คู่มืคู่ อ มื การใช้ง ช้ าน APP SHEET องค์ก ค์ รที่ต้ ที่ อ ต้ งการ DIGITAL TRANSFORMATION สำ หรับ รั
ทำ ต่ อ ไ ป นั ก สู้ สารบัญ บั AppSheet คืออะไร ? AppSheet ทำ อะไรได้บ้าง ? AppSheet เหมาะกับงานแบบไหน ? ตัวอย่างแอปพลิเคชันที่พัฒนาโดย AppSheet ข้อจำ กัดของ AppSheet AppSheet มีค่าใช้จ่ายยังไงบ้าง ? ขั้นตอนการพัฒนาแอปพลิเคชันด้วย AppSheet ? ความพิเศษของ AppSheet อ้างอิง 1 2 3-5 7-8 9 10-11 12 13-18 สมาชิกผู้จัดทำ 19 20
APP STHEET คืออะไร AppSheet คือเครื่องมือที่ช่วยในการสร้าง Mobile Application สำ หรับใช้ในองค์กรโดยแทบไม่ต้องเขียนโค้ด ฟังก์ชั่นการทำ งานได้เทียบเท่าซอฟแวร์ สำ นักงานพวก Enterprise Resource Planning (ERP) ตั้งแต่การ งานเอกสาร งานบัญชี จองห้องประชุม
ความพิเศษของ APPSHEET อีกอย่างนึงคือ การที่ผู้ใช้สามารถสร้างฐาน ข้อมูลโดยใช้ Spread Shee หรือ Airtable ซึ่งแตกต่างจากการพัฒนาแอปพลิเคชันแบบ เดิม ที่ต้องสร้างฐานข้อมูลเฉพาะ เราพัฒนา AppSheet เพื่อให้ ใครก็ได้สามารถ พัฒนาแอปพลิเคชัน ใช้เองในองค์กร โดย ไม่จำ เป็นป็ต้องมีความ รู้ทางเทคโนโลยี " " ที่ Vision ของ AppSheet เป็นป็แบบนี้เพราะ มี หลาย ๆ องค์กรที่ใช้แอปพลิเคชันเพื่อปรับปรุง การทำ งานของตัวเอง แต่ก็ยังมีอีกหลายองค์กร ที่พบว่าการพัฒนาแอปพลิเคชันแบบเดิม (code based programming app) นั้นมีราคาสูง ซับ ซ้อน และใช้เวลานาน ทำ ให้มีแต่บริษัทยักษ์ ใหญ่เท่านั้น ที่สามารถทำ โปรเจค IT ดี ๆ ได้ ทางทีม AppSheet เลยเกิดแรงบันดาลใจที่จะ สร้างเครื่องมือที่จะช่วยให้ผู้ใช้ที่เป็นป็พนักงาน บริษัทสามารถสร้าง Business application ใน องค์กรของตัวเองได้
แอปพลิเ ลิ คชัน ชั ที่พั ที่ พั ฒนาโดย ตัว ตั อย่า ย่ ง APPSHEET
โดยแอปพลิเคชั่นนี้ เข้ามาแก้ปัญหาการสื่อสาร และการรายงาน ของแผนกทำ ความสะอาดในอาคารพาณิชย์ ที่ต้องมีการตรวจเช็ค ความสะอาดรอบเช้า รอบบ่าย และแจ้งซ่อมให้กับทีมช่างเทคนิค ปัญ ปั หาที่ผู้ ที่ เผู้ขีย ขี นสนใจเข้า ข้ไปแก้ใก้ น กรณีนี้ ณี คื นี้ อ คื ความซ้ำ ซ้อนใน กระบวนการทำ งาน ดั้งเดิม ที่ต้องกรอกราย ละเอียดลงกระดาษ ไปคีย์ข้อมูลหลังหมดวัน เพื่อทำ รายงานประจำ เดือน หรือแจ้งช่างเทคนิคเข้า มาซ่อม ตัวอย่าง Business process ของแผนกทำ ความสะอาดใน อาคารพาณิชย์
ผู้เขียนพบว่า! 48 ชม. 6 ชม. ยังไม่รวมถึงเวลาเฉลี่ยลี่ 6 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ (1 วันทำ งาน) ในการคีย์ข้อมูลจาก กระดาษ และทำ รายงาน ส่งบริษัทต้นสังกัด จากการทดลองใช้แอปพลิเคชั่น เราสามารถลดเวลาในการแจ้งซ่อม ทำ ความสะอาดเหลือ 4 ชั่วโมงต่อครั้ง ด้วยการทำ ระบบแจ้งเตือน แจ้งซ่อม ที่ทที่างทีมช่างเทคนิค หัวหน้าพนักงาน และพนักงาน ทำ ความสะอาดจะเห็นข้อมูลตรงกันทั้งหมด (Real-time collaboration) ไม่มีการส่งเอกสารไปมา (Decrease paper process) โดยหลักฐานทุกอย่างจะอยู่บน Spreadsheet ที่สที่ามารถ ตั้งเวลาให้ทุก ๆ สิ้นเดือน ส่งรายงานไปหาบริษัทต้นสังกัดผ่านทาง อีเมล์อัตโนมัติ (Email automation) ดูผลงานอื่นอื่ๆ ได้ที่ AppSheet Portfolio
