ความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับการใช้โปรแกรมตารางคำนวณ

ความรู้พืน้ ฐานเก่ียวกบั การใช้โปรแกรมตารางคานวณ
จดั ทาโดย

นางสาวสภุ าวิตา ชยั โคตร ม.5/5 เลขท่ี4

เสนอ
นางสาว ปราณีย์ ชยั ย่ิง

โรงเรียนขนาดมอญพิทยาคม ต.ตาตมุ อ.สงั ขะ จ.สรุ ินทร์
ปีการศกึ ษา2563

สานกั งานเขตพืน้ ท่ีการศกึ ษามธั ยมศกึ ษาเขต33

ความรู้พนื้ ฐานเกย่ี วกบั การใช้โปรแกรมตารางคานวณ

หลักการของโปรแกรมตารางคานวณ
หลกั การทางานของโปรแกรมตารางคานวณ (Microsoft Office Excel 2013) จะมลี กั ษณะเปน็ ช่องตาร

คอลัมน์ A จนถงึ คอลัมน์ XFD มจี านวนทงั้ หมด 16,384 คอลมั น์ และ มีจานวนแถวทง้ั หมด 1,048,576 แถวโปร
เรียกยอ่ ว่า Excel 2013 เปน็ โปรแกรมประเภท Spreadsheet ไฟลข์ อง Excel เรียกวา่ สมดุ งานหรอื เวิร์กบุค๊ (W
ชีต (Worksheet)

ความสามารถของโปรแกรมตารางคานวณ
Excel เป็นโปรแกรมที่จดั เกบ็ ข้อมูลในรปู แบบตาราง เหมาะสาหรบั เก็บบันทกึ ขอ้ มลู ที่เป็นตัวเลข

ตารางคานวณมคี วามสามรถดังนี้
1. สามารถใช้งานทางด้านการคานวณตัวเลขต่างๆ
2. สามารถใช้สตู รและฟงั ก์ชนั ในการคานวณและหาคา่ ตา่ งๆ
3. สามารถใช้เครื่องมอื ในการจัดการกับตารางขอ้ มลู ได้
4. สามารถสรา้ งงานตารางได้สะดวกรวดเรว็
5. สามารถจดั เกบ็ ข้อมูลเปน็ ฐานข้อมลู ได้
6. สามารถสรา้ งแผนภมู ิได้

7. สามารถสรา้ งชดุ คาสั่งใช้งานเองได้
8. สามารถจัดเรยี งข้อมูล และกรองขอ้ มูลได้
9. สามารถตกแต่งตารางข้อมูลและแผนภมู ิได้
10. สามารถตกแต่งรปู แบบตัวอักษรได้ตามต้องการ

หน้าทข่ี องสว่ นประกอบของโปรแกรมตารางคานวณ

หมายเลข ชอื่ หน้าที่
เปน็ สว่ นที่ใช้แสดงชอ่ื โปรแกรม และรายช่อื ไฟล์ทไี่ ด้
1 แถบช่อื เรอ่ื ง (Title Bar) เปดิ ใชง้ าน
เป็นสว่ นที่ใชใ้ นการแสดงคาสั่งท่ใี ช้งานบ่อย
2 แถบเคร่อื งมอื ดว่ น (Quick
Access) เปน็ สว่ นทีใ่ ชค้ วบคมุ การเปดิ หรือปิดหน้าต่าง
โปรแกรม
3 ปมุ่ ควบคุม เป็นส่วนที่ใช้แสดงรายการคาสง่ั ตา่ ง ๆ ท่ใี ช้ในการ
ทางานกับเอกสาร
4 รบิ บอน (Ribbon) เปน็ ชอ่ งที่ใช้แสดงชือ่ เซล์ที่ใชง้ านอย่ใู นขณะนั้น เช่น
ถ้ามีการใช้งานข้อมลู ในเซลล์ A1 รายชื่อเซลลน์ ีก้ จ็ ะ
5 Name Box ไปแสดงอยู่ในช่อง Name Box
เปน็ ชอ่ งท่ีใช้แสดงการใชง้ านสูตรการคานวณตา่ ง ๆ
6 แถบสูตร (Formula Bar) เปน็ ช่องตารางทีใ่ ช้สาหรับบรรจุข้อมลู ตา่ ง ๆ ซ่งึ ช่อง
7 เซลล์ (Cell) เซลล์แต่ละช่องนน้ั จะมีชื่อเรียกตามตาแหน่งแถว และ
คอลัมน์ ท่แี สดงตาแหนง่ ของเซลล์ เช่น เซลล์ B1 จะ
อยใู่ น คอลัมน์ B ในแถวท่ี 1 เปน็ ต้น

