BUKU PANDUAN PENGURUSAN PUSAT SUMBER SEKOLAH terkini

pg. 1

BUKU PANDUAN
TUGAS PENGURUSAN PUSAT

SUMBER SEKOLAH
UNTUK

GURU PERPUSTAKAAN DAN
MEDIA SEKOLAH (GPM)

pg. 2

ISI KANDUNGAN

1. Pengenalan
2. Indeks Perincian Panduan Tugas GPM

 Tugas ( Surat Pekeliling Ikhtisas Bil: 3/2005)
 Objektif
 Bulan
 Bidang Tugas
 Penglibatan
3. Bidang Tugas
 Pengurusan dan Pentadbiran
 Organisasi Bahan
 Galakan Membaca dan Litersai Maklumat
4. Cadangan Agihan Jadual Waktu Pengurusan PSS3
5. Jawatankuasa Pembina Panduan Tugas Pengurusan Pusat
Sumber Untuk GPM

pg. 3

PENDAHULUAN

Dalam usaha untuk memantapkan dan memajukan lagi sistem pendidikan ( rujukan KP
(BS-DSR)8787/008/2 (10 ) bertarikh 18 Julai 2005 ), Kementerian Pelajaran Malaysia
sentiasa memberi penekanan yang sewajarnya dalam pelaksanaan pelbagai program
berkaitan Pusat Sumber Sekolah, Sehubungan itu, melalui Waran Peruntukan B.41
Kementerian Pelajaran Malaysia, setiap sekolah telah diperuntukkan seorang Guru
Perpustakaan dan Media Sekolah ( Penyelaras Pusat Sumber Sekolah ) sepenuh masa.
Pelantikan ini diharap dapat membantu meningkatkan keupayaan pengurusan dan
kepimpinan pengurusan pusat sumber sekolah yang lebih cemerlang dan berkesan.

Pelantikan Guru Perpustakaan dan Media Sekolah (GPM) merupakan satu usaha
Kementerian yang sememangnya dinanti-nantikan. Namun kebanyakan pihak pentadbir,
kurang jelas tentang bidang tugas GPM dan beranggapan masa yang diberikan kepada
GPM iaitu 6 hingga 8 waktu mengajar adalah terlalu sedikit. Walaupun pada dasarnya
sebanyak lapan belas senarai tugas yang telah disenaraikan.

PSS perlu diurus dengan baik dan teratur. Ini termasuklah penjadualan dan system
pinjam meminjam peralatan, bahan-bahan pengajaran dan pembelajaran dan
kemudahan yang sentiasa dikemaskinikan. Rasional buku panduan ini perlu diterbitkan
adalah kerana GPM perlu jelas dengan peranan PSS yang mempunyai hubungan
langsung dengan pelaksanaan program kurikulum dank o-kurikulum di peringkat sekolah.
Oleh itu, banyak tugas yang perlu GPM tumpukan untuk memastikan PSS dapat
digunakan dengan berkesan dan diuruskan dengan baik agar penggunaan media cetak
dan bukan cetak tersebut akan dapat dimanfaat oleh semua guru dan murid di sekolah
berkenaan.

Adalah diharapkan dengan adanya penerbitan tugas GPM ini dapat memberi sokongan
moral kepada GPM untuk meningkatkan kemahiran pengurusan PSS yang berkesan,
disamping menerapkan dan membudayakan teknologi pendidikan demi memartabatkan
PSS sebagai nadi utama pengajaran dan pembelajaran ke arah Pusat Kecemerlangan
Pendidikan yang lebih berkesan.

pg. 4

BIDANG A

PENGURUSAN DAN PENTADBIRAN

BIDANG A : PENGURUSAN DAN PENTADBIRAN

BIL TUGAS PERINCIAN TUGAS CATATAN

pg. 5

1. Organisasi  Menubuhkan JawatanKuasa Induk / Lampiran carta
Kerja / Nilam / Pengawas organisasi
2. Tugas
 Menyediakan carta organisasi
3. Mesyuarat (sekurang-kurangnya saiz kad
a. Jawatankuasa manila)
Induk
b. Jawatankuasa  Mempamerkan carta organisasi
Kerja
c. Jawatankuasa  Menyedia dan menyerahkan diskripsi
Pengawas PSS tugas Jawatankuasa:
o Induk
4. Fail Kuasa o Kerja
o Pengawas PSS

 Memantau dan membantu
pelaksanaan tugas.

