แบบฟอร์มหนังสือราชการ

การวางครุฑห่างจากขอบกระดาษด้านบน ชั้นความลบั
ประมาณ 1.5 ซม.

ชั้นความเรว็ ครฑุ ความลับ รูปแบบหนงั สือภายนอก
สูง 3 ซม. (สว่ นราชการเจ้าของหนังสอื )

ท่ี .................

1 Enter + Before 6

(วัน เดือน ป)ี pt

เรอ่ื ง ………………………………...............……. 1 Enter + Before 6 pt
เรยี น …………ต…ำแ…ห…น่ง…ห…ร…อื ช…อ่ื …บุค…ค…ล …………… 1 Enter + Before 6 pt
อ้างถึง ………………………………………………. 1 Enter + Before 6 pt
สิง่ ท่ีสง่ มาด้วย ……………………………………… 1 Enter + Before 6 pt

ย่อหน้า 2.5 ซม. …..……….………………………………………………....1...E..n..t..e..r..+...B...e..f.o..r.e...6....p..t..........…………………….……
…………………………………………เห…ต…ุท…ี่มีห…น…ังส…อื ไ…ป…………………………………………………………………….……..………………
3 ซม. … 2 ซม.

………………………………………………………………………………………………..…………………………………………….…………

… 1 Enter + Before 6 pt

………………………………………………………………………………………………………………………………….
. จุดประสงคท์ ี่มหี นังสอื ไป
………………………………………………………………………………………………..………………………………………………….……
…
………………………………………………………………………………………………..………………………………………………....……
… 1 Enter + Before 6 pt

…………ส…รุป…จ…ดุ ป…ร…ะส…งค…์ท…ม่ี …ีหน…งั ส…ือ…ไป…………………………………………

1 Enter + Before 12 pt

(คำลงท้าย)................................

4 Enter

(พิมพ์ชอ่ื เต็ม).............................. 2 Enter
(ตำแหน่ง)..................................

(สว่ นราชการเจา้ ของเรอื่ ง).....................
โทร. x xxxx xxxx
โทรสาร x xxxx xxxx
ไปรษณีย์อเิ ลก็ ทรอนิกส์.............สำเนาส่ง (ถา้ ม)ี

การวางครฑุ ห่างจากขอบกระดาษด้านบน รูปแบบหนังสือภายใน

ชั้นความลบัครฑุ ประมาณ 1.5 ซม. อกั ษรตวั หนาขนาด 29 พอยท์

ชน้ั ความเรว็ บันทึกขอ้ ความสูง1.5 ซม.
สว่ นราชการ
ที่ วันที่
เรอ่ื ง

(คำขึ้นตน้ ) ....................................................................

ยอ่ หน้า 2.5 ซม. 1 Enter + Before 6 pt

...…………เห…ต…ทุ ี่ม…หี …นงั…สือ…ไ…ป…….……………………………………………………………………………………………

.

3 ซม. ....……………………………….………………………………………………………………………………………………………………………. 2 ซม.

…...………………….………………………………………………………………………………………………………………………………….

.

……………………………………………………….………………………………………………………………………………………………….

. 1 Enter + Before 6 pt

...………………………………….……………………………………………………………………………………………
. จุดประสงคท์ ี่มหี นังสอื ไป
………………….………………………………………………………………………………………………………..…..

...………………………………….……………………1…E…n…te…r …+…Be…fo…r…e …6…p…t ………………………………………
. สรุปจดุ ประสงค์ทม่ี ีหนงั สือไป
………………….………………………………………………………………………………………………………..…..

4 Enter

(ลงชอื่ )...............................
(พิมพช์ อื่ เต็ม).....................
(ตำแหนง่ )..........................

ท่ี กษ 0401/

ถงึ สำนักงาน ก.พ. 1 Enter + Before 6 pt

ย่อหน้า 2.5 ซม. ..........1...E..n..t..e..r..+...B..e..f..o..r.e...6....p..t................................................................................. .....................

