จรรยาบรรณพนักงานเก็บเอกสาร

จรรยาบรรณ

พนักงานเก็บเอกสาร

พิมพร ศะริจันทร์/เขียน

บทความเลขานุการ 1
จรรยาบรรณพนกั งานเกบ็ เอกสาร

จรรยาบรรณพนักงานเก็บเอกสาร

เรื่อง : ภาพประกอบ นางสาวพมิ พร ศะริจนั ทร์ (8 มกราคม 2556)

อ่านบทความนกั เขยี นท่านหน่งึ ทช่ี ่นื ชอบ อนุช อาภาภริ ม ไดพ้ ดู ถงึ ยคุ ของขอ้ มลู
ขา่ วสารยคุ แรกว่า หลงั จากมกี ารประดษิ ฐอ์ กั ษรขน้ึ มา คนกส็ ามารถจดบนั ทกึ ได้
แทนทจ่ี ะเกบ็ ไวใ้ นสมอง คนอ่นื จะรบั รไู้ ดเ้ พยี งการเล่า กม็ าส่กู ารจด แลว้ พอมกี ระดาษ
กท็ าใหส้ ะดวกในการจด เกบ็ รกั ษาได้ กระจายข่าว พกพางา่ ย พอมเี ครอ่ื งพมิ พ์ จากท่ี
คดั ดว้ ยลายมอื หน่งึ เล่มตอ้ งใชเ้ วลาเป็นเดอื นเป็นปี เล่มทค่ี ดั กม็ รี าคาสงู อกี ทงั้ จะอ่าน
ไดก้ เ็ ฉพาะกลมุ่ การพมิ พแ์ ละกระดาษ จงึ ทาใหเ้ กดิ ขอ้ มลู ขา่ วสารเพม่ิ ขน้ึ
จนถงึ ตอนน้กี ระดาษกย็ งั มคี วามจาเป็นและยงั เป็นอกี เครอ่ื งมอื ในการสอ่ื สาร แมว้ ่าจะ

มขี อ้ มลู ทใ่ี ชใ้ นการส่อื สารซง่ึ ไมส่ ามารถจบั ตอ้ งแต่มาแทนท่ี ขอ้ มลู เหลา่ น้มี คี วาม
จาเป็นเพอ่ื ใชใ้ นการจดั การ ประมวลผล การวเิ คราะห์ พจิ ารณาตดั สนิ ในการทางาน

บทความเลขานกุ าร 2
จรรยาบรรณพนักงานเก็บเอกสาร

อยา่ งทเ่ี คยไดย้ นิ ผ่านหผู ่านตานนั้ คอื คาวา่ สารสนเทศ จนลา่ สุด ขอ้ มลู จะอยใู่ นรปู
ดจิ ติ อล อุปกรณ์สอ่ื สารอยใู่ นโทรศพั ทม์ อื ถอื เพยี งเครอ่ื งเดยี ว

แมร้ ปู แบบ ลกั ษณะขอ้ มลู จะแปรเปลย่ี นไปจากจบั ตอ้ งไดม้ าเป็นสงิ่ ทไ่ี รต้ วั ตน แต่เมอ่ื
จะนามาใชก้ ส็ ามารถแปรเปลย่ี นรปู ร่างไดต้ ามวสั ดทุ จ่ี ะนามารองรบั แต่ขอ้ มลู เหล่านนั้
จะไรค้ ่าหากไม่มผี ใู้ ชห้ รอื นาไปใชไ้ มก่ ่อใหเ้ กดิ ประโยชน์ มนั กก็ ลายเป็นเพยี งขอ้ มลู
ขยะทล่ี ่องลอยอยแู่ ค่นนั้ ฉะนนั้ คนใช้ จงึ จะเป็นผกู้ าหนดสถานะของขอ้ มลู เหล่านนั้
นอกเหนอื จากคนใชผ้ ทู้ ช่ี ่วยสนบั สนุนใหข้ อ้ มลู เหลา่ นนั้ ไดม้ คี ่าขน้ึ คงจะไมพ่ น้ คนเกบ็
หรอื พนกั งานเกบ็ เอกสาร (File Clerk) นนั้ เอง

