Tips การใช้อีเมลในงานสำนักงาน

TIPS การใช้อีเมลในงานสานักงาน

พิมพร ศะริจันทร์/เขียน

บทความเลขานุการ 1
Tips การใชอ้ ีเมลในงานสานักงาน

Tips การใช้อีเมลในงานสานักงาน

เร่อื ง : ภาพประกอบ นางสาวพมิ พร ศะรจิ นั ทร์ (16 พฤษภาคม 2556)

อ่านบทความหลายแหลง่ เจอเรอ่ื ง ยอดจานวนคนใชเ้ ฟซบกุ๊ ลดจานวนลง โดยเฉพาะ
กลุ่มวยั รนุ่ คนทเ่ี ขา้ มาแทนคอื กลุ่มสงู วยั โดยเขา้ ใจกนั ว่า จะมกี ารพจิ ารณาตดั สนิ ใจ
ในเรอ่ื งต่าง ๆ โดยวเิ คราะหแ์ ยกแยะคดิ แลว้ คดิ อกี อย่บู า้ ง ซง่ึ ไมใ่ ช่กลมุ่ เป้าหมายของ
การโฆษณาสนิ คา้ หลากชนิดในส่อื ออนไลน์ ผดิ แผกจากพฤตกิ รรมของวยั รนุ่ วยั
ทางานชว่ งตน้ กลุ่มน้คี ดิ เรว็ ตดั สนิ ใจทนั ที อกี อยา่ งเมอ่ื ผปู้ กครองมาอยใู่ นวงั วน
เดยี วกนั การดแู ลสอดสอ่ งกท็ าใหเ้ ขาเหล่านัน้ เกดิ ความรสู้ กึ อดึ อดั ฟากของเฟซบ๊กุ
คงจะมอี ะไรใหม่ ๆ ออกมาเพอ่ื รกั ษากลุม่ เป้าหมายน้ไี มใ่ หห้ นไี ปใชผ้ ลติ ภณั ฑอ์ ่นื ๆ
อยา่ งเชน่ ในเอเชยี กฮ็ ติ line กนั มาสกั ระยะหน่ึงแลว้

สาหรบั การทางานในสานกั งานนนั้ รปู แบบของกง่ึ ทางการยงั คงใชอ้ ยู่ จะส่งงานหรอื
รบั งานบางกรณี ใช้ social network กไ็ มน่ ่าจะเหมาะ อเี มล จะหลดุ จากการใชไ้ ปเลย
หรอื ไม่ ณ ทนี ้ี กค็ งจะมกี ลุ่มเชน่ เดยี วกนั กบั ผเู้ ขยี นทย่ี งั จะใชอ้ ยู่ อดตี เคยใชจ้ ดหมาย
โตต้ อบในสานกั งาน กลายมาเป็นอเี มล ซง่ึ มลี กั ษณะเป็นทางการลดลงอกี ระดบั หน่งึ
สาหรบั เรอ่ื งสว่ นตวั ทกั ทายทวั่ ไป โชวร์ ูป โชวเ์ ทย่ี ว โชวอ์ าหารการกนิ กใ็ หเ้ ป็นหน้าท่ี
ของ social network กนั ไป

หลายคนใชอ้ เี มลมาเกอื บจะครบทศวรรษแลว้ เพอ่ื ตดิ ต่อในเรอ่ื งการทางานหรอื
สว่ นตวั กบั คนทไ่ี มส่ นทิ ชดิ เชอ้ื กนั มากนกั ทงั้ แบบทเ่ี ป็นของหน่วยงานเองหรอื แบบฟรี
อเี มล มนั อาจจะเก่ยี วพนั กนั ทางตรงและทางออ้ มกบั การทางานของสานกั งาน ซง่ึ กย็ งั
พบวธิ กี ารเดมิ ๆ ซ้าซากของคนสง่ และคนรบั ปฏบิ ตั กิ นั จนตดิ เป็นนสิ ยั ของการทางาน
โดยใชอ้ เี มล แลว้ เหมารวมว่า เป็นมาตรฐานทใ่ี คร ๆ เขากท็ ากนั มาดวู ่าหลายเรอ่ื งท่ี
เจอนนั้ หากจะปรบั เปลย่ี นอกี นดิ ใหม้ นั ดขี น้ึ มองดูว่า น่าจะเป็นมารยาทอนั ดงี ามของ
การใชเ้ พอ่ื สานกั งาน

