1.ประเภทและการใช้หนังสือราชการภาษาอังกฤษ

บทท่ี 1 ประเภทและการใชห้ นงั สือราชการภาษาองั กฤษ

1. ประเภทของหนังสือราชการภาษาองั กฤษ
ตามระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และระเบียบสานัก

นายกรัฐมนตรี วา่ ดว้ ยงานสารบรรณ (ฉบบั ที่ 2) พ.ศ. 2548 ภาคผนวก 4 หนงั สือราชการภาษาองั กฤษ แบ่ง
ออกไดเ้ ป็ น 2 ประเภท คือ หนงั สือที่ลงช่ือและหนงั สือท่ีมิตอ้ งลงชื่อ (สานกั งานปลดั สานกั นายกรัฐมนตรี
2526, 2548)

1.1 หนังสือทล่ี งช่ือ มี 3 ชนิด ไดแ้ ก่
1.1.1 หนงั สือราชการที่เป็นแบบพิธี (First Person Formal Note)
1.1.2 หนงั สือราชการท่ีไม่เป็นแบบพธิ ี (First Person Informal Note)
1.1.3 หนงั สือกลาง (Third Person Note หรือ Note Verbale)

1.2 หนังสือทม่ี ติ ้องลงชื่อ มี 2 ชนิด ไดแ้ ก่
1.2.1 บนั ทึกช่วยจา (Aide-Memoire)
1.2.2 บนั ทึก (Memorandum)

แผนภูมิท่ี 1.1
แผนภูมสิ รุปประเภทของหนังสือราชการภาษาองั กฤษ

หนังสือราชการภาษาอังกฤษ

หนงั สือที่ลงช่ือ หนงั สือท่ีมติ ้องลงชื่อ

หนงั สือราชการ หนงั สือราชการ หนงั สือกลาง
ที่เป็นแบบพธิ ี ท่ีไมเ่ ป็นแบบพิธี

แบบท่ีใช้ในการตดิ ตอ่ ทางการทตู บนั ทกึ ชว่ ยจา บนั ทกึ
ระหวา่ งสว่ นราชการไทยกบั สว่ น
ราชการตา่ งประเทศหรือ
องคก์ ารระหวา่ งประเทศ

แบบท่ีใช้ในการตดิ ตอ่ ระหวา่ ง
สว่ นราชการไทยกบั หนว่ ยงานทว่ั ไป

1

2. การใช้หนังสือราชการภาษาองั กฤษ
ระเบียบสานกั นายกรัฐมนตรี วา่ ดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และระเบียบสานกั นายกรัฐมนตรี วา่

ดว้ ยงานสารบรรณ (ฉบบั ที่ 2) พ.ศ. 2548 ภาคผนวก 4 หนงั สือราชการภาษาองั กฤษ กาหนดการใชห้ นงั สือ
ราชการแต่ละประเภทไวด้ งั ต่อไปน้ี (สานกั งานปลดั สานกั นายกรัฐมนตรี 2526, 2548)

2.1 หนังสือทล่ี งช่ือ
2.1.1 หนังสือราชการทเ่ี ป็ นแบบพธิ ี (First Person Formal Note) มี 2 แบบ คือ แบบที่ใชใ้ นการ

ติดต่อทางการทูตระหวา่ งส่วนราชการไทยกบั ส่วนราชการต่างประเทศหรือองคก์ ารระหว่างประเทศ และ
แบบที่ใช้ในการติดต่อระหว่างส่วนราชการไทยกบั หน่วยงานทวั่ ไป เป็ นหนงั สือที่เขียนโดยใชส้ รรพนาม
บุรุษที่ 1 และตอ้ งลงช่ือ โดยปกติหวั หนา้ ส่วนราชการจะเป็นผลู้ งช่ือเอง ใชใ้ นเรื่องราชการสาคญั เช่น เร่ืองที่
เกี่ยวกบั นโยบายสาคญั ของรัฐบาล เร่ืองท่ีเป็นการแสดงอธั ยาศยั ไมตรี เรื่องท่ีขอความช่วยเหลือหรือขอความ
สะดวกเป็นพเิ ศษ เป็นตน้

โดยปกติหนงั สือที่ส่วนราชการไทยใชต้ ิดต่อกบั หน่วยงานเอกชน จะเป็ นหนงั สือราชการที่ไม่
เป็ นแบบพิธี (First Person Informal Note) แต่ถา้ เป็ นเร่ืองราชการสาคญั เช่น เร่ืองที่เกี่ยวกบั นโยบายต่อ
กิจการน้นั ๆ หรือกรณีท่ีเห็นเหมาะสม จะใชห้ นงั สือราชการท่ีเป็นแบบพธิ ีดว้ ยก็ได้

2.1.2 หนังสือราชการทีไ่ ม่เป็ นแบบพิธี (First Person Informal Note) มีแบบเดียว แต่ใชไ้ ดใ้ น
2 กรณี คือ ส่วนราชการไทยมีไปถึงส่วนราชการต่างประเทศหรือองคก์ ารระหวา่ งประเทศ และส่วนราชการ
ไทยมีไปถึงหน่วยงานเอกชน เป็นหนงั สือที่เขียนโดยใชส้ รรพนามบุรุษที่ 1 และตอ้ งลงช่ือ ใชส้ าหรับเร่ืองที่
มีความสาคญั ลดหลนั่ มาจากหนงั สือราชการท่ีเป็ นแบบพิธี (First Person Formal Note) เช่น การสืบถาม
ขอ้ ความ หรือขอทราบขอ้ เทจ็ จริงบางประการ ซ่ึงยงั ไม่ถึงข้นั ท่ีจะตอ้ งทาเป็ นหนงั สือราชการท่ีเป็ นแบบพิธี
หรือการทาบทามขอความเห็นอยา่ งไม่เป็ นทางการ หรือการร้องขอความช่วยเหลือในเร่ืองราชการ เป็ นตน้
นอกจากน้นั อาจใช้หนงั สือประเภทน้ีติดต่อกบั ส่วนราชการต่างประเทศ หรือองคก์ ารระหวา่ งประเทศ ใน
กรณีท่ีประสงคจ์ ะเนน้ ความสัมพนั ธ์ส่วนบุคคล

2.1.3 หนังสือกลาง (Third Person Note หรือ Note Verbale) คือ หนงั สือราชการที่ใชส้ รรพ
นามบุรุษท่ี 3 และประทบั ตราช่ือส่วนราชการ โดยหัวหน้าส่วนราชการระดบั กองหรือผูท้ ี่หัวหน้าส่วน
ราชการระดบั กรมข้ึนไปมอบหมาย เป็ นผูร้ ับผดิ ชอบลงชื่อย่อกากบั ตรา โดยปกติหนงั สือประเภทน้ี ถา้ เป็ น
เร่ืองสาคญั ควรจะไดร้ ับความเห็นชอบจากหวั หนา้ ส่วนราชการระดบั กรมข้ึนไปหรือผทู้ ่ีมอบหมาย ก่อนลง
ชื่อย่อกากบั ตรา หนงั สือน้ีจะใช้สาหรับเร่ืองท่ีมีลกั ษณะเป็ นเรื่องประจาวนั (routine) แต่จะมีผลผูกพนั
เช่นเดียวกนั กบั หนงั สือ First Person Formal Note และ First Person Informal Note หนงั สือประเภทน้ีเป็ น
หนงั สือท่ีส่วนราชการไทยใชต้ ิดต่อกบั ส่วนราชการต่างประเทศหรือองคก์ ารระหวา่ งประเทศ โดยทว่ั ไปให้
เขียนจากหน่วยงานถึงหน่วยงาน แตใ่ นบางกรณีอาจเขียนจากตาแหน่งถึงตาแหน่งก็ได้

ในหลกั การใหถ้ ือเป็นแนวปฏิบตั ิวา่ หนงั สือที่มีมาถึงเป็นประเภทใด ก็พึงตอบเป็นประเภทน้นั

2

2.2 หนังสือทม่ี ิต้องลงช่ือ
2.2.1 บันทึกช่วยจา (Aide-Memoire) คือ หนังสือท่ีใช้สาหรับยืนยนั ขอ้ ความในเรื่องที่ได้

สนทนา เช่น ช้ีแจงขอ้ เทจ็ จริง ขอร้องเรื่องต่าง ๆ หรือประทว้ งดว้ ยวาจาหรือแสดงท่าทีใหอ้ ีกฝ่ ายหน่ึงทราบ
โดยปกติใชย้ นื่ ใหแ้ ก่อีกฝ่ ายหน่ึง หรืออาจส่งไปโดยมีหนงั สือนาส่งกไ็ ด้

2.2.2 บันทึก (Memorandum) คือ หนงั สือท่ีใชส้ าหรับแถลงรายละเอียดหรือแสดงขอ้ เทจ็ จริง
ใหค้ วามเห็นหรือโตแ้ ยง้ หรือแสดงทา่ ที โดยปกติใชย้ น่ื ใหแ้ ก่อีกฝ่ ายหน่ึง หรืออาจส่งไปโดยมีหนงั สือนาส่ง
ก็ได้

3

ตารางท่ี 1.1 สรุปการใช้หนังสือราชการภาษาอังกฤษ

2.1 หนังสือทล่ี งช่ือ ผ้รู ับหนังสือ สรรพนาม การลงชื่อ/ หมายเลข
ชนิด การใช้หนังสือ แทนผู้เขียน ผู้ลงชื่อ
หนังสือ ตวั อย่าง

2.1.1 แบบที่ 1 ใชใ้ นการติดต่อ  ส่วนราชการ สรรพนาม ตอ้ งลงช่ือ 1 และ 2
ทเี่ ป็ น ทางการทูตระหวา่ งส่วน ตา่ งประเทศ บุรุษท่ี 1 โดยปกติ
แบบพธิ ี ราชการไทยกบั ส่วน หวั หนา้ ส่วน
ราชการตา่ งประเทศหรือ  องคก์ าร ราชการลงช่ือ
องคก์ ารระหวา่ งประเทศ ระหวา่ ง เอง
อาทิ ประเทศ

 เร่ืองราชการสาคญั
เช่น เรื่องท่ีเก่ียวกบั
นโยบายสาคญั ของ
รัฐบาล

 เร่ืองท่ีเป็นการแสดง
อธั ยาศยั ไมตรี

 เร่ืองที่ขอความ
ช่วยเหลือหรือขอ
ความสะดวกเป็ น
พเิ ศษ เป็นตน้

แบบท่ี 2 ใชใ้ นการติดต่อ หน่วยงาน สรรพนาม ตอ้ งลงชื่อ 1 และ 2
ระหวา่ งส่วนราชการไทย ทวั่ ไป บุรุษที่ 1 (โดยปกติ
กบั หน่วยงานทวั่ ไป หวั หนา้ ส่วน
 ใชใ้ นเรื่องตา่ งๆ สรรพนาม ราชการลงชื่อ
บุรุษท่ี 1 เอง)
เช่นเดียวกบั แบบที่ 1
 อาจใชต้ ิดตอ่ กบั หน่วยงาน ตอ้ งลงช่ือ
(โดยปกติ
หน่วยงานเอกชนใน เอกชน หวั หนา้ ส่วน
เรื่องราชการสาคญั

4

ชนิด การใช้หนังสือ ผ้รู ับหนังสือ สรรพนาม การลงช่ือ/ หมายเลข
หนังสือ แทนผ้เู ขียน ผู้ลงช่ือ
ราชการลงช่ือ ตัวอย่าง
เอง)
เช่น เรื่องท่ีเกี่ยวกบั
นโยบายต่อกิจการ
น้นั ๆ หรือกรณีที่เห็น
เหมาะสม

2.1.2 1) ส่วนราชการไทยมีไป  ส่วนราชการ สรรพนาม ตอ้ งลงช่ือ 3 และ 4
ทไี่ ม่เป็ น ถึงส่วนราชการ ตา่ งประเทศ บุรุษท่ี 1
แบบพธิ ี ตา่ งประเทศหรือองคก์ าร
ระหวา่ งประเทศ  องคก์ าร
2) ส่วนราชการไทยมีไป ระหวา่ ง
ถึงหน่วยงานเอกชน ประเทศ

 ใชส้ าหรับเร่ืองที่มี  หน่วยงาน
ความสาคญั ลดหลนั่ เอกชน
มาจากหนงั สือ
ราชการท่ีเป็ นแบบพธิ ี
เช่น
 การสืบถาม
ขอ้ ความ หรือขอ
ทราบขอ้ เทจ็ จริง
บางประการ
 การทาบทามขอ
ความเห็นอยา่ งไม่
เป็ นทางการ
 การร้องขอความ
ช่วยเหลือในเรื่อง
ราชการ เป็ นตน้
 กรณีท่ีประสงคจ์ ะ
เนน้ ความสัมพนั ธ์
ส่วนบุคคล

5

ชนิด การใช้หนังสือ ผ้รู ับหนังสือ สรรพนาม การลงชื่อ/ หมายเลข
หนังสือ แทนผ้เู ขียน ผ้ลู งชื่อ
ตวั อย่าง

2.1.3 ส่วนราชการไทยใช้  ส่วนราชการ สรรพนาม ประทบั ตราช่ือ 5 และ 6
หนังสือ ติดต่อกบั ส่วนราชการ ต่างประเทศ บุรุษท่ี 3 ส่วนราชการ
กลาง ตา่ งประเทศหรือองคก์ าร โดยหวั หนา้
ระหวา่ งประเทศ  องคก์ าร ส่วนราชการ
ระหวา่ ง ระดบั กองหรือ
 โดยทวั่ ไป เขียนจาก ประเทศ ผทู้ ่ีหวั หนา้ ส่วน
หน่วยงานถึง ราชการระดบั
หน่วยงาน แตใ่ นบาง กรมข้ึนไป
กรณีอาจเขียนจาก มอบหมาย เป็น
ตาแหน่งถึงตาแหน่งก็ ผรู้ ับผดิ ชอบลง
ได้ ชื่อกากบั ตรา

 ใชส้ าหรับเร่ืองท่ีมี
ลกั ษณะเป็นเร่ือง
ประจาวนั (routine)
และมีผลผกู พนั
เช่นเดียวกบั 2.1.1
และ 2.1.2

6

2.2 หนังสือทม่ี ิต้องลงชื่อ ผ้รู ับหนังสือ สรรพนาม การลงช่ือ/ หมายเลข
ชนิด การใช้หนังสือ แทนผู้เขียน ผ้ลู งช่ือ ตัวอย่าง
หนังสือ

2.2.1  ใชย้ นื ยนั ขอ้ ความใน - - ไม่ลงช่ือ 7 และ 8
บนั ทกึ เร่ืองท่ีไดส้ นทนา เช่น
ช่วยจา  ช้ีแจงขอ้ เทจ็ จริง

 ขอร้องเรื่องตา่ งๆ
 ประทว้ งดว้ ยวาจา

หรือแสดงทา่ ทีให้
อีกฝ่ ายทราบ โดย
ปกติใชย้ น่ื ใหแ้ ก่อีก
ฝ่ ายหน่ึง หรืออาจ
ส่งไปโดยมีหนงั สือ
นาส่ง

2.2.2  ใชแ้ ถลงรายละเอียด - - ไม่ลงชื่อ 9 และ 10
บันทกึ หรือแสดงขอ้ เทจ็ จริง

ใหค้ วามเห็นหรือ
โตแ้ ยง้ หรือแสดง
ท่าที โดยปกติใชย้ น่ื
ใหแ้ ก่อีกฝ่ ายหน่ึง
หรืออาจส่งไปโดยมี
หนงั สือนาส่ง

7

บทที่ 2 สว นประกอบของหนงั สอื ราชการภาษาองั กฤษ

รายละเอยี ดเกี่ยวกบั สวนประกอบของหนังสอื ราชการภาษาองั กฤษแตล ะชนดิ น้ัน ไดกําหนดไวใน
ภาคผนวก 4 ของระเบยี บสาํ นักนายกรฐั มนตรีวาดว ยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ดงั ตอ ไปน้ี

หนังสอื ราชการภาษาอังกฤษท่เี ปนแบบพิธี (First Person Formal Note) และหนงั สอื
ราชการภาษาอังกฤษท่ีไมเปน แบบพิธี (First Person Informal Note)

มสี ว นประกอบดังน้ี
1. เลขที่
ใหร ะบหุ มายเลขประจาํ ของสว นราชการเจาของเรอื่ ง ทับเลขทะเบียนหนังสือออกท่วั ไป หลงั

No.
2. สวนราชการเจาของหนงั สอื
ใหร ะบุชอ่ื สว นราชการเจาของหนงั สือพรอมสถานทีต่ ้งั หมายเลขโทรศพั ทแ ละหมายเลข

โทรสาร (ถา ม)ี เพือ่ ประโยชนในการติดตอ
3. วนั เดือนป
ใหร ะบตุ ัวเลขของวันท่ี (โดยไมต อ งมี st, nd, rd หรือ th) ชือ่ เตม็ ของเดอื น ตามดวย B.E. และ

ตวั เลขของปพ ุทธศักราชในกรณีท่มี ีหนังสอื ถึงหนวยงานท่ีอยใู นตา งประเทศ ใหเ พ่มิ ตัวเลขปครสิ ตศักราชไว
ภายในวงเล็บตอทา ยตัวเลขปพ ทุ ธศักราชดวย

4. คําขึน้ ตน
ใหใ ชคาํ ขน้ึ ตน ตามตําแหนงของผูรบั หนังสือ ตามท่ีปรากฏในตารางท่ี 3.1 หรือตารางที่ 3.2 (ดู

