Microsoft Word

นายสันตสิ ุข สมบูรณด์ ี

E-BOOK เลม่ น้เี ป็นสว่ นหนง่ึ ของรายวชิ า วทิ ยาการคานวณ จัดทาขนึ้ เพ่ือ
ประกอบการเรียนการสอน เร่ือง การใช้โปรแกรม Microsoft Word

โดยเน้อื หาจะประกอบไปด้วยประกอบด้วยเนอื้ หาเกีย่ วกบั ความรู้เบอ้ื งต้น
เกีย่ วกบั โปรแกรม Microsoft Word 2016 การเรยี กใช้งาน การออกจาก
โปรแกรม การสรา้ ง บันทึก เปดิ เอกสาร สว่ นประกอบและหน้าที่โปรแกรม
Microsoft Word 2016

E-BOOK เล่มน้ี ผ้จู ัดทาได้ศกึ ษาเนือ้ หาเก่ยี วกบั เรือ่ ง โปรแกรม Microsoft
Word และไดศ้ ึกษาเรียบเรยี งอย่างสดุ ความสามารถ ผจู้ ดั ทาหวังวา่ E-BOOK เลม่
นี้ จะใหค้ วามรูก้ ับผอู้ ่านได้ไมม่ ากก็นอ้ ย

สันติสุข สมบรู ณ์ดี

ความรู้เบอ้ื งต้นเกี่ยวกบั โปรแกรม Microsoft Word 2016 1
การเขา้ สู่โปรแกรม Microsoft Word 2016 2
ส่วนประกอบของหน้าต่าง Microsoft Word 2016 3
แถบเคร่อื งมอื รบิ บอนบนโปรแกรม Word 5
การสรา้ งเอกสารใหม่ 7
การสรา้ งเอกสารจากเทมเพลต 8
การบนั ทึกเอกสาร 9
การเปิดเอกสารเก่า 10
การปดิ โปรแกรม Microsoft Word 2016 11

การใช้โปรแกรม
Microsoft Word

ความรู้เบอ้ื งตน้ เกย่ี วกบั โปรแกรม Microsoft Word 2016

Microsoft Word คือโปรแกรมประมวลผลคา เป็นหน่ึงในโปรแกรมสานักงาน
Microsoft Office ออกแบบโดยบรษิ ัทไมโครซอฟท์ เพอ่ื ใชส้ าหรับจดั การงานด้านเอกสาร
รายงาน ประกาศ จดหมายเวียน แผน่ พบั หรอื แบบฟอรม์ ต่าง ๆ โดยมีระบบอัตโนมัติตา่ ง ๆ
ที่ช่วยในการทางานสะดวกขึน้ เช่น การตรวจคาสะกด การตรวจสอบไวยากรณ์ การใสข่ ้อความ
อตั โนมตั ิ นอกจากนย้ี ังมตี ัวโปรแกรมจะประกอบไปดว้ ยฟังก์ชัน่ การใช้งานต่าง ๆ เช่น การเขยี นกราฟ
อักษรศิลป์ และตาราง เป็นต้น
ประโยชนข์ องโปรแกรม Microsoft Word 2016

1. ด้านการจัดการเก็บเอกสาร เน่อื งจากเปน็ ระบบคอมพิวเตอร์ ทาใหเ้ อกสาร
ทจ่ี ัดเก็บไม่ได้อยใู่ นรปู แบบทเี่ ปน็ กระดาษ แตจ่ ดั เกบ็ ในรูปแบบของไฟลข์ อ้ มลู ทาให้ขอ้ มลู
อยู่ไดค้ รบถว้ นในสภาพดแี ละสมบูรณ์

2. การเรยี กใช้ขอ้ มูล ขอ้ มลู ที่จดั เกบ็ จะเปน็ ลกั ษณะของไฟลข์ อ้ มูล ถ้ารชู้ อื่ ไฟล์ข้อมูล
และตาแหนง่ ท่จี ัดเกบ็ กจ็ ะสามารถหาและเปดิ ใช้งานไดง้ า่ ย

3. การทาสาเนา เม่อื ผูใ้ ชท้ าเอกสารข้ึนมาแลว้ สามารถพิมพ์ (Print) ทางเครอื่ งพมิ พ์
ไดต้ ามจานวนทีต่ ้องการและพิมพ์กีค่ รง้ั กไ็ ดโ้ ดยไม่จากดั สามารถนาไปใช้เปน็ สาเนาได้
อยา่ งมีประสิทธภิ าพ

