การใช้โปรแกรมประมวลคำ

การใช้
โปรแกรม
ผู้จัดทำ ประมวลคำ

นางสาวอัญชุลี นาคพล
นางสาวพิชชาภา เกื้อเสน
นางสาวอลิสา จีนกลับ
นางสาววรรณษรรัตน์ จิตรเพ็ชร
นายอภิสิทธิ์ สุนทรธรรมมาสน์

กลุ่มเรียน 63004.152

เสนอ อาจารย์กรรณิการ์ แก้วเชื้อ

Microsoft Word

โปรแกรมประมวลผลคำ หรือที่นิยมเรียกกันว่า โปรแกรมเวิร์ดโพรเซสเซอร์ ( Word
Processor Program) เป็นโปรแกรมที่ช่วยสร้างเอกสารประเภทต่างๆ ได้อย่างสะดวก
และรวดเร็ว อาทิเช่น จดหมาย บันทึกข้อความ ใบปะหน้า โทรสาร แบบฟอร์มต่างๆ
เป็นต้น โดยเก็บในสื่อ อิเล็กทรอนิกส์แทนกระดาษ ผู้ใช้สามารถเพิ่มเติม หรือแก้ไขข้อมูล
ที่จัดเก็บได้ โดยที่ไม่ต้องพิมพ์ ใหม่ทั้งหมด

โปรแกรมการประมวลผลคำ ได้รับความนิยมอย่างแพร่หลายในปัจจุบัน ส่วนหนึ่งก็
เนื่องมาจากความสามารถของโปรแกรมที่มีฟังก์ชันการใช้งานที่หลากหลาย และได้มีการ
พัฒนาเพิ่มขึ้นตลอดเวลา จากการใช้งานประเภทงานเขียน (Writing) จนสามารถใช้
งานเพื่อการสร้างเอกสาร (Document) ที่มีทั้งตัวหนังสือและรูปภาพในรูปแบบต่างๆ

โปรแกรมปะมวลผลคำที่มีชื่อเสียงโปรแกรมแรก คือโปรแกรมเวิร์ดสตาร์
(Word Star) เกิดขึ้นในช่วงที่มีการนำเอาคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลมาใช้ในสำนักงาน
ประมาณปี 1980 จวบจนกระทั่งปี 1983 ที่เริ่มใช้การระบบปฏิบัติการวินโดวส์
โปรแกรมประมวลผลคำจึงมีการพัฒนาขึ้นมาอีกระดับหนึ่ง ที่ใช้วิธีจัดเอกสารบน
จอภาพให้เห็นเหมือนรูปแบบที่เราต้องการ ที่เรียกว่า WYSIWYG (What You See
Is What You Get) โปรแกรมที่วิธีการนี้มาใช้คือ โปรแกรม Apple Writer ของ
บริษัทแอ๊ปเปิ้ลคอมพิวเตอร์ ต่อมาก็มีโปรแกรม Word Prefect ของบริษัท Corel
และโปรแกรม Microsoft Word ของบริษัทไมโครซอฟท์ ที่โด่งดังในปัจจุบัน

สำหรับผู้ใช้งานที่ไม่ต้องการมีปัญหาเรื่องลิขสิทธิ์ อาจจะเลือกใช้
โปรแกรม OPenOffice.org Writer ซึ่งเป็นโปรแกรมประมวลผลคำ ที่มี
ประสิทธิภาพไม่แพ้โปรแกรมไมโครซอฟท์เวิร์ด สามารถนำมาใช้ได้โดยไม่มี
ค่าใช้จ่ายเนื่องจากเป็นโปรแกรมประเภทโอเพ่นซอร์สนั่นเอง

การบันทึกเอกสาร
(Save)

เมื่อมีการจัดทำเอกสารข้อมูลหรือการแก้ไขข้อมูลแล้ว จะต้องมีการบันทึกแฟ้มเอกสาร

นั้นเก็บไว้เป็นแฟ้มข้อมูล เพื่อการเรียกใช้งานในภายหลังซึ่งการบันทึกงานเอกสาร

มีขั้นตอนในแต่ละกรณีดังนี้ คือ

1. ในกรณีที่เป็นการบันทึกเอกสารครั้งแรกมีขั้นตอน ดังนี้

1) นำเมาส์คลิกปุ่มออฟฟิศเลือกคำสั่ง บันทึก หรือ บันทึกเป็น หรือ นำเมาส์คลิกแถบ

เครื่องมือด่วนรูปแผ่นดิสก์ หรือกดแป้น Ctrl + S บนแป้นพิมพ์

2) ปรากฏไดอะล็อกบ็อกซ์ บันทึกเป็น ให้กำหนดโฟลเดอร์ที่จะบันทึกเอกสาร ในกรณี
ต้องการสร้างโฟลเดอร์ใหม่จะต้องคลิกปุ่ม New folder (สร้างโฟลเดอร์ใหม่) เพื่อการ
จัดเก็บข้อมูลที่เป็นระบบจะปรากฏกรอบการสร้างโฟลเดอร์ให้พิมพ์ชื่อโฟลเดอร์ใหม่ลงไป

3) พิมพ์ชื่อของแฟ้มเอกสารลงในช่อง ชื่อแฟ้ม เป็นภาษาไทยหรือภาษาอังกฤษ
แต่ต้องไม่เกิน 256 ตัวอักษร และห้ามใช้ชื่อที่ต้องห้ามหรือมีสัญลักษณ์พิเศษอื่นใด

4) นำเมาส์คลิกปุ่ม บันทึก แฟ้มข้อมูลที่บันทึกของโปรแกรม จะมีส่วนขยายหรือ
นามสกุลเป็น .docx

การตั้งชื่อและกำหนดโฟลเดอร์สำหรับการบันทึกเอกสารนี้ จะปรากฏขึ้นเพียง
ครั้งแรกครั้งเดียว เมื่อบันทึกงานครั้งแรกเท่านั้น

