1 . CONTPAQi CONTABILIDAD CONTPAQi CONTABILIDAD
2 . CONTPAQi CONTABILIDAD
3 . CONTPAQi CONTABILIDAD CONTENIDO INTRODUCCIÓN.....................................................................................................4 CAPÍTULO I. NOCIONES PRELIMINARES............................................................5 La informática y la contabilidad ............................................................................5 Los programas contables .....................................................................................6 Consideraciones sobre los programas y el equipo de cómputo ...........................8 Diferencias entre el registro contable manual y electrónico..................................9 Sistemas de contabilidad.................................................................................... 11 Contpaqi ............................................................................................................. 12 CAPÍTULO II. CONTPAQ i® CONTABILIDAD ...................................................... 13 Contpaq i® Contabilidad..................................................................................... 13 Funcionalidad ..................................................................................................... 13 Botones de la barra de herramientas ................................................................. 14 CAPÍTULO III. PRÁCTICA..................................................................................... 17
4 . CONTPAQi CONTABILIDAD INTRODUCCIÓN La labor contable en una organización es, sin duda, fundamental para el orden y la obtención de información con miras a tomar las decisiones adecuadas. Atrás quedaron los años en los que era necesario llenar, manualmente, cientos de planillones con datos de ingresos y gastos generados en todas las áreas de la empresa; hoy en día, existen aplicaciones y programas que permiten realizar esta tarea de una forma más fácil y segura. La informática contribuye a facilitar la operación contable, a procesar los documentos para elaborar reportes de estados financieros en forma más exacta y sobre todo rápida, la administración hace uso de los datos presentados por la contabilidad para la toma de decisiones, sobre el rumbo adecuado de la inversión y la implementación de medidas para maximizar las utilidades de una empresa. Es decir, la informática ayuda a procesar los datos contables, y la administración analiza los resultados presentados por la contabilidad para poder hacer un diagnóstico de si se están utilizando bien los recursos de la empresa y si se están obteniendo utilidades o ganancias y si se pueden mejorar. DESCRIPCIÓN El temario inicia con los conceptos básicos y un panorama general de las tecnologías de la información aplicables al entorno contable de las organizaciones, además de los sistemas más utilizados en nuestro país. En seguida, el capítulo dos, se enfoca en aspectos básicos del software de aplicación Contpaqi ® Contabilidad; su funcionalidad, botones de la barra de herramientas, reportes y más. En el capítulo tres, se realizan actividades de práctica de registro contable donde se requiere involucrar el uso de la aplicación Contpaqi ® Contabilidad.
5 . CONTPAQi CONTABILIDAD OBJETIVO Al finalizar el estudio de este módulo, el estudiante podrá registrar empresas, configurar catálogos, capturar pólizas, generar reportes, etc., en el sistema Contpaqi Contabilidad, en resumen, utilizar ésta aplicación en sus aspectos básicos. CAPÍTULO I. NOCIONES PRELIMINARES La informática y la contabilidad La informática se define como el conjunto de conocimientos científicos y técnicos que hacen posible el tratamiento automático de la información por medio de sistemas de cómputo, desde su unidad mínima expresión, llamada dato, hasta la interpretación de todos los datos en conjunto, denominada información. Las entidades económicas requieren de un método de registro para establecer un control de las operaciones que efectúan, tal método de registro ha ido evolucionando por la constante exigencia de las siguientes características: • Simplificar el registro de operaciones. • Realizar el registro con exactitud. • Efectuar el registro con el menor esfuerzo posible. • Reducir el costo que implica el registro. Además, existe la opción de poder mejorar el método de acuerdo con las necesidades de la entidad. En los métodos de registro manual (libro diario, libro mayor, etcétera), el registro de cada operación debe realizarse de acuerdo con el método de registro adoptado por el contador. Sin embargo, en la mayoría de los casos de registro electrónico (es el que se realiza en una computadora mediante un programa especializado), adoptado también por el contador, no se conoce con exactitud la secuencia del proceso electrónico que ha seguido cada operación efectuada.
