ใบความรู้ที่ ๑ การเขียนจดหมาย

๑

ใบความรทู้ ่ี ๑
เรอ่ื ง การเขยี นจดหมาย หน่วยการเรยี นรทู้ ี่ ๗ การเขียน (การเขยี นเชงิ กจิ ธรุ ะ)

วชิ า ภาษาไทยเพอ่ื การส่ือสาร ๑ (ท๓๐๑๐๑) ชัน้ มธั ยมศกึ ษาปีที่ ๔

การเขยี นจดหมาย

การเขียนจดหมาย เปน็ วธิ กี ารทีน่ ยิ มใช้เพ่อื ส่ือสารแทนการพูด
เม่ือผูร้ บั และผูส้ ่งอยูห่ ่างไกลกัน หรือมีความจาเป็นบางประการทีท่ าใหไ้ ม่
สามารถพูดจากนั ได้ นอกจากนี้ จดหมายยงั ใช้เปน็ ส่ือสมั พันธร์ ะหวา่ ง
บคุ คลที่ไมร่ จู้ กั กนั และจดหมายอาจใช้เปน็ เอกสารสาคัญสาหรับอา้ งเปน็
หลักฐานได้อีกด้วย
จุดมงุ่ หมายของการเขียนจดหมาย

๑. เพื่อสอื่ สารแทนการพูด
๒. เพอ่ื เป็นสื่อสมั พนั ธ์ระหวา่ งบคุ คลที่ไม่รจู้ ักกนั
๓. เพือ่ เปน็ เอกสารสาคญั สาหรับอา้ งเป็นหลกั ฐาน
จดหมายเปน็ วธิ กี ารตดิ ต่อสอ่ื สารโดยทเ่ี จ้าตวั ไม่ตอ้ งเปน็ ผูต้ ิดต่อเอง การเขยี นจดหมายจาเป็นท่จี ะตอ้ งใช้ภาษา
ใหถ้ ูกตอ้ ง และใชถ้ ้อยคาท่ีชัดเจนและแจม่ แจ้งจะไดไ้ มเ่ ปน็ ปัญหากบั ผู้อา่ น

ประเภทของจดหมาย แบง่ ออกเป็นประเภทใหญ่ๆ ได้ 3 ประเภท ดังนี้

๑. จดหมายส่วนตัว เปน็ จดหมายที่เขียนกนั ในวงศ์ญาตสิ นทิ มติ ร สหาย และบุคคลที่รู้จกั ค้นุ เคย เพือ่
สง่ ข่าวคราวไตถ่ ามทุกขส์ ขุ แสดงความรักความระลึกถงึ ทม่ี ีตอ่ กนั หรอื เลา่ เรื่องราวเหตกุ ารณท์ ี่นา่ รู้
นา่ สนใจใหฟ้ ัง ตลอดจนขอความชว่ ยเหลือซง่ึ กนั และกนั เปน็ การติดตอ่ กันอยา่ งไมเ่ ป็นทางการ ภาษา
และสานวนทีใ่ ชไ้ มเ่ ครง่ ครดั ภาษาทใี่ ช้ในหนงั สอื ราชการและจดหมายธุรกจิ การเขยี นคาขึ้นต้น ลง
ทา้ ย จดหมายส่วนตวั ไม่มีกฎเกณฑ์ตายตวั แตค่ วรระมัดระวงั และเลอื กใชใ้ หเ้ หมาะสมกับบุคคลทีจ่ ะ
เขียนถึง

๒. จดหมายธุรกจิ หมายถึง จดหมายระหว่างหา้ งรา้ นและบรษิ ทั ตา่ งๆ หรือจดหมายท่เี อกชนมีต่อหา้ ง
ร้านด้วยกิจธุระตา่ งๆ เชน่ จดหมายส่งั ของจากร้าน จดหมายทวงหนี้ จดหมายสมัครงาน จดหมาย
สอบถามเรอื่ งต่างๆ จดหมายตอบรับหรือปฏเิ สธคาเชญิ เป็นทางการ ขอ้ ความต้องรัดกุม กระชบั สัน้
แตไ่ ด้ใจความครบบริบรู ณ์

