รายงานการพัฒนาบุคลิกภาพ บีม

การพัฒนาบุคลิกภาพ

นางสาวกลุ ณัฐ พนั ธ์กิติ
เลขท่ี 2 สบจ. 63.1
สาขาวิชาการจัดการสานักงาน

รายงานน้ีเปน็ ส่วนหนึ่งของรายวชิ า 30216-2003
สาขาวิชาการจัดการสานักงาน แผนกวิชาการจัดการสานักงาน

คณะบริหารธุรกิจ
วิทยาลัยอาชีวศึกษาลาปาง
ภาคการศกึ ษาท่1ี ปีการศกึ ษา2563



ชอื่ เรอื่ งโครงงาน (ภาษาไทย)
ชอ่ื เรอ่ื งโครงงาน (ภาษาอังกฤ-ษ)

นางสาวกลุ ณฐั พันธก์ ิติ
เลขที่ 2 สบจ. 63.1
สาขาวิชาการจัดการสานักงาน

โครงงานเป็นสว่ นหน่ึงของการศึกษาประกาศนยี บตั รวิชาชีพช้นั สูง (ปวส)
โปรแกรมสาเร็จรูปในงานสานักงาน

สาขาวิชาการจัดการสานักงาน แผนกวิชาการจดั การสานกั งาน
คณะบริหารธุรกิจ

วทิ ยาลัยอาชีวศึกษาลาปาง
ปกี ารศกึ ษา 1/2563ภาคการศกึ ษาที่1ปีการศึกษา2563

การพัฒนาบุคลิกภาพ

เสนอ
ครูปรียา ปันธิยะ

นางสาวกุลณัฐ พนั ธก์ ิติ
เลขที่ 2 สบจ. 63.1
สาขาวิชาการจัดการสานักงาน

รายงานน้ีเปน็ ส่วนหน่ึงของรายวิชา 30216-2003
โปรแกรมสาเร็จรูปในงานสานักงาน

สาขาวิชาการจัดการสานักงาน แผนกวิชาการจัดการสานักงาน
คณะบริหารธุรกิจ

วทิ ยาลัยอาชีวศึกษาลาปาง
ภาคการศกึ ษาที1่ ปีการศกึ ษา256

คานา

รายงานเลม่ นเ้ี ป็นสว่ นหนึ่งของรายวิชา 30216-2003 โปรแกรมสาเร็จรูปในงาน

สานกั งาน ซง่ึ ไดร้ ับมอบหมายจาก ครปู รยี า ปนั ธิยะ ใหศ้ กึ ษาค้นคว้าเก่ียวกับเรอื่ ง การพฒั นา
บุคลกิ ภาพ โดยมเี น้ือหาสาระรายงานเลม่ น้ปี ระกอบด้วย ขอบขา่ ยของบคุ ลิกภาพ, หลักการท่วั ไป
เพ่อื การพัฒนาบุคลิกภาพ,การพฒั นาบุคลกิ ภาพในงานเลขานุการ และการพฒั นาบคุ ลกิ ภาพเพ่ือการ

เสรมิ สรา้ งลักษณะความเปน็ ผนู้ า
ผู้จดั ทา ไดท้ าการศึกษา คน้ ควา้ และเรียบเรยี ง เป็นรายงานฉบบั สมบรู ณ์ เพือ่ ใหผ้ ทู้ ส่ี นใจ

ศกึ ษาการพฒั นาบุคลิกภาพ เพมิ่ เตมิ จากรายงานเล่มน้ี

ผูจ้ ดั ทา หวังเปน็ อยา่ งยง่ิ วา่ ผู้อ่าน ผ้ทู สี่ นใจจะได้นับประโยชน์ และนาไปประยกุ ตใ์ ชใ้ น
ชีวติ ประจาวนั ได้

สารบญั หนา้
เรือ่ ง
1
ขอบข่ายของบุคลิกภาพ 1
ความหมายของบคุ ลิกภาพ 2
ความสาคญั ของบุคลกิ ภาพ 3
มาตรการตรวจสอบบคุ ลกิ ภาพ 5
หลกั เบอื้ งต้นในการปรับปรุงบคุ ลกิ ภาพเพ่ือการพฒั นา
6
หลกั การท่วั ไปเพอ่ื การพัฒนาบคุ ลกิ ภาพ 7
บคุ ลกิ ภาพของคนในองค์กร 8
บคุ ลิกภาพบอกนสิ ัย 9
บุคลิกภาพเบือ้ งต้นที่ดี
1
การพฒั นาบุคลกิ ภาพในงานเลขานกุ าร 10
นิสัยในการปฏบิ ตั งิ านทค่ี วรพจิ ารณา 11
นสิ ัยในการปฏิบตั งิ านของเลขานุการ 13
พฤตกิ รรมท่ีไมค่ วรแสดงออก หรอื กริ ิยาทา่ ทางทค่ี วรสารวมไมใ่ หป้ รากฏ
14
บุคลกิ ภาพขั้นพื้นฐานที่ควรปรับปรุง 16
การพัฒนาบคุ ลกิ ภาพเพ่อื เสริมสร้างลกั ษณะการเป็นผนู้ า 17
สรา้ งภาพพจนท์ ่ดี ีใหป้ รากฏ

สารบัญภาพ

ภาพที่ หนา้

ภาพ ก. 1
ภาพ ข. 2

ภาพ ค. 3
ภาพ ง. 5
ภาพ จ. 6

ภาพ ฉ. 7
ภาพ ช. 9
ภาพ ซ. 9

ภาพ ฌ. 14
ภาพ ญ. 16
ภาพ ฎ. 17

1

บทที่ 1
การพัฒนาบุคลิกภาพ

ภาพ ก

เนื้อหา

3.1 ขอบคา่ ยของบคุ ลกิ ภาพ
3.1.1 ความหมายของบคุ ลกิ ภาพ
บคุ ลิกภาพ (personality) หมายถึง ลกั ษณะอนั เปน็ ของจาเพาะแตล่ ะบุคคล ซง่ึ แสดงออก

ทางท่าทางความรสู้ กึ นึกคดิ ความเฉลยี วฉลาด ตลอดจนกริ ยิ ามารยาท ลกั ษณะนสิ ัยและอปุ นสิ ยั
บคุ ลิกลักษณะของคน แบ่งออกเปน็ 4 พวกใหญ่ ๆ ดงั นี้

1.) พวกชอบตดิ ตาม (Extrovert)
2.) พวกชอบเหน็ แก่ตัว (Introvert)
3.) พวกชอบก้าวรา้ ว (Psychopathic Personality)
4.) พวกโรคจิต (Paranoid)

บุคลิกภาพในความหมายจากหนังสอื บญั ญัติศพั ท์วิชาการศกึ ษา จะหมายถึงผลรวมของ
พนั ธุกรรมและประสบการณ์ทง้ั หมดของบุคคล

Morgan ให้ความหมายของบุคลกิ ภาพ หมายถึงคุณสมบัตร และคณุ ลกั ษณะเด่นของบคุ คล
รวมทัง้ การปรบั ตวั ของบคุ คลตอ่ สงิ่ แวดลอ้ มต่าง ๆ

ในความหมายของบุคลิกภาพจากหลาย ๆ ดา้ นนี้ คนไทยถือวา่ บคุ ลิกภาพเปน็ เครอ่ื งทานาย
สมรรถภาพ และความสามารถทางบคุ คล โดยยอมรับเอาลกั ษณะเดน่ เปน็ บคุ ลิกภาพของคนน้ัน

ส่ิงทีจ่ าเปน็ ประกอบเป็นบุคลกิ ภาพ
ก. การปรากฏกาย (Appearance) เปน็ การแสดงถงึ ดา้ นการแต่งกาย และพฤตกิ รรมทางกายภาพ
ข. การส่ือสาร (Communication) คือการพูด การฟัง การเขียน การคดิ และการควบคมุ อารมณ์
ค. สญั ญาณกาย (Body Language) คือการแสดงออกทางสีหน้า สายตา ทา่ ทาง และระยะห่าง
ง. มารยาททางสงั คม (Social Manner) คือกริ ยิ าวาจาท่ถี กู ต้องของคนในสงั คมนัน้ ๆ

