ระบบบริหารการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

DMS ย่อมาจากคาวา่ Document Management System คือ ระบบจดั การเอกสารแบบครบ
วงจร ในลักษณะ Digital ซ่ึงหลกั ในการทางานของระบบน้ีคือ ช่วยจัดเก็บเอกสาร (Store) จัดการ
เอกสาร(Manage) ติดตามเอกสาร (Track) ในรปู แบบเอกสารอิเลก็ ทรอนิกส์ (Electronic)

ทงั้ น้ี Document Management System ระบบจดั เก็บเอกสาร ถอื เปน็ ส่วนหน่งึ ของระบบ
ECM (Enterprise Content Management) หรอื ก็คือระบบทชี่ ว่ ยจัดการ จัดเกบ็ ควบคุม และบริหารขอ้ มูล
อิเล็กทรอนกิ ส์ สรปุ กค็ ือระบบ DMS เปน็ ระบบการจดั การเอกสารยอ่ ยของ ECM อกี ที

โดยระบบ DMS ใชห้ ลักแนวคิด Paperless หรอื ท่ีเรยี กวา่ การใช้ทรัพยากรกระดาษใหน้ ้อย

ทส่ี ดุ เพื่อลดภาระคา่ ใชจ้ า่ ยในสว่ นของเอกสารลงไป ชว่ ยจัดการเอกสารให้ง่าย สะดวก รวดเร็ว และ
ปลอดภัย เสริมประสทิ ธภิ าพวางรากฐาน Digital Transformation ใหอ้ งคก์ รพร้อมเข้าสู่ Digital
Workflow อยา่ งสมบรู ณแ์ บบนั่นเอง

Electronic Document

Electronic Document Management

ซอฟแวรก์ ารจัดการเอกสารอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์

ซอฟต์แวรก์ ารจัดการเอกสารอิเลก็ ทรอนกิ ส์ เนือ่ งจากซอฟต์แวร์การจัดการอเิ ลก็ ทรอนกิ สท์ ม่ี อี ยู่
ประจาหน่วยงาน ในปจั จุบันมีมากมาย ซง่ึ มคี วามสามารถต่าง ๆท่ีแตกตา่ งกัน โดยซอฟตแ์ วร์ บางชนิด
มีความสามารถในการจดั การอิเล็กทรอนกิ ส์ไดท้ ั้งกระบวนการซอฟต์แวร์ และ บางชนดิ นาเอกสารกระดาษ
แบบเดิมมาจัดการด้วยอิเล็กทรอนกิ ส์ และ แนวโน้มของซอฟต์แวร์จัดการอิเล็กทรอนิกส์ ในปัจจบุ นั มีการใช้งาน
ระบบบนเวบ็ มากขึ้น โดยเฉพาะการใช้ xml มาชว่ ยในการจดั การเอกสารอิเลก็ ทรอนิกส์ เนื่องจากเอกสาร xml
มี Meta Data ของทุกๆสว่ นท่เี ปน็ องค์ประกอบของเอกสารอิเล็กทรอนกิ ส์ จงึ สามารถทจ่ี ะจดั การทุก ๆ ส่วน
ของเอกสารได้ง่าย กว่าการนากลบั มาใช้ใหม่ ซึ่งการแบ่งปนั การใช้งาน

กลยทุ ธใ์ นการนาระบบจัดการเอกสารอเิ ลก็ ทรอนกิ สม์ าใชใ้ นการ จัดการเอกสาร ภายในองคก์ ร
โดยเฉพาะหนว่ ยงานราชการ ทต่ี อ้ งการเปลย่ี นแปลง จากการใชก้ ารจดั การเอกสารดว้ ยมือ มาเป็น
การจัดการเอกสารให้แบบอเิ ลก็ ทรอนิกส์ จะตอ้ งมีการกาหนดแผนแมบ่ ท และ วางแผนกลยุทธ์
ในการนาระบบจดั การเอกสารอเิ ลก็ ทรอนิกส์ มาใช้ในองค์กรเสยี ก่อน เพื่อให้เป็นทีย่ อมรบั และ สามารถ
เปลีย่ นแปลงไปดว้ ยความเรยี บร้อย ควรคานึงถึงส่งิ ต่างๆดังตอ่ ไปน้ี

1 การนาระบบการจัดการเอกสารอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์มาใชจ้ ะตอ้ งไดป้ ระโยชน์อย่างแทจ้ ริง
2 เมือ่ นาระบบการจดั การเอกสารอเิ ลก็ ทรอนิกส์มาใชจ้ ะตอ้ งทาใหเ้ กิดประสิทธิภาพของการ
ทางานเพ่ิมขึ้น
3 ระบบการจดั การเอกสารอเิ ล็กทรอนกิ สต์ อ้ งมีความปลอดภัยจากภยั คุกคามต่างๆ

แหลง่ อา้ งองิ

msit.mut.ac.thเกรด็ ความรู้เกีย่ วกับระบบบรหิ ารการจัดการเอกสารอิเลก็ ทรอนกิ ส์ [ระบบออนไลน์
]แหลง่ ทม่ี าhttp://www.msit.mut.ac.th/thesis/Thesis_2558/[ 4 มิถนุ ายน 2564]

จัดทาโดย

นางสาว สธุ มี นต์ นิรุธ
เลขที่ 21 สบล 63.1

เสนอ

คณุ ครู ปรยี า ปนั ธยิ ะ

หนงั สืออเิ ลก็ ทรอนกิ สเ์ ล่มนี้ เปน็ ส่วนหนงึ่ ของ
วิชาการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
รหัสวชิ า 30203-2004
ภาคเรยี นที่1 ปกี ารศกึ ษา 2564
วิทยาลยั อาชีวศึกษาลาปาง