GARIS PANDUAN EKSA

PANDUAN EKSA PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH SARIKEI

ISI KANDUNGAN

PERKARA MUKA SURAT

______________________________________________________________________

1. Tujuan 1

2. Latar Belakang EKSA Pejabat Pendidikan Daerah 1

Sarikei

3. Pengenalan EKSA 2

4. Konsep EKSA 3-4

4.1 Panduan Pelaksanaan EKSA

4.2 Faedah Pengamalan EKSA

5. Pelaksanaan EKSA 4-13

5.1 Dasar

5.2 Visi

5.3 Misi

5.4 Objektif

5.5 Cogan Kata

5.6 Logo dan Keterangan

5.7 Slogan

5.8 Penubuhan Jawatankuasa dan Peranan

5.8.1 Carta Organisasi

5.8.2 Peranan Jawatankuasa

- Penaung / Pengerusi Jawatankuasa Pelaksana EKSA

- Fasilitator

- Penyelaras

- Jawatankuasa Promosi

- Jawatankuasa Latihan

i

PANDUAN EKSA PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH SARIKEI

ISI KANDUNGAN

PERKARA MUKA SURAT

______________________________________________________________________

- Ketua-Ketua Zon 14-17
- Ahli-ahli Kumpulan 18-23
5.9 Pewujudan Zon (Gambar)
5.9.1 Zon 3P (Peneraju, Pendorong, Pembimbing) ii
5.9.2 Zon 2P (Penilaian dan Peperiksaan)
5.10 Keperluan Sudut EKSA
6. Tindakan Pelaksanaan EKSA
6.1 KOMPONEN A : KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN
6.1.1 Dasar EKSA (A1)
6.1.2 Jawatankuasa Pelaksana EKSA (A2)
6.1.3 Penglibatan Pengurusan Atasan (A3)
6.1.4 Penilaian Kendiri (Self Assessment) (A4)
6.1.5 Pengiktirafan (A5)
6.1.6 Pembudayaan Kreativiti & Inovasi (A6)
6.1.7 Tindakan Penjimatan / Amalan Hijau (A7)
6.2 KOMPONEN B : RUANG TEMPAT KERJA / PEJABAT
FIZIKAL
6.2.1 Lantai (B1)
6.2.2 Dinding dan Siling (B2)
6.2.3 Lampu dan Soket (B3)
6.2.4 Susun Atur Peralatan (B4)
6.2.5 Keadaan Peralatan (B5)
6.2.6 Perlabelan dan Papan Tanda / Tanda Arah (B6)
6.2.7 Perhiasan (B7)

PANDUAN EKSA PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH SARIKEI

ISI KANDUNGAN

PERKARA MUKA SURAT

______________________________________________________________________

6.2.8 Keperluan Umum (B8) 24-26
RUANG KERJA 27-28
6.2.9 Meja Kerja Warga / Kubikel Kerja (B9)
6.2.10 Bilik Pegawai (B10)
6.2.11 Stor Peralatan Pejabat (B11)
6.2.12 Bilik Fail (B12)
6.2.13 Bilik / Sudut Cetak / Dokumentasi (B13)
6.2.14 Bilik Pelayan (Server) Terperingkat (B14)
6.3 KOMPONEN C : TEMPAT UMUM
6.3.1 Lobi Utama / Ruang Hadapan (C1)
6.3.2 Kaunter Utama (C2)
6.3.3 Ruang Menunggu / Kaunter Perkhidmatan (C3)
6.3.4 Laluan Utama / Koridor (C4)
6.3.5 Bilik Mesyuarat (C5)
6.3.6 Pantri / Tempat Minum (C9)
6.3.9 Tandas (C10)
6.4 KOMPONEN D : KESELAMATAN PERSEKITARAN
6.4.1 Pelan Tindakan Kecemasan (D1)
6.4.2 Pendawaian Kabel (D2)
6.4.3 Peralatan Pencegahan Kebakaran (D3)
6.4.4 Laluan Kecemasan (D4)
6.4.5 Kunci (D5)

iii

PANDUAN EKSA PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH SARIKEI

ISI KANDUNGAN

PERKARA MUKA SURAT

______________________________________________________________________

6.5 KOMPONEN E1 : AGENSI MEMPUNYAI BANGUNAN DAN 29
KAWASAN SENDIRI – HANYA MELIBATKAN ZON 2P
 Kawasan Persekitaran Jabatan 30-31
31-33
7. Pelaksanaan Audit Dalam
8. Pensijilan EKSA
PENUTUP

iv

PANDUAN EKSA PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH SARIKEI

1. TUJUAN
Garis Panduan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) bertujuan :

 Sebagai panduan kepada warga Pejabat Pendidikan Daerah Sarikei untuk
melaksanakan EKSA mengikut syarat dan kriteria yang ditetapkan.

 Memberi penerangan yang jelas tentang konsep pelaksanaan EKSA yang mesti
dipatuhi.

 Sebagai usaha untuk mengekalkan amalan EKSA.
 Sebagai rujukan kepada Audit Dalam untuk melaksanakan pengauditan EKSA di

setiap zon.

Garis panduan ini juga adalah sebagai piawaian tindakan kebersihan, kekemasan dan
keselamatan secara minima sahaja namun pemakaiannya adalah tertakluk kepada
kesesuaian di peringkat zon. Melalui garis panduan ini diharapkan dapat memantapkan
lagi pengurusan persekitaran pejabat agar semua warga dapat bekerja dalam
persekitaran tempat kerja yang sistematik, selesa dan kondusif.