2

1.2 ความสาคัญของบคุ ลกิ ภาพ

ภาพ ข
บุคลิกภาพมคี วามสาคญั ตอ่ การดารงชวี ติ ในสงั คมท่ดี าเนนิ อยู่ทุกวันเปนู อย่างมาก โดย
พิจารณาไดจ้ ากประเดน็ ต่าง ๆ ดังน้ี
1) ความมนั่ ใจ ตอ้ งมั่นใจในการแดงออก ทาใหก้ ลา้ ทีจ่ ะแดง เพราะคนอ่ืนท่พี บเหน็ จะให้ความ
สนใจ และเช่ือมนั่ และเป็นโอกาสทจี่ ะประสบความสาเร็จมากขึน้
2) การหมายพฤติกรรม หากทราบว่าบคุ คลน้นั มบี คุ ลิกภาพเชน่ ไร จะทาใหส้ ามารถทานายได้
ว่าสถานการณ์เชน่ นี้ คนน้นั จะแสดงพฤติกรรมอยา่ งไร
3) การยอมรบั ความแตกตา่ งระหว่างบคุ คล การท่ีบอกว่า คนหน่ึงแตกตา่ งจากอีกคนหนงึ่ ได้น้ันก็
ตอ้ งอาศัยการสงั เกตดพู ฤติกรรมทเี่ กิดขน้ึ เป็นประจาสม่าเสมอ และจะสามารทาใหร้ ูว้ ธิ ีการปรับตวั เขา้
กบั คนเหลา่ นั้น ก่อใหเ้ กดิ ความสัมพันธ์อนั ดตี ่อไป
4) การตระหนกั ในเอกลกั ษณ์ของบคุ คล บคุ ลกิ ภาพทาใหค้ นมลี กั ษณะเฉพาะตวั ทเี่ ป็นของ
ตนเอง เป็นแบบใหก้ บั คนอื่นดว้ ย เช่น ความมเี มตตา ซื่อสตั ย์ เป็นตน้
5) การปรับตัวใหเ้ ข้ากับคนอืน่ การทีท่ ราบถงึ บคุ ลิกภาพของคนอ่นื น้ัน ของคนอื่นนน้ั ทาให้
หรบั ตวั เข้กับเขาไดง้ า่ ยขน้ึ แกป้ ัญหาได้ และยงั ช่วยให้ปรบั ตวั ได้ทนั กับสถานการณไ์ ด้ดว้ ย
6) ความสาเรจ็ บคุ คลทมี่ ีบคุ ลกิ ภาพดมี กั ได้เปรยี บคนอื่นเสมอ และเป็นพ้นื ฐานแหง่ ความ
เช่อื ถอื แก่ผพู้ บเหน็ ช่วยใหก้ ารทางานสาเรจ็ ง่ายขน้ึ เพราะจะไดร้ ับความร่วมมอื และความสะดวกใน
การตดิ ต่อ
7) การยอมรับของกลมุ่ บุคลกิ ภาพทด่ี ีย่อมเปน็ ทีย่ อมรบั ของคนท่วั ไป ยนิ ดีให้ความรว่ มมือ
และกอ่ ให้เกดิ ความม่ันคงทางจติ ใจ

3

1.3 มาตรการในการตรวจสอบบคุ ลกิ ภาพ

ภาพ ค
เมอื่ ไดศ้ กึ ษาถงึ บุคลกิ ภาพว่ามีส่วนสาคญั ต่อเลขานุการ และต้องรจู้ ักตรวจสอบบุคลกิ ภาพ
ของตนเองและผอู้ ่นื เพอ่ื จะช่วยพฒั นาบคุ ลกิ ภาพตัวเองใหม้ บี ุคลิกภาพดขี ึน้ เพอ่ื นาไปประกอบการ
ตัดสนิ ใจในการทางานตามตาแหนง่ ทกี่ าหนดไว้ มาตรการทใี่ ชม้ หี ลายชนดิ เพือ่ ซ่ึงอาจเลอื กใชต้ าม
ความเหมาะสม ทส่ี าคญั ไดแ้ ก่
1).Personality Inventory เปน็ แบบทดสอบบคุ ลกิ ภาพโดยตรง ลกั ษณะแนะคาถามหลาย
ๆ ขอ้ ครอบคลมุ ในหลายเนื้อหา เช่นสุขภาพ อาการผดิ ปกตทิ ีม่ ีสาเหจ็ จากจติ ใจ ทศั นคติตา่ ง ๆ เรอื่ ง
เพศ อาชพี การเมอื ง และสังคม สถานภาพทางครอบครัว ฯลฯ
2).Projective.แบบที่ 2 น้ี มุง่ ใหผ้ ูถ้ ูกทดสอบแสดงความรสู้ กึ นกึ คิดออกมาโดยทางออ้ ม สรา้ ง
จนิ ตนาการหรือความคดิ ฝนั เพอ่ื จะหาคาตอบเกย่ี วกบั บคุ ลกิ ภาพ
3.) Rating scaies ใชส้ งั เกตพฤตกิ รรมของผ้ทู ต่ี ้องการจะทดสอบ และให้คะแนนหรอื
ประเมินคา่ วา่ บุคคลนัน้ แสดงพฤติกรรมออกมาในระดบั ใด พฤตกิ รรมทจี่ ะประเมินค่านั้น แบ่งเป็น
หลายระดบั ให้คะแนนตามลาดบั มากนอ้ ย อาจเริ่มตน้ จากไมย่ อมรว่ มมอื เลย ให้ความร่วมมอื ปานกลาง
ให้ความรว่ มมืออยา่ งเตม็ ที่ ฯลฯ หรือแลว้ แต่จะเห็นเหมาะสม ขอ้ สาคัญทคี่ วรระวงั อยู่ท่คี วามลาเอียง
ของผปู้ ระเมิน ซึง่ ต้องมเี กณฑ์ท่ีแน่นอนไวใ้ นใจ จะเอนเอียงไมไ่ ด้

4

4.) Interview วิธสี มั ภาษณ์นี้ เป็นวิธีเก่าแก่ใช้กนั มาช้านานในการสารวจบุคลกิ ภาพ ในการ
พิจารณาตวั บุคคล เพอ่ื วตั ถุประสงคน์ านาชนดิ มักใชว้ ธิ ีการสมั ภาษณต์ อ้ งการจะทราบสิง่ ใด ผู้
สัมภาษณ์กจ็ ะตง้ั คาถามและสงั เกต ส่ิงท่ีผสู้ ัมภาษณ์ จะต้องยึดถือก็คือ ความยุตธิ รรมในใจนัน่ เอง ขอ้
ขอ้ แนะนามดี งั นี้

ก. be a stage - setter ผสู้ มั ภาษณ์ตอ้ งกาหนดข้นั ตอนของการสมั ภาษณ์ ให้เหมาะสม
กาหนดเร่อื งราวท่ีตอ้ งการทราบไวใ้ ห้พรอ้ ม และสมั ภาษณ์ให้เปน็ ไปตามขัน้ ตอนนนั้

ข.) Be a starter ผสู้ ัมภาษณ์ต้องเปน็ ผเู้ รม่ิ ต้น เพ่อื สร้างแนวในการสัมภาษณใ์ ห้ตรง
ประเด็นและสัมพันธก์ บั ขั้นตอนท่ีกาหนดไวแ้ ลว้

ค.) Be a Helmsman จะต้องคอยนาให้ผ้ถู กู สัมภาษณเ์ ดนิ ตามแนวทกี่ าหนดไม่ใหอ้ อก
นอกลูน่ อกทางพยายามหาคาตอบใหไ้ ด้ตามทตี่ งั้ เปาู หมายเอาไวพ้ ยายามใหก้ ะทัดรัด ตรงไปตรงมา

ง.) Be a Good Listener ให้ความสนใจกบั คาตอบของผถู้ ูกสัมภาษณ์ รับฟังคาตอบและ
ปญั หาไวใ้ จเป็นกลาง ทาตวั เป็นผฟู้ ังทีด่ ี และหาทางสรุปคาตอบตามแนวที่ตอ้ งการ

จ.) Be an Explorer ทาตนเปน็ นกั สารวจ ค้นคว้าหาขอ้ เทจ็ จรงิ จากคาตอบของผู้ถกู
สมั ภาษณ์ พยายามหาทางดดั จากคาตอบทคี่ ดิ ว่าไม่ให้ประโยชนอ์ อกไป ประมวลไว้แคข่ อ้ มูลทเ่ี ชือ่ แมไ่ ด้
ว่าเปน็ ความจริง

ฉ.) Be a Salesman พยายามชี้ใหเ้ ห็นเปาู หมายของการสมั ภาษณ์ ผูส้ มั ภาษณ์ควรทาตน
คล้าย ๆ กับพนกั งานขายคอื บอกถงึ ลกั ษณะของงานและบคุ ลกิ ภาพอันพงึ ประสงคท์ ผ่ี ูถ้ กู สมั ภาษณค์ วร
จะมี

