panduan full

Panduan Pengorganisasian
Data Peserta Kegiatan dan
Informasi Pendukung
Kegiatan dengan
Menggunakan Google Drive

Sebagai bagian dari Kegiatan Aktualisasi Pelatihan
Dasar CPSN 2022

Dibuat oleh: Vincentius Bagas Adi Pratama

Daftar Isi 1
2
Pendahuluan 5
Membuka Dokumen Google Sheet 12
Mengisi Data Stakeholder Pariwisata
Mengisi Data Peserta Kegiatan

Pendahuluan

Buku panduan pengorganisasian data peserta kegiatan dan informasi pendukung
kegiatan promosi pariwisata nusantara adalah panduan singkat yang berisi tata cara
pengisian dan pengelolaan data peserta dan informasi pendukung kegiatan promosi
pariwisata nusantara yang dilaksanakan oleh Direktorat Pemasaran Pariwisata
Nusantara., khususnya pada bidang Pemasaran Pariwisata Nusantara Area I.
Panduan singkat ini secara khusus akan memberikan panduan singkat pegelolaan data
peserta dan informasi pendukung yang disimpan dan dikelola melalui media
penyimpanan berbasis awan (cloud based storage) yaitu Google Drive. Secara garis
besar panduan ini akan memberikan penjelasan secara singkat tentang data dan
informasi apa saja yang dikelola, tata cara memasukkan data dan informasi ke dalam
Google Sheets, serta tata cara pengelolaan dan pembaruan secara berkala.
Manfaat dari pengelolaan data peserta kegiatan dan informasi pendukung kegiatan
adalah mempermudah akses dan pengelolaan data peserta kegiatan dan informasi
pendukung kegiatan. Dengan pengelolaan data yang lebih mudah diakses akan
mempermudah proses kerja ketika data peserta kegiatan dan informasi pendukung
kegiatan dibutuhkan dalam proses perencanaa, pelaksanaan, evaluasi dan pemantauan
kegiatan.

1

Membuka Dokumen
Google Sheets

langkah pertama dalam mengelola data peserta kegiatan dan informasi pendukung
kegiatan promosi pariwisata nusantara adalah membuka dokumen Google Sheets untuk

mengelola data dan informasi yang terkait data peserta dan informaTsiOpTenAdLukung

kegiatan. Langkah untuk membuka dokumen Google Sheets adalah sebagai berikut.
1. Buka laman situs Google Drive: https://drive.google.com/drive/u/0/my-drive
2.Log in untuk masuk akun Gmail Pemasaran Pariwisata Nusantara Area 1 dengan
menggunakan email dan password
3.Buka folder "Data Peserta Kegiatan Area I Tahun 2022"
4.Pilih dokumen yang ingin Anda buka
"Data Stakeholder Pariwisata yang Terlibat dalam Kegiatan Area I Tahun 2022"
adalah data terkait stakeholder pariwisata yang terlibat dalam kegiatan yang
dilaksanakan di Area I.
"Data Peserta Kegiatan Area I Tahun 2022" adalah data terkait data peserta
kegiatan yang dilaksanakan oleh Area I.

2

Membuka Dokumen
Google Sheets

QTY PRICE TOTAL

1.Buka laman situs Google Drive:
2.Log in akun Gmail Pemasaran pariwisata

Nusantara Area I dengan memasukan email dan
password.

3. Buka folder "Data Peserta Kegiatan Area I Tahun 2022"

3

Membuka Dokumen
Google Sheets

4. Pilih dokumen yang ingin Anda buka
a."Data Stakeholder Pariwisata yang Terlibat dalam Kegiatan Area I Tahun
2022" adalah data terkait stakeholder pariwisata yang terlibat dalam
kegiatan yang dilaksanakan di Area I.
b."Data Peserta Kegiatan Area I Tahun 2022" adalah data terkait data peserta
kegiatan yang dilaksanakan oleh Area I.

4

Mengisi Data
Stakeholder Pariwisata

Data stakeholder pariwisata adalah data dan informasi terkait stakeholder pariwisata yang
berada di wilayah Area I. Dalam dokumen Google Sheets Data peserta kegiatan, terdiri dari
beberapa sheet berdasarkan kategori dari setiap stakeholder. Pengkategorian stakeholder
dikategorikan berdasarkan 5 unsur pentahelix ABCGM yaitu academics (akademisi), business
(bisnis) , community (komunitas), government (pemerintah), dan media.
Pengisian Data Stakeholder Parwisiata perlu memperhatikan kategori dari stakeholder, data
yang dimasukkan harus dipastikan sesuai dengan sheet kategori stakeholder.