บทความเลขานุการ 2
Tips การใช้อีเมลในงานสานักงาน

สง่ อเี มลใหก้ บั ผรู้ บั จานวนมากโดยใช้ CC
อีเมลโดยใช้ cc จดุ ประสงคข์ องผสู้ ่ง ตอ้ งการใหถ้ งึ กลุ่มเป้าหมายซง่ึ กาหนดไว้ ไม่
นบั รวม Forward mail ทเ่ี พลา ๆ กนั แลว้ หนั ไปใชบ้ นเฟซบกุ๊ แทน cc “carbon copy”
ทาใหผ้ รู้ บั ไดร้ วู้ า่ กลุ่มน้มี ใี ครบา้ ง ซง่ึ บางทชี อ่ื อเี มลแอดเดรสกไ็ มไ่ ดส้ ่อื วา่ เป็นใคร
นอกจากจะเป็นคนในกล่มุ เดยี วกนั แลว้ ยงั จดจาอเี มลแอดเดรสกนั ได้ ดงั นนั้ หาก
ตอ้ งการไมใ่ หร้ บกวนผรู้ บั กเ็ ลย่ี งใหใ้ ช้ bc "blind carbon copy" เลอื กชอ่ื ผรู้ บั คนอ่นื ๆ
ไวใ้ น Bc กจ็ ะไม่ปรากฏช่อื ดงั ภาพอกี

ตงั้ ชอ่ื อเี มลแอดเดรส ใหเ้ หมาะกบั การตดิ ต่อสอ่ื สารในสานกั งาน
การตงั้ ชื่ออีเมลแอดเดรส ใชช้ อ่ื หน่วยงานถา้ เป็นอเี มลตอ้ งการจะโฆษณาสนิ คา้ ใช้
ชอ่ื เจา้ ตวั พรอ้ มนามสกุลสาหรบั พนกั งานในสานกั งานจะเป็นไทยหรอื องั กฤษกไ็ ด้ จะ
ดดู กี วา่ เป็นสานวน ขอ้ ความคขิ นุ ่ารกั การบรรยายถงึ อารมณ์ต่าง ๆ ซง่ึ อาจจะทาให้
ผรู้ บั เกดิ ความแคลงใจในการใชบ้ รกิ ารหรอื สนิ คา้ หรอื ความเช่อื มนั่ ในการตดิ ต่อสอ่ื สาร
ลดลง

บทความเลขานกุ าร 3
Tips การใช้อเี มลในงานสานักงาน

อเี มลไมร่ ะบชุ ่อื เรอ่ื ง
การไม่ระบชุ ่ือเรื่อง ซง่ึ บางชนดิ ของอเี มลกจ็ ะเป็นดงั่ ภาพโดยใชค้ าว่า “ไมม่ ชี ่อื เรอ่ื ง”
อาจเกดิ ขน้ึ ไดก้ บั กรณมี งี านเรง่ ดว่ นหลาย งานพรอ้ มกนั หรอื สง่ หลายฉบบั วางลาดบั
ขนั้ ตอนของงานไมเ่ ป็นระบบ ดงั นนั้ ก่อนจะคลกิ “สง่ ” ทกุ ครงั้ จะตอ้ งตรวจสอบ อเี มล
แอดเดรสของผรู้ บั เอกสารแนบ ชอ่ื เรอ่ื ง หรอื เมอ่ื พลาดไปแลว้ กจ็ ะตอ้ งขอโทษ
สาหรบั อเี มลฉบบั นนั้ ๆ และจะตอ้ งระมดั ระวงั ไมใ่ หเ้ กดิ ซ้าอกี