ช.) Be a Diplomat ผู้สมั ภาษณ์ควรทาตวั เป็นนกั การทูต ซกั ถามผู้ถกู สมั ภาษณใ์ หต้ อบ
คาถามในบางลกั ษณะ ทีผ่ ้ถู กู สมั ภาษณไ์ มอ่ ยากเปิดเผย แตเ่ ปน็ เรอื่ งทผี่ สู้ ัมภาษณ์ต้องการจะสรา้ ง
พยายามใหเ้ ขาพูดออกมา หรือแสดงกริ ิยาท่าที

ซ.) Be a Clock - Watcher กาหนดเวลาการสมั ภาษณ์ ไว้ให้พอเหมาะอย่าใหม้ าก หรอื
นอ้ ยเกนิ ไปโดยอาศยั ขั้นตอนท่กี าหนดไว้เปน็ เกณฑก์ าหนดเวลา และพยายามรกั ษาเวลาใหเ้ ปน็ ไป
ตามนน้ั

ฌ.) Be yourself เป็นตัวของตวั เอง ไม่ควรเลียนแบบคนอ่ืนหรือตัดสนิ การสมั ภาษณต์ าม
ความเหน็ คนอืน่ ควรพิจารณาจากความรสู้ ึกของตนเอง พยายามทาตวั เป็นกันเองกบั ผูถ้ กู สมั ภาษณ์ให้
เขาเกดิ ความรสู้ ึกสบายใจเหมือนการคยุ ปกติ

ญ.) Be a judge ตัง้ อยู่ในความยุติธรรม พยายามค้นหาความจรงิ แล้วชั่งน้าหนักคาตอบ
หรือความจรงิ แล้วนั้นดว้ ยความเปน็ ธรรม ถ้ามกี ารเปรียบเทยี บระหวา่ งผูถ้ ูกสมั ภาษณห์ ลายคน ผู้
สัมภาษณจ์ ะต้องมจี ติ ใจแน่วแน่ไม่โอนเอนไปดา้ นใดด้านหนงึ่ อย่าให้เกดิ Halo effect คอื แนวโน้มใน
การตัดสินบุคคลโดยแค่เพยี งเหน็ หนา้ ตาทา่ ทางเท่านน้ั จะตอ้ งใช้ปัจจัยอนื่ ๆ ประกอบด้วย

5

1.4 หลกั เบอ้ื งต้นในการปรบั ปรงุ บุคลกิ ภาพเพอื่ การพฒั นา

ภาพ ง
Adier เสนอแนะหลักเบือ้ งตน้ ในการปรบั ปรุงบุคลกิ ภาพเพอ่ื การพฒั นาไวด้ งั น้ี
1.) พยายามตดั คาว่า “ไม่” ออกไปจากการกระทาพฤตกิ รรมและคาพูดจะตอ้ งแสดงใหเ้ หน็
ว่าตนเองสามารถจะ “ทาได”้ และพยายามทาแตส่ งิ่ ที่ดเี ท่าน้ันคาว่า “สง่ิ ทด่ี ”ี ในท่นี ก้ี ็หมายถึง
ความเหน็ โดยเฉลย่ี ของบคุ คลทั่วไปวา่ “ดี” น่นั เองฝึกให้เปน็ นิสยั จนกระทัง่ “ทาได”้ ด้วยไม่ฝนื
2.) มั่นใจตนเองและมีจนิ ตนาการพจี่ ะเปน็ แนวในการปฏบิ ตั ใิ หส้ อดคลอ้ งกบั แนวโน้มของ
สังคมและพยายามกาหนดจุดยนื ของตวั เองไว้ในใจหาทางฟนั ฝาุ อุปสรรคให้ไปถงึ จดุ กาหนดของตนเอง
ในทางทถี่ กู ตอ้ ง
3.) ไมเ่ ปน็ ผทู้ หี่ ยุดนง่ิ อย่กู บั พี่ใหท้ ุกสิง่ ทกุ อยา่ งเคลอ่ื นไหวเสมอหาทางเปล่ียนแปลงตนเองให้
ไปสบู่ ุคลกิ ภาพที่นา่ จะเปน็ การเปลยี่ นแปลงอาจเกดิ ข้นึ ไดจ้ ากการสงั เกต การจดจา การเปรยี บเทยี บ
แนะนาส่ิงท่ดี มี าเป็นหลกั ในการทจี่ ะเปล่ยี นแปลงตนเองไปสจู่ ุดนัน้ ใหใ้ ห้ได้
4.) สรา้ งศรทั ธาใหเ้ กดิ กบั ตนเอง ดว้ ยถอื ว่าตนเองก็เปน็ บคุ คลทมี่ คี วามสามารถไมแ่ พค้ นอื่น
ไม่ดูถกู ตนเอง ถือวา่ เมอ่ื คนอื่นทาได้เรากต็ อ้ งทาได้ ตรวจสอบผลการกระทาของตนเองอยบู่ ่อย ๆ เพอ่ื
แกไ้ ขขอ้ บกพรอ่ งต่าง ๆ ใหก้ ารกระทาคราวต่อไปอยู่ในสภาพทีเ่ หมาะสม
5.) พยายามเป็นบุคคลทรี่ ่าเริงแจม่ ใสในอารมณท์ าตัวเปน็ คนย้ิมงา่ ยและยมิ้ ได้ในทุก
สถานะภาพ การฝกึ ใหเ้ ป็นผู้ร่าเริงชน่ื บานตลอดเวลานน้ั แรก ๆ อาจทาให้ยากแต่ถา้ ฝึกฝนเป็นประจา
กจ็ ะมที างประสบความสาเร็จได้

6

2 หลกั การทว่ั ไปเพอื่ การพฒั นาบคุ ลกิ ภาพ

ภาพ จ.

บุคลิกภาพเป็นเรื่องเฉพาะตัวของแต่ละคนบุคลิกภาพท่ีมีเสนห่ ์ใครชอบใครเหน็ จึงเปน็ ยอด
ปรารถนาของทกุ คน บางคนไม่เห็นแคค่ รัง้ เดียวก็อยากคบหาสมาคม หรือพดู จาดว้ ยเพราะชอบท่าทาง
หน้าตา การยิม้ การพดู จา ความเออื้ อาทรต่อกนั ทกุ หน่วยงานตา่ งปราถนาที่จะไดค้ นดี คนเกง่ มาทางาน
ให้ลูกค้าประทบั ใจและเข้ากบั ผรู้ ว่ มงานคนอนื่ ได้ รวมทง้ั กลา้ ทจ่ี ะชว่ ยคิด ช่วยสรา้ งสรรคส์ งิ่ ใหม่ หรือ
ทาประโยชน์ให้ หรอื สามารถประเมนิ สถานการณ์อืน่ ๆ ได้ เข้าใจปัญหาได้อย่างเหมาะสม

หากพดู ถงึ บุคลกิ ภาพจะนกึ ภาพออกวา่ ใครเปน็ ใคร เพราะเป็นแบบแผนเฉพาะตวั ของแต่ละ
คน บคุ ลิกภาพจงึ เปน็ ภาพรวมทงั้ หมดของบุคคลหนง่ึ ที่แตกตา่ งไปจากคนอนื่ บคุ ลิกภาพจงึ เกิดจาก
“ภายนอก”เชน่ จริงใจ การมจี ิตใจดี มีความซอ่ื สัตยส์ ุจรติ ความมนี ้าใจ มีคณุ ธรรม มีคา่ นิยมที่ดี

บคุ ลิกภาพภายนอกและภายใน จะกลายเปน็ บคุ ลิกภาพทงั้ หมดที่บุคคล คนนัน้ แสดงออก นน้ั
ก็เกดิ จากการขดั เกลา หรือการอบรมสง่ั สอนตงั้ แตเ่ ล็ก และคนทีส่ าคัญคนแรก คือพ่อแม่ ผปู้ กครอง
ตัวแทนทกั ไป คอื โรงเรยี น เพ่ือนบ้าน เพอ่ื นเลน่ วดั วาอาราม กลุ่มอาชพี สอื่ มวลชน ฯลฯ ที่จะชว่ ย
อบรมสงั่ สอนขดั เกลาหลอ่ หลอมบุคลกิ ภาพของบุคคล