4. การค้นหาและแกไ้ ขเอกสาร เมื่อพิมพเ์ อกสารแล้วสามารถค้นหาคาท่ีต้องการได้
หรือหากตอ้ งการแกไ้ ขคาในเอกสารก็แก้ไขไดท้ ันที หรอื อาจใชเ้ ครอื่ งมอื แก้ไขคาท่เี หมอื นกนั
โดยแทนท่ีคาทีเ่ หมือนกันด้วยคาใหม่ทีก่ าหนดขึน้ มาไดท้ นั ที

5. การจดั รูปแบบเอกสาร สามารถจดั รูปแบบของเอกสารไดต้ ามท่ีต้องการ เชน่
ต้งั ระยะดา้ นหนา้ ดา้ นหลัง ด้านบน ด้านล่าง การแบง่ คอลัมน์ หรือใสข่ อ้ ความหรอื ตัวเลข
ท่หี ัวกระดาษและท้ายกระดาษของแต่ละหนา้ โดยอัตโนมตั ิ

6. การตรวจสอบคาสะกดและไวยากรณ์ ในเอกสารที่เราพิมพ์ขอ้ ความลงไปนน้ั
บางคาหรือบางขอ้ ความทพ่ี ิมพ์ผดิ โปรแกรมจะเน้นข้อความทผ่ี ดิ ดว้ ยการขดี เสน้ ใต้สีแดง
เพอื่ บง่ บอกผใู้ ช้งานว่าคานน้ั เขยี นไม่ถูกต้อง

1

การเขา้ สโู่ ปรแกรม Microsoft Word 2016
การเข้าสู่โปรแกรม Microsoft Word 2016 นั้นมวี ธิ ีเหมือนกับการเขา้ ส่โู ปรแกรม

อ่นื ๆ ในชุด Microsoft Office โดยมวี ิธกี ารดงั น้ี
1. คลกิ ปมุ่ --> เลอื ก Word 2016

2

ส่วนประกอบของหน้าตา่ ง Microsoft Word 2016
หน้าต่างโปรแกรม Microsoft Word 2016

เมือ่ เขา้ สโู่ ปรแกรม Word 2016 แลว้ จะปรากฏพนื้ ท่ีการทางานของโปรแกรม
ซึง่ มสี ว่ นประกอบหลักๆ ดังนี้

3

หมายเลข ช่ือส่วนประกอบ หน้าท่ี

1 แทบ็ แฟม้ (File) ศนู ย์รวมคำ สงั่ จดั กำรไฟล์ทวั่ ไป เชน่
บนั ทกึ
แถบเคร่ืองมือดว่ น (Save) , เปิด (Open) , สร้ำงไฟล์
2 (Quick Access ใหม่ (New)

Toolbar) แถบเก็บป่มุ คำ สง่ั ที่ใช้บ่อย โดยโปรแกรม
จะกำหนดคำ่ เริ่มต้นให้ 3 ป่มุ คือ Save ,
3 แถบริบบอน (Ribbon) Undo และ Redo

แถบที่รวบรวมคำสง่ั ที่ใช้ควบคมุ กำรสร้ำง
งำนเอกสำรทงั้ หมด

4 แถบช่ือเรื่อง (Title Bar) แถบแสดงช่ือ และประเภทของไฟล์ที่เปิด
ใช้งำนอยู่

ป่มุ ควบคมุ วนิ โดวส์ ป่มุ จดั กำรหน้ำต่ำงโปรแกรม ใช้สำหรับย่อ

5 (Program Window ขยำยหรือปิดหน้ำต่ำงโปรแกรม
Controls)

6 พืน้ ท่ีทางาน (Work Space) พนื้ ท่สี าหรับจัดการ แกไ้ ข และแสดง
ขอ้ ความ รูปภาพ ฯลฯ

แสดงรำยละเอียดของเอกสำร เชน่ จำนวน

7 แถบสถำนะ (Status Bar) หน้ำ, จำนวนตวั อกั ษรและกำรตรวจสอบ
ข้อผิดพลำดกำรพสิ จู น์อกั ษร

8 ป่มุ ควบคมุ กำรแสดงเอกสำร ควบคมุ มมุ มองเอกสำร ได้แก่ แสดงโหมด
(View Shortcuts) กำรอ่ำน,เค้ำโครงเหมือนพมิ พ์และเค้ำ
โครงเวบ็

9 แถบยอ่ /ขยำยเอกสำร ปรับขนำดกำรแสดงผลของเอกสำร โดยมี
(Zoom Controls) วธิ ีกำรใช้ดงั นี ้
- ขยำยเอกสำร โดยกำรเล่ือนขีดไปทำง
เครื่องหมำยบวก 4
- ยอ่ เอกสำร โดยกำรเล่ือนขีดไปทำง
เครื่องหมำยลบ

