KESELAMATAN PERLINDUNGAN - 1 BAHAGIAN PENGURUSAN RISIKO DAN INSPEKTORAT MARA Tingkat 8, Ibu Pejabat MARA, No. 21, Jalan MARA, 50609 Kuala Lumpur Tel: 03-261 32552 / 35043 | Faks: 03-2698 6140 | Emel: [email protected] PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA Edisi 2 KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA | VERSI 2.0 | 2018
Diterbitkan oleh: MAJLIS AMANAH RAKYAT (MARA) No 21, Jalan MARA, 50609 Kuala Lumpur. Tel: 03-261 32552 / 35043 Faks: 03-269 86140 Website: http://www.mara.gov.my @MAJLIS AMANAH RAKYAT (MARA) Hak cipta terpelihara. Tiada mana-mana bahagian daripada penerbitan ini boleh diterbitkan semula atau disimpan dalam bentuk yang boleh diperolehi semula atau disiar dalam sebarang bentuk dengan apa cara sekalipun sama ada secara elektronik, mekanikal, fotokopi, penggambaran semula, rakaman dan sebagainya tanpa mendapat izin bertulis daripada MAJLIS AMANAH RAKYAT (MARA). MANUAL PENGURUSAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA Dicetak oleh: AZ INDAH BINA ENTERPRISE (002520309-H), No. 108, Jalan Sultan Abdul Samad, Off Jalan Tun Sambanthan, 50470 Kuala Lumpur. KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA | VERSI 2.0 | 2018 2 - KESELAMATAN PERLINDUNGAN
KESELAMATAN PERLINDUNGAN - 3 KANDUNGAN M/SURAT KATA ALUAN KETUA PENGARAH MARA 4 Definisi 5 1 Pengenalan 7 2 Ancaman Keselamatan 9 3 Struktur Organisasi Keselamatan Perlindungan MARA 3.1 Ibu Pejabat 11 3.2 Pejabat MARA Negeri / Institusi Pendidikan MARA 12 4 Pelantikan Pegawai Keselamatan di MARA 13 4.1 Ketua Jabatan (KJ) 14 4.2 Pegawai Keselamatan Jabatan (PKJ) 15 4.3 Penolong Pegawai Keselamatan Jabatan (PPKJ) 16 4.4 Pegawai Pengelas (PP) 17 4.5 Pegawai Pengelas Semula (PPS) 18 4.6 Pendaftar Rahsia (PR) 19 4.7 Pegawai Rekod Jabatan (PRJ) 20 4.8 Pembantu Tadbir Rekod Jabatan (PTRJ) 21 4.9 Pegawai Jawatan Keselamatan Berjadual (JKB) 22 4.10 Pegawai Bertugas (PB) 23 5 Aspek-Aspek Keselamatan 25 5.1 Fizikal 26 5.2 Dokumen 28 Peringkat Dokumen Rasmi 29 Peringkat Keselamatan Dokumen 30 Prosedur Pengurusan Dokumen Terperingkat 31 Pengelasan Dokumen Terperingkat 32 Tatacara Penggunaan Fail Bagi Dokumen Terperingkat 33 Memberi Tanda Keselamatan Dokumen 34 Kulit Fail Terperingkat 35 Penyimpanan Dokumen Terperingkat 36 Penghantaran Dokumen Terperingkat 37 Perekodan Penghantaran Keluar Dokumen Terperingkat 38 Kelulusan Membawa Keluar Dokumen Terperingkat 38 Penerimaan Dokumen Terperingkat 39 Pemusnahan Dokumen Terperingkat 40 Kehilangan Dokumen Terperingkat 41 Pengelasan Dokumen Terperingkat Secara Elektronik 42 Pengelasan Semula Dokumen Terperingkat 43 5.3 Peribadi 44 Kewajipan Melaksanakan Tapisan Keselamatan 45 5.4 ICT 46 Kawalan Keselamatan ICT 47 KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA | VERSI 2.0 | 2018
KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA | VERSI 2.0 | 2018 4 - KESELAMATAN PERLINDUNGAN Selaras dengan objektif utama keselamatan perlindungan MARA iaitu untuk memberi pengetahuan, kefahaman, kesedaran dan sikap tanggungjawab terhadap pengurusan keselamatan perlindungan di MARA, infografik ini disediakan bagi memastikan objektif tersebut sentiasa dapat dipenuhi secara berterusan. Infografik ini disediakan dalam bentuk yang lebih mudah, ringkas dan menarik dengan mengambil kira setiap perubahan dan pengemaskinian berkaitan peraturan, terma rujukan, dokumen dan rujukan lain berkaitan keselamatan perlindungan di tempat kerja. Semoga infografik ini dapat membantu, menjadi panduan dan rujukan yang berkesan kepada semua warga MARA dalam mengendali dan menguruskan aspek keselamatan perlindungan di MARA. Sekian dan selamat maju jaya DATO’ AZHAR BIN ABDUL MANAF Ketua Pengarah MARA Kata Aluan Ketua Pengarah
DEFINISI KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA | VERSI 2.0 | 2018 KESELAMATAN PERLINDUNGAN - 5 Bil Singkatan Maksud Singkatan 01 KPLB Kementerian Pembangunan Luar Bandar 02 ANM Arkib Negara Malaysia 03 KPKK/CGSO Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan 04 BPIN Bahagian Pengurusan Risiko dan Inspektorat 05 PMP Pegawai Mengawal Pusat 06 PMN Pengarah MARA Negeri 07 PMD Pegawai MARA Daerah 08 IPMa Institusi Pendidikan MARA 09 UPL Unit Penyelaras 10 SUM Setiausaha Majlis 11 KJ Ketua Jabatan 12 PKJ Pegawai Keselamatan Jabatan 13 PPKJ Penolong Pegawai Keselamatan Jabatan 14 PP Pegawai Pengelas 15 PR Pendaftar Rahsia 16 PRJ Pegawai Rekod Jabatan 17 PTRJ Pembantu Tadbir Rekod Jabatan 18 PB Pegawai Bertugas 19 JKB Jawatan Keselamatan Berjadual 20 ARR Akta Rahsia Rasmi Beberapa singkatan yang penting dalam garis panduan ini ialah seperti berikut :
