หรอื หนว่ ยงาน ทอ่ี อกหนงั สอื
และหมายเลขภายในต้สู าขา (ถา้ ม)ี ไวด้ ว้ ย

๑๑.๑๔ สาเนาส่ง (ถ้าม)ี ในกรณที ่ีผูส้ ่งจดั ทาสาเนาส่งไปใหส้ ่วนราชการ หรือ บุคคลอืน่ ทราบ
และประสงคจ์ ะใหผ้ ู้รบั ทราบว่าได้มสี าเนาสง่ ไปให้ผใู้ ดแล้ว ใหพ้ มิ พ์ชอื่ เต็ม หรอื ชื่อย่อ ของส่วนราชการหรอื ชื่อ

บุคคลท่ีส่งสาเนาไปให้ เพื่อให้เป็นท่เี ข้าใจระหว่างผ้สู ่งและผรู้ ับ ถ้าหากมรี ายชอ่ื ท่สี ง่ มากให้พิมพว์ า่ ส่งไปตาม
รายช่ือที่แนบ และแนบรายชอ่ื ไปดว้ ย

สว่ นที่ ๒

หนังสือภายใน

ขอ้ ๑๒ หนังสอื ภายใน คอื หนงั สอื ติดตอ่ ราชการทีเ่ ป็นแบบพิธนี อ้ ยกว่าหนงั สอื ภายนอก เปน็ หนงั สือ
ตดิ ต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม หรอื จังหวัดเดียวกัน ใช้กระดาษบันทกึ ขอ้ ความ และ ใหจ้ ดั ทาตามแบบที่ ๒
ท้ายระเบยี บ โดยกรอกรายละเอยี ดดงั นี้

๑๒.๑ ส่วนราชการ ให้ลงชอื่ ส่วนราชการเจ้าของเรอื่ ง หรือหนว่ ยงานที่ออกหนังสือ โดยมี
รายละเอียดพอสมควร โดยปกติถา้ ส่วนราชการทอ่ี อกหนังสอื อยใู่ นระดับกรมข้นึ ไป ใหล้ งชอื่ สว่ นราชการเจ้าของ
เรอ่ื งทงั้ ระดับกรมและกอง ถา้ สว่ นราชการทอ่ี อกหนงั สืออยู่ในระดบั ํต่ากว่ากรมลงมา ใหล้ งชือ่ ส่วนราชการเจ้าของ
เรอ่ื งเพยี งระดับกอง หรือสว่ นราชการเจ้าของเร่ืองพร้อมทั้งหมายเลข โทรศัพท์ (ถา้ มี)

๑๒.๒ ที่ ให้ลงรหสั ตวั พยัญชนะและเลขประจาของเจ้าของเรอ่ื ง ตามท่กี าหนดไว้ ในภาคผนวก ๑
ทบั เลขทะเบยี นหนงั สอื สง่ สาหรบั หนังสือของคณะกรรมการใหก้ าหนดรหสั ตัวพยัญชนะ เพม่ิ ข้นึ ได้ตามความ
จาเปน็

๑๒.๓ วันที่ ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชอื่ เตม็ ของเดือน และตัวเลขของปีพทุ ธศักราช ท่อี อกหนังสอื

๑๒.๔ เร่อื ง ใหล้ งเร่ืองยอ่ ทเี่ ปน็ ใจความส้ันทสี่ ดุ ของหนังสอื ฉบับนั้น ในกรณีที่ เป็นหนังสอื
ตอ่ เนอ่ื ง โดยปกติใหล้ งเรอ่ื งของหนังสอื ฉบบั เดมิ

๑๒.๕ คาขึน้ ตน้ ใหใ้ ชค้ าขน้ึ ตน้ ตามฐานะของผู้รบั หนงั สือตามตารางการใช้คาขึ้นตน้ สรรพนาม
และคาลงท้าย ท่กี าหนดไวใ้ นภาคผนวก ๒ แลว้ ลงตาแหนง่ ของผทู้ ่หี นังสือนนั้ มถี ึง หรอื ช่ือบุคคลในกรณีท่มี ีถงึ ตัว
บุคคลไม่เกี่ยวกบั ตาแหนง่ หน้าท่ี

๑๒.๖ ข้อความ ใหล้ งสาระสาคัญของเรอ่ื งให้ชดั เจนและเขา้ ใจงา่ ย หากมคี วามประสงค์ หลาย
ประการ ให้แยกเป็นข้อ ๆ ในกรณีทม่ี ีการอ้างถึงหนงั สอื ท่เี คยมีติดต่อกนั หรอื มีสิ่งที่สง่ มาดว้ ย ใหร้ ะบุไว้ในขอ้ นี้

๑๒.7 ลงช่อื และตาแหน่ง ให้ปฏิบัตติ ามข้อ ๑๑.๑๐ และขอ้ ๑๑.๑๑ โดยอนโุ ลม ในกรณที ี่
กระทรวง ทบวง กรม หรือจงั หวัดใดประสงค์จะกาหนดแบบการเขียนโดยเฉพาะ เพอื่ ใช้ตามความเหมาะสมก็ให้
กระทาได้

สว่ นท่ี ๓

หนงั สือประทบั ตรา

ข้อ ๑๓ หนังสอื ประทบั ตรา คือ หนงั สอื ที่ใช้ประทบั ตราแทนการลงช่ือของหวั หน้าสว่ นราชการ ระดับกรม
ขน้ึ ไป โดยใหห้ ัวหน้าสว่ นราชการระดับกอง หรอื ผทู้ ่ไี ด้รับมอบหมายจากหัวหน้าส่วนราชการ ระดบั กรมขึ้นไป เป็น
ผ้รู บั ผดิ ชอบลงช่อื ย่อกากับตรา

หนงั สือประทับตราใหใ้ ชไ้ ดท้ ั้งระหว่างส่วนราชการกับสว่ นราชการ และระหวา่ งส่วนราชการ กับ
บคุ คลภายนอก เฉพาะกรณที ่ไี มใ่ ช่เรอื่ งสาคัญ ได้แก่

๑๓.๑ การขอรายละเอียดเพมิ่ เติม
๑๓.๒ การสง่ สาเนาหนงั สอื ส่งิ ของ เอกสาร หรอื บรรณสาร
๑๓.๓ การตอบรับทราบที่ไม่เกี่ยวกับราชการสาคญั หรอื การเงิน
๑๓.๔ การแจ้งผลงานท่ไี ด้ดาเนินการไปแลว้ ให้สว่ นราชการท่ีเก่ียวขอ้ งทราบ
๑๓.๕ การเตอื นเร่ืองทีค่ า้ ง

๑๓.๖ เรอื่ งซงึ่ หวั หน้าสว่ นราชการระดบั กรมขนึ้ ไปกาหนดโดยทาเปน็ คาส่ัง ใหใ้ ช้ หนงั สอื
ประทับตรา

ข้อ ๑๔ หนงั สอื ประทับตรา ใช้กระดาษตราครฑุ และใหจ้ ดั ทาตามแบบท่ี ๓ ทา้ ยระเบยี บ โดยกรอก
รายละเอียดดงั นี้

๑๔.๑ ที่ ใหล้ งรหัสตวั พยญั ชนะและเลขประจาของเจ้าของเร่อื ง ตามท่กี าหนดไว้ ในภาคผนวก ๑
ทบั เลขทะเบียนหนังสือสง่

๑๔.๒ ถึง ให้ลงชื่อส่วนราชการ หนว่ ยงาน หรือบคุ คลที่หนังสือนนั้ มีถงึ
๑๔.๓ ขอ้ ความ ใหล้ งสาระสาคญั ของเร่ืองใหช้ ัดเจนและเขา้ ใจง่าย
๑๔.๔ ช่ือสว่ นราชการที่ส่งหนังสือออก ใหล้ งชอ่ื ส่วนราชการทสี่ ่งหนังสือออก

๑๔.๕ ตราชื่อส่วนราชการ ให้ประทบั ตราชื่อสว่ นราชการตามข้อ ๒๒ ดว้ ยหมกึ แดง และให้
ผู้รบั ผดิ ชอบลงลายมอื ชือ่ ยอ่ กากบั ตรา

๑๔.๖ วนั เดอื น ปี ใหล้ งตัวเลขของวันที่ ชอ่ื เต็มของเดอื นและตัวเลขของปี พุทธศักราชท่ีออก

หนงั สือ

๑๔.7 ส่วนราชการเจา้ ของเร่อื ง ให้ลงชื่อสว่ นราชการเจา้ ของเรอื่ ง หรอื หนว่ ยงาน ทีอ่ อกหนังสือ

๑๔.8 โทร. หรอื ทีต่ ้งั ให้ลงหมายเลขโทรศพั ท์ของสว่ นราชการเจ้าของเรอ่ื ง และ หมายเลข
ภายในต้สู าขา (ถ้ามี) ดว้ ย ในกรณีท่ไี มม่ ีโทรศพั ท์ ให้ลงท่ีต้งั ของสว่ นราชการเจ้าของเรื่อง โดยให้ลงตาบลทอ่ี ยูต่ าม
ความจาเปน็ และแขวงไปรษณยี ์ (ถ้ามี)

สว่ นท่ี ๔

หนังสอื สง่ั การ

ข้อ ๑๕ หนังสอื สง่ั การ ใหใ้ ชต้ ามแบบท่ีกาหนดไวใ้ นระเบยี บน้ี เว้นแตจ่ ะมีกฎหมายกาหนดแบบไว้
โดยเฉพาะ

หนังสอื สัง่ การมี ๓ ชนิด ไดแ้ ก่ คาส่งั ระเบยี บ และข้อบงั คับ

ข้อ ๑๖ คาสง่ั คือ บรรดาข้อความทผ่ี บู้ ังคับบัญชาส่งั การให้ปฏบิ ัตโิ ดยชอบด้วยกฎหมาย ใชก้ ระดาษตรา
ครฑุ และใหจ้ ดั ทาตามแบบท่ี ๔ ท้ายระเบยี บ โดยกรอกรายละเอียดดงั นี้

๑๖.๑ คาส่งั ให้ลงช่ือส่วนราชการ หรอื ตาแหนง่ ของผูม้ ีอานาจทีอ่ อกคาสงั่

๑๖.๒ ที่ ให้ลงเลขที่ท่อี อกคาสงั่ โดยเรมิ่ ฉบบั แรกจากเลข ๑ เรียงเป็นลาดบั ไป จนส้นิ ปีปฏิทนิ ทบั
เลขปีพทุ ธศกั ราชทอี่ อกคาส่งั

๑๖.๓ เรื่อง ใหล้ งช่ือเรื่องทอ่ี อกคาสง่ั

๑๖.๔ ขอ้ ความ ใหอ้ า้ งเหตทุ อี่ อกคาสัง่ และอ้างถึงอานาจท่ีใหอ้ อกคาสง่ั (ถา้ มี) ไวด้ ้วย แลว้ จงึ ลง
ข้อความท่สี งั่ และวันใช้บังคับ

๑๖.๕ ส่ัง ณ วนั ที่ ใหล้ งตวั เลขของวนั ที่ ช่ือเตม็ ของเดอื น และตวั เลขของปี พทุ ธศักราชที่ออก
คาสง่ั

๑๖.๖ ลงชอื่ ให้ลงลายมือชื่อผู้ออกคาส่งั และพิมพ์ชอื่ เต็มของเจา้ ของลายมอื ชื่อไว้ ใตล้ ายมือชอ่ื

๑๖.7 ตาแหนง่ ให้ลงตาแหนง่ ของผ้อู อกคาส่ัง

ข้อ ๑7 ระเบียบ คือ บรรดาขอ้ ความท่ีผู้มีอานาจหนา้ ที่ได้วางไว้ โดยจะอาศัยอานาจของกฎหมาย หรือไม่
กไ็ ด้ เพ่อื ถอื เป็นหลกั ปฏบิ ัติงานเปน็ การประจา ใช้กระดาษตราครุฑ และใหจ้ ัดทาตามแบบที่ ๕ ทา้ ยระเบยี บ โดย
กรอกรายละเอยี ดดงั นี้

๑7.๑ ระเบียบ ให้ลงชื่อสว่ นราชการทอี่ อกระเบียบ
๑7.๒ ว่าดว้ ย ให้ลงชอ่ื ของระเบียบ

๑7.๓ ฉบับที่ ถา้ เปน็ ระเบยี บทก่ี ล่าวถงึ เปน็ ครัง้ แรกในเรื่องน้ัน ไม่ต้องลงวา่ เป็นฉบับทีเ่ ทา่ ใด แต่
ถา้ เปน็ ระเบียบเรือ่ งเดยี วกนั ที่มีการแก้ไขเพ่ิมเติมให้ลงเปน็ ฉบบั ที่ ๒ และท่ีถดั ๆ ไปตามลาดบั

๑7.๔ พ.ศ. ใหล้ งตวั เลขของปพี ทุ ธศักราชท่ีออกระเบียบ

๑7.๕ ข้อความ ใหอ้ ้างเหตุผลโดยย่อ เพอ่ื แสดงถงึ ความม่งุ หมายทต่ี อ้ งออกระเบียบ และอ้างถึง
กฎหมายทใี่ หอ้ านาจออกระเบยี บ (ถา้ ม)ี