3 ซม. ………………………………………………………………………………………………..……………………………………….……………… 2 ซม.
… เหตแุ ละจุดประสงค์ทีม่ ีหนงั สือไป

……………………………………………………………………………………………….………………………………………………………….

.

…………………………………………………………………………………………………….….…………. 4 Enter

กรมต 4 Enter
15 มกราคม 25....

สำนกั บริหารกลาง
โทร. 0 2016 8888 ตอ่ 2107
โทรสาร 0 2282 0889
ไปรษณยี ์อิเลก็ ทรอนิกส์ [email protected]

ตวั อย่างคำสั่ง

คำสัง่ ………………………………………………
ที่ ............../................

เรื่อง ..................................................................................
---------------------------------

ย่อหน้า 2.5 ซม. …..……….……………………………………………..........................................……………………...…………

3 ซม. ………………………………………………………………………………………………..………………………………………….…………… 2 ซม.
…

………………………………………………………………………………………………..………………………………………….……………

…

………………………………………………………………………………………………..………………………………………….……………

…

………………………………………………………………………………………………..………………………………………….……………

…

………………………………………………………………………………………………..………………………………………….……………

…

………………………………………………………………………………………………..………………………….………………

ย่อหน้า 2.5 ซม. ทงั้ น้ี ตง้ั แต่..................................................................

สง่ั ณ วันที่..............................พ.ศ. ........

(พมิ พ์ชอื่ -สกลุ ผู้ลงนาม)
ตำแหนง่

30

ตัวอยา่ งคำส่ัง
วทิ ยาลัยอาชีวศึกษานครราชสมี า

คำส่งั วทิ ยาลัยอาชวี ศกึ ษานครราชสีมา
ท่ี ............../................

เร่ือง ...........................................................
---------------------------------

ย่อหนา้ 2.5 ซม. …..……….……………………………………………..........................................……………………...…………

3 ซม. ………………………………………………………………………………………………..………………………………………….…………… 2 ซม.
…

………………………………………………………………………………………………..………………………………………….……………

…

………………………………………………………………………………………………..………………………………………….……………

…

………………………………………………………………………………………………..………………………………………….……………

…

………………………………………………………………………………………………..………………………………………….……………

…

………………………………………………………………………………………………..………………………….………………

ย่อหน้า 2.5 ซม. ทง้ั นี้ ต้ังแต่..................................................................

สงั่ ณ วนั ที่ .............................. พ.ศ. .......

(.................................................)
ผ้อู ำนวยการวิทยาลัยอาชีวศึกษานครราชสีมา

สำเนาคู่ฉบับ 31

คำส่งั วทิ ยาลัยอาชีวศกึ ษานครราชสีมา
ที่ ............../................

เรอ่ื ง ..................................................................................
---------------------------------

ยอ่ หนา้ 2.5 ซม. …..……….……………………………………………..........................................……………………...…………

3 ซม. ………………………………………………………………………………………………..………………………………………….…………… 2 ซม.
…

………………………………………………………………………………………………..………………………………………….……………

…

………………………………………………………………………………………………..………………………………………….……………

…

………………………………………………………………………………………………..………………………………………….……………

…

………………………………………………………………………………………………..………………………………………….……………

…

………………………………………………………………………………………………..………………………….………………

ยอ่ หนา้ 2.5 ซม. ทง้ั น้ี ตัง้ แต่..................................................................

ส่ัง ณ วนั ท่ี..............................พ.ศ. ........

(................................................)
ผู้อำนวยการวทิ ยาลัยอาชวี ศึกษานครราชสมี า

..........ผ้รู ่าง..........ผ้พู มิ พ์..........ผ้ตู รวจ

ตัวอยา่ งระเบียบ..............

ระเบียบวทิ ยาลัยอาชวี ศึกษานครราชสีมา
วา่ ด้วย.........................................................................
(ฉบับท่ี ............ถา้ มีเร่ืองเดียวกนั เกินกวา่ 1 ฉบบั )

พ.ศ. .............
---------------------------------

ย่อหนา้ 2.5 ซม. …..……….……………………………………………..........................................……………………...…….……

3 ซม. ………………………………………………………………………………………………..………………………………………….…………… 2 ซม.
…

ยอ่ หนา้ 2.5 ซม. ข้อ 1 ระเบยี บนเ้ี รียกวา่ “ระเบียบ................................................................. พ.ศ. ....”