Bil Singkatan Maksud Singkatan 21 PBM Polis Bantuan MARA 22 PIC Pegawai Tanggungjawab 23 SOP Prosedur Operasi Standard 24 ATM Angkatan Tentera Malaysia 25 Pusat Pentadbiran MARA Semua Bahagian dan Unit di Ibu Pejabat serta pusat-pusat operasi seperti Pejabat MARA Negeri, Pejabat MARA Daerah dan Institusi Pendidikan MARA seperti Maktab Rendah Sains MARA, Kolej MARA, Kolej Profesional MARA, Institut Kemahiran MARA, Kolej Kemahiran Tinggi MARA & MARA JAPAN Industrial Institute KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA | VERSI 2.0 | 2018 6 - KESELAMATAN PERLINDUNGAN
Memberi pengetahuan, kefahaman, kesedaran dan sikap tanggungjawab terhadap pengurusan keselamatan perlindungan di MARA. • Panduan meningkatkan kualiti pengurusan keselamatan perlindungan (fizikal, dokumen, peribadi dan ict). • Memastikan aset MARA dilindungi daripada sebarang ancaman atau dikompromi. OBJEKTIF TUJUAN AKTA / ARAHAN TERLIBAT Akta Rahsia Rasmi 1972 Akta Arkib Negara 2003 Arahan Keselamatan PENGENALAN KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA | VERSI 2.0 | 2018 KESELAMATAN PERLINDUNGAN - 7
8 - KESELAMATAN PERLINDUNGAN Muka surat ini sengaja dibiarkan kosong
KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA | VERSI 2.0 | 2018 ANCAMAN KESELAMATAN Subversif: Cubaan menggunakan jalan yang salah di sisi undang-undang / perlembagaan dalam usaha meracuni pemikiran rakyat menggulingkan kerajaan. Espionaj: Kegiatan perisikan bertujuan untuk memperolehi rahsia atau maklumat terperingkat secara salah di sisi undang-undang. Sabotaj: Perbuatan atau omitan yang bertujuan untuk mendatangkan kerosakan fizikal untuk membantu sebuah kuasa asing atau mencapai suatu matlamat. Kelemahan manusia: Menunjuk-nunjuk sehingga menyebabkan kecuaian dan membiarkan diri dalam keadaan keberhutangan. Terorrist: Pendapat yang melampaui batas perlembagaan negara dan bersedia menjalankan kegiatan yang melanggar undang-undang dan memecahbelahkan perpaduan. KESELAMATAN PERLINDUNGAN - 9
10 - KESELAMATAN PERLINDUNGAN Muka surat ini sengaja dibiarkan kosong
KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA | VERSI 2.0 | 2018 KESELAMATAN PERLINDUNGAN - 11 STRUKTUR ORGANISASI KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA Nota: * TIMBALAN PENGARAH Gred 48 dan ke atas PEN. PEG. KESELAMATAN JABATAN (PENGARAH / TIMBALAN PENGARAH) PEGAWAI PENGELAS (KETUA PENGARAH / TIMBALAN KETUA PENGARAH) (PENGARAH / TIMBALAN PENGARAH)* PENDAFTAR RAHSIA (SETIAUSAHA / PEMBANTU TADBIR SURAT MENYURAT) PEGAWAI REKOD JABATAN (KETUA UNIT KHIDMAT PENGURUSAN) PEMBANTU TADBIR REKOD JABATAN (PEMBANTU OPERASI / PEMBANTU TADBIR SURAT MENYURAT) (KETUA PENGARAH) KETUA JABATAN (TIMBALAN KETUA PENGARAH) PEGAWAI KESELAMATAN JABATAN IBU PEJABAT MARA
KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA | VERSI 2.0 | 2018 12 - KESELAMATAN PERLINDUNGAN STRUKTUR ORGANISASI KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA Nota: * TIMBALAN PENGARAH/TIMBALAN PENGETUA Yang Mengendalikan Khidmat Pengurusan **TIMBALAN PENGARAH Gred 48 dan ke atas PEN. PEG. KESELAMATAN JABATAN (TIMBALAN PENGARAH / TIMBALAN PENGETUA) PEGAWAI PENGELAS (PENGARAH / PENGETUA) (TIMBALAN PENGARAH / TIMBALAN PENGETUA)** PENDAFTAR RAHSIA (SETIAUSAHA / PEMBANTU TADBIR SURAT MENYURAT) PEGAWAI REKOD JABATAN (KETUA UNIT KHIDMAT PENGURUSAN) PEMBANTU TADBIR REKOD JABATAN (PEMBANTU OPERASI / PEMBANTU TADBIR SURAT MENYURAT) KETUA JABATAN (PENGARAH / PENGETUA / KETUA UNIT) (TIMBALAN PENGARAH / TIMBALAN PENGETUA / PEG. MARA DAERAH)* PEGAWAI KESELAMATAN JABATAN PMN | IPMa
Ketua Jabatan (KJ) Pegawai Keselamatan Jabatan (PKJ) Penolong Pegawai Keselamatan Jabatan (PPKJ) Pegawai Pengelas (PP) Pegawai Pengelas Semula (PPS) Pendaftar Rahsia (PR) Pegawai Rekod Jabatan (PRJ) Pembantu Tadbir Rekod Jabatan (PTRJ) Pegawai Jawatan Keselamatan Berjadual (JKB) Pegawai Bertugas (PB) KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA | VERSI 2.0 | 2018 KESELAMATAN PERLINDUNGAN - 13 PELANTIKAN PEGAWAI KESELAMATAN DI MARA
