Taklimat Pengguna MyGovUC 2.0 SUK Perak

PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN NEGERI PERAK

31 OKTOBER 2022 ISNIN

DEWAN SAIDINA OMAR

INSTITUT TADBIRAN ISLAM PERAK (INTIM)

Bahagian Pengurusan Maklumat

8.30 pagi Pendaftaran dan Sarapan Pasi

9.00 pagi Taklimat Pengguna MyGovUC 2.0
oleh Pernec Sdn Bhd

Sesi Soal Jawab

1.00 petang Makan Tengah Hari dan Bersurai

Dijemput ke “Booth MyGovUC 2.0”

Taklimat Pengguna

PEJABAT SETIAUSAHA KERAJAAN
NEGERI PERAK

Isnin | 31 Oktober 2022 | 8.30 Pagi - 2.00 Petang

DEWAN SAIDINA OMAR
INSTITUT TADBIRAN ISLAM (PERAK)

Agenda

Topik 1: Pengenalan MyGovUC 2.0 Topik 4: Sistem Aplikasi Sokongan
Topik 2: Perkhidmatan MyGovUC 2.0 Topik 5: Taklimat Pengguna
Topik 6: Kuiz
Peranan dan Tanggungjawab
Topik 3: Pengguna

Topik 1:
Pengenalan
MyGovUC 2.0

PENGENALAN

MyGovUC 2.0 adalah perkhidmatan
komunikasi dan kolaborasi bersepadu
yang diuruskan secara berpusat di
MAMPU.

Perkhidmatan ini terdiri dari Perkhidmatan
Utama iaitu e-mel, persidangan dalam
talian, perbualan dalam kumpulan,
pengarkiban dalam talian, perkongsian
fail, dan disokong oleh Sistem Aplikasi
Sokongan iaitu Sistem Pengurusan
Latihan (LMS), Sistem Pengurusan Profil
Pengguna (UPMS), Portal, Helpdesk dan
Sistem Pelaporan (Dashboard).

PENGENALAN (samb.)

Tujuan pelaksanaan MyGovUC 2.0 adalah untuk:
1. Meningkatkan, memperkasakan dan menambah
baik komunikasi dan kolaborasi dalam urusan
harian pentadbiran sektor awam.

1. Menyediakan perkhidmatan komunikasi dan
kolaborasi melalui integrasi dan konsolidasi
saluran-saluran komunikasi yang selamat, mudah
dan bersepadu.

1. Menjadi pemangkin kepada peningkatan
keberkesanan pentadbiran awam dan perluasan
penggunaan aplikasi umum dan strategik.

LATAR BELAKANG MyGovUC

1GovUC MyGovUC 2.0 MyGovUC 2.0

Microsoft Icewarp (Solusi Baharu)
Exchange
Google Workspace
Perkhidmatan bermula
pada tahun 1/1/2013 dan Perkhidmatan berkuatkuasa Migrasi ke solusi baharu
berakhir pada 31/12/2020 bermula pada 1/1/2021 bermula pada 26/11/2021
Menggunakan Software as a
Service (Saas)

Topik 2:
Perkhidmatan
MyGovUC 2.0

PERKHIDMATAN MyGovUC 2.0

PERKHIDMATAN UTAMA MyGovUC 2.0 PERKHIDMATAN SOKONGAN MyGovUC 2.0

E-mel Portal MyGovUC 2.0
storan e-mel dan drive sebanyak 1TB dsediakan untuk setiap pengguna www.mygovuc.gov.my

Meet Sistem Pelaporan (Dashboard)
Persidangan dalam talian dengan jumlah maksimum seramai 500 Sistem pelaporan dan integrasi GWS.
peserta. Setiap persidangan dapat dirakam sehingga 8 jam
Sistem Pengurusan Latihan (LMS)
Drive Portal LMS bagi pengurusan latihan
Saiz maksimum Drive untuk setiap pengguna adalah 750GB. Lampiran pengguna dan diintegrasi ke GWS
dan Drive mengaplikasikan Info Rights Management (IRM). SSO.
Sistem Pengurusan Profil Pengguna
Chat (UPMS)
Perbualan (chat) secara individu atau berkumpulan. Sistem pengurusan akaun pengguna
yang diintegrasi dengan GWS Cloud
Pengarkiban Dalam Talian Identity.
Pengguna mengarkib e-mel dengan memindahkan e-mel dari mailbox
utama tetapi masih boleh diakses melalui Google Mail. Sistem Meja Bantuan
Khidmat meja bantuan yang disediakan
Kawalan Dokumen Emel selama 24 jam sehari, 7 hari seminggu
Kawalan dokumen e-mel menggunakan fungsi Confidential Mode.
Portal Komunikasi & Kolaboratif
MySCUC Google Sites dan Google Current
Penghantaran dan penyimpanan Maklumat Rahsia Rasmi (Terhad
dan Sulit) di PDSA MAMPU

Mail Relay
Perkhidmatan Mail Relay juga disediakan.
Semua e-mel akan ditapis oleh anti-virus dan anti-malware

