การพัฒนาบุคลิกภาพสำเร็จ7

การพฒั นาบุคลิกภาพ

นางสาวปัทมราช ใจนนั ตะ๊
เลขที่ 11 สบจ. 63.1

สาขาวิชาการจัดการสานักงาน

รายงานนี้เปน็ ส่วนหน่ึงของรายวชิ า 30.316 – 2003
โปรแกรมสาเร็จรูปในงานสานักงาน

สาขาวิชาการจดั การสานักงาน แผนกวิชาการจดั การสานักงาน
คณะบริหารธุรกิจ

วทิ ยาลัยอาชีวศึกษาลาปาง
ภาคการศกึ ษาท่ี 1 ปีการศกึ ษา 2563



ชอื่ เรอ่ื งโครงงาน (ภาษาไทย)
ชอ่ื เร่อื งโครงงาน (ภาษาอังกฤษ)

นางสาวปัทมราช ใจนนั ต๊ะ
เลขท่ี 11 สบจ. 63.1

สาขาวิชาการจัดการสานักงาน

โครงงานนีเ้ ปน็ สว่ นหน่ึงของการศึกษาประกาศนียบตั รวชิ าชพี ชัน้ สูง (ปวส.)
โปรแกรมสาเร็จรูปในงานสานักงาน

สาขาวิชาการจดั การสานักงาน แผนกวิชาการจดั การสานักงาน
คณะบริหารธุรกิจ วิทยาลัยอาชีวศึกษาลาปาง

ปกี ารศึกษา 1/2563
การพัฒนาบุคลิกภาพ

เสนอ
ครูปรียา ปนั ธยิ ะ

นางสาวปัทมราช ใจนนั ตะ๊
เลขท่ี 11 สบจ. 63.1

สาขาวิชาการจัดการสานักงาน

รายงานน้ีเป็นส่วนหน่ึงของรายวชิ า 30.316 – 2003
โปรแกรมสาเร็จรูปในงานสานักงาน

สาขาวิชาการจดั การสานักงาน แผนกวิชาการจัดการสานักงาน
คณะบริหารธุรกิจ

วิทยาลัยอาชีวศึกษาลาปาง
ภาคการศึกษาที่ 1 ปีการศึกษา 2563

คานา

รายงานเลม่ นี้เปน็ สว่ นหนงึ่ ของรายวชิ า 30216-2003 โปรแกรมสาเรจ็ รปู ในงานสานักงาน ซ่ึง
ได้รับมอบหมายจาก ครปู รียา ปนั ธิยะ ใหศ้ กึ ษาคน้ ควา้ เกี่ยวกบั เรือ่ ง การพัฒนาบุคลิกภาพ โดยมีเน้ือหา
สาระรายงานเลม่ นป้ี ระกอบด้วย ขอบข่ายของบคุ ลิกภาพ, หลกั การทว่ั ไป เพื่อการพัฒนาบุคลิกภาพ,การ
พฒั นาบุคลิกภาพในงานเลขานกุ าร และการพัฒนาบคุ ลกิ ภาพเพือ่ การเสริมสรา้ งลกั ษณะความเปน็ ผนู้ า

ผจู้ ดั ทา ได้ทาการศึกษา ค้นคว้าและเรยี บเรียง เป็นรายงานฉบับสมบูรณ์ เพ่ือให้ผู้ท่ีสนใจศึกษา
การพัฒนาบคุ ลิกภาพ เพิม่ เตมิ จากรายงานเลม่ นี้

ผจู้ ดั ทา หวงั เปน็ อย่างยิง่ วา่ ผู้อา่ น ผทู้ ส่ี นใจจะไดน้ บั ประโยชน์ และนาไปประยกุ ตใ์ ช้ใน
ชีวิตประจาวนั ได้

ปทั มราช ใจนันต๊ะ
สาขาการจัดการสานกั งาน

สารบญั หนา้

เรอ่ื ง
ขอบข่ายของบุคลิกภาพ

ความหมายของบคุ ลกิ ภาพ
ความสาคญั ของบคุ ลกิ ภาพ
มาตรการตรวจสอบบุคลกิ ภาพ
หลักเบอื้ งตน้ ในการปรับปรงุ บคุ ลกิ ภาพเพ่อื การพฒั นา

หลักการทวั่ ไปเพ่อื การพฒั นาบคุ ลกิ ภาพ

บุคลิกภาพของคนในองค์กร
บคุ ลิกภาพบอกนสิ ัย
บุคลกิ ภาพเบ้อื งตน้ ทด่ี ี

การพัฒนาบุคลิกภาพในงานเลขานุการ

นสิ ยั ในการปฏิบตั ิงานทีค่ วรพิจารณา
นิสยั ในการปฏิบัตงิ านของเลขานกุ าร
พฤติกรรมทีไ่ ม่ควรแสดงออก หรอื กิรยิ าท่าทางที่ควรสารวมไมใ่ ห้ปรากฏ

ขณะทางานหรืออยู่รว่ มกบั คนอ่ืน
การพัฒนาบุคลกิ ภาพเพ่ือเสริมสรา้ งลกั ษณะการเปน็ ผูน้ า
สร้างภาพพจน์ทีด่ ีใหป้ รากฏ

สารบญั ตาราง

ตารางที่ หนา้

สารบัญภาพ หนา้
ภาพที่

บทท่ี1
การพัฒนาบุคลิกภาพ
เนอ้ื หา

1.ขอบข่ายของบคุ ลกิ ภาพ

1.1 ความหมายของบคุ ลกิ ภาพ

บคุ ลิกภาพ (personality) หมายถึง ลักษณะอนั เปน็ ของจาเพาะแต่ละบคุ คล ซ่งึ แสดงออกทาง
ทา่ ทางความรสู้ กึ นกึ คิด ความเฉลียวฉลาด ตลอดจนกริ ิยามารยาท ลักษณะอปุ นิสยั บุคลกิ ลกั ษณะของคน
แบง่ ออกเป็น 4 พวกใหญ่ ๆ ดงั น้ี

1.) พวกชอบตดิ ตาม (Extrovert)
2.) พวกชอบเห็นแกต่ วั (Introvert)
3.) พวกชอบกา้ วร้าว (Psychopathic Personality)
4.) พวกโรคจติ (Paranoid)

บคุ ลกิ ภาพในความหมายจากหนังสอื บญั ญตั ิศพั ท์วิชาการศึกษา จะหมายถึงผลรวมของพันธกุ รรม
และประสบการณท์ ้งั หมดของบคุ คล

Morgan ให้ความหมายของบคุ ลิกภาพ หมายถงึ คณุ สมบัตร และคณุ ลกั ษณะเดน่ ของบุคคล
รวมทง้ั การปรบั ตัวของบุคคลต่อสง่ิ แวดลอ้ มตา่ ง ๆ

ในความหมายของบคุ ลิกภาพจากหลาย ๆ ดา้ นนี้ คนไทยถือว่าบุคลิกภาพเปน็ เครอ่ื งทานาย
สมรรถภาพ และความสามารถทางบคุ คล โดยยอมรับเอาลักษณะเด่นเป็นบคุ ลกิ ภาพของคนนนั้

สิ่งทีจ่ าเปน็ ประกอบเป็นบุคลิกภาพ
ก. การปรากฏกาย (Appearance) เป็นการแสดงถงึ ดา้ นการแตง่ กาย และพฤติกรรมทางกายภาพ
ข. การส่ือสาร (Communication) คอื การพูด การฟัง การเขียน การคดิ และการควบคุมอารมณ์
ค. สญั ญาณกาย (Body Language) คือการแสดงออกทางสหี น้า สายตา ทา่ ทาง และระยะห่าง
ง. มารยาททางสงั คม (Social Manner) คือกิรยิ าวาจาท่ถี กู ตอ้ งของคนในสงั คมน้ัน ๆ

