หนังสือราชการ6ชนิด

1

หนงั สอื ราชการ 6 ชนดิ
เสนอ

อาจารย์พชั นิยา ชมุ ผอม
จดั ทาโดย

นายกฤษณ ทองประถม
เลขที่ 11 ชั้น ปวช.3
ภาคเรยี นท่ี 2 ปีการศกึ ษา 2562
วิทยาลัยเกษตรและเทคโนโลยีระนอง

2

คานา
การเขียนหนังสือราชการเพื่อสื่อความหมายของทางราชการ
นับเป็นสิ่งสําคัญอย่างยิ่ง ทั้งนี้เพราะเอกสารของทางราชการท่ีใช้ภาษาท่ีดีและ
เหมาะสมจะสื่อความหมายเพ่ือให้เข้าใจตรงตามวัตถุประสงค์ของผู้ส่งสาร
เอกสารที่ได้มีการลงนามแล้วจะบ่งถึงภาพลักษณ์และประสิทธิภาพของ
หน่วยงานน้ันๆ นอกจากการใช้ภาษาท่ีดีและเหมาะสมแล้วยังจําเป็นต้องใช้
แบบฟอร์มให้ถูกต้องตามระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ
พ.ศ. ๒๕๒๖ และท่ีแก้ไขเพ่ิมเติมอีกด้วย ท้ังนี้หนังสือราชการมีจํานวน 6 ชนิด
เช่น หนังสือภายนอก/ หนังสือภายใน/ หนังสือประทับตรา/หนังสือสั่งการ
ประกอบด้วยหนังสือคําสั่ง , หนังสือระเบียบ , หนังสือข้อบังคับ/หนังสือ
ประชาสัมพันธ์ ประกอบด้วยหนังสือประกาศ , แถลงการณ์ , หนังสือข่าว/
หนังสือที่เจ้าหน้าท่ีทําข้ึนหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ ประกอบด้วย -
หนังสือรบั รอง , หนงั สอื รายงานการประชุม , หนังสือบนั ทึก , หนังสอื อน่ื

นายกฤษณ ทองประถม
31 ตลุ าคม 2562

สารบญั 3

เร่อื ง หนา้
ประเภทหนงั สือราชการ 1
หนังสือภายนอก 2
หนังสอื ภายใน 5
หนังสือประทับตรา 8
หนงั สือส่ังการ 11
14
- หนังสือคาสั่ง 16
- หนังสือระเบียบ 18
- หนงั สือขอ้ บังคบั 19
หนังสอื ประชาสัมพันธ์ 21
- หนังสอื ประกาศ 23
- แถลงการณ์ 25
- หนังสอื ข่าว 26
หนังสอื ที่เจา้ หน้าท่ีทาขึน้ หรอื รับไวเ้ ปน็ หลกั ฐานในราชการ 29
- หนงั สอื รบั รอง 31
- หนังสือรายงานการประชมุ 33
- หนงั สอื บนั ทึก 35
- หนังสืออ่ืน

4

ประเภทหนงั สอื ราชการ

ในปัจจุบันการติดต่อราชการทั้งภายในหน่วยงานและภายนอกหน่วยงานเป็นการสื่อถึงบุคคล/
หน่วยงาน อีกท้ังยงั เป็นปัญหาของหน่วยงานและผู้ปฏิบัติทเี่ ก่ียวข้องจํานวนไม่น้อยที่ยังไม่เข้าใจในการใช้ภาษา
ราชการและแบบฟอร์มท่ีถูกต้อง เพื่อเป็นการสร้างความสําเร็จของผู้ปฏิบัติงานท่ีเกี่ยวข้องทางด้านหนังสือได้
ทราบถึงรูปแบบ การใช้คําข้ึนต้น คําลงท้ายที่ถูกต้อง เป็นไปในแนวทางเดยี วกันและเป็นไปตามระเบียบสํานัก
นายกรฐั มนตรีวา่ ด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ไดจ้ าํ แนกหนังสอื ราชการไวม้ ี 6 ชนดิ ดังน้ี

1. หนงั สือภายนอก
2. หนังสือภายใน
3. หนังสอื ประทบั ตา
4. หนงั สือส่งั การ
5. หนังสือประชาสมั พันธ์
6. หนงั สือที่เจา้ หนา้ ท่ที ําขนึ้ หรือรับไว้เป็นหลกั ฐานในราชการ

5

1. หนงั สอื ภายนอก

หนงั สือภายนอก คือหนังสอื ติดตอ่ ราชการทีเ่ ป็นแบบพธิ โี ดยใช้กระดาษตราครฑุ เปน็ หนงั สือ
ติดตอ่ ระหวา่ งส่วน ราชการหรอื ส่วนราชการมถี ึงหนว่ ยงานอ่นื ใดซงึ่ มใิ ชส่ ่วนราชการหรือท่ีมถี ึงบคุ คลภายนอก

1. ท่ี ให้ลงรหสั ตวั พยัญชนะและเลขประจาํ ของเจ้าของเรื่อง ตามท่ีกาํ หนดไวใ้ นภาคผนวก 1ทบั เลข
ทะเบียนหนงั สือส่งสาํ หรบั หนงั สอื ของ คณะกรรมการใหก้ าํ หนดรหัสตัวพยัญชนะเพ่มิ ข้นึ ไดต้ ามความจาํ เป็น