๑7.๖ ขอ้ ใหเ้ รยี งขอ้ ความที่จะใชเ้ ป็นระเบียบเปน็ ขอ้ ๆ โดยใหข้ อ้ ๑ เปน็ ชอื่ ระเบียบ ข้อ ๒ เป็น
วนั ใชบ้ งั คับกาหนดว่าให้ใช้บงั คับตง้ั แตเ่ มอื่ ใด และข้อสดุ ทา้ ย เป็นข้อผู้รกั ษาการ ระเบยี บใด ถ้ามีมากข้อหรอื หลาย
เรือ่ ง จะแบง่ เปน็ หมวดกไ็ ด้ โดยใหย้ า้ ยขอ้ ผู้รักษาการไปเปน็ ขอ้ สดุ ทา้ ยกอ่ นที่จะข้นึ

หมวด ๑

๑7.7 ประกาศ ณ วนั ที่ ใหล้ งตัวเลขของวนั ที่ ชอื่ เตม็ ของเดือน และตวั เลขของปี พทุ ธศักราชท่ี
ออกระเบยี บ

๑7.๘ ลงชอ่ื ใหล้ งลายมือชื่อผ้อู อกระเบียบ และพมิ พช์ ่อื เตม็ ของเจ้าของลายมือช่อื ไว้ ใตล้ ายมือ
ช่อื

๑7.9 ตาแหนง่ ให้ลงตาแหนง่ ของผู้ออกระเบียบ

ข้อ ๑๘ ข้อบงั คับ คือ บรรดาข้อความทผ่ี มู้ ีอานาจหน้าท่กี าหนดให้ใชโ้ ดยอาศยั อานาจของกฎหมาย ท่ี
บญั ญตั ใิ ห้กระทาได้ ใชก้ ระดาษตราครฑุ และให้จดั ทาตามแบบท่ี 5 ท้ายระเบยี บ โดยกรอกรายละเอยี ดดังนี้

๑๘.๑ ข้อบังคบั ใหล้ งชอ่ื สว่ นราชการท่ีออกขอ้ บังคับ
๑๔.๒ วา่ ด้วย ให้ลงชื่อของขอ้ บังคับ

๑๘.๓ ฉบับที่ ถ้าเปน็ ขอ้ บังคบั ที่กล่าวถงึ เป็นครง้ั แรกในเรอื่ งนนั้ ไม่ต้องลงว่า เป็นฉบบั ที่เทา่ ใด
แต่ถ้าเปน็ ข้อบงั คบั เร่อื งเดียวกนั ทมี่ กี ารแกไ้ ขเพ่มิ เตมิ ใหล้ งเปน็ ฉบบั ท่ี ๒ และทถี่ ดั ๆ ไป ตามลาดับ

๑๘.๔ พ.ศ. ใหล้ งตัวเลขของปีพุทธศกั ราชทอี่ อกขอ้ บงั คับ

๑๘.๕ ขอ้ ความ ให้อ้างเหตุผลโดยยอ่ เพอ่ื แสดงถึงความมงุ่ หมายที่ตอ้ งออกข้อบังคบั \และอ้างถึง
กฎหมายทใ่ี ห้อานาจออกข้อบังคบั

๑๘.๖ ข้อ ให้เรยี งขอ้ ความท่ีจะใช้บงั คบั เปน็ ข้อ ๆ โดยให้ ข้อ ๑ เปน็ ช่อื ข้อบังคบั ขอ้ ๒ เป็นวนั ใช้
บงั คบั กาหนดว่าใหใ้ ชบ้ งั คับตัง้ แต่เมอ่ื ใด และขอ้ สุดทา้ ยเป็นข้อผูร้ กั ษาการ ขอ้ บังคบั ใด ถา้ มีมากข้อหรือหลายเรอ่ื ง
จะแบ่งเป็นหมวดก็ได้ โดยใหย้ ้ายขอ้ ผ้รู ักษาการไปเป็นขอ้ สดุ ทา้ ยก่อนทจ่ี ะขน้ึ

หมวด ๑

๑8.7 ประกาศ ณ วันท่ี ใหล้ งตัวเลขของวนั ที่ ชื่อเต็มของเดอื น และตวั เลขของ ปีพุทธศักราช ทอ่ี อก
ขอ้ บังคับ

๑๘.๘ ลงชอ่ื ใหล้ งลายมือช่ือผอู้ อกขอ้ บงั คบั และพมิ พช์ ่อื เตม็ ของเจา้ ของลายมอื ชื่อไว้ ใต้ลายมือชือ่

๑๘.9 ตาแหนง่ ใหล้ งตาแหนง่ ของผอู้ อกข้อบังคับ

สว่ นท่ี ๕

หนงั สอื ประชาสมั พนั ธ์

ขอ้ ๑9 หนงั สอื ประชาสมั พันธ์ ให้ใชต้ ามแบบทีก่ าหนดไวใ้ นระเบียบนี้ เว้นแตจ่ ะมกี ฎหมายกาหนดแบบไว้
โดยเฉพาะ

หนังสือประชาสมั พันธม์ ี ๓ ชนิด ได้แก่ ประกาศ แถลงการณ์ และขา่ ว

ข้อ ๒๐ ประกาศ คือ บรรดาข้อความท่ที างราชการประกาศหรือชี้แจงใหท้ ราบ หรอื แนะแนว ทางปฏบิ ัติ
ใชก้ ระดาษตราครุฑ และใหจ้ ดั ทาตามแบบที่ ๒ ท้ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอยี ดดังนี้

๒๐.๑ ประกาศ ให้ลงช่ือสว่ นราชการท่ีออกประกาศ
๒๐.๒ เร่อื ง ให้ลงชื่อเรือ่ งที่ประกาศ
๒๐.๓ ขอ้ ความ ใหอ้ ้างเหตุผลที่ต้องออกประกาศและขอ้ ความทีป่ ระกาศ

๒๐.๔ ประกาศ ณ วนั ที่ ใหล้ งตัวเลขของวันท่ี ชือ่ เตม็ ของเดอื น และตวั เลขของ ปพี ทุ ธศกั ราชท่ี
ออกประกาศ

๒๐.๕ ลงชื่อ ให้ลงลายมือชื่อผอู้ อกประกาศ และพมิ พช์ อ่ื เต็มของเจ้าของลายมอื ชอื่ ไว้ใตล้ ายมอื
ชอ่ื

๒๐.๖ ตาแหนง่ ใหล้ งตาแหนง่ ของผอู้ อกประกาศ ในกรณที ี่กฎหมายกาหนดใหท้ าเปน็ แจ้งความ
ให้เปลย่ี นคาว่าประกาศ เปน็ แจ้งความ

ขอ้ ๒๑ แถลงการณ์ คอื บรรดาขอ้ ความท่ที างราชการแถลงเพือ่ ทาความเขา้ ใจในกจิ การ ของทางราชการ
หรอื เหตกุ ารณ์หรือกรณใี ด ๆ ให้ทราบชดั เจนโดยท่ัวกนั ใชก้ ระดาษตราครฑุ และ ใหจ้ ดั ทาตามแบบที่ 4 ท้าย
ระเบยี บ โดยกรอกรายละเอยี ดดงั น้ี

๒๑.๑ แถลงการณ์ ให้ลงช่ือสว่ นราชการทีอ่ อกแถลงการณ์
๒๑.๒ เรื่อง ให้ลงช่ือเร่ืองท่อี อกแถลงการณ์

๒๑.๓ ฉบบั ที่ ใช้ในกรณที ีจ่ ะต้องออกแถลงการณ์ หลายฉบบั ในเรอ่ื งเดียว ท่ีตอ่ เน่ืองกัน ให้ลง
ฉบบั ท่ีเรียงตามลาดับไวด้ ้วย

๒๑.๔ ขอ้ ความ ให้อ้างเหตผุ ลท่ีตอ้ งออกแถลงการณแ์ ละขอ้ ความทแ่ี ถลงการณ์
๒๑.๕ ส่วนราชการท่ีออกแถลงการณ์ ใหล้ งชื่อส่วนราชการทอี่ อกแถลงการณ์

๒๑.๖ วัน เดอื น ปี ใหล้ งตัวเลขของวันที่ ชอ่ื เตม็ ของเดือน และตวั เลขของ ปีพทุ ธศักราชท่ีออก
แถลงการณ์

ข้อ ๒๒ ข่าว คอื บรรดาข้อความท่ที างราชการเหน็ สมควรเผยแพร่ให้ทราบ ให้จดั ทา ตามแบบที่ 6 ทา้ ย
ระเบียบ โดยกรอกรายละเอยี ดดังนี้

๒๒.๑ ข่าว ให้ลงช่ือส่วนราชการทอ่ี อกข่าว
๒๒.๒ เร่อื ง ใหล้ งชอ่ื เรอ่ื งท่อี อกข่าว

๒๒.๓ ฉบบั ท่ี ใชใ้ นกรณีทจี่ ะตอ้ งออกข่าวหลายฉบบั ในเรอื่ งเดยี วทต่ี อ่ เนื่องกัน ใหล้ งฉบบั ทีเ่ รียง
ตามลาดบั ไว้ด้วย

๒๒.๔ ข้อความ ใหล้ งรายละเอยี ดเก่ียวกับเรื่องของขา่ ว
๒๒.๕ ส่วนราชการที่ออกข่าว ใหล้ งชอ่ื ส่วนราชการทีอ่ อกขา่ ว

๒๒.๖ วนั เดอื น ปี ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชอ่ื เต็มของเดอื น และตวั เลขของ ปีพุทธศกั ราชท่อี อก
ขา่ ว

สว่ นท่ี 6

หนังสอื ท่ีเจ้าหน้าทที่ าขึน้ หรือรับไว้เปน็ หลักฐานในราชการ

ข้อ ๒๓ หนังสอื ท่ีเจ้าหนา้ ทที่ าข้ึนหรือรับไว้เปน็ หลกั ฐานในราชการ คอื หนงั สือที่ทางราชการ ทาขน้ึ
นอกจากทกี่ ลา่ วมาแลว้ ข้างต้น หรือหนงั สอื ที่หน่วยงานอนื่ ใดซงึ่ มิใช่สว่ นราชการ หรอื บคุ คลภายนอกมมี าถงึ สว่ น
ราชการ และสว่ นราชการรับไวเ้ ป็นหลกั ฐานของทางราชการ มี ๔ ชนดิ คอื หนงั สือรับรอง รายงานการประชมุ
บนั ทกึ และหนงั สืออืน่

ขอ้ ๒๔ หนังสอื รับรอง คือ หนงั สอื ทส่ี ว่ นราชการออกให้เพอ่ื รับรองแก่ บคุ คล นิติบคุ คล หรือหน่วยงาน
เพอื่ วตั ถุประสงคอ์ ย่างหนงึ่ อย่างใดใหป้ รากฏแกบ่ คุ คล โดยทวั่ ไปไมจ่ าเพาะเจาะจง ใชก้ ระดาษ ตราครฑุ และให้
จัดทาตามแบบท่ี ๑๐ ท้ายระเบยี บ โดยกรอกรายละเอยี ดดงั นี้

๒๔.๑ เลขที่ ให้ลงเลขทีข่ องหนังสือรับรองโดยเฉพาะ เริ่มต้ังแตเ่ ลข ๑ เรยี งเปน็ ลาดับไปจนถึง
สนิ้ ปปี ฏิทนิ ทับเลขปีพุทธศักราชทีอ่ อกหนังสือรบั รอง หรือลงเลขทขี่ องหนังสือทั่วไป ตามแบบหนังสือภายนอก
อยา่ งหนง่ึ อย่างใด

๒๔.๒ ส่วนราชการเจ้าของหนงั สือ ให้ลงช่อื ของส่วนราชการซง่ึ เปน็ เจา้ ของ หนงั สอื นั้น และจะลง
สถานทตี่ ้งั ของส่วนราชการเจ้าของหนงั สือด้วยกไ็ ด้

๒๔.๓ ข้อความ ใหล้ งข้อความขนึ้ ต้นว่า หนงั สอื ฉบบั นใ้ี ห้ไวเ้ พ่ือรับรองว่า แลว้ ต่อดว้ ยชอื่ บุคคล
นิตบิ คุ คล หรอื หน่วยงานทท่ี างราชการรบั รอง ในกรณีเป็นบุคคลใหพ้ มิ พช์ อื่ เตม็ โดยมคี านาหน้านาม ชือ่ นามสกลุ
ตาแหนง่ หนา้ ท่ี และสังกัดหนว่ ยงานทผ่ี นู้ นั้ ทางานอยูอ่ ยา่ งชัดแจ้ง แลว้ จึงลงข้อความทีร่ บั รอง

๒๔.๔ ให้ไว้ ณ วนั ท่ี ใหล้ งตัวเลขของวันที่ ช่ือเต็มของเดือน และตวั เลขของ ปพี ุทธศกั ราชทอ่ี อก
หนังสอื รบั รอง