แถบริบบอน (Ribbon) ในโปรแกรม Microsoft Word 2016
แถบริบบอน (Ribbon) เป็นแถบชดุ คาสงั่ ต่าง ๆ ทใ่ี ชค้ วบคุมการสรา้ งงานเอกสาร

เพ่ือใหเ้ ราเรียกใชง้ านไดอ้ ย่างสะดวกและรวดเร็ว โดยจัดเรียงเป็นแทบ็ ซึง่ ในแต่ละแทบ็ จะมี
คาสง่ั ย่อยทเ่ี ก่ียวข้องกันตามหมวดหมู่การใชง้ านดงั นี้

แท็บหนา้ แรก (Home) รวบรวมคาสง่ั ในการคัดลอก วาง ตัด การกาหนดรูปแบบ
ตวั อกั ษร จดั ตาแหนง่ ขอ้ ความ การกาหนดลกั ษณะให้กับเอกสาร การค้นหา/แทนท่ี เป็นตน้

แท็บแทรก (Insert) รวบรวมคาสง่ั ในการแทรกวตั ถตุ า่ ง ๆ ลงในไฟล์งาน เช่น
รปู ภาพ ภาพตดั ปะ อกั ษรศลิ ป์ ตาราง แผนภมู ิ สัญลกั ษณพ์ เิ ศษต่าง ๆ วีดโิ อแบบออนไลน์
ลิงคส์ มการคณิตศาสตร์ การกาหนดหัวกระดาษ/ทา้ ยกระดาษ เป็นตน้

แท็บออกแบบ (Design) รวบรวมคาสั่งในการออกแบบเอกสารเพื่อใช้กับ
งานต่าง ๆ เช่น รปู แบบธีม สี ตัวอกั ษร ระยะหา่ งของย่อหน้า เอฟเฟก็ ต์ การใส่ลายน้า สพี ้นื
หลัง สเี สน้ ขอบเอกสาร เปน็ ตน้

แทบ็ เคา้ โครง (Layout) รวบรวมคาสั่งการกาหนดค่าตา่ ง ๆ เกยี่ วกบั เค้าโครงหนา้
เอกสาร เชน่ การปรับระยะขอบกระดาษ การวางแนวกระดาษ การปรับขนาดกระดาษ
การแบง่ คอลมั น์ การกาหนดระยะของยอ่ หน้า การกาหนดระยะหา่ งระหว่างบรรทดั
การจัดวางข้อความและรปู ภาพ เป็นต้น

5

แท็บการอา้ งองิ (References) รวบรวมคาส่ังการจดั การเกี่ยวกับการอ้างอิงเอกสาร
เชน่ การสร้างสารบัญ การแทรกเชิงอรรถ การแทรกข้อมลู อ้างองิ การจดั การบรรณานกุ รม
การแทรกคาอธบิ ายภาพ เปน็ ตน้

แท็บการส่งจดหมาย (Maillings) จดั การเกยี่ วกบั การสร้างหนา้ ซองจดหมาย
การสรา้ งจดหมายเวยี น การพิมพล์ าเบล เป็นตน้

แท็บรีวิว (Review) รวบรวมเครือ่ งมอื ในการตรวจสอบเอกสาร ทง้ั การสะกดคา
การแปลภาษา การพิสูจนอ์ กั ษร การเขียนขอ้ คดิ เหน็ ลงบนเอกสาร การกาหนดการตดิ ตาม
เอกสาร การเปรยี บเทยี บเวอรช์ น่ั ของเอกสาร และการป้องกันเอกสาร เปน็ ต้น

แทบ็ มมุ มอง (View) เปน็ คาสง่ั สาหรบั การกาหนดมมุ มองของเอกสารในรูปแบบต่าง ๆ
เช่น โหมดการอา่ น เคา้ โครงเหมอื นพิมพ์ เคา้ โครงเว็บ การยอ่ /ขยายมุมมอง การแสดง
ไมบ้ รรทัด เส้นตาราง บานหนา้ ต่างนาทาง เปน็ ต้น

6

การสรา้ งเอกสารใหม่
การสรา้ งเอกสารขึ้นมาใหมเ่ ราสามารถเลือกสร้างเอกสารว่างๆ ข้ึนมา หรอื