1. Mengenalpasti masalah keselamatan 2. Merumus polisi 3. Menentukan matlamat 4. Menilai sasaran KETUA JABATAN (KJ) o Ketua Jabatan bertanggungjawab sepenuhnya mengenai keselamatan di MARA berdasarkan para 16, Buku Arahan Keselamatan. o Pelantikan terbatal sekiranya penyandang bertukar jawatan atau Pusat. Ibu Pejabat MARA: Ketua Pengarah MARA Pejabat MARA Negeri: Pengarah Institusi Pendidikan MARA (IPMa) Pengarah / Pengetua Pusat Latihan MARA Pengarah / Pengetua / Ketua Unit yang menguruskan pusat latihan MARA 1 2 KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA | VERSI 2.0 | 2018 14 - KESELAMATAN PERLINDUNGAN PELANTIKAN PEGAWAI KESELAMATAN DI MARA
o Jawatan kanan tertinggi di pusat pentadbiran bagi membantu KJ. o Pegawai kanan yang berkaliber berdasarkan para 17 Buku Arahan Keselamatan. o Pelantikan terbatal sekiranya penyandang bertukar jawatan atau pusat. PELANTIKAN PEGAWAI KESELAMATAN DI MARA PEGAWAI KESELAMATAN JABATAN (PKJ) Bertanggungjawab ke atas keselamatan dokumen, maklumat rasmi, bangunan dan harta benda MARA daripada sebarang ancaman, kecurian, kebakaran dan sebagainya dengan mengambil kira langkah-langkah melindungi selaras dengan peraturan-peraturan yang ditetapkan. Mengemukakan perakuanperakuan kepada Ketua Jabatan cadangan untuk meningkatkan Keselamatan Perlindungan dari semasa ke semasa mengikut kesesuaian. Ibu Pejabat MARA: Timbalan Ketua Pengarah MARA Pejabat MARA Negeri: Timbalan Pengarah (Khidmat Pengurusan) Institusi Pendidikan MARA (IPMa) Timbalan Pengarah Timbalan Pengetua Pusat Latihan MARA Timbalan Pengarah / Timbalan Pengetua / Penolong Ketua Unit yang menguruskan pusat latihan MARA 1 2 KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA | VERSI 2.0 | 2018 KESELAMATAN PERLINDUNGAN - 15
Ibu Pejabat MARA: Pengarah Bahagian / Ketua Unit Timbalan Pengarah Bahagian Pejabat MARA Negeri: Timbalan Pengarah Institusi Pendidikan MARA (IPMa) Timbalan Pengarah Timbalan Pengetua Pusat Latihan MARA Timbalan Pengarah / Timbalan Pengetua / Penolong Ketua Unit yang menguruskan pusat latihan MARA 1 4.3 PENOLONG PEGAWA I KESELAMATAN JABATAN (PPKJ) o Jawatan kanan di pusat pentadbiran bagi membantu PKJ. o Dilantik berdasarkan para 17, Buku Arahan Keselamatan. o Pelantikan terbatal sekiranya penyandang bertukar jawatan atau pusat. 2 KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA | VERSI 2.0 | 2018 16 - KESELAMATAN PERLINDUNGAN PENOLONG PEGAWAI KESELAMATAN JABATAN (PPKJ) Bertanggungjawab ke atas keselamatan dokumen, maklumat rasmi, bangunan dan harta benda MARA daripada sebarang ancaman, kecurian, kebakaran dan sebagainya dengan mengambil kira langkah-langkah melindungi selaras dengan peraturan-peraturan yang ditetapkan. Mengemukakan perakuanperakuan kepada Ketua Jabatan cadangan untuk meningkatkan Keselamatan Perlindungan dari semasa ke semasa mengikut kesesuaian. PELANTIKAN PEGAWAI KESELAMATAN DI MARA
KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA | VERSI 2.0 | 2018 KESELAMATAN PERLINDUNGAN - 17 Ibu Pejabat MARA: Ketua Pengarah MARA Timbalan Ketua Pengarah MARA Pengarah Bahagian / Ketua Unit Timbalan Pengarah Bahagian Pejabat MARA Negeri: Pengarah Timbalan Pengarah (Gred 48 ke dan atas) Institusi Pendidikan MARA (IPMa) Pengarah / Pengetua Timbalan Pengarah / Timbalan Pengetua (Gred 48 dan ke atas) Pusat Latihan MARA Pengarah / Pengetua / Ketua Unit Timbalan Pengarah / Timbalan Pengetua / Penolong Ketua Unit (Gred 48 dan ke atas) 1 4.3 PENOLONG PEGAWA I KESELAMATAN JABATAN (PPKJ) o Mengelas dokumen di pusat pentadbiran sebagaimana arahan di Buku Arahan Keselamatan. o Dilantik berdasarkan Seksyen 2B Akta Rahsia Rasmi 1972 oleh Menteri / Menteri Besar / Ketua Menteri. o Pelantikan terbatal sekiranya penyandang bertukar jawatan atau pusat. 2 PEGAWAI PENGELAS (PP) Menyemak, menilai, memberi tanda dan mendaftar dokumen terperingkat. Memaklumkan semua pihak terlibat mengikut suratan asal tersebut untuk memaklumkan bahawa suratan asal tersebut telah dikelaskan semula dan terhenti menjadi rahsia rasmi. Bertanggungjawab ke atas semua maklumat terperingkat dan rahsia rasmi MARA yang terletak di bawah tanggungjawabnya termasuk melindunginya selaras dengan peraturan-peraturan yang telah ditetapkan Kerajaan. Sentiasa mengamal “Prinsip Perlu Mengetahui” semasa menjalankan tugas-tugas rasminya. PELANTIKAN PEGAWAI KESELAMATAN DI MARA
KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA | VERSI 2.0 | 2018 18 - KESELAMATAN PERLINDUNGAN Ibu Pejabat MARA: Ketua Pengarah MARA Pejabat MARA Negeri: Pengarah Institusi Pendidikan (IPMa) Pengarah / Pengetua Pusat Latihan MARA Pengarah / Pengetua / Ketua Unit yang menguruskan pusat latihan MARA 1 4.3 PENOLONG PEGAWA I KESELAMATAN JABATAN (PPKJ) o Jawatan tertinggi di pusat pentadbiran. o Terlantik berdasarkan Seksyen 2C Akta Rahsia Rasmi 1972. o Pelantikan terbatal sekiranya penyandang bertukar jawatan atau pusat. 2 PEGAWAI PENGELAS SEMULA (PPS) PPS adalah bertanggungjawab dalam memastikan apa-apa dokumen yang telah dikelaskan akan terhenti menjadi rahsia rasmi selepas pengelasan semula mengikut peruntukan Seksyen 2C Akta Rahsia Rasmi. PELANTIKAN PEGAWAI KESELAMATAN DI MARA
KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA | VERSI 2.0 | 2018 KESELAMATAN PERLINDUNGAN - 19 Ibu Pejabat MARA: Setiausaha Majlis Pembantu Tadbir (Kesetiausahaan) Pembantu Tadbir (Surat Menyurat) Pejabat MARA Negeri: Pembantu Tadbir (Kesetiausahaan) Pembantu Tadbir (Surat Menyurat) Institusi Pendidikan MARA (IPMa) Pembantu Tadbir (Kesetiausahaan) Pembantu Tadbir (Surat Menyurat) Pusat Latihan MARA Pembantu Tadbir (Kesetiausahaan) Pembantu Tadbir (Surat Menyurat) 1 4.3 PENOLONG PEGAWA I KESELAMATAN JABATAN (PPKJ) o Mendaftarkan semua dokumen terperingkat yang telah dikelaskan oleh PP di pusat pentadbiran. o Dilantik oleh KJ berdasarkan para 42 dan 43, Buku Arahan Keselamatan. o Pelantikan terbatal sekiranya penyandang bertukar jawatan atau pusat. 2 PENDAFTAR RAHSIA (PR) Bertanggungjawab dalam memastikan tindakan-tindakan pendaftaran dokumen terperingkat dilaksanakan seperti yang dinyatakan dalam Perkara 43 Buku Arahan Keselamatan, iaitu: PELANTIKAN PEGAWAI KESELAMATAN DI MARA 1. Menyimpan, menerima, memproses, menghantar dokumen / maklumat terperingkat disamping menyelenggara pergerakan fail-fail terperingkat. 2. Bertanggungjawab sepenuhnya kepada KJ mengenai Keselamatan Pendaftaran Rahsia termasuk penyimpanan semua perkara terperingkat. 3. Bertanggungjawab ke atas semua aspek keselamatan / dokumen terperingkat.
KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA | VERSI 2.0 | 2018 20 - KESELAMATAN PERLINDUNGAN Ibu Pejabat MARA: Pegawai Gred 22 ke atas Pejabat MARA Negeri: Pegawai Gred 22 ke atas Pegawai Gred 17 ke atas (PMD) Institusi Pendidikan MARA (IPMa) Pegawai Gred 22 ke atas Pusat Latihan MARA Pegawai Gred 22 ke atas 1 4.3 PENOLONG PEGAWA I KESELAMATAN JABATAN (PPKJ) o Menyelenggara, memelihara dan melupuskan rekod dengan sistematik di pusat pentadbiran o Dilantik oleh KJ berdasarkan arahan Pekeliling Perkhidmatan Bil 5 Tahun 2007 o Pelantikan terbatal sekiranya penyandang bertukar jawatan atau pusat 2 PEGAWAI REKOD JABATAN (PRJ) Menyelaras perancangan dan pelaksanaan program aktiviti pengurusan rekod Pusat Pentadbiran masing-masing. Memantau penjagaan dan penyimpanan rekod di Pusat Pentadbiran masing-masing supaya selamat dan terpelihara mengikut piawaian yang ditetapkan. Memastikan aktiviti pelupusan rekod awam tidak aktif dilaksanakan mengikut undangundang dan peraturan. Bertanggungjawab ke atas semua aspek keselamatan dokumen dan maklumat terperingkat selaras dengan peraturan-peraturan yang telah ditetapkan. PELANTIKAN PEGAWAI KESELAMATAN DI MARA
KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA | VERSI 2.0 | 2018 KESELAMATAN PERLINDUNGAN - 21 Ibu Pejabat MARA: Pegawai Gred 11 ke atas Pejabat MARA Negeri: Pegawai Gred 11 ke atas Institusi Pendidikan MARA (IPMa) Pegawai Gred 11 ke atas Pusat Latihan MARA Pegawai Gred 11 ke atas 1 4.3 PENOLONG PEGAWA I KESELAMATAN JABATAN (PPKJ) o Membantu PRJ menyelenggara, memelihara dan melupuskan rekod dengan sistematik di pusat pentadbiran. o Dilantik oleh KJ berdasarkan arahan Pekeliling Perkhidmatan Bil 5 Tahun 2007. o Pelantikan terbatal sekiranya penyandang bertukar jawatan atau pusat. 2 PEMBANTU TADBIR REKOD JABATAN (PTRJ) Membantu menyelaras perancangan dan pelaksanaan program dan aktiviti pengurusan rekod di Pusat Pentadbiran masing-masing. Membantu PRJ dalam pemantauan penjagaan dan penyimpanan rekod di Pusat Pentadbiran masing-masing supaya selamat dan terpelihara mengikut piawaian yang ditetapkan. Membantu PRJ dalam memastikan aktiviti pelupusan rekod awam tidak aktif dilaksanakan mengikut undangundang dan peraturan. PELANTIKAN PEGAWAI KESELAMATAN DI MARA
KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA | VERSI 2.0 | 2018 22 - KESELAMATAN PERLINDUNGAN Semua yang terlantik di item 1 sehingga 8 termasuk pegawaipegawai lain yang perlu mempunyai akses kepada maklumat terperingkat Jabatan. 1 4.3 PENOLONG PEGAWA I KESELAMATAN JABATAN (PPKJ) o Dilantik oleh KJ bagi membantu dalam menjaga keselamatan dan kerahsiaan di pusat pentadbiran. o Dilantik berdasarkan para 84, Buku Arahan Keselamatan. o Pelantikan terbatal sekiranya penyandang bertukar jawatan atau pusat 2 PEGAWAI JAWATAN KESELAMATAN BERJADUAL (JKB) Bertanggungjawab ke atas semua aspek keselamatan dokumen terperingkat dan rahsia rasmi Majlis Amanah Rakyat yang terletak di bawah tanggungjawabnya termasuk melindunginya selaras dengan peraturan yang telah ditetapkan. Bertanggungjawab melaporkan serta-merta kepada PKJ atau KJ apabila mengetahui, mengesan atau mengesyaki kejadian atau perbuatan pelanggaran keselamatan termasuk aktivitiaktiviti pengintipan untuk mendapatkan maklumat terperingkat dan rahsia rasmi MARA. PELANTIKAN PEGAWAI KESELAMATAN DI MARA
KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA | VERSI 2.0 | 2018 KESELAMATAN PERLINDUNGAN - 23 Semua warga kerja yang bersesuaian. 1 4.3 PENOLONG PEGAWA I KESELAMATAN JABATAN (PPKJ) o Dilantik oleh KJ / PKJ / PPKJ bagi membantu menjaga keselamatan warga kerja dan harta MARA di pusat pentadbiran semasa dan selepas waktu bekerja. o Dilantik berdasarkan para 18, Buku Arahan Keselamatan. Lantikan secara harian, mingguan, bulanan atau tahunan mengikut kesesuaian dan terbatal sekiranya bertukar pusat. 2 PEGAWAI BERTUGAS (PB) Bertanggungjawab kepada soal Keselamatan Perlindungan Pejabat pada hari beliau bertugas. Memastikan barang-barang dan aset yang bernilai tinggi sentiasa diawasi khususnya sewaktu rehat tengahari dan selepas waktu pejabat juga memastikan barang tersebut disimpan semula di tempat yang bersesuaian dan selamat selepas waktu pejabat. Memastikan aset-aset elektronikdan lampu di seluruh pejabat, bilik keselamatan dan lain-lain dipadamkan sebelum meninggalkan pejabat. PELANTIKAN PEGAWAI KESELAMATAN DI MARA
24 - KESELAMATAN PERLINDUNGAN Muka surat ini sengaja dibiarkan kosong
KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA | VERSI 2.0 | 2018 KESELAMATAN FIZIKAL KESELAMATAN DOKUMEN KESELAMATAN PERIBADI KESELAMATAN ICT ASPEK-ASPEK KESELAMATAN PERLINDUNGAN - 25
KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA | VERSI 2.0 | 2018 Arahan Keselamatan Sistem Pegawai Bertugas Pengurusan Keselamatan Memiliki Buku Arahan Keselamatan. Warga kerja diberi kesedaran kewujudan Buku Arahan Keselamatan. Melaksanakan Sistem Pegawai Bertugas. Laporan senarai pegawai bertugas dipaparkan. Melantik Pegawai Jawatan Keselamatan Berjadual (JKB). Melantik Pegawai Aset. Keselamatan Perlindungan sebagai agenda Mesyuarat JKKP Pusat / Negeri / Ibu Pejabat. Memiliki Buku Daftar Suratan Rahsia Rasmi Am492, Am 492A, Am 492B dan Am10. ASPEK-ASPEK KESELAMATAN KESELAMATAN FIZIKAL Kursus - Kursus Pegawai JKB. Menganjurkan kursus / ceramah taklimat keselamatan perlindungan untuk warga kerja. 26 - KESELAMATAN PERLINDUNGAN
