รายงานการพัฒนาบุคลิกภาพ บีม

การพัฒนาบุคลิกภาพ

นางสาวกลุ ณัฐ พนั ธ์กิติ
เลขท่ี 2 สบจ. 63.1
สาขาวิชาการจัดการสานักงาน

รายงานน้ีเปน็ ส่วนหนึ่งของรายวชิ า 30216-2003
สาขาวิชาการจัดการสานักงาน แผนกวิชาการจัดการสานักงาน

คณะบริหารธุรกิจ
วิทยาลัยอาชีวศึกษาลาปาง
ภาคการศกึ ษาท่1ี ปีการศกึ ษา2563

ชอื่ เรื่องโครงงาน (ภาษาไทย)
ชอ่ื เรอื่ งโครงงาน (ภาษาอังกฤ-ษ)

นางสาวกลุ ณฐั พนั ธ์กิติ
เลขที่ 2 สบจ. 63.1
สาขาวิชาการจัดการสานักงาน

โครงงานเป็นสว่ นหนึง่ ของการศึกษาประกาศนยี บตั รวิชาชีพช้นั สูง (ปวส)
โปรแกรมสาเร็จรูปในงานสานักงาน

สาขาวิชาการจัดการสานักงาน แผนกวิชาการจดั การสานกั งาน
คณะบริหารธุรกิจ

วิทยาลัยอาชีวศึกษาลาปาง
ปกี ารศกึ ษา 1/2563ภาคการศึกษาที่1ปีการศึกษา2563

การพัฒนาบุคลิกภาพ

เสนอ
ครปู รียา ปนั ธิยะ

นางสาวกุลณฐั พันธก์ ิติ
เลขท่ี 2 สบจ. 63.1
สาขาวิชาการจัดการสานักงาน

รายงานน้ีเปน็ ส่วนหน่ึงของรายวชิ า 30216-2003
โปรแกรมสาเร็จรปู ในงานสานักงาน

สาขาวิชาการจัดการสานักงาน แผนกวิชาการจัดการสานักงาน
คณะบริหารธุรกิจ

วิทยาลัยอาชีวศึกษาลาปาง
ภาคการศึกษาท่1ี ปีการศึกษา2563

คานา

รายงานเลม่ นเ้ี ป็นสว่ นหนึ่งของรายวิชา 30216-2003 โปรแกรมสาเร็จรูปในงาน

สานกั งาน ซง่ึ ไดร้ ับมอบหมายจาก ครปู รยี า ปนั ธิยะ ใหศ้ กึ ษาค้นคว้าเก่ียวกับเรอื่ ง การพฒั นา
บุคลกิ ภาพ โดยมเี น้ือหาสาระรายงานเลม่ น้ปี ระกอบด้วย ขอบขา่ ยของบคุ ลิกภาพ, หลักการท่วั ไป
เพ่อื การพัฒนาบุคลิกภาพ,การพฒั นาบุคลกิ ภาพในงานเลขานุการ และการพฒั นาบคุ ลกิ ภาพเพ่ือการ

เสรมิ สรา้ งลักษณะความเปน็ ผนู้ า
ผู้จดั ทา ไดท้ าการศึกษา คน้ ควา้ และเรียบเรยี ง เป็นรายงานฉบบั สมบรู ณ์ เพือ่ ใหผ้ ทู้ ส่ี นใจ

ศกึ ษาการพฒั นาบุคลิกภาพ เพมิ่ เตมิ จากรายงานเล่มน้ี

ผูจ้ ดั ทา หวังเปน็ อยา่ งยง่ิ วา่ ผู้อ่าน ผ้ทู สี่ นใจจะได้นับประโยชน์ และนาไปประยกุ ตใ์ ชใ้ น
ชีวติ ประจาวนั ได้

สารบญั หนา้
เรือ่ ง
1
ขอบข่ายของบุคลิกภาพ 1
ความหมายของบคุ ลิกภาพ 2
ความสาคญั ของบุคลกิ ภาพ 3
มาตรการตรวจสอบบคุ ลกิ ภาพ 5
หลกั เบอื้ งต้นในการปรับปรุงบคุ ลกิ ภาพเพ่ือการพฒั นา
6
หลกั การท่วั ไปเพอ่ื การพัฒนาบคุ ลกิ ภาพ 7
บคุ ลกิ ภาพของคนในองค์กร 8
บคุ ลิกภาพบอกนสิ ัย 9
บุคลิกภาพเบือ้ งต้นที่ดี
1
การพฒั นาบุคลกิ ภาพในงานเลขานกุ าร 10
นิสัยในการปฏบิ ตั งิ านทค่ี วรพจิ ารณา 11
นสิ ัยในการปฏิบตั งิ านของเลขานุการ 13
พฤตกิ รรมท่ีไมค่ วรแสดงออก หรอื กริ ิยาทา่ ทางทค่ี วรสารวมไมใ่ หป้ รากฏ
14
บุคลกิ ภาพขั้นพื้นฐานที่ควรปรับปรุง 16
การพัฒนาบคุ ลกิ ภาพเพ่อื เสริมสร้างลกั ษณะการเป็นผนู้ า 17
สรา้ งภาพพจนท์ ่ดี ีใหป้ รากฏ

สารบัญภาพ

ภาพที่ หนา้

ภาพ ก. 1
ภาพ ข. 2

ภาพ ค. 3
ภาพ ง. 5
ภาพ จ. 6

ภาพ ฉ. 7
ภาพ ช. 9
ภาพ ซ. 9

ภาพ ฌ. 14
ภาพ ญ. 16
ภาพ ฎ. 17

1

บทที่ 1
การพัฒนาบุคลิกภาพ

ภาพ ก

เนื้อหา

3.1 ขอบคา่ ยของบคุ ลกิ ภาพ
3.1.1 ความหมายของบคุ ลกิ ภาพ
บคุ ลิกภาพ (personality) หมายถึง ลกั ษณะอนั เปน็ ของจาเพาะแตล่ ะบุคคล ซง่ึ แสดงออก

ทางท่าทางความรสู้ กึ นึกคดิ ความเฉลยี วฉลาด ตลอดจนกริ ยิ ามารยาท ลกั ษณะนสิ ัยและอปุ นสิ ยั
บคุ ลิกลักษณะของคน แบ่งออกเปน็ 4 พวกใหญ่ ๆ ดงั นี้

1.) พวกชอบตดิ ตาม (Extrovert)
2.) พวกชอบเหน็ แก่ตัว (Introvert)
3.) พวกชอบก้าวรา้ ว (Psychopathic Personality)
4.) พวกโรคจิต (Paranoid)

บุคลิกภาพในความหมายจากหนังสอื บญั ญัติศพั ท์วิชาการศกึ ษา จะหมายถึงผลรวมของ
พนั ธุกรรมและประสบการณ์ทง้ั หมดของบุคคล

Morgan ให้ความหมายของบุคลกิ ภาพ หมายถึงคุณสมบัตร และคณุ ลกั ษณะเด่นของบคุ คล
รวมทัง้ การปรบั ตวั ของบคุ คลตอ่ สงิ่ แวดลอ้ มต่าง ๆ

ในความหมายของบุคลิกภาพจากหลาย ๆ ดา้ นนี้ คนไทยถือวา่ บคุ ลิกภาพเปน็ เครอ่ื งทานาย
สมรรถภาพ และความสามารถทางบคุ คล โดยยอมรับเอาลกั ษณะเดน่ เปน็ บคุ ลิกภาพของคนน้ัน

ส่ิงทีจ่ าเปน็ ประกอบเป็นบุคลกิ ภาพ
ก. การปรากฏกาย (Appearance) เปน็ การแสดงถงึ ดา้ นการแต่งกาย และพฤตกิ รรมทางกายภาพ
ข. การส่ือสาร (Communication) คือการพูด การฟัง การเขียน การคดิ และการควบคมุ อารมณ์
ค. สญั ญาณกาย (Body Language) คือการแสดงออกทางสีหน้า สายตา ทา่ ทาง และระยะห่าง
ง. มารยาททางสงั คม (Social Manner) คือกริ ยิ าวาจาท่ถี กู ต้องของคนในสงั คมนัน้ ๆ