บทท่ี 3)
5. ขอ ความ
ใหลงสาระสาํ คัญของเร่อื งใหชดั เจนและเขาใจงา ย สําหรบั หนังสอื ราชการท่เี ปนแบบพิธี ให

ขน้ึ ตน ดวย I have the honour to …. ถา จะมปี ระเดน็ ของเร่ือง หรือ Subject ใหจ ัดพมิ พไวกึ่งกลางของ
หนงั สอื กอ นเรมิ่ ตนขอความ และจะขดี เสนใตกไ็ ด

6. สงิ่ ที่สงมาดว ย
ถามสี ่ิงทีส่ งมาดวย ใหใชเครือ่ งหมายมหัพภาค (period) 5 ตําแหนง นําหนาบรรทัดที่ระบถุ งึ ส่งิ

ท่ีสง มาดว ยในขอความ

1

7. คําลงทา ย
ใหใ ชคําลงทายตามตําแหนง ของผรู บั หนังสอื ตามท่ีปรากฏในตารางที่ 3.1 หรือตารางที่ 3.2 (ดู

บทท่ี 3)
8. ลงชอื่
ใหลงลายมือชอ่ื เจาของหนงั สอื และพมิ พช ื่อเต็มของผูลงชอ่ื ไวใ ตล ายมือชอ่ื ในกรณีทีผ่ ลู งชอ่ื

เปน ผูมียศ และหรือบรรดาศักด์ิ ใหพิมพยศและหรอื บรรดาศกั ดข์ิ องผลู งชื่อไวหนาช่ือ
9. ตาํ แหนง
ใหล งตําแหนงของเจาของหนงั สือ ถาเปน การลงช่ือแทนกรณีรกั ษาราชการแทน รักษาการแทน

รกั ษาการในตําแหนง หรือปฏิบตั ริ าชการแทน ทําการแทน ใหวางรูปดงั นี้
9.1 กรณีรักษาราชการแทน รักษาการแทน รกั ษาการในตําแหนง ใหพมิ พช ่ือและตําแหนงของ
ผูท ่ีลงช่อื แทนตามดวยคําวา Acting และตําแหนงของหัวหนา สว นราชการน้ัน ๆ
ตัวอยาง
...........................(ลงชอื่ )………………...
Saroj Chavanaviraj
Deputy Permanent Secretary
Acting Permanent Secretary

9.2 กรณีปฏิบัติราชการแทน ทําการแทน มีวิธีการลงตําแหนงผูลงชื่อไดหลายแบบ สวน
ราชการสามารถเลอื กใชไดต ามความเหมาะสม ไดแ ก
9.2.1 พมิ พชือ่ และตําแหนงของผูท่ีลงช่ือแทน ตามดวยคาํ วา for และตําแหนง
ของหัวหนา สวนราชการนัน้ ๆ
ตวั อยาง
...........................(ลงชื่อ)….…………...
Saroj Chavanaviraj
Deputy Permanent Secretary
for Permanent Secretary

9.2.2 พมิ พช อ่ื และตาํ แหนงของหวั หนา สว นราชการไวเม่อื ผลู งช่อื แทนลงชือ่
แลว เขยี น for เติมหนา ชอื่ หวั หนาสว นราชการนั้น ๆ

2

ตัวอยา ง

...........................(ลงช่อื )….…………...
for M.R. Thep Devakula
Permanent Secretary

9.2.3 พมิ พต าํ แหนง ของหวั หนาสวนราชการ โดยมี for อยหู นา ตาํ แหนงน้ัน ๆ
ตัวอยาง

...........................(ลงชอื่ )….…………...
for Permanent Secretary

10. ช่ือ ตําแหนง และสถานทข่ี องผรู ับ
ใหพ มิ พช ่อื ตาํ แหนง และสถานทข่ี องผูรับไวดา นลางมมุ ซายของหนา แรก ชิดแนวก้นั หนา

โดยไมต อ งมีจุลภาค (comma) หรอื มหพั ภาค (period) เมื่อจบบรรทดั และไมตอ งขีดเสน ใตช่ือเมอื งหรือชอ่ื
ประเทศ (ชือ่ ประเทศใหใชตามทกี่ ําหนดไวในราชกิจจานเุ บกษาหรอื ตามความนิยม) หากมีรหสั ไปรษณยี 
(Post Code) กใ็ หใสดว ย ท้งั น้ใี หอยูในดลุ พินิจวา จะลงรายละเอียดเพยี งใดทีจ่ ะสามารถติดตอ ได

หนงั สือกลาง (Third Person Note หรอื Note Verbale)
มีสว นประกอบท่ีเปนรายละเอียด ดงั นี้

1. เลขท่ี
ใหระบุหมายเลขประจาํ ของสว นราชการเจาของเรอื่ ง ทบั เลขทะเบยี นหนังสอื ออกทว่ั ไป

หลัง No.
2. ขอความ
ใหลงสาระสําคัญของเร่ืองใหช ัดเจนและเขา ใจงาย การขึ้นตน ขอ ความ โดยท่ัวไปใหเขียน

จากสถานทถี่ งึ สถานที่ และตามดวยวลีวา and has the honour to ….
ตัวอยา ง
The Ministry of Foreign Affairs presents its compliments to the British Embassy and has the

honour to ….

3

ในกรณที ี่จะเพ่ิมความสาํ คัญของหนังสือข้นึ ไปอีกระดับหน่งึ หรือในกรณที มี่ ธี รรมเนียมปฏิบตั ิ
เฉพาะทอ งถนิ่ ฯลฯ อาจเขียนจากตาํ แหนง ถึงตาํ แหนง ก็ได

ตวั อยาง
The Ambassador of Thailand presents his compliments to the Minister of Foreign Affairs of
….
หนังสือกลางควรใชเฉพาะสรรพนามบุรุษท่ี 3 เทา นน้ั และไมค วรมีขอความทเี่ ขียนจากสถานท่ี
ถงึ ตําแหนง หรือจากตําแหนงถึงสถานท่ี
3. สิง่ ทส่ี งมาดวย

ถา มสี ่งิ ทีส่ ง มาดวย ใหใชเคร่ืองหมายมหัพภาค (period) 5 ตําแหนง นําหนาบรรทัดทร่ี ะบุ
ถงึ สงิ่ ทส่ี ง มาดว ยในขอ ความ

4. คําลงทา ย
ใหใชคําลงทายดังน้ี
.....(ชือ่ สว นราชการหรอื ตาํ แหนง เจา ของหนังสอื )….. avails itself of this opportunity to

renew (หรอื to extend ในการติดตอครัง้ แรก) to .….(ช่อื สวนราชการหรอื ตาํ แหนงผูร บั หนงั สือ)….. the
assurances of its (highest/high) consideration.

ในกรณีท่ีใชภาษาตางประเทศอื่น ทม่ี ิใชภาษาองั กฤษ หากหนังสอื ทีส่ งมามคี าํ ลงทา ยกใ็ หมี
คาํ ลงทา ยตอบ หากไมม คี ําลงทายกไ็ มจ ําเปนตอ งมคี ําลงทา ยตอบ

5. สว นราชการเจา ของหนังสอื
ใหร ะบชุ ่อื สวนราชการเจาของหนงั สอื พรอมสถานทตี่ งั้

6. ตราชอื่ สว นราชการ
ใหประทับตราชอ่ื สว นราชการเจาของหนงั สอื ดวยหมึกแดง และใหผ รู ับผิดชอบลงลายมอื

ชื่อยอ กํากบั ตรา
7. วนั เดอื นป
ใหระบุตัวเลขของวันที่ (โดยไมตองมี st, nd, rd หรือ th) ชื่อเต็มของเดอื น แลวตามดวย

B.E. และตวั เลขของปพ ุทธศกั ราช ในกรณีท่ีมหี นงั สอื ถงึ หนวยงานทีอ่ ยูในตางประเทศ ใหเพ่มิ ตัวเลข
ปครสิ ตศักราชไวภ ายในวงเล็บตอ ทายตัวเลขปพทุ ธศกั ราชดวย

8. ช่อื สถานท่หี รอื ตาํ แหนง ของผูรบั
ใหพ ิมพชือ่ สถานทห่ี รือตําแหนงของผรู บั ไวด า นลา งมมุ ซายของหนาแรกชิดแนวก้ันหนา

โดยไมตองมจี ลุ ภาค (comma) หรอื มหัพภาค (period) เมอื่ จบบรรทดั

4

บนั ทึกชวยจํา (Aide-Memoire)
บนั ทกึ ชว ยจาํ เปน หนังสือท่ไี มม เี ลขท่ี ไมมีคําข้นึ ตนและคาํ ลงทาย ไมตอ งประทบั ตรา ไมตอ ง
ลงชื่อและไมใ ชสรรพนามบุรุษท่ี 1 และท่ี 2 มีสวนประกอบทีเ่ ปนรายละเอยี ด ดังนี้
1. AIDE-MEMOIRE

ใหพิมพคาํ วา AIDE-MEMOIRE กลางหนา กระดาษ
2. ขอความ

ใหล งสาระสาํ คญั ของเร่ืองใหชดั เจนและเขา ใจงาย
3. ส่งิ ทสี่ งมาดว ย

ถามีส่งิ ท่สี ง มาดว ย ใหใ ชเคร่ืองหมายมหพั ภาค (period) 5 ตาํ แหนง นาํ หนา บรรทัดท่รี ะบุ
ถึงสิ่งที่สง มาดวยในขอ ความ

4. สว นราชการเจา ของหนงั สอื
ใหระบุชอ่ื สวนราชการเจาของหนงั สอื พรอมสถานที่ตัง้

5. วันเดอื นป
ใหร ะบุตัวเลขของวนั ท่ี (โดยไมตองมี st, nd, rd หรือ th) ช่ือเต็มของเดอื น แลว ตามดวย

B.E. และตวั เลขของปพุทธศกั ราช ในกรณที ีม่ ีหนงั สือถงึ หนวยงานที่อยูในตางประเทศ ใหเพมิ่ ตัวเลข
ปค รสิ ตศักราชไวภายในวงเลบ็ ตอ ทา ยตัวเลขปพทุ ธศักราชดว ย

5

บนั ทึก (Memorandum)
บนั ทึกเปนหนงั สอื ที่ไมมเี ลขที่ ไมม ีคาํ ข้นึ ตนและคาํ ลงทาย ไมตองประทับตรา ไมตอ งลงชอ่ื
และไมใชส รรพนามบุรุษท่ี 1 และที่ 2 มสี วนประกอบท่ีเปนรายละเอยี ดดงั น้ี
1. MEMORANDUM

ใหพ ิมพค าํ วา MEMORANDUM ไวก ลางหนากระดาษ
2. ขอ ความ

ใหลงสาระสําคญั ของเรอื่ งใหช ดั เจนและเขาใจงาย
3. ส่ิงท่สี งมาดวย

ถา มสี ่ิงทีส่ งมาดวย ใหใชเ คร่ืองหมายมหัพภาค (period) 5 ตําแหนง นําหนา บรรทัดท่ีระบุ
ถึงสง่ิ ท่สี ง มาดวยในขอ ความ

4. สวนราชการเจา ของหนงั สอื
ใหร ะบชุ ่ือสว นราชการเจาของหนงั สือพรอมสถานทีต่ งั้

5. วันเดอื นป
ใหร ะบตุ ัวเลขของวันที่ (โดยไมต อ งมี st, nd, rd หรอื th) ชอื่ เต็มของเดอื น แลว ตามดว ย

B.E. และตัวเลขของปพุทธศักราช ในกรณีท่ีมีหนงั สือถึงหนว ยงานทีอ่ ยูในตางประเทศใหเพม่ิ ตัวเลข
ปค รสิ ตศกั ราชไวภายในวงเล็บตอทา ยตอ เลขปพทุ ธศกั ราชดวย

6

บทท่ี 3 คาํ ขน้ึ ตน คาํ ลงทา ย ชื่อตําแหนงและสถานทข่ี องผูรบั
ในหนังสือราชการภาษาอังกฤษ

ภาคผนวก 4 ของระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526
และระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดว ยงานสารบรรณ (ฉบับท่ี 2) พ.ศ. 2548 (สํานกั นายกรัฐมนตรี
2526, 2548) ไดกําหนดเกี่ยวกับคําขึ้นตน คําลงทาย ชื่อตําแหนงและสถานท่ีของผูรับซ่ึงใชใน
หนงั สือราชการภาษาอังกฤษ โดยแบงเปน (1) คาํ ขึ้นตน คําลงทา ย ชอ่ื ตําแหนงและสถานทข่ี องผูรับ
ซึ่งใชในหนงั สือราชการภาษาอังกฤษที่เปนแบบพิธี (ดังปรากฏในตารางท่ี 3.1) และ (2) คําข้ึนตน
คาํ ลงทา ย ช่ือตําแหนงและสถานทีข่ องผูรบั ซ่ึงใชในหนังสือราชการภาษาอังกฤษท่ีไมเปนแบบพิธี
(ดงั ปรากฏในตารางท่ี 3.2) ตอไปนี้

1

ตารางท่ี 3.1 คาํ ขึ้นตน คําลงทาย ตาํ แหนง และสถานที่ของผรู บั ซงึ่ ใชในหนงั สือราชการที่เปน แบบพิธี

ลําดบั ท่ี ถงึ คาํ ข้ึนตน คําลงทาย ช่ือ ตาํ แหนง และสถานท่ีของผรู ับ หมายเหตุ
1 ประธานาธบิ ดี Excellency, Accept, Excellency, His Excellency - ถา ผูรับเปน สตรี ใหเปล่ียน
the assurances of my Mr. ……(Name)……. His Excellency เปน Her
highest consideration. President of … (Country)… Excellency และเปลย่ี นคาํ นาํ
(City) (Post Code) หนานามเปน Madam และ
2 นายกรฐั มนตรี Excellency, Accept, Excellency, (Country) ถา เปน คณะบุคคลใหใ ช Sirs,
the assurances of my His Excellency หรือ Madams, แลวแตกรณี
highest consideration. Mr. …..(Name)….. ยกเวนลําดับที่ 14 กรณีมี
Prime Minister of ….(Country)… หนงั สอื ไปถงึ เอกชนใหเปล่ยี น
3 รฐั มนตรี Excellency, Accept, Excellency, (City) (Post Code) Mr. เปน Ms.
the assurances of my (Country)
highest consideration. His Excellency - ถา ผูรับมยี ศทางทหาร เชน
Mr. …..(Name)….. General หรือคํานําหนา อื่น เชน
Prime Minister of ….(Country)… Dr. ก็ใหใ ชแ ทน Mr. หรอื
(City) (Post Code) Madam ได
(Country)

2

ลําดบั ท่ี ถงึ คาํ ขึน้ ตน คําลงทาย ช่ือ ตําแหนง และสถานทีข่ องผูรับ หมายเหตุ
4 เอกอคั รราชทูต Excellency, Accept, Excellency, His Excellency
the assurances of my Mr. ……(Name)……. - สําหรับประเทศทีม่ ีการ
highest consideration. Ambassador Extraordinary and กําหนดบรรดาศกั ด์ิ
Plenipotentiary of … (Country)… นาํ หนาชอื่ เชน Sir
5 เอกอคั รราชทูต Excellency, Accept, Excellency, Embassy of….(Country)…. ………………….
ที่มีบรรดาศกั ด์ิ the assurances of my (City) (Post Code) …………………..
highest consideration. (Country)
6 อปุ ทูต ad hoc His Excellency
Sir, Accept, Excellency, Sir. …..(Name)…..
the assurances of my Ambassador Extraordinary and
highest consideration. Plenipotentiary of ….(Country)…
Embassy of …..(Country)….
(City) (Post Code)
(Country)
Mr…….(Name)
Charge d’ Affaires of ….(Country)
Embassy of ….(Country)…
(City) (Post Code)
(Country)

3

ลําดบั ท่ี ถึง คาํ ข้ึนตน คาํ ลงทา ย ชื่อ ตําแหนง และสถานทข่ี องผรู บั หมายเหตุ
7 อุปทตู ad interim Sir, Accept, Sir, Mr…….(Name)
the assurances of my Charge d’ Affaires a.i. of ….(Country)…… * สําหรับการจา หนาซอง
high consideration. Embassy of ….(Country)… ถงึ กงสุลใหญก ติ ตมิ ศักด์ิ
(City) (Post Code) ใช Honourary
8 กงสลุ ใหญ Sir, Accept, Sir, (Country) Consul-General
กงสลุ ใหญกิตตมิ ศักด์ิ the assurances of my Mr…….(Name) of….(Country)….
highest consideration. Consul-General of ….(Country)……* ** สําหรบั การจา หนาซอง
The Consulate-General of …(Country)… ถึงกงสลุ กิตตมิ ศกั ด์ิใช
9 กงสุล Sir, Accept, Sir, (City) (Post Code)
กงสลุ กติ ติมศกั ด์ิ the assurances of my (Country) Honourary Consul
highest consideration. of…..(Country)….
Mr…….(Name)
Consul-General of ….(Country)……**
The Consulate-General of …(Country)…
(City) (Post Code)
(Country)