2. ส่วนราชการเจ้าของหนงั สือให้ลงช่อื ส่วนราชการ สถานที่ราชการหรอื คณะกรรมการซง่ึ เปน็ เจา้ ของ
หนงั สอื นัน้ และโดยปกติใหล้ งท่ตี งั้ ไว้ด้วย

3. วัน เดือน ปี ใหล้ งตัวเลขของวนั ที่ ชอ่ื เต็มของเดอื น และตวั เลขของปีพทุ ธศกั ราชทอ่ี อกหนังสอื
4. เร่ือง ให้ลงเร่อื งยอ่ ทเ่ี ปน็ ใจความสน้ั ท่สี ุดของหนังสอื ฉบบั นนั้ ในกรณที เี่ ป็นหนังสอื ต่อเนอ่ื งโดยปกติ
ใหล้ งเร่อื งของหนงั สอื ฉบับเดมิ
5.คาํ ขน้ึ ต้น ใหใ้ ช้คาํ ข้ึนต้นตามฐานะของผูร้ บั หนงั สอื ตามตาราง การการใชค้ าํ ขนึ้ ตน้ สรรพนาม และ
คาํ ลงทา้ ย
ที่กาํ หนดไวใ้ นภาคผนวก 2 แลว้ ลงตําแหนง่ ของผทู้ ห่ี นังสอื นั้นมถี งึ หรือช่ือบคุ คลในกรณีท่ีมีถงึ ตวั บคุ คล
ไม่เกย่ี วกับตําแหน่งหน้าที่
6. อา้ งถึง (ถ้ามี)ใหอ้ ้างถึงหนงั สอื ทีเ่ คยมีติดต่อกันเฉพาะ หนงั สือที่สว่ นราชการผู้รบั หนงั สือไดร้ บั มา
ก่อนแลว้ จะจากสว่ นราชการใดก็ตามโดยใหล้ งชื่อสว่ นราชการเจ้าของหนังสือและเลขทห่ี นังสือวันท่ี เดือน ปี
พทุ ธศักราชของหนังสือนั้น
การอา้ งถงึ ใหอ้ า้ งถงึ หนงั สอื ฉบบั สุดทา้ ยทต่ี ดิ ตอ่ กนั เพยี งฉบบั เดยี ว เวน้ แตม่ ีเรอ่ื งอ่นื ทีเ่ ปน็ สาระสําคญั ตอ้ ง
นาํ มาพจิ ารณา จงึ อ้างถงึ หนงั สอื ฉบบั อืน่ ๆ ท่ีเกยี่ วกับเรื่องน้นั โดยเฉพาะใหท้ ราบดว้ ย
7. สิง่ ที่สง่ มาดว้ ย (ถา้ ม)ี ใหล้ งชอื่ สิง่ ของ เอกสาร หรอื บรรณสารที่สง่ พรอ้ มกับหนงั สือนนั้ ในกรณีทไี่ ม่
สามารถส่งไปในซองเดียวกนั ไดใ้ หแ้ จ้งด้วยวา่ ส่งไปโดยทางใด
8. ขอ้ ความ ใหล้ งสาระสาํ คญั ของเรอ่ื งใหช้ ัดเจนและเข้าใจง่าย หากมีความประสงคห์ ลายประการให้
แยกเป็นข้อ ๆ
9. คาํ ลงท้าย ให้ใชค้ ําลงท้ายตามฐานะของผู้รับหนังสือตามตาราง การใชค้ าํ ขึ้นต้น สรรพนาม และคาํ
ลงท้ายทก่ี ําหนดไว้ในภาคผนวก 2
10. ลงชื่อ ใหล้ งลายมอื ชอื่ เจา้ ของหนังสือและให้พมิ พ์ชอ่ื เต็ม ของเจ้าของลายมอื ชอื่ ไว้ใต้ลายมอื ช่อื
ตามรายละเอียดท่ีกําหนดไวใ้ นภาคผนวก 3
11. ตําแหนง่ ใหล้ งตาํ แหน่งของเจ้าของหนงั สอื
12. สว่ นราชการเจ้าของเรื่องใหล้ งช่อื ส่วนราชการเจ้าของเรอื่ ง หรือหน่วยงานทีอ่ อกหนังสอื ถ้าสว่ น
ราชการท่ีออกหนังสอื อยู่ในระดับกระทรวง หรือทบวง ให้ลงชอื่ สว่ นราชการเจา้ ของเร่ืองทง้ั ระดบั กรมและกอง
ถ้าส่วนราชการทีอ่ อกหนังสืออย่ใู นระดับกรมลงมาให้ลงชอื่ สว่ นราชการเจ้าของเร่ืองเพยี งระดบั กองหรือ
หน่วยงานทร่ี ับผิดชอบ
13.โทร.ใหล้ งหมายเลขโทรศพั ทข์ องส่วนราชการเจา้ ของเร่ืองหรือ หน่วยงานทีอ่ อกหนงั สอื และ
หมายเลขภายในต้สู าขา (ถ้าม)ี ไว้ด้วย
14. สําเนาสง่ (ถา้ มี)ในกรณีทผ่ี ู้ส่งจดั ทําสําเนาส่งไปใหส้ ่วน ราชการหรอื บุคคลอนื่ ทราบ
และประสงคจ์ ะใหผ้ ู้รบั ทราบว่าไดม้ ีสาํ เนาสง่ ไปให้ ผู้ใดแลว้ ให้พมิ พช์ ือ่ เต็มหรอื ช่อื ยอ่ ของส่วนราชการ