2

1.2 ความสาคัญของบคุ ลิกภาพ

ภาพ ข
บุคลิกภาพมคี วามสาคัญตอ่ การดารงชวี ติ ในสงั คมท่ดี าเนนิ อยู่ทุกวันเปนู อย่างมาก โดย
พิจารณาไดจ้ ากประเดน็ ต่าง ๆ ดงั น้ี
1) ความมนั่ ใจ ตอ้ งมั่นใจในการแดงออก ทาใหก้ ลา้ ทีจ่ ะแดง เพราะคนอ่ืนท่พี บเหน็ จะให้ความ
สนใจ และเช่ือมนั่ และเป็นโอกาสทจี่ ะประสบความสาเร็จมากขึน้
2) การหมายพฤติกรรม หากทราบว่าบคุ คลน้นั มบี คุ ลิกภาพเชน่ ไร จะทาใหส้ ามารถทานายได้
ว่าสถานการณ์เชน่ นี้ คนน้นั จะแสดงพฤติกรรมอยา่ งไร
3) การยอมรบั ความแตกต่างระหว่างบคุ คล การท่ีบอกว่า คนหน่ึงแตกตา่ งจากอีกคนหนงึ่ ไดน้ ัน้ ก็
ตอ้ งอาศัยการสงั เกตดพู ฤติกรรมทเ่ี กิดขน้ึ เป็นประจาสม่าเสมอ และจะสามารทาใหร้ ูว้ ธิ ีการปรับตัวเขา้
กบั คนเหลา่ นั้น ก่อใหเ้ กดิ ความสัมพันธ์อนั ดตี ่อไป
4) การตระหนกั ในเอกลกั ษณ์ของบคุ คล บคุ ลกิ ภาพทาใหค้ นมลี กั ษณะเฉพาะตวั ทเี่ ป็นของ
ตนเอง เป็นแบบใหก้ บั คนอื่นดว้ ย เช่น ความมเี มตตา ซื่อสตั ย์ เป็นตน้
5) การปรับตัวใหเ้ ข้ากับคนอน่ื การทท่ี ราบถงึ บคุ ลิกภาพของคนอ่นื น้ัน ของคนอื่นนน้ั ทาให้
หรบั ตวั เข้กับเขาไดง้ า่ ยขน้ึ แกป้ ญั หาได้ และยงั ช่วยให้ปรบั ตวั ได้ทนั กับสถานการณไ์ ด้ดว้ ย
6) ความสาเรจ็ บคุ คลทม่ี บี คุ ลกิ ภาพดมี กั ได้เปรยี บคนอื่นเสมอ และเป็นพ้นื ฐานแหง่ ความ
เช่อื ถอื แก่ผพู้ บเหน็ ช่วยใหก้ ารทางานสาเรจ็ ง่ายขน้ึ เพราะจะไดร้ ับความร่วมมอื และความสะดวกใน
การตดิ ต่อ
7) การยอมรับของกลมุ่ บคุ ลกิ ภาพทด่ี ีย่อมเปน็ ทย่ี อมรบั ของคนท่วั ไป ยนิ ดีให้ความรว่ มมอื
และกอ่ ให้เกดิ ความม่ันคงทางจติ ใจ

3

1.3 มาตรการในการตรวจสอบบคุ ลกิ ภาพ

ภาพ ค
เมอื่ ไดศ้ กึ ษาถงึ บุคลกิ ภาพว่ามีส่วนสาคญั ต่อเลขานุการ และต้องรจู้ ักตรวจสอบบุคลกิ ภาพ
ของตนเองและผอู้ ่นื เพอ่ื จะช่วยพฒั นาบคุ ลกิ ภาพตัวเองใหม้ บี ุคลิกภาพดขี ึน้ เพอ่ื นาไปประกอบการ
ตัดสนิ ใจในการทางานตามตาแหนง่ ทกี่ าหนดไว้ มาตรการทใี่ ชม้ หี ลายชนดิ เพือ่ ซ่ึงอาจเลอื กใชต้ าม
ความเหมาะสม ทส่ี าคญั ไดแ้ ก่
1).Personality Inventory เปน็ แบบทดสอบบคุ ลกิ ภาพโดยตรง ลกั ษณะแนะคาถามหลาย
ๆ ขอ้ ครอบคลมุ ในหลายเนื้อหา เช่นสุขภาพ อาการผดิ ปกตทิ ีม่ ีสาเหจ็ จากจติ ใจ ทศั นคติตา่ ง ๆ เรอื่ ง
เพศ อาชพี การเมอื ง และสังคม สถานภาพทางครอบครัว ฯลฯ
2).Projective.แบบที่ 2 น้ี มุง่ ใหผ้ ูถ้ ูกทดสอบแสดงความรสู้ กึ นกึ คิดออกมาโดยทางออ้ ม สรา้ ง
จนิ ตนาการหรือความคดิ ฝนั เพอ่ื จะหาคาตอบเกย่ี วกบั บคุ ลกิ ภาพ
3.) Rating scaies ใชส้ งั เกตพฤตกิ รรมของผ้ทู ต่ี ้องการจะทดสอบ และให้คะแนนหรอื
ประเมินคา่ วา่ บุคคลนัน้ แสดงพฤติกรรมออกมาในระดบั ใด พฤตกิ รรมทจี่ ะประเมินค่านั้น แบ่งเป็น
หลายระดบั ให้คะแนนตามลาดบั มากนอ้ ย อาจเริ่มตน้ จากไมย่ อมรว่ มมอื เลย ให้ความร่วมมอื ปานกลาง
ให้ความรว่ มมืออยา่ งเตม็ ที่ ฯลฯ หรือแลว้ แต่จะเห็นเหมาะสม ขอ้ สาคัญทคี่ วรระวงั อยู่ท่คี วามลาเอียง
ของผปู้ ระเมิน ซึง่ ต้องมเี กณฑ์ท่ีแน่นอนไวใ้ นใจ จะเอนเอียงไมไ่ ด้

4

4.) Interview วธิ สี มั ภาษณ์นี้ เปน็ วิธีเก่าแก่ใช้กนั มาช้านานในการสารวจบคุ ลิกภาพ ในการ
พิจารณาตวั บุคคล เพอ่ื วัตถุประสงคน์ านาชนดิ มกั ใช้วิธีการสัมภาษณต์ ้องการจะทราบส่ิงใด ผู้
สัมภาษณ์กจ็ ะตง้ั คาถามและสังเกต สง่ิ ท่ผี สู้ ัมภาษณ์ จะตอ้ งยดึ ถือกค็ อื ความยตุ ธิ รรมในใจนั่นเอง ขอ้
ขอ้ แนะนามดี งั นี้

ก. be a stage - setter ผูส้ มั ภาษณต์ ้องกาหนดขั้นตอนของการสัมภาษณ์ ใหเ้ หมาะสม
กาหนดเร่อื งราวทต่ี อ้ งการทราบไวใ้ ห้พร้อม และสมั ภาษณใ์ ห้เปน็ ไปตามข้นั ตอนนั้น

ข.) Be a starter ผสู้ ัมภาษณ์ต้องเปน็ ผเู้ รมิ่ ต้น เพือ่ สรา้ งแนวในการสัมภาษณ์ให้ตรง
ประเด็นและสัมพันธก์ บั ข้นั ตอนทกี่ าหนดไวแ้ ลว้

ค.) Be a Helmsman จะตอ้ งคอยนาใหผ้ ู้ถกู สัมภาษณเ์ ดินตามแนวทก่ี าหนดไมใ่ หอ้ อก
นอกลูน่ อกทางพยายามหาคาตอบใหไ้ ด้ตามที่ตงั้ เปาู หมายเอาไวพ้ ยายามใหก้ ะทดั รัด ตรงไปตรงมา

ง.) Be a Good Listener ให้ความสนใจกบั คาตอบของผถู้ ูกสัมภาษณ์ รับฟงั คาตอบและ
ปญั หาไวใ้ จเป็นกลาง ทาตวั เป็นผฟู้ ังที่ดี และหาทางสรปุ คาตอบตามแนวทต่ี ้องการ

จ.) Be an Explorer ทาตนเปน็ นกั สารวจ คน้ ควา้ หาข้อเทจ็ จริงจากคาตอบของผ้ถู ูก
สมั ภาษณ์ พยายามหาทางดัดจากคาตอบทคี่ ดิ ว่าไมใ่ หป้ ระโยชนอ์ อกไป ประมวลไวแ้ คข่ ้อมูลที่เชื่อแมไ่ ด้
วา่ เปน็ ความจริง

ฉ.) Be a Salesman พยายามชี้ใหเ้ ห็นเปาู หมายของการสมั ภาษณ์ ผู้สัมภาษณค์ วรทาตน
คล้าย ๆ กบั พนกั งานขายคือบอกถงึ ลกั ษณะของงานและบคุ ลกิ ภาพอันพงึ ประสงค์ทผี่ ูถ้ กู สมั ภาษณค์ วร
จะมี