1.2 ความสาคัญของบคุ ลิกภาพ

บุคลิกภาพมีความสาคัญต่อการดารงชีวติ ในสังคมที่ดาเนินอยู่ทุกวนั เป็นอยา่ งมาก โดยพจิ ารณา
ไดจ้ ากประเด็นตา่ ง ๆ ดังน้ี

1.) ความมนั่ ใจ ตอ้ งมน่ั ใจในการแดงออก ทาให้กล้าทีจ่ ะแดง เพราะคนอืน่ ที่พบเห็นจะให้ความสนใจ
และเชอื่ มน่ั และเป็นโอกาสทจ่ี ะประสบความสาเรจ็ มากขึ้น

2.) การหมายพฤตกิ รรม หากทราบวา่ บุคคลน้ันมบี คุ ลกิ ภาพเชน่ ไร จะทาใหส้ ามารถทานายไดว้ ่า
สถานการณ์ เชน่ นี้ คนนน้ั จะแสดงพฤติกรรมอยา่ งไร

3.) การยอมรับความแตกต่างระหวา่ งบุคคล การท่บี อกวา่ คนหนึง่ แตกตา่ งจากอีกคนหนงึ่ ไดน้ นั้ ก็ตอ้ ง
อาศยั การสงั เกตดพู ฤตกิ รรม ทเ่ี กิดขึน้ เปน็ ประจาสม่าเสมอ และจะสามารทาใหร้ ู้วธิ กี าร ปรบั ตัวเข้ากบั คน
เหล่านน้ั กอ่ ใหเ้ กิดความสมั พนั ธอ์ ันดีต่อไป

4.) การตระหนกั ในเอกลักษณ์ของบคุ คล บคุ ลกิ ภาพทาให้คนมีลกั ษณะเฉพาะตวั ทเ่ี ปน็ ของ
ตนเอง เปน็ แบบใหก้ บั คนอนื่ ดว้ ย เชน่ ความมเี มตตา ซอ่ื สตั ย์ เป็นต้น

5.) การปรับตัวใหเ้ ขา้ กบั คนอ่นื การทีท่ ราบถึงบคุ ลิกภาพของคนอืน่ นัน้ ของคนอ่นื น้นั ทาให้ปรับตัว
เข้ากบั เขาไดง้ า่ ยข้นึ แก้ปัญหาได้ และยงั ช่วยให้ปรบั ตวั ไดท้ นั กับสถานการณ์ได้ด้วย

6.) ความสาเร็จ บุคคลที่มีบุคลิกภาพดี มักได้เปรียบคนอ่ืนเสมอ และเป็นพื้นฐานแห่งความ
เชือ่ ถอื แก่ผูพ้ บเห็น ช่วยใหก้ ารทางานสาเรจ็ ง่ายข้นึ เพราะจะได้รับความร่วมมือ และความสะดวกในการ
ติดตอ่

7.) การยอมรบั ของกลุม่ บุคลิกภาพท่ีดีย่อมเปน็ ท่ียอมรับของคนท่ัวไป ยนิ ดีให้ความร่วมมือ และ
ก่อให้เกิดความมนั่ คงทางจิตใจ

1.2 มาตรการในการตรวจสอบบุคลกิ ภาพ

เม่อื ได้ศกึ ษาถึงบุคลิกภาพ ว่ามสี ่วนสาคัญต่อเลขานุการ และต้องรู้จักตรวจสอบบุคลิกภาพของ
ตนเอง และผ้อู ่นื เพอ่ื จะช่วยพัฒนาบุคลิกภาพตัวเอง ใหม้ ีบคุ ลิกภาพดีข้นึ เพ่อื นาไปประกอบการตัดสินใจ
ในการทางานตามตาแหน่งทีก่ าหนดไว้ มาตรการท่ีใชม้ หี ลายชนิด เพื่อซึง่ อาจเลือกใช้ตามความเหมาะสม
ที่สาคญั ไดแ้ ก่

1.) Personality Inventory เปน็ แบบทดสอบบคุ ลิกภาพโดยตรง ลกั ษณะแนะคาถามหลาย ๆ
ขอ้ ครอบคลมุ ในหลายเน้ือหา เช่นสขุ ภาพ อาการผิดปกติที่มสี าเห็จจากจิตใจ ทศั นคตติ า่ ง ๆ เรอื่ ง เพศ
อาชพี การเมอื ง และสงั คม สถานภาพทางครอบครัว ฯลฯ

2.) Projective.แบบท่ี 2 น้ี มุ่งให้ผู้ถูกทดสอบแสดงความรู้สึกนึกคิดออกมาโดยทางอ้อม สร้าง
จินตนาการหรอื ความคิดฝัน เพ่ือจะหาคาตอบเก่ยี วกับบคุ ลกิ ภาพ

3.) Rating scaies ใช้สงั เกตพฤติกรรมของผทู้ ีต่ อ้ งการจะทดสอบ และใหค้ ะแนนหรือประเมินคา่
ว่าบุคคลน้นั แสดงพฤติกรรมออกมาในระดับใด พฤติกรรมทีจ่ ะประเมินคา่ นั้น แบ่งเป็นหลายระดบั ใหค้ ะแนน
ตามลาดับมากนอ้ ย อาจเรมิ่ ตน้ จากไมย่ อมร่วมมอื เลย ใหค้ วามรว่ มมอื ปานกลาง ให้ความร่วมมืออย่างเต็มท่ี
ฯลฯ หรอื แล้วแตจ่ ะเหน็ เหมาะสม ขอ้ สาคญั ทค่ี วรระวงั อยู่ท่คี วามลาเอยี งของผปู้ ระเมนิ ซง่ึ ตอ้ งมีเกณฑท์ ่ีแน่นอน
ไว้ในใจ จะเอนเอียงไม่ได้

4.) Interview วิธีสัมภาษณ์น้ี เปน็ วธิ เี ก่าแก่ ใช้กันมาช้านานในการสารวจบุคลิกภาพ ในการพิจารณา
ตวั บคุ คล เพื่อวตั ถปุ ระสงค์นานาชนิด มักใช้วิธีการสัมภาษณ์ ต้องการจะทราบส่ิงใด ผู้สัมภาษณ์ก็จะต้ัง
คาถามและสงั เกต สง่ิ ทผ่ี สู้ ัมภาษณ์ จะตอ้ งยึดถอื ก็คอื ความยตุ ิธรรมในใจนน่ั เอง ข้อข้อแนะนามดี งั นี้

ก. be a stage - setter ผู้สมั ภาษณ์ตอ้ งกาหนดขนั้ ตอนของการสมั ภาษณ์ ใหเ้ หมาะสม กาหนด
เรือ่ งราวท่ตี อ้ งการทราบไวใ้ หพ้ ร้อม และสมั ภาษณใ์ ห้เป็นไปตามขัน้ ตอนน้นั

ข.) Be a starter ผู้สมั ภาษณต์ อ้ งเปน็ ผูเ้ ร่ิมตน้ เพ่อื สรา้ งแนวในการสัมภาษณ์ใหต้ รงประเด็น
และสัมพันธ์ กบั ขั้นตอนท่กี าหนดไว้แล้ว

ค.) Be a Helmsman จะต้องคอยนา ให้ผู้ถูกสัมภาษณ์เดินตามแนวที่กาหนด ไม่ให้ออก
นอกลู่นอกทาง พยายามหาคาตอบให้ไดต้ ามที่ต้งั เปาู หมายเอาไว้ พยายามใหก้ ะทดั รดั ตรงไปตรงมา

