Carta Alir & E-Portfolio

PPSK3013
PENGURUSAN

PUSAT
SUMBER

1

Carta Alir

2

Peruntukan Wang Suwa MULA
daripada PIBG

(RM2000)

Perancangan Pembelian

Pemilihan dan pembelian bahan

Memilih Pembekal

Mengeluarkan Borang Pesanan

TIDAK

Penerimaan Bahan
- Menyemak bahan

Pengkatalogan / Pengelasan / Proses
Teknik Bahan

Penyusunan Buku

3

1.0
Peruntukan Wang

Suwa Daripada
PIBG (RM2000)

4

1.1 Anggaran Belanjawan

Anggaran Belanjawan harus disediakan bagi mengetahui sumber dan kedudukan kewangan
serta memahami prosedur penggunaan atau perbelanjaan kewangan PSS. Penyelaras PSS
mesti mengemas kini dan mengurus Kewangan Pusat Sumber secara sistematik untuk
memastikan urusan pentadbiran dan pengurusan PSS berjalan dengan lancar dan segala
rancangan serta aktiviti dapat dilaksanakan sebaik mungkin.

ANGGARAN BELANJAWAN PSS 2021

ANGGARAN BELANJAWAN 2021
PUSAT SUMBER SEKOLAH, SJK (T) KARAK

A. PERUNTUKAN RM2000.00
RM2000.00
1. Wang Suwa Daripada PIBG
JUMLAH BELANJAWAN 2021

B. ANGGARAN BELIAN Peratus Jumlah (RM)
15.38 RM300.00
Butir 7.69 RM200.00
1. Buku Rujukan 23.08 RM420.00
2. Ensiklopedia 23.08 RM450.00
3. Buku Fiksyen 15.38 RM30.00
4. Buku Bukan Fiksyen 15.38 RM600.00
5. Majalah RM2000.00
6. Kamus JUMLAH

Jumlah Anggaran Belian 2021: RM2000.00

5

2.0
Perancangan

Pembelian

6

2.1 Perancangan Pembelian Bahan
Perancangan dan pembelian bahan perpustakaan harus dilaksanakan dengan betul, cekap dan
berkesan mengikut keperluan semasa. Perancangan pembelian bahan perpustakaan melibatkan
perbincangan antara Guru Penolong Kanan, Guru Kanan Mata Pelajaran atau Guru Panitia.
GPM juga mesti merujuk belanjawan yang diperuntukkan bagi pembelian bahan seperti bahan
monograf, bahan pandang dengar dan bahan terbitan bersiri.

7

3.0
Pemilihan dan
pembelian bahan

8

3.1 Proses Pemilihan dan Pembelian Bahan
Pemilihan dan pembelian bahan perpustakaan dari Wang Suwa hendaklah direkod. Pusat
Sumber Sekolah mestilah mengenalpasti pembelian bagi satu-satu item yang hendak dibeli sama
ada perlu dirujuk kepada PTJ atau tidak, dan mesti mengikut peraturan kewangan. Bahan yang
hendak dibeli perlu direkod ke dalam daftar stok. Bil atau invois hendaklah direkod dalam daftar
bil.
Langkah 1
Lantik jawatankuasa pemilihan dan pembelian bahan
Langkah 2
Adakan mesyuarat jawatankuasa pemilihan dan pembelian bahan
Langkah 3
Edaran dasar pemilihan dan pembelian bahan kepada semua ketua panitia
Langkah 4
Sediakan analisis koleksi terkini bahan bagi tahun semasa
Langkah 5
Ambil kira analisis kekuatan dan kelemahan koleksi semasa membuat perancangan pembelian
bahan
Langkah 6
Sediakan anggaran perbelanjaan tahun semasa
Langkah 7
Dapatkan senarai cadangan pembelian bahan daripada ketua-ketua panitia
Langkah 8
Buat penempahan bahan dari pembekal

9

3.2 Borang Pesanan Cadangan Buku

BORANG PESANAN CA
PERPUSTAKAAN

BIL. PENGARANG JUDUL/ TAHUN
EDISI TERBITA

1. Sulaiman Zakaria Panduan Penulisan Karangan 2010
2012
2. Lee Shok Mee Buku Sumber Sains 2018
2018
3. - Ensiklopedia Angkasa Lepas 2012