6 . CONTPAQi CONTABILIDAD En otras palabras, un sistema de registro electrónico puede proporcionar los informes de cualquier método de registro manual, y muy probablemente cada operación sólo se registró una vez (electrónicamente). Para obtener un informe contable mediante el sistema electrónico, el programa realiza los cálculos en el momento en que se le requiere, sin embargo, la mecánica del sistema contable por lo regular la desconoce el contador, pero sí la conoce quién está a cargo del desarrollo y mantenimiento del programa de cómputo, que en muchos de los casos no es encontrado. El hecho de que el contador no conozca completamente los cálculos o procesos que efectúa el programa, no significa que carezca del conocimiento de su área; por el contrario, esto no es más que la tendencia obligada de los sistemas o programas de cómputo que cada vez son más complejos; de ahí que sean tratados por materias especializadas, como la informática. No obstante, sí es muy importante que el contador y/o responsable del registro de las operaciones conozca con exactitud quién y en dónde se genera cada operación registrada en el programa, ya que éste sólo procesará la información que se ingrese en él. De ahí la importancia de que dichas operaciones sean registradas, correcta, veraz y oportunamente. Lo anterior no significa que el contador sea ajeno al funcionamiento de una computadora, por el contrario, debe conocer y aprovechar las innumerables ventajas que ofrecen los equipos de cómputo para hacer su trabajo correctamente en el menor tiempo posible. Los programas contables Cabe advertir que no todos los programas tienen el mismo alcance en cuanto a su funcionamiento, algunos facilitarán más el trabajo que otros; por ejemplo, un programa puede registrar automáticamente las ventas que realiza una empresa, al contar con un módulo de facturación; no obstante, si el programa no cuenta con dicho módulo, entonces un operador deberá registrar las ventas por separado mediante la captura de los datos correspondientes. Sí además de lo anterior, se requiere mantener algún sistema de control de ventas, independientemente de su registro automático, entonces el contador debe ayudarse con otro tipo de programas, como lo son las hojas de cálculo.
7 . CONTPAQi CONTABILIDAD Son tantas las funciones y ventajas que puede ofrecer un programa que lo ideal sería poseer uno con toda la gama de funciones que satisfagan las necesidades del contador; sin embargo, aquí intervienen otros factores, como son los costos que se requieren erogar para mantener un sistema de alto rendimiento. Son muchos los factores que intervienen en la decisión para adquirir un equipo de cómputo con mayor o menor número de funciones. Lo mismo se aplica, incluso, para un sistema manual de registro de operaciones. El conocimiento de los principios de partida doble y el dominio de los métodos de registro manual son la base de los sistemas de registro electrónico, ya que permiten apreciar que los resultados, en verdad, son los que se esperan del sistema del registro electrónico. De igual manera, es importante conocer la metodología manual con el fin de resolver situaciones en las que se requiera rastrear operaciones con fines de investigación o de corrección de registro. Los programas contables son herramientas informáticas que ayudan al contador a cumplir las Normas de Información Financiera. Quienes se dedican a elaborar programas de cómputo contables, al igual que los de otras disciplinas, tienden a mejorar constantemente sus productos, con el fin de ofrecer al usuario herramientas cada vez más útiles; sin embargo, la evolución de los programas no sólo es impulsada por las empresas y personas que se dedican a desarrollar programas; también es impulsada, en mayor o en menor medida, por los requerimientos y exigencias de los usuarios de dichos programas. Un programa de contabilidad, cualquiera que éste sea, ofrece un mínimo de características ventajosas para el contador, y aunque existen en el mercado muchos programas que él podría utilizar, no todos funcionan de la misma manera. Sin embargo, el hecho de conocer los programas (sin importar de cuál se trate), nos permite aprender más fácilmente cualquier otro con base en el primero. En el mercado existe una gran variedad de programas de contabilidad, de los cuales se debe elegir el que cumpla con las características necesarias que permitan manejar y administrar fácilmente la información contable de la entidad. Además, se debe
