Page | 1 Manual Pengisian Maklumat Aset Menggunakan Excel 1. Muat turun templat excel yang terkini daripada Sistem Pengurusan Aset Alih KPM. Untuk perincian pengisian maklumat di templat, rujuk Lampiran A Penerangan Pengisian Templat Excel. 2. Paparan excel adalah seperti berikut: Templat Excel mengandungi dua sheet iaitu AsetAlih dan Metadata. AsetAlih adalah ruangan sheet yang perlu diisi oleh Pegawai Aset manakala Metadata mengandungi rujukan Jenis Aset yang perlu dirujuk oleh Pegawai Aset untuk mengisi kolum D (Jenis Aset) di sheet AsetAlih.
Page | 2 3. Pegawai aset memasukkan maklumat aset yang ingin didaftarkan. 4. Untuk pengisian maklumat Jenis Aset, pegawai aset perlu membuka sheet Metadata bagi mengisi kolum Jenis Aset mengikut senarai Jenis Aset yang telah ditetapkan oleh Kementerian Kewangan. Tips: Gunakan kekunci Ctrl+F untuk memudahkan carian aset. 5. Untuk membuat carian Jenis Aset, gunakan kekunci Ctrl+F untuk memudahkan carian Jenis Aset yang diperlukan. Masukkan Jenis Aset yang ingin dicari, contohnya KERUSI. Kemudian tekan Enter atau Find Next.
Page | 3 6. Membuat salinan Jenis Aset yang telah dicari untuk dimasukkan ke sheet AsetAlih. Gunakan kekunci Ctrl+C untuk menyalin (Copy) dan Ctrl+V untuk tampal (Paste) pada kolum Jenis Aset. 7. Setelah excel selesai diisi, pegawai aset boleh memuat naik dokumen excel ke dalam sistem. Sila pilih samada aset tersebut berstatus baharu atau aset sedia ada sebelum memuat naik excel.
Page | 4 8. Sekiranya dokumen pendaftaran aset (excel) berjaya dimuat naik, mesej di bawah akan dipaparkan. 9. Manakala jika proses muat naik dokumen pendaftaran ini tidak berjaya, mesej ralat akan dipaparkan. Pegawai Aset dimohon untuk menyemak semula data yang telah dimasukkan ke dalam excel jika terdapat sebarang kesilapan.
Page | 5 Maklumat Tambahan 1. Terdapat beberapa kemungkinan jika dokumen excel tidak berjaya dimuat naik ke dalam sistem. Antaranya adalah seperti berikut: a. Data yang diisi tidak lengkap. Contohnya maklumat Penempatan aset perlu diisi dengan lengkap (Tarikh, Lokasi, Nama Pengawai) jika salah satu diisi. Rujuk Lampiran A. b. Templat yang digunakan mestilah yang terkini kerana struktur pangkalan data sistem adalah bersamaan dengan templat terkini yang telah disediakan. 2. Jika pegawai aset tidak pasti Jenis Aset yang ingin didaftarkan, pegawai aset boleh merujuk pada Knowledgebase Kementerian Kewangan di pautan knowledgebase.treasury.gov.my sebagai rujukan. Jika tiada jenis aset yang dicari, atau bermaksud jenis aset tidak wujud di rujukan Knowledgebase, ataupun terdapat sebarang pertanyaan berkenaan Jenis Aset, pegawai aset boleh merujuk kepada Bahagian Pengurusan Aset (BPA) untuk tindakan selanjutnya. 3. Untuk pelaksanaan awal sistem ini, cadangan bilangan rekod yang boleh diisi menggunakan Excel dalam satu masa adalah 50-100 rekod maklumat aset bagi mengelakkan data tidak berjaya dimuat naik atas sebab masalah kelajuan internet atau system downtime.