คนแตล่ ะคนจงึ มบี ุคลกิ ภาพต่างกนั จากหลาย ๆ ปจั จัยตามทก่ี ลา่ วมา จึงต้องใจกวา้ งอยา่ มี
อคติ หรอื ไม่ยอมรบั กนั โดยเฉพาะในหนว่ ยงานตา่ ง ๆ เปน็ ที่รวมของบคุ ลกิ ภาพหลายรูปแบบ มที ่าที
ความเชอ่ื พฤตกิ รรมอุดมการณท์ ต่ี า่ งกนั ไมน่ อ้ ย

การทางานจงึ ต้องยอมรับวา่ เขาอาจไม่เหมอื นเรา เราจงึ ไมเ่ หมอื นเขา แตเ่ ราก็อย่กู นั ได้ ถา้ เรา
ไม่ถอื “เขา” ถือ “เรา” และตอ้ งระลกึ เสมอว่า คนเราเปลย่ี นแปลงได้ตามกาลเวลา สถานที่ อายุ ท่ี
เปลย่ี นแปลงไปโดยอย่าด่วนสรปุ งา่ ย ๆ จากบคุ ลกิ ภาพแคท่ ี่เห็น หรือไดย้ นิ มา แตต่ อ้ งให้โอกาสทจ่ี ะทา
ความเขา้ ใจกันใหถ้ ่องแท้

ตอ่ ไปน้ีเป็นกรณไี ว้ศึกษาลกั ษณะของคนอ่ืนไวบ้ า้ ง อาจจะทาใหก้ ารทางาน ทางานได้ง่ายและ
เขา้ ใจกนั ได้ง่ายขึน้

7

2.1 บุคลกิ ภาพของคนในองคก์ ร

ภาพ ฉ
1) คนพดู ตรงไปตรงมา เป็นพวกไม่ดดั จรติ ไมม่ ีอะไรมาปดิ บงั ซอ่ื สัตย์ พวกนีจ้ ะทาจรงิ จังมี
ความจรงิ ใจสงู อาจจะพูดไมเ่ พราะไพเราะ แต่มจี ติ ใจท่ดี ี
2) คนเสียสละ เกดิ อะไรข้นึ จะรบั ผดิ ชอบ และอาจจะรบั อะไรเร็วไป จนบางครงั้ เปน็ ผลเสียแก่
ตวั เองคนประเภทนี้ ทางานดว้ ยกส็ บายใจ ไม่เอาเปรียบใคร มแี ต่ให้มากกว่าเรา
3) คนหนา้ ตาย เกบ็ กด อาจจะด่าอะไรนายลบั หลงั เรา จงึ เปน็ คนนา่ กลวั ท่ีจะทางานด้วย
4) คนไมก่ ลา้ ขัดใจใคร มาเซน็ ดว้ ยเกือบจะทุกเร่อื ง เวลาทางานกับพวกนี้ จะต้องกลา้ แสดง
ความคิดเหน็ เพือ่ เขาจะไดส้ บายใจ
5) คนพดู มาก เรม่ิ นมุ่ นวล ใชค้ าพดู ซ้าๆ จึงควรใส่ใจ หรอื พยายามเขา้ ใจวา่ เขาต้องการพดู
เร่ืองอะไร หากอยากใหง้ านสาเรจ็ ก็ต้องบอกเปูาหมายเพื่อเขาจะไดท้ าได้
6) คนมองโลกในแงร่ ้าย มักจะชอบค้านอยู่เรือ่ ย อาจจะมเี หตผุ ลหรอื ไม่มีเหตุผล ใครทางาน
ด้วยอาจหมดกาลงั ใจ แตก่ ต็ อ้ งทาใจด้วยการใหอ้ ภยั
7) คนชอบทาลาย พวกนอี้ ยากเห็นความเสียหายของผอู้ น่ื เชน่ แกล้งขโมยเอกสารบา้ ง หรอื
รบั โทรศัพทก์ ไ็ ม่บอก เปน็ ต้น หากทางานด้วยตอ้ งยอมรบั ว่าเขาอาจร้ายไดท้ กุ เมอ่ื เป็นหนา้ ทีข่ องนาย
ตอ้ งคาดโทษเขาหากทาใหบ้ รษิ ทั เสยี หาย
8) คนไม่พูดไมแ่ สดง จะเก็บเงินเกบ็ ฟันไม่พดู อะไร ไม่ชอบยงุ่ กับใคร ไมอ่ ยากเข้าไปเกย่ี วขอ้ ง
ด้วยเขา้ ทานองขอปลอดภยั ไว้กอ่ น งานจะไมก่ า้ วหน้าเท่าที่ควร เพราะไมก่ ลา้ ทงั้ ติและชม ทาใหไ้ มม่ ี
ความคิดรเิ ริม่ หรอื กินปรับปรงุ อะไร ถือวา่ การไม่พดู ไมม่ เี ร่อื งราวกบั ใครคอื การไม่มีความผดิ งานจะ
ไดผ้ ลก็คอื มอบงานใหท้ าพรอ้ มกบั บอกรายละเอียดวา่ ตอ้ งรายงานกลบั มาเรอ่ื งอะไรบ้าง พรอ้ มกบั วัน
เวลาท่ีต้องทาใหเ้ สร็จ

8

2.2 บคุ ลกิ ภาพบอกนสิ ยั

บางคนเชอื่ ว่า หน้าตาจะบอกวา่ ใครดีใครเลว ซ่งึ ถ้านายคิดแบบนีค้ งตอ้ งรบั คนจากรูปรา่ ง
หน้าตาเป็นหลกั ส่วนใครจะเชอ่ื รปู หนา้ หรอื โหงวเฮง้ กแ็ ลว้ แต่ความเช่ือแตล่ ะคน

1) หนา้ สามเหลย่ี ม หน้าผากกว้าง เป็นคนฉลาดหลักแหลม คดิ ว่าตวั เกง่ ชอบเอาตัวเปน็ หลกั
แต่ในขณะเดยี วกนั กเ็ ป็นคนอ่อนไหวงา่ ย ใครยุแหย่ใสร่ า้ ยปูายสี พวกเชือ่ เอางา่ ยๆ จึงเป็นคนที่คบ
ยากและเขา้ กบั คนยาก เพราะไม่รจู้ ะเอาอยา่ งไร หลายคนจงึ ถูกมองวา่ เป็นพวกฉลาดแกมโกง พวกนี้
จะเป็นนกั วทิ ยาศาสตร์ ศลิ ปนิ พยายามใหท้ างานด้วยตอ้ งอย่าพดู อะไรใหก้ ระทบกระเทือนใจ แต่ถ้า
ได้เปน็ หวั หน้าการงานจะสาเรจ็ ไดง้ า่ ย

2) หนา้ ก่งึ สามเหลีย่ ม พวกนีค้ ล้ายกบั พวกแรก จะตา่ งกนั ตรงไม่อดทนเทา่ พวกแรก และชอบ
หนปี ญั หามากกว่าสกู้ บั ปญั หา เพราะอ่อนไหวเกินไป จนไมอ่ ยากมีจติ ใจทจี่ ะยอมรบั ปัญหาทอ่ี าจ
เกิดขน้ึ ได้โดยไมค่ าดฝนั ตอ้ งระวงั ทจี่ ะทางานดว้ ยและควรใหท้ างานทม่ี ีช่วงระยะเวลาสั้นๆ

3) หนา้ สีเ่ หลี่ยมจัตรุ ัส เปน็ พวกอดทน มีมานะ มคี วามพยายาม มคี วามขยนั จงึ มักจะไดเ้ ป็น
ผนู้ า เพราะกลา้ ท่ีจะทาทุกอย่างท่ีขวางหน้า จะเสียตรงใจรอ้ น อารมณร์ ้อน ขโี้ มโหแต่กห็ ายเร็ว ถ้า
รู้จักเอาเขามาใชง้ านน้ันไมเ่ สยี

4) หน้ากลม เปน็ คนสภุ าพ ชอบความสงบ ไม่อยากมเี รอื่ งกนั จงึ ชอบมชี ีวิตแบบสบาย ไม่
เร่ืองมาก ไม่ชอบทาอะไรแบบพิธีรตี อง จดั ว่าเป็นคนมคี วามรอบคอบ คดิ อะไรได้ดี แตไ่ ม่มน่ั ใจว่า
ตัวเองทาได้ทาใหก้ ารงานไมไ่ ดด้ เี ทา่ ทคี่ วร ถ้าไมม่ กี ารติดตามผลงาน