๒๔.๕ ลงชื่อ ใหล้ งลายมอื ชอื่ หัวหน้าสว่ นราชการผู้ออกหนังสือ หรอื ผูท้ ไ่ี ด้รบั มอบหมาย และ
พิมพช์ ่อื เตม็ ของเจา้ ของลายมือช่ือไวใ้ ตล้ ายมอื ชอ่ื

๒๔.๖ ตาแหนง่ ใหล้ งตาแหนง่ ของผู้ลงลายมือชื่อในหนังสือ

๒๔.7 รปู ถา่ ยและลายมือชื่อผไู้ ดร้ ับการรบั รอง ในกรณที ก่ี ารรบั รองเป็นเรอ่ื งสาคญั ท่ีออกให้แก่
บคุ คลให้ติดรูปถ่ายของผทู้ ไี่ ด้รบั การรบั รอง ขนาด 4 x ๖ เซนตเิ มตร หนา้ ตรง ไมส่ วมหมวก ประทบั ตราช่ือส่วน
ราชการทอ่ี อกหนงั สือบนขอบล่างดา้ นขวาของรูปถ่ายคาบต่อลงบนแผ่นกระดาษ และใหผ้ ู้น้ันลงลายมือชือ่ ไว้ใต้รูป
ถ่ายพรอ้ มทัง้ พมิ พช์ ่ือเต็มของเจา้ ของลายมือชอ่ื ไว้ใตล้ ายมือช่ือด้วย

ข้อ ๒๕ รายงานการประชุม คือ การบนั ทกึ ความคดิ เหน็ ของผ้มู าประชมุ ผเู้ ข้ารว่ มประชมุ และมตขิ องที่
ประชุมไวเ้ ป็นหลกั ฐาน ให้จดั ทาตามแบบท่ี ๑๑ ท้ายระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังน้ี

๒๕.๑ รายงานการประชุม ใหล้ งชื่อคณะท่ปี ระชุม หรือชื่อการประชุมนนั้
๒๕.๒ ครั้งท่ี ใหล้ งครัง้ ท่ปี ระชุม
๒๕.๓ เมอ่ื ให้ลงวัน เดอื น ปีทปี่ ระชมุ
๒๕.๔ ณ ใหล้ งสถานท่ที ่ปี ระชุม

๒๕.๕ ผมู้ าประชมุ ใหล้ งชอื่ และหรือตาแหนง่ ของผู้ไดร้ บั แต่งตงั้ เปน็ คณะท่ปี ระชมุ ซงึ่ มาประชมุ
ในกรณีท่ีมีผู้มาประชุมแทนให้ลงช่อื ผูม้ าประชุมแทน และลงว่ามาประชุมแทนผ้ใู ดหรอื ตาแหน่งใด

๒๕.๖ ผู้ไม่มาประชุม ใหล้ งชอื่ และหรอื ตาแหน่งของผทู้ ไี่ ด้รับแต่งต้งั เป็นคณะ ทปี่ ระชมุ ซง่ึ มิได้มา
ประชมุ พร้อมท้งั เหตุผล (ถ้าม)ี

๒๕.7 ผเู้ ขา้ รว่ มประชมุ ให้ลงชอ่ื และหรือตาแหน่งของผูท้ ี่มไิ ดร้ บั การแต่งต้งั เปน็ คณะทป่ี ระชุม
ซึ่งได้เข้าร่วมประชุม (ถ้ามี)

๒๕.๘ เร่ิมประชมุ เวลา ใหล้ งเวลาที่เรมิ่ ประชุม

๒๕.9 ขอ้ ความ ให้บนั ทกึ ขอ้ ความท่ีประชุม โดยปกตใิ ห้เร่มิ ต้นดว้ ยประธาน กล่าวเปิดประชุม
และเร่อื งทปี่ ระชมุ กับมติ หรือข้อสรปุ ของที่ประชมุ ในแตล่ ะเร่ืองตามลาดบั

๒๕.๑๐ เลกิ ประชุมเวลา ให้ลงเวลาทเี่ ลกิ ประชมุ

๒๕.๑๑ ผู้จดรายงานการประชมุ ให้ลงชื่อผจู้ ดรายงานการประชมุ ครง้ั นั้น

ขอ้ ๒๖ บันทกึ คือ ข้อความซงึ่ ผูใ้ ต้บงั คับบัญชาเสนอตอ่ ผบู้ ังคับบัญชา หรอื ผู้บงั คบั บัญชา ส่งั การแก่
ผ้ใู ตบ้ ังคับบญั ชา หรอื ขอ้ ความท่ีเจ้าหน้าที่ หรอื หน่วยงานระดบั ํต่ากวา่ สว่ นราชการระดับกรม ตดิ ตอ่ กันในการ
ปฏบิ ัตริ าชการ โดยปกตใิ หใ้ ชก้ ระดาษบนั ทึกข้อความ และให้มหี วั ข้อดังต่อไปนี้

๒๖.๑ ชือ่ หรือตาแหน่งทีบ่ ันทึกถงึ โดยใช้คาขน้ึ ตน้ ตามที่กาหนดไว้ในภาคผนวก ๒

๒๖.๒ สาระสาคญั ของเรื่อง ให้ลงใจความของเรื่องท่ีบนั ทึก ถา้ มเี อกสารประกอบ กใ็ หร้ ะบุไว้ดว้ ย

๒๖.๓ ชอื่ และตาแหนง่ ให้ลงลายมือชอื่ และตาแหนง่ ของผู้บนั ทึก และในกรณที ี่ ไมใ่ ช้กระดาษ
บนั ทกึ ข้อความ ใหล้ งวัน เดอื น ปที ีบ่ ันทึกไวด้ ้วย

การบนั ทึกต่อเน่อื ง โดยปกตใิ ห้ผูบ้ ันทึกระบคุ าข้นึ ต้น ใจความบันทึก และลงชอื่ เชน่ เดยี วกับ ที่ได้กล่าวไว้
ขา้ งตน้ และใหล้ งวัน เดอื น ปี กากบั ใต้ลายมอื ชอ่ื ผู้บนั ทกึ หากไม่มีความเหน็ ใดเพม่ิ เตมิ ให้ลงช่ือและวัน เดอื น ปี
กากับเทา่ นนั้

ขอ้ ๒๗ หนงั สอื อ่ืน คอื หนงั สือหรอื เอกสารอน่ื ใดทเี่ กดิ ขนึ้ เน่อื งจากการปฏิบัติงานของเจ้าหนา้ ที่ เพื่อเป็น
หลกั ฐานในทางราชการ ซ่ึงรวมถงึ ภาพถา่ ย ฟลิ ์ม แถบบนั ทึกเสียง แถบบันทกึ ภาพด้วย หรอื หนังสอื ของ
บคุ คลภายนอก ท่ยี ืน่ ตอ่ เจา้ หนา้ ทีแ่ ละเจ้าหน้าทไี่ ดร้ บั เข้าทะเบยี นรบั หนังสือของทางราชการแล้ว มีรปู แบบตามที่
กระทรวง ทบวง กรมจะกาหนดขนึ้ ใช้ตามความเหมาะสม เวน้ แต่มแี บบตามกฎหมาย เฉพาะเรื่องให้ทาตามแบบ
เชน่ โฉนด แผนท่ี แบบ แผนผัง สัญญา หลกั ฐานการสืบสวนและสอบสวน และคารอ้ ง เป็นต้น

ส่วนท่ี 7

บทเบด็ เตลด็

ข้อ ๒๘ หนังสอื ทตี่ ้องปฏบิ ัติให้เร็วกวา่ ปกติ เป็นหนงั สือทต่ี อ้ งจัดส่งและดาเนินการ ทางสารบรรณด้วย
ความรวดเร็วเป็นพิเศษ แบ่งเป็น ๓ ประเภท คือ

๒๘.๑ ดว่ นที่สดุ ใหเ้ จา้ หนา้ ทปี่ ฏบิ ัตใิ นทนั ทีทไ่ี ดร้ ับหนังสือนน้ั
๒๔.๒ ด่วนมาก ให้เจา้ หนา้ ทป่ี ฏิบัติโดยเรว็

๒๘.๓ ดว่ น ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบตั เิ ร็วกว่าปกติ เทา่ ท่ีจะทาได้ ใหร้ ะบุชน้ั ความเรว็ ดว้ ยตวั อักษรสแี ดง
ขนาดไม่เล็กกวา่ ตัวพิมพ์โป้ง ๓๒ พอยท์ ให้เห็นได้ชดั บนหนังสือและบนซอง ตามท่กี าหนดไวใ้ นแบบท่ี ๑ แบบที่
๒ แบบที่ ๓ และแบบท่ี ๑๕ ท้ายระเบยี บ โดยให้ระบุคาวา่ ด่วนทสี่ ุด ด่วนมาก หรอื ดว่ น สาหรับหนงั สือตามขอ้
๒๘.๑ ขอ้ ๒๘.๒ และข้อ ๒๘.๓ แลว้ แต่กรณี

ในกรณที ต่ี อ้ งการใหห้ นังสอื สง่ ถึงผู้รับภายในเวลาท่ีกาหนด ให้ระบคาวา่ ด่วนภายใน แลว้ ลงวัน เดือน ปี
และกาหนดเวลาท่ีต้องการใหห้ นังสือนน้ั ไปถึงผู้รับ กบั ใหเ้ จ้าหนา้ ทีส่ ่งถงึ ผู้รบั ซง่ึ ระบบนหนา้ ซอง ภายในเวลาที่
กาหนด

ขอ้ ๒9 เรอื่ งราชการท่จี ะดาเนนิ การหรอื สั่งการดว้ ยหนงั สือไดไ้ มท่ นั ให้สง่ ข้อความ ทางเคร่อื งมอื ส่ือสาร
เช่น โทรเลข วทิ ยุโทรเลข โทรพมิ พ์ โทรศพั ท์ วิทยสุ ่อื สาร วิทยุกระจายเสียง หรอื วทิ ยโุ ทรทัศน์ เป็นตน้ และให้
ผูร้ บั ปฏบิ ัติเช่นเดียวกับไดร้ บั หนังสือ ในกรณีท่จี าเปน็ ตอ้ งยนื ยัน เป็นหนังสือ ใหท้ าหนงั สอื ยืนยนั ตามไปทันที

การส่งขอ้ ความทางเครอ่ื งมือส่ือสารซึง่ ไมม่ หี ลักฐานปรากฏชดั แจ้ง เชน่ ทางโทรศพั ท์ วิทยสุ อื่ สาร
วิทยุกระจายเสยี ง หรอื วทิ ยโุ ทรทัศน์ เปน็ ตน้ ให้ผสู้ ่งและผูร้ ับบันทกึ ข้อความไวเ้ ป็นหลกั ฐาน

ข้อ ๓๐ หนงั สอื ท่จี ดั ทาขน้ึ โดยปกตใิ หม้ ีสาเนาคูฉ่ บบั เก็บไว้ทต่ี ้นเรอื่ ง ๑ ฉบบั และให้มสี าเนา เก็บไวท้ ี่
หน่วยงานสารบรรณกลาง ๑ ฉบบั

สาเนาคู่ฉบับให้ผู้ลงชอ่ื ลงลายมือช่ือ หรือลายมือชอ่ื ยอ่ และให้ผู้รา่ ง ผู้พมิ พ์ และผตู้ รวจ ลงลายมอื ชอื่ หรอื
ลายมอื ชื่อยอ่ ไวท้ ี่ขา้ งทา้ ยขอบล่างดา้ นขวาของหนงั สอื

ข้อ ๓๑ หนงั สอื ทเี่ จ้าของหนงั สอื เห็นวา่ มีสว่ นราชการอน่ื ทเ่ี กย่ี วขอ้ งควรได้รบั ทราบด้วย โดยปกตใิ หส้ ง่
สาเนาไปให้ทราบโดยทาเป็นหนังสือประทบั ตรา

สาเนาหนงั สือนี้ให้มีคารบั รองวา่ สาเนาถกู ต้อง โดยใหเ้ จ้าหน้าทต่ี ั้งแตร่ ะดบั ๒ หรอื เทยี บเท่าข้ึนไป ซง่ึ เปน็ เจา้ ของ
เรอ่ื งลงลายมอื ชือ่ รบั รอง พร้อมทงั้ ลงชอ่ื ตัวบรรจง และตาแหน่งทขี่ อบลา่ งของหนงั สือ

ขอ้ ๓๒ หนงั สอื เวียน คอื หนงั สือทมี่ ีถึงผูร้ บั เป็นจานวนมาก มใี จความอยา่ งเดีวยกนั ใหเ้ พิม่ รหสั ตัว
พยัญชนะ 2 หนา้ เลขทะเบยี นหนังสอื สง่ ซึง่ กาหนดเปน็ เลขทห่ี นังสอื เวียน โดยเฉพาะ เรม่ิ ต้งั แตเ่ ลข ๑ เรยี งเปน็
ลาดบั ไปจนถงึ สิ้นปีปฏิทิน หรอื ใช้เลขที่ของหนังสอื ทัว่ ไปตามแบบหนงั สือภายนอกอย่างหนง่ึ อย่างใด