8 คอลัมน์ (Column) เป็นช่องเซลล์ท่ีเรียงกันในแนวต้ังของแผน่ งาน
(Worksheet)
9 แถว (Row) เปน็ ชอ่ งเซลล์ที่เรียงกนั ในแนวนอนของแผน่ งาน
10 Sheet Tab เป็นแถบทใ่ี ชแ้ สดงจานวนแผ่นงานทเ่ี ปิดขน้ึ มาใช้งาน
11 แถบสถานะ (Status Bar) เปน็ สว่ นที่ใช้แสดงจานวนหน้ากระดาษ และจานวน
ตัวอักษรทใี่ ช้ในเอกสาร

การใช้งานแท็บรบิ บอน

แท็บรบิ บอน (Tap Ribbon) เป็นกลุ่มคาสัง่ ทอ่ี อกแบบมาเพอ่ื ทดแทนเมนู (Menu) แบบเดิมโดยการนาคา
เหมือนกนั หรือใกล้เคยี งกันอยใู่ นแทบ็ เดยี วกนั

การแสดงหรือซ่อนริบบอน
1. ช้ลี ูกศรท่ี Quick Access Toolbar
2. คลิกปมุ่ ขวาของเมาส์ แล้วคลิก Minimize the Ribbon

การใชง้ าน แถบเครอ่ื งมือดว่ น (Quick Access Toolbar)

แถบเคร่อื งมือดว่ น เป็นปมุ่ คาสงั่ ท่ีใชง้ านบ่อยเพ่ือความสะดวกในการใชง้ านโดยโปรแกรมจะกาหนดใหต้ ั้ง

กาหนดเพิ่มคาสง่ั ทีต่ ้องการได้สามารถปฏบิ ัติได้ ดงั น้ี

1. คลิกปุม่ กาหนดแถบเครอ่ื งมือด่วนเอง

2. เลอื กคาส่งั ทีต่ อ้ งการ

แทบ็ รบิ บอน พ้ืนฐานการใช้งานของ Microsoft Office Excel 2013

แท็บ “หน้าแรก” เปน็ แทบ็ เครอ่ื งมือท่ีใช้จัดรูปแบบเน้ือหา รปู แบบข้อความ การแสดงผล การคดั ลอกกา

แทบ็ “แทรก” เป็นแท็บเครือ่ งมือท่ีใชแ้ ทรกออบเจ็กตต์ ่างๆ
แทบ็ “เค้าโครงหนา้ กระดาษ” เป็นแท็บเคร่ืองมอื ทีใ่ ชต้ ้งั ค่าหน้ากระดาษ
แท็บ “สูตร” เป็นแท็บเคร่อื งมอื ทีใ่ ชส้ ร้างสตู รคานวณ
แท็บ “ขอ้ มลู ” เป็นแทบ็ เครื่องมือทใี่ ช้ในการจดั การข้อมูล
แท็บ “รีววิ ” เปน็ แทบ็ เครื่องมอื ท่ใี ช้ในการตรวจสอบและปอ้ งกนั สมดุ งาน

แท็บ “มมุ มอง” เปน็ แท็บเครอ่ื งมอื ที่ใช้ในการปรับมุมมองสมุดงาน

เร่ิมใช้งานโปรแกรม Microsoft Office Excel2013

วิธีท่ี 1 คลกิ ปุม่ Start บนแถบ Task bar
1. เลอื ก All Programs จากนนั้ เลือกไปท่ี Microsoft
2. เลือก Microsoft Office Excel 2013 จะเปดิ ใหใ้ ชง้ านไดท้ ันที
3.