8 . CONTPAQi CONTABILIDAD analizar si la entidad requiere de funciones adicionales que permitan generar información más amplia sobre: • Estadísticas financieras. • Análisis financieros. • Proyección de Estados financieros. • Consolidación de Estados financieros. • Cálculos fiscales, entre otros. Consideraciones sobre los programas y el equipo de cómputo Como se ha mencionado, la utilización de un programa de cómputo nos ofrece varias ventajas, como simplificación, rapidez, exactitud y reducción del trabajo en el registro de las operaciones; por ejemplo, al registro un movimiento de venta, pueden generarse en la Balanza de comprobación, el Estado de resultados y el Balance general, entre otros, con la información totalmente actualizada; sin embargo, deben considerarse los siguientes puntos para el adecuado funcionamiento de los programas: 1. El equipo de cómputo debe incluir ciertos accesorios como una impresora, en caso de requerir información impresa. 2. El equipo de cómputo debe ser actualizado cuando sea conveniente. 3. Los programas que se utilizan deben ser los adecuados y también ser actualizados oportunamente. 4. La capacitación del personal que tiene a su cargo el manejo del equipo y programas es importante para poder aprovechar al máximo sus montajes. 5. La operación de un programa contable difiere del método de registro manual. Operación del programa Existen numerosos programas de cómputo contables en el mercado, que se denominan simplemente paquetes. Asimismo, existen otros que han sido desarrollados por algún contador o empresa, con ciertas especificaciones, que los convierten en programas hechos a la medida. Cualquiera que sea el caso, se debe
9 . CONTPAQi CONTABILIDAD tener presente que un programa de esta naturaleza tiene la finalidad de proporcionar la información contable, siempre en función de los datos que se hayan integrado; por tanto, también debe tener definida la forma de instalar los datos en las pantallas de captura, y la forma de obtener la información a través de informes impresos y/o consulta de información en pantalla, entre otros medios. Diferencias entre el registro contable manual y electrónico Asiento de apertura En el asiento de apertura en el procedimiento o método de registro manual, los saldos iniciales deben ser registrados en un asiento de apertura; sin embargo, en un programa de cómputo contable los saldos iniciales no se registran como un asiento, para que se distinga fácilmente de un asiento o movimiento que se derive de las operaciones cotidianas de la empresa, incluso en la mayoría de los sistemas generalmente existe una pantalla especial para el registro de los saldos iniciales. Asiento de cierre y de apertura En los métodos contables de registro manual es común hacer un registro de cierre al terminar un mes: junio, por ejemplo, para posteriormente generar el asiento de apertura al comenzar julio. Sin embargo, en la mayoría de los programas no se requiere registrar ninguno de los dos asientos anteriores, ya que el programa los considera automáticamente, en virtud de que los saldos iniciales de un periodo serán los saldos finales del periodo inmediato anterior. Caso en que debe ser registrado el asiento de apertura Sólo se debe registrar cuando la entidad principia a operar con ciertos valores, los cuales quedarán contemplados en el asiento de apertura, pero a partir de los saldos iniciales de un nuevo periodo serán los saldos finales del periodo inmediato anterior. Cuando en un programa de contabilidad quiere registrarse la información contable de alguna entidad, a partir de una fecha posterior a su apertura de operaciones, los saldos iniciales del sistema deberán registrarse de manera especial, como saldos iniciales en
10 . CONTPAQi CONTABILIDAD el sistema y no como asiento de apertura, ya que si se registran bajo este último concepto se consideran movimientos en el primer día de registro de la entidad, lo cual, cómo se explicó anteriormente, no es adecuado. Al registrarse los saldos iniciales en el sistema, éstos se interpretarán como saldos existentes en el primer día de operaciones (del sistema) y no como movimientos de ese día. Considerando estos casos, un programa adecuado control deberá ofrecer una pantalla donde el contador pueda registrar los saldos iniciales de la entidad en el sistema, que puedan ser interpretados como tales durante la operación de este. Ajuste para determinar la utilidad o pérdida bruta Otro siento que no debe realizarse en un programa de contabilidad, es el traspaso del saldo de la cuenta de costo de ventas a la de ventas para determinar la utilidad o pérdida bruta, porque al hacerlo aparecería saldada. En el Estado de resultados se calcula automáticamente la utilidad o pérdida del período requerido, representada por la diferencia entre los saldos de las cuentas de ventas y costo de ventas. Es conveniente que las devoluciones y descuentos sobre ventas, los gastos de compras, así como las devoluciones y descuentos sobre compras se registren por separado de las cuentas de ventas y compras, para de esta forma, conocer independientemente del importe de cada concepto y a la vez por presentar desglosadas las ventas netas, compras totales y compras netas en el Estado de resultados. Asiento para determinar la utilidad o pérdida del ejercicio El asiento para determinar la utilidad o pérdida del ejercicio tampoco será necesario registrarlo, ya que el programa, de igual forma que calcula la utilidad bruta, calculará la utilidad o pérdida del ejercicio, para presentarla tanto en Estado de resultados como en el Balance general.