KESELAMATAN FIZIKAL Keselamatan fizikal ialah sebarang tindakan yang memastikan keselamatan bangunan, premis atau tempat termasuk yang digunakan bagi mengurus perkara-perkara terperingkat dan sensitif sentiasa selamat. 1 Had laluan keluar/masuk o Kawalan Keselamatan o Pintu Masuk Utama o Kad Pengenalan Jabatan o Pas Pekerja /Pelawat Mesin Penyalin/ Faksimili: o Melantik Pegawai Tanggungjawab (PIC) o Menyediakan Buku Daftar o Memori dipadamkan Mengikut Jadual Ruang / bilik perbincangan / ruang menunggu pelawat yang diasingkan daripada ruang pejabat 3 2 Keselamatan o Sistem Kaunter o Pencegahan Kebakaran o Penggera Keselamatan 5 4 PengurusanKunci Keselamatan o Kunci: • Buku Daftar / BukuPemilikan / Buku Pergerakan Kunci • Audit: Sekurang-Kurangnya 2 Kali Setahun • Kunci Pendua Disimpan Dalam Bekas Kunci Yang Legap • Label Menggunakan Kod • Peti Besi: • Kewangan: Katalaluan ditukar setiap 6 bulan dan dihantar ke Pejabat Perbendaharaan Negeri • Dokumen: Katalaluan ditukar sekali setahun dan dihantar ke pejabat KPKK Negeri KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA | VERSI 2.0 | 2018 ASPEK-ASPEK KESELAMATAN KESELAMATAN FIZIKAL KESELAMATAN PERLINDUNGAN - 27
Sesuatu suratan bertulis atau sebahagian daripada sesuatu suratan terdiri daripada: KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA | VERSI 2.0 | 2018 Piring Hitam, Pita Rakaman, Runut Bunyi atau lain-lain (bukan imej yang boleh dilihat) Gambar | Foto Filem, Negatif atau lain-lain Alat Yang Mengandungi Satu Imej atau Lebih Yang Boleh Dilihat Supaya Keluar Ulang Darinya Peta Pelan | Model Graf | Lukisan Sesuatu Suratan Bertulis DOKUMEN 28 - KESELAMATAN PERLINDUNGAN
KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA | VERSI 2.0 | 2018 KESELAMATAN BAHAN RASMI MAKLUMAT RASMI RAHSIA BESAR RAHSIA SULIT TERHAD PERINGKAT DOKUMEN RASMI DOKUMEN RASMI DOKUMEN TERPERINGKAT Dokumen atau surat rasmi yang mengandungi maklumat rasmi yang mesti diberi perlindungan untuk kepentingan keselamatan dan yang bertanda dengan sesuatu peringkat keselamatan berdasarkan undang-undang berkaitan dan Arahan Keselamatan. KESELAMATAN PERLINDUNGAN - 29
Dokumen / maklumat / bahan rasmi jika dedahkan tanpa kebenaran akan menyebabkan kerosakan yang amat besar kepada negara. Simpan di Bilik Kebal atau Peti Besi. KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA | VERSI 2.0 | 2018 ASPEK-ASPEK KESELAMATAN PERINGKAT KESELAMATAN DOKUMEN Dokumen / maklumat / bahan rasmi jika didedahkan tanpa kebenaran akan memudaratkan Negara atau Organisasi Simpan di Kabinet Besi / AlmariKeluli Berpalang. Dokumen / maklumat / bahan rasmi jika didedahkan tanpa kebenaran akan membahayakan keselamatan negara. Simpan di Bilik Kebal atau Peti Besi. Dokumen selain daripada yang diperingkatkan Rahsia Besar, Rahsia atau Sulit tetapi berkehendakkan juga diberi tahap perlindungan keselamatan. Simpan di Kabinet Besi / Almari Keluli Berpalang. 30 - KESELAMATAN PERLINDUNGAN
KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA | VERSI 2.0 | 2018 ASPEK-ASPEK KESELAMATAN PROSEDUR PENGURUSAN DOKUMEN TERPERINGKAT PENGELASAN DOKUMEN TERPERINGKAT MEMBERI TANDA KESELAMATAN DOKUMEN TERPERINGKAT PENYIMPANAN DOKUMEN TERPERINGKAT PENGHANTARAN DOKUMEN TERPERINGKAT PENERIMAAN DOKUMEN TERPERINGKAT KEHILANGAN DOKUMEN TERPERINGKAT PEMUSNAHAN DOKUMEN TERPERINGKAT PENGELASAN SEMULA DOKUMEN TERPERINGKAT PENGURUSAN DOKUMEN TERPERINGKAT SECARA ELEKTRONIK KESELAMATAN PERLINDUNGAN - 31
MULA 1. Pegawai Pengelas menilai kandungan dokumen yang dikeluarkan oleh Pusat Pentadbiran berkenaan sahaja. 2. Sekiranya bukan maklumat terperingkat, masukkan ke Fail Terbuka mengikut Kumpulan Rekod Urusan Am. 3. Sekiranya maklumat terperingkat, kelaskan / tanda peringkat dokumen mengikut kesesuaian. 4. Pendaftar Rahsia yang dilantik akan merekod peringkat dokumen di Am492A. 5. Pegawai Pengelas perlu menandatangani di ruang 7, Am492A. 6. Dokumen dihantar ke sasaran dan failkan ke Fail Terperingkat. Cara penghantaran dan simpanan adalah sebagaimana yang ditetapkan mengikut peringkat dokumen. SELESAI Tidak Rahsia Besar Rahsia Sulit Terhad Maklumat Terperingkat? Ya 1 2 3 4 5 6 KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA | VERSI 2.0 | 2018 ASPEK-ASPEK KESELAMATAN PENGELASAN DOKUMEN TERPERINGKAT TATACARA PENGELASAN DOKUMEN TERPERINGKAT 32 - KESELAMATAN PERLINDUNGAN
KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA | VERSI 2.0 | 2018 ASPEK-ASPEK KESELAMATAN TATACARA PENGGUNAAN FAIL BAGI DOKUMEN TERPERINGKAT Terhad, Sulit, Rahsia, Peringkat Rahsia Besar fail tidak boleh lebih rendah daripada peringkat dokumen yang tertinggi sekali yang terkandung dalam fail berkenaan. Rahsia Besar Rahsia Sulit Terhad Terhad, Sulit, Rahsia Terhad, Sulit, Terhad Sahaja Peringkat Fail Peringkat Dokumen Yang Dibenarkan Pegawai Yang Dibenarkan Untuk Akses Fail. Pengarah / Pengetua, Pegawai Pengelas dan Pegawai yang telah mendapat kebenaran bertulis daripada PKJ / PPKJ masing-masing. Pengarah / Pengetua, Pegawai Pengelas, Pegawai di bawah lantikan JKB dan Pegawai yang telah mendapat kebenaran bertulis daripada PKJ / PPKJ masing-masing. Terhad Peringkat Fail & Dokumen Rahsia Besar Rahsia Sulit KESELAMATAN PERLINDUNGAN - 33
KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA | VERSI 2.0 | 2018 ASPEK-ASPEK KESELAMATAN MEMBERI TANDA KESELAMATAN DOKUMEN Ditanda dengan huruf besar. Penjuru kiri, atas. Penjuru kanan, bawah. Di setiap muka surat yang bertulis / bercetak. Dokumen Tidak Kekal Terjilid Ditanda dengan huruf 7mm cerai. Ditandakan di: o Disebelah luar kulit hadapan dan belakang. o Muka tajuk. o Muka surat pertama dan pengakhiran. o Penjuru kiri, atas. o Penjuru kanan, bawah. Dokumen Kekal Terjilid Ditanda pada dokumen yang peringkatnya dapat dilihat pada salinan yang dibuat daripadanya. Ditanda juga dibelakang dokumen. Lukisan Tekapan, Negatif Foto & Gambar Foto Peringkat Fail Ditanda Dikulit Hadapan & Belakang Fail. Nombor Rujukan Ditanda Diluar Hadapan Kulit Fail. Tajuk Fail Ditandakan Didalam Kulit Fail Kecuali Fail Terhad. Fail Terperingkat 34 - KESELAMATAN PERLINDUNGAN
Fail RahsiaBesar (Am 438) FailRahsia (Am 437) FailSulit (Am 436) FailTerhad (Am 435 – Pin. 1/80) KULIT FAIL TERPERINGKAT KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA | VERSI 2.0 | 2018 ASPEK-ASPEK KESELAMATAN FAIL TERPERINGKAT KESELAMATAN PERLINDUNGAN - 35
i) PENYIMPANAN FAIL / DOKUMEN RAHSIA BESAR DAN RAHSIA Dokumen Rahsia Besar dan Rahsia Dokumen Yang Sedang Digunakan KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA | VERSI 2.0 | 2018 ASPEK-ASPEK KESELAMATAN PENYIMPANAN DOKUMEN TERPERINGKAT Peti Besi dengan kunci tatakira / berkombinasi Disimpan sementara dalam almari atau kabinet keluli berpalang dan berkunci. ii) PENYIMPANAN FAIL / DOKUMEN SULIT DAN TERHAD Dokumen Sulit dan Terhad Kabinet fail keluli berpalang besi dan berkunci di bahagian atas. Dokumen Yang Sedang Digunakan Disimpan sementara dalam almari atau kabinet keluli berpalang dan berkunci. 36 - KESELAMATAN PERLINDUNGAN
KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA | VERSI 2.0 | 2018 ASPEK-ASPEK KESELAMATAN PENGHANTARAN DOKUMEN TERPERINGKAT 1. Melalui Sistem Peti atau Beg Berkunci. 2. Melalui sistem dua lapis sampul surat 3. Melalui utusan selamat. 4. Melalui akuan terima berdaftar. 5. Melalui mesin faksimili (hanya untuk dokumen yang memerlukan tindakan segera). SAMPUL LUAR SAMPUL DALAM KESELAMATAN PERLINDUNGAN - 37
KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA | VERSI 2.0 | 2018 Cara merekod penghantaran keluar dokumen terperingkat. Daftar di Am109-Pin.3/82 FAIL /DOKUMEN TERPERINGKAT Kelulusan membawa keluar dokumen terperingkat. ASPEK-ASPEK KESELAMATAN Dalam Jadual Luar Jadual AM492 AM492A Maklumat Catat di dalam Maklumat Catat di dalam RAHSIA BESAR RAHSIA PEGAWAI KESELAMATAN JABATAN (PKJ) / PEN PEG KESELAMATAN JABATAN (PPKJ) PRJ : Rekod Pengeluaran Dokumen PRJ : Rekod Pengeluaran Dokumen Kebenaran Bertulis KETUA JABATAN (KJ) Kebenaran Bertulis PERINGKAT DOKUMEN TAHAP KELULUSAN CATATAN 38 - KESELAMATAN PERLINDUNGAN
KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA | VERSI 2.0 | 2018 ASPEK-ASPEK KESELAMATAN PENERIMAAN DOKUMEN TERPERINGKAT 1 2 Siapa yang boleh terima dokumen terperingkat? HANYA PEGAWAI YANG TELAH DITETAPKAN Pengesahan penerimaan: Pegawai yang dibenarkan perlu cop AKUAN TERIMA 3 4 Semasa penerimaan: Pos / tangan: Daftar di BUKU AM 10-PIN3/80 Mesin faksimili: Daftar di BUKU PENERIMAAN DOKUMEN TERPERINGKAT MELALUI FAKS Masalah semasa penerimaan dokumen terperingkat? Maklumkan kepada PENGHANTAR sekiranya dokumen tidak diterima atau bilangan mukasurat tidak cukup. KESELAMATAN PERLINDUNGAN - 39