เมื่อผรู้ ับได้รับหนงั สอื เวยี นแล้วเห็นวา่ เรือ่ งนน้ั จะตอ้ งใหห้ น่วยงาน หรือบคุ คลในบงั คับบญั ชา ในระดบั ต่างๆ ไดร้ บั
ทราบด้วย กใ็ ห้มหี น้าทจี่ ดั ทาสาเนา หรอื จดั ส่งให้หนว่ ยงาน หรือบคุ คลเหลา่ นนั้ โดยเร็ว

ขอ้ ๓๓ สรรพนามทใี่ ช้ในหนงั สอื ให้ใชต้ ามฐานะแห่งความสมั พันธร์ ะหว่างเจา้ ของ หนังสอื และผู้รบั
หนังสอื ตามภาคผนวก ๒

ขอ้ ๓๔ หนงั สอื ภาษาตา่ งประเทศ ให้ใชก้ ระดาษตราครฑุ หนงั สอื ทเี่ ป็นภาษาองั กฤษ ให้ทาตามแบบท่ี
กาหนดไวใ้ นภาคผนวก 4 สาหรบั หนงั สือท่ีเป็นภาษาอน่ื ๆ ซ่ึงมใิ ช่ภาษาอังกฤษ ให้เป็นไปตามประเพณีนิยม

หมวด ๒
การรบั และส่งหนังสอื

ส่วนที่
๑ การรับหนงั สือ

ข้อ ๓๕ หนังสอื รับ คือ หนังสอื ท่ีได้รบั เข้ามาจากภายนอก ให้เจ้าหนา้ ทข่ี องหนว่ ยงาน สารบรรณกลาง
ปฏบิ ตั ติ ามท่กี าหนดไว้ในสว่ นนี้

ข้อ ๓๖ จัดลาดบั ความสาคญั และความเรง่ ดว่ นของหนังสือเพื่อดาเนินการก่อนหลงั และให้ ผู้เปดิ ซอง
ตรวจเอกสาร หากไมถ่ กู ตอ้ งให้ตดิ ตอ่ ส่วนราชการเจ้าของเรอ่ื ง หรือหน่วยงานที่ออกหนังสอื เพอ่ื ดาเนนิ การให้
ถกู ต้อง หรือบันทกึ ขอ้ บกพร่องไวเ้ ป็นหลักฐาน แล้วจงึ ดาเนนิ การเร่อื งน้ันตอ่ ไป

ขอ้ ๓7 ประทบั ตรารบั หนังสอื ตามแบบท่ี ๑๒ ทา้ ยระเบยี บ ท่มี มุ บนดา้ นขวาของหนังสือ โดยกรอก
รายละเอยี ดดงั นี้

๓๗.๑ เลขรับ ให้ลงเลขท่ีรบั ตามเลขทร่ี ับในทะเบยี น
๓๓.๒ วันท่ี ใหล้ งวนั เดอื น ปีท่ีรับหนังสอื
๓๓.๓ เวลา ใหล้ งเวลาทร่ี ับหนังสอื
ข้อ ๓๘ ลงทะเบยี นรบั หนังสือในทะเบยี นหนงั สือรับตามแบบที่ ๑๓ ท้ายระเบยี บ โดยกรอก รายละเอียด
ดังน้ี
๓๘.๑ ทะเบียนหนังสือรับ วนั ท่ี เดือน พ.ศ. ใหล้ งวัน เดือน ปที ลี่ งทะเบยี น
๓๘.๒ เลขทะเบียนรับ ใหล้ งเลขลาดบั ของทะเบยี นหนังสือรับเรียงลาดบั ตดิ ต่อกนั ไป ตลอดปี
ปฏิทนิ เลขทะเบียนของหนังสอื รบั จะตอ้ งตรงกบั เลขท่ใี นตรารับหนงั สือ
๓๘.๓ ท่ี ใหล้ งเลขทข่ี องหนังสอื ท่รี บั เข้ามา
๓๘.๔ ลงวันที่ ใหล้ งวนั เดอื น ปีของหนงั สอื ที่รบั เขา้ มา

๓๘.๕ จาก ใหล้ งตาแหน่งเจา้ ของหนงั สือ หรอื ช่ือสว่ นราชการ หรอื ช่อื บคุ คล ในกรณที ีไ่ ม่มี

ตาแหนง่

๓๘.๖ ถึง ใหล้ งตาแหน่งของผู้ทห่ี นงั สือนนั้ มีถงึ หรอื ชอ่ื สว่ นราชการ หรอื ชือ่ บคุ คล ในกรณที ่ีไมม่ ี

ตาแหน่ง

๓๘.7 เร่ือง ใหล้ งช่อื เรือ่ งของหนังสอื ฉบบั นนั้ ในกรณที ไี่ ม่มชี ่ือเร่ืองให้ลงสรุปเรือ่ งย่อ ๓๘.๘ การ
ปฏบิ ตั ิ ให้บันทึกการปฏบิ ัติเกี่ยวกับหนงั สือฉบับนน้ั

๓๘.8 หมายเหตุ ใหบ้ นั ทึกข้อความอ่นื ใด (ถา้ มี)
ขอ้ ๓9 จัดแยกหนังสือทีล่ งทะเบยี นรับแล้วส่งให้ส่วนราชการทเ่ี กยี่ วขอ้ งดาเนินการ โดยให้ลงช่ือ
หน่วยงานทีร่ ับหนังสือนน้ั ในชอ่ ง การปฏบิ ตั ิ ถ้ามชี อ่ื บุคคล หรือตาแหนง่ ทีเ่ กย่ี วข้องกบั การรับหนังสอื ให้ลงช่ือหรือ
ตาแหนง่ ไวด้ ้วย

การส่งหนงั สอื ที่ลงทะเบยี นรบั แลว้ ไปให้ส่วนราชการทเี่ กยี่ วขอ้ งดาเนนิ การตามวรรคหนง่ึ จะสง่ โดยใช้สมุด
สง่ หนังสอื ตามข้อ ๔๘ หรอื ใหผ้ ูร้ ับหนังสือลงชอ่ื และวนั เดือน ปที รี่ ับหนังสอื ไว้เปน็ หลกั ฐานในทะเบียนรบั หนังสือ
ก็ได้

การดาเนนิ การตามข้ันตอนนี้ จะเสนอผ่านผบู้ ังคับบญั ชาผู้ใดหรือไม่ ให้เปน็ ไปตามที่หวั หน้า สว่ นราชการ
กาหนด

ถ้าหนงั สอื รบั น้นั จะต้องดาเนินเร่ืองในหน่วยงานนั้นเองจนถงึ ข้ันไดต้ อบหนังสอื ไปแล้ว ให้ลงทะเบยี นว่าได้
ส่งออกไปโดยหนงั สือทเี่ ท่าใด วัน เดือน ปใี ด

ข้อ ๔๐ การรบั หนังสอื ภายในสว่ นราชการเดียวกัน เมอ่ื ผู้รบั ได้รับหนังสือจากหน่วยงาน สารบรรณกลาง
แล้ว ใหป้ ฏบิ ตั ิตามวธิ ีการทีก่ ลา่ วข้างต้นโดยอนุโลม

ส่วนท่ี ๒
การสง่ หนงั สอื

ข้อ ๔๑ หนงั สอื สง่ คือ หนังสอื ทส่ี ่งออกไปภายนอก ให้ปฏบิ ตั ิตามทกี่ าหนดไวใ้ นสว่ นนี้

ข้อ ๔๒ ให้เจ้าของเรือ่ งตรวจความเรียบร้อยของหนงั สือ รวมทั้งส่งิ ทีจ่ ะส่งไปดว้ ยให้ครบถ้วน แลว้ ส่งเรื่อง
ใหเ้ จา้ หน้าท่ีของหน่วยงานสารบรรณกลางเพ่อื ส่งออก

ข้อ ๔๓ เมอื่ เจา้ หน้าที่ของหนว่ ยงานสารบรรณกลางไดร้ บั เรื่องแลว้ ใหป้ ฏบิ ตั ดิ ังนี้

๔๓.๑ ลงทะเบยี นสง่ หนังสอื ในทะเบียนหนงั สือส่งตามแบบท่ี ๑๔ ท้ายระเบียบ โดยกรอก
รายละเอยี ดดังนี้

๔๓.๑.๑ ทะเบยี นหนงั สือสง่ วันที่ เดอื น พ.ศ. ใหล้ งวัน เดอื น ปี ทล่ี งทะเบยี น

๔๓.๑.๒ เลขทะเบยี นสง่ ให้ลงเลขลาดบั ของทะเบียนหนงั สือสง่ เรียงลาดบั ตดิ ตอ่ กนั ไปตลอดปี
ปฏิทิน

๔๓.๑.๓ ที่ ให้ลงรหสั ตวั พยญั ชนะ และเลขประจาของสว่ นราชการเจา้ ของเรื่อง ในหนงั สอื ที่จะ
ส่งออก ถ้าไมม่ ที ดี่ ังกลา่ ว ชอ่ งนีจ้ ะว่าง

๔๓.๑.๔ ลงวนั ท่ี ใหล้ งวนั เดอื น ปีทจ่ี ะส่งหนังสือนัน้ ออก

๔๓.๑.๕ จาก ให้ลงตาแหน่งเจ้าของหนังสือ หรอื ชื่อสว่ นราชการ หรอื ช่ือบคุ คลในกรณที ีไ่ มม่ ี

ตาแหน่ง

๔๓.๑.๖ ถงึ ใหล้ งตาแหนง่ ของผทู้ ห่ี นงั สอื น้ันมถี งึ หรอื ชือ่ สว่ นราชการ หรือชือ่ บคุ คลในกรณที ่ีไม่
มีตาแหนง่

๔๓.๑.7 เร่อื ง ใหล้ งชือ่ เรือ่ งของหนงั สอื ฉบบั นั้น ในกรณีทไ่ี ม่มชี ่อื เรื่อง ใหล้ งสรุปเร่อื งย่อ

๔๓.๑.8 การปฏบิ ตั ิ ใหบ้ นั ทึกการปฏิบัติเกย่ี วกับหนังสอื ฉบบั นั้น

๔๓.๑.9 หมายเหตุ ใหบ้ ันทกึ ข้อความอืน่ ใด (ถ้าม)ี

๔๓.๒ ลงเลขท่ี และวนั เดอื น ปีในหนังสอื ทจี่ ะสง่ ออกทัง้ ในตน้ ฉบบั และสาเนาค่ฉู บบั ให้ตรงกบั เลข
ทะเบียนสง่ และวนั เดอื น ปใี นทะเบยี นหนงั สือสง่ ตามข้อ ๔๓.๑.๒ และข้อ ๔๓.๑.๔

ข้อ ๔๔ กอ่ นบรรจซุ อง ให้เจ้าหนา้ ทข่ี องหน่วยงานสารบรรณกลางตรวจความเรียบรอ้ ย ของหนังสอื
ตลอดจนสิง่ ท่สี ง่ ไปดว้ ยอกี ครั้งหนงึ่ แล้วปดิ ผนึก

หนงั สอื ทีไ่ มม่ คี วามสาคัญมากนกั อาจส่งไปโดยวิธพี บั ยดึ ติดด้วยแถบกาว กาว เยบ็ ด้วยลวด หรอื วิธีอ่ืนแทนการ
บรรจซุ อง

ข้อ ๔๕ การจา่ หน้าซอง ให้ปฏบิ ัติตามแบบท่ี ๑๕ ท้ายระเบียบ สาหรบั หนงั สือที่ตอ้ งปฏบิ ตั ิใหเ้ ร็วกว่าปกติ
ใหป้ ฏิบตั ิตามข้อ ๒๘ ในกรณีไมใ่ ช้สมดุ สง่ หนงั สือ ให้มใี บรบั หนงั สือตามข้อ ๔๕ แนบตดิ ซองไปด้วย

ข้อ ๔๖ การสง่ หนงั สอื โดยทางไปรษณยี ์ ใหถ้ ือปฏิบตั ติ ามระเบียบ หรือวธิ กี ารที่การสือ่ สาร แห่งประเทศ
ไทยกาหนด

การส่งหนงั สือซึง่ มใิ ช่เปน็ การส่งโดยทางไปรษณีย์ เมอ่ื ส่งหนังสือให้ผูร้ บั แล้ว ผู้ส่งต้องให้ผรู้ ับ ลงชือ่ รับในสมดุ ส่ง
หนงั สือ หรือใบรบั แล้วแตก่ รณี ถ้าเป็นใบรบั ให้นาใบรบั นนั้ มาผนึกตดิ ไว้ท่สี าเนาคู่ฉบับ

ขอ้ ๔7 หนังสอื ทีไ่ ดล้ งทะเบียนสง่ ในกรณีที่เป็นการตอบหนงั สอื ซงึ่ รบั เข้ามาให้ลงทะเบียน วา่ หนงั สอื นนั้
ไดต้ อบตามหนังสอื รับท่ีเทา่ ใด วัน เดือน ปใี ด