5) หน้ารปู ไข่ เปน็ ใบหน้าที่ประสบความสาเรจ็ สงู เพราะฉลาดเปน็ คนนมุ่ นวล รอบคอบ ขยัน
มมี านะอดทน และถา้ ทาอะไร จะทาจนกวา่ จะสาเร็จ การงานจึงกา้ วหน้า เพราะพวกหน้ารปู ไข่เชอ่ื วา่
อปุ สรรค คือ พลงั นายมีลูกนอ้ งแบบน้ี นายสบายใจ งานไปได้ดแี ละมคี วามสาเร็จ

9

2.3 บคุ ลกิ ภาพเบอื้ งตน้ ทด่ี ี ภาพ ช.
ภาพ ซ
1) ยิ้มแย้มแจ่มใส
2) กิริยาท่าทางเหมาะสม
3) แตง่ กายสะอาด
4) มองโลกในแง่ดี
5) ปรบั ตัวไดต้ ามสถานการณ์
6) มีความกระตอื รือรน้
7) รจู้ ักยกยอ่ งชมเชยผอู้ ่ืน
8) สร้างกาลงั ใจให้แกต่ นเอง
9) เปล่ียนความเคยชนิ ทท่ี าใหเ้ สียบคุ ลิกภาพ
10) หมัน่ ปรบั ปรงุ และพฒั นาตนเองอยเู่ สมอ

2.4บุคลกิ ภาพทเ่ี ลขานกุ ารควรมี

1.) คลอ่ งแคล่ววอ่ งไว
2.) ยมิ้ แยม้ แจม่ ใส
3.) ความเชอื่ มัน่ ในตัวเอง
4.) ความฉลาด ไหวพริบ
5.) ความซื่อสตั ย์ รกั ษาความลบั
6.) ความเปน็ ผู้ใหญ่
7.) แตง่ กายเหมาะสม
8.) รจู้ กั มารยาทท่ถี กู ตอ้ ง
9.) มีศิลปะในการพูด
10) ความคดิ ริเร่ิมสร้างสรรค์

10

3. การพฒั นาบคุ ลกิ ภาพในงานเลขานกุ าร

บุคลกิ ภาพแตล่ ะคนย่อมแตกต่างกันตามธรรมชาติ มีบ้างบางคนทีบ่ ุคลกิ ภาพตามธรรมชาติ
เหมาะสม สอดคล้องกบั การเปน็ เลขานุการท่มี ปี ระสทิ ธิภาพ บางคนกไ็ มค่ ่อยจะลงเท่าใดนกั แต่
บคุ ลกิ ภาพสามารถจะพฒั นาได้โดยความพยายามของบุคคลนั้นเองทม่ี งุ่ มัน่ ปรับปรุงให้ดขี ึ้นและตรง
กบั ตาแหนง่ ท่ที าโดยอาศัยหลกั ทกี่ ล่าวมาแลว้

เลขานุการควรปรบั ปรงุ บคุ ลกิ ภาพด้านใดบา้ ง บุคลกิ ภาพลกั ษณะนิสัยเชน่ ใดใหเ้ ปน็ ทีพ่ งึ
ประสงคห์ รอื ต้องเปลีย่ นแปลง เพ่ือให้การทางานสาเรจ็ ตามวตั ถุประสงค์ ขอใหพ้ ิจารณาจาก
ข้อเสนอแนะตอ่ ไปนี้

3.1 นสิ ัยในการปฏบิ ตั งิ านท่ีควรพจิ ารณา

1.) โรคปฏิเสธคนอ่นื ไม่เป็นบางเรือ่ งทม่ี ีผู้ขอรอ้ งใหช้ ่วย ถ้าเห็นว่าไมม่ คี วามสาคัญหรือ
จาเปน็ ควรบอกปดั และขอร้องให้ไปติดต่อผ้อู นื่

2.) โรคแก่รายละเอยี ด งานบางอย่างต้องการความกะทัดรดั มแี ตส่ าระสาคญั ก็ไมค่ วรทจ่ี ะ
เพม่ิ เตมิ รายการไมเ่ ปน็ ผลดี

3.) โรคลงั เล ควรเปน็ ผูต้ ดั สนิ ใจโดยรวดเรว็ และถูกตอ้ ง แตด่ ว้ ยความรอบคอบ การกลวั จน
ไม่กลา้ ทาอะไรน้ันไมเ่ ป็นหุ่นดี

4.) โรคทางานทกุ อย่างทขี่ วางหนา้ งานใดทพ่ี อจะแบ่งใหผ้ ู้นอ้ ย หรือลกู น้องไปทาบา้ ง ก็จะ
เป็นการแบ่งเบาภาระหรือโลกทางานจบั จด ทางานนัน้ นดิ ทางานน้หี น่อย แต่ละงานก็ไม่
จบสิ้น ไมส่ าเรจ็ เปน็ ชิ้นเปน็ อัน

5.) โรคผัดวนั ประกนั พรงุ่ งานทุกชนิดท่เี ป็นงานสาคัญต้องปฏบิ ตั เิ ต็มท่ี ทันที เปน็ ไปตาม
ขัน้ ตอนไม่ควรเลอื กวา่ งานนย้ี ากเอาไว้วันพรงุ่ น้ที ากไ็ ด้

11

3.2 นสิ ัยในการปฏบิ ัตงิ านของเลขานกุ าร

1) เข้ากบั บคุ คลอ่นื ได้ทกุ โอกาส ขอ้ น้ีถอื เปน็ จดุ สาคัญทส่ี ุดในบรรดานสิ ยั การทางานของ
เลขานกุ ารเพราเลขาฯอยู่ทา่ มกลางบุคคลมากมาย ฉะนั้น การเขา้ กับคนอ่นื ได้ จงึ เปน็ สง่ิ ท่คี วรแกก่ าร
ยกย่องชมเชยเลขานุการจะต้องเขา้ กบั เพอื่ นร่วมงานทกุ คนได้

2) เม่ือมีการปฏเิ สธ จะตอ้ งปฏเิ สธอย่างน่มุ นวลในการที่จะใหข้ ้อสนเทศแก่บุคคลอืน่ ๆ ใน
กรณที ี่บคุ คลอืน่ สอบถามถงึ การตดั สนิ ใจของผบู้ ังคบั บญั ชา ในงานบางอยา่ งซงึ่ เป็นความลบั เฉพาะ
เลขานกุ ารไม่อย่ใู นฐานะทจี่ ะเปิดเผยได้ จาเปน็ ทจี่ ะตอ้ งหาทางหลกี เล่ียงการตอบคาถามใหแ้ นบเนียน
เหมาะสม อยา่ ให้ผบู้ รหิ ารอ่นื หรอื เพอื่ นร่วมงานท่ถี ามปญั หาเกดิ อารมณข์ ุน่ เคอื งได้ เลขานุการอา่ น
ตอบวา่ “เรอ่ื งน้ไี ม่ทราบรายละเอยี ดลึกซง้ึ ใจว่าจะตอบผดิ พลาดไปจากเจตนารมณข์ องผบู้ งั คับบญั ชา
โดยตรง จะเกดิ ผลเสยี หายได้ เม่อื ไดร้ บั รายละเอียดในเรือ่ งนแ้ี ล้ว จะเรียนให้ทราบ” ดังนี้เป็นต้น

3) ทางานโดยต้ังใจใหม้ ผี ลผลติ ปกติแลว้ นายจ้างจะจา่ ยค่าจา้ งตอบแทนใหแ้ กผ่ ลงานทีท่ า
ฉะน้นั จึงตอ้ งแสดงผลงานให้ชดั เจน ตั้งใจทางานใหไ้ ดร้ ับผลเป็นท่พี อใจ โดยใช้เวลาน้อยคณุ ภาพสูง
งานถูกต้องและประหยัดวสั ดุ งานท่เี ลขานุการทาจะตอ้ งอาศยั วิธีการทางานทด่ี ี ตอ้ งตัดสินใจให้
รอบคอบและทาอย่างมีประสทิ ธภิ าพม่งุ สู่เปูาหมายอนั เปน็ ผลผลิตของงาน

วธิ ีที่ดีที่สุดในการทางาน คือ
ก.) ศกึ ษางานที่ทา แยกยอ่ ยออกไปเปน็ สว่ น ๆ เปน็ ข้ันเป็นตอน
ข.) จดั ขั้นตอนต่างๆ ใหเ้ ปน็ ไปตามลาดบั ก่อนหลงั
ค.) จดั หาวัสดุ เครอ่ื งมอื เครอ่ื งใชเ้ ก่ยี วกบั งานทท่ี าใหเ้ ปน็ ทพี่ อใจของผทู้ างานใหม้ ากทส่ี ุด

