BUKU SAKU SRIKANDI BNPB

BIRO SUMBER DAYA MANUSIA DAN UMUM
2021

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kami ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa
karena atas rahmat-Nya buku saku penggunaan aplikasi Srikandi di
lingkungan BNPB dapat terselesaikan dengan baik. Aplikasi Srikandi
merupakan aplikasi umum bidang kearsipan yang digunakan secara
nasional yang merupakan hasil kolaborasi dari ANRI, KOMINFO,
KEMENPANRB, dan BSSN. Aplikasi Srikandi bertujuan menciptakan
kelancaran dalam persuratan dan kearsipan secara elektronik yang
efektif dan efisien dalam penyelenggaraan pemerintahan.

Aplikasi Srikandi merupakan aplikasi baru sehingga dengan
dibuatkannya buku saku penggunaan aplikasi Srikandi di lingkungan
BNPB diharapkan setiap pegawai dapat secara mudah memahami setiap
tata cara penggunaan aplikasi Srikandi dan memperlancar proses
internalisasi aplikasi Srikandi. Pada akhirnya kami berharap, buku saku ini
dapat digunakan dengan baik oleh pegawai BNPB untuk mempermudah
pemahaman penggunaan aplikasi Srikandi di lingkungan BNPB.

Jakarta, Agustus 2021

Kepala Biro SDM dan Umum

i

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ii

DAFTAR ISI iii

A. ALUR SURAT MASUK EKSTERNAL TUJUAN 1
KEPALA BNPB ATAU SEKRETARIS UTAMA
DAN DISPOSISI SURAT

B. ALUR SURAT MASUK EKSTERNAL YANG 2
DITUJUKAN LANGSUNG KE KEDEPUTIAN, 3
INSPEKTORAT, ESELON II

C. PENGGUNAAN APLIKASI SRIKANDI DALAM
ALUR SURAT MASUK EKSTERNAL KE BNPB

D. PENGATURAN PENANDATANGAN DAN 17
PEMERIKSA NASKAH KELUAR, KONTAK
TUJUAN NASKAH, DAN PENOMORAN
OTOMATIS

E. PEMBUATAN DAN PENGIRIMAN NASKAH 24
DINAS PADA APLIKASI SRIKANDI

ii

A. ALUR SURAT MASUK EKSTERNAL TUJUAN KEPALA
BNPB ATAU SEKRETARIS UTAMA DAN DISPOSISI SURAT

KA BNPB

SESTAMA ESELON I

KARO KARO ESELON II KAPUS
SDMUM
REGISTRASI
SURAT

ESELON III ESELON III ESELON III ESELON III

ESELON IV ESELON IV JJFFTT/U/JJFFU JFT/JFU

Alur Surat Masuk
Disposisi Surat
Disposisi Surat

JFT/JFU JFT/JFU

1

B. ALUR SURAT MASUK EKSTERNAL YANG DITUJUKAN
LANGSUNG KE KEDEPUTIAN, INSPEKTORAT, DAN
ESELON II

ESELON I ESELON
ESELON II II

ESELON III ESELON III
JFT/JFU
REGISTRASI REGISTRASI
SURAT SURAT

JFT/JFU

Surat Masuk
Disposisi Surat

2

C. PENGGUNAAN APLIKASI SRIKANDI DALAM
ALUR SURAT MASUK EKSTERNAL KE BNPB

1 Proses Registrasi Surat Masuk Eksternal ke
BNPB

Masukkan Username
dan Password

pengguna, Login
sebagai User/

Pengguna yang
bertugas sebagai

Pencatat Surat
Masuk Eksternal

Muncul tampilan dashboard aplikasi Srikandi, klik menu
“Registrasi Naskah Masuk” untuk melakukan pencatatan
Surat Masuk Eksternal

3

Tampilan e-form Registrasi Naskah Masuk untuk
menginput detail data surat masuk eksternal ke BNPB

Lengkapi isian e-form Registrasi Naskah
Masuk, setelah selesai pengisian klik
“Simpan”