2. ในกรณีที่บันทึกเอกสารหลังจากที่มีการจัดเก็บมาก่อนหน้าแล้ว ถ้าได้จัดเก็บ
เอกสารไว้แล้ว และได้เปิดเอกสารออกมาใช้งานหรือแก้ไข และต้องการจัดเก็บ อีกครั้งหนึ่ง
ในชื่อเดิมและโฟลเดอร์เดิม สามารถทำได้ดังนี้

1) นำเมาส์คลิกแถบเครื่องมือด่วนรูปแผ่นดิสก์ หรือใช้คำสั่งลัด โดยกดแป้น
Ctrl + S บนแป้นพิมพ์

2) โปรแกรมจะบันทึกแฟ้มข้อมูลโดยไม่ต้องตั้งชื่อใหม่ถ้าต้องการที่จะบันทึกแฟ้ม
ข้อมูลเดิม แต่ต้องการสร้างเป็นแฟ้มใหม่ และมีชื่อใหม่ จะต้องใช้เมนูคำสั่ง บันทึกเป็น
ส่วนขั้นตอนเหมือนกับในกรณีที่เป็นการบันทึกเอกสารครั้งแรก

การปิดแฟ้มงานเอกสาร
(close)

หลังจากที่บันทึกงานเอกสารแล้ว ถ้าแฟ้มงานเอกสารนี้ไม่ต้องการทำงานอีกต่อไป
ในตอนนี้ ควรจะปิดแฟ้มนั้น โดยมีขั้นตอนดังนี้
1. คลิกปุ่ม แฟ้ม เลือก จบการทำงาน/ปิด

2. หรือคลิกปุ่ม Close มุมบนขวาสุด
ของหน้าต่างเอกสาร

3. ถ้าการสั่งปิดเอกสารโดยยังไม่ได้มีการบันทึกเอกสารหลังจากการแก้ไขล่าสุด
จะมีข้อความเตือนก่อนการปิดเอกสารนี้

การปิดโปรแกรม
(Close Program)

การปิดหรือการออกจากโปรแกรมสามารถทำได้หลากหลายวิธีเช่นเดียวกับการ
เรียกใช้งาน โปรแกรม ซึ่งจะต้องทำเมื่อต้องการปิดเครื่องหรือไม่ต้องการใช้งานแล้ว
ซึ่งถ้ายังไม่ได้บันทึก เอกสารโปรแกรมจะถามยืนยันว่าจะบันทึกเอกสารก่อนหรือไม่
เช่นเดียวกับการปิดเอกสาร

1 . คลิกปุ่ม แฟ้ม เลือกจบการทำงาน

2. หรือคลิกปุ่ม Close มุมบนขวาสุด
ของหน้าต่างเอกสาร

3. การปิดโปรแกรมโดยการกดแป้น Alt + F4 บนแป้นพิมพ์ การตั้ง
รูปแบบของเอกสารก่อนการพิมพ์เอกสารทุกครั้ง ควรตั้งค่ารูปแบบของเอกสาร
ให้ตรงกับความต้องการก่อน

การเปิดเอกสาร
ขึ้นมาใช้งาน (Openword)

เมื่อได้บันทึกเอกสารไว้แล้วและต้องการที่จะนำเอกสารเดิมที่บันทึกมาใช้งานใหม่

หรือต้องการแก้ไขเพิ่มเติมนั้น มีขั้นตอนการปฏิบัติดังนี้

1. นำเมาส์คลิกปุ่ม แฟ้มหรือสามารถเลือกเปิดจากรายการเอกสารล่าสุด

หรือคลิกปุ่มคำสั่ง บนแถบเครื่องมือด่วน

2. เลือกคำสั่ง เปิด บนคำสั่งย่อย หรือกดแป้น Ctrl + O หน้าจอจะปรากฎ
ไดอะล็อกบ็อกซ์ เปิด

1. ที่ช่อง 1 ให้ระบุชื่อโฟลเดอร์ที่จัดเก็บข้อมูลงานเอกสารไว้
2. ช่อง ชื่อแฟ้ม ให้พิมพ์ชื่อแฟ้มข้อมูลที่ต้องการลงไปหรือคลิกชื่อแฟ้มข้อมูล
ที่ต้องการแล้วดับเบิลคลิก หรือคลิกปุ่ม เปิด

นอกจากการเปิดเอกสารด้วยคำสั่งเปิดแล้ว สามารถเปิดเอกสารได้ด้วย
การเลือกจากเอกสารล่าสุด ซึ่งมีเอกสารล่าสุดที่ได้เคยเปิดขึ้นมาใช้งานให้เลือกเปิดได้
โดยส่วนของเอกสารล่าสุดจะแสดงเมื่อคลิกปุ่ม แฟ้ม

ในทางปฏิบัติแล้วสามารถเปิดแฟ้มงานเอกสารเก่ามาใช้งานได้
โดยการเปิด โปรแกรม Windows Explorer แล้วค้นหาแฟ้มงานเอกสารที่มีอยู่ตาม
โฟลเดอร์ต่าง ๆ จากนั้นดับเบิลคลิกเพื่อเปิดการใช้งาน

การเพิ่มคำสั่งจาก
แท็บริบบอน (Ribbon Tab)

การเพิ่มคำสั่งจากแท็บริบบอน สามารทำได้โดยการคลิกเมาส์
ขวาบนปุ่มคำสั่งที่ต้องการแล้วเลือกเพิ่มลงในแถบเครื่องมือด่วน

และหากต้องการเอาปุ่มคำสั่งออกจากแถบเครื่องมือด่วน ให้คลิกเมาส์
ขวาบนปุ่มคำสั่งนั้นแล้วเลือกเอาออกจากแถบเครื่องมือด่วน