11 . CONTPAQi CONTABILIDAD Asientos de complemento y contrapartida Si en un sistema electrónico ha sido registrado erróneamente algún asiento contable, no es necesario hacer un asiento de contrapartida o de corrección, según sea el caso, para corregir el agente equivocado u omitido. En el programa simplemente se corrige el mismo asiento que no fue aplicado adecuadamente, con lo cual se elimina cualquier antecedente de error en la aplicación del asiento, ya que los movimientos de las cuentas correspondientes se corrigen automáticamente. No obstante, existen casos en los que a pesar de utilizar algún programa de contabilidad, lo conveniente será efectuar a centro de corrección, como sucede cuando ya se han presentado Estados financieros, mismos que se verían afectados si se realiza alguna corrección en un asiento contable; así, para no afectar dichos Estados financieros deberá efectuarse el asiento de corrección en fecha posterior a la que éstos corresponden. Sistemas de contabilidad Las principales características de los softwares de contabilidad que son más usados en nuestro país son: Aspel – COI Uno de los programas más populares en México, el Aspel – COI permite procesar, integrar y mantener actualizada toda la información contable y fiscal de la organización de una manera segura. Está desarrollado de acuerdo con las especificaciones necesarias para la aplicación de la contabilidad electrónica de una manera fácil y cumple con todas las disposiciones vigentes en materia fiscal. Es especialmente útil para emitir reportes, informes, resúmenes y gráficos que facilitan el análisis financiero de la empresa. Es compatible con hojas de cálculo, controla los ingresos, egresos y el presupuesto de diferentes entidades en diversas monedas para un manejo eficaz de los recursos, y emite, en el momento oportuno, las declaraciones fiscales necesarias como son el IVA, ISR, la Declaración Informativa de Operaciones con Terceros DIOT y la Declaración anual de personas Físicas y Morales.
12 . CONTPAQi CONTABILIDAD Microsip Este es de los programas para la contabilidad electrónica que es utilizado por empresas que requieren expedir miles de facturas, ya que ofrece una plataforma completa e integral. Ayuda a llevar correctamente la información, a cumplir con la autoridad fiscal y a tener un control completo del negocio. Este sistema permite realizar el cálculo y verificación precisa de la información, pago de impuestos, nómina y retenciones. Además, este sistema, para contabilidad electrónica, cumple con los requerimientos del SAT: generación del catálogo de cuentas, balanza de comprobación y archivos de pólizas contables en XML, su plataforma contable permite definir centros de costos con ingresos, costos y gastos y refleja la rentabilidad de cada concepto, puede realizar reportes contables prediseñados que permiten ajustarse automáticamente. Ofrece servicios integrales que incluyen la facturación electrónica para el timbrado de todo tipo de comprobantes fiscales. Contpaqi Es otro de los programas de contabilidad muy usado en México y que cumple con las disposiciones de Contabilidad Electrónica y con las Normas de Información Financiera (NIF), incluyendo los reportes financieros básicos. Permite cargar, verificar la validez, almacenar, detectar duplicados y consultar los Comprobante Fiscal Digital por Internet – CFDI; agiliza la contabilización de los comprobantes de gastos, ingresos y documentos bancarios, se adapta de forma fácil y dinámica al manejo de la contabilidad en cualquier organización y es muy eficiente al momento de realizar el cálculo y control del IVA, Declaraciones y Pagos; y DIOT. Se puede llevar la contabilidad de 999 empresas sin costo adicional y su catálogo de cuentas es multinivel. Es una herramienta muy potente para realizar búsquedas y rastreos de datos, versátil para generar reportes y útil para la consulta de información contable y financiera.
