SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH (SPS)

PROSEDUR OPERASI STANDARD

SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH (SPS)

VERSI 2.1 PENGINTEGRASIAN

Isi Kandungan

Glosari ii

1 Pengenalan 1

2 Peranan dan Tanggungjawab Pengurus Sistem Pengurusan 2
Sekolah (SPS)
2.1 Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM) 2
2.2 Jabatan Pendidikan Negeri (JPN) 3
2.3 Pejabat Pendidikan Daerah (PPD) 5
2.4 Sekolah 7
Sistem Pengurusan Sekolah (SPS) 7
Modul Pengurusan Sekolah (MPS) 9
Modul Pengurusan Guru (MPG) 10
Modul Pengurusan Murid (MPM) 11

3 Jawatankuasa Pengurusan Maklumat 13
3.1 Jawatankuasa Pengurusan Maklumat Kementerian (JPMK) 13
3.2 Jawatankuasa Pengurusan Maklumat Negeri (JPMN) 16
3.3 Jawatankuasa Pengurusan Maklumat Daerah (JPMD) 18
3.4 Jawatankuasa Pengurusan Maklumat Sekolah (JPMS) 20

4 Struktur Organisasi Keahlian Jawatankuasa Pengurusan 22
Maklumat
4.1 Jawatankuasa Pengurusan Maklumat Kementerian (JPMK) 22
4.2 Jawatankuasa Pengurusan Maklumat Negeri (JPMN) 23
4.3 Jawatankuasa Pengurusan Maklumat Daerah (JPMD) 24
4.4 Jawatankuasa Pengurusan Maklumat Sekolah (JPMS) 25
4.5 Jawatankuasa Kerja Pengurusan Maklumat Sekolah (JKPMS) 26

5 Carta Alir Proses Kerja 27
5.1 Kementerian Pendidikan Malaysia 27
5.2 Jabatan Pendidikan Negeri 27
5.3 Pejabat Pendidikan Daerah 28
5.4 Sekolah 28

6 Pegawai Yang Boleh Dihubungi 29

7 Penutup 29

8 Dokumen Rujukan 30

i

GLOSARI

Pengurus Data : Pegawai yang mengurus data rasmi JPN / PPD /
Sekolah dari segi mengumpul data yang telah
Data Rasmi disemak daripada pemilik-pemilik data di JPN, PPD
Data Operasi dan sekolah; membekalkan data; membuat semak
Menentu Sahkan Data silang data Sistem Pengurusan Sekolah (SPS); dan
Pemantauan Pengurusan Data menganalisis data rasmi JPN / PPD / Sekolah.
Statistik Maklumat Asas Pendidikan
: Data yang telah ditentu sah oleh pemilik data pada
Laporan Maklumat tarikh tertentu.
Semak Silang
: Data semasa yang perlu dikemas kini dalam tempoh
Analisis Maklumat 3 hari bekerja setiap kali berlaku perubahan.

: Mengesahkan ketepatan dan kesahihan data.
: Pemantauan pengurusan data ketiga-tiga modul

SPS pada semua peringkat secara audit lapangan
atau melalui komputer di pejabat.
: Maklumat asas meliputi:
i. Bilangan sekolah mengikut jenis sekolah, lokasi,

PPD, gred, jenis bantuan, sesi dan lain-lain.
ii. Bilangan guru mengikut peringkat, jenis sekolah,

skim, jantina, gred, opsyen dan lain-lain.
iii. Enrolmen murid mengikut peringkat, jenis

sekolah, jantina, kumpulan kaum, tahap dan
tingkatan, aliran dan lain-lain.
: Laporan meliputi maklumat seperti terdapat dalam
Statistik Maklumat Asas Pendidikan yang disahkan
oleh Ketua Jabatan / Pengetua / Guru Besar.
: Menyemak data yang dikongsi dalam modul
sekolah, guru dan murid. Contoh : Bilangan murid
mengikut kelas/aliran - pengurus data menyemak
data bersama guru kelas/guru panitia / ketua bidang
dan PKHEM/guru penyelaras tahap/tingkatan .
: Menganalisis maklumat sekolah, guru dan murid
berdasarkan maklumat sebelum dan sedia ada pada
semua peringkat.

ii

PROSEDUR OPERASI STANDARD

S P SISTEM ENGURUSAN EKOLAH

1. PENGENALAN

Sistem Pengurusan Sekolah (SPS) mula dilaksanakan di semua sekolah mulai 1
Januari 2015 menerusi Surat Siaran Kementerian Pendidikan Malaysia Bil. 21/2014:
Pelaksanaan Sistem Pengurusan Sekolah (SPS) bertarikh 24 Disember 2014. Garis
Panduan Pelaksanaan SPS disertakan bersama-sama surat siaran tersebut sebagai
panduan umum pelaksanaan SPS pada semua peringkat.

Prosedur Operasi Standard (POS) ini bertujuan untuk menjelaskan secara terperinci
peranan dan tanggungjawab dalam pelaksanaan SPS dan penyediaan data rasmi
serta data operasi bagi keperluan pendidikan. Bagi menyokong pengurusan data di
semua peringkat, satu jawatankuasa pengurusan maklumat hendaklah ditubuhkan
iaitu, Jawatankuasa Pengurusan Maklumat Kementerian (JPMK) di peringkat KPM,
Jawatankuasa Pengurusan Maklumat Negeri (JPMN) di peringkat JPN,
Jawatankuasa Pengurusan Maklumat Daerah (JPMD) di peringkat PPD dan
Jawatankuasa Pengurusan Maklumat Sekolah (JPMS) di peringkat sekolah.