การเรียกใช้งานโปรแกรม

การเรียกใช้งานโปรแกรม การเรียกใช้งานหรือเข้าสู่โปรแกรมมีวิธีปฏิบัติได้หลายวิธีดังนี้
1. โดยการคลิกปุ่ม Start มีขั้นตอนดังนี้
1) คลิกปุ่ม Start ของวินโดวส์คลิกเลือก All Program

2). คลิกเลือก Microsoft Office

3). คลิกเลือก Microsoft Word 2010

2. การเปิดแฟ้มข้อมูลโดยตรง เช่น การเปิดแฟ้มข้อมูลด้วย Windows Explorer เป็นต้น
มีขั้นตอน ดังต่อไปนี้

คุณสามารถเปิดแฟ้มหรือโฟลเดอร์ใน Windows เพื่อทำงานต่างๆ
เช่น การแก้ไขข้อมูลในแฟ้มหรือการทำสำเนาของแฟ้มหรือโฟลเดอร์ได้
เมื่อต้องการเปิดแฟ้ม คุณต้องมีโปรแกรมที่สัมพันธ์กับแฟ้มนั้น
โดยทั่วไปแล้วจะเป็นโปรแกรมเดียวกันกับที่ใช้สร้างแฟ้มนั้น

วิธีการเปิดแฟ้มหรือโฟลเดอร์ใน Windows มีดังต่อไปนี้
1). ค้นหาแฟ้มหรือโฟลเดอร์ที่คุณต้องการเปิด
2). คลิกสองครั้งที่แฟ้มหรือโฟลเดอร์เพื่อเปิด

หมายเหตุ

เมื่อคุณคลิกสองครั้งที่แฟ้ม ถ้ายังไม่ได้เปิดโปรแกรมที่สัมพันธ์กับแฟ้มนั้นไว้
โปรแกรมจะเปิดขึ้นโดยอัตโนมัติ เมื่อต้องการเปิดแฟ้มในโปรแกรมอื่น

ให้คลิกขวาที่แฟ้มดังกล่าว แล้วชี้ไปที่ เปิดด้วย แล้วคลิกโปรแกรมที่เข้ากันได้ในรายการ

เมื่อคุณคลิกสองครั้งที่โฟลเดอร์ โฟลเดอร์นั้นจะเปิดขึ้นใน Windows
Explorer ซึ่งจะไม่เปิดโปรแกรมอื่น

ถ้าคุณเห็นข้อความที่ระบุว่า Windows ไม่สามารถเปิดแฟ้มได้ บางทีคุณ
อาจจำเป็นต้องติดตั้งโปรแกรมที่สามารถเปิดแฟ้มชนิดนั้นได้ โดยในกล่องโต้ตอบ

ให้คลิก ใช้บริการเว็บในการค้นหาโปรแกรมที่ถูกต้อง แล้วคลิก ตกลง ถ้าบริการ
จดจำชนิดของแฟ้มได้ บริการจะแนะนำโปรแกรมให้คุณติดตั้ง

การใช้งานแถบริบบอน
ของโปรแกรม

ริบบอนเป็นเครื่องมือที่ถูกออกแบบมาให้แทนที่ส่วนของเมนู และทูลบาร์แบบเดิม
โดยการรวมคำสั่งเข้าด้วยกันแล้วแบ่งออกเป็นแท็บแทน ซึ่งแต่ละแท็บจะประกอบด้วย
กลุ่มคำสั่งต่างๆที่ใช้งานในลักษณะเดียวกันหรือใกล้เคียงกันเพื่อให้ง่ายต่อการใช้งาน
นอกจากนี้หากในกลุ่มคำสั่งใด ยังมีคำสั่งย่อยอื่นๆ อีก จะมีปุ่ม ที่อยู่บริเวณมุม
ล่างขวาของกลุ่มนั้นๆ สำหรับคลิกเปิดไดอะล็อกบ็อกซ์ เพิ่มเติมได้
1. ริบบอนหน้าแรก (Home)

ริบบอนหน้าแรก เป็นที่รวบรวมคำสั่งพื้นฐานของโปรแกรม เช่น การคัดลอก
เคลื่อนย้าย การวาง การจัดรูปแบบตัวอักษร การค้นหา และแทนที่ข้อความ เป็นต้น

2. ริบบอนแทรก (Insert)
ริบบอนแทรก เป็นริบบอนที่รวบรวมคำสั่งการแทรกวัตถุลงในเอกสาร เช่น รูปภาพ

ตาราง แผนภูมิ สมการ สัญลักษณ์ การสร้างหัวกระดาษ ท้ายกระดาษ แทรกหมายเลข
หน้าตัวอักษรศิลป์ เป็นต้น

3. ริบบอนเค้าโครงหน้ากระดาษ (Page Layout)
ริบบอนเค้าโครงหน้ากระดาษ เป็นริบบอนที่รวบรวมคำสั่งเกี่ยวกับการจัดการกับธีม
ขอบกระดาษ การจัดวางกระดาษแนวตั้งแนวนอน ขนาดของกระดาษ การแบ่งหน้ากระดาษ
การสร้างคอลัมน์ การใช้ลายน้ำให้กับเอกสาร สีพื้นกระดาษ เส้นขอบกระดาษ กำหนด
ระยะห่างระหว่างย่อหน้า จัดตำแหน่งวัตถุ หมุนภาพหรือข้อความ ชุดรูปแบบเอกสาร
ระยะขอบ การวางแนวหน้ากระดาษ กำหนดขนาดของกระดาษ การจัดคอลัมน์

4. ริบบอนการอ้างอิง (References)
ริบบอนการอ้างอิง กลุ่มคำสั่งที่เกี่ยวกับการพิมพ์รายงานหรือหนังสือ เช่น คำสั่งเกี่ยวกับ

การสร้างสารบัญ สร้างดัชนี หมายเหตุ การอ้างอิง ที่ต้องใช้ในการพิมพ์หนังสือ เป็นต้น