2. LATAR BELAKANG EKSA PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH SARIKEI
Seiring dengan usaha mentransformasi perkhidmatan awam, pemantapan

pengurusan persekitaran tempat kerja perlu dilaksanakan bagi meningkatkan imej dan
profesionalisme organisasi. Pengurusan persekitaran tempat kerja yang lebih seragam
dan sistematik melalui Program Amalan 5S merupakan suatu pendekatan yang diterima
dan dipraktikkan secara universal. Pelaksanaan Amalan 5S dapat membantu warga
Pejabat Pendidikan Daerah Sarikei merancang dan melaksanakan usaha menghasilkan
persekitaran tempat kerja yang kondusif bagi meningkatkan kualiti penyampaian
perkhidmatan kepada pelanggan. Bagi menambahbaik amalan ini, pihak MAMPU telah
menjenamakan semula Amalan 5S kepada Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA)
selaras dengan usaha melahirkan identiti tersendiri tanpa menggunakan nama 5S yang
berasal dari Jepun iaitu Seiri (Sisih), Seiton (Susun), Seiso (Sapu), Seiketsu (Seragam)
dan Shitsuke (Sentiasa Amal).

1

PANDUAN EKSA PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH SARIKEI

EKSA merupakan penjenamaan semula Amalan 5S yang telah diguna pakai
dalam sektor awam. Komponen utama dalam pelaksanaan EKSA masih berteraskan
amalan 5S yang ditambah baik di samping beberapa elemen baharu yang
diperkenalkan.

3. PENGENALAN EKSA

EKSA telah diperkenalkan mulai Januari 2014 sebagai inisiatif penjenamaan
semula Amalan 5S Sektor Awam dengan mengambil kira keperluan bagi
mengetengahkan persekitaran tempat kerja yang berkualiti dan kondusif supaya lebih
relevan kepada jabatan/agensi sektor awam di Malaysia. Langkah penjenamaan
semula ini difikirkan sesuai dan seiring dengan perubahan dan kehendak semasa untuk
meningkatkan prestasi dan daya saing organisasi di samping menyemarakkan lagi
budaya kreatif dan inovatif dalam kalangan jabatan/agensi sektor awam. Penerbitan
buku ini diharap dapat memantapkan lagi pengurusan persekitaran pejabat sehingga
semua warga sektor awam dapat bekerja dalam persekitaran tempat kerja yang
sistematik, selesa dan kondusif.

MAMPU telah memperkenalkan Amalan 5S Sektor Awam pada tahun 2010 melalui
Panduan Amalan 5S Sektor Awam yang merupakan satu kaedah pengurusan yang
dipelopori oleh pihak industri di Jepun bagi mewujudkan persekitaran tempat kerja yang
selesa, kemas dan selamat. Amalan 5S bermatlamat mewujudkan persekitaran kerja
yang berkualiti secara sistematik dan praktikal. Pelaksanaan Amalan 5S yang
berkesan dapat meningkatkan kualiti perkhidmatan, menjimatkan kos dan memudahkan
proses kerja. Selain memberi keutamaan kepada aspek kebersihan, kekemasan dan
keselamatan di tempat kerja, Amalan 5S berupaya memperkukuhkan lagi Sistem
Pengurusan Kualiti Jabatan berasaskan Standard MS ISO 9000, khususnya dalam
memenuhi keperluan klausa Pengurusan Sumber berkaitan Persekitaran Kerja.

2

PANDUAN EKSA PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH SARIKEI

Pelaksanaan Amalan 5S yang cekap, berkesan konsisten akan memberi nilai
tambah kepada imej korporat Jabatan secara keseluruhan.

Sebagai kesimpulan,
 EKSA atau Ekosistem Kondusif Sektor Awam merupakan penjenamaan semula
Amalan 5S kepada EKSA untuk memenuhi keperluan sektor awam.
 Pelaksanaan EKSA mempunyai matlamat yang sama untuk mewujudkan
persekitaran kerja yang berkualiti secara sistematik dan praktikal.
 Amalan EKSA yang berkesan dapat meningkatkan kualiti perkhidmatan,
menjimatkan kos dan memudahkan proses kerja.
 EKSA berupaya memperkukuh Sistem Pengurusan Kualiti berasaskan Standard
MS ISO 9000, dalam memenuhi keperluan khusus Pengurusan Sumber
berkaitan Persekitaran Kerja.
 EKSA yang cekap, berkesan dan konsisten akan memberi nilai tambah kepada
imej korporat jabatan / agensi secara keseluruhan.

4. KONSEP EKSA
4.1 PANDUAN PELAKSANAAN EKSA

MAMPU telah memperkenalkan Garis Panduan EKSA sebagai garis
panduan pelaksanaan.

4.2 FAEDAH PENGAMALAN EKSA

3

PANDUAN EKSA PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH SARIKEI

* Mewujudkan persekitaran tempat kerja berkualiti (bersih, kemas
dan

rapi)

* Meningkatkan kecekapan dan keberkesanan pengurusan
Pejabat Pendidikan Daerah Sarikei

* Mengenal pasti, mengurangkan dan menghapuskan pembaziran
* Meningkatkan imej Pejabat Pendidikan Daerah Sarikei
* Menjana idea kreatif dalam kalangan warga Pejabat Pendidikan Daerah

Sarikei
* Meningkatkan semangat kerja berpasukan
* Meningkatkan disiplin warga Pejabat Pendidikan Daerah Sarikei
* Meningkatkan mutu penyampaian perkhidmatan
* Mewujudkan piawaian kerja yang jelas

5. PELAKSANAAN EKSA
5.1 DASAR
Pejabat Pendidikan Daerah Sarikei bertekad membudayakan pelaksanaan EKSA
untuk mewujudkan persekitaran kerja berkualiti yang mengutamakan pencapaian
dalam membentuk organisasi yang unggul dan berwibawa.

5.2 VISI
Penyampaian perkhidmatan yang cemerlang melalui persekitaran kerja yang
kondusif.

5.3 MISI
Mewujudkan suasana kerja yang kondusif dan ceria untuk keselesaan warga dan
pelanggan serta meningkatkan disiplin kerja yang cemerlang dan berterusan
dalam kalangan warga Pejabat Pendidikan Daerah Sarikei.