 Merancang, menyusun dan
menjalankan tugas setiap bulan

 Mempamerkan senarai tugas

 Dokumentasi

 Menyediakan surat panggilan Dapatkan daftar
Mesyuarat Jawatankuasa fail
Induk/Jawatankuasa Kerja

 Menyediakan minit mesyuarat
jawatankuasa induk / jawatankuasa
kerja

 Mengedar minit mesyuarat
jawatankuasa induk / kerja

 Menyediakan agenda mesyuarat
 Mengurus dan memfailkan surat-

menyurat

 Pengenalan
 Maklumat PSS
 Jawatankuasa Induk dan Kerja PSS
 Peraturan PSS
 Pengurusan dan pentadbiran PSS
 Koleksi bahan PSS
 Kewangan PSS
 Organisasi bahan
 Aktiviti PSS
 Stok dan inventori PSS
 Sirkulasi / edaran bahan PSS
 Perkhidmatan PSS
 Automasi PSS

pg. 6

5. Rancangan  Menyediakan matlamat
Pembangunan Jangka pembangunan PSS
Panjang (RPJP)
 Menyediakan objektif pembangunan
6. Perancangan Tahunan PSS

7. Takwim  Menyediakan RPJP
 Menyediakan carta gantt
8. Pelantikan Pengawas  Menyediakan laporan pencapaian
PSS  Menyediakan kajian kemajuan
 Dokumentasi
pg. 7  Mempamer dan mengedarkan RPJP

kepada GPK 1 dan Ketua Panitia

 Mengedarkan borang aktiviti kepada Rujuk Lampiran
Ketua Panitia / Ketua Unit 1/ borang aktiviti

 Memungut boring aktiviti daripada
Ketua Panitia / Ketua Unit

 Menyemak, memilih dan
menyelaraskan aktiviti-aktiviti yang
diperoleh.

 Menyediakan Carta Gantt
 Dokumentasi
 Mempamer dan mengedarkan

Perancangan Tahunan kepada GPK
1 dan Guru Panitia

 Menyelaras aktiviti-aktiviti PSS Lampiran format
dengan aktiviti sekolah. laporan

 Memasukkan aktiviti-aktiviti PSS ke
dalam takwim sekolah.

 Menjalankan aktiviti-aktiviti PSS
mengikut takwim yang telah
disediakan.

 Menyediakan laporan aktiviti PSS
berdasarkan takwim.

 Mengedarkan borang pencalonan
pengawas baru kepada guru kelas

 Menyediakan surat pelantikan
pengawas baru

 Menjalankan temuduga
 Pelantikan pengawas PSS
 Memberi taklimat bidang tugas

pengawas
 Menyerahkan senarai tugas

pengawas

9. Menyediakan rekod-  Menjalankan bengkel pengurusan
rekod PSS

10. Panduan dan peraturan  Menyediakan rekod perolehan bahan
11. Keahlian buku dan bukan buku
12. Jadual Penggunaan
 Menyediakan rekod perolehan surat
khabar dan majalah

 Menyediakan buku pelawat
 Menyediakan rekod-rekod PSS
 Rekod bertugas jawatankuasa kerja

PSS
 Rekod penggunaan bilik-bilik di PSS
 Rekod penggunaan alat-alat
 Rekod penggunaan radio pendidikan

/ TVP
 Rekod penyelenggaraan Peralatan
 Rekod pilih buang
 Rekod pinjaman buku oleh murid
 Rekod pinjaman pukal

 Menyediakan panduan dan peraturan
penggunaan bilik-bilik di PSS
o Penggunaan PSS
o Penggunaan Komputer
o Pinjaman dan pemulangan
o Penggunaan TVP
o Penggunaan OHP / LCD

 Mempamerkan panduan dan
peraturan yang disediakan

 Dokumentasi

 Menyediakan kad keahlian semua
warga sekolah

 Menyediakan statistic pinjaman
harian, mingguan, bulanan dan
tahunan.