5. ริบบอนการส่งจดหมาย (Mailings)
ริบบอนการส่งจดหมาย เป็นริบบอนที่รวบรวมคำสั่งเกี่ยวกับการสร้างซองจดหมาย

ป้ายผนึก การสร้างจดหมายเวียน

6. ริบบอนตรวจทาน (Review)
ริบบอนตรวจทาน เป็นที่รวบรวมคำสั่งเกี่ยวกับการตรวจคำผิด ตรวจไวยากรณ์ของ
เอกสารที่ได้พิมพ์ การนับคำในเอกสาร การตรวจความถูกต้องของข้อความ การจัดการกับ
ข้อคิดเห็น การป้องกันเอกสาร

7. ริบบอนมุมมอง (View)
ริบบอนมุมมอง เป็นริบบอนรวมคำสั่งการดูเอกสารในมุมมองต่าง ๆ เช่น ดูแบบ

เต็มจอภาพ ดูเอกสารแบบโครงร่างเหมือนจริง ดูแบบเว็บ การซ่อนหรือแสดง
ไม้บรรทัด การซูม หน้าจอ การจัดการกับหน้าจอเอกสาร จัดเรียงหน้าจอกรณีที่เปิด
ไว้หลายๆ แฟ้ม การสลับหน้าจอเอกสาร การจัดการกับมาโคร เป็นต้น

8. ริบบอนคำสั่งเฉพาะ (Contextual tabs)
ริบบอนคำสั่งเฉพาะ จะปรากฏขึ้นเมื่อมีการใช้คำสั่งบางอย่างที่มีคำสั่งย่อยอื่นๆ ซึ่งจะมี

แท็บพิเศษเพิ่มขึ้นมาโดยอัตโนมัติ อาจจะเป็นเพียง 1 แท็บ หรือบางคำสั่งอาจจะ
มีหลายแท็บ อยู่ด้านขวาสุดในแถบชื่อเรื่อง ดังตัวอย่าง เมื่อมีการแทรกรูปภาพและ
คลิกเลือกที่รูปภาพ จะมีแท็บคำสั่งเครื่องมือรูปภาพ และมีแท็บย่อยอีก 1 แท็บ คือ รูปแบบ

9. การซ่อนและแสดงแท็บริบบอน
แท็บริบบอนจะประกอบไปด้วยแถบเครื่องมือจำนวนมาก จึงต้องใช้พื้นที่ในการแสดง

ข้อมูลที่มากตามไปด้วย ในกรณีที่ ต้องการซ่อนแท็บริบบอน ทำได้โดยการคลิกเมาส์ขวาที่
บริเวณแท็บริบบอนแท็บใดๆ แล้วเลือกคำสั่ง ย่อ Ribbon ให้เล็กสุด

หากต้องการให้แสดงแท็บริบบอนให้คลิกแท็บริบบอนอีกครั้งเพื่อเอา
เครื่องหมายถูกหน้าคำสั่ง ย่อ Ribbon ให้เล็กสุดออก

การใช้งานแถบเครื่องมือด่วน
(Quick access toolbar)

แถบเครื่องมือด่วน เป็นแถบเก็บปุ่มคำสั่งต่างๆ ที่ต้องใช้งานประจำโดยพื้นฐาน ซึ่งจะพบใน


โปรแกรมชุดไมโครซอฟท์ออฟฟิศ 2010 ทุกโปรแกรม เช่นกัน แต่สามารถเพิ่มคำสั่งที่ต้องใช้งาน

อยู่เป็นประจำ เพิ่มเติมหรือเอาออกได้ดังนี้
1. การเพิ่มคำสั่งในแถบเครื่องมือด่วน
การเพิ่มคำสั่งในแถบเครื่องมือด่วนสามารถเลือกคำสั่งต่างๆ โดยเลือกจากกำหนดแถบ
เครื่องมือด่วนเองในรายการที่มีอยู่สามารถทำได้ดังนี้

1) คลิกปุ่ม กำหนดแถบเครื่องมือด่วนเอง บริเวณด้านท้ายของแถบเครื่องมือด่วน

2) คลิกเลือกปุ่มคำสั่งที่ต้องการเพิ่มในแถบเครื่องมือด่วน

2. การเพิ่มคำสั่งจากคำสั่งรวมทั้งหมด
การเพิ่มคำสั่งจากคำสั่งรวมทั้งหมดเป็นการเพิ่มปุ่มคำสั่งที่มีอยู่ในโปรแกรมทั้งหมด
สามารถทำได้ดังนี้
1) คลิกปุ่ม กำหนดแถบเครื่องมือด่วนเอง

2) คลิกคำสั่งเพิ่มเติม

3) จะปรากฏกรอบหน้าต่างตัวเลือกของ Word
4) ให้คลิกเลือกปุ่มคำสั่งที่ต้องการทางด้านซ้ายมือและคลิกปุ่ม เพิ่ม

5) ถ้าต้องการเอาปุ่มคำสั่งไหนออกให้คลิกเลือกทางด้านขวาแล้วคลิกปุ่มเอาออก
6) ถ้าต้องการกลับไปใช้ค่าที่โปรแกรมกำหนดไว้คลิกเลือกตั้งค่าใหม่

การใช้แป้นพิมพ์เพื่อ
ทำงานกับแท็บริบบอน

แป้นพิมพ์ลัดเป็นวิธีใช้คำสั่งอย่างรวดเร็วโดยการกดแป้นเพียงไม่กี่ครั้ง จะอยู่ที่ตำแหน่งใด
ในโปรแกรม ทุกคำสั่งในโปรแกรมที่ใช้ริบบอนสามารถเข้าถึงได้โดยใช้แป้นพิมพ์ลัดโดยสามารถ
เรียกใช้คำสั่งส่วนใหญ่ได้โดยการกดแป้นพิมพ์เพียงไม่กี่ครั้ง โดยมีขั้นตอนปฏิบัติ ดังนี้

