PENGELOLAAN KARTU UTANG Kompetensi Dasar: 3.7. Menganalisis kartu utang 4.7. Melakukan pencatatan kartu utang SMK Budi Utomo Perak Jombang Bahan Ajar Tujuan Pembelajaran: Melalui penerapan model pembelajaran Problem Based Learning diharapkan peserta didik mampu : 1. Memproses transaksi yang berkaitan dengan utang dengan tepat 2. Menghubungkan kartu utang yang terkait untuk masing-masing kreditur dengan tepat 3. Menganalisis kartu utang dengan tepat 4. Melakukan pencatatan kartu utang dengan benar
PENGERTIAN KARTU UTANG Dalam istilah akuntansi bahasa Inggris, kartu utang disebut dengan ACCOUNT PAYABLE SUBSIDIARY LEDGER atau buku besar pembantu utang usaha. Kartu utang sendiri merupakan sebuah catatan yang menampilkan riwayat transaksi dan jumlah utang tertentu yang dimiliki perusahaan atau unit usaha kepada pemasok (Kreditur). Utang dagang pada dasarnya merupakan perpanjangan kredit yang diberikan pemasok kepada debitur (atau pembeli dalam aktivitas transaksi) waktu untuk melakukan pembayaran suplai. Kartu utang ini membantu mencatat semua utang dagang yang dimiliki oleh perusahaan. Biasanya jangka waktu pembayaran dilakukan dalam 30, 60 atau 90 hari tergantung kesepakatan antara perusahaan atau unit usaha dengan Kreditur
Dalam aktivitas harian kita, utang kerap dianggap sebagai sesuatu yang negatif. Namun, bagi sebuah perusahaan, utang sangat penting untuk mendukung perkembangan bisnis. Tidak hanya perusahaan, negara-negara di berbagai belahan dunia pun menggunakan utang untuk bisa meningkatkan pertumbuhan perekonomiannya. Karena itulah, perusahaan harus mengelola kartu utang dengan baik agar tidak mengalami kerugian, sebelum mempelajari kartu Utang, Kita terlebih daluhu harus tahu pengertian utang ? Utang merupakan kewajiban yang harus dibayar perusahaan kepada pihak ketiga dengan cara menyerahkan aktiva atau jasa dalam jangka waktu tertentu Akun utang terbagi menjadi 2 yaitu : 1. utang jangka pendek atau hutang yang jatuh temponya kurang dari 1 tahun contoh : utang dagang, utang wesel, via beban yg masih harus dibayar dll 2. utang jangka panjang yaitu utang yg jatuh temponya lebih dari 1 tahun contoh : utang hipotik, utang obligasi, urang bank dsb.
Dalam catatan akuntansi utang dicatat dalam beberapa pos pembukuan yaitu : 1. Jurnal umum 2. Jurnal khusus (pembelian) 3. Kartu persedian 4. Kartu utang 5. Buku besar pembantu utang Metode pencatatan utang : Dalam pencatatan utang perusahaan atau unit usaha menggunakan voucher payable procedure, berkurangnya utang kepada debitur dicatat dengan cara mengarsipkan memo debit dalam arsip bukti kas keluar yang belum dibayar menurut nama debitur. Syarat Pembayaran: Dalam pembelian barang dagangan telah ditetapkan syarat pembayarannya kepada kreditur, misalnya 2/10, n/30 ini berarti bahwa pembayaran akan diterima pelunasan dalam tempo maksimal 10 hari dari tanggal kejadian akan diberikan potongan oleh si penjual sebesar 2% dari harga jual, tapi kalau diterimakan dalam tempo 30 hari/11 hari ke atas tidak diberikan potongan oleh si pembeli, utang dagang umumnya diakibatkan karena pembelian barang dagangan secara kredit, mungkin juga syarat pembayaran bisa menggunakan termin sebagai berikut 2/5 – n/45, 3/10 – 11/75, 3/15 – n/60, dan sebagainya.
Berikut adalah data sumber pencatatan dalam kartu utang: 1. Jurnal pembelian merupakan tempat pencatatan faktur pembelian yang dilakukan secara kredit 2. Memo kredit sebagai bukti adanya retur dalam transaksi pembelian • Kartu utang bisa disebut sebagai perpanjangan atau perluasan dari buku besar umum yang berisi catatan transaksi keuangan selama periode tertentu. Keberadaannya akan memudahkan unit usaha melakukan pelacakan pada utang yang mereka miliki. • Dalam kartu utang dagang biasanya ada sejumlah informasi terkait kreditur seperti pemasok. Informasi ini termasuk nama, riwayat transaksi yang pernah dilakukan serta data-data lain yang diperlukan. • Bisa disimpulkan bahwa kartu utang adalah kartu yang dipakai untuk mencatat nilai utang dari transaksi belanja unit usaha yang dilakukan secara kredit. Dalam setiap periode akuntansi, Kartu utang juga menjadi sumber informasi mengenai laporan posisi saldo utang serta waktu jatuh temponya. 3. Bukti Kuitansi dalam pengeluaran kas.