เลอื กสรา้ งเอกสารจากเทมเพลต (Template) ซงึ่ เป็นแมแ่ บบท่มี ีการวางเค้าโครงของ
เน้ือหาและกราฟิกมาใหเ้ บอ้ื งต้นกไ็ ด้ เพื่อชว่ ยลดเวลาในการออกแบบการสรา้ งเอกสาร
เปล่า (Blank document)

1. คลิกท่ี เอกสารเปลา่ (Blank document) เพ่อื สรา้ งเอกสารวา่ งๆ ขึน้ มา
2. แสดงหนา้ ตา่ งเอกสารเปล่า

67

การสรา้ งเอกสารจากเทมเพลต (Template)
1. คลิกเลือกหมวดของเทมเพลตที่ตอ้ งการ หรอื พมิ พ์ในชอ่ งเพือ่ ค้นหาเทม

เพลตออนไลนท์ ี่ตอ้ งการ
2. คลกิ เลือกเทมเพลตทตี่ อ้ งการ
3. แสดงตวั อยา่ งเทมเพลตท่ีเราเลอื ก
4. คลกิ ปุ่ม สรา้ ง (Create)
5. แสดงไฟล์เอกสารเทมเพลต ทีส่ ามารถแก้ไข ปรับแตง่ ได้ตามตอ้ งการ

98

การบันทึกไฟลเ์ อกสาร (Save)
เม่อื ทางานเสร็จแล้วกอ่ นออกจากโปรแกรม Word เราจะตอ้ งสงั่ บนั ทกึ ไฟล์

เอกสารเพ่ือสามารถนากลับมาใชไ้ ดใ้ นคร้ังตอ่ ไป ขนั้ ตอนการบันทึกไฟล์มีดังนี้
1. คลิกทแี่ ท็บไฟล์ (File) หรือคลกิ ปุ่ม ท่แี ถบเครื่องมอื ด่วน
2. เลือกคาสั่งบนั ทกึ เปน็ (Save as)
3. คลิกท่ี เรียกดู
4. เลือกไดรฟท์ ่ีจะเกบ็ เอกสาร
5. เลอื กโฟลเดอร์ทต่ี ้องการบันทึกงาน
6. ตง้ั ชอ่ื ให้กับไฟลเ์ อกสารที่จะบนั ทึก
7. คลกิ ป่มุ บันทึก (Save)

190

การเปิดไฟลเ์ อกสาร
หากเราตอ้ งการเปิดไฟล์งานทเ่ี คยบันทกึ ไว้ เพ่อื จะแกไ้ ขหรอื

ปรบั ปรงุ เพม่ิ เตมิ สามารถทาได้ตามขั้นตอนดงั นี้
1. คลิกทแ่ี ทบ็ ไฟล์ (File)
2. เลือกคาสง่ั เปิด (Open)
3. คลกิ ที่ เรียกดู
4. เลือกไดรฟท์ ีเ่ กบ็ ไฟลเ์ อกสาร
5. เลือกไฟลเ์ อกสารท่ตี ้องการเปดิ
6. คลิกปุ่มเปิด (Open)

101

การปิดสมุดงานและปิดโปรแกรม Microsoft Word 2016
หลังจากใช้งานและบันทึกสมดุ งานเรยี บร้อยแล้ว หากไม่ตอ้ งการใช้สมุด

งาน
นั้นอกี ต่อไปกค็ วรปดิ หนา้ ตา่ งที่ไม่ได้ใชโ้ ดยสามารถทา ได้หลายวิธดี ังน้ี
วิธีที่ 1 : คลกิ ปุ่ม ตรงมมุ บนขวาของหนา้ ต่าง
วิธีท่ี 2 : คลกิ ไปที่ ไฟล์ --> เลอื กไปท่ี คาส่งั ปิด

1112

ดวงพร เก๋ยี งคา. (2559). คู่มอื Office 2016 ฉบบั ใชง้ านจริง. กรงุ เทพฯ :
ไอดีซี พรีเมยี ร.์

ทมี งานวิชาการ. (2556). คมู่ อื การใชง้ านโปรแกรมคอมพวิ เตอร์เพ่ืองานอาชพี .
กรงุ เทพฯ : ลคั กบ้ี ๊คุ ส.์

พนั จันทร์ ธนวัฒนเสถยี ร และอมรินทร์ เพ็ชรกุล. (2559). Office 2016 ฉบับสมบูรณ์.
กรุงเทพฯ : ซมิ พลิฟาย.

สุธีร์ นวกลุ . (2559). คมู่ ือใชง้ าน Windows 10 & Office 2016.
กรุงเทพฯ:ซีเอ็ดยูเคชั่น.