วิธที ี่ 2
1. เลอื กดับเบิ้ลคลกิ ทไี่ อคอนสญั ลกั ษณ์Microsoft Office Excel2013จะสามารถเปดิ ใช้งานไดท้

การสร้างสมุดงานใหม่
1. เลือกแท็บไฟล์ (File)
2. คลิกปมุ่ ใหม่
3. เลอื กสมดุ เปล่า

การบันทึกสมุดงาน

เม่ือสร้างแฟ้มงานเสรจ็ แล้วตอ้ งทาการบันทึกขอ้ มลู มีขน้ั ตอนดงั น้ี
กรณที ี่ 1 การบนั ทกึ งานครัง้ แรก
1. คลิกเลือก Ribbon ไฟล์
2. จะปรากฏหน้าต่างใหม่ของ Ribbon ไฟลข์ น้ึ เลอื กคาสงั่ บันทึกเป็น/Save As

จากน้ันทาตามขน้ั ตอน ดงั นี้
ข้ันตอนท่ี 1 ให้เลอื ก disk ท่ตี ้องการเซฟงาน เช่น Drive C:, Drive D:, Documents เป็นต้น
ถ้าไมพ่ บให้ใชค้ าส่ังเรยี กดูแลว้ หาในสว่ นท่ีเราตอ้ งการเซฟงาน
ขน้ั ตอนที่ 2 พมิ พช์ อ่ื แฟม้ , ชือ่ เอกสารที่ตอ้ งการ และเลือกบนั ทึกชนดิ ของเอกสารทตี่ อ้ งการ
ขั้นตอนที่ 3 เมอื่ เลือกรายละเอยี ดในสว่ นตา่ งๆ ไดแ้ ล้ว ให้กดปมุ่ บันทกึ ได้เลย
เลอื กตาแหนง่ ไดร์ฟและโฟลเดอร์ทตี่ ้องการเกบ็ ขอ้ มลู จากนน้ั ท่ีช่อง ชอ่ื แฟม้ /File name พมิ พช์ อ่ื ไฟล์
จากตวั อยา่ งนีใ้ ห้ชื่อว่า สมุดงาน1จากนัน้ กดปมุ่ บันทึก/Saveจะไดไ้ ฟลน์ ามสกุล.xlsx

การเปดิ สมุดงาน
กรณีท่ี 1 เลือกไฟล์สมุดงานท่ีตอ้ งการจะเปิดแล้วดบั เบิลคลิกไฟล์
กรณีท่ี 2 เปิดโปรแกรมแล้วปฏิบัตติ ามขั้นตอน
1. คลิกแทบ็ ไฟล์ หรอื กดปุ่ม Ctrl+O
2. คลิกปมุ่ เปิด
3. เลอื กแหลง่ ขอ้ มลู

4. เรยี กดู

5. เลือกแหลง่ ข้อมูลทตี่ ้องการเปดิ

6. เลอื กไฟลท์ ี่ตอ้ งการ

7. เปิด

การตั้งคา่ หนา้ กระดาษ

กาหนดขนาดกระดาษ
1. เลอื กแท็บเค้าโครงหน้ากระดาษ
2. เลือกปุ่มขนาด
3. เลือกขนาดกระดาษทตี่ ้องการ

กาหนดการวางแนว
1. เลือกแท็บเค้าโครงหน้ากระดาษ
2. เลือกปมุ่ การวางแนว
3. เลอื กแนวท่ีต้องการ