4. Normie Aktar Sari Tina Dengan Ratu Semut

5. Murad Arsad Anak Yang Berani

6. Edmund Terence China in Malaysia: State – 2020
2010
Gomez Business Relations And The

New Order

7. Dan Smith Think You Know It All?

ADANGAN BUKU 2021
N SJK (T) KARAK

N PENERBIT BIL. HARGA KUANTITI LULUS/
AN
M/S SEUNIT T.LULUS
(RM)

Penerbit Prestasi 202 RM30.00 5 unit LULUS
RM30.00 5 unit LULUS
Cemerlang m/s RM40.00 5 unit LULUS
RM28.00 10 unit LULUS
Penerbit Ilmu 156 RM28.00 5 unit LULUS
Bakti m/s 10 unit LULUS

Advantage Quest 64 m/s 5 unit LULUS
Publications

Dewan Bahasa 40 m/s
dan Pustaka

Dewan Bahasa 126

dan Pustaka m/s

SIRD & Palgrave 116 RM30.00
m/s

Micheal O’Mara 224 RM30.00

Books Ltd m/s

10

8. Kak Yong DBP: Majalah Dewan Pelajar 2021
2021
2021 2015

9. - DBP: Majalah Dewan Pelajar
2021

10. Dewan Bahasa dan Kamus Dewan Bahasa (Edisi

Pustaka ke-4)

Dicadangkan :- *Disemak :-

Nama : ________________ Nama : ________________

Jawatan : _____________ Guru Perpustakaan / Penyelaras PSS **
T/T. : _______________

T/T. : ________________
Tarikh : ________________

Tarikh : ________________

Dewan Bahasa 66 m/s RM3.00 5 unit LULUS
Dan Pustaka 5 unit LULUS
10 unit LULUS
Dewan Bahasa 68 m/s RM3.00
Dan Pustaka

Dewan Bahasa 1817 RM60.00

dan Pustaka m/s

Dilulus :- Tindakan :-

Nama : _______________ Tarikh Pesan :__________

Pengetua/G.B/GPK 1 ** Pembekal : ____________

T/T. : _______________ Tarikh Terima :_________

Tarikh : _______________ No. Invois : ____________
Catatan : _____________

11

4.0
Penerimaan Bahan

12

4.1 Penerimaan Bahan PSS
Borang pesanan dan buku yang diterima harus disemak supaya jelas dan betul. Jika buku yang
diterima tidak seperti yang dikehendaki, kembalikan kepada pembekal berkenaan. Kualiti bahan
juga harus disemak. Hal ini kerana, jika kualiti bahan tidak menepati kualiti yang ditetapkan
kembalikan bahan tersebut kepada pembekal. Kemudian, tandatangan Sijil Akuan Penerimaan
(SAP) setelah diyakini kualiti dan kuantiti bahan adalah sempurna. Seterusnya, kembalikan SAP
yang ditandatangani kepada pembekal. Selanjutnya, ambil tindakan untuk urusan pembayaran
dan rekod perolehan stok. Akhir sekali, failkan salinan invois bagi pembelian berkenaan untuk
tindakan seterusnya.

4.2 Carta Alir Apabila Menerima Bahan / Buku

Menerima Buku / Bahan Dari Pembekal

Semak Borang Pesanan Dan Invois Dengan Buku / Bahan Yang Diterima

TIDAK Adakah Buku Yang Diterima Itu
K Seperti Yang Tercatat Dalam
Borang Pesanan
Pulangkan Buku / Bahan
Itu Kepada Pembekal Periksa Keadaan Fizikal Buku /
Bahan Itu Adakah Dalam Keadaan
TIDAK
K Memuaskan

Rekodkan Butir-Butir Buku Dalam Keadaan Memuaskan

13

BORANG PESANAN
PTS BOOKCAFE SDN BHD

No. 12, Jalan DBP
68100 Batu Caves, Selangor

Tel: 60391880316

Perpustakaan SJK (T) Karak Tarikh :
Jalan Besar,
28600 Karak, Pahang.