ขอ้ ๔๘ สมุดส่งหนงั สอื ใหจ้ ดั ทาตามแบบท่ี ๑๖ ทา้ ยระเบียบ โดยกรอกรายละเอยี ดดงั นี้

๔8.๑ เลขทะเบยี น ใหล้ งเลขทะเบียนหนังสือส่ง
๔8.๒ จาก ให้ลงตาแหน่ง หรือช่อื สว่ นราชการ หรือชอื่ บุคคลทเี่ ป็นเจ้าของหนงั สือ

๔8.๓ ถงึ ให้ลงตาแหนง่ ของผูท้ ี่หนังสอื น้นั มถี ึง หรอื ชื่อสว่ นราชการ หรือชอ่ื บคุ คล ในกรณที ีไ่ มม่ ี

ตาแหน่ง

๔8.๔ หน่วยรบั ให้ลงชือ่ สว่ นราชการท่รี บั หนังสือ
๔8.๕ ผู้รบั ใหผ้ ู้รับหนงั สอื ลงชือ่ ทส่ี ามารถอ่านออกได้
๔8.๖ วันและเวลา ให้ผูร้ ับหนงั สือลงวัน เดือน ปี และเวลาทรี่ บั หนงั สอื

๔8.7 หมายเหตุ ใหบ้ นั ทึกข้อความอน่ื ใด (ถ้ามี)
ขอ้ ๔9 ใบรับหนังสือ ใหจ้ ัดทาตามแบบท่ี ๑7 ทา้ ยระเบยี บ โดยกรอกรายละเอียดดงั นี้

๔9.๑ ที่ ให้ลงเลขทีข่ องหนงั สือฉบับนนั้

๔9.๒ ถงึ ใหล้ งตาแหน่งของผ้ทู ห่ี นังสือนัน้ มีถงึ หรอื ช่ือส่วนราชการ หรอื ชื่อบคุ คล ในกรณที ่ไี มม่ ี

ตาแหนง่

๔9,๓ เรอื่ ง ใหล้ งช่ือเรือ่ งของหนังสือฉบับนั้น ในกรณที ไี่ ม่มีชื่อเรอื่ งใหล้ งสรุปเรื่องยอ่
๔9.๔ รับวนั ที่ ใหผ้ รู้ บั หนงั สือลงวนั เดอื น ปีทร่ี บั หนงั สอื
๔9.๕ เวลา ให้ผู้รับหนังสอื ลงเวลาทรี่ บั หนงั สือ
๔9.๖ ผรู้ ับ ใหผ้ ู้รับหนังสือลงชื่อที่สามารถอ่านออกได้

สว่ นท่ี ๓

บทเบด็ เตลด็

ขอ้ ๕๐ เพ่ือให้การรับและส่งหนังสอื ดาเนนิ ไปโดยสะดวกเรยี บรอ้ ยและรวดเร็ว สว่ นราชการ จะกาหนด
หนา้ ท่ขี องผู้ปฏิบตั ติ ลอดจนแนวทางปฏบิ ัตนิ ั้นไว้ด้วยกไ็ ด้ ทง้ั นี้ ให้มกี ารสารวจทะเบียนหนงั สอื รับเป็นประจาวา่
หนงั สือตามทะเบยี นรับน้ันไดม้ กี ารปฏบิ ตั ไิ ปแลว้ เพยี งใด และให้มีการตดิ ตามเรือ่ งด้วย ในการน้สี ่วนราชการใด
เห็นสมควรจะจัดให้มีบตั รตรวจค้นสาหรบั หนังสือรบั และหนังสือส่งเพ่อื ความสะดวก ในการค้นหาก็ไดต้ ามความ
เหมาะสม

ขอ้ ๕๑ บตั รตรวจค้น ใหจ้ ัดทาตามแบบท่ี ๑๘ ทา้ ยระเบยี บ โดยกรอกรายละเอียดดงั นี้

๕๑.๑ เรื่อง รหสั ใหล้ งเรื่องและรหัสตามหมวดหมขู่ องหนงั สอื
๕๑.๒ เลขทะเบียนรับ ใหล้ งเลขทะเบยี นตามทป่ี รากฏในทะเบยี นหนงั สือรับ
๕๑.๓ ที่ ใหล้ งเลขที่ของหนังสือ
๕๑.๔ ลงวนั ท่ี ใหล้ งวนั เดอื น ปี ของหนงั สอื
๕๑.๕ รายการ ให้ลงเร่อื งย่อของหนงั สอื เพ่ือใหท้ ราบว่า หนังสือนั้นมาจากที่ใดเรอ่ื งอะไร
๕๑.๖ การปฏบิ ตั ิ ใหบ้ ันทึกการปฏิบัติเกย่ี วกับหนังสอื นนั้ เพือ่ ใหท้ ราบว่าส่งไปทใ่ี ดเมอื่ ใด

หมวด 3
การเกบ็ รกั ษา ยืม และทาลายหนงั สือ

สว่ นที่ ๑
การเก็บรักษา

ข้อ ๕๒ การเกบ็ หนังสือแบ่งออกเป็น การเกบ็ ระหว่างปฏิบัติ การเก็บเม่ือปฏบิ ัตเิ สร็จแล้ว และการเกบ็ ไว้
เพอ่ื ใชใ้ นการตรวจสอบ

ข้อ ๕๓ การเกบ็ ระหว่างปฏบิ ัติ คอื การเก็บหนังสือทปี่ ฏบิ ตั ิยังไม่เสรจ็ ให้อยูใ่ นความรับผดิ ชอบ ของ
เจ้าของเรอ่ื งโดยใหก้ าหนดวิธกี ารเก็บใหเ้ หมาะสมตามขั้นตอนของการปฏบิ ัตงิ าน

ข้อ ๕๔ การเกบ็ เม่อื ปฏิบตั เิ สร็จแล้ว คอื การเก็บหนงั สอื ทีป่ ฏบิ ัตเิ สรจ็ เรยี บรอ้ ยแล้ว และ ไมม่ อี ะไรท่ี
จะตอ้ งปฏบิ ตั ิต่อไปอีก ใหเ้ จา้ หนา้ ทข่ี องเจ้าของเรอ่ื งปฏิบตั ดิ ังนี้

๕๔.๑ จัดทาบญั ชีหนงั สือสง่ เก็บตามแบบที่ ๑๕ ท้ายระเบยี บ อย่างน้อยใหม้ ีต้นฉบับ และสาเนาคู่
ฉบบั สาหรับเจา้ ของเรื่องและหน่วยเก็บ เก็บไว้อย่างละฉบับ โดยกรอกรายละเอียดดงั น้ี

๕๔.๑.๑ ลาดบั ท่ี ใหล้ งเลขลาดับเรือ่ งของหนงั สอื ท่ีเกบ็
๕๔.๑.๒ ท่ี ใหล้ งเลขทีข่ องหนงั สอื แตล่ ะฉบบั ๕๔.๑.๓ ลงวันท่ี ใหล้ งวัน เดือน ปีของ

หนังสือแต่ละฉบบั

๕๔.๑.๔ เรอ่ื ง ใหล้ งช่อื เร่ืองของหนงั สือแต่ละฉบบั ในกรณที ีไ่ ม่มชี ่อื เรอื่ ง ใหล้ งสรุปเรื่อง
ยอ่

๕๔.๑.๕ อายกุ ารเก็บหนงั สอื ให้ลงวัน เดอื น ปที จ่ี ะเกบ็ ถึง ในกรณใี ห้เกบ็ ไว้ ตลอดไป ให้
ลงคาวา่ หา้ มทาลาย

๕๔.๑.๖ หมายเหตุ ให้บันทกึ ข้อความอืน่ ใด (ถา้ มี)

๕๔.๒ สง่ หนงั สอื และเรอื่ งปฏิบตั ิทั้งปวงทเี่ กี่ยวข้องกับหนงั สือนน้ั พร้อมท้งั บัญชี หนังสอื
ส่งเกบ็ ไปใหห้ นว่ ยเก็บท่สี ว่ นราชการน้ัน ๆ กาหนด

ขอ้ ๕๕ เมอ่ื ได้รับเร่ืองจากเจา้ ของเร่อื งตามข้อ ๕๔ แล้ว ให้เจา้ หน้าที่ผรู้ ับผิดชอบในการเกบ็ หนงั สอื
ปฏบิ ตั ิดงั นี้

๕๕.๑ ประทับตรากาหนดเกบ็ หนังสือตามข้อ ๗๓ ไว้ท่ีมมุ ลา่ งด้านขวาของกระดาษ แผ่นแรกของ
หนงั สือฉบบั นั้น และลงลายมอื ชื่อยอ่ กากบั ตรา

๕๕.๑.๑ หนงั สอื ทต่ี อ้ งเก็บไว้ตลอดไป ให้ประทบั ตราคาวา่ หา้ มทาลาย ด้วยหมึกสีแดง

๕๕.๑.๒ หนงั สอื ทเี่ กบ็ โดยมีกาหนดเวลา ให้ประทับตราคาวา่ เก็บถึง พ.ศ. .... ดว้ ยหมึก
สํีน้าเงิน และลงเลขของปพี ทุ ธศกั ราชทใ่ี หเ้ ก็บถงึ

๕๕.๒ ลงทะเบยี นหนงั สอื เก็บไว้เปน็ หลักฐานตามแบบที่ ๒๐ ทา้ ยระเบยี บ โดยกรอก
รายละเอียดดงั นี้

๕๕.๒.๑ ลาดับท่ี ใหล้ งเลขลาดับเรอ่ื งของหนังสือท่ีเกบ็
๕๕.๒.๒ วนั เกบ็ ให้ลงวนั เดอื น ปีทน่ี าหนังสอื นนั้ เขา้ ทะเบยี นเก็บ
๕๕.๒.๓ เลขทะเบียนรบั ให้ลงเลขทะเบยี นรบั ของหนังสอื แต่ละฉบับ
๕๕.๒.๔ ที่ ให้ลงเลขท่ขี องหนังสอื แต่ละฉบบั

๕๕.๒.๕ เร่ือง ให้ลงชอื่ เรื่องของหนงั สอื แตล่ ะฉบบั ในกรณีท่ไี ม่มีชอื่ เรอ่ื ง ใหล้ งสรุปเร่อื ง
ยอ่

๕๕.๒,๖ รหสั แฟม้ ให้ลงหมายเลขลาดับหมู่ของการจดั แฟ้มเกบ็ หนงั สอื

๕๕.๒.7 กาหนดเวลาเก็บ ให้ลงระยะเวลาการเก็บตามทีก่ าหนดในตรา กาหนดเกบ็
หนังสอื ตามขอ้ ๕๕.๑

๕๕.๒.๘ หมายเหตุ ใหบ้ นั ทกึ ขอ้ ความอน่ื ใด (ถา้ ม)ี

ข้อ ๕๖ การเกบ็ ไวเ้ พอ่ื ใชใ้ นการตรวจสอบ คือ การเก็บหนงั สอื ที่ปฏิบัติเสร็จเรียบร้อยแลว้ แต่จาเปน็
จะตอ้ งใช้ในการตรวจสอบเปน็ ประจา ไมส่ ะดวกในการส่งไปเก็บยังหนว่ ยเก็บของส่วนราชการ ตามข้อ ๕๔ ให้
เจ้าของเรื่องเก็บเป็นเอกเทศ โดยแตง่ ตง้ั เจา้ หน้าท่ขี ึน้ รบั ผดิ ชอบกไ็ ด้ เม่อื หมดความจาเป็น ท่ีจะต้องใช้ในการ
ตรวจสอบแลว้ ให้จดั สง่ หนังสอื น้ันไปยังหน่วยเกบ็ ของส่วนราชการ โดยใหถ้ ือปฏบิ ัติ ตามขอ้ ๕๔ และขอ้ ๕๕ โดย
อนุโลม

ข้อ ๕7 อายกุ ารเกบ็ หนงั สือ โดยปกติให้เกบ็ ไวไ้ ม่นอ้ ยกว่า ๑๐ ปี เวน้ แต่หนังสอื ดังตอ่ ไปนี้

47.๑ หนังสือที่ตอ้ งสงวนเปน็ ความลบั ให้ปฏบิ ตั ติ ามกฎหมายหรือระเบยี บ ว่าด้วยการรกั ษา
ความปลอดภยั แหง่ ชาติ

47.๒ หนงั สือที่เป็นหลักฐานทางอรรถคดี สานวนของศาลหรือของพนักงานสอบสวน หรือ
หนังสอื อ่ืนใดที่ไดม้ กี ฎหมายหรือระเบยี บแบบแผนกาหนดไวเ้ ป็นพเิ ศษแลว้ การเก็บใหเ้ ปน็ ไป ตามกฎหมายและ
ระเบียบแบบแผนว่าด้วยการนน้ั

47.๓ หนังสือทเ่ี ก่ยี วกบั ประวตั ิศาสตร์ ขนบธรรมเนียมจารตี ประเพณี สถติ ิ หลกั ฐาน หรอื เร่อื งที่
ตอ้ งใชส้ าหรับศึกษาค้นควา้ หรอื หนงั สืออื่นในลักษณะเดยี วกัน ให้เก็บไว้เป็นหลกั ฐาน ทางราชการตลอดไปหรอื
ตามทก่ี องจดหมายเหตุแหง่ ชาติ กรมศิลปากร กาหนด

