หนังสือเล่มเล็ก (ศัพท์หนังสือราชการ)

หนงั สอื เล่มน้เี ปน็ ส่วนหน่ึงของรายวชิ าการเตรยี มฝกึ ประสบการณว์ ชิ าชพี
รหัสวิชา TC09401

ผูส้ อน อาจารย์มลั ลกิ า มาภา

1

การใช้ภาษาในการเขยี นหนังสือราชการ

ในการเขียนหนังสือราชการท่ีดีจาเป็นอย่างย่ิงที่จะต้องมีหลักการใน
การเขียน จึงจะทาให้ภาษาของหนังสือราชการน่าอ่าน มีความชัดเจน และ
ตรงตามวัตถุประสงค์ของการเขียน จึงขอกล่าวถึงข้อควรคานึงในการ
เขียนหนงั สือราชการตังตอ่ ไปนี้
๑. การใชค้ า
คาทกุ คาในหนงั สอื ราชการลว้ นแล้วแตม่ ีความสาคัญจึงต้องคานึงถึงการใช้
คาบาง ประเภทตังต่อไปน้ี

๑.๑ การสะกดคา
ก า ร ส ะ ก ด ค า จ ะ ต้ อ ง ส ะ ก ด ใ ห้ ถู ก ต้ อ ง ต า ม พ จ น า นุ ก ร ม ฉ บั บ
ราชบณั ฑติ ยสถานกาหนดไวถ้ งึ แม้ว่าคอมพิวเตอรจ์ ะมีโปรแกรมดิกชันนารี
หรือพจนานุกรมในคอมพิวเตอร์แล้วก็ตาม แต่ก็ไม่สามารถตรวจสอบได้
ทุกคา โด ย เฉ พ า ะ ชื่อเ ฉพ า ะ หรื อชื่อ บุคค ล ก า รถ อดค า จา ก
ภา ษ า ต่า งประเท ศ เป็นภา ษ า ไท ย ก็จะต้องใ ช้ให้ถูกต้องตา มที่
ราชบัณฑิตยสถานกาหนดไวด้ ้วย
๑.๒ การใชค้ าเช่อื ม
คาเช่ือม ได้แก่ ท่ี ซึ่ง อัน และ แด่ แก่ ต่อ เพราะฉะน้ันจึงควร
เลือกใช้ให้ถูกต้องและไม่ควรใช้มากเกิน เพราะจะทาให้ประโยคซับซ้อน
เข้าใจยาก คาเชื่อมคาเดียวกันไม่ควรท่ีจะใช้ช้าๆในประโยคเดียวกัน หรือ
ในยอ่ หน้าเดยี วกัน

2

๑.๓ การใชค้ าให้เหมาะสม
ในการเขียนหนังสือราชการการเลือกใช้คาให้เหมาะสมถือเป็นหัวใจ
สาคญั อย่างยง่ิ ซึ่งการใชค้ าใหเ้ หมาะสมได้แก่ สรรพนาม การใชค้ าขึน้ ต้น
สรรพนาม คาลงท้ายรวมถึงคาท่ใี ช้ในการจา่ หนา้ ซองด้วย

๒. การใชเ้ ครือ่ งหมาย
ในภาษาไทยไม่ใช้เครอื่ งหมายตามแบบต่างประเทศ เช่น " .* เป็นต้น แต่
ยังคงใช้เคร่ืองหมายบางชนิดท่ีจาเป็นเพ่ือส่ือความหมายให้ชัดเจน ได้แก่
ไปยาลน้อย อญั ประกาศ สญั ประกาศ ยตั ิภังค์และจุลภาค ฯลฯ

๓. การใช้ประโยค
ปัญหาสาคัญประการหน่ึงในการเขียนหนังสือโต้ตอบคือ ประโยคยาว
ซับซ้อน อันเกิดจากการใช้คาเช่ือมมากไป ส่งผลให้อ่านแล้วเข้าใจยาก
ผู้เขียนที่มีความเข่ียวชาญ เช่น นักกฎหมาย ผู้เขียนตาราอาจใช้ประโยค
ยาวแตช่ ดั เจน เข้าใจง่าย ส่วนผ้ทู ยี่ ังไม่ชานาญจาเป็นต้องรู้จักประโยคแต่ละ
ประเภทเพ่อื เป็นพนื้ ฐานในการเขียนที่ดตี อ่ ไป

๔. การเขยี นยอ่ หน้า

๕. หลกั การย่อหนา้ เวน้ วรรค การตดั คาเมอื่ สน้ิ สดุ บรรทัด
๕.๑ หลักการย่อหน้า
ควรย่อหน้าในกรณีท่ีสิ้นสุดเนื้อความ ถ้ายังไม่ส้ินสุดเน้ือความแต่ย่อ