และจาแนกวสั ดุ เครอื่ งมือเครื่องใชเ้ หลา่ นัน้ ไว้ตามลาดบั ขั้นตอนของงาน

4) ทางานด้วยความระมัดระวงั แล้วไวใ้ จได้ ถ้าเลขานุการเปน็ บุคคลดเี ช่อื ถอื และไว้ใจได้ จะ
ทาใหน้ ายจา้ งคลายกงั วล หลงั จากสง่ั งาน หรือแนะนางานเสรจ็ กจ็ ะไปทาธรุ กจิ อยา่ งอนื่ โดยมอบ
หน้าท่ีในการดาเนินงานเรือ่ งน้นั ใหเ้ ลขานุการ และไมต่ ้องคอยหว่ งใยงานนัน้ อกี เพอ่ื สรา้ งความเชื่อถือ
ไวว้ างใจให้กับผ้บู งั คบั บญั ชาเมื่อนายจ้างแนะนาหรอื ส่งั งาน เลขานุการต้องตงั้ ใจฟังอย่างจดจอ่ แน่ใจ
วา่ เขา้ ใจในคาสัง่ หรอื คาแนะนานน้ั ต้องทราบวา่ จะทาอะไร แลว้ ดาเนนิ การตามนน้ั อยา่ ใหบ้ กพร่อง
ทาให้เสรจ็ ตามเวลาและมปี ระสิทธภิ าพ

12

5) รู้เทคนคิ ในการบรหิ ารเวลา การบรหิ ารเวลาทม่ี ีประสทิ ธภิ าพนน้ั ต้องเปลย่ี นแปลง
พฤตกิ รรมอย่างมากและควรปรบั นสิ ยั ตนเองทีละเร่อื ง เปลีย่ นไปจนกระทงั่ กลายเปน็ นสิ ยั ใหมใ่ นดา้ น
การควบคมุ การใชเ้ วลา “เราเท่านัน้ จะเอาชนะใจของเราเองได้”

ฉะนนั้ ก่อนการปฏบิ ัตงิ านแตล่ ะเรอ่ื งต้องพจิ ารณาวา่ จะนาเทคนคิ ใดมาใชใ้ นการปฏิบตั ิ
เพ่อื ใหง้ านน้ันบรรลุผลอย่างมีประสิทธิภาพ ควรยดึ ถอื หลกั ปฏบิ ัติดงั น้ี

ก. จัดลาดบั ความสาคัญของงานก่อน-หลงั
ข. งานใดทีย่ งั มีขอ้ มลู ไม่เพยี งพอควรแสวงหาข้อมลู เพม่ิ เตมิ
ค. แบง่ งานทีท่ าออกเป็นชว่ งๆ คือ

ข้ันเตรยี มการหรือวางแผน
ขน้ั ปฏบิ ตั ิการ
ขั้นตรวจงาน
ง. ทางานด้วยความกระตือรือร้น
จ. มสี มาธใิ นการทางาน
ฉ. อปุ กรณท์ ี่ใชบ้ อ่ ยควรวางไวใ้ กลม้ ือ
ช. มอี ปุ กรณส์ อื่ สารทพ่ี ร้อมสมบรู ณ์สามารถใชอ้ านวยความสะดวกทนั ทแี ละตลอดเวลาเวลา

เป็นส่งิ มีค่ายง่ิ ในชีวิตการทางาน ถา้ ปลอ่ ยเวลาให้สญู เปล่ากเ็ ท่ากับทาใหเ้ วลาเสียไปโดยใช่
เหตุ ฉะน้ันจงึ ไม่ควรผัดวนั ประกันพรงุ่ ในการทางาน ดังคาพงั เพยทก่ี ลา่ วไว้ว่า “เวลาและวารีไมเ่ คย
คอยใคร เวลาท่ลี ว่ งไปๆบดั นีเ้ ราทาอะไรอย”ู่

ปรัชญาในการใช้เวลาของเลขานุการ
จงใชเ้ วลาเพ่ือทางาน เพราะนั่นคอื ราคาของความสาเรจ็
จงใชเ้ วลาเพอ่ื นกึ คดิ เพราะนน่ั คือทีม่ าของอานาจ
จงใชเ้ วลาเพื่อเลน่ เพราะนัน่ เปน็ เคลด็ ลบั ของความกระฉบั กระเฉง
จงใชเ้ วลาเพอื่ การอา่ น เพราะนั่นคือฐานของความรู้
จงใช้เวลาเพอื่ พบเพอ่ื น เพราะนน่ั เปน็ ถนนสคู่ วามสาเรจ็
จงใชเ้ วลาเพื่อหวั เราะ เพราะนน่ั คอื ดนตรีประจาใจ

13

3.3 พฤตกิ รรมท่ไี ม่ควรแสดงออก หรอื กิริยาท่าทางทคี่ วรสารวมไมใ่ ห้ปรากฏขณะ
ทางานหรืออยู่รว่ มกบั คนอืน่

1.) หยบิ ของใชข้ องผอู้ ่นื โดยไม่ขออนุญาต เมอื่ ผอู้ ืน่ ทวงกลบั แสดงสหี นา้ ไม่พอใจ
2.) ชอบแสดงสีหนา้ ไม่เปน็ มติ รกบั บุคคลทั่วไป ทงั้ ๆ ทย่ี งั ไมพ่ ดู จาอะไรกันหรือลงมือทางาน
รว่ มกนั 3.) แคะ ตัด ตะไบเลบ็ มอื เลบ็ เทา้ ดดู รมิ ฝีปากดงั ๆ ไอ หรอื จาโดยไม่ใช้ผ้าปิดปาก ทาเสียง
ฮึมในลาคอ ครวญเพลง ผวิ ปาก พดู กบั ตวั เองดงั ๆ วิพากษว์ ิจารณ์คนอืน่ อยา่ งเสียหายโดยไมเ่ กรงใจ
ยัว่ ยแุ หย่ให้คนอืน่ โกรธ
4.) กดั เลบ็ แทะดนิ สอ หรือแกะเกาตามเน้ือตัวขยุกขยกิ ขบเคยี้ วของกิน ขณะทางานไม่ยอม
ให้ปากอยู่นง่ิ ๆ และช่วยบุคคลอน่ื รว่ มรับประทานดว้ ย
5.) ตบแต่งทรงผม หวีผมบ่อยๆขณะทางาน เกาศรี ษะ น้ิวแยงรูจมกู แคะหขู ณะทางาน เป็น
กริ ิยาท่ไี มส่ ภุ าพ
6.) หรตี่ า ดงึ จมูก จบั ใบหู ชาเลืองดว้ ยหางตา รปู คาง ทาหนา้ บดิ เบ้ยี ว แสดงกิรยิ าล้อเลยี น
บุคคลอ่ืนในขณะทางาน
7.) พูดสอด เสียดสี บุคคลอืน่ ไมน่ ง่ั ประจาที่ทางานของตน ชอบไปยงุ่ กบั ผัวคนอื่นในขณะท่ี
เขาทางาน เกลียดการกีดขวางทางเดนิ ยืนค้าศีรษะคนอ่นื
8.) ใชเ้ ทา้ เคาะจงั หวะทาให้เกดิ เสยี งขณะทางาน แม้แตข่ นาดรับฟงั คาสัง่ จากผบู้ งั คับบญั ชา ก็
มกั จะกระดกิ เทา้ ตลอดเวลา เปน็ การกระทาทีไ่ ม่สภุ าพ
9.) กระชากกระดาษออกจากเคร่ืองพิมพ์ดีด ขยาๆ ปาทง้ิ ขวา้ งปาสมดุ หนงั สอื ดินสอ
ปากกา หรือโยนโครมครามใหเ้ กดิ เสียงดังเวลาท่ีไมส่ บอารมณ์ หรือไม่พอใจใครข้นึ มา
10.) หนา้ ไหว้หลงั หลอก ต่อหน้าผบู้ งั คับบญั ชาเรยี บร้อย ลบั หลงั หลกุ หลกิ เป็นลิงหลอกเจ้า
ไมส่ ารวมเลยี นกิริยาท่าทางผบู้ งั คบั บญั ชาในแง่ตลกขบขัน