PERKHIDMATAN MyGovUC 2.0

MySCUC Portal MyGovUC 2.0

Mail Relay PERKHIDMATAN PERKHIDMATAN Dashboard
Kawalan UTAMA SOKONGAN LMS
Dokumen E-mel

Perbincangan Secara
Dalam Kumpulan

Penghantaran Fail UPMS
Bersaiz Besar
Meja Bantuan
Persidangan Dalam
Talian Portal Komunikasi &
Kolaboratif
Pengarkiban Dalam
Talian
E-mel

STATUS PELAKSANAAN SOLUSI BAHARU
MyGovUC 2.0 (SEHINGGA SEPTEMBER 2022)

Pengguna Aktif

388,375

2 23 187

SUK Negeri Kementerian Agensi

TWO STEP VERIFICATION (2SV)

Tujuan Implikasi Tidak Pengaktifan
Aktif 2SV 2SV
Tujuan 2SV adalah
untuk: Implikasi jika pengguna Perkara yang perlu
tidak mengaktifkan 2SV: diberi perhatian semasa
1) Meningkatkan tahap 1) Tidak dapat login ke mengaktifkan 2SV:
keselamatan akaun 1) Masukkan kata
pengguna. MyGovUC 2.0.
2) Perlu mendapatkan laluan baharu.
2) Memastikan akaun 2) Masukkan nombor
MyGovUC 2.0 yang kod login sementara
didaftarkan adalah daripada Meja telefon dan kod
valid. Bantuan MyGovUC pengesahan.
2.0. 3) Klik butang
3) Memupuk rasa ‘Hidupkan’.
tanggungjawab
pengguna terhadap
akaun MyGovUC 2.0.

Topik 3:
Peranan dan
Tanggungjawab
Pengguna

PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PENGGUNA

Menggunakan perkhidmatan e-mel Tidak boleh menyalahguna e-mel untuk
MyGovUC 2.0 bagi tujuan rasmi kerajaan menyebarkan/berkongsi maklumat yang
sahaja dan bukan untuk tujuan peribadi menyalahi undang-undang

Menggunakan e-mel Melaksanakan tetapan Pengesahan
dengan berhemah dan Dua Langkah (2 Step Verification -
2SV)
selamat
Melaporkan kepada
Mengambil cakna dengan [email protected]
hebahan-hebahan berkaitan sekiranya menerima e-mel yang
perkhidmatan MyGovUC 2.0 mencurigakan

Menggunakan perkhidmatan Mengemaskini profil pengguna di
MyGovUC 2.0 secara optimum UPMS (Self Service)

PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PENGGUNA

Topik 4:
Sistem
Aplikasi
Sokongan

SISTEM APLIKASI SOKONGAN

PERKHIDMATAN SOKONGAN MyGovUC 2.0

1 Portal MyGovUC 2.0
● Platform penyebaran maklumat mengenai perkhidmatan MyGovUC 2.0.

2 Portal Komunikasi & Kolaboratif
● Platform perkongsian dokumen, interaksi, media sosial dan lain-lain.

3 Sistem Pengurusan Latihan (LMS)
● Sistem pengurusan latihan pengguna MyGovUC 2.0.

4 Sistem Pengurusan Profil Pengguna (UPMS)
● Sistem pengurusan akaun pengguna MyGovUC 2.0.
● Digunakan oleh Pentadbir Unified Communication (UC) dan pengguna MyGovUC 2.0.

5 Sistem Meja Bantuan (Helpdesk)
● Sistem Meja Bantuan menyediakan perkhidmatan khidmat sokongan
(24 jam sehari, 7 hari seminggu).
Sistem Pelaporan (Dashboard)

6 ● Sistem pelaporan memaparkan pelbagai jenis laporan dan statistik bagi setiap
perkhidmatan MyGovUC 2.0.
● Digunakan oleh Pentadbir Unified Communication (UC).

SISTEM APLIKASI SOKONGAN

Portal MyGovUC 2.0

www.mygovuc.gov.my

Mengandungi maklumat berikut:
❏ Keterangan setiap perkhidmatan MyGovUC 2.0
❏ E-buletin MyGovUC 2.0
❏ Senarai aktiviti terkini
❏ Hebahan atau pengumuman
❏ Pekeliling dan borang-borang yang digunapakai
❏ Manual pengguna
❏ Soalan lazim
❏ Galeri aktiviti
❏ Log masuk ke perkhidmatan MyGovUC 2.0
❏ Borang aduan/permohonan atas talian ke Meja
Bantuan MyGovUC 2.0

SISTEM APLIKASI SOKONGAN

Portal Komunikasi dan Google Google
Current Sites
Kolaboratif
● Customize profil diri. ● Platform untuk
➔ Menggunakan platform ● Berkongsi idea dan membangunkan laman
GWS iaitu Google Currents web.
dan Google Sites berinteraksi antara
pengguna MyGovUC 2.0. ● Berkongsi fail
➔ Perkhidmatan yang ● Menyiarkan mesej dan
disediakan ini mengikut mesej penting
membolehkan pengguna yang dikongsi.
berkomunikasi secara ● Setup fungsi notifikasi.
kolaboratif antara ● Mempunyai fungsi chat.
pengguna dari semua
agensi yang terlibat.