5.4 OBJEKTIF

4

PANDUAN EKSA PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH SARIKEI

1. Meningkatkan imej korporat Pejabat Pendidikan Daerah Sarikei
2. Menyemarakkan aktiviti kreativiti dan inovasi
3. Menggalakkan persekitaran yang kondusif
4. Meningkatkan motivasi dan disiplin
5. Memupuk sikap bertanggung jawab
6. Amalan penambahbaikan berterusan
5.5 COGAN KATA
“Persekitaran Kondusif Pemacu Transformasi”
5.6 LOGO DAN KETERANGAN

5.6.1 LOGO

5.6.2 KETERANGAN LOGO

Anak panah bulat melambangkan kitar semula
dan ke arah mewujudkan persekitaran mesra
hijau.

5

PANDUAN EKSA PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH SARIKEI

Menunjukkan bahawa logo EKSA ini adalah
dari Pejabat Pendidikan Daerah Sarikei, di
bawah Jabatan Pendidikan Negeri Sarawak.

Senyuman manis dan layanan mesra kepada
pelanggan.

Huruf “e” mewakili perkataan “EKOSISTEM”.
Warna hijau melambangkan ke arah
mewujudkan persekitaran mesra hijau /
pembudayaan “Go Green”.

Huruf “K” mewakili perkataan “KONDUSIF”.
Warna biru melambangkan warna rasmi
Jabatan Pendidikan Negeri Sarawak.

Huruf “S” mewakili perkataan “SEKTOR”.
Warna hitam bersifat kuat, tegas dan kekal,
baik isi maupun tujuannya. Selaras dengan
battle cry Pejabat Pendidikan Daerah Sarikei:
Sarikei Number 1, Excellence in Efforts,
Excellence in Achievements.

6

PANDUAN EKSA PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH SARIKEI

Huruf “A” mewakili perkataan “AWAM”.
Warna merah melambangkan kesungguhan
semua warga Pejabat Pendidikan Daerah
Sarikei ke arah terus melaksanakan dan
mengamalkan “EKSA”.

Dengan harapan agar EKSA terus menjadi
budaya hidup bukan sahaja di pejabat, malah
diamalkan di rumah.

5.7 SLOGAN
“EKOSISTEM KONDUSIF BUDAYA KITA”

5.8 PENUBUHAN JAWATANKUASA DAN PERANAN
5.8.1 CARTA ORGANISASI
( Sila rujuk Lampiran 1)

5.8.2 PERANAN JAWATANKUASA

PENAUNG / PENGERUSI JAWATANKUASA PELAKSANAAN EKSA

1 Menentukan hala tuju keseluruhan pelaksanaan Amalan EKSA
2 Membentuk pelan tindakan pelaksanaan Amalan EKSA
3 Menetapkan dasar, peraturan serta garis panduan
4 Menentukan belanjawan dan sumber-sumber kewangan
5 Melantik penyelaras, ketua jawatankuasa kecil dan fasilitator
6 Menetapkan sistem pengiktirafan / penghargaan
7 Mengawasi dan menilai kemajuan pelaksanaan dengan bantuan

Jawatankuasa Kecil (Latihan, Promosi, Audit Dalam) dan
8 Memantau kemajuan pelaksanaan Amalan EKSA melalui contoh amalan

7

PANDUAN EKSA PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH SARIKEI

terbaik

FASILITATOR

1 Memberikan latihan dan panduan kepada ketua dan ahli
2 Memastikan semua kumpulan mematuhi peraturan dan panduan yang

disediakan
3 Menentukan pembahagian zon
4 Menjadi perantara untuk menyampaikan maklumat terkini antara pihak

pengurusan dengan kumpulan pelaksana; dan
5 Menyelaras dan memantau aktiviti

PENYELARAS

1 Menjadualkan mesyuarat Jawatankuasa Pelaksanaan EKSA
2 Menyelaras Program EKSA
3 Melaporkan kemajuan dan status pelaksanaan EKSA
4 Membantu pengurusan aktiviti promosi, latihan dan audit; dan
5 Menghebahkan maklumat terkini pelaksanaan EKSA di Pejabat Pendidikan

Daerah Sarikei

JAWATANKUASA PROMOSI

1 Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti promosi EKSA
2 Mengenal pasti aktiviti / kempen promosi bagi memupuk kesedaran

penyertaan dalam Amalan EKSA (Contoh : menyediakan flyer, brosur,
banner, dan mengambil gambar berkaitan EKSA)
3 Menganalisis keberkesanan aktiviti promosi yang telah dilaksanakan

8

PANDUAN EKSA PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH SARIKEI

4 Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan tahap kesedaran EKSA dalam
kalangan warga Pejabat Pendidikan Daerah Sarikei

5 Mengadakan Pelancaran EKSA di Pejabat Pendidikan Daerah Sarikei dan
6 Menyimpan dan mengemaskini Fail Dokumen Jawatankuasa Promosi

JAWATANKUASA AUDIT DALAMAN
1 Menyediakan dan menyemak kriteria audit dalaman EKSA dari semasa ke

semasa mengikut keperluan
2 Menentukan kekerapan aktiviti audit dalam EKSA
3 Menjalankan audit dalaman EKSA secara berkala
4 Menganjurkan pertandingan antara zon-zon untuk mengekalkan aktiviti

EKSA
5 Memberi anugerah secara berkala kumpulan bagi menghargai penyertaan
6 Menyediakan laporan dan analisis keputusan Audit Dalam EKSA
7 Menyediakan Laporan Penilaian Kendiri (Self Assessment) EKSA kepada

MAMPU; dan
8 Menyimpan dan mengemaskini Fail Dokumen Jawatankuasa Audit

JAWATANKUASA LATIHAN
1 Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti latihan bagi memupuk amalan EKSA

kepada semua warga kerja Pejabat Pendidikan Daerah Sarikei
2 Mengenal pasti jenis latihan yang diperlukan dari semasa ke semasa bagi

mengukuhkan aktiviti Amalan EKSA
3 Menyimpan dan mengemaskini Fail Dokumen Jawatankuasa Latihan
4 Mengadakan lawatan penanda aras ke organisasi yang mengamalkan EKSA;

dan
5 Menerima lawatan dari organisasi lain
6 Menyelaras dan memastikan setiap warga kerja diberikan latihan EKSA

