5 Passo para o desenvolvimento de um projeto

5 Passo para o desenvolvimento de um projeto

O modelo de projeto traz uma base comum para todos os projetos do
negócio. Ele é feito a partir de um conjunto de etapas básicas, que permeiam as
iniciativas em várias companhias, independentemente dos objetivos finais.

Em função disso, é crucial que o modelo de projeto seja seguido à risca. As
etapas funcionam de modo complementar, ou seja, o resultado de cada momento
contribui para a qualidade dos processos futuros. Em função disso, executar as
rotinas da forma correta é essencial para garantir uma qualidade contínua nas
atividades internas.

Para o desenvolvimento do projeto é necessário alguns passo até a sua
conclusão, sendo eles: TAP (Termo de abertura de projeto), Planejamento,
Cronograma, Acompanhamento e TEP (termo de encerramento de projeto).

Em outras palavras, os modelos de projeto são ativos essenciais para que a
empresa passe a contar com uma cultura de gerenciamento. Mesmo que exista um
grande esforço na fase inicial de concepção, os formulários, registros e templates
produzidos acabam se transformando em uma biblioteca valiosa para o uso da
empresa por toda a sua existência.

TAP (Termo e abertura de projeto)

O termo de abertura do projeto, também muito conhecido como Project
Charter, é o documento que autoriza formalmente o início do projeto. O termo de
abertura do projeto deve conter informações sumarizadas porém com o nível de
detalhamento necessário para a aprovação ou não do projeto.

➢ Gerente de projetos designado e nível de autoridade atribuída;
➢ Requisitos que satisfazem as necessidades do cliente, do patrocinador e de

outras partes interessadas;
➢ Objetivo ou justificativa do projeto;
➢ Cronograma de marcos sumarizado;
➢ Influência das partes interessadas;
➢ Premissas organizacionais, ambientais e externas;

➢ Restrições organizacionais, ambientais e externas;
➢ Caso de negócios justificando o projeto, incluindo o retorno sobre o

investimento;
➢ Orçamento sumarizado.

Planejamento

Em síntese, podemos definir ​planejamento como a ação de preparar um
trabalho ou criar um plano de forma sistemática com vistas a alcançar um objetivo
previamente determinado de ordem institucional, organizacional, governamental ou
pessoal.

No p​ lanejamento são definidas as etapas, procedimentos ou meio que serão
usados no desenvolvimento do trabalho, isto implica na gestão de funções, em que
são formulados planos detalhados para equilibrar as necessidades e as demandas
com os recursos que se tem disponível, assegurando que projeto tenha êxito, ou
seja, que sua finalização ocorra com sucesso.

No que se refere à metodologia de projetos, o ​planejamento​, é o cerne do
ciclo de vida do projeto, pois indica exatamente o ponto de partida e chegada, assim
como, os passos para chegar até lá. Cabe mencionar que é nessa fase que os
planos são documentados, resultados e recursos são definidos e o cronograma é
criado.

Nesse sentido, o p​ lanejamento ​permite que o gerente do projeto tenha um
melhor gerenciamento do tempo, custo, qualidade, alterações, riscos e problemas
relacionados, assegurando que o trabalho seja entregue no prazo, dentro do
orçamento e de acordo com o previsto no cronograma.

Em fase de p​ lanejamento,​ uma ferramenta que pode auxiliar no processo é
o T​ rello.​ Um sistema de quadro virtual para gerenciamento de tarefas de maneira
versátil que permite fazer ajustes de acordo com as necessidades do usuário.

Cronograma

Cronograma é​ uma ferramenta de planejamento e controle de atividades que
organiza as tarefas a serem realizadas dentro de um período de tempo para
alcançar um objetivo final.

O C​ ronograma ​é uma ferramenta de gestão de atividades normalmente em
forma de tabela, que também contempla o tempo em que as atividades vão se
realizar, como uma representação gráfica do tempo investido em uma determinada
tarefa ou projeto, seguindo as tarefas que devem ser executadas no âmbito desse
projeto. Também tem a finalidade de ajudar na visualização do progresso do
trabalho.