14

3.4 บุคลกิ ภาพขน้ั พืน้ ฐานทค่ี วรปรบั ปรุง

ภาพ ฌ.
เพราะบุคลกิ ภาพตามธรรมชาติไมเ่ หมือนกนั จึงขอเสนอแนะให้ปรับปรงุ บุคลกิ ภาพขั้น
พ้นื ฐานในดา้ นตา่ งๆ ตอ่ ไปนี้ เพ่ือผูท้ ี่มอี ยแู่ ลว้ จะได้ดขี ึ้น ผู้ทยี่ งั ขาดอยู่จะได้มบี คุ ลิกภาพอนั พงึ ประสงค์
เชื่อปรบั ปรงุ ขอ้ ท่ีมนั่ ใจวา่ จะทาไดก้ ่อนแล้วให้ฟงั แน่นอย่ใู นนสิ ยั ของตน
1) ความว่องไว (Alertness) จะตอ้ งปรบั ตนใหเ้ ปน็ บคุ คลทที่ นั ตอ่ เหตุการณ์ปจั จบุ ันรอบดา้ น
รบั ผิดชอบต่องานที่ได้รบั มอบหมายและปดิ ทนั เวลา เคลื่อนไหวรวดเร็ว เสรจ็ งานช้ินแรกแล้วรบี ทาชิน้
ตอ่ ไปทันทรี ะมดั ระวังและแก้ไขข้อผดิ พลาด ปฏิบัตภิ ารกจิ ประจาวันใหท้ ันตามสง่ั หรือตามที่
ผ้บู ังคบั บญั ชามอบหมาย
2) ความไว้วางใจได้ (Dependability) ในกรณที ไ่ี ดร้ บั มอบหมายให้ปฏิบัตหิ นา้ ทไี่ มว่ า่ จะเปน็
เร่อื งใดก็ตาม จะต้องดาเนินงานตามคาสัง่ คาแนะนา คาช้แี จงให้ถกู ตอ้ งเตม็ ตามข้นั ตอน และให้ผล
งานออกมาอยา่ งมปี ระสิทธิภาพ
3) ความรเิ รม่ิ (Initiative) งานท่ไี ดร้ บั มอบหมายใหท้ าโดยผสู้ งั่ งานมิไดอ้ ธิบายรายละเอียด
เลขานกุ ารจะตอ้ งพ่งึ ตนเองโดยหาวธิ กี ารทางานนั้นใหเ้ สรจ็ ดว้ ยตนเอง โดยไมจ่ าเป็นทจ่ี ะต้องไป
ปรึกษาหรือหารอื ใครอน่ื เวน้ แตจ่ ะเป็นเร่อื งเกินความสามารถของตนจรงิ ๆ อาจทาไดโ้ ดยประมวลเอา
วิธกี ารตา่ งๆ ท่ีเคยปฏบิ ตั มิ าดดั แปลงแกไ้ ขใหเ้ ขา้ กบั งานท่ีได้รับมอบหมายนั้น
4) ความถูกต้อง (Accuracy) งานด้านชวเลขพิมพด์ ดี คานวณ การเลอื กคา การสะกดการนั ต์
การใชเ้ ครือ่ งหมายวรรคตอน ไวยากรณ์ การออกเสียง ฯลฯ ตลอดจนการคัดลอกขอ้ ความ ชื่อ ท่อี ยผู่ ู้
ท่ตี ดิ ตอ่ จาเป็นอย่างยง่ิ ทจี่ ะตอ้ งถูกตอ้ งตงั้ แต่วาระแรก ไมว่ ่าจะใชส้ ิ่งดงั กล่าวมานน้ั ในกรณีใดๆ กต็ าม
ระมดั ระวงั อยา่ ใหผ้ ดิ พลาดได้

15

5) ความเร็ว ( Speed) เมอื่ ลงมอื ทางานจะตอ้ งขมีขมนั ทาใหร้ วดเรว็ และรูปหน้าไปอย่างไม่
หยุดยั้งและไม่ควรจะเสียเวลาไปเลยแมแ้ ตน่ าที การหยุดบา้ งทาบ้างจะส่งผลให้ทางดา้ นลบ ผทู้ างาน
เร็ว เรอ่ื ยๆ ไม่หยดุ ยั้งเปน็ ผทู้ ไ่ี ด้เปรียบด้วยประการทงั้ ปวง

6) ความเปน็ ระเบียบ (Draerliness) เครอื่ งใช้สานักงาน อุปกรณ์วัสดสุ น้ิ เปลอื ง เอกสารใน
การปฏิบตั งิ าน และสิง่ อ่ืนภายในทท่ี างาน จะตอ้ งจัดเกบ็ ใหเ้ ป็นที่เป็นทาง ใหม้ ีระบบในการจัดที่
สอดคล้องกบั งานแตล่ ะประเภท อยา่ ใหก้ ระจัดกระจาย จะต้องสะดวก ง่าย รวดเรว็ ในการทจ่ี ะ
นามาใช้

7) ความสะอาด (Neatness) ไมเ่ พียงแต่ร่างกาย เครอ่ื งแต่งตัวของเลขานุการเทา่ น้ันท่ี
จะต้องสะอาดผลการปฏบิ ตั ิทุกประเภทจะตอ้ งใหส้ ะอาดเรยี บร้อยดว้ ย งานถอดข้อความชวเลข งาน
พิมพด์ ดี (ถ้ามกี ารลบ) การวางรปู แบบจดหมาย การแก้ไขขอ้ ความ การเก็บเขา้ แฟูม หรอื การจดั เกบ็
เอกสาร

8) ความจา (Memory) เรอื่ งที่สาคญั ๆ เกีย่ วกบั การปฏิบัตงิ านจะตอ้ งจาให้ขนึ้ ใจ ชอื่
ผบู้ ังคบั บญั ชาหรอื บุคลากรระดับบรหิ าร หมายเลขโทรศัพทข์ องท่านเหลา่ นัน้ (ถา้ ทาได)้ รายละเอียด
เก่ียวกับแตล่ ะคนโดยยอ่ พพ่ี อจะชี้แจงให้บคุ คลทราบเมือ่ จาเป็นและการจดจากระบวนการทางาน
ทงั้ หลายทเี่ ป็นงานในหนา้ ทเ่ี พอ่ื จะไดแ้ นใ่ จว่าการทางานแตล่ ะอย่างจะไมม่ กี ารผิดพลาด

9) การปรับตวั เอง (Adapatllity) ในสภาวะแวดลอ้ มทแ่ี ตกต่างไปเลขานกุ ารอาจไม่ค้นุ เคย
จะตอ้ งพยายามปรบั ตวั ใหเ้ ขา้ กบั ส่ิงตา่ งๆ หรือปรบั ตัวใหเ้ ขา้ กับบคุ คลอื่นในสานกั งาน ความเคยยินทมี่ ี
อาจทาใหเ้ ป็นอุปสรรคของการทางาน เป็นเรือ่ งเฉพาะตวั ทเ่ี ลขานกุ ารจะต้องสังเกตและหาทางให้
พฤตกิ รรมของตนสอดคล้องกับสถานการณร์ อบๆ ตัวในทที่ างานซงึ่ จะทาให้งานในหน้าที่สาเรจ็
สมบรู ณ์และไดผ้ ลดี

10) การให้ความรว่ มมอื (Co-operativeness) ประสานงานกบั พนักงานอนื่ เพอื่ การ
ปฏบิ ตั งิ านจะไดไ้ มข่ ดั แยง้ ไมซ่ ้าซอ้ นไมเ่ หลือมลา้ ระหว่างกนั ปฏิบัติตามคาแนะนาในทางทถ่ี กู ต้อง
วเิ คราะหง์ านหรือกระบวนการปฏบิ ัตงิ านรว่ มกบั บุคคลในระดับหวั หนา้ หรอื ผ้บู ริหารเพอื่ แกไ้ ข
ข้อบกพรอ่ งในการทางาน เตม็ ใจปฏบิ ัตงิ านพเิ ศษนอกเหนอื งานในหนา้ ทเ่ี มื่อได้รบั การรอ้ งขอจากคน
อ่ืน หรอื เปน็ คาสงั่ เฉพาะกิจของผบู้ งั คบั บัญชารว่ มทางานเปน็ ชุดกับบุคคลทเี่ กย่ี วข้องในวงงาน แบ่ง
เบาภาระบคุ คลอ่ืนเทา่ ทจี่ ะทาไดส้ รา้ งบรรยากาศทีด่ กี บั เพื่อนร่วมงาน