9

PANDUAN EKSA PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH SARIKEI

secukupnya

KETUA-KETUA ZON
1 Mengadakan mesyuarat berkala dengan ahli-ahli kumpulan
2 Menggalakkan penglibatan semua ahli dalam pelaksanaan aktiviti
3 Merancang aktiviti kumpulan
4 Memberikan maklum balas mengenai status pelaksanaan EKSA kepada

Fasilitator
5 Mengemaskini sudut EKSA; dan
6 Membantu memberikan panduan dan tunjuk ajar kepada ahli-ahlinya

AHLI-AHLI KUMPULAN
1 Memberikan komitmen secara berterusan
2 Menyertai aktiviti EKSA secara aktif
3 Bekerjasama dalam kumpulan; dan
4 Menghadiri mesyuarat dan menyumbangkan idea bagi menjayakan

pelaksanaan amalan EKSA

5.9 PEWUJUDAN ZON (GAMBAR)
5.9.1 Zon 3P ( Peneraju, Pendorong, Pembimbing )

10

PANDUAN EKSA PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH SARIKEI

Tingkat 1, Blok 1 Wisma Persekutuan
(Blok Pejabat Utama)

5.9.2 Zon 2P ( Pembelajaran dan Pementoran )

Aras Bawah, Blok 2 Wisma Persekutuan
(Blok Sektor Pembelajaran, Pegawai SIP+

dan Kaunselor Pendidikan Daerah)

Blok Pegawai SISC+

5.10 KEPERLUAN SUDUT EKSA
5.10.1 Sudut EKSA Induk
Menyedia dan memaparkan SUDUT EKSA di tempat yang strategik
(secara maya atau fizikal) dan mengandungi perkara-perkara berikut :
i. Dasar EKSA Pejabat Pendidikan Daerah Sarikei
ii. Carta Organisasi
11

PANDUAN EKSA PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH SARIKEI

iii. Pelan Lantai
iv. Carta Perbatuan Semasa
v. Informasi / Hebahan
vi. Tarikh Kemaskini Sudut EKSA

5.10.2 Sudut EKSA Zon
i. Nama Zon
ii. Carta Organisasi Zon
iii Pelan Lantai Zon
iv. Gambar aktiviti
v. Informasi / Hebahan
vi. Tarikh Kemaskini Sudut EKSA

5.10.3 KEPERLUAN FAIL EKSA
Semua Ketua Jawatankuasa dan Ketua Zon mesti menyimpan dokumen
berikut :
i. Dasar EKSA
ii. Visi & Misi EKSA
iii. Objektif EKSA
iv. Logo & Slogan EKSA
v. Carta Organisasi Zon
vi. Minit Mesyuarat / Nota Perbincangan Kumpulan dan Tindakan
Susulan
vii. Pelan Tindakan Aktiviti
viii. Pelan Lantai Zon EKSA
ix. Gambar-Gambar aktiviti SEBELUM dan SELEPAS
x. Keputusan Audit dan Jadual Audit
xi. Memorandum / Maklumat terkini daripada Ketua EKSA atau
Fasilitator
xii. Kriteria Audit

12

PANDUAN EKSA PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH SARIKEI

6. TINDAKAN PELAKSANAAN EKSA
Pejabat Pendidikan Daerah Sarikei terbahagi kepada beberapa blok bangunan
dan kawasan pentadbiran. Pejabat utama Pejabat Pendidikan Daerah Sarikei
iaitu Zon 3P ( Peneraju, Pendorong, Pembimbing ) dan Zon 2P (
Pembelajaran dan Pementoran ) merupakan blok bangunan gunasama Wisma
Persekutuan. Oleh yang demikian, penekanan terhadap pelaksanaan EKSA
terbahagi kepada 4 komponen utama sahaja iaitu :
Model A

Berkongsi Bangunan dan Kawasan

Komponen A : Keperluan Utama Pelaksanaan
Komponen B : Ruang Kerja Pejabat
Komponen C : Tempat Umum
Komponen D : Keselamatan Persekitaran

6.1 KOMPONEN A : KEPERLUAN UTAMA PELAKSANAAN
6.1.1 DASAR EKSA (A1)
* Menyediakan Garis Panduan selaras Dasar EKSA Pejabat Pendidikan
Daerah Sarikei
* Menyebarkan Dasar dan Garis Panduan EKSA serta memastikan semua
warga Pejabat Pendidikan Daerah Sarikei memahaminya;
* Memastikan EKSA diamalkan dan dipatuhi oleh semua warga Pejabat
Pendidikan Daerah Sarikei
* Memastikan dokumentasi berkaitan pelaksanaan EKSA disusun dengan
teratur dan sentiasa dikemaskini termasuk perkara yang berikut :
i. Minit Mesyuarat
ii. Surat Lantikan Jawatankuasa
iii. Laporan aktiviti Jawatankuasa

13

PANDUAN EKSA PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH SARIKEI

* Mewujudkan keseragaman pelaksanaan EKSA seperti
ketetapan garis

panduan yang dibangunkan oleh Pejabat Pendidikan Daerah Sarikei
* Menyediakan dan memaparkan SUDUT EKSA di tempat yang strategik

dan mengandungi perkara seperti berikut :
i. Dasar EKSA Pejabat Pendidikan Daerah Sarikei
ii. Carta Organisasi
iii. Gambar aktiviti SEBELUM dan SELEPAS
iv. Pelan Lantai
v. Carta Perbatuan Semasa
vi. Informasi / Hebahan
vii. Tarikh Kemaskini Sudut EKSA

* Memastikan maklumat dan bahan yang dipaparkan sentiasa
dikemaskini dan dalam keadaan baik

6.1.2 JAWATANKUASA PELAKSANA EKSA (A2)
* Membentuk dan melantik Jawatankuasa Pelaksana EKSA yang terdiri
sekurang-kurangnya tiga Jawatankuasa seperti berikut :
i. Jawatankuasa Latihan
ii. Jawatankuasa Promosi
iii. Jawatankuasa Audit
* Melantik Fasilitator terlatih sebagai pakar rujuk pelaksanaan EKSA;
* Merancang dan melaksana program / aktiviti EKSA secara berkala
seperti yang berikut :
i. Menyedia dan mengemaskini carta perbatuan aktiviti
ii. Menyebar maklumat latihan, promosi dan audit
iii. Melaksana program pengayaan ilmu