ง.) Be a Good Listener ให้ความสนใจกบั คาตอบของผถู้ ูกสัมภาษณ์ รับฟังคาตอบและปัญหา
ให้ใจเปน็ กลาง ทาตวั เป็นผู้ฟังทีด่ ี และหาทางสรปุ คาตอบ ตามแนวทีต่ ้องการ

จ.) Be an Explorer ทาตนเปน็ นักสารวจ คน้ ควา้ หาข้อเทจ็ จรงิ จากคาตอบของผู้ถูกสมั ภาษณ์
พยายามหาทางดัดจากคาตอบที่คดิ ว่าไมใ่ หป้ ระโยชนอ์ อกไป ประมวลไวแ้ ค่ขอ้ มูลที่เชื่อแม่ไดว้ า่ เป็นความจรงิ

ฉ.) Be a Salesman พยายามช้ีใหเ้ หน็ เปาู หมาย ของการสัมภาษณ์ ผ้สู ัมภาษณ์ควรทาตนคลา้ ย ๆ
กบั พนักงานขาย คอื บอกถึงลกั ษณะของงาน และบคุ ลกิ ภาพอันพงึ ประสงคท์ ผี่ ู้ถูกสมั ภาษณค์ วรจะมี

ช.) Be a Diplomat ผสู้ ัมภาษณ์ควรทาตัวเป็นนักการทูต ซักถามผู้ถูกสัมภาษณ์ให้ตอบคาถาม
ในบางลกั ษณะ ทผี่ ถู้ กู สัมภาษณ์ไมอ่ ยากเปดิ เผย แต่เปน็ เร่อื งที่ผสู้ ัมภาษณ์ ต้องการจะสรา้ งพยายามใหเ้ ขา
พดู ออกมา หรอื แสดงกริ ิยาท่าที

ซ.) Be a Clock - Watcher กาหนดเวลาการสัมภาษณ์ ไว้ให้พอเหมาะอย่าใหม้ าก หรือน้อย
เกินไปโดยอาศัยขนั้ ตอนทีก่ าหนดไว้เป็นเกณฑก์ าหนดเวลา และพยายามรกั ษาเวลาให้เป็นไปตามน้ัน

ฌ.) Be yourself เป็นตัวของตัวเอง ไม่ควรเลียนแบบคนอ่ืน หรือตัดสินการสัมภาษณ์ตาม
ความเห็นคนอืน่ ควรพจิ ารณาจากความร้สู ึกของตนเอง พยายามทาตวั เป็นกันเองกบั ผูถ้ กู สมั ภาษณ์ให้เขา
เกิดความรสู้ กึ สบายใจเหมือนการคยุ ปกติ

ญ.) Be a judge ต้ังอยใู่ นความยตุ ิธรรม พยายามค้นหาความจริงแล้วชั่งน้าหนักคาตอบหรือ
ความจรงิ แล้วนนั้ ด้วยความเป็นธรรม ถ้ามีการเปรียบเทียบระหว่างผู้ถูกสัมภาษณ์หลายคน ผู้สัมภาษณ์
จะต้องมีจิตใจแน่วแน่ ไม่โอนเอนไปด้านใดด้านหนึ่งอย่าให้เกิด Halo effect คือแนวโน้มในการตัดสิน
บุคคลโดยแคเ่ พยี งเหน็ หน้าตาทา่ ทางเท่าน้ัน จะต้องใชป้ จั จัยอนื่ ๆ ประกอบด้วย

1.3 หลักเบอ้ื งตน้ ในการปรบั ปรงุ บคุ ลกิ ภาพเพอ่ื การพฒั นา

Adier เสนอแนะหลักเบอ้ื งต้นในการปรบั ปรุงบคุ ลกิ ภาพเพ่อื การพัฒนาไว้ดังนี้
1.) พยายามตัดคาว่า “ไม่” ออกไปจากการกระทาพฤติกรรม และคาพูดจะต้องแสดงให้เห็น
ว่าตนเองสามารถจะ “ทาได้” และพยายามทาแต่สิ่งที่ดีเท่านั้น คาว่า “สิ่งที่ดี” ในที่นี้ก็หมายถึง
ความเห็น โดยเฉล่ียของบุคคลทั่วไปว่า “ดี” น่ันเองฝึกให้เป็นนิสัยจนกระท่ัง “ทาได้” ด้วยไม่ฝืน
2.) มนั่ ใจตนเอง และมีจนิ ตนาการที่จะเป็นแนวในการปฏบิ ัติ ให้สอดคลอ้ งกับแนวโน้มของสังคม
และพยายามกาหนดจุดยนื ของตัวเองไวใ้ นใจหาทางฟันฝาุ อปุ สรรคใหไ้ ปถงึ จดุ กาหนดของตนเองในทางท่ี
ถูกตอ้ ง
3.) ไมเ่ ป็นผทู้ ีห่ ยุดน่งิ อยู่กบั พีใ่ ห้ทุกส่งิ ทุกอย่างเคล่อื นไหวเสมอหาทางเปลีย่ นแปลงตนเองให้ไปสู่
บุคลกิ ภาพท่ีน่าจะเปน็ การเปล่ียนแปลงอาจเกิดขึน้ ได้จากการสงั เกต การจดจา การเปรียบเทยี บแนะนาส่ิง
ท่ดี มี าเป็นหลักในการทจ่ี ะเปลีย่ นแปลงตนเองไปสจู่ ดุ นนั้ ให้ให้ได้
4.) สรา้ งศรทั ธาใหเ้ กดิ กบั ตนเอง ด้วยถอื ว่าตนเองก็เป็นบุคคลที่มีความสามารถไม่แพ้คนอื่น ไม่ดูถูก
ตนเอง ถือว่าเม่ือคนอื่นทาได้เราก็ต้องทาได้ ตรวจสอบผลการกระทาของตนเองอยู่บ่อย ๆ เพ่ือแก้ไข
ขอ้ บกพรอ่ งต่าง ๆ ใหก้ ารกระทาคราวต่อไปอยใู่ นสภาพท่เี หมาะสม
5.) พยายามเป็นบคุ คลทร่ี ่าเรงิ แจม่ ใส ในอารมณท์ าตัวเป็นคนย้มิ งา่ ย และย้ิมไดใ้ นทุกสถานะภาพ
การฝึกให้เป็น ผู้ร่าเริงชื่นบานตลอดเวลานั้น แรก ๆ อาจทาให้ยาก แต่ถ้าฝึกฝนเป็นประจาก็จะมีทาง
ประสบความสาเร็จได้

2. หลกั การทว่ั ไปเพอ่ื การพฒั นาบคุ ลกิ ภาพ

บคุ ลิกภาพเปน็ เรือ่ งเฉพาะตัวของแต่ละคนบคุ ลิกภาพที่มีเสน่หใ์ ครชอบใครเหน็ จึงเปน็ ยอดปรารถนา
ของทกุ คน บางคนไม่เหน็ แค่ครัง้ เดียวก็อยากคบหาสมาคม หรอื พูดจาดว้ ยเพราะชอบทา่ ทางหน้าตา การยมิ้
การพูดจา ความเออ้ื อาทรตอ่ กัน ทกุ หน่วยงานตา่ งปรารถนาทจ่ี ะไดค้ นดี คนเกง่ มาทางาน ให้ลกู ค้าประทบั ใจ
และเขา้ กบั ผรู้ ่วมงานคนอ่ืนได้ รวมทง้ั กล้าทจี่ ะช่วยคดิ ช่วยสร้างสรรคส์ ิ่งใหม่ หรือทาประโยชนใ์ ห้ หรอื
สามารถประเมนิ สถานการณอ์ ื่น ๆ ได้ เขา้ ใจปญั หาไดอ้ ยา่ งเหมาะสม