 Menganalisis jumlah pinjaman ahli
 Memberi pengikhtirafan kepada ahli

yang aktif

 Menyediakan jadual waktu
penggunaan PSS murid

 Mempamerkan jadual waktu
penggunaan PSS murid

 Mempamerkan jadual TVP

pg. 8

 Mengedar jadual waktu TVP kepada
ketua panitia

13. Waktu Perkhidmatan  Menyedia, mempamer dan Perpustakaan

14. Sirkulasi mengedarkan jadual waktu awam negeri
15. Orientasi
16. Aktiviti perkhidmatan ke bilik guru, kelas dan dan cawangan

17. Sistem Fail papan kenyataan PSS. Perpustakaan

pg. 9  Menyediakan waktu perkhidmatan bergerak

khas di luar waktu persekolahan Perpustakaan

(Sekolah Berasrama /atas negara malaysia

permintaan murid).

 Pamerkan waktu perkhidmatan

perpustakaan agensi-agensi lain.

 Menyediakan peraturan pinjaman Rujuk Fail
dan pemulangan bahan buku dan Kuasa
bukan buku Bab Sirkulasi

 Menyediakan brosur maklumat PSS Lampiran carta
 Menyediakan jadual orientasi PSS organisasi
 Memberi taklimat kepada murid baru Lampiran
Taklimat
/ lama / pengawas PSS / guru. Orientasi PSS
 Lawatan ke PSS mengikut kelas

dengan kerjasama guru.

 Menjalankan aktiviti PSS seperti yang
dirancang ( Perancangan Tahunan )

 Menyediakan laporan aktivit-aktiviti
tersebut.

 Mempamerkan gambar-gambar
aktiviti di sudut yang bersesuaian

 Menyediakan laporan
 Dokumentasi
 Memfailkan laporan aktiviti-aktiviti

daripada panitia dan sekolah. (
Koleksi Pusat Sumber )

 Menyediakan fail-fail

o Fail Pekeliling PSS Bergantung

o Fail Program Pemuafakatan kepada unit-unit

o Fal Projek Khas yang diwujudkan

o Fail Surat-surat daripada BTP, di sekolah

PSPN & PKG masing-masing.

o Fail radio Pendidikan / TVP Contohnya:

o Fail Jawatankuasa hapus kira Unit bahan

dan pelupusan bantu mengajar

o Fail Jawatankuasa Induk PSS Unit bacaan

o Fail Jawatankuasa Kerja PSS Rujuk Surat
o Fail Jawatankuasa Pemilihan Pekeliling
Kewangan
bahan Bilangan 5
o Fail Jawatankuasa Pengawas Tahun 2002 dan
pindaan
PSS pertama 11
o Fail Jawatankuasa Unit-Unit Februari 2004
o Fail Pembelian ( Sumber-

sumber lain)
o Fail Sijil Akuan Penerimaan (

Peralatan dan bahan )
o Fail Pembelian ( bantuan

perkapita perpustakaan )
o Fail Pembelian (SUWA)

 Labelkan fail-fail

 Mengemaskini isi kandungan fail dari
masa ke semasa.

 Menyimpan di bilik pengurusan /
tempat yang sesuai

18. Daftar Stok Bekalan  Menerima bahan / alatan Pekeliling
Pejabat ( Kew 314 )  Menyemak bahan / alatan yang Perbendaharaan
Bil.2 Tahun
19. Daftar Inventori (Kew diterima 1991
313)  Merekod bahan masuk ( dengan pen

20. Daftar harta modal ( merah )
Kew 312, 312A )  Merekod bahan keluar ( dengan pen

21. Daftar pergerakan harta biru/hitam )
modal dan inventori  Menyemak stok 2 kali setahun

22. Keceriaan, kebersihan  Menerima peralatan Rujuk daftar
dan keselamatan  Menyemak peralatan merekod inventori (Kew
313)
 Menerima peralatan
 Menyemak peralatan Rujuk kad harta
 Merekod modal