ช.) Be a Diplomat ผสู้ มั ภาษณ์ควรทาตัวเปน็ นักการทูต ซักถามผู้ถูกสัมภาษณใ์ ห้ตอบ
คาถามในบางลกั ษณะ ทีผ่ ู้ถกู สมั ภาษณ์ไมอ่ ยากเปดิ เผย แตเ่ ปน็ เรอ่ื งทผี่ สู้ ัมภาษณ์ตอ้ งการจะสรา้ ง
พยายามให้เขาพูดออกมา หรอื แสดงกริ ยิ าท่าที

ซ.) Be a Clock - Watcher กาหนดเวลาการสมั ภาษณ์ ไว้ใหพ้ อเหมาะอยา่ ให้มาก หรอื
นอ้ ยเกนิ ไปโดยอาศยั ข้นั ตอนท่กี าหนดไวเ้ ปน็ เกณฑก์ าหนดเวลา และพยายามรกั ษาเวลาให้เป็นไป
ตามนน้ั

ฌ.) Be yourself เป็นตัวของตวั เอง ไมค่ วรเลียนแบบคนอ่ืนหรือตดั สนิ การสัมภาษณต์ าม
ความเหน็ คนอืน่ ควรพิจารณาจากความรสู้ กึ ของตนเอง พยายามทาตวั เป็นกันเองกบั ผู้ถกู สมั ภาษณใ์ ห้
เขาเกดิ ความรสู้ ึกสบายใจเหมอื นการคุยปกติ

ญ.) Be a judge ตงั้ อยใู่ นความยุตธิ รรม พยายามค้นหาความจรงิ แล้วชั่งน้าหนกั คาตอบ
หรือความจรงิ แล้วนั้นด้วยความเปน็ ธรรม ถ้ามกี ารเปรยี บเทยี บระหว่างผู้ถกู สมั ภาษณ์หลายคน ผู้
สัมภาษณจ์ ะต้องมีจติ ใจแนว่ แนไ่ ม่โอนเอนไปดา้ นใดด้านหนงึ่ อย่าใหเ้ กดิ Halo effect คอื แนวโน้มใน
การตัดสินบุคคลโดยแค่เพยี งเหน็ หนา้ ตาทา่ ทางเท่านนั้ จะตอ้ งใชป้ จั จยั อืน่ ๆ ประกอบด้วย

5

1.4 หลกั เบอ้ื งต้นในการปรบั ปรุงบุคลกิ ภาพเพอื่ การพฒั นา

ภาพ ง
Adier เสนอแนะหลักเบื้องตน้ ในการปรบั ปรงุ บุคลิกภาพเพอื่ การพฒั นาไวด้ งั นี้
1.) พยายามตดั คาวา่ “ไม่” ออกไปจากการกระทาพฤตกิ รรมและคาพดู จะตอ้ งแสดงใหเ้ ห็น
วา่ ตนเองสามารถจะ “ทาได”้ และพยายามทาแต่สง่ิ ทดี่ เี ท่านัน้ คาว่า “สง่ิ ทด่ี ”ี ในท่นี ีก้ ห็ มายถึง
ความเห็น โดยเฉลี่ยของบุคคลทว่ั ไปวา่ “ดี” นัน่ เองฝกึ ให้เปน็ นสิ ัยจนกระทง่ั “ทาได”้ ดว้ ยไมฝ่ ืน
2.) ม่นั ใจตนเองและมีจนิ ตนาการพจ่ี ะเป็นแนวในการปฏบิ ตั ใิ หส้ อดคลอ้ งกบั แนวโน้มของ
สังคมและพยายามกาหนดจุดยืนของตัวเองไวใ้ นใจหาทางฟนั ฝุาอุปสรรคให้ไปถงึ จุดกาหนดของตนเอง
ในทางท่ถี กู ตอ้ ง
3.) ไมเ่ ปน็ ผู้ทห่ี ยุดน่ิงอยู่กบั พี่ใหท้ กุ สง่ิ ทกุ อย่างเคลื่อนไหวเสมอหาทางเปลยี่ นแปลงตนเองให้
ไปสบู่ ุคลกิ ภาพทีน่ ่าจะเปน็ การเปล่ยี นแปลงอาจเกิดขึ้นได้จากการสังเกต การจดจา การเปรียบเทียบ
แนะนาสิ่งทดี่ มี าเป็นหลักในการทจี่ ะเปลยี่ นแปลงตนเองไปสจู่ ดุ นัน้ ใหใ้ หไ้ ด้
4.) สร้างศรทั ธาใหเ้ กิดกบั ตนเอง ด้วยถอื วา่ ตนเองก็เป็นบุคคลที่มีความสามารถไมแ่ พค้ นอน่ื
ไมด่ ถู กู ตนเอง ถอื วา่ เมื่อคนอน่ื ทาไดเ้ ราก็ตอ้ งทาได้ ตรวจสอบผลการกระทาของตนเองอยบู่ อ่ ย ๆ เพอ่ื
แกไ้ ขข้อบกพร่องตา่ ง ๆ ให้การกระทาคราวต่อไปอยใู่ นสภาพทีเ่ หมาะสม
5.) พยายามเป็นบุคคลทรี่ ่าเรงิ แจ่มใสในอารมณท์ าตวั เปน็ คนยม้ิ ง่ายและยม้ิ ได้ในทุก
สถานะภาพ การฝกึ ให้เป็นผ้รู ่าเรงิ ชน่ื บานตลอดเวลานัน้ แรก ๆ อาจทาใหย้ ากแตถ่ า้ ฝกึ ฝนเป็นประจา
กจ็ ะมที างประสบความสาเรจ็ ได้

6

2 หลกั การทว่ั ไปเพอื่ การพฒั นาบคุ ลกิ ภาพ

ภาพ จ.

บุคลิกภาพเปน็ เรื่องเฉพาะตัวของแต่ละคนบุคลกิ ภาพท่ีมีเสนห่ ์ใครชอบใครเหน็ จึงเปน็ ยอด
ปรารถนาของทกุ คน บางคนไม่เห็นแคค่ รัง้ เดยี วกอ็ ยากคบหาสมาคม หรอื พดู จาดว้ ยเพราะชอบทา่ ทาง
หนา้ ตา การยิม้ การพดู จา ความเออื้ อาทรต่อกัน ทุกหนว่ ยงานตา่ งปราถนาที่จะไดค้ นดี คนเกง่ มาทางาน
ให้ลกู ค้าประทบั ใจและเข้ากบั ผรู้ ว่ มงานคนอ่ืนได้ รวมทง้ั กล้าท่ีจะชว่ ยคิด ช่วยสรา้ งสรรคส์ งิ่ ใหม่ หรือ
ทาประโยชน์ให้ หรอื สามารถประเมนิ สถานการณ์อืน่ ๆ ได้ เข้าใจปัญหาได้อย่างเหมาะสม

หากพดู ถงึ บุคลกิ ภาพจะนกึ ภาพออกวา่ ใครเปน็ ใคร เพราะเปน็ แบบแผนเฉพาะตัวของแต่ละ
คน บุคลิกภาพจงึ เป็นภาพรวมทงั้ หมดของบคุ คลหนงึ่ ทีแ่ ตกต่างไปจากคนอน่ื บคุ ลิกภาพจงึ เกิดจาก
“ภายนอก”เชน่ จริงใจ การมจี ติ ใจดี มีความซอ่ื สัตยส์ จุ รติ ความมนี ้าใจ มคี ณุ ธรรม มีคา่ นิยมที่ดี

บคุ ลิกภาพภายนอกและภายใน จะกลายเป็นบุคลิกภาพทงั้ หมดท่บี ุคคล คนนัน้ แสดงออก นั้น
ก็เกิดจากการขัดเกลา หรือการอบรมสง่ั สอนตง้ั แตเ่ ลก็ และคนทสี่ าคัญคนแรก คือพ่อแม่ ผู้ปกครอง
ตัวแทนทกั ไป คอื โรงเรยี น เพ่ือนบ้าน เพือ่ นเลน่ วดั วาอาราม กล่มุ อาชพี สอื่ มวลชน ฯลฯ ทจ่ี ะชว่ ย
อบรมสงั่ สอนขดั เกลาหลอ่ หลอมบุคลกิ ภาพของบุคคล