หน้ายาวมาก ควรย่อหน้าเม่ือส้ินสุดประโยค ย่อหน้าหน่ึงในหนังสือ
ราชการไม่ควรเกิน ๘ บรรทัด แต่ข้อความท่ัวไปอาจยาวถึง ๑๒ บรรทัด
กไ็ ด้

3

๕.๒ หลกั การเว้นวรรค
ตามระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี ฯ กาหนดวรรคไว้ ๒ ชนิด คือ
วรรค ๑ ตัวอักษร และวรรค ๒ ตัวอักษร แต่ในการพิมพ์ด้วย
คอมพวิ เตอร์การวรรค ๑ เคาะจะเลก็ เกินไปแทบสังเกตไมเ่ หน็

๖. การใช้เลขไทย
หนังสือราชการควรใช้เลขไทยทั้งฉบับ ซ่ึงสานักนายกรัฐมนตรีได้มี
หนังสือขอความร่วมมือ ไปยังหน่วยราชการต่าง ๆ ให้ใช้ตัวเลขไทยแต่
ในทางปฏบิ ัติยังมิได้มีการใช้อย่างท่ัวถึงกัน เลขไทย เป็นเอกลักษณ์อย่าง
หนึ่งของภาษาไทย หน่วยราชการหรือหน่วยงานอื่น ๆ จึงควรปฏิบัติให้
สอดคล้องกันทั้งน้ียกเว้นข้อความที่มีศัพท์เทคนิคภาษาอ่ืนปะปนอยู่ เช่น
ชือ่ สตรู ศพั ท์เฉพาะทีม่ ี ตวั เลข สามารถใชต้ วั เลขอารบิคได้เฉพาะส่วนนนั้ ๆ

๗. ภาษาท่วั ไป - ภาษาราชการ
ในภาษาราชการและภาษาที่เป็นทางการจะมีการใช้คาหรือสานวนบางชนิดที่
แตกตา่ งกัน ดงั น้ี

4

ใคร
ผ้ใู ด

ทไี่ หน
ที่ใด

5 แบบใด

แบบไหน

อะไร

สง่ิ ใด อนั ใด
ได้ไหม

ไดห้ รือไม่

เมื่อไหร่ 6
อย่างไร
ทาไม เมอื่ ใด

เช่นใด
ประการใด
เพราะอะไร

เหตใุ ด

7 ขณะนี้
บัดน้ี
เดยี๋ วนี้
(มคี วาม)
ต้องการ ประสงค์

ชว่ ย อนเุ คราะห์

8

ไมใ่ ช่

มใิ ช่
ไม่ดี

มิชอบ
ไม่สมควร
ไม่ได้
มไิ ด้ หามไิ ด้
มอิ าจ...ได้

9 ในการน้ี
ในกรณนี ี้
ในเรอ่ื งนี้
เรอ่ื ง(กรณี)
เร่ืองน้ัน ดังกล่าว

เหมอื นกัน

เชน่ เดียวกัน

10

ขอเชญิ มา

ขอเชิญไป
ยงั ไม่ไดท้ าเลย

เสรจ็ แล้ว ยังไมไ่ ด้ดาเนินการ
แตอ่ ย่างใด

แลว้ เสร็จ
เรียบรอ้ ยแล้ว

11 ขอเรยี น
ใหท้ ราบว่า
ขอเตือนวา่
ขาดความรู้
ใช้ไมไ่ ด้ ความเข้าใจ

ขอให้ดาเนนิ การ

โปรดพิจารณา
ดาเนนิ การ

12

การเขียนหนังสือราชการเป็นท้ังศาสตร์และศิลป์ ทางด้านศาสตร์คือ
การมีหลักการใน การเขียนที่ชัดเจน การใช้ภาษาถูกต้องตามหลักการใช้
ภาษา ใช้ให้เหมาะสมกับบุคคลและโอกาส ส่วนทางด้านศิลป์คือการใช้
ภาษาให้มีสานวนไพเราะ นุ่มนวล จึงควรท่ีจะศึกษาและฝึกให้เกิดความ
ชานาญ โดยในการใชภ้ าษาในการเขียนหนงั สอื ราชการจะตอ้ งคานึงถึงการ
ใช้คา ได้แก่ การสะกด คา การใช้คาเชื่อม การใช้คาให้เหมาะสม การใช้
เครื่องหมาย ได้แก่ ไปยาลน้อย และ เคร่อื งหมายอ่ืน ๆ นอกจากน้ียังต้อง
ใช้ประโยคตามประเภทให้ถูกต้อง มีการย่อหน้า การใช้เลขไทยและใช้
ภาษาของทางราชการให้ถกู ตอ้ งอกี ดว้ ย

ขอบคณุ ค่ะ

ผู้จดั ทา
นางสาววิมลฉวี วงละคร หอ้ ง 4/9 รหัส 61040334206