4

ลําดับท่ี ถงึ คาํ ขึ้นตน คาํ ลงทา ย ช่ือ ตําแหนง และสถานทีข่ องผรู บั หมายเหตุ
Sir, Very truly yours, Mr…….(Name)
10 กงสลุ กติ ตมิ ศักดิ์ Consul of ….(Country)……
หรอื Embassy of ….(Country)…
ของไทย Yours very truly, (City) (Post Code)
(Country)
11 เลขาธกิ าร Excellency, Accept, Excellency, His Excellency
สหประชาชาติ the assurances of my Mr. …(Name)…..
highest consideration. Secretary-Genreal
The United Nations
12 หัวหนาองคการ Sir, Accept, Sir, (City) (Post Code)
ระหวา งประเทศ the assurances of my (Country)
highest consideration. Mr…….(Name)
…..(Title)….
…(Organisation)…
(City) (Post Code)
(Country)

5

ลําดบั ที่ ถงึ คําข้นึ ตน คําลงทา ย ช่อื ตาํ แหนง และสถานท่ขี องผูรับ หมายเหตุ
Sir, Very truly yours, (Division)
13 องคก าร บริษทั (Organisation)
หรอื (Address)
หรอื คณะบคุ คล Yours very truly, (City) (Post Code)
(Country)
14 เอกชน Sir, Very truly yours,
หรือ Mr. …(Name)…..
……(Title)…..of ….(Organisation)….
Yours very truly, (City) (Post Code)
(Country)

6

ตารางที่ 3.2 คาํ ขน้ึ ตน คําลงทา ย ตําแหนง และสถานท่ีของผรู ับ ซงึ่ ใชในหนังสือราชการท่ีไมเปน แบบพิธี

ลาํ ดบั ที่ ถึง คาํ ขึน้ ตน คาํ ลงทาย ช่อื ตําแหนง และสถานทขี่ องผูรบั หมายเหตุ
Yours sincerely, His Excellency - ถาผูรับเปนสตรี ให
1 ประธานาธิบดี Dear Mr. President, Mr. ……(Name)……. 1. เปล่ียนคําขนึ้ ตน จาก
หรือ President of … (Country)…
2 นายกรัฐมนตรี Dear Mr. Prime Miniser, Sincerely yours, (City) (Post Code) Dear Mr. เปน
(Country) Dear Madam
3 รฐั มนตรี Dear Mr. Minister, Yours sincerely, His Excellency 2. เปล่ยี นคํา
หรอื Mr. …..(Name)….. His Excellency
Prime Minister of ….(Country)… เปน Her Excellency
Sincerely yours, (City) (Post Code) 3. เปลย่ี นคํานาํ หนา นาม
(Country) จาก Mr. เปน Madam
Yours sincerely, และถาเปนคณะบคุ คลให
หรือ His Excellency ใช Sirs, หรือ Madams
Mr. …..(Name)….. แลวแตกรณี ยกเวนลาํ ดบั
Sincerely yours, Prime Minister of ….(Country)… ที่ 14 กรณีมีไปถงึ เอกชน
(City) (Post Code) เปล่ียน Mr. เปน Ms.
(Country)

7

ลําดบั ที่ ถึง คําข้ึนตน คําลงทาย ช่อื ตําแหนง และสถานทขี่ องผูร ับ หมายเหตุ
4 เอกอัครราชทตู Dear Mr. Ambassador, Yours sincerely,
His Excellency - ถา ผูรับมตี าํ แหนงหรอื ยศ
หรือ Mr. ……(Name)……. จะใชคําขึ้นตนวา
Sincerely yours, Ambassador Extraordinary and Dear กับยศ หรือตําแหนง
Plenipotentiary of … (Country)… และอาจตามดว ยชอื่ สกลุ ก็ได
Yours sincerely, Embassy of….(Country)…. เชน Dear General Smith,
หรอื (City) (Post Code)
5 เอกอัครราชทตู Dear Mr. Ambassador, (Country)
ทมี่ ีบรรดาศกั ดิ์ หรอื Dear Sir…(Name), Sincerely yours, His Excellency
Sir. …..(Name)…..
6 อปุ ทตู ad hoc Dear Mr. Charge d’Affaires, Yours sincerely, Ambassador Extraordinary and
หรือ Plenipotentiary of ….(Country)…
Embassy of …..(Country)….
Sincerely yours, (City) (Post Code)
(Country)
Mr…….(Name)
Charge d’ Affaires of ….(Country)
Embassy of ….(Country)…
(City) (Post Code)
(Country)

8

ลําดับท่ี ถงึ คําข้ึนตน คําลงทาย ช่อื ตาํ แหนง และสถานท่ขี องผูรับ หมายเหตุ
Yours sincerely,
7 อุปทูต ad interim Dear Mr. Charte d’Affaires, Mr…….(Name)
หรอื
Sincerely yours, Charge d’ Affaires a.i. of ...(Country)……

Yours sincerely, Embassy of ….(Country)…
หรอื
(City) (Post Code)
Sincerely yours,
(Country)
Yours sincerely,
8 กงสุลใหญ Dear Mr. Consul-General, หรอื Mr…….(Name) * สาํ หรบั การจา หนาซองใช

กงสลุ ใหญกิตตมิ ศกั ด์ิ Sincerely yours, Consul-General of ….(Country)……* Honourary Consul-General of

The Consulate-General of…(Country)…

(City) (Post Code)

(Country)

9 กงสุล Dear Mr. Consul, Mr…….(Name) ** สําหรับการจาหนา ซองใช
กงสุลกิตติมศกั ด์ิ
Consul-General of ….(Country)……** Honourary Consul of

The Consulate-General of…(Country)…

(City) (Post Code)

(Country)

9

ลําดับที่ ถงึ คาํ ขึน้ ตน คําลงทา ย ชอ่ื ตาํ แหนง และสถานทีข่ องผูรบั หมายเหตุ
Dear Mr. Consul, Yours sincerely,
10 กงสุลกติ ติมศักดิ์ Mr…….(Name)
หรอื Consul of ….(Country)……
ของไทย Sincerely yours, Embassy of ….(Country)…
(City) (Post Code)
11 เลขาธิการ Dear Mr. Secretary-General, Yours sincerely, (Country)
สหประชาชาติ หรือ His Excellency
Mr. …(Name)…..
12 หวั หนา องคก าร Dear Mr. ….(Title)…., Sincerely yours, Secretary-General
The United Nations
Yours sincerely, (City) (Post Code)
หรือ (Country)
Mr…….(Name)
Sincerely yours, …..(Title)….
…(Organisation)…
(City) (Post Code)
(Country)

10

ลําดับท่ี ถึง คาํ ขน้ึ ตน คาํ ลงทาย ชอ่ื ตําแหนง และสถานทขี่ องผรู ับ หมายเหตุ
Sir, Yours sincerely, (Organisation)
13 องคก าร บริษัท (Address)
Dear Mr…….., หรือ (City) (Post Code)
หรอื คณะบคุ คล Sincerely yours, (Country)

14 เอกชน Yours sincerely, Mr. …(Name)…..
หรอื ……(Title)…..of ….(Organisation)….
(City) (Post Code)
Sincerely yours, (Country)

11

37

บทท่ี 4 หนงั สือราชการของสว นราชการประจําตางประเทศ

ภาคผนวก 5 ทายระเบยี บสาํ นักนายกรฐั มนตรีวาดว ยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ไดม กี ารกําหนดเลขทีห่ นังสือ
ออกและการออกหนังสอื ราชการของสว นราชการทปี่ ระจาํ ในตา งประเทศไวดังรายละเอียดซึ่งแบงแยกตาม
หัวขอ ตอไปนคี้ อื หนังสอื ราชการไทย หนังสือราชการภาษาองั กฤษ และรายละเอียดรหัสตัวเลขประจําของ
เจาของเรือ่ ง

หนังสอื ราชการไทย

รายละเอียดของหนงั สือราชการไทยเกยี่ วกบั การกาํ หนดเลขท่ีออกหนงั สอื การออกหนงั สือภายนอก
และการออกหนังสอื ประทับตรา (สาํ นักนายกรฐั มนตรี 2526, 2548) มดี ังนี้

1. การกาํ หนดเลขท่ีหนังสือออก
การกาํ หนดเลขท่หี นังสอื ออกของหนังสือราชการ ซึ่งไดแก หนังสือภายนอก (ตามระเบียบขอ

11.1) หนังสือภายใน (ตามระเบียบขอ 12.2) และหนังสือประทับตรา (ตามระเบียบขอ 14.1) หลังคําวา ที่
ของหนังสือแตละประเภท ใหใชรหัสตัวเลข 5 ตัว แทนรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจําของเจาของเร่ือง
โดยมีหลกั เกณฑดงั นี้

1.1 ตัวเลขสองตัวแรก หมายถึงช่ือประเทศหรือดินแดนที่มีคณะผูแทนตั้งอยู ถาคณะผูแทน
แหงใดมีเขตอาณาครอบคลุมประเทศอ่ืนนอกจากประเทศท่ีคณะผูแทนนั้นตั้งอยู ในการออกหนังสือใน
ฐานะคณะผแู ทนของเขตอาณานัน้ ใหใชเ ลขรหสั เดียวกันกบั ประเทศท่ีคณะผูแทนนั้นต้ังอยู ในการกําหนด
ตวั เลขระเบียบงานสารบรรณ ใหย ึดหลักการเรียงตามตวั อกั ษรในภาษาอังกฤษ เชน สาธารณรัฐอารเจนตินา
(Argentine Republic) ตัวเลข 01 เครือรัฐออสเตรเลีย (Commonwealth of Australia) ตัวเลข 02 นิวซีแลนด
(New Zealand) ตวั เลข 36 ราชอาณาจักรนอรเวย (Kingdom of Norway) ตัวเลข 37 สหรัฐอเมริกา (United
States of America) ตัวเลข 56 สาธารณรัฐสังคมนิยมเวียดนาม (Socialist Republic of Vietnam) ตัวเลข 57
เปน ตน

1.2 ตัวเลขตัวที่ 3 หมายถงึ คณะผูแ ทน ซงึ่ ไดแ กสว นราชการในตา งประเทศท่ีไดรับการจัดตั้ง
เปน สถานเอกอคั รราชทูต คณะผแู ทนถาวรไทยประจําองคก ารระหวางประเทศและสถานกงสลุ ใหญ โดยใช
ตวั เลขเรียงตามลาํ ดบั ดงั นี้

1

(1) สถานเอกอัครราชทูต 0

(2) คณะทูตถาวรประจาํ องคการสหประชาชาติ 1

(3) คณะผูแทนถาวรไทยประจาํ องคการการคา โลก 2

(4) สถานกงสุลใหญหรอื สาํ นักงานการคา และเศรษฐกจิ ไทย 3

ในกรณีทมี่ สี ถานกงสุลใหญหลายแหงในประเทศเดยี วกัน ใหใชตัวเลข

ต้งั แต 3 เรยี งตามลําดบั ตัวอักษรในภาษาองั กฤษ

ตัวอยาง

สถานเอกอคั รราชทตู ณ กรุงวอชงิ ตนั 560

คณะทตู ถาวรแหง ประเทศไทยประจาํ สหประชาชาติ ณ นครนิวยอรก 561

สถานกงสลุ ใหญ ณ นครชคิ าโก 563

สถานกงสุลใหญ ณ นครลอสแอนเจลสี 564

สถานกงสุลใหญ ณ นครนิวยอรก 565

สถานเอกอคั รราชทตู ณ กรงุ เบริ น 520

คณะทตู ถาวรแหงประเทศไทยประจาํ สํานักงานสหประชาชาติ ณ นครเจนวี า 521

คณะผแู ทนถาวรไทยประจําองคการการคา โลก 522

1.3 ตวั เลขตัวที่ 4 และ 5 หมายถึง หนว ยงานของสว นราชการตา ง ๆ ทีส่ งไปประจํา

ในประเทศน้ัน ๆ เชน

กระทรวงการตางประเทศ 01

สํานักนายกรัฐมนตรี

สาํ นักงานที่ปรึกษาฝายการเมอื งและความม่ันคง 02

สํานกั งานผูด ูแลนกั เรียนในตางประเทศ 03

สาํ นกั งานที่ปรึกษาฝายเศรษฐกจิ (ดานการลงทุน) 04

กระทรวงอตุ สาหกรรม

สํานกั งานทป่ี รกึ ษาดานอตุ สาหกรรม 14

เนอ่ื งจากคณะผูแทนถาวรไทยประจําองคการการคา โลก ไมม ีหนวยงานของสวน ราชการอ่ืน

นอกจากกระทรวงพาณิชย จงึ ใหใ ชตัวเลขตวั ท่ี 4 และ 5 เปน 00

ในกรณีท่ีมีหนวยงานของสวนราชการเดียวกันสังกัดคณะผูแทนเดียวกันมากกวา 1 แหง

หวั หนา คณะผูแทนกาํ หนดเลขรหสั สาํ หรับหนวยงานน้ันไมเกินสองตําแหนง โดยใหใสจุดหลังเลขตัวท่ี 5

แลว ตอดว ยเลขรหสั ทก่ี าํ หนดดังกลา ว

จากหลักเกณฑการกําหนดเลขที่หนังสือออกดังกลาว ตัวอยางเลขที่หนังสือออกของสวน
ราชการประจําตา งประเทศตอไปน้ี มคี วามหมายดงั นี้

2

(1) ท่ี 56009 ตัวเลข 56 คอื ประเทศสหรัฐอเมรกิ า
ตัวเลข 0 คอื สถานเอกอคั รราชทูต ณ กรงุ วอชงิ ตัน
ตวั เลข 09 คอื สํานกั งานพาณิชยในตางประเทศ ซึง่ ไมเ ปนหนว ยงานสังกดั
กระทรวงการตางประเทศ แตเปนหนวยงานสงั กัดกระทรวง
พาณชิ ย

ดงั นั้น รหสั ตวั เลข 56009 จึงเปน หนงั สอื ราชการของสาํ นกั งานพาณชิ ยป ระจําประเทศ
สหรัฐอเมรกิ า ซง่ึ เปน หนวยงานของสวนราชการอน่ื (กระทรวงพาณิชย) แตสง ไปประจํา
อยูในสงั กดั สถานเอกอัครราชทูต ณ กรงุ วอชงิ ตนั

(2) ท่ี 56401 ตัวเลข 56 คอื ประเทศสหรัฐอเมริกา
ตัวเลข 4 คอื สถานกงสุลใหญ ณ นครลอสแอนเจลสี
ตัวเลข 01 หนว ยงานของกระทรวงการตา งประเทศ

ดงั นัน้ รหัสตวั เลข 56401 จงึ เปน หนังสือราชการของสถานกงสุลใหญ ณ นครลอสแอนเจ
ลีส ซ่งึ ตงั้ อยูที่ประเทศสหรัฐอเมริกา เปนหนวยงานของกระทรวงการตางประเทศ

(3) ท่ี 52200 ตวั เลข 52 คอื ประเทศสมาพันธรฐั สวิส
ตัวเลข 2 คือคณะผแู ทนถาวรไทยประจาํ องคการการคาโลก
ตวั เลข 00 คือหนว ยงานสงั กัดกระทรวงพาณิชย

ดังนั้น รหสั ตัวเลข 52200 จึงเปนหนงั สือราชการของคณะผูแทนถาวรไทยประจําองคก าร
การคา โลก สงั กัดกระทรวงพาณิชย และตั้งอยทู ีป่ ระเทศสมาพนั ธรัฐสวิส

1.4 หากมีการเปล่ียนแปลงโดยยุบคณะผูแทนหรือหนวยงานประจําตางประเทศของสวน
ราชการใดในประเทศใด ใหปลอ ยตัวเลขน้ันวาง

หากมกี ารต้งั คณะผูแ ทนขนึ้ ใหมในประเทศท่ยี งั มิไดม กี ารกาํ หนดตวั เลขรหัสประเทศตามขอ
1.1 ใหกระทรวงการตางประเทศแจง ผรู ักษาการตามระเบียบเพอ่ื กาํ หนดตวั เลขรหสั ประเทศ

ในกรณที ี่มีการต้งั หนว ยงานประจาํ ตา งประเทศของสวนราชการใดขน้ึ ใหมและยังมิไดมีการ
กําหนดตวั เลขรหัสประจําสําหรับหนวยงานน้ัน ๆ ตามขอ 1.3 ใหกระทรวงเจาสังกัดของสวนราชการนั้น
แจงผูรักษาการตามระเบียบเพ่ือกําหนดตวั เลขรหัสของหนว ยงานนั้น

การกําหนดตวั เลขรหัสประเทศหรอื ตัวเลขรหัสของหนวยงานตามวรรคสองและวรรคสาม
ใหผูรักษาการตามระเบียบกําหนดโดยใชตัวเลขลําดับถัดไปจากตัวเลขที่กําหนดไวแลวแจงเวียนใหสวน
ราชการตาง ๆ ทราบและถอื ปฏบิ ัติ

ในกรณีทกี่ ระทรวง ทบวง หรอื สวนราชการที่ไมส ังกัดสํานักนายกรัฐมนตรี กระทรวง หรือ
ทบวง ประสงคจะกําหนดรหัสตัวเลขใหหนวยงานของรัฐวิสาหกิจในตางประเทศในสังกัดใหแจงผูรักษา

3

การตามระเบียบเพ่อื พจิ ารณากําหนด โดยใชต วั เลขท่ี 4 และ 5 เรม่ิ จาก 51 เรยี งไปตามลาํ ดบั แลว แจงเวยี นให
สว นราชการทเี่ กี่ยวขอ งทราบและถือปฏิบตั ิ

