HRMIS 2.0: MANUAL SET SEMULA KATA LALUAN HRMIS

MANUAL SET SEMULA KATA LALUAN
CIRI-CIRI KATA LALUAN

i. Kata laluan perlu diubah mengikut standard seperti berikut:
 Sekurang-kurangnya 12 aksara

 Mengandungi huruf dan nombor
 Mengandungi aksara khas (cth: @ &)

 Mengandungi huruf besar dan huruf kecil
ii. Penggunaan kata laluan telah melebihi tempoh 6 bulan.

 Fungsi set semula Kata Laluan Pengguna melalui E-mel Alternatif
adalah fungsi yang disediakan bagi membolehkan Pemilik Kompetensi
menggunakan alamat e-mel selain daripada E-mel Rasmi yang
direkodkan di dalam HRMIS bagi tujuan login ke sistem HRMIS.

 Pemilik Kompetensi dinasihatkan mengemaskini alamat E-mel Rasmi
dalam sistem HRMIS setelah berjaya mengemas kini kata laluan
melalui fungsi ini.

 Sekiranya alamat E-mel Rasmi Pemilik Kompetensi masih boleh
digunakan, sila gunakan fungsi set semula Kata Laluan Pengguna
menggunakan alamat E-mel Rasmi untuk melakukan fungsi set semula
Kata Laluan HRMIS.

 Penggunaan alamat e-mel bukan rasmi yang direkodkan di dalam
HRMIS atau alamat E-mel Alternatif adalah di bawah tanggungjawab
Pemilik Kompetensi.

MENU MENUKAR KATA LALUAN

Langkah-langkah :

Langkah 1
Klik “Tukar Kata Laluan”

Rajah 1: Paparan Skrin Laman Utama HRMIS

SOALAN LAZIM-PENGURUSAN KATA LALUAN (SET SEMULA KATA LALUAN)

1. Apakah tujuan Fungsi Pengurusan Kata Laluan (Set Semula Kata Laluan) ini
ditambah baik?

Tujuan fungsi ini ditambah baik adalah :
· Memberi pilihan kaedah kepada semua Pemilik Kompetensi (CO) untuk set

semula kata laluan dalam sistem HRMIS melalui kaedah permohonan secara
i. E-mel Rasmi; atau
ii. E-mel Alternatif

· Memudahkan Pemilik Kompetensi untuk mengurus sendiri kata laluan tanpa
melalui Pentadbir HRMIS Agensi kecuali untuk pilihan E-mel Alternatif;

· Memudahkan Pemilik Kompetensi baharu untuk mendapatkan capaian ke
HRMIS walaupun yang masih belum mendapat E-mel Rasmi jabatan; dan

· Meningkatkan tahap keselamatan ID pengguna HRMIS dengan tambahan ciri-
ciri keselamatan Kata Laluan dengan merujuk kepada Polisi Keselamatan Siber
(PKS) seperti berikut :
i. Kata laluan perlu diubah mengikut standard PKS seperti berikut:
- Sekurang-kurangnya 12 aksara
- Mengandungi huruf dan nombor
- Mengandungi aksara khas (contoh: @ &)
- Mengandungi huruf besar dan huruf kecil
ii. Penggunaan kata laluan telah melebihi tempoh 6 bulan.

2. Siapakah yang boleh menggunakan transaksi Set Semula Kata Laluan ?
Semua penjawat awam yang masih berkhidmat dan mengakses sistem
HRMIS.

3. Apakah kaedah permohonan yang boleh digunakan untuk melaksanakan Set
Semula Kata Laluan ?
Terdapat dua (2) kaedah iaitu :
i. E-mel Rasmi - menggunakan e-mel yang telah didaftarkan dalam HRMIS; atau
ii. E-mel Alternatif – menggunakan e-mel selain daripada e-mel yang didaftarkan
dalam HRMIS

4. Apakah keperluan untuk memilih E-mel Rasmi dan E-mel Alternatif ini ?
i. Pilihan : E-mel Rasmi
- E-mel ini berfungsi untuk memberi notifikasi bagi permohonan Set Semula
Kata Laluan;
- Pemilik Kompetensi hanya perlu klik pada pautan [SET SEMULA KATA
LALUAN] untuk menukar kata laluan yang baharu; dan
- Pemilik Kompetensi boleh menukar kata laluan tanpa perlu pengesahan
daripada pentadbir HRMIS

1

ii. Pilihan : E-mel Alternatif
- Sesuai bagi Pemilik Kompetensi yang masih dalam proses
pengemaskinian sandangan di agensi/jabatan lama;
- E-mel ini berfungsi untuk memberi notifikasi berkaitan permohonan Set
Semula Kata Laluan kepada Pentadbir HRMIS Agensi yang boleh
membuat pengesahan; dan
- Pemilik Kompetensi boleh memaklumkan secara fizikal kepada salah
seorang pentadbir untuk membuat pengesahan segera.