6

หรอื ช่ือบคุ คลทส่ี ่งสําเนาไปให้เพอ่ื ให้เป็นทเ่ี ขา้ ใจระหว่างผู้ส่งและผ้รู บั ถ้าหากมรี ายช่อื ที่สง่ มากให้พมิ พว์ ่าสง่ ไป
ตามรายชอ่ื ทีแ่ นบรายชื่อไปด้วย

รูปแบบหนงั สอื ราชการภายนอก

7

ตัวอย่าง หนงั สือภายนอก

8

2. หนังสือภายใน

หนงั สอื ภายใน คอื หนังสือตดิ ตอ่ ราชการทเี่ ป็นแบบพธิ ีการน้อยกว่าหนังสอื ภายนอก เปน็ หนังสอื ตดิ ต่อ
ภายในกระทรวง ทบวง กรม หรอื จังหวัดเดยี วกนั ใชก้ ระดาษบันทึกข้อความ

1. ส่วนราชการ ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเร่ือง หรือหน่วยงานท่ีออกหนังสือโดยมีรายละเอียด
พอสมควร ปกตถิ ้าส่วนราชการท่ีออกหนังสืออยู่ในระดับกรมขึ้นไป ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องท้ังระดับ
กรมและกอง ถ้าราชการที่ออกหนังสืออยู่ในส่วนราชการท่ีต่ํากว่ากรมลงมา ให้ลงชอ่ื ส่วนราชการเจ้าของเร่ือง
เพียงระดับกอง หรือสว่ นราชการเจา้ ของเรอ่ื ง พรอ้ มทัง้ ใหล้ งหมายเลขโทรศพั ท์ (ถ้ามี)

2. ท่ี ให้ลงตวั รหัสพยญั ชนะและเลขประจําของเจา้ ของเรื่อง ทบั เลขทะเบยี นหนังสอื สง่ สําหรับหนังสือ
ของคณะกรรมการให้กาํ หนดตัวรหัสพยัญชนะเพม่ิ ข้ึนได้ตามความจาํ เป็น

3. วนั ท่ี ให้ลงตวั เลขของวันท่ี ชอื่ เตม็ ของเดือน และตัวเลขของปพี ทุ ธศกั ราชท่ีออกหนังสอื
4. เรื่อง ให้ลงเร่ืองย่อท่ีเป็นใจความส้ันท่ีสุดของหนังสือฉบับนั้น ในกรณีที่เป็นหนังสือต่อเนื่อง ให้ลง
เรอ่ื งของหนังสือฉบบั เดมิ
5. คําขึ้นต้นใช้คําข้ึนต้นตามฐานะของผู้รับหนังสือตามตารางการใช้คําข้ึนต้น สรรพนาม และคําลง
ท้าย แล้วลงตําแหน่งของผู้ทห่ี นังสือน้นั มีถงึ หรอื ชอ่ื บุคคลในกรณีทม่ี ีถงึ ตัวบคุ คลไมเ่ ก่ยี วกับตําแหนง่ หนา้ ท่ี
6. ข้อความใหล้ งสาระสําคญั ของเร่ืองให้ชดั เจนและเข้าใจง่าย และหากมีความประสงค์หลายประการ
ใหแ้ ยกเป็นขอ้ ๆ ในกรณที ม่ี ีการอา้ งถึงหนังสือทีเ่ คยมีตดิ ต่อกัน หรอื มีส่ิงท่ีสง่ มาดว้ ยให้ระบไุ ว้ในขอ้ น้ี
7. ลงชื่อและตําแหน่งโดยอนุโลมในกรณีที่กระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดใดประสงค์จะกําหนด
แบบการเขียนโดยเฉพาะ เพ่ือใช้ตามความเหมาะสมก็ให้กระทําได้ในทางปฏิบัติ ส่วนราชการมักใช้หนังสือ
ประเภทนี้ติดต่อภายในกรมเดียวกันเป็นส่วนใหญ่ หากต้องติดต่อต่างกรมก็มักใช้เป็นหนังสือภายนอก เช่น
หนังสือจากสํานักงาน ก.พ. ติดต่อไปยังสํานักงบประมาณ ซึ่งสังกัดในสํานักนายกรัฐมนตรีด้วยกันก็มักใช้
หนังสอื ภายนอก เป็นต้น (สมพร มนั ตะสตู ร แพ่งพพิ ฒั น์, ๒๕๔๐ : ๑๒๗)