Data Rasmi ialah data yang telah ditentu sah oleh pemilik data pada tarikh tertentu
dan dikeluarkan oleh sektor/unit yang telah dilantik sebagai pembekal data rasmi
organisasi. Data ini digunakan untuk tujuan perancangan pengurusan pendidikan di
peringkat Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM), Jabatan Pendidikan Negeri
(JPN), Pejabat Pendidikan Daerah (PPD) dan sekolah.

Data Operasi ialah data semasa yang perlu dikemas kini dalam tempoh tidak
melebihi 3 hari bekerja setiap kali berlaku perubahan. Data ini dikeluarkan oleh
pemilik data dan digunakan untuk melaksanakan operasi pentadbiran harian di
peringkat bahagian/JPN/PPD/sekolah.

Muka Surat | 1

2. PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PENGURUS SISTEM PENGURUSAN
SEKOLAH (SPS)

2.1 KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

BIL BAHAGIAN TUGAS DAN PERANAN

1 Bahagian Perancangan dan  Menentu sah setiap elemen data

Penyelidikan Dasar pengurusan sekolah bersama-sama

Pendidikan Bahagian berkaitan

 Melaksana pemantauan pengoperasian
Modul Pengurusan Sekolah (MPS)

 Mengurus setia Jawatankuasa
Pengurusan Maklumat Kementerian
(JPMK)

 Membekal data rasmi (sekolah, guru
dan murid) kepada pihak pengurusan di
KPM dan pengguna lain di luar dan
dalam KPM

 Mengenalpasti dan mencadang
penambahbaikan Sistem Pengurusan
Sekolah (SPS).

 Membentangkan analisis data SPS
dalam Jawatankuasa Pengurusan
Maklumat Kementerian (JPMK).

2 Bahagian Pengurusan Sekolah  Menentu sah setiap elemen data

Harian dan Bahagian Operasi pengurusan guru dan murid bersama-

yang berkaitan: sama Bahagian berkaitan

i. BPTV  Melaksana pemantauan pengoperasian
ii. BPSBPSK modul pengurusan guru dan murid

iii. BPI

iv. BPKHAS

v. BKK

vi. BSUKAN

3 BPSM  Menentu sah setiap elemen data
Cawangan Perkhidmatan pengurusan AKP bersama-sama
Bahagian berkaitan

 Melaksana pemantauan pengoperasian
Modul Pengurusan Guru/AKP

4 Bahagian Pengurusan  Mengurus khidmat sokongan teknikal
Maklumat Muka Surat | 2

2.2 JABATAN PENDIDIKAN NEGERI

BIL SEKTOR TUGAS DAN PERANAN

1 Sektor Pengurusan Maklumat  Pengurus Data SPS

dan ICT  Mengurus setia Jawatankuasa

Pengurusan Maklumat Negeri (JPMN)

 Menyelaras permohonan maklumat
peringkat JPN

 Membekal data rasmi (sekolah, guru,
AKP dan murid) kepada pihak
pengurusan di JPN dan pengguna lain di
luar dan dalam JPN

 Membantu khidmat sokongan teknikal

 Mengurus, menyelaras dan membuat
verifikasi setiap elemen data dalam MPS

 Menentu sahkan data pengurusan
sekolah

 Melaksanakan verifikasi bersama-sama
Sektor Pengurusan Sekolah, Sektor
Pembangunan Kemanusiaan dan Sektor
Khidmat Pengurusan dan Pembangunan

 Melaksanakan pemantauan pengurusan
data SPS yang melibatkan maklumat
sekolah MPS

 Menyediakan analisis maklumat MPS

 Menyediakan statistik Maklumat Asas
Pendidikan peringkat JPN (3 kali setahun
iaitu berakhir bulan Januari, Jun dan
Oktober)

 Membentangkan analisis data MPS
dalam JPMN

2 Sektor Pengurusan Sekolah  Mengurus, menyelaras dan membuat

SPS – SR/SM HARIAN verifikasi setiap elemen data dalam MPG
 Menentu sahkan data MPG
SPI – SMKA/SABK
 Membekalkan data operasi guru kepada

SPSPK – PEND.KHAS pihak luar dan dalam JPN sekiranya

BPTV – SMT/KV diperlukan
BPSBPSK – SBP
 Melaksanakan pemantauan pengurusan
data MPG

BSUKAN – SUKAN  Membentangkan analisis data MPG

BKK- SENI dalam JPMN

3 Sektor Khidmat Pengurusan  Mengurus, menyelaras dan membuat

dan Pembangunan verifikasi setiap elemen data AKP dalam

Muka Surat | 3

MPG

 Menentu sahkan data AKP dalam Modul
Pengurusan Guru

 Membekalkan data operasi AKP kepada
pihak luar dan dalam JPN sekiranya
diperlukan

 Melaksanakan pemantauan pengurusan
data AKP dalam MPG

 Membentangkan analisis data AKP
dalam JPMN

4 Sektor Pembangunan  Mengurus, menyelaras dan membuat
Kemanusiaan verifikasi setiap elemen data dalam MPM

Sektor Pengurusan Sekolah  Menentu sahkan data MPM

 Unit Prasekolah (SMPK)  Membekalkan data operasi murid
kepada pihak luar dan dalam JPN
 Sektor Pendidikan Swasta apabila diperlukan
dan Pendidikan Khas
 Melaksanakan pemantauan pengurusan
data murid MPM