47.๔ หนังสอื ที่ไดป้ ฏิบตั ิงานเสรจ็ ส้ินแลว้ และเป็นคสู่ าเนาทม่ี ตี ้นเรื่องจะค้นได้ จากท่ีอืน่ ใหเ้ กบ็
ไว้ไมน่ อ้ ยกว่า ๕ ปี

47.๕ หนังสือท่เี ป็นเรอื่ งธรรมดาสามญั ซึ่งไม่มคี วามสาคญั และเปน็ เร่ืองทเี่ กิดข้นึ เป็นประจาเมื่อ
ดาเนนิ การแลว้ เสร็จใหเ้ กบ็ ไวไ้ ม่น้อยกวา่ ๑ ปี

ในกรณหี นังสือทเ่ี กี่ยวกับการเงิน ซึง่ มใิ ช่เปน็ เอกสารสิทธิ หากเหน็ ว่าไมม่ ีความจาเปน็ ต้องเกบ็ ไว้ถึง ๑๐ ปี
ให้ทาความตกลงกบั กระทรวงการคลังเพ่อื ขอทาลายได้

ข้อ ๕๘ ทุกปีปฏทิ นิ ให้ส่วนราชการจดั ส่งหนังสือท่ีมอี ายุครบ ๒๕ ปี นบั จากวนั ทไี่ ด้จัดทาขนึ้ ท่ีเกบ็ ไว้ ณ
สว่ นราชการใด พรอ้ มทง้ั บญั ชสี ่งมอบหนงั สอื ครบ ๒๕ ปี ใหก้ องจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ภายในวันที่
๓๑ มกราคม ของปีถัดไป เวน้ แตห่ นงั สือดงั ตอ่ ไปน้ี

๕๘.๑ หนงั สือท่ตี อ้ งสงวนเปน็ ความลับใหป้ ฏิบตั ติ ามกฎหมายหรอื ระเบยี บ วา่ ด้วยการรกั ษา
ความปลอดภยั แห่งชาติ

๕๔.๒ หนงั สอื ที่มกี ฎหมาย ขอ้ บงั คับ หรอื ระเบยี บทอ่ี อกใช้เปน็ การทว่ั ไป กาหนดไวเ้ ป็นอย่างอ่ืน

๕๘.๓ หนงั สอื ท่ีส่วนราชการมคี วามจาเป็นต้องเก็บไวท้ ่ีสว่ นราชการน้นั ให้จดั ทา บัญชหี นงั สือ
ครบ ๒๕ ปี ทีข่ อเกบ็ เองสง่ มอบใหก้ องจดหมายเหตแุ ห่งชาติ กรมศลิ ปากร

ขอ้ ๕9 บญั ชสี ่งมอบหนังสอื ครบ ๒๕ ปี และบัญชหี นงั สือครบ ๒๕ ปที ีข่ อเกบ็ เอง อยา่ งนอ้ ยใหม้ ตี ้นฉบับ
และสาเนาคู่ฉบบั เพ่อื ใหส้ ่วนราชการผูม้ อบและกองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศลิ ปากร ผู้รบั มอบยดึ ถอื ไวเ้ ป็น
หลักฐานฝ่ายละฉบบั

๕9.๑ บญั ชีสง่ มอบหนังสือครบ ๒๕ ปี ให้จดั ทาตามแบบที่ ๒๑ ท้ายระเบียบ โดยกรอก
รายละเอียดดังนี้

๕9.๑.๑ ชือ่ บญั ชีส่งมอบหนังสอื ครบ ๒๕ ปี ประจาปี ใหล้ งตัวเลข ของปพี ทุ ธศกั ราชท่ี

จดั ทาบญั ชี

๕9.๑.๒ กระทรวง ทบวง กรม กอง ใหล้ งชอ่ื ส่วนราชการที่จดั ทาบัญชี
๕9.๑.๓ วนั ที่ ใหล้ งวัน เดือน ปที ่จี ดั ทาบัญชี
๕9.๑.๔ แผน่ ที่ ใหล้ งเลขลาดบั ของแผน่ บัญชี
๕9.๑.๕ ลาดับท่ี ใหล้ งเลขลาดับเรอ่ื งของหนงั สอื ที่สง่ มอบ
๕9.๑.๖ รหสั แฟม้ ใหล้ งหมายเลขลาดับหมูข่ องการจดั แฟม้ เก็บหนงั สอื
๕9.๑.๓ ที่ ให้ลงเลขทข่ี องหนงั สือแตล่ ะฉบบั
๕9.๑.๘ ลงวันที่ ใหล้ งวัน เดือน ปขี องหนังสือแตล่ ะฉบบั
๕9.๑.๕ เลขทะเบียนรับ ใหล้ งเลขทะเบียนรบั ของหนงั สอื แตล่ ะฉบบั
๕9.๑.๑๐ เร่อื ง ใหล้ งชอ่ื เรอ่ื งของหนงั สือแตล่ ะฉบับ ในกรณีทไี่ ม่มชี ่ือเรือ่ ง ให้ลงสรุป

เรื่องย่อ

๕9.๑.๑๑ หมายเหตุ ให้บนั ทึกขอ้ ความอ่ืนใด (ถา้ มี)

๕9.๑.๑๒ ลงช่ือผมู้ อบ ให้ผมู้ อบลงลายมือช่อื และวงเล็บชอื่ และนามสกลุ ดว้ ยตัวบรรจง
พร้อมท้งั ลงตาแหนง่ ของผมู้ อบ

๕9.๑.๑๓ ลงช่ือผรู้ บั มอบ ใหผ้ รู้ ับมอบลงลายมือช่อื และวงเลบ็ ชื่อและ นามสกุลด้วยตวั
บรรจงพร้อมทัง้ ลงตาแหนง่ ของผู้รบั มอบ

๕9.๒ บญั ชีหนงั สอื ครบ ๒๕ ปี ทขี่ อเก็บเอง ใหจ้ ดั ทาตามแบบที่ ๒๒ ท้ายระเบียบ โดยกรอก
รายละเอยี ดดงั น้ี

๕9.๒.๑ ชื่อบญั ชีหนังสือครบ ๒๕ ปี ที่ขอเก็บเองประจาปี ใหล้ งตวั เลข ของปี
พุทธศกั ราชที่จดั ทาบญั ชี

๕9.๒.๒ กระทรวง ทบวง กรม กอง ใหล้ งช่ือสว่ นราชการที่จัดทาบญั ชี
๕9.๒.๓ วันที่ ใหล้ งวนั เดือน ปีที่จัดทาบญั ชี
๕9.๒.๔ แผ่นท่ี ใหล้ งเลขลาดบั ของแผ่นบญั ชี
๕9.๒.๕ ลาดบั ท่ี ใหล้ งเลขลาดบั เรอ่ื งของหนังสือท่ีขอเก็บเอง
๕9.๒.๖ รหสั แฟม้ ใหล้ งหมายเลขลาดับหมขู่ องการจดั แฟม้ เกบ็ หนงั สอื
๕9.๒.๓ ท่ี ใหล้ งเลขท่ขี องหนังสอื แต่ละฉบบั
๕9.๒.๘ ลงวันท่ี ใหล้ งวนั เดอื น ปีของหนังสอื แต่ละฉบับ

๕9.๒.๕ เรอ่ื ง ให้ลงช่ือเรือ่ งของหนงั สอื แต่ละฉบบั ในกรณที ไ่ี มม่ ชี อ่ื เร่อื ง ให้ลงสรุปเรื่อง
ยอ่

๕9.๒.๑๐ หมายเหตุ ใหบ้ นั ทึกข้อความอืน่ ใด (ถา้ มี)
ขอ้ ๖๐ หนงั สอื ทยี่ ังไมถ่ งึ กาหนดทาลาย ซึง่ ส่วนราชการเห็นว่าเปน็ หนงั สือท่มี คี วามสาคญั และประสงค์
จะฝากให้กองจดหมายเหตุแหง่ ชาติ กรมศลิ ปากร เก็บไว้ ให้ปฏิบัตดิ งั นี้

๖๐.๑ จดั ทาบญั ชีฝากหนงั สอื ตามแบบที่ ๒๓ ท้ายระเบียบ อยา่ งน้อยให้มีต้นฉบับ และสาเนาคู่
ฉบับ โดยกรอกรายละเอยี ดดังน้ี

๖๐.๑.๑ ชือ่ บญั ชีฝากหนงั สอื ประจาปี ใหล้ งตวั เลขของปพี ุทธศกั ราช ทีจ่ ดั ทาบญั ชี
๖๐.๑.๒ กระทรวง ทบวง กรม กอง ใหล้ งชื่อส่วนราชการทีจ่ ดั ทาบัญชี
๖๐.๑.๓ วนั ท่ี ใหล้ งวนั เดอื น ปที ่ีจดั ทาบัญชี
๖๐.๑.๔ แผน่ ท่ี ให้ลงเลขลาดับของแผ่นบัญชี
๖๐.๑.๕ ลาดบั ที่ ใหล้ งเลขลาดบั เร่อื งของหนังสือ
๖๐.๑.๖ รหสั แฟม้ ใหล้ งหมายเลขลาดับหมู่ของการจัดแฟ้มเกบ็ หนงั สือ
๖๐.๑.7 ที่ ใหล้ งเลขทข่ี องหนงั สอื แตล่ ะฉบบั
๖๐.๑.๘ ลงวันท่ี ใหล้ งวนั เดอื น ปขี องหนังสอื แต่ละฉบับ
๖๐.๑.9 เลขทะเบียนรับ ใหล้ งเลขทะเบยี นรับของหนังสือแตล่ ะฉบับ
๖๐.๑.๑๐ เรอ่ื ง ให้ลงช่ือเรื่องของหนังสือแตล่ ะฉบับ ในกรณีทีไ่ มม่ ีชื่อเรื่อง ใหล้ งสรปุ

เร่อื งยอ่

๖๐.๑.๑๑ หมายเหตุ ใหบ้ ันทกึ ขอ้ ความอืน่ ใด (ถา้ มี)

๖๐.๑.๑๒ ลงชื่อผู้ฝาก ใหผ้ ฝู้ ากลงลายมือชื่อและวงเลบ็ ช่อื และนามสกลุ ดว้ ยตวั บรรจง
พร้อมท้ังลงตาแหน่งของผฝู้ าก

๖๐.๑.๑๓ ลงชอื่ ผรู้ บั ฝาก ใหผ้ รู้ ับฝากลงลายมอื ช่ือและวงเลบ็ ชอ่ื และ นามสกลุ ด้วยตวั
บรรจงพร้อมทงั้ ลงตาแหนง่ ของผรู้ บั ฝาก

๖๐.๒ ส่งต้นฉบบั และสาเนาคฉู่ บบั บญั ชฝี ากหนังสอื พรอ้ มกับหนงั สอื ทจี่ ะฝาก ใหก้ องจดหมาย
เหตแุ ห่งชาติ กรมศลิ ปากร

๖๐.๓ เมื่อกองจดหมายเหตแุ หง่ ชาติ กรมศิลปากร ตรวจหนงั สอื และรับฝากหนงั สอื แลว้ ใหล้ ง
นามในบัญชฝี ากหนังสือ แลว้ คืนตน้ ฉบบั ให้ส่วนราชการผูฝ้ ากเกบ็ ไว้เป็นหลกั ฐาน

หนงั สอื ท่ีฝากเกบ็ ไว้ทกี่ องจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ให้ถอื ว่าเป็นหนังสือของส่วนราชการ ผฝู้ าก
หากสว่ นราชการผูฝ้ ากต้องการใชห้ นังสือหรือขอคนื ใหท้ าได้โดยจัดทาหลกั ฐานตอ่ กนั ไว้ให้ชดั แจง้

เมอ่ื ถงึ กาหนดการทาลายแล้ว ใหส้ ว่ นราชการผู้ฝากดาเนินการตามข้อ ๖๖

ข้อ ๖๑ การรกั ษาหนังสือ ให้เจา้ หนา้ ท่ีระมัดระวังรกั ษาหนงั สอื ใหอ้ ยใู่ นสภาพใช้ราชการ ไดท้ กุ โอกาส
หากชารดุ เสียหายต้องรบี ซ่อมใหใ้ ช้ราชการไดเ้ หมอื นเดิม หากสญู หายตอ้ งหาสาเนามาแทน ถ้าชารดุ เสียหายจนไม่
สามารถซอ่ มแซมใหค้ งสภาพเดิมได้ ให้รายงานผู้บังคับบัญชาทราบและให้ หมายเหตุไว้ในทะเบียนเกบ็ ด้วย

ถ้าหนงั สอื ทสี่ ูญหายเป็นเอกสารสิทธติ ามกฎหมายหรอื หนังสือสาคญั ทีเ่ ปน็ การแสดงเอกสารสทิ ธิ กใ็ ห้
ดาเนินการแจง้ ความต่อพนักงานสอบสวน

