1 HERRAMIENTAS DE SOLUCIÓN DE PROBLEMAS 8D’s ÍNDICE 1. Reglas del curso 2. Objetivo del curso 3. Definiciones 4. Diagrama de Ishikawa 5. 5 Porque 6. 8D’s
2 HERRAMIENTAS DE SOLUCIÓN DE PROBLEMAS 8D’s 1. Definiciones • Las empresas son tan eficientes como la suma de sus procesos: cada acción y esfuerzo de las áreas y personas que la integran cuentan para obtener resultados. Cuantos más detalles y fallas se filtren en la estructura, su gente y sus flujos, más difícil será el camino hacia la calidad. • Esos errores y problemas restan competitividad y rentabilidad. Por eso es importante contar con metodologías que ayuden a mejorar los procesos corporativos. Una de las más efectivas ha sido por mucho tiempo el diagrama de Ishikawa, el cual conoceremos a continuación. 2. Diagrama de Ishikawa • El diagrama de Ishikawa, o diagrama de pescado, es una herramienta que identifica problemas de calidad y les da solución al representar de forma gráfica los factores que involucran la ejecución de un proceso. También es conocido como diagrama de causa-efecto o de las 6 M • Kaoru Ishikawa es el creador de esta metodología que desarrolló en 1943. El gran valor que tuvo su idea fue elaborar un análisis gráfico para que fuera más comprensible. • El diagrama de Ishikawa recibe su nombre por su estructura como el esqueleto de un pescado. Esto no es casualidad: cada elemento representa una razón y conlleva a la resolución de los problemas expuestos. Los elementos del diagrama de pescado son: 1. Cabeza • Emerge de la espina central y en esta parte se representan los problemas. 2.Espinas • Salientes de la espina central. Pueden existir muchas o pocas espinas, dependiendo de las posibles causas que estén provocando el problema en cuestión.
3 HERRAMIENTAS DE SOLUCIÓN DE PROBLEMAS 8D’s • Espinas menores Las espinas grandes también incluyen espinas más pequeñas, con las que se determinan las causas menores. El diagrama de Ishikawa es útil para conseguir diferentes objetivos como analizar, resolver o ser más rápidos y más eficientes en general. Su propósito es identificar las causas de los cuellos de botella que afectan a los procesos organizacionales y operativos de las empresas. Además de la resolución de problemas, la aplicación del diagrama de pescado ofrece otros beneficios, entre ellos: • 1. Mejora procesos El diagrama de Ishikawa, al exponer claramente las causas de un problema específico, ayuda a determinar dónde existen errores o áreas de oportunidad. De esta manera es más fácil saber en dónde aplicar cambios en estrategias o tácticas. • 2. Brinda mayor visibilidad a los problemas Una empresa contiene muchas áreas, departamentos y colaboradores, y es normal que con el tiempo puedan presentarse conflictos que afecten sus procesos o resultados. Sin embargo, estas problemáticas no siempre son fáciles de visualizar. Con el apoyo de un diagrama de pescado se pueden determinar las causas y los problemas y jerarquizar los que requieren una atención inmediata. • 3. Es de fácil aplicación Aplicar un diagrama de Ishikawa es muy fácil y barato, por eso es una de las técnicas de resolución de problemas preferidas de las empresas. Si bien existen algunas herramientas con las que puedes realizarlo, basta con el uso de una pluma y papel para representarlo (si se trata de una visualización rápida).
4 HERRAMIENTAS DE SOLUCIÓN DE PROBLEMAS 8D’s 4. Previene conflictos futuros Cuando determinas de dónde provienen la mayoría de los problemas o conflictos de tu empresa es más fácil enfocarte en ellos y así evitar que puedan extenderse o repetirse. 5. Fomenta el trabajo en equipo Un diagrama de pescado se desarrolla mediante la aportación de ideas de diferentes personas. Esto significa que tus colaboradores tienen la oportunidad de reforzar las prácticas de colaboración y trabajo en equipo. Quizá una sola persona pueda realizar esta técnica, pero los resultados no serían los más objetivos, ya que se requiere la participación y opinión de diferentes empleados para identificar todas las fallas posibles dentro de un proceso con deficiencias. 6.Aplicaciones del diagrama de Ishikawa Con el diagrama de pescado puedes detectar las causas gracias a un análisis profundo (sin distraerte con los síntomas que solo están visibles en la superficie). Este análisis aplica para un área, proyecto, trabajo de grupo o a nivel individual; incluso para toda una industria o sector. A continuación, te presentamos algunas de las aplicaciones prácticas. En el esquema original, Kaoru Ishikawa hablaba de 6M o grandes bloques que todo negocio posee para su funcionamiento. Puedes usarlos, omitir algunos o hacer tus propias categorías. Los 6 bloques o grandes áreas donde se pueden alojar las causas de un problema son: • Método: se refiere a las acciones que llevas a cabo para ejecutar un proceso. • Maquinaria: se trata del equipo técnico o tecnológico que se requiere para ese proceso. • Mano de obra: implica al personal involucrado en ese proceso. • Materiales: cualquier accesorio, instrumento o material que se ocupa para que el proceso se realice. • Medición: aquí se contempla el control para lograr el proceso. Medio ambiente: hablamos más bien del contexto, espacio o lugar.