 Membentangkan analisis data murid
dalam JPMN

5 Sektor/Unit lain  Menentu sahkan data bidang masing-

Sektor Khidmat Pengurusan masing

dan Pembangunan  Membekalkan data operasi mengikut

- Unit Pembangunan bidang masing-masing kepada pihak luar
dan dalam JPN apabila diperlukan
- Unit Perolehan Aset
 Membentangkan analisis data di bawah
SPS (Unit Perhubungan & kawalan masing-masing dalam JPMN
Pendaftaran)

Sektor Kemanusiaan

- Unit Sukan

Muka Surat | 4

2.3 PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH

BIL UNIT TUGAS DAN PERANAN
1 Unit Pengurusan Maklumat
 Pengurus Data SPS
dan ICT  Mengurus setia Jawatankuasa

2 Unit Pengurusan Sekolah Pengurusan Maklumat Daerah (JPMD)
 Membekal data rasmi (sekolah, guru,
3 Unit Pengurusan
Kemanusiaan AKP dan murid) kepada pihak
pengurusan di PPD dan pengguna lain di
luar dan dalam PPD
 Membantu khidmat sokongan teknikal
 Melaksanakan verifikasi bersama-sama
Unit Pengurusan Sekolah, Unit
Pembangunan Kemanusiaan, Unit
Perkhidmatan dan Unit Pembangunan &
Aset
 Mengurus, menyelaras dan membuat
verifikasi setiap elemen data dalam MPS
 Menentu sahkan MPS
 Membimbing Jurulatih Utama/Guru
Data/PT Data MPS
 Melaksanakan pemantauan MPS
 Menyediakan analisis maklumat MPS
 Menyediakan statistik Maklumat Asas
Pendidikan peringkat PPD
 Membentangkan analisis data MPS
dalam JPMD

 Mengurus, menyelaras dan membuat
verifikasi setiap elemen data dalam MPG

 Menentu sahkan data MPG
 Membekalkan data operasi guru kepada

pihak luar dan dalam PPD
 Melaksana pemantauan pengoperasian

MPG
 Menyediakan analisis maklumat setiap

elemen data MPG
 Membentangkan analisis data guru

JPMD

 Mengurus, menyelaras dan membuat
verifikasi setiap elemen data dalam MPM

 Menentu sahkan data MPM

 Membekalkan data operasi murid
kepada pihak luar dan dalam PPD

 Melaksana pemantauan pengoperasian
MPM

 Menyediakan analisis maklumat setiap

Muka Surat | 5

4 Unit Perjawatan dan elemen data MPM
Perkhidmatan
 Membentangkan analisis data murid
5 AJK Lain dalam JPMD

 Mengurus, menyelaras dan membuat
verifikasi setiap elemen data AKP dalam
MPG

 Menentu sahkan data AKP dalam MPG

 Membekalkan data operasi AKP kepada
pihak luar dan dalam PPD

 Melaksana pemantauan pengoperasian
data AKP dalam MPG

 Membentangkan analisis data AKP
dalam JPMD

 Mengurus, menyelaras dan membuat
verifikasi setiap elemen data di bawah
bidang masing-masing

 Menentu sahkan data di bawah kawalan
masing-masing

 Membekalkan data operasi di bawah
kawalan masing-masing kepada pihak
luar dan dalam PPD

 Membentangkan analisis data di bawah
kawalan masing-masing dalam JPMD

Muka Surat | 6

2.4 SEKOLAH
Sistem Pengurusan Sekolah (SPS)

BIL Pentadbir/Guru TUGAS DAN PERANAN

1 Pengetua/Guru Besar  Mengeluarkan arahan pengisian
pengemaskinian dan pembekalan data
sekolah, guru, AKP dan murid kepada
semua guru, AKP Guru Data/PT Data

 Mengesahkan data sekolah, guru, AKP
dan murid

2 Penolong Kanan Pentadbiran  Pengurus Data SPS

 Menyemak kesahihan data sekolah,
guru, AKP dan murid

3 Guru Data (Tanpa PT NBOS)  Menyemak dan memastikan semua
medan dalam SPS adalah lengkap dan
terkini bersama JKPMS

 Melaksanakan verifikasi SPS bersama
JKPMS

 Membuat semak silang data bersama-
sama JKPMS

 Menyemak kesahihan data dalam
*Lampiran Pengesahan Maklumat
Sekolah (LPMS)

 Mendapatkan pengesahan LPMS
daripada Pengetua/Guru Besar

 Membuat analisis data peringkat sekolah

 Mencetak laporan daripada SPS

 Membentangkan laporan sekolah, guru,
AKP dan murid untuk disahkan dalam
JPMS

 Mengurus setia JPMS

 Memastikan pangkalan data sekolah
disimpan pada akhir setiap bulan

 Memastikan fail data diurus secara
sistematik

 Membekal data rasmi sekolah, guru AKP
dan murid apabila diperlukan oleh
sekolah

*Nota: akan ditambah baik dari semasa
ke semasa mengikut keperluan

4 Guru Data (Dengan PT NBOS)  Melaksanakan verifikasi bersama-sama
JKPMS

Muka Surat | 7

5 Pembantu Tadbir Data  Memastikan JKPMS membekalkan data
(NBOS) berkaitan kepada PT Data

6 AJK JPMS Lain  Membuat semak silang data bersama-
sama AJK berkaitan

 Menyemak kesahihan data dalam LPMS

 Mendapatkan pengesahan LPMS
daripada PK Pentadbiran dan PK HEM

 Membuat analisis data peringkat sekolah

 Membentangkan laporan sekolah, guru,
AKP dan murid untuk disahkan dalam
mesyuarat JPMS