คนแตล่ ะคนจงึ มบี ุคลกิ ภาพต่างกันจากหลาย ๆ ปจั จัยตามทก่ี ลา่ วมา จงึ ตอ้ งใจกว้างอยา่ มี
อคติ หรอื ไม่ยอมรบั กนั โดยเฉพาะในหนว่ ยงานตา่ ง ๆ เป็นที่รวมของบุคลิกภาพหลายรูปแบบ มที ่าที
ความเชอ่ื พฤตกิ รรมอุดมการณท์ ต่ี า่ งกนั ไม่นอ้ ย

การทางานจงึ ต้องยอมรับวา่ เขาอาจไมเ่ หมอื นเรา เราจงึ ไมเ่ หมือนเขา แตเ่ ราก็อย่กู ันได้ ถ้าเรา
ไม่ถอื “เขา” ถือ “เรา” และตอ้ งระลกึ เสมอวา่ คนเราเปลย่ี นแปลงได้ตามกาลเวลา สถานที่ อายุ ท่ี
เปล่ยี นแปลงไปโดยอย่าด่วนสรปุ งา่ ย ๆ จากบคุ ลกิ ภาพแคท่ ีเ่ ห็น หรือไดย้ นิ มา แตต่ อ้ งให้โอกาสทจ่ี ะทา
ความเขา้ ใจกันให้ถ่องแท้

ตอ่ ไปน้ีเป็นกรณไี ว้ศึกษาลกั ษณะของคนอ่ืนไว้บ้าง อาจจะทาให้การทางาน ทางานได้งา่ ยและ
เขา้ ใจกนั ได้ง่ายขึน้

7

2.1 บุคลกิ ภาพของคนในองคก์ ร

ภาพ ฉ
1) คนพดู ตรงไปตรงมา เป็นพวกไมด่ ดั จรติ ไมม่ ีอะไรมาปิดบงั ซ่ือสตั ย์ พวกนีจ้ ะทาจรงิ จังมี
ความจรงิ ใจสงู อาจจะพดู ไมเ่ พราะไพเราะ แต่มจี ติ ใจท่ดี ี
2) คนเสยี สละ เกดิ อะไรข้นึ จะรบั ผดิ ชอบ และอาจจะรับอะไรเร็วไป จนบางครง้ั เป็นผลเสียแก่
ตัวเองคนประเภทนี้ ทางานดว้ ยกส็ บายใจ ไม่เอาเปรียบใคร มแี ต่ให้มากกวา่ เรา
3) คนหน้าตาย เกบ็ กด อาจจะดา่ อะไรนายลบั หลงั เรา จงึ เปน็ คนน่ากลัวท่จี ะทางานด้วย
4) คนไม่กล้าขดั ใจใคร มาเซน็ ดว้ ยเกือบจะทุกเร่อื ง เวลาทางานกับพวกน้ี จะตอ้ งกลา้ แสดง
ความคดิ เห็นเพ่อื เขาจะไดส้ บายใจ
5) คนพดู มาก เริม่ นมุ่ นวล ใช้คาพูดซา้ ๆ จึงควรใส่ใจ หรอื พยายามเขา้ ใจวา่ เขาต้องการพูด
เรอื่ งอะไร หากอยากใหง้ านสาเรจ็ ก็ตอ้ งบอกเปูาหมายเพื่อเขาจะได้ทาได้
6) คนมองโลกในแงร่ ้าย มักจะชอบค้านอยู่เรือ่ ย อาจจะมเี หตผุ ลหรือไมม่ ีเหตุผล ใครทางาน
ด้วยอาจหมดกาลงั ใจ แตก่ ต็ อ้ งทาใจดว้ ยการใหอ้ ภยั
7) คนชอบทาลาย พวกนอี้ ยากเห็นความเสียหายของผอู้ ่ืน เช่น แกล้งขโมยเอกสารบ้าง หรอื
รับโทรศัพทก์ ็ไมบ่ อก เปน็ ต้น หากทางานดว้ ยตอ้ งยอมรบั วา่ เขาอาจร้ายไดท้ กุ เมอื่ เป็นหน้าทีข่ องนาย
ตอ้ งคาดโทษเขาหากทาใหบ้ รษิ ทั เสยี หาย
8) คนไมพ่ ดู ไมแ่ สดง จะเก็บเงินเกบ็ ฟนั ไม่พดู อะไร ไม่ชอบยงุ่ กับใคร ไม่อยากเข้าไปเกีย่ วข้อง
ดว้ ยเขา้ ทานองขอปลอดภยั ไว้กอ่ น งานจะไมก่ า้ วหน้าเท่าทค่ี วร เพราะไมก่ ล้าทงั้ ตแิ ละชม ทาใหไ้ ม่มี
ความคิดริเริ่มหรอื กินปรบั ปรงุ อะไร ถือวา่ การไม่พดู ไมม่ เี ร่ืองราวกับใครคือ การไม่มคี วามผิด งานจะ
ได้ผลก็คือ มอบงานให้ทาพรอ้ มกบั บอกรายละเอียดวา่ ตอ้ งรายงานกลบั มาเรอ่ื งอะไรบา้ ง พรอ้ มกบั วัน
เวลาที่ต้องทาใหเ้ สร็จ

8

2.2 บคุ ลกิ ภาพบอกนสิ ยั

บางคนเช่อื ว่า หน้าตาจะบอกวา่ ใครดใี ครเลว ซง่ึ ถา้ นายคดิ แบบน้ีคงตอ้ งรบั คนจากรปู รา่ ง
หน้าตาเป็นหลกั ส่วนใครจะเชอ่ื รปู หนา้ หรอื โหงวเฮง้ ก็แล้วแตค่ วามเช่อื แต่ละคน

1) หน้าสามเหลย่ี ม หน้าผากกว้าง เปน็ คนฉลาดหลกั แหลม คดิ วา่ ตวั เก่ง ชอบเอาตวั เปน็ หลกั
แต่ในขณะเดยี วกนั กเ็ ป็นคนอ่อนไหวง่าย ใครยุแหยใ่ สร่ า้ ยปาู ยสี พวกเช่อื เอาง่ายๆ จึงเปน็ คนทีค่ บ
ยากและเขา้ กบั คนยาก เพราะไม่รจู้ ะเอาอยา่ งไร หลายคนจงึ ถกู มองวา่ เปน็ พวกฉลาดแกมโกง พวกนี้
จะเป็นนกั วทิ ยาศาสตร์ ศลิ ปนิ พยายามให้ทางานดว้ ยต้องอยา่ พูดอะไรให้กระทบกระเทือนใจ แตถ่ ้า
ได้เปน็ หวั หน้าการงานจะสาเร็จไดง้ ่าย

2) หนา้ กึ่งสามเหลีย่ ม พวกนค้ี ลา้ ยกบั พวกแรก จะต่างกนั ตรงไม่อดทนเทา่ พวกแรก และชอบ
หนปี ญั หามากกว่าสกู้ บั ปญั หา เพราะออ่ นไหวเกนิ ไป จนไม่อยากมจี ติ ใจทจ่ี ะยอมรับปัญหาที่อาจ
เกิดขน้ึ ได้โดยไมค่ าดฝนั ตอ้ งระวงั ทจ่ี ะทางานดว้ ยและควรใหท้ างานทม่ี ชี ว่ งระยะเวลาส้นั ๆ

3) หนา้ ส่ีเหลี่ยมจัตรุ ัส เปน็ พวกอดทน มมี านะ มีความพยายาม มีความขยันจงึ มักจะได้เปน็
ผนู้ า เพราะกลา้ ท่ีจะทาทุกอย่างท่ีขวางหน้า จะเสยี ตรงใจรอ้ น อารมณ์รอ้ น ขโ้ี มโหแต่ก็หายเร็ว ถ้า
รู้จักเอาเขามาใชง้ านน้ันไมเ่ สยี

4) หน้ากลม เปน็ คนสภุ าพ ชอบความสงบ ไมอ่ ยากมเี รอื่ งกนั จึงชอบมีชวี ิตแบบสบาย ไม่
เร่ืองมาก ไม่ชอบทาอะไรแบบพิธีรีตอง จดั ว่าเป็นคนมคี วามรอบคอบ คิดอะไรได้ดี แต่ไมม่ น่ั ใจวา่
ตัวเองทาได้ทาใหก้ ารงานไม่ไดด้ เี ทา่ ที่ควร ถา้ ไมม่ ีการตดิ ตามผลงาน

