Nabila_MATERI JENIS PERALATAN Kegiatan 1

MODUL

PERALATAN & APLIKASI TEKNOLOGI PERKANTORAN

Kompetensi Keahlian Dasar - Dasar Manajemen Perkantoran Lembaga Bisnis

Disusun oleh SMK / MAK
Nabila Nur Rachmawati
X
Semester 2

Elemen 6 - 1
Nabila
Modul Peralatan dan Aplikasi Teknologi Perkantoran

f the printing and typeseKttinEg iGnduIsAtryT. LAorNem BIpsEumLhAasJbAeeRn th1e including versions of Lorem
Ipsum. JENIS-JENIS PERALATAN KANTOR

A. Peralatan Kantor

1.1 Definisi Peralatan Kantor
Dalam sebuah kantor tidak dapat berfungsi dengan baik jika tidak terdapat peralatan kantor yang

memedai sesuai dengan kebutuhan kantor. Untuk mencapai kelancaran dalam suatu pekerjaan
membutuhkan sarana dan prasarana yang efektif dan efisien. Menurut Ensiklopedi Administrasi,
perlengkapan kantor adalah segenap benda yang dipergunakan untuk membantu kelancaran tugas-
tugas tata usaha, yang terdiri dari perabot kantor, mesin-mesin, bekal dan hiasan kantor. Sedangkan
peralatan kantor adalah suatu media yang digunakan dalam upaya mencapai tujuan yang diinginkan.

Elemen 6 - 2
Nabila
Modul Peralatan dan Aplikasi Teknologi Perkantoran

Sehingga dapat disimpulkan peralatan atau perlengkapan kantor adalah suatu sarana dan
prasarana yang dapat memperlancar atau mempercepat pelaksanaan pekerjaan kantor. Manfaat
peralatan atau perlengkapan kantor antara lain adalah:
a. Memperoleh hasil yang maksimal dan memuaskan
b. Mempermudah dan mempercepat proses pelaksanaan kegiatan kantor
c. Sebagai sarana untuk mendukung aktivitas pekerjaan kantor
d. Bagian dari aset kantor dan pelengkap kantor.
1.2 Jenis-Jenis Peralatan atau Perlengkapan Kantor

Peralatan atau perlengkapan kantor dibagi menjadi 2, yaitu barang habis pakai dan barang tidak
habis pakai.
a. Barang Habis Pakai

Barang habis pakai adalah barang yang selama dipakai tidak selalu habis tanpa meninggalkan
bekas dalam penggunaannya. Contoh barang habis pakai adalah:
1) Stopmap

Stopmap berfungsi untuk menyimpan surat, naskah, atau catatan yang
digunakan pada proses kerja kantor dengan jangka waktu yang bersifat
sementara.

2) Ordner

Ordner adalah alat yang digunakan untuk menyimpan dokumen atau surat
yang telah di proses.

3) Snelhecter

Merupakan map yang terbentuk dari lipatan karton dengan kawat penjepit yang
berada di tengah. Snelhecter ini berfungsi untuk menyimpan surat-surat yang
telah diproses.

4) Kertas Tembusan
Kertas tembusan adalah kertas berbentuk tipis, berfungsi untuk tembusan
pengetikan.

Elemen 6 - 3
Nabila
Modul Peralatan dan Aplikasi Teknologi Perkantoran

5) Kertas HVS (Hout Vry Schrieft)
Jenis kertas berwarna putih bersih dan halus yang berfungsi untuk pengetikan
surat dinas atau dokumen lainnya.

6) NCR paper NCR paper (Non Carbon Required paper) adalah kertas yang dalam
pembuatannya terdapat lapisan dari bahan kimia. Ketika digunakan
memerlukan karbon. kertas ini akan menimbulkan bekas (tulisan) apabila terkena tekanan.
7) Kertas Kulit Bawang Fungsi dari kertas ini sebagai pengganda warkat tanpa harus

8) Kertas Linen Kertas kulit bawang adalah kertas yang bahannya terbuat dari kapas.
Ciri-ciri kertas tersebut adalah kedap lemak, kedap air dan udara serta
lebih kuat dari kertas biasa. Fungsi dari kertas ini adalah sebagai
penyekat pada album foto.

Kertas linen adalah kertas yang mengkilat dan kuat yang berfungsi untuk
mencetak amplop.
9) Kertas Kaca

Kertas kaca adalah kertas yang berbentuk tipis, mengkilat, dan tembus
pandang. Fungsi dari kertas ini adalah untuk amplop berjendela.