ข้อ 2 ระเบียบนใี้ หใ้ ชบ้ ังคับตัง้ แต่ ..............................................................................เป็นตน้ ไป

………………………………………………………………………………………………..………………………………………….……………

…

………………………………………………………………………………………………..………………………………………….……………

…

………………………………………………………………………………………………..………………………………………….……………

…

………………………………………………………………………………………………..………………………………………….……………

…

ขอ้ (สดุ ท้าย) ผ้รู ักษาการตามระเบยี บ (ถ้ามีการแบง่ เป็นหมวดให้นำข้อผู้รักษาการตามระเบียบ

ไปกำหนดเป็นข้อสดุ ท้ายก่อนทจ่ี ะขนึ้ หมวด 1) ........................................................................................................

………………………………………………………………………………………………..………………………………………….……………

… 1 Enter + Before 12 pt

ประกาศ ณ วนั ท่.ี .............................พ.ศ. ........

4 Enter

(................................................)
ผู้อำนวยการวิทยาลัยอาชีวศึกษานครราชสีมา

33
ตัวอยา่ งข้อบังคบั ............

ขอ้ บังคับ.................................................
ว่าด้วย.........................................................................
(ฉบบั ท่ี ............ถ้ามเี ร่อื งเดียวกนั เกินกว่า 1 ฉบบั )

พ.ศ. .............
---------------------------------

ยอ่ หน้า 2.5 ซม. …..……….……………………………………………..........................................……………………...…….……

3 ซม. ………………………………………………………………………………………………..………………………………………….…………… 2 ซม.
…

ยอ่ หนา้ 2.5 ซม. ขอ้ 1 ขอ้ บังคับนเี้ รียกวา่ “ข้อบงั คับ................................................................. พ.ศ. ....”

ข้อ 2 ข้อบงั คับน้ีให้ใชบ้ งั คับตั้งแต่ .............................................................................เปน็ ตน้ ไป

………………………………………………………………………………………………..………………………………………….……………

…

………………………………………………………………………………………………..………………………………………….……………

…

………………………………………………………………………………………………..………………………………………….……………

…

………………………………………………………………………………………………..………………………………………….……………

…

ขอ้ (สุดทา้ ย) ผ้รู กั ษาการตามขอ้ บังคบั (ถ้ามกี ารแบ่งเปน็ หมวดให้นำข้อผรู้ กั ษาการกำหนดเป็น

ข้อสุดท้ายก่อนทจ่ี ะขึ้นหมวด 1) ...............................................................................................................................

………………………………………………………………………………………………..………………………………………….……………

… 1 Enter + Before 12 pt

ประกาศ ณ วนั ท.่ี .............................พ.ศ. ........

4 Enter

(................................................)
ผอู้ ำนวยการ..........................................................

การวางครุฑห่างจากขอบกระดาษด้านบน 35
ประมาณ 1.5 ซม. รปู แบบประกาศ

ครฑุ
สูง 3 ซม.

ประกาศ.……………………………………
เรอื่ ง ...........................................................

---------------------------------

ย่อหน้า 2.5 ซม. ...............…..……………………………………………........................................………………………………

3 ซม. ……………………………………………………………………………………………..………………………………………….……………… 2 ซม.
…

………………………………………………………………………………………………..…………………………………………………………

.

……………………………………………………………………………………………..……………………………………………………………

.

………………………………………………………………………………………………

ประกาศ ณ วนั ที่................................พ.ศ. .............1.. Enter + Before 12 pt

4 Enter

(................................................)
.................................................

37

รปู แบบแถลงการณ์
ก

แถลงการณ.์ ......................................

เร่ือง ...........................................................

ฉบบั ท่.ี ...................(ถ้าม)ี

พ.ศ. .....................