5) หนา้ รปู ไข่ เปน็ ใบหน้าทปี่ ระสบความสาเรจ็ สงู เพราะฉลาดเป็นคนนุ่มนวล รอบคอบ ขยนั
มมี านะอดทน และถา้ ทาอะไร จะทาจนกวา่ จะสาเรจ็ การงานจึงกา้ วหนา้ เพราะพวกหน้ารปู ไข่เชอ่ื ว่า
อปุ สรรค คือ พลงั นายมีลูกนอ้ งแบบนี้ นายสบายใจ งานไปได้ดแี ละมคี วามสาเร็จ

9

2.3 บคุ ลกิ ภาพเบอื้ งต้นทด่ี ี ภาพ ช.
ภาพ ซ
1) ยิ้มแย้มแจ่มใส
2) กิริยาท่าทางเหมาะสม
3) แตง่ กายสะอาด
4) มองโลกในแงด่ ี
5) ปรบั ตัวไดต้ ามสถานการณ์
6) มีความกระตอื รือรน้
7) รจู้ ักยกยอ่ งชมเชยผอู้ ่ืน
8) สร้างกาลงั ใจใหแ้ กต่ นเอง
9) เปล่ียนความเคยชนิ ทท่ี าใหเ้ สียบคุ ลิกภาพ
10) หมัน่ ปรบั ปรงุ และพฒั นาตนเองอยเู่ สมอ

2.4บุคลกิ ภาพทเ่ี ลขานุการควรมี

1.) คลอ่ งแคล่วว่องไว
2.) ยมิ้ แยม้ แจ่มใส
3.) ความเช่อื มัน่ ในตัวเอง
4.) ความฉลาด ไหวพริบ
5.) ความซื่อสัตย์ รกั ษาความลบั
6.) ความเปน็ ผใู้ หญ่
7.) แตง่ กายเหมาะสม
8.) รจู้ กั มารยาททถี่ กู ตอ้ ง
9.) มีศิลปะในการพดู
10) ความคิดรเิ รมิ่ สร้างสรรค์

10

3. การพฒั นาบคุ ลกิ ภาพในงานเลขานกุ าร

บุคลกิ ภาพแตล่ ะคนย่อมแตกต่างกันตามธรรมชาติ มีบ้างบางคนที่บุคลกิ ภาพตามธรรมชาติ
เหมาะสม สอดคล้องกบั การเปน็ เลขานุการท่มี ปี ระสทิ ธิภาพ บางคนกไ็ มค่ ่อยจะลงเท่าใดนัก แต่
บคุ ลกิ ภาพสามารถจะพฒั นาได้โดยความพยายามของบุคคลนั้นเองทม่ี งุ่ ม่นั ปรบั ปรุงใหด้ ขี ึ้นและตรง
กบั ตาแหนง่ ท่ที าโดยอาศัยหลกั ทกี่ ล่าวมาแลว้

เลขานุการควรปรบั ปรงุ บคุ ลกิ ภาพด้านใดบา้ ง บุคลกิ ภาพลกั ษณะนสิ ัยเชน่ ใดให้เปน็ ทีพ่ งึ
ประสงคห์ รอื ต้องเปลีย่ นแปลง เพ่ือให้การทางานสาเรจ็ ตามวตั ถุประสงค์ ขอให้พจิ ารณาจาก
ข้อเสนอแนะตอ่ ไปนี้

3.1 นสิ ัยในการปฏบิ ตั งิ านท่ีควรพจิ ารณา

1.) โรคปฏิเสธคนอ่นื ไม่เป็นบางเรือ่ งทม่ี ีผู้ขอร้องใหช้ ว่ ย ถ้าเห็นว่าไมม่ คี วามสาคญั หรือ
จาเปน็ ควรบอกปดั และขอร้องให้ไปติดต่อผ้อู นื่

2.) โรคแก่รายละเอยี ด งานบางอย่างต้องการความกะทัดรดั มแี ตส่ าระสาคัญก็ไม่ควรทจ่ี ะ
เพม่ิ เตมิ รายการไมเ่ ปน็ ผลดี

3.) โรคลงั เล ควรเปน็ ผูต้ ดั สนิ ใจโดยรวดเรว็ และถูกตอ้ ง แตด่ ว้ ยความรอบคอบ การกลวั จน
ไม่กลา้ ทาอะไรน้ันไมเ่ ป็นหุ่นดี

4.) โรคทางานทกุ อย่างทขี่ วางหนา้ งานใดทพ่ี อจะแบ่งใหผ้ ู้นอ้ ย หรือลกู น้องไปทาบา้ ง ก็จะ
เป็นการแบ่งเบาภาระหรือโลกทางานจบั จด ทางานนัน้ นดิ ทางานน้หี น่อย แต่ละงานก็ไม่
จบสิ้น ไมส่ าเรจ็ เปน็ ชิ้นเปน็ อัน

5.) โรคผัดวนั ประกนั พรงุ่ งานทุกชนิดท่เี ป็นงานสาคัญต้องปฏบิ ตั เิ ตม็ ท่ี ทนั ที เปน็ ไปตาม
ขัน้ ตอนไม่ควรเลอื กวา่ งานนย้ี ากเอาไว้วันพรงุ่ น้ที ากไ็ ด้

11

3.2 นสิ ัยในการปฏบิ ัตงิ านของเลขานกุ าร

1) เข้ากบั บคุ คลอ่นื ได้ทกุ โอกาส ขอ้ น้ีถอื เปน็ จดุ สาคัญทส่ี ุดในบรรดานสิ ยั การทางานของ
เลขานกุ ารเพราเลขาฯอยู่ทา่ มกลางบุคคลมากมาย ฉะนั้น การเขา้ กับคนอ่นื ได้ จงึ เปน็ สง่ิ ท่คี วรแกก่ าร
ยกย่องชมเชยเลขานุการจะต้องเขา้ กบั เพอื่ นร่วมงานทกุ คนได้

2) เม่ือมีการปฏเิ สธ จะตอ้ งปฏเิ สธอย่างน่มุ นวลในการที่จะใหข้ ้อสนเทศแก่บุคคลอืน่ ๆ ใน
กรณที ี่บคุ คลอืน่ สอบถามถงึ การตดั สนิ ใจของผบู้ ังคบั บญั ชา ในงานบางอยา่ งซงึ่ เป็นความลบั เฉพาะ
เลขานกุ ารไม่อย่ใู นฐานะทจี่ ะเปิดเผยได้ จาเปน็ ทจี่ ะตอ้ งหาทางหลกี เล่ียงการตอบคาถามใหแ้ นบเนียน
เหมาะสม อยา่ ให้ผบู้ รหิ ารอ่นื หรอื เพอื่ นร่วมงานท่ถี ามปญั หาเกดิ อารมณข์ ุน่ เคอื งได้ เลขานุการอา่ น
ตอบวา่ “เรอ่ื งน้ไี ม่ทราบรายละเอยี ดลึกซง้ึ ใจว่าจะตอบผดิ พลาดไปจากเจตนารมณข์ องผบู้ งั คับบัญชา
โดยตรง จะเกดิ ผลเสยี หายได้ เม่อื ไดร้ บั รายละเอียดในเรือ่ งนแ้ี ล้ว จะเรียนให้ทราบ” ดังนี้เป็นต้น

3) ทางานโดยต้ังใจใหม้ ผี ลผลติ ปกติแลว้ นายจ้างจะจา่ ยค่าจา้ งตอบแทนใหแ้ กผ่ ลงานทีท่ า
ฉะน้นั จึงตอ้ งแสดงผลงานให้ชัดเจน ตั้งใจทางานใหไ้ ดร้ ับผลเป็นท่พี อใจ โดยใช้เวลาน้อยคณุ ภาพสูง
งานถูกต้องและประหยัดวสั ดุ งานท่เี ลขานุการทาจะตอ้ งอาศยั วิธีการทางานทด่ี ี ตอ้ งตัดสินใจให้
รอบคอบและทาอย่างมีประสทิ ธภิ าพม่งุ สู่เปูาหมายอนั เปน็ ผลผลิตของงาน

วธิ ีทด่ี ีที่สุดในการทางาน คือ
ก.) ศกึ ษางานที่ทา แยกยอ่ ยออกไปเปน็ สว่ น ๆ เปน็ ข้ันเป็นตอน
ข.) จดั ขั้นตอนต่างๆ ใหเ้ ปน็ ไปตามลาดบั ก่อนหลงั
ค.) จดั หาวัสดุ เครอ่ื งมอื เครอ่ื งใชเ้ ก่ยี วกบั งานทท่ี าใหเ้ ปน็ ทพี่ อใจของผทู้ างานใหม้ ากทส่ี ุด