5 HERRAMIENTAS DE SOLUCIÓN DE PROBLEMAS 8D’s Causa Directa 5 Porque La técnica de los 5 porqués puede ser muy útil para la gestión de riesgos empresariales pues tiene por objetivo resolver una situación o problema a través del planteamiento de cuestionamientos en cadena: al plantear el primer «porqué», otros se van desencadenando hasta llegar a la solución, respuesta o razón. La idea es que con estas preguntas se pueda llegar a un esclarecimiento. Por ejemplo, si una maquinaria en tu empresa se ha averiado, la primera pregunta para averiguar lo qué sucedió será: «¿por qué se averió la máquina?»; según la respuesta, el segundo «porqué» podría ser: «¿por qué tuvo una sobrecarga de trabajo?»; después de esto, la siguiente pregunta puede ser: «¿por qué tenía falta de mantenimiento?» y así sucesivamente hasta llegar a la posible resolución.
6 HERRAMIENTAS DE SOLUCIÓN DE PROBLEMAS 8D’s Siguiendo con el ejemplo, el proceso podría darte la siguiente conclusión: La maquinaria tuvo una sobrecarga de trabajo porque desde hace 6 meses no le han dado la revisión y mantenimiento apropiados por falta de un inventario de mantenimiento adecuado dentro de la empresa. De esta manera, los «porqué» te han dado una razón con la que podrás intervenir y mejorar los procesos. Como hacer los 5 porque 1. Establece qué está pasando. 2. Define «por qué» está pasando una situación en particular. 3. Determina las posibles razones de la causa de una situación en particular. 4. Continúa el planteamiento de preguntas. 5. Plantea las soluciones más adecuadas. Establece que está pasando Lo primero y más importante es determinar qué es lo que buscas resolver. Esto puede ser cualquier falla o error dentro de tu proceso empresarial. Una vez que tú y tu equipo sepan lo que deben analizar, pueden comenzar con una lluvia de ideas para vislumbrar algunas razones o ideas. Para desplegar mejor los planteamientos que realizarán, lo mejor es que utilices otro método llamado diagrama de causa-efecto o diagrama de Ishikawa. Este funciona para clasificar las hipótesis de una manera gráfica y organiza tus datos mostrando los nexos existentes entre los hechos y sus causas Además de este diagrama, también pueden crear su propio esquema o formato, el cual puede lucir como la imagen siguiente:
7 HERRAMIENTAS DE SOLUCIÓN DE PROBLEMAS 8D’s 8 D Las 8 Disciplinas (8D) es la metodología para el análisis y resolución de problemas, en los últimos años ha sido una excelente herramienta utilizada por las organizaciones para estandarizar el correcto seguimiento a los problemas reportados. D0: Respuesta a la emergencia. (Purgar, verificar, notificar, inspeccionar) • En esta etapa inicial del problema, donde se recibe la notificación del problema presentado y declara el síntoma presentado, es decir lo que el cliente percibe. • En esta etapa es muy importante la mayor información que se pueda obtener del problema presentado, para determinar la criticidad del problema y evaluar el riesgo del problema presentado. Para definir con el cliente las acciones inmediatas a tomar una vez evaluado el problema, así como el inicio de la metodología 8 Disciplinas por parte del proveedor.