สง่ิ สาคญั ควบคกู่ บั อาชพี ต่าง ๆ เรามกั จะไดย้ นิ คาวา่ จรรยาบรรณ ดงั นนั้ พนกั งาน
เกบ็ เอกสาร ในสานกั งานกย็ งั ตอ้ งมจี รรยาบรรณในอาชพี เชน่ เดยี วกนั กบั อาชพี อ่นื
จรรยาบรรณเป็นประมวลความประพฤตทิ ผ่ี ปู้ ระกอบอาชพี การงานแต่ละอยา่ งกาหนด
ขน้ึ เพอ่ื รกั ษาและสง่ เสรมิ ช่อื เสยี งและฐานะของสมาชกิ ผเู้ ขยี นเป็นอกี คนหน่งึ ท่ี
ปฏบิ ตั งิ านเกย่ี วขอ้ งกบั การใชข้ อ้ มลู เอกสาร เกบ็ รวบรวม ประมวลผล จงึ ลองเสนอ
ความคดิ เหน็ ในเรอ่ื งจรรยาบรรณฯ นอกจากน้ี บางสว่ นไดว้ เิ คราะหจ์ ากการให้
คาปรกึ ษา แลกเปลย่ี นกบั ผทู้ าเอกสารประกอบการสอนวชิ าการเกบ็ เอกสาร ซง่ึ เป็น
อกี หน่งึ วชิ าทเ่ี กย่ี วขอ้ งกบั ผเู้ รยี นทางดา้ นสายอาชพี สาขาพณชิ ยการ เรยี บเรยี งแลว้
กไ็ ดแ้ นวทางดงั น้ี

ให้บริการดว้ ยความเต็มใจ คาทใ่ี ชส้ มยั น้คี อื จติ บรกิ าร (Service Mind) เมอ่ื

รบั หน้าทน่ี ้ใี นองคก์ ร การมจี ติ บรกิ ารเป็นเรอ่ื งสาคญั ลาดบั ตน้ ๆ อยา่ คดิ วา่ ทางานไป
ตามหน้าท่ี ธุระไมใ่ ช่ เหมอื นกบั เวลาทเ่ี ราไปซอ้ื สนิ คา้ ชนิดหน่งึ ในรา้ นสะดวกซอ้ื แลว้
พนกั งานขายกเ็ สนอสนิ คา้ และบรกิ ารพว่ งซง่ึ มองดเู สมอื นวา่ ลกู คา้ ไดร้ บั ประโยชน์นนั้
ๆ จนเราเผลอควกั กระเป๋ าจ่ายเพมิ่ เน่อื งจากถูกใจ มากกวา่ จะคานึงถงึ ความจาเป็น
จรงิ ๆ ของสนิ คา้ ทงั้ ทต่ี อนแรกตอ้ งการเฉพาะบางอยา่ งเทา่ นัน้ ซง่ึ เราอยากเหน็ ภาพ
แบบน้เี กดิ ขน้ึ กบั ผทู้ าหน้าทเ่ี กย่ี วขอ้ งกบั การเกบ็ เอกสาร

บทความเลขานกุ าร 3
จรรยาบรรณพนกั งานเก็บเอกสาร

เกบ็ ความลบั ไดข้ อ้ สงั เกตบางประการคอื กล่มุ อาชพี เกย่ี วขอ้ งหรอื ทางานเอกสาร