1) กดแป้น Alt บนแป้นพิมพ์ 1 ครั้งแล้วปล่อย
2) จะปรากฏตัวอักษร หรือตัวเลขกำกับที่แท็บริบบอน และที่แท็บเครื่องมือด่วน
3) กดตัวอักษรหรือตัวเลขที่แสดงบนคุณลักษณะที่ต้องการใช้งาน
4) จะแสดงตัวอักษรหรือตัวเลขเพิ่มเติมทั้งนี้ขึ้นอยู่กับแถบเครื่องมือที่กด

ตัวอย่างเช่น แท็บหน้าแรกถูกใช้งานอยู่ขณะที่กด ร จะแสดงขึ้นพร้อมกับเคล็ดลับ
แป้นพิมพ์สำหรับกลุ่มต่างๆ ในแท็บหน้าแรก

มุมมองเอกสาร
แบบต่าง ๆ

เพื่อความสะดวกในการสร้างเอกสารและทำงานกับเอกสาร สามารถแสดงเอกสารได้หลาก
หลายรูปแบบ โดยการสลับมุมมองแต่ละมุมมองที่แท็บมุมมองหรือปุ่มเครื่องมือมุมมองที่ด้านล่าง
ของหน้าต่างโปรแกรม

การจะใช้มุมมองของเอกสารในลักษณะใดขึ้นอยู่กับความจำเป็นของการใช้งานโดยมุมมอง
ในแต่ละรูปแบบมีดังนี้

1. มุมมองเค้าโครงเหมือนพิมพ์ ( Print Layout View)
มุมมองเค้าโครงเหมือนพิมพ์ เป็นมุมมองพื้นฐานเมื่อเปิดเอกสารในครั้งแรกเป็นมุมมองที่

แสดงผลลัพธ์ เช่น แสดงรูปภาพ เลขที่หน้า หัวกระดาษ การเว้นระยะระหว่างข้อความ เป็นต้น

2. มุมมองการอ่านแบบเต็มจอ (Reading View)
มุมมองการอ่านแบบเต็มจอ มุมมองที่สามารถอ่านเอกสารคล้ายกับการอ่าน

หนังสือ โดยมีการแบ่งเอกสารออกเป็นสองหน้า และจัดเอกสารโดยอัตโนมัติให้
มีอักษรขนาดใหญ่เพื่อให้สามารถอ่านได้สะดวก

3. มุมมองเค้าโครงเว็บ (Web Layout View)
มุมมองเค้าโครงเว็บ สามารถอ่านและค้นหาหัวข้อในเอกสารได้ง่าย มีขนาดอักษร

ความยาวหน้ากระดาษที่แสดงข้อความ เพื่อให้เหมาะสำหรับการอ่านเอกสารในลักษณะเว็บ

4. มุมมองเค้าร่าง (Outline View)
มุมมองเค้าร่าง เป็นมุมมองที่แสดงเฉพาะข้อความใน

เอกสารเท่านั้น โดยจะแสดงเป็นโครงสร้างของเอกสารว่า ประกอบ
ด้วยหัวข้ออะไรบ้างและแต่ละหัวข้อมีหัวข้อย่อยลงไปอีกกี่ระดับ

5. มุมมองแบบร่าง (Draft View)
มุมมองแบบร่าง เป็นมุมมองที่แสดงเอกสารเป็นแบบร่าง เพื่อให้สามารถแก้ไข

ได้อย่างรวดเร็ว เช่น หัวกระดาษ และท้ายกระดาษ เป็นต้น

สร้างเอกสารใหม่

การสร้างแฟ้มเอกสารใหม่ คือการพิมพ์ตัวอักษร ข้อความหรือบทความต่างๆ ลงบนโปรแกรม
แล้วสั่งพิมพ์เอกสารนั้นลงบนกระดาษโดยออกทางเครื่องพิมพ์ และบันทึกข้อมูลที่ได้จัดพิมพ์เก็บ
ไว้ใช้ในโอกาสต่อไปหรือแก้ไขปรับปรุง

เมื่อเรียกใช้งานโปรแกรมขึ้นมาครั้งแรก โปรแกรมจะสร้างหน้าเอกสารใหม่ให้ทันที เพื่อการ
ใช้งาน แต่ถ้าต้องการสร้างเอกสารขึ้นมาใหม่อาจเลือกสร้างจากเอกสารเปล่าขึ้นมาหรือสร้างจาก
แม่แบบที่โปรแกรมจัดเตรียมไว้ นอกจากนั้นยังสามารถเลือกสร้างแฟ้มเอกสารในรูปแบบอื่นๆได้
อีกมากมาย

ในการสร้างเอกสารใหม่นั้น มีขั้นตอนและวิธีการปฏิบัติดังนี้

สร้างเอกสารเปล่า
หากต้องการสร้างเอกสารโดยทั่วไป หรือกำลังทำงานกับเอกสารหนึ่งอยู่ และต้องการสร้าง

เอกสารใหม่ขึ้นมาหรือเริ่มใช้งานโปรแกรม ไม่ต้องการรูปแบบที่ซับซ้อนมากนัก การสร้างโดยวิธีนี้
เป็นวิธีหลักในการทำงานของโปรแกรม โดยสามารถพิมพ์ข้อมูลและปรับแต่งเอกสารได้ตาม
ต้องการ มีขั้นตอนดังนี้

1. คลิกปุ่มออฟฟิศ / แฟ้ม (แล้วแต่เวอร์ชันของโปรแกรม) หรือกดแป้น Ctrl + N จะ
เป็นการสร้างเอกสารใหม่อย่างรวดเร็ว จะปรากฏเมนูคำสั่งของปุ่มออฟฟิศให้คลิกคำสั่ง สร้าง

2. จะปรากฏหน้าต่างเอกสารใหม่ คลิกเลือกว่างและล่าสุด
และเอกสารเปล่า จากนั้นคลิกปุ่ม สร้าง