6.1.3 PENGLIBATAN PENGURUSAN ATASAN (A3)
* Melibatkan pengurusan atasan sebagai Penaung / Penasihat EKSA;
(Pegawai Pendidikan Daerah dan Penolong Pegawai Pendidikan

14

PANDUAN EKSA PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH SARIKEI

Daerah )
* Melibatkan pengurusan atasan dalam aktiviti EKSA seperti program

kesedaran / pendedahan dan lawatan; dan
* Membentang dan melaporkan pelaksanaan aktiviti EKSA dalam

mesyuarat pengurusan Pejabat Pendidikan Daerah Sarikei

6.1.4 PENILAIAN KENDIRI (SELF ASSESSMENT) (A4)
* Melaksanakan Audit Pematuhan / Audit Dalam secara berkala sama
ada oleh jawatankuasa dalaman atau agensi luar / lain sekurang-kurang
dua kali setahun
* Menyebarkan hasil / laporan Audit Dalam untuk makluman dan tindakan
susulan Warga Pejabat Pendidikan Daerah Sarikei; dan
* Mengemukakan laporan Penilaian Kendiri kepada MAMPU selepas
setahun menerima pensijilan. (hanya untuk pensijilan semula)

6.1.5 PENGIKTIRAFAN (A5)
* Melaksanakan program pengiktirafan EKSA di peringkat Pejabat
Pendidikan Daerah Sarikei seperti contoh anugerah berikut :
i. Zon Terbaik
ii. Bilik Terbaik
iii. Ruang Kerja Terbaik
iv. Hasil kreativiti / Kitar Semula Terbaik
* Menerima pengiktirafan dan ditanda aras sama ada di peringkat jabatan
/ daerah / negeri / kebangsaan atau lain-lain; dan
* Menyebarkan dan mempamerkan maklumat mengenai program
pengiktirafan kepada semua warga Pejabat Pendidikan Daerah Sarikei

6.1.6 PEMBUDAYAAN KREATIVITI DAN INOVASI (A6)
* Melaksanakan inovasi / Best Practices yang boleh meningkatkan
produktiviti dan kualiti kerja warga Pejabat Pendidikan Daerah Sarikei;

15

PANDUAN EKSA PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH SARIKEI

* Melaksanakan program kreativiti dan inovasi seperti contoh yang
berikut:
i. Kreativiti menggunakan barangan terpakai
ii. Barang terpakai untuk hiasan
iii. Hiasan / Kegunaan EKSA

6.1.7 TINDAKAN PENJIMATAN / AMALAN HIJAU (A7)
* Melaksanakan program penjimatan tenaga / sumber secara menyeluruh
seperti contoh berikut :
i. Notis / arahan penjimatan tenaga
ii. Pengunaan lampu / peralatan jimat tenaga (save energy)
iii. Penjimatan kertas
iv. Penjimatan air
v. Kempen Hijau

* Melaksanakan program kitar semula pada peringkat Pejabat
Pendidikan Daerah Sarikei

* Menyediakan analisis penjimatan, contohnya
i. Kos
ii. Masa
iv. Tenaga Pekerja

16

PANDUAN EKSA PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH SARIKEI

6.2 KOMPONEN B : RUANG TEMPAT KERJA / PEJABAT

FIZIKAL
6.2.1 LANTAI (B1)

i. Pastikan lantai selamat dan tidak licin
ii. Tiada kekotoran atau sampah di lantai
iii. Tidak berlubang, pecah atau rosak
iv. Tong sampah disediakan
v. Pemantauan kebersihan dijalankan dari semasa ke semasa,

sekiranya berlaku kerosakan atau kekotoran perlu maklum kepada
pembersih kontrak

6.2.2 DINDING DAN SILING (B2)
i. Memastikan dinding dan siling bersih daripada kekotoran dan
dalam keadaan baik
ii. Menyediakan hiasan yang bersesuaian dan selaras dengan imej
korporat
iii. Segala dokumen yang dipamerkan di dinding hendaklah tersusun
kemas dan teratur; dan

6.2.3 LAMPU DAN SOKET (B3)
i. Pelan lampu / suis dipamerkan dengan jelas dan mudah difahami
ii. Memastikan semua lampu bersih, berfungsi dan dalam keadaan
17

PANDUAN EKSA PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH SARIKEI

baik
iii. Memastikan soket elektrik berfungsi dan dalam keadaan baik
iv. Tanda peringatan yang sesuai diletakkan pada peralatan

yang berisiko seperti ‘AWAS’ pada plug yang terdedah dan arahan
penjimatan pada plug lampu yang terbabit; dan

KEPERLUAN UMUM
6.2.4 SUSUN ATUR PERALATAN (B4)

i. Menyeragamkan susunan laci / meja / kekaki boleh gerak (mobile
pedestral)

ii. Memastikan peralatan kerja di ruang kerja / kubikel dalam keadaan
teratur dan kemas:
a. Komputer
b. Dulang (Tray) Keluar / Masuk
c. Fail
d. Perhiasan tidak keterlaluan
e. Kedudukan Laci

6.2.5 KEADAAN PERALATAN (B5)
i. Menyusun alat tulis dengan kemas dan teratur di atas meja atau
dulang (tray) dalam laci
ii. Memastikan semua peralatan dalam keadaan baik dan boleh
digunakan
iii. Memastikan tanda / label bersesuaian dengan barang yang Laci
paling atas dilabelkan ‘ALAT TULIS’ , laci tengah ‘PELBAGAI’, laci
bawah ‘PERIBADI’ dan peralatan disusun kemas mengikut kreativiti
pegawai. Sekiranya laci bawah tidak berkunci, kelonggaran adalah
diberikan kepada pegawai memilih mana-mana laci yang berkunci
untuk dilabel ‘PERIBADI’. Pelabelan ini terpakai kepada laci dalam