10) Formulir / blangko

Elemen 6 - 4
Nabila
Modul Peralatan dan Aplikasi Teknologi Perkantoran

Wujud formular / blangko adalah lembaran kertas yang dipakai dalam
pekerjaan untuk menghimpun dan menyampaikan keterangan yang
dibutuhkan kantor. Formulir / blangko biasanya berisi tentang uraian, garis,
atau ruang sebagai penyampaian keterangan yang diperlukan.

11) Spidol
alat tulis yang dipakai untuk keperluan khusus atau menggambar. Biasanya spidol memiliki tinta
khusus yang disimpan dalam sejenis busa.

12) Pensil
Alat tulis yang digunakan untuk menulis dalam aktivitas kegiatan kantor.

13) Bolpoint
Alat tulis kantor yang memiliki karakteristik mata pena berujung.

14) Stabilo
Alat yang digunakan untuk mempertegas isi dan arti tulisan, sehingga pembaca diarahkan lebih
fokus pada tulisan tersebut.

15) Rautan
Alat yang digunakan untuk meruncingkan pensil yang tumpul.

16) Penghapus
Alat yang terbuat dari karet lembut berfungsi untuk menghilangkan tanda berupa tulisan yang
dihasilkan dengan pensil.

17) Correction pen atau Tippe Ex
alat yang digunakan untuk menghapus coretan yang berasal dari tinta.

18) Pen sheet / stylus Adalah pena berujung tumpul yang biasanya untuk membuat
19) Lem garis, gambar, dan tanda tangan pada kertas stensil yang biasanya
diberi alas di bawahnya.

Elemen 6 - 5
Nabila
Modul Peralatan dan Aplikasi Teknologi Perkantoran

Merupakan sejenis bahas yang lengket (dalam bentuk cairan) yang dapat melekatkan dua buah
benda atau lebih. Lem dapat terbuat dari bahan kimia, bagian dari tumbuhan atau hewan.
20) Isolasi

Isolasi berfungsi untuk perlindungan atau penyekat terhadap suhu,
suara atau tegangan listrik.

21) Tinta

Tinta adalah bahan bewarna yang mengandung pigmen warna yang
digunakan untuk mewarnai suatu permukaan.

22) Staples
Potongan logam berbentuk U yang digunaakan untuk menggabungkan kertas.

23) Cap tanggal
Alat yang digunakan untuk membubuhkan tanggal.

24) Buku Alamat

Buku alamat adalah buku yang berisi kumpulan alamat yang biasa
digunakan dalam perusahaan jasa bidang transportasi dan lainnya.

25) Buku Telepon

Buku telepon berisi kumpulan daftar catatan nomor telepon para
pelanggan. Buku tersebut memuat petunjuk penggunaan telepon, nomor
telepon yang penting, dan daftar nomor telepon pelanggan.

b. Barang Tidak Habis Pakai
Barang tidak habis pakai adalah barang yang dapat digunakan berulang kali dan tahan lama

dalam pemakaiannya. Contoh dari barang tidak habis pakai adalah:

Elemen 6 - 6
Nabila
Modul Peralatan dan Aplikasi Teknologi Perkantoran

1) Penggaris

Alat pengukur dan alat bantu gambar untuk menggambar garis lurus,
melingkar dan siku.

2) Paperclip

Alat untuk menyatukan 2 lembar kertas atau lebih berdasarkan prinsip tekanan
yang mudah untuk dilepas kembali.

3) Stapler
Alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas dengan memasukkan staple berbentuk
huruf U pada stapler.

4) Binderclip
Benda yang digunakan untuk menjepit satu bendel lampiran atau lembar
kertas agar tidak berantakan saat dibawa kemana-mana.

5) Pengungkit kawat jepret (stapler remover)
Alat untuk membuka staples atau alat uang digunakan untuk mencabut kawat jepit.
Dengan menggunakan alat ini dapat menghindari robekan kertas yang telah
disatukan pada waktu dipisahkan.

6) Perforator
Alat yang digunakan untuk melubangi kertas yang nantinya kertas atau
dokumen tersebut disimpan pada map snelhecter.

7) Spindle file

Alat yang berfungsi sebagai penghimpun warkat dengan cara
menancapkan warkat tersebut.

8) Timbangan surat

Elemen 6 - 7
Nabila
Modul Peralatan dan Aplikasi Teknologi Perkantoran

Alat untuk menimbang surat dengan maksud untuk menentukan besar biaya
pengiriman.