13 . CONTPAQi CONTABILIDAD Alegra Esta aplicación administrativa en línea también se ha popularizado mucho en nuestro país. Se trata de uno de los tipos de software contable más idóneo para pequeñas empresas y permite acceder a ella desde cualquier lugar y dispositivo, ya que la información está en la nube. Garantiza la seguridad de los datos ya que los mismos están alojados en los servidores especializados de Amazon y utiliza adelantados sistemas de seguridad. Envía recordatorios de pago por las facturas emitidas, manda reportes mensuales vía correo electrónico y permite exportar la información a Excel y a otros programas contables. El software, al encontrarse en la nube, permite mantener una actualización constante, estando disponible en su versión más reciente cada vez que se ingresa a sistema. Tiene un plan de pagos mensual de acuerdo a las características requeridas y ofrece una prueba gratuita para el primer mes. CAPÍTULO II. CONTPAQ i® CONTABILIDAD Contpaq i® Contabilidad Es un sistema contable integrador que facilita el proceso de la información contable, financiera y fiscal de una empresa, brindándole además una visión global del estado del negocio. Este sistema grandes ahorros de tiempo al contar con herramientas que evitan la “doble captura”, listados que agilizan la búsqueda y consulta de información, facilitando además la integración con otros procesos de la empresa. Cuenta con actualización fiscal permanente y brinda gran versatilidad y detalle en la generación y diseño de reportes. Funcionalidad Éste sistema apoya en la labor contable y administrativa en la elaboración de un catálogo de cuentas, captura de pólizas, obtención de información por centros de costo, consulta presupuestos por segmentos de negocio, el cierre de un periodo o de
14 . CONTPAQi CONTABILIDAD un ejercicio contable, depreciaciones, descarga de comprobantes CFDI, contabilidad electrónica, entre otros. Además, ayuda a elaborar de manera eficiente los cálculos de los pagos provisionales y a presentar fácilmente las declaraciones anuales Botones de la barra de herramientas
15 . CONTPAQi CONTABILIDAD Usuarios El sistema permite controlar el acceso a éste por medio del registro de usuarios, donde se podrán definir los privilegios de uso para cada persona en los módulos de la aplicación Entre las principales características del módulo de usuarios se encuentra: • Generar plantillas con accesos específicos que después podrás asignar a los usuarios. • Controlar el registro de información por medio de perfiles y contraseñas asignados al usuario. • Restringir el acceso a una sola empresa por medio de autorizaciones asignadas. Registrar los usuarios es importante para que las personas que trabajarán con el sistema tengan su clave individual para ingresar y puedan visualizar sólo las opciones que les corresponden.
16 . CONTPAQi CONTABILIDAD Perfiles y permisos Crear perfiles de usuario facilita la labor de configuración de permisos a usuarios. Los perfiles son útiles cuando se tiene que asignar permisos similares a un grupo de personas que utilizarán el sistema. Entre las acciones que se podrán permitir o restringir a los usuarios está: Ejecutar, Crear, Borrar, Cambiar y Ver las opciones del sistema. Cuando la casilla esté marcada significa que podrá realizarse la acción. Cuando esté desmarcada estarán restringidos los derechos de uso para las distintas tareas dentro del sistema. Saldos iniciales Es muy probable que cuando se comience a utilizar CONTPAQ i® CONTABILIDAD, la empresa de trabajo ya esté en marcha. Es necesario aclarar cuándo va a comenzar la empresa en el sistema para capturar la póliza de saldos iniciales de las cuentas. Esta póliza deberá ser capturada en un periodo anterior al inicio de la empresa en el sistema (o en la fecha que indique la práctica a realizar) para que los saldos iniciales de las cuentas empiecen en el mes inicial (por ejemplo, si la empresa comenzó operaciones en enero, la póliza de saldos iniciales se captura el día 31 de diciembre del periodo anterior). Consideraciones especiales Al momento de definir los periodos y ejercicios de la empresa es necesario considerar que: ✓ El sistema siempre creará 12 periodos dentro del ejercicio (12 meses). ✓ El Inicio de ejercicio siempre será el Inicio periodo del primer periodo del ejercicio; es decir, el mes de enero. (Se encuentra en la ventana de instalación de la empresa, en el campo “Periodo vigente” y se captura el número 1 para que inicie en enero). ✓ Todos los periodos comenzarán con el número de día indicado en el Inicio de ejercicio, por lo general siempre desde el día primero del mes.