1.5 ใหผูรักษาการตามระเบียบปรับปรุงเลขประจําของเจาของเร่ืองใหเปนไปตามลําดับ
ตัวอกั ษรในภาษาองั กฤษ และตามกฎหมายวาดว ยการปรบั ปรงุ กระทรวง ทบวง กรม ทุกๆ 5 ป โดยถือเอาป
พุทธศกั ราชท่ีลงทา ยดวยเลข 5 และเลข 0 เปนหลกั

(โปรดดูรายละเอยี ดรหสั ตวั เลขทง้ั หมด ตามท่ีระบุไวในภาคผนวก 5 ทายระเบียบ ที่หัวขอรายละเอียด
รหสั ตวั เลขประจาํ ของเจา ของเรื่อง ซ่งึ จะไดน ําเสนอในบทนต้ี อไป)

2. การออกหนังสอื ภายนอก

ใหใชหลักการตามที่กําหนดไวในระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.
2526 ขอ 11 วาดว ยหนงั สอื ภายนอก

2.1 หนังสอื ท่ีออกในนามคณะผูแทน ไดแก หนังสือของสถานเอกอัครราชทูต คณะทูตถาวร
ประจําองคการสหประชาชาติ คณะผูแทนถาวรไทยประจําองคการการคาโลก สถานกงสุลใหญหรือ
สาํ นกั งานการคา และเศรษฐกิจไทย มีรายละเอยี ดการออกหนังสือดงั น้ี

สวนราชการเจาของหนังสอื ใหลงชื่อคณะผูแ ทน และโดยปกตใิ หลงท่ีตัง้ ไวดวย
เลขทะเบยี นหนังสือสง ใหลงเลขทะเบยี นของคณะผแู ทน เรียงตามลาํ ดับของ หนงั สอื ติดตอกัน
ไปตลอดปปฏิทนิ
สว นราชการเจา ของเรือ่ ง ใหลงหนวยงานยอยท่ีทําเรอื่ ง เชน แผนกหรือฝายหรือสวนราชการที่
เปน เจา ของเร่ืองนน้ั และลงหมายเลขโทรศพั ท โทรสาร (ถา ม)ี
การลงช่อื และตาํ แหนง หวั หนาคณะผูแทนเปน ผลู งชือ่ ในหนังสอื ของคณะผแู ทนทกุ กรณี แตจะ
มอบหมายโดยทาํ เปนหนงั สือ ใหห วั หนา สาํ นกั งานอ่ืนที่ประจําในตางประเทศ หรือขาราชการหรอื เจา หนาท่ี
ที่ประจาํ สํานักงานนน้ั ลงช่อื แทนก็ได ในกรณีท่ีมีการมอบหมายใหลงชื่อแทน ใหลงตําแหนงของผูลงชื่อ
และใชค าํ วา แทน แลว ใหลงตําแหนง ของเจาของหนังสอื ตอ ทา ยคําดงั กลา ว
การมอบหมายใหลงชื่อแทน ผูมอบจะตองคํานึงถึงความเหมาะสม ขอบเขตหนาท่ีและความ
รับผิดชอบ ของผูรับมอบ รวมตลอดถึงการอํานวยความสะดวก ความรวดเร็วในการปฏิบัติราชการเปน
สําคญั

2.2 หนังสอื ที่ออกในนามของสวนราชการนนั้ ๆ เอง มรี ายละเอยี ดการออกหนังสอื ดงั นี้
สวนราชการเจา ของหนงั สือ ใหล งชื่อสว นราชการนั้นๆ และโดยปกตใิ หล งท่ตี งั้ ไวด วย
เลขทะเบียนหนังสอื สง ใหล งเลขทะเบยี นของสาํ นักงานทีอ่ อกหนงั สอื น้ัน

4

สวนราชการเจาของเรื่อง ใหลงหนวยยอยท่ีทําเร่ือง ในกรณีไมมีหนวยยอยใหลงเฉพาะ
หมายเลขโทรศัพท โทรสาร (ถา ม)ี

การลงชอื่ และตาํ แหนง หวั หนา สํานกั งานอ่ืนท่ีประจําในตางประเทศ เปน ผลู งชอื่ หนังสือที่ออก
ในนามของสว นราชการท่ีอยูในความรับผิดชอบ เฉพาะเร่ืองที่มิใชนโยบายระดับสูง นโยบายสําคัญ หรือ
เรื่องท่ีมีนัยสําคัญเกี่ยวกับความสัมพันธระหวางประเทศ เปนตน หัวหนาสํานักงานอ่ืนที่ประจําใน
ตางประเทศจะมอบหมายโดยทําเปน หนงั สอื ใหขา ราชการ หรอื เจา หนาทีท่ ่ปี ระจาํ สาํ นักงานนั้นลงชื่อแทนก็
ได ในการลงชอื่ แทนใหลงตําแหนงของผูลงช่ือ และใชคําวา แทน แลวใหลงตําแหนงของเจาของหนังสือ
ตอทา ยคําดังกลาว

การมอบหมายใหลงช่ือแทน ผูมอบจะตองคํานึงถึงความเหมาะสม ขอบเขตหนาท่ีและความ
รับผิดชอบ ของผูรับมอบ รวมตลอดถึงการอํานวยความสะดวก ความรวดเร็วในการปฏิบัติราชการเปน
สําคัญ

3. การออกหนังสอื ประทับตรา

สว นราชการทีก่ ระทรวง ทบวง กรมหรอื สาํ นักงานสง ไปปฏบิ ัติงานประจําในตา งประเทศ ออก
หนังสือประทับตราในเรื่องที่ไมสําคัญ ตามท่ีกําหนดไวในระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยงานสาร
บรรณ พ.ศ. 2526 ขอ 13 วาดวยหนังสือประทับตรา ในนามของสวนราชการนั้น ๆ ได หนังสือประทับตรา
เปนหนังสือทใี่ ชเฉพาะกรณที ี่ไมใชเ รอ่ื งสําคัญ เชน การขอรายละเอยี ดเพม่ิ เติม การสง สาํ เนาหนงั สือ ส่ิงของ
เอกสาร หรอื บรรณสาร การตอบรับทราบทไ่ี มเกยี่ วกบั ราชการสาํ คญั หรอื การเงนิ เปนตน มีรายละเอียดการ
ออกหนังสอื ดงั น้ี

เลขทะเบียนหนังสือสง ใหใชรหัสตามท่ีกําหนดในภาคผนวก 5 ทายระเบียบ ทับดวยเลข
ทะเบียนหนงั สือออกของสวนราชการที่ออกหนังสือนนั้

ชอ่ื สวนราชการเจาของหนังสอื ใหลงช่ือสว นราชการน้ัน ๆ เชน สถานเอกอัครราชทูต ณ กรุง
วอชิงตนั สํานักงานผูดแู ลนักเรยี นในตางประเทศ ณ กรุงลอนดอน

ตราทปี่ ระทบั ใหใชตราครุฑ มีลกั ษณะและขนาดเชนเดียวกับตราช่ือสวนราชการตามแบบท่ี 27
ทายระเบยี บ แตร ะหวางวงนอกและวงในใหมีอักษรไทยชื่อสวนราชการนั้น ๆ เชนเดียวกับช่ือสวนราชการ
เจาของหนังสอื อยขู อบลา งของตรา ในกรณที ีใ่ ชภาษาตา งประเทศ ใหใ ชอกั ษรโรมันแทนอกั ษรไทย

วัน เดอื น ป ใหล งวนั เดอื นปท ่ีออกหนงั สอื และลงชือ่ ยอ กาํ กบั ตรา โดยผมู ีอํานาจลงนาม ไดแก
หัวหนาสํานักงานอ่ืนที่ประจําในตางประเทศ หรอื ผูท่ีไดร บั มอบหมายจากหวั หนาคณะผูแ ทน

สว นราชการเจา ของเรอ่ื ง ถา ไมมีหนว ยยอ ย ใหลงเฉพาะหมายเลขโทรศัพท โทรสาร หรือที่ตั้ง
ของสว นราชการเจาของเรื่องโดยใหลงตําบลที่อยตู ามความจาํ เปน แลแขวงไปรษณีย (ถา ม)ี

5

การลงชือ่ และตําแหนง หวั หนาสํานกั งานอ่ืนทีป่ ระจาํ ในตางประเทศ หรือผูท่ีไดรับมอบหมาย
จากหวั หนาคณะผแู ทน เปน ผลู งช่อื ยอ กาํ กับตราในหนังสอื ประทับตรา

หนงั สอื ราชการภาษาอังกฤษ
หนังสอื ราชการภาษาองั กฤษใหใ ชต ามหลักเกณฑท กี่ ําหนดวา ดวยหนงั สอื ราชการภาษาอังกฤษ ใน
ภาคผนวก 4 ทายระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ยกเวนรหัสเลขประจําของ
เจาของเรื่องใหเปนไปตามที่กําหนดไวตามท่ีระบุแลวขางตน (หรือขอ 1 ของภาคผนวก 4 ทายระเบียบ)
กลาวคือ เปลยี่ นรหัสตวั เลขจากกระทรวง/กรม เปนประเทศ/หนว ยงาน

รายละเอยี ดรหสั ตัวเลขประจาํ ของเจา ของเร่ือง
ภาคผนวก 5 ทา ยระเบียบสํานกั นายกรัฐมนตรวี าดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 มีการกําหนดเลขที่
หนงั สือออกของสว นราชการที่ประจําในตางประเทศ เปนรหัสตัวเลข 5 ตัว (สํานักนายกรัฐมนตรี 2526)
ดงั รายละเอียดตอ ไปนี้
1. ตวั เลขสองตวั แรก หมายถึงชอ่ื ประเทศหรือดนิ แดนท่ีมีคณะผูแทนตัง้ อยู โดยเรียงตามตัวอักษร
ในภาษาอังกฤษ ดงั น้ี

สาธารณรฐั อารเจนตินา (Argentine Republic) 01
เครอื รฐั ออสเตรเลยี 02
สาธารณรัฐออสเตรยี (Commonwealth of Australia)
สาธารณรัฐประชาชนบังกลาเทศ (Republic of Austria) 03
ราชอาณาจกั รเบลเยย่ี ม (People’s Republic of Bangladesh)
สหพันธส าธารณรฐั บราซิล (Kingdom of Belgium) 04
เนการาบรูไนดารสุ ซาลาม (Federative Republic of Brazil)
ราชอาณาจกั รกมั พูชา (Negara Brunei Darussalam) 05
แคนาดา (Kingdom of Cambodia)
สาธารณรฐั ชิลี (Canada) 06
สาธารณรฐั ประชาชนจีน (Republic of Chile)
สาธารณรัฐเช็ก (People’s Republic of China) 07
ราชอาณาจกั รเดนมารก (Czech Republic)
(Kingdom of Denmark) 08

09

10

11

12

13

6

สาธารณรัฐอาหรับอยี ิปต (Arab Republic of Egypt) 14
สาธารณรัฐฝรั่งเศส (French Republic) 15
สหพนั ธสาธารณรัฐเยอรมนี (Federal Republic of Germany) 16
สาธารณรัฐเฮลเลนิก (Hellenic Republic) 17
สาธารณรฐั ฮังการี (Republic of Hungary) 18
สาธารณรฐั อินเดีย (Republic of India) 19
สาธารณรัฐอินโดนีเซยี (Republic of Indonesia) 20
สาธารณรัฐอสิ ลามอิหราน (Islamic Republic of Iran) 21
สาธารณรัฐอิรกั (Republic of Iraq) 22
รฐั อสิ ราเอล (Republic of Israel) 23
สาธารณรัฐอิตาลี (Republic of Italy) 24
ญีป่ ุน (Japan)
สาธารณรัฐเคนยา (Republic of Kenya) 25
สาธารณรัฐเกาหลี (Republic of Korea)
รฐั คูเวต (State of Kuwait) 26
สาธารณรัฐประชาธิปไตยประชาชนลาว (Lao People’s Democratic Republic) 27
มาเลเซยี (Malaysia) 28
สหรฐั เมก็ ซิโก (United Mexican States) 29
ราชอาณาจกั รโมรอ็ กโก (Kingdom of Morocco) 30
สหภาพพมา (Union of Myanmar) 31
ราชอาณาจักรเนปาล (Kingdom of Nepal) 32
ราชอาณาจักรเนเธอรแ ลนด (Kingdom of the Netherlands) 33
นิวซีแลนด (New Zealand) 34
ราชอาณาจักรนอรเวย (Kingdom of Norway) 35
รัฐสุลตา นโอมาน (Sultanate of Oman) 36
สาธารณรฐั อสิ ลามปากีสถาน (Islamic Republic of Pakistan) 37
สาธารณรัฐฟลปิ ปนส (Republic of the Philippines) 38
สาธารณรฐั โปแลนด (Republic of Poland) 39
สาธารณรฐั โปรตุเกส (Republic of Portugal) 40

41

42

7

โรมาเนยี (Romania) 43
44
สหพันธรฐั รัสเซยี (Russian Federation) 45
46
ราชอาณาจักรซาอดุ อี าระเบยี (Kingdom of Saudi Arabia) 47
48
สาธารณรฐั เซเนกัล (Republic of Senegal) 49
50
สาธารณรฐั สงิ คโปร (Republic of Singapore)
51
สาธารณรัฐแอฟรกิ าใต (Republic of South Africa) 52
53
ราชอาณาจกั รสเปน (Kingdom of Spain) 54
55
สาธารณรฐั สงั คมนิยมประชาธิปไตยศรลี งั กา (Democratic Socialist Republic of Sri
56
Lanka) 57
58
ราชอาณาจกั รสวเี ดน (Kingdom of Sweden) 59

สมาพันธรฐั สวิส (Swiss Confederation)

สาธารณรฐั ตุรกี (Republic of Turkey)

สหรัฐอาหรับเอมิเรตส (United Arab Emirates)

สหราชอาณาจกั รบริเตนใหญและไอรแลนด (United Kingdom of Great Britain
and Northern Ireland)
เหนอื

สหรฐั อเมริกา (United States of America)

สาธารณรฐั สงั คมนยิ มเวียดนาม (Socialist Republic of Vietnam)

ราชอาณาจักรบาหเ รน (Kingdom of Bahrain)

รฐั กาตาร (State of Qatar)

2. ตัวเลขตัวท่ี 3 หมายถึง คณะผูแทน ซ่ึงไดแกสวนราชการในตางประเทศที่ไดรับการจัดตั้งเปน
สถานเอกอัครราชทูต คณะผูแทนถาวรไทยประจําองคการระหวางประเทศและสถานกงสุลใหญ โดยใช
ตัวเลขเรยี งตามลาํ ดับ ดังนี้

สถานเอกอัครราชทูต 0

คณะทตู ถาวรประจําองคก ารสหประชาชาติ 1

คณะผแู ทนถาวรไทยประจาํ องคก ารการคาโลก 2

สถานกงสุลใหญห รือสํานกั งานการคาและเศรษฐกจิ ไทย 3

ในกรณที ีม่ สี ถานกงสลุ ใหญหลายแหงในประเทศเดียวกันใหใ ชตัวเลขต้ังแต 3

เรยี งตามลาํ ดบั ตวั อกั ษรในภาษาองั กฤษ

8

3. ตวั เลขตัวที่ 4 และ 5 หมายถงึ หนว ยงานของสว นราชการตาง ๆ ท่สี ง ไปประจําในประเทศน้ัน ๆ
โดยกําหนดใหใชด งั นี้

กระทรวงการตางประเทศ 01

สํานกั นายกรฐั มนตรี

สาํ นกั งานทป่ี รึกษาฝา ยการเมอื งและความม่ันคง 02

สาํ นกั งานผูด ูแลนักเรียนในตางประเทศ 03
สาํ นกั งานทปี่ รึกษาฝายเศรษฐกิจ (ดานการลงทุน) 04

กระทรวงกลาโหม 05
สํานักงานผชู วยทูตฝา ยทหาร

กระทรวงการคลัง

สํานกั งานทป่ี รึกษาเศรษฐกิจและการคลงั 06
สํานักงานที่ปรึกษาการศุลกากร 07
กระทรวงเกษตรและสหกรณ

สาํ นักงานทปี่ รึกษาการเกษตรตา งประเทศ 08

กระทรวงพาณชิ ย 09
สํานักงานพาณชิ ยในตา งประเทศ

สํานักงานสงเสริมการคาในตางประเทศ 10

กระทรวงแรงงานและสวสั ดิการสงั คม 11
สํานกั งานแรงงานในตา งประเทศ

กระทรวงวทิ ยาศาสตร เทคโนโลยีและสงิ่ แวดลอ ม

สาํ นกั งานทป่ี รึกษาดา นวิทยาศาสตรและเทคโนโลยี 12

กระทรวงศึกษาธกิ าร

สํานกั งานคณะผแู ทนถาวรไทยประจําองคการการศึกษาวิทยาศาสตร 13

และวัฒนธรรมแหง สหประชาชาติ

กระทรวงอุตสาหกรรม

สาํ นกั งานที่ปรึกษาดา นอุตสาหกรรม 14

เน่ืองจากคณะผูแทนถาวรไทยประจําองคการการคาโลก ไมมีหนวยงานของสวนราชการอ่ืน
นอกจากกระทรวงพาณชิ ย จงึ ใหใชต ัวเลขตวั ที่ 4 และ 5 เปน 00