 Mengurus setia JPMS

 Memastikan PT Data membekalkan data
rasmi sekolah, guru, AKP dan murid
apabila diperlukan oleh pihak sekolah

 Mengumpul data yang telah disahkan
oleh guru, guru kelas dan JKPMS

 Mengunci masuk data ke dalam sistem
berdasarkan dokumen rasmi yang
berkaitan

 Mencetak laporan daripada SPS

 Menyimpan pangkalan data sekolah
pada akhir setiap bulan

 Mengurus fail data secara sistematik

 Membekalkan data rasmi sekolah, guru,
AKP dan murid apabila diperlukan oleh
pihak sekolah

 Menyediakan data bidang masing-
masing

 Membuat semak silang data bersama-
sama ahli JKPMS

 Mengesahkan data bidang masing-
masing

Muka Surat | 8

Modul Pengurusan Sekolah

BIL Pentadbir/Guru TUGAS DAN PERANAN

1 Penolong Kanan Pentadbiran Menyemak dan menentu sahkan data
sekolah dalam MPS

2 Guru Data (Tanpa PT NBOS)  Mengunci masuk data MPS berdasarkan
dokumen dan laporan berkaitan

 Menyemak data MPS yang telah
diisi/dikemas kini

 Membuat semak silang data MPS
bersama-sama ahli JKPMS berkaitan

 Menyemak kesahihan data MPS dalam
LPMS

 Mencetak laporan daripada MPS

 Membentangkan laporan MPS untuk
disahkan dalam mesyuarat JPMS

 Membekal data MPS apabila diperlukan
oleh pihak sekolah

3 Guru Data (Dengan PT NBOS)  Memastikan AJK berkaitan
membekalkan data sekolah yang sahih
kepada PT Data

 Memastikan PT Data mengunci masuk
data sekolah

 Menyemak data sekolah yang telah
diisi/dikemas kini

 Membuat semak silang data sekolah
bersama-sama ahli JKPMS

 Menyemak kesahihan data sekolah
dalam LPMS

 Membentangkan laporan sekolah untuk
disahkan dalam mesyuarat JPMS

 Memastikan PT Data membekalkan data
sekolah apabila diperlukan oleh pihak
sekolah

4 Pembantu Tadbir Data  Mengumpul data sekolah yang telah
(NBOS) disahkan oleh JKPMS

 Mengunci masuk data sekolah ke dalam
sistem berdasarkan dokumen rasmi yang
berkaitan

 Mencetak laporan daripada SPS

 Menyimpan pangkalan data sekolah
pada akhir setiap bulan

 Mengurus fail data secara sistematik

 Membekalkan data sekolah apabila
diperlukan oleh pihak sekolah

5 AJK JPMS Lain  Menyediakan data sekolah mengikut

Muka Surat | 9

bidang masing-masing

 Membuat semak silang data sekolah
bersama-sama ahli JKPMS

 Mengesahkan data sekolah mengikut
bidang masing-masing

Modul Pengurusan Guru

BIL Pentadbir/Guru TUGAS DAN PERANAN

1 Pengetua /Guru Besar  Menyemak, memastikan data sahih,
tepat dan terkini serta membuat
pengesahan di modul abagi setiap guru
dan AKP di sekolah.

 Memastikan ralat berkaitan diselesaikan
dengan kadar segera

2 Penolong Kanan Pentadbiran  Menyemak, mengemaskini semua
maklumat berkaitan guru, AKP, kelas
dan murid, input subjek elektif di modul
bersandarkan kepada dokumen dan
pelaksanaan sebenar.

 Menyelesaikan ralat berkaitan dengan
kadar segera

3 Pembantu Tadbir  Membantu penolong kanan menyemak
4 Individu Guru/AKP dan mengemaskini semua maklumat
guru dan AKP di modul serta
menyelesaikan ralat berkaitan dengan
kadar segera.

 Menyemak, mengemaskini dan membuat
pengesahan dalam modul setelah
maklumat masing-masing telah
dikemaskini dengan menggunakan ID
pengguna dan Katalaluan masing-
masing

Muka Surat | 10

Modul Pengurusan Murid TUGAS DAN PERANAN
BIL Pentadbir/Guru
1 Penolong Kanan Hal Ehwal  Mengunci masuk data aliran, kelas dan
guru kelas
Murid
 Menyemak dan menentu sah data murid
2 Guru Kelas yang telah diisi oleh guru kelas

3 Pembantu Tadbir  Mengunci masuk maklumat murid dalam
MPM

 Menyemak data murid dalam MPM
berdasarkan dokumen rasmi berkaitan

 Mengesahkan ketepatan data murid
dalam MPM

 Mengumpul data yang telah disahkan
oleh ahli JKPMS

 Membantu guru kelas mengunci masuk
data murid ke dalam sistem berdasarkan
dokumen rasmi yang berkaitan

 Mencetak laporan daripada SPS
 Menyimpan pangkalan data sekolah

pada akhir setiap bulan
 Mengurus fail data secara sistematik
 Membekalkan data rasmi murid apabila

diperlukan oleh pihak sekolah

Muka Surat | 11

3. JAWATANKUASA PENGURUSAN MAKLUMAT

Jawatankuasa Pengurusan Maklumat berfungsi bagi membincan
di dalam SPS. Segala data dan maklumat yang telah ditentu
Sekolah.