หากพูดถึงบคุ ลกิ ภาพจะนึกภาพออกว่า ใครเปน็ ใคร เพราะเปน็ แบบแผนเฉพาะตัวของแต่ละคน
บคุ ลกิ ภาพจึงเปน็ ภาพรวมท้ังหมดของบคุ คลหนง่ึ ทีแ่ ตกตา่ งไปจากคนอืน่ บุคลิกภาพจึงเกิดจาก “ภายนอก”
เชน่ จริงใจ การมจี ติ ใจดี มคี วามซอ่ื สัตย์สจุ รติ ความมนี า้ ใจ มคี ณุ ธรรม มีคา่ นยิ มทด่ี ี

บุคลกิ ภาพภายนอกและภายใน จะกลายเป็นบุคลิกภาพทั้งหมดท่ีบุคคล คนน้ันแสดงออก น้ันก็
เกดิ จากการขดั เกลา หรอื การอบรมสง่ั สอนตั้งแตเ่ ล็ก และคนที่สาคัญคนแรก คอื พอ่ แม่ ผ้ปู กครอง ตัวแทน
ทักไป คอื โรงเรียน เพื่อนบา้ น เพ่อื นเลน่ วัดวาอาราม กลุม่ อาชพี สอ่ื มวลชน ฯลฯ ที่จะช่วยอบรมสั่งสอน
ขัดเกลาหลอ่ หลอมบคุ ลกิ ภาพของบุคคล

คนแตล่ ะคนจึงมบี ุคลิกภาพต่างกันจากหลาย ๆ ปัจจัยตามท่ีกล่าวมา จึงต้องใจกว้างอย่ามีอคติ
หรอื ไม่ยอมรับกนั โดยเฉพาะในหนว่ ยงานต่าง ๆ เป็นท่ีรวมของบุคลิกภาพหลายรูปแบบ มีท่าที ความเช่ือ
พฤตกิ รรมอดุ มการณ์ที่ต่างกนั ไม่นอ้ ย

การทางานจึงต้องยอมรบั วา่ เขาอาจไม่เหมอื นเรา เราจึงไมเ่ หมือนเขา แต่เราก็อยู่กันได้ ถ้าเราไม่
ถอื “เขา” ถอื “เรา” และต้องระลกึ เสมอวา่ คนเราเปลย่ี นแปลงได้ตามกาลเวลา สถานท่ี อายุ ทีเ่ ปลย่ี นแปลง
ไปโดยอย่าด่วนสรปุ งา่ ย ๆ จากบุคลิกภาพแคท่ ่ีเห็น หรือไดย้ ินมา แตต่ อ้ งใหโ้ อกาสที่จะทาความเข้าใจกันให้
ถอ่ งแท้

ต่อไปน้ีเปน็ กรณีไวศ้ ึกษาลักษณะของคนอนื่ ไวบ้ ้าง อาจจะทาให้การทางาน ทางานไดง้ า่ ยและ
เขา้ ใจกันได้ง่ายขนึ้

1.4 บุคลกิ ภาพของคนในองคก์ ร

1.) คนพดู ตรงไปตรงมา เป็นพวกไมด่ ัดจรติ ไมม่ ีอะไรมาปิดบัง ซอ่ื สัตย์ พวกนจ้ี ะทาจรงิ จงั มี
ความจรงิ ใจสงู อาจจะพดู ไม่เพราะไพเราะ แต่มจี ติ ใจทดี่ ี

2.) คนเสียสละ เกิดอะไรขึ้นจะรบั ผิดชอบ และอาจจะรับอะไรเร็วไป จนบางคร้ังเป็นผลเสียแก่
ตวั เองคนประเภทน้ี ทางานดว้ ยกส็ บายใจ ไม่เอาเปรียบใคร มแี ตใ่ ห้มากกวา่ เรา

3.) คนหนา้ ตาย เก็บกด อาจจะด่าอะไรนายลบั หลงั เรา จงึ เปน็ คนนา่ กลวั ทจ่ี ะทางานดว้ ย
4) คนไม่กลา้ ขัดใจใคร มาเซ็นด้วยเกือบจะทกุ เรือ่ ง เวลาทางานกับพวกนี้ จะต้องกล้าแสดงความ
คดิ เห็นเพื่อเขาจะไดส้ บายใจ
5.) คนพดู มาก เรม่ิ นุม่ นวล ใช้คาพูดซ้า ๆ จงึ ควรใสใ่ จ หรือพยายามเขา้ ใจวา่ เขาต้องการพูดเรื่อง
อะไร หากอยากให้งานสาเรจ็ กต็ อ้ งบอกเปาู หมายเพอ่ื เขาจะไดท้ าได้
6.) คนมองโลกในแงร่ า้ ย มักจะชอบคา้ นอยู่เรอ่ื ย อาจจะมเี หตผุ ลหรอื ไมม่ ีเหตุผล ใครทางานด้วย
อาจหมดกาลงั ใจ แตก่ ็ตอ้ งทาใจดว้ ยการใหอ้ ภยั
7.) คนชอบทาลาย พวกนอี้ ยากเหน็ ความเสียหายของผอู้ นื่ เชน่ แกล้งขโมยเอกสารบ้าง หรือรับ
โทรศัพท์ ก็ไม่บอก เป็นต้น หากทางานด้วยต้องยอมรับว่าเขาอาจร้ายได้ทุกเมื่อ เป็นหนา้ ทข่ี องนายตอ้ ง
คาดโทษเขาหากทาให้บรษิ ัทเสียหาย
8.) คนไมพ่ ูดไม่แสดง จะเกบ็ เงินเกบ็ ฟนั ไม่พูดอะไร ไม่ชอบยุง่ กับใคร ไม่อยากเข้าไปเก่ยี วข้องด้วย
เข้าทานองขอปลอดภัยไว้กอ่ น งานจะไมก่ ้าวหนา้ เทา่ ทีค่ วร เพราะไม่กล้าท้ังติและชม ทาให้ไม่มีความคิด
ริเร่มิ หรอื กินปรบั ปรุงอะไร ถือว่า การไม่พูดไม่มีเรื่องราวกับใครคือ การไม่มีความผิด งานจะได้ผลก็คือ
มอบงานใหท้ าพรอ้ มกับบอกรายละเอียดว่าตอ้ งรายงานกลบั มาเรอื่ งอะไรบ้าง พร้อมกับวันเวลาที่ต้องทา
ให้เสรจ็

1.5 บุคลกิ ภาพบอกนิสยั

บางคนเชือ่ ว่า หนา้ ตาจะบอกว่าใครดีใครเลว ซง่ึ ถ้านายคดิ แบบนค้ี งตอ้ งรบั คนจากรปู รา่ งหนา้ ตาเปน็ หลกั
ส่วนใครจะเชื่อรปู หนา้ หรือโหงวเฮง้ กแ็ ลว้ แต่ความเช่ือแตล่ ะคน

1.) หนา้ สามเหล่ยี ม หนา้ ผากกว้าง เป็นคนฉลาดหลักแหลม คิดว่าตัวเก่ง ชอบเอาตัวเป็นหลัก
แต่ในขณะเดยี วกัน กเ็ ปน็ คนอ่อนไหวงา่ ย ใครยุแหย่ใส่ร้ายปูายสี พวกเช่ือเอาง่ายๆ จึงเป็นคนท่ีคบยาก
และเข้ากบั คนยาก เพราะไมร่ จู้ ะเอาอย่างไร หลายคนจึงถกู มองว่า เป็นพวกฉลาดแกมโกง พวกน้ีจะเป็น
นักวิทยาศาสตร์ ศิลปิน พยายามให้ทางานด้วยต้องอย่าพูดอะไรให้กระทบกระเทือนใจ แต่ถ้าได้เป็น
หัวหน้าการงานจะสาเร็จได้ง่าย

