SEMAKAN STOK KOLEKSI PERPUSTAKAAN DAN PELUPUSAN

SEMAKAN STOK KOLEKSI
PERPUSTAKAAN DAN
PELUPUSAN BAHAN

BAHAGIAN PENGURUSAN DAN PEMBANGUNAN KOLEKSI
PERBADANAN PERPUSTAKAAN AWAM PAHANG
OLEH : ZALINA BINTI HJ. AHMAD

PENGENALAN KEPADA SEMAKAN STOK KOLEKSI
PERPUSTAKAN

• MAKSUD SEMAKAN STOK

• Secara umumnya semakan stok merupakan satu proses memeriksa keadaan sebenar stok

berbanding keadaan sepatutnya. Ia adalah bertujuan untuk mengenakpasti bahan yang hilang
dan jumlah kerugian dalam Nilai Matawang.

• Dalam konteks perpustakaan, semakan stok adalah pengesahan berkala bahan buku dan

bukan buku di perpustakaan

• Semakan stok juga dikenali dengan istilah lain iaitu :

• Pemantauan Stok
• Verifikasi Stok
• Pemeriksaan Stok
• Penyemakan Stok
• Pengambilan Stok

2

TUJUAN SEMAKAN STOK BAHAN
PERPUSTAKAN

• MENGESAHKAN KETEPATAN REKOD STOK BAHAN

PERPUSTAKAAN

• MENYOKONG NILAI STOK DI DALAM DOKUMEN MELALUI

PEMERIKSAAN SECARA FIZIKAL

• MENGENALPASTI KEMUNGKINAN PENIPUAN/KECUAIAN,

KECURIAN , KEHILANGAN DAN ROSOT MUTU ATAU NILAI
BAHAN PERPUSTAKAAN

• MENDEDAHKAN KELEMAHAN SISTEM (JIKA BERKAITAN)

3

FAEDAH SEMAKAN STOK BAHAN PERPUSTAKAAN

MESRA JUMLAH PENGEMASKINI
PENGGUNA SEBENAR AN DATA STOK
KOLEKSI
BAHAN
DAPAT PERPUSTAKAAN
DIKETAHUI

WIBAWA FAEDAH KEBERSIHAN
BAIKPULIH SEMAKAN STOK PENEMPATAN

BAHAN BAHAN
PERPUSTAKAA

N

KEHILANGAN PENGASINGAN 4
BAHAN PELUPUSAN

DAPAT DI
KENALPASTI

PENAMBAH
BAIKAN

JENIS SEMAKAN STOK
BAHAN PERPUSTAKAAN

5

1- SEMAKAN SECARA MANUAL

• Pemeriksaan dijalankan oleh petugas perpustakaan tanpa

melibatkan komputer atau perisian pengurusan
perpustakaan

• Semakan stok manual hanyalah berpandukan rekod

perolehan bahan perpustakaan atau apa-apa rekod bertulis
yang menyenaraikan bahan perpustakaan

• Semakan stok bahan perpustakaan secara manual agak

rumit dan mengambil masa yang panjang serta perlu
melibatkan tenaga kerja yang ramai

• Ruang untuk melakukan kesilapan adalah tinggi dan

operasi perpustakaan mungkin perlu ditutup sepenuhnya
sepanjang tempoh semakan stok dilaksanakan

6

SEMAKAN STOK BAHAN PERPUSTAKAAN
SEPARA AUTOMATIK

• Melibatkan penggunaan komputer

• Nombor perolehan dan maklumat bahan ditaip

dalam aplikasi yang bersesuaian

• Menggunakan menu carian untuk mengesan bahan

yang dijumpai dalam senarai yang telah disediakan

• Kebiasaannya aplikasi yang digunakan adalah

Microsoft Excell

7

SEMAKAN STOK BAHAN PERPUSTAKAAN
SECARA AUTOMATIK

• Melibatkan penggunaan komputer dan perisian

pengurusan perpustakaan secara sepenuhnya

• Semua bahan telah dilabelkan menggunakan kod bar bagi

membolehkan pengesanan dibuat melalui pengimbas kod
bar atau menggunakan Rfid Mobile Device

• Dengan menggunakan semakan secara automatik ini,

kesilapan dalam proses semakan stok dapat diminimakan
hamper kepada sifar kesilapan melainkan disebabkan oleh

kecuaian manusia (human mistake)