 Merekod pergerakan harta modal dan
peralatan yang dipinjam dari PSS

 Mengubahsuai kedudukan rak,
perabot, alat dan sebagainya
mengikut rancangan penggunaan

 Menyusun perabot serta alatan
mengikut ruang yang diperlukan

 Sediakan panduan dan label tunjuk
arah dilekatkan di tempat tertentu.

pg. 10

 Pamerkan peraturan dan panduan
untuk membantu pelajar mencari dan
menggunakan maklumat. Melekatkan
poster, carta dan gambar-gambar
ditempat yang sesuai.

pg. 11

BIDANG B

ORGANISASI BAHAN

pg. 12

BIDANG B : ORGANISASI BAHAN

BIL TUGAS PERINCIAN TUGAS CATATAN
Rujuk surat
1. Bantuan Per kapita  Dapatkan anggaran bantuan Per kapita pekeliling kewangan
bilangan 5 tahun
Pusat Sumber Sekolah daripada Guru Besar / Pengetua 2002 dan pindaan
pertama 11 februari
 Berdasarkan anggaran per kapita tahun 2004.

semasa, buat anggaran belanjawan. Rujuk buku garis
panduan
 Rujuk analisis koleksi terkini bahan pembinaan nisbah
koleksi bahan
semasa membuat anggaran belanjawan bacaan yang
diterbitkan oleh
2. Agihan pembelian  Agihkan wang bantuan per kapita Pusat PSPN P.Pinang,
Sumber Sekolah kepada: 2003.
3. Pemilihan dan o Membeli buku fiksyen
pembelian bahan o Membeli buku bukan fiksyen Rujuk Surat
(pinjaman) pekeliling kewangan
o Membeli buku bukan fiksyen bilangan 5 tahun
(rujukan) 2002 dan pindaan
o Membeli bahan terbitan berkala pertama 11 februari
o Membeli bahan memproses buku 2004
o Membeli bahan keceriaan
o Membeli harta modal Rujuk buku garis
panduan
 Membeli bahan bukan buku pembinaan nisbah
o Membeli perisian pembelajaran. koleksi bahan
bacaan yang
 Lantik Jawatankuasa pemilihan dan diterbitkan oleh
pembelian bahan PSPN
P.Pinang,2003
 Adakan mesyuarat jawatankuasa Rujuk Buku Dasar
pemilihan dan pembelian bahan Pemilihan dan
Pembinaan Koleksi
 Edarkan dasar pemilihan dan pembelian Bahan Bacaan PSS
bahan kepada semua ketua panitia diterbitkan oleh
BTP, 1990.

Rujuk Buku Garis
Panduan
Pembinaan Nisbah
Koleksi Bahan
Bacaan yang
diterbitkan oleh

pg. 13

PSPN P.Pinang,
2003

Rujuk Fail Kuasa
(Bab koleksi bahan
PSS)

4. Pembelian Bahan  Sediakan analisis koleksi terkini bahan Buat semakan stok
bagi tahun semasa.
Rujuk bantuan
 Ambil kira kekuatan dan kelemahan perkapita PSS
koleksi semasa membuat perancangan
pembelian bahan. Rujuk surat
pekeliling kewangan
 Sediakan anggaran perbelanjaan tahun bilangan 5 tahun
semasa 2002 dan pindaan
pertama 11 februari
 Dapatkan senarai cadangan pembelian 2004
bahan daripada ketua-ketua panitia

 Buat tempahan bahan dari pembekal
terpilih.

5. Penerimaan Bahan  Semak borang pesanan dan buku yang
diterima adalah betul dan jelas.
Rujuk KEW. 315
 Jika buku tersebut tidak seperti yang ( Bahan Bukan
dikehendaki, kembalikan kepada syarikat Buku )
pembekal berkenaan.

 Semak kualiti bahan. Jika kualiti bahan
tidak menepati kualiti yang ditetapkan
kembalikan bahan tersebut kepada
pembekal

 Tandatangan SAP setelah kualiti dan
kuantiti bahan sempurna.