2.) หน้ากงึ่ สามเหลีย่ ม พวกน้ีคลา้ ยกบั พวกแรก จะตา่ งกันตรงไม่อดทนเทา่ พวกแรก และชอบหนี
ปัญหามากกว่าสู้กับปัญหา เพราะอ่อนไหวเกินไป จนไม่อยากมีจติ ใจทีจ่ ะยอมรับปัญหาที่อาจเกิดข้ึน
ได้โดยไม่คาดฝนั ต้องระวังทจ่ี ะทางานด้วยและควรให้ทางานท่ีมชี ว่ งระยะเวลาส้ัน ๆ

3.) หน้าสี่เหลยี่ มจัตรุ ัส เปน็ พวกอดทน มีมานะ มีความพยายาม มคี วามขยันจึงมักจะได้เป็นผู้นา
เพราะกล้าทจี่ ะทาทุกอยา่ งทขี่ วางหนา้ จะเสียตรงใจรอ้ น อารมณร์ ้อน ขโี้ มโหแต่ก็หายเร็ว ถ้ารู้จักเอาเขา
มาใชง้ านนนั้ ไม่เสีย

4.) หน้ากลม เปน็ คนสุภาพ ชอบความสงบ ไมอ่ ยากมีเรือ่ งกัน จึงชอบมีชีวิตแบบสบาย ไม่เร่ือง
มาก ไม่ชอบทาอะไรแบบพธิ ีรีตอง จัดว่าเป็นคนมีความรอบคอบ คิดอะไรได้ดี แต่ไม่มั่นใจว่าตัวเองทาได้
ทาให้การงานไมไ่ ด้ดีเทา่ ทค่ี วร ถ้าไม่มกี ารติดตามผลงาน

5.) หน้ารูปไข่ เป็นใบหน้าท่ีประสบความสาเร็จสูง เพราะฉลาดเป็นคนนุ่มนวล รอบคอบ ขยัน
มีมานะอดทน และถ้าทาอะไร จะทาจนกว่าจะสาเร็จ การงานจึงก้าวหน้า เพราะพวกหน้ารูปไข่เช่ือว่า
อปุ สรรค คอื พลัง นายมีลกู นอ้ งแบบนี้ นายสบายใจ งานไปไดด้ แี ละมีความสาเรจ็

1.6 บคุ ลกิ ภาพเบือ้ งตน้ ทด่ี ี

1.) ยิม้ แยม้ แจ่มใส
2.) กิริยาทา่ ทางเหมาะสม
3.) แต่งกายสะอาด
4.) มองโลกในแงด่ ี
5.) ปรับตวั ได้ตามสถานการณ์
6.) มคี วามกระตอื รือรน้
7.) ร้จู ักยกย่องชมเชยผ้อู นื่
8.) สร้างกาลงั ใจใหแ้ ก่ตนเอง
9.) เปล่ยี นความเคยชินทที่ าใหเ้ สยี บคุ ลกิ ภาพ
10.) หม่นั ปรับปรงุ และพฒั นาตนเองอยเู่ สมอ

2.4 บคุ ลกิ ภาพทเ่ี ลขานกุ ารควรมี

1.) คลอ่ งแคล่ววอ่ งไว
2.) ยิ้มแย้มแจ่มใส
3.) ความเชื่อม่นั ในตัวเอง
4.) ความฉลาด ไหวพรบิ
5.) ความซื่อสตั ย์ รักษาความลบั
6.) ความเปน็ ผใู้ หญ่
7.) แตง่ กายเหมาะสม
8.) รจู้ กั มารยาททถี่ ูกตอ้ ง
9.) มศี ลิ ปะในการพดู
10.) ความคิดรเิ ริม่ สร้างสรรค์

3. การพฒั นาบคุ ลกิ ภาพในงานเลขานกุ าร

บุคลิกภาพแต่ละคนย่อมแตกต่างกันตามธรรมชาติ มีบ้างบางคนท่ีบุคลิกภาพตามธรรมชาติ
เหมาะสม สอดคลอ้ งกบั การเปน็ เลขานกุ ารทีม่ ปี ระสิทธิภาพ บางคนก็ไมค่ อ่ ยจะลงเท่าใดนกั แตบ่ คุ ลกิ ภาพ
สามารถจะพัฒนาไดโ้ ดยความพยายามของบคุ คลน้ันเองที่มุ่งม่นั ปรบั ปรงุ ใหด้ ีข้นึ และตรงกับตาแหน่งที่ทา
โดยอาศัยหลักทก่ี ลา่ วมาแล้ว

เลขานุการควรปรับปรุงบคุ ลิกภาพดา้ นใดบา้ ง บคุ ลิกภาพลกั ษณะนิสยั เช่นใดใหเ้ ป็นท่พี ึงประสงค์
หรอื ตอ้ งเปลยี่ นแปลง เพือ่ ใหก้ ารทางานสาเร็จตามวัตถปุ ระสงค์ ขอใหพ้ จิ ารณาจากขอ้ เสนอแนะตอ่ ไปนี้

3.1. นสิ ยั ในการปฏิบตั งิ านทคี่ วรพิจารณา

1.) โรคปฏเิ สธคนอนื่ ไมเ่ ปน็ บางเร่ืองท่มี ผี ขู้ อรอ้ งให้ชว่ ย ถ้าเห็นว่าไม่มคี วามสาคญั หรอื จาเป็นควร
อกปดั และขอร้องให้ไปตดิ ต่อผอู้ นื่

2.) โรคแก่รายละเอียด งานบางอย่างต้องการความกะทัดรัด มีแต่สาระสาคัญก็ไม่ควรที่จะ
เพ่ิมเติมรายการไมเ่ ปน็ ผลดี

3.) โรคลังเล ควรเป็นผู้ตัดสินใจโดยรวดเร็ว และถูกต้อง แต่ด้วยความรอบคอบ การกลัวจน
ไม่กล้าทาอะไรนั้นไม่เป็นหุ่นดี

4.) โรคทางานทกุ อย่างทข่ี วางหน้า งานใดที่พอจะแบ่งให้ผู้น้อย หรือลูกน้องไปทาบ้าง ก็จะเป็น
การแบ่งเบาภาระหรอื โลกทางานจบั จด ทางานนั้นนดิ ทางานนีห้ น่อย แต่ละงานก็ไม่จบส้ิน ไม่สาเร็จเป็น
ชิ้นเปน็ อนั

5.) โรคผดั วันประกันพรุง่ งานทุกชนิดท่เี ปน็ งานสาคญั ตอ้ งปฏิบัตเิ ตม็ ท่ี ทันที เป็นไปตามข้ันตอน
ไม่ควรเลอื กว่างานน้ยี ากเอาไวว้ ันพรุ่งนีท้ าก็ได้

3.2 นสิ ัยในการปฏบิ ตั ิงานของเลขานกุ าร

1 ) เขา้ กับบคุ คลอน่ื ได้ทุกโอกาส ข้อน้ถี ือเป็นจดุ สาคญั ที่สุดในบรรดานสิ ัยการทางานของเลขานุการ
เพราะเลขาฯอยทู่ ่ามกลางบุคคลมากมาย ฉะนนั้ การเข้ากบั คนอนื่ ได้ จึงเป็นสิ่งที่ควรแก่การยกย่องชมเชย
เลขานุการจะต้องเขา้ กับเพอ่ื นร่วมงานทุกคนได้