เวลาปัจจุบัน ภาพถ่าย QRcode พิกัด location RFID ลายเซ็น โดยทั่วๆ ไป AppSheet สามารถสร้างแอปพลิเคชันสําหรับ บันทึกข้อมูลทั่ว ๆ ไป โดยรองรับข้อมูลได้หลายแบบ เช่น Barcode APPSHEET ทําอะไรได้บ้าง 7
การส่งอีเมล รองรับการทํา Automation เบื้องต้น เช่น สร้างไฟล์เอกสาร อัตโนมัติ นอกจากนี้ หากติดตั้งผ่าน AppSheet Engine จะทําให้ สามารถ รองรับการใช้งานแบบออฟไลน์และ ส่ง Push Notification ผ่านสมาร์ทโฟน การแจ้งเตือนผ่าน Line ละเอียดเพิ่มเติมที่ AppSheet Pricing APPSHEET ทําอะไรได้บ้าง 8
1. เพิ่มประสิทธิภาพในการสื่อสารด้วย (Real-time collaboration) เราสามารถใช้ AppSheet เพื่อติดตามการทํางานแบบ Real-time โดยที่ทุกคนเห็นข้อมูลตรงกันได้ผ่านสมาร์ทโฟน เหมาะกับงานแบบไหน ? APPSHEET 9 2. ลดข้อผิดพลาด และการทุจริตที่เกิดจาก พนักงาน (Human error and fraud prevention) 3. ลดงานซ้ำ ซ้อน (Duplicate work) และการใช้กระดาษ (Paper process) AppSheet มีช่องให้กรอกแบบ Auto complete ทำ ให้ลดการทุจริตได้จากการไม่ สามารถปลอมแปลงข้อมูล ยังทำ ให้พนักงานไม่ ต้องเสียเวลาบันทึกข้อมูลมากเกินจำ เป็นป็ ข้อมูลที่บันทึกสามารถปริ้นออกมาเป็นป็ รายงาน, ทำ ออกมาเป็นป็กราฟ หรือ แม้แต่ส่งเป็นป็อีเมลอัตโนมัติเป็นป็ ฟีเจอร์ ที่ช่วยลดงานซ้ำ ซ้อน
ข้อ ข้ จัด จั กัด กั ของ APPSHEET 1. AppSheet ไม่เหมาะกับการสร้างแอปพลิเคชันที่เที่ป็นป็ Public Application ระบบ AppSheet ยังไม่ได้ถูกออกแบบมาให้รองรับ InApp purchase, ระบบการจัดการสิทธิการเข้าถึงที่ซับซ้อน และ โทนของ User Interface ก็ไม่ได้มีให้เลือกหลาก หลาย จึงทำ ให้ AppSheet ไม่เหมาะกับการใช้พัฒนา Application ให้คนทั่ว ๆ ไปใช้ แต่เหมาะแก่พัฒนาเพื่อใช้ งานในองค์กรซะมากกว่า 2. AppSheet ไม่รองรับการเชื่อชื่มต่อฐานข้อมูลแบบ No SQL ระบบ AppSheet รองรับการใช้ Spread Sheet เป็นป็ ฐานข้อมูล หรือจะใช้ฐานข้อมูล SQL ที่มีอยู่ในบริษัท ก็ได้ แต่ในปัจจุบัน AppSheet ยังไม่รองรับการเชื่อม ต่อฐานข้อมูลแบบ No SQL ซึ่งอาจจะใช้ในงานที่ซับ ซ้อนมาก ๆ 2 10