9

รปู แบบ หนงั สือราชการภายใน

10

ตวั อยา่ ง หนงั สือราชการภายใน

11

3. หนงั สอื ประทบั ตรา

หนังสือประทับตรา คือหนังสือท่ใี ชป้ ระทับตราแทนการลงชอ่ื ของหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมข้ึนไป
โดยให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกองหรือผู้ท่ีได้รับมอบหมายจากหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไปเป็น
ผรู้ ับผิดชอบลงชื่อยอ่ กํากบั ตรา หนังสือประทับตราใหใ้ ช้ไดท้ งั้ ระหว่างส่วนราชการและระหวา่ งส่วนราชการกับ
บคุ คลภายนอก เฉพาะกรณีท่ีไม่ใช่เรื่องสําคัญ ไดแ้ ก่ การขอรายละเอียดเพิ่มเติม การส่งสําเนาหนังสือ ส่ิงของ
เอกสาร หรือบรรณาสาร การตอบรับทราบท่ีไม่เกี่ยวกับราชการสําคัญหรือการเงิน การแจ้งผลงานที่ได้
ดาํ เนินงานไปแล้วให้ส่วนราชการท่ีเกี่ยวข้องทราบ การเตือนเรื่องท่ีค้าง เรื่องซึ่งหัวหน้าส่วนราชการระดับกรม
ขึ้นไปกําหนดโดยทาํ เป็นคําสง่ั ใหใ้ ช้หนังสือราชการ โดยใช้กระดาษตราครุฑ

1. ท่ใี ห้ลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจาํ เจา้ ของเร่ืองทับเลขทะเบียนหนงั สอื ส่ง
2. ถงึ ให้ลงชอื่ ส่วนราชการ หนว่ ยงาน หรือบุคคลทห่ี นงั สือนนั้ มถี ึง
3.ข้อความให้ลงสาระสาํ คัญของเร่ืองให้ชดั เจนและเข้าใจงา่ ย
4.ชอื่ สว่ นราชการที่สง่ หนงั สือออกให้ลงชอ่ื สว่ นราชการท่สี ่งหนงั สือออก
5.ตราช่อื ส่วนราชการให้ประทบั ตราชือ่ สว่ นราชการดว้ ยหมึกสีแดง และใหผ้ รู้ บั ผดิ ชอบลงลายมอื ชอ่ื
ยอ่ กํากับตราทปี่ ระทับน้นั
6.วนั เดือน ปีใหล้ งตัวเลขของวันที่ ช่ือเต็มของเดอื น และตัวเลขของปีทอี่ อกหนงั สือ
7.สว่ นราชการเจ้าของเรอื่ งให้ลงชอ่ื สว่ นราชการเจา้ ของเรื่อง หรอื หนว่ ยงานท่อี อกหนังสือ
8.โทร.หรือทตี่ งั้ ใหล้ งหมายเลขโทรศัพท์ของสว่ นราชการเจา้ ของเรือ่ ง

12

รูปแบบ หนงั สอื ประทบั ตรา

13

ตวั อย่าง หนงั สอื ประทบั ตรา

14

4. หนงั สอื สัง่ การ

หนังสือส่ังการ ให้ใช้ตามแบบที่กําหนดไว้ หนังสือส่ังการมี 3 ชนิด ได้แก่ คาสั่ง ระเบียบ และ
ข้อบังคับคําสั่ง คือบรรดาข้อความที่ผู้บงั คับบัญชาสั่งการให้ปฏิบัติโดยชอบด้วยกฎหมาย ใชก้ ระดาษตราครุฑ
ระเบียบ คือบรรดาข้อความท่ผี ู้มอี ํานาจหนา้ ท่ีได้วางไวโ้ ดยจะอาศัยอาํ นาจของกฎหมายหรอื ไมก่ ็ได้ เพ่อื ถือเป็น
หลักปฏบิ ัติงานเป็นการประจํา ใช้กระดาษตราครุฑ ข้อบังคับ คือบรรดาข้อความที่ผู้มีอาํ นาจหน้าท่ีกําหนดให้
ใชโ้ ดยอาศัยอาํ นาจของกฎหมายท่บี ญั ญัตใิ หก้ ระทําได้ ใชก้ ระดาษตราครฑุ

1. คาส่ัง คือ ข้อความท่ีผู้บังคับบัญชาสั่งให้ปฏิบัติโดยชอบด้วยกฎหมาย ใช้กระดาษตราครุฑ โดยมี
รายละเอยี ด ดังน้ี