 Kembalikan SAP yang ditandatangani
kepada pembekal

 Ambil tindakan untuk urusan pembayaran
dan stok.

6. Proses Teknik Bahan  Sediakan slip kerja Rujuk Fail Kuasa:
 Dapatkan cap perolehan dan capkan (Bab Organisasi
pada bahan Bahan)
 Cap hak milik di halaman rahsia
 Menyediakan kad pinjaman
 Lekatkan slip tarikh pulang
 Lekatkan label nombor panggilan pada
tulang buku bagi buku tebal dan kulit
depan bagi buku-buku nipis.

pg. 14

7. Penyusunan Buku  Asingkan buku fiksyen Bahasa melayu
Fiksyen
daripada buku fiksyen Bahasa inggeris Rujuk kaedah
8. Penyusunan Buku
Bukan Fiksyen  Susun buku di para paling atas dari kiri ke penyusunan

9. Semakan stok kanan mengikut nombor panggilan. mengikut ALA
10. Proses pilih buang
 Jika ada nombor panggilan yang sama, cataloging rules for
pg. 15
ikut urutan abjad nama pengarang author and title

 Buku di para dua disusun mengikut arah entries. (American
Library Association)
bertentangan dari para sebelumnya.

 Pastikan buku memenuhi tidak lebih

daripada tiga per empat ruang para

supaya memudahkan penyimpanan,

pengambilan dan penambahan buku.

 Susun buku di para paling atas dari kiri ke Rujuk kaedah

kanan mengikut nombor panggilan dari penyusunan

nombor kecil ke nombor besar mengikut ALA

 Jika ada nombor panggilan yang sama, cataloging rules for
ikut urutan abjad nama pengarang. author and title
entries. (American
 Buku di para dua disusun mengikut arah Library Association)
bertentangan dari para sebelumnya

 Pastikan buku memenuhi tidak lebih

daripada tiga per empat ruang para

supaya memudahkan penyimpanan,

pengambilan dan penambahan buku.

 Tangguhkan semua proses sirkulasi Berdasarkan Fail
 Dapatkan kembali semua bahan yang Kuasa masing-
masing
belum dipulangkan
 Sediakan borang analisis koleksi bahan
 Jalankan proses analisis koleksi bahan

dalam bulan oktober
 Failkan analisis koleksi bahan

 Jalankan proses pilih buang sekurang- Rujuk buku

kurangnya setahun sekali panduan proses
 Asingkan buku yang rosak sedikit pilih buang –

daripada buku yang rosak terus P.Pinang

 Baik pulih buku yang rosak sedikit.

Simpan semula buku di atas rak. Rujuk Fail Kuasa

 Ambil tindakan pelupusan bagi buku-buku bab stok dan
yang rosak teruk dan tidak boleh dibaiki. inventori

Rujuk surat
pekeliling
perbendaharaan
bil.2 tahun 1997.-
Rujuk Lampiran

11. Hapus kira  Terima aduan kehilangan Rujuk pekeliling

 Buat laporan polis dalam masa 24 jam perbendaharaan
 Jalankan siasatan awal berdasarkan bilangan 3 tahun
1990
format lampiran J.

 Hantar 5 salinan laporan siasatan awal ke

pusat tanggungjawab PTJ Rujuk pekeliling
 Dapatkan laporan akhir siasatan perbendaharaan
 Mohon kelulusan hapus kira dari PTJ bilangan 2 tahun
 Jalankan proses hapus kira 1991
 Keluarkan senarai bahan daripada stok

 Kemaskini stok

pg. 16

BIDANG C

GALAKAN MEMBACA
DAN

LITERASI MAKLUMAT

pg. 17

BIDANG C : GALAKAN MEMBACA & LITERASI MAKLUMAT

BIL TUGAS PERINCIAN TUGAS CATATAN
1. Program NILAM Rujuk buku
 Bentuk Jawatankuasa NILAM program
 Sediakan diskripsi tugas nilam: konsep
dan panduan
 Sediakan jadual waktu nilam (B.Melayu pelaksanaan
dan B.Inggeris: 2 waktu seminggu) di sekolah