Tuan, Butir Kuantiti Harga Seunit (RM)
Sila bekalkan barang berikut:

No. Rujukan

1234567890 Panduan Penulisan Karangan 5 unit RM30.00

1987654321 Buku Sumber Sains 5 unit RM30.00

9999988889 Ensiklopedia Angkasa Lepas 5 unit RM40.00

2324987980 Tina Dengan Ratu Semut 10 unit RM28.00

3944998800 Anak Yang Berani 5 unit RM28.00
098777770 China in Malaysia: State – Business Relations And The New Order
10 unit RM30.00

224448880 Think You Know It All? 5 unit RM30.00

444883220 DBP: Majalah Dewan Pelajar 2021 5 unit RM3.00

123222660 DBP: Majalah Dewan Pelajar 2021 5 unit RM3.00

666824380 Kamus Dewan Bahasa (Edisi ke-4) 10 unit RM60.00

Serahan : Angkutan dibayar 14
Syarat :
Diskaun Tunai 5% 10 hari

2% 30 hari
Osman
_________
Pengurus

INVOIS

PTS BOOKCAFE SDN BHD
No. 12, Jalan DBP

68100 Batu Caves, Selangor.
Tel: 60391880316

Kepada : Tarikh : Jumlah
Perpustakaan SJK (T) Karak (RM)
Jalan Besar, 28600 Karak, Pahang. Kuantiti Harga Seunit (RM)
Tel. 092311431 RM

Bil. Description

1. Panduan Penulisan Karangan 5 unit RM30.00
RM30.00
2. Buku Sumber Sains 5 unit RM40.00
RM28.00
3. Ensiklopedia Angkasa Lepas 5 unit RM28.00
RM30.00
4. Tina Dengan Ratu Semut 10 unit RM30.00
RM3.00
5. Anak Yang Berani 5 unit RM3.00
RM60.00
6. China in Malaysia: State – Business Relations And The New Order 10 unit

7. Think You Know It All? 5 unit

8. DBP: Majalah Dewan Pelajar 2021 5 unit

9. DBP: Majalah Dewan Pelajar 2021 5 unit

10. Kamus Dewan Bahasa (Edisi ke-4) 10 unit

(Ringgit Malaysia : Dua ribu sahaja) Jumlah 2000.00
Syarat : 5% 10 hari, 2% 20 hari
K. & K. di K PTS
Pengurus
Ani
Penerima 15

Gambar 1.0 : Sijil Akuan Penerimaan
16

Borang R

Bil. Tarikh No. Pengarang Judul

Perolehan Perolehan

1. 1/12/2021 000001 Sulaiman Zakaria Panduan Pe
Karangan

2. 1/12/2021 000002 Lee Shok Mee Buku Sumber Sains

3. 1/12/2021 000003 - Ensiklopedia A
Lepas

4. 1/12/2021 000004 Murad Arsad Anak Yang Berani

5. 1/12/2021 000005 Normie Aktar Sari Tina Dengan Ratu S

6. 1/12/2021 000006 Edmund Terence China in Malaysia:
Gomez Business Relation
The New Order

7. 1/12/2021 000007 Dan Smith Think You Know It A

8. 1/12/2021 000008 Dewan Bahasa dan Kamus Dewan

Pustaka (Edisi ke-4)

Rekod Perolehan

No. Tempat Penerbit Tarikh HARGA
Panggilan terbit terbit

enulisan - Pahang Penerbit Prestasi 2010 RM30.00
Cemerlang

s - Selangor Penerbit Ilmu Bakti 2012 RM30.00

Angkasa - Kuala Advantage Quest 2018 RM40.00
Lumpur Publications

- Kuala Dewan Bahasa 2012 RM28.00
Lumpur dan Pustaka

Semut - Kuala Dewan Bahasa 2018 RM28.00
Lumpur dan Pustaka

State – - Selangor SIRD & Palgrave 2020 RM30.00
ns And

All? - Selangor Micheal O’Mara 2010 RM30.00
Books Ltd

Bahasa - Kuala Dewan Bahasa 2015 RM60.00
Lumpur dan Pustaka

17

5.0
Pengkatalogan /
Pengelasan / Proses

Teknik Bahan

18

5.1 Pengkatalogan
Sebuah perpustakaan mengandungi koleksi bahan-bahan cetak dan bahan-bahan bukan cetak.
Bagi menggunakan bahan-bahan ini dengan mudah dan berkesan satu indeks atau senarai
bahan-bahan harus disediakan. Indeks dan senarai bahan dalam koleksi perpustakaan dikenali
sebagai katalog. Proses menyediakan katalog dipanggil Pengkatalogan.