• Walaubagaimanapun, ianya melibatkan kos penyediaan

peralatan yang agak besar

8

AKTIVITI PELAKSANAAN SEMAKAN
STOK BAHAN PERPUSTAKAAN

SEBELUM PELAKSANAAN

• Guru Perpustakaan & Media (GPM) perlu menyediakan terlebih dahulu carta alir

kerja bagi proses semakan stok bahan perpustakaan

• Ini adalah penting bagi memudahkan GPM mengetahui hala tuju dan proses serta

boleh merancangan tempoh pelaksanaan semakan stok bahan perpustakaan

• GPM perlu sediakan kertas kerja dan memohon kelulusan pentadbir untuk

melaksanakan semakan stok perpustakaan

• Perlu melantik ahli jawatankuasa semakan stok dan satu mesyuarat membincangakan

pembahagian tugas serta strategi pelaksanaan berdasarkan carta alir perlu dilakukan

9

AKTIVITI PELAKSANAAN SEMAKAN
STOK BAHAN PERPUSTAKAAN

• SEMASA PELAKSANAAN
• Sediakan senarai yang mengandungi maklumat bahan termasuk nombor perolehan ,

judul bahan , nombor panggilan dan sebagainya sama ada yang diperolehi dari buku
daftar perolehan , rekod perolehan yang dicetak atau melalui system pengurusan
perpustakaan (LMS)

• Pemeriksa akan menanda pada senarai buku atau bahan yang dijumpai di rak
• Selepas selesai, senarai akan dikumpulkan dan akan dibandingkan dengan senarai

rekod perolehan asal

• Buku yang hilang akan disenaraikan
• Sebarluaskan senarai buku hilang ke semua warga organisasi bagi memastikan bahan

tidak berada dalam simpanan individu atau bahagian

10

AKTIVITI PELAKSANAAN SEMAKAN
STOK BAHAN PERPUSTAKAAN

• SELEPAS SEMAKAN STOK DILAKSANAKAN

• Selepas selesai semakan stok bahan perpustakaan di rak dilaksanakan, ketua

pemeriksa stok perlu memajukan laporan dan surat iringan yang
mengandungi hasil dapatan daripada pemeriksaan kepada pentadbir

• Jika ada senarai individu yang dikenalpasti bertanggungjawab ke atas

kehilangan bahan tersebut ianya perlu dinyatakan dalam surat iringan

• Jawatan kuasa juga boleh memberikan syor dan cadangan berkaitan kaedah

terbaik untuk mendapat semula buku yang hilang dari rak dan cadangan
penambahbaikan bagi mengelakkan kehilangan bahan koleksi perpustakaan
dimasa akan datang.

• Satu senarai rekod perolehan baru yang telah dikemaskini perlu disediakan 11

CADANGAN KEKERAPAN
PELAKSANAAN

• Kekerapan semakan stok perpustakaan adalah bergantung kepada jumlah

koleksi dan kekuatan tenga kerja
I. Pemeriksaan stok perpustakaan secara fizikal dan menyeluruh perlu dilakukan

SETIAP TAHUN sekiranya perpustakaan mempunyai koleksi perpustakaan tidak
melebihi 20 000 dan tidak kurang dari 2 orang tenaga kerja yang berkelayakkan.

II. Pemeriksaan stok perpustakaan secara fizikal dan menyeluruh harus dilakukan sekali

dalam tempoh 3 tahun sekiranya perpustakaan mempunyai koleksi bahan
perpustakaan melebihi 50 000.

III. Pemeriksaan stok secara sampel juga boleh dilakukan dalam jangkamasa tidak

melebihi 5 tahun sekiranya perpustakaan memiliki koleksi bahan melebihi 20 00 .
Sekiranya didapati kekurangan jumlah bahan yang tidak munasabah, pemeriksaan
secara menyeluruh perluu dilaksanakan.

12

KESIMPULAN

• Melihat kepada faedah dan manfaat yang telah disenaraikan sebelum ini,

semakan stok bahan perpustakaan adalah satu aktviti yang aktivi yang sangat
perlu dilaksanakan oleh semua pengurus perpustakaan tidak kira
Perpustakaan Awam, Perpustakaan Akedemik, Perpustakaan Khas, mahupun
perpustakaan atau pusat sumber sekolah.

• Kegagalan melaksanakan semakan stok bahan perpustakaan secara berkala

mencerminkan seolah-olah pihak pengurusan perpustakaan tidak menitik
beratkan mengenai kualiti perkhimatan perpuskataan termasuk soal kualiti,
kuantiti dan kondisi bahan perpustakaan masing-masing.

13

PELUPUSAN BAHAN
PERPUSTAKAAN

14

PENGENALAN

-DEFINISI

• PELUPUSAN

• Pelupusan ialah satu proses untuk mengeluarkan aset dari milikan, kawalan, simpanan dan

rekod mengikut kaedah yang ditetapkan. Definisi pelupusan diterima pakai seperti dalam
Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 tahun 2007 Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan. Akta
Arkib Negara 2003 (Akta 629) Seksyen 2 (Tafsiran) mendefinisikan pelupusan adalah cara
menguruskan pengasingan rekod dengan tujuan pemusnahan, pemindahan atau selainnya.