17 . CONTPAQi CONTABILIDAD CAPÍTULO III. PRÁCTICA La práctica que se deberá realizar en este capítulo será en el sistema Contpaqi® contabilidad y deberá incluir registros contables de operaciones de acuerdo con los temas revisados en los módulos de contabilidad básica e intermedia. Puntos para considerar en la práctica: 1. Ingreso al sistema. Para ingresar al sistema vaya al menú Inicio, en la opción Todos los programas, localice el grupo de programas CONTPAQ i® y del subgrupo CONTPAQ i® CONTABILIDAD (Local) seleccione CONTPAQ i® CONTABILIDAD o bien desde el escritorio en el icono de CONTPAQ i® CONTABILIDAD. 2. Creación de una empresa Parte de una buena planeación para cualquier proyecto, es conocer lo que se necesita para arrancar dicho proyecto satisfactoriamente. Es importante conocer qué información se requiere tener bien definida antes de crear una empresa. Se deberá tomar en cuenta lo siguiente: • Si se basará en el catálogo preinstalado del sistema. • La estructura de cuentas que se manejará. • El valor (numérico o alfanumérico) que reconocerá la estructura de cuentas. • El nivel de catalogo que se utilizará para organizar las cuentas contables. • El tipo de periodo que manejará la empresa. • Si la empresa manejará periodos abiertos. • El nombre que tendrá la base de datos de la empresa. 3. Configuración de una empresa
18 . CONTPAQi CONTABILIDAD Al crear la empresa ya se está en posibilidad de trabaja con ella, sin embargo, existen configuraciones que se pueden hacer para tener una mejor funcionalidad. Para llevar a cabo la configuración de la empresa en CONTPAQi® CONTABILIDAD y tener una mejor funcionalidad, se tiene que ingresar al menú configuración y seleccionar la opción Redefinir empresa. Redefinir empresa está compuesto de 6 pestañas principales: 1. Generales. 2. Fechas y periodos 3. Cuentas y su estructura. 4. Pólizas y su captura. 5. IVA. 6. CSD/FIEL. 4. Captura del catálogo de cuentas y modificaciones. Antes de iniciar la captura de un catálogo de cuentas, el sistema solicita que se asigne la Cuenta de flujo de efectivo; ésta deberá corresponder a la cuenta de mayor de bancos y será considerada por el sistema en caso de controlar el flujo de efectivo y para efectos del control de IVA. Para dar de alta una cuenta ejecute los pasos que se describen a continuación: a) Vaya al menú Catálogo y seleccione la opción Catálogo de cuentas, o bien, haga clic sobre el botón Catálogo de cuentas que se encuentra en la Barra de herramientas; recuerde utilizar la tecla <tab> para pasar de un campo a otro. b) Por último, presione el botón Guardar, se guardará la cuenta y presentará la ventana lista para la captura de una nueva cuenta. c) Para salir del catálogo haga clic en el botón Cerrar. Dentro del catálogo de cuentas, podrá insertar cuentas nuevas, o consultar de forma directa sus saldos y presupuestos. También podrá verificar cuál es el
19 . CONTPAQi CONTABILIDAD proveedor asociado (para control de IVA) y si la cuenta está asignada a un activo fijo. 5. Captura de saldos iniciales Antes de capturar la póliza de apertura, deberá considerar que esta póliza deberá ser capturada (en un periodo antes del inicio de la empresa) en el sistema (el mes anterior al de inicio o bien, la fecha que indique la práctica que va a realizar), para que los saldos iniciales de las cuentas aparezcan separados de los movimientos del mes en el reporte de la balanza de comprobación. 