5

Mengisi Data
Stakeholder Pariwisata

Langkah pertama dalam pengisian Data Stakeholder Parwisiata adalah memilih sheet yang sesuai
dengan kategori stakeholder yang hendak dimasukkan datanya.
Pada Google Sheets Data Stakeholder Parwisata terdapat sheet:

1.Desa Wisata
2. Asosiasi
3.Travel Agent
4. Hotel
5. Maskapai
6. Media
7. Akademisi
8. Pemerintah

6

Mengisi Data
Stakeholder Pariwisata

Setelah membuka sheet sesuai dengan kategori stakeholder, langkah berikutnya adalah
memasukkan data stakeholder ke dalam kolom yang ada di Google Sheet.
Sebelum memasukkan data stakeholder, pastikan bahwa data stakeholder yang akan dimasukkan
belum ada dalam Data Stakeholder Pariwisata. Salah satu cara untuk memastikan data stakeholder
belum terdapat dalam Google Sheets adalah dengan melakukan pencarian. Pencarian dapat
dilakukan dengan menekan tombol keyboard Ctrl dan F secara bersamaan, lalu menuliskan nama
stakeholder yang dimaksud.
Jika sudah terdapat data stakeholder yang dimaksud, maka tidak perlu membuat data baru, tetapi
cukup memperbarui data yang sebelumnya sudah ada
Jika belum terdapat nama stakeholder yang dimaksud maka stakeholder
tersebut dapat ditambahkan.

7

Mengisi Data
Stakeholder Pariwisata

Penambahan data stakeholder, dilakukan dengan cara nenambahkan baris baru atau menyisipkan
baris di bawah baris stakeholder terakhir dari provinsi tempat stakeholder yang dimaksud
beralamat. Sebagai contoh, jika hendak menambahkan data stakeholder baru dari Provinsi Aceh,
maka dapat menyisipkan baris baru di bawah stakeholder dengan nomor urut terbesar dari provinsi
Aceh.

8

Mengisi Data
Stakeholder Pariwisata

Dalam menambahkan data stakeholder, hal yang perlu diperhatikan adalah urutan provinsi lokasi
alamat stakeholder. Urutan provinsi dalam dokumen Google Sheet Data Stakeholder Pariwisata
adalah sebagai berikut:

Aceh
Sumatera Utara
Sumatera Barat
Riau
Jambi
Bengkulu
Sumatera Selatan
Kepulauan Riau
Kepulauan Bangka Belitung

9

Mengisi Data
Stakeholder Pariwisata

Dalam pengisian Data Stakeholder Pariwisata, dapat dilakukan dengan mengisi setiap kolom dalam
Google Sheet sesuai dengan ketersedian data dan informasi yang dimiliki. Berikut adalah
penjelasan terkait setiap kolom yang perlu disi:

1.No: Nomor urut stakeholder
2.Nama instansi: Nama instansi (nama desa wisata, nama asosiasi, nama hotel, nama travel

agent, nama maskapai, nama perusahaan media, nama sekolah/ perguruan tinggi, atau nama
instansi pemerintah)
3.Provinsi: Provinsi berdasarkan lokasi alamat stakeholder.
4.Kabupaten/Kota: Kabupaten/kota berdasarkan lokasi alamat
5..Alamat: Alaamt lengkap stakeholder.

10

Mengisi Data
Stakeholder Pariwisata

6. Nama Kontak: Nama contact person yang dapat dihubungi dari stakeholder.
7. Jabatan: Jabatan contact person yang dapat dihubungi dari stakeholder.
8. No Telp: Nomor telepon contact person atau nomor telepon stakeholder.
9. Alamat Email: Alamat email contact person atau alamat email stakeholder.
10. Nama Kegiatan: Nama kegiatan Direktorat Pemasaran Pariwisata Nusantara

yang pernah diikuti stakeholder.
11. Tanggal Kegiatan: Tanggal kegiatan Direktorat Pemasaran Pariwisata Nusantara

yang pernah diikuti stakeholder.
12. Jumlah Kegiatan yang Diikuti: Jumlah kegiatan Direktorat Pemasaran Pariwisata

Nusantara yang pernah diikuti stakeholder.