• HAPUSKIRA

• Hapus kira ialah satu proses untuk membatalkan rekod bahan perpustakaan yang hilang.

Contohnya: buku-buku pinjaman yang tidak dipulangkan akan dikeluarkan dari rekod Sistem
Katalog Dalam Talian (OPAC) setelah mengikuti prosedur hapuskira. Definisi hapuskira
diterima pakai seperti dalam Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 tahun 2007 Tatacara
Pengurusan Aset Alih Kerajaan.

• PILIH BUANG (WEEDING)

• Proses memilih dan mengeluarkan dari penggunaan awam sesuatu koleksi perpustakaan yang

jarang digunakan untuk disimpan di dalam ruang stek. Ia juga termasuk mengeluarkan sumber
perpustakaan yang telah rosak untuk dilupuskan.

15

DIFINISI BAHAN PERPUSTAKAAN

• Bahan Perpustakaan
• Enakmen Perbadanan Perpustakaan Awam Pahang (Pindaan) 2014, Seksyen 2

(e), mentakrifkan Bahan Perpustakaan sebagai:

• “dengan menggantikan takrif “Bahan Perpustakaan” dengan takrif yang berikut :
• “’Koleksi Perpustakaan termasuklah buku, risalah , majalah, surat khabar,

carta, fotograf, filem, peta, lukisan , nota muzik, bahan digital dan elektronik
serta apa-apa jua cetakan atau rakaman atas kertas, filem atau bahan lain dan
keluaran ulangannya,”

16

TUJUAN PELUPUSAN

• Memastikan sumber perpustakaan sentiasa mantap, sempurna, terkini dan relevan

untuk menyokong keperluan rujukan dan penyelidikan

• Memastikan judul yang mempunyai nilai penyelidikan dan sejarah yang didapati

rosak, hilang atau tidak dapat dikesan di dalam koleksi diganti semula.

• Mengoptimakan penggunaan ruang yang sedia ada untuk koleksi perpustakaan.

17

STRATEGI PELUPUSAN

• Menyediakan satu Dasar atau Polisi Pelupusan Bahan Perpustakaan mengikut

kesesuaian organisasi.

• Mengemaskini koleksi perpustakaan secara pilih buang melalui aktiviti Bahagian

yang berkaitan sentiasa berterusan.

• Melaksanakan aktiviti pengambilan stok, pelupusan dan hapuskira koleksi sumber

perpustakaan secara berjadual dan mengikut prosedur yang ditetapkan.

18

AKTIVITI PROSES PELUPUSAN

• Menjalankan aktiviti pemilihan koleksi (weeding) yang ingin dilupuskan berpandukan kriteria

yang telah ditetapkan. Aktiviti ini dijalankan oleh Pegawai Pemilihan yang telah dilantik
secara rasmi.

• Menyenaraikan bahan yang ingin dilupuskan ke dalam borang KEW. PA 21 atau borang

senarai pelupusan bahan perpustakaan atau cetak dari sistem pengurusan perpustakaan
maklumat bahan termasuk butiran bibliografi (judul bahan, nombor panggilan, nombor
perolehan, tahun diterbitkan, ISBN), kuantiti dan catatan sebab untuk dilupuskan.

• Bahan yang telah dipilih untuk dilupuskan akan ditukarkan status di dalam sistem

pengurusan perpustakaan kepada “Proses Lupus”

• Bahan yang disenaraikan dimasukkan ke dalam kotak yang berlabel bersama senarai.

19

Sambungan…

• Melantik Lembaga Pemeriksa yang akan

bertanggungjawab membuat penilaian ke atas
bahan perpustakaan yang telah dicadangkan
untuk dilupuskan oleh pegawai pemilihan; atau

• Hantar surat rasmi permohonan pelupusan

berserta borang permohonan bagi pelupusan
rekod terbitan dan bahan bercetak kepada Arkib
Negara Malaysia (berhampiran) – borang boleh
didapati di laman web Arkib Negara Malaysia

20

Sambungan..

• Mengambil tindakan pelupusan/ pemusnahan setelah kelulusan diperolehi berdasarkan

syor dan kelulusan yang telah dibuat.

• Mengemaskini katalog dalam talian (WebOpac) atau rekod perolehan koleksi bagi setiap

sumber perpustakaan yang telah dibuat pelupusan.

• Menyediakan laporan dan Sijil Pelupusan.; satu Salinan perlu dihantar ke Arkib Negara

Malaysia beserta dokumen sokongan

• Jika ada keperluan, dapatkan/beli semula bahan perpustakaan yang telah dilupus atau

dihapuskira. Sekiranya tiada sumber perpustakaan dalam bentuk asal, salinan bagi
sumber yang mempunyai nilai penyelidikan yang sering dirujuk atau dipinjam akan
diperolehi.