Page | 6 LAMPIRAN A Penerangan Kolum Excel
Takrifan Aset Baharu: Aset baru atau aset yang belum pernah didaftark Takrifan Aset Sedia Ada: Aset yang telah didaftarkan mengikut format K Nama Kolum Penerangan A No Siri Pendaftaran (Biarkan kosong bagi Aset Baru) No Siri Pendaftaran akan dijana secara automatik oleh sistem bagi aset baharu. Manakala bagi aset sedia ada, no siri pendaftaran boleh diisi seperti biasa berdasarkan no siri pendaftaran di borang KEWPA. - Kod Nasional No. Kod Nasional Op Keterangan Aset Keterangan aset yang didaftarkan. Op Jenis Aset * Pilih Jenis Aset daripada senarai Dropdown yang disediakan, ataupun rujuk pada sheet Metadata untuk semak senarai Jenis Aset. M Harga Perolehan Asal * Harga asal aset yang dibeli. Bagi aset yang tidak dibeli, anggaran harga hendaklah dibuat mengikut harga pasaran semasa oleh Pegawai Aset. Nilai yang dimasukkan adalah tanpa ‘RM’. M
Page | 1 kan dalam mana-mana format KEWPA. KEWPA dan telah mempunyai no siri pendaftaran. Keperluan Pengisian Maklumat Templat (Mandatori/Optional) Catatan Contoh Data Aset baru Aset Sedia Ada Mandatori KPM/JPNPER/ABA 0002/H/22/162 ptional Optional ptional Optional andatori Mandatori PEMANAS ELEKTRIK/ CEREK andatori Mandatori 5000.2
Nama Kolum Penerangan A Tarikh Diperolehan (dd/MM/yyyy) * Tarikh perolehan aset dibeli (tarikh Pesanan Kerajaan/ Kontrak/Sebut Harga). Pastikan tarikh ditulis dalam format yang dinyatakan. M Tarikh Diterima (dd/MM/yyyy) Tarikh diterima adalah tarikh pengesahan penerimaan/ tarikh terima aset daripada Pembekal/ PTJ Pembeli/ Pemberi. Op Kod Sekolah * Kod Sekolah adalah mengikut sekolah bagi setiap Pegawai Aset. M Buatan Nyatakan buatan tempatan atau luar negara. Sekiranya buatan luar negara nyatakan nama negara berkenaan. Op No. Enjin No. Enjin seperti 4G54-KN8579. Op No. Casis/ Siri Pembuat Bagi kenderaan isikan no. casis dan bagi Harta Modal yang lain isikan no. siri pembuat. Op No.Pendaftaran (Bagi Kenderaan) Bagi kenderaan isikan no. pendaftaran, contoh: WYT 3721. Op Spesifikasi/ Catatan Spesifikasi bagi Harta Modal. Contoh: spesifikasi bagi komputer riba adalah Intel Core Duo Processor, 160 HDD dan sebagainya. Op
Page | 2 Keperluan Pengisian Maklumat Templat (Mandatori/Optional) Catatan Contoh Data Aset baru Aset Sedia Ada andatori Mandatori 29/09/2022 ptional Optional andatori Mandatori ABA0002 ptional Optional Malaysia ptional Optional ptional Optional NIMD 601195 ptional Optional ptional Optional Intel Core Duo Processor, 160 HDD
Nama Kolum Penerangan A No. Pesanan Rasmi kerajaan/ Kontrak Catatkan nombor dan tarikh Pesanan Rasmi Kerajaan/ Kontrak untuk pembelian Harta Modal yang berkenaan. Op Tempoh Jaminan Catatkan tempoh jaminan oleh pembekal. Op Nama Pembekal Nama dan alamat pembekal atau jika diperoleh dengan cara pindahan atau hadiah, sila nyatakan nama dan alamat pemberi. Op Aset Lebihan (Masukkan 'Y' jika Aset Berlebihan) Pegawai aset perlu menyatakan ‘Y’ jika aset yang dimasukkan tersebut adalah aset lebihan. Op Tarikh (Penempatan) (dd/MM/yyyy) Tarikh aset ditempatkan di lokasi itu. Tarikh yang dimasukkan adalah rekod penempatan yang terakhir. Op Lokasi (Penempatan) Lokasi aset ditempatkan. Lokasi yang dimasukkan adalah rekod penempatan yang terakhir. Op Nama Pegawai (Penempatan) Nama pengguna/ penyelia di lokasi itu. Maklumat yang dimasukkan adalah maklumat rekod yang terakhir. Op Tarikh (Pemeriksaan) (dd/MM/yyyy) Tarikh Pemeriksaan terakhir yang telah dilaksanakan. Op