3.1. Jawatankuasa Pengurusan Maklumat Kementerian (JPMK)

(a) Terma Rujukan

(i) Menjadi peneraju utama dan mekanisme inisiatif ICT b
semua agensi/ Bahagian KPM.

(ii) Menggubal dasar dan menentu hala tuju sistem dan pang

(iii) Membincang dan menerima pelan tindakan peluas
perekayasaan.

(iv) Membincang dan menerima laporan dan syor daripada s
Pendidikan (JKMAP) dan lain-lain.

(v) Menetapkan garis panduan dan instrumen pemantauan S

(vi) Mengesyorkan bentuk penilaian/kajian berhubung dengan

(vii) Membuat pelaporan, permohonan dan cadangan kepada
sewajarnya.

(viii) Menimbang dan meluluskan sebarang dasar, aktiviti/p
dengan SPS dari semasa ke semasa.

(ix) Memastikan Data Dictionary Pendidikan (DDP) selari den

ng, menyemak dan menentu sahkan data dan maklumat yang terdapat
usahkan boleh dikeluarkan sebagai data rasmi KPM, JPN, PPD dan

bagi program pengintegrasian sistem-sistem aplikasi yang terdapat di

gkalan data tunggal untuk semua sekolah KPM (single entry point).
san SPS dan mengesyorkan tindakan-tindakan pembetulan serta

setiap Jawatankuasa Pelaksana seperti Jawatankuasa Maklumat Asas

SPS mengikut komponen.
n kemajuan SPS oleh Bahagian-Bahagian KPM yang berkaitan.
a Jawatankuasa Tertinggi KPM untuk pertimbangan dan kelulusan yang

program, justifikasi kewangan dan lain-lain keperluan yang berkaitan

ngan Data Dictionary Sektor Awam (DDSA).

Muka Surat | 13

(b) Bidang Tugas
(i) Akauntabiliti kepada KPPM
(ii) Melaksanakan tiga (3) kali mesyuarat setahun (Februari,
(iii) Menyelaras aktiviti pengumpulan, pengemaskinian, penye

(iv) Memastikan penyimpanan dan keselamatan data
(v) Menyelaras data dan maklumat bersama-sama dengan b
(vi) Memantau pengoperasian SPS di JPN, PPD dan sekolah
(vii) Menyediakan peruntukan untuk latihan Guru Data dan JU
(viii) Melaksanakan audit data peringkat KPM
(ix) Menyediakan statistik data KPM

(c) Keahlian : Ketua Pengarah Pelajaran Malay
Pengerusi
:  Timbalan Ketua Pengarah Pe
Timbalan Pengerusi  (Sektor Dasar dan Pembangu

 Timbalan Ketua Pengarah Pe
 (Sektor Operasi Pendidikan)

 Timbalan Ketua Setiausaha (

Ahli :  Rektor Institut Pendidikan Gu
:  Pengarah, Bahagian Peranca
Pendidikan
:  Pengarah, Bahagian Penguru
:  Pengarah, Bahagian Pendidik
:  Pengarah, Bahagian Sukan
:  Pengarah, Bahagian Kokuriku

Julai, November) minggu ketiga.
emakan (verifikasi), penentusahan dan penganalisisan data negeri

bahagian berkenaan
h
U

ysia
elajaran Malaysia
unan Pendidikan)
elajaran Malaysia

(Pengurusan)

uru (IPGM)
angan dan Penyelidikan Dasar

usan Sekolah Harian
kan Islam

ulum dan Kesenian

Muka Surat | 14

Urus Setia :  Pengarah, Bahagian Pendidik
:  Pengarah, Bahagian Penguru

Penuh dan Sekolah Kecemer
:  Pengarah, Bahagian Pendidik
:  Pengarah, Bahagian Pendidik
:  Pengarah, Bahagian Teknolo
:  Pengarah, Lembaga Peperiks
:  Setiausaha Bahagian, Bahag
:  Setiausaha Bahagian, Bahag

Manusia
:  Setiausaha Bahagian, Bahag
:  Setiausaha Bahagian, Bahag
:  Setiausaha Bahagian, Bahag

Aset

: BPPDP bersama-sama BPSH da

kan Khas
usan Sekolah Berasrama
rlangan
kan Teknik dan Vokasional
kan Swasta
ogi Pendidikan
saan
gian Kewangan
gian Pengurusan Sumber
gian Pengurusan Maklumat
gian Pembangunan Pelajaran
gian Perolehan dan Pengurusan
an BPM

Muka Surat | 15

3.2. Jawatankuasa Pengurusan Maklumat Negeri (JPMN)

(a) Bidang Tugas

(i) Akauntabiliti kepada Pengarah Negeri
(ii) Melaksanakan tiga (3) kali mesyuarat setahun (Februari,
(iii) Menyelaras aktiviti pengumpulan, pengemaskinian, penye
(iv) Memastikan penyimpanan dan keselamatan data
(v) Menyelaras data dan maklumat bersama-sama-sama den
(vi) Memantau pengoperasian SPS di peringkat PPD berdasa
(vii) Menyediakan keperluan peruntukan untuk latihan pengur
(viii) Melaporkan audit data peringkat JPN
(ix) Membuat analisis data SPS
(x) Menyediakan statistik data JPN

(b) Keahlian

Pengerusi : Pengarah

Timbalan Pengerusi : Timbalan Pengarah

Ahli :  Semua Ketua Sektor
:  KPP Bahagian Teknologi Pen
*mengikut :  Semua PPD
kesesuaian JPN :  Ketua Unit Pengurusan Maklu
:  Ketua Unit Sekolah Menenga
:  Ketua Unit Sekolah Rendah
:  Ketua Unit Prasekolah