ข้อ ข้ จัด จั กัด กั ของ APPSHEET 3. AppSheet ไม่เหมาะกับการสร้าง Application ที่ซัที่ซับซ้อน ที่มีที่มี การใช้ Third party API ระบบ AppSheet ในปัจจุบันยังไม่รองรับการ เชื่อมต่อ Third party API เพื่อใช้บริการของนัก พัฒนา เช่นการดึงข้อมูลมากจากที่อื่น หรือระบบ สั่งซื้อของเป็นป็ต้น แต่ถ้าหากเชื่อมต่อกับบริการอื่นจริง ๆ จะใช้ผ่าน Zapier 4. AppSheet ใช้ Spreadsheet ในการเก็บข้อมูลทำ ให้มีข้อจำ กัด ในการสเกลระบบ เมื่อเราใช้ AppSheet ไปสักพัก เริ่มมีข้อมูลใน ระบบมากขึ้น ระบบเราจะเริ่มช้า และกรณีที่มี หลาย ๆ Table ก็จะยิ่งช้าเข้าไปใหญ่ ซึ่งทำ ให้ไม่ เหมาะกับการทำ แอปพลิเคชันให้คนทั่วไปใช้ 11
APPSHEET มีค่ มี า ค่ใช้จ่ ช้ า จ่ ยยัง ยัไงบ้า บ้ ง ? สำ หรับ Basic Features (รองรับการทำ แอปพลิเคชันบันทึกข้อมูล ง่าย ๆ) ผู้พัฒนาสามารถใช้งานได้ฟรี หากอยากใช้ Advance Features (การทำ ระบบอัตโนมัติ การเพิ่ม ความปลอดภัยให้มากขึ้น) หรือมีผู้ใช้มากกว่า 10 คน จะเสียค่า บริการ คิดเป็นป็ต่อคน คนละ 5$ ต่อเดือน นอกจากนี้หากคุณผู้อ่านอยากทำ แอปพลิเคชันให้คนทั่วไปใช้ (รองรับผู้ใช้งานได้ไม่จำ กัด) ทาง AppSheet ยังมี Publisher Pro Plan ในราคา 50$ ต่อเดือนต่อแอปพลิเคชัน รายละเอียดเพิ่มเติมดูได้ที่ AppSheet Pricing 12
เพื่อให้เกิดการยอมรับในการใช้แอปพลิเคชัน หรือ เทคโนโลยีใหม่ๆ เราในฐานะผู้พัฒนาควรเริ่มจาก เรื่องเล็กๆ ปัญหาง่ายๆ หรืออาจจะเป็นป็ ปัญหาที่ เห็นๆกันอยู่ ทีสามารถทําได้เร็วๆ ไม่ต้องขออนุมัติ จากผู้บริหารระดับสูง เพื่อเมื่อเวลาทดลองทําแอป พลิเคชันมาใช้แล้ว คนในองค์กรได้เห็นภาพ ประโยชน์ของการใช้งานได้ง่าย ก ป แ ฒ อ า ย ขั ล็ ขั 1 พั เ ร ิ ทีเ ที อ p ลิ ว พ S ต t ก น ร น A เ จ ? น ด้ า e ป ค ๆ น เ. ป น า ญ ชั h ม า น p งา ก ห e 13 ้
การทําแผนภาพ Business process จะช่วยให้ผู้พัฒนาตอบคําถามกับ หัวหน้า หรือตัวเองได้ว่า ตัวแอปพลิ เคชั นจะถูกใช้มาเพื อแก้ป ญหาอะไร โดยการจัดแผนภาพของ Business process ทีดี ต้องสื อสารว่า กระบวนการทํางานมีอะไรบ้าง ? (Process) มีใครเกีย วข้องในกระบวนการนี บ้าง ? (Steakholder) มีจุดไหนทีต้ องมีการเก็บข้อมูล หรือใช้ข้อมูล ? (Data touchpoint) มีจุดไหนทีส ามารถพัฒนาได้ด้วยการใช้แอปพลิเคชั น ? (Problem) รายละเอียดเพิ มเติม เช่น สถานที ระยะเวลาในการทํางาน (Context) ร่ s า แ s ภ พ . c า s ะ ก B ศึ o ษ ล s ผ r u น แ ne i ง า 2 e p s 14
ข้อดีของ AppSheet อีกข้อนึงคือ การมีตัวอย่าง Application ทีเ รียกว่า Sample App จากหลากหลาย อุตสาหกรรม ให้เราลองเล่น ลองนําเสนอกับผู้ใช้งาน โดยยังไม่ต้องเริ มพัฒนาแอปพลิเคชั น ก่อนทีจ ะทําแอปพลิเคชั น ลองเอาไอเดียนี ไปคุยกับผู้มีส่วน เกี ยวข้อง (Steakholder) เพื อหยัง เสียงดูก่อนว่า แอปพลิเคชัน นี เปน การเพิ มงานให้ใครรึป าว ? แอปพลิเคชั นนี จะทําให้ใครบางคนเสียผลประโยชน์ม ัย ? แอปพลิเคชัน นีจ ะเปน ประโยชน์ต่อใคร ? 4. ดูตัวอย่างแอปพลิเคชั น Sample App เพื อดูความเปน ไป ได้ในการพัฒนา อ ย ว ข้ ด ดี ม ง กั น เ คุ ท ั อ ย ผู้มีผู้ ส่มีส่กี ร ื เ ห เ บ อ 3 ย ง . ไง ว 15