อเี มลโตต้ อบเป็นหางว่าว
การโต้ตอบอีเมล การตอบรบั และพดู คุยทางอเี มล กรณที เ่ี ป็นเรอ่ื งราวเดยี วกนั
สามารถตอบกลบั ต่อเน่อื งกนั ได้ แต่เมอ่ื ขน้ึ หรอื เปลย่ี นประเดน็ ควรสรา้ งเอกสารใหม่
หรอื อาจจะเลอื กใชว้ ธิ สี ่อื สารอ่นื เพราะตอบกนั ยาว ๆ กห็ ลงประเดน็ ไดห้ ากไมอ่ ยใู่ น
ชว่ งเวลาเดมิ ขอ้ สงั เกตทโ่ี ตต้ อบกนั ยาวหลายฉบบั เดาเอาเองวา่ จะเป็นเพราะลมื ช่อื
อเี มลของผจู้ ะส่อื สาร ตงั้ ชอ่ื ผรู้ บั /ส่ง ไมเ่ ป็นระบบกเ็ ลยหาไมเ่ จอ งา่ ยสดุ กเ็ ลอื กจาก
อเี มลเตมิ ทไ่ี ดเ้ คยตดิ ต่อกนั มาก่อน

บทความเลขานุการ 4
Tips การใชอ้ ีเมลในงานสานักงาน

อเี มลใชช้ ่อื หวั ขอ้ เรอ่ื งเป็นการตดิ ต่อส่อื สาร
การละเลยข้อความในอีเมล โดยใชช้ อ่ื หวั ขอ้ เรอ่ื งเป็นการส่อื สารใหก้ บั ผรู้ บั ในกลอ่ ง
ขอ้ ความไมเ่ ขยี นสงิ่ ใด ไมร่ ะบุตวั ตนใหผ้ รู้ บั ทราบ มองในแงข่ องการโตต้ อบทาง
อเิ ลก็ ทรอนิกสใ์ นปจั จบุ นั ถงึ ภาษาเขยี นจะเปลย่ี นแปลงไปมกี ารลดรปู สรา้ งคาใหม่
จนถงึ สตกิ เกอรบ์ ่งบอกความหมาย ซง่ึ ภาษาเหล่านนั้ กน็ ่าจะเหมาะกบั กลมุ่ คนกนั เอง
แต่สาหรบั กรณตี วั อยา่ งภาพ เมอ่ื จะขอรบั ความชว่ ยเหลอื จากผอู้ ่นื การปฏบิ ตั ทิ านอง
น้อี าจจะถูกปฏเิ สธไดง้ า่ ย ๆ เชน่ กนั

อเี มลแนบไฟล์
การแนบไฟลท์ างอีเมล การแจง้ ช่อื ผรู้ บั นอกจากจะเป็นมารยาทพงึ ปฏบิ ตั ใิ นการ
ทางานสานกั งานแลว้ กเ็ ป็นการทบทวนชอ่ื อเี มลแอดเดรสสง่ ตรงกบั บคุ คลเป้าหมาย
ผดิ ถูกหรอื มจี านวนผรู้ บั หลายรายจะไดแ้ กไ้ ขปรบั ปรงุ รวมถงึ จานวนไฟลแ์ นบ ครบ
ตามกาหนดไว้ ควรระบใุ หอ้ กี ฝา่ ยตอบรบั อเี มลดว้ ย ทานองเดยี วกนั เมอ่ื รบั อเี มลควร
แจง้ การตอบรบั ทุกครงั้ ทาใหเ้ ป็นกจิ นสิ ยั ของการใช้

บทความเลขานุการ 5
Tips การใช้อีเมลในงานสานักงาน

คาลงทา้ ยและทอ่ี ยตู่ ดิ ต่อ
การกาหนดคาลงท้ายและที่อยู่ จากตวั อยา่ ง สามารถทาเป็นแบบสาเรจ็ รปู คอื ตอบ
รบั แสดงความขอบคณุ และบอกทอ่ี ยขู่ องหน่วยงาน แลว้ สามารถตดิ ต่อเพมิ่ เตมิ ได้
จากการส่อื สารแบบต่าง ๆ โดยกาหนดคา่ เพยี งครงั้ เดยี วใน “การจดั รปู แบบ แบบ
อกั ษรและลายเซน็ ” (hotmail) ฉบบั ต่อไป กไ็ มต่ อ้ งเสยี เวลาพมิ พอ์ กี กลายเป็นทา้ ย
จดหมายไดเ้ ลย