สว่ นที่ ๒

การยมื

ข้อ ๖๒ การยมื หนงั สือท่สี ่งเกบ็ แล้ว ใหป้ ฏบิ ตั ิดงั นี้

๖๒.๑ ผ้ยู มื จะต้องแจง้ ใหท้ ราบวา่ เรอื่ งทยี่ ืมนนั้ จะนาไปใชใ้ นราชการใด

๖๒.๒ ผู้ยมื จะตอ้ งมอบหลกั ฐานการยืมให้เจา้ หนา้ ทเ่ี ก็บ แลว้ ลงชือ่ รับเร่อื งทย่ี ืมไว้ ในบัตรยืม
หนังสือและใหเ้ จ้าหน้าที่เกบ็ รวบรวมหลักฐานการยมื เรียงลาดับวัน เดือน ปไี ว้เพ่ือตดิ ตาม ทวงถาม สว่ นบัตรยมื
หนังสอื น้นั ใหเ้ กบ็ ไว้แทนทีห่ นงั สือทีถ่ ูกยืมไป

๖๒.๓ การยมื หนังสือระหว่างส่วนราชการ ผ้ยู ืมและผู้อนญุ าตให้ยืมต้องเปน็ หวั หนา้ ส่วนราชการ
ระดับกองขึ้นไป หรอื ผูท้ ่ีไดร้ บั มอบหมาย

๖๒.๔ การยมื หนงั สือภายในสว่ นราชการเดียวกนั ผู้ยมื และผูอ้ นุญาตให้ยืมต้องเปน็ หัวหน้าส่วน
ราชการระดบั แผนกข้นึ ไป หรอื ผทู้ ่ีไดร้ ับมอบหมาย

ข้อ ๖๓ บตั รยมื หนงั สือ ให้จัดทาตามแบบที่ ๒๔ ทา้ ยระเบียบ โดยกรอกรายละเอยี ดดงั นี้

๖๓.๑ รายการ ใหล้ งช่ือเรื่องหนงั สือท่ีขอยืมไปพร้อมดว้ ยรหัสของหนงั สอื นั้น
๖๓.๒ ผู้ยมื ใหล้ งช่ือบุคคล ตาแหนง่ หรือสว่ นราชการท่ียืมหนังสือนน้ั

๖๓.๓ ผูร้ บั ใหผ้ รู้ ับหนังสือนน้ั ลงลายมือช่อื และวงเล็บช่ือกากบั พรอ้ มด้วยตาแหนง่ ในบรรทัด
ถดั ไป

๖๓.๔ วันยมื ให้ลงวัน เดือน ปีทยี่ มื หนงั สือนั้น
๖๓.๕ กาหนดส่งคืน ให้ลงวนั เดอื น ปที ี่จะสง่ หนงั สอื นั้นคนื ๖๓.๖ ผู้ส่งคนื ให้ผสู้ ่งคืนลงลายมอื
ช่อื

๖๓.6 วันสง่ คนื ให้ลงวนั เดอื น ปที ีส่ ่งหนงั สือคืน

ข้อ ๖๔ การยมื หนงั สือทีป่ ฏิบัติยังไมเ่ สรจ็ หรือหนังสอื ทเี่ กบ็ ไว้เพอ่ื ใช้ในการตรวจสอบ ให้ถือปฏิบตั ิตามข้อ
๖๒ โดยอนุโลม

ข้อ ๖๕ การใหบ้ คุ คลภายนอกยมื หนงั สอื จะกระทามิได้ เวน้ แต่จะใหด้ ูหรอื คัดลอกหนังสือ ทงั้ น้ี จะตอ้ ง
ไดร้ บั อนุญาตจากหัวหนา้ ส่วนราชการระดับกองขึ้นไป หรอื ผทู้ ีไ่ ดร้ บั มอบหมายกอ่ น

ส่วนที่ ๓

การทาลาย

ข้อ ๖๖ ภายใน ๖๐ วันหลงั จากวนั สน้ิ ปีปฏิทนิ ให้เจา้ หนา้ ท่ผี ู้รบั ผิดชอบในการเก็บหนังสอื สารวจหนังสอื
ทีค่ รบกาหนดอายกุ ารเก็บในปนี ้นั ไมว่ ่าจะเป็นหนงั สือทีเ่ ก็บไวเ้ องหรอื ทีฝ่ ากเก็บไวท้ ีก่ องจดหมายเหตุแหง่ ชาติ กรม
ศิลปากร แลว้ จดั ทาบญั ชหี นงั สือขอทาลายเสนอหัวหน้าส่วนราชการ ระดบั กรมเพอื่ พิจารณาแต่งต้งั คณะกรรมการ
ทาลายหนังสือ

บญั ชีหนงั สือขอทาลาย ใหจ้ ดั ทาตามแบบที่ ๒๕ ทา้ ยระเบียบ อย่างน้อยใหม้ ีต้นฉบบั และ สาเนาคฉู่ บับ
โดยกรอกรายละเอยี ดดงั นี้

๖๖.๑ ชอ่ื บญั ชหี นังสือขอทาลาย ประจาปี ให้ลงตัวเลขของปพี ทุ ธศักราชทจ่ี ัดทาบัญชี
๖๖.๒ กระทรวง ทบวง กรม กอง ให้ลงชื่อส่วนราชการทจ่ี ัดทาบัญชี
๖๖.๓ วันท่ี ใหล้ งวัน เดือน ปที ่ีจัดทาบญั ชี
๖๖.๔ แผน่ ที่ ให้ลงเลขลาดบั ของแผน่ บญั ชี
๖๖.๕ ลาดบั ที่ ให้ลงเลขลาดับเร่อื งของหนังสือ
๖๖.๖ รหสั แฟม้ ใหล้ งหมายเลขลาดับหมขู่ องการจัดแฟ้มเก็บหนงั สือ
๖๖.7 ที่ ให้ลงเลขท่ีของหนงั สอื แตล่ ะฉบับ
๖๖.๘ ลงวันที่ ให้ลงวัน เดอื น ปขี องหนงั สอื แต่ละฉบบั
๖๖.9 เลขทะเบยี นรับ ใหล้ งเลขทะเบียนรบั ของหนงั สอื แต่ละฉบบั
๖๖.๑๐ เรือ่ ง ให้ลงช่ือเรอื่ งของหนงั สือแตล่ ะฉบบั ในกรณีที่ไมม่ ชี อื่ เรอ่ื งใหล้ งสรปุ เรื่องยอ่
๖๖,๑๑ การพจิ ารณา ให้คณะกรรมการทาลายหนังสือเปน็ ผูก้ รอก

๖๖,๑๒ หมายเหตุ ให้บนั ทึกขอ้ ความอ่ืนใด (ถ้าม)ี

ขอ้ ๖7 ใหห้ วั หน้าสว่ นราชการระดับกรมแต่งตง้ั คณะกรรมการทาลายหนังสือประกอบด้วย ประธาน
กรรมการและกรรมการอกี อย่างนอ้ ยสองคน โดยปกตใิ ห้แตง่ ตัง้ จากขา้ ราชการต้ังแต่ระดบั ๓ หรอื เทยี บเท่าขน้ึ ไป

ถ้าประธานกรรมการ ไมส่ ามารถปฏบิ ตั ิหน้าทไ่ี ด้ให้กรรมการท่มี าประชมุ เลอื กกรรมการคนหนึ่ง ทาหน้าที่
ประธาน

มติของคณะกรรมการใหถ้ อื เสียงขา้ งมาก ถ้ากรรมการผู้ใดไม่เหน็ ด้วยใหท้ าบนั ทกึ ความเหน็ แยง้ ไว้
ข้อ ๖๘ คณะกรรมการทาลายหนังสอื มหี นา้ ทดี่ งั น้ี

๖๘.๑ พจิ ารณาหนังสือที่จะขอทาลายตามบัญชีหนังสอื ขอทาลาย
๖8.๒ ในกรณีท่คี ณะกรรมการมคี วามเห็นวา่ หนังสอื ฉบบั ใดไมค่ วรทาลาย และ ควรจะขยายเวลา
การเก็บไว้ ให้ลงความเห็นวา่ จะขยายเวลาการเกบ็ ไวถ้ งึ เม่ือใด ในชอ่ ง การพิจารณา ตามขอ้ ๖๖.๑๑ ของบญั ชี
หนังสือขอทาลาย แล้วให้แก้ไขอายุการเก็บหนังสอื ในตรากาหนดเก็บหนังสอื โดยใหป้ ระธานกรรมการทาลาย
หนงั สือลงลายมอื ช่อื กากบั การแกไ้ ข

๖๘.๓ ในกรณีท่ีคณะกรรมการมคี วามเหน็ วา่ หนงั สือเรอื่ งใดควรใหท้ าลาย ใหก้ รอก เครือ่ งหมาย
กากบาท (X) ลงในชอ่ ง การพิจารณา ตามข้อ ๖๖,๑๑ ของบญั ชหี นงั สอื ขอทาลาย

๖๘.๔ เสนอรายงานผลการพิจารณาพร้อมท้ังบนั ทกึ ความเหน็ แยง้ ของคณะกรรมการ (ถา้ ม)ี ต่อ
หัวหน้าสว่ นราชการระดบั กรมเพอื่ พิจารณาสั่งการตามข้อ ๖๕

๖๘.๕ ควบคุมการทาลายหนังสอื ซ่งึ ผู้มีอานาจอนุมตั ใิ ห้ทาลายได้แล้ว โดยการเผา หรอื วธิ ีอืน่ ใดที่
จะไม่ใหห้ นงั สอื น้ันอ่านเปน็ เรอื่ งได้ และเมอื่ ทาลายเรียบร้อยแลว้ ใหท้ าบนั ทกึ ลงนาม รว่ มกันเสนอผู้มีอานาจอนมุ ตั ิ
ทราบ

ข้อ ๖9 เมอ่ื หวั หน้าส่วนราชการระดับกรมไดร้ บั รายงานตามขอ้ ๖๘.๔ แล้ว ใหพ้ จิ ารณา ส่ังการดังน้ี

๖9.๑ ถา้ เหน็ วา่ หนงั สือเร่อื งใดยงั ไม่ควรทาลาย ใหส้ ั่งการใหเ้ ก็บหนงั สือนัน้ ไว้ จนถงึ เวลาการ
ทาลายงวดตอ่ ไป

๖9.๒ ถ้าเห็นวา่ หนงั สือเร่อื งใดควรทาลาย ใหส้ ่งบญั ชหี นงั สือขอทาลาย ใหก้ องจดหมายเหตุ
แห่งชาติ กรมศลิ ปากร พจิ ารณากอ่ น เวน้ แตห่ นงั สอื ประเภทท่สี ว่ นราชการนนั้ ได้ขอทาความตกลงกับกรม
ศลิ ปากรแลว้ ไม่ต้องสง่ ไปให้พจิ ารณา

ข้อ ๗๐ ให้กองจดหมายเหตแุ ห่งชาติ กรมศลิ ปากร พิจารณารายการในบัญชีหนงั สือขอทาลายแลว้ แจง้ ให้
สว่ นราชการทสี่ ่งบัญชีหนงั สือทาลายทราบดงั นี้

7๐.๑ ถา้ กองจดหมายเหตแุ หง่ ชาติ กรมศลิ ปากร เหน็ ชอบด้วย ให้แจง้ ให้สว่ นราชการนน้ั
ดาเนนิ การทาลายหนังสือตอ่ ไปได้ หากกองจดหมายเหตแุ หง่ ชาติ กรมศิลปากร ไม่แจง้ ให้ทราบอยา่ งใด ภายใน
กาหนดเวลา ๖๐ วัน นับแตว่ นั ที่ส่วนราชการนัน้ ไดส้ ่งเรอื่ งใหก้ องจดหมายเหตแุ ห่งชาติ กรมศิลปากร ใหถ้ ือวา่ กอง
จดหมายเหตแุ หง่ ชาติ กรมศลิ ปากร ไดใ้ ห้ความเหน็ ชอบแล้ว และใหส้ ว่ นราชการ ทาลายหนงั สอื ได้

7๐.๒ ถ้ากองจดหมายเหตแุ หง่ ชาติ กรมศิลปากร เห็นวา่ หนงั สอื ฉบบั ใดควรจะ ขยายเวลาการ
เก็บไวอ้ ยา่ งใดหรอื ใหเ้ กบ็ ไวต้ ลอดไป ใหแ้ จ้งใหส้ ่วนราชการนน้ั ทราบ และใหส้ ่วนราชการนนั้ ๆ ทาการแก้ไขตามที่
กองจดหมายเหตแุ ห่งชาติ กรมศิลปากร แจ้งมา หากหนงั สอื ใดกองจดหมายเหตแุ หง่ ชาติ กรมศลิ ปากร เห็นควรให้
ส่งไปเก็บไวท้ ่กี องจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร กใ็ หส้ ว่ นราชการนัน้ ๆ ปฏบิ ตั ิตาม

