Ariba Purchase Requisition For Requestor(Thai Version)

Ariba Purchase Requisition For Requestor

(Thai version)

REQUISITION PROCESS

การออกใบสงั ่ ซื้อ (PURCHASE REQUISITION)

2

Access Ariba P2P

1. การเขา้ E-Procurement มี 3 วธิ ี
 ไปทหี่ นา้ เว็บของ topintranet และคลกิ๊ ท่ี e-Procurement

1.

 เมอื่ โชวห์ นา้ ดงั กลา่ ว
ใหค้ ลกิ๊ ที่

2.

3

Access Ariba P2P

 หรอื จะเขา้ โดยตรงผา่ น URL : http://thaioil.procurement.ariba.com.
 หรอื ถา้ อยากลองเขา้ Test site ใหใ้ ช ้ URL: http://thaioil-t.procurement.ariba.com
2. เขา้ สรู่ ะบบใส่ username, Password และคลกิ๊ Login

Username

1 Password
2

3

4

Forget Password

ขน้ั ตอนการ Reset Password

1. คล๊กิ Forget Password ในหนา้ log on.
2. ใส่ Username ของคณุ และคล๊กิ ‘Submit’

2
1

5

Forget Password

3. คล๊กิ URL ใน E-mail.
4. ใส่ secret answer ของคณุ .

• รหสั ผา่ นจะจะตอ้ งเปลย่ี นทกุ ๆ 90 วัน.
• หากใสร่ หสั ผดิ 3 ครัง้ , account จะถกู ล็อค, รบกวนตดิ ตอ่ PTTDIGITAL เพอ่ื ทาการปลดลอ็ ค

4
3

6

Create Catalog requisition (Item)

เมอื่ ทาการ Login เขา้ มาในระบบจะแสดงหนา้ ดงั กลา่ ว

1. คล๊กิ ‘Requisition’ จะอยดู่ า้ นลา่ ง “Common Actions“ and “Create”,

1.
2.

7

Create Catalog requisition (Item)

2. ดาเนนิ การคน้ หาสนิ คา้ ทม่ี อี ยใู่ น Catalog ผา่ น supplier name หรอื keyword. และ กด
‘Enter’ หรอื

 คน้ หาดว้ ยการเลอื ก Material หรอื Service group หรอื คคู่ า้ , ใหค้ ล๊กิ เมนูดา้ นซา้ ย.
 เลอื กสนิ คา้ หรอื บรกิ ารจากรายการสนิ คา้ คน้ หาลา่ สดุ ไดจ้ ากชอ่ งดา้ นลา่ ง

ใสช่ อื่ ของสนิ คา้ หรอื ชอื่ ของคคู่ า้

คน้ หาผา่ น
commodity
หรอื คคู่ า้

หรอื คลกิ๊ จากรายการสนิ คา้ คน้ หาลา่ สดุ

8

Create Catalog requisition (Item)

34

3. ใสจ่ านวนสนิ คา้ หรอื บรกิ ารทตี่ อ้ งการ.
4. จากนัน้ คล๊กิ Add to Cart, ระบบจะทาการบนั ทกึ สนิ คา้ ไวใ้ นตะกรา้ ของทา่ น
 หากตอ้ งการสง่ั สนิ คา้ หรอื บรกิ ารเพม่ิ เตมิ สามารถดาเนนิ การเชน่ เดมิ ตามขนั้ ตอนที่ 1-4

Review cart : เมอื่ ตอ้ งการตรวจสอบสนิ คา้ ในตะกรา้ ของทา่ น
หรอื ลบสนิ คา้ ออก

9

Create Catalog requisition (Item)

5. เมอ่ื ไดส้ นิ คา้ หรอื บรกิ ารตามทตี่ อ้ งการครบถว้ นแลว้ คล๊กิ
สามารถคล๊กิ ไดต้ งั้ แตก่ อ่ น Review Cart และหลงั จากเขา้ สสู่ ว่ น Review Cart

5
5

10

Create Requisition (Summary)

6. หลงั จากนัน้ จะเขา้ สหู นา้ ของ ‘summary’ ซง่ึ Purchase requisition มี 3 สว่ นไดแ้ ก่
1) Summary
2) Line Items details
3) Comment and Attachment

1. Summary “Title” ใสช่ อ่ื ของใบสงั่ ซอื้ ใหช้ ดั เจน.
“PR Type”: เลอื กชนดิ ของ PR
“On Behalf Of”: ใสช่ อ่ื ผทู ้ ต่ี อ้ งการ
สนิ คา้ หรอื บรกิ าร
“Company Code”: ใสร่ หสั บรษิ ัทท่ี
ตอ้ งการจะใสส่ นิ คา้ หรอื บรกิ าร
“Deliver To”: ใสผ่ รู ้ ับสนิ คา้ หรอื บรกิ าร
“Need-by-Date”: ใสว่ นั ทตี่ อ้ งการ
สนิ คา้ หรอื วนั ทบี่ รกิ ารเสร็จสนิ้

11

Create Requisition (Summary)

2. line item :
1) โดย Tick checkbox หนา้ ชอื่ สนิ คา้ หรอื บรกิ าร.
2) คล๊กิ edit เพอื่ ตรวจสอบรายละเอยี ดสนิ คา้ หรอื บรกิ าร.