8 HERRAMIENTAS DE SOLUCIÓN DE PROBLEMAS 8D’s D1: Definir equipo de trabajo • En esta metodología se realiza la organización del grupo de personas, que tenga las habilidades, la experiencia y la autoridad necesaria para colaborar en la resolución del problema y la implementación de las acciones resultantes de los análisis. • Un punto importante a considerar es la disponibilidad de tiempo de los integrantes del equipo para poder asistir a las reuniones periódicas. Es por eso la importancia de nombrar un “champion” y un líder de equipo para asegurar la asignación de recursos, así como la definición de roles y responsabilidades durante el desarrollo de la metodología, para la eficaz participación del equipo “multidisciplinario”. D2: Descripción del problema • La definición del problema es muy importante para poder solucionarlo y prevenir su recurrencia, es por eso que debemos saber claramente que fue lo que falló o no salió como esperábamos. • Se debe de realizar la descripción del problema de una forma clara y concisa, para tener una mayor probabilidad de éxito, podemos hacer el uso de algunas herramientas como la recolección de datos, análisis de paretos, es/no es, etc. Esto para ayudarnos a describirlo de una manera más detallada. D3: Implementación de acciones de contención • Se trabaja con las causas directas del diagrama de pescado • Para la implementación de una acción correctiva permanente no puede ser inmediata, por lo tanto, se necesita “contener” el problema, es decir poner un “parche” con una acción provisional que evite que el cliente siga teniendo el problema, esto nos ayuda a tener tiempo para el correcto análisis de causa raíz del problema. • Es muy importante retirar la acción de contención una vez que el problema ha sido resuelto y validadas sus acciones permanentes de solución. D4: Identificación de Causa Raíz • En esta disciplina se tiene el objetivo del análisis de las posibles causas, una de las herramientas más usadas en el diagrama de causa-efecto (Ishikawa), muy efectivo debido a la que considera las 6M más comunes (máquina, mano de obra, medición, medio ambiente, materiales, métodos) que pudieran afectar al proceso. • Y aunque se pueden aportar muchas ideas durante el desarrollo de la metodología, unas pocas de ellas son las verdaderas culpables del problema. Es por eso que la clave es el equipo de trabajo para determinar las causas, estas se deben analizar los 5 porqués es una técnica también de mucha utilidad en el análisis.
9 HERRAMIENTAS DE SOLUCIÓN DE PROBLEMAS 8D’s D5: Definición de acciones correctivas permanentes • En esta etapa se deben de validar las causas que generaron el problema, esto con la finalidad de asegurar la eliminación de la causa raíz y establecer un plan de acción en el que se detalla las actividades a realizar, el responsable y el tiempo definido para la implementación. D6: Implementación y validación de acciones correctivas permanentes • En esta disciplina se tiene como objetivo ejecutar el plan de acción para implementar las acciones permanentes. Se debe seguir el plan de validación para asegurar la eficacia de estas soluciones y de este modo asegurar que el problema no volverá a ocurrir. • Recuerda que en este paso debemos asegurar de retirar las acciones de contención. D7: Implementación de acciones preventivas: • Uno de los principales beneficios de un usar las 8D es la capacidad mejorada para identificar los cambios sistemáticos necesarios para evitar que ocurran problemas a futuro. • Buscar formas de mejorar los sistemas de gestión, los métodos operativos y los procedimientos para no solo eliminar el problema actual, sino también evitar que se desarrollen otros similares a futuro. D8: Reconocimiento al equipo • Al llegar el cierre exitoso de un 8D, es la muestra de la participación ordenada y efectiva del equipo de trabajo, la organización debe establecer sistema de reconocimiento a dicho trabajo, donde se incentive la participación y colaboración de la organización en la metodología. • En el uso de las 8 Disciplinas podría aplicar el refrán “Un capitán no se hace experto en mares tranquilos, sino en las peores tormentas” es así como las organizaciones ponen en práctica esta metodología para desarrollar la habilidad de resolver problemas dentro de los equipos de trabajo en las situaciones más críticas.