2 ) เมอื่ มีการปฏิเสธ จะตอ้ งปฏเิ สธอยา่ งนมุ่ นวลในการที่จะใหข้ อ้ สนเทศแกบ่ ุคคลอ่ืน ๆ ในกรณที ่ี
บุคคลอ่ืนสอบถาม ถงึ การตดั สินใจของผูบ้ ังคับบัญชา ในงานบางอย่างซ่ึงเป็นความลับเฉพาะ เลขานุการ
ไม่อยู่ในฐานะที่จะเปิดเผยได้ จาเป็นท่ีจะต้องหาทางหลีกเลี่ยง การตอบคาถามให้แนบเนียนเหมาะสม
อย่าให้ผูบ้ รหิ ารอนื่ หรอื เพ่ือนรว่ มงานทถี่ ามปญั หาเกิดอารมณข์ ุ่นเคอื งได้ เลขานุการอ่านตอบว่า “เร่ืองนี้
ไม่ทราบรายละเอียดลึกซง้ึ ใจ วา่ จะตอบผดิ พลาดไปจากเจตนารมณ์ ของผบู้ ังคับบัญชาโดยตรง จะเกิดผล
เสยี หายได้ เม่อื ไดร้ ับรายละเอียดในเร่ืองนแี้ ลว้ จะเรียนให้ทราบ” ดังน้เี ปน็ ตน้

3 ) ทางานโดยต้งั ใจให้มีผลผลติ ปกตแิ ล้วนายจา้ งจะจ่ายค่าจา้ งตอบแทนให้แกผ่ ลงานทท่ี า ฉะนนั้
จึงตอ้ งแสดงผลงานให้ชดั เจน ต้งั ใจทางานใหไ้ ด้รับผลเปน็ ทพ่ี อใจ โดยใชเ้ วลานอ้ ยคุณภาพสูง งานถูกต้อง
และประหยดั วสั ดุ งานที่เลขานกุ ารทาจะตอ้ งอาศยั วธิ กี ารทางานท่ีดี ตอ้ งตัดสนิ ใจให้รอบคอบและทาอย่าง
มีประสทิ ธิภาพมุ่งสเู่ ปาู หมายอนั เป็นผลผลิตของงาน

วธิ ีทด่ี ที ีส่ ดุ ในการทางาน คือ
ก.) ศกึ ษางานทีท่ า แยกย่อยออกไปเป็นส่วน ๆ เป็นข้นั เปน็ ตอน
ข.) จัดขัน้ ตอนต่างๆ ใหเ้ ปน็ ไปตามลาดับก่อนหลัง
ค.) จัดหาวัสดุ เคร่ืองมือเครือ่ งใช้เกย่ี วกบั งานท่ีทาให้เป็นที่พอใจของผู้ทางานให้มากที่สุด และ

จาแนกวัสดุ เครือ่ งมอื เครอ่ื งใช้เหล่านน้ั ไว้ตามลาดับขนั้ ตอนของงาน
4 ) ทางานดว้ ยความระมัดระวงั แลว้ ไวใ้ จได้ ถ้าเลขานุการเปน็ บุคคลดีเชือ่ ถือและไวใ้ จได้ จะทาให้

นายจา้ งคลายกงั วล หลังจากสง่ั งาน หรือแนะนางานเสร็จก็จะไปทาธรุ กิจอย่างอ่ืน โดยมอบหน้าท่ีในการ
ดาเนินงานเรอ่ื งนน้ั ให้เลขานกุ าร และไม่ต้องคอยห่วงใยงานน้ันอีก เพื่อสร้างความเช่ือถือไว้วางใจให้กับ
ผู้บงั คบั บญั ชาเม่ือนายจ้างแนะนาหรอื สั่งงาน เลขานุการต้องตั้งใจฟังอย่างจดจ่อ แน่ใจว่าเข้าใจในคาส่ัง
หรอื คาแนะนาน้นั ต้องทราบว่าจะทาอะไร แล้วดาเนินการตามนั้นอย่าให้บกพร่อง ทาให้เสร็จตามเวลา
และมีประสิทธภิ าพ

5 ) รู้เทคนิคในการบริหารเวลา การบรหิ ารเวลาท่ีมีประสิทธิภาพนัน้ ต้องเปล่ียนแปลงพฤติกรรม
อย่างมากและควรปรับนสิ ยั ตนเองทีละเรอ่ื ง เปลยี่ นไปจนกระทงั่ กลายเป็นนิสัยใหมใ่ นดา้ นการควบคมุ การ
ใชเ้ วลา “เราเท่านั้นจะเอาชนะใจของเราเองได้”

ฉะนนั้ ก่อนการปฏิบัตงิ านแตล่ ะเรอื่ งตอ้ งพจิ ารณาว่าจะนาเทคนคิ ใดมาใช้ในการปฏิบัติ เพ่ือให้งานนั้น
บรรลุผลอย่างมปี ระสิทธภิ าพ ควรยดึ ถือหลักปฏิบตั ิดังนี้

ก. จดั ลาดบั ความสาคัญของงานก่อน-หลงั
ข. งานใดทีย่ งั มขี อ้ มลู ไม่เพียงพอควรแสวงหาขอ้ มูลเพ่ิมเติม
ค. แบง่ งานทท่ี าออกเปน็ ช่วงๆ คือ

ขน้ั เตรียมการหรอื วางแผน
ขัน้ ปฏิบตั กิ าร
ขน้ั ตรวจงาน
ง. ทางานดว้ ยความกระตือรือร้น
จ. มีสมาธใิ นการทางาน
ฉ. อปุ กรณท์ ีใ่ ชบ้ อ่ ยควรวางไว้ใกล้มอื
ช. มอี ุปกรณ์สื่อสารที่พรอ้ มสมบรู ณ์ สามารถใชอ้ านวยความสะดวกทันทแี ละตลอดเวลาเวลา

เปน็ สิ่งมีค่ายิ่งในชวี ิตการทางาน ถ้าปล่อยเวลาให้สูญเปล่าก็เท่ากับทาให้เวลาเสียไปโดยใช่เหตุ
ฉะน้ัน จึงไมค่ วรผัดวนั ประกนั พร่งุ ในการทางาน ดังคาพังเพยท่ีกล่าวไว้ว่า “เวลาและวารีไม่เคยคอยใคร
เวลาทีล่ ว่ งไป ๆ บัดน้ีเราทาอะไรอยู่”

ปรชั ญาในการใช้เวลาของเลขานุการ
จงใชเ้ วลาเพื่อทางาน เพราะน่นั คือราคาของความสาเรจ็
จงใชเ้ วลาเพอ่ื นกึ คิด เพราะนนั่ คือท่ีมาของอานาจ
จงใชเ้ วลาเพื่อเล่น เพราะนนั่ เป็นเคลด็ ลบั ของความกระฉบั กระเฉง
จงใชเ้ วลาเพ่อื การอ่าน เพราะนัน่ คือฐานของความรู้
จงใชเ้ วลาเพ่ือพบเพอ่ื น เพราะนนั่ เป็นถนนสู่ความสาเรจ็
จงใช้เวลาเพือ่ หัวเราะ เพราะน่นั คอื ดนตรปี ระจาใจ

3.3 พฤตกิ รรมท่ีไมค่ วรแสดงออก หรอื กริ ิยาท่าทางทค่ี วรสารวมไม่ใหป้ รากฏขณะทางาน
หรอื อยรู่ ว่ มกับคนอน่ื