1.1 คําสัง่ ใหล้ งช่ือสว่ นราชการ หรือตําแหน่งของผ้มู ีอาํ นาจท่ีออกคาํ สงั่
1.2 ท่ี ให้ลงเลขท่ีออกคําสั่ง โดยเริ่มฉบับแรกจากเลข ๑ เรียงไปตามลําดับ ทับเลขที่ปีพุทธศักราชท่ี
ออกคําสัง่
1.3 เร่อื ง ให้ลงชื่อเรื่องที่ออกคาํ สงั่
1.4 ขอ้ ความ ให้อ้างเหตุท่อี อกคาํ สง่ั และอา้ งถึงอํานาจทีใ่ ห้ออกคาํ ส่ัง (ถา้ ม)ี ไวด้ ้วยและวันเดอื นปีท่ใี ช้
เร่ิมบงั คบั
1.5 ส่ัง ณ วันที่ ให้ลงตวั เลขของวันท่ี ช่ือเตม็ ของเดอื น และตวั เลขของปพี ุทธศกั ราชที่ออก
1.6 ลงช่อื ให้ลงลายมอื ช่อื ผอู้ อกคําสัง่ และพิมพช์ ือ่ เต็มของเจา้ ของลายมือชื่อไว้ใต้ลายมอื ช่อื
1.7 ตาํ แหน่ง ให้ลงตําแหน่งของผ้อู อกคําส่ัง
2. ระเบียบ บรรดาข้อความที่ผู้มีอํานาจหน้าท่ีได้วางไว้ โดยอาศัยอาํ นาจของกฎหมายหรอื ไมก่ ็ได้ เพื่อ
ใชเ้ ป็นหลักปฏบิ ตั งิ านเป็นประจํา ใชก้ ระดาษตราครุฑ โดยมีรายละเอียด ดงั นี้
2.1 ระเบียบ ใหล้ งชอ่ื สว่ นราชการที่ออกระเบียบ
2.2 ว่าด้วย ให้ลงช่ือของระเบยี บ
2.3 ฉบับที่ ถ้าเป็นระเบียบท่ีกล่าวถึงเป็นคร้ังแรกในเรื่องนั้นไม่ต้องลงว่าเป็นฉบับท่ีเท่าไร แต่ถ้าเป็น
เรอ่ื งเดยี วกนั แต่มกี ารแก้ไขเพ่ิมเติม ใหล้ งเปน็ ฉบับที่๒ ๓ หรือ ๔ ตามลาํ ดบั )
2.4 พ.ศ. ให้ลงตวั เลขปีพุทธศักราชท่อี อกระเบยี บ
2.5 ข้อความ ให้อ้างเหตุผลโดยย่อ เพื่อแสดงถึงความมุ่งหมายท่ีต้องการออกระเบียบ และอ้างถึง
กฎหมายทีใ่ หอ้ าํ นาจออกระเบียบ (ถ้ามี)
2.6 ข้อความ ให้เรียงข้อความท่ีจะใช้เป็นข้อ ๆ โดย ข้อ ๑ เป็นระเบียบ ข้อ ๒ เป็นวันที่ใช้บังคับ
(กําหนดว่าใช้ บังคับเม่ือใด ส่วนข้อสุดท้ายเป็นผู้รักษาระเบียบ ถ้ามีมากข้อหรือหลายเรื่องจะแบ่งเป็นหมวดก็
ได้ โดยใหเ้ ล่อื น ขอ้ ผูร้ กั ษาการไปเปน็ ขอ้ สุดทา้ ยกอ่ นทจี่ ะขนึ้ หมวดหนงึ่
2.7 ประกาศ ณ วันที่ ให้ลงตัวเลขของวนั ท่ี ช่อื เตม็ ของเดอื น และตัวเลขปีพทุ ธศักราชที่ออกบังคับ
2.8 ลงชื่อ ให้ลงลายมือชื่อผู้ออกระเบียบหรือข้อบังคับ และพิมพ์ช่ือเต็มของเจ้าของลายมือช่ือไว้ใต้
ลายมือชือ่
2.9 ตาํ แหนง่ ใหล้ งตําแหนง่ ของผอู้ อกระเบียบหรือขอ้ บงั คบั น้ัน

15

3. ข้อบังคับ คือ บรรดาข้อความที่ผู้มีอํานาจหน้าท่ีกําหนดให้ใช้โดยอาศัยอํานาจของกฎหมายท่ี
บญั ญตั ิใหก้ ระทาํ ได้ ใชก้ ระดาษตราครุฑและใหจ้ ัดทาํ ตามแบบท่ี 6 ทา้ ยระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดงั นี้

3.1 ข้อบังคบั ใหล้ งชือ่ ส่วนราชการทอี่ อกข้อบังคับ
3.2 วา่ ดว้ ย ใหล้ งชื่อของขอ้ บังคบั
3.3 ฉบบั ที่ถ้าเป็นข้อบังคับท่ีกล่าวถึงเป็นคร้ังแรกในเร่ืองนั้น ไม่ต้องลงว่าเป็นฉบับที่เท่าใด แตถ่ ้าเป็น
ข้อบงั คบั เร่ืองเดยี วกันทม่ี ีการแก้ไขเพมิ่ เติมใหล้ งเปน็ ฉบบั ที่ 2 และที่ถดั ๆ ไปตามลําดบั
3.4 พ.ศ. ใหล้ งตัวเลขของปีพุทธศักราชท่ีออกข้อบงั คบั
3.5 ข้อความ ใหอ้ ้างเหตผุ ลโดยย่อเพื่อแสดงถงึ ความมุง่ หมายทีต่ อ้ งออกข้อบังคบั และอา้ งถงึ กฎหมาย
ท่ใี หอ้ ํานาจออกขอ้ บังคับ
3.6 ข้อ ให้เรียงข้อความที่จะใชบ้ ังคับเปน็ ข้อๆ โดยให้ ข้อ 1 เป็นช่อื ข้อบงั คับ ข้อ 2 เป็นวันใชบ้ ังคับ
กาํ หนดวา่
ให้ใช้บังคับต้ังแต่เม่ือได้และข้อสุดท้ายเป็นข้อผู้รักษาการข้อบังคับใดถ้ามีมากข้อหรือหลายเร่ืองจะแบ่งเป็น
หมวดกไ็ ด้โดยให้ย้ายข้อผู้รกั ษาการไปเป็นข้อสดุ ท้ายก่อนทจี่ ะขึ้นหมวด 1
3.7 ประกาศ ณ วันท่ี ให้ลงตัวเลขของวันที่ ช่ือเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออก
ขอ้ บงั คบั
3.8 ลงช่ือ ให้ลงลายมอื ชอื่ ผอู้ อกข้อบงั คบั และพิมพ์ชือ่ เต็มของเจา้ ของลายมือชอื่ ไว้ใต้ลายมอื ช่อื
3.9 ตําแหนง่ ให้ลงตาํ แหนง่ ของผู้ออกข้อบงั คบั