4

2 Proses menerima dan memeriksa surat masuk

eksternal ke BNPB yang telah diregistrasi
Login sebagai User/
Pengguna penerima

surat masuk yang telah
diregistrasi, masukkan

Username dan
Password

Surat yang ditujukan kepada Kepala BNPB atau
Sekretaris Utama, maka surat ditujukan terlebih
dahulu kepada Kepala Biro SDM dan Umum, surat
yang ditujukan ke Pejabat Eselon I di
Kedeputian/Inspektorat atau ke Pejabat Eselon II
seperti Kepala Pusat atau Direktur maka surat
ditujukan langsung ke Pejabat Eselon II tersebut

Klik “Naskah Belum Dibaca” / klik di Aksi pada Info
Terbaru untuk membuka Surat Masuk

5

Muncul tampilan Daftar Naskah Masuk, Klik icon
untuk melihat detail Surat Masuk

3 Proses meneruskan surat Pengguna dapat
mengunggah atau
pengecek detail
naskah pada preview
“File Digital Naskah”

Cek detail naskah

Klik “Teruskan” untuk meneruskan surat
(sebagai contoh Kepala Biro SDM dan Umum
meneruskan surat ke Sekretaris Utama)

6

Melengkapi isian data pada e-form Teruskan untuk
meneruskan surat, jika sudah Klik “Submit”

Berdasarkan proses sebelumnya misal surat masuk
ditujukan ke Kepala BNPB, surat yang sudah diteruskan
oleh Kepala Biro SDM dan Umum kepada Sekretaris
Utama, maka Sekretaris Utama login di aplikasi Srikandi
dan meneruskan surat kepada Kepala BNPB. Langkah
yang dilakukan dalam aplikasi Srikandi sama seperti
langkah yang telah dijelaskan sebelumnya

4 Proses Disposisi Surat

Langkah melakukan
disposisi surat masuk yang

diterima (sebagai contoh
“Login” ke aplikasi

Srikandi sebagai Kepala
BNPB melakukan

pengecekan surat masuk
dan melakukan disposisi
surat yang telah diterima

7

Pengguna melihat detail surat masuk, dalam menu aksi
klik “Disposisikan” untuk melakukan disposisi surat

Cek detail naskah
Tampilan e-form Buat Disposisi surat, isikan data-data
dalam e-form disposisi, jika semua data yang diperlukan
sudah diisi klik “Kirim”

Jika data sudah diisi klik “Kirim”

8

Tampilan daftar Disposisi Keluar yang di dalam tabel
berisi Hal yang disertai Nomor Surat, Tujuan, Pesan
Disposisi, Sifat, dan Tanggal surat didisposisikan

5 Login sebagai Pengguna / User penerima Disposisi,

sebagai contoh Sestama menerima disposisi dari Kepala
BNPB:
o Masuk menu Dashboard, klik “Daftar Disposisi

Masuk”, disposisi masuk juga akan ter-update pada
Info Terbaru

9

Muncul tampilan daftar Disposisi Naskah Masuk yang
diterima oleh User

Klik untuk melihat detail

Tampilan detail
disposisi surat,
dalam File Naskah
Dinas terlampir file
surat, klik jika ingin
melihat preview
atau mengunduh
surat

Klik untuk melihat detail

10

Tampilan detail preview surat langsung dari aplikasi
Srikandi tanpa perlu mengunduh file

Cek detail naskah

 Pejabat Eselon I bisa mendisposisikan ke Pejabat
Eselon II dengan mengikuti langkah-langkah
melakukan disposisi surat seperti yang telah
dijelaskan;

 Pejabat Eseleon II bisa mendisposisikan surat ke
Pejabat yang berada di bawahnya sampai dengan
Pejabat Fungsional ataupun Staf sebagai End User
yang menerima disposisi terakhir dari Naskah Dinas.