สร้างเอกสารใหม่จากแม่แบบ แม่แบบ (Template)
เป็นต้นแบบของเอกสารที่มีการจัดวางรูปแบบของข้อความบนหน้าเอกสารไว้ให้แล้ว เช่น มี

การกำหนดข้อความบนหัวกระดาษและท้ายกระดาษไว้ หรือกำหนดพื้นหลังของเอกสารไว้ เพียง
เลือกสร้างจากแม่แบบและเริ่มต้นพิมพ์ข้อมูลที่ต้องการลงไปได้ทันทีทำให้ไม่ต้องปรับแต่ง
เอกสารใหม่ทั้งหมดเหมือนกับการเลือกสร้างเป็นแบบเอกสารเปล่า มีขั้นตอนดังนี้

1. คลิกปุ่มออฟฟิศ/แฟ้ม จะปรากฏเมนูคำสั่งของปุ่มออฟฟิศ ให้คลิกคำสั่ง สร้าง

2. คลิกเลือกรูปแบบของแม่แบบที่ต้องการจากนั้นคลิกปุ่ม สร้าง

จะได้เอกสารที่สร้างขึ้นใหม่โดยที่ได้ต้นแบบของแม่แบบที่เลือกมาเป็นรูปแบบและข้อมูล
ในเบื้องต้นเพื่อจะได้พิมพ์ข้อความต่างๆ ลงบนเอกสารต่อไป

การใช้ฟังก์ชั่นต่างๆ
(Function)

1. การใช้เลขหรือจุดอัตโนมัติ
เมื่อต้องการทำรายการที่เป็นข้อๆ สามารถทำได้โดยอัตโนมัติ โดยไปที่
Home (Tab) -> Paragraph (group) -> Numbering

ถ้าต้องการเริ่มนับใหม่ให้คลิกขวา แล้วเลือก Restart at 1 หรือถ้าอยากเปลี่ยนรูปแบบ
ให้เลือก Bullets หรือ Numbering

***หมายเหตุ เมื่อต้องการจบรายการและขึ้นย่อหน้าใหม่ ให้ทำการกดปุ่ม Enter ที่
แป้นพิมพ์ 2 ครั้งและถ้าต้องการให้รายการขึ้นมาอีก 1 ลำดับชั้น ให้ทำการคลิกขวาที่ตรงนั้น
แล้วเลือก Decrease Indent หรือถ้าต้องการลงไปอีก 1 ลำดับชั้นให้เลือก Increase Indent

2. การใส่รูปภาพ
เราสามารถใส่รูปภาพได้หลายวิธี เช่น ทำการคัดลอกรูปภาพจากที่อื่นแล้วนำมาใส่ ใน

เอกสาร การเรียกรูปไฟล์รูปภาพที่เรามีจากฮาร์ดดิส์ก หรือการเรียกรูปภาพจาก คลิปอาร์ท
เป็นต้น ถ้าจะเรียกจากคลิปอาร์ท ให้ไปที่ Insert (Tab) -> Illustration (group) ->
Clip Art จากนั้นจะปรากฏแถบ Clip Art ทางด้านขวามือ เราสามารถใส่คำค้นได้ เพื่อการหา
เฉพาะรูปภาพที่เราต้องการ เมื่อได้รูปที่เราต้องการแล้วให้คลิกที่รูปนั้นจะได้รูปที่ต้องการใน
เอกสาร

3. การตรวจสอบสะกดคำผิด
มีคำผิดโปรแกรมจะขีดส้นใต้สีแดงให้ ทำให้รู้ว่าเราต้องตรวจสอบ (อาจจะไม่ผิด แต่

โปรแกรมไม่รู้จักคำนั้นก็ได้) โดยโปรแกรมจะแนะนำคำที่ถูกต้องให้เรา ให้เราคลิกขวาที่คำผิด
นั้นแล้วเลือกคำที่ถูกต้องจากเมนู หรือถ้าเราคิดว่าไม่ผิดให้เลือก Add to Dictionary

4. การแก้ไขรูปภาพ
ภาพที่เรานำเข้ามานั้นเราสามารถวางตำแหน่งหรือจัดการได้ตามต้องการ ให้คลิกซ้ายที่ภาพ
นั้น แล้วเลือก Format (Tab) -> Arrange (Group) -> Position จะทำให้เราเลื่อนภาพ
ไปวางในตำแหน่งต่างๆได้อย่างอิสระ ถ้าต้องการจัดการกับภาพนั้นสามารจัดการได้โดยการ
ปรับค่าต่างๆโดยไปที่ Format (Tab) -> Adjust (group) โดยเราสามารถเปลี่ยนสี
(Recolor) ,ความสว่าง (brightness) ,การตัดกันของสี (Contrast) ฯลฯ ได้

5. การใส่ตาราง
ให้คลิกที่ Insert (Tab) -> Tables (group) -> Table ให้คลิกซ้ายที่ตารางที่

เราสร้าง จะปรากฏ tab ที่ชื่อว่า Design และ Layout ขึ้นมาไว้ใช้สำหรับการจัดรูปแบบของ
ตาราง

6. การใส่หัวและท้ายกระดาษ
ให้ไปที่ Insert (tab) -> Header and Footer แล้วเลือก Header หรือ Footer

แล้วใส่ค่าตามที่เราต้องการ ถ้าต้องการใส่เลขหน้าให้เลือก Pate Number

7. การใช้เชิงอรรถ (Footnote)
การอ้างที่มาหรือคำอธิบายเพิ่มเติมในหัวข้อนั้นๆ สามารถทำได้โดยไปที่คำ ที่ต้องการอธิบาย

เพิ่มเติม แล้วไปที่ References (Tab) -> Footnotes (group) -> Insert Footnote

8. การเพิ่มคอลัมน์
ถ้าต้องการทำเอกสารหลายคอลัมน์ เช่น แผ่นพับ เป็นต้น สามารถทำได้โดยไปที่