Julai, November) minggu kedua
emakan (verifikasi), penentusahan dan penganalisisan data daerah

ngan unit-unit berkaitan
arkan Laporan Pengesahan Data yang telah dibuat di PPD
rusan data SPS

ndidikan Negeri

umat
ah

Muka Surat | 16

Urus Setia :  Ketua Unit Hal Ehwal Murid
:  Ketua Unit Sukan
:  Ketua Unit Kokurikulum
:  Ketua Unit Pendidikan Khas
:  Ketua Unit Pembangunan
:  Ketua Unit Perjawatan dan P
:  Ketua Unit Perolehan dan Pe
:  Ketua Unit Perhubungan dan

 Koordinator DTP
:  Ketua Unit Penilaian
:  Ketua Unit Peperiksaan
:  Ketua Unit Kaunseling

 Ketua Unit Swasta

SPMICT bersama-sama SPS, SP

Perkhidmatan
engurusan Aset
n Pendaftaran
PK dan SKPP

Muka Surat | 17

3.3. Jawatankuasa Pengurusan Maklumat Daerah (JPMD)

(a) Bidang Tugas

(i) Akauntabiliti kepada PPD
(ii) Melaksanakan tiga (3) kali mesyuarat setahun (Februari,
(iii) Memastikan aktiviti pengumpulan, pengemaskinian, peny
(iv) Memastikan penyimpanan dan keselamatan data
(v) Menyelaras data dan maklumat bersama-sama dengan u
(vi) Memantau pengoperasian SPS di sekolah
(vii) Membentuk kumpulan JU Sistem Pengurusan Sekolah D
(viii) Menganjurkan latihan peningkatan kemahiran JU
(ix) Membimbing Guru Data/ PT Data (NBOS)
(x) Melaporkan audit data SPS dalam Mesyuarat Jawatanku
(xi) Membuat analisis data SPS
(xii) Menyediakan statistik data peringkat PPD

(b) Keahlian

Pengerusi : Pegawai Pendidikan Daerah

Timbalan Pengerusi : Timbalan Pegawai Pendidikan D

Ahli : Pegawai Yang Bertanggungjawa
 Pengurusan Maklumat
*mengikut  Pengurusan Guru
kesesuaian PPD  Pengurusan Murid (Asrama,
 Pengurusan Prasekolah

Julai, November) minggu pertama
yemakan (verifikasi), penentusahan dan penganalisisan data daerah
unit-unit berkenaan
Daerah

uasa Pengurusan Maklumat Daerah

Daerah
ab

Biasiswa, SPBT dll)

Muka Surat | 18

Urus Setia  Pengurusan Akademik
 Pembangunan
 Pendidikan Islam
 Pengurusan Pendidikan Khas
 Pengurusan Sukan (Jurulatih
 Pengurusan Kokurikulum (Ju
 Pendidikan Swasta
 Penyelaras Pusat Kegiatan G

Unit Pengurusan Maklumat dan I
UPS, UPK dan UKPP

s
h Sukan)
urulatih Seni)
Guru
ICT bersama-sama

Muka Surat | 19

3.4. Jawatankuasa Pengurusan Maklumat Sekolah (JPMS)

(a) Bidang Tugas

(i) Akauntabiliti kepada Pengetua/Guru Besar
(ii) Melaksanakan tiga (3) kali mesyuarat setahun (Januari, J
(iii) Melaksanakan aktiviti pengumpulan, pengemaskinian, pe
(iv) Memastikan penyimpanan dan keselamatan data
(v) Memastikan tarikh aktiviti pengurusan maklumat dilaksan
(vi) Memastikan data dan maklumat yang dihasilkan adalah b
(vii) Menghasilkan laporan statistik dan maklumat pendidikan
(viii) Memaklumkan kepda PKG tentang masalah talian interne
(ix) Melaksanakan tindakan sebagai pembekal utama data pe

(b) Keahlian

Pengerusi : Pengetua/Guru Besar

Timbalan Pengerusi : Penolong Kanan Pentadbiran

Naib Pengerusi : Penolong Kanan Hal Ehwal Murid
Penolong Kanan Kokurikulum
Penolong Kanan Petang
Penolong Kanan Tingkatan 6/Pra
Penolong Kanan Pendidikan Kha
Penolong Kanan Sukan
Penolong Kanan Seni

Jun, Oktober) minggu akhir bulan dan kutipan.
enyemakan (verifikasi), penentusahan dan penganalisisan data sekolah
nakan mengikut jadual yang telah ditetapkan
berkualiti, sahih dan terkini

sekolah
et dan penyelenggaraan peralatan ICT
endidikan

d

aU
as

Muka Surat | 20

Setiausaha : Guru Data

Ahli : Semua Ketua Bidang (SM)/Panit
*mengikut : Guru Aset
kesesuaian : Guru Bimbingan dan Kaunseling
sekolah : Guru Disiplin
: Guru Penyelaras Tahun/Tingkata