1.
2.

 สามารถทา PR ทมี่ ขี อ้ มลู เหมอื นกันได ้  เพมิ่ สนิ คา้ หรอื บรกิ าร
โดยการคล๊กิ Copy. คล๊กิ ‘Continue shopping’.

 สามารถคล๊กิ delete เพอื่ ลบสนิ คา้ หรอื  คล๊กิ delete เพอื่ ลบ PR
บรกิ ารทไี่ มต่ อ้ งการได.้  คล๊กิ ‘Save’ เมอ่ื กรอกขอ้ มลู เรยี บรอ้ ยแต่

ตอ้ งการออกจากระบบกอ่ น

12

Create Requisition (Summary)

การกรอกขอ้ มลู ในสว่ นของ line items
สาหรบั catalog PR, ในสว่ นนจ้ี ะมี
การใสข่ อ้ มลู อตั โนมตั ิ ไมต่ อ้ งแกไ้ ข

สาหรับ non- catalo PR,
ทางผอู ้ อก PR จะตอ้ งทาการกรอก
ขอ้ มลู เอง โดยรายละเอยี ดสามารถดู
ไดท้ หี่ นา้ ถดั ไป

13

Create Requisition (Summary) 14

“Account Assigment” เลอื กประเภทงบการเงนิ : F

(PM Order), I (Internal Order), K (Cost Center), A
(Asset) or N (Network).

“Item Category”: ใสค่ ่าตาม PR.

“Account Type”: เลอื กระหวา่ ง OPEX หรอื CAPEX.

“GL Account”: สาหรบั PM order, เลอื ก 8828000
หรอื 8858000, สว่ นออรเ์ ดอรอ์ ่นื กใ็ สต่ ามงบแต่ละสว่ น

“Internal Order”: เลอื ก PM order หรอื internal
order number ตามงบทเ่ี กย่ี วขอ้ งกบั สนิ คา้ หรอื บรกิ าร

“Cost Center”: เลอื ก cost center, ตามแผนกของผใู้ ช.้

“Bill To”: ตรวจสอบสถานทใ่ี หถ้ กู ตอ้ ง.

“Deliver To”: ตรวจสอบช่อื ผใู้ ช้

“Need-by-Date”: ตรวจสอบวนั ทต่ี อ้ งการรบั สนิ คา้ หรอื
บรกิ าร

Create Requisition (Summary)

1.

1. คลก๊ิ ‘Check’ เพื่อตรวจสอบ
งบประมาณ.

2. คลกิ๊ ‘ok.
3. คลก๊ิ ‘Show Approval Flow’.
4. คลก๊ิ ‘Submit’

2.

3.

4.

15

Create Requisition (Summary)

ถ้าหลงั จากที่คล๊กิ ‘ok’ และพบตวั หนงั สอื สีแดงดงั ในภาพข้างต้น หมายความวา่ ตรงดอกจนั สแี ดง
มีปัญหาอยู่ (*) จะต้องทาการแก้ไขให้ถกู ต้องก่อนคลก๊ิ ‘ok’ อีกครัง้ เพื่อดาเนินการขนั้ ตอ่ ไป

16

Real-Time Check Budget (ARIBA 14s)

13

2

Success
Failure

1. เมอื่ ทาการกรอกขอ้ มลู ครบถว้ น สามารถ คลกิ๊ Check

กอ่ น Submit เพอ่ื ทจี่ ะตรวจสอบ Budget
2. เมอื่ คลก๊ิ Check แลว้ หากมงี บประมาณพอทจี่ ะใชใ้ นการ

ออก PR จะขนึ้ ตวั หนงั สอื สเี ขยี ว หากไมพ่ อจะขน้ึ ตวั สี

แดง.

4 3. หากมงี บประมาณพอใหค้ ลกิ๊ submit เพอื่ สง่ PR.