1.) หยบิ ของใช้ของผู้อ่นื โดยไม่ขออนุญาต เมอื่ ผูอ้ ่นื ทวงกลบั แสดงสหี นา้ ไม่พอใจ
2.) ชอบแสดงสหี นา้ ไม่เปน็ มิตรกับบุคคลทั่วไป ทง้ั ๆ ที่ยังไม่พดู จาอะไรกนั หรือลงมอื ทางานรว่ มกัน
3.) แคะ ตัด ตะไบเลบ็ มอื เล็บเท้า ดูดริมฝีปากดงั ๆ ไอ หรือจาโดยไม่ใชผ้ ้าปดิ ปาก ทาเสียงฮึม
ในลาคอ ครวญเพลง ผวิ ปาก พูดกบั ตวั เองดงั ๆ วพิ ากษ์วิจารณค์ นอ่ืนอยา่ งเสยี หาย โดยไม่เกรงใจ ย่วั ยแุ หย่
ใหค้ นอน่ื โกรธ
4.) กัดเลบ็ แทะดินสอ หรือแกะเกาตามเนื้อตัวขยุกขยิก ขบเค้ียวของกิน ขณะทางานไม่ยอมให้
ปากอย่นู ง่ิ ๆ และชวนบุคคลอืน่ ร่วมรับประทานดว้ ย
5.) ตบแตง่ ทรงผม หวผี มบอ่ ย ๆ ขณะทางาน เกาศรี ษะ นิ้วแยงรูจมูก แคะหูขณะทางาน เป็นกิริยา
ที่ไมส่ ุภาพ
6.) หร่ตี า ดึงจมกู จับใบหู ชาเลืองดว้ ยหางตา รปู คาง ทาหนา้ บดิ เบีย้ ว แสดงกิริยาล้อเลียนบุคคลอื่น
ในขณะทางาน
7.) พดู สอด เสียดสี บคุ คลอ่ืน ไม่นั่งประจาที่ทางานของตน ชอบไปยุ่งกับผัวคนอื่นในขณะท่ีเขา
ทางาน เกลียดการกีดขวางทางเดิน ยนื คา้ ศรี ษะคนอน่ื
8.) ใชเ้ ท้าเคาะจังหวะทาใหเ้ กิดเสียงขณะทางาน แม้แตข่ นาดรบั ฟงั คาสงั่ จากผู้บงั คบั บัญชา ก็มกั จะ
กระดิกเท้าตลอดเวลา เป็นการกระทาทไ่ี มส่ ุภาพ
9.) กระชากกระดาษออกจากเครอ่ื งพมิ พ์ดีด ขยา ๆ ปาท้ิง ขว้างปาสมุด หนังสือ ดินสอ ปากกา
หรือโยนโครมครามให้เกดิ เสียงดังเวลาท่ไี มส่ บอารมณ์ หรือไมพ่ อใจใครข้ึนมา
10.) หนา้ ไหว้หลงั หลอก ตอ่ หน้าผบู้ ังคบั บญั ชาเรียบร้อย ลบั หลงั หลุกหลิกเปน็ ลงิ หลอกเจ้า ไมส่ ารวม
เลียนกริ ิยาทา่ ทางผบู้ งั คบั บญั ชาในแงต่ ลกขบขัน

3.4 บคุ ลกิ ภาพขน้ั พ้ืนฐานทคี่ วรปรบั ปรงุ

เพราะบคุ ลกิ ภาพตามธรรมชาติไมเ่ หมือนกนั จงึ ขอเสนอแนะใหป้ รับปรงุ บคุ ลกิ ภาพข้ันพื้นฐานใน
ดา้ นต่าง ๆ ต่อไปน้ี เพื่อผทู้ ีม่ ีอยู่แลว้ จะไดด้ ขี น้ึ ผู้ท่ียงั ขาดอยจู่ ะไดม้ ีบคุ ลิกภาพอันพึงประสงค์ เช่อื ปรับปรงุ
ขอ้ ที่ม่ันใจวา่ จะทาไดก้ ่อนแลว้ ใหฟ้ ังแน่นอยใู่ นนสิ ยั ของตน

1.) ความวอ่ งไว (Alertness) จะต้องปรับตนให้เป็นบุคคล ที่ทันต่อเหตุการณ์ ปัจจุบันรอบด้าน
รบั ผดิ ชอบตอ่ งานท่ีได้รบั มอบหมาย และปิดทันเวลา เคลื่อนไหวรวดเร็ว เสร็จงานชิ้นแรกแล้วรีบทาชิ้น
ตอ่ ไปทันที ระมดั ระวังและแก้ไขขอ้ ผิดพลาด ปฏบิ ัติภารกิจประจาวนั ใหท้ ันตามสั่ง หรือตามท่ีผู้บังคับบัญชา
มอบหมาย

2.) ความไว้วางใจได้ (Dependability) ในกรณีที่ได้รับมอบหมายให้ปฏิบัติหน้าท่ีไม่ว่าจะเป็น
เรื่องใดกต็ าม จะต้องดาเนนิ งานตามคาสั่ง คาแนะนา คาชี้แจงให้ถูกต้องเต็มตามขั้นตอน และให้ผลงาน
ออกมาอย่างมปี ระสทิ ธิภาพ

3.) ความริเร่ิม (Initiative) งานที่ได้รับมอบหมายให้ทาโดยผู้ส่ังงานมิได้อธิบายรายละเอียด
เลขานกุ ารจะตอ้ งพ่ึงตนเองโดยหาวิธกี ารทางานน้ันให้เสร็จด้วยตนเอง โดยไม่จาเป็นท่ีจะต้องไปปรึกษา
หรือหารือใครอ่ืนเวน้ แตจ่ ะเปน็ เรือ่ งเกินความสามารถของตนจริง ๆ อาจทาได้โดยประมวลเอาวิธีการต่าง
ๆ ทีเ่ คยปฏิบัติมาดัดแปลงแกไ้ ขใหเ้ ขา้ กบั งานที่ได้รบั มอบหมายนน้ั

4.) ความถูกต้อง (Accuracy) งานด้านชวเลขพิมพ์ดีด คานวณ การเลือกคา การสะกดการันต์
การใช้เครื่องหมายวรรคตอน ไวยากรณ์ การออกเสียง ฯลฯ ตลอดจนการคัดลอกข้อความ ช่ือ ท่ีอยู่ผู้ท่ี
ติดต่อจาเป็นอย่างย่ิงที่จะต้องถูกต้องต้ังแต่วาระแรก ไม่ว่าจะใช้ส่ิงดังกล่าวมาน้ันในกรณีใด ๆ ก็ตาม
ระมัดระวังอยา่ ใหผ้ ดิ พลาดได้

5.) ความเรว็ ( Speed) เมื่อลงมือทางานจะต้องขมขี มันทาใหร้ วดเร็วและรูปหน้าไปอย่างไม่หยุดยั้ง
และไมค่ วรจะเสียเวลาไปเลยแมแ้ ตน่ าที การหยุดบ้างทาบา้ งจะส่งผลใหท้ างดา้ นลบ ผู้ทางานเร็ว เร่ือย ๆ
ไม่หยุดย้งั เปน็ ผทู้ ่ีไดเ้ ปรียบดว้ ยประการทงั้ ปวง

6.) ความเป็นระเบียบ (Draerliness) เคร่ืองใช้สานักงาน อุปกรณ์วัสดุสิ้นเปลือง เอกสารในการ
ปฏบิ ัตงิ าน และสงิ่ อืน่ ภายในท่ที างาน จะตอ้ งจดั เก็บให้เป็นที่เป็นทาง ใหม้ รี ะบบในการจัดท่สี อดคลอ้ งกบั งาน
แต่ละประเภท อย่าใหก้ ระจัดกระจาย จะต้องสะดวก ง่าย รวดเร็ว ในการที่จะนามาใช้