11

6 Proses menerima disposisi

sebagai End User
Masuk sebagai End User

(Pengguna yang menerima
disposisi terakhir surat)
Masukkan Username
dan Password

Pada menu dashboard ek disposisi baru
dengan klik “Disposisi Masuk Belum
dibaca”, “Daftar Disposisi Masuk” atau
cek Info Terbaru

12

Tampilan Daftar Disposisi Naskah Masuk, pengguna bisa
melihat detail surat dan instruksi disposisi yang diterima

Tercantum detail
terakhir pejabat
yang mengirimkan
disposisi ke End User

Tampilan detail disposisi dari
surat masuk yang ditermia

13

Lanjutan dari tampilan detail disposisi surat masuk

Klik tombol preview untuk melihat isi surat,
pengguna bisa mengunduh attachment surat
yang terlampir

14

Pengguna sebagai End user yang menerima instruksi
disposisi melanjutkan dengan klik “Selesaikan”

Muncul tampilan
Penyelesaian Dipsosisi

Misalnya dibutuhkan laporan atau lampiran dari instruksi
disposisi maka dapat di lampirkan file dengan Upload pada
Lampiran, jika sudah selesai diisi klik “Selesaikan?”

15

Tampilan Histori Naskah mulai dari penerima surat awal
hingga penerima disposisi akhir surat / End user. Dengan adanya
history ini, dapat mempermudah tracking keberadaan surat.

Klik jika User ingin
mengunduh laporan
hasil laporan tindak

lanjut disposisi

16

D. PENGATURAN PENANDATANGAN DAN
PEMERIKSA NASKAH KELUAR, KONTAK TUJUAN
NASKAH, DAN PENOMORAN OTOMATIS

1 Pengguna / User Login ke

aplikasi Srikandi, jika sudah
masuk ke dashboard pilih
menu Pengaturan

Masukkan Username
dan Password

 Setiap User/Pengguna harus menginput pengaturan
Penandatangan , Pemeriksa naskah keluar, dan Kontak
Tujuan Naskah;

 Pengaturan Penomoran Otomatis dilakukan oleh
Penomor Surat Kepala BNPB, Penomor Surat Sekretaris
Utama, dan Penomor Surat setiap Unit Kerja yang dapat
diakses oleh Pejabat dan Staf di setiap Unit Kerja.

17

2 Pengaturan Penandatangan Naskah Keluar

 Klik “Tambah Penandatangan Surat” untuk
menambahkan data;

 Tuliskan penandatangan surat pada e-form
Penandatangan Surat Baru;

 Klik “Simpan” dan data akan tersimpan dalam
Daftar Pejabat Penandatangan Surat Keluar.

18

3 Pengaturan Pemeriksa Konsep Surat Keluar

 Klik “Tambah Pemeriksa Surat” untuk
menambahkan data;

 Tuliskan pemeriksa konsep surat pada e-form
Pemeriksa Surat Baru;

 Klik “Simpan” dan data akan tersimpan dalam
Daftar Pemeriksa Konsep Surat Keluar.

19

4 Pengaturan Kontak Tujuan Naskah

Pengisian manual
kontak dengan isikan
data tujuan kontak
dalam e-fom Kontak
Baru Manual, jika
sudah klik “Simpan”

 Klik “Tambah Kontak” untuk menambahkan data untuk
ditambahkan dalam Daftar Kontak Korespondensi
Surat Keluar;

 Penambahan dengan “Ambil dari Pusat Data” jika
ingin mengambil kontak yang tersimpan dalam sistem,
atau menambahkan dalam e-form Kontak Baru
Manual jika ingin menambahkan secara manual;

 Group Kontak dengan klik “Tambah Group”.