SISTEM APLIKASI SOKONGAN

Sistem Pengurusan Latihan (LMS) Sistem Pengurusan Profil Pengguna
Tujuan: (UPMS)
meningkatkan pengetahuan dan Tujuan:
kemahiran pengguna MyGovUC 2.0. menguruskan profil kendiri, organisation unit (OU),
Pembelajaran Kendiri: akaun pengguna dan distribution list (DL)/groups.

❏ Manual pengguna dan video pembelajaran Pengguna:
disediakan. ❏ Kemaskini profil kendiri.

❏ Skop pembelajaran adalah berdasarkan Pentadbir UC:
perkhidmatan MyGovUC 2.0. ❏ Daftar, kemaskini dan hapus akaun
pengguna.
Latihan Diterajui Pengajar: ❏ Daftar, kemaskini dan hapus DL
❏ Latihan dalam talian secara two way ❏ Daftar, kemaskini dan hapus peranan
communication. pentadbir UPMS yang dilantik.
❏ Pengguna boleh mengikuti latihan mengikut
kesesuaian masa pengguna. Permohonan yang perlu melalui Meja Bantuan
❏ Permohonan adalah secara dalam talian. MyGovUC 2.0:

Webinar dan Persidangan Video: ❏ Pindah Organisation Unit (OU)
❏ Persidangan dalam talian secara one way ❏ Pindah pengguna with or without carry
communication.
❏ Koleksi rakaman video latihan disediakan. mailbox
❏ Pendaftaran akaun email alias.
Nota: Sijil latihan disediakan setelah selesai sesi latihan,
pengguna menjawab kuiz dan maklum balas latihan.

SISTEM APLIKASI SOKONGAN

Sistem Meja Bantuan (Helpdesk) Sistem Pelaporan (Dashboard)
Tujuan: Tujuan:
memberi bantuan khidmat sokongan menjana laporan dan statistik bagi
kepada semua pengguna MyGovUC 2.0. setiap perkhidmatan MyGovUC 2.0.
Saluran aduan:
❏ E-mel- [email protected] Pasukan Projek MyGovUC 2.0:
❏ Telefon - 03-8320 0660 ❏ Memantau penggunaan perkhidmatan
❏ https://pernechelpdesk.freshservice.com/su MyGovUC 2.0 di peringkat agensi.

pport/home (Chat) Fungsi-fungsi istimewa:
❏ Laporan dan statistik dipapar dalam bentuk
Tempoh Perkhidmatan: Dashboard yang menarik.
Laporan dan statistik dipapar dalam bentuk 24 ❏ Laporan dan statistik boleh dimuat turun
jam sehari, 7 hari seminggu mengikut pelbagai format fail.

Topik 5:
Taklimat
Pengguna

PENGGUNAAN E-MEL 4) Out of Office Auto Reply
5) Grant Access
3) Confidential Mode 6) Signature

2) Penerimaan E-mel
1) Penghantaran E-mel

PENGGUNAAN KALENDAR

Menghantar jemputan

01

02 Menerima jemputan

03 Jemputan persidangan dalam GOOGLE CALENDAR
talian

PERSIDANGAN DALAM TALIAN (VC)

Memulakan jemputan Menerima jemputan

Meeting for later 01 01 Melalui Google Meet

Start an instant 02 02 Menggunakan Meeting
meeting Code

Schedule in Google 03 03 Melalui Google
Calendar Calendar

Fungsi lain semasa persidangan dalam talian:

Present Q&A Polls Recording Layout Breakout
now room

Whiteboarding Host Background
Control

PENGHANTARAN FAIL BERSAIZ BESAR

GOOGLE DRIVE

01 02 03

Memuat naik Mewujudkan Berkongsi &
dokumen dokumen berkolaborasi
baharu
dokumen

PERBUALAN (CHAT)

GOOGLE CHAT

Perbualan Spaces
1:1

Perbualan Fungsi
1 : Many bersepadu

USER PROFILE MANAGEMENT SYSTEM
(UPMS)

1 Pendaftaran akaun
pengguna baharu

2 Pengurusan akaun
pengguna

USER PROFILE 3 Pengurusan
MANAGEMENT Distribution List (DL)

SYSTEM
(UPMS)

4 Pengurusan
Pentadbir UC

5 User Self Service
(USS)

Sesi Soal Jawab &
Maklum Balas

TERIMA KASIH

Borang Maklumbalas Pengguna

Pasukan MyGovUC 2.0
Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia

(MAMPU)

Ketua Bahagian/Jabatan dan Pegawai ICT
Bahagian-Bahagian Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Perak

dan Jabatan/Agensi Kerajaan Negeri

Pernec Sdn Bhd

Unit Operasi, Rangkaian dan Dokumentasi
Unit Pentadbiran, Kewangan dan Aset
Unit Pembangunan