9

ในกรณีทม่ี ีหนวยงานของสวนราชการเดียวกันสังกัดคณะผูแทนเดียวกันมากกวา 1 แหง หัวหนา
คณะผแู ทนกําหนดเลขรหสั สําหรบั หนวยงานนั้นไมเกินสองตําแหนง โดยใหใสจุดหลังเลขตัวท่ี 5 แลวตอ
ดว ยเลขรหัสที่กาํ หนดดังกลาว

ตัวอยา งเลขทีห่ นังสอื ออกของสวนราชการประจําตา งประเทศ

ประเทศสหรฐั อเมริกา 56
สถานเอกอัครราชทูต ณ กรงุ วอชงิ ตัน

หนว ยงานของกระทรวงการตางประเทศ 56001
สํานกั งานท่ปี รึกษาฝา ยการเมืองและความมั่นคง 56002
สํานกั งานผูดแู ลนักเรียนในตา งประเทศ 56003
สาํ นกั งานผูชว ยทูตฝายทหาร 56005
สํานักงานพาณชิ ยในตา งประเทศ 56009
คณะทตู ถาวรแหง ประเทศไทยประจําสหประชาชาติ ณ นครนวิ ยอรก 56101
สถานกงสุลใหญ ณ นครชิคาโก 56301
สถานกงสุลใหญ ณ นครลอสแอนเจลีส 56401
สถานกงสลุ ใหญ ณ นครนิวยอรก 56501
ประเทศสมาพันธรัฐสวิส 52
สถานเอกอคั รราชทตู ณ กรงุ เบิรน
หนว ยงานของกระทรวงการตา งประเทศ 52001
คณะทตู ถาวรแหงประเทศไทยประจาํ สํานักงานสหประชาชาติ ณ นครเจนีวา 52101
คณะผูแทนถาวรไทยประจาํ องคก ารการคา โลก 52200

10

บทท่ี 5 หลกั เกณฑก์ ารพิมพห์ นงั สือราชการภาษาองั กฤษ

และการจ่าหนา้ ซอง

รายละเอียดเกี่ยวกบั การพิมพ์หนังสือราชการภาษาองั กฤษ ครอบคลุมหลกั เกณฑ์การพิมพ์ การ
จ่าหน้าซอง และมาตรฐานกระดาษและซอง ตามที่กาหนดไวใ้ นระเบียบสานกั นายกรัฐมนตรี ว่าดว้ ยงาน
สารบรรณ พ.ศ. 2526

หลกั เกณฑ์การพมิ พ์หนังสือราชการภาษาองั กฤษ

ระเบียบสานกั นายกรัฐมนตรี วา่ ดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ภาคผนวก 4 ขอ้ 4 ไดใ้ ห้คาอธิบาย
เก่ียวกบั การพมิ พห์ นงั สือราชการภาษาองั กฤษ (สานกั นายกรัฐมนตรี 2526) ดงั น้ี

การพิมพ์ หมายถึง การพิมพ์โดยทว่ั ไปด้วยเคร่ืองพิมพด์ ีด แต่ถา้ หากจะใช้เคร่ืองคอมพิวเตอร์ก็
สามารถทาได้ โดยใหป้ รับระยะพิมพไ์ ดต้ ามความเหมาะสมและสวยงาม

การพิมพห์ นงั สือราชการภาษาองั กฤษ มีหลกั เกณฑก์ ารพมิ พด์ งั น้ี
1. การพิมพห์ นงั สือราชการภาษาองั กฤษให้ใชก้ ระดาษตราครุฑ ถา้ มีขอ้ ความมากกวา่ 1 หนา้ หนา้
ตอ่ ไปใหใ้ ชก้ ระดาษไมต่ อ้ งมีตราครุฑ แต่ใหม้ ีคุณภาพเช่นเดียวหรือใกลเ้ คียงกบั แผน่ แรก
2. การพิมพห์ วั ขอ้ ตา่ ง ๆ ใหเ้ ป็นไปตามแบบท่ีกาหนดไวใ้ นระเบียบสานกั นายกรัฐมนตรีวา่ ดว้ ยงาน
สารบรรณ พ.ศ. 2526 คาอธิบาย 5 การกาหนดตวั เลขสาหรับใชเ้ ป็นหวั ขอ้
3. การพมิ พ์ 1 หนา้ กระดาษขนาด เอ 4 โดยปกติใหพ้ ิมพ์ 25 บรรทดั บรรทดั แรกของกระดาษควรอยู่
ห่างจากขอบกระดาษดา้ นบนประมาณ 3-5 เซนติเมตร
4. การก้นั ระยะในการพมิ พ์

4.1 ในบรรทดั หน่ึงใหต้ ้งั จงั หวะเคาะของพมิ พด์ ีดไว้ 70 จงั หวะเคาะ
4.2 ใหก้ ้นั ระยะห่างจากขอบกระดาษดา้ นซา้ ยมือประมาณ 3 เซนติเมตร เพ่ือความสะดวกในการ
เก็บเขา้ แฟ้ ม
4.3 ตวั อกั ษรสุดทา้ ยควรห่างจากขอบกระดาษดา้ นขวาไม่นอ้ ยกวา่ 2 เซนติเมตร
5. ถ้าคาสุดท้ายของบรรทัดมีหลายพยางค์ไม่สามารถพิมพ์จบคาในบรรทัดเดียวกันได้ให้ใช้
เครื่องหมายยตั ิภงั ค์ (-) ระหวา่ งพยางค์
6. การยอ่ หนา้ ซ่ึงใชใ้ นกรณีที่จบประเด็นแลว้ จะมีการข้ึนขอ้ ความใหม่ ใหเ้ วน้ ห่างจากระยะก้นั หนา้
10 จงั หวะเคาะ

1

7. การเวน้ บรรทดั โดยท่วั ไปจะต้องเวน้ บรรทดั ให้ส่วนสูงสุดของตวั พิมพ์และส่วนต่าสุดของ
ตวั พิมพไ์ มท่ บั กนั

8. การเวน้ วรรคเม่ือจบประโยค โดยทว่ั ไปเวน้ 2 จงั หวะเคาะ
9. การพิมพห์ นังสือท่ีมีหลายหน้า ตอ้ งพิมพเ์ ลขหน้า โดยให้พิมพต์ วั เลขหน้ากระดาษไวร้ ะหว่าง
เครื่องหมายยตั ิภงั ค์ (-) ที่ก่ึงกลางด้านบนของกระดาษ ห่างจากขอบกระดาษด้านบนลงมาประมาณ 3
เซนติเมตร
10. การพิมพห์ นงั สือที่มีความสาคญั และมีจานวนหลายหนา้ ให้พิมพค์ าต่อเนื่องของขอ้ ความท่ีจะ
ยกไปพิมพห์ นา้ ใหม่ไวด้ า้ นล่างทางมุมขวาของหนา้ น้นั ๆ แลว้ ตามดว้ ยมหพั ภาค (period) 3 ตาแหน่ง โดย
ปกติใหเ้ วน้ ระยะห่างจากบรรทดั สุดทา้ ย 2 บรรทดั และควรจะตอ้ งมีขอ้ ความของหนงั สือเหลือไปพิมพใ์ น
หนา้ สุดทา้ ยอยา่ งนอ้ ย 2 บรรทดั ก่อนพิมพค์ าลงทา้ ย
11. การพิมพร์ ายละเอียดและระยะห่างระหวา่ งบรรทดั

11.1 หนังสือราชการภาษาอังกฤษทเี่ ป็ นแบบพธิ ี

โดยปกติใหต้ ้งั เครื่องพมิ พด์ ีดโดยใชร้ ะยะบรรทดั พมิ พเ์ ท่ากบั 1 ½
11.1.1 เลขที่ ใหร้ ะบุหมายเลขประจาของส่วนราชการเจา้ ของเร่ืองหลงั No. โดยเวน้ 1 ตวั อกั ษร
ทบั เลขทะเบียนหนงั สือออกทวั่ ไป โดยวางตาแหน่งชิดก้นั หนา้
11.1.2 ส่วนราชการเจา้ ของหนงั สือ วางตาแหน่งอยดู่ า้ นซา้ ยของครุฑในระดบั ประมาณเทา้ ครุฑ
และเวน้ ระยะห่างเทา้ ครุฑพองาม ตวั สุดทา้ ยใหช้ ิดก้นั หลงั หากช่ือส่วนราชการเจา้ ของหนงั สือยาวและตอ้ ง
พมิ พห์ ลายบรรทดั ใหร้ ะยะห่างกนั 1 บรรทดั
11.1.3 วนั เดือนปี ใหเ้ ร่ิมพมิ พว์ นั เดือนปี ท่ีกลางหนา้ ห่างจากบรรทดั ชื่อสถานท่ีราชการเจา้ ของ
หนงั สือ 3 บรรทดั
11.1.4 คาข้ึนตน้ ใหร้ ะบุคาข้ึนตน้ ห่างจากบรรทดั วนั เดือนปี 3 บรรทดั
11.1.5 ขอ้ ความ การข้ึนตน้ ขอ้ ความใหย้ อ่ หนา้ 10 ตวั อกั ษร และบรรทดั ของขอ้ ความในหนงั สือ
ใหพ้ มิ พห์ ่างกนั 1 บรรทดั การข้ึนตน้ ขอ้ ความ ใหพ้ มิ พห์ ่างจากบรรทดั คาข้ึนตน้ 1 บรรทดั
11.1.6 คาลงทา้ ย ใหพ้ มิ พห์ ่างจากบรรทดั สุดทา้ ยของขอ้ ความ 1 บรรทดั
11.1.7 ช่ือและตาแหน่งผลู้ งนาม ใหพ้ ิมพช์ ื่อผูล้ งนามห่างจากบรรทดั สุดทา้ ยของคาลงทา้ ย 4-6
บรรทดั อยเู่ ย้อื งมาทางดา้ นซา้ ยของครุฑ สาหรับตาแหน่งผลู้ งนามน้นั ใหพ้ ิมพห์ ่างจากบรรทดั ช่ือผลู้ งนาม 1
บรรทดั โดยให้อยู่ระหวา่ งกลางช่ือผูล้ งนามในกรณีตาแหน่งผลู้ งนามตอ้ งพิมพเ์ กินกวา่ 1 บรรทดั ให้พิมพ์
ระยะห่างกนั 1 บรรทดั
11.1.8 ชื่อ ตาแหน่ง หรือสถานท่ีของผรู้ ับ ให้พิมพไ์ วด้ า้ นล่างมุมซ้ายของหนา้ แรก ชิดแนวก้นั
หนา้ ทุกบรรทดั โดยไม่ตอ้ งมีจุลภาค (comma) หรือมหพั ภาค (period) เม่ือจบบรรทดั โดยใหพ้ ิมพร์ ะยะห่าง
กนั 1 บรรทดั

2

11.2 หนังสือราชการภาษาอังกฤษทไ่ี ม่เป็ นพธิ ี

โดยปกติใหต้ ้งั เครื่องพิมพด์ ีดใชร้ ะยะบรรทดั พิมพเ์ ท่ากบั 1
11.2.1 เลขที่ ให้ระบุหมายเลขประจาของส่วนราชการเจา้ ของเร่ืองหลงั No. โดยเวน้ 1
ตวั อกั ษร ทบั เลขทะเบียนหนงั สือออกทวั่ ไป โดยวางตาแหน่งชิดก้นั หนา้
11.2.2 ส่วนราชการเจา้ ของหนงั สือ วางตาแหน่งอยดู่ า้ นซา้ ยของครุฑในระดบั ประมาณเทา้
ครุฑ และเวน้ ระยะห่างเทา้ ครุฑพองาม ตวั สุดทา้ ยใหช้ ิดก้นั หลงั หากชื่อส่วนราชการเจา้ ของหนงั สือยาวและ
ตอ้ งพิมพห์ ลายบรรทดั ใหร้ ะยะห่างกนั 1 บรรทดั
11.2.3 วนั เดือนปี ให้เริ่มพิมพว์ นั เดือนปี ที่กลางหน้าห่างจากบรรทดั ช่ือสถานท่ีราชการ
เจา้ ของหนงั สือ 3 บรรทดั
11.2.4 คาข้ึนตน้ ใหร้ ะบุคาข้ึนตน้ ห่างจากบรรทดั วนั เดือนปี 3 บรรทดั
11.2.5 ขอ้ ความ การข้ึนตน้ ขอ้ ความให้พิมพ์ห่างจากบรรทดั คาข้ึนตน้ 2 บรรทดั และย่อ
หนา้ 10 ตวั อกั ษร สาหรับบรรทดั ของขอ้ ความในหนงั สือ ให้พิมพห์ ่างกนั 1 บรรทดั การข้ึนยอ่ หนา้ ใหม่แต่
ละยอ่ หน้า ให้พิมพห์ ่างกนั 2 บรรทดั ในกรณีที่ขอ้ ความส้ันประมาณ 15 บรรทดั หรือนอ้ ยกว่า 15 บรรทดั
อาจต้งั เคร่ืองพมิ พด์ ีดใหร้ ะยะบรรทดั พิมพเ์ ท่ากบั 1 ½ และพิมพข์ อ้ ความห่างจากบรรทดั คาข้ึนตน้ 1 บรรทดั
ขอ้ ความระหวา่ งบรรทดั และระหวา่ งยอ่ หนา้ ห่างกนั 1 บรรทดั
11.2.6 คาลงทา้ ย ใหพ้ ิมพอ์ ยหู่ ่างจากบรรทดั สุดทา้ ยของขอ้ ความลงมา 2 บรรทดั
11.2.7 ช่ือและตาแหน่งผลู้ งนาม ใหพ้ ิมพช์ ่ือผลู้ งนามห่างจากบรรทดั สุดทา้ ยของคาลงทา้ ย
4-6 บรรทดั อยู่เย้ืองมาทางดา้ นซ้ายของครุฑ สาหรับตาแหน่งผลู้ งนามน้นั ให้พิมพห์ ่างจากบรรทดั ชื่อผูล้ ง
นาม 1 บรรทดั โดยใหอ้ ยรู่ ะหวา่ งกลางช่ือผลู้ งนามในกรณีตาแหน่งผลู้ งนามตอ้ งพิมพเ์ กินกวา่ 1 บรรทดั ให้
พิมพร์ ะยะห่างกนั 1 บรรทดั
11.2.8 ช่ือ ตาแหน่ง หรือสถานท่ีของผูร้ ับ ให้พิมพ์ชื่อ ตาแหน่งและสถานที่ของผรู้ ับไว้
ดา้ นล่าง มุมซ้ายของหน้าแรก ชิดแนวก้นั หน้าทุกบรรทดั โดยไม่ตอ้ งมีจุลภาค (comma) หรือมหัพภาค
(period) เมื่อจบบรรทดั โดยใหพ้ ิมพร์ ะยะห่างกนั 1 บรรทดั

11.3 หนังสือกลาง

โดยปกติใหต้ ้งั เครื่องพมิ พด์ ีดใชร้ ะยะบรรทดั พมิ พเ์ ทา่ กบั 1
11.3.1 เลขที่ ให้ระบุหมายเลขประจาของส่วนราชการเจา้ ของเรื่องหลงั No. โดยเวน้ 1
ตวั อกั ษร ทบั เลขทะเบียนหนงั สือออกทวั่ ไป โดยวางตาแหน่งชิดก้นั หนา้
11.3.2 ข้อความ การข้ึนต้นข้อความ ให้พิมพ์ห่างจากบรรทดั ท่ีระบุเลขที่ 6 บรรทัด
(ระยะห่างอาจจะมากกวา่ น้ี ถา้ มีขอ้ ความส้ัน) และยอ่ หนา้ 10 ตวั อกั ษร โดยพิมพข์ อ้ ความห่างกนั 1 บรรทดั
แต่ละยอ่ หน้าให้พิมพห์ ่างกนั 2 บรรทดั อยา่ งไรก็ตามในกรณีที่ขอ้ ความส้ันประมาณ 15 บรรทดั หรือน้อย

3

กวา่ 15 บรรทดั อาจต้งั เครื่องพิมพด์ ีดให้ระยะบรรทดั พิมพเ์ ท่ากบั 1 ½ และพิมพข์ อ้ ความระหว่างบรรทดั
และระหวา่ งยอ่ หนา้ ห่างกนั 1 บรรทดั

11.3.3 ชื่อส่วนราชการเจา้ ของหนงั สือ พิมพอ์ ยหู่ ่างจากบรรทดั สุดทา้ ยของขอ้ ความ 2-6
บรรทดั อยเู่ ย้อื งมาทางดา้ นซา้ ยของครุฑ หากช่ือส่วนราชการเจา้ ของหนงั สือยาวและตอ้ งพิมพห์ ลายบรรทดั
ใหร้ ะยะห่างกนั 1 บรรทดั

11.3.4 วนั เดือนปี ใหว้ างตาแหน่งวนั เดือนปี ระหวา่ งกลางช่ือและสถานท่ีต้งั ของหน่วยงาน
เจา้ ของหนงั สือระยะห่างกนั 1 บรรทดั

11.3.5 ช่ือ ตาแหน่ง หรือสถานท่ีของผรู้ ับ ใหพ้ ิมพช์ ิดแนวก้นั หนา้ ดา้ นล่างมุมซา้ ยโดยไม่
ตอ้ งมีจุลภาค (comma) หรือมหพั ภาค (period) เมื่อจบบรรทดั สาหรับช่ือเมืองให้พิมพต์ วั ใหญ่ท้งั หมด โดย
ใหพ้ มิ พร์ ะยะห่างกนั 1 บรรทดั