7.) ความสะอาด (Neatness) ไม่เพยี งแต่ร่างกาย เครื่องแต่งตัว ของเลขานุการเทา่ นั้นทจ่ี ะตอ้ งสะอาด
ผลการปฏบิ ตั ทิ ุกประเภท จะต้องใหส้ ะอาดเรียบร้อยดว้ ย งานถอดข้อความชวเลข งานพมิ พ์ดดี (ถ้ามีการลบ)
การวางรปู แบบจดหมาย การแกไ้ ขขอ้ ความ การเกบ็ เขา้ แฟูม หรือการจัดเกบ็ เอกสาร

8.) ความจา (Memory) เร่ืองที่สาคัญ ๆ เก่ียวกับการปฏิบัติงานจะต้องจาให้ขึ้นใจ ช่ือ
ผู้บังคับบัญชาหรือบุคลากรระดับบริหาร หมายเลขโทรศัพท์ของท่านเหล่านั้น (ถ้าทาได้) รายละเอียด
เก่ียวกับแต่ละคนโดยย่อ พี่พอจะช้ีแจงให้บุคคลทราบเมื่อจาเป็นและการจดจากระบวนการทางาน
ทง้ั หลายที่เปน็ งานในหนา้ ที่เพื่อจะไดแ้ น่ใจว่าการทางานแต่ละอย่างจะไมม่ ีการผิดพลาด

9.) การปรับตัวเอง (Adapatllity) ในสภาวะแวดล้อมที่แตกต่างไปเลขานุการอาจไม่คุ้นเคย จะต้อง
พยายามปรับตัวให้เขา้ กบั ส่ิงตา่ ง ๆ หรอื ปรบั ตวั ให้เข้ากับบคุ คลอน่ื ในสานกั งาน ความเคยยินที่มีอาจทาให้
เป็นอุปสรรคของการทางาน เป็นเร่ืองเฉพาะตัวท่ีเลขานุการจะตอ้ งสงั เกตและหาทางให้ พฤตกิ รรมของตน
สอดคล้องกับสถานการณ์รอบ ๆ ตวั ในท่ีทางานซงึ่ จะทาให้งานในหนา้ ที่สาเรจ็ สมบรู ณแ์ ละไดผ้ ลดี

10.) การใหค้ วามรว่ มมือ (Co-operativeness) ประสานงานกับพนักงานอื่นเพื่อการปฏิบัติงาน
จะไดไ้ มข่ ัดแยง้ ไม่ซ้าซ้อนไม่เหลือมล้าระหวา่ งกนั ปฏิบัติตามคาแนะนาในทางที่ถกู ต้อง วเิ คราะหง์ านหรือ
กระบวนการปฏิบตั ิงานรว่ มกบั บคุ คลในระดับหวั หน้า หรือผู้บริหาร เพ่ือแก้ไขข้อบกพร่องในการทางาน
เต็มใจปฏิบัตงิ านพิเศษ นอกเหนืองานในหน้าท่ีเม่ือได้รับการร้องขอจากคนอื่น หรือเป็นคาส่ังเฉพาะกิจ
ของผู้บงั คบั บัญชา รว่ มทางานเป็นชดุ กบั บคุ คลทเี่ กีย่ วขอ้ งในวงงาน แบง่ เบาภาระบุคคลอ่ืนเท่าที่จะทาได้
สรา้ งบรรยากาศท่ดี กี ับเพื่อนร่วมงาน

4 การพฒั นาบคุ ลกิ ภาพเพื่อเสริมสรา้ งลกั ษณะความเป็นผนู้ า

บุคลิกภาพเป็นคนลักษณะทางกาย ทางจติ ใจ แล้วความรู้สึกนึกคิดท่ีสะท้อนออกมาให้ผู้อ่ืนเห็น
และเกดิ ความประทับใจมากนอ้ ยเพียงใดน่ันเอง บุคลิกภาพเป็นสีเฉพาะตัวไม่ซ้าแบบกัน ตามกรรมพันุธ์
และการอบรม และสภาพสิง่ แวดลอ้ มเป็นสิ่งมีค่า ซึ่งเงินไมส่ ามารถจะซ้อื ได้ แตท่ กุ คนสามารถปลูกฝังให้มี
ขน้ึ ในตัวได้ ไมม่ ใี ครมาเปล่ยี นบุคลิกของเราได้นอกจากตัวเอง เราอาจปรับปรุงหรือเสริมสร้างบุคลิกของ
เราได้ให้ดีขึ้นได้ โดยการสังเกตศกึ ษา และประสบการณแ์ ละนามาปรับให้เหมาะสมกับตัวเรา และฝึกฝน
ให้เคยชินจนเป็นนสิ ัย สามารถปฏิบตั ิได้โดยอัตโนมัติ บุคลิกทดี่ ีเหลา่ นัน้ จะเป็นสิ่งที่ตดิ ตวั เราตลอดไป

บคุ ลิกลักษณะ คอื ลกั ษณะภายนอกของบุคคลทจ่ี ะสรา้ งความประทบั ใจในเบื้องต้น ใหบ้ ังเกิดผล
ตอ่ ไป บุคคลจะต้องมที ว่ งท่าตอ้ งตาใจบุคคลอื่น ซึง่ ประกอบด้วยรอยย้ิมที่อบอุ่น จิตวิทยาดี อารมณ์คงท่ี
คาพดู ท่จี รงิ ใจ การยืน การเดนิ การน่ัง การวางทา่ ที่ประสมประสานกับภาพหน้าตาของคุณ การฝึกปรือ
มารยาทให้ดเู ป็นธรรมชาตมิ จร คอยสังเกตบคุ คลอื่นทม่ี ีบุคลิกดี แล้วเธอจาทาตามทาอย่างไรใหม้ มี าดผู้นา

4.1 สรา้ งภาพพจน์ทดี่ ีให้ปรากฏ

1.) การแตง่ ตวั ไมช่ อ่ มชอ่ แต่กไ็ มห่ รหู ราจนเกินไป
2.) ชุ่มเสยี ง การกระต้นุ ใหค้ นฟงั จะตอ้ งมจี งั หวะจะโดน บทสนทนาจะตอ้ งรู้จกั ใชค้ าพูดทม่ี พี ลงั
แลว้ เหมาะแกก่ ารเขา้ ใจงา่ ย มเี หตุและผล การหาเหตแุ ละผลควรจะอา่ นใหม้ าก ศึกษาใหม้ าก เพื่อการ
มองการณ์ไกล แล้วไหวตวั เรว็ ต่อสถานการณ์
3.) ไหวพรบิ ทจ่ี ะตอบโต้ ขณะทนี่ ั่งสนทนา อยา่ นงั่ ฟงั เพยี งอยา่ งเดยี ว ต้องรจู้ กั สอดแทรกคาพดู ที่
คล้อยตามให้คสู่ นทนาเกดิ ความเปน็ กันเอง
4.) ทาความเคารพหรือรับว่าอย่างมจี งั หวะจะโดน
5.) ไมค่ วรสบู บหุ รต่ี อ่ หนา้ ผู้อนื่
6.) มีความเชอื่ มนั่ ในตนเอง
7.) การยิ้มแย้มแจม่ ใส
8.) การมีศลิ ปะการชักจงู ใจ
9.) เขา้ ใจคาอธบิ ายได้เรว็
10.) มมี นษุ ยส์ มั พนั ธด์ ี