กาหนดระยะขอบ
1. เลือกแทบ็ เค้าโครงหนา้ กระดาษ
2. เลือกปุ่มระยะขอบ
3. เลอื กระยะขอบแบบกาหนดเองหรือเลอื กตามทีโ่ ปรแกรมกาหนดให้
4. เลอื กระยะขอบท่ีต้องการ
5. ตกลง

การแทรกหัวกระดาษและท้ายกระดาษ

เปน็ การกาหนดหมายเลขลาดับหนา้ กระดาษเพอื่ ใชใ้ นการเรียงลาดับข้อมูลทจ่ี ดั พมิ พ์แตล่ ะ

หน้าหรอื แสดงขอ้ ความสน้ั ๆ แต่ละหน้าเหมือนกนั ทุกหนา้ โปรแกรมจะแสดงทุกหนา้ เหมือนกนั เมื่อมกี ารกด

Enter ข้ึนหน้าใหม่ทุกครั้ง สามารถปฏิบตั ไิ ดด้ ังน้ี
1. เลือกแทบ็ เค้าโครงหน้ากระดาษ
2. เลอื กปมุ่
3. เลือกแทบ็ หวั กระดาษ/ทา้ ยกระดาษ
4. เลอื กหวั กระดาษ/ท้ายกระดาษแบบกาหนดเอง
5. เลอื กแทรกตามท่ีตอ้ งการ
6. ตกลง

มมุ มองสมดุ งาน

การกาหนดมุมมองสมดุ งาน
1. เลอื กแท็บมุมมอง
2. เลือกมุมมองสมดุ งานตามทตี่ อ้ งการ

การแสดงมมุ มองสมดุ งาน
1. เลือกแท็บมมุ มอง
2. เลือกการแสดงตามท่ตี อ้ งการโดยคลกิ (ถูก) ตามท่ตี ้องการ

การยอ่ /ขยายสมดุ งาน
1. เลือกแทบ็ มุมมอง
2. เลอื กการย่อ/ขยายสมดุ งานตามท่ตี อ้ งการ

การออกจากโปรแกรม

กรณที ี่ 1 คลกิ ปุ่ม

กรณที ี่ 2
1. ใช้เมาสค์ ลกิ ปุ่มขวาที่แถบ Title Bar

2. เลือกปมุ่ Close หรอื ใช้แปน้ คีย์บอร์ดกดปุ่ม Alt+F4

ประเภทและชนดิ ของขอ้ มูล

ประเภทของขอ้ มลู

แบง่ ได้ 2 ประเภท
1. ประเภทคา่ คงท่ี (Constant) เป็นขอ้ มูลที่ไม่สามารถเปล่ียนแปลงได้
2. ประเภทสตู รการคานวณ (Formula) เป็นขอ้ มูลที่ใชค้ านวณเพ่อื หาผลลัพธข์ องการคานวณ

ชนดิ ของข้อมูล
มดี ังน้ี

1. ขอ้ มูลทเ่ี ปน็ ข้อความ (Text)
2. ขอ้ มูลที่เปน็ ตวั เลข (Number)
3. ขอ้ มูลทเ่ี ปน็ วนั ที่ (Date)
4. ข้อมูลทเ่ี ป็นเวลา (Time)
5. ขอ้ มูลพิเศษ เช่น หมายเลขโทรศัพท์
6. ขอ้ มลู ที่เป็นค่าทางตรรกศาสตร์ (Logical Value)
7. ข้อมลู ท่ีเปน็ สูตรคานวณ (Formula)
8. ข้อมลู ทเี่ ปน็ ฟังก์ชัน (Function)

การใชแ้ ปน้ ควบคมุ การทางาน

การทางานบนแผ่นงาน (Worksheet) โปรแกรมตารางคานวณ (Microsoft office Excel 2013)