Page Layout (Tab) -> Page Setup (group) -> Column แล้วเลือกจำนวนตามที่
ต้องการ

การใช้โปรแกรม
ประมวลผลคำอัตโนมัติ




โปรแกรมประมวลผลคำสามารถทำงานบางอย่างได้โดยอัตโนมัติ เช่น การสร้าง
สารบัญของรายงานหรือหนังสือ การสร้างสารบัญรูปภาพและตาราง การสร้างดรรชนี
การสร้างบรรณานุกรมและเชื่อมโยงภายในเอกสารได้โดยอัตโนมัติ เป็นต้น โดยการ
ทำงานแบบอัตโนมัติเหล่านี้ จำเป็นจะต้องเรียนรู้การตั้งค่าต่างๆที่จำเป็นให้ถูกต้องก่อน
จึงจะสามารถใช้งานได้

การกำหนด
Styles and Formatting

1. เริ่มต้นด้วยการกำหนดรูปแบบของ Font Heading ต่างๆ ที่ใช้ในเอกสาร เช่น ถ้า
ต้องการให้ Font ปกติ (Normal) ของเอกสารเป็น Font Angsana New ขนาด 16
pt ก็สามารถกำหนดได้โดยไปที่ Home (tab) แล้วคลิกที่ Dialog box launcher ของ
กล่อง Styles แล้วเลือก Normal -> Modify ดังรูป

2. จากนั้นให้กำหนดลักษณะของ Font ตามต้องการ ดังรูป

3. กำหนด Heading 1 และ Heading 2 ตามขั้นตอนเดียวกัน ดังรูป

การสร้างสารบัญอัตโนมัติ
(Table of Content :TOC)

การทำสารบัญอัตโนมัติจะช่วยให้เราไม่ต้องตามแก้ไขเลขหน้าในเวลาที่มีการเพิ่ม
หรือลดเนื้อหาแม้แต่เปลี่ยนหัวข้อใหม่ในเนื้อหานั้น สารบัญก็ปรับปรุงโดยอัตโนมัติ
ซึ่งจะทำให้การทำรายงานต่างๆ มีความสะดวกและรวดเร็วขึ้น

1. เริ่มจากการพิมพ์เนื้อหาที่ต้องการ


2. หัวข้อใดต้องการให้เป็นหัวข้อใหญ่ในสารบัญก็ให้ทำการ Highlight หัวข้อนั้น
แล้วเลือกให้เป็น Heading 1

3. ถ้าต้องการหัวข้อย่อยในสารบัญด้วยก็ทำการเลือกหัวข้อนั้นให้เป็น Heading 2 ดังรูป

4. เมื่อจัดการกับหัวข้อต่างๆเสร็จเรียบร้อยแล้ว ให้กลับไปยังหน้าที่จะเป็นหน้าสารบัญ
และเลือก References (tab) -> Table of Contents ดังรูป

5. เลือก Table of Contents ก็จะได้สารบัญอัตโนมัติตามต้องการ

การสร้างสารบัญตาราง

1. พิมพ์ข้อมูลตารางที่ต้องการในเอกสาร แล้วคลิกเลือกตำแหน่งที่ต้องการ
ใส่ชื่อตาราง ซึ่งอาจเป็นด้านบนหรือด้านล่างของตารางก็ได้ หลังจากนั้นเลือกที่
References (tab) ->Coptions (gtoup)-> Insert Caption




2. คลิกปุ่ม New Label… เพื่อตั้งชื่อ Label ใหม่ใช้คำว่า “ตาราง” จะได้ผลลัพธ์ ดังรูป

3. ทำการ Insert Caption กับตารางทั้งหมดที่ต้องการ (ไม่ต้องสร้าง New Label)

4.ไปที่เอกสารหน้าที่ต้องการให้เป็น“หน้าสารบัญตาราง” แล้วเลือก References
(tab) ->Coptions (gtoup) -> “Insert Table of Figures” หน้าต่าง Table
of Figures จะปรากฏขึ้นมา อย่าลืมเซ็ท Caption lable ให้ตรงกับที่เราต้องการ
(ในกรณีนี้คือ “ตาราง”) แล้วคลิก OK ก็จะได้สารบัญตารางตามต้องการ

สำหรับการสร้างสารบัญรูปภาพสามารถทำได้โดยทำตามขั้นตอนเช่นเดียวกับ
การสร้างสารบัญตาราง โดยอาจจะสร้าง Label ใหม่ที่มีชื่อ “รูปที่” หรือคำใดๆก็ได้
ที่สื่อความหมาย ก็จะได้สารบัญรูปภาพตามที่ต้องการ

ส่วนประกอบของ
โปรแกรม MS Word

เมื่อเข้าสู่โปรแกรมจะมีส่วนต่างๆดังนี้

1. แถบเครื่องมือด่วน (Quick Access Button) แถบเครื่องมือที่รวมคำสั่งที่ใช้
งาน เป็นประจำ เพื่อให้เรียกใช้งานง่ายและรวดเร็ว

2. แถบชื่อเรื่อง (Title Bar) บอกชื่อของโปรแกรมไมโครซอฟท์เวิร์ดและชื่อ
แฟ้มข้อมูลที่ถูกเปิดใช้งานในปัจจุบัน

3. ปุ่ม แฟ้ม เป็นที่รวบรวมคำสั่งที่ใช้งานกับแฟ้มงานทั้งหมด

4. ริบบอน ส่วนติดต่อกับผู้ใช้โดยแบ่งออกเป็นแท็บ (Tab)