---------------------------------

ย่อหน้า 2.5 ซม. ...............…..……………………………………………........................................………………………………

3 ซม. ……………………………………………………………………………………………..………………………………………….……………… 2 ซม.
…

………………………………………………………………………………………………..…………………………………………………………

.

……………………………………………………………………………………………..……………………………………………………………

.

………………………………………………………………………………………………

4 Enter

ส่วนราชการที่ออกแถลงการณ์
วนั เดอื น ปี

รปู แบบข่าว
ก 38

ข่าว (ชอื่ หนว่ ยงาน)

เรอ่ื ง ...........................................................

ฉบับท่ี....................(ถ้ามี)

---------------------------------

ย่อหนา้ 2.5 ซม. ...............…..……………………………………………........................................………………………………

3 ซม. ……………………………………………………………………………………………..………………………………………….……………… 2 ซม.
…

………………………………………………………………………………………………..…………………………………………………………

.

……………………………………………………………………………………………..……………………………………………………………

.

………………………………………………………………………………………………

4 Enter

ส่วนราชการทอี่ อกข่าว
วนั เดอื น ปี

การวางครุฑห่างจากขอบกระดาษดา้ นบน 40

ประมาณ 1.5 ซม.

ดว่ นที่สดุที่ กษ 04../..........1.. ครฑุ รปู แบบหนงั สือรับรอง
สงู 3 ซม. สว่ นราชการทอี่ อกหนงั สือ

ที่อย.ู่ ................................

1 Enter + Before 12 pt

ยอ่ หนา้ 2.5 ซม. หนังสือฉบับนี้ให้ไว้เพื่อรับรองวา่ (ระบุชื่อบุคคล นิติบุคคลหรือหน่วยงานที่จะให้การรับรอง

พรอ้ มท้ังลงตำแหนง่ และสังกดั หรอื ที่ต้ัง แลว้ ต่อด้วยข้อความท่ีรับรอง)................................................….......…..

………………………………………………………………………………….……………………………………………………..………………

…

3 ซม. ………………………………………………………………………………….……………………………………………………..……………… 2 ซม.
…

………………………………………………………………………………….……………………………………………………..………………

…

………………………………………………………………………………….……………………………………………………..………………

…

………………………………………………………………………………………………

ยอ่ หนา้ 2.5 ซม. ใหไ้ ว้ ณ วันท.ี่ .................................พ.ศ. ............... 1 Enter + Before 12 pt

4 Enter

(.....................................................)
ผูอ้ ำนวยการ…………………………………………………………

42

รปู แบบรายงานการประชุม
ก

รายงานการประชุม………………..…
ครัง้ ท่ี………/…………

เม่ือ………………………….……….
ณ ……………………………………..…

ผู้มาประชุม
ผู้ไมม่ าประชุม (ถ้าม)ี
ผู้เข้ารว่ มประชมุ (ถา้ มี)
เรม่ิ ประชุมเวลา

(ข้อความ)……………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………….……………………………….…
………………………………………………………..
เลิกประชมุ เวลา

…………………………….……………
ผ้จู ดรายงานการประชุม

การเตรียมการและจัดทำรายงานการประชุม

การเตรียมการประชุม เปน็ การเตรียมความพร้อมเพื่อให้การประชมุ ดำเนนิ ไปด้วยความเรยี บรอ้ ย เรม่ิ
ตงั้ แตก่ ่อนประชมุ ระหวา่ งประชุม หลังประชุมและเพ่ือการประชมุ คร้ังต่อไป ซ่ึงผ้มู ีหนา้ ที่ในการจดั เตรยี มการ
ประชุม หรือเป็นเลขานุการคณะกรรมการฯ จะต้องดูแลความเรยี บร้อย ดังนี้

ก่อนประชุม ควรมขี ้อมูลที่ต้องทราบว่า จะประชมุ อะไร มีวาระการประชุมอะไร (เพ่ือจัดเตรยี มข้อมูล
และเอกสารประกอบ) คณะกรรมการหรือผู้เข้าร่วมประชุมคือใคร และท่านใดติดภารกิจในช่วงไหน (เพื่อเป็น
ข้อมูลในการกำหนดการประชมุ )