 GPM membantu guru kelas dalam (semua guru
membentuk kumpulan Rakan Pembaca terlibat)
(RP). Aktiviti RP dipantau oleh guru
Lampiran
 Adakan aktiviti memperkasakan NILAM Format kertas
o Sediakan kertas kerja cadangan
o Sediakan jadual program
o Lengkapkan urusan surat-menyurat
o Cari peruntukan kewangan
o Sediakan laporan

 Menyediakan rekod pinjaman pukal

 Mengumpul dan merekod data NILAM

 Memberi pengikhtirafan kepada murid
berdasarkan rekod bacaan

 Menyediakan sijil pengikhtirafan
 Menghantarkan laporan ke PKG dan

PSPN

2. Literasi Maklumat  GPM memberi penerangan mengenai

Literasi Maklumat kepada guru dan murid.
o Definisi maklumat
 Kenal pasti maklumat yang

diperlukan
o Strategi mencari maklumat

 Kenal pasti semua maklumat

yang boleh digunakan dan

memilih sumber maklumat

yang terbaik.
o Lokasi dan capaian

 Mendapatkan sumber

maklumat yang dipilih dan

mencari maklumat di

dalamnya.
o Penggunaan Maklumat

 Membaca, mendengar dan

melihat maklumat yang

sudah dicari dan mengambil

maklumat yang relevan.
o Pengumpulan Maklumat

 Menyusun maklumat yang

sudah diambil.

pg. 18

o Penilaian
 Menilai proses pencarian dan

hasil maklumat yang sudah

diperolehi.
 Wujudkan sudut literasi

maklumat

3. Promosi  Antara promosi yang dicadangkan: Rujuk surat
pekeliling
pg. 19 o Sudut NILAM ikhtisas
 Pamerkan pencapaian

Jauhari dan Rakan Pembaca Bil:1/2005

murid memnatapkan
 Pamerkan aktiviti-aktiviti budaya

rakan pembaca membaca di

 Adakan acara penyampaian kalangan

hadiah murid sekolah

 Pamerkan gambar dan profil

pemenang

o Sudut Bahan Terkini
 Fotostet kulit depan/jaket

buku terkini
 Pamerkan bahan tersebut
 Nyatakan lokasi bahan terkini

tersebut

o Sudut Literasi Maklumat
 Sedia, cetak dan pamerkan

o Sudut informasi PSS dan isu-isu

semasa
 Kumpulkan maklumat

berkaitan Pemilihan
 Bahan pendokumentasikan tema
bergantung
o Sudut Karya Agung kepada
situasi
o Bicara dan pamerkan buku semasa
 Pilih Bahan
 Tentukan waktu yang sesuai
 Laksanakan aktiviti

o Terbitkan brosur
 Cetak dan edarkan

o Buletin berkala
 Cetak dan edarkan bahan
 Masukkan dalam laporan

tahunan aktiviti PSS

o Mengadakan pameran bertema
 Wujudkan sudut atau bilik

pameran
 Tentukan tema
 Rancang aktivti berkaitan

setiap terma

 Kumpul bahan seperti folio,
buku skrap, poster dan lain-
lain yang berkaitan dengan
tema.

 Program bersama panitia Rujuk format
o Membantu panitia menjalankan kertas kerja

aktiviti seperti pertandingan folio,

buku skrap, model, kuiz dan lain-lain

 Pertandingan info-hunt/jejak maklumat:
o Sediakan kertas kerja
o Meubuhkan jawatankuasa
o Mengadakan mesyuarat.Merancang

dan melaksanakan program.

4. Lawatan  Sediakan kertas kerja Rujuk
 Tubuhkan jawatankuasa lampiran
 Rancang tempat yang bakal didedaki format
laporan
Contoh
 Tpercetakan ahli
 Lengkapkan urusan masing k
 Pelaksanaan lawatan
 Sediakan laporan


Disediakan oleh:

JUMIATI BINTI SUPARNO
Pegawai Teknologi Maklumat
Pusat Kegiatan Guru Tawau

pg. 20