METODOLOGÍA KAIZEN CON FORMATO A3 1 INDICE 1.- Introducción…………………………………………………………………..……..…. 2 2.- Beneficios del Kaizen …………………………………………………………..……. 3 3.- Los 10 mandamientos del Kaizen …………………………………………….……. 4 4.- Herramientas para la solución de problemas: ………………………………….…. 5 A) Brainstorming …………………………………………………………………….… 6 B) Diagrama de Pareto ………………………………………………………………. 7 C) Check List …………………………………………………………………………. 11 D) Diagrama Causa – Efecto …………………………………………….…………..12 E) 5 Por Qué ………………………………………………………………….………..14 F) 5 Reporte A3 ……………………………………………………………….……….15 Bibliografía ……………………………………………………………………….…….. 18
METODOLOGÍA KAIZEN CON FORMATO A3 2 OBJETIVO GENERAL Al terminar el curso, la persona comprenderá la técnica para elaborar un evento Kaizen de mejora para su proceso. INTRODUCCIÓN Kaizen (改善) es una palabra japonesa que significa "mejora". El símbolo kai significa cambiar, renovar, corregir algo que está mal, y zen significa "bueno", y no, la palabra no tiene relación con el Budismo Zen. La palabra Kaizen en sí no implica "continuo" o "continuado" o interminable. Sin embargo, en los negocios modernos, Kaizen se refiere a una marca particular de actividad de mejora continua que involucra a todas las personas de una organización en la búsqueda de la excelencia personal y de procesos. Y cuando hablamos de la historia moderna de Kaizen, nos remontamos a sus inicios en Toyota Motor Corporation en la segunda mitad del siglo XX. A principios de la década de los 1950, Toyota estaba casi en bancarrota, los bancos obligaron a la empresa a reestructurarse y se prometieron a si mismos no volver a estar en esa posición. Adoptaron muchas prácticas comerciales de Occidente, incluso en sistema de Sugerencia de Ideas Creativas basado en lo que observaron en las fábricas de Henry Ford, y las ideas del Dr. Deming sobre la gestión de la calidad, incluidos los Círculos de la calidad y el ciclo PlanearHacer-Verificar-Actuar. A partir de las prácticas de TWI o Training Within Industry del Departamento de Guerra de los Estados Unidos en 1942, el enfoque de Método de Trabajo se convirtió en un modelo para el enfoque Kaizen. Toyota aprovecho al máximo su escasez de efectivo, activos de fabricación avanzada o talento universitario de primer nivel, corrigiendo obstinadamente sus fallas y experimentando con nuevos métodos radicales en su fábrica y cadena de suministro. Después de décadas de Kaizen, su sistema de producción del mismo nombre fue reconocido como el mejor del mundo. Descrito como "lean manufacturing", es ampliamente imitado el día de hoy.
METODOLOGÍA KAIZEN CON FORMATO A3 3 Kaizen fue introducido en la conciencia popular en 1986 con la publicación del libro del mismo título de Masaaki Imai. A esto le siguió una misión de estudio a Japón para observar de cerca Kaizen y el Sistema de Producción Toyota, y luego a consultores japoneses que enseñaron estas mismas ideas a empresas en los Estados Unidos y el mundo. Los esfuerzos en la participación de primera línea en la mejora continua mediante la copia de elementos como los círculos de calidad y los buzones de sugerencias tuvieron su momento. Pero estos esfuerzos rara vez fueron constantes. Un malentendido temprano, pero persistente sobre Kaizen resulto de la práctica de estos consultores que demostraron Kaizen a través de eventos de marketing intensivos de tres a cinco días. En pocos días, las empresas vieron mejoras de dos dígitos en productividad, inventario, calidad, espacio, tiempo de entrega y seguridad. Querían más de esta mejora rápida y condensada, y el evento Kaizen se popularizo. Muchos pasaron por alto el hecho de que la mayoría de los beneficios sostenibles a largo plazo de Kaizen provienen del enfoque discreto de pequeñas mejoras diarias por parte de todos. En la práctica, Kaizen es una mejora, un gran evento único o una serie de pequeños cambios. Se puede hacer de varias maneras, individualmente, con grupos de trabajo naturales o en equipos de proyectos. Lo que hace que Kaizen sea especial no es ningún método de paso por paso, formato, técnica o su nombre en japonés. Kaizen es una forma especial de realizar actividades de mejora basadas en un conjunto de principios básicos arraigados.