เพื่อประโยชน์ในการนี้ กองจดหมายเหตแุ ห่งชาติ กรมศิลปากร จะส่งเจา้ หน้าที่มาร่วมตรวจสอบ หนังสือของส่วน
ราชการน้นั กไ็ ด้

หมวด ๔
มาตรฐานตรา แบบพมิ พ์ และซอง

ข้อ 7๑ ตราครุฑสาหรับแบบพิมพ์ ใหใ้ ช้ตามแบบท่ี ๒๖ ทา้ ยระเบียบ มี ๒ ขนาด คือ
7๑.๑ ขนาดตวั ครุฑสงู ๓ เซนตเิ มตร
7๑.๒ ขนาดตัวครฑุ สูง ๑.๕ เซนติเมตร

ขอ้ 7๒ ตราชอื่ สว่ นราชการให้ใชต้ ามแบบท่ี ๒) ทา้ ยระเบียบ มลี ักษณะเป็นรูปวงกลมสองวง ซ้อนกนั
เส้นผ่าศูนยก์ ลางวงนอก ๔.๕ เซนติเมตร วงใน ๓.๕ เซนตเิ มตร ล้อมครฑุ ตามขอ้ ๓๑.๑ ระหว่างวงนอกและวงในมี
อกั ษรไทยชื่อกระทรวง ทบวง กรม หรอื สว่ นราชการทีเ่ รียกชือ่ อย่างอน่ื ทม่ี ีฐานะเปน็ กรมหรือจังหวัดอยูข่ อบล่าง
ของตรา

ส่วนราชการใดทม่ี ีการตดิ ตอ่ กบั ตา่ งประเทศ จะใหม้ ีชื่อภาษาต่างประเทศเพิ่มขึน้ ด้วยกไ็ ด้ โดยให้
อักษรไทยอยู่ขอบบนและอกั ษรโรมนั อยขู่ อบล่างของตรา

ขอ้ 7.3 ตรากาหนดเกบ็ หนังสอื คือ ตราที่ใชป้ ระทบั บนหนังสอื เกบ็ เพือ่ ใหท้ ราบกาหนด ระยะเวลาการ
เกบ็ หนังสอื น้นั มคี าว่า เก็บถงึ พ.ศ. .... หรือคาว่า หา้ มทาลาย ขนาดไม่เลก็ กว่าตวั พิมพ์ ๒๔ พอยท์

ขอ้ 7๔ มาตรฐานกระดาษและซอง
74.๑ มาตรฐานกระดาษโดยปกตใิ หใ้ ช้กระดาษปอนดข์ าว ํน้าหนัก 50 กรัม ต่อตารางเมตร มี ๓ ขนาด
คือ

74.๑.๑ ขนาดเอ ๔ หมายความวา่ ขนาด ๒๑๐ มลิ ลิเมตร x ๒๕๓ มิลลเิ มตร
74.๑.๒ ขนาดเอ ๕ หมายความวา่ ขนาด ๑๔๘ มลิ ลเิ มตร x ๒๑๐ มิลลเิ มตร
7๔.๑.๓ ขนาดเอ ๘ หมายความว่า ขนาด ๕๒ มลิ ลเิ มตร x ๒๔ มลิ ลิเมตร
74.๒ มาตรฐานซอง โดยปกตใิ หใ้ ชก้ ระดาษสีขาวหรอื สํนี า้ ตาล ํน้าหนัก ๘๐ กรมั ต่อตารางเมตร เวน้ แต่
ซองขนาดซี ๔ ใหใ้ ชก้ ระดาษํน้าหนัก ๑๒๐ กรมั ตอ่ ตารางเมตร มี 4 ขนาด คือ
7๔.๒.๑ ขนาดซี ๔ หมายความว่า ขนาด ๒๒๕ มิลลเิ มตร x ๓๒๔ มิลลเิ มตร
7๔.๒.๒ ขนาดซี ๕ หมายความว่า ขนาด ๑๖๒ มลิ ลิเมตร x ๒๒๕ มิลลเิ มตร
7๔.๒.๓ ขนาดซี ๖ หมายความวา่ ขนาด ๑๑๔ มลิ ลิเมตร x ๑๖๒ มิลลเิ มตร

7๔.๒.๔ ขนาดดแี อล หมายความว่า ขนาด ๑๑๐ มลิ ลิเมตร x ๒๒๐ มิลลเิ มตร
ขอ้ 75 กระดาษตราครฑุ ให้ใชก้ ระดาษขนาดเอ ๔ พมิ พ์ครุฑตามข้อ ๗๑.๑ ดว้ ยหมกึ สีดา หรือทาเปน็
ครุฑคนุ ท่กี ง่ึ กลางส่วนบนของกระดาษ ตามแบบท่ี ๒๘ ท้ายระเบยี บ

ขอ้ 7๖ กระดาษบันทึกข้อความ ใหใ้ ชก้ ระดาษขนาดเอ ๔ หรือขนาดเอ ๕ พิมพค์ รุฑ ตามข้อ ๓๑.๒ ด้วย
หมึกสดี าที่มมุ บนด้านซ้าย ตามแบบท่ี ๒๕ ท้ายระเบียบ

ขอ้ ๗๗ ซองหนงั สือ ให้พิมพค์ รฑุ ตามขอ้ ๗๑.๒ ดว้ ยหมึกสีดาที่มมุ บนดา้ นซา้ ยของซอง

77.๑ ขนาดซี ๔ ใหส้ าหรับบรรจหุ นังสือกระดาษตราครุฑ โดยไม่ต้องพบั มชี นดิ

ธรรมดาและขยายข้าง

77.๒ ขนาดซี ๕ ใชส้ าหรับบรรจุหนังสอื กระดาษตราครุฑพับ ๒ ๗๒.๓ ขนาดซี ๖ ใชส้ าหรับ
บรรจุหนงั สือกระดาษตราครุฑพับ 4

77.๔ ขนาดดแี อล ใช้สาหรบั บรรจหุ นังสอื กระดาษตราครุฑพบั ๓ ส่วนราชการใดมีความ
จาเป็นต้องใช้ซองสาหรับส่งทางไปรษณีย์อากาศโดยเฉพาะ อาจใช้

ซองพิเศษสาหรบั สง่ ทางไปรษณียอ์ ากาศและพมิ พ์ตราครุฑตามทก่ี ลา่ วข้างตน้ ได้โดยอนุโลม

ขอ้ 7๘ ตรารบั หนงั สือ คอื ตราทใี่ ช้ประทบั บนหนังสือ เพือ่ ลงเลขทะเบียนรับหนังสอื ตามแบบท่ี ๑๒ ท้าย
ระเบยี บ มีลักษณะเปน็ รูปสเ่ี หลยี่ มผนื ผา้ ขนาด ๒.๕ เซนตเิ มตร x ๕ เซนติเมตร มชี ือ่ สว่ นราชการอย่ตู อนบน

ข้อ 79 ทะเบยี นหนงั สือรบั ใชส้ าหรบั ลงรายการหนังสือที่ไดร้ บั เขา้ เปน็ ประจาวัน โดยเรียงลาดับ ลงมา
ตามเวลาที่ไดร้ ับหนงั สอื มีขนาดเอ ๔ พมิ พ์สองหน้า มีสองชนดิ คือ ชนดิ เป็นเล่มและชนดิ เป็นแผน่ ตามแบบที่ ๑๓
ท้ายระเบียบ

ขอ้ 8๐ ทะเบยี นหนังสือสง่ ใชส้ าหรับลงรายการหนังสอื ท่ไี ดส้ ง่ ออกเปน็ ประจาวัน โดยเรียงลาดบั ลงมา
ตามเวลาทไ่ี ด้สง่ หนังสอื มีขนาดเอ ๔ พิมพส์ องหน้า มีสองชนิด คือ ชนดิ เป็นเล่มและชนิดเป็นแผน่ ตามแบบที่ ๑๔
ท้ายระเบียบ

ขอ้ 8๑ สมดุ สง่ หนงั สอื และใบรับหนังสอื ใช้สาหรบั ลงรายการละเอียดเกีย่ วกบั การสง่ หนังสือ โดยใหผ้ ู้
นาสง่ ถอื กากบั ไปกับหนังสอื เพอ่ื ให้ผรู้ บั เซน็ รับแล้วรับกลบั คนื มา

8๑.๑ สมดุ สง่ หนังสือ เป็นสมดุ สาหรับใช้ลงรายการสง่ หนังสือ มขี นาดเอ ๕ พมิ พส์ องหน้า ตาม
แบบท่ี ๑๖ ทา้ ยระเบียบ

8๑.๒ ใบรบั หนงั สือ ใชส้ าหรบั กากับไปกบั หนังสือทนี่ าส่งโดยใหผ้ ู้รับเซ็นชอื่ รับ แลว้ รับกลบั คืนมา
มขี นาดเอ 4 พิมพห์ นา้ เดยี ว ตามแบบท่ี ๑๒ ทา้ ยระเบยี บ

ขอ้ 8๒ บัตรตรวจคน้ เปน็ บัตรกากบั หนังสอื แต่ละรายการเพอ่ื ให้ทราบวา่ หนงั สือนัน้ ๆ ไดม้ กี าร
ดาเนนิ การตามลาดบั ขัน้ ตอนอยา่ งใด จนกระท่ังเสร็จสิ้น บตั รน้ีเก็บเรยี งลาดบั กันเปน็ ชดุ ในท่เี ก็บ โดยมีกระดาษตดิ
เปน็ บตั รดรรชนี ซึ่งแบง่ ออกเป็นตอน ๆ เพอ่ื สะดวกแก่การตรวจค้น มขี นาดเอ ๕ พิมพส์ องหน้า ตามแบบท่ี ๑๘
ทา้ ยระเบยี บ

ข้อ ๘๓ บญั ชหี นงั สอื ส่งเก็บ ใชส้ าหรับลงรายการหนงั สอื ท่จี ะสง่ เก็บ มขี นาดเอ ๔ พิมพห์ น้าเดียว ตาม
แบบที่ ๑๕ ทา้ ยระเบยี บ

ข้อ ๘๔ ทะเบียนหนงั สอื เก็บ เป็นทะเบยี นทีใ่ ชล้ งรายการหนงั สือเก็บ มขี นาดเอ ๔ พมิ พส์ องหนา้ มีสอง
ชนดิ คือ ชนดิ เปน็ เลม่ และชนดิ เป็นแผ่น ตามแบบที่ ๒๐ ทา้ ยระเบยี บ

ขอ้ 8๕ บญั ชสี ่งมอบหนงั สือครบ ๒๕ ปี เปน็ บญั ชีท่ีใชล้ งรายการหนงั สอื ที่มอี ายุครบ ๒๕ ปี สง่ มอบเกบ็ ไว้
ทกี่ องจดหมายเหตแุ หง่ ชาติ กรมศิลปากร มีลักษณะเป็นแผน่ ขนาดเอ ๔ พมิ พ์สองหนา้ ตามแบบท่ี ๒๑ ทา้ ย
ระเบียบ

ข้อ 8๖ บญั ชหี นงั สอื ครบ ๒๕ ปี ทีข่ อเก็บเอง เปน็ บัญชีทใี่ ชล้ งรายการหนงั สือท่ีมอี ายคุ รบ ๒๕ ปี ซึ่งส่วน
ราชการนนั้ มีความประสงค์จะเกบ็ ไวเ้ อง มีลักษณะเป็นแผน่ ขนาดเอ ๔ พมิ พ์สองหนา้ ตามแบบที่ ๒๒ ท้ายระเบยี บ

ขอ้ ๘7 บญั ชีฝากหนังสอื เปน็ บัญชีทใี่ ช้ลงรายการหนังสอื ท่สี ่วนราชการนาฝากไวก้ ับ กองจดหมายเหตุ
แห่งชาติ กรมศิลปากร มีลกั ษณะเป็นแผน่ ขนาดเอ ๔ พมิ พส์ องหน้า ตามแบบที่ ๒๓ ทา้ ยระเบยี บ

ขอ้ ๘๘ บัตรยมื หนงั สอื ใชส้ าหรบั เปน็ หลักฐานแทนหนงั สอื ที่ให้ยืมไป มขี นาดเอ ๔ พิมพห์ น้าเดียว ตาม
แบบที่ ๒๔ ทา้ ยระเบยี บ

ขอ้ ๘9 บญั ชหี นงั สอื ขอทาลาย เป็นบัญชที ใ่ี ชล้ งรายการหนังสอื ที่ครบกาหนดเวลาการเกบ็ มีลักษณะเป็น
แผ่นขนาดเอ ๔ พมิ พส์ องหนา้ ตามแบบท่ี ๒๕ ทา้ ยระเบียบ

บทเฉพาะกาล

ข้อ 9๐ แบบพิมพ์ และซอง ซ่งึ มีอยกู่ ่อนวันทรี่ ะเบยี บนี้ใช้บังคับ ใหใ้ ชไ้ ด้ตอ่ ไปจนกว่าจะหมด

ประกาศ ณ วันท่ี ๑๑ เมษายน พ.ศ. ๒๕๒๖
พลเอก เปรม ตณิ สลู านนท์
นายกรัฐมนตรี