16

4 การพฒั นาบคุ ลกิ ภาพเพอ่ื เสรมิ สร้างลกั ษณะความเป็นผนู้ า

ภาพ ญ.
บุคลิกภาพเปน็ คนลกั ษณะทางกาย ทางจิตใจ แลว้ ความรู้สกึ นึกคดิ ทสี่ ะทอ้ นออกมาใหผ้ ้อู น่ื
เหน็ และเกิดความประทบั ใจมากน้อยเพียงใดนนั่ เอง บคุ ลิกภาพเปน็ สเี ฉพาะตัวไม่ซ้าแบบกัน ตาม
กรรมพนั ุธ์และการอบรม และสภาพสงิ่ แวดลอ้ มเปน็ สงิ่ มีคา่ ซง่ึ เงินไม่สามารถจะซื้อได้ แตท่ กุ คน
สามารถปลกู ฝงั ใหม้ ขี ึ้นในตวั ได้ ไมม่ ีใครมาเปล่ียนบุคลกิ ของเราไดน้ อกจากตัวเอง เราอาจปรบั ปรงุ
หรือเสริมสรา้ งบคุ ลิกของเราได้ให้ดขี นึ้ ได้ โดยการสังเกตศกึ ษา และประสบการณแ์ ละนามาปรับให้
เหมาะสมกบั ตัวเรา และฝกึ ฝนใหเ้ คยชนิ จนเปน็ นสิ ยั สามารถปฏิบตั ิได้โดยอตั โนมัติ บุคลกิ ท่ดี เี หล่าน้นั
จะเป็นสง่ิ ทต่ี ิดตัวเราตลอดไป
บุคลกิ ลักษณะ คือ ลกั ษณะภายนอกของบคุ คลทจี่ ะสร้างความประทบั ใจในเบือ้ งตน้ ใหบ้ งั
เกิดผลตอ่ ไป บคุ คลจะต้องมที ่วงท่าตอ้ งตาใจบคุ คลอืน่ ซึ่งประกอบดว้ ยรอยยิม้ ที่อบอุ่น จิตวทิ ยาดี
อารมณค์ งท่ี คาพูดทจี่ รงิ ใจ การยนื การเดิน การนั่ง การวางทา่ ท่ีประสมประสานกบั ภาพหนา้ ตาของ
คณุ การฝกึ ปรือมารยาทใหด้ ูเป็นธรรมชาติมจร คอยสังเกตบุคคลอื่นทมี่ ีบคุ ลกิ ดี แล้วเธอจาทาตามทา
อยา่ งไรใหม้ มี าดผูน้ า

17

4.1 สรา้ งภาพพจน์ทด่ี ใี ห้ปรากฏ

1)การแต่งตัว ไมช่ อ่ มช่อ แตก่ ็ไม่หรหู ราจนเกินไป
2) ชมุ่ เสียง การกระตนุ้ ให้คนฟงั จะต้องมีจงั หวะจะโดน บทสนทนาจะตอ้ งร้จู กั ใช้คาพูดท่มี ี
พลงั แลว้ เหมาะแกก่ ารเขา้ ใจงา่ ย มเี หตแุ ละผล การหาเหตุและผลควรจะอ่านใหม้ าก ศึกษาใหม้ าก
เพ่อื การมองการณ์ไกล แล้วไหวตวั เรว็ ตอ่ สถานการณ์
3)ไหวพริบท่จี ะตอบโต้ ขณะทีน่ ั่งสนทนา อย่านั่งฟงั เพยี งอยา่ งเดยี ว ตอ้ งรจู้ กั สอดแทรกคาพูด
ทค่ี ล้อยตามใหค้ สู่ นทนาเกดิ ความเป็นกนั เอง
4) ทาความเคารพหรือรับว่าอย่างมีจงั หวะจะโดน
5) ไม่ควรสูบบหุ รต่ี ่อหนา้ ผู้อนื่
6) มีความเชือ่ ม่ันในตนเอง
7) การยม้ิ แย้มแจม่ ใส
8) การมีศลิ ปะการชกั จงู ใจ
9) เขา้ ใจคาอธบิ ายได้เร็ว
10) มมี นษุ ย์สมั พนั ธ์ดี

ภาพ ฎ.

บรรณานุกรม
กฤษณเนตร พนั ชมุ โพ.. การจัดการสานกั งาน. เอกสารประกอบรรณานุกรม

กฤษณเนตร พนั ชมุ โพ.. การจดั การสานกั งาน. เอกสารประกอบการสมั มนา เรือ่ ง การจัดสานักงาน
อย่างมี ประสทิ ธิภาพ. บริษทั การจัดการธรุ กิจ, 2539.

เธยี รชัย เอีย่ มวรเมธ. พจนานุกรมอังกฤษ-ไทย (ฉบบั ใหม่). พิมพ์ครัง้ ที่ 3 กรุงทพฯ อกั ษรพทิ ยา, 2536.
นโปเล่ียน ฮลิ ล.์ GROW RICH WITH PEACHE OF MIND. แปลโดย ถรึ นนั ท์ อนวชั ศิรวิ งศ์

และอภิไท สกลฤกษ.์
เนตร์พัณณา ยาวิราช. งานสานกั งาน. กรุงเทพฯ : มณฑลการพมิ พ,์ 2540.
ปราณี พรรณวิเซียร, หลกั การจดั การ. กรงุ เทพฯ : สวุ รรณสานการพมิ พ์, 2528.
ปรารมภ์ นพคุณ. เทคนคิ งานเลขานกุ าร. กรงุ ทพฯ : สานักพมิ พ์สถาบันราขภัฏ สวนดุสติ , 2540.
พงศ์ สวุ รรฌธาดา. การเลขานกุ าร. กรุงเทพฯ : บญุ เลิศการพิมพ์, 2538.
เพญ็ พรรณ วสิ ทุ ธิ ณ อยธุ ยา. เอกสารประกอบการสมั มนา "มาดใหมข่ องเลขานุการบริหารและผูช้ ่วย
ผู้

บรหิ าร". 19-20 มิถุนายน 2541 โรงแรมแลนมารค. กรงุ เทพฯ : 2541.
ไมตรี ทองประวตั ิและเสถยี รภาพ พนั ไพโรจ กาอยา่ งไรจงึ จะเปน็ หวั หนา้ งานท่ีลูกนอ้ งยอมรบั และบริษทั

มอบความไวว้ างใจ. กรงุ เทพฯ : ธรรมนิต,ิ 2539,
ภรณี วนิ ฉิ ัยกลุ ขอบขา่ ยงานในหน้าท่ีและความรับผิดชอบของเลขานุการ. 9 - 1 กุมภาพันธ์ 2541. โรงแรม

ชาลิน่า กรงุ เทพฯ : 2541.
ลเู ธอร์ เจ ไขวิท. บริหารเวลาอยา่ งเต็มคุณดา. แปลโดย ปรดี า ลมิ้ ดวิล. กรงุ เทพฯ : เอช. เอ็น กร๊ปุ , 2537.
ระเดน่ ทักษะ. คดิ และเขียน. พิมพค์ รั้งที่ 2 กรงุ เทพฯ : แสงเทียน, 2541.
ระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี "วา่ ดว้ ยงานสารบรรณ" พ.ศ. 2536.
ศริ ริ ัต เสรีตนแ์ ละสมชาย หริ ญั กิตติ. การบรหิ ารสานักงานแบบใหม่. ดวงกมลสมัย, 2538.
สร้างศกั ยภาพ สรา้ งอนาคต. กรุงเทพฯ : ข้าวฟาุ ง, 2534.
สพุ ัตรา สุภาพ. เอกสารอบรมเทคนคิ การบริหารงานอย่างมปี ระสทิ ธิภาพยคุ ใหม.่ 29 มนี าคม 2539.

กรุงเทพฯ : สถาบันธรรมนติ ,ิ 2536.
อุษณีย์ ตุลาบดี สคู่ วามสาเรจ็ ของเลขานุการมอื อาชีพ. พิมพค์ รั้งที่ 2 กรุงเทพฯ : ธรรมนิต,ิ 2536.
Littlefield. C.L. and Other Management of Office Operation. "Prectice Hall of India." 1981, 204 p.
John Harison. "Secretarial Duties." Eighth Edition, London Pitman Publishing. 1988.
Lu. Brown Gavnu "Secreterial office Proceduces" McGraw-Hill International Editions, 1995.

บการสมั มนา เรือ่ ง การจัดสานกั งาน

ครปู รยี า ปนั ธิยะ
ครทู ปี่ รกึ ษา.สมดุ อเิ ลก็ ทรอนิกส์

ครทู ปี่ รกึ ษา

นางสาวกุลณัฐ พันธก์ ติ ิ เลขที่ 2
สาขาการจดั การสานกั งาน
คณะบริหารธรุ กจิ