Integrasi
: SU Peperiksaan
: SU Sukan
: SU Kokurikulum
: Guru Kokurikulum Tingkatan 6
: Guru Penyelaras Bestari/Penyela
: Guru Perpustakaan dan Media
: Guru SPBT
: Ketua Warden Asrama
: Guru Biasiswa
: Ketua Bengkel

ia (SR)
an/Pendidikan Khas
aras ICT

Muka Surat | 21

4. STRUKTUR ORGANISASI KEAHLIAN JAWATANKUASA PE

4.1. Jawatankuasa Pengurusan Maklumat Kementerian (J

PENGE
Ketua Pengarah P

TIMBALAN PENGERUSI TIMBALAN P
Timbalan Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia Timbalan Ketua Pengar
(Sektor Dasar dan Pem
(Sektor Dasar dan Pembangunan Pendidikan)

URUS SETIA
BPPDP / BPSH /

BPM

BPK BPSBPSK BSukan BPKhas

BTP LPM BKew

ENGURUSAN MAKLUMAT

JPMK)

ERUSI
Pelajaran Malaysia

PENGERUSI TIMBALAN PENGERUSI
rah Pelajaran Malaysia Timbalan Ketua Setiausaha
mbangunan Pendidikan)
(Pengurusan)

BKK BPTV BPI IPGM

BPSM BPSwasta BPP BPPA

Muka Surat | 22

4.2. Jawatankuasa Pengurusan Maklumat Negeri (JPMN)

PENGE
Peng

Jabatan Pend

TIMBALAN P
Timbalan P

Jabatan Pend

KS SPA KS SPI KS SJK KS
KS SPS KS PP KS PsK KP

PPD PPD PPD

KU Rendah KU Prasekolah KU HEM

KU Pendidikan Khas KU Perjawatan dan Perkhidma

KU Pembangunan dan Bekalan KU Naik Pangkat

KU Perhubungan dan Pendaftaran KU Peperiksaa

ERUSI
garah
didikan Negeri

PENGERUSI
Pengarah
didikan Negeri

URUS SETIA
SPMICT bersama-sama SPS, SPK dan SKPP

S SKPP KS PMICT KS SPK KS PSPK Semua Ketua
PP BTPN Sektor dan
KPP BTPN

PPD PPD PPD PPD Semua PPD

KU Sukan KU Menengah KU Kokurikulum

atan KU Pendidikan Islam KU Institusi Pendidikan Agama

KU Perolehan dan Aset KU Penilaian

an KU Kaunseling KU Pengurusan Akademik

Muka Surat | 23

4.3. Jawatankuasa Pengurusan Maklumat Daerah (JPMD)

PENGE
Pegawai Pend
Pejabat Pendi

TIMBALAN P
Timbalan Pegawai P

Pejabat Pendi

URUS SETIA
UICT bersama-sama UPS, UPK dan UKPP

Unit Rendah Unit Prasekolah Unit HEM Unit S

Unit Pendidikan Khas Unit Pendidikan Islam

Unit Pembangunan dan Bekalan Unit Pen

Unit Perjawatan

*Mana-mana unit yang berkaitan boleh dilantik sebagai a

ERUSI
didikan Daerah
idikan Daerah

PENGERUSI
Pendidikan Daerah
idikan Daerah

Sukan Unit Menengah Unit Kokurikulum
PKG
Unit Kaunseling Unit Pengurusan Akademik
ndidikan Swasta
n dan Perkhidmatan Unit Perhubungan dan Pendaftaran

Unit Penilaian dan Peperiksaan

ahli jawatankuasa

Muka Surat | 24

4.4. Jawatankuasa Pengurusan Maklumat Sekolah (JPMS

PENGE
Guru B

TIMBALAN P
Penolong Kana

NAIB PEN
Semua Peno

(bagi semua j

SETIAU
Guru

Pembantu Tadbir Data

SU Kurikulum SU Peperiksaan SU Hal Eh

Guru Disiplin Guru Aset

Semua Ketua Bidang (SM) Semua Guru
Semua Ketua Panitia (SR) Penyelaras Tahun /
Tingkatan / Pendidikan

Khas Integrasi

*Mana-mana guru yang berkaitan boleh dilantik sebagai a

S)

ERUSI
Besar

PENGERUSI
an Pentadbiran

NGERUSI
olong Kanan
jenis sekolah)

USAHA
u Data

hwal Murid SU Kokurikulum SU Sukan
Guru SPBT
Guru Media
Guru Penyelaras
Bestari/Penyelaras Guru Bimbingan
dan Kaunseling
ICT
Guru Kokurikulum Tingkatan 6

ahli Jawatankuasa

Muka Surat | 25

4.5. Jawatankuasa Kerja Pengurusan Maklumat Sekolah (

PENGERU
Penolong Kanan P

SETIAUSA
Guru Data

Pembantu Tadbir Data

SU Kurikulum SU Peperiksaan SU Hal Ehwal

Guru Disiplin Guru Aset Guru Penyelaras
LADAP
Semua Ketua Bidang (SM) Semua Guru
Semua Ketua Panitia (SR) Penyelaras Tahun /
Tingkatan / Pendidikan

Khas Integrasi

*Mana-mana guru yang berkaitan boleh dilantik sebagai a

(JKPMS)