นนั้ หน่ึงในคุณสมบตั ติ น้ ๆ จะขาดหายขอ้ น้ไี มไ่ ดเ้ ดด็ ขาด อาชพี เหลา่ นนั้ อาทิ
เลขานุการ เสมยี น นกั บญั ชี พนกั งานสานกั งาน ความซา้ ซากจาเจของงาน อยกู่ บั
กองขอ้ มลู เอกสารกระดาษจานวนมาก นานวนั เขา้ กม็ องขา้ มสง่ิ ทอ่ี ยใู่ กลต้ วั หากลด
หรอื ลมื กลนั่ กรองเอกสารขอ้ มลู อาจจะทาใหผ้ จู้ อ้ งเหน็ โอกาสน้ฉี กฉวยเอกสารขอ้ มลู
เอาไปไดง้ า่ ย เช่นทเ่ี คยประสบมาไดแ้ ก่ มจี ดหมายเสนอขายสนิ คา้ มาถงึ ระบุสถานท่ี
ชอ่ื นามสกุลไมผ่ ดิ เพย้ี น ซง่ึ ขอ้ มลู เหลา่ น้ีจาไดว้ ่า ไมเ่ คยจะแจกจ่ายเผยแพรท่ าง
สาธารณะ หรอื โทรศพั ทเ์ สนอเพมิ่ วงเงนิ บตั รเครดติ เสนอขายประกนั ทใ่ี หผ้ ลตอบแทน
ดเี ลศิ กวา่ บรษิ ทั ใด ซง่ึ ระบหุ มายเลขและชอ่ื นามสกุลของผรู้ บั ไดถ้ กู ตอ้ งชดั เจน ขอ้ มลู
เหล่าน้กี เ็ กดิ ความคลางแคลงใจวา่ ท่านไดแ้ ต่ใดมา

จดั เกบ็ เปน็ ระบบ นาสง่ิ ทซ่ี บั ซอ้ นมาจดั ลาดบั ประสานเป็นอนั เดยี วนนั้ คอื

ความหมายของ ระบบ การจดั เกบ็ เอกสารเป็นอกี เรอ่ื งหน่ึงทม่ี คี วามสาคญั ปจั จบุ นั
หน่วยงานภาครฐั หรอื เอกชนต่างกม็ รี ะบบมาตรฐานซง่ึ เกย่ี วขอ้ งกบั องคก์ ร ผลติ ภณั ฑ์
หรอื การใหบ้ รกิ าร มารองรบั เพราะไมไ่ ดอ้ ยอู่ ย่างโดดเดย่ี วในประเทศน้เี ท่านนั้ สนิ คา้
หรอื บรกิ ารบางองคก์ รเขา้ ส่รู ะดบั อาเซยี นหรอื ระดบั โลก การจะใหค้ นอ่นื เขาเชอ่ื ถอื
มนั่ ใจ ครนั้ จะประกาศกนั เองกไ็ ดแ้ ต่ใครเขาจะเชอ่ื ดงั นนั้ จงึ มอี งคก์ รมาตรฐานต่าง ๆ
ตงั้ ขน้ึ มาเพอ่ื รองรบั ตรวจสอบมาตรฐานใหเ้ ป็นสากล บางประเทศทแ่ี ค่ไดย้ นิ ช่อื กเ็ ป็น
หลกั ประกนั เบอ้ื งตน้ ไดว้ ่า สนิ คา้ ของเขาไดม้ าตรฐานตวั อยา่ งเชน่ สนิ คา้ Made in
Germany ดงั นนั้ การมเี อกสารขอ้ มลู ทเ่ี ป็นระบบ จงึ น่าจะอนุมานไดว้ ่า องคก์ รนนั้ จะ
กา้ วไปในทศิ ทางใด

รักษาใหป้ ลอดภัย เมอ่ื มรี ะบบการจดั เกบ็ ทด่ี ี พรอ้ มใชง้ าน ผทู้ าหน้าท่นี ้คี อื

พนกั งานเกบ็ เอกสาร มคี วามรคู้ วามเขา้ ใจ ผทู้ เ่ี กย่ี วขอ้ งหรอื ผเู้ รยี กใชเ้ อกสารยอมรบั
กตกิ า ขอ้ ตกลง ซง่ึ จะตอ้ งใหค้ วามรคู้ วามเขา้ ใจ ฝา่ ยบรหิ ารไมต่ ดั สนิ หรอื เออออเองว่า
เรอ่ื งงา่ ย ๆ ใครกค็ วรรู้ ไมบ่ อกกล่าว กเ็ ทา่ กบั สกดั การใชเ้ อกสารใหถ้ กู หลกั ของการ
ทางาน การรกั ษาเอกสารใหป้ ลอดภยั นนั้ หลายหน่วยงานมกั จะมองภาพของการ
ลงทุนทต่ี อ้ งใชง้ บประมาณสงู สง่ิ ทม่ี อี ยกู่ บั สงิ่ ทใ่ี ชไ้ มค่ ุม้ ค่ากบั การลงทนุ ดงั นนั้ ในการ

