ระบบบริหารการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

ระบบบรหิ ารการจัดการ
เอกสารอิเล็กทรอนิกส์

ระบบการจดั การเอกสาร
(Document Management System)

DMS ยอ่ มาจากคาว่า Document Management System คอื ระบบ
จัดการเอกสารแบบครบวงจร ในลกั ษณะ Digital ซง่ึ หลกั ในการทางานของระบบนี้
คอื ช่วยจดั เกบ็ เอกสาร (Store) จัดการเอกสาร (Manage) ติดตามเอกสาร
(Track) ในรูปแบบเอกสารอเิ ล็กทรอนิกส์ (Electronic)

ทัง้ น้ี Document Management System ระบบจดั เกบ็ เอกสาร ถอื เปน็
สว่ นหนึง่ ของระบบ ECM (Enterprise Content Management) หรือก็คือระบบ
ทช่ี ว่ ยจัดการ จดั เก็บ ควบคุม และบรหิ ารข้อมูลอเิ ล็กทรอนิกส์ สรปุ ก็คือระบบ DMS
เป็นระบบการจดั การเอกสารย่อยของ ECM อกี ที

โดยระบบ DMS ใช้หลักแนวคิด Paperless หรือทเ่ี รยี กว่า การใช้
ทรัพยากรกระดาษใหน้ อ้ ยทส่ี ุด เพ่อื ลดภาระค่าใช้จ่ายในส่วนของเอกสารลงไป ชว่ ย
จดั การเอกสารใหง้ า่ ย สะดวก รวดเร็ว และปลอดภยั เสรมิ ประสิทธิภาพวางรากฐาน
Digital Transformation ใหอ้ งค์กรพร้อมเขา้ สู่ Digital Workflow

เอกสารอิเลก็ ทรอนิกส์
(Electronic Document)

e-Document หรือ เอกสารอเิ ลก็ ทรอนิกส์ (Electronic
Document) คอื เอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนกิ ส์ เช่น ไฟลเ์ อกสาร ไฟล์
รูปภาพ ฯลฯ โดยประเภทของเอกสารอิเลก็ ทรอนิกส์ ท่นี ยิ มใชก้ ันในปจั จุบนั
คือ PDF เพราะมจี ดุ เดน่ ท่ีคงรูปแบบการแสดงผลของเอกสาร

PDF เปน็ รูปแบบหน่ึงในการจดั ทาเอกสารอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ และมกี าร
พัฒนามาเร่อื ย ๆ เริม่ ตง้ั แต่ PDF ทเ่ี กบ็ เปน็ ภาพ เช่น การสแกนเอกสาร
กระดาษ ต่อมาได้มีการพฒั นาใหไ้ ฟล์ PDF เก็บข้อมูลแบบเพม่ิ -ลดชอ่ ง
กรอกได้ เรยี กว่า PDF/XFA แต่ยังมขี ้อจากดั ในการแนบไฟลอ์ ่ืน ๆ เพิ่ม
จึงมีการพัฒนาต่อเป็นตวั ปจั จุบัน คือ รูปแบบ PDF/A ท่ีสามารถเกบ็ ใน
ระยะยาว เน่ืองจากมีการเก็บคา่ ตา่ ง ๆ ทจี่ าเปน็ ตอ่ การเปดิ ใชง้ านไฟล์
โดยเฉพาะใน PDF/A-3 ทม่ี คี ณุ สมบตั ใิ นการแนบไฟล์ไดห้ ลากหลาย
ประเภท โดยหากแนบไฟล์ XML ระบบสามารถดึงไฟล์ XML ไปประมวลผล
ตอ่ ได้ ส่วนผู้ใชเ้ อกสารกส็ ามารถอา่ นขอ้ มลู จากไฟล์ PDF ได้

การจดั การเอกสารอิเลก็ ทรอนกิ ส์
(Electronic Document Management)

ระบบโปรแกรมประยุกต์ทางานบนวนิ โดว์ ผา่ นเครอื ข่ายอนิ ทราเนต็ ภายในองคก์ รพัฒนาขนึ้ เพอ่ื เพ่ิม
ประสทิ ธภิ าพในการจดั เก็บสืบคน้ ขอ้ มลู ในรปู เอกสารภายในองคก์ รรวมทงั้ เพม่ิ ขีดความสามารถในการจดั การงาน
ดา้ นเอกสารใหม้ ีความสะดวกรวดเร็วมปี ระสทิ ธภิ าพมากขึน้ และช่วยลดปญั หาดา้ นการจดั เก็บการสญู หายของ
เอกสารการสบื คน้ ข้อมลู เอกสารลดปรมิ าณการใชก้ ระดาษและแฟม้ จัดเกบ็ เอกสาร