5. Adakah pengesahan pentadbir diperlukan sekiranya menggunakan E-mel Rasmi ?
Tidak perlu.

6. Adakah pengesahan pentadbir diperlukan sekiranya menggunakan E-mel
Alternatif ?
Ya.

7. Siapa pentadbir yang terlibat ?
i. Pentadbir Security Adminitrator Lvl 1 agensi;
ii. Pentadbir Security Adminitrator Lvl 2 agensi – keutamaan kepada
pentadbir dalam unit/bahagian yang sama; dan
iii.Helpdesk Agensi

8. Apakah peranan Pentadbir ?
i. Pentadbir perlu mengesah permohonan Set Semula Kata Laluan daripada
Pemilik Kompetensi yang memilih kaedah permohonan secara E-mel
Alternatif;
ii. Pentadbir akan menerima e-mel notifikasi untuk membuat pengesahan
permohonan Set Semula Kata Laluan; dan
iii. Pentadbir boleh Unlock semua ID yang telah disekat.

9. Bagaimana pengguna boleh mengetahui permohonan untuk Set Semula Kata
Laluan melalui e-mel alternatif telah disahkan oleh pentadbir ?
i. Pengguna akan menerima e-mel “Pengesahan Untuk Set Semula Kata
Laluan HRMIS” ; dan
ii. Pengguna boleh klik pada pautan [SET SEMULA KAT LALUAN] untuk
menukar kata laluan yang baharu.

TAMAT

2

 Klik pada pautan Tukar Kata Laluan.

Langkah 2:
Klik pada menu E-mel Rasmi
atau E-mel Alternatif

Rajah 2: Paparan Skrin Pilihan Kaedah E-mel
 Klik pada pautan menu E-mel Rasmi atau E-mel Alternatif .

PILIHAN MELALUI MENU E-MEL RASMI

Langkah 1:
Masukkan ID Pengguna

Langkah 2:

Tulis perkataan dalam Langkah 3:
imej (captcha) yang Klik butang Hantar
diberikan

Rajah 3: Paparan Skrin Menu Kata Laluan Melalui E-mel

 Pop-up menu “Permohonan Berjaya” akan dipaparkan.

 Pemilik Kompetensi akan mendapat Notifikasi E-mel bagi “Permohonan
Untuk Set Semula Kata Laluan” melalui E-mel Rasmi yang didaftarkan dalam
HRMIS.

Rajah 4: Paparan E-mel Permohonan Set Semula Kata Laluan

 Pemilik Kompetensi boleh terus Klik pada Butang Set Semula Kata Laluan
untuk tukar kata laluan baharu.

 Pemilik Kompetensi perlu set kata laluan baharu seperti paparan seperti di
bawah :

BAHARU

BAHARU

PILIHAN MELALUI MENU E-MEL ALTERNATIF

 E-mel Alternatif dipilih sekiranya Pemilik Kompetensi masih belum
mempunyai E-mel Rasmi yang berdaftar dalam sistem HRMIS atau masih
belum mempunyai E-mel Rasmi.

 Fungsi Set Semula Kata Laluan Pengguna melalui E-mel Alternatif adalah
fungsi yang disediakan bagi Pemilik Kompetensi yang tidak boleh
menggunakan alamat E-mel Rasmi yang direkodkan di dalam HRMIS
Tindakan Pemilik Kompetensi :

i. Klik Lupa Kata Laluan pada menu utama (rujuk Rajah 1).
ii. Pilih kaedah set semula kata laluan.
iii. Klik pada Pilihan E-mel Alternatif.
iv. Masukkan ID Pengguna HRMIS.
v. Masukkan tarikh lantikan pertama iaitu dengan format bulan/tahun

(MM/YYYY) sahaja.
vi. Masukkan e-mel yang aktif (gmail, yahoo, dan lain-lain).
vii. Tujuan/ sebab menggunakan E-mel Alternatif.
viii. Klik butang Hantar.

Langkah 1:
Masukkan ID
PenggunaHRMIS
Langkah 2:
Masukkan Tarikh
Lantikanpertama HRMIS
Langkah 3:
Masukkan E-mel
Alternatifyang Aktif
Langkah 4:
Masukkan tujuan
gunaE-mel Alternatif
Langkah 5:
Klik Hantar

Rajah 5: Paparan Skrin Menu Kata Laluan Melalui E-mel-Alternatif
Pengguna akan mendapat e-mel notifikasi melalui E-mel Alternatif yang telah dipilih.

Rajah 6: Paparan contoh sebahagian daripada e-mel notifikasi

Tindakan Pemilik Kompetensi Selepas Pengesahan Oleh Pentadbir:

i. Login ke E-mel Alternatif.
ii. Semak E-mel Pengesahan Untuk Set Semula Kata Laluan.
iii. Klik pautan Set Semula Kata Laluan HRMIS 2.0.

Klik pautan E-mel ini
untuk ke Menu Set
Semula Kata Laluan

BAHARU
BAHARU

iv.Pemilik Kompetensi boleh terus klik pada butang Set Semula Kata Laluan
untuk tukar kata laluan baharu.

v. Masukkan kata laluan baharu, klik butang Hantar dan skrin akan
memaparkan mesej kata laluan telah berjaya diubah.

vi. Setelah kata laluan berjaya diubah, Pemilik Kompetensi boleh terus login
ke sistem HRMIS.