METODOLOGÍA KAIZEN CON FORMATO A3 4 BENEFICIOS DEL KAIZEN Los beneficios pueden variar de una empresa a otra, pero los típicamente encontrados son los siguientes: • Eliminación de desperdicios de todas las áreas. • Incremento en la calidad de los productos o servicios. • Incremento en la satisfacción de los empleados • Generan ahorros y tal vez lo mejor de todo es que generan un hábito • Fomenta la cultura del trabajo en equipo dentro de las organizaciones, mejorando la cultura corporativa. Otros beneficios en las áreas operativas: • Eliminación de desperdicios o No Valor Agregado • Práctica del Mejoramiento Continuo en todos los ámbitos de las Empresa. • Mejorar la participación del personal en la búsqueda de mejores prácticas para la eliminación de desperdicios. - Mejora en la Moral del personal • Aumento de la productividad • Reducción del espacio utilizado • Mejoras en la calidad de los productos • Reducción del inventario en proceso • Reducción del tiempo de fabricación • Mejora el manejo y control de la producción • Reducción de costos de producción • Aumento de la rentabilidad • Mejora el servicio • Mejora la flexibilidad • Mejora el clima organizacional • Se desarrolla el concepto de responsabilidad • Aclara roles
METODOLOGÍA KAIZEN CON FORMATO A3 5 LOS DIEZ MANDAMIENTOS DEL KAIZEN 1) Descarta las ideas preconcebidas. 2) Busca las ideas de realizar las ideas viables. 3) Actúa con rapidez en las mejoras. 4) Adopta la solución simple, no la perfecta. 5) Corrige los errores inmediatamente. 6) Convierte los errores en ideas. 7) Busca la causa raíz del problema. 8) Acepta las ideas de varias personas. 9) Prueba y valida las mejoras. 10)La mejora no tiene fin. HERRAMIENTAS PARA LA SOLUCIÓN DE PROBLEMAS La evolución del concepto de calidad aplicado a la industria, y ahora a los servicios, muestra claramente que se ha pasado de una etapa, en donde la calidad era aplicada totalmente al control realizado al final de las líneas de producción, a otra donde aplicamos calidad total a todo dentro de la organización. Por ende, ya se habla de calidad de vida en el trabajo, calidad de vida en los servicios y calidad ambiental. Recordemos que el concepto de calidad hoy en día, es aplicado en el ámbito industrial, como el logro de hacer las cosas bien la primera vez. Y se aplica control de calidad sobre las operaciones desde el diseño. Hasta que se obtiene el producto final e inclusive se habla de la calidad en la atención al cliente. El camino que nos lleva hacia la Calidad Total crea una nueva cultura, establece y mantiene un liderazgo, desarrolla al personal y lo hace trabajar en equipo, además de
METODOLOGÍA KAIZEN CON FORMATO A3 6 enfocar los esfuerzos de calidad total hacia el cliente y a planificar cada uno de los pasos para lograr la excelencia en sus operaciones. El hacer esto exige vencer obstáculos que se irán presentando a lo largo del camino. Estos obstáculos traducidos en problemas se deben resolver conforme se presentan evitando con esto las variaciones del proceso. Para esto es necesario basarse en hechos y no dejarse guiar solamente por el sentido común, la experiencia o la audacia. Basarse en estos tres elementos puede ocasionar que al momento de obtener un resultado contrario al esperado nadie quiera asumir responsabilidades. De allí la importancia de basarse en hechos reales y objetivos, además de que surge la necesidad de aplicar herramientas de solución de problemas adecuadas y de fácil comprensión, siendo estas, las siguientes: • A) Brainstorming • B) Diagrama de Pareto • C) Diagrama de flujo • D) Check List • E) Diagrama Causa – Efecto • F) Cinco Por qué A) BRAINSTORMING Es una técnica que te permite capturar opiniones o acciones positivas para lanzar un proyecto o para encontrar posibles soluciones a un problema. Hay distintas técnicas para aplicarlo, pero puede surgir desde lo individual a lo colectivo y obtener resultados que ni te imaginabas, porque consiste en generar ideas, fomentando o impulsando la creatividad, sin juzgar y pensando libremente. La lluvia de ideas es una técnica que toma mucha relevancia cuando contamos con un equipo o personas que vemos pueden aportar desde distintos puntos de vista.