6. Captura de pólizas de ingreso, egreso y diario. Existen tres diferentes formas de ingresar a la ventana de pólizas: a. Al seleccionar del menú Pólizas en la opción Pólizas. b. Al presionar las teclas <Ctrl + P>. c. Al presionar el botón que se encuentra en la Barra de herramientas. Una vez abierta la ventana de pólizas podrá capturar los siguientes datos: a. Fecha: será la de los saldos iniciales. b. Tipo: es el tipo de póliza (diario, egresos, ingresos). c. Número: se refiere al número de la póliza y el sistema lo dará desde el 1. d. Concepto: se escribirá lo que indique el movimiento. e. Movimientos: aquí se capturan las cuentas con sus respectivos cargos y abonos que deberán ser iguales para que la póliza pueda grabarse con solo darle un clic en el botón Aceptar. La captura de movimientos se realiza en una ventana adicional que se muestra automáticamente, puede consultar el catálogo de cuentas con la tecla <F3> o escribir directamente el número de la cuenta; al presionar
20 . CONTPAQi CONTABILIDAD <tab> o <Enter> pasará al campo Cargo, y de la misma forma puede pasar al campo Abono. En estos campos puede utilizar el símbolo + para agregar tres ceros al importe; escriba la cantidad sin comas, únicamente los números y nuevamente <tab> o <Enter> hasta terminar la captura del movimiento. Si se trata del último movimiento de la póliza puede utilizar <*> o <F9> para cuadrar la póliza (el sistema de forma automática reconocerá el importe faltante y lo asignará al movimiento). También puede utilizar la calculadora al presionar la tecla <C>, y el resultado llevarlo al importe de cargo o abono al presionar el botón Aceptar. Cuando haya terminado la captura de las cuentas, verifique en la parte de abajo las Sumas iguales, esto indica que la póliza está “cuadrada”, la puede grabar haciendo clic en el botón Guardar que está en la parte superior de la ventana de pólizas. 7. Cuenta de cuadre La Cuenta de cuadre es una cuenta de control que utiliza el sistema para que aquellas pólizas que no son capturadas completamente, es decir, que la suma de sus cargos no coincide con la suma de sus abonos, y para que queden cuadrados se agrega un movimiento por la diferencia, en dicho movimiento se utiliza la Cuenta de cuadre. La Cuenta de cuadre no puede ser capturada por el usuario debido a que es una cuenta definida automáticamente por el sistema, es por eso que es llamada cuenta de control. 8. Reportes e impresión de estados financieros Para obtener información de la empresa, es necesario ejecutar reportes que muestran la información general o detallada de los movimientos o catálogos que necesite analizar. Para ingresar a los reportes, vaya al menú Reportes,
21 . CONTPAQi CONTABILIDAD submenú Estados financieros, reportes de catálogos y reportes auxiliares elija el que necesite ver o imprimir, de acuerdo con los siguientes: ✓ Balanza de comprobación ✓ Posición financiera, Balance general. ✓ Estado de resultados. ✓ Diario y pólizas. ✓ Movimientos, auxiliares del catálogo. ✓ Catálogo de cuentas.
22 . CONTPAQi CONTABILIDAD FUENTES Lara Flores Elías, José Francisco Lara Olivo, Práctica del primer curso de contabilidad, Tercera edición, reimpresa 2013; Editorial Trillas. Manual de capacitación de Contpaqi Contabilidad. https://youtu.be/Xtktav_BoCg https://youtu.be/bBk0J5blZzM https://youtu.be/dWooG1Oz8Jc http://integraprofesional.com/Tips/d/5/Los-tipos-de-software-de-contabilidad-masusados-en-Mexico https://www.facturacion-e.net/contabilidad-electronica/sistemas-de-contabilidadelectronica/ https://sites.google.com/site/informaticaylacontabilidad/7relacion-de-la-informaticacon-la-contabilidad REVISIONES Creación 15/12/2021 Revisión 1 22/04/2023 Revisión 2