18

PANDUAN EKSA PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH SARIKEI

bilik pegawai dan workstation (kubikel). Kelonggaran
pelabelan laci di lokasi gunasama seperti ruang fotostat, pantry dan
ruang gunasama lain boleh menggunakan label yang bersesuaian
dengan keperluan ruang berkenaan.
iv. Memastikan semua peralatan bebas daripada debu, bersih dan
kemas
v. Mempamerkan tatacara penggunaan untuk peralatan guna sama
yang bersesuaian
vi. Mempamerkan arahan / notis bagi memastikan peralatan disusun
kemas

6.2.6 PELABELAN DAN PAPAN TANDA / TANDA ARAH (B6)
i. Menyediakan tanda nama pegawai / kakitangan pada bilik atau
kubikel yang seragam
ii. Menyediakan label yang bersesuaian dan seragam bagi
menunjukkan unit
iii. Menggunakan papan tanda / tanda arah dengan tulisan yang
sesuai, jelas dan mudah dibaca
iv. Meletakkan papan tanda / tanda arah pada kedudukan strategik
dan mudah dilihat oleh orang ramai

6.2.7 PERHIASAN (B7)
i. Menyediakan perhiasan yang minimum selaras dengan imej
korporat; dan
ii. Memastikan perhiasan yang digunakan tidak berdebu dan dalam
keadaan baik

6.2.8 KEPERLUAN UMUM (B8)
i. Menyediakan dan memaparkan pelan lantai di bilik / ruang guna
sama yang mudah dilihat oleh orang ramai
ii. Menyediakan dan memaparkan pelan lampu di bilik / ruang guna

19

PANDUAN EKSA PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH SARIKEI

sama yang mudah dilihat; (sekiranya melebihi dua suis)
iii. Memaparkan Senarai Aset Alih Kerajaan (KEW PA-7) di dalam

semua bilik / ruang
iv. Melantik Pegawai Bertanggungjawab atau Person-In-Charge (PIC)

bagi setiap ruang / bilik guna sama berserta nombor telefon untuk
dihubungi
v. Menyediakan dan memaparkan etika/ cara penggunaan
bilik guna sama dengan jelas; dan
vi. Merencanakan inisiatif / tindakan proaktif pembaikan sekiranya
berlaku kerosakan dengan segera (jika ada)

RUANG KERJA
6.2.9 MEJA KERJA WARGA / KUBIKEL KERJA (B9)

i. Memastikan meja kerja kemas dan peralatan disusun dengan baik
ii. Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras dengan imej

korporat
iii. Blazer diletakkan diletakkan di belakang kerusi atau di tempat yang

sesuai dengan kemas.

6.2.10 BILIK PEGAWAI
i. Memastikan meja kerja kemas dan peralatan disusun dengan baik
ii. Memastikan susunan perabot kemas
iii. Jika ada penyangkut blazer / topi / tali leher perlu disangkut pada
penyangkut. Sekiranya tiada penyangkut, blazer / topi / tali leher
boleh disangkut pada hanger, di belakang kerusi atau di tempat
yang sesuai dengan kemas
iv. Menyediakan perhiasan yang minimum dan selaras dengan imej
korporat

6.2.11 STOR PERALATAN PEJABAT
i. Memastikan stor bersih, tidak berdebu, susunan kemas dan teratur

20

PANDUAN EKSA PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH SARIKEI

ii. Menyediakan sistem rekod inventori yang jelas dan teratur
bagi

memudahkan capaian barangan dengan cepat dan pantas
iii. Menyediakan label pada setiap ruang letak barang / bahan
iv. Menyediakan etika penggunaan dan peraturan pengambilan

barangan dari stor untuk dipatuhi warga Pejabat Pendidikan
Daerah Sarikei
v. Menyediakan kad inventori stok dengan maklumat yang sentiasa
dikemaskini
vi. Memastikan tiada bahan / peralatan yang tidak diperlukan
turut disimpan di dalam stor
vii. Memastikan penanda aras minimum barang dalam stor
viii. Tanda amaran ‘DILARANG MASUK’ dipamerkan dengan jelas; dan
ix. Alat pemadam api berada dalam keadaan baik di stor

6.2.12 BILIK FAIL (B12)
i. Memastikan bilik fail bersih, tidak berdebu, tersusun dan kemas
ii. Memastikan peralatan, kabinet dan rak berada dalam keadaan
teratur, baik dan kemas
iii. Memastikan fail disusun kemas dengan teknik susunan yang
berkesan bagi memudahkan carian / capaian dalam tempoh 30
saat
iv. Menyediakan senarai indeks dan nombor fail
v. Menyediakan label yang jelas dan mudah dilihat pada setiap fail /
dokumen yang mengandungi:
a. Tajuk Fail
b. Nombor Susunan Fail
vi. Fail disusun semula di tempat asal selepas digunakan; dan
vii. Menyediakan sistem kawalan dan pergerakan fail untuk semua
kategori fail aktif / fail tutup

21

PANDUAN EKSA PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH SARIKEI

6.2.13 BILIK / SUDUT CETAK / DOKUMENTASI (B13)
i. Memastikan bilik / sudut cetak / dokumentasi memenuhi kriteria
yang berikut:
a. Bersih
b. Tidak berdebu
c. Tersusun
d. Kemas
e. Selamat
ii. Memastikan peralatan, kabinet dan rak berada dalam keadaan
teratur, baik dan kemas

6.2.14 BILIK PELAYAN (SERVER) / TERPERINGKAT (B15)
i. Memastikan bilik server / terperingkat memenuhi kriteria yang
berikut:
a. Bersih
b. Tidak berbau
c. Tersusun
d. Kemas