11.4 บนั ทกึ ช่วยจาและบนั ทกึ

โดยปกติใหต้ ้งั เครื่องพิมพด์ ีดใชร้ ะยะบรรทดั พิมพเ์ ทา่ กบั 1
11.4.1 ให้พิมพค์ าวา่ AIDE-MEMOIRE หรือ MEMORANDUM ไวต้ อนบน ก่ึงกลาง
หนา้ กระดาษ ใหอ้ ยตู่ ่ากวา่ ตราครุฑ 3 บรรทดั (ถา้ ระยะบรรทดั พิมพเ์ ท่ากบั 1 ½ ใหพ้ ิมพอ์ ยตู่ ่ากวา่ ตราครุฑ 2
บรรทดั )
11.4.2 ขอ้ ความ การข้ึนตน้ ขอ้ ความ ให้อยหู่ ่างจากบรรทดั ท่ีระบุคาวา่ AIDE-MEMOIRE
หรือ MEMORANDUM 3 บรรทดั (ถา้ ระยะบรรทดั พิมพ์เท่ากบั 1 ½ ให้อยู่ห่างจากบรรทดั ท่ีระบุคาว่า
AIDE-MEMOIRE หรือ MEMORANDUM 2 บรรทดั ) และยอ่ หนา้ 10 ตวั อกั ษร โดยพิมพข์ อ้ ความห่างกนั 1
บรรทดั แต่ละยอ่ หนา้ ใหพ้ มิ พห์ ่างกนั 2 บรรทดั ในกรณีที่ขอ้ ความส้ันประมาณ 15 บรรทดั หรือนอ้ ยกวา่ 15
บรรทดั อาจต้งั เคร่ืองพิมพด์ ีดให้ระยะบรรทดั เท่ากบั 1 ½ และพิมพข์ อ้ ความระหวา่ งบรรทดั และระหวา่ งยอ่
หนา้ ห่างกนั 1 บรรทดั
11.4.3 ช่ือส่วนราชการเจา้ ของหนงั สือ พิมพอ์ ยหู่ ่างจากบรรทดั สุดทา้ ยของขอ้ ความ 2-6
บรรทดั อยเู่ ย้อื งมาทางดา้ นซา้ ยของครุฑ หากช่ือส่วนราชการเจา้ ของหนงั สือยาวและตอ้ งพิมพห์ ลายบรรทดั
ใหร้ ะยะห่างกนั 1 บรรทดั
11.4.4 วนั เดือนปี ให้วางตาแหน่งวนั เดือนปี ต่อจากบรรทดั ชื่อและสถานท่ีต้ังของ
หน่วยงานเจา้ ของหนงั สือ โดยอยหู่ ่าง 1 บรรทดั และอยรู่ ะหวา่ งกลางชื่อหน่วยงานเจา้ ของหนงั สือและสถาน
ท่ีต้งั โดยกะระยะพองาม

4

การจ่าหน้าซองหนังสือราชการภาษาองั กฤษ

ดว้ ยภาคผนวก 4 ของสานกั นายกรัฐมนตรีวา่ ดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ไม่ไดก้ าหนดวธิ ีการจ่า
หนา้ ซองของหนงั สือราชการภาษาองั กฤษไวเ้ ป็ นการเฉพาะ การจ่าหนา้ ซองหนงั สือราชการภาษาองั กฤษจึง
ยึดถือปฏิบตั ิตามขอ้ 45 (ซ่ึงมีตวั อย่างตามแบบท่ี 15 ทา้ ยระเบียบ) และ ขอ้ 28 ของระเบียบสานัก
นายกรัฐมนตรีวา่ ดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ดงั มีรายละเอียดดงั ตอ่ ไปน้ี

“ขอ้ 45 การจ่าหนา้ ซองให้ปฏิบตั ิตามแบบท่ี 15 ทา้ ยระเบียบสานกั นายกรัฐมนตรีว่าดว้ ย งานสาร
บรรณฯ (ดูภาพการจ่าหน้าซองประกอบ) ซ่ึงได้กาหนดการจ่าหน้าซองโดยแบ่งซองออกเป็ น 9 ส่วน
ส่วนบนดา้ นซ้ายจะเป็ นตราครุฑ และถ้าหากเป็ นหนงั สือราชการด่วน ด่วนมาก ด่วนท่ีสุด แลว้ แต่กรณี ที่
ดา้ นเทา้ ซา้ ยของตวั ครุฑ ขนาดตราที่ประทบั เป็ นขนาด 32 พอยต์ ดว้ ยหมึกสีแดง ดา้ นใตต้ วั ครุฑจะพิมพช์ ื่อ
ส่วนราชการที่ออกหนงั สือ ที่ ให้กรอกรหสั ประจาส่วน ราชการและเลขหนงั สือออก ในตาแหน่งส่วนกลาง
ของซองท่ีแบ่งไวใ้ ห้พิมพค์ าข้ึนตน้ (ตามตารางคาข้ึนตน้ ลงทา้ ย) ช่ือผูร้ ับ สถานที่ และที่ต้งั รหัสไปรษณีย์
ของผรู้ ับหนงั สือน้นั ๆ”

สาหรับหนงั สือท่ีตอ้ งปฏิบตั ิใหเ้ ร็วกวา่ ปกติ ใหป้ ฏิบตั ิตามขอ้ 28
“ขอ้ 28 หนงั สือท่ีตอ้ งปฏิบตั ิให้เร็วกวา่ ปกติ เป็ นหนงั สือท่ีตอ้ งจดั ส่งและดาเนินการทางสารบรรณ
ดว้ ยความรวดเร็วเป็นพเิ ศษ แบง่ เป็น 3 ประเภทคือ

28.1 ด่วนที่สุด (URGENT) ใหเ้ จา้ หนา้ ท่ีปฏิบตั ิในทนั ทีที่ไดร้ ับหนงั สือน้นั
28.2 ด่วนมาก (IMMEDIATE) ใหเ้ จา้ หนา้ ท่ีปฏิบตั ิโดยเร็ว
28.3 ด่วน (PRIORITY) ใหเ้ จา้ หนา้ ท่ีปฏิบตั ิเร็วกวา่ ปกติ เทา่ ท่ีจะทาได้
ให้ระบุช้ันความเร็วดว้ ยตวั อกั ษรสีแดงขนาดไม่เล็กกว่าตวั พิมพ์โป้ ง 32 พอยต์ ให้เห็นไดช้ ัดบน
หนงั สือและบนซอง ตามท่ีกาหนดไวใ้ นแบบท่ี 1 แบบท่ี 2 แบบท่ี 3 และแบบท่ี 15 ทา้ ยระเบียบสานัก
นายกรัฐมนตรีวา่ ดว้ ยงานสารบรรณฯ โดยใหร้ ะบุคาวา่ ด่วนที่สุด ด่วนมาก หรือ ด่วน สาหรับหนงั สือตาม
ขอ้ 28.1 ขอ้ 28.2 และขอ้ 28.3 แลว้ แตก่ รณี
ในกรณีที่ตอ้ งการให้หนงั สือส่งถึงผูร้ ับภายในเวลาที่กาหนด ให้ระบุคาว่า ด่วนภายใน แลว้ ลงวนั
เดือนปี และกาหนดเวลาท่ีตอ้ งการให้หนงั สือน้นั ไปถึงผรู้ ับกบั ให้เจา้ หนา้ ที่ส่งถึงผรู้ ับซ่ึงระบุบนหน้าซอง
ภายในเวลาที่กาหนด”
ดว้ ยเหตุท่ีวิธีปฏิบตั ิในการจ่าหนา้ ซองหนงั สือราชการที่จดั ส่งทางไปรษณีย์ และคาอธิบาย 8 การ
จ่าหนา้ ซอง ฯ ไดถ้ ูกยกเลิกตามหนงั สือสานักนายกรัฐมนตรีที่ นร ๑๓๐๕/ว ๑๖๐๗ ลงวนั ที่ ๓ มีนาคม
๒๕๔๑ และกาหนดใหใ้ ชว้ ธิ ีปฏิบตั ิในการจา่ หนา้ ซองหนงั สือราชการท่ีจดั ส่งทางไปรษณีย์ ดงั เอกสารท่ีแจง้
มาใหม่พร้อมตวั อย่างการจ่าหนา้ ซองหนงั สือราชการ ท้งั น้ีเพื่อใหห้ นงั สือราชการท่ีส่งโดยทางไปรษณียถ์ ึง
ปลายทางดว้ ยความรวดเร็วและสอดคลอ้ งกบั ระเบียบ กสท. วา่ ดว้ ยบริการรับชาระค่าฝากส่งเป็ นรายเดือน

5

สาหรับส่วนราชการและหน่วยงานของรัฐที่ไดย้ กเลิกการลงลายมือช่ือหรือรอยประทบั ตราลายมือช่ือของ
เจา้ หนา้ ท่ีผรู้ ับผดิ ชอบในการฝากส่งและตาแหน่งกากบั ท่ีมุมล่างซา้ ยของดา้ นจา่ หนา้

วธิ ีปฏิบตั ิในการจ่าหนา้ ซองของหนงั สือราชการภาษาองั กฤษ จึงควรยดึ ถือปฏิบตั ิตามวธิ ีปฏิบตั ิใน
การจา่ หนา้ ซองของหนงั สือราชการที่จดั ส่งทางไปรษณีย์ โดยอาจแยกไดเ้ ป็น 2 กรณีคือ

1. การจ่าหนา้ ซองหนงั สือราชการที่จดั ส่งทางไปรษณียธ์ รรมดาทวั่ ไป ส่งโดยใชบ้ ริการไปรษณีย์
ด่วนพเิ ศษ (EMS) ส่งโดยลงทะเบียน หรือไปรษณียภณั ฑต์ ่างประเทศ ใหป้ ฏิบตั ิดงั น้ี

1.1 ให้ระบุชื่อและที่อยขู่ องหน่วยงานผฝู้ ากส่งไวท้ ี่มุมบนซา้ ยดา้ นจ่าหนา้ บริเวณดา้ นขา้ งหรือ
ใตค้ รุฑ และเหนือเลขที่หนงั สือ

1.2 ในกรณีที่เป็ นการจดั ส่งโดยมีขอ้ ตกลงกบั การสื่อสารแห่งประเทศไทย ขอชาระค่าฝากส่ง
เป็ นรายเดือน ใหม้ ีขอ้ ความ “ชาระค่าฝากส่งเป็ นรายเดือนใบอนุญาตท่ี.../... ชื่อท่ีทาการฝากส่ง” ในกรอบ
ส่ีเหล่ียมผืนผา้ แนวนอน ขนาด 2 × 4 เซนติเมตร ท่ีมุมบนขวาดา้ นจ่าหนา้ ในกรณีที่เป็ นไปรษณียภ์ ณั ฑ์
ต่างประเทศ ให้ใชข้ อ้ ความ “POSTAGE PAID PERMIT NO. (เลขท่ีใบอนุญาต) ชื่อที่ทาการท่ีฝากส่ง” (ดู
ภาพการจา่ หนา้ ซองประกอบ)

2. สาหรับวธิ ีปฏิบตั ิในการจ่าหนา้ ซองหนงั สือราชการที่จดั ส่งทางไปรษณียธ์ รรมดาเพื่อให้สามารถ
ใชไ้ ดก้ บั เครื่องคดั แยกจดหมายของการสื่อสารแห่งประเทศไทย ใหป้ ฏิบตั ิดงั น้ี

2.1 คุณลกั ษณะซอง
2.1.1 เป็ นซองมาตรฐาน ขนาดซี 6 และขนาดดีแอล ตามท่ีกาหนดในระเบียบสานัก

นายกรัฐมนตรีวา่ ดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 จดั ทาดว้ ยกระดาษปอนดข์ าว น้าหนกั ไม่นอ้ ยกวา่ 80 กรัม
ตอ่ ตารางเมตร

2.1.2 เป็ นซองขนาดซี 6 และขนาดดีแอล ที่มีช่องใส่รหัสไปรษณีย์ พิมพด์ ้วยสีแดงส้ม
(Warm Red U) จานวน 5 ช่อง ท่ีมุมล่างดา้ นขวาของซอง ตามขอ้ กาหนดของการส่ือสารแห่งประเทศไทย

2.1.3 หากหน่วยงานใดยงั คงมีซองแบบเดิม (ที่ไม่มีช่องใส่รหัสไปรษณีย์ ตามขอ้ 2.1.2
ขา้ งตน้ ) เหลืออยู่ และมีความจาเป็ นตอ้ งนามาใชส้ ่งทางไปรษณ๊ย์ อาจใชซ้ องดงั กล่าวได้ แต่จะตอ้ งจ่าหนา้
โดยการพิมพห์ รือผนึกป้ ายจ่าหนา้ เท่าน้นั

2.2 การเตรียมซองเพื่อส่งทางไปรษณีย์
2.2.1 ใชพ้ ้ืนท่ีดา้ นหนา้ และดา้ นหลงั ซองตามท่ีกาหนด (ดูภาพการจา่ หนา้ ซองประกอบ)
2.2.2. ให้ระบุช่ือและที่อยขู่ องหน่วยงานผูฝ้ ากส่งไวท้ ี่มุมบนดา้ นจ่าหนา้ บริเวณดา้ นขา้ ง

ครุฑ และเหนือเลขท่ีหนงั สือ
2.2.3 ในกรณีท่ีเป็นการจดั ส่งโดยมีขอ้ ตกลงกบั การส่ือสารแห่งประเทศไทยขอชาระค่าฝาก

ส่งเป็ นรายเดือน ให้มีขอ้ ความ “ชาระค่าฝากส่งเป็ นรายเดือน ใบอนุญาตที่.../...ช่ือท่ีทาการที่ฝากส่ง” ใน
กรอบสี่เหลี่ยมผนื ผา้ แนวนอน ขนาด 2 × 4 เซนติเมตร ที่มุมบนขวาดา้ นจา่ หนา้ ในหรณีท่ีเป็ นไปรษณียภ์ ณั ฑ์
ต่างประเทศ ใหใ้ ชข้ อ้ ความ “POSTAGE PAID PERMIT NO. (เลขท่ีใบอนุญาต) ชื่อที่ทาการที่ฝากส่ง”

6

2.2.4 จ่าหนา้ ช่ือและที่อยขู่ องผรู้ ับ พร้อมท้งั รหสั ไปรษณียใ์ นพ้ืนที่ท่ีกาหนดไว้ โดยปฏิบตั ิ
ดงั น้ี

1) จ่าหนา้ บนซองโดยตรงหรือจ่าหนา้ บนป้ ายจ่าหนา้ ซ่ึงทาดว้ ยกระดาษสีขาว แลว้ นามา
ผนึกในบริเวณพ้นื ท่ีสาหรับจา่ หนา้ ใหเ้ รียบติดกบั ซอง ไม่มีส่วนหน่ึงส่วนใดเผยอข้ึนมา

2) จ่าหนา้ ใหข้ นานไปกบั ความยาวของซอง อยา่ จ่าหนา้ เอียงหรือจ่าหนา้ โดยขอ้ ความแต่
ละบรรทดั เย้อื งกนั ในลกั ษณะที่มีการยอ่ หนา้ ใหม่

3) จ่าหนา้ โดยใชต้ วั อกั ษรและตวั เลขแบบมาตรฐาน ไมค่ วรใชแ้ บบตวั เอน
4) สีของหมึกท่ีใช้ในการจ่าหนา้ ตอ้ งเป็ นสีเขม้ อย่าใชส้ ีแดงหรือสีอ่ืนที่ใกลเ้ คียงกบั สี
แดง
5) โดยปกติใหพ้ ิมพห์ รือเขียนรหสั ไปรษณียเ์ ป็นตวั เลขอาระบิกในช่องใส่รหสั ไปรษณีย์
และตอ้ งระมดั ระวงั อยา่ ใหต้ วั เลขทบั เส้นหรือลน้ กรอบช่องใส่รหสั ไปรษณีย์
ในกรณีที่ซองไม่มีช่องใส่รหัสไปรษณียแ์ ละจ่าหน้าดว้ ยวิธีพิมพ์ [ตามขอ้ 8.2.1 (3)] อาจวาง
ตาแหน่งของรหสั ไปรษณียไ์ ด้ 2 แบบ แบบแรกคือ ใส่รหสั ไปรษณียแ์ ยกต่างหากเป็ นบรรทดั สุดทา้ ยของจ่า
หนา้ แบบที่สองคือ ใส่รหสั ไปรษณียต์ ่อทา้ ยขอ้ ความบรรทดั สุดทา้ ยของที่อยผู่ รู้ ับ ท้งั น้ี รหสั ไปรษณียต์ อ้ ง
อยภู่ ายในบริเวณพ้นื ท่ีสาหรับจา่ หนา้ ตามท่ีกาหนดไว้
2.2.5 พบั สิ่งท่ีจะบรรจุในซองในลกั ษณะท่ีทาให้มีความเรียบสม่าเสมอกนั อย่าพบั ใน
ลกั ษณะที่ทาให้เกิดรอยหนาตามขอบซอง อน่ึง ส่ิงท่ีจะบรรจุในซองตอ้ งไม่แข็งหรือใหญ่เกินควร หรือมี
โลหะ พลาสติก หรือวสั ดุอ่ืนๆ ปะปน เช่น เขม็ หมุด ลวดเยบ็ กระดาษ เป็นตน้
2.2.6 ปิ ดผนึกฝาซองใหต้ ิดแน่นกบั ตวั ซองอยา่ งมน่ั คง เพอ่ื มิใหข้ อบฝาซองเปิ ดออกในขณะ
ผา่ นการคดั แยกดว้ ยเครื่อง อยา่ ปิ ดผนึกโดยใชล้ วดเยบ็ กระดาษ หรือเยบ็ ดว้ ยหมุด เชือกพนั ตาไก่ หรือวธิ ีการ
อื่นใดที่ทาใหม้ ีส่วนที่มีวสั ดุแขง็ ยนื่ จากตวั ซอง เพราะจะทาใหเ้ คร่ืองคดั แยกจดหมายติดขดั หรือเสียหาย