METODOLOGÍA KAIZEN CON FORMATO A3 7 Esta impulsa la motivación de todos a escribir. Normalmente, cada persona tiene papel o post-it y en cada hoja anotará una idea. Al final, puede haber un tablero o incluso en la ventana de la oficina, donde el moderador podrá pegar las ideas y a medida que vea que una idea es similar a otra, puede agruparlas y pegarlas en la misma sección. B) DIAGRAMA DE PARETO El Diagrama de Pareto es una gráfica que permite detectar los problemas que tienen más relevancia mediante la aplicación del principio de Pareto (pocos vitales, muchos triviales). Este principio señala que hay muchos problemas sin importancia frente a solo unos graves. Por lo general, el 80% de los resultados totales se originan en el 20% de los elementos. La minoría vital aparece a la izquierda de la gráfica y la mayoría útil a la derecha. Hay veces que es necesario combinar elementos de la mayoría útil en una sola clasificación denominada otros, la cual siempre deberá ser colocada en el extremo derecho. La gráfica es muy útil al permitir identificar visualmente en una sola revisión tales minorías de características vitales a las que es importante prestar atención y de esta
METODOLOGÍA KAIZEN CON FORMATO A3 8 manera utilizar todos los recursos necesarios para llevar a cabo una acción correctiva sin malgastar esfuerzos. El nombre de Pareto fue dado por el Dr. Joseph Juran en honor del economista italiano Vilfredo Pareto (1848-1923) quien realizó un estudio sobre la distribución de la riqueza, en el cual descubrió que la minoría de la población poseía la mayor parte de la riqueza y la mayoría de la población poseía la menor parte de la riqueza. Con esto estableció la llamada «Ley de Pareto» según la cual la desigualdad económica es inevitable en cualquier sociedad. El Dr. Juran aplicó este concepto a la calidad, obteniéndose lo que hoy se conoce como la regla 80/20. Según este concepto, si se tiene un problema con muchas causas, podemos decir que el 20% de las causas resuelven el 80% del problema y el 80% de las causas solo resuelven el 20% del problema. C) DIAGRAMA DE FLUJO Es un esquema para representar gráficamente un algoritmo. Se basan en la utilización de diversos símbolos para representar operaciones específicas, es decir, es la representación gráfica de las distintas operaciones que se tienen que realizar para resolver un problema, con indicación expresa el orden lógico en que deben realizarse. Se les llama diagramas de
METODOLOGÍA KAIZEN CON FORMATO A3 9 flujo porque los símbolos utilizados se conectan por medio de flechas para indicar la secuencia de operación. Para hacer comprensibles los diagramas a todas las personas, los símbolos se someten a una normalización; es decir, se hicieron símbolos casi universales, ya que, en un principio cada usuario podría tener sus propios símbolos para representar sus procesos en forma de Diagrama de flujo. Esto trajo como consecuencia que sólo aquel que conocía sus símbolos, los podía interpretar. La simbología utilizada para la elaboración de diagramas de flujo es variable y debe ajustarse a un patrón definido previamente. El diagrama de flujo representa la forma más tradicional y duradera para especificar los detalles algorítmicos de un proceso. Se utiliza principalmente en programación, economía y procesos industriales. SIMBOLOGÍA EN EL DIAGRAMA DE FLUJO INICIO / FIN se utiliza para representar el inicio o el fin de un algoritmo. También puede representar una parada o una interrupción programada que sea necesaria realizar en un programa. PROCESO se utiliza para representar el inicio o el fin de un algoritmo. También puede representar una parada o una interrupción programada que sea necesaria realizar en un programa. ENTRADA/SALIDA Es utilizado para representar una entrada o salida de información, que sea procesada o registrada por medio de un periférico.
METODOLOGÍA KAIZEN CON FORMATO A3 10 DECISIÓN Es utilizado para la toma de decisiones, ramificaciones, para la indicación de operaciones lógicas o de comparación entre datos. CONECTOR Este es utilizado para enlazar dos partes cualesquiera de un diagrama a través de un conector de salida y un conector de entrada. Esta forma un enlace en la misma página del diagrama. CONECTOR FUERA DE PÁGINA Es utilizado para enlazar dos partes de un diagrama pero que no se encuentren en la misma página. FLUJO DEL PROGRAMA Es utilizado para indicar la secuencia del diagrama de flujo, es decir, para indicar el sentido de las operaciones dentro del mismo. SALIDA DE INFORMACIÓN IMPRESA Es utilizado para representar la salida de información por medio de la impresora. MOSTRAR INFORMACIÓN EN PANTALLA Es utilizado para representar la salida o para mostrar la información por medio del monitor o la pantalla.
METODOLOGÍA KAIZEN CON FORMATO A3 11 D) CHECK LIST Los listados de control, listados de chequeo, checklist u hojas de verificación, siendo formatos generados para realizar actividades repetitivas, controlar el cumplimiento de un listado de requisitos o recolectar datos ordenadamente y de manera sistemática. Se utilizan para hacer comprobaciones sistemáticas de actividades o productos asegurándose de que el trabajador o inspector no se olvida de nada importante. El listado suele ser utilizado para realizar las comprobaciones rutinarias y asegurar que al encargado de dichas comprobaciones no se le pase nada por algo, además de que se realice la simple obtención de datos. La ventaja de los checklist es que, además de sistematizar todas las actividades que se deben realizar, una vez que se han rellenado sirven de registro, y puede ser revisado de manera posterior para tener constancia de las diferentes actividades que se realizan en un momento dado. Un checklist es una herramienta de ayuda en el trabajo que se diseña para reducir los errores provocados por los potenciales límites de la memoria y la atención en el ser humano. Ayuda a asegurar la consistencia y exhaustividad en la realización de una tarea. Un ejemplo sencillo de un listado de comprobación será un listado de tareas pendientes.