๓. จดหมายกิจธุระ เป็นจดหมายทบ่ี ุคคลเขยี นติดต่อกับบคุ คลอน่ื หรือระหวา่ งบุคลกบั บรษิ ัท หา้ งร้าน
องค์กร เพ่อื แจ้งธุระต่างๆ เชน่ นดั หมาย ขอสมคั รงาน ขอทราบผลการสอบบรรจพุ นักงาน ขอความ
ชว่ ยเหลอื และขอคาแนะนาเพื่อประโยชน์ในด้านการงานต่าง ๆ

กลุ่มสาระการเรยี นรูภ้ าษาไทย
กลุ่มโรงเรยี นวิทยาศาสตร์จุฬาภรณราชวทิ ยาลยั

๒

๔. จดหมายราชการ ตามระเบียบงานสารบรรณซึง่ เป็น “ระเบยี บสานกั นายกรัฐมนตรวี า่ ด้วยงานสาร
บรรณ พ.ศ.2556” ใหเ้ รยี กเอกสารประเภทนว้ี ่า หนังสือราชการ ซึ่งหมายถงึ เอกสารทีเ่ ป็นหลกั ฐาน
ทางราชการ มรี ายละเอยี ดดังน้ี
 หนังสอื ทม่ี ไี ปมาระหวา่ งส่วนราชการ
 หนังสอื ทส่ี ่วนราชการมไี ปถึงหน่วยงานอน่ื ซง่ึ มิใชส่ ่วนราชการหรือทม่ี ไี ปถงึ บุคคลภายนอก
 หนงั สอื ที่หนว่ ยงานอนื่ ใดมิใชส่ ว่ นราชการหรือบคุ คลภายนอกมมี าถงึ ส่วนราชการ
 เอกสารท่ที างราชการจดั ทาขนึ้ เพอื่ เป็นหลกั ฐานในราชการ
 เอกสารที่ทางราชการจัดทาขนึ้ ตามกฎหมาย ระเบยี บ หรือข้อบังคับ
การเขียนจดหมายทกุ แบบยอ่ มเพง่ เล็งเรอื่ งความมรี ะเบียบของรปู แบบ สานวน โวหาร และการใช้

ภาษาทถ่ี ูกตอ้ ง ตลอดจนความสะอาดเปน็ สาคญั

กลวธิ ีในการเขียนจดหมาย

การเขียนจดหมายใหม้ ีประสทิ ธิผลนัน้ จะตอ้ งเขียนข้อความให้ชัดเจน ลายมือเรยี บรอ้ ย อา่ นงา่ ย
สะดวกแก่ผอู้ ่านและผรู้ ับจดหมาย

การเขียนจดหมายจะบรรลจุ ุดประสงคม์ ี 2 ประการ คอื

๑. เขียนโดยใช้ถอ้ ยคาตรงไปตรงมาท้ังนี้ต้องระวงั อย่าให้หว้ นหรือกระดา้ งจนเกนิ ไป ควรใช้ถอ้ ยคาสภุ าพ
สละสลวยไม่ออ้ มค้อม เพอื่ ใหผ้ ู้ผรู้ ับจดหมายไดท้ ราบเรื่องราวอยา่ งรวดเร็ว และเข้าใจทนั ที สามารถ
ปฏิบตั ิได้ถูกต้อง การเขยี นแบบนีม้ ักใชใ้ นจดหมายธุรกจิ และจดหมายราชการ