การเลือกแบบอกั ษร การใชอ้ กั ษรในอเี มลสามารถเลอื กไดห้ ลายแบบ จากตวั อยา่ งใช้
ฟอนตข์ นาดใหญ่ อ่านไดช้ ดั เจนสาหรบั วยั เดยี วกนั กบั ผเู้ ขยี น สาหรบั ใช้ในสานกั งานก็
สามารถปรบั ใหเ้ หมาะสม เช่นเดยี วกนั กบั ภาษาองั กฤษ ถา้ ใชต้ วั อกั ษรใหญ่หมด
เหมอื นกบั วา่ เราตะโกนใส่เขา

บทความเลขานกุ าร 6
Tips การใชอ้ ีเมลในงานสานักงาน

ขอ้ ความยาว ๆ ในอเี มล

การจดั วางและแบ่งขอ้ ความในอเี มล
การจดั วางและแบง่ ข้อความ ขอ้ ความในอเี มล จะเป็นขอ้ ความสรปุ ใหก้ ระชบั และ
ควรแบ่งขอ้ ความจดั เรยี งใหน้ ้าหนกั อยทู่ างดา้ นซา้ ยมอื ทาใหอ้ ่านไดง้ า่ ยกวา่ ตดิ ยาว
กนั เป็นหาง จนกว่าจะหมดกนั้ หลงั ของอเี มลดงั ภาพ หากจะตอ้ งใสร่ ายละเอยี ด
เพม่ิ เตมิ หลายประเดน็ กย็ อ่ หน้าเป็นแต่ละสว่ นไป อ่านง่ายดแู ลว้ เป็นระเบยี บกวา่
อเี มลมขี นั้ ตอนและรายละเอยี ด ตามลกั ษณะของการทางานในสานกั งาน หลายคนเลย
เลย่ี งไปใชก้ ารส่อื สารแบบอ่นื สะดวกรวดเรว็ กว่า แต่งานสานักงานเป็นเรอ่ื งทต่ี อ้ ง
ระมดั ระวงั มกี ตกิ ามารยาทในระดบั หน่งึ รวมถงึ บางเรอ่ื งกต็ อ้ งการปกปิดบา้ ง ซง่ึ การ
ใช้ social network หากผใู้ ชไ้ มไ่ ดศ้ กึ ษาหรอื ละเลยขนั้ ตอนการตงั้ ค่าเป็นส่วนตวั แลว้
อาจจะบานปลายสรา้ งความเสยี หายใหก้ บั องคก์ รหรอื พนกั งานได้ ฉะนนั้ ผเู้ ขยี นซง่ึ ยงั
เป็นคนก่ากง่ึ ระหว่าง Baby boom กบั Generation x กย็ งั ยนื ยนั ถงึ ประโยชน์ของมนั
วา่ เหมาะกบั งานสานกั งานอยดู่ จี นกว่าจะมกี ารสอ่ื สารรปู แบบอ่นื ทเ่ี หมาะสมเขา้ มา
แทน

นางสาวพิมพร ศะรจิ นั ทร์ เขยี นวนั ที่ 16 พฤษภาคม 2556
จากสมดุ บันทกึ เลม่ แรกของปี 2013 ปรบั เปน็ อีบุ๊ก กรกฎาคม 2019
การนาขอ้ ความไปตีพมิ พ์ตอ้ งได้รบั อนญุ าตเปน็ ลายลักษณอ์ กั ษรจากผเู้ ขยี นเทา่ นน้ั
อีเมล [email protected] ผลงานและสง่ิ พมิ พข์ องผ้เู ขียน http://pimporn.nsdv.go.th/secretary2019/

พิมพร ศะริจันทร์/เขียน