21

KRITERIA PEMILIHAN BAHAN
PERPUSTAKAAN UNTUK
DILUPUSKAN

22

Keadaan Fizikal
(a) Sumber perpustakaan yang rosak dan masih boleh digunakan tetapi
kos pembaikan adalah lebih tinggi dari kos gantian.
(b) Kebanyakan mukasurat sumber telah hilang atau rosak dan tidak boleh
diperbaiki lagi.
(c) Bahan perpustakaan yang rosak dan tidak boleh dirawat atau dibaiki.

23

Kandungan / Teks Sumber
(a) Bahan perpustakaan yang kandungannya tidak sesuai dengan objektif serta
dasar semasa
(b) Maklumat atau fakta yang tidak tepat, tidak terkini atau kurang nilai karya.
(c) Surat khabar dalam bentuk asal yang diterbitkan lebih daripada 2 tahun.
(d) Bahan yang tidak mendapat sambutan bacaan dan pinjaman oleh
pengguna

24

Edisi
Edisi lama yang telah digantikan dengan edisi baru dalam format cetak atau bukan
cetak kecuali sumber yang telah didaftar dalam simpanan Koleksi Negeri atau naskhah
yang disimpan bagi maksud pemuliharaan.

Bahasa
Bahan perpustakaan dalam bahasa asing selain daripada bahasa rumpun Melayu dan
bahasa Inggeris yang diperolehi melalui program sumbangan rasmi tertakluk kepada
persefahaman.

25

Tahun Penerbitan
Bahan perpustakaan yang berusia lebih daripada 20 tahun dari tarikh penerbitan kecuali:
(a) Bahan perpustakaan yang berunsur klasik atau karya agung dan novel tersohor.
(b) Karya yang memenangi anugerah kesusasteraan tempatan dan antarabangsa seperti
Pulitzer Prize dan hadiah kesusasteraan lain.
(c) Koleksi sumber perpustakaan yang masih aktif.
(d) Terbitan Bersiri Malaysiana yang tidak terdapat dalam bentuk atau format yang lain.

Naskah lebihan
Bahan perpustakaan yang telah melebihi bilangan yang diperlukan dalam koleksi Perpustakaan

26

SYOR KAEDAH PELUPUSAN BAHAN
PERPUSTAKAAN

1. Jualan sisa
– resit perlu dikemukakan dalam laporan kepada Arkib Negara Malaysia.

2. Hadiah / Sumbangan
– Perlu kemukakan surat permohonan dari pemohon dan borang akuan penerimaan

bahan sumbangan.

3. Musnahkan
- Secara tanaman, bakar buang, rincih, tenggelam dan lain-lain yang bersesuaian.

* Bagi Naskah Al-Quran dan apa-apa bahan bercetak yang mengandungi ayat Al-quran,
dicadangakan untuk diserahkan terus kepada Bahagian Pemuliaan Al-Quran di Bawah
Jabatan Agama Islam Negeri masing-masing.

27

CARTA ALIR PROSES PELUPUSAN BAHAN PERPUSTAKAAN

Mula

Pemilihan bahan dilakukan oleh
pegawai Pemilihan (weeding proses)

Senaraikan bahan yang dicadangkan untuk
dulupuskan dalam Borang Kew. PA 21 atau borang
senarai pelupusan

Bahan yang telah dipilih dimasukkan ke dalam kotak
bersama senarai yang telah dibuat

Melantik Lembaga pemeriksa yang terdiri dari wakil
Arkib Negara Malaysia / Hantar surat permohonan
pelupusan bahan bercetak dan penerbitan

Tidak lulus

Dikembalikan
ke lokasi asal

Lulus

Tindakan pelupusan dilaksanakan berdasarkan syor
yang telah dibuat

Mengemaskini rekod perolehan dan katalog dalam
talian (WebOpac) bagi sistem pengurusan
perpustakaan

Menyediakan laporan dan sijil pelupusan

Menyediakan laporan dan sijil pelupusan 28

Dapatkan semula bahan yang mempunyai nilai
sebagai bahan rujukan atau permintaan tinggi
Failkan semua dokuman berkaitan

Tamat

PENUTUP

• Wujudkan satu Jawatankuasa yang bertanggungjawab ke atas semakan dan pelupusan Bahan
Perpustakaan dan memudahkan perbincangan

• Perlu ada perancangan kerja dilakukan oleh semua GPM bagi memastikan proses penyemakan Stok
• Pelaksanaan secara berjadual dan berkala akan lebih menjadikan semua urusan lebih mudah di

masa akan datang
• Kerja berkumpulan sangat disarankan bagi menjayakan urusan semakan stok bahan perpustakaan

dan pelupusan

29

SEKIAN, TERIMA KASIH

ZALINA BINTI HJ. AHMAD
PUSTAKAWAN

PERBADANAN PERPUSTAKAAN
AWAM PAHANG

[email protected]

30