๒. เขียนเชิงสรา้ งสรรค์ผู้เขียนต้องเลือกใชถ้ ้อยคาให้ชวนอ่าน ถ้าจาเปน็ ตอ้ งส่งข่าวที่กระทบกระเทอื นใจ
เช่น แจง้ ขา่ วรา้ ย จะต้องระมดั ระวงั เปน็ พเิ ศษ เกดิ อบุ ัติเหตุ ควรสง่ ข่าวเป็นขน้ั ๆ เพอื่ ใหผ้ ้รู ับเตรียมใจ
ไดก้ ่อนที่จะได้รับขา่ วร้ายแรง การเขียนประเภทนม้ี ักใช้กับจดหมายสว่ นตัวทต่ี ้องแสดงไมตรีจิต เพ่อื
รกั ษาความสัมพันธไ์ มใ่ ห้หา่ งเหินกัน
ข้อควรรู้
การขอความอนุเคราะห์ เปน็ เน้อื หาในการเขยี นจดหมายเพ่ือขอความรว่ มมือลักษณะหน่ึง ทงั้ จาก
หนว่ ยงานหรอื องคก์ รตา่ ง ๆ ในการเขยี นนนั้ เริ่มต้นจากการช่นื ชมหน่วยงานหรอื องค์กร จากน้ันจึง
แจง้ ใหท้ ราบว่าผูเ้ ขยี นกาลังดาเนินกจิ กรรมใด ส่งผลตอ่ สงั คม
อย่างไร เพ่อื ให้ผ้รู ับใหก้ ารสนับสนุน หรอื เกิดความต้องการท่ี
จะใหค้ วามชว่ ยเหลือ จากนน้ั จึงระบุรายละเอยี ดตา่ ง ๆ ของ
สิง่ ท่ตี ้องการความรว่ มมอื

กลุม่ สาระการเรียนรู้ภาษาไทย
กลมุ่ โรงเรียนวิทยาศาสตร์จุฬาภรณราชวิทยาลัย

๓

มารยาทในการเขียนจดหมาย

๑. ควรเลือกกระดาษและซองที่สะอาดเรียบรอ้ ย ไมม่ รี อยยับ ถ้าเปน็ กระดาษสคี วรใช้สสี ุภาพ และเข้ากนั
กบั ซอง ขนาดให้ไดม้ าตรฐาน ไม่ควรฉกี กระดาษจากสมดุ มาใชเ้ ขยี นจดหมาย ไมค่ วรเขยี นลวดลาย
หรอื ถอ้ ยคาสานวนทไ่ี มจ่ าเป็นลงบนซอง

๒. ไมค่ วรเขียนด้วยดนิ สอหรอื หมึกสีแดง เพราะถือกันว่าเป็นมารยาทไมด่ ี พยายามเขียนใหช้ ดั เจน ไม่ขดี
ฆ่าขูดลบ หรอื เขยี นทับลงไป วางรปู จดหมายใหเ้ หมาะสม

๓. ถ้าต้องการเขียนจดหมายติดต่อเป็นทางการ จะตอ้ งศึกษาให้ดีวา่ ควรจะเขยี นถึงใคร จึงจะถกู ตอ้ งตาม
ตาแหน่งหน้าที่ ท้ังน้ีเพอ่ื ให้ไดผ้ ลสาเรจ็ ตามวตั ถปุ ระสงค์

๔. เมอ่ื ประสงคจ์ ะเขยี นถงึ ผ้ใู ด จะต้องรู้จกั ใช้คาขึ้นตน้ และคาลงท้ายให้เหมาะสมตามธรรมเนยี มนยิ ม ถา้
เขียนจดหมายราชการต้องขึ้นต้นและลงท้ายตามแบบแผนที่กาหนดไว้ในหนังสอื ระเบยี บงานสาร
บรรณของสานักนายกรัฐมนตรี
ที่มาขอ้ มูล : http://www.myfirstbrain.com/student_view.aspx?id=6630

กลุม่ สาระการเรียนรูภ้ าษาไทย
กลมุ่ โรงเรียนวทิ ยาศาสตร์จฬุ าภรณราชวทิ ยาลัย