22

PANDUAN EKSA PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH SARIKEI

6.3 KOMPONEN C : TEMPAT UMUM
6.3.1 LOBI UTAMA / RUANG HADAPAN (C1)
* Memastikan persekitaran lobi utama / ruang hadapan sentiasa bersih,
kemas, ceria dan selaras dengan imej korporat
* Mempamerkan maklumat korporat berkaitan agensi yang terkini seperti
contoh yang berikut :
i. Visi
ii. Misi
iii. Maklumat Pengurusan Atasan
iv. Moto dan
v. Piagam Pelanggan
* Menyediakan perkara seperti yang berikut di lobi utama / ruang
hadapan:
i. Kad Perakam Waktu
ii. Buku Rekod Pergerakan Staf
iii. Buku Kedatangan Pelawat (diletak di Kaunter Utama)
iv. Direktori Pegawai (Kaunter Utama sahaja)
v. Sudut Informasi untuk pelanggan (Ikut kesesuaian)
vi. Bahan Bacaan / informasi
vii. Perhiasan yang bersesuaian dengan imej korporat

6.3.2 KAUNTER UTAMA (C2) – HANYA DI ZON 3P

23

PANDUAN EKSA PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH SARIKEI

kriteria * Memastikan kaunter utama berimej korporat dan memenuhi

yang berikut :
i. Peti maklum balas pelanggan
ii. Direktori warga agensi
iii. Borang-borang / brosur berkaitan
iv. Info mengenai agensi / piagam pelanggan
v. Maklumat kadar bayaran (sekiranya ada)

* Memastikan kaunter sentiasa bersih, kemas dan ceria
* Memastikan usaha-usaha delighting the customer seperti persekitaran

yang kondusif dan kemudahan sokongan dilaksanakan
* Menyedia dan memaparkan carta aliran perkhidmatan yang dikemaskini

6.3.3 RUANG MENUNGGU / KAUNTER PERKHIDMATAN (C3)
– HANYA DI ZON 3P
* Menyedia dan memastikan sofa / tempat duduk dan bahan bacaan
dalam keadaan baik, teratur dan ceria selaras dengan imej korporat
* Memastikan semua peralatan dan hiasan dalam keadaan bersih, kemas
dan teratur
* Menyediakan tong sampah yang bersesuaian dan mencukupi

6.3.4 LALUAN UTAMA / KORIDOR (C4)
* Memastikan susunan peralatan atau hiasan sepanjang laluan kemas,
bersih dan teratur
* Memastikan tiada halangan di semua laluan dan pintu kecemasan

6.3.5 BILIK MESYUARAT (C5)
* Memastikan semua peralatan seperti kerusi, meja, mikrofon, skrin
komputer, projektor berada dalam keadaan berfungsi dan baik
* Memastikan persekitaran bilik mesyuarat bersih, kemas dan selamat
* Visi dan Misi Pejabat Pendidikan Daerah Sarikei disediakan

24

PANDUAN EKSA PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH SARIKEI

mengikut * Pelan Bilik Mesyuarat disediakan (Susunan kerusi meja

kesesuaian penggunaan)
* Papan putih (white board) dibersihkan selepas mesyuarat selesai
* Barang-barang elektronik seperti LCD Projektor, mikrofon dan suis

ditutup sebelum meninggalkan bilik mesyuarat
* Etika penggunaan bilik mesyuarat perlu disediakan dan diletakkan di

lokasi yang bersesuaian; dan
* Pegawai bertanggungjawab dilantik bagi memantau kebersihan dan

kekemasan bilik mesyuarat

6.3.6 SUDUT PANTRI / TEMPAT MINUM (C9)
* Memastikan peralatan berada dalam keadaan baik, tersusun dan boleh
digunakan; dan
* Memastikan pantry / tempat minum bersih, tidak berdebu dan dalam
keadaan terurus

6.3.7 TANDAS (C10)
* Memastikan persekitaran tandas bersih dan kering
* Memastikan bau tandas menyenangkan
* Memastikan peralatan tandas berfungsi dengan baik
* Memastikan pengudaraan tandas baik
* Memaparkan pemakluman seperti jadual tugas, etika dan peraturan
penggunaan tandas
* Menyediakan peralatan tambahan seperti yang berikut :
a. Cecair pencuci tangan
b. Tisu Tandas
c. Bakul sampah / Tong sanitari
d. Cermin muka
e. Bahan pewangi

25

PANDUAN EKSA PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH SARIKEI

6.4 KOMPONEN D : KESELAMATAN PERSEKITARAN
6.4.1 PELAN TINDAKAN KECEMASAN (D1)
* Menyediakan Pelan Tindakan Kecemasan yang mengandungi:
i. Arahan Keselamatan
ii. Latihan pengungsian bangunan, iaitu Latihan Kebakaran
(fire-drill)
iii. Tanda Amaran
iv. Pelan laluan kecemasan dan tempat berkumpul
vi. Tanda arah laluan kecemasan

6.4.2 PENDAWAIAN KABEL (D2)
* Memastikan pendawaian elektrik / telefon / kabel komputer / mesin /
peralatan dalam keadaan kemas, teratur dan selamat; dan
* Memastikan plug dilabelkan mengikut kesesuaian peralatan elektrik
yang digunakan

6.4.3 PERALATAN PENCEGAHAN KEBAKARAN (D3)
* Memastikan alat pemadan api menepati kriteria yang berikut:
i. menyelenggara secara berkala
ii. Mempunyai tatacara penggunaan

26

PANDUAN EKSA PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH SARIKEI

iii. Berkeadaan bersih
v. Diletakkan di tempat yang sesuai dan mudah dicapai
* Memastikan gelung hos pemadam api disediakan dan boleh
digunakan (jika berkenaan) dan
* Memastikan pili bomba tidak dihalang dan dalam keadaan baik (jika
berkenaan)

6.4.4 LALUAN KECEMASAN (D4)
* Memastikan pintu rintangan api sentiasa ditutup (jika ada)
* Memaparkan tanda arah KELUAR dengan jelas; dan
* Memastikan tiada halangan di laluan kecemasan