9) Letter opener

Alat kantor yang digunakan untuk membuka surat dengan cepat dan

menjaga agar surat terbuka dalam keadaan baik dan tidak sobek. Terdapat 2 macam letter opener

yaitu:

a) Hand envelope yaitu mesin pembuka dnegan cara manual

b) Automatic mail opener yaitu mesin pembuka surat yang menggunakan tenaga listrik.

B. Mesin-Mesin Kantor

2.1 Pengertian Mesin Kantor

Mesin kantor merupakan salah satu alat penunjang untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan

efesien. Mesin-mesin kantor adalah sebuah alat yang dipergunakan untuk menghimpun, mencatat

dan mengolah bahan-bahan, data ataupun keterangan dalam suatu pekerjaan tata usaha yang cara

kerjanya bersifat mekanik, elektrik dan magnetik.

Perkembangan teknologi yang semakin pesat, menuntut manusia untuk bertindak semakin cepat

dengan memperhatikan efesiensi disegala bidang. Menghadapi perkembangan tersebut, tentu saja

diperlukan usaha untuk memiliki keterampilan menggunakan mesin-mesin kantor akan mendapat

keuntungan serta manfaat yang banyak.

2.2 Jenis-jenis Mesin Kantor

a) Mesin ketik

Mesin ketik adalah mesin yang digunakan untuk pengolah kata seperti membuat

surat, kwitansi, teks, wesel pos, dsb. Mesin ketik manual terdapat tiga macam

model yaitu mesin ketik manual portable, mesin ketik manual standar, dan mesin

ketik manual semistandard.

Elemen 6 - 8
Nabila
Modul Peralatan dan Aplikasi Teknologi Perkantoran

b) Mesin ketik elektrik
Mesin ketik yang penggunaannya dihubungkan dengan tenaga listrik. Mesin ini
memiliki fungsi yang sama dengan mesin ketik manual yaitu sebagai alat
pengolah kata.

c) Komputer
Kompiuter adalah alat elektronik yang dapat menerima input, mengelola, menyimpan, dan
mengeluarkan hasilnya menjadi informasi. Komputer dibagi menjadi dua bagian yaitu hardware
terdiri dari CPU, monitor, keyboard dan mouse. Sedangkan software terdiri dari microsoft office
word, power point, microsoft excel, dan software lainnya.

d) Printer
Alat yang digunakan untuk mencetak file digital (soft file) menjadi hard file. Penggunaan printer
harus dihubungkan melalui perangkat lain seperti handphone, laptop atau komputer. Terdapat
beberapa jenis printer yaitu printer laser, pancaran tinta atau ink-jet, dan dot matriks.

e) Mesin fotokopi
Mesin yang digunakan untuk menggandakan dokumen dengan memperkecil atau memperbesar
ukurannya.

f) Mesin penghancur kertas
Mesin yang digunakan untuk menghancurkan arsip atau dokumen yang sudah
tidak terpakai.

g) Mesin stensil

Mesin stensil berfungsi untuk menghasilkan dokumen berupa lembaran
dalam jumlah banyak dengan menggunakan pembantu kertas master
(stensil sheet).

h) Overhead projector (OHP)

Elemen 6 - 9
Nabila
Modul Peralatan dan Aplikasi Teknologi Perkantoran

Alat yang digunakan untuk mempresentasikan tulisan atau gambar pada
transparansi film yang diletakkan di atas OHP ke layar. Fungsi lain dari OHP
yaitu untu tempat menunjukkan bayangan, tempat memperlihatkan suatu
sistem tertentu, menunjukkan diagram aliran sistem tertentu, dsb.

i) Proyektor LCD
Proyektor LCD memiliki fungsi hamper sama dengan OHP, yaitu untuk memperbesar gambar, foto,
maupun data pada komputer ke layer / bidang datar lainnya. Penggunaan proyektor LCD harus
dihubungkan dengan perangkat lain seperti komputer atau laptop.

j) Mesin laminating
Mesin laminating digunakan untuk nelapisi dokumen, jartu identitas dan sertifikat dengan
menggunakan plastic tipis agar tidak mudah rusak.

k) Mesin scanner
Alat yang digunakan untuk memindai dokumen, foto, gelombang, suhu yang dipakai untuk
mengambil citra cetakan (gambar, foto, tulisan) yang akan diolah melalui komputer. Mesin scanner
dapat membaca dan merekam informasi dalam bentuk dua atau tiga dimensi dan menghasilkan file
berupa gambar.

l) Mesin penghitung uang
Mesin ini digunakan untuk mempermudah pekerjaan pada bagian keuangan untuk menghitung uang.