5. เริม ทดลองทําแอปพลิเคชั นด้วย AppSheet 1.สร้าง Spread Sheet ด้วย Google Sheet และระบุ ช่องที ต้องการให้ผู้ใช้กรอกลงไป 2.สมัครเข้าใช้ AppSheet และนําเข้า Spread Sheet จากข ันตอนที 1 เข้ามาเปน ฐานข้อมูล 16
UX Tab Data Tab 3.เมื อเข้าใช้งาน AppSheet ระบบจะให้เราต ังค่าโครงสร้าง ของข้อมูลใน Spread Sheet อีกทีผ่าน Data Tab 4. เมื อต ังค่าข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ระบบจะอนุญาตให้เราปรับ แต่งหน้าตาของแอปพลิเคชั น ผ่าน UX Tab 5. ปรับแต่งเรื องอื น ๆ ตามความเหมาะสม ดูขน ัตอนโดยละเอียด ได้ที 17
หากผู้ใช้ได้เริม ใช้งานแล้ว แน่นอนว่าผู้ใช้จะเริม เรียกร้อง ให้ทําฟเ จอร์โน่นนีเ พิ ม ซึ งเปน สัญญาณทีดี ของการยอมรับ แอปพลิเคชั นของเรา ฉะน ันจงพัฒนาต่อไปเรือ ย ๆ ชวนคน มาใช้เพิ มขึ นไปอีก ๆ หลังจากพัฒนาแอปพลิเคชั นตัวต้นแบบเรียบร้อยแล้ว ให้ เวลา 2 สัปดาห์ในการให้ผู้ใช้กลุ่มเล็ก ๆ สัก 5 – 10 คน ลองใช้งาน และติดตามฟ ดแบคจากการสอบถาม (ว่าเขา รู้สึกยังไงกับการใช้แอปพลิเคชัน ) และการเข้าไปดูข้อมูลใน ระบบ (ว่ามีคนใช้งานจริงม ัย) ในส่วนนี จะช่วยให้เราสามารถ พัฒนาแอพลิเคชัน ในข ันต่อไปได้ง่ายขึ น และเห็นป ญหาได้ เร็วกว่า การพัฒนาทีเดียวท ังระบบ 7.ปรับปรุงอ ย่างต่อเนือ งเพื อให้ผู้ใช้ยังคงใช้อย่าง สมํ าเสมอ . ช้ ม ผู้ ช ฟ ว า ใ น ค ใ 6 ช้ ใ า ห้ า ก แ น ง ร ด บ 18
อ้า อ้ งอิง อิ รู้จัก AppSheet เครื่อรื่งมือสร้างแอปพลิเคชันสำ หรับองค์กรที่ต้ที่ ต้องการ Digital transformation https://datayolk.net/technology/how-appsheet-can-transformyour-business/ ตัวอย่างแอปพลิเคชั่นที่จัดทำ โดย AppSheet https://www.appsheet.com/templates/%E0%B8%95%E0%B8%B4 %E0%B8%94%E0%B8%95%E0%B8%B2%E0%B8%A1%E0%B8%81 %E0%B8%B2%E0%B8%A3%E0%B8%97%E0%B8%B3%E0%B8%8 7%E0%B8%B2%E0%B8%99%E0%B8%82%E0%B8%AD%E0%B8% 87%E0%B9%81%E0%B8%9C%E0%B8%99%E0%B8%81%E0%B8% 97%E0%B8%B3%E0%B8%84%E0%B8%A7%E0%B8%B2%E0%B8 %A1%E0%B8%AA%E0%B8%B0%E0%B8%AD%E0%B8%B2%E0%B 8%94%E0%B9%83%E0%B8%99%E0%B8%97%E0%B8%B5%E0% B9%88%E0%B9%80%E0%B8%94%E0%B8%B5%E0%B8%A2%E0 %B8%A7?appGuidString=6a191f9a-24c5-4ce1-8d06- 29c0ab05a480 AppSheet Portfolio https://www.appsheet.com/portfolio/1779670 https://solutions.appsheet.com/pricing ขั้นตอนสร้างแอพโดยละเอียด https://medium.com/@gohnanthawadpromsorn/%E0%B8%A7%E0 %B8%B5%E0%B8%98%E0%B8%B5%E0%B9%83%E0%B8%8A%E 0%B9%89%E0%B8%87%E0%B8%B2%E0%B8%99%E0%B9%80% E0%B8%9A%E0%B8%B7%E0%B9%89%E0%B8%AD%E0%B8%87 %E0%B8%95%E0%B9%89%E0%B8%99-appsheet-83408197985a