Setelah diluluskan untuk pemusnahan oleh KPKK serta ANM, Dokumen Terperingkat berkenaan perlu diricih dan dibakar di bawah penyeliaan. Abu perlu dihancurkan sehingga tidak lagi dikenali. KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA | VERSI 2.0 | 2018 ASPEK-ASPEK KESELAMATAN PEMUSNAHAN DOKUMEN TERPERINGKAT Status: Dokumen Terperingkat tidak boleh dimusnahkan KECUALI terdapat arahan-arahan khas pada dokumen berkenaan. Buangan Dokumen Terperingkat perlu diberi perlindungan keselamatan yang sepatutnya SEHINGGA dimusnahkan. Sijil pemusnahan Dokumen Terperingkat (Rahsia Besar) hendaklah dihantar kepada kuasa pemula dokumen berkenaan sebelum dimusnahkan. Sekiranya kuasa pemula sudah tidak wujud lagi, maka rujukan kepada PKJ hendaklah dibuat sebelum dokumen berkenaan dimusnahkan. Kenalpasti dan senaraikan Dokumen Terperingkat ke BORANG PELUPUSAN SURATAN TERPERINGKAT. Rujukan kepada Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan serta Ketua Pengarah Arkib Negara hendaklah dibuat oleh Jabatan di atas segala cadangan pemusnahan Dokumen Terperingkat yang difikirkan tidak lagi berguna untuk rujukan. Proses Pemusnahan Dokumen Terperingkat 40 - KESELAMATAN PERLINDUNGAN
KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA | VERSI 2.0 | 2018 Arahan Keselamatan 1. Laporkan SEGERA kepada KJ / PKJ. 2. Siasatan oleh Pegawai Yang Dilantik KJ / PKJ. 3. Hasil siasatan dikemukakan kepada KPKK dalam tempoh 24 jam. o Tindakan Tatatertib terhadap Pegawai Bertanggungjawab, atau o Siasatan di bawah ARR 1972. o Laporkan kepada Balai Polis sekiranya terdapat kesalahan jenayah. ASPEK-ASPEK KESELAMATAN KEHILANGAN DOKUMEN TERPERINGKAT Dokumen Terperingkat terbukti HILANG, KJ perlu: HILANG…? KESELAMATAN PERLINDUNGAN - 41
KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA | VERSI 2.0 | 2018 ASPEK-ASPEK KESELAMATAN PENGURUSAN DOKUMEN TERPERINGKAT SECARA ELEKTRONIK PENGELASAN DOKUMEN ELEKTRONIK: Dokumen perlu dikelaskan sebagaimana dokumen hardcopy AKSES PENGGUNAAN / PENGENDALIAN Hanya yang diberi akses / tersenarai dalam JKB Tiada akses: Perlu kebenaran bertulis daripada KJ / PKJ. Lantikan kontrak / sementara / sambilan hanya boleh kendali dokumen tahap TERHAD. Perlu kebenaran bertulis daripada KJ / PKJ untuk kendali dokumen RAHSIA BESAR, RAHSIA dan SULIT dalam keadaan terkecuali. KESELAMATAN: Hanya pegawai yang dilantik dibenarkan untuk mengurus / mengendalikan Dokumen Terperingkat. Perlu patuh pada Peraturan, Pekeliling, Garis Panduan dan Dasar Keselamatan ICT yang berkuatkuasa. Dokumen Terperingkat perlu dienkrip semasa pengendalian dan edaran melalui elektronik. Hanya penerima yang sah sahaja boleh melakukan deskripsi. 42 - KESELAMATAN PERLINDUNGAN
KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA | VERSI 2.0 | 2018 ASPEK-ASPEK KESELAMATAN PENGELASAN SEMULA DOKUMEN TERPERINGKAT Dokumen Terperingkat Dalam Jadual / LuarJadual Pengelasan Semula (oleh PPS) Dokumen terhenti menjadi Dokumen Terperingkat HANYA Dokumen Terperingkat dan Rahsia Rasmi yang dihasilkan oleh Pusat Pentadbiran sendiri. PERUNTUKAN 2C; AKTA RAHSIA RASMI 1972 PROSEDUR PENGELASAN SEMULA Kandungan / Maklumat tidak lagi menyebabkan kerosakan / membahayakan / keadaan serba salah kepada kerajaan / negara. Rekod pengelasan semula ke Am 492 atau Am 492B mengikut jenis dokumen. KESELAMATAN PERLINDUNGAN - 43
SIAPA: -Vendor / Kontraktor yang mendapat tawaran kerja dengan MARA. BILA: - Setelah mendapat tawaran kerja daripada MARA. KEPERLUAN: -Melindungi rahsia rasmi MARA sepanjang tempoh dan selepas projek. SETELAH DITANDATANGANI: - Disimpan ke Fail Dokumen Projek. SIAPA: Warga kerja MARA yang masih dalam perkhidmatan (tetap, kontrak, sementaraatau sambilan). Pelajar praktikal. BILA: Setiap tahun. KEPERLUAN: Melindungi rahsia rasmi MARA. SETELAH DITANDATANGANI: Disimpan ke Fail Peribadi warga kerja. Salinan berserta senarai warga kerja dihantar ke BSM. L A M P I R A N F KESELAMATAN PERLINDUNGAN MARA | VERSI 2.0 | 2018 ASPEK-ASPEK KESELAMATAN PERIBADI TANGGUNGJAWAB PENGAWAL PUSAT (KJ / PKJ / PPKJ) MEMASTIKAN ARR 1972 diamalkan di Pusat Pentadbiran masing-masing MEMPERBAHARUI dan MENANDATANGANI: SIAPA: Warga kerja MARA (tetap, kontrak, sementara atau sambilan). Pelajar praktikal. BILA: meninggalkan perkhidmatan (bersara atau berhenti). KEPERLUAN: Melindungi rahsia rasmi MARA selepas berhenti. SETELAH DITANDATANGANI: Disimpan ke Fail peribadi dan salinan dihantar ke BSM. LAMPIRAN D LAMPIRAN E 44 - KESELAMATAN PERLINDUNGAN