7

มาตรฐานกระดาษและซอง

ระเบียบสานกั นายกรัฐมนตรีว่าดว้ ยงานสารบรรณฯ หมวด 4 ขอ้ 74-77 ไดก้ าหนดรายละเอียด
เก่ียวกบั กระดาษและซองท่ีใชพ้ ิมพห์ นงั สือราชการไวด้ งั ต่อไปน้ี

“ขอ้ 74 มาตรฐานกระดาษและซอง
74.1 มาตรฐานกระดาษ โดยปกติให้ใชก้ ระดาษปอนด์ขาว น้าหนกั 60 กรัมต่อตารางเมตร มี 3

ขนาด คือ
74.1.1 ขนาดเอ 4 หมายความวา่ ขนาด 210 มิลลิเมตร × 297 มิลลิเมตร
74.1.2 ขนาดเอ 5 หมายความวา่ ขนาด 148 มิลลิเมตร × 210 มิลลิเมตร
74.1.3 ขนาดเอ 8 หมายความวา่ ขนาด 52 มิลลิเมตร × 74 มิลลิเมตร

74.2 มาตรฐานซอง โดยปกติใหใ้ ชก้ ระดาษสีขาวหรือสีน้าตาล น้าหนกั 80 กรัมต่อตารางเมตร
เวน้ แต่ซองขนาดซี 4 ใหใ้ ชก้ ระดาษน้าหนกั 120 ตอ่ ตารางเมตร มี 4 ขนาด คือ

74.2.1 ขนาดซี 4 หมายความวา่ ขนาด 229 มิลลิเมตร × 324 มิลลิเมตร
74.2.2 ขนาดซี 5 หมายความวา่ ขนาด 162 มิลลิเมตร × 229 มิลลิเมตร
74.2.3 ขนาดซี 6 หมายความวา่ ขนาด 114 มิลลิเมตร × 162 มิลลิเมตร
74.2.4 ขนาดดีแอล หมายความวา่ ขนาด 110 มิลลิเมตร × 220 มิลลิเมตร
ขอ้ 75 กระดาษตราครุฑ ใหใ้ ชก้ ระดาษขนาดเอ 4 พิมพค์ รุฑตามขอ้ 71.1 ดว้ ยหมึกสีดา หรือทาเป็ น
ครุฑดุน ท่ีก่ึงกลางส่วนบนของกระดาษ ตามแบบที่ 28 ทา้ ยระเบียบสานกั นายก รัฐมนตรีวา่ ดว้ ยงานสาร
บรรณฯ
ขอ้ 76 กระดาษบนั ทึกขอ้ ความ ใหใ้ ชก้ ระดาษขนาดเอ 4 หรือขนาดเอ 5 พิมพค์ รุฑตามขอ้ 71.2 ดว้ ย
หมึกสีดาที่มุมบนดา้ นซา้ ย ตามแบบท่ี 29 ทา้ ยระเบียบสานกั นายกรัฐมนตรีวา่ ดว้ ยงาน สารบรรณฯ
ขอ้ 77 ซองหนงั สือ ให้พิมพค์ รุฑตามขอ้ กระดาษบนั ทึกขอ้ ความ ให้ใช้กระดาษขนาดเอ 4 หรือ
ขนาดเอ 5 พิมพค์ รุฑตามขอ้ 71.2 ดว้ ยหมึกสีดาที่มุมบนดา้ นซา้ ยของซอง
77.1 ขนาดซี 4 ใช้สาหรับบรรจุหนงั สือกระดาษตราครุฑ โดยไม่ตอ้ งพบั มีชนิดธรรมดาและ
ขยายขา้ ง
77.2 ขนาดซี 5 ใชส้ าหรับบรรจุหนงั สือกระดาษตราครุฑพบั 2
77.3 ขนาดซี 6 ใชส้ าหรับบรรจุหนงั สือกระดาษตราครุฑพบั 4
77.4 ขนาดดีแอล ใชส้ าหรับบรรจุหนงั สือกระดาษตราครุฑพบั 3
ส่วนราชการใดมีความจาเป็ นตอ้ งใชซ้ องสาหรับส่งทางไปรษณียอ์ ากาศโดยเฉพาะ อาจใชซ้ อง
พเิ ศษสาหรับส่งทางไปรษณียอ์ ากาศและพมิ พต์ ราครุฑตามท่ีกล่าวขา้ งตน้ ไดโ้ ดยอนุโลม”

8

บทท่ี 6 หลกั การเขียนหนงั สือราชการภาษาองั กฤษ

ในการเขียนหนงั สือราชการภาษาองั กฤษท่ีดี นอกจากความรู้เก่ียวกบั หนงั สือราชการภาษาองั กฤษ
ในดา้ นต่างๆ ดงั ที่กล่าวไวแ้ ลว้ ในบทท่ี 1 อนั ไดแ้ ก่ ประเภท การใช้ ส่วนประกอบ คาข้ึนตน้ คาลงทา้ ย ช่ือ
ตาแหน่งและสถานที่ของผรู้ ับ หนงั สือราชการของส่วนราชการประจาต่างประเทศ หลกั เกณฑ์การพิมพ์ การ
จ่าหน้าซอง และมาตรฐานและซอง ตามท่ีกาหนดไวใ้ นระเบียบสานกั นายกรัฐมนตรีวา่ ดว้ ยงานสารบรรณ
พ.ศ. 2526 และฉบบั ปรับปรุง พ.ศ. 2548 แลว้ น้นั ยงั มีหลกั การเขียนท่ีดีและเป็ นท่ีนิยม อนั ประกอบดว้ ย 1)
ความสมบูรณ์ 2) ความถูกตอ้ ง 3) ความชดั เจน 4) ความส้ัน ความกระชบั ความกะทดั รัด 5) ความมี
สมั พนั ธภาพ 6) ความเป็นทางการ 7) ความสุภาพ จริงใจ และเป็ นมิตร และ 8) ความสามารถในการเขียนให้
บรรลุวตั ถุประสงคแ์ ละเป็นผลดี

1. ความสมบูรณ์ (Completeness)

การสื่อสารดว้ ยการเขียนเป็ นการส่ือความผา่ นตวั อกั ษรเป็ นลายลกั ษณ์อกั ษร เป็ นการสื่อสาร
ทางเดียว ซ่ึงผสู้ ่งสารและผรู้ ับสารไม่สามารถปฏิสมั พนั ธ์และส่งผลสะทอ้ นยอ้ นกลบั ไดท้ นั ที ซ่ึงต่างจากการ
สื่อสารแบบสองทางดว้ ยการพูดที่สามารถโตต้ อบซกั ถามหรือให้ขอ้ มูลเพิ่มเติมไดท้ นั ทีขณะท่ีส่ือสารกนั อยู่
ดว้ ยเหตุน้ี การนาเสนอสาระอยา่ งครบถว้ น ครอบคลุมประเดน็ และรายละเอียดเน้ือหาท่ีตอ้ งการส่ือความตาม
วตั ถุประสงคข์ องการเขียน จึงเป็ นปัจจยั หน่ึงที่ทาให้หนงั สือราชการภาษาองั กฤษมีความสมบูรณ์ การเขียน
หนงั สือราชการภาษาองั กฤษที่ขาดความครบถว้ นสมบูรณ์อาจส่งผลใหเ้ สียเวลาในการเขียนสอบถามเพิ่มเติม
เพ่ือใหไ้ ดข้ อ้ มลู ท่ีจาเป็นก่อนดาเนินการตอ่ ไปเพ่ือบรรลุวตั ถุประสงคข์ องการเขียนได้

2. ความถูกต้อง (Correctness)

ความถูกต้องเป็ นองค์ประกอบที่สาคัญอีกประการหน่ึงในการเขียนหนังสื อราชการ
ภาษาองั กฤษ ซ่ึงหมายรวมถึงความถูกตอ้ งดา้ นรูปแบบ ดา้ นเน้ือหา และดา้ นหลกั ภาษา

2.1 ความถูกต้องด้านรูปแบบ หมายถึง การเขียนหนงั สือราชการภาษาองั กฤษให้ถูกตอ้ งตาม
รูปแบบที่กาหนดไวใ้ นระเบียบสานกั นายกรัฐมนตรีวา่ ดว้ ยงานสารบรรณฯ ซ่ึงครอบคลุมขอ้ กาหนดเกี่ยวกบั
ประเภทและรายละเอียดของหนังสือราชการภาษาอังกฤษ การใช้ ผู้รับ สรรพนามที่ใช้แทนผูเ้ ขียน
รายละเอียดรหัสตวั เลขของส่วนราชการประจาต่างประเทศ การเขียนส่วนหัวเร่ือง (เลขที่ของหนงั สือ ช่ือ
ที่ต้งั หมายเลขโทรศพั ทแ์ ละโทรสารของส่วนราชการเจา้ ของเร่ือง วนั เดือนปี ที่ออกหนงั สือ คาข้ึนตน้ และ
ช่ือเรื่อง) การเขียนส่วนเน้ือเรื่อง (คานา สาระสาคญั หรือจุดประสงค์ และสรุป) และการเขียนส่วนทา้ ยเร่ือง

1

(คาลงทา้ ย ลายมือช่ือและตาแหน่ง และช่ือ ตาแหน่ง และที่อยขู่ องผรู้ ับ) ตลอดจนวธิ ีการพมิ พแ์ ละการจ่าหนา้
ซอง

2.2 ความถกู ต้องด้านเนือ้ หา หมายถึง เน้ือหาของหนงั สือราชการภาษาองั กฤษท่ีมีความถูกตอ้ ง
และความเช่ือถือได้ เป็ นเน้ือหาซ่ึงไดม้ าจากการคน้ หาและรวบรวมขอ้ มูลและขอ้ เท็จจริงจากแหล่งขอ้ มูล
ต่างๆ ท่ีเก่ียวขอ้ งและน่าเชื่อถือ หากขอ้ มูลใดที่ระบุไวไ้ ม่ใช่ขอ้ เทจ็ จริงหรือไม่ใช่ส่ิงที่ยอมรับกนั ท้งั สองฝ่ าย
กล่าวคือ เป็ นขอ้ มูลท่ีฝ่ ายหน่ึงกล่าวอา้ ง แต่อีกฝ่ ายยงั ไม่ยอมรับในคากล่าวน้นั กรณีเช่นน้ี ก็ไม่ควรระบุวา่
ขอ้ มูลดงั กล่าวน้นั เป็ นขอ้ เท็จจริง เพื่อป้ องกนั การเขา้ ใจผิด ดงั น้นั หากขอ้ มูลใดเป็ นเพียงคากล่าวอา้ ง ขอ้
สงสัยหรือสอบถาม ขอ้ นาเสนอเพ่ือพิจารณา หรืออ่ืนๆ ก็ควรระบุไวต้ ามน้ันให้ถูกตอ้ งชดั เจนด้วย ความ
ถูกตอ้ งดา้ นเน้ือหายงั หมายรวมถึงการเขียนเน้ือหาของเรื่องท้งั ในส่วนของเหตุท่ีมีหนงั สือไปและจุดประสงค์
ที่มีหนงั สือไปใหถ้ ูกตอ้ งตรงตามเน้ือหาสาระของเรื่อง

2.3 ความถูกต้องด้านหลักภาษา หมายถึง การเขียนหนงั สือราชการภาษาองั กฤษโดยใชภ้ าษา
ทางการและภาษาเขียนท่ีดี การเขียนใหถ้ ูกตอ้ งตามความหมาย กฎไวยากรณ์ และหลกั ภาษา ตลอดจนการใช้
ตวั สะกดและเคร่ืองหมายวรรคตอนท่ีถูกตอ้ ง (โปรดศึกษารายละเอียดในบทท่ีเก่ียวกบั ‘การใช้ภาษาที่
ถูกตอ้ ง’ และ ‘การใชเ้ คร่ืองหมายวรรคตอนที่ถูกตอ้ ง’)

3. ความชัดเจน (Clarity)

ความชดั เจนเป็ นลกั ษณะสาคญั ท่ีช่วยให้กระบวนการสื่อความหมายเป็ นไปอยา่ งราบรื่นและมี
ประสิทธิผล ความชัดเจนของงานเขียนประเภทใดประเภทหน่ึงก็ตาม ซ่ึงรวมถึงหนังสือราชการ
ภาษาองั กฤษ สามารถพิจารณาไดจ้ ากการที่ผรู้ ับหนงั สือสามารถอ่านแลว้ เขา้ ใจไดง้ ่ายและเขา้ ใจโดยตลอด
ปราศจากขอ้ สงสัย ไม่ตอ้ งพยายามตีความหรือคาดเดา ความชดั เจนจะเกิดข้ึนไดจ้ ากส่ิงต่อไปน้ี

3.1 การกาหนดจุดประสงค์ในการเขียนท่ีชดั เจนว่าตอ้ งการให้ผูร้ ับหนงั สือทาอะไร เช่น เพ่ือ
ทราบ เพอื่ ใหเ้ ขา้ ใจ เพ่ือพจิ ารณา เพอ่ื อนุมตั ิ เพ่อื ใหร้ ่วมมือ เพ่ือใหช้ ่วยเหลือ เพ่ือถือปฏิบตั ิ เป็นตน้

3.2 การแบ่งเน้ือหาออกเป็ นส่วนต่างๆ อยา่ งชดั เจน อาทิ ส่วนความนา ส่วนสาระสาคญั และ
ส่วนสรุป

3.3 การเลือกใช้ถอ้ ยคาภาษาท่ีเฉพาะเจาะจง เขา้ ใจง่าย เป็ นรูปธรรม ถูกตอ้ ง ชดั เจน รัดกุม ไม่
กากวม ตรงตามความหมาย และตรงตามวตั ถุประสงค์ของการเขียน สามารถยนื ยนั ไดแ้ น่นอนในคาที่เขียน
น้นั และตอ้ งไม่ยืนยนั ในสิ่งที่ยงั ยืนยนั ไม่ได้ หากเป็ นกรณีที่ไม่อาจยืนยนั ไดแ้ น่นอนวา่ กรณีจะเป็ นเช่นน้นั
เสมอไป ก็ไม่ควรใชค้ ายืนยนั ให้เป็ นการผกู มดั แต่ควรใชค้ าแบ่งรับแบ่งสู้ นอกจากน้ีควรพยายามหลีกเลี่ยง
การใชภ้ าษาเฉพาะแวดวงวิชาการ/วชิ าชีพ (jargon) โดยเฉพาะอยา่ งยง่ิ ในการติดต่อกบั ผทู้ ่ีมิไดอ้ ยใู่ นแวดวง
วชิ าการ/วชิ าชีพน้นั ๆ

2

3.4 วธิ ีการพิมพ์ ระยะบรรทดั การยอ่ หนา้ ตลอดจนการใชเ้ ครื่องหมายและการแบ่งวรรคตอน
อย่างถูกตอ้ งเหมาะสมตามควรแก่กรณี เพ่ือให้โปร่งตา อ่านง่าย เขา้ ใจง่าย และมีความหมายตรงตามท่ี
ตอ้ งการ

4. ความส้ัน ความกระชับ ความกะทดั รัด (Conciseness)

ความส้ัน ความกระชบั และความกะทดั รัดในการเขียนหนงั สือราชการภาษาองั กฤษ หมายถึง
การเขียนในลกั ษณะสรุปความ นาเสนอเฉพาะส่วนที่เป็ นสาระสาคญั และขอ้ มูลที่จาเป็ นใหผ้ ูอ้ ่านเขา้ ใจได้
ใชค้ าศพั ทแ์ ละโครงสร้างประโยคที่ส้ันและง่าย ตดั วลีหรือประโยคท่ีไม่จาเป็ นออก ไม่เขียนขยายความโดย
ไม่จาเป็น ไมเ่ ขียนประโยคที่ยาวเกินไป ไมใ่ ชถ้ อ้ ยคาหรือสานวนท่ีเป็ นศพั ทส์ ูง หรูหรา ฟ่ ุมเฟื อย เย่นิ เยอ้ ไม่
ใชค้ าซ้าโดยไม่จาเป็น และไมเ่ ขียนวกวน ซ้าซาก

5. ความมสี ัมพนั ธภาพ (Coherence)

การเขียนอยา่ งมีสมั พนั ธภาพ หมายถึง การเขียนขอ้ ความหรือนาเสนอเน้ือหาสาระในลกั ษณะท่ี
มีความสัมพนั ธ์สอดคลอ้ งกนั อยา่ งเป็นเหตุเป็นผลหรือไดเ้ ร่ืองไดร้ าวชดั เจน โดยการใชค้ าและขอ้ ความเชื่อม
ความอย่างเหมาะสม การวางโครงร่างข้อความหรือเน้ือหาสาระ การเขียนโดยใช้ประโยคแบบง่าย
สละสลวย และไม่ซบั ซอ้ นจนเกินไป มุ่งเนน้ การนาเสนอความคิดหลกั เพียงความคิดเดียวในแต่ละยอ่ หน้า
และการเขียนโดยใชโ้ ครงสร้างประโยคในลกั ษณะที่เหมือนหรือใกลเ้ คียงกนั