METODOLOGÍA KAIZEN CON FORMATO A3 12 E) DIAGRAMA CAUSA – EFECTO El diagrama causa-efecto es una forma de organizar y representar las diferentes teorías propuestas sobre las causas de un problema. Se conoce también como diagrama de Ishikawa o diagrama de espina de pescado y se utiliza en las fases de Diagnóstico y Solución de la causa. El diagrama causa-efecto es un vehículo para ordenar, de forma muy concentrada, todas las causas que supuestamente pueden contribuir a un determinado efecto. Nos permite, por tanto, lograr un conocimiento común de un problema complejo, sin ser nunca sustitutivo de los datos. Es importante ser conscientes de que los diagramas de causa-efecto presentan y organizan teorías. Sólo cuando estas teorías son contrastadas con datos podemos probar las causas de los fenómenos observables. Errores comunes son construir el diagrama antes de analizar globalmente los síntomas, limitar las teorías propuestas enmascarando involuntariamente la causa raíz, o cometer errores tanto en la relación causal como en el orden de las teorías, suponiendo un gasto de tiempo importante. La principal ventaja de esta herramienta reside en que centra la atención de todas las personas implicadas en el problema concreto de forma estructurada y sistemática. Fomenta el pensamiento innovador y sigue manteniendo al equipo en el camino de forma ordenada. Los 5 porqués pueden aplicarse a las teorías de la lluvia de ideas para llegar a las presuntas causas raíz. El segundo punto fuerte de esta herramienta es que su representación gráfica permite presentar situaciones muy complejas, mostrando relaciones claras entre los elementos. Cuando un problema está potencialmente afectado por interacciones complejas entre muchas causas, el diagrama causa-efecto proporciona el medio de documentarlas y organizarlas todas. Por la misma razón, el diagrama causa – efecto tiene una enorme capacidad de comunicación a los demás
METODOLOGÍA KAIZEN CON FORMATO A3 13 F) 5 POR QUÉ Los 5 Porqués es una técnica sistemática de preguntas utilizada durante la fase de análisis de problemas para buscar posibles causas principales de un problema. Durante esta fase, los miembros del equipo pueden sentir que tienen suficientes respuestas a sus preguntas. Esto podría ocasionar que el equipo falle en identificar las causes más probables del problema debido a que ellos no buscaron con la suficiente profundidad. La técnica 5 Porqués requiere que el equipo pregunte «¿Por qué?» aproximadamente cinco veces, o trabaje a través de cinco niveles de detalle aproximadamente. Una vez que sea difícil para el equipo responder al último de los “Porqués”, la o las causas más probables habrán sido identificadas.
METODOLOGÍA KAIZEN CON FORMATO A3 14 La técnica 5 Porqués es un método basado en realizar preguntas para explorar las relaciones de causa-efecto que generan un problema en particular. El objetivo final es determinar la causa raíz de un defecto o problema. Esta técnica «5 Porqués» se utilizó por primera vez en Toyota durante la evolución de sus metodologías de fabricación, que luego culminarían en el Toyota Production System (TPS). Esta técnica se usa actualmente en muchos ámbitos, y también se utiliza dentro de Six Sigma.