20

Tampilan penambahan kontak tujuan naskah dengan Ambil
Kontak Baru Dari Pusat Data, pilih Group Kontak dan
isikan Nama Kontak Database yang tersimpan di Pusat
Data, jika sudah selesai klik “Simpan”

Contoh tampilan yang sudah tersimpan dalam Daftar
Kontak Korespondensi Surat Keluar

21

5 Pengaturan Penomoran Otomatis

Khusus untuk Pengaturan Penomoran
Otomatis cukup dilakukan oleh Penomor Surat
Kepala BNPB, Penomor Surat Sekretaris Utama,
dan Penomor Surat setiap Unit Kerja yang
nantinya sudah dapat diakses oleh Pejabat dan
Staf di setiap Unit Kerja

Pada e-form pengisian Nomor Baru untuk Penomoran
otomatis harus memperhatikan data-data yang harus
dimasukkan sesuai tampilan form sebagai berikut:

22

Setelah data yang
diperlukan sudah di isikan
dalam e-form Nomor Baru
di dalam pengaturan
Penomoran Otomatis
maka klik “Simpan”

Dalam Kombinasi Variabel pengisiannya mengacu pada
pengaturan penomoran yang ada di lingkungan BNPB
Contoh pengaturan:
 Nota Dinas:
Nomor_Surat/Kode_Jabatan/Klasifikasi/Bulan/Tahun,
maka {N}/{V1}/{K}/{M}/{Y} dengan keterangan pada Variabel
1 diisi misalnya kode jabatan SDMUM;
 Undangan :
Und-Nomor_Surat/Kode_Jabatan/Klasifikasi/Bulan/Tahun,
maka {V1}-{N}/{V2}/{K}/{M}/{Y} dengan keterangan Variabel
1 diisi Und dan Variabel 2 diisi misalnya kode jabatan SDMUM

23

E. PEMBUATAN DAN PENGIRIMAN NASKAH
DINAS PADA APLIKASI SRIKANDI

1 Proses pembuatan draft

naskah dinas

Masukkan Username
dan Password, Login ke
aplikasi Srikandi masuk
ke dashboard pilih menu

Naskah Dinas

Pada menu Naskah Dinas klik
“Templae Naskah Dinas”

Template Naskah Dinas berisi
master template Naskah Dinas yang
ada di BNPB antara lain template
naskah Undangan Eksternal,
Undangan Internal, Surat Tugas, Nota
Dinas, dan template naskah dinas lain
yang sudah diatur sesuai dengan Tata
Naskah Dinas yang berlaku di
lingkungan BNPB.

24

2 Tampilan Daftar Template Naskah Dinas, klik ikon

untuk mengunduh template naskah dinas

Pengguna membuat draft surat pada template
naskah yang sudah diunduh, berikut ini
contoh pembuatan surat jenis nota dinas

Simpan draft surat
yang dibuat ke
media simpan
terlebih dahulu
sebelum di-upload
ke dalam sistem

25

3 Proses Registrasi Naskah Keluar

Jika draft surat sudah selesai dibuat,
kembali ke dashboard Srikandi dan klik
“Registrasi Naskah Keluar”

Pada Tampilan Register Naskah
Keluar, isikan data-data di dalam
e-form pembuatan Konsep Naskah

26

Detail dalam pengisian e-form Konsep Naskah Registrasi
Naskah Keluar

Penandatangan Naskah diisi nama Pejabat yang nanti akan
menandatangani surat yang dibuat, jika masih kosong isi data
di menu Pengaturan

Pemeriksa Surat diisi nama

Pejabat yang memiliki

wewenang dan tanggung

jawab untuk memeriksa draft

surat sebelum ditandatangani,

Pejabat Penandatangan

menjadi Pemeriksa terakhir

dari draft final

Dalam mengisi data pada “Akan dikirimkan melalui
Unit Persuratan” isikan sesuai dengan Pengguna
yang bertugas sebagai Penomor Surat di setiap Unit
Kerja

27

Data yang perlu diisi dalam e-form selanjutnya adalah
Tujuan Naskah, dalam pengisian Tujuan Naskah
User/Pengguna dapat menginputkan lebih dari satu
tujuan/bisa menginputkan ke banyak tujuan dengan
menggunakan pengaturan Group Tujuan

Unggah draft naskah yang sudah dibuat
dengan klik “Choose File” pada File
Draft Naskah, Jika ada lampiran klik
“Choose Files” pada File Lampiran,
klik “Simpan” untuk menyelesaikan
proses Registrasi