4. และสง่ิ สาคญั จะตอ้ งตรวจสอบ requisitions status

Submitted o Submitted = ออก PR เป็ นทเี่ รยี บรอ้ ยแลว้
o Composing = งบประมาณไมพ่ อทจ่ี ะใชใ้ นการซอื้
17
สนิ คา้ หรอื บรกิ าร

Create Non-Catalog requisition (Line Item)

หากสนิ คา้ หรอื บรกิ ารไมม่ บี น Catalog จะตอ้ งดาเนนิ การ
เปิด PR แบบ Non-Catalog

1. คล๊กิ ‘Requisition’, จะอยดู่ า้ นลา่ ง “Common Actions“ and 1
“Create” เมอ่ื แบบมี Catalog

2. คล๊กิ ‘Add Non Catalog Item’

2

18

Create Non-Catalog requisition (Line Item)

3. กรอกรายละเอยี ดสนิ คา้ หรอื บรกิ ารใหค้ รบถว้ น
 Full Description – ใสร่ ายละเอยี ดสนิ คา้ หรอื บรกิ ารที่

ตอ้ งการ
 Commodity Code(SAP material group) คล๊กิ ตรง

ชอ่ ง และคล๊กิ ‘Search for more’.
 Account Type, เลอื กระหวา่ ง ‘OPEX’ กบั “CAPEX’.

4. Quantity = ใสจ่ านวน
5. Unit = ใสห่ น่วย
6. Price = ใสร่ าคา
7. Click
5. Click
6. กรอกขอ้ มลู สว่ น ‘Summary’ และ ‘line item’ เหมอื น

แบบมี Catalog และอยา่ ลมื คล๊กิ Check เพอ่ื
ตรวจสอบงบประมาณ และคล๊กิ Submit เพอื่ ออก PR

19

Create Non-Catalog requisition (Line Item)

การเลอื ก Commodity Code (Material Group) : 2

1. คล๊กิ dropdown และคล๊กิ ‘Search more’.
2. เลอื กสงิ่ ทสี่ ง่ั วา่ เป็ น Material หรอื Service โดยการคล๊กิ ’สามเหลยี่ ม’ หรอื คน้ หาโดยพมิ พ์ keyword

และคล๊กิ ‘search’.
3. คล๊กิ สามเหลยี่ มหนา้ main group ทต่ี อ้ งการ
4. จากนัน้ เลอื ก material group ทม่ี ี รหสั 6 ตวั

โดยการคล๊ กิ

1

34

20

CHANGE AND DELETE
REQUISITION

การแก้ไข และยกเลิกใบสงั่ ซื้อสินค้าหรือบริการ

21

Change Requisition

1. เปิ ด PR ทต่ี อ้ งการจะเปลยี่ นแปลง:

 เขา้ ไปทหี่ นา้ หลัก  จากนัน้ คล๊กิ ที่ My
Documents

 หรอื คน้ หาผา่ นชอ่ ง Search บนหนา้ หลกั , ใส่
PR ID(โดยไมต่ อ้ งใสค่ าวา่ ‘PR’) หรอื หวั เรอ่ื ง
PR, จากนัน้ คล๊กิ ทห่ี วั เรอ่ื งPR ทต่ี อ้ งการจะ
เปลย่ี นแปลง.

2. คลกิ๊ “Edit” :

 เพมิ่ หรอื ลบสนิ คา้ ,บรกิ าร หรอื แกไ้ ข
approval flow, จากนนั้ คลก๊ิ Submit

22

Editing and Withdrawing Requisition

 การแกไ้ ข PR ทม่ี ี Status เป็ น Submitted และยังไมผ่ า่ นการอนุมตั คิ รบถว้ ยสมบรู ณ์, PR จะสามารถ
แกไ้ ข หรอื ลบ PR ออก ไดโ้ ดยคล๊กิ ท่ี “Edit” ไดเ้ ลย จากนัน้ PR จะถกู ถอนออกและเปลย่ี นสถานะ
เป็ น Composing เพอื่ รอดาเนนิ การเรม่ิ กระบวนการอนุมัตใิ หม่

 หรอื จะทาการคล๊กิ ที่ “Withdraw” เพอื่ ให ้ PR เปลย่ี น status เป็ น Composing กอ่ นแลว้ คอ่ ยทา
การแกไ้ ข ้ หรอื ลบ PR นอี้ อก และคล๊กิ Submit มาใหมอ่ กี หนง่ึ ครัง้

23

Requisition Approval Flow

 เมอ่ื ทาการ submit PR เรยี บรอ้ ยแลว้ Ariba จะดาเนินการสรา้ ง Approval Flow ตามรปู ดา้ นล่าง

 วธิ กี ารดาเนินการอนุมตั แิ บบท่ี 1 => Approver สามารถทาการอนุมตั ผิ า่ นระบบ
 วธิ กี ารดาเนินการอนุมตั แิ บบท่ี 2 => Approver สามารถทาการอนุมตั ผิ า่ น E-mail แจง้ เตอื น

24