6.4.5 KUNCI (D5)
* Memastikan anak kunci dilabelkan / ditandai dan memenuhi tatacara
keselamatan
* Memastikan anak kunci disimpan di dalam ruang penyimpanan yang
selamat
* Memastikan senarai anak kunci disimpan dengan selamat oleh pegawai
bertanggungjawab; dan
* Menyediakan buku log peminjaman kunci dan dikemaskini

27

PANDUAN EKSA PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH SARIKEI

7. PELAKSANAAN AUDIT DALAM
* Audit Dalam EKSA perlu dilaksanakan oleh Pejabat Pendidikan Daerah
Sarikei secara penilaian kendiri
* Audit Dalam ini perlu dijadualkan secara berkala untuk memastikan
Pejabat Pendidikan Daerah Sarikei membuat penambahbaikan secara
berterusan dalam memastikan EKSA sentiasa diamalkan dengan jayanya
di Pejabat Pendidikan Daerah Sarikei
* Audit Dalam dilaksanakan oleh juruaudit yang dilantik oleh Pejabat
Pendidikan Daerah Sarikei
* Langkah yang terlibat adalah seperti yang berikut :

Langkah 1
MEMBENTUK PASUKAN AUDIT
Jawatankuasa Pelaksana EKSA perlu mengenal pasti, melatih dan melantik
juruaudit untuk melaksanakan aktiviti Audit Dalam EKSA Pejabat Pendidikan
Daerah Sarikei. Jawatankuasa Pelaksana ini juga perlu menyediakan kriteria
Audit Dalam EKSA dan menentukan kekerapan Audit Dalam EKSA.

Langkah 2
LATIHAN AUDIT EKSA

28

PANDUAN EKSA PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH SARIKEI

Pasukan Audit Dalam EKSA hendaklah diberi latihan untuk memastikan
urusan audit dalam EKSA dapat dijalankan dengan cekap dan berkesan.

Langkah 3
MENGAUDIT PRESTASI EKSA
Pasukan Audit Dalam akan menjalankan audit seperti yang dijadualkan oleh
Jawatankuasa Pelaksana EKSA

Langkah 4
MENGUMUMKAN PENEMUAN AUDIT
Pegawai Jawatankuasa Audit Dalam EKSA hendaklah melaporkan penemuan
audit dalam kepada Pegerusi Jawatankuasa Pelaksana EKSA. Penemuan turut
dimaklumkan kepada ketua dan warga Pejabat Pendidikan Daerah Sarikei.

8. PENSIJILAN EKSA
* Pensijilan EKSA akan dinilai dan diberikan kepada Pejabat Pendidikan
Daerah Sarikei oleh pihak MAMPU.
* Aliran Proses Pensijilan MAMPU adalah seperti berikut :

PERMOHONAN

 Mengemukakan Surat Permohonan Audit Pensijilan bersama
dokumen kepada pihak MAMPU

* PENGAUDITAN

Pensij  Pihak MAMPU melaksanakan Lawatan Audit Pensijilan EKSA
ilan (Bilangan hari bagi sesi pengauditan pensijilan bergantung kepada
bilangan zon dan lokasi)
PPEELNASPIJOILRAANN 29

 mAMgaaekknlluusmmi dabinbaelaarwiskaadlnasnttiagmtaues(m3p)behunaasrtiijipblaeennkaeEmrKjabSauAhnbotualekikhmaMneAnkgMeePamtUauskapkeannemuan
audit selepas Exit Conference oleh MAMPU

PANDUAN EKSA PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH SARIKEI

akan dikeluarkan oleh pihak MAMPU jika Pejabat Pendidikan Daerah Sarikei

Berjaya memperoleh markah purata 80% dan ke atas. Pecahan markah bagi persijilan

adalah seperti berikut :

Markah Kategori Sijil

90.0% - 100% Cemerlang

80.0% - 89.9% Baik

8.1 TEMPOH SAH LAKU SIJIL
* Tempoh sah laku sijil EKSA adalah selama dua tahun dan tarikh ini dipaparkan
dalam sijil EKSA
* Pembaharuan sijil EKSA daripada MAMPU, perlu dibuat satu bulan sebelum
tarikh tamat tempoh sah laku sijil

8.2 PERMOHONAN RASMI
Permohonan rasmi untuk mendapatkan persijilan EKSA perlu dikemukakan
kepada MAMPU, bersama-sama laporan audit dalam yang dibuat sebanyak 2
kali serta mencapai purata markah 80.0% ke atas selewat-lewatnya sebulan
sebelum tarikh pengauditan yang dicadangkan.

Terdapat dua saluran permohonan boleh dibuat iaitu :
i. Permohonan rasmi melalui surat

Ketua Pengarah
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia
Sarawak
Bangunan Sultan Iskandar
Jalan Simpang Tiga
Kampung Kenyalang Park
93300 Kuching, Sarawak

30

PANDUAN EKSA PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH SARIKEI

ii. Permohonan rasmi melalui emel dikemukakan ke alamat emel
eksa@mampu.gov.my.

8.3 KOS
Tiada sebarang bayaran dikenakan bagi tujuan pensijilan EKSA oleh MAMPU.
Namun begitu, kos tuntutan perjalanan, penginapan dan elaun makan oleh
pasukan juruaudit MAMPU ditanggung oleh pihak Pejabat Pendidikan Daerah
Sarikei.

PENUTUP
Secara umumnya, warga Pejabat Pendidikan Daerah Sarikei menjadikan EKSA Amalan
dan budaya setiap masa untuk mewujudkan persekitaran tempat kerja yang bersih,
kemas dan selamat bagi meningkatkan produktiviti seharian. Amalan EKSA hendaklah
diterapkan agar menjadi budaya kerja seharian untuk terus menyumbang kepada
peningkatan kualiti penyampaian perkhidmatan dan peningkatan imej Pejabat
Pendidikan Daerah Sarikei.

Sebarang keterangan lanjut mengenai Amalan EKSA boleh melayari portal MAMPU di
pautan berikut :
http://www.mampu.gov.my/ms/ekosistem-kondusif-sektor-awam-eksa

31

PANDUAN EKSA PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH SARIKEI

LAMPIRAN 1

32