11

Mengisi Data
Peserta Kegiatan

Data Peserta Kegiatan adalah data dan informasi terkait peserta kegiatan yang
diselenggarakan oleh bidang Pemasaran Pariwisata Nusantara Area I. Dalam dokumen
Google Sheets Data peserta kegiatan, terdiri dari beberapa sheet berdasarkan provinsi asal
peserta kegiatan, dalam hal ini provinsi yang berada dalam wilayah Area I
Dalam setiap sheet terdapat beberapa kategori stakeholder, yang merupakan bagian dari 5
unsur pentahelix ABCGM yaitu academics (akademisi), business (bisnis) , community
(komunitas), government (pemerintah), dan media.
Dalam pengisi data peserta kegiatan perlu memperhatikan provinsi asal dan kategori
stakeholder dari peserta, data yang dimasukkan harus dipastikan sesuai dengan sheet
provinsi asal dan berada dalam tabel kategori stakeholder yang sesuai.

12

Mengisi Data
Peserta Kegiatan

Langkah pertama dalam pengisian Data Peserta Kegiatan adalah memilih dan membuka sheet
yang sesuai dengan provinsi asal peserta yang hendak dimasukkan datanya.
Pada Google Sheets Data Peserta Kegiatan terdapat sheet:

1. Aceh
2.Sumatera Utara
3.Sumatera Barat
4. Riau
5. Jambi
6. Bengkulu
7.Sumatera Selatan
8.Kepulauan Riau
9.Kepulauan Bangka Belitung

13

Mengisi Data
Peserta Kegiatan

Setelah membuka sheet sesuai dengan provinsi asal peserta, langkah berikutnya adalah
memasukkan data peserta kegiatan ke dalam tabel yang sesuai dengan kateogir peserta yang ada
di Google Sheet.
Sebelum memasukkan data peserta kegiatan , Pastikan bahwa data peserta kegiatan yang akan
dimasukkan belum ada dalam Data Peserta kegiatan. Salah satu cara untuk memastikan data
peserta kegiatan belum terdapat dalam Google Sheets adalah dengan melakukan pencarian.
Pencarian dapat dilakukan dengan menekan tombol keyboard Ctrl dan F secara bersamaan, lalu
menuliskan nama peserta atau nama instansi peserta yang dimaksud .
Jika sudah terdapat data peserta yang dimaksud, maka tidak perlu membuat data baru, tetapi
cukup memperbarui data yang sebelumnya sudah ada
Jika belum terdapat nama peserta atau nama instansi yang dimaksud
maka data peserta kegiatan tersebut dapat ditambahkan.

14

Mengisi Data
Peserta Kegiatan

Dalam menambahkan data peserta kegiatan, hal yang perlu diperhatikan adalah tabel kategori
peserta kegiatan. Dalam setiap sheet terdapat beberapa kategori peserta kegiatan.
Kategori peserta kegiatan adalah sebagai berikut:

Desa Wisata
TA/TO (Travel Agent/Tour Operator)
Akademisi
Media
Pemerintah
Lebih lanjut, jika terdapat kategori yang belum terdapat dalam sheet, dan dirasa perlu untuk
ditambahkan maka dapat dibuat tabel baru dengan kolom isian tabel menyesuaikan kolom tabel
kategori yang lain

15

Mengisi Data
Peserta Kegiatan

Dalam pengisian Data Peserta Kegiatan dapat dilakukan dengan mengisi setiap kolom dalam Google
Sheet sesuai dengan ketersedian data dan informasi yang dimiliki. Berikut adalah penjelasan terkait
setiap kolom yang perlu disi:

1.No: Nomor urut peserta kegiatan
2.Nama: Nama peserta kegiatan
3.Jabatan: Jabatan peserta kegiatan
4.Nama Instansi: (nama desa wisata, nama asosiasi, nama hotel, nama travel agent, nama maskapai,

nama perusahaan media, nama sekolah/ perguruan tinggi, atau nama instansi pemerintah).
5.Kategori: Kategori instansi (Kategori desa wisata atau kategori instansi)
6.No Telp: Nomor telepon peserta kegiatan
7.Alamat Email: Alamat email peserta kegiatan
8. Nama Kegiatan: Nama kegiatan Direktorat Pemasaran Pariwisata Nusantara yang pernah diikuti

peserta kegiatan
9. Tanggal Kegiatan: Tanggal kegiatan Direktorat Pemasaran Pariwisata Nusantara yang pernah

diikuti peserta kegiatan.
10. Keterangan: Peran peserta kegiatan dalam kegiatan yang diikuti

16