และจาแนกวสั ดุ เครอื่ งมือเครื่องใชเ้ หลา่ นัน้ ไว้ตามลาดบั ขัน้ ตอนของงาน

4) ทางานด้วยความระมัดระวงั แล้วไวใ้ จได้ ถ้าเลขานุการเปน็ บุคคลดเี ช่อื ถอื และไว้ใจได้ จะ
ทาใหน้ ายจา้ งคลายกงั วล หลงั จากสง่ั งาน หรือแนะนางานเสรจ็ กจ็ ะไปทาธรุ กจิ อยา่ งอนื่ โดยมอบ
หน้าท่ีในการดาเนินงานเรือ่ งน้นั ใหเ้ ลขานุการ และไมต่ ้องคอยหว่ งใยงานนัน้ อกี เพอ่ื สรา้ งความเชื่อถือ
ไวว้ างใจให้กับผ้บู งั คบั บญั ชาเมื่อนายจ้างแนะนาหรอื ส่งั งาน เลขานุการต้องตงั้ ใจฟังอย่างจดจอ่ แน่ใจ
ว่าเขา้ ใจในคาสัง่ หรอื คาแนะนานน้ั ต้องทราบวา่ จะทาอะไร แลว้ ดาเนนิ การตามนน้ั อยา่ ใหบ้ กพร่อง
ทาให้เสรจ็ ตามเวลาและมปี ระสิทธภิ าพ

12

5) รู้เทคนคิ ในการบรหิ ารเวลา การบรหิ ารเวลาทม่ี ีประสทิ ธภิ าพนน้ั ต้องเปลย่ี นแปลง
พฤตกิ รรมอย่างมากและควรปรบั นสิ ยั ตนเองทีละเร่อื ง เปลีย่ นไปจนกระทงั่ กลายเปน็ นสิ ยั ใหมใ่ นดา้ น
การควบคมุ การใชเ้ วลา “เราเท่านัน้ จะเอาชนะใจของเราเองได้”

ฉะนนั้ ก่อนการปฏบิ ัตงิ านแตล่ ะเรอ่ื งต้องพจิ ารณาวา่ จะนาเทคนคิ ใดมาใชใ้ นการปฏิบตั ิ
เพ่อื ใหง้ านน้ันบรรลผุ ลอย่างมีประสิทธิภาพ ควรยดึ ถอื หลกั ปฏบิ ัติดงั น้ี

ก. จัดลาดบั ความสาคัญของงานก่อน-หลงั
ข. งานใดที่ยงั มีขอ้ มลู ไม่เพยี งพอควรแสวงหาข้อมลู เพม่ิ เตมิ
ค. แบง่ งานทีท่ าออกเป็นชว่ งๆ คือ

ขั้นเตรยี มการหรือวางแผน
ข้นั ปฏบิ ตั ิการ
ขัน้ ตรวจงาน
ง. ทางานด้วยความกระตือรือร้น
จ. มสี มาธิในการทางาน
ฉ. อปุ กรณ์ที่ใชบ้ อ่ ยควรวางไวใ้ กลม้ ือ
ช. มอี ปุ กรณส์ อื่ สารทพ่ี ร้อมสมบรู ณ์สามารถใชอ้ านวยความสะดวกทนั ทแี ละตลอดเวลาเวลา

เป็นส่งิ มีคา่ ยง่ิ ในชีวิตการทางาน ถา้ ปลอ่ ยเวลาให้สญู เปล่ากเ็ ท่ากับทาใหเ้ วลาเสียไปโดยใช่
เหตุ ฉะน้ันจงึ ไม่ควรผัดวนั ประกันพรงุ่ ในการทางาน ดังคาพงั เพยทก่ี ลา่ วไว้ว่า “เวลาและวารีไมเ่ คย
คอยใคร เวลาท่ลี ว่ งไปๆบดั นีเ้ ราทาอะไรอย”ู่

ปรัชญาในการใช้เวลาของเลขานุการ
จงใชเ้ วลาเพอื่ ทางาน เพราะนั่นคอื ราคาของความสาเรจ็
จงใชเ้ วลาเพอ่ื นกึ คดิ เพราะนน่ั คือทีม่ าของอานาจ
จงใชเ้ วลาเพื่อเลน่ เพราะนัน่ เปน็ เคลด็ ลบั ของความกระฉบั กระเฉง
จงใชเ้ วลาเพ่ือการอา่ น เพราะนั่นคือฐานของความรู้
จงใช้เวลาเพื่อพบเพอ่ื น เพราะนน่ั เปน็ ถนนสคู่ วามสาเรจ็
จงใชเ้ วลาเพือ่ หวั เราะ เพราะนน่ั คอื ดนตรีประจาใจ

13

3.3 พฤตกิ รรมท่ไี ม่ควรแสดงออก หรอื กิริยาทา่ ทางท่คี วรสารวมไมใ่ ห้ปรากฏขณะ
ทางานหรืออยู่รว่ มกบั คนอนื่

1.) หยบิ ของใชข้ องผอู้ น่ื โดยไม่ขออนุญาต เมอื่ ผู้อ่นื ทวงกลบั แสดงสหี นา้ ไม่พอใจ
2.) ชอบแสดงสีหน้าไมเ่ ปน็ มติ รกบั บุคคลทั่วไป ทัง้ ๆ ท่ยี งั ไมพ่ ดู จาอะไรกันหรือลงมอื ทางาน
รว่ มกนั 3.) แคะ ตัด ตะไบเลบ็ มอื เลบ็ เทา้ ดดู รมิ ฝีปากดงั ๆ ไอ หรอื จาโดยไม่ใช้ผ้าปิดปาก ทาเสียง
ฮึมในลาคอ ครวญเพลง ผิวปาก พดู กบั ตวั เองดงั ๆ วิพากษว์ ิจารณ์คนอน่ื อยา่ งเสียหายโดยไมเ่ กรงใจ
ยัว่ ยแุ หย่ให้คนอืน่ โกรธ
4.) กดั เลบ็ แทะดนิ สอ หรือแกะเกาตามเน้ือตวั ขยกุ ขยกิ ขบเคยี้ วของกิน ขณะทางานไม่ยอม
ให้ปากอยู่นง่ิ ๆ และช่วยบคุ คลอน่ื รว่ มรับประทานดว้ ย
5.) ตบแต่งทรงผม หวผี มบ่อยๆขณะทางาน เกาศรี ษะ นว้ิ แยงรจู มูกแคะหูขณะทางาน เป็น
กริ ิยาท่ไี มส่ ภุ าพ
6.) หรตี่ า ดงึ จมูก จบั ใบหู ชาเลืองดว้ ยหางตา รปู คาง ทาหนา้ บดิ เบยี้ ว แสดงกิรยิ าล้อเลยี น
บุคคลอ่ืนในขณะทางาน
7.) พูดสอด เสียดสี บคุ คลอืน่ ไมน่ ง่ั ประจาที่ทางานของตน ชอบไปยุ่งกบั ผัวคนอนื่ ในขณะท่ี
เขาทางาน เกลียดการกดี ขวางทางเดนิ ยืนค้าศีรษะคนอ่นื
8.) ใชเ้ ทา้ เคาะจงั หวะทาให้เกดิ เสยี งขณะทางาน แม้แต่ขนาดรับฟงั คาสั่งจากผบู้ งั คับบญั ชา ก็
มกั จะกระดกิ เทา้ ตลอดเวลา เปน็ การกระทาทีไ่ ม่สภุ าพ
9.) กระชากกระดาษออกจากเคร่ืองพิมพ์ดีด ขยาๆ ปาทง้ิ ขว้างปาสมดุ หนงั สอื ดินสอ
ปากกา หรือโยนโครมครามใหเ้ กิดเสียงดังเวลาท่ีไมส่ บอารมณ์ หรอื ไมพ่ อใจใครข้นึ มา
10.) หนา้ ไหว้หลงั หลอก ต่อหน้าผบู้ งั คับบญั ชาเรียบร้อย ลบั หลงั หลกุ หลกิ เปน็ ลงิ หลอกเจา้
ไมส่ ารวมเลยี นกิริยาท่าทางผ้บู งั คบั บญั ชาในแง่ตลกขบขัน