ระบบคอมพิวเตอร์ หรอื กล่มุ ของโปรแกรมภาษาทางคอมพิวเตอร์ (Document Management Software)
ที่ใชใ้ นการติดตามและเก็บบันทึกเอกสารอิเล็กทรอนกิ ส์ หรอื รปู ภาพประกอบเอกสาร โดยใช้แนวคดิ ของ ระบบการ
จัดการเน้ือหา (Content management system, CMS) ซง่ึ มกั จะถกู มองวา่ เป็นองค์ประกอบของระบบการจดั งาน
ภายในองคก์ ร (Enterprise content management system, ECM) ซ่งึ มคี วามสมั พันธก์ บั การจดั การทรัพยส์ ิน
ดจิ ิตอล (Digital asset management system, DAM) นอกจากน้ียังมหี ัวขอ้ ทีเ่ ก่ยี วขอ้ งและมคี วามสัมพนั ธอ์ ีก เช่น
ระบบจัดการเกบ็ เอกสารด้วยคอมพิวเตอร์ (Document imaging system) การจัดการลาดบั งาน (Workflow
system) และระบบการเกบ็ บันทกึ (Records management system) และอ่นื ๆ

ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารอิเลก็ ทรอนิกส์

ซอฟตแ์ วรก์ ารบรหิ ารจดั การเอกสารกระดาษ ซอฟต์แวรท์ างานบางสว่ นของกระบวนการจดั การ
เป็นซอฟตแ์ วร์ที่นามาจัดการเอกสารกระดาษ เอกสารอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ เปน็ ซอฟตแ์ วร์ ทที่ างานเฉพาะ
ดว้ ยการจัดทาดชั นเี อกสาร การจดั การระบบแฟม้ บางส่วนบางขนั้ ตอนของกระบวนการจดั การเอกสาร
เอกสารและการควบคมุ เอกสาร ซง่ึ จะทาให้งา่ ย อิเล็กทรอนกิ ส์ เช่น การสรา้ งแบบฟอร์มการจดั การ
จดั เก็บเอกสารอิเลก็ ทรอนิกส์
ตอ่ การคน้ หาเอกสาร การ ควบคุมเอกสาร

Software ทางานทุกส่วนของกระบวนการจัดการ ซอฟตแ์ วร์จัดการเอกสารอเิ ล็กทรอนิกส์ ทมี่ ีขนาดใหญ่
อเิ ล็กทรอนิกส์ เป็นซอฟต์แวรท์ ่ีทางาน ทุกส่วน สามารถทางานได้มากกวา่ การจัดการเอกสาร
อเิ ล็กทรอนกิ ส์ ซึ่งสามารถประสานงานการทางาน
ของกระบวนการจดั การเอกสารอิเลก็ ทรอนิกสต์ ้งั แต่ รว่ มกัน, คนกับคนและซอฟต์แวร์กับซอฟตแ์ วร์ สามารถ
ขน้ั การผลติ เอกสารไปจนถึงการจัดเกบ็ เอกสาร ปรับแต่งซอฟตแ์ วร์ใหเ้ ข้ากับการใชง้ านทตี่ อ้ งการ
หรอื ทาลายเอกสารอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์

กลยุทธก์ ารนาระบบจัดการ
เอกสารอิเล็กทรอนกิ ส์มาใชง้ านในองคก์ ร

การนาระบบการจดั การเอกสารอิเลก็ ทรอนกิ ส์มาใช้
จะตอ้ งไดป้ ระโยชนอ์ ยา่ งแท้จริง จึงจะเป็นแรงผลักดนั
ใหเ้ จ้าหนา้ ท่ีใช้ประโยชนจ์ ากระบบอยา่ งจริงจงั

นาระบบการจัดการเอกสารอเิ ล็กทรอนกิ ส์มาใช้จะต้องทาให้
เกดิ ประสิทธภิ าพของการทางานเพมิ่ ขึน้ เชน่ กระบวนการ
การผลติ เอกสาร ตอ้ งมปี ระสทิ ธภิ าพในการกระจายเอกสาร

ระบบการจัดการเอกสารอเิ ลก็ ทรอนิกส์ตอ้ งมคี วามปลอดภยั
จากภยั คุกคามตา่ ง ๆ ได้ ตอ้ งมีการป้องกันอยา่ งเพยี งพอ
จากขอ้ มลู ท่จี ะถกู ทาลาย

จดั ทาโดย

นางสาวจฑุ ารตั น์ อนิ ต๊ะซาว
เลขที่ 5 สาขาวชิ าการเลขานกุ าร

เสนอ

ครปู รยี า ปนั ธยิ ะ

หนังสอื อเิ ล็กทรอนกิ สเ์ ลม่ น้ี เป็นส่วนหนึ่งของ
วชิ าการจดั การเอกสารอิเลก็ ทรอนกิ ส์
รหัสวิชา 30203-2004
ภาคเรยี นท่ี 1 ปกี ารศึกษา 2564
วทิ ยาลัยอาชีวศึกษาลาปาง