5. กลุ่มคำสั่งย่อยในแถบริบบอน รวมปุ่มคำสั่งที่ใช้ควบคุมการสร้างงานทั้งหมด



6. แถบแสดงสถานะ (Status Bars) ทำหน้าที่แสดงตำแหน่งของตัวแทรก ข้อความ
ว่าอยู่ที่หน้าใดจำนวนของเอกสารว่า มีทั้งหมดกี่หน้า รวมทั้งสถานะต่าง ๆ เกี่ยวกับด้าน
การพิมพ์และการแกไข้เอกสารต่าง ๆ

7. มุมมองย่อ ขยาย(Zoom View) เป็นส่วนที่ใช้สำหรับมุมมองงานเอกสารย่อและขยาย

8. มุมมองเอกสาร (View) แสดงปุ่มคำสั่งที่ใช้ในการเปลี่ยนมุมมองของเอกสาร

9. แถบเลื่อน (Scroll Bars) ทำหน้าที่เลื่อนมุมมองต่าง ๆ ของจอภาพในลักษณะ
แนวนอนและแนวตั้ง เมื่อจอภาพไม่สามารถแสดงได้ในหนึ่งหน้าจอภาพ

10 .ตัวชี้เมาส์ (Cursor) คือ สัญลักษณ์แสดงตำแหน่งของเมาส์บนจอภาพ

11. ตัวแทรกข้อความ (Insertion Point) ทำหน้าที่เป็นตัวอักษรที่จะบอก
ตำแหน่งที่ จะพิมพ์หรือตำแหน่งที่จะแก้ไข

12.เมนูแฟ้ม จะ แสดงอยู่ที่มุมบนซ้ายสุดของหน้าต่างโปรแกรม ซึ่งจะพบใน

โปรแกรมชุด ไมโครซอฟท์ออฟฟิศ 2010 ทุกโปรแกรม ใช้สำหรับการเรียกเปิดเมนู

การใช้งานพื้นฐานเกี่ยวกับแฟ้มข้อมูลเช่น สร้าง เปิด บันทึก บันทึกเป็น พิมพ์ เป็นต้น

1. บันทึก (Save) การบันทึกเอกสาร
2. บันทึกเป็น (Save As) การบันทึกเอกสารที่ไดบันทึกแล้วเป็นชื่อใหม่ หรือ
เก็บ ไว้ในโฟลเดอร์ใหม่หรือรูปแบบเอกสารใหม่
3. เปิด (Open) นำเอกสารเก่าที่บันทึกเก็บไว้ขั้นมาใช้งาน
4. ปิด (Close) ปิดเอกสารที่กำลังใช้งานที่ต้องการปิด
5. ข้อมูล (Data) ข้อมูลงานนั้นๆ
6. ล่าสุด (Latest ) เอกสารที่เปิดใช้งานล่าสุด
7. สร้าง (New) สร้างเอกสารใหม่
8. พิมพ์ (Print) เป็นคำสั่งเกี่ยวกับการพิมพ์เอกสารทั้งหมด ได้แก่ พิมพ์
พิมพ์ด่วน และแสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์เป็นต้น
9. บันทึกและส่ง (Save and Send) บันทึกเอกสาร และส่งเอกสารที่สร้างไป
ทางอีเมลล์ และโทรสารอินเทอร์เน็ต

การตั้งค่าย่อหน้า

ในการทำรายงานนั้น การจัดรูปแบบย่อหน้าจะเป็นการจัดแบบ “การกระจายแบบ
ไทย” จะทำให้ย่อหน้าด้านหน้าและด้านหลังกระจายไปเท่าๆกัน มีความเป็นระเบียบ
สวยงาม สามารถทำได้โดยลากเมาส์ไปยังพื้นที่ทำงานแล้วคลิกขวา -> Paragraph
หรืออีกวิธีหนึ่งคือ ไปที่ Home (Tab) -> คลิกที่ Dialog box launcher ของ
Paragraph (group) จากนั้นจะสามารตั้งค่า Alignment เป็นไทย Distributed
และค่า Line Spacing เป็น single จะทำให้บรรทัดห่างกัน 1 บรรทัด

การตั้งค่าหน้ากระดาษ
(Setup)

ไปที่ Page Layout (Tab) -> Page Setup (group) -> Margins ->
CustomMargins… แล้วตั้งค่าหน้ากระดาษตามเอกสารนั้นๆ เช่น ถ้าเป็นรายงานให้ตั้ง
ขอบซ้าย 1.5 นิ้ว ขอบบน ขอบขวาและขอบล่าง อย่างละ 1 นิ้ว เป็นต้น

หมายเหตุ สามารถเปลี่ยนหน่วยขอการวัดได้โดยการคลิกที่ Office Button
(ปุ่มทรงกลมซ้ายบนสุด) -> Word Option -> Advanced ดูที่ Display และตรง
“Show measurements unit Of : ” สามารถเปลี่ยนหน่วยการวัดเป็น Inches ,
Centimeters และอื่นๆได้

ตั้งค่าตัวอักษร
(setup font)

การใช้ตัวอักษรที่ดีพิมพ์รายงานนั้นเราควรใช้ตัวอักษรรูปแบบเดียวกันทั้งรายงาน
ไม่ว่าจะเป็นภาษาไทยหรือภาษาอังกฤษทั้งนี้เพื่อทำให้ขนาดของตัวอักษร ภาษา
อังกฤษและภาษาไทย มีสัดส่วนเท่ากัน แลดูสวยงามเป็นระเบียบ รูปแบบตัวอักษรที่
แนะนำในการทำรายงานได้แก่ TH Sarabun PSK, Aagsana New เป็นต้น

การตั้งค่าตัวอักษรสามารถทำได้โดยลากเมาส์ไปยังพื้นที่ทำงานแล้ว
คลิกขวา -> Font หรืออีกวิธีหนึ่งไปที่ Home -> แล้วคลิกที่
Dialog box launcher ของ Font (group)



สาขาวิชาคณิตศาสตร์ คณะครุศาสตร์

มหาวิทยาลัยราชภัฏสุราษฎร์ธานี