USI
Pentadbiran
AHA

a

Murid SU Kokurikulum SU Sukan
s
Guru SPBT Guru Media

Guru Penyelaras Guru Bimbingan
Jadual Waktu dan Kaunseling

Guru Penyelaras Guru Kokurikulum Tingkatan 6
Bestari/Penyelaras

ICT

ahli Jawatankuasa mengikut kesesuaian sekolah

Muka Surat | 26

5. CARTA ALIR PROSES KERJA
5.1. Kementerian Pendidikan Malaysia
1 Muat Turun/Paparan Data SPS

Kemaskini 3 Tidak 2 Proses Verifikasi
Tidak
Betul/Tepat

4 Penyediaan Laporan Awal Data
SPS

5 Mesyuarat Jawatankuasa
Pengurusan Maklumat
Sah Kementerian (JPMK)

6 Penyediaan Laporan Data SPS
yang sahih

7 Penataran Data SPS

5.2. Jabatan Pendidikan Negeri Muat Turun/Paparan Data SPS
1

Kemaskini 3 Tidak 2 Proses Verifikasi
Tidak
Betul/Tepat

4 Penyediaan Laporan Awal Data
SPS

5 Mesyuarat Jawatankuasa
Pengurusan Maklumat Negeri
Sah (JPMN)

6 Penyediaan Laporan Data SPS
yang sahih

7 Penataran Data SPS

Muka Surat | 27

5.3. Pejabat Pendidikan Daerah Muat Turun/Paparan Data SPS
1

Kemaskini 3 Tidak 2 Proses Verifikasi
Tidak
Betul/Tepat

4 Penyediaan Laporan Awal Data
SPS

5 Mesyuarat Jawatankuasa
Pengurusan Maklumat Daerah
Sah (JPMD)

6 Penyediaan Laporan Data SPS
yang sahih

7 Penataran Data SPS

5.4. Sekolah

1 Kunci masuk data oleh sekolah

2 Muat Turun/Paparan Data SPS

Kemaskini 4 Tidak 3 Proses Verifikasi
Tidak
Betul/Tepat

5 Penyediaan Laporan Awal Data
SPS

6 Mesyuarat Jawatankuasa
Pengurusan Maklumat Sekolah
Sah (JPMS)

7 Penyediaan Laporan Data SPS
yang sahih

8 Penataran Data SPS

Muka Surat | 28

6. PEGAWAI YANG BOLEH DIHUBUNGI
Segala maklumat lanjut dan masalah berkaitan SPS boleh dikemukakan kepada :

6.1. Modul Pengurusan Sekolah

Sektor Data Pendidikan
Bahagian Perancangan dan Penyelidikan Dasar Pendidikan
Kementerian Pendidikan Malaysia, Aras 2, Blok E8, 62604 PUTRAJAYA
No. Tel:
03-8884 6543 / 03-8872 1457 / 03-8884 6358 / 03-8884 6555 / 03-8884 6557 /
03-8884 6066 / 03-8884 6225 / 03-8884 6545 / 03-8884 6553 / 03-8884 6022 /
03-8884 6537 / 03-8884 6018
Email: [email protected]

6.2. Modul Pengurusan Guru

Bahagian Pengurusan Sekolah Harian, Kementerian Pendidikan Malaysia
Aras 4, Blok E2, Kompleks E, 62604 PUTRAJAYA
Sektor Pengurusan Sekolah Menengah
No. Tel: 03-88849346,
Sektor Pengurusan Sekolah Rendah
No. Tel: 03-88849561
Khidmat Sokongan Teknikal
E-mel: [email protected]

6.3. Modul Pengurusan Murid

Bahagian Pengurusan Sekolah Harian, Kementerian Pendidikan Malaysia
Aras 4, Blok E2, Kompleks E, 62604 PUTRAJAYA
Unit ICT
No. Tel: 03-88849443 & 03-88849458
Sektor Pengurusan kaunseling dan Displin
No. Tel: 03-88849501
Khidmat Sokongan Teknikal
E-mel: [email protected]

7. PENUTUP

POS yang disediakan ini diharap dapat menjelaskan proses dan tindakan yang perlu
dilakukan di peringkat sekolah, PPD, JPN dan KPM dalam pengoperasian SPS.
Segala proses verifikasi dan penataran data dan maklumat rasmi perlu diberi
perhatian yang serius oleh semua pihak yang terlibat secara langsung dalam
pengoperasian SPS ini. Segala perubahan kepada proses dan POS akan
dimaklumkan dari semasa ke semasa oleh pihak KPM.

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA
1 Februari 2017

Muka Surat | 29

DOKUMEN RUJUKAN

1. Surat Pekeliling Ikhtisas Bil 14/2007: Pelantikan Guru Data Di Sekolah Menengah
Dan Rendah

2. Surat Siaran Kementerian Pendidikan Malaysia Bil. 21 Tahun 2014: Pelaksanaan
Sistem Pengurusan Sekolah (SPS)

3. Surat Siaran Kementerian Pendidikan Malaysia Bilangan 15 Tahun 2015 –
Pelaksanaan Sistem Single Sign On (SSO) Untuk Log Masuk Sistem Pengurusan
Sekolah (SPS)

4. Surat Makluman/ Arahan/ SOP berkaitan submodul/ aplikasi dalam Modul
Pengurusan Sekolah (MPS)

5. Surat Makluman/ Arahan/ SOP berkaitan submodul/ aplikasi dalam Modul
Pengurusan Guru (MPG)

6. Surat Makluman/ Arahan/ SOP berkaitan submodul/ aplikasi dalam Modul
Pengurusan Murid (MPM)

7. Pekeliling ICT Bil 1. Tahun 2012 Dasar Keselamatan Teknologi Maklumat Dan
Komunikasi (Dkict) Kementerian Pelajaran Malaysia, KP.BPM(S).100-11/1/4 Jld 2
(61) Bertarikh 19 Mac 2012.

8. Akta 88 - Akta Rahsia Rasmi 1972
9. Akta 709 – Akta Perlindungan Data Peribadi 2010

Muka Surat | 30