Katalog mempunyai maklumat bibliografi tentang bahan bukan buku dan bahan buku yang
terdapat dalam koleksi pusat sumber. Katalog juga meangandungi butiran tentang nama
pengarang, judul, penerbit, tempat terbit, tarikh terbit serta huraian fizikal bahan berkenaan.

Tujuan katalog adalah untuk memudahkan pengguna mencari bahan atau maklumat tentang
sesuatu koleksi di pusat sumber dengan merujuk nama pengarang atau judul bahan. Selain itu,
katalog membantu pengguna memudah dan mempercepatkan proses pencarian maklumat dan
bahan di pusat sumber.

5. 1. 1 Format ISBD
International Standard Book Description (ISBD) menyediakan satu bentuk standard berkenaan
maklumat bibliografik yang boleh digunakan untuk menukar rekod di peringkat antarabangsa
dalam bidang katalog perpustakaan. ISBD membolehkan proses peniruan katalog (copy
cataloguing) berlaku dengan mudah. ISBD ditulis dan disusun mengikut struktur 8 area. ISBD
menggunakan tanda baca yang standard dan mengikut piawaian.

Gambar 2.0 : Struktur ISBD / struktur 8 area

19

Gambar 2.1 : Format ISBD

20

5. 1. 2 OPAC

OPAC adalah singkatan bagi Online Public Access Catalogue (Katalog Umum Atas Talian).
Maklumat dan bahan dapat dicari menggunakan pangkalan data komputer. OPAC merupakan
sistem katalog yang boleh diakses secara umum dan pengguna dapat mencari sesuatu bahan
yang diperlukan dengan pantas kerana terdapat informasi tentang lokasi bahan. Jika sistem
katalog dihubungkn dengan sistem sirkulasi, maka pengguna dapat mengetahui bahawa bahan
yang dicari ada atau tidak di perpustakaan.

Gambar 3.0 : Laman Web OPAC

21

5. 1. 3 Sistem Automasi Pusat Sumber
Sistem Automasi Pusat Sumber terbahagi kepada tiga iaitu Sistem VTLS, Sistem Tarantula PS-
Sentral dan Sistem ILMU.

“Virginia Tech Library Systems” (VTLS) merupakan sistem peredaran dan pengkatalogan
automatik. VTLS adalah salah satu daripada beberapa ISO 9001:2008 syarikat yang diperakui
kualiti dalam industri perpustakaan selama bertahun-tahun.

Dalam Sistem Tarantula, http://btp.tarantula.my/ adalah url atau capaian bagi IQPSS DAN I-
NILAM namun terdapat satu lagi sistem yang disediakan oleh tarantula ini ialah PS-SENTRAL di
mana ia menyediakan satu pengkalan sistem automasi yang berpusat secara online.

Sistem ilmu pula digunakan di IPGK, INTAN, agensi-agensi kerajaan dan perpustakaan
akademik.

Gambar 4.0 Sistem VTLS Gambar 4.1 Sistem Tarantula PS-SENTRAL

Gambar 4.2 Sistem Ilmu

22

5.2 Pengelasan
Pengelasan merupakan satu proses untuk mengorganisasikan bahan-bahan mengikut bidang,
mata pelajaran perkara dan topik. Tujuan pengelasan adalah untuk mengesan bahan dengan
cepat dan tepat di atas rak dan memulangkan bahan itu ke tempat asal. Selain itu, pengelasan
juga memudahkan penyusunan buku dan proses pilih buang serta proses semakan stok.
5. 2. 1 Pengelasan mengikut Sistem Perpuluhan Dewey (DDC)
Pengelasan Perpuluhan Dewey atau Dewey Decimal Classification (juga dikenali sebagai ‘’DDC’’
merupakan pengelasan bahan perpustakaan yang dibina oleh Melvil Dewey pada 1878. DDC
merupakan sistem pengelasan buku dan lain-lain bahan perpustakaan yang menggunakan
sepuluh kelas pengetahuan utama dan ia merupakan sistem pengelasan terawal di dunia. Lebih
135 negara menggunakan DDC ke atas sistem pengelasan bahan perpustakaan di negara
masing-masing. DDC digunakan bagi mengurus dan menyediakan akses kepada koleksi
perpustakaan masing-masing.