16

รปู แบบคาสงั่

17

ตวั อย่าง หนงั สอื คาส่งั

18

รปู แบบหนงั สอื ระเบยี บ

19

ตัวอยา่ ง หนงั สือระเบียบ

20

รูปแบบ หนงั สอื ขอ้ บงั คับ

21

ตวั อย่าง หนงั สอื ขอ้ บงั คับ

22

5. หนงั สือประชาสมั พันธ์

หนังสือประชาสัมพันธ์ ให้ใช้ตามแบบที่กําหนดไว้ หนังสือประชาสัมพันธ์มี 3 ชนิด ได้แก่ ประกาศ
แถลงการณ์และขา่ ว

ประกาศ คือบรรดาข้อความท่ีทางราชการประกาศหรือชี้แจงให้ทราบหรือแนะแนวทางปฏิบัติ ใช้
กระดาษตราครุฑ แถลงการณ์ คือบรรดาข้อความท่ีทางราชการแถลงเพ่ือทําความเข้าใจในกิจการของทาง
ราชการหรือเหตุการณ์ หรือในกรณีใด ๆ ให้ทราบชัดเจนโดยท่ัวกัน ใช้กระดาษตราครุฑ ข่าว คือบรรดา
ขอ้ ความท่ีทางราชการเห็นสมควรเผยแพรใ่ หท้ ราบ

1. ประกาศ คือ บรรดาข้อความทีท่ างราชการประกาศหรอื ชีแ้ จงให้ทราบ หรือแนะแนวทางปฏบิ ัติ ใช้
กระดาษ ตราครฑุ และให้จัดทําตามแบบที่ 7 ทา้ ยระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดงั นี้

1.1 ประกาศ ใหล้ งช่อื สว่ นราชการที่ออกประกาศ
1.2 เรื่อง ให้ลงชื่อเรอื่ งท่ีประกาศ
1.3 ข้อความ ให้อ้างเหตผุ ลที่ต้องออกประกาศและข้อความท่ีประกาศ
1.4 ประกาศ ณ วันที่ ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือนและตัวเลขของปีพุทธศักราชท่ีออก
ประกาศ
1.5 ลงช่อื ใหล้ งลายมือชอื่ ออกประกาศ และพมิ พช์ อ่ื เต็มของเจา้ ของลายมือช่ือไวใ้ ต้ลายมือช่ือ
1.6 ตําแหน่ง ให้ลงตําแหน่งของผู้ออกประกาศ ในกรณีท่ีกฎหมายกําหนดให้ทําเป็นแจ้งความ ให้
เปลยี่ นคําวา่ ประกาศ เป็นแจ้งความ
2 แถลงการณ์ คือ บรรดาข้อความที่ ทางราชการแถลงเพื่อทําความเข้าใจในกิจการของทางราชการ
หรือ เหตุการณ์ หรือกรณีใด ๆ ให้ทราบชัดเจนโดยท่ัวกันใช้กระดาษตราครุฑและให้จัดทําตามแบบท่ี 8 ท้าย
ระเบียบ โดยกรอกรายละเอียดดังน้ี
2.1 แถลงการณ์ ให้ลงชื่อส่วนราชการที่ออกแถลงการณ์
2.2 เร่ือง ใหล้ งช่ือเรอ่ื งทอี่ อกแถลงการณ์
2.3 ฉบับที่ ใช้ในกรณีท่ีจะต้องออกแถลงการณ์หลายฉบับในเรื่องเดียวท่ีต่อเน่ืองกันให้ลงฉบับท่ีเรียง
ตามลาํ ดับไว้ดว้ ย
2.4 ขอ้ ความ ใหอ้ า้ งเหตผุ ลท่ตี อ้ งออกแถลงการณแ์ ละขอ้ ความท่ีแถลงการณ์
2.5 สว่ นราชการท่อี อกแถลงการณ์ ใหล้ งชอ่ื สว่ นราชการท่อี อกแถลงการณ์

2.6 วัน เดือน ปี ให้ลงตัวเลขของวันท่ี ช่ือเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราชท่ีออก
แถลงการณ์

3. ข่าว คือ บรรดาข้อความท่ีทางราชการเห็นสมควรเผยแพร่ให้ทราบ ให้จัดทําตามแบบที่ 9 ท้าย
ระเบียบโดยกรอก รายละเอียดดงั นี้

3.1 ขา่ ว ให้ลงชื่อส่วนราชการทอ่ี อกขา่ ว
3.2 เร่อื ง ให้ลงชือ่ เร่ืองทอ่ี อกข่าว
3.3 ฉบับที่ ใช้ในกรณีท่ีจะต้องออกข่าวหลายฉบับในเร่ืองเดียวท่ีต่อเน่ืองกัน ให้ลงฉบับที่เรียง
ตามลาํ ดบั ไว้ดว้ ย
3.4 ขอ้ ความ ใหล้ งรายละเอยี ดเกี่ยวกับเรอ่ื งของข่าว

23

3.5 สว่ นราชการท่อี อกขา่ ว ให้ลงชอ่ื ส่วนราชการท่อี อกขา่ ว
3.6 วนั เดือน ปี ให้ลงตัวเลขของวนั ท่ี ชอ่ื เต็มของเดอื น และตัวเลขของปพี ทุ ธศักราชทีอ่ อกข่าว

