ระบบบริหารการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ แก้

DMS ยอ่ มาจากคาวา่ Document Management System คอื ระบบจัดการเอกสารแบบครบวงจร ในลักษณะ
Digital ซ่งึ หลกั ในการทางานของระบบนีค้ ือ ช่วยจดั เก็บเอกสาร (Store) จดั การเอกสาร (Manage) ติดตามเอกสาร
(Track) ในรปู แบบเอกสารอิเล็กทรอนกิ ส์ (Electronic)

ท้งั นี้ Document Management System ระบบจดั เกบ็ เอกสาร ถือเปน็ ส่วนหนง่ึ ของระบบ ECM (Enterprise
Content Management) หรือกค็ อื ระบบทช่ี ่วยจดั การ จัดเกบ็ ควบคมุ และบริหารขอ้ มลู อเิ ล็กทรอนิกส์ สรปุ ก็คอื ระบบ DMS เปน็
ระบบการจดั การเอกสารย่อยของ ECM อกี ที

โดยระบบ DMS ใช้หลักแนวคิด Paperless หรือที่เรยี กว่า การใช้ทรัพยากรกระดาษใหน้ อ้ ยทส่ี ดุ เพือ่ ลดภาระ

คา่ ใชจ้ ่ายในส่วนของเอกสารลงไป ชว่ ยจดั การเอกสารใหง้ ่าย สะดวก รวดเรว็ และปลอดภัย เสรมิ ประสิทธภิ าพ
วางรากฐาน Digital Transformation ใหอ้ งค์กรพร้อมเข้าสู่ Digital Workflow อย่างสมบรู ณแ์ บบนั่นเอง

Electronic Document

Electronic Document Management

ซอฟแวรก์ ารจัดการเอกสารอเิ ลก็ ทรอนิกส์

ซอฟตแ์ วรก์ ารจัดการเอกสารอเิ ล็กทรอนกิ ส์ เนือ่ งจากซอฟตแ์ วรก์ ารจัดการ
อเิ ลก็ ทรอนิกสท์ ่ีมอี ยู่ ประจาหน่วยงาน ในปจั จุบนั มีมากมาย ซึง่ มคี วามสามารถต่างๆที่
แตกตา่ งกนั โดยซอฟตแ์ วร์ บางชนดิ มีความสามารถในการจดั การอิเล็กทรอนกิ ส์ได้ทั้ง
กระบวนการซอฟต์แวร์ และ บางชนดิ นาเอกสารกระดาษ แบบเดิมมาจดั การ

ดว้ ยอิเลก็ ทรอนกิ ส์ และ แนวโน้มของซอฟต์แวร์จัดการอเิ ลก็ ทรอนิกส์ ในปจั จบุ ัน
มกี ารใช้งานระบบบนเว็บมากขึน้ โดยเฉพาะการใช้ xml มาช่วยในการจัดการเอกสาร
อเิ ล็กทรอนกิ ส์ เนือ่ งจากเอกสาร xml มี Meta Data ของทุกๆส่วนท่เี ป็นองค์ประกอบ
ของเอกสารอิเลก็ ทรอนิกส์ จงึ สามารถท่ีจะจดั การทกุ ๆส่วน ของเอกสารได้ง่าย กว่าการนา
กลบั มาใชใ้ หม่ ซึง่ การแบง่ ปันการใช้งาน

กลยทุ ธใ์ นการนาระบบจัดการเอกสารอเิ ล็กทรอนิกสม์ าใชใ้ นการ จัดการเอกสาร
ภายในองคก์ รองค์กร โดยเฉพาะหนว่ ยงานราชการ ทต่ี ้องการเปลย่ี นแปลง จากการใชก้ าร
จัดการเอกสารดว้ ยมือ มาเปน็ การจัดการเอกสารให้แบบอเิ ล็กทรอนิกส์ จะตอ้ งมกี ารกาหนดแผน
แมบ่ ท และ วางแผนกลยทุ ธ์ ในการนาระบบจดั การเอกสารอเิ ลก็ ทรอนิกส์ มาใชใ้ นองค์กร
เสียก่อน เพ่อื ให้เปน็ ท่ียอมรบั และ สามารถเปลย่ี นแปลงไปดว้ ยความเรียบรอ้ ย เพราะถ้าหากไม่ม
การวางแผนอยา่ งเปน็ ระบบแลว้ ก็อาจจะทาให้เกิดปัญหา โดยเฉพาะดา้ นสาหรับเจา้ หน้าที่ ท่ี
ตอ้ งใช้งาน รวมถึงการสนับสนุนจากผู้บรหิ าร และ การกาหนดแผนกลยุทธ์นั้น ควรคานึงถึงส่ิง
ต่างๆดังตอ่ ไปน้ี

1 การนาระบบการจัดการเอกสารอเิ ล็กทรอนกิ สม์ าใชจ้ ะต้องได้ประโยชนอ์ ย่างแท้จริง
2 เมอื่ นาระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนกิ สม์ าใชจ้ ะต้องทาใหเ้ กดิ ประสทิ ธิภาพของ
การทางานเพม่ิ ขน้ึ
3 ระบบการจดั การเอกสารอิเลก็ ทรอนิกสต์ อ้ งมคี วามปลอดภัยจากภยั คุกคามตา่ งๆ

แหลง่ อา้ งองิ

msit.mut.ac.thเกรด็ ความรู้เกีย่ วกับระบบบรหิ ารการจัดการเอกสารอิเลก็ ทรอนกิ ส์ [ระบบออนไลน์
]แหลง่ ทม่ี าhttp://www.msit.mut.ac.th/thesis/Thesis_2558/[ 4 มิถนุ ายน 2564]

จัดทาโดย

นางสาว สธุ มี นต์ นิรุธ
เลขที่ 21 สบล 63.1

เสนอ

คณุ ครู ปรยี า ปนั ธยิ ะ

หนงั สืออเิ ลก็ ทรอนกิ สเ์ ล่มนี้ เปน็ ส่วนหนงึ่ ของ
วิชาการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
รหัสวชิ า 30203-2004
ภาคเรยี นที่1 ปกี ารศกึ ษา 2564
วิทยาลยั อาชีวศึกษาลาปาง