23

24

25

Gambar 5.0 :
Letakkan label DDC pada tulang buku bagi buku tebal dan kulit depan bagi buku-buku nipis

26

5. 2. 2 Nombor Panggilan
Setiap buku di perpustakaan mempunyai nombor panggilan yang unik. Nombor panggilan
membantu dalam mengenal pasti di mana sesebuah buku itu terletak di perpustakaan. Nombor
panggilan dimasukkan dengan susunan di Klasifikasi Library of Congress. Klasifikasi Library of
Congress mengatur bahan-bahan mengikut subjek. Bahagian pertama nombor panggilan
mewakili subjek buku. Seterusnya, bahagian huruf-dan-perpuluhan nombor panggilan mewakili
nama keluarga pengarang. Bahagian terakhir nombor panggilan adalah taikh penerbitan.

Gambar 6.0 :
Letakkan label nombor panggilan pada tulang buku bagi buku tebal dan kulit depan bagi buku-

buku nipis
27

5. 2. 3 Proses Sirkulasi & Shelving
Proses Sirkulasi melibatkan peminjaman dan pemulangan buku. Peminjam harus menunjukkan
kad ahli semasa meminjam bahan-bahan perpustakaan. Sebarang buku atau bahan-bahan tidak
dibenarkan keluar dari perpustakaan sebelum ia direkodkan oleh petugas perpustakaan. Bahan-
bahan yang dipinjam mesti dikembalikan pada atau sebelum tarikh / masa yang ditetapkan.
Pengguna harus memastikan rekod bagi buku yang dipulangkan telah dibatalkan sebelum
meninggalkan kaunter sirkulasi. Tempoh pinjaman buku mengikut kelayakan pinjaman
pengguna. Walau bagaimanapun, pihak pengurusan PSS boleh menetapkan tempoh pinjaman
yang berbeza mengikut jenis bahan. Pengguna yang tidak dapat memulangkan buku pada tarikh
yang ditetapkan harus membayar denda.
Shelving bermaksud penempatan buku-buku di rak yang ditetapkan merujuk DDC. Buku-buku
yang dipulangkan oleh pengguna akan ditempatkan semula di rak-rak. Tujuannya adalah untuk
memudahkan pengguna lain bagi mencari maklumat dan bahan tersebut dengan cepat dan
tepat.

28

5. 3 Proses Teknik Bahan Ke Proses
 Pemeriksaan bahan Penghasilan
 Pemeriksaan buku Kad Katalog
 Merekod butiran buku (slip kerja)
 Cara membuka buku
 Cop perolehan dan mengisi butiran
 Cop hak milik
 Membuat kocek buku
 Membuat kad buku
 Slip tarikh pulang
 Label panggilan

5. 3. 1 Carta Alir Proses Teknik Bahan Buku

Bahan diterima

Semak pesanan dan invois

Periksa fizikal bahan Habtar kembali ke Simpanan slip kerja ke
pembekal dalam fail mengikut senarai
Betul / Tidak rak

Proses Carian Nombor Masukkan maklumat ke
Pengelasan dalam rekod perolehan /
stok berasas slip kerja
 Masukkan slip kerja
 Cop no. perolehan  Lekatkan slip Betul / Tidak
 Cop perolehan dan pulangan dan Lengkapkan slip kerja
poket kad
lengkapkan butiran pinjaman 29
 Cop m.s rahsia
 Cop hujung buku  Lekatkan label
nombor
panggilan di
tulang buku

Gambar 7.0 : Pemeriksaan buku
30

Gambar 8.0 : Dapatkan cap perolehan dan mengecapkan pada bahan

31

Gambar 9.0 Cap hak milik di halaman rahsia
Gambar 10.0 : Lekatkan ‘Security Strip’ pada buku

32

Gambar 11.0 : Tampal kocek buku di sebelah dalam kulit belakang buku

33

Gambar 12.0 : Penyediaan kad buku

Gambar 13.0 : Lekatkan slip tarikh pulang

34

Gambar 14.0 : Letakkan label nombor panggilan pada tulang buku bagi buku tebal dan kulit
depan bagi buku-buku nipis

Gambar 15.0 : Penyediaan Slip kerja

35

6.0
Penyusunan Buku

36

6. 1 Penyusunan Buku
Penyusunan buku di para paling atas dari kiri ke kanan mengikut nombor panggilan.

Gambar 16.0 : Penyusunan buku di rak
37