METODOLOGÍA KAIZEN CON FORMATO A3 15 REPORTE A3 El método A3 se basa en el Sistema de Producción Toyota, también conocido como Lean Manufacturing. Este sistema se centra en la reducción de desperdicios y la mejora continua. En la cultura Toyota, los problemas se resuelven en la planta, también llamada Gemba. Esta palabra japonesa significa “lugar real” y puede ser cualquier lugar en el que se trabaje y se genere valor. Ir a la planta es muy importante para observar, aprender, entender los problemas y conducir a los equipos hacia las soluciones, ya que las personas que están allí tratan todos los días con los procesos que se producen. Al percibir que los extensos informes dificultaban la disponibilidad de los líderes de estar en la planta de fabricación, se solicitó que se sintetizaran todos los tipos de informes en una sola página. Dado que el A3 era el mayor tamaño de papel que se podía enviar por fax, reportado por las fábricas a la matriz, la técnica se denominó informe/método A3. El método A3 es una herramienta utilizada para identificar problemas y proponer soluciones resumidas en una de las caras de una hoja de papel. Es una forma dinámica de pensar, en la que la información se organiza y resume de forma clara y objetiva para lograr la meta establecida. Hoy en día ya no tenemos la limitación del formato papel. Aun así, el método sigue siendo muy utilizado porque no es sólo un modelo o un formulario, A3 es una herramienta Lean que fomenta la simplicidad y ayuda a desarrollar el pensamiento sistémico para solucionar problemas. El método A3 se basa en el concepto PDCA (Plan-Do-Check-Act [Planificar-HacerVerificar-Actuar]). Contiene una estructura dividida en etapas de identificación,
METODOLOGÍA KAIZEN CON FORMATO A3 16 definición y estudio de la situación actual para su posterior análisis, propuesta y plan de acción, además del seguimiento de los resultados. Por lo general, el lado izquierdo representa el estado actual (que sirve para identificar el problema) y el lado derecho el estado futuro (que contiene posibles contramedidas). Se lee de izquierda a derecha, de arriba hacia abajo: Existen varias variaciones posibles para desarrollar un informe A3, pero en general consta de las siguientes partes: TÍTULO Defina un título para el problema, la propuesta o la mejora que se va a estudiar. DEFINICIÓN DEL PROBLEMA Describa lo que intenta resolver o analizar, por qué es relevante y cómo afecta a los objetivos de la empresa. SITUACIÓN ACTUAL No escatime esfuerzos para visualizar el contexto. Acuda al lugar, hable con las personas implicadas y obtenga toda la información necesaria sobre el problema o la mejora a estudiar. Describa lo que está ocurriendo, utilice hechos y fechas o incluso experiencias anteriores similares. Señale el lugar o la etapa del proceso donde se produce el problema. Utilice herramientas visuales para ayudar a ilustrar el proceso actual: Diagrama de Pareto, histograma, diagrama de dispersión, diagrama de flujo, etc. ANÁLISIS DE LAS CAUSAS Utilice herramientas como 5W2H (Who, What, Where, When, Why, How y How Much), diagrama de causa y efecto (Ishikawa), brainstorming u otras herramientas disponibles para comprender el problema y llegar a la causa raíz.
METODOLOGÍA KAIZEN CON FORMATO A3 17 OBJETIVO Defina qué se va a hacer, cuánto se va a lograr y en qué plazo se espera el resultado. Según la filosofía del Lean Manufacturing, debemos pensar en los objetivos y visualizar el estado ideal para evitar retrabajos y nuevas apariciones del problema. La visualización del estado futuro puede realizarse dibujando un diagrama de flujo, a través de una foto, un boceto o un esquema del estado deseado. PROPUESTA Proponga una idea para resolver el problema en cuestión. Teniendo el análisis y el objetivo bien definidos, establezca las contramedidas y el modo de acción de cada una de ellas. Muestre cómo las acciones propuestas resolverán las causas específicas de los problemas o desviaciones identificados en el análisis. PLAN DE ACCIÓN Defina los responsables de cada tarea dentro del cronograma y el plazo específico. Se puede utilizar la herramienta 5W2H para desarrollar el plan de acción y el diagrama de Gantt para mostrar el cronograma con los responsables y las acciones. SEGUIMIENTO Defina los indicadores o métricas para evaluar y validar o no el éxito de la implementación. Verifique los resultados obtenidos y estandarice lo que ha funcionado. Comunique y capacite a todos los implicados (asegúrese de que todos tengan conocimiento del cambio) Desarrolle procedimientos operativos estándar (POE) si es necesario. Tomar medidas correctivas en caso de desviaciones. Ajustar lo que no funcionó y reinicie el ciclo PDCA cuando sea necesario.
METODOLOGÍA KAIZEN CON FORMATO A3 18 BIBLIOGRAFÍA https://logistica.cdecomunicacion.es https://www.studocu.com/es-mx/document/universidad-autonoma-deyucatan/administracion/introduccion-al-modelo-kaizen https://www.apd.es/filosofia-kaizen TABLA DE CONTENIDO (al final) Fecha Responsable: Revisión / Motivo de la revisión 08/2022 Raymundo Araujo Creación 08/2023 Rodolfo Quiroz Ajustes y actualización