6. ความเป็ นทางการ (Formality)

การเขียนหนังสือราชการภาษาองั กฤษเป็ นการติดต่อส่ือสารอย่างเป็ นลายลกั ษณ์อกั ษรท่ีใช้
ระดบั ภาษาทางการ ไม่ใชภ้ าษาพดู ภาษาสแลง (slang) สานวนจาเจ (cliché) และรูปยอ่ (abbreviation) ส่วน
กรณีคาย่อหรือตวั อกั ษรย่อ (acronym) น้ัน หากเป็ นคาย่อหรือตวั อกั ษรย่อซ่ึงไม่เป็ นที่รู้จกั หรือใช้กนั
แพร่หลาย กค็ วรหลีกเล่ียงเช่นกนั

7. ความสุภาพ จริงใจ ให้เกยี รตแิ และเป็ นมติ ร (Courtesy)

ความสุภาพ จริงใจ ให้เกียรติ และเป็ นมิตร เป็ นส่วนสาคัญในการเขียนหนังสือราชการ
ภาษาองั กฤษ ไม่วา่ จะเป็ นการเขียนเพื่อวตั ถุประสงคใ์ ด แมแ้ ต่การเขียนเพ่ือตอบปฏิเสธ ร้องเรียน ตกั เตือน
หรือตาหนิ ขอ้ ความที่เขียนควรแสดงถึงความสุภาพและไมตรีจิตท่ีเสริมสร้างความรู้สึกเชิงบวกและเนน้ ผรู้ ับ

3

หนงั สือเป็ นสาคญั ผูเ้ ขียนควรหลีกเล่ียงการใช้ภาษาท่ีบ่งบอกหรือเจาะจงเฉพาะเพศใดเพศหน่ึง แต่ควร
เลือกใช้คาเรียกรวมที่ไม่แบ่งแยกเพศและใช้คาเรียกชื่อหรือตาแหน่งที่ถูกตอ้ งเหมาะสม นอกจากน้ีควร
หลีกเล่ียงการใชค้ า สานวน หรือประโยคท่ีตาหนิ ต่อวา่ ดูถูก หรือทาใหผ้ รู้ ับหนงั สือเกิดความรู้สึกเชิงลบ

8. ความสามารถในการเขยี นให้บรรลวุ ตั ถุประสงค์และเป็ นผลดี (Effectiveness)

การเขียนหนงั สือราชการภาษาองั กฤษ ไม่วา่ จะเพือ่ วตั ถุประสงคใ์ ด จาเป็นตอ้ งเขียนใหใ้ หบ้ รรลุ
วตั ถุประสงคต์ ามท่ีตอ้ งการ กล่าวคือ เขียนใหผ้ รู้ ับหนงั สือเขา้ ใจชดั เจนวา่ ผมู้ ีหนงั สือไปตอ้ งการอะไร จะให้
ผรู้ ับหนังสือปฏิบตั ิอยา่ งไร และโน้มน้าวจูงใจให้ผูร้ ับหนงั สือปฏิบตั ิตามน้นั โดยหวงั ผลให้บงั เกิดตามท่ี
ตอ้ งการ นอกจากน้ี การเขียนหนงั สือราชการภาษาองั กฤษบางประเภท อาทิ หนงั สือร้องเรียน ตกั เตือน หรือ
ตาหนิ หนงั สือตอบปฏิเสธ หนงั สือขอร้อง หนงั สือขอความร่วมมือ และหนงั สือขอความช่วยเหลือ จะตอ้ ง
ใชศ้ ิลปะในการเขียนเป็ นพิเศษเพื่อให้เป็ นผลดีดว้ ย ตวั อยา่ งเช่น ในการเขียนหนงั สือร้องเรียน จะตอ้ งเขียน
ใหผ้ ถู้ ูกร้องเรียนไม่รู้สึกวา่ ถูกโจมตีหรือถูกตาหนิจนเกิดปฏิกิริยาตอบโตร้ ุนแรงหรือเกิดความรู้สึกเป็ นศตั รู
และในการเขียนตอบปฏิเสธ จะตอ้ งเขียนอยา่ งมีศิลปะและไมใ่ หส้ ูญเสียสัมพนั ธภาพอนั ดีระหวา่ งกนั ไป

4

บทที่ 7 การใชภ้ าษาที่ถกู ตอ้ ง

การใชภ้ าษาที่ถูกตอ้ ง ครอบคลุมถึงความถูกตอ้ งดา้ นการใชค้ าและการใชป้ ระโยคไดอ้ ยา่ งถูกตอ้ ง
ตามหลกั ภาษาและหลกั ไวยากรณ์ภาษาองั กฤษ ซ่ึงจะไดน้ าเสนอรายละเอียดในแต่ละเร่ืองต่อไป แมผ้ ศู้ ึกษา
ภาษาองั กฤษส่วนใหญ่จะเคยใชเ้ วลาส่วนใหญ่กบั การเรียนรู้กฎไวยากรณ์มาโดยตลอดจนบางคนอาจรู้สึก
เบื่อหน่าย แต่หากขาดการฝึ กฝนหรือการนาใช้งานจริงอย่างต่อเนื่องและสม่าเสมอ ก็อาจประสบปัญหา
อุปสรรคและไม่สามารถใชภ้ าษาองั กฤษไดถ้ ูกตอ้ งตามหลกั ไวยากรณ์ตามที่ตอ้ งการไดอ้ ยา่ งแทจ้ ริง ความรู้
เก่ียวกบั หลกั ไวยากรณ์ในส่วนของคา ประโยค และเครื่องหมายวรรคตอน การใช้อกั ษรตวั พิมพใ์ หญ่ และ
การแยกคาอย่างถูกตอ้ งจึงยงั คงเป็ นส่ิงที่สาคญั มาก โดยเฉพาะอยา่ งยิ่งในการอ่านและเขียน ซ่ึงเน้นความ
ถูกตอ้ งทางดา้ นหลกั ภาษาและไวยากรณ์มากกวา่ การฟังและการพดู

การทบทวนความรู้ดา้ นหลกั ภาษาและไวยากรณ์ต่อไปน้ีเป็ นส่ิงที่จาเป็ น โดยเฉพาะสาหรับผทู้ ี่ใช้
ภาษาองั กฤษยงั ไม่คล่องมากนกั หรือไม่ไดใ้ ชภ้ าษาองั กฤษเป็ นประจา แต่มีความจาเป็ นตอ้ งใชภ้ าษาองั กฤษ
ในการปฏิบตั ิงาน ท้งั น้ีเพื่อให้สามารถนาความรู้ในเร่ืองดงั กล่าวเหล่าน้ีไปเป็ นพ้ืนฐานการใชภ้ าษาองั กฤษ
และเป็ นขอ้ มูลอา้ งอิงเพื่อประโยชน์ในการประยุกต์ใช้ในการปฏิบตั ิงานและการเขียนหนังสือราชการ
ภาษาองั กฤษได้ตามสมควร ส่วนผูท้ ่ีมีความรู้ความสามารถดา้ นหลกั ภาษาและไวยากรณ์ภาษาองั กฤษดีอยู่
แลว้ กส็ ามารถเลือกศึกษาเฉพาะเร่ืองหรือประเด็นท่ีตอ้ งการทบทวนหรืออา้ งอิงเท่าน้นั

อน่ึง ตวั อยา่ งประโยคท่ีนามาแสดงการใชภ้ าษาต่างๆ ท่ีนาเสนอในบทน้ีไม่ไดเ้ นน้ เฉพาะภาษาเขียน
ซ่ึงเป็ นภาษาทางการและภาษาท่ีปรากฏในการเขียนหนังสือราชการภาษาองั กฤษท้งั หมด แต่ตวั อย่างท่ี
นาเสนอบางส่วนจะเป็ นภาษาท่ีไม่เป็ นทางการและเป็ นภาษาองั กฤษที่ใช้สนทนาหรือเขียนโดยทว่ั ไปดว้ ย
ท้งั น้ีเพื่อให้ผศู้ ึกษาสามารถเขา้ ใจประเด็นท่ีนาเสนอเก่ียวกบั หลกั และวิธีการใชภ้ าษาไดง้ ่ายข้ึน โดยเฉพาะ
สาหรับผทู้ ี่ใชภ้ าษาองั กฤษยงั ไม่คล่องมากนกั หรือไม่ไดใ้ ชภ้ าษาองั กฤษเป็ นประจา เม่ือมีความรู้ความเขา้ ใจ
และทกั ษะในหลกั และวธิ ีการใชภ้ าษาต่างๆ จากตวั อยา่ งท่ีนาเสนอแลว้ ผศู้ ึกษาควรฝึ กฝนและนาหลกั การใช้
ภาษาเหล่าน้นั ไปประยุกตใ์ ชก้ บั การส่ือสารและ การปฏิบตั ิงานโดยทวั่ ไป ซ่ึงรวมถึงการเขียนภาษาองั กฤษ
โดยทวั่ ไปและการเขียนหนงั สือราชการภาษาองั กฤษใหไ้ ดอ้ ยา่ งถูกตอ้ งเหมาะสมต่อไป

1

กำรใช้คำทถี่ ูกต้อง

การใชค้ าที่ถูกตอ้ ง หมายรวมถึง การใชค้ าให้ถูกตอ้ งตามชนิดของคาและตาแหน่งของคาในประโยค
การใชค้ าท่ีถูกตอ้ งตามความหมายของคา และการสะกดคาให้ถูกตอ้ ง เน้ือหาในส่วนน้ีจึงเป็ นการทบทวน
ความรู้เกี่ยวกบั ชนิดของคา (parts of speech) คาศพั ทภ์ าษาองั กฤษท่ีพบวา่ บ่อยคร้ังมีการนาไปใชอ้ ยา่ งสับสน
และผดิ ความหมาย และคาศพั ทภ์ าษาองั กฤษท่ีพบวา่ มีการสะกดคาผดิ อยบู่ ่อยคร้ัง

ชนิดของคำ (Parts of speech)

คาในภาษาองั กฤษอาจแบ่งออกได้เป็ น 8 ชนิด ได้แก่ คานาม คาสรรพนาม คากริยา คาคุณศพั ท์
คากริยาวเิ ศษณ์ คาบุพบท คาสนั ธาน และคาอุทาน ตามรายละเอียดเพ่ือการทบทวนดงั ต่อไปน้ี

คำนำม (Nouns)
คือคาท่ีใชเ้ รียกคน สตั ว์ ส่ิงของ สถานท่ี การกระทา ความคิด สภาวะ หรือมโนทศั น์

ประเภทของคานาม
คำนำมสำมำรถแบ่งเป็น 2 ประเภทใหญ่ๆ คือ proper nouns และ common nouns ดงั น้ี
 Proper nouns คือคานามที่เป็นชื่อเฉพาะ ซ่ึงใชเ้ รียกคน สถานท่ี สิ่งของ องคก์ าร เดือน และวนั

เป็ นตน้ ซ่ึงจะเขียนข้ึนตน้ ดว้ ยอกั ษรตวั พิมพใ์ หญ่ (capital letter) เช่น Peter Smith, Mr. Alvarez, Ms.
Mendelson, Thailand, Bangkok, Sukhothai Thammathirat Open University, September, Monday เป็นตน้

 Common nouns คือคานามทว่ั ๆ ไป ที่ใชเ้ รียกคน สัตว์ ส่ิงของ สถานที่ ความคิด สภาวะ หรือ
มโนทศั น์ เช่น people, goodwill, team, table, subject, ministry, weekdays, knowledge เป็ นตน้ นอกจากน้ี
common nouns อาจเป็ นคานามผสม (compound nouns) เช่น editor in chief, vice president, son-in-law,
board of directors คานามประเภทน้ียงั สามารถแบ่งออกไดเ้ ป็ น 3 ประเภทใหญ่ๆ คือ countable nouns,
uncountable nouns และ collective nouns ดงั น้ี

 Countable nouns (คานามนบั ได)้ คือคานามท่ีใชเ้ รียกส่ิงท่ีนบั ได้ จะมีรูปพหูพจน์และมีคา
แสดงจานวนนบั กากบั ได้ เช่น one book (two books), a child (three children), a friend (some friends) ใน
ภาษาองั กฤษ คานามนบั ไดเ้ อกพจน์ จะตอ้ งมีคากากบั นามนาเสมอ เช่น This letter was signed by the
Director. และ The visit was successful and paved ways to many new collaborative projects. ส่วนคานาม

2

นบั ไดพ้ หูพจน์ไม่ตอ้ งมีคากากบั นามนาในกรณีที่ไม่ช้ีเฉพาะ เช่น Adjustments can be made as needed. และ
Organizations sometimes provide guidelines for effective participation in international meetings. เป็นตน้

 Uncountable nouns (คานามนบั ไมไ่ ด)้ คือคานามที่ใชเ้ รียกส่ิงที่นบั ไม่ได้ คานามประเภทน้ี
ไม่มีรูปพหูพจน์และจะตอ้ งไม่มีคาแสดงจานวนนบั (เช่น one, two, three, etc.) กากบั คานามในกลุ่มน้ีส่วน
ใหญ่เป็ นคานามที่ใช้เรียกของแข็ง (เช่น wood, iron) ของเหลว (เช่น water, milk, coffee) ก๊าซ (เช่น air,
oxygen, hydrogen) ส่ิงที่ประกอบข้ึนจากอนุภาค (เช่น powder, flour, milk) การกระทาหรือสภาวะ (เช่น
swimming, exercising, living, boxing) ความรู้สึก (เช่น love, hate, fear, passion) วิชาการสาขาต่างๆ (เช่น
astronomy, science and technology, geography, history, economics, finance) คานามท่ีเป็ นนามธรรมบางคา
(เช่น goodness, kindness, friendship, virtue, childhood, knowledge, information, advice) และคาอ่ืนๆ (เช่น
furniture, luggage, baggage, money, traffic, pay, accommodation, music, meat) คานามนบั ไม่ไดไ้ ม่ตอ้ งมี
คากากบั นามกากบั ในกรณีที่ไม่ช้ีเฉพาะ เช่น Accommodation will be provided for all delegates. การ
กล่าวถึงปริมาณของคานามนบั ไม่ไดจ้ ะมีวธิ ีท่ีแตกตา่ งกนั ไป อาทิ นบั ตามจานวนชิ้นหรือจานวนภาชนะท่ีใส่
เช่น three cups of coffee/tea, five pieces of furniture/news/information/luggage เป็นตน้

ในภาษาอังกฤษมีคานามหลายคาที่เป็ นได้ท้ังคานามนับได้และคานามนับไม่ได้ แต่
ความหมายจะแตกต่างกนั เช่นคาวา่ company หากเป็ นคานามนบั ไม่ได้ จะหมายถึง เพื่อนหรือแขก แต่หาก
เป็นคานามนบั ไดเ้ อกพจน์หรือพหูพจน์ company/companies จะหมายถึง บริษทั ดงั น้นั ในการใชค้ านามให้
ถูกตอ้ ง หากไม่มนั่ ใจวา่ คานามแต่ละคาเป็ นคานามประเภทใดและมีความหมายแตกต่างกนั อยา่ งไรบา้ ง ก็
จาเป็นตอ้ งตรวจสอบจากพจนานุกรมเสียก่อน

 Collective nouns คือคานามท่ีใช้เรียกกลุ่ม (groups) แต่มกั ใชเ้ พ่ือหมายถึงหน่วยเดียว จึง
นิยมใชก้ บั กริยาในรูปเอกพจน์ เช่น committee, audience, community, jury, tribe ดงั ตวั อยา่ ง

The committee meets at 9 a.m. today to consider the proposal.
คานามพหพู จน์ (Plural nouns)

ในภาษาองั กฤษ คานามนบั ไดเ้ ม่ือเป็ นพหูพจน์ จะมีรูปที่แตกต่างออกไป การเปล่ียนคานามนบั ได้
เอกพจนใ์ หเ้ ป็นพหูพจน์ มีขอ้ สงั เกตดงั ต่อไปน้ี

3

(1) คานามส่วนมาก ทาใหเ้ ป็นพหูพจนไ์ ดด้ ว้ ยการเติม s ทา้ ยคา

Common Nouns Singular Plural
Proper Nouns
pamphlet pamphlets
Abbreviations employee employees
Numbers
Smith the Smiths
John Haggerty the Haggertys
Rosemary Portera the Porteras
Ford Escort Ford Escorts

CPA CPAs

10 10s

(2) คานามที่ลงทา้ ยดว้ ย s, x, z, sh, หรือ ch ใหเ้ ติม es

Singular Plural Singular Plural
lens lenses tax taxes
Lopez the Lopezes bush bushes
Lynch the Lynches wrench wrenches

(3) คานามที่ลงทา้ ยดว้ ย y เมื่อหนา้ y เป็นสระ (a, e, i, o หรือ u) ใหเ้ ติม s ทา้ ยคา

Singular Plural Singular Plural
delay delays tray trays
key keys relay relays

ข้อยกเว้นสาหรับคานามช้ีเฉพาะ (proper nouns) ท่ีลงทา้ ยดว้ ย y เม่ือหนา้ y เป็นพยญั ชนะ จะตอ้ งเปล่ียน y
เป็น i แลว้ จึงเติม es

Singular Plural Singular Plural
city cities territory territories

4