เม่ือไดข้ อ้ มลู เบื้องตน้ แล้ว หากหนว่ ยงานของตนเองไม่มสี ถานทส่ี ำหรับการประชุม เปน็ หนา้ ที่ของผู้จัด
ต้องหาสถานที่เพื่อใช้ประชุม โดยดูว่าสถานที่นั้นอยู่ในความดูแลของใคร ห้องประชุมที่ใช้เพียงพอกับจำนวน
ผู้เข้าร่วมประชุมหรือไม่ วัสดุอุปกรณ์ที่มีตรงตามความต้องการและมีประสิทธิภาพหรือไม่ มีวันใดที่ห้อง
ประชุมนั้นว่าง เมื่อได้ข้อมูลและความพร้อมของห้องประชุมแล้ว ให้แจ้งประธานที่ประชุมทราบเพื่อพิจารณา
ว่าเห็นควรประการใด และจะกำหนดวนั ประชมุ เป็นวันและเวลาใด

เมื่อประธานที่ประชุมเห็นควรและกำหนดวัน เวลา และสถานที่ ที่ประชุมแล้ว ขั้นต่อไป คือ แจ้งให้
ผู้เข้าร่วมประชุมทราบ โดยจัดทำหนังสือเชิญประชุม (กรณีที่เร่งด่วนไม่สามารถจัดทำหนังสือเชิญได้ทัน
ให้ประสานงานแจ้งโดยวาจาเพื่อให้ผู้เข้าประชุมทราบ) แจ้งให้คณะกรรมการฯ หรือผู้เข้าประชุมทราบ พร้อมส่ง
เอกสารประกอบการประชุม (หากสามารถจัดเตรียมได้ทัน) กรณีที่ไม่สามารถจัดเอกสารประกอบการประชุม
ส่งไปพร้อมกับหนังสือเชิญประชุมได้ ให้จัดส่งภายหลังแต่ควรส่งก่อนการประชุมเพื่อให้ผู้เข้าประชุมได้ศึกษา
ข้อมลู และเตรียมการในสว่ นทีเ่ ก่ยี วขอ้ ง

วันประชุม ก่อนที่จะมีการประชุมผู้มีหน้าที่ในการจัดเตรียม ต้องไปตรวจสอบความพร้อมของสถานท่ี
วัสดุอปุ กรณ์ที่ใช้ในการประชุม วา่ เรยี บรอ้ ยและพร้อมในการประชุมหรือไม่ หากพบปัญหาจะได้แก้ไขได้ทันก่อน
เริ่มประชุม อย่ารอให้ถึงเวลาเข้าประชุมเพราะถ้าพบปัญหาอาจไม่สามารถแก้ไขได้ทัน ซึ่งจะถือเป็นความ
บกพร่องของผ้จู ดั เตรยี มการประชมุ

ระหว่างการประชุม ใหต้ รวจสอบองค์ประชุม วา่ จำนวนผู้มาประชุมเพยี งพอทีจ่ ะเปิดการประชุมหรือไม่
โดยทั่วไปจะมีจำนวน ๓ ใน ๔ ของผู้มาประชุม (ไม่นับผู้เข้าร่วมประชุม) จึงจะเปิดการประชุมได้ หลังจากนั้นให้
บันทึกรายชื่อผู้มาประชุม ผู้ไม่มาประชุม และผู้เข้าร่วมประชุม ทั้งนี้ ในระหว่างการประชุมจะต้องเตรียม
เจ้าหน้าที่เพื่ออำนวยความสะดวกในการประชุมด้วย เช่น เจ้าหน้าที่ท่ีจะทำการนำเสนอข้อมูลขึ้นหน้าจอ หรือ
เขียนกระดาน เจ้าหน้าทป่ี ระสานดา้ นอน่ื ๆ เป็นตน้