รปู แบบกาศ

24

ตัวอย่าง ประกาศ

25

รปู แบบ แถลงการณ์

26

ตัวอย่าง แถลงการณ์

27

รูปแบบ หนงั สอื ขา่ ว

28

ตัวอยา่ ง หนงั สอื ขา่ ว

29

6. หนงั สอื ที่เจ้าหนา้ ทที่ าขึน้ หรอื รับไวเ้ ป็นหลกั ฐานในราชการ

หนังสือท่ีเจ้าหน้าที่ทําข้ึนหรือรับไว้เปน็ หลักฐานในราชการ คือหนังสือที่ทางราชการทําขึ้นนอกจากที่
กล่าวแลว้ ข้างตน้ หรือหนังสอื ที่หน่วยงานอ่ืนใดซ่ึงมใิ ชส่ ่วนราชการหรอื บุคคลภายนอกมีมาถึงสว่ นราชการและ
ส่วนราชการรับไว้เป็นหลักฐานของทางราชการ มี 4 ชนิด คือ หนังสือรับรอง รายงานการประชุม บันทึก
และหนังสอื อน่ื

หนังสือรับรอง คือหนังสือท่ีส่วนราชการออกให้เพื่อรับรองแก่บุคคล นิติบุคคลหรือหน่วยงาน เพื่อ
วตั ถปุ ระสงคอ์ ยา่ งหนึง่ อย่างใดใหป้ รากฏแกบ่ คุ คลโดยท่วั ไปไมจ่ าํ เพาะเจาะจง ใชก้ ระดาษตราครฑุ
รายงานการประชมุ คือ การบันทึกความคิดเห็นของผู้มาประชมุ ผู้เข้าร่วมประชมุ และมติของที่ประชมุ ไวเ้ ป็น
หลกั ฐาน

บันทึก คือข้อความซึ่งผู้ใต้บังคับบัญชาเสนอต่อผู้บังคับบัญชาหรือผู้บังคับบัญชาส่ังการแก่
ผู้ใต้บังคับบัญชาหรือข้อความที่เจ้าหน้าที่หรือหน่วยงานระดับตํ่ากว่าส่วนราชการระดับกรมติดต่อกันในกา ร
ปฏิบัติราชการ โดยใชก้ ระดาษบนั ทกึ ข้อความ
การรบั และสง่ หนังสือ

หน่วยสารบรรณได้จัดลําดับความสําคัญและความเร่งด่วนของหนังสือเพื่อดําเนินการก่อนหลังตามช้ัน
ความเรว็ ของหนงั สอื โดยแบ่งเปน็ 3 ประเภทคอื
ด่วนทีส่ ดุ ผู้ปฏบิ ตั ติ ้องปฏิบัติในทนั ทีท่ีไดร้ บั หนงั สอื นัน้
ดว่ นมาก ผู้ปฏบิ ัตติ ้องปฏบิ ัติโดยเรว็
ดว่ น ผปู้ ฏิบัตติ ้องปฏบิ ัตใิ หเ้ รว็ กวา่ ปกตเิ ทา่ ทจ่ี ะทําได้

1.หนังสือรับรอง คือ หนังสือที่ส่วนราชการออกให้เพื่อรับรองแก่บุคคล นิติบุคคล หรือส่วนราชการ
เพอื่ วตั ถปุ ระสงคอ์ ย่างใดอย่างหน่ึง มรี ายละเอียดดงั น้ี

1.1 เลขท่ี ใหล้ งเลขทเี่ ร่มิ แต่ ๑ เปน็ ตน้ ไปจนส้ินปปี ฏิทนิ
1.2 สว่ นราชการเจา้ ของหนงั สือ ใหล้ งชอ่ื ส่วนราชการ และจะลงท่ีตัง้ ดว้ ยกไ็ ด้
1.3 ขอ้ ความ ให้ลงข้อความข้ึนตน้ ว่า “หนังสอื ฉบับนี้ ใหไ้ ว้เพื่อรบั รองว่า” แล้วต่อช่อื บคุ คล นิติบุคคล
หรือหน่วยงานท่ีทางราชการรับรอง เฉพาะบุคคล ใช้ระบุคํานําหน้านาม ช่ือ นามสกุล ตําแหน่งหน้าที่ สังกัด
หน่วยงาน แลว้ จึงลงข้อความ
1.4 ใหไ้ ว้ ณ วนั ที่ ใหล้ งเลขบอกวนั ท่ี ช่ือเตม็ ของเดือน และเลขบอก พ.ศ.
1.5 ลงชื่อ ให้ปฏบิ ัติเช่นเดียวกับในระเบยี บ
1.6 ตําแหนง่ ใหป้ ฏบิ ตั ิเชน่ เดยี วกับในระเบยี บ
1.7 รูปถ่ายและลายมือชื่อผไู้ ดร้ ับการรบั รอง ใชใ้ นกรณีที่สาํ คญั ซึง่ ออกให้แกบ่ ุคคล ให้ติดรปู ถา่ ยของผู้
ได้รับการรับรอง ขนาด 4 ´ 6 ซม. หน้าตรง ไม่สวมหมวกประทับตราช่ือส่วนราชการบนขอบด้านขวามือของ
รูปถา่ ย ใหล้ งชอ่ื ผไู้ ด้รับการรับ รองลงลายมอื ชอ่ื ไว้ด้านลา่ งและมีชอ่ื เตม็ ดว้ ย
2.รายงานการประชุม คือ การบันทึกเหตุการณ์ในที่ประชุมความคิดเห็นของผู้มาประชุม ผู้เข้าร่วม
ประชุมและมตขิ องทีป่ ระชมุ ไว้เปน็ หลักฐาน มรี ายละเอียดดงั นี้
2.1 รายงานการประชมุ ให้ลงชื่อคณะทป่ี ระชุม หรอื ชือ่ การประชมุ
2.2 คร้ังที่ ใหล้ งครัง้ ท่ีประชมุ
2.3 เมอื่ ให้ลง วนั เดอื น ปี ท่ปี ระชมุ
2.4 ณ ใหล้ งสถานทท่ี ่ปี ระชมุ