Page | 3 Keperluan Pengisian Maklumat Templat (Mandatori/Optional) Catatan Contoh Data Aset baru Aset Sedia Ada ptional Optional MOE (PPSMI.F6)A 027/2008 ptional Optional 3 Tahun ptional Optional ptional Optional Y ptional Optional Untuk mendaftar rekod penempatan aset, ketiga-tiga maklumat ini perlu dilengkapkan jika salah satu maklumat diisi. Jika salah satu diisi tanpa mengisi yang lain, data tidak akan berjaya dimuat naik. 29/09/2022 ptional Optional BILIK MESYUARAT MAWAR ptional Optional AHMAD BIN MUHAMMAD ptional Optional Untuk mendaftar rekod pemeriksaan 29/09/2022
Nama Kolum Penerangan A Status (Pemeriksaan) Dipilih daripada senarai Dropdown yang disediakan. Maklumat yang dimasukkan adalah rekod pemeriksaan terakhir yang telah dijalankan. Op Nama Pegawai (Pemeriksaan) Nama pegawai yang membuat pemeriksaan aset. Op Tarikh (Usia Guna dan Nilai Semasa) (dd/MM/yyyy) Tarikh Pemeriksaan Usia Guna dan Nilai Semasa terakhir yang telah dilaksanakan. Op Usia Guna (Usia Guna dan Nilai Semasa) Pegawai Aset hendaklah membuat pengemaskinian usia guna pada setiap akhir tahun mengikut garis panduan yang ditetapkan oleh Jabatan Akauntan Negara Malaysia (JANM). Op Nilai Semasa (Usia Guna dan Nilai Semasa) Pegawai Aset hendaklah membuat pengemaskinian nilai semasa pada setiap akhir tahun mengikut garis panduan yang ditetapkan oleh Jabatan Akauntan Negara Malaysia (JANM). Op Nama Pegawai (Usia Guna dan Nilai Semasa) Nama pegawai yang membuat pengemaskinian aset. Op
Page | 4 Keperluan Pengisian Maklumat Templat (Mandatori/Optional) Catatan Contoh Data Aset baru Aset Sedia Ada ptional Mandatori aset, ketiga-tiga maklumat ini perlu dilengkapkan jika salah satu maklumat diisi. Jika salah satu diisi tanpa mengisi yang lain, data tidak akan berjaya dimuat naik. Sedang Digunakan ptional Optional SITI BINTI ALI ptional Optional Untuk mendaftar rekod usia guna dan nilai semasa aset, keempat-empat maklumat ini perlu dilengkapkan jika salah satu maklumat diisi. Jika salah satu diisi tanpa mengisi yang lain, data tidak akan berjaya dimuat naik. ptional Optional ptional Optional ptional Optional
Nama Kolum Penerangan A Perkara (Pindahan / Pelupusan / Hapus Kira) Maklumat pindahan, pelupusan atau hapus kira dicatatkan selepas tindakan dilaksanakan dengan menyatakan perkara tindakan yang diambil. Op Rujukan Kelulusan (Pindahan / Pelupusan / Hapus Kira) Maklumat pindahan, pelupusan atau hapus kira dicatatkan selepas tindakan dilaksanakan dengan menyatakan nombor rujukan surat kelulusan. Op Tarikh Kelulusan (Pindahan / Pelupusan / Hapus Kira) (dd/MM/yyyy) Tarikh kelulusan pindahan, pelupusan atau hapus kira dicatatkan selepas tindakan telah dilaksanakan. Op Nama Pegawai (Pindahan / Pelupusan / Hapus Kira) Maklumat pindahan, pelupusan atau hapus kira dicatatkan selepas tindakan dilaksanakan dengan menyatakan nama pegawai yang mengemas kini daftar. Op
Page | 5 Keperluan Pengisian Maklumat Templat (Mandatori/Optional) Catatan Contoh Data Aset baru Aset Sedia Ada ptional Optional Untuk mendaftar rekod pindahan/ pelupusan/ hapus kira aset, keempatempat maklumat ini perlu dilengkapkan jika salah satu maklumat diisi. Jika salah satu diisi tanpa mengisi yang lain, data tidak akan berjaya dimuat naik. PELUPUSAN ptional Optional ptional Optional 29/09/2022 ptional Optional ISMAIL ILIAS