จุดม่งุ หมายของการจดรายงานการประชุม
๑. เพอ่ื เก็บไว้เปน็ หลักฐานอ้างอิง
๒. เพื่อยนื ยันการปฏิบตั งิ าน วา่ ใครทำอะไร มีการอภปิ รายอย่างไร มมี ตใิ นเรื่องใดไวอ้ ยา่ งไร
ใครจะต้องปฏิบตั ติ ่อไป และแสดงถึงข้อเท็จจรงิ และเหตผุ ลในการพิจารณาของท่ปี ระชุม
๓. เพือ่ แสดงถึงผลงานท่ีไดด้ ำเนินการมาแลว้ วา่ ไดท้ ำอะไรมาบา้ ง
๔. เปน็ เครอ่ื งมือในการติดตามงาน ที่ได้มอบหมายว่าได้ดำเนนิ การอยา่ งไร
๕. เพอื่ แจง้ ผลการประชมุ ให้บุคคลทีเ่ ก่ียวขอ้ งทราบและปฏิบตั ิต่อไป

วิธกี ารจดรายงานการประชุม ทำได้ ๓ วธิ ี
1. จดละเอยี ดทุกคำพูด พร้อมด้วยมติของท่ีประชมุ
2. จดย่อเร่อื งท่ีพจิ ารณาเฉพาะประเดน็ สำคัญทีน่ ำไปส่มู ติของทีป่ ระชุม พร้อมดว้ ยมติการประชุม
3. จดสรุปสาระสำคญั ของเรื่องท่พี ิจารณา ความเห็น เหตุผลในการพจิ ารณาของท่ีประชุม และมติของท่ปี ระชมุ

เรอื่ งทน่ี ำเสนอในการประชมุ จะจัดเป็นหัวขอ้ ท่เี รยี กวา่ “วาระ” หรอื “ระเบียบวาระการประชมุ ”
ในแตล่ ะวาระก็จะมเี รอื่ งยอ่ ย ๆ ออกไป

ตัวอยา่ งวาระการประชุม

วาระที่ ๑ เรอ่ื งทป่ี ระธานแจง้ ใหท้ ี่ประชุมทราบ 44
เร่อื งที่ ๑ ……………………………………………..
เรอ่ื งที่ ๒ ……………………………………………..

เร่อื งที่ ๓ ……………………………………………..
วาระท่ี ๒ รับรองรายงานการประชุม

……………………………………………………….
วาระที่ ๓ เรือ่ งสบื เนอ่ื ง (หรือค้างการพจิ ารณา)

เรื่องท่ี ๑ ……………………………………………..
เรือ่ งที่ ๒ ……………………………………………..
วาระท่ี ๔ เรือ่ งเสนอเพอ่ื พจิ ารณา
เร่ืองที่ ๑ ……………………………………………..

เรอื่ งท่ี ๒ ……………………………………………..
วาระท่ี ๕ เร่ืองอนื่ ๆ
…………………………………………………………

ในบางกรณี จะจัดเป็นเร่ือง ๆ โดยไม่แยกเป็น “วาระ” ก็มี กรณีเชน่ นก้ี ารจดรายงานการประชมุ
จะจดเป็นเรือ่ งๆ ไป

ตวั อย่าง

เรือ่ งที่ ๑ เร่ืองที่ประธานแจ้งให้ทป่ี ระชมุ ทราบ
เรอ่ื งที่ ๒ รบั รองรายงานการประชุม

เรอ่ื งที่ ๓ เร่ืองเสนอเพ่อื พจิ ารณา
เรอ่ื งที่ ๔ ……………………………………………..

ตวั อยา่ ง
วาระท่ี ๑ เรอ่ื งทป่ี ระธานแจง้ ให้ทป่ี ระชุมทราบ

เรื่องที่ ๑ …………………………………………
ประธานแจง้ ใหท้ ่ีประชมุ ทราบวา่ ………..
เรอ่ื งท่ี ๒ …………………………………………

ฯลฯ
มตทิ ป่ี ระชุม รบั ทราบ

วาระที่ ๒ รบั รองรายงานการประชมุ
ประธานขอใหท้ ี่ประชมุ พิจารณารบั รองรายงานการประชมุ …………………….….…………..………….……

เมื่อ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
..............................................................................................................................................................................
...................................................................................... ..