สามารถเคล่อื นย้าย เซลล์พอยล์เตอร์ (Cell pointer) หรอื เคอร์เซอร์ (Cursor) ไปยังตาแหน่งต่างๆ

บนแผน่ งานและเซลล์ขอ้ มลู ได้ดว้ ยการใชแ้ ปน้ ควบคมุ การทางานให้เปน็ ไปตามทผ่ี ูใ้ ชต้ อ้ งการซึ่งแปน้ ควบคมุ

ในการทางานตา่ งๆ สามารถทางานไดต้ ามหน้าท่ีทก่ี าหนด

แปน้ ควบคุม หนา้ ท่ี

← ลกู ศรเลื่อน Active cell ไปทางซา้ ยครงั้ ละ 1 เซลล์

→ ลกู ศรเล่อื น Active cell ไปทางขวาครง้ั ละ 1 เซลล์
↓ ลกู ศรเลื่อน Active cell ลงคร้งั ละ 1 บรรทดั
↑ ลกู ศรเลอ่ื น Active cell ขึ้นครง้ั ละ 1 บรรทดั
Ctrl+← เลือ่ น Active cell ไปยงั เซลล์ข้อมลู ทางซา้ ยแถวท่ี Cell point ทางานอยู่
Ctrl+→
Ctrl+↑ เล่ือน Active cell ไปยงั เซลล์ขอ้ มลู ทางขวาแถวที่ Cell point ทางานอยู่

Ctrl+↓ เลอ่ื น Active cell ไปยงั เซลล์ขอ้ มูลข้างบนในคอลัมนท์ ี่ Cell
point ทางานอยู่
Home เลอ่ื น Active cell ไปยงั เซลลข์ ้อมลู ขา้ งลา่ งในคอลัมน์ท่ี Cell
Ctrl+Home point ทางานอยู่
Ctrl+End เล่ือน Active cell ไปยังคอลมั น์ A ท่ี Cell point ทางานอยู่
Enter เลอ่ื น Active cell ไปยังเซลล์ A1
Tap เลื่อน Active cell ไปยังเซลล์มมุ ขวาล่างของช่วงข้อมลู ในแผน่ งาน
Shift+Tap เลอ่ื น Active cell ไปยังเซลลท์ อ่ี ยูถ่ ดั ไปด้านล่างของ Cell pointer
Delete เลอื่ น Active cell ไปยังเซลลท์ างขวา
Ctrl+Delete เลอ่ื น Active cell ไปยงั เซลล์ทางซา้ ย
Backspace ลบตัวอักษรทางด้านขวาของเคอร์เซอรค์ รงั้ ละ 1 ตัวอักษร
PageDown ลบตัวอกั ษรทางดา้ นขวาของเคอร์เซอร์ทัง้ หมด
PageUp ลบตวั อกั ษรทางดา้ นซ้ายของเคอรเ์ ซอร์ครง้ั ละ 1 ตวั อักษร
Alt+ PageDown เลอ่ื นแผ่นงานลงทลี ะ 1 หน้าจอ
Alt+ PageUp เลอ่ื นแผ่นงานขึน้ ทลี ะ 1 หน้าจอ
Ctrl+ PageDown เลอื่ นแผน่ งานไปทางขวาทีละ 1 หนา้ จอ
Ctrl+ PageUp เลอ่ื นแผ่นงานไปทางซา้ ยทีละ 1 หน้าจอ
Insert เลื่อนแผ่นงานไปทางขวาทีละ 1 แผ่นงาน
Esc เลื่อนแผ่นงานไปทางซา้ ยทีละ 1 แผ่นงาน
สลบั การทางานระหว่างพิมพ์แทรกกบั พมิ พท์ ับ
+ ยกเลกิ การแกไ้ ขแตข่ ้อมูลในเซลลย์ งั อยู่เหมอื นเดมิ
บวก

- ลบ
* คูณ
/ หาร