เอกสารทางการบัญชีหรือแบบฟอร์มทางธุรกิจ

ความหมายของเอกสารทางบัญชหี รอื แบบฟอรม์ ทางธุรกจิ

เอกสารทางการบญั ชีหรอื แบบฟอร์มทางธุรกิจ ที่เปน็ เครือ่ งมือชว่ ยในการ
ดาเนนิ ธรุ กิจและการควบคมุ คือ

- แบบฟอรม์ ทใี่ ชบ้ ันทึกเหตกุ ารณท์ างธรุ กิจท่ีเกดิ ขึ้นแล้วไวเ้ ป็นลายลักษณอ์ กั ษร
ว่าเหตุการณน์ ้ันเกดิ ขึน้ เมอื่ ไหร่ ใครเป็นผู้รับผิดชอบ

- แบบฟอรม์ ทีใ่ ช้เปน็ หลกั ฐานประกอบการลงบัญชี
- แบบฟอรม์ ท่ีใช้ในการดาเนนิ งาน
- ช่วยขจดั ข้อผดิ พลาดอันเกิดจากการจาเหตุการณท์ เี่ กิดขึน้ ไมไ่ ด้
- เพ่มิ ประสทิ ธิภาพในการดาเนินงาน เปน็ เครื่องมือในการสอื่ สารระหว่างบคุ คล
ทง้ั ภายในและภายนอก
- ใชส้ าเนาเอกสารแทนบญั ชยี อ่ ยได้
- ลดค่าใช้จา่ ยในการจดบันทกึ

การกาหนดลักษณะและชนดิ ของแบบฟอรม์

1. ควรกาหนดชนดิ ของเอกสารให้นอ้ ยท่ีสดุ
2. ในกรณที ีเ่ อกสารหลายชนิดมีข้อความซ้ากนั เป็นสว่ นใหญ่ ควรใช้เอกสารชดุ
เดียวกนั แต่ใชก้ ระดาษคาร์บอนแทรก ในส่วนทจ่ี าเปน็
3. มีขอ้ ความกะทดั รัดเข้าใจงา่ ย
4. ใหค้ วามสะดวกในการเกบ็ ข้อมลู ลงบัญชี
5. ใหเ้ ปน็ ไปตามหลกั การตรวจสอบซ่ึงกนั และกัน
6. เปน็ ประโยชนใ์ นการรวบรวมสถติ ิ
7. ให้ความสะดวกในการสอบบญั ชี
8. การกาหนดชนดิ เอกสารจะตอ้ งคานงึ ถงึ ขอ้ กาหนดตามกฎหมาย

ลักษณะและประเภทของเอกสารประกอบการลงบญั ชี

ตามประกาศกรมทะเบียนการค้า เร่ือง กาหนดชนิดของบัญชที ่ตี ้องทาจดั ทา
และรายการทตี่ อ้ งมใี นบัญชี ระยะเวลาทต่ี อ้ งลงรายการในบัญชี และเอกสารทตี่ ้อง
ใชป้ ระกอบการลงบัญชี พ.ศ. 2544 ในหมวด 4 ขอ้ 8 ได้กาหนดลักษณะและ
ประเภทของเอกสารทีต่ ้องใช้ประกอบการลงบัญชี
เอกสารท่ตี อ้ งใชป้ ระกอบการลงบญั ชี ทใ่ี ชเ้ ป็นหลกั ฐานในการลงรายการในบญั ชี
ซ่ึงแยกออกเปน็ 3 ประเภท

1. เอกสารท่ตี อ้ งใช้ประกอบการลงบญั ชีที่จัดทาขน้ึ โดยบุคคลภายนอก
2. เอกสารทต่ี อ้ งใชป้ ระกอบการลงบัญชที ี่จดั ทาขึ้นโดยผมู้ ีหนา้ ทีจ่ ัดทาบัญชี
(กจิ การ) เพื่อออกให้แก่บุคคลภายนอก
3. เอกสารที่ตอ้ งใช้ประกอบการลงบญั ชีทจ่ี ดั ทาข้ึนโดยผู้มีหนา้ ที่จดั ทาบัญชี
(กจิ การ)เพอ่ื ใชใ้ นกิจการของตนเอง

เอกสารท่ีตอ้ งใช้ประกอบการลงบญั ชีทุกประเภท
ต้องมรี ายการ ดงั ตอ่ ไปน้ี

1. ชอ่ื ของผจู้ ัดทาเอกสารซ่ึงอาจจะใช้ช่อื ท่ีใชใ้ นการประกอบธุรกิจของผูจ้ ดั ทาเอกสาร
2. ชื่อของเอกสาร
3. เลขทีข่ องเอกสาร และเลม่ ท(ี่ ถ้ามี)
4. วนั เดอื น ปี ทอ่ี อกเอกสาร
5. จานวนเงินรวม

นอกจากเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีจะต้องมขี ้อมลู ทงั้ 5 ข้อ
แลว้ ยงั ตอ้ งมีรายการเพ่ิมเติมตามท่กี าหนดไวใ้ น (1) หรือ (2) แลว้ แต่กรณี

(1) ในกรณที ่ีเปน็ เอกสารเพื่อเปน็ หลกั ฐานในการรับเงินและฝากเงิน รับชาระ
เงนิ หรอื ต๋วั เงนิ เชน่ บิลเงินสด ใบเสรจ็ รบั เงิน
“การขายสด”

(2) ในกรณีทีเ่ ป็นเอกสารเพอ่ื เปน็ หลกั ฐานในการจาหน่าย จ่าย โอนส่งมอบสนิ คา้
หรือบริการ โดยยงั มิไดม้ กี ารชาระเงินหรือต๋ัวเงิน เชน่ ใบสง่ ของ ใบกากับ
สินค้า ใบแจง้ หน้ี
“การขายเชื่อ”

ตวั อยา่ งแบบฟอร์ม

1. แบบฟอรม์ ท่ีทาให้เกดิ รายการ
- ใบขออนมุ ตั ซิ ้ือ
- ใบสั่งผลติ
ฯลฯ

2.แบบฟอรม์ ที่เปน็ การบนั ทึกเหตุการณ์ท่ีเกิดขนึ้ แล้ว
- ใบกากบั ภาษขี าย
- ใบกากับสนิ คา้ ท่ีซ้ือมา
- ใบรับสนิ คา้
ฯลฯ

1. แบบฟอร์มทท่ี าให้เกิดรายการ

ใบขออนุมัตซิ ้อื

1. แบบฟอร์มท่ีทาให้เกิดรายการ

ใบส่งั ผลิต

2.แบบฟอร์มท่เี ปน็ การบนั ทกึ เหตุการณท์ ี่เกดิ ขึน้ แลว้

ใบกากับภาษขี าย

2.แบบฟอรม์ ท่เี ป็นการบนั ทึกเหตุการณ์ที่เกิดข้นึ แลว้

ใบกากบั สนิ ค้าทีซ่ อื้ มา

2.แบบฟอร์มท่เี ปน็ การบันทกึ เหตุการณท์ ี่เกดิ ขน้ึ แลว้

ใบรบั สนิ คา้

ตวั อยา่ งกจิ การแหง่ หนง่ึ ทาการผลิตสินคา้ จาหน่ายแกล่ กู คา้
รายการทเี่ กดิ ข้ึนเปน็ ประจาจะมดี งั ต่อไปน้ี

1. การซอื้ วัตถดุ บิ และพัสดุตา่ ง ๆ
2. การควบคุมสินค้าและพสั ดุ
3. การผลิตสนิ คา้
4. การว่าจา้ งพนักงานและจา่ ยเงนิ คา่ จา้ ง
5. การขายสินค้า
6. การรับเงินสด
7. การจา่ ยเงนิ สด
8. การควบคุมลกู หนี้

1. การซื้อวตั ถดุ ิบและพสั ดุตา่ ง ๆ มแี บบฟอรม์ คือ ใบส่งั ซื้อ และใบรับของ ฯลฯ

2. การควบคุมสนิ ค้าและพสั ดุ มีแบบฟอรม์ คอื รายงานการตรวจนับสนิ ค้า

และพัสดุคงเหลือ และใบเสนอซอื้ ฯลฯ

3. การผลติ สินค้า มแี บบฟอร์ม คือ ใบส่ังผลติ ใบเบกิ พสั ดุ ใบสง่ คนื พัสดุ และ

ใบนาส่งสินคา้ ผลิตสาเร็จจากโรงงาน ฯลฯ

4. การว่าจา้ งพนกั งานและจ่ายเงินค่าจ้าง มีแบบฟอรม์ คือ ใบแจ้งการรับ

พนักงานใหม่ ทะเบียนเงินเดอื นและคา่ จา้ ง และใบแสดงรายละเอียดเงนิ ไดพ้ นกั งาน ฯลฯ

จดั ทาโดย
นางสาวณฏั ฐณิชา ชยั ยะวงค์ เลขที่ 7
นางสาวธญั ญาภรณ์ สขุ อ่ิม เลขที่ 11

ปวส.1/4 การบญั ชี