มตทิ ี่ประชุม รับรอง

วาระท่ี ๓ เรือ่ งเพ่ือทราบ
3.1 ……………………………………………………………………………………………….………..…………..…………..
3.2 ……………………………………………………………………………………………….……………….………………..
3.3 …………………………………………………………………………………………………………………………………
3.4 ………………………………………………………………………………………………
มติทปี่ ระชุม รับทราบ

วาระที่ ๔ เรอ่ื งเพ่ือพจิ ารณา
4.1 …………………………………………………………………………………….…………………………………………..
4.2 …………………………………………………………………………………….…………………………………………..
4.3 ………………………………………………………………………………………………………………………………..
4.4 ………………………………………………………………………………………………………………………………..
4.5 ……………………………………………………………………………………………………………………………….
4.6 …………………………………………………………………..
มตทิ ่ปี ระชมุ รับทราบ

วาระที่ ๕ เรื่องอืน่ ๆ (ถ้ามี)
5.1 …………………………………….…………………………………………………………………………….…………….
5.2 ………………………………………………………………………………………………………………………………..
5.3 ………………………………………………………………………………………………………………………………..
5.4 ………………………………………………………………………………………………………………………………..
มตทิ ป่ี ระชุม รับทราบ

เทคนคิ การจดรายงานการประชมุ จะต้องมเี ครอื่ งมอื ชว่ ย ดังน้ี
1. เคร่ืองบนั ทกึ เสียง
2. เจ้าหนา้ ท่ใี นการจดบันทกึ เพ่ือจดช่ือผ้พู ูด สาระสำคัญในการประชุม ควบคไู่ ปกับการบันทึกเสียง

(เพราะบางช่วงเครื่องบันทึกเสียงอาจมีปัญหา เช่น เสีย มีเหตุให้ไม่สามารถบันทึกเสียงได้ ซึ่งอาจทำให้
ข้อความขาดหายไป) การจดบันทึกของเจ้าหน้าที่จะจดสรุปสาระสำคัญ ความเห็น เหตุผลในการพิจารณา และ
ประเด็นท่ีสำคญั ผูจ้ ดตอ้ งมีความสามารถในการจับประเด็นและใจความได้อยา่ งถกู ต้อง ครบถ้วนและทนั การ

ปัญหาในการที่จะเขียนรายงานการประชุม คือ ขาดความมั่นใจในการเขียน ขาดประสบการณ์ในการ
จัดทำ ดังน้ันจึงต้องหมั่นฝึกฝนตนเองในการจับประเด็นของการประชุม การใช้สำนวนในการเขียน
ข้อความ การใช้คำเชื่อมต่อประโยค โดยการอ่านหนังสือที่ผ่านเรื่องเข้ามาหรือออกไปให้มากขึ้น ดูการ
เขียนรายงานการประชุมของผู้อื่นที่ผ่านเรื่องมาที่หน่วยงาน แล้วใช้ความสังเกตว่าข้อความในหนังสือนัน้
ใช้สำนวนอะไร จึงทำให้เนื้อหามีความสละสลวย มีวิธีการเรียบเรียงอย่างไรจึงออกมาได้ดี และที่สำคัญ
ทา่ นตอ้ งลงมือเขียนรายงานการประชุมด้วยตนเอง เมอื่ ทำแลว้ ผิดก็แก้เพราะไมใ่ ชเ่ รื่องเสียหายอะไร ถ้าไม่
สร้างความมั่นใจ เขียนแล้วกลัวผิด ไม่สร้างประสบการณ์ อย่างนี้เมื่อไรจึงจะทำได้ การจะทำสิ่งใดไม่ยาก
เกินกว่าการเรียนรู้ ถ้าไม่ทำ ไม่ลงมือ เมื่อไรก็ทำไม่ได้ หากท่านตั้งใจหมั่นศึกษาสร้างประสบการณ์
รับรองไดเ้ ลยวา่ ท่านจะสามารถเขยี นรายงานการประชุมไดด้ ีแนน่ อน