บทความเลขานกุ าร 4
จรรยาบรรณพนักงานเก็บเอกสาร

วางระบบความปลอดภยั ของเอกสาร อาจจะตอ้ งใชผ้ เู้ ชย่ี วชาญหรอื เราตอ้ งใหข้ อ้ มลู
จรงิ เพอ่ื จะใหร้ ะบบนนั้ เหมาะสม ผใู้ ชส้ ะดวกในการเกบ็ คน้ ยมื โอนหรอื ทาลาย

สะดวกในการใช้งาน ระบบการเกบ็ ดี ทนั สมยั มกี ารรกั ษาความปลอดภยั อยา่ ง

รดั กุม แต่ขนั้ ตอนยงุ่ ยาก ซบั ซอ้ น ใชค้ นอุปกรณ์ เครอ่ื งมอื จานวนมาก จะเกบ็ คน้
โอน ยมื ทตี อ้ งปะทะกบั คนหรอื เครอ่ื งมอื ลกั ษณะน้ี ไมต่ อบโจทยข์ องหลกั การจดั เกบ็
เอกสารทด่ี ี ดงั นนั้ พนกั งานเกบ็ เอกสาร จะตอ้ งคดิ หาแนวทางอย่างไรเพอ่ื จะจงู ใจให้
คนเกดิ ความพงึ พอใจ เคารพกตกิ าหวนกลบั มาใชเ้ อกสารอย่างต่อเน่อื ง และจดั ทา
ตามขนั้ ตอนทไ่ี ดว้ างไวอ้ ยา่ งเตม็ ใจ ขนั้ ตอนเหล่านนั้ ปรบั ใหเ้ หมาะสมและง่ายในการ
ปฏบิ ตั ิ แกไ้ ขปรบั ปรงุ ไปเรอ่ื ย ๆ จนกวา่ จะพบแนวทางทด่ี ี ไมใ่ ช่ใชไ้ ปเรอ่ื ย ๆ ยงุ่ ยาก
จนเคยชนิ อนั น้ไี มแ่ นะนา

อยา่ งทเ่ี กรน่ิ ไวต้ อนตน้ ว่า เรอ่ื งทเ่ี ขยี นขน้ึ น้เี กดิ จากการทางานและแลกเปลย่ี นความ
คดิ เหน็ รว่ มกนั จงึ ไมไ่ ดค้ น้ ควา้ ตาราเล่มใดมาประกอบการเขยี น ซง่ึ จรรยาบรรณของ
จรงิ นนั้ ควรจะมาจากสมาคมฯ ของอาชพี นนั้ ๆ อยา่ งไรกต็ ามประเดน็ ทน่ี าเสนอบาง
ขอ้ กไ็ มน่ ่าจะหลุดไปจากความเป็นจรงิ จงึ หวงั วา่ บทความน้นี ่าจะเป็นอกี แหลง่ ของ
การนาเสนอเรอ่ื งทเ่ี กย่ี วขอ้ งกบั การจดั เกบ็ เอกสารไดไ้ มม่ ากกน็ ้อย

อ้างอิง :
พจนานุกรม ฉบบั ราชบณั ฑิตยสถาน พ.ศ. 2542.
อนุช อาภาภริ ม, หนงั สือมติชนรายสัปดาห์, ฉบบั วนั ที่ 16-22 พฤศจกิ ายน 2555.

นางสาวพมิ พร ศะริจนั ทร์ เขียนวนั ที่ 8 มกราคม 2556
จากสมดุ บันทกึ เล่มแรกของปี 2012 และแลกเปลย่ี นรว่ มกันกบั อ.พรทิพย์พา ท้อสวุ รรณ
การนาข้อความไปตีพมิ พต์ อ้ งได้รับอนุญาตเปน็ ลายลกั ษณอ์ กั ษรจากผู้เขียนเท่าน้นั
อเี มล [email protected] ผลงานและส่ิงพิมพข์ องผูเ้ ขียน
http://pimporn.nsdv.go.th/secretary2019/
ปรับเป็นอีบ๊กุ กรกฎาคม 2019

พิมพร ศะริจันทร์/เขียน