m) Mesin brinding atau mesin penjilid
Mesin brinding dapat dibedakan menjadi 2, yaitu mesin brinding buku yang
digunakan untuk menjilid buku dan mesin brinding laporan yang digunakan
untuk menjilid laporan dengan penjilid plastic atau kawat spiral. Kapasitas
mesin ini dengan jumlah 10-100 halaman atau dengan perkiraan tebal 4 cm.

n) Mesin presensi
Terdapat beberapa jenis mesin presensi yaitu mesin absensi dengan menggunakan ID card,
menggunakan sidik jari, dan presensi kartu

2.3 Keuntungan Dan Kerugian Mesin Kantor
a) Keuntungan menggunakan mesin kantor

1) Dapat menghasilkan sesuatu yang lebih baik dan menarik
2) Dapat menghemat biaya apabila digunakan seara maksimal dan sesuai kebutuhan

Elemen 6 - 10
Nabila
Modul Peralatan dan Aplikasi Teknologi Perkantoran

3) Menghemat tenaga dan waktu
4) Dapat mengurangi rasa bosan
5) Pengendalian atas ketelitian dan ketepatan lebih mudah dilaksanakan.
b) Kerugian menggunakan mesin kantor
1) Sulit mendapatkan operator mesin yang professional
2) Terdapat anggaran pelatihan bagi karyawan agar dapat menggunakan mesin-mesin kantor

dengan baik
3) Mesin-mesin kantor tertentu memerlukan biaya yang tinggi dalam pengadaan dan

pemeliharaannya
4) Sulit dalam pemeliharaan dan perbaikan mesin apabila terjadi kerusakan
5) Tingkat penyusutan mesin kantor terlalu tinggi.

C. Perabot Kantor

3.1 Pengertian Perabot Kantor
Perabot kantor atau perkakas kantor adalah sarana prasarana yang menunjang kegiatan

administrasi perkantoran seperti meja, kursi, lemari, dan lain sebagainya. Perabot kantor biasanya
terbuat dari bahan besi, kayu ataupun bahan lainnya yang mampu tahan lama. Perabot dengan ukuran
dan bahan yang tepat dapat meningkatkan profuktivitas karyawan dalam bekerja. Perabot kantor
yang akan digunakan perlu diperhatikan standarisasinya. Adapun standarisasi perabot kantor adalah:
1) Mengurangi biaya pemeliharaan karena menggunakan beberapa merk perabot yang sama.
2) Menyederhanakan peralatan dan memilih perabot yang tidak ketinggalan zaman dan memiliki

nilai jual yang lebih tinggi
3) Menggunakan sekelompok pegawai yang dapat memakai perabot yang baik.
4) Pelatihan operatoe menjadi lebih mudah dan sederhana. Memperoleh harga yang lebih murah,

barang berkualitas karena membeli dengan jumlah yang banayak.
3.2 Jenis-jenis Perabot Kantor
a) Lemari
1) Lemari warkat

Lemari yang digunakan untuk menyimpan warkat yang belum di olah.

Elemen 6 - 11
Nabila
Modul Peralatan dan Aplikasi Teknologi Perkantoran

2) Lemari rak
Lemari yang digunakan untuk menyimpan rak, dokumen atau bundel laporan yang sudah disusun ke
dalam ordner.

3) Lemari brankas
Lemari barankas digunakan untuk menyimpan uang, cek, surat berharga, dan barang
penting kantor lainnya.

4) Lemari arsip beroda
Lemari yang memiliki roda pada kaki lemari yang biasanya ditaruh di bawah meja.

5) Lemari pendek
Lemari ini berbentuk panjang disertai laci yang digunakan untuk menyimpan barang.

b) Meja
1) Meja staf

Meja yang digunakan oleh staf, terutama pada bagian administrasi / tata usaha.

2) Meja resepsionis

Jenis meja yang dipakai untuk menerima tamu, memberikan
informasi yang bergubungan dengan perusahaan.

3) Meja direksi
Meja yang digunakan oleh pimpinan perusahaan.

4) Meja rapat
Meja yang digunakan untuk rapat. Umumnya meja tersebut berbentuk
panjang sesuai dengan jumlah peserta rapat dan kegiatan rapat, baik dalam
jumlah besar maupun kecil.

5) Meja samping

Elemen 6 - 12
Nabila
Modul Peralatan dan Aplikasi Teknologi Perkantoran

Jenis meja yang digunakan untuk sekretaris pimpinan.

6) Kursi
Di Indonesia tinggi kursi rata-rata adalah 0,46 meter. Kursi kantor yang baik dapat disesuaikan
dengan syarat sebagai berkut:
- Dibuat secara kokoh
- Disesuaikan dengan bentuk badan orang
- Mempunyai senderan belakang
- Dapat diatur tinggi rendahnya.