14

3.4 บุคลกิ ภาพขนั้ พืน้ ฐานทค่ี วรปรบั ปรุง

ภาพ ฌ.
เพราะบุคลกิ ภาพตามธรรมชาติไมเ่ หมือนกนั จึงขอเสนอแนะให้ปรับปรงุ บุคลกิ ภาพขั้น
พ้ืนฐานในด้านต่างๆ ตอ่ ไปนี้ เพ่ือผูท้ ี่มอี ยแู่ ลว้ จะได้ดขี ึ้น ผู้ทยี่ งั ขาดอยู่จะได้มบี คุ ลิกภาพอนั พงึ ประสงค์
เช่ือปรบั ปรุงข้อทม่ี นั่ ใจวา่ จะทาไดก้ ่อนแล้วให้ฟงั แน่นอย่ใู นนสิ ยั ของตน
1) ความว่องไว (Alertness) จะตอ้ งปรบั ตนใหเ้ ปน็ บคุ คลทที่ นั ตอ่ เหตุการณ์ปจั จบุ ันรอบดา้ น
รบั ผิดชอบตอ่ งานทไี่ ด้รบั มอบหมายและปดิ ทนั เวลา เคลื่อนไหวรวดเร็ว เสรจ็ งานช้ินแรกแล้วรบี ทาชิน้
ตอ่ ไปทันทรี ะมัดระวังและแก้ไขข้อผดิ พลาด ปฏิบัตภิ ารกจิ ประจาวันใหท้ ันตามสง่ั หรือตามที่
ผบู้ ังคบั บญั ชามอบหมาย
2) ความไว้วางใจได้ (Dependability) ในกรณที ไ่ี ดร้ บั มอบหมายให้ปฏิบัตหิ นา้ ทไี่ มว่ า่ จะเปน็
เร่ืองใดก็ตาม จะตอ้ งดาเนินงานตามคาสัง่ คาแนะนา คาช้แี จงให้ถกู ตอ้ งเตม็ ตามข้นั ตอน และให้ผล
งานออกมาอย่างมปี ระสิทธิภาพ
3) ความรเิ รม่ิ (Initiative) งานท่ไี ดร้ บั มอบหมายใหท้ าโดยผสู้ งั่ งานมิไดอ้ ธิบายรายละเอียด
เลขานุการจะตอ้ งพึง่ ตนเองโดยหาวธิ กี ารทางานนั้นใหเ้ สรจ็ ดว้ ยตนเอง โดยไมจ่ าเป็นทจ่ี ะต้องไป
ปรกึ ษาหรอื หารอื ใครอน่ื เวน้ แตจ่ ะเป็นเร่อื งเกินความสามารถของตนจรงิ ๆ อาจทาไดโ้ ดยประมวลเอา
วิธกี ารต่างๆ ท่เี คยปฏบิ ตั มิ าดดั แปลงแกไ้ ขใหเ้ ขา้ กบั งานท่ีได้รับมอบหมายนั้น
4) ความถูกต้อง (Accuracy) งานด้านชวเลขพิมพด์ ดี คานวณ การเลอื กคา การสะกดการนั ต์
การใช้เครือ่ งหมายวรรคตอน ไวยากรณ์ การออกเสียง ฯลฯ ตลอดจนการคัดลอกขอ้ ความ ชื่อ ท่อี ยผู่ ู้
ท่ีติดต่อจาเปน็ อย่างยง่ิ ทจี่ ะตอ้ งถูกตอ้ งตงั้ แต่วาระแรก ไมว่ ่าจะใชส้ ิ่งดงั กล่าวมานน้ั ในกรณีใดๆ กต็ าม
ระมดั ระวังอย่าใหผ้ ดิ พลาดได้

15

5) ความเร็ว ( Speed) เมอื่ ลงมอื ทางานจะตอ้ งขมีขมนั ทาใหร้ วดเรว็ และรปู หนา้ ไปอย่างไม่
หยุดยั้งและไม่ควรจะเสียเวลาไปเลยแม้แตน่ าที การหยุดบา้ งทาบ้างจะส่งผลใหท้ างดา้ นลบ ผทู้ างาน
เร็ว เรอ่ื ยๆ ไม่หยดุ ยั้งเปน็ ผทู้ ไ่ี ด้เปรียบด้วยประการทงั้ ปวง

6) ความเปน็ ระเบียบ (Draerliness) เครอื่ งใช้สานักงาน อปุ กรณ์วัสดสุ ้นิ เปลอื ง เอกสารใน
การปฏิบตั งิ าน และสิง่ อ่ืนภายในทท่ี างาน จะตอ้ งจัดเกบ็ ใหเ้ ป็นทีเ่ ป็นทาง ใหม้ รี ะบบในการจัดที่
สอดคล้องกบั งานแตล่ ะประเภท อยา่ ใหก้ ระจัดกระจาย จะต้องสะดวก ง่าย รวดเรว็ ในการทจ่ี ะ
นามาใช้

7) ความสะอาด (Neatness) ไมเ่ พียงแต่ร่างกาย เครอ่ื งแตง่ ตัวของเลขานุการเท่าน้ันท่ี
จะต้องสะอาดผลการปฏบิ ตั ิทุกประเภทจะตอ้ งใหส้ ะอาดเรยี บร้อยดว้ ย งานถอดขอ้ ความชวเลข งาน
พิมพด์ ดี (ถ้ามกี ารลบ) การวางรปู แบบจดหมาย การแก้ไขขอ้ ความ การเกบ็ เขา้ แฟมู หรอื การจดั เกบ็
เอกสาร

8) ความจา (Memory) เรอื่ งที่สาคญั ๆ เกีย่ วกบั การปฏิบัตงิ านจะตอ้ งจาให้ขึน้ ใจ ชอื่
ผบู้ ังคบั บญั ชาหรอื บุคลากรระดบั บรหิ าร หมายเลขโทรศัพทข์ องท่านเหลา่ นนั้ (ถา้ ทาได้) รายละเอียด
เก่ียวกับแตล่ ะคนโดยยอ่ พพ่ี อจะชี้แจงให้บคุ คลทราบเมือ่ จาเป็นและการจดจากระบวนการทางาน
ทงั้ หลายทเี่ ป็นงานในหนา้ ทเ่ี พอ่ื จะไดแ้ นใ่ จว่าการทางานแตล่ ะอย่างจะไมม่ ีการผดิ พลาด

9) การปรับตวั เอง (Adapatllity) ในสภาวะแวดลอ้ มทแ่ี ตกตา่ งไปเลขานกุ ารอาจไม่ค้นุ เคย
จะตอ้ งพยายามปรบั ตวั ใหเ้ ขา้ กบั ส่ิงตา่ งๆ หรือปรบั ตัวใหเ้ ขา้ กับบุคคลอ่ืนในสานกั งาน ความเคยยินทมี่ ี
อาจทาใหเ้ ป็นอุปสรรคของการทางาน เป็นเรือ่ งเฉพาะตวั ทเ่ี ลขานกุ ารจะต้องสงั เกตและหาทางให้
พฤตกิ รรมของตนสอดคล้องกับสถานการณร์ อบๆ ตัวในทที่ างานซง่ึ จะทาใหง้ านในหน้าที่สาเรจ็
สมบรู ณ์และไดผ้ ลดี

10) การให้ความรว่ มมอื (Co-operativeness) ประสานงานกับพนักงานอื่นเพอ่ื การ
ปฏบิ ตั งิ านจะไดไ้ มข่ ดั แยง้ ไมซ่ ้าซอ้ นไมเ่ หลือมลา้ ระหว่างกนั ปฏิบตั ติ ามคาแนะนาในทางทถ่ี กู ต้อง
วเิ คราะหง์ านหรือกระบวนการปฏบิ ัตงิ านรว่ มกบั บุคคลในระดับหวั หนา้ หรือผู้บริหารเพื่อแกไ้ ข
ข้อบกพรอ่ งในการทางาน เตม็ ใจปฏบิ ตั งิ านพเิ ศษนอกเหนอื งานในหน้าทเ่ี มอื่ ไดร้ บั การร้องขอจากคน
อ่ืน หรอื เปน็ คาสงั่ เฉพาะกิจของผบู้ งั คบั บัญชารว่ มทางานเปน็ ชุดกับบุคคลทเี่ กี่ยวข้องในวงงาน แบ่ง
เบาภาระบคุ คลอ่ืนเทา่ ทจี่ ะทาไดส้ รา้ งบรรยากาศทีด่ กี บั เพื่อนร่วมงาน