1. Faktur pembelian yang dilakukan secara kredit yaitu dokumen yang mencatat transaksi pembelian barang atau jasa di mana pembayaran tidak dilakukan secara tunai pada saat transaksi terjadi, tetapi ditangguhkan untuk waktu tertentu sesuai dengan syarat-syarat kredit yang disepakati 2. Memo kredit sebagai bukti adanya retur dalam transaksi pembelian merupakan bagian penting dari pencatatan akuntansi perusahaan atau unit usaha 3. Bukti Kuitansi dalam pengeluaran kas merupakan dokumen tertulis yang sangat penting dalam manajemen keuangan untuk menunjukkan bahwa telah terjadi suatu pembayaran Berikut merupakan data sumber dalam pencatatan data mutasi utan ke saldo kartu utang:
Fungsi Kartu Utang Kalau kita pernah melakukan pencatatan keuangan pribadi, ada daftar pengeluaran dan pemasukan beserta tanggalnya, dalam buku utang, seperti itulah kira-kira fungsi kartu utang, catatan tersebut dinamakan mutasi utang dagang, dimana ada pengurangan atau penambahan utang kepada setiap debitur. Fungsi lain dari adanya buku utang adalah: 1. Membantu perusahaan atau unit usaha untuk melakukan kontrol internal dan audit akun lewat informasi saldo utang kepada setiap kreditur 2. Memastikan catatan keuangan dalam buku besar ditulis dengan benar dan tidak ada kekeliruan 3. Membantu penyusunan saldo terutang serta biaya/pembelanjaan yang belum lunas untuk masing-masing kreditur 4. Mempermudah proses pelacakan pembayaran utang 5. Menjadi bukti pembayaran utang perusahaan sekaligus pengingat waktu jatuh tempo pembayaran utang.
Pengelolaan Kartu Utang Dalam perusahaan atau unit usaha yang menyelenggarakan akuntansi manual, peralatan, dan perlengkapan dokumen transaksi yang diperlukan dalam pengelolaan utang, antara lain sebagai berikut: 1. Jurnal pembelian merupakan pencatatan dari faktur pembelian sebagai bukti dokumen transaksi pembelian barang dagangan secara kredit, dalam kartu utang di catat ke dalam mutasi kredit. Tgl Keterangan Ref Debet Kredit Pembelian Serba-Serbi Utang Dagang Ref Akun Jumlah
2. Jurnal umum merupakan Memo kredit/Nota Kredit dari kreditur sebagai bukti transaksi retur pembelian yang tidak sesuai dengan harapan Tgl Keterangan Ref Jumlah Debet Kredit 3. Jurnal pengeluaran kas merupakan bukti transaksi yang menunjukkan pengeluaran aktiva dari debitur untuk membayar sebagian atau pelunasan kepada kreditur Tgl Keterangan No Bukti Debet Kredit Kas Utang Dagang Serba-Serbi Potong Pembelian Akun Jumlah
4. Kartu utang merupakan tempat mencatat data mutasi utang ke saldo kartu utang Nama Debitur (ditulis) Alamat KARTU UTANG Nama Kreditur : Alamat : Syarat pembayaran: No Rekening : Nama Bank : A/n Kreditur: Tgl Keterangan No bukti Mutasi Saldo Debet Kredit Debet Kredit Keterangan: 1. PT atau Unit Usaha : lengkapi dengan nama perusahaan yang menerbitkan atau yang memiliki kartu utang tersebut 2. Nama kreditur: berisi informasi perusahaan yang menyediakan layanan utang atau kredit. Satu kartu utang hanya boleh memuat informasi utang pada satu kreditor saja 3. Alamat: informasi mengenai alamat kreditor atau vendor yang ditulis dengan lengkap mulai dari jalan, RT dan RW, kecamatan sampai provinsi dan kode pos daerah setempat 4. Syarat pembayaran: di dalamnya terdapat informasi mengenai detail pembayaran termasuk metode yang disepakati bersama beserta rincian diskon jika ada untuk setiap transaksi yang dilakukan 5. Nomor rekening: adalah nomor rekening bank miliki kreditor yang digunakan oleh pemilik kartu utang untuk melakukan pembayaran 6. Bank: jenis bank yang dipakai oleh kreditor 7. A/N: berisi nama PIC (person in charge) atau penanggung jawab dari kreditor. PIC bisa berisi dengan nama perorangan maupun nama perusahaan
TERIMA KASIH Semoga Bermanfaat SMK Budi Utomo Perak Jombang 8. Tanggal: menjelaskan waktu transaksi baik untuk aktivitas pembelian, pembayaran maupun pelunasan cicilan kredit 9. Keterangan: kolom ini menjelaskan tentang rincian transaksi yang dilakukan serta informasi lain yang berkaitan dengan hal tersebut 10. Nomor bukti: nomor ini memuat data pembayaran maupun pembelian yang dilakukan oleh perusahaan kepada vendor. Anda bisa mengisinya dengan nomor nota pembayaran, kuitansi maupun nota pembelian 11. Pembelian: berisi nilai uang yang dibayarkan untuk setiap transaksi pembelanjaan barang maupun jasa 12. Pembayaran: nilai nominal pembayaran untuk setiap kali cicilan atau saat pelunasan 13. Saldo: merupakan nilai sisa utang perusahaan atau unit usaha yang jumlahnya akan berkurang setiap ada pembayaran cicilan.