1) Kursi pimpinan
Kursi yang didesain bagi para pimpinan perusahaan, ciri khusus pada kursi ini adalah memiliki roda
dibawahnya.

2) Kursi manajer
Kursi yang didesain untuk pegawai yang memiliki jabatan manajer perusahaan.

3) Kursi sekretaris
Kursi yang diperuntukkan untuk sekretaris pimpinan maupun manajer.

4) Kursi staf
Kursi yang diperuntukkan untuk karyawan kantor

5) Kursi hadap

Kursi yang digunakan khusus untuk aktivitas rapat atau pertemuan di kantor.
6) Kursi tunggu

Kursi tunggu dipergunakan untuk tamu yang berkunjung ke kantor.
c) Cabinet
1) Cabinet peraga

Elemen 6 - 13
Nabila
Modul Peralatan dan Aplikasi Teknologi Perkantoran

Cabinet peraga berfungsi untuk memeragakan dan menyusun buku, brosur, dan majalah.
2) Cabinet alat tulis

Cabinet yang memiliki dua pintu dengan rak yang digunakan untuk menyimpan peralatan kantor
dan keperluan kantor sehari-hari.
3) Filling cabinet
Filiing cabinet biasanya terdiri dari 4 kotak kecil yang digunakan untuk menyimpan map file atau
kartu yang berukuran kurang lebih 25 x 35 cm.
d) Loker
Loker adalah Perabot kantor yang terdiri dari dua pintu dengan rak untuk menggantuk pakaian atau
barang-barang saat di kantor.
e) Rotary filling sistem

Rotary filling sistem adalah perabot kantor seperti filling cabinet yang dapat
digerakkan dengan cara diputar.

f) Laci-laci kartu
Berbentuk semacam lemari rak dengan laci-laci yang lebih kecil daripada laci filling cabinet.

g) Panel yang dapat dipindah

Salah satu jenis perabot kantor yang berbentuk sejenis pembatas

3.3 Pemilihan Perabot Kantor
Faktor-faktor yang perlu diperhatikan saat membeli perabot kantor adalah:
a) Menentukan jenis furniture yang dibutuhkan
b) Perhatikan desain, corak maupun warna perabot agar dapat menyatu dengan ruangan kantor.
c) Kenali cara perawatan perabot tersebut

Elemen 6 - 14
Nabila
Modul Peralatan dan Aplikasi Teknologi Perkantoran

d) Pastikan telah memperoleh penawaran harga secara rata-rata.
e) Dapat menghemat ruang lantai
f) Tinggi meja terhadap kursi harus sepadan
g) Tidak terlalu berat, agar mudah untuk dipindahkan
h) Harus terdapat ruangan yang cukup di bawah meja agar dapat dibersihkan
i) Keawetan perabot dari logam lebih tinggi daripada perabot kayu
j) Risiko kebakaran pada perabot kayu relative lebih besar daripada perabot yang terbuat dari

logam.

RANGKUMAN

Peralatan atau perlengkapan kantor adalah suatu sarana dan prasarana yang dapat memperlancar
atau mempercepat pelaksanaan pekerjaan kantor. Manfaat peralatan atau perlengkapan kantor antara
lain adalah:

a. Memperoleh hasil yang maksimal dan memuaskan
b. Mempermudah dan mempercepat proses pelaksanaan kegiatan kantor
c. Sebagai sarana untuk mendukung aktivitas pekerjaan kantor
d. Bagian dari aset kantor dan pelengkap kantor.

Jenis Peralatan Kantor dapat dibagi menjadi 2, yaitu barang habis pakai dan barang tidak habis
pakai. Barang habis pakai contohnya adalah alat tulis kantor, ordner, tinta, cap tanggal, buku telepon,
dsb. Barang tidak habis pakai contohnya adalah stapler, perforator, timbangan surat, banderclip, dsb.

Mesin kantor merupakan salah satu alat penunjang untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan
efesien. Contoh dari mesin kantor adalah mesin ketik, printer, komputer, dsb.

Perabot kantor atau perkakas kantor adalah sarana prasarana yang menunjang kegiatan
administrasi perkantoran seperti meja, kursi, lemari, dan lain sebagainya. Perabot kantor biasanya
terbuat dari bahan besi, kayu ataupun bahan lainnya yang mampu tahan lama. Contoh dari perabot kantor
adalah meja, kursi, lemari, filling cabinet, dsb.

Elemen 6 - 15
Nabila
Modul Peralatan dan Aplikasi Teknologi Perkantoran