No contexto empresarial o c​ ronograma é​ um auxílio importante, já que
através dele é possível determinar os custos de um projeto, determinando assim se
a realização desse projeto será proveitosa para a empresa. Alguns recorrem a
cronogramas para controlarem melhor quanto tempo devem dedicar a cada tarefa,
muitas vezes esses cronogramas são parecidos com um horário ou calendário,
todas as atividades organizadas no c​ ronograma s​ ão todos os trabalhos que
precisam ser executados dentro de um período de tempo para garantir o sucesso da
entrega.

Acompanhamento

De maneira sucinta, podemos definir a​ companhamento c​ omo ato ou efeito
de acompanhar, isto é, o processo de monitoramento do estado real, entendendo
este como as ações de trabalho e qualidades da mesma, para o cumprimento dos
objetivos.

Nesse sentido, o ​acompanhamento permite a verificação do cumprimento
de todas as ações, ou seja, atividades que estão em andamento, encerradas ou em
atraso, observando ainda se a condição é aceitável ou não dentro dos padrões
esperados pelo gerente do projeto ou negócio.

Ademais, por meio do a​ companhamento ​é possível eliminar ou reduzir as
deficiências na execução de determinadas ações, aplicando as correções
necessárias para o sucesso do projeto.

Dentro da execução das atividades de um projeto, isto é, da abertura ao
encerramento deste, o uso de algumas ferramentas de metodologias ágeis são
utilizadas, entre elas, a mais completa é a denominada ​5W2H.​

O 5​ W2H,​ basicamente, é um checklist de determinadas atividades que
precisam ser desenvolvidas com o máximo de clareza possível por parte dos
colaboradores da empresa. Ela funciona como um mapeamento dessas atividades,
em que fica estabelecido ​o que será feito, por quem, em qual período de tempo,
em qual área da empresa e​ todos os motivos pelos quais esta atividade deve
ser realizada.​ Em um segundo momento, deverá figurar nesta tabela como será
feita a atividade e quanto custará a implantação do projeto para a empresa.​

A exemplo disto, temos:

5W 2H

What Why Where When Who How How much

O que Por que Onde Por Quando Como Quanto

será feito será feito será feito quem será feito será feito custará

(etapas) será feito fazer

A ferramenta 5W2H é uma das mais fáceis de ser implementada e traz
grandes benefícios para os gestores e suas atividades organizacionais.

TEP (Termo de encerramento de projeto)
O processo de encerramento envolve fechar as contas do projeto, terminar a
aceitação final das entregas do projeto, arquivar a documentação necessária,

atribuir a equipe do projeto a novos projetos e definir e comunicar os responsáveis
pela manutenção do sistema ou produto criado.

O termo de encerramento de projeto faz parte de uma etapa fundamental
que, muitas vezes, acaba sendo colocada de lado pelos envolvidos. Na maioria das
vezes, esse erro costuma se repetir em trabalhos de diversos setores porque as
equipes se envolvem em novos projetos antes de finalizarem formalmente aquele
que chegou ao fim. O processo de finalização de um projeto é o momento em que
as atividades de todos os grupos de gerenciamento são concluídas. Esse término
precisa acontecer de modo formal e documentado.

Na maior parte dos casos, os projetos costumam se encerrar por um dos
motivos abaixo:

● absorção: quando eles passam a ser uma unidade de negócio
independente;

● esgotamento: os recursos do projeto são cortados;
● integração: os recursos são retirados do projeto atual e devolvidos à

empresa — ou alocados em outros trabalhos.
● extinção: o projeto é concluído e aceito.

Quando o projeto é concluído, o gerente do projeto deve finalizar todos
relatórios, documentar a experiência do projeto, fornecer informação sobre o
produto e como atender seus requisitos, e então, documentar as lições aprendidas.
Quando a documentação do projeto for concluída, o gerente do projeto submeterá
os relatórios finais às pessoas definidas no plano de projeto (seção de
comunicação). Os relatórios finais incluirão informações sobre as variações, status
report, e revisões do desempenho dos membros da equipe.

Os registros do projeto devem ser arquivados de modo que outros gerentes
de projeto possam usá-los para futura referência em seus projetos.