16

4 การพฒั นาบคุ ลกิ ภาพเพอ่ื เสรมิ สร้างลกั ษณะความเปน็ ผนู้ า

ภาพ ญ.
บุคลิกภาพเปน็ คนลกั ษณะทางกาย ทางจิตใจ แลว้ ความรู้สกึ นึกคดิ ทสี่ ะทอ้ นออกมาใหผ้ ้อู น่ื
เหน็ และเกิดความประทบั ใจมากน้อยเพียงใดน่ันเอง บคุ ลิกภาพเปน็ สเี ฉพาะตัวไม่ซ้าแบบกัน ตาม
กรรมพนั ุธ์และการอบรม และสภาพสงิ่ แวดลอ้ มเป็นสงิ่ มีคา่ ซง่ึ เงินไม่สามารถจะซื้อได้ แตท่ กุ คน
สามารถปลกู ฝงั ใหม้ ขี ึ้นในตวั ได้ ไมม่ ีใครมาเปลี่ยนบุคลกิ ของเราไดน้ อกจากตัวเอง เราอาจปรบั ปรงุ
หรือเสริมสรา้ งบคุ ลิกของเราได้ให้ดขี นึ้ ได้ โดยการสังเกตศกึ ษา และประสบการณ์และนามาปรบั ให้
เหมาะสมกบั ตัวเรา และฝกึ ฝนใหเ้ คยชนิ จนเปน็ นสิ ัย สามารถปฏบิ ตั ิได้โดยอัตโนมตั ิ บุคลกิ ท่ีดเี หล่าน้นั
จะเป็นสง่ิ ทต่ี ิดตัวเราตลอดไป
บุคลกิ ลักษณะ คือ ลกั ษณะภายนอกของบคุ คลทจี่ ะสรา้ งความประทับใจในเบือ้ งตน้ ใหบ้ งั
เกิดผลตอ่ ไป บคุ คลจะต้องมที ่วงท่าตอ้ งตาใจบคุ คลอืน่ ซึ่งประกอบดว้ ยรอยยิม้ ที่อบอุ่น จิตวทิ ยาดี
อารมณค์ งท่ี คาพูดทจี่ รงิ ใจ การยนื การเดนิ การนั่ง การวางท่าท่ีประสมประสานกบั ภาพหนา้ ตาของ
คณุ การฝกึ ปรือมารยาทใหด้ ูเป็นธรรมชาติมจร คอยสังเกตบุคคลอื่นทมี่ ีบคุ ลกิ ดี แลว้ เธอจาทาตามทา
อยา่ งไรใหม้ มี าดผูน้ า

17

4.1 สรา้ งภาพพจน์ทด่ี ใี ห้ปรากฏ

1)การแต่งตัว ไมช่ อ่ มช่อ แตก่ ็ไม่หรหู ราจนเกินไป
2) ชมุ่ เสียง การกระตนุ้ ให้คนฟงั จะต้องมีจงั หวะจะโดน บทสนทนาจะตอ้ งร้จู กั ใช้คาพูดท่มี ี
พลงั แลว้ เหมาะแกก่ ารเขา้ ใจงา่ ย มเี หตแุ ละผล การหาเหตุและผลควรจะอ่านใหม้ าก ศึกษาใหม้ าก
เพ่อื การมองการณ์ไกล แล้วไหวตวั เรว็ ตอ่ สถานการณ์
3)ไหวพริบท่จี ะตอบโต้ ขณะทีน่ ั่งสนทนา อย่านั่งฟงั เพยี งอยา่ งเดยี ว ตอ้ งรจู้ กั สอดแทรกคาพูด
ทค่ี ล้อยตามใหค้ สู่ นทนาเกดิ ความเป็นกนั เอง
4) ทาความเคารพหรือรับว่าอย่างมีจงั หวะจะโดน
5) ไม่ควรสูบบหุ รต่ี ่อหนา้ ผู้อนื่
6) มีความเชือ่ ม่ันในตนเอง
7) การยม้ิ แย้มแจม่ ใส
8) การมีศลิ ปะการชักจงู ใจ
9) เขา้ ใจคาอธบิ ายได้เร็ว
10) มมี นษุ ย์สมั พนั ธด์ ี

ภาพ ฎ.

บรรณานุกรม
กฤษณเนตร พนั ชมุ โพ.. การจัดการสานกั งาน. เอกสารประกอบรรณานุกรม

กฤษณเนตร พนั ชมุ โพ.. การจัดการสานกั งาน. เอกสารประกอบการสมั มนา เรือ่ ง การจัดสานักงาน
อย่างมี ประสทิ ธภิ าพ. บริษทั การจดั การธรุ กิจ, 2539.

เธยี รชัย เอีย่ มวรเมธ. พจนานุกรมองั กฤษ-ไทย (ฉบบั ใหม่). พิมพ์ครัง้ ที่ 3 กรุงทพฯ อกั ษรพทิ ยา, 2536.
นโปเล่ียน ฮลิ ล์. GROW RICH WITH PEACHE OF MIND. แปลโดย ถรึ นนั ท์ อนวชั ศิรวิ งศ์

และอภิไท สกลฤกษ์.
เนตร์พัณณา ยาวริ าช. งานสานักงาน. กรงุ เทพฯ : มณฑลการพมิ พ์, 2540.
ปราณี พรรณวิเซยี ร, หลกั การจัดการ. กรงุ เทพฯ : สวุ รรณสานการพมิ พ์, 2528.
ปรารมภ์ นพคณุ . เทคนิคงานเลขานุการ. กรงุ ทพฯ : สานักพมิ พ์สถาบนั ราขภัฏ สวนดุสติ , 2540.
พงศ์ สวุ รรฌธาดา. การเลขานกุ าร. กรุงเทพฯ : บญุ เลิศการพิมพ์, 2538.
เพญ็ พรรณ วิสทุ ธิ ณ อยุธยา. เอกสารประกอบการสมั มนา "มาดใหมข่ องเลขานุการบริหารและผูช้ ่วย
ผู้

บรหิ าร". 19-20 มิถุนายน 2541 โรงแรมแลนมารค. กรงุ เทพฯ : 2541.
ไมตรี ทองประวัติและเสถยี รภาพ พนั ไพโรจ กาอยา่ งไรจงึ จะเปน็ หวั หนา้ งานท่ีลูกนอ้ งยอมรบั และบริษทั

มอบความไว้วางใจ. กรงุ เทพฯ : ธรรมนิต,ิ 2539,
ภรณี วนิ ฉิ ัยกลุ ขอบขา่ ยงานในหน้าท่ีและความรับผิดชอบของเลขานุการ. 9 - 1 กุมภาพันธ์ 2541. โรงแรม

ชาลินา่ กรุงเทพฯ : 2541.
ลเู ธอร์ เจ ไขวทิ . บรหิ ารเวลาอยา่ งเต็มคุณดา. แปลโดย ปรดี า ลมิ้ ดวิล. กรงุ เทพฯ : เอช. เอ็น กร๊ปุ , 2537.
ระเดน่ ทักษะ. คิดและเขยี น. พิมพ์ครง้ั ท่ี 2 กรงุ เทพฯ : แสงเทียน, 2541.
ระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี "วา่ ดว้ ยงานสารบรรณ" พ.ศ. 2536.
ศริ ริ ัต เสรีตนแ์ ละสมชาย หริ ญั กิตติ. การบรหิ ารสานักงานแบบใหม.่ ดวงกมลสมัย, 2538.
สร้างศกั ยภาพ สร้างอนาคต. กรุงเทพฯ : ข้าวฟาุ ง, 2534.
สพุ ัตรา สุภาพ. เอกสารอบรมเทคนิคการบริหารงานอย่างมปี ระสทิ ธภิ าพยคุ ใหม.่ 29 มนี าคม 2539.

กรุงเทพฯ : สถาบันธรรมนิต,ิ 2536.
อุษณีย์ ตุลาบดี สู่ความสาเรจ็ ของเลขานกุ ารมอื อาชีพ. พิมพค์ รั้งที่ 2 กรุงเทพฯ : ธรรมนิต,ิ 2536.
Littlefield. C.L. and Other Management of Office Operation. "Prectice Hall of India." 1981, 204 p.
John Harison. "Secretarial Duties." Eighth Edition, London Pitman Publishing. 1988.
Lu. Brown Gavnu "Secreterial office Proceduces" McGraw-Hill International Editions, 1995.

บการสมั มนา เรอ่ื ง การจดั สานกั งาน

ครปู รยี า ปนั ธิยะ
ครทู ปี่ รกึ ษา.สมดุ อเิ ลก็ ทรอนิกส์

ครทู ปี่ รกึ ษา

นางสาวกุลณัฐ พันธก์ ติ ิ เลขที่ 2
สาขาการจดั การสานกั งาน
คณะบริหารธรุ กจิ