30

2.5 ผู้มาประชุม ให้ลงชื่อหรือตําแหน่งของผู้ท่ีเป็นคณะที่ประชุมซึ่งมาประชุม ถ้ามีผู้มาประชุมแทน
ให้ลงระบุวา่ มาประชุมแทนผูใ้ ดหรือตาํ แหน่งใด

2.6 ผู้ไม่มาประชมุ ให้ลงชื่อและตําแหน่งผู้เป็นคณะที่ประชมุ ซ่ึงมิได้มาประชมุ พร้อมทั้งเหตผุ ลม่ีไม่มา
ประชมุ

2.7 ผเู้ ข้าร่วมประชมุ ให้ลงช่ือและตาํ แหนง่ ของผู้ทมี่ ไิ ดเ้ ป็นคณะที่ประชมุ แตม่ าร่วมประชุม
2.8 เริ่มประชมุ เวลา ให้ลงเวลาทเ่ี ร่ิมประชุม
2.9 ขอ้ ความ ให้บันทึกข้อความท่ปี ระชุม ให้เริ่มดว้ ยประธานกลา่ วเปดิ ประชุม และเร่อื งทป่ี ระชุมหรอื
ระเบยี บวาระการประชมุ พรอ้ มทัง้ มติหรือข้อสรุปของท่ีประชมุ แต่ละเร่ืองตามลําดับ
2.10 เลกิ ประชมุ เวลา ให้ลงเวลาเลกิ ประชมุ
2.11 ผจู้ ดรายงานการประชุม ให้ลงช่ือผจู้ ดรายงานการประชมุ
2.12 ผู้รบั รองรายงานการประชมุ หมายถึง ประธานท่ปี ระชุมซึ่งลงนามรับรองในเมื่อทป่ี ระชมุ รับรอง
รายงานการประชุมนน้ั แล้ว
3. บันทึก คือ ข้อความซ่ึงผู้ใต้บังคับบัญชาเสนอต่อผู้บังคับบัญชาหรือผู้บังคับ บัญชาส่ัง
ผใู้ ตบ้ ังคับบัญชา หรือข้อความที่เจ้าหน้าที่หรือหน่วยงานตาํ่ กว่าระดับกรมติดต่อ กันในการปฏิบัติราชการ โดย
ปกตใิ ห้กาํ หนดใชก้ ระดาษบนั ทึกขอ้ ความ มรี ายละเอียดดังน้ี
3.1 ช่อื หรอื ตาํ แหนง่ ท่บี นั ทึกถึง โดยใช้คําข้นึ ตน้ ตามความเหมาะสม
3.2 สาระสาํ คัญของเรอื่ ง ให้ลงใจความของเรอื่ งทบ่ี ันทกึ ถา้ มเี อกสารประกอบใหร้ ะบุไวด้ ้วย
3.3 ช่ือและตําแหน่ง ให้ลงลายมือชื่อและตําแหน่งของผู้บันทึก และในกรณีที่ไม่ใช้กระดาษบันทึก
ขอ้ ความ ให้ลงวัน เดอื น ปี ท่บี นั ทกึ ไวด้ ้วย
4. หนังสืออื่นๆ คือหนังสือหรือเอกสารอ่ืนใดท่ีเจ้าหน้าที่ทําข้ึนเพ่ือ เป็นหลักฐานใน ทางราชการ
รวมถึง ภาพถ่าย ฟิล์ม เทปบันทึกเสียง เทปบันทึกภาพ หรือหนังสือท่ีบุคคลภายนอกทําขึ้นยื่นต่อเจ้าหน้าท่ี
และเจ้าหนา้ ทร่ี บั เข้าทะเบียนของทางราชการ
หนังสือดงั กล่าวน้ี มีแบบตามที่หน่วยงานแต่ละหน่วยจะกําหนดข้ึน เวน้ แตท่ ่ีมีแบบตามกฎหมายกําหนด เช่น
โฉนด แผนที่ แบบ แผนผัง สัญญา หลักฐานการสบื สวนและสอบสวน และคาํ รอ้ งเป็นตน้

31

รูปแบบรับรอง

32

ตวั อย่าง หนงั สอื รบั รอง

33

รปู แบบ รายงานการประชุม

34

ตัวอยา่ ง รายงานการประชุม

35

รูปแบบ บนั ทกึ

36

ตัวอย่าง บนั ทกึ

37

รูปแบบ หนงั สอื อนื่ ๆ

38

ตัวอยา่ ง หนงั สืออ่นื