28

Draft akan tersimpan dalam daftar Konsep Naskah Keluar
dan menunggu untuk diverifikasi oleh pemeriksa surat

4 Proses pemeriksaan draft
naskah dinas
Login sebagai pejabat yang memiliki
kewenangan pemeriksa surat, pada

dashboard cek “Naskah Perlu
Persetujuan” atau Info Terbaru, klik

untuk memeriksa draft surat

28

29

Tampilan daftar
Konsep Naskah
Keluar yang
menyimpan draft
konsep naskah,
klik “Verifikasi”
untuk memeriksa
draft surat

Perintah dalam menu Aksi:

“Tolak” : jika draft naskah masih perlu

adanya perbaikan;

“Setuju” : jika draft naskah disetujui dan

dapat diprosesselanjutnya;

“Cetak/Preview” : jika ingin melihat detail isi draft

naskah untuk diverifikasi.

30

Tampilan form Penolakan
Konsep Naskah, bisa diisikan
instruksi perbaikan naskah pada
Keterangan Penolakan, klik
“Tolak?” maka dalam daftar
konsep naskah keluar akan ada
keterangan jika draft ditolak

Tampilan form Persetujuan Konsep Naskah, bisa diisikan
keterangan bahwa draft naskah telah disetujui dan
mencantumkan naskah yang disetujui tersebut dengan klik
“Browse” untuk upload file. Jika sudah klik “Lanjutkan?”

31

5 Proses pemeriksaan draft

final dan penandatanganan
naskah dinas

Login sebagai Pejabat yang
berwenang memeriksa draft final

dan melakukan Tanda Tangan
Elektronik atas naskah yang dibuat

Dalam daftar konsep naskah keluar tercantum detail history
naskah yang dibuat, jika telah tercentang maka naskah
tersebut sudah dicek dan disetujui oleh Pejabat yang
memiliki tugas untuk memverifikasi sebelum diperiksa dan
ditandatangani Pejabat Penandatangan Naskah,
selanjutnya klik “Verifikasi”

Persetujuan Konsep
Naskah Pejabat yang

berwenang
menandatangani

secara digital
Final Naskah, jika
sudah disetujui klik

“Tandatangani
secara digital?”, jika
sudah ditandatangani

klik “Lanjutkan ?”

32

Tampilan e-form untuk memasukkan NIK dan Passphrase
TTD
Jika data yang dimasukkan

benar, setelah di klik
Proses maka akan muncul

pemberitahuan bahwa
Dokumen berhasil
ditandatangani

Contoh tampilan naskah
dinas berupa Nota Dinas
yang telah disetujui dan
mendapat tanda tangan
elektronik (TTE)
TTE berupa QRcode dan
autentikasi keaslian dapat
dilihat dengan adanya
keterangan “Dokumen ini
telah ditandatangani
secara elektronik yang
diterbitkan oleh Balai
Sertifikasi Elektronk (BSrE),
BSSN pada bagian bawah
naskah.

33

Detail naskah dan history pemeriksaan naskah sampai dengan
ditandatangani

34

6 Proses mengirim surat yang sudah ditandatangan
Pimpinan

Dalam menu
Aksi di Konsep
Naskah Keluar

pilih “Kirim”

Muncul tampilan Kirim
Naskah keluar dengan Nomor
Surat, detail Pengirim dan
Tujuan, selanjutnya klik “Kirim
Surat

Naskah dinas yang sudah dikirimkan ke tujuan 35
surat akan tersimpan dalam Daftar Naskah
Keluar

BUKU SAKU PENGGUNAAN APLIKASI SRIKANDI
DI LINGKUNGAN BNPB

Anda bisa mengakses versi E-book scan pada QRCode
Diterbitkan Oleh:

BADAN NASIONAL PENANGGULANGAN BENCANA (BNPB)
Jl. Pramuka Kav. 38 Utan Kayu